PC Operadora Manual de uso - globalsistemas.es Operator en Español.pdfCHECKPOINT Provee al operador de puntos de control para una operación estable del sistema. NOTA ... Manual de

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PC Operadora Manual de uso

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TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCION 1

Introducción.......................................................................................................................................... 1 Contenido y Organización del documento........................................................................................... 1 Convenciones....................................................................................................................................... 2 Referencias .......................................................................................................................................... 2

CAPITULO 1. Introducción al Operador OfficeServ 3

Visión general........................................................................................................................................................4

Introducción al Operador OfficeServ............................................................................................... 4 Requerimientos del sistema ............................................................................................................. 5

Funciones del operador OfficeServ .................................................................................................................5

CAPITULO 2. Instalación del Operador OfficeServ 6 7

Preparaciones previas a la instalación ...............................................................................................................7

Instalación .............................................................................................................................................................7

Procedimiento para instalar el Operador OfficeServ ........................................................................................8

Servicio de Acceso Remoto...............................................................................................................................13

Revisando los Servicios..................................................................................................................... 13

CAPITULO 3. Descripción del Operador OfficeServ 15

Encendiendo el Operador OfficeServ ...............................................................................................................15

Ventana principal ................................................................................................................................................16

Menús ..................................................................................................................................................................18

Ventana de Información......................................................................................................................................19

Ventana de llamadas entrantes .........................................................................................................................20

Ventana de llamadas activas ...........................................................................................................................20

Modificando la información de la llamada.......................................................................................... 21 Grabando información de Nuevos Clientes ................................................................................... 22 Usando los Números Recientemente utilizados .............................................................................. 22 Características de una llamada ......................................................................................................... 23

Ventana de llamadas retenidas .........................................................................................................................24

Ventana de botones de llamadas ......................................................................................................................24

Ventana No Molestar ( DND ) ...............................................................................................................................25

Ajustes grupales BLF Inter-Working DID ......................................................................................... 26 Ventana BLF (Campo Lamp Ocupado) .............................................................................................................27

Buscando un grupo BLF.................................................................................................................... 29 Administración del grupo BLF............................................................................................................ 31 Administración del mecanismo .......................................................................................................... 34 Funciones de una llamada ................................................................................................................. 39 Iconos de visualización de estado .................................................................................................... 42

Barra de estado ...................................................................................................................................................42

CAPITULO 4. Ajustes del Operador OfficeServ 44

Cambiando la línea telefónica ...........................................................................................................................44

Opciones de ajuste .............................................................................................................................................45

General.............................................................................................................................................. 46 Teclado del Teléfono.......................................................................................................................... 47 Columnas .......................................................................................................................................... 48 Visualización...................................................................................................................................... 49 Barra de herramientas....................................................................................................................... 50 Grupo de anexos ............................................................................................................................. 51 Información de contacto .................................................................................................................... 51 Control de llamadas........................................................................................................................... 52 Bloquear el identificador de llamadas CID......................................................................................... 53 CIDs Urgentes/VIP .......................................................................................................................... 54 Color .................................................................................................................................................. 55 Avanzado........................................................................................................................................... 56 Función de los botones ..................................................................................................................... 57

Manejo de Mensajes ..........................................................................................................................................58

Habilitar Mensajes............................................................................................................................. 58 Enviar Mensajes ............................................................................................................................... 58

Agregar Grupo de Salida BLF ..........................................................................................................................60

CAPITULO 5. Control de LLamadas 62

Funciones generales .........................................................................................................................................63

Marcar ............................................................................................................................................... 63 Responder.......................................................................................................................................... 64 Eliminar............................................................................................................................................... 65

Retener ....................................................................................................................................... 66 Salir de Retener ............................................................................................................................. 66 Transferir ......................................................................................................................................... 67 Transferencia consultada ............................................................................................................... 68 Parque de Anexos............................................................................................................................ 69 Intentar/Cancelar una Conferencia ................................................................................................. 70 Agregar/Remover Participantes o dejar una Conferencia................................................................. 71 Localizar ............................................................................................................................................ 72

Funciones Adicionales ......................................................................................................................................72

Retener (Hold) con Notas ........................................................................................................... 72 Retener Target (Reservación de Transferencia) ..................................................................................... 73 Parque Orbital ................................................................................................................................... 74 Devolver la LLamada ........................................................................................................................ 76 Dejar un Mensaje ............................................................................................................................ 77 Camp On ........................................................................................................................................... 77 OHVA................................................................................................................................................. 78 Conectar al buzón de mensajes de voz ........................................................................................... 78 Dejar Mensaje de Voz ....................................................................................................................... 78 Transferir a buzón de correo de Voz ................................................................................................. 79 Grabar mensajes de Voz................................................................................................................... 79 Redireccionar ..................................................................................................................................... 79 Contestar............................................................................................................................................ 80 Repetir la Ultima Acción una vez que la llamada es Reconectada...................................................... 80

ANEXO A. Recuperando el registro de Llamadas 82

Iniciar la vista del registro de llamadas ............................................................................................................82

Registrar los Menús en el visor............................................................................................................................83

Recuperar registros ............................................................................................................................................84

Recuperar registros estadísticos ....................................................................................................... 84 Recuperar todos los registros............................................................................................................ 85 Recuperar registro de llamadas entrantes ........................................................................................ 86 Recuperar registro de llamadas salientes ......................................................................................... 87 Recuperar registro de llamadas troncales ........................................................................................ 87 Recuperar registro de llamadas de anexos ....................................................................................... 88 Recuperar registros DID .................................................................................................................... 88 Recuperar registros CID .................................................................................................................... 89 Recuperar registros por cada destino de tranferencia....................................................................... 89

ANEXO B. Importando/Exportando Archivos Excel 90

Importando datos desde formato Archivo Excel a Libreta Telefónica.........................................................90

Exportando datos desde Libreta Telefónica a Archivo Excel ........................................................................94

ABREVIACIONES 96

1

INTRODUCCIÓN

Introducción

Este documento está creado para los usuarios finales del Software Operador OfficeServ. Este manualdescribe las funciones del Operador OfficeServ, incluyendo su instalación, programación de servicios y operaciones.

Contenido y Organización del Documento

Este documento consta de cinco capítulos y dos anexos, como se muestra a continuación: CAPITULO 1. Introducción

Este capítulo provee una visión general del Operador OfficeServ y describe las funciones y losrequerimientos de su sistema. CAPITULO 2. Instalación del Operador OfficeServ

Este capítulo describe las preparaciones previas a la instalación del OperadorOfficeServ y los procedimientos para su correcta instalación. CAPITULO 3. Descripción del Operador OfficeServ

Este capítulo describe los menús y ventanas del Operador OfficeServ. CAPITULO 4. Programación del Operador OfficeServ

Este capítulo describe como cambiar líneas telefónicas, programar opciones, procesarmensajes y agregar un grupo Busy Lamp Field (BLF) creado con sólo utilizar el Operador OfficeServ. CAPITULO 5. Control de Llamadas

Este capítulo describe como usar las funciones generales y adicionales del sistema utilizando los botones de control de llamadas, el cursor, teclado o menús pop up. ANEXO A. Recuperando el registro de llamadas

Este capítulo describe la forma de ver el registro de una llamada por el Operador OfficeServ.

2

ANEXO B. Importando/Exportando Archivos Excel

Este capítulo describe

Método de importar datos desde Excel a la libreta telefónica. Método de exportar datos desde la libreta telefónica a un Archivo Excel.

Convenciones

Los siguientes párrafos especiales fueron creados para señalar información que debe ser leída por el usuario. Esta información puede ser accionada desde el texto que la rodea, pero siempre será presedida por un titulo en letras mayúsculas.

CHECKPOINT Provee al operador de puntos de control para una operación estable del sistema.

NOTA Indica información adicional como referencia.

Referencias

Guía de Descripción General del iDCS 500/OfficeServ

La guía de Descripción General del OfficeServ 500/iDCS 500 describe las principales funciones del sistema, la descripción de productos, la configuración del gabinete y la descripción del tablero. Manual de Instalación del iDCS 500/OfficeServ

El manual de instalación del OfficeServ 500/iDCS 500 describe el hardware y el método de instalación del sistema. Manual de programación del iDCS 500/OfficeServ

El manual de programación del OfficeServ 500/iDCS 500 describe la lista MMC y la forma como programarla.

Guia del Usuario OfficeServ Link V3

La Guía del Usuario del Link V3 OfficeServ describe las funciones del Link V3 y el método para su correcta instalación y uso.

3

CAPITULO 1. Introducción al Operador OfficeServ Operador OfficeServ

El Operador OfficeServ es una consola para operadores, basada en ventanas y creada parael rango de productos Samsung iDCS. Provee una completa instalación de control de llamadas para uso de operadores y personal de recepción, además de proveer una interfase intuitiva y fácil de usar en el manejo de llamadas. En una sola empresa pueden ser instalados operadores múltiples y operadores individuales que pueden manejar el total del sistema telefónico o grupos de trabajo individuales si asi lo requiren. Las características que posee el teclado son las siguientes: Campos Lamp Ocupados configurables que pueden mostrar a toda la compañía, a

departamentos individuales o a grupos de trabajo. Borrar indicadores de llamadas entrantes, llamadas activas y llamadas retenidas. Operar el cursor o el teclado con la funcionalidad “drag and drop”. Botones fáciles de usar para funciones avanzadas como Conferencia y Localizador.

Link V3 OfficeServ

La aplicación Link V3 OfficeServ es un software que conecta el sistema telefónico Samsung iDCS con un computador basado en Windows. El enlace permite que otras aplicaciones software puedan interfasear con la línea de productos de sistemas telefónicos Samsung iDCS, y le permite a estas aplicaciones agregar funcionesy capacidades adicionales al sistema. La aplicación del enlace incluye un módulo autorizado que debe ser usado para registrar y autorizar cuáles aplicaciones están funcionando en el sistema y el número de sus usuarios.

4

Vista General

Introducción al Operador OfficeServ V2

El Operador OfficeServ V2 es una consola basada en un PC y que opera como una aplicación telefónica que trabaja en conjunto con los sistemas OfficeServ o iDCS 500. Una vez que el Operador recibe unasolicitud de operación de llamada desde el sistema OfficeServ (o iDCS 500), el operador conecta o transfiere la llamada a través del Operador the OfficeServ V2. Por ejemplo, cuando se llama a un teléfono privado, el operador responde la llamada y la transfiere al número requerido a través del sistema OfficeServ (o el sistema iDCS 500). Los sistemas OfficeServ (o sistema iDCS 500), OfficeServ Link V3 y Operador OfficeServ V2 son usados en Intranet y además pueden transferir/recibir datos con el protocolo TCP/IP, como se muestra en la figura a continuación. El OfficeServ Link V3 transfiere casos entre el sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500) y el operador OfficeServ V2, además de intercambiar mensajes entre el Operador OfficeServ. A continuación aparece el diagrama de configuración de la red de trabajo del Operador OfficeServ:

OfficeServ Operador V2 #1


Intranet

OfficeServ 500/7200/7400/ iDCS 500 (Max 8 Cambios)

TCP/IP

OfficeServ Link V3


5

Requerimientos del sistema:

El Operador OfficeServ trabaja en conjunto con el sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500), por lo mismo, el PC donde sea instalado este Operador debe cumplir con los siguientes requerimientos:

Categoria Especificaciones

Sistema Operativo Windows 2000 (Professional, Server y Advanced Server)o Windows XP Professional

Procesador (CPU) Pentium 4 / 2 GHz o más. (Para el sistema se recomienda un procesador dual Pentium con más de 2,000 dispositivos.)

Memoria Minimo de 256 MBytes o más (512 MB recomendados)

Resolución del Monitor 1024×768 o más

Tarjeta Interfase Network 100/10 Base-T (100 MB recomendados)

Funciones del Operador OfficeServ El Operador del sistema OfficeServ realiza las siguientes funciones descritas a continuación: Procesar Llamadas usando el Teclado/Cursor

El usuario puede utilizar el teclado o el cursor para operar llamadas. Si el operador responde una llamada levantando el auricular, el operador puede usar el Operador OfficeServ y llamar por turnos cuando sea necesario.

Procesar Llamadas con Arrastrar y Soltar

Para transferir una llamada el Operador puede simplemente arrastrar y soltar una llamada en el icono del anexo.

Procesar Llamadas por Estado

Las llamadas aparecerán en las ventanas <Llamadas Entrantes>, <Llamadas Activas> o <Llamadas Retenidas> dependiendo de su estado. En cada ventana aparecerá información como por ejemplo la identificación ID, además de la información guardada en la base de datos que también aparecerá en la ventana <Llamadas Activas>. Despliegue de Estado de Anexos en Tiempo Real

Los estados de los anexos registrados con el Campo Lamp Ocupado (BLF) se desplegan en formato

6en

de iconos en Tiempo Real para que el usuario pueda fácilmente ver los estados: Ocupado, Marcando y No Molestar (DND). Información del Sistema OfficeServ

Aquí aparecen las funciones: Marcado Directo Interior (DID), Presentación e Identificación deLlamada (CLIP), Grupo de Anexos, Números de Marcado rápido, Troncal Directo/Anexo Directo y la información del botón Direct Trunk/Direct Station (DT/DS) que este programada en el sistema OfficeServ. Además, la información DID será desplegada en la lista DID.Por otra parte, los grupos de anexos, números de discado rápido e información DT/DS serán desplegados en la lista BLF. Soporte en Línea e Intercambio de Mensajes

La ventana <Information> del Operador OfficeServ le entrega al usuario información útil para ayudarlo a adquirir conocimientos acerca de la aplicación OfficeServ Operator. Además, el Operador OfficeServ le permite al usuario ya sea Intercambiar Mensajes con otro usuario del Operador OfficeServ o con un usuario que llame a través del OfficeServ. Registro de Llamadas

El registro de llamadas del Operador OfficeServ se mantiene para todas las llamadas entrantes ysalientes realizadas mientras esté operando la aplicación. Además, este registro incluye el campo de notas donde los datos de un llamada específica son grabados. Para esto, use el registro devista de llamadas y busquelo por categorías.

7

CAPITULO 2. Instalación del Operador OfficeServ

Preparativos antes de la Instalación A continución se describen los preparativos previos a la instalación del Operador OfficeServ: Registrar Número de Licencia válido para el Operador OfficeServ

Para manejar el Operador OfficeServ de manera adecuada, primero debe registrarse un Número de Licencia que esté disponible y que es concedido por el revendedor del Operador OfficeServo revendedor Samsung, y que debe ser ingresado en el PC que operará el OfficeServ Link V3.Si algún número de Licencia no estuviera registrado, el Operador OfficeServ no funcionará demanera adecuada. Dirección IP del OfficeServ Link V3

Antes de instalar el Operador OfficeServ, el usuario necesita saber la dirección IP del PC dondeel OfficeServ Link V3 conectado al sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500) será instalado. Contáctese con el administrador del sistema OfficeServ Link V3 o del OfficeServ (o sistema iDCS 500) para primero confirmar la dirección IP del OfficeServ Link V3. Confirmando las Especificaciones del PC donde será Instalado el Operador OfficeServ

Generalmente, el Operador OfficeServ es instalado en un PC. Confirme el tipo de PC donde el programa será instalado, su sistema operativo, procesador y memoria. Para información detallada sobre los requerimientos del sistema, diríjase a ‘Requerimientos del sistema’ en el ‘CAPITULO 1. Introducción al Operador OfficeServ’.

Instalación Usando el CD de instalación incluido en el paquete del Operador OfficeServ u obteniendo el programa del Operador OficeServ del revendedor, ejecute el ‘OfficeServOperator.exe’ e instale el programa.

8

Procedimientos para Instalar el Operador OfficeServ Siga los pasos a continuación para montar correctamente el Operador OfficeServ: 1 Haga doble click en el archivo de ejecución del CD de instalación del Operador OfficeServ u

OfficeServOperator.exe para ver la pantalla de instalación que aparece abajo: 2 Haga click en [Next>]. 3 Lea cuidadosamente el Contrato de Licencia del Software y haga click en [Yes]:

9

4 Seleccione la carpeta de destino de la instalación del Operador OfficeServ y haga click en [Next>].

Por defecto, la carpeta para la instalación del programa es ‘C:\..\Samsung Electronics\OfficeServ Operator’. Si el usuario desea instalar el programa en otra carpeta, haga click en [Browse...] para seleccionar una.

5 Ingrese el nombre de la carpeta del programa (ej. OfficeServ Operator) en la ventana de abajo

y haga click en [Next>].

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6 Cuando aparezca la ventana de abajo, haga click en [Edit...] para modificar la información de los números telefónicos o las opciones del modem: la ventana donde aparecen los números telefónicos y las opciones del modem, depende del manejo que el usuario le dé a su sistema.

7 Cuando aparezca la ventana de abajo, llene correctamente todos los campos y haga click en [OK].

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Parámetros Descripción

General Permite al usuario seleccionar el país en que es usado elOperador OfficeServ.

Reglas Código Area

Permite al usuario ingresar un código de área, excepto ‘0’. (Ej. Seul : 2, Kyunggido : 31). El usuario debe ingresar los números previamente programados en el sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500).

Tarjeta de Llamadas Seleccione uno de los tonos de discado y pulse discar.

8 Cuando aparezca la ventana de abajo, ingrese la dirección IP del OfficeServ Link V3

en [Server IP Address] y haga click en [OK]. Si se ingresa una dirección IP inválida, elOperador OfficeServ V2 no podrá ser conectado con el OfficeServ Link v3. En cuanto a [Server Port No] y [Trace Type], mantenga la información que aparece. Para información detallada sobre cada parámetro, diríjase a ‘OfficeServ Link V3 Guía del Usuario’.

Conecciones Programadas Entre El Operador V2 OfficeServ y El Link V3 OfficeServ: Para conectar apropiadamente el Operador V2 con el Link V3 OfficeServ, la dirección IP del OfficeServ Link V3 debe ser ingresada de forma precisa y correcta.

CHECK

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9 Haga click en [Finish] para terminar de programar el Operador V2 OfficeServ . Cuando la programación del Operador V2 OfficeServ sea completada, el icono de acceso directo del Operador OfficeServ será creado automáticamente en el escritorio de su PC.

13

Servicios de Acceso Remoto Al instalar el OfficeServ en un PC con Windows 2000 o XP, es importante que estén disponiblesel Administrador de Autoconección para Acceso Remoto y los Servicios de Administración de Control de Conección de Acceso Remoto. Además, el servicio “Telefónico” debe ser cambiado a “Manual”. Si no logra desactivar estos servicios puede provocar que la aplicación no se cargue.

Revisando los Servicios 1 Seleccione “Start>>Settings>>Control Panel” desde la barra de Menú.

Seleccione la ventana de Panel de Control

2 Haga doble click en “Herramientas administrativas” de la ventana Panel de Control .

Seleccione la ventana de Herramientas Administrativas

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3 Haga doble click en “Servicios” en la ventana de Herramientas Administrativas y busque el Administrador de Auto Connección para Acceso Remoto.

Chequee el estado de los servicios de Acceso Remoto

4 Haga doble click en Administrador de Auto Conección para Acceso Remoto y se aparecerá la Página de Propiedad c. omo se muestra abajo. Seleccione la opción Desactivar bajo Startup.

Repita el mismo procedimiento para el Administrador de Conección de Acceso Remoto.

5 Cierre todas las ventanas abiertas y reinicie el sistema.

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CAPITULO 3. Descripción del Operador OfficeServ

Este capítulo describe los distintos menús y ventanas del Operador OfficeServ.

Menús del Operador OfficeServ

Los menús del Operador OfficeServ incluyen Archivo, Llamada, Herramientas, Vistas y Ayuda. Archivo: Permite al usuario entrar y salir de la aplicación Operador OfficeServ. Llamada: Permite al usuario realizar y recibir llamadas. Herramientas: Permite al usuario usar funciones para mensajes a través del Link V3 OfficeServ,

crear Libretas Telefónicas usando Excel, recuperar registros de las llamadas o programar opciones para el Operador.

Vista: Muestra el estado de las llamadas en las ventanas <Active Calls>, <Incoming Calls>, <Held Calls>, <Information> o Estado de Línea.

Ayuda: Desplega ayuda para usar la aplicación del Operador OfficeServ y su versión informativa.

Ventana Principal del Operador OfficeServ

La ventana principal del Operador OfficeServ consiste en las ventanas de <Information>, <Incoming Calls>, <Active Calls>, <Held Calls>, <Call Button>, <DID>, <BLF> y Línea de Estado.

Iniciando el Operador OfficeServ Siga los pasos a continuación para iniciar correctamente el Operador OfficeServ. 1 Haga doble click en ‘Acceso directo a Operador OfficeServ’ en el Escritorio donde el Operador OfficeServ

sea instalado o seleccione [Start] [Programs(P)] [OfficeServ Operator] para ver la siguiente pantalla.

16

Cuando use el Operador OfficeServ por primera vez después de su programación, la ventana que permite al usuario programar un número de anexo al inicio del programa, aparecerá como se muestra a continuación:

2 Seleccione el número de anexo que será usado en el Operador OfficeServ y haga click en [OK].

Proceso de Inicio

El proceso de inicio consiste en que el Operador OfficeServ descarga los datos que requiere para su manejo, desde el sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500) a través del Link V3. Esta descarga se demora de 1 a 5 minutos dependiendo de la capacidad de los circuitos del sistema.

Número de anexo

Cada anexo tiene un número de switch específico usado como prefijo. Cada número switch es asignado por el Link V3 OfficeServ y se usa para separar cada número de aparato de entre los que estan conectados.Cuando desee hacer una llamada a un anexo específico, no se usará elnúmero switch por si mismo para hacer la llamada.

Ventana Principal Una vez que termine de iniciarse, la ventana principal del <OfficeServ Operator> aparecerá como se muestra a continuación:

NOTE

Ventana Información

Llamadas Activas

Llamadas Entrantes

Botones de Discado

Ventana DID

Busy Lamp Field

Llamadas Retenidas

Estado de Linea

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A continuación se describen todas las partes de la ventana principal del <Operador OfficeServ>:

Ventana Funciones

Información

Ayuda a los usuarios a manejar el Operador dandoles información útil y necesaria. Además, muestra los mensajes recibidos por otros usuarios de anexos.

Llmds. Entrantes Muestra en secuencia las llamadas conectadas al Operador OfficeServ.

Llmds. Activas

Muestra la llamada conectada al operador, el nombre de la persona,compañía, titulo, número telefónico y la última información que haya sido guardada en la base de datos. Además, si lo desea el usuario podrá tomar notas de las llamadas que deja retenidas.

Llmda. Retenida Muestra en secuencia las llamadas retenidas. Además, en <Held Calls> también se desplegan las llamadas grabadas y las reestablecidas.

Botones Discar

Esta ventana incluye el botón de control de llamadas necesario para usar el Operador y el campo de entrada para un número de destino. Además, el usuario podrá ajustar los botones desplegados.

DID

Muestra la información DID programada en el sistema OfficeServ (o sistemaiDCS 500) en las ventanas <Incoming Calls>, <Active Calls> y <Held Calls>; De esta forma, la información podrá ser mejor utilizada para respaldar varias compañías o departamentos.

BLF

Muestra los dispositivos del Operador OfficeServ en forma de tarjetas o listas. Si el puerto del anexo es el mismo que el de la línea C.O, la ventana mostrará el estado actual del dispositivo. Los tipos de dispositivos son los siguientes: - Puerto anexo/Puerto línea C.O. del sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500)- Miembro del grupo de anexo- Número de discado rápido del anexo del operador - Botón DT/DS programado en el anexo del operador- Un número cualquiera programado por el usuario.

Estado de Línea

Muestra el estado actual del anexo, por ejemplo Número de Mensaje deVoz ya sea se graben o no las voces, No Molestar (DND), Lista de Mensajes (lista de anexos donde son dejados), Call back (anexo ocupado donde las llamadas son reservadas) y estado de programación del timbre.

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Menús A continuación se describen los menús del Operador OfficeServ:

Menú principal Submenús Descripción

Re inicio Reinicia el Operador OfficeServ. Archivo

Salir Finaliza el Operador OfficeServ.

Discar~Localizar Controla las llamadas. Para detalles, diríjase al ‘CAPÍTULO 5. Control de llamadas’.

Re-destinar la llamada desconectada de la línea del operador

Borra todas las llamadas desconectadas de la línea del operador.

Re-destinar todas las llamadas al Operador

Inicia las líneas del operador usadas por el OfficeServ e incluso, si las líneas ya fueron iniciadas, no cambiael estado del puerto de la linea.

Re-destinar llamadas desconectadas de todas las líneas

Borra todas las llamadas desconectadas de las líneas.

Llamada

Re-destinar todas las líneas de llamadas.

Inicia todas las líneas (anexo y línea C.O). Incluso si todas las líneas son iniciadas, no cambia el estado del puerto del sistema OfficeServ (o iDCS 500 sistema)

Registro de Mensajes Registro del Operador para enviar/recibir mensajes desde/hacia el Link V3 del OfficeServ .

Enviar Mensajes Envia mensajes a otro anexo. Para detalles, diríjase a ‘Procesar Mensajes’ del ‘CAPÍTULO 4. programación del Operador OfficeServ’.

Importar/Exportar Archivos Excel

Importa o exporta archivos Excel para usarlos como libretas telefónicas. Para detalles, vea ‘Anexo B. Importando/Exportando archivos Excel’.

Agregar grupo BLFde Salida

Importa o exporta números telefónicos desde la libreta telefónica y agrega el número al grupo BLF de entrada.

Vista del Registro Permite al usuario ver el registro de llamadas. Para detalles, dirijase a ‘Anexo A. Rescatar registro de llamadas’.

Abrir el EasySet Activa el funcionamiento del EasySet.

Líneas telefónicas Selecciona una línea para usar el Operador OfficeServ.

Herramienta

Opciones Programa las opciones del Operador OfficeServ. Para detalles, dirijase a ‘CAPITULO 4. Programación del Operador OfficeServ’.

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Menú principal Submenú Descripción

ActualizarVista Activa

Actualiza y muestra el estado de las llamadas que aparecen en la ventana <Llamadas Activas>.

Actualizar vista deEntradas

Actualiza la vista y muestra el estado de las llamadas que aparecen en la ventana <Llamadas Entrantes>.

Actualizar Llmda Retenida

Actualiza y muestra el estado de llamadas que aparecen en la ventana <Llamadas Retenidas>.

Borrar vistade Información

Borra los mensajes que aparecen en la ventana <Información>.

Campo BLF Ponga el mouse en el dispositivo BLF y vea los números telefónicos, nombres y notas en formato cuadro de ayuda.

Vista

Barra Estado Muestra el estado del anexo Operador. Para detalles, dirijase a ‘Barra de Estado’ del ‘CAPITULO 3. Descripción del Operador OfficeServ ’.

Contenidos eIndice

Desplega ayuda para usar el Operador OfficeServ.

Guía Usuario Desplega el manual para usar el Operador OfficeServ . Ayuda

Acerca de... Desplega información sobre la versión Operador OfficeServ.

Ventana de Información La ventana de información le da a los usuarios del Operador OfficeServ información útil paraaprender ágilmente su funcionamiento. Además, esta ventana muestra los mensajes recibidos por los anexos de otros usuarios. La figura de abajo muestra un ejemplo de la información, que aparece en la ventana <Information> cuando se conecta una nueva llamada.

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Ventana de Llamadas Entrantes La figura de abajo muestra en secuencia las llamadas conectadas al Operador OfficeServ. A continuación se describen las columnas desplegadas en la ventana <Llamadas entrantes>:

Columna Descripción

CID Identificación del Llamado. Número Telefónico y Nombre del que llama.

DID Número Telefónico y Nombre de la llamada conectada al DID

Duración Tiempo transcurrido desde la conección de la llamada.

Detalles Otra información

Despliegue de Columnas en cada ventana

Pueden ser programadas en [Tools][Options][Columns].

Ventana de Llamadas Activas Cuando las llamadas que aparecen en la ventana <Incoming Calls> son respondidas o las llamadas de salida son conectadas (excepto Llamadas enrutadas o retenidas) aparecerán enla ventana de <Active Calls> como se muestra abajo: <Active Calls> importa la información del cliente guardada en la base de datos y muestra el nombre, compañía, titulo y número telefónico representativo de la persona que llama, con la información y tres números telefónicos adicionales de la persona a la que se llamó recientemente. El usuario puede tomar notas de las llamadas en [Note] y ver las notas desde los datos dellamadas, llamadas retenidas o vista de registros.

21

A continuación se describen las columnas desplegadas en la ventana <LLamadas Activas>:


CID Número Telefónico y Nombre de la persona que llama

DID Número Telefónico y Nombre de la llamada conectada al DID

Estado Estado de llamada

Duración Tiempo transcurrido desde la conección de la llamada

Detalle Otra información

Información de llamada Información sobre la persona que llama

Recién enrutado a... Recientemente enrutado hacia un número telefónico (hasta 3)

Usando información del que llama y el número telefónico recién enrutado

Para usar esta información y el número de teléfono recién enrutado, pinche [Contact Info.] de [Active Calls] desde [Columns] de [Options].

Modificando la Información de la persona que llama Haga click derecho en la ventana <Active Calls> y seleccione [Save Contact] ya seapara grabar o modificar la información de la persona que está llamando.

El menú [Save Contact] será habilitado sólo si la ventana <Active Calls> está en fase de conversación o con información existente en [Name] y [Tel No.].

NOTE

22

Grabando Información de Usuarios Nuevos Para grabar nueva información, ingrese un número de anexo o número telefónico externo en [Tel No.]. Seleccione el menú [Save Contact] para ver la ventana de abajo:

Seleccione la tabla para grabar y haga click en [OK]. Para crear una nueva tabla seleccione [New], ingrese el nombre de la tabla y haga click en [OK] para grabar la información.

Separador del Número Telefónico

Al ingresar un número externo, se deben ingresar todos los códigos de area ycódigos de números telefónicos (e.g. : 82-31-1234567). Además, deberá separar el código de país del código de area usando ‘-’. Al ingresar un número con menos de cuatro dígitos sin ‘-’, el número será grabado en [Extension Number] y los números externos grabados en [Business Phone]. Si el número grabado es el mismo que el de unallamada entrante/saliente, el número de teléfono externo grabado en [Business Phone] aparecerá desplegado en [Phone Number]. Si se graba sólo el número de anexo, se verá ‘Country Code-Area Code-’ desplegado en [Phone Number].

Usando un Número Recientemente Enrutado La lista de los números recientemente enrutados muestra los tres últimos números que fueron enrutados. Además, si este es un número de anexo, el estado del anexo aparecerá enformato de icono. Los iconos para mostrar los estados de los anexosa son los mismos que aparecen desplegados en la ventana <BLF>.

NOTE

23

Seleccione un número de la lista de números recién enrutados y haga click en el botón [T] a la derecha de la ventana para enrutar la llamada al número.

Usando el Número Recientemente Enrutado

Para usar un número recién enrutado debe tener la información del que llama. Si esta información no existe en la base de datos, el número recién enrutado no se grabará en la base de datos y no podrá ser usado.

Características de las Llamadas Haga click en la ventana <Active Calls> y seleccione [Drop] para colgar la llamada conectada.

Sólo si la ventana <Active Calls> esta en fase de conversación, el menú de características como por ejemplo [Drop] será habilitado. Algunas características disponibles son: Drop, Complete Transfer, Callback, Leave Message, Camp On y OHVA.

NOTE

24

Ventana de Llamadas Retenidas Cuando una llamada activa es retenida, automáticamente aparecerá en la ventana <Held Calls>.

A continuación se describen las columnas desplegadas en la ventana <Held Calls>:


CID Número telefónico y nombre de la persona que llama.

DID Número telefónico y nombre conectado al DID

Duración Tiempo transcurrido desde que la llamada es retenida.

Nota Notas sobre una llamada retenida

Ventana de Botones de Llamada Esta ventana muestra el campo de entrada para el número de destino y los botones de llamado necesarios para controlar las llamadas en el Operador OfficeServ.

Presione un número del teclado sin poner el cursor en [Destination] y podrá ver el número previamente ingresado en [Destination].

25

A continuación se describen los botones de llamadas:

Botón Descripción

Discar

Responder

Colgar

Retener

Salir de Retener

, Transferir, Alternar

Parque de anexo

Parque Orbital

Conferencia

Localizar

Camp On

Transferir a Buzón de Voz

, Grabar una llamada con Buzón de voz

Llamar de vuelta

Dejar Mensaje

Re direccionar

Anuncio a través de Parlante (OHVA)

Completar Transferencia

Re discar

Re establecer

Ventana DID La ventana <DID> trae y muestra la información DID programada en el sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500). Sólo el DID seleccionado aparecerá en la columna DID de las ventanas <Incoming Calls>, <Active Calls> y <Held Calls>. Además, otras llamadas pueden ser enrutadas hacia ‘Número de llamada enrutada DID sin servicio’ programado en las opciones. La información DID se encuentra en la columna DID de la ventana <Active Calls> y si un grupo BLF es programado en DID, la ventana <BLF> automáticamente cambiará a programación BLF. El usuario puede seleccionar desde la lista DID o desde la lista Queue entre las opciones.

26

A continuación se describen las columnas:


Teléfono Número DID programado en el sistema

Nombre Nombre DID programado en el sistema

BLF Nombre de grupo BLF que inter-trabaja con el DID

Uso de la Lista Queue

La lista Queue es usada por el programa operador del call center. Actualmente, la lista no se encuentra respaldada.

Programación de Grupo BLF en inter- trabajo DID Haga click en la columna BLF del DID para programar el grupo BLF de inter-trabajo DID, y aparecerá una caja para seleccionar un grupo BLF como se muestra a continuación:

En la caja, haga click en [▼ ] para seleccionar un grupo BLF.

NOTE

27

Ventana BLF (Campo Lamp Ocupado) La ventana <BLF> es la que muestra si el anexo esta en uso y además, muestra el estado delos usuarios del sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500). Por otra parte, los usuarios del Operador OfficeServ pueden crear un nuevo grupo BLF usando la información recibida desde el sistema y programar un entorno de uso con sólo cambiar los nombres que aparecen en cada dispositivo. El dispositivo BLF aparece en formato tarjeta, lista o número y los iconos aparecen a la izquierda de los números telefónicos dependiendo del estado del dispositivo. Para mas detalles, vea lo siguiente:

- Icono de estado muestra el estado actual del dispositivo como DND, Enrutado, Desconectado, etc.

- [SW-Device No] muestra el número switch y el número de anexo para el dispositivo en uso. - Campo Nombre de dispositivos, donde se muestra el nombre del dispositivo. Si el dispositivo del grupo BLF seleccionado es mayor a 100, el dispositivo se mostrará sólo en elformato lista o número. El dispositivo BLF en formato tarjeta muestra el estado de los mensajes ausentes o mensajes devoz y notas. El dispositivo puede ser buscado basandose en el número telefónico, nombre o nota.

El dispositivo BLF en formato lista, muestra el estado del dispositivo, número switch, número telefónico y nombres. El dispositivo para el Operador OfficeServ consiste de varios grupos y ‘*’ aparecerá a la izquierda del grupo BLF creado por defecto.

Grupo Descripción

*Total Anexos Sistema completo de anexos donde se incluye el operador

*Total Líneas Sistema completo de líneas C.O.

28

*DTDS Botón DT/DS programado en el anexo del operador

*Speed Botón de Discado Rápido programado en el anexo del operador

*Switch”N”-Station Cuando varios switches son conectados al mismo tiempo, aparecerán todas las listas de switch de anexos, donde “N” significará número de switch. Otras listas de líneas switch no serán desplegadas.

*Grupo de anexos Número/Nombre

Grupo de anexos seleccionados opcionalmente desde los gruposde anexos del sistema.

El usuario puede agregar o modificar un grupo o dispositivo BLF.

29

Buscando un grupo BLF El usuario puede buscar un grupo BLF con el número telefónico, nombre o nota. Al presionar [F5] en el teclado, el campo de texto [Find] al lado de <Note> estará destacado en la ventana. Ingrese el Número telefónico, nombre o nota del BLF que el usuario desea buscar y haga click en el botón [Find] o [Enter] para buscar el BLF.

Buscando Por Número Telefónico

Presione [F5] en el teclado e ingrese 0 a 9. Luego, un número telefónico será automáticamente seleccionado y el dispositivo BLF que comience con el número será buscado y desplegado.

A continuación se describe el método para buscar los ‘201’ dispositivos: Ingrese ‘2’. Automáticamente se seleccionará un número telefónico y sólo el dispositivo BLF que comience con ‘2’ será desplegado. Ingrese ‘0’ y sólo el dispositivo BLF que comience con ‘20’ será desplegado. Ingrese ‘1’ y sólo el dispositivo BLF que comience con ‘201’ será desplegado.

30

Al ingresar 2010 y apretar los botones [Find] o [Enter], el foco de la ventana se moverá al BLF ‘2010’ para que ‘2010’ sea ingresado en la caja de destino. Si está realizando una busqueda múltiple de destinos, use los botones de flechas.

Buscando Por Nombre

Al presionar [F5] e ingresar caractéres excepto del 0 al 9, un nombre será automáticamente seleccionado y el dispositivo BLF que comience con ese caracter será buscado y desplegado. A continuación se describe el método para buscar un nombre, ‘Suzy Beth Smith’: Ingrese ‘M’. Automáticamente será seleccionado un nombre y el dispositivo BLF con un nombre que comience con ‘R’ será desplegado. Luego, ‘Ma’. El dispositivo BLF con un nombre que comience con ‘Ro’ será desplegado.

31

Ingrese ‘Mal’. El dispositivo BLF con un nombre que comience con ‘Rob’ será desplegado. Haga click en el botón [Find] o [Enter]. Luego, el foco de la ventana se moverá al dispositivo BLF con el nombre de ‘Malisa Coden. ‘2-2202’, que es el switch y número de teléfono de ‘Malisa Coden’, y será ingresado en el campo de destino de la ventana de botones de llamada. Si está realizando una busqueda multiple de destinos, use los botones de flecha.

Administración del Grupo BLF

Creando un Grupo BLF

Ponga el cursor y haga click a la derecha de la lista de la ventana <BLF> y seleccione el menú [New Group] .

Ingrese el nombre del grupo BLF que va a crear en la ventana de abajo y haga click en [OK] para crear un nuevo grupo.

32

Borrando un Grupo BLF

Seleccione un grupo BLF para ser borrado de la lista de la ventana <BLF> y haga click a la derecha en el grupo para seleccionar el menú [Delete].

Cuando aparece la ventana que le ofrece al usuario borrar el grupo, haga click en [Yes] para borrar el grupo BLF seleccionado.

Cambiando el Nombre del Grupo BLF

Seleccione el grupo BLF cuyo nombre será cambiado de la lista de la ventana <BLF>. Haga click derecho seleccionando el menú [Rename]. Si no, presione el grupo seleccionadousando el cursor para cambiar el nombre.

33

Ingrese el nombre a ser cambiado cuando la entrada este activa. El nombre del grupo marcado por defecto como ‘*’ no podrá ser cambiado.

Refrescando el grupo BLF

Haga click derecho en la lista de la ventana <BLF> y seleccione [Refresh] para cambiar los datos antiguos en la lista del grupo BLF por los datos recientes.

Seleccionando el menú Refresh

Seleccione un grupo BLF de la ventana <BLF> y [Refresh] para importar y mostrar la lista de dispositivos incluida en el grupo seleccionado. Para importar los datos nuevamente, seleccione un espacio en blanco de la lista del grupo de la ventana <BLF> y luego [Refresh].

Agregando un Dispositivo existente al Grupo BLF

A continuación se describe el método para agregar los dispositivos incluídos en el grupo BLF tales como ‘*Total Station’ a otro grupo BLF: Seleccione el dispositivo que será agregado mientras presiona [Ctrl] en el grupo BLF. El usuario puede seleccionar una lista de dispositivos sólo de aquella lista.

NOTE

34

Usando el cursor, arrastre y suelte el dispositivo que seleccionó en un nuevo grupo BLF (Grupo 3). Luego, el dispositivo seleccionado será agregado al grupo.

Administración de Dispositivos

Agregando un Dispositivo

Haga click derecho en el grupo BLF y en [New Device] para agregar el dispositivo al grupo BLF. Seleccione un dispositivo para agregar en [Number] de la ventana de abajo y llene [Name] y [Note]. Haga click en [OK] para agregar al grupo BLF el dispositivo que recién ha creado.

35

Agregando un Número con Discado Rápido

Haga click derecho en el grupo BLF y seleccione [New Speed Dial] para agregar números, incluídos los número de conección de línea C.O. (e.g. mobiles, externos), a la función Discado Rápido.

Ingrese un número con Discado Rápido para ser agregado en [Number] de la ventana de abajo yllene los espacios [Name] y [Note] : Si el usuario quiere discar un número externo, primero ingrese el número de conección de línea C.O.

Haga click en [OK] para agregar el dispositivo recién creado al grupo BLF.

Modificando el Dispositivo

Haga click derecho en el dispositivo BLF que será modificado. Luego, seleccione [Edit Lamp].

36

Modifique [Name] y [Note] en la ventana de abajo y haga click en [OK].

Borrando el Dispositivo

Haga click derecho en el dispositivo BLF que será borrado. Luego, seleccione [Delete Lamp].

37

Cuando aparece la ventana que ofrece al usuario borrar el dispositivo, haga click en [Yes] para borrar el dispositivo seleccionado.

Vista de Tipos de Dispositivos

La vista de tipos de dispositivos en el área BLF incluye Vista de Tarjetas, Listas y Números. Haga click derecho en el área BLF y seleccione el tipo de vista deseada en [View] para seleccionar el tipo de vista de dispositivos.

Escogiendo Dispositivos

Los dispositivos BLF son escogidos en secuencia por número o nombre. Haga click en el área BLF y seleccione el método de selección deseado (número o nombre) del menú [Arrange Lamps By] para cambiar el método de escoger dispositivos.

38

Refrescando el Dispositivo

Haga click derecho en el área BLF y seleccione [Refresh] para cambiar el estado del dispositivo BLF con nuevos datos.

Seleccionando el menú Refresh

Seleccione un dispositivo BLF de la ventana <BLF> y [Refresh] para importar y mostrar el estado del dispositivo seleccionado. Seleccione [Refresh] sin seleccionar el dispositivo para importar y desplegar el estado de todos los dispositivos incluidos en el grupo actual.

Ajustando el Tamaño del Dispositivo

El usuario puede ajustar el tamaño del dispositivo BLF en [Card View]. Al poner el cursor en laesquina del primer dispositivo, como se muestra abajo, aparece la flecha que permite al usuario ajustar su tamaño. Arrastre la flecha para cambiar el dispositivo al tamaño deseado. Luego, suelte el cursor.

NOTE

39

Aplicando Tamaño de Dispositivo

El cambio de tamaño del dispositivo también se aplica a otros grupos BLF.

Funciones de Las Llamadas

Discar

Seleccione y haga click derecho en el dispositivo para discar o haga doble click en [Dial].

Rescatar

Seleccione y haga click derecho en el dispositivo BLF que este conectado y pueda ser rescatado y haga click o doble click en [Pick Up].

NOTE

40

Transferir/Completar Transferencia

Seleccione y haga click derecho en el dispositivo BLF y haga click o doble click en Transfer/Complete Transfer durante el tiempo que esté conectada.

Programando/Anulando Do Not Disturb (DND)

Seleccione y haga click derecho en el anexo que el usuario desee programar con DND y presione [DND].

Programando Enrutar Llamadas Incondicionalmente

Ingrese el número al que llama usando el teclado para programar Enrutar Llamadas Incondicionalmente.

41

Haga click derecho en el anexo que desea Enrutar Incondicionalmente y seleccione [All Call Forward].

Anulando Enrutar Incondicionalmente

Seleccione y haga click derecho en el anexo donde haya sido programada la función Enrutar Incondicionalmente y seleccione [All Call Forward].

42

Iconos de Estado

El estado del dispositivo aparece a la izquierda de los números de dispositivos BLF.

Icono Descripción

Blanco Estado normal

Ocupado

Fuera de Servicio

En conferencia

Descolgado o Llamando de vuelta

Desconectado

Do Not Disturb ( No Molestar )

Retenido

Anexo con Clave

El teléfono esta timbrando

Muestra que "Enrutar Todo" está programado

Número de Discado Rápido saliente creado desde la base de datos

Número de discado rápido programado por el usuario

Número de Discado Rápido programado en el anexo y sistema del operador

Estado Desconocido

Barra de Estado Cuando se programan varias funciones de anexos respaldadas por el sistema OfficeServ(o sistema iDCS 500), el estado del anexo (por ejemplo DND, callback o mensajes) aparecerá en la barra de estado como se muestra a continuación:

El estado aparecerá en la barra de estado como se muestra a continuación:

Estado Descripción

REC Muestra que una llamada esta siendo grabada.

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Estado Descripción

CBK(X) Número (X) de callback que ha sido programado.

MSG(X) Número (X) de los mensajes dejados en el anexo del usuario.

VM(X) Número (X) de los mensajes de voz grabados en el buzón de voz.

DND ON/OFF Muestra si el anexo del operador esta en estado DND. Haga doble click en DND ON para anular DND y doble click en DND OFF para programar DND.

AVAIL/UNAVAIL

Muestra si el Operador OfficeServ esta en uso. Al hacer doble click en AVAIL, aparecerá UNAVAIL (unavailable). Una llamada conectada al anexo del usuario en estado UNAVAIL (unavailable) es transferida al número de destino para transferir cuando esta ocupado.

CRL/RP1~RP6

Permite al usuario seleccionar entre los modos Día o Noche. Al hacer doble click en CRL (Clear) /RP1~RP6, aparecerá la ventanaque ofrece al usuario seleccionar un plan de Ring (RP). El Operador funciona dependiendo de los RP seleccionados.

CAP Muestra que el botón <Caps Lock> este programado.

NUM Muestra que el botón <Num Lock> este programado.

SCRL Muestra que el botón <Scroll Lock> este programado.

44

CAPITULO 4. Programaciones del Operador OfficeServ Este capítulo describe los procedimientos para programar varias opciones a través del Operador OfficeServ. Cambiando la Línea Telefónica

Esta sección describe los procedimientos para cambiar las líneas telefónicas del OperadorOfficeServ. Opciones de Programación

Esta sección describe los procedimientos para programar funciones en General, del Teclado, Columnas, Visor, Barra de Herramientas, Grupos de Anexos, Información de Contacto, Controlde Llamadas, Bloquear CIDs y Urgent/VIP CIDs. Manejo de Mensajes

Esta sección describe los procedimientos para conectarse al Link V3 del OfficeServ y para transmitir mensajes. Agregando Información de Llamadas Salientes al Grupo BLF

Esta sección describe los procedimientos para agregar información grabada de las llamadas salientes desde la libreta telefónica al grupo BLF.

Cambiando Las Líneas Telefónicas Seleccione [Phone Lines] desde el menú [Tools] para cambiar la línea telefónica del OperadorOfficeServ.

Seleccione el anexo que va a ser usado por el Operador OfficeServ y haga click en el botón [OK].

45

Opciones de Programación Seleccione [Options] desde el menú [Tools] para programar varias opciones para usar el Operador.

La ventana [Options] esta compuesta por varias etiquetas descritas a continuación:

Etiqueta Descripción

General Programa opciones de valores generales.

Teclado Selecciona la información recibida desde el sistema OfficeServ.

Columnas Determina si cada lista debe tener columnas.

Visor Selecciona el formato Visor.

Barra de Herramientas Selecciona botones para controlar llamadas.

Grupo de Anexos Selecciona un grupo para ser usado en el grupo BLF.

Información Contacto Selecciona la información del cliente que será desplegada.

Control de llamadas Programa opciones para controlar llamadas.

Bloqueo de CIDs Programa el bloqueo de CIDs.

CIDs Urgente/VIP Programa un CID urgente o VIP.

Color Programa el color de la barra de titulos de las sub-ventana.

Avanzada Programa una clave para evitar que los usuarios cambien la opción de programación.

Botón de Funciones Programa el botón de funciones para controlar llamadas.

46

General Esta etiqueta permite al usuario programar opciones de valores generales del Operator OfficeServ.

A continuación se describen los parámetros de la etiqueta [General]:

Parámetro Descripción

Clave del Anexo Ingrese la clave del anexo telefónico. (por defecto : 1234)

Dirección IP del Link V3 del Operador OfficeServ.

Ingrese la dirección IP del Link V3 del OfficeServ conectado al sistema OfficeServ.

Puerto Link V3 OfficeServ Ingrese el número de puerto del Link V3 del OfficeServ. (por defecto:6000)

Llamada fuera de Servicio con Redirección DID

Si ingresa el número de anexo con llamadas entrantes conectado al número no seleccionado DID, estas se transferirán.Si este valor no es ingresado, las llamadas entrantes seránconectadas al Operador OfficeServ.

Redireccionar

Ingrese el número de anexo al que las llamadas entrantes son transferidas cuando el Operador OfficeServ no esta disonible. Haga doble click en AVAIL/UNAVAIL en la barra de estado para seleccionar un número de anexo.

Bloquear y Redireccionar

Ingrese el número de anexo al que las llamadas bloqueadas serán transferidas. Si se selecciona ‘Automatic Drop’, la llamada bloqueada será transferida al número de anexo ingresado y será soltada automáticamente. En este caso, un puerto virtual del sistema podrá ser usado de manera más conveniente.

Zona del Localizador Ingrese un valor para la zona de Localizador por defecto. Si unusuario hace un llamado sin designar una zona, la zona por

47

Parametro Descripción

defecto no estará programada y el llamado se hará en Zona 0.

Teclado URL Ingrese la dirección URL cuando funcione el teclado.

Recomendaciones cuando se selecciona ‘Automatic Drop’

Si selecciona ‘Automatic Drop’ cuando programe un anexo para transferir llamadas bloqueadas, todas las llamadas entrantes al anexo serán colgadas y realizar una llamada desde el anexo será limitado. Por ende, serecomienda el uso de un puerto virtual cuando se programe ‘Automatic Drop’.

El Teléfono Esta etiqueta permite al usuario seleccionar información recuperada desde el switch cada vez que el usuario encienda su Operador OfficeServ.

A continuación se describen los parámetros de la etiqueta [Teléfono]:


Programación de Anexo

Recupera información como DND o Lock set en el anexo del sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500). (DND Do Not Disturb, Forward: Automatic Transfer, Lock: Station Lock)

Botones DT/DS en el Anexo del Operador

Recupera información sobre la programación de los botones DT/DS en el teléfono del operador.

Grupos DID Recupera información del grupo DID del sistema

NOTE

48


OfficeServ (o sistema iDCS 500).

Nombres CLIRecupera la información CLI del sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500).

Discado Rápido de Anexo Recupera la información de discado rápido programada en el teléfono del Operador.

Refleja el cambio de configuración del switch en tiempo real, excepto por los botones DT/DS yanexos con discado rápido.

Programa la aplicación en tiempo real de cambios en lainformación del sistema, como por ejemplo la tabla DID, latabla CLIP o la programación del grupo de anexos.

Número de Parámetros Programables

Si selecciona más parámetros, se extenderá el tiempo de inicio, ya que más información deberá ser recuperada del sistema.

Columnas Esta etiqueta permite al usuario seleccionar la información desplegada en las ventanas de Llamadas Entrantes, Llamadas Activas y Llamadas Retenidas.

A continuación se describen los parámetros de la etiqueta [Columns]:

Categoria Parámetro Descripción

Llada. entrante CID Número telefónico y nombre del que llama

NOTE

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DID Número y nombre DID

Duración Tiempo transcurrido desde que la llamada aparece en la lista

Llamds Activas Llamds. Retnds

Detalle Información adicional sobre término o transferencia

Estado Estado de la llamadaActivas Info Contacto Desplega el CID y el número recientemente

transferido

Nota Notas ingresadas por el operador y relacionadas con llamadas Retenidas

Parque Orbital Desplega el botón [Orbit Park]

Visor Esta etiqueta permite al usuario seleccionar el formato para mostrar.

A continuación se describen los parámetros de la etiqueta [Display]:


Muestra los mensajes

Determina el número de mensajes para mostrar, que son recibidos desde el Operador OfficeServ o unallamada OfficeServ.Ventana de

Info Desplega ayuda apropiada para cada situación

Determina si se deben desplegar instrucciones para un uso efectivo del Operador OfficeServ.

DID DID, Queue Selecciona información a desplegar en la lista DID/Queue. Queue debe ser seleccionado para usar el Operado

50


OrfficeServ omo operador/agente del call center.

Vista Tarjeta, Vista Lista Sólo Número

Determina la forma de mostrar la ventana BLF.

Ocultar Grupo ‘Total Station’

Oculta el grupo ‘Total Station’ en la ventana <Busy Lamp Field>.

Campo Lamp Ocupado

Ocultar Grupo‘Total Trunk’

Oculta el grupo ‘Total Trunk’ en la ventana <Busy Lamp Field>.

Barra de Herramientas Este submenu permite al usuario seleccionar los botones [Call Control] que serán usados en la ventana principal del <OfficeServ Operator>. Inicialmente se seleccionan por defecto siete botones de control de llamados que son ‘Dial’, ‘Answer’, ‘Drop’, ‘Hold’, ‘Retrieve a held call’, ‘Transfer’ y ‘Park’.

Después de seleccionar los botones de control de llamadas objetivo, haga click en el boton [OK]. Haga click en el botón [Discard Change] para volver a la programación original o haga click en el botón [Restore Initial Setup] para cargar los botones con valores por defecto.

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Grupo de Anexos Esta etiqueta permite al usuario seleccionar un grupo de anexo desde los grupos de anexos programados en el sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500) y el grupo de anexos seleccionado será desplegado en el grupo de lista BLF del Operador OfficeServ.

Después de seleccionar un grupo de anexos para mostrar en el grupo de lista BLF, haga click en [OK]

Información de Contacto Esta etiqueta permite al usuario programar el despliegue del CID de la llamada entrante de anexo, llamada entrante de línea externa o una llamada saliente en la ventana de Llamadas Activas.

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A continuación se describen los parámetros de la etiqueta [Contact Information]:


Llamds Entrantes Internas

Si llega una llamada interna, el sistema recupera los datos CID desde el DB.

Llamds Entrantes Externas

Si llega una llamada externa, el sistema recupera los datos CID desde el DB. - Busque la tabla CLI para llamadas externas, si no encuentra un par en la Consola Libreta telefónica inteligente. Si no encuentra el CID en el DB, el sistema tratará de recuperar la información desde los datos CLI del sistema OfficeServ (o sistema iDCS 500).

Llamds Salientes Si la llamada fue originada desde un operador, el sistema recupera los datos CID desde el DB.

Control de Llamadas Esta etiqueta se usa para determimar la forma en que el Operador OfficeServ debe manejar la llamada actual cuando una llamada común o una retenida entre mientras el usuario este ocupado.

A continuación se describen los parámetros de la etiqueta [Call Control]:


Colgar la llamada conectada Cuelga la llamada actual y contesta la nueva llamada.

Retener la llamada conectada Automáticamente retiene la llamada actual y responde la nueva llamada.

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Impide responder otras llamadas cuando ya existe una

Cualquier llamada entrante será rechazada cuando el usuario este ocupado.

Bloquear CIDs Esta etiqueta permite al usuario bloquear llamadas no deseadas. Llamadas de números telefónicos registrados en la lista de llamadas bloqueadas serán automáticamente transferidas al anexo programado en la etiqueta [Blocked Calls Redirect to] del menú [General].

A continuación se describen los parámetros de la etiqueta [Blocked CIDs]:


Ingrese un CID

Ingrese un número telefónico y haga click en [Add] pararegistrar el número telefónico en la lista de números bloqueados. Si se ingresa ‘2*’, todas las llamadas de números telefónicos que empiecen con 2 serán bloqueadas. Si se ingresa ‘21#’, todas las llamadas con números desde el 210 al 219 serán bloqueadas. Los números externos deben ser ingresados en el mismo formato que la tabla CLIP.

Lista de Bloqueo

Muestra la lista de bloqueo registrada. Seleccione un número telefónico de la lista de bloqueo, haga click en [Delete] y el número será borrado de la lista. Hasta10 números telefónicos pueden ser registrados en la lista de bloqueo.

54

CIDs Urgentes/VIP Esta etiqueta permite al usuario programar llamadas urgentes o importantes. Ya que las llamadas desde los números telefónicos registrados en la lista Urgent/VIP CIDs aparecen en rojo en la ventana de Llamadas Entrantes, estas podrán ser fácilmente reconocidas.

A continuación se describen los parámetros de la etiqueta [Urgent/VIP CIDs]:


Ingrese un CID

Ingrese un número telefónico y haga click en [Add] para registrar el número en la lista urgent/VIP. Si se ingresa ‘2*’, todos los números que empiecen con 2 seránregistrados en la lista urgent/VIP. Si se ingresa ‘21#’, los números desde el 210 al 219 serán registrados en la lista urgent/VIP. Los números de teléfono externos deben ser ingresados en el mismo formato que en la tabla CLIP.

Lista Urgent/VIP

Muestra la lista registrada como urgent/VIP. Seleccione un númerotelefónico desde la lista urgent/VIP, haga click en [Delete] y el número será borrado de la lista. Hasta 10 números telefónicos pueden ser registrados en la lista urgent/VIP.

55

Color Esta etiqueta permite al usuario cambiar el color del titulo de barra, el color de las llamadas troncales y los colores de los estados BLF en las ventanas <Incoming Calls>, <Active Calls>y <Held Calls>. Seleccione un color o haga click en [Define Custom Colors>>] para seleccionar el color que desea. A continuación se describen las distintas opciones:


Fondo Color de la barra de título

Texto Color del texto de las llamadas entrantes, activas yretenidas

Escoja el color de titulo de barra

Foco Color del borde que rodea la barra de titulo cuando elusuario presiona las teclas [F2], [F3] o [F4]

Entrantes Color de fondo para llamadas entrantes externas desplegadas en las ventanas <Incoming Calls> y <Held Calls> Escoja el color

de llamada troncal Salientes

Color de fondo para llamadas salientes desplegadas en las ventanas <Incoming Calls> y <Held Calls>

DND/Locked Color que indica que el anexo BLF está programado con DND/Locked

Forward All Color que indica que todos los anexos BLF estanprogramados en Locked

Ringing Color que indica que el dispositivo BLF está programado en ‘Ringing’

On Held Color que indica que el dispositivo BLF estáprogramado en ‘On Hold’

Escoja el color del Estado BLF

Busy Color que indica que el dispositivo BLF está Ocupado.

Click [>>] on the right side of each color to change the color setting.

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Conección Externa

Color que indica que el dispositivo BLF está programado como ‘External Connected’

Común Reponer ColorInicial

Programa el color programado por defecto.

Avanzado Esta etiqueta permite al usuario programar una clave que prohiba al usuario común cambiar las opciones actuales. A continuación se deescriben los parámetros de la etiqueta [Advanced]:


Programación de Opción Límite

Si la caja check fue revisada, los usuarios deben ingresar una clave en la ventana que aparece al seleccionar [Options] del menú [Tools] para abrir la ventana <Option Setting> que aparecerásólo cuando la clave coincida con la que fué ingresada en esta etiqueta.

Clave Ingrese la clave que será usada para abrir la ventana <Option Setting>Este campo es habilitado sólo cuando la caja check [Limit Option Setting] sea seleccionada.

Lenguaje

Usted puede cambiar el lenguaje a uno de los siguientes. - Koreano, Ingles, Finlandés, Italiano

La cuenta de lenguajes disponibles puede aumentar de acuerdo a la versión que usted tenga de este Operador .

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Botones de Funciones Esta etiqueta permite al usuario programar botones con funciones desde el [F7] al [F12] y que serán usados para el control de llamadas.

Haga click en un botón de funciones.

Después de asignar una función al botón seleccionado, presione el botón que escogióy ejecute la función asignada.

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Manejo de Mensajes Esta función permite al usuario intercambiar mensajes con otro usuario del Operador OfficeServ o con una aplicación de interfase telefónica Samsung para computador (CTI) como las llamadas OfficeServ que respaldan las funciones para mensaje.

Habilitar Mensajes Este menú le permite al usuario registrarse en el Link V3 del OfficeServ que funciona como servidorpara mensajes y su intercambio. Sin embargo, los mensajes podrán ser intercambiados sólo mientras que el usuario este registrado en el Link V3 del OfficeServ. Seleccione [Enable Message] del menú [Tools]. Si el usuario selecciona este menú sin que esté revisado, se enviará un mensaje de registro al Link V3 del OfficeServ. Este menú será revisado si el registro resultó exitoso. Si el usuario selecciona este menú una vez revisado, se enviará un mensaje de registro de salida al Link V3 del OfficeServ. Este menú quedará sin restricción si el registro de salida resultó exitoso.

Enviar un Mensaje Este menú permite al usuario enviar mensajes a otro usuario registrado en el Link V3 del OfficeServ. Seleccione [Send Message] del menú [Tools] para enviar mensajes.

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Si el usuario está registrado en el Link V3 del OfficeServ, la ventana <Send Message> se desplegará como se muestra abajo: Si el usuario no está registrado en el Link V3 del OfficeServ, este puede automáticamente registrarse en el Link V3 seleccionando el menú [Send Message].

Ingrese el número de anexo del recipiente en la caja de texto [To] de la sección de arriba de la ventana. Al ingresar números múltiples (ej. 202;203;204), sepáre los números con puntos y comas (;). Si hace click en el botón [Send] sin especificar el destino en la caja de texto [To] se enviará un mensaje a todos los anexos registrados.

Limitación de Switch

Si el sistema switch no está usando SP-Net, usted puede tener el mismo Nro de dispositivo con un Nro de switch distinto. En este caso, el Operador sólo podrá enviar mensajes al número de dispositivo que tenga el mismo switch. Aunque todos los switches conectados con SP-Net y todos los números de anexo sean diferentes, el operador podrá enviar mensajes a otro número de dispositivo switch porque este será diferente.

Mis mensajes y los mensajes recibidos desde otros anexos mientras la ventana este abierta, serán desplegados en la caja de texto al centro de la ventana. Los mensajes que lleguen mientras la ventana de mensajes este cerrada aparecerán en la ventana <Information>. Ingrese el mensaje que será enviado en la caja de texto de la sección de abajo de la ventana <Send Message>. Luego, haga click en el botón [Send] o presione la tecla [Enter] para enviarlo.

NOTE

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Agregar un Grupo BLF de Salida Seleccione [Add Outgoing BLF Group] del menú [Tools] para recuperar la información de las llamadas de salida desde la libreta telefónica y agregar la información al grupo BLF.

Seleccione la tabla que desea agregar y haga click en el botón [Run].

Si existe información válida de una llamada saliente externa en la tabla seleccionada, la ventana <Outgoing BLF> se desplegará como se muestra a continuación:

Haga click en el botón [OK] para registrar el grupo de salida BLF con un nombre ‘^Business’ en la ventana del grupo BLF. El grupo de salida será automáticamente desplegado con el prefijo ‘^’ al grupo con su nombre.

61

62

CAPITULO 5. Control de Llamadas Este capítulo describe los procedimientos para usar las funciones generales y adicionalesdel sistema a través de los botones de control de llamadas, cursor, teclado y menús popup. El progreso de una llamada se muestra de acuerdo a las ventanas <Incoming Calls>, <Active Calls> o <Held Calls>. Los usuarios del Operador OfficeServ pueden controlar las llamadas usando los botones de control de llamadas o el menú [Call]. Funciones Generales

Esta sección describe los procedimientos para ejecutar funciones generales como <Dial>, <Answer>, <Drop>, <Hold>, <Transfer>, <Park> y <Conference Call> de las ventanas <Incoming Calls>, <Active Calls> o <Held Calls>. Funciones Adicionales

Esta sección describe los procedimientos para ejecutar funciones adicionales como <Hold with a Note>, <Target Hold>, <Orbit Park>, <Leave Message>, <Camp On> y <OHVA>. A continuación se describen los botones de control de llamadas y el menú [Call]:

Botón Menu de llamadas Descripción

Discar Realiza una llamada

Responder Responde una llamada entrante

Colgar Desconecta la llamada actual

Retener Retiene una llamada

Salir de Retener Responde una llamada retenida

, Transferir, Toggle Transfiere una llamada, alterna llamadas

Parque de Anexos Parquea una llamada en un anexo

Parque Orbital Parquea una llamada usando teclas numéricas del 0 al 9 o vuelve a contestar la llamada retenida

Conferencia Realiza una llamada conferencia

Localizar Transmitir

Camp On Llamada esperando ser contestada

Transferir a Buzón de Voz Transfiere la llamada a un Buzón de voz

, Grabar llamd. en buzón de voz Inicia/Para la grabación de llamadas

Llamar de vuelta Reserva una llamada conectada a un anexoen estado ocupado/no responde

63

Botón Menú de llamadas Descripción

Dejar Mensaje Deja un mensaje en un anexo en estadoOcupado/No responde (busy/unanswered)

Re direccionar Transfiere una llamada sin responder la llamada entrante

OHVA NotificaciónUrgente

Completar Transferencia CompletaTransferencia

Rediscar Rediscar

Reestablecer Reestablecer

Funciones Generales

DiscarLos métodos para discar proveidos por el sistema son los siguientes: Discar una llamada usando los botones de control de llamadas

Ingrese un número telefónico y haga click en y el estado correspondiente a la llamada será desplegado con el nombre de ‘Ringback’, como aparece a continuación:

Discar una llamada usando el botón [Enter]

Ingrese un número telefónico y presione el botón [Enter]. Discar una llamada con Doble-Click

Seleccione y haga doble click en <BLF> para realizar llamadas al dispositivo seleccionado.

64

Discar una llamada usando el menú Popup

Seleccione y haga click derecho en un dispositivo de la ventana <BLF> y seleccione [Dial].

Ingresando Números y Caractéres Especiales del Teclado

El Operador permite al usuario ingresar convenientemente números desde el 0 al 9 y caractéres especiales como # y * usando el teclado sin poner el cursor en la caja de texto. Sin embargo, algunos caractéres especiales no podrán ser ingresados.

Responder Cuando una llamada sea conectada al anexo del operador, la llamada aparecerá en la ventana <Incoming Calls>. Si más de dos llamadas entrantes son conectadas, el usuario podrá seleccionar la que desee contestar y la primera llamada conectada aparecerá al principio de la lista. La tecla [F2] se usa para seleccionar la primera llamada en la lista de la ventana <Incoming Calls>.

NOTE

65

Responder una Llamada usando los Botones de Control de Llamadas

Seleccione una llamada para responder y presione .

Responder una llamada usando el botón [Enter]

Seleccione una llamada y presione el botón [Enter] para responder. Responder una llamada con Doble click

Para responder haga Doble click en una llamada entrante de la ventana <Incoming Calls>. Responder una llamada con Drag and Drop

Arrastre una llamada entrante de la ventana <Incoming Calls> y sueltela en la ventana <Active Calls> para responder la llamada. Responder una llamada usando el botón [+]

Presione el botón [Insert] para responder la primera llamada de la lista de llamadas entrantes.

Colgar El botón [F3] se usa para seleccionar la primera llamada de la lista de la ventana <Active Calls>.

Desconectar una llamada usando los Botones de Control de Llamadas

Seleccione una llamada y haga click en para desconectarla. . Desconectar una llamada usando el botón [-]

Seleccione una llamada y presione el botón [-] para desconectarla. Desconectar una llamada usando el Menú Popup

66

Haga un click derecho en la ventana <Active> y seleccione el menú [Drop].

Seleccione la llamada de la parte superior de la ventana <Active Calls>

Presione el botón [F3] para seleccionar la primera llamada de la lista de la ventana <Active Calls>. Y presione la tecla [F4] para seleccionar la primera llamada de la lista de la ventana <Held Calls>.

Retener El botón [F3] se usa para seleccionar la primera llamada de la lista de la ventana <Active Calls>.

Retener una llamada usando los Botones de Control de Llamadas

Seleccione una llamada de la ventana <Active Calls> y haga click en para retenerla.. Luego la ventana <Held Calls> se desplegará como se aparece a continuación:

Retener una llamada usando el botón [/]

Seleccione una llamada de la ventana <Active Calls> y presione el botón [/] para retenerla. Retener una llamada con Drag and Drop

Arrastre una llamada de la ventana <Active Calls> y suéltela en la ventana <Held Calls> para retenerla.

Salir de Retener El botón [F4] se usa para seleccionar la primera llamada de la lista de la ventana <Held Calls>.

NOTE

67

Responder una llamada retenida usando los Botones de Control de Llamadas

Seleccione la llamada retenida y haga click en para responderla. . Responder una llamada retenida usando el botón [Enter]

Seleccione una llamada retenida y presione el botón [Enter] para responderla. Responder una llamada retenida con Doble click

Haga doble click en una llamada retenida para responderla. Responder una llamada retenida con Drag and Drop

Arrastre una llamada retenida de la ventana <Held Calls> y suelte la llamada en la ventana <Active Calls> para responderla.

Transferir El Operador OfficeServ provee dos tipos de transferencia de llamadas, la Transferencia directa y la Transferencia Consultada. El Operador usa por defecto la Transferencia Consultada y la Transferencia directa se usa cuando la llamada es transferida arrastrando y soltando la llamada en el BLF. Transferencia directa: Transfiere la llamada sin el permiso del recipiente. Transferencia Consultada: Transfiere la llamada con el permiso del recipiente.

Transferir una llamada usando los botones de Control de Llamadas

Ingrese un número de anexo y haga click en el botón para transferirla. Transferir una llamada usando el botón [Enter]

Ingrese un número de anexo y presione el botón [Enter]. Transferir una llamada con Dragging and Dropping

Presione la tecla [Ctrl] y arratre y suélte una llamada desde la ventana <Active Calls> al dispositivo objetivo de la ventana BLF.

68

Cancelando la transferencia de una llamada usando el botón [-]

El número de anexo del que llama y el número de anexo del recipiente final serán desplegados en la ventana <Active Calls> cuando se intente la transferencia de la llamada. Presione el botón [-] para cancelar la transferencia. Cancelando la Transferencia de una llamada usando el Menú Popup

El número de anexo del que llama y el número de anexo del recipiente final serán desplegados en la ventana <Active Calls> cuando se intente la transferencia de la llamada. Haga click derecho en el dispositivo y seleccione el menú [Drop] para cancelar la transferencia. Transferencia directa usando el botón [Enter]

El número de anexo del que llama y el número de anexo del recipiente final serán desplegados en la ventana <Active Calls> cuando se intente la transferencia de la llamada.Presione el botón [Enter] para completar la transferencia.

Transferencia directa usando el Menú Popup

El número de anexo del que llama y el número de anexo del recipiente final serán desplegados en la ventana <Active Calls> cuando se intente la transferencia de la llamada. Haga click derecho y seleccione el menú [Complete Transfer] para completar la transferencia.

Transferencia directa con Drag and Drop

Arrastre una llamada de la ventana <Active Calls> y suéltela en el dispositivo objetivo que aparece en la ventana <BLF>.

Solución de problemas cuando falla la transferencia de llamadas

Si el recipiente está ausente o no responde la llamada transferida, la llamada será devuelta al operador. En estos casos, un mensaje de ‘Reconnected’ se desplegará como información detallada.

Transferencia Consultada Este menú se usa para transferir llamadas con el consentimiento del recipiente. Cuando el recipiente responde la llamada, el estado de ésta aparecerá como se muestra a continuación.

NOTE

69

El operador puede alternar una llamada entre un anexo ‘Conectado’ y un anexo ‘On Transfer ’o completar la transferencia de la llamada. Alternar una llamada usando los Botones de Control de Llamadas

Cuando el botón [Transfer] cambia a botón [Toggle], presione el botón para alternar .

Completando una Transferencia Consultada usando el botón [Enter]

Presione el botón [Enter] para completar la transferencia consultada. Cuando la transferencia consultada sea completada, la llamada será borrada de la ventana <Active Calls>. Cancelando una Transferencia Consultada usando el botón [-]

Presione el botón [-] para cancelar la transferencia consultada y conectar la llamada al recipiente original.

Parque de Anexos El operador puede estacionar una llamada en un anexo conectado a una llamada externa. En estos casos la llamada externa (Línea C.O.) se vuelve una llamada retenida. Sin embargo, si el anexo está en estado normal, se realizará una transferencia directa para la llamada.

Parqueando una llamada usando los botones de Control de Llamadas

Ingrese el número de anexo objetivo y haga click en el botón . Cuando se completeel parqueo del anexo, la llamada será borrada de la ventana <Active Calls>. Parqueando una llamada con Drag-and-Drop

Arrastre una llamada de la ventana <Active Calls> y suéltela en un anexo ocupado de la ventana<BLF> para estacionar la llamada.

70

Parquear una llamada en un anexo disponible con Drag-and-Drop

Presione el botón [Alt], arrastre una llamada de la ventana <Active Calls> y suéltela en un anexo disponible en la ventana <BLF>.

Attempt/Cancel una Conferencia Este menú le permite a varios usuarios juntarse en una llamada conferencia.

Intentando una Llamada Conferencia usando los Botones de Control de Llamadas

Ingrese un número para agregar a la llamada conferencia y presione el botón La ventana de abajo muestra que se está intentando una llamada conferencia al anexo 204 mientras se realiza una llamada al anexo 701.

Si el recipiente responde la llamada conferencia, la ventana <Active Calls> será desplegada como se muestra a continuación:

Cancelar una Llamada Conferencia con los Botones de Control de Llamadas

Haga click en el botón antes de que el recipiente responda la llamada.. Cancelar una Llamada Conferencia con el botón [-]

Presione el botón [-] antes de que el recipiente responda la llamada .

71

Intentar una Llamada Conferencia usando los Botones de Control de llamadas

Presione el botón [Conference] después que el recipíente responda para comenzar la conferencia. Cuando la llamada conferencia sea conectada, la ventana <Active Calls> se desplegará como se muestra a continuación:

Agregar/Remover Participantes o Dejar una Llamada Conferencia Esta sección describe los procedimientos para agregar o remover participantes de una llamada conferencia. El sistema OfficeServ puede respaldar hasta cinco participantes por conferencia. Agregar Participantes

Para agregar participantes durante una llamada conferencia, diríjase a la sección ‘Attempt/Cancel una llamada Conferencia’. Remover Participantes Usando los Botones de Control de Llamadas

Seleccione un participante y haga click en para removerlo de la llamada conferencia.

Remover Participantes Usando el botón [-]

Seleccione un participante y presione el botón [-] para removerlo de la llamada conferencia. Dejar una Llamada Conferencia Usando los Botones de Control de Llamadas

Haga click en el botón para dejar la llamada conferencia. Dejar una Llamada Conferencia Usando el botón [-]

Presione el botón [-] para dejar la llamada conferencia.

72

Localizar Localizando dentro de la Zona del Localizador por Defecto

Haga click en el botón para localizar la zona por defecto en [Option]. Localizando una Zona distinta a la Zona del Localizador por Defecto

Ingrese una Zona objetivo y haga click en

Cuando no se esté usando Auricular

Si el usuario no usa auricular debe levantarlo antes de usar el Localizador.

Funciones Adicionales

Retener con Nota Si se retiene una llamada después de dejar una nota en la columna [Note] de la ventana <Active Calls>, ésta aparecerá en la columna memo de la ventana <Held Calls>. Esta nota también será grabada en la base de datos del registro de llamadas después de que sea completada y verificada con ‘Log Viewer’.

La función ‘Hold with Note’ del Operador OfficeServ

Esta es una de las principales funciones del Operador OfficeServ y permite a los usuarios revisar la razón por la cual la llamada fué retenida, una vez que el usuario responde y maneja las llamadas.

NOTE

NOTE

73

Retener una Llamada con Nota Usando los Botones de Control de Llamadas

Ingrese una nota en la columna [Note] de la ventana <Active Calls> y haga click enpara desplegar el contenido de la nota en la ventana <Held Calls> como se muestra abajo:

Retener una Llamada con Nota Usando el botón [/]

Ingrese una nota [Note] en la ventana <Active Calls> y presione [F3] y [/]. La llamada será retenida con una nota. Retener una Llamada con Nota con Drag and Drop

Ingrese una nota [Note] en la ventana <Active Calls>. Arrastre la llamada de la ventana<Active Calls> y suéltela en la ventana <Held Calls> para retener la llamada con nota.

Retener Objetivo (Reservar Transferencia) Si el usuario desea transferir una llamada a un anexo ocupado, puede reservar la transferencia programando el otro anexo como objetivo. Cuando el anexo objetivo se torne normal, la llamada retenida será automáticamente transferida al anexo objetivo.

Función ‘Target Hold’ del Operador OfficeServ

Esta es una de las principales funciones del Operador OfficeServ y permite al usuario retener una llamada, monitorear el estado del anexo objetivo, responder la llamada retenida y transferir la llamada al mismo tiempo.

Ejecutar la función ‘Target Hold’ usando los Botones de Control de Llamadas.

Ingrese el número de anexo objetivo y haga click en el botón . El número de anexo se desplegará en [Note] de la ventana <Held Calls>.

NOTE

74

Ejecutar la función ‘Target Hold’ usando el botón [/].

Ingrese el número de anexo objetivo y presione el botón [/] para ejecutar la función ‘Target Hold’. Ejecute la función ‘Target Hold’ con Drag and Drop

Ingrese el número de anexo objetivo, arrastre la llamada de la ventana <Active Calls> y suéltela en la ventana <Held Calls> para ejecutar la función ‘Target Hold’. Ejecutar la función ‘Target Hold’ con Nota

Si la función ‘Target Hold’ es ejecutada mientras se graba una nota [Note] en la ventana <Active Calls>, el número de anexo objetivo y el contenido de la nota aparecerán en [Note] de la ventana <Held Calls>. La nota también será grabada en la base de datos del registro de llamadas y podrá ser verificada con ‘Log Viewer’.

Cuando se programa un tiempo Determinado para Volver a Llamar

Si la llamada conectada al anexo objetivo no es desconectada hasta que pase el tiempo programado para volver a hacer la llamada, esta se devolveráautomáticamente al Operador. Se recomienda que el tiempo de intento de llamada retenida sea alargado para usar eficientemente la función ‘Target Hold’.

Parque Orbital Si un anexo es conectado a una llamada externa, la llamada puede ser grabada en uno de los botones del 0 al 9 y puede ser reconectada más tarde.

RETENIENDO LLAMADAS

Grabar una Llamada usando los Botones de Control de Llamadas.

Seleccione uno de los botones numerados del 0 al 9 y haga click en Grabar una Llamada usando los Botones Numerados

Haga click en uno de los botones numerados del 0 al 9 para grabar una llamada.

NOTE

75

Grabar una Llamada usando el Botón [Tab]

Presione [F4] para abrir la ventana <Held Calls> y presione el botón [Tab] para seleccionar 0 y el botón número 0 aparecerá de color azul.

Presione el botón [Enter] para grabar la llamada en el número 0. Después que la llamada esté grabada,aparecerá ‘P: 0’ en la columna [Note] y el botón numerico 0 aparecerá en amarillo como se muestra abajo. El usuario puede alternar entre números para seleccionar una llamada grabada presionando [Tab].

Re Responder Llamadas

Re Responder Llamadas usando los Botones de Control de Llamadas

Ingrese el número donde esté la llamada y haga click en para responder la llamada grabada en el número correspondiente. O presione [F4] para abrir la ventana <Held Calls> y seleccionar una llamada retenida desplegada como ‘P:# y haga click en para volver a responder la llamada.

Re Responder una Llamada usando los Botones Numéricos

Haga click en el número donde esté grabada la llamada.

76

Re Responder una Llamada usando el Botón [Tab]

Presione [F4] para abrir la ventana <Held Calls>, presione [Tab] para seleccionar el número objetivo desplegado en amarillo y presione el botón [Enter] para volver a responder la llamada grabada en el número seleccionado. Re Responder una Llamada usando el botón [Enter]

Presione [F4] para abrir la ventana <Held Calls>. Seleccione una llamada retenida desplegada como ‘P:#’ en [Note] y presione el botón [Enter] para volver a responder la llamada objetivo retenida. Re Responder una Llamada con Doble click

Haga doble click en una llamada objetivo retenida desplegada como ‘P:#’ en [Note] de la ventana <Held Calls> para volver a responder la llamada objetivo retenida. Re Responder una Llamada con Drag and Drop

Arrastre una llamada objetivo retenida desplegada como ‘P:#’ en [Note] de la ventana <Held Calls> y suélte la llamada en la ventana <Active Calls> para volver a responder la llamada objetivo retenida.

Ejecutando la función <Orbit Park>

Seleccione [Columns] de [Options] y seleccione ‘Orbit Park’ desde [Held Call].

Llamar de VueltaSi una llamada está conectada a un anexo ocupado o que no responde, el que llama puede usar la función ‘Call Back’ que conecta al que llama con el anexo objetivo cuando la linea ya está desocupada.

Programando la Función ‘Call Back’ usando los Botones de Control de Llamadas

Si el anexo objetivo está ocupado o no responde, haga click en el botón para programar la función ‘Call Back’. Programando la Función ‘Call Back’ usando el Menú Popup

Si el anexo objetivo está ocupado o no responde, haga click derecho en el dispositivo de la ventana <Active> y seleccione el menú [Callback] para programar la función ‘Call Back’.

NOTE

77

Dejar Mensaje Si un anexo objetivo está ocupado o no responde, la persona que llama puede dejar un mensaje.

Dejar un Mensaje usando los Botones de Control de Llamadas

Después de discar el anexo, haga click en el botón para dejar un mensaje. Dejar un Mensaje usando el Menú Popup

Después de discar el anexo, haga click derecho en el dispositivo de la ventana <Active> y seleccione el menú [Leave Message].

Camp On Cuando el usuario tranfiere una llamada a un anexo ocupado, puede programar la función ‘Camp On’.

Programando la Función ‘Camp On’ usando los Botones de Control de Llamadas

Al transferir una llamada a un anexo ocupado, haga click en el botón para programar la función ‘Camp On’. Programando la Función ‘Camp On’ usando el Menú Popup

Al transferir una llamada a un anexo ocupado, haga click derecho en el dispositivo de la ventana <Active> y seleccione el menú [Camp On] para programar la función ‘Camp On’. Programando las Funciones ‘Camp On’ & ‘Drop’ usando el botón [Enter]

Al transferir una llamada a un anexo ocupado, presione el botón [Enter] para programar las funciones ‘Camp On’ y ‘Drop’. Programando la Función ‘Camp On’ & ‘Drop’ usando el Menú Popup

Al transferir una llamada a un anexo ocupado, haga click derecho en el dispositivo de la ventana <Active> y seleccione el menú [Complete Transfer] para programar las funciones ‘Camp On’ y ‘Drop’.

78

OHVA When the user makes or transfers a call to a busy station, the user can set the ‘OHVA’ function.

Setting the ‘OHVA’ Function by using the Call Control Button

When making or transferring a call to a busy station, click the [OHVA] button ( ) to set the ‘OHVA’ function. Setting the ‘OHVA’ Function by using the Popup Menu

When making or transferring a call to a busy station, right-click a device from the <Active> window and then select the [OHVA] menu to set the ‘OHVA’ function.

When DND is set to the station

If DND is set on the target station, the ‘OHVA’ function cannot be set.

Connect to Voice Mailbox The user can check messages saved in the voice mailbox by selecting [My Voice Mail] from the [Call] menu. This menu enables digital/IP phone users to automatically make a call through a speaker. For regular phones, lift the handset first before attempting the connection to the voice mailbox.

Checkpoint

The SVM card should be mounted on the system and operated properly to use My Voice Mail.

Leave Voice Message The user can leave a message to another subscriber’s voice mailbox by selecting [Leave Voice Message] from the [Call] menu. After entering the extension number in [Destination] of the <OfficeServ Operator> Call Button Window, select [Leave Voice Message] from the [Call] menu.

NOTE

NOTE

79

Transferir a Buzón de Voz Si una llamada es conectada o transferida a un anexo ocupado o que no responde, el usuario puede transferir la llamada al Buzón de Voz del recipiente. Ingrese el número de anexo del recipiente y haga click en el botón [Transfer to a Voice Mailbox]

Grabar Mensajes de Voz Haga click en el botón para grabar mensajes en el buzón de voz. Los mensajes grabados son automáticamente guardados en el buzón de voz del usuario del Operador OfficeServ. Mientras grabe mensajes, aparecerá ‘REC’ en la barra de estado.

Redireccionar Esta función permite al usuario transferir llamadas entrantes hacia otro anexo. Transferir Llamadas Entrantes con los Botones de Control de Llamadas

Presione el botón [F2] para resaltar la llamada al principio de la lista de llamadas entrantes.

Seleccione la llamada entrante a transferir desde la ventana <Incoming Calls> e ingrese el número de anexo al cual la llamada entrante será transferida. Haga click en el botón Transferencia de Llamada Entrante con Drag and Drop

Seleccione una llamada entrante para transferir y arrastre y suélte la llamada en el anexo de destino de la ventana <BLF>.

80

Rescatar LlamadasSi el anexo conectado no responde la llamada, otro usuario del Operador OfficeServ puede rescatar la llamada.

Rescate de Llamada con Doble Click

Haga doble click en el anexo que va a rescatar la llamada de la ventana <BLF>. El icono de abajo será desplegado cuando la llamada sea conectada a un anexo de la ventana <BLF>:

Rescate de Llamadas Usando los Menús Popup

Seleccione el anexo que rescatará la llamada de la ventana <BLF>. Haga click derecho y seleccione el menú <Pick Up>.

Repetir Ultima Acción Cuando La Llamada es Reconectada Cuando una llamada es reconectada después de tenerla en Retener, Objetivo Retenida, Parque Orbital o Transferencia, el usuario puede repetir la última acción realizada por el anexo. Presione el botón [Insert] para Retener Nuevamente una Llamada Reconectada Retenida

Cuando una llamada retenida es reconectada y aparece ‘Hold Recall’ en el campo [Details] de la ventana <Active Calls>, presione el botón [Insert] para retener la llamada reconectada. Si una llamada retenida es reconectada, la ventana <Active Calls> aparecerá como se muestra a continuación:

81

Presione el botón [Insert] para Retener Nuevamente una Llamada Destinada Reconectada

Cuando una llamada destinada retenida es reconectada y aparece ‘Hold Recall: extension number’ enel campo [Details] de la ventana <Active Calls>, presione el botón [Insert] para hacer una retención objetivo. Presione el botón [Insert] para poner Nuevamente en Parque Orbital una Llamada Reconectada

Cuando una llamada en Parque Orbital es reconectada y aparece ‘Park Recall: Zone number’ en el campo [Details] de la ventana <Active Calls>, presione el botón [Insert] para hacer un parque orbital. Presione el botón [Insert] para Transferir Nuevamente una Llamada Transferida Reconectada

Cuando una llamada transferida es reconectada y aparece ‘Xfer Recall: extension number’ en el campo [Details] de la ventana <Active Calls>, presione el botón [Insert] para transferir la llamadareconectada.

82

ANEXO A. Recuperando el Registro de LLamadas Este capítulo describe los procedimientos para recuperar el registro de llamadas del Operador OfficeServ. Registro Viewer Start

Seleccione el menú [Log Viewer] del menú [Tools] del Operador OfficeServ y ejecute el registro Viewer para recuperar el registro de llamadas. Registro Viewer Menús

Ejemplos de los registros que pueden ser recuperados en este registro incluye datos estadísticos de todas las llamadas, llamadas entrantes/salientes, llamadas de anexos/troncales y registros de llamadasbasados en el DID de números/nombres/personas a los que las llamadas fueron transferidas.

Registro Viewer Start

Seleccione [View Logs] desde [Tools] del Operador OfficeServ, o seleccione [Start] [Programs] [OfficeServ Operator] [Log Viewer] del Escritorio Windows para ver el registro de llamadas. Una vez que se ejecuta el Registro Viewer, aparece la ventana de abajo:

83

Menús de Registro Viewer El Operador OfficeServ permite al usuario guardar en la base de datos los registros tanto de las llamadas salientes como de las entrantes. El menú <Run> consiste en los submenús siguientes:

Categoria Descripción

Estadísticas Desplega datos estadísticos simples.

Registro Total Desplega información detallada de todas las llamadas.

Registro llams Entrada Desplega información detallada de llamadas entrantes.

Registro llams Salida Desplega información detallada de llamadas salientes.

Registro llams Troncal Desplega información detallada de llamadas troncales.

Registro llams anexos Desplega información detallada de las llamadas de anexos.

Registro DID Desplega información detallada de llamadas recuperadas basandoseen el DID de número/nombre.

Registro CID Desplega información detallada de llamadas a personas específicas.

Registro de Destinode transferencia

Desplega información detallada de llamadas transferidas a números específicos.

A continuación se describen las columnas de cada ventana de registro:


Entrantes/Salientes Llamadas entrantes aparecen como . Llamadas salientes aparecen como .

Nombre Desplega los nombres de las personas a las que se llama.

Teléfono Desplega los números telefónicos.

Fecha Desplega la fecha de las llamadas.

Duración Desplega la duración en segundos de las llamadas.

Estado

Estados de las llamadas: - Ringback : Al hacer una llamada a un anexo, la persona a la que

se llama no responde la llamada. - Ringing : Al conectar una llamada a un anexo, la persona a la que

se llama no responde la llamada. - Connected : Una llamada es conectada. - Busy : El anexo al que se llama está ocupado.

DID Tel Desplega números DID.

DID Nombre Desplega nombres DID.

Nota Desplega notas.

84

En general, todos los registros aparecerán en orden descendiente, pero al hacer click en la columna principal de una fila específica, su formación podrá ser en orden ascendiente o descendiente.

Recuperando Registros

Recuperando Registros Estadísticos Siga los pasos a continuación para recuperar registros estadísticos. 1 Seleccione el menú [Statistics] de [Run] para ver la ventana <Statistics>.

2 Ingrese el tiempo de inicio y término para la recuperación de registros. Haga click en [Run]

para ver los resultados de la busqueda dentro de ese periodo de tiempo.

85

Recuperando Todos Los Registros Siga los pasos a continuación para recuperar todos los registros. 1 Seleccione el menú [Total Log] de [Run] para ver la ventana <Total Log>.

2 Ingrese el tiempo de inicio y término para recuperar registros. Haga click en [Run] para ver

los resultados de la busqueda dentro de ese periodo de tiempo.

3 Haga click en el botón scroll para ver una lista específica de llamadas. Además, el usuario

también podrá ver la lista al maximizar la ventana. La ventana de abajo muestra la ventana <Total Log Viewer> maximizada.

86

4 Escoja la lista de llamadas por columna al hacer click en la lista para recuperar el registro

de llamadas. Abajo se muestra un ejemplo de lista por columna de Números Telefónicos.

Recuperando el Registro de Llamadas Entrantes Siga los pasos a continuación para recuperar el registro de las llamadas entrantes. 1 Seleccione el menú [Inbound Calls Log] de [Run] para ver la ventana <Inbound Calls Log>

87

2 Ingrese el tiempo de inicio y término para recuperar registros. Haga click en [Run] para ver los resultados de la busqueda dentro de ese periodo de tiempo.

Recuperando el Registro de Llamadas Salientes Siga los pasos a continuación para recuperar el registro de las llamadas salientes. 1 Seleccione el menú [Outbound Calls Log] de [Run] para ver la ventana <Outbound Calls Log>

2

Ingrese el tiempo de inicio y término para recuperar registros. Haga click en [Run] para ver el resutado de la busqueda dentro de ese periodo de tiempo.

Recuperando el Registro de Llamadas Troncales Siga los pasos a continuación para recuperar el registro de las llamadas troncales: Seleccione el menú [Trunk Calls Log] de [Run] para ver la ventana <Trunk Calls Log>.

Ingrese el tiempo de inicio y término para recuperar registros. Haga click en [Run] para ver

el resultado de la busqueda dentro de ese periodo de tiempo.

88

Recuperando el Registro de Llamadas de Anexos Siga los pasos a continuación para recuperar el registro de las llamadas de anexos. 1 Seleccione el menú [Station Calls Log] de [Run] para ver la ventana <Station Calls Log>.

2 Ingrese el tiempo de inicio y término para recuperar los registros. Haga click en [Run] para ver

los resualtdos de la busqueda dentro de ese periodo de tiempo.

Recuperando Registros DID Siga los pasos a continuación para recuperar los registros DID. 1 Seleccione el menú [DID Log] de [Run] para ver la ventana <DID Log>.

2 Ingrese el tiempo de inicio y término para recuperar registros y Número/Nombre DID. 3 Haga click en [Run] para ver los resultados de la recuperación de registros de Nombre y

Número DID dentro de ese periodo de tiempo.

89

Recuperando Registros CID Siga los pasos a continuación para recuperar registros CID. 1 Seleccione el menú [CID Log] de [Run] para ver la ventana <CID Log>.

2 Ingrese el tiempo de inicio y término para recuperar registros y No./Nombre DID. 3 Haga click en [Run] para ver el resultado de la recuperación de registros para los

DID de No. y Nombre dentro de ese periodo de tiempo.

Recuperando Registros para cada Destino de Transferencia Siga los pasos a continuación para recuperar los registros para cada destino de transferencia. 1 Seleccione el menú <Transferred Destination Log> de [Run] para ver la ventana

<Transferred Destination Log>.

2 Ingrese el tiempo de inicio y término para recuperar registros y el número de destino para

transferir que será recuperado. 3 Haga click en [Run] para ver el resultado de recuperación de registros del número de

destino para transferir dentro de ese periodo de tiempo.

90

ANEXO B. Importando/Exportando Archivos Excel Este anexo describe los procedimientos para importar datos de números telefónicos que hayan sido ingresados como archivos Excel dentro de la libreta telefónica del Operador OfficeServ o para exportar la libreta telefónica del Operador OfficeServ hacia un archivo Excel. Importando Archivos Excel

El Operador OfficeServ permite al usuario importar datos de números de teléfono desde un formato de archivo Excel hacia la libreta telefónica del Operador OfficeServ. Exportando Archivos Excel

El Operador OfficeServ permite al usuario exportar datos desde la libreta telefónica del Operador OfficeServ hacia un archivo Excel.

Importando Datos desde Formato Archivo Excel Hacia la Libreta Telefónica

Siga los pasos a continuación para importar datos desde un formato de archivo Excel hacia la libreta telefónica del Operador OfficeServ. 1 Seleccione [Import/Export Excel Files] desde [Tools] en la ventana principal del Operador

OfficeServ para ver la ventana <Excel Import/Export Wizard>.

2 Seleccione el archivo Pbook.mdb de los archivos libreta telefónica y haga click en [Import].

Si aparece la ventana de abajo, haga click en el botón [No] si los números telefónicos importados no siguen el formato para corregir los archivos Excel. Si los números telefónicosimportados siguen este formato, haga click en [Yes].

91

3 En la ventana de abajo, haga click en el botón [Index] para seleccionar el archivo Excel

que desea importar y luego haga click en el botón [Next>].

4 Seleccione la hoja de trabajo para importar de la ventana de abajo y haga click en el botón [Next>].

Al seleccionar un hoja de trabajo, aparecerán algunos datos de la hoja.

92

5 Seleccione el rango de la hoja de trabajo Excel para importar y haga click en el botón [Next>]. Si necesita importar el total de la hoja de trabajo, seleccione [Whole], y si necesita importar sólo una parte de la hoja de trabajo, seleccione [Partial] y programe los rangos. La ventana deabajo muestra el rango de una hoja de trabajo elegida comenzando desde la 1era línea de la columna A hacia la 10va línea de la columna K.

6 En la ventana de abajo, seleccione una columna de la libreta telefónica para importar. Seleccione

un item en el campo Phonebook y en la Columna Excel y haga click en el botón [↔]. Revise los itemes seleccionados de la lista al centro del cuadro de dialogo. Debe seleccionar obligatoriamente [Name] o [Company]. Después de seleccionar los itemes para importar, haga click en el botón [Next>].

93

7 En la ventana de abajo, seleccione la tabla de libreta telefónica donde los datos importados

serán guardados y haga click en [Next>]. Cuando el usuario quiera guardar datos en una nueva tabla, revise la Nueva Tabla e ingrese su nombre. Cuando el usuario quiera guardar datos en una tabla existente, revise la Tabla existente y seleccione una desde la lista.

8 Cuando la caja de dialogo de abajo ofrezca al usuario confirmar su selección, haga

click en el botón [Finish].

9 Cuando la importación de los datos Excel sea completada exitosamente, aparecerá elel siguiente mensaje desplegado en su pantalla:

94

Exportando Datos de la Libreta Telefónica a un Archivo Excel Siga los pasos a continuación para exportar datos desde la libreta telefónica hacia un archivo Excel. 1 Seleccione [Import/Export Excel Files] de [Tools] en la ventana principal del Operador

OfficeServ para ver la ventana [Excel Import/Export Wizard].

2 Seleccione el archivo PBook.mdb de entre los archivos de la libreta y haga click en [Import]. 3 Seleccione el nombre de la tabla para exportar y haga click en el botón [Next>]. Si el usuario

quiere exportar todas las tablas, seleccionelas todas.

4 Seleccione un archivo Excel donde la libreta telefónica seleccionada será guardada. Cuando el

usuario quiera crear un archivo Excel, haga click en el botón [New]. Cuando el usuario quiera guardar la libreta telefónica dentro del archivo Excel existente, haga click en el botón [Browse]. Seleccione la tabla de libreta telefónica de su elección y haga click en el botón [Next>].

95

5 Cuando la caja de dialogo de abajo ofrezca al usuario confirmar su selección,

haga click en el botón [Finish].

6 Una vez que el importe de datos Excel sea completado exitosamente, aparecerá el

siguiente mensaje desplegado en su pantalla:

96

ABREVIATURAS

B BLF Campo Lamp Ocupado

C CBK Llamar Nuevamente CD Compact Disk CID Identificación de la persona que llama CLIP Presentación e Identificación de la Linea que Llama CPU Unidad de Procesamiento Central CRL Clear (Ring Plan) CTI Interfase Telefónica del Computador

D DB Base de datos DID Discado Enrutado DirectoDND No Molestar DS Anexo Directo DT Troncal Directo

M MMC Comando hombre maquina MSG Mensaje

O ODBC Conectividad abierta de base de datos

R REC Grabar RP Ring Plan

V VM Buzón de Voz

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