PERSONAS(EFICACES( PERSONAS(FELICES( · LOS(5(PASOS(DE(GTD(–3.a(Organizar(Agenda Es sagrada. Cosas que solo se pueden hacer ese día. No mezclar con tareas que pueden delegarse

PERSONAS EFICACES

PERSONAS FELICES

COEV, 19 junio 2014

•  ¿QUÉ CARACTERIZA A UNA PERSONA EFICAZ?

•  ¿POR QUÉ LAS PERSONAS EFICACES SON FELICES?

1. Tiene perspectiva

2. Tiene hábitos proactivos

3. Tiene un método de productividad

4. Planifica

5. Reflexiona y revisa

6. Esta focalizada

7. Es una persona libre

8. Ha conciliado lo “profesional” y lo “personal”

¿Cómo son las personas productivas?

•  ¿Para qué habéis venido?

Presentándonos

Hola , soy Javier Arnal, Ayudo a las personas a que dediquen más Rempo a aquellas acRvidades que les producen mayor beneficio económico y emocional

Algunas situaciones que he vivido durante años y ahora nos encontramos en las empresas con las que trabajamos

•  Se trabaja muchas horas

•  Resultados pobres para el esfuerzo realizado

•  Trabajando en modo “Apagafuegos”

•  Sensación de no dedicar Rempo suficiente a lo importante

•  Alto nivel de estrés y baja creaRvidad

•  Síntomas de desmoRvación

•  AcRtud reacRva …falta de anRcipación

•  Acostumbrados a actuar sin planificar

•  ObjeRvos personales no alineados con los de la empresa

•  Poner el circulo del aprendizaje,

•  pillar el dibujo de Javier Sastre o hacerlo yo o hablar de la ventanas de Yohari

Los modelos tradicionales de GesRón del Tiempo ya no sirven

Los modelos tradicionales ya no sirven… –  Las cosas no cambian, son previsibles –  Intentan meter en un Rempo finito el máximo de cosas por hacer –  Basados en criterios de prioridad subjeRvos

Pero hoy….en 2014 las cosas ya no son así..

Productividad personal: Diagnóstico

Video de Jeroen Cinzano

Video: https://www.youtube.com/watch?v=i_PHdEK55K8


LA NATURALEZA DEL TRABAJO HA CAMBIADO…

¿Nos hemos adaptado?

Foto: personas trabajando con la mesa llena de papeles y carpetas


«En el trabajo del conocimiento la tarea no se

presupone sino que ha de

determinarse»

Peter Drucker

LAS COSAS PARA HACER

SON INFINITAS



LUEGO… TENDRÍA Q

UE…

DEBERÍA…

A VER SI…

QUE NO SE ME OLVIDE… MAÑANA…

ESTRÉS, ESTRÉS, ESTRÉS, ESTRÉS,…


Foto: reloj,…

NO HAY TIEMPO,…


DISTRAERSE

ES MÁS FÁCIL

Foto: persona distraida mirando al infinito


LA MEMORIA A CORTO PLAZO

FUNCIONA COMO LA MEMORIA RAM


NECESITAMOS MÁS CREATIVIDAD

Foto: emisferio cerebro derecho,…


¿DÓNDE ESTÁ

EL PROBLEMA?

¿FUERA O DENTRO?

Foto: persona abriendo la chaqueta con un reloj en el pecho,…

NO PUEDES GESTIONAR

EL TIEMPO

PERO SÍ TU ATENCIÓN

y

Foto: malabarista muy atento a no perder ninguna pelota,…

Y tu compromiso con las tareas

Foto: manos poniendo anillo compromiso,…

Tres Claves para ser Más Eficaz

Automotivación

3 claves de la eficacia personal

Objetivos Hacer

ObjeRvos

Objetivos

Práctica: escribe tus tres objetivos profesionales SMART

más importantes para los próximos meses

S - Específico

M - Medible

A – Alcanzable

R – Realista y Retador

T – Con límite Temporal

ObjeRvos

Tener objeRvos es tener PERSPECTIVA

ObjeRvos tangibles e intangibles

Que los clientes estén sa;sfechos

Vender mucho

Que pasemos el año

Que los empleados estén

felices en la empresa

INTANGIBLES

Deseos Ilusiones

.... No puedo medirlos??


TANGIBLES S -‐ Específico M -‐ Medible A – Alcanzables R – Realistas T -‐ Con límite Temporal

Vender 100.000 euros en 2014

Abrir una ;enda nueva en una calle céntrica de Valladolid

antes de sep;embre

Tener un distribuidor en Galicia opera;vo a 30 de junio

Incrementar la sa;sfacción de los

empleados hasta el 60% en 2013


TANGIBLES S -‐ Específico M -‐ Medible A – Alcanzables R – Realistas T -‐ Con límite Temporal

INTANGIBLES

Deseos Ilusiones

.... No puedo medirlos??


Para ser eficaces y conseguir resultados tenemos que hablar de obje;vos tangibles y tener un plan para

conseguirlos

§  Tener Objetivos

§  Automotivación

§  Hacer

Las claves de la eficacia personal

Foto: vaso medio lleno,…

Automotivación

Automotivación

NO ES

Motivación Extrínseca

Foto: persona saltando detrás de una zanahoria Manejada por una mano

Automotivación

Automotivación = Motivación Intrínseca de la persona

La motivación intrínseca es la que nos impulsa a hacer

cosas por el simple gusto de hacerlas.

La satisfacción que nos reporta hacer un trabajo

La motivación nace del propio individuo

La propia ejecución de la tarea es la recompensa

Automotivación – 3 Pilares

Maestría: Deseamos ser cada vez mejores en lo que nos importa

Propósito: Necesitamos conectar la conquista de la excelencia con algún propósito superior

Autonomía: nos gusta dirigir nuestro comportamiento a nosotros mismos

§  Tener Objetivos

§  Automotivación

§  Hacer

Las claves de la productividad personal

Foto: vaso llenándose

Hacer

Sólo empezando, haciendo y terminando tareas es como se consiguen resultados

Para HACER, tenemos que ir troceando los objeRvos en partes que podamos ir cumpliendo

A estas partes les llamaremos Proyectos Los proyectos se componen de Tareas o Acciones

Las tareas

Al igual que los japoneses, no todas las tareas son iguales, aunque lo parezcan

Foto: un grupo de japoneses que parecen Todos iguales

Tipos de Tareas

1.  Tareas Clave: vienen de mis objeRvos

2.  Tareas RepeRRvas: se producen con una frecuencia

determinada. Si no las haces, Renes problemas

3.  Tareas Pendientes: surgen en el día a día

4.  Imprevistos/Urgencias

Tu “YO” ProducRvo

TUS GANAS y energía se van perdiendo con el paso del día y el trabajo que vas haciendo

Cada Tarea en su Momento

Comiezo del

dia Mitad de mañana ½ Dia Tarde Cierre

Tareas Clave Tareas Exigentes

Reuniones Mail

Llamadas

Tareas

Manuales Mecánicas

No exigentes

Agenda

de mañana Mail

Ordenar

ProducRvidad y Eficacia en el S. XXI

Más resultados con menos esfuerzo

Foto: tortuga en la playa, lenta

ProducRvidad: conseguir el objeRvo con el uso opRmo de los recursos Video: ejecuRvo quitando nieve al covhe por la mañana hlps://www.youtube.com/watch?v=5sFd5Vc_Rlo

Cita: “Me parezco más bien a un mosquito en un campo nudista: Sé lo que quiero hacer, pero no sé por dónde empezar” Stephen Bayne

Foto: señal de tráfico con dos posibles direcciones

Si eliges hacer una tarea en concreto,….también eliges No hacer las demás tareas

Perspec;va y Control

Creador loco Visionario

Capitán del barco

VicRma El que responde

Micro gestor Implementador

CONTROL

PERSPECTIVA

El método GTD, producRvidad sin estrés

GeYng Things Done (David Allen)

OBJETIVOS DE GTD

¡ Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE

¡ Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes

TRES CLAVES

ESTADO DE ALERTA PERFECTA

UN SISTEMA EN EL QUE CONFÍES QUE ESTÉ FUERA DE TU CABEZA

HÁBITOS PRODUCTIVOS

Foto: llavero con tres llaves

«Somos lo que hacemos

repeRdamente. La excelencia

entonces, no es un acto, sino un

hábito»

Aristóteles

GTD TE DA

PERSPECTIVA: “Conocer el camino”

MAPA

GTD TE DA

CONTROL: “Poder andar el camino”

TERRITORIO

NIVELES DE PERSPECTIVA

1. Propósito de vida. 2. Visión. 3. ObjeRvos. 4. Áreas de responsabilidad. 5. Proyectos. 6. Acciones.

¿Para qué haces lo que haces?

NIVELES DE PERSPECTIVA: 1.Propósito

Fotos que recuerdan a la Familia, viajar, riqueza económica, etc

¿Para qué haces lo que haces?

¿Para cuándo tu Plan de Mejora Personal?

Video: ancianos que se preparan y hacen un viaje en moto para recordar a sus seres queridos

hlps://www.youtube.com/watch?v=K39KHDmbho4

NIVELES DE PERSPECTIVA: 2.Visión

Tus objeRvos a largo plazo (+ 5 años)

FOTO: hombre mirando con prismáRcos

NIVELES DE PERSPECTIVA: 3.ObjeRvos

¿Qué quieres conseguir en los próximos 1-‐2 años, tanto personal como profesionalmente?

Foto: dibujo de objeRvos

NIVELES de PERSPECTIVA: 4. Áreas Responsabilidad

Define las áreas en que necesitas enfocarte para poder lograr tu propósito de vida, tus objeRvos

Dibujo: áreas de responsabilidad como la familia, el trabajo, los amigos, las aficiones, la salud, lo espiritual, … En el ambito profesional cada uno en su trabajo Rene disRntas areas como relación con clientes, proveedores, finanzas, logisRca, comunicación, calidad, etc

NIVELES de PERSPECTIVA: 5. Proyectos

Alineados con niveles más altos de perspecRva

EN GTD: un proyecto es un resultado final al que se llega tras hacer más de dos acciones en una secuencia. Son trozos de objeRvos (recordad el ejemplo del jamón y hacer lonchas)

NIVELES de PERSPECTIVA: 6. Acciones

Vincularlas con un ObjeRvo y/o área de Responsabilidad

Niveles de PerspecRva

Propósito y Valores

Visión 3 a 5 años

Obje;vos 1 a 2 años

Areas de responsabilidad (mes)

Proyectos (semana)

Tareas (Hoy)

LOS 5 PASOS DE GTD

1.- Recopilar 2.- Procesar 3.- Organizar 4.- Revisar 5.- Hacer

LOS 5 PASOS DE GTD -‐ 1. Recopilar

Almacenar todas las ideas que llegan a nuestro sistema à TODAS¡¡

Seleccionar nuestras Bandejas de entrada. Las mínimas posibles

LOS 5 PASOS DE GTD – 2.-‐ Procesar Vaciar las bandejas de entrada, decidiendo que hacer

con lo recopilado.

¿Requiere acción? à NO Basura Archivar como material de consulta en el futuro

¿Requiere acción? à SI

¿Es mi responsabilidad? à SI Si cuesta menos de 2 minutos, HACERLO Si tiene una fecha de realización guardar en “Agenda”

Más de 2’ guardar en carpeta “Próximas Acciones” Si no se puede hacer directamente es un proyecto

¿Es mi responsabilidad? à NO Delegarlo. Pasar a la bandeja “En Espera”

LOS 5 PASOS DE GTD – 3.-‐ Organizar Agenda

Es sagrada. Cosas que solo se pueden hacer ese día. No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse.

Acciones Siguientes Las que tienes que hacer tú.

En espera Delegadas. En espera lo hagan otras personas

Lista de proyectos Trabajos que requieren más de una acción

Algún día / Tal vez Zona de incubación. Las revisas a futuro para valorar si hacer algo.

Listas de control

Papelera

Contexto – Duración- Energía- Prioridad

LOS 5 PASOS DE GTD – 4.-‐ Revisar

Revisión Diaria Mirar la agenda Y después la lista de acciones siguientes Mirarlas en el contexto correcto

La clave del sistema “La revisión semanal” Recopilar y procesar todas tus cosas Revisar el sistema: Limpiar, actualizar, completar Citas futuras Vaciar la mente Revisar las listas de control.

Revisión Panorámica (Anual / Semestral/ Trimestral) Visión Objetivos Areas de responsabilidad

LOS 5 PASOS DE GTD – 5.-‐ Hacer

Contexto Lugares: #oficina #coche #casa #recados Acciones: #leer #llamadas #oferta

Tiempo Disponible

Prioridad Dados contexto, tiempo y energía disponible, elige la que te proporciones mayor beneficio.

Energía Disponible Alta – Normal Conocer tus mejores momentos

Bandeja de Entrada

Recopilar

¿Requiere alguna acción?

Eliminar

Algún Día /

Tal vez

Material Consulta

No

Procesar

¿Más de 1 acción?

¿Más de 2 minutos?

Sí Sí

Sí

No No

Proyectos

Hacerlo

Agenda En Espera Delegado

Próximas Acciones

Dividir en acciones Organizar

HACER Contextos

Tiempo

Energía

Revisar

Gracias

JAVIER ARNAL 609 670 405

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es.linkedin.com/in/jarnal/

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