PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL … · El Estatuto Anticorrupción establece como “medidas administrativas para luchar contra la corrupción”, una serie de mecanismos administrativos

PROCESO DE MEJORA CONTINUA Fecha de Revisión

Julio de 2015

SUB PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha de

Aprobación

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión 4

Página 1 de 67

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO 2015

BOGOTÁ, D. C., JULIO DE 2015

FECHA VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

2013 1 Versión original

2014 2 Actualizada

2015 3 Actualizada

2015 4 Actualizada

Elaboró: JAIRO ALONSO SÁNCHEZ VÁSQUEZ

Revisó: : NÉSTOR ENRIQUE VALDIVIESO ACEVEDO

Aprobó:

Cargo: Asesor Oficina de Planeación

Cargo. Jefe Oficina de Planeación Cargo.

Fecha: Julio 2015 Fecha. Julio 2015 Fecha:

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN PLAN ANTICORRUPCÓN Y

DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

BOGOTÁ D.C. JULIO DE 2015

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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN I MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 5 1.1 Marco Legal. 9 1.2 Estructura Organizacional 10 1.3 Metodología 11

1.4 Modelo de procesos de la PGN. 13 1.5 Identificación de procesos críticos de corrupción 13 1.6 Mapa de Riesgos de Corrupción - Procesos Misionales 16 1.7 Mapa de Riesgos de Corrupción - Procesos de Apoyo 20 1.8 Mapa de Riesgos de Corrupción – Instituto de estudios del ministerio 24 Público II RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES 26 2.1 Expedición de Certificado de Antecedentes 26 2.2 Modernización del proceso 33 III RENDICIÓN DE CUENTAS 35 3.1 Información 36 3.2 Diálogo 39 3.3 Exposición 40 3.4 Participación Ciudadana 41




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IV MECANISMOS PARA MEJORAR ATENCIÓN AL CIUDADANO 42 4.1 Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano. 42

4.2 Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos. 46

4.3 Fortalecimiento de los canales de atención 47

4.4 Facilitar el acceso a la información pública 55

V MECANISMO DE SEGUIMIENTO 67




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INTRODUCCIÓN

El Estatuto Anticorrupción establece como “medidas administrativas para luchar

contra la corrupción”, una serie de mecanismos administrativos para reducir

determinados fenómenos que afectan la gestión estatal, introduce disposiciones

que se ajustan a las nuevas prácticas en materia de corrupción y pretende

subsanar e integrar aquellos aspectos en los cuales se requiere una acción

contundente del Estado y de la Sociedad para acabar con este fenómeno. Entre

estas disposiciones se destacan las políticas institucionales y pedagógicas,

mediante las cuales “Se adoptan una serie de medidas cuya finalidad es lograr

una gestión pública más eficiente bajo el entendido de que solo con una

administración pública moderna y con control social es posible enfrentar la

corrupción y establecer disposiciones pedagógicas para generar en el país una

cultura permanente de la legalidad en todos los ámbitos de las sociedad:

Desde esa perspectiva se implementa el Plan Anticorrupción y de Atención al

ciudadano, en el cual cada entidad del orden nacional en virtud de lo previsto en el

artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, deberá elaborar anualmente una estrategia de

lucha contra la corrupción y atención al ciudadano. Dicha estrategia debe

contemplar el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas

concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los medios para

mejorar la atención ciudadana”. Señala igualmente que: “En aquellas entidades

donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se

podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa

Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la

Corrupción”.




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I MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

En atención a lo expuesto y en especial a que la Procuraduría General de la Nación tiene implementado un sistema integral de administración de riesgos, el cual se traduce en la Política de Administración de Riesgos y en la asignación de competencias y responsabilidades para su administración de la siguiente manera:

Política de Administración del Riesgo de la PGN “Nos comprometemos a preservar la eficacia operativa de la Procuraduría General de la Nación, así como con la salvaguarda y bienestar de sus funcionarios, garantizando el mejor manejo de los recursos, mediante el establecimiento e implementación de un Sistema de Administración del Riesgo que permita la minimización de los costos causados por estos. Realizando un adecuado análisis del contexto estratégico, la pronta identificación de las amenazas y fuentes, el acertado estudio y valoración de los riesgos, así como la debida selección de métodos para su tratamiento y monitoreo, impediremos la materialización de eventos generadores que puedan afectar o impedir el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales”.




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Cómo evitar la materialización de los riesgos de corrupción en la PGN Implementación de controles Aplicación del modelo de gestión ética Procesos de capacitación y formación Programa de Modernización institucional Cumplimiento de políticas Políticas para el uso de equipos y manejo de la información Cómo reducir el riesgo de corrupción en la PGN Optimización de los procedimientos Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol Fortalecimiento del ejercicio de la autoevaluación de la gestión Evaluación independiente del Sistema de Control Interno Cómo dispersar o atomizar el riesgo de corrupción en la PGN Procedimientos de seguridad para resguardo de información institucional Procedimientos de seguridad para protección de personal y bienes en la Entidad Cómo compartir o transferir el riesgo de corrupción en la PGN Pólizas




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SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

RIESGOS DOCUMENTO DEPENDENCIA RESPONSABLE

Naturales (Terremoto, maremotos, inundaciones, etc.)

Plan de emergencias Grupo de Desarrollo y Grupo Bienestar de Personal y Grupo de Salud Ocupacional

Incendios

Atentado terrorista (Explosivos, biológico, francotirador, etc.)

Manual de seguridad de

instalaciones

División de Seguridad

Toma de instalaciones

Asonada o alteración social

Seguridad de personas Manual de esquemas de seguridad (capítulo incluido en el manual de seguridad)

Emergencias de salud Cartilla de primeros auxilios Grupo de Desarrollo y Grupo

de Salud Ocupacional

Accidentes de trabajo, Accidentes de tránsito, Falla de ascensores, anegaciones, Daño de instalaciones, (Caída de techos, paredes, puertas, escaleras, etc.)

Manual de seguridad industrial

Grupo de Desarrollo, División Administrativa y Grupo de Salud Ocupacional

Contaminaciones biológicas o químicas Manual de seguridad Ambiental

Delegada de Asuntos Ambientales y Agrarios

Suspensión de servicios públicos

Plan de Contingencias Logísticas

Oficina de Planeación, División Administrativa Grupo de Salud Ocupacional Desabastecimiento de elementos de

oficina

Daño memoria institucional, archivo Oficina de Planeación, División de Documentación

Daño informático Oficina de Planeación y Oficina de Sistemas

Riesgos organizativos internos o externos Mapa de riesgos Institucionales

Oficina de Planeación

Riesgos de Corrupción Mapa de Riesgos de Corrupción

Oficina de Planeación




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CONCEPTUALIZACIÓN

Acciones: Es la aplicación concreta de las opciones de manejo del riesgo que entrarán a prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del plan de manejo del riesgo.

Categoría: Se refiere al momento en el cual se realiza. Este puede ser: Preventivo, detectivo, correctivo, mixto, no definido

Controles existentes: Especifica cuál es el control que la entidad tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo.

Eficacia: Se refiere a la estimación del grado de mitigación del riesgo, bien sea sobre el impacto o la probabilidad. Este puede ser: Excelente, muy bueno, bueno, insatisfactorio, pobre, no definido.

Evento o causa: Incidente o situación, que ocurre en un lugar y en un intervalo de tiempo dado.

Impacto: Consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo.

Mapas de riesgos: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias.

Opciones de Manejo: Opciones de respuesta ante los riesgos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la entidad.

Plan de manejo del Riesgo: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluación de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia.

Probabilidad: Es la posibilidad de ocurrencia del riesgo; ésta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado, o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya materializado.

Responsables: Son las dependencias o áreas encargadas de adelantar las acciones propuestas.

Riesgo: posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Riesgo Absoluto: Es el máximo riesgo sin los efectos mitigantes de la administración del riesgo. Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que están vigentes, excepto los controles inherentes, tales como el comportamiento racional de los funcionarios.

Riesgo con Controles: Es el máximo riesgo con los efectos mitigantes de los controles existentes y que son efectivos. Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que si considera los controles que están vigentes, excepto los controles inherentes.

Riesgo Residual: Es el riesgo que subsiste después del tratamiento. Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que si considera los controles que están vigentes después de tratamientos, siempre va a existir y tiene que ver con el apetito al riesgo. Valoración del Riesgo: es el resultado de determinar la vulnerabilidad de la entidad al riesgo, luego de confrontar la evaluación del riesgo con los controles existentes.




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1.1 - Marco Legal.

LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. CAPÍTULO SEXTO: POLÍTICAS INSTITUCIONALES Y PEDAGÓGICAS ARTÍCULO 73. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano”. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia. Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción. DECRETO 2641 DE 2012 “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 201”1 Artículo 4. La máxima autoridad de la entidad u organismo velará directamente porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en el documento de "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano". La consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, estará a cargo de la oficina de planeación de las entidades o quien haga sus veces, quienes además servirán de facilitadores para todo el proceso de elaboración del mismo.




10

1.2.- Estructura Organizacional




11

1.3.- Metodología

Identificación de áreas y procesos críticos en la Procuraduría General de la Nación expuestos a prácticas ilícitas, impropias, prohibidas o ilegítimas.

Procedimiento PRO-AR-00-001 de nuestro Sistema de Gestión de Calidad:

DEFINICIÓN DE LOS COMPONENTES DE ACUERDO CON EL MECI.

RIESGO Posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda alterar el cumplimiento de los propósitos del proceso disciplinario, en beneficio propio o de un tercero. Pueden ser externos e internos.

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO Se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado.

QUE GENERA EL RIESGO Es la descripción de la consecuencia que me genera el riesgo al no mitigarlo.

IDENTIFICACION DE RIESGOS ABSOLUTOS (SIN CONTROLES). CONSECUENCIAS O IMPACTOS QUE GENERA EL RIESGO

NIVEL RANGOS DESCRIPCIÓN

5 Catastrófico Pérdidas de confianza e imagen institucional enormes. Pérdidas económicas enormes

4 Mayor Pérdidas de confianza e imagen institucional mayores. Pérdidas económicas mayores

3 Moderado Pérdidas de confianza e imagen institucional medias. Pérdidas económicas medias

2 Menor Pérdidas de confianza e imagen institucional bajas. Pérdidas económicas bajas

1 Insignificante Pérdidas de confianza e imagen institucional mínimas. Pérdidas económicas mínimas

Fuente: Norma AS/NZ4360

PROBABILIDAD DE QUE OCURRA EL RIESGO

Nivel RANGOS DESCRIPCIÓN

5 Casi Cierta La expectativa de ocurrencia se da en todas las circunstancias

4 Muy Probable Probabilidad de ocurrencia en la mayoría de las circunstancias

3 Moderada Puede ocurrir

2 Improbable Podría ocurrir algunas veces

1 Rara Puede ocurrir solo bajo circunstancias excepcionales




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Fuente: Norma AS/NZ4360

Las gráficas elaboradas esquematizan la calificación de la severidad del riesgo absoluto y

del riesgo con controles del proceso. De acuerdo con su posición se puede establecer qué

tipo de políticas y acciones se deberían utilizar para un acertado manejo que conlleve a la

atenuación de los riesgos identificados.

La calificación del riesgo se refleja en la severidad, que es el resultado de cruzar la

consecuencia y la probabilidad, mide la intensidad en que un riesgo está presente y se

puede presentar en 4 niveles:

Rojo = Extremo. Naranja = Alto. Amarillo = Moderado. Verde = Bajo.

El riesgo absoluto se refiere a la posibilidad de que algo suceda y la consecuencia que

podría tener el evento sobre los objetivos o el proceso, en este caso, sin considerar las

medidas o acciones que las personas toman para su control y mitigación.

VALORACION DE LOS RIESGOS CON CONTROLES

NIVEL DE EXPOSICIÓN O DE SEVERIDAD DEL RIESGO

Riesgo Descripción

Extremo Riesgo extremo, se requiere acción inmediata. Planes de tratamiento requeridos, implementados y reportados a la alta dirección. INACEPTABLE

Alto Riesgo alto, requiere atención de la alta dirección. Planes de tratamiento requeridos, implementados y reportados a los Jefes de Delegadas, Oficinas, Divisiones *, etc. IMPORTANTE

Moderado Riesgo moderado, aceptable, debe ser administrado con procedimientos normales de control. TOLERABLE

Bajo Menores efectos que pueden ser fácilmente remediados. Riesgo bajo, se administra con procedimientos rutinarios, riesgo insignificante. No se requiere ninguna acción. ACEPTABLE

Se evalúa la calidad de los controles de acuerdo con los parámetros señalados así como

la probabilidad de ocurrencia e impacto del hecho, información que luego de ser analizada

para cada caso, en cuanto los controles advertidos por las dependencias, lo cual arrojará

una nueva matriz conjunta.




13

1.4.- Mapa de Procesos

1. 5.- Identificación de procesos críticos de corrupción • Análisis funcional de las operaciones.

PROCESOS CRÍTICOS FACTORES DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

Proceso Disciplinario Evaluación de la Queja

Indagación Preliminar

Investigación Disciplinaria

Decisión de fondo

Segunda Instancia

Registro SIRI

Certificación de antecedentes

Proceso de Intervención Oportunidad de la actuación




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Calidad de la Intervención

Proceso Preventivo Evaluación de los hechos

Investigación de los hechos

Oportunidad y Calidad en las Decisiones

Gestión Contractual Contratación Directa

Urgencia Manifiesta

Adiciones

Controversias Contractuales

Contratos Sin Liquidar

Convenios

Prestación de Servicios

Gestión Documental Administración de documentos

Gestión Financiera Ajustes Contables

Castigos

Pasivos Contingentes

Gestión Jurídica Defensa Jurídica

Gestión del Talento Humano Selección de Empleados de Carrera

Vinculación de Personal

Compensación

Situaciones Administrativas

Compensación

Viáticos

Historia Laboral

Capacitación (IEMP)

Instituto de Estudios del Capacitación

Ministerio Público Investigación

Certificaciones

Gestión Contable y Tesorería

Planeación, Presupuesto y Control

Almacén Archivo y Sistemas




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Factores de riesgo del entorno Externos.

Oportunidad: Si existe la oportunidad, por ejemplo por una falta de control,

acceso a la información, puede llevar a cometer irregularidades administrativas y/o

actividades ilícitas, por la posibilidad de no ser descubierto.

Presión: Existe la posibilidad de que un funcionario por impulso, compromiso, o

situación económica apremiante, ya sea por deudas, negocios u otros, que

ocasionan diferentes actitudes en contra de la institución, permitiendo y/o

cometiendo acciones con fines de lucro.

Justificación: La aprobación y conformidad de la actividad ilícita, justificada por

una cultura de ilegalidad arraigada en nuestra sociedad.

Internos:

Discrecionalidad: Cuando existe la posibilidad de que un funcionario que tiene la

capacidad y la autonomía para la toma de decisiones, pueda llevar a decisiones

de fondo contra derecho y/o influenciar en la toma de las mismas, en beneficio

propio o de un tercero.

Acceso a información privilegiada: Cuando existe la posibilidad de que un

funcionario que tiene acceso a información privilegiada pueda llevar al uso o

abuso indebido para la toma de decisiones de fondo contra derecho y/o

influenciar en la toma de las mismas; o a entregar o permitir el acceso a la misma,

en beneficio propio o de un tercero.




16

1.6.- Mapa de Riesgos de Corrupción - Procesos Misionales

Proceso Disciplinario




17




18

Proceso Preventivo




19

Proceso de Intervención




20

7.- Mapa de Riesgos de Corrupción - Procesos De Apoyo




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22




23




24

1.8.- Mapa de Riesgos de Corrupción Instituto de Estudios del Ministerio Público - IEMP




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26

II RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES 2.1 Expedición de Certificado de Antecedentes El certificado de antecedentes disciplinarios, documento público ordenado por la

Ley 190 de 1995, la Ley 734 de 2002, en concordancia con la Ley 1238 de 2008,

que se exige como requisito para posesionarse en cargo público y contratar con el

Estado, que se ha extendido al sector privado, como medio para verificar

antecedentes de aspirantes a vincularse laboralmente en dicho sector; y contiene

las sanciones penales y disciplinarias, las inhabilidades que se deriven de las

relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal, de

las decisiones de pérdida de investidura y de las condenas proferidas contra

servidores y ex-servidores públicos y particulares que desempeñan funciones

públicas o administran recursos públicos, de manera permanente o temporal.

Adicionalmente, incluye las sanciones decretadas por los consejos, gremios y

escuelas de profesiones, distintas del derecho, respecto de sus miembros.

EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIÓN EN MATERIA DE DERECHOS HUMANOS:

Gestión institucional a favor de las Fuerzas Militares y Autoridades que requieren

este documento y demás servicios de la PGN que mejoran nuestra imagen

institucional; el mismo, resultado del trabajo común interno de la Procuraduría en

favor de los fines generales de la función pública.

PREGUNTAS FRECUENTES:

¿Cómo se Obtiene un Certificado de Antecedentes?

Hay dos formas de obtener un Certificado de antecedentes sin costo alguno para

el Ciudadano.

Personal:

En Bogotá: Centro de Atención al Público de la PGN (CAP): carrera 5 nro.

15 - 60, días hábiles de lunes a viernes en el horario de 8:00 am. a 12 m y de

1:00 pm a 5 pm.




27

El certificado de antecedentes para realizar un trámite en el exterior

únicamente se expide en el CAP ya que debe tener la firma original.

Cuando de ciudadanos extranjeros se trata, estos deben presentar la

cédula de extranjería o el pasaporte.

Para solicitar el certificado de antecedentes de personas jurídicas

colombianas, es necesario presentar el Certificado de Cámara y Comercio

y, en el caso de empresas extranjeras, el respectivo registro de la misma

en la Cámara de Comercio en los términos de ley correspondientes.

En el resto del País: En las Oficinas de la Procuraduría General de la Nación

EN LINEA- A TRAVÉS DE INTERNET.

1. Ingresando mediante un navegador de internet a la dirección:

www.procuraduria.gov.co y haciendo clic en "Ingresar Consulta o

expedición de ANTECEDENTES", como se muestra en la siguiente imagen:

Ilustración forma 1. Opción 1

Y lo llevara a la pantalla

http://www.procuraduria.gov.co/




28

Ilustración forma 2. Expedición Certificado Antecedentes

2. Ingresando a la dirección www.procuraduria.gov.co haciendo clic en "Ingresar

al Portal de la Procuraduría" y en el menú superior de "Sistema de

Atención al Ciudadano" seleccionar "Certificado de Antecedentes", ",

como se muestra en la siguiente imagen:





29

Ilustración forma 3. Opción 2

Lo llevara a la pantalla

3. Ingresando directamente en las direcciones url:

http://siri.procuraduria.gov.co/cwebciddno/Consulta.aspx para consulta de

antecedentes

http://siri.procuraduria.gov.co/webciddno/Generar.aspx para generación de

antecedentes

El sistema le permitirá Consultar Antecedentes o Generar Antecedentes

Si pulsa el botón “Consultar antecedentes” solo debe Escoger el tipo de

identificación y Digitar el número correspondiente

http://siri.procuraduria.gov.co/cwebciddno/Consulta.aspx

http://siri.procuraduria.gov.co/webciddno/Generar.aspx




30

Si pulsa el botón “Generar Antecedentes”

Escoja el Tipo de Certificado a Generar (especial u ordinario)

Finalmente pulse el botón “Generar certificado” y le presentara un mensaje en el

cual puede Abrirlo o Guardarlo o Cancelar la generación del certificado.

Con abrir o Guardar el Certificado se presentara en formato PDF.

¿Qué debo hacer cuándo el documento consultado no aparece registrado en

el sistema de información SIRI?

Las causas posibles son:

Que el número del documento de identificación digitado no está correcto, en

dado caso debe asegurarse de digitar correctamente el número




31

Que el número de documento, aunque correcto, no está en la base de datos

por lo tanto deberá solicitar personalmente o por escrito, en la Ciudad de

Bogotá a la División Centro de Atención al Público de la Procuraduría General,

en el resto del país acercarse a las Procuradurías Regionales para que se

tramiten las correcciones a que haya lugar; presente para ello el documento

original a la vista y con copia simple del documento de identificación.

(Personas Naturales: Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Personas

Jurídicas: Certificado de existencia y representación legal o acto administrativo

que autoriza su funcionamiento)

¿Dónde solicito un certificado de antecedentes para trámite en el extranjero?

El certificado de antecedentes que se requiera para trámites fuera del país debe

llevar firma original del Jefe de la División Centro de Atención al Público y por ello

se expedirá en la ciudad de Bogotá para su posterior apostillaje.

¿Qué debo hacer cuando mi número de identificación presenta antecedentes

incorrectos?

Debe presentar solicitud respetuosa vía correo electrónico a

[email protected] o a [email protected], o radicar en

cualquiera de las oficinas de la Procuraduría un escrito exponiendo la situación. Es

importante establecer que tales solicitudes serán atendidas en los términos

establecidos por la ley, en todo caso se informa que los antecedentes certificados

por la Procuraduría son reportados por las autoridades y son ellas que en

determinado caso, deberán solicitar la corrección necesaria.

¿Qué información contiene el Certificado Ordinario?

El certificado ordinario contiene las anotaciones de la providencias ejecutoriadas

en los últimos cinco años, aun cuando su duración sea inferior a ese período, las

inhabilidades automáticas que señale la ley y en todo caso, aquellas que se

encuentren vigentes al momento de generarse el documento, aunque hayan

transcurrido más de cinco años desde la ejecutoria del fallo.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]




32

¿Qué información contiene el Certificado Especial?

El certificado especial contiene las anotaciones referidas para el certificado

ordinario, más las inhabilidades intemporales previstas en la Ley para algunos

cargos de la administración pública, tales como los de elección popular, Fiscal

General, Procurador General, Contralor General, Magistrado de la Corte Suprema

de Justicia, Corte Constitucional, Consejo Superior de la Judicatura y del Consejo

de Estado, Miembros del Consejo Nacional Electoral, Director de Departamento

Administrativo, Miembros Junta Directiva del Banco de República, Notario y

empleados y funcionarios de la Rama Judicial y de los órganos de control.

¿Qué sistema de información Utiliza la Procuraduría General de la Nación

para hacer los registros de sanciones debidamente ejecutoriadas?

La PGN adoptó el sistema de información para el registro de sanciones y causas

de inhabilidad -SIRI- , donde se lleva el registro y control de las sanciones penales

y disciplinarias, las inhabilidades derivadas de procesos con responsabilidad fiscal,

de las declaraciones de pérdidas de investidura, de las relaciones contractuales

con el Estado, y las sanciones a profesionales adoptada por colegios, consejos o

agremiación debidamente reconocidas por el Gobierno Nacional. Dicho sistema de

información es el soporte técnico utilizado por la Procuraduría para generar el

certificado de antecedentes disciplinarios.

¿Cuándo se inactivan las anotaciones del Sistema de Información SIRI?

El Sistema de Información SIRI, en el cual la Procuraduría registra las sanciones e

inhabilidades, inactiva automáticamente las anotaciones que cumplan los cinco

años contados a partir de la fecha de ejecutoria de la sanción, si esta es inferior a

dicho término, o si es superior, hasta que el término señalado para la vigencia de

la sanción, inhabilidad y/o condena se cumpla, salvo que la Autoridad competente

en el caso de sanciones penales, informe que la condena impuesta superior a

cinco años ya fue cumplida antes de culminar el tiempo real de la misma. Y en

cuanto a las anotaciones de inhabilidades producto de la responsabilidad fiscal,

estas se inactivaran cuando la Contraloría General de la República reporte a la

Procuraduría General de la Nación el boletín de exclusión de responsables

fiscales.




33

¿Cuándo se inactivan las anotaciones del Sistema de Información SIRI?

El Sistema de Información en el cual la Procuraduría registra las sanciones e

inhabilidades, inactiva automáticamente las anotaciones que cumplan los cinco

años contados a partir de la fecha de ejecutoria siempre y cuando se haya

cumplido la sanción y haya sido informada por la Autoridad competente a la

Procuraduría.

Las inhabilidades que se derivan de la sanción pueden permanecer activas según

lo ordenado por la ley el ciudadano o entidad no necesita realizar ninguna

solicitud.

¿Qué trámite debo realizar para modificar los datos básicos de personas

naturales o jurídicas referidos a nombres, apellidos o razón social?

Cuando el documento consultado reporta datos diferentes referidos a: nombres,

apellidos o razón social, deberá solicitar el registro o corrección a la División

Centro de Atención al Público en la ciudad de Bogotá o en las sedes de la

Procuraduría en la capitales de departamento, con el documento original a la vista,

y Con copia simple del: Documento de identificación, o Certificado de existencia y

representación legal, o Acto administrativo que autoriza su funcionamiento.

A efecto de mejorar el servicio de expedición del certificado de antecedentes, se

plantea como estrategia anti trámites la que se muestra en el siguiente cuadro:

2.2 Modernización del proceso A efecto de mejorar el servicio de expedición del certificado de antecedentes, se

plantea como estrategia anti trámites la que se muestra en el siguiente cuadro:




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35

III RENDICIÓN DE CUENTAS “ …la Corte Constitucional colombiana ha señalado la obligación de las distintas dependencias de la Administración Pública de proporcionar la información necesaria para el ejercicio del control ciudadano, precisando que “En una democracia participativa el derecho a acceder a la información (artículo 20, C.P.) constituye un instrumento indispensable para el ejercicio del derecho político fundamental a participar en “el control del poder político” (artículo 40, C.P.), de lo cual depende la efectividad del principio de responsabilidad política (artículo 133, C.P.)6, así como la materialización del principio de publicidad que rige la función administrativa (artículo 209 C.P.)” (Corte Constitucional 2002)” En este sentido, la Corte Constitucional colombiana ha señalado la obligación de las distintas dependencias de la Administración Pública de proporcionar la información necesaria para el ejercicio del control ciudadano, precisando que “En una democracia participativa el derecho a acceder a la información (artículo 20, C.P.) constituye un instrumento indispensable para el ejercicio del derecho político fundamental a participar en “el control del poder político” (artículo 40, C.P.), de lo cual depende la efectividad del principio de responsabilidad política (artículo 133, C.P.)6, así como la materialización del principio de publicidad que rige la función administrativa (artículo 209 C.P.)” (Corte Constitucional 2002). En cuanto a acuerdos internacionales, en primer lugar, la Convención Interamericana de Lucha Contra la Corrupción, que ha sido ratificada por Colombia, contiene compromisos en materia de participación ciudadana, acceso a la información, mecanismos de consulta a los ciudadanos y seguimiento participativo a la gestión pública, y el mecanismo de seguimiento a la corrupción (MESICIC), el cual compete a un Comité de Expertos de los Estados miembros que ha hecho recomendaciones específicas en esa materia7. En segundo lugar, la Convención de Naciones Unidas Contra la Corrupción establece obligaciones en cuanto a transparencia y acceso a la información pública y señala que los Estados Parte deben adoptar "[...] las medidas que sean necesarias para aumentar la transparencia en su administración pública" (ONU 2004). Por último, la Carta Iberoamericana de la Participación Ciudadana, adoptada por el Gobierno colombiano en 2009, recomienda a los Estados Parte impulsar la participación ciudadana y la rendición de cuentas a la ciudadanía reconociendo su importancia para la transparencia y legitimidad en el ejercicio del poder público”.

6 Constitución Política. Artículo 133. Carácter de los congresistas. Inciso segundo. “El elegido es responsable políticamente

ante la sociedad y frente a sus electores del cumplimiento de las obligaciones propias de su investidura”... 7 Los informes pueden ser consultados en la página de Internet del Programa de Lucha contra la Corrupción: www.anticorrupcion.gov.co POLÍTICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS - Documento CONPES 3654 - Departamento Administrativo de la Función Pública - Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción

http://www.anticorrupcion.gov.co/




36

3.1 Información “La rendición de cuentas social requiere de una actitud de transparencia en el sector público. Esto remite a la información generada por el sector público o que sea de naturaleza pública, la cual debe ser de buena calidad y estar efectivamente publicada o puesta a disposición de los ciudadanos en diversos medios, para llegarle a todos los grupos poblacionales y de interés. El proceso de la información comprende al menos tres etapas: la producción de información, la publicación y difusión y el seguimiento o control de su efectiva disponibilidad para los ciudadanos”. POLÍTICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS - Documento CONPES 3654 - Departamento Administrativo de la Función Pública - Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción

INFORMES DE GESTIÓN




37

PÁGINA WEB: www.procuraduria.gov.co,

El proceso de consolidación de la página web institucional comenzó en el año

2009 con el rediseño gráfico y de contenidos, así como con el cumplimiento de los

estándares establecidos por Gobierno en Línea, lo que garantizó un producto más

amigable en el que la multimedia cobró protagonismo. La etapa “Transformación

en Línea” continuó desarrollándose con la puesta a punto de la infraestructura

humana y tecnológica necesaria para la realización de productos multimedia,

incluyendo videos, audios y galerías fotográficas, en ejercicios que se iniciaron con

la búsqueda de la información en el lugar donde se registraba el hecho, su

conversión a formato digital y su oportuna publicación en la página.

De esta manera se dio cumplimiento al precepto constitucional de “facilitar la

participación de todos en las decisiones que los afectan”, tal como lo señaló el

correspondiente informe anual de gestión. Sobre esa misma línea multimedia

implementada, se creó la sección “Lo que dice el Procurador General de la

Nación”, en la que se publicaron las intervenciones del Jefe del Ministerio Público.

También recibieron su espacio, entre otros, el Sistema Integral de Prevención,

Participación Ciudadana, Registro de Noticias del Día, Procurando Televisión, La

PGN en el Canal Institucional y Rendición de Cuentas.





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Como primer paso hacia los nuevos canales de interacción, se adaptó la web 2.0, que generó interacción entre el Estado y ciudadanía. La Procuraduría General de la Nación implementó por primera vez un espacio en la red social Facebook, con la intención de generar canales de discusión, contraposición de ideas y construcción social. En el 2011, se inició la consolidación de una nueva plataforma tecnológica para la página web. Las reformas incluyeron el Sistema de Atención al Ciudadano, en el que los navegantes pueden encontrar las herramientas necesarias para generar el Certificado de Antecedentes Disciplinarios, presentar quejas y/o denuncias, revisar el estado de procesos disciplinarios, reparto de conciliaciones y correspondencia radicada; así como consultar la relatoría y el directorio de la Entidad. Finalmente, en 2012 se dio el salto hacia los canales de interacción tales como Facebook, Twitter y YouTube. Gracias a una permanente actualización, y a la política institucional de atender, resolver y fomentar las inquietudes y manifestaciones ciudadanas, los canales de la Procuraduría en redes sociales alcanzan una comunidad, en permanente crecimiento.

PROCURANDO T.V. Con un claro enfoque ciudadano, el proyecto institucional que se financia en su totalidad con recursos de la anterior Comisión Nacional de Televisión -CNTV-, hoy Autoridad Nacional de Televisión -ANTV-, con los cuales se estuvo al aire durante 117 emisiones en las que preponderaron criterios de calidad del producto audiovisual; veracidad, oportunidad y pedagogía en los contenidos, además de la descentralización de la información que se registraba.

ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES La frecuente situación de vulneración de derechos de la infancia, la adolescencia y la familia en general, promovió el desarrollo de la estrategia de seguimiento a medios de comunicación, con lo cual se ha logrado conocer oportunamente la noticia y gestionar las acciones pertinentes para conseguir un impacto positivo para la ciudadanía en la garantía de derechos. De los requerimientos realizados a los diferentes organismos y entidades de carácter público y privado se están adelantando seguimientos. El propósito es garantizar que los niños, niñas, jóvenes y adolescentes conozcan las funciones de la Procuraduría General de la Nación y a partir de ese conocimiento se formen una opinión, exijan sus derechos y cumplan con sus deberes. En una primera fase llegará a cinco localidades de Bogotá, y posteriormente se descentralizará a otras ciudades del país. De esta manera se cumple con la premisa del Plan Estratégico Institucional de asegurar que los ciudadanos conozcan sobre la existencia y competencia de la Procuraduría General de la Nación en materia de promoción y defensa de los derechos fundamentales.




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3.2 Diálogo “El componente de diálogo en la rendición de cuentas se refiere a aquellas prácticas en las que las entidades públicas van más allá de dar información a los ciudadanos y dan explicaciones y justificaciones de sus acciones, en espacios presenciales o de manera oral en contacto directo con los ciudadanos. En el país se destacan las siguientes prácticas en ese sentido”

AUDIENCIAS DE RENDICIÓN DE CUENTAS: “La rendición de cuentas asignada, de agencia o por instituciones de mandato pretende corregir las deficiencias del balance de poderes. Se trata de órganos creados específicamente con la finalidad de controlar el desempeño y el comportamiento de las tres ramas del poder tradicionales. Estas agencias suelen tener autonomía y pueden solicitar información, verificar el cumplimiento de conductas, recibir y tramitar quejas sobre el comportamiento de las instituciones y sus servidores, y de aplicar sanciones en casos determinados13. Usualmente estos órganos se enfocan en las conductas violatorias de normas, pero también pueden abordar la obtención de resultados (Banco Mundial 2004). Tradicionalmente estos órganos de control abordan asuntos disciplinarios, corrupción, derechos humanos, sociales, económicos, ambientales y culturales, fiscales y penales”. 13 O´Donnell (2004, p.12) las define en la siguiente forma: “La existencia de instituciones estatales que tienen autoridad legal y están fácticamente dispuestas y capacitadas para emprender acciones que van desde el control rutinario hasta sanciones penales o incluso impeachment, en relación con actos u omisiones de otros agentes o instituciones del estado que pueden, en principio o presuntamente, ser calificados como ilícitos”. POLÍTICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS - Documento CONPES 3654 - Departamento Administrativo de la Función Pública - Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción

Audiencia Pública Rendición de Cuentas

Los aspectos más destacados de la gestión de la Procuraduría General de la Nación, son presentados a los colombianos en audiencia pública de rendición de cuentas, presidida por el procurador Alejandro Ordóñez Maldonado, emitida en directo a través del Canal Señal Institucional y transmisión simultánea en la página www.procuraduria.gov.co.




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Garantiza la difusión de información de la Procuraduría General de la Nación sobre el funcionamiento, la gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés, para que efectivamente las prácticas de interacción con las partes interesadas y la ciudadanía estén enfocadas a la construcción de lo público y a la generación de confianza.

¿A través de qué medio se puede informar sobre la gestión de la Procuraduría General de la Nación?

a. Página de internet

b. Cuenta en Twitter @PGN_COL

c. Página en Facebook

d. Canal en YouTube

3.3 Exposición

Informes de Gestión Actualización de la página de Internet Boletines de Prensa Ruedas de Prensa Audiencias Públicas Elaboración Boletín institucional “Procurando”.




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3.4 Participación Ciudadana

Mediante convocatoria a las Veedurías con antelación suficiente para el conocimiento de los resultados alcanzados y sus expectativas sobre los pronunciamientos que adicionalmente requieran ampliación o explicación sobre los hechos y la gestión realizada, así como sobre la utilización de los recursos asignados; son parte esencial para garantizar transparencia en búsqueda de la construcción de la confianza Ciudadana en la Gestión Institucional.




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IV MECANISMOS PARA MEJORAR ATENCIÓN AL CIUDADANO 4.1 Desarrollo institucional para el servicio al Ciudadano.

“NUEVO MODELO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO En el nuevo modelo de gestión de la Función Preventiva en la PGN se plantea la creación de un Modelo de Atención al Ciudadano, cuyo propósito será velar porque toda persona que acuda a la entidad reciba una atención efectiva e integral, con un acompañamiento que le permita a ese ciudadano tener claridad, en cualquier momento, sobre el estado en que se encuentra el trámite de su requerimiento. El Modelo de Atención al Ciudadano (usuario) plantea dos modalidades básicas de requerimientos o solicitudes ante la PGN: las presenciales y las no presenciales. En las primeras se incluyen todas las solicitudes que presentan directamente los ciudadanos o grupos de ciudadanos, con miras a recibir una respuesta inmediata, al menos sobre la forma en que deberá tramitar su requerimiento. En las segundas se agrupan todas los restantes canales de recepción de solicitudes: Call center, correspondencia y todas las modalidades virtuales (página web, correo electrónico, blogs y redes sociales). En el caso presencial, todo ciudadano llegará a un módulo de información y será recibido por un funcionario calificado, que contará con un protocolo de inicio de atención, gracias al cual la persona recibirá la orientación de a dónde dirigirse. Una vez cumplido el procedimiento de recibir y conocer el planteamiento inicial sobre lo que motiva a la persona a acudir a la PGN, por parte del responsable de turno del módulo de información, la persona se dirigirá a los módulos preventivos de atención presencial. En estos módulos estarán profesionales de las diferentes procuradurías delegadas que cumplen funciones preventivas, adecuadamente calificados para atender al ciudadano, en especial para escucharlos, reconocer sus preocupaciones y angustias, y orientarlos sobre la forma de tramitar su solicitud. En este módulo, el ciudadano recibirá una información completa, empezando por la validación de si el tipo de solicitud que está planteando cae en las competencias de la PGN. En caso de no ser así, se contará con instrumentos y documentación que le permitan a la persona orientarse de a qué institución dirigirse, en dónde se encuentra esa entidad y cuáles son los requerimientos que puedan existir para ser atendidos.




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Cuando la solicitud corresponda a temas o asuntos que le competen a la PGN, el colaborador de la PGN que atiende al ciudadano buscará darle una atención inmediata e integral, que le permita a la persona entender el alcance de la acción de la Procuraduría, al igual que las características del trámite al que será sometida la solicitud y la forma de realizar el correspondiente seguimiento a la evolución de este trámite.

El Sistema Único de Atención al Ciudadano tiene prevista la existencia de un conjunto de Ventanillas Únicas de Atención Integral, en las que serán atendidos los ciudadanos que presenten solicitudes que pueden ser evacuadas a través de un trámite corto e inmediato. A estas ventanillas llegarán personas enviadas, bien sea por el responsable del módulo de información o por los profesionales que atenderán las ventanillas correspondientes a las diferentes procuradurías delegadas con funciones preventivas. Cuando la solicitud llega a la PGN por correo, ésta se enviará a las unidades ventanillas) de recepción de correspondencia, de donde pasarán al Centro de Radicación y Asignación de Competencias, en donde se contará con personal calificado, para dirigir cada solicitud a la instancia competente, buscando evitar, al máximo, lo reprocesos o redireccionamientos de las solicitudes que se presenten. El montaje e implementación de Sistema Único de Atención al Ciudadano, prevé el sustantivo fortalecimiento de los sistemas de información que participan en los diferentes procesos de trámite de las solicitudes que recibe la PGN. Se desarrollará una Base Única de datos de los ciudadanos, en donde se encontrarán los datos básicos de las personas que acuden a la Institución, con el propósito de que esta información pueda ser cruzada con la información con que cuentan otras instituciones públicas: Registraduría Nacional del Estado Civil, Contraloría, Fiscalía, DIAN, Bienestar Familiar, entre otras, de tal manera que la atención al ciudadano tenga paulatinamente un nivel de integralidad que favorezca a los ciudadanos

LA INTERACCIÓN CON LOS CIUDADANOS

Como se deduce de la presentación del SUAC, el presente modelo contempla una amplia gama de canales y mecanismos de atención de interacción con los ciudadanos, de tal manera que se pueda construir una capacidad integral para la búsqueda de soluciones a sus necesidades y requerimientos, a la par de configurar de manera permanente sólidas redes de conocimiento y aprendizaje, capaces de recoger, procesar, sistematizar y analizar la información que proviene de esas solicitudes, pero igualmente de los procesos de control de gestión que la institución cumple con las entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas. Sobre esta base, el nuevo modelo se fundamenta en la gestión del conocimiento oportuno y relevante que permita una comprensión integral del estado del ejercicio de los derechos por parte de los ciudadanos y muy especialmente de los riesgos potenciales de vulneración, en el marco de la gestión estatal.




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LA CONSTRUCCIÓN DE VÍNCULOS E INTERRELACIONES CON LA CIUDADANÍA

La Procuraduría General de la Nación ha logrado la construcción de sólidas relaciones con la comunidad, lo que le representa un amplio y dinámico reconocimiento por parte de la ciudadanía. Con miras a aprovechar ese reconocimiento, el nuevo modelo plantea el despliegue de diversas acciones encaminadas a lograr una más activa y profunda interrelación entre la Entidad y sus usuarios. Se busca entonces que los ciudadanos se conviertan en aliados estratégicos de la institución en las tareas de control de gestión sobre la gestión pública, al igual que sean las opiniones de ellos mismos un insumo fundamental para hacer una evaluación permanente de la forma como la PGN cumple cabalmente con sus responsabilidades en el ámbito de la prevención a la vulneración de los derechos de los colombianos”.

“Informe Ejecutivo Modelo de Gestión Preventiva de la PGN” - CONSULTORÍA PARA EL DIAGNÓSTICO Y DISEÑO DEL

MODELO DE GESTIÓN PREVENTIVO DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.- Preparado por: ASOCIACIÓN MARQUES Y URIZA-SPHERA CONSULTING

CUALIFICACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO PARA ATENCIÓN AL CIUDADANO

Diagnóstico talento humano adscrito a los grupos de trabajo (nivel central y territorial) que asesoran, orientan o tienen contacto con ciudadanos en la Procuraduría General. Asignación de recursos nivel central y territorial: personal con perfiles y competencias, equipo técnico, y adecuación de espacios de acuerdo a resultados de una asesoría o consultoría.

Referentes de valoración ética a través de:

- Respetar - No hacer distinciones - Orientar - Cumplir siempre con la palabra - Dar siempre lo mejor de sí mismo - Actuar con diligencia - Cooperar - Entendimiento y colaboración - Trato justo

Pilares del servicio al Ciudadano:

- Amable - Rápido - Informativo - Efectivo - Confiable




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Página web: www.procuraduria.gov.co,

Expedición de certificado de antecedentes disciplinarios.

El certificado de antecedentes disciplinarios, documento público ordenado por

la Ley 190 de 1995, la Ley 734 de 2002, en concordancia con la Ley 1238 de

2008, que se exige como requisito para posesionarse en cargo público y

contratar con el Estado, que se ha extendido al sector privado, como medio

para verificar antecedentes de aspirantes a vincularse laboralmente en dicho

sector; y contiene las sanciones penales y disciplinarias, las inhabilidades que

se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con

responsabilidad fiscal, de las decisiones de pérdida de investidura y de las

condenas proferidas contra servidores y ex-servidores públicos y particulares

que desempeñan funciones públicas o administran recursos públicos, de

manera permanente o temporal.

Adicionalmente, incluye las sanciones decretadas por los consejos, gremios y

escuelas de profesiones, distintas del derecho, respecto de sus miembros.





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Estadísticas en expedición de certificado de antecedentes disciplinarios para el

período enero a diciembre de 2014:

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES

DISCIPLINARIOS NÚMERO

Descargas desde la página web institucional 12.439.219

Expedición desde puntos físicos División CAP 71.771

Expedición de constancias de derechos humanos e infracciones al DIH

23.993

Datos que evidencian el servicios de importancia e impacto positivo a toda la

sociedad colombiana desde la disposición del certificado de antecedentes vía

internet primero, y luego la atención personal a nuestros clientes de manera

ágil, oportuna y con calidad, hecho que impacta de manera positiva la gestión

realizada, primero a favor de la comunidad en general y luego como imagen de

la Procuraduría General, que denota lo favorable de la iniciativa legislativa que

permitió expedirlo el certificado de manera gratuita, la estructura de hardware,

software y conectividad con que cuenta la PGN; segundo la acogida del

certificado de antecedentes en todos estamentos sociales del país; mostrando

un trabajo común en favor de los intereses comunes sociales de todo

colombiano.

4.2 Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos.

La procuraduría General debe de manera lógica, racional y práctica ordenar mediante un proceso normado disponer de la asignación del talento humano a los grupos de trabajo que tengan contacto con el público, de suerte que se pueda garantizar la asimilación por parte de estos de la importancia, servicio social, ejercicio público ético, y aplicar esa vocación y sensibilidad personal hacia los clientes internos o externos de la entidad; entregando en todo momento, por una lado de su total atención, concentración, moralidad y saber; y por otro, que el cliente reciba soluciones oportunas a sus quejas, reclamos y peticiones.

http://172.16.8.218:8080/strategosweb/app/objetivo_ficha?ID=574274

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Los mecanismos e instrumentos para lograr tales objetivos, será a través de un programa de capacitación y sensibilización permanente y rotativo que incluya por lo menos: seminarios, diplomados, cursos rápido, talleres, videoconferencias y campañas internas. Programa que deberá comprometer a todo el personal que tiene contacto con el cliente interno o externo en la entidad, que puede verse favorecido con servidores que cuenten con conocimiento, experticia, praxis y vocación de servicio a toda prueba.

4.3 Fortalecimiento de los canales de atención

Modelo para planear, ejecutar y evaluar el servicio al ciudadano de la

Procuraduría General de la Nación PGN.

La necesidad de mejorar los servicios y productos que entrega la Procuraduría

General al ciudadano en Colombia, debe pretender la búsqueda de su calidad,

la eficiencia y oportunidad en su trámite y en el cumplimiento de los fines u

objetivos institucionales definidos para ella por la Constitución, la ley y las

decisiones judiciales o administrativas. Donde debe aparecer como primer

actor el ciudadano de a pie, quien tiene mayores necesidades y por tanto,

exige una asistencia permanente en los términos de ley por parte de la

Procuraduría. Con lo cual se logrará una ventaja competitiva en materia de

atención al ciudadano respecto del sector público y del sector real del país, y

con ello una mejora sustancial de la imagen y predilección de los habitantes de

la patria.

Por lo anterior, los protocolos y prácticas de atención al ciudadano serán

perfectos y ajustados permanentemente en la entidad para garantizar su

adecuación a las exigencias del cliente, donde los servicios y productos sean

adecuados, la atención eficiente y se entreguen resultados en la medida y

expectativas del cliente. Debiendo identificar objetivamente la organización

actual previamente, con estudios diagnósticos que incluyan sus fortalezas,

debilidades, oportunidades y amenazas, todos esos factores enmarcados

dentro de su misión y visión.

Condición que debe cumplir con el conocimiento del cliente, esencialmente en

aspectos como: condiciones psíquicas, físicas, experiencias, modos de operar

y exigir los servicios institucionales; asunto crucial para corresponderle en

términos de ley, en el cumplimiento de sus deseos y pedidos crecientes en

todos los puntos de contactos de la Procuraduría, con una imagen estándar y




48

uniforme; y con ello, mantener su satisfacciones personales en niveles óptimos

de fidelidad y plenitud. Decisión institucional, que permite disponer de una

flexibilidad en la estructura organizacional, el talento asignado a los grupos de

trabajo con contacto con el cliente, quienes siempre serán servidores

motivados para entregar en todo momento un servicio de calidad a usuarios

internos y externos.

Lo anterior, por supuesto, sin olvidar ajustes a la planta física, dotación de

software, conectividad, equipos e impresoras de última tecnología, ampliación

de cobertura en el país, adecuación de espacios físicos de contacto en

condiciones de decencia y decoro, elementos esenciales en la administración y

aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios institucionales a

los clientes frecuentes u ocasionales en la Procuraduría General. Así mismo,

se tendrán mecanismos e indicadores de seguimiento, control y desempeño a

servidores y dependencias, para conocer en cualquier momento de su gestión

pública.

Con los postulados anteriores se describe y define la filosofía ética de atención

con calidad y eficiencia al cliente de manera institucional, que aplique en la

sede central o cualquier otro punto de atención de la Procuraduría en el país,

sin olvidar un proceso de selección de talento humano de estándares

transparentes a la comunidad y de cara al cliente quien ejercerá el mejor cargo

en la entidad: Sensor de las prácticas públicas de atención al ciudadano, para

lo cual vinculará su grado de satisfacción con el tratamiento recibido y el trámite

asignado por el servidor de turno a su caso concreto propuesto a la primera

entidad del Ministerio Público.

Ofrecer un servicio amable, rápido, informativo, efectivo y confiable a los

ciudadanos.

Para el logro de los objetivos y fines de la función pública en la entidad será

necesario identificar las fortalezas institucionales (equipo de trabajo, medios de

soporte al tramite de casos propuestos, espacios físicos, horarios de atención,

entorno legal y social, etc.) y las disposición, compromiso y aptitud del servidor

que tramita los asuntos del ciudadano en la Procuraduría, para que con la

medida de los tiempos de entrega de productos y respuestas que resuelvan los

problemas planteados a la entidad por el cliente, se evidencie la calidad y

eficiencia del servicio que se presta a clientes internos y externos en todas las

sedes del negocio.




49

Partiendo de la anterior, se podrá diseñar y ejecutar como prototipos y luego

aplicar en todas las sedes a nivel nacional de la entidad, de estrategias éticas

primarias al interior comportamental de servidor que atienden y orientan al

ciudadano en la Procuraduría, tales como:

1. El servidor debe comprometerse consigo mismo, ser su propio gestor,

crítico, propiciar el autocontrol y asumir las tareas a cargo en su desempeño

diario con optimismo y satisfacciones íntimas.

2. El servidor con contacto con público en la entidad tendrá un trato digno y

confianza en si mismo, para que ello sea garantía del mismo tratamiento

asignado a las personas, seres humanos y clientes que debe tratar en su

puesto de trabajo a diario.

3. Se deberá transformar e instruir de manera permanente y continua al

asesor o servidor que orienta y atiende a las personas -clientes- en su

gestión diaria con manifestaciones en todo momento de amabilidad,

cortesía y conocimiento de los servicios y productos de la entidad.

4. Escuchar, oír y aceptar los hechos que afectan al ciudadano, que sean de

competencia de la Procuraduría o cualquier otra entidad púbica, dado que

la normativa actual permite presentar una queja o petición en cualquier

dependencia del estado, y este será responsable de remitirla al competente

en términos de calidad, oportunidad y eficiencia en sede administrativa y a

cualquier municipio del país.

5. Peguntar poco, pero de manera concreta, lo cual permitirá obtener la mayor

información pertinente, conducente y aplicable al caso concreto propuesto

por el ciudadano a la función pública, y en particular a la Procuraduría.

6. El servidor debe conocer las funciones misionales y administrativas de la

Procuraduría General de la Nación, de la dependencia donde desempeña

sus funciones y en general de la función pública, para orientar y asesorar

con conocimiento al ciudadano, aspecto esencial del tratamiento profesional

y ético a las necesidades y asuntos del cliente.

Para lograr estos cometidos, la entidad deberá proponer y disponer de

recursos suficientes para soportar la capacitación, sensibilización y motivación

permanente a sus servidores, incluyendo guías de servicios y productos

institucionales, medios y material de trabajo asignados de manera oportuna,

manuales de usuario, reparaciones y partes de elementos equipos y




50

conexiones digitales o eléctricas efectuadas con oportunidad, actualizaciones

de software y equipos garantizado, conectividad y ancho de banda eficiente,

calidad y confiabilidad de la información, datos y reportes generados que se

entregan a clientes, con lo cual se manifieste la debida, licita, y oportuna

atención al usuario interno o externo.

De otra parte, será una política pública en la Procuraduría la selección de

servidores con las debidas competencias, destrezas, aptitud y vocación de

servicios al ciudadano, las cuales deberán ser identificas de manera objetiva y

práctica en lo sucesivo en la entidad, sin olvidar que dicha acción será

mantenida en el tiempo, dado que este aspecto de la función a cargo de la

organización es de primer orden en el grado de satisfacción del cliente y del

servicio de atención a público, de acuerdo a los estándares aplicables al sector

público y privado, ya sea en el país o en cualquier lugar del planeta tierra.

Homogenizar el Servicio al ciudadano de la PGN por medio de estándares

y protocolos.

El cumplimiento de esta obligación exige a la Procuraduría General

implementar una política, plan, estrategia e indicadores de seguimiento formal y

comedido del servicio puesto a consideración de los clientes interno y externos,

pretendiendo con ello medir variables subjetivas de percepción, agrado,

satisfacción, calidad y oportunidad de la respuesta recibida por ellos de la

entidad, calificable en escala psicométrica Likert o en valores absolutos; asunto

que deberá ser cuantificado, analizado y proponer las tendencias, formatos, e

instrumentos de atención acorde con las necesidades mensurables y tipificadas

de la clientela institucional por la dependencia competente para tales eventos,

acciones que facilitarán mantener una imagen sana, recuerdos permanentes,

efectivas y concreta soluciones a los problemas planteados a la Procuraduría

General por la sociedad colombiana.

Así mismo, para conocer las fortalezas institucionales se debe identificar al

cliente tipo, de suerte que se puedan adoptar de manera flexible y rápida

soluciones a tendencias distintas a las prácticas de trabajo en el negocio, de

manera que el cliente tenga una base de datos en la entidad, donde se

disponga de atributos personales tales como: número de identificación,

nombres y apellidos, asuntos propuestos a la entidad, nivel académico,

frecuencia de las consultas, lugar de residencia, etnia, profesión u oficio, rango




51

etario, credo, estrato social, estado civil, composición familiar, etc. variables

que faciliten la medida e identificación social, cultural y problemática que

requiere ese ciudadano en particular, o el cliente típico de la Procuraduría; lo

que generará una cultura de atención al cliente personalizado, conocimiento de

los casos más frecuentes propuestos en materia preventiva, de intervención en

ejercicio de la función de Ministerio Público, disciplinaria o del área

administrativa institucional, mediante las cuales se tramita el asunto del

interesado con agilidad, calidad y eficiencia.

Aspectos así planteados que permitirán de manera flexible, recursiva y pronta

el reconocimiento del cliente, sus tendencias, servicios que reclama de la

entidad, los tiempos de respuesta institucional, y el grado de satisfacción final

del cliente interno o externo. Amen, del juicio propio o interno que de se debe

realizar para identificar debilidades, flaquezas, fallas, errores comunes, y

personas incompetente para la atención al cliente que será sujeto de análisis,

mejora, corrección y cambio inmediato al agente que genera y mantiene ese

tipo de conductas inadecuadas en el desempeño social de la Procuraduría

General. Ante lo cual, solo falta reiterar, que se requiere una política de

selección e ingreso de servidores a la entidad, que permita que solo los

mejores, más competentes y aptos sean los responsables de la atención al

público en la entidad; proceso que garantice la asignación de personas con

calidades humanas en el negocio para que resuelvan las necesidades y

requerimientos de los clientes nuestros.

Sin olvidar, que la entidad debe formatear y construir nuevos procesos,

protocolos e instrumentos de atención al ciudadano conforme lo ordena la ley y

el reglamento vigente en el país.

Incorporar el uso de recursos físicos e informáticos para la prestación de

los servicios.

Aspecto fundamental en la prestación de servicios ágiles, eficientes y veraces

al cliente interno o externo, que busca soluciones a casos concretos

propuestos en momentos de crisis, abuso y extralimitación de servidores

públicos en área local, regional o nacional respecto a un reclamo ciudadano,

puesto así, será necesario proceder a actualizar: software, hardware,

conectividad, página web, equipos, canales de comunicación e instalaciones

locativas, factores todos ellos requeridos para disponer de un buen servicio en

todo momento a la clientela en general.




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Cambiar el esquema de prestación del servicio al nuevo esquema de

Servicio al Ciudadano

- Modelo para planear, ejecutar y evaluar el servicio al ciudadano de la

Procuraduría General de la Nación PGN.

- Ofrecer un servicio amable, rápido, informativo, efectivo y confiable a los

ciudadanos.

Es necesario seleccionar perfiles de los funcionarios que sean aptos para

atender público esto de acuerdo a unas características que son necesarios

para poder contar con personas que resuelvan las necesidades de los clientes

- Homogenizar el Servicio al ciudadano de la PGN por medio de estándares y

protocolos.

- Incorporar el uso de recursos físicos e informáticos para la prestación de los

servicios.

La entidad está trabajando en la adecuación de instalaciones físicas para

mejorar la logística y eficiencia en la atención al cliente como se dispuso en la

sede central

ACCIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS CANALES DE

ATENCIÓN

1. Elaborar un plan de atención al público que incluya un listado de servicios

estratégicos institucionales, protocolos, canales de contacto, puntos de

atención, medidas de seguimiento, mejoras, y recomendaciones por periodo

en la Procuraduría General en el nivel central y territorial:

Elaborar un documento portafolio de servicios y atención al ciudadano

en la entidad.

Realizar la organización estándar de los puntos de servicios de la PGN a

nivel nacional; trabajo a realizar por parte de la Procuraduría o tercero.




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Actualizar el manual de indicadores de la PGN, incluyendo las medidas

o indicadores de los servicios de atención al ciudadano en la entidad.

Elaborar un plegable, cartilla o guía que incluya los derechos del

ciudadano respecto a los servicios y productos de la Procuraduría;

además de listar los trámites, competencias generales misionales y

administrativas de la entidad, los servicios de mayor demanda y puntos

de atención, con dirección, horarios y teléfonos. Adicionalmente, listar

los canales de contacto: teléfono, fax, e-mails, correo de notificaciones

judiciales, ajuste de mensajes autoatend del PBX.

Directorio nacional de dependencias que por su competencia atiende al

ciudadano, con persona a cargo de tales funciones, dirección y teléfono.

Directorio nacional de los servidores de la Procuraduría que tienen

funciones de atención al cliente.

Elaborar un plan de mejoramiento anual para el servicio de atención al

ciudadano en la Procuraduría, para chequeo anual por parte de la

Oficina de Planeación.

2. Diagnóstico del talento humano adscrito a los grupos de trabajo (nivel

central y territorial) que asesoran, orientan o tienen contacto con el

ciudadano en la Procuraduría General de la Nación.

Elaborar un documento diagnóstico del perfil, competencias y destrezas

de la nómina actual de la PGN que tiene contacto con el ciudadano a

nivel nacional.

Definir las competencias mínimas de los servidores asignados a las

funciones - cargos en las diferentes con responsabilidad de atención al

ciudadano en la PGN (a nivel nacional).

Asignar a los mejores servidores de la PGN a los puntos de atención al

ciudadano en la entidad.




54

Diseñar un plan de capacitación, sensibilización y motivación de

ejecución anual para los servidores de la entidad que tienen contacto

con el cliente.

Asignar a los mejores funcionarios de la entidad a dependencias que

atienden al ciudadano como resultados del plan de estímulos

institucionales, a manera de motivar el desempeño del servidor en

dichas dependencias.

Elaborar un plan de medidas, seguimiento y cumplimiento a este ítem.

3. Asignación de recursos nivel central y territorial: personal con perfiles y

competencias, equipo técnico, y adecuación de espacios de acuerdo a

resultados de una asesoría o consultoría.

Definir un cupo presupuestal para la elaboración de estudios de mejores

prácticas institucionales en la atención al ciudadano en la entidad.

Elaborar un plan de mejoras físicas a los puntos de servicios

institucionales, que incluya: adecuación de espacios físicos o puestos de

trabajo, ventanillas de atención al público, diseño y construcción de call

center en la PGN a nivel nacional.

Plan de compras de software licenciado, conectividad, equipos de

cómputos e impresoras y suministros mínimo que garantice su

funcionamiento permanente para todos los funcionarios a nivel nacional

de la PGN que tienen contacto con el servicio de atención al ciudadano

de la entidad.

Elaborar un plan de mejoramiento anual chequeo del cumplimiento o

ejecución de las mejoras o adecuación físicas de los espacios de

atención al ciudadano en la Procuraduría




55

4.4 Facilitar el acceso a la información pública

Matriz de información primaria y secundaria y sistemas de información

“La Información comprende todos los ámbitos de la entidad y constituye un soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos y debe ser considerada como uno de los principales recursos o activos de la entidad. Por esta razón, es indispensable acceder a ella con rapidez y con facilidad, debe fluir sin ningún obstáculo y considerarse como un instrumento más que un fin. Se definen entonces las políticas y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos y registros, que permitan la efectividad en las operaciones y que la información de la entidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de la ciudadanía y de las partes interesadas. La Información se estructura en los siguientes elementos: - Información Primaria. - Información Secundaria. - Sistemas de Información”.

Consolidación del Observatorio Anticorrupción

A través de este proyecto, la Procuraduría General de la Nación ha dado pasos

importantes hacia la visibilización de la ocurrencia de actos y hechos de

corrupción en la gestión pública a través de un demo o página web que sirve

como base para la construcción completa de una plataforma web, en la cual se

podrán encontrar cifras e indicadores sobre la ocurrencia de hechos de

corrupción y las sanciones contra estos mismos que interponen los jueces, la

Contraloría y la Procuraduría. El contenido de esta plataforma web, es el

resultado de la recolección de información por parte del observatorio,

proveniente de distintas organizaciones y sistemas de información. Algunas de

estas son el Sistema de Registro de Sanciones e Inhabilidades (SIRI), Índice

de Gobierno Abierto y Transparencia Internacional, entre otros.




56

A través de esta información, se esperar elevar el diálogo sobre el problema de

la corrupción. Esto se produce sobre la apertura de la información a cualquier

tipo de público, ciudadanía, academia, organismos de control, gobierno, y

demás organismos del Estado. Así pues, sobre la base de la información

recolectada por el observatorio, publicada y expresada en la plataforma web a

través de cifras e indicadores, se debe producir un análisis de estos, que

permitirá realizar la formulación, implementación, evaluación y ajuste de las

políticas públicas para la lucha contra la corrupción, con lo cual la Procuraduría

General de la Nación está promocionando la coordinación interinstitucional

alrededor de la lucha contra ese flagelo en beneficio del país. El impacto del

proyecto del Observatorio anticorrupción y de integridad, es medido

principalmente desde tres (3) componentes: Información, conversación y

educación.

El principal impacto esperado a través del componente de la conversación

acerca de la información consignada y publicada por el Observatorio, sea la

evaluación de la situación del país en relación a la problemática de la

corrupción, y principalmente, de las públicas que se formulan e implementan

en la lucha contra la corrupción, así mismo como la identificación de otros

problemas asociados que puedan identificarse. Todo esto debe darse dentro

del marco de la coordinación y articulación institucional dentro del Estado, con

un aumento de la participación ciudadana y con el acompañamiento de la

academia, gracias a la apertura de la información.

Consolidación del IGA como sistema de acceso del Ciudadano al

cumplimiento normativo de parte de las entidades públicas

El IGA es un indicador sintético, es decir, reúne en un solo número el nivel de

cumplimiento normativo de la gestión y remisión de información cualitativa y

cuantitativa de los municipios y departamentos del país. El cumplimiento de las

normas condensadas en el IGA implica una calificación de 0 a 100, donde 100

es el puntaje máximo satisfactorio de acatamiento en la gestión pública local.

La Procuraduría General de la Nación obtiene de manera indirecta la

información relacionada con el cumplimiento normativo. Para esto, recurre a

las entidades nacionales responsables en cada sector, quienes acopian y

validan la información remitida por cada una de las 1.133 alcaldías y

gobernaciones del país. Este sistema pretende alcanzar un triple objetivo: (I)

generar alertas tempranas sobre irregularidades administrativas promoviendo




57

el cumplimiento normativo y el desarrollo de buenas prácticas, (II) impulsar

diversas formas de seguimiento y control por parte de las entidades a nivel

nacional y territorial, y (III) prevenir sanciones disciplinarias y la ocurrencia de

actos de corrupción en las entidades territoriales.

Bajo esta perspectiva, el IGA se constituye, además, en una herramienta de

medición que apunta a construir un Gobierno Abierto, es decir, un gobierno

accesible, transparente y receptivo a partir del esquema conceptual

denominado Cadena de Valor de la Gestión de la información que se presenta

a continuación:

Cumplimiento del Programa Gobierno en Línea

El programa Gobierno en Línea tiene un mandato y unos objetivos en materia de información en medios electrónicos.

En el año 2014 la Procuraduría General de la Nación dio continuidad a los

parámetros establecidos a través de la política pública ‘Gobierno en Línea’,

reforzando lo relativo a interacción y atención a la ciudadanía a través de

recursos web, especialmente en lo pertinente a las cuentas oficiales de la

entidad en las redes sociales.

En esta vigencia se generó el acceso desde www.procuraduria.gov.co al Centro

de Relevo del Estado colombiano, respondiendo a las necesidades

comunicativas de quienes carecen del sentido pleno de la audición; y se publicó

en la página principal la Guía de accesibilidad web para personas con

discapacidad.





58

Se continuaron desplegando acciones de unificación de información desde la

perspectiva “Datos Abiertos” y se actualizó y presentó a las entidades

competentes la autoevaluación GEL con resultados positivos.

SISTEMA DIGITAL DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Es un canal de contacto construido en la pantalla principal de la página web

institucional www.procuraduria.gov.co y puesta en operación desde el 15 de

septiembre de 2009, ajustada a la nuevo portal institucional en 22 de junio de

2011 por la Oficina de Sistemas, en cumplimiento de una iniciativa de la

División CAP; aplicativo que busca facilitar a clientes la interacción con la

Entidad, herramienta a través del cual puede visualizar, consultar o generar

impresiones de servicios y productos de la Procuraduría General, tales como:

Consultar y descargar el certificado de antecedentes disciplinarios. Presentar queja contra funcionario público. Consultar los casos disciplinarios adelantados por la PGN. Consultar el estado de la correspondencia radicada previamente en la entidad. Consultar el reparto de solicitudes de conciliación contenciosa administrativa. Disponer de los documentos internos digitalizados por el Grupo de Relatoría.




59

Revisar el estado de convocatorias de personal de la PGN.

Servicio necesario y consultado frecuentemente por los clientes / usuarios de la

página web institucional, con un impacto positivo para con la sociedad

colombiana, por su fácil y ágil acceso, además de excelencia y calidad de los

productos y servicios allí contenidos.

ORIENTACIÓN E INFORMACIÓN PERSONAL, TELEFÓNICA, VÍA PÁGINA

WEB, O CORREO ELECTRÓNICO.

Referido a los canales e instrumentos mediante los cuales se le indica al

interesado sobre las funciones y competencias de la Procuraduría, y la manera

de acceder a los servicios institucionales, el trámite previsto en la ley para cada

caso; y si es requerido, se precise el estado de un asunto particular radicado

previamente y la oficina que lo tramita. Con una gestión positiva institucional a

favor de la comunidad en general y servicios que mejoran nuestra imagen

institucional; resultado del trabajo común interno de la Procuraduría en favor de

los fines generales de la función pública.

NOTIFICACIÓN DE ACTUACIONES Y DECISIONES DISCIPLINARIAS.

Que de acuerdo a la ley: Código Disciplinario Único y sentencias de la Corte

Constitucional C-892 y C-55 de 2001, dispone que al disciplinado se deben

notificar los actos procesales de actuación y decisión de las dependencias del

Nivel Central, las cuales serán sujetas de controvertir con oportunidad por los

afectados en ejercicio del principio de contradicción judicial, que requiere

previamente la notificación de dichos actos administrativos. Efectuar el trámite

de notificación comisionado en forma segura, ágil, oportuna y eficaz, permite

que las partes en los procesos pueden acceder a las decisiones emitidas por

las dependencias de conocimiento dentro de los mismos desde cualquier lugar

de Colombia y el mundo, lo que les permite conocer las decisiones de su

interés en al tiempo (online) y sin efectuar desplazamientos al lugar de se

origen de las providencias. Obteniendo una economía procesal desde el punto

de vista de la entidad y de costos por parte del implicado o apoderados.




60

Se garantiza el debido proceso y acceso oportuno a los expedientes, toda vez

que los implicados o sus apoderados pueden conocer rápidamente las

decisiones que se profieren, lo que se traduce en un trámite ágil y expedito de

los expedientes, y el conocimiento de citaciones por el destinatario. Además,

que éstos pueden acceder a las copias de los expedientes desde el lugar en

que se encuentren por cuanto es posible presentar la solicitud de las mismas

por medios electrónicos y recibirlas en su domicilio o dirección informada,

facilitando su derecho de defensa.

RECIBO DE PETICIÓN, QUEJA, O RECLAMO VERBAL

Corresponde a la División CAP el recibo de queja verbal, donde los clientes

solicitan el ejercicio de funciones misionales de la Procuraduría o de sus

competencias de Ministerio Público en la intervención o vigilancia en

actuaciones administrativas y procesos judiciales, o cualquiera de ellas para

iniciar proceso disciplinario contra funcionario, ex-funcionario, o quien ejerza

funciones pública, administre recursos públicos o contrate con el Estado,

incurriendo en conductas prohibidas y tipificas por el Código Disciplinario

Único. Con una gestión positiva institucional a favor de la comunidad en

general.

EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIÓN EN MATERIA DE DDHH.

Gestión institucional a favor de las Fuerzas Militares y Autoridades que

requieren este documento y demás servicios de la PGN que mejoran nuestra

imagen institucional; el mismo, resultado del trabajo común interno de la

Procuraduría en favor de los fines generales de la función pública.

REGISTRO DE ATOS BÁSICOS EN SISTEMA SIRI.

Corresponde a la División CAP el registro de los básicos de personas naturales

o jurídicas en el sistema de información SIRI, procedimiento previo para la

debida expedición del certificado de antecedentes disciplinarios, tanto en los

puntos de atención directa en el país, como su descarga a través de la página

web institucional. Resultado: Servicio necesario y de frecuente solicitud por

parte de los usuarios en concreto, que denota en el tiempo un impacto positivo

a la sociedad a nivel nacional.




61

Implementación y seguimiento de la Ley de Transparencia y del Derecho

de Acceso a la Información Pública

El 6 de marzo del 2014 se sancionó la Ley Estatutaria 1712 de Transparencia y

del Derecho de Acceso a la Información Pública, a través de la cual se le asigna al

Ministerio Público 16 diferentes funciones como órgano garante, que incluyen la

designación de una oficina que dispondrá de los medios necesarios para el

cumplimiento de dichas responsabilidades. En tal virtud, mediante Resoluciones

146 y 350 de 8 de mayo y 29 de octubre del mismo año, respectivamente, se creó

el Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública

(GTDAIP), bajo la coordinación de la Viceprocuradora General de la Nación.

Como principales logros en el período de análisis se destacan:

Expedición de la Resolución 282 de 5 de septiembre de 2014, por medio de la

cual se establece la metodología para que la Procuraduría General de la

Nación, la Defensoría del Pueblo y las Personerías cumplan con las funciones

y atribuciones estipuladas en la Ley 1712 de 2014.

Diseño estratégico y organizacional del Grupo de Transparencia y del Derecho

de Acceso a la Información Pública (GTDAIP).




62

Articulación del Ministerio Público

A raíz de la expedición de la Resolución 282 de 2014 se llevaron a cabo

múltiples reuniones con cada una de las entidades del Ministerio Público, con

el propósito de establecer canales de comunicación, acordar planes de acción

y organizar la primera reunión del Comité de Transparencia y del Derecho de

Acceso a la Información Pública. Se preparó un primer borrador del plan de

acción que articula las entidades del Ministerio Público y una fecha tentativa

para el Comité. Igualmente, se compartió entre las entidades del Ministerio

Público un borrador de la Guía sobre el Derecho de Acceso a la Información

Pública.

Informes de decisiones de tutela y normatividad

Bajo esta línea de trabajo se conoció el informe “La tutela y el derecho a la

salud” de la Defensoría del Pueblo, el cual hace un breve análisis sobre la

garantía del derecho de petición. De acuerdo a este informe, en el 2013, de las

454.500 tutelas interpuestas en el país, el 48% (218.656) correspondieron a

derechos de petición. De este porcentaje se infiere que una porción

significativa es producto de la inadecuada respuesta a peticiones de

información. Este panorama muestra una urgente necesidad de la ciudadanía

por acceder a la información pública y una baja capacidad por parte de las

entidades para suministrarla.

Igualmente, la Unidad de Informes de Decisiones de Tutela y Normatividad

obtuvo los siguientes resultados: 1) Relatoría sobre el derecho de acceso a la

información pública que incluye 140 normas y decisiones jurisprudenciales.

Esta relatoría está disponible al público en el micrositio web del GTDAIP. 2)

Elaboración de una línea en el tiempo de la evolución normativa en la materia.

3) Diseño y diligenciamiento de 15 fichas sobre decisiones de tutela. 4)

Articulación con el Consejo Superior de la Judicatura, con el fin de conocer sus

diferentes sistemas de información sobre tutelas allegadas a los despachos

judiciales. 5) Elaboración de definiciones sobre las categorías de sujetos

obligados y remisión de requerimientos a las 10 Superintendencias, al Consejo

Nacional Electoral y a la Registraduría, con el propósito de tener mayor

claridad sobre el universo y censo de los sujetos obligados.

Vigilancia y seguimiento a sujetos obligados




63

Gracias a las labores de esta línea de trabajo se elaboró una matriz de

autodiagnóstico del cumplimiento de la Ley 1712 que fue aplicada en una

primera instancia a este órgano de control. A partir de este ejercicio se publicó

en el micrositio del GTDAIP la matriz diligencia por parte de la PGN, la cual

evidencia un nivel de cumplimiento del 69%. Igualmente, se proyectó un

documento contentivo de las obligaciones que tiene la entidad como sujeto

obligado.

En relación a los sujetos obligados externos, se enviaron requerimientos

informando sobre las obligaciones de la Ley 1712 y ajuntando la matriz de

autodiagnóstico a 160 entidad públicas del orden nacional, por correo físico, y

a 365 entidades por correo electrónico. También se requirió al Ministerio de

Educación como líder de la política, con el fin de conocer los planes diseñados

para dar cumplimiento a las nuevas responsabilidades asignadas por la ley.

Por último, se realizó una primera aproximación de análisis sobre el

cumplimiento del Congreso como sujeto obligado y se inició la elaboración de

un requerimiento dirigido a los partidos políticos y movimientos significativos de

ciudadanos.

Para la óptima vigilancia y seguimiento a sujetos obligados se adaptó el Índice

de Gobierno Abierto (IGA) a las entidades públicas del orden nacional. Este

ejercicio permitió la elaboración del primer informe de cumplimiento de la ley, el

cual se basa en fuentes de información secundarias, como el Formulario Único

Reporte de Avances de la Gestión (Furag), Sistema Único de Información de

Trámites (SUIT), Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (Sigep),

el Sistema Electrónico de Contratación Pública (Secop), el Archivo General de

la Nación (AGN), el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP)

y del Programa de Servicio al Ciudadano del Departamento de Planeación

Nacional (DNP).

De acuerdo al primer informe de vigilancia del cumplimiento de la ley de las

entidades públicas del orden nacional, se evidenció que existen brechas

significativas entre las coberturas de los sistemas de información existentes, lo

que debe armonizarse con el propósito de monitorear a la totalidad de los

sujetos obligados.




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Asimismo, los resultados del informe muestran que la gestión de la información

en dichas instituciones tiene mucho por mejorar. Por ejemplo, durante el año

2014, el 25% de las entidades nacionales no ha ingresado ningún tipo de

información en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (Sigep)

del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP, 2014); el 66%

de las entidades nacionales no cuentan con un Programa de Gestión

Documental, según el Archivo General de la Nación (AGN, 2013); el 62% de

las entidades nacionales no publicaron de manera oportuna el Plan Anual de

Adquisiciones (PAA) en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (Secop,

2014); y el 29% de las entidades inscritas en el Sistema Único de Información

de Trámites (SUIT) no registraron trámites o procedimientos en el sistema o no

evidencian ningún avance (DAFP, 2014).

Capacitación y promoción

Dado que la Ley 1712 fue recientemente expedida y entró en aplicación el 6 de

septiembre del 2014, se han presentado muchas inquietudes y

desconocimiento sobre el uso y el cumplimiento de la ley por parte de los

ciudadanos y los sujetos obligados. Por esta razón, el componente de

capacitación y promoción fue estratégico en el 2014 al orientar a los actores

interesados sobre el contenido de la norma. Durante el último semestre de

2014 se participó en 31 eventos de capacitación y promoción de la ley en 16

municipios del país, a los que asistieron 4.025 personas.

Se creó una alianza con la Secretaría de la Transparencia de la Presidencia de

la República, el Instituto de Estudios del Ministerio Público, Fenalper y la Unión

Europea, que permitió llevar a cabo a satisfacción 7 talleres destinados a

personeros y funcionarios de la Procuraduría y la Defensoría del Pueblo, con el

fin de fortalecer las capacidades internas del Ministerio Público.

En cuanto al área de promoción se destaca el trabajo realizado con la

Comisión Regional de Moralización de Antioquia, a través del cual se visitaron

6 provincias de dicho departamento. Igualmente, en la III Semana de la

Participación Ciudadana se logró difundir la ley entre veedores ciudadanos y

organizaciones civiles. Por último, con el apoyo de la sociedad civil, Eurosocial

II y la Unidad Ejecutora PGN-BID se organizó y llevó a cabo el foro “Retos

sobre la Implementación y Vigilancia de Ley Transparencia y Acceso a la

Información: Una mirada comparada entre Colombia y Chile”, que tuvo una

gran acogida, pues se contó con la participación de 280 asistentes.




65

Durante el 2014, se fortalecieron las actividades de capacitación y promoción a

través de la elaboración de un primer borrador de la Guía del derecho de

acceso a la información pública y de la adaptación de metodologías

pedagógicas exitosas como las utilizadas por el Consejo para la Transparencia

de Chile.

Procedimiento Especial de Solicitud de Información con Identificación

Reservada (PESIR)

A través de la Resolución 282 de 2014 se emitieron los principales

lineamientos sobre el PESIR donde se aclaran los requisitos básicos y las

instancias del Ministerio Público que pueden adelantar dicho procedimiento.

Asimismo, se diseñaron formatos e instructivos sobre ese procedimiento, los

cuales se encuentran consignados en el micrositio web del Grupo de

Transparencia.

Por último, en la página web de la PGN se habilitó un canal especial para

poder adelantar el PESIIR, siguiendo el principio de facilitación contenido en la

Ley 1712 y los lineamientos de Gobierno en Línea. A través de dicho canal

ingresaron 49 solicitudes y una por medio físico, de las cuales una fue

tramitada y el resto están en etapa de análisis.




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V MECANISMO DE SEGUIMIENTO DECRETO 2641 DE 2012 “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 201”1 Artículo 5. El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento, estará a cargo de las oficinas de control interno, para lo cual se publicará en la página web de la respectiva entidad, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos.

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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL … · El Estatuto Anticorrupción establece como “medidas administrativas para luchar contra la corrupción”, una serie de mecanismos administrativos