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Banco de México
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2016
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CONTENIDO 1. Introducción…………………………………………………………………………………………………………………. 1
2. Antecedentes……………………………………………………………………………………………………………….. 1
3. Oportunidades de mejora…………………………………………………………………………………………….. 2
4. Objetivos………………………………………………………………………………………………………………………. 2
5. Beneficios esperados…………………………………………………………………………………………………….. 3
6. Plan de trabajo……………………………………………………………………………………………………………… 4
7. Seguimiento……………..…………………………………………………………………………………………………… 6
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Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2016
1. Introducción
En el marco de la planeación estratégica institucional, el Banco de México (Banco) ha establecido como uno de sus objetivos “robustecer las prácticas de gestión de la información para que esté disponible a quien la requiera”. Para la consecución del mismo, en términos de lo previsto por el artículo 12, fracciones I y VI, de la Ley Federal de Archivos (LFA), así como 18 bis, fracción XIII, del Reglamento Interior del Banco de México, la Dirección de Coordinación de la Información del Banco de México (DCI), ha diseñado este año diversos proyectos dirigidos a atender áreas de mejora detectadas en la disponibilidad y gestión de los documentos de archivo de la institución. Las características generales de estos proyectos se exponen en el presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA).
2. Antecedentes
En enero de 2012 entró en vigor la LFA, en donde se establece un conjunto de obligaciones en materia de organización y conservación de archivos a las que están sujetos los organismos constitucionales autónomos, como es el caso del Banco de México. Ese mismo año se instrumentaron las acciones necesarias para crear dentro de su estructura organizacional las Unidades Administrativas a las que hacen referencia los artículos 15 y 17 de la citada Ley. Como resultado, la Oficina de Administración del Archivo de Concentración y Organización de Archivos (OAACOA) y la Oficina de Administración del Archivo Histórico (OAAH) iniciaron formalmente operaciones ese mismo año.
Entre los años 2012 y 2014, la DCI, a través de la Gerencia de Organización de la Información del Banco de México (GOI), emprendió diversas acciones y proyectos orientados a robustecer la gestión de los documentos de archivo del Banco, entre los cuales se encuentran la conformación e implementación de catálogos institucionales de metadatos, la adopción de aplicaciones informáticas para la gestión de documentos de archivo, la reorganización de archivos de trámite (AT), entre otras acciones y proyectos.
Durante 2015, la DCI enfocó sus esfuerzos principalmente en lo siguiente:
Sustitución de las aplicaciones informáticas institucionales para la administración de documentos, con el propósito de fortalecer la gestión de los mismos;
Disminución del rezago de valoración documental en el archivo de concentración;
Liberación de espacios del Banco que resguardaban documentación, la cual se encontraba en condiciones inadecuadas para su óptima conservación;
Formalización de la entrega administrativa de los fondos históricos de la OAACOA a la OAAH; y
Recuperación de acervos históricos de antiguos funcionarios del Banco de México resguardados en otras instituciones.
En adición a lo anterior, en julio de 2015 se efectuó una estimación del volumen documental existente del Archivo Institucional resguardado en el Módulo III del Complejo Legaria, la cual arrojó un estimado de 26,016 cajas bajo custodia de la OAACOA (3,122 metros lineales aprox.), así como
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la presencia de 4,427 cajas del acervo histórico (531 metros lineales aprox.); sin embargo, dentro del mismo inmueble, se identificaron adicionalmente 38,653 cajas (4,638 metros lineales aprox.) con documentación de diversa procedencia (archivo contable, sucursales, etc.) que aún se está analizando para identificar la Unidad Administrativa responsable de la información correspondiente, a fin de establecer las acciones procedentes, en función del status que guarde dicha documentación de acuerdo con su ciclo vital, es decir, si está en fase activa, semiactiva o si ya debe ser sometida a valoración documental para determinar su destino final.
3. Oportunidades de mejora
Si bien la instrumentación de los proyectos señalados anteriormente ha mejorado la gestión documental del Banco, es necesario continuar con los esfuerzos para seguir fortaleciéndola. Además, la entrada en vigor de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LGTAIP) en mayo de 2015, tiene como consecuencia nuevos retos para el Banco en materia archivística. Así, a partir de un diagnóstico efectuado por la GOI se identificaron diversas oportunidades de mejora, entre las que destacan las siguientes:
El inmueble del Archivo Institucional presenta problemas de disponibilidad de espacio, así como
de condiciones de ventilación, iluminación y mantenimiento general para garantizar una
adecuada conservación y resguardo de documentos, además de que no cuenta con un área
apropiada para la consulta de su acervo histórico.
La Guía de archivo documental requiere actualizarse, en tanto que el Catálogo de disposición
documental (Cadido) requiere ser aprobado, de conformidad con la normatividad aplicable.
La normatividad interna en la materia debe adecuarse a fin de fortalecer los procesos inherentes
a la gestión documental.
El personal del Banco requiere capacitación en materia de gestión documental, la cual debe
considerar a distintas audiencias dependiendo de su participación en este proceso.
La documentación resguardada en el archivo histórico requiere validarse.
4. Objetivos
Con base en las oportunidades de mejora identificadas y con la finalidad de dar continuidad a las acciones llevadas a cabo antes de 2016, el presente PADA se ha fijado como meta lograr los siguientes objetivos:
Disminuir el rezago en la valoración de documentos resguardados en el archivo de concentración con el fin de liberar espacio para el almacenamiento del archivo institucional y reducir los riesgos operativos asociados a la saturación actual del inmueble.
Evaluar alternativas para mejorar la infraestructura inmobiliaria actual que alberga el Archivo Institucional a fin de optimizar las condiciones de conservación y seguridad de la documentación semiactiva custodiada, así como para facilitar el acceso a la información histórica al personal del Banco y el público en general.
Actualizar la Guía de Archivo Documental y el Cadido.
Actualizar la normatividad interna en materia de organización y administración de archivos para garantizar el cumplimiento de las disposiciones correspondientes.
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Desarrollar e implementar un programa permanente de capacitación del Banco en materia de gestión documental.
Fortalecer la administración, conservación y difusión de la información con valores históricos que constituyen el Archivo Histórico del Banco, mediante la validación, organización y descripción de este acervo, para promover y facilitar su aprovechamiento social e institucional de forma sistematizada y automatizada.
Iniciar la conversión de material audiovisual contenido en soportes analógicos a formatos digitales con el propósito de garantizar la conservación de la información a largo plazo y facilitar su divulgación.
Implementar el modelo de gestión de la información que desarrolló recientemente la DCI, el cual comprende los componentes de gestión documental, publicación y seguridad de la información, así como la configuración de repositorios de información para lograr un flujo de la misma que sea eficiente, seguro, acorde a su ciclo de vida y que garantice su disponibilidad oportuna para quien la requiera.
Estudiar opciones para mejorar el servicio al público que brindan la Biblioteca y el Archivo Histórico.
5. Beneficios esperados
Los beneficios esperados a partir de la instrumentación de las acciones necesarias para alcanzar los objetivos planteados en el presente PADA impactarán en diversos ámbitos de la gestión documental. Por una parte, la adecuación del marco normativo interno relacionado con la administración de archivos dotará a la institución –en el corto plazo- de la certidumbre jurídica necesaria para la operación de sus procesos documentales, así como en el cumplimiento de sus obligaciones de transparencia y acceso a la información.
Por otra parte, la actualización de instrumentos de control archivístico, como el Cadido, y la instrumentación de un programa de capacitación permitirán consolidar -igualmente en el corto plazo- funciones archivísticas básicas como la identificación de documentos de archivo y la valoración documental, lo que propiciará el fortalecimiento de los servicios archivísticos del Banco, así como la coordinación y comunicación efectiva entre los archivos de trámite, a cargo de las unidades administrativas, y los archivos de concentración e histórico, a cargo de la DCI.
Finalmente, el PADA también contempla actividades que posibilitarán en el largo plazo garantizar la adecuada conservación de los documentos de archivo, además de vigorizar la difusión proactiva de la información del acervo histórico institucional contenida en distintos soportes (físico, electrónico y audiovisual).
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6. Plan de trabajo
A continuación se describen las principales actividades que se planean desarrollar durante 2016 para cumplir con los objetivos planteados, incluyendo sus entregables, fechas estimadas de entrega y responsables.
PROYECTOS
Actividad principal Entregables
Fecha estimada de entrega en
2016
Responsable
Implementación del Modelo de Gestión de la Información.
Diagnóstico de calidad de identificación de documentos de archivo del Banco.
31 de marzo GOI
Adecuación de lineamientos y marco normativo para la gestión documental y publicación de información.
31 de octubre
GOI
Establecimiento e instrumentación de indicadores de Seguimiento del Modelo de Gestión de la Información.
31 de octubre
GOI
Atención al rezago de valoración documental del archivo de concentración.
Dictámenes de valoración documental. (Meta: 4,916 cajas valoradas).
30 de diciembre
OAACOA
Creación de un Centro de Información del Banco de México.
Estudio de factibilidad sobre la creación de un centro de información que agrupe la biblioteca del Banco y el archivo histórico.
30 de diciembre
GOI
Mejoras al Edificio del Archivo Institucional.
Proyecto ejecutivo actualizado relativo al diseño requerido para albergar al archivo de concentración y, en su caso, histórico.
30 de septiembre
GOI
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OTRAS ACTIVIDADES
Actividad principal Entregables Fecha
estimada de entrega
Responsable
Actualización de instrumentos de control y consulta archivísticos.
Diagnóstico de la situación del Cuadro general de clasificación archivística (CGCA), del Catálogo de disposición documental (Cadido) y de la Guía simple.
15 de febrero
GOI
Guía simple actualizada. 5 de mayo GOI
Cadido. 30 de
septiembre GOI
Propuesta de elementos que deban contener las fichas técnicas de las series documentales y plan de trabajo para actualización de las fichas.
30 de junio GOI
Validación de valores secundarios de documentos ubicados en el archivo histórico.
Propuesta de criterios para la identificación de valores secundarios en el acervo del Banco.
13 de mayo OAAH
Validación de 1,535 expedientes de AH, contenidos en 756 cajas.
31 de diciembre
OAAH
Recuperación de acervos de interés histórico para la Institución.
Reportes de identificación de acervos. Trimestral OAAH
Convenio de colaboración con el Archivo General de la Nación relativo al acervo de Gonzalo Robles.
29 de febrero
OAAH
Diseño y ejecución de un programa de capacitación y asesoría interna.
Programa de capacitación y asesoría. 31 de agosto GOI
Reporte de resultados. 30 de
diciembre GOI
Digitalización del Archivo Audiovisual
Versiones digitales de 345 videos y 152 audios con su correspondiente registro en el Administrador Institucional de Documentos de Archivo Audiovisual
30 de diciembre
OAACOA
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7. Seguimiento 7.1 Actividades y roles
En el siguiente cuadro se describen las principales actividades de seguimiento del plan de trabajo, incluyendo a los responsables (R), participantes (P), autorizadores (A) y a quienes deben ser informados (C).
Abreviaturas:
CT – Comité de Transparencia. DCI – Dirección de Coordinación de la Información. GOI – Gerencia de Organización de la Información. EAT – Enlaces de archivos de trámite. OAACOA – Oficina de Administración del Archivo de Concentración y Organización de Archivos. OAAH – Oficina de Administración del Archivo Histórico.
Actividades Actores
CT DCI GOI EAT OAACOA OAAH
1. Elaboración del PADA A R P C P P
2. Coordinación de actividades C C R P P P
2. Cambios al PADA C A P C R R
3. Reportes de avances C C A C R R
4. Informe anual de cumplimiento
A R P C P P
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7.2 Requerimientos de información
Requerimiento Periodicidad Medio de entrega
Solicita Genera Autoriza Difunde Evidencia Plazo de entrega
Reporte de avances en el plan de trabajo
Quincenal Red GOI OAACOA
OAAH GOI GOI
Reporte de avances
Cada reunión de
seguimiento
Solicitud de cambio De acuerdo a necesidades
Correo electrónico
OAACOA OAAH
Responsable de la
solicitud de cambio
DCI GOI
Solicitud de cambio/Bitác
ora de cambios
De acuerdo a necesidades
Recepción de entregables
Conforme al Plan de trabajo
Correo electrónico
GOI OAACOA
OAAH GOI GOI
Lista de verificación
de entregables
Conforme al Plan de trabajo
Riesgos e incidentes De acuerdo a necesidades
Correo electrónico
GOI OAACOA
OAAH
GOI
DCI GOI Bitácora
A la brevedad posible
después de la detección del
incidente o riesgo
7.3 Reuniones
Reunión Periodicidad Audiencia Lugar Responsable de la
convocatoria
Reunión de seguimiento Quincenal
Jefes de Oficina, Subgerente de
Coordinación de Archivos y Gerente de Organización
de la Información
Sala de Juntas GOI GOI
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Fecha Fecha
2016
