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Banco de México
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017
Banco de México
CONTENIDO 1. Introducción…………………………………………………………………………………………………………………. 1
2. Antecedentes……………………………………………………………………………………………………………….. 1
3. Oportunidades de mejora…………………………………………………………………………………………….. 3
4. Objetivos………………………………………………………………………………………………………………………. 3
5. Beneficios esperados…………………………………………………………………………………………………….. 4
6. Plan de trabajo……………………………………………………………………………………………………………… 5
7. Seguimiento……………..…………………………………………………………………………………………………… 8
Banco de México
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017
1. Introducción
En el marco de la planeación estratégica institucional, el Banco de México (Banco) ha establecido como uno de sus ejes rectores “Procurar una gestión integral de la información, así como fortalecer su análisis y procesamiento”, entre cuyos objetivos se encuentra “Robustecer las prácticas de gestión de la información y las capacidades de análisis de la misma, para que esté disponible a quien la requiera”. Para la consecución del mismo, en términos de lo previsto por el artículo 12, fracciones I y VI, de la Ley Federal de Archivos (LFA), así como 18 bis, fracción XIII, del Reglamento Interior del Banco, la Dirección de Coordinación de la Información (DCI), diseñó diversos proyectos dirigidos a atender áreas de mejora detectadas en la disponibilidad y gestión de los documentos de archivo de la institución. Las características generales de estos proyectos se exponen en el presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA).
2. Antecedentes
Durante 2016 la DCI, a través de la Gerencia de Organización de la Información (GOI), desarrolló proyectos y actividades orientados a la mejora y modernización de los archivos del Banco, cuyo detalle se puede consultar en el Informe de cumplimiento del PADA 2016.
A continuación se presenta una breve recapitulación de las actividades referidas, indicando en cada caso si tienen o no continuidad en 2017:
PROYECTOS Y ACTIVIDADES 2016
Nombre ¿Continuidad en 2017? Comentarios
Diseño e implementación del Modelo de Gestión de la Información.
Sí La fase de diseño concluyó y proseguirá su implementación en 2017.
Atención al rezago de valoración documental del archivo de concentración.
Sí
La primera fase de este proyecto concluye en 2017. Sin embargo, existe todavía contemplada al menos una segunda fase para valorar otros acervos que se encuentran igualmente rezagados.
Creación de un Centro de Información del Banco de México.
No
Durante el 2016 se concluyó la primera fase de este proyecto, que consistió en la elaboración de un estudio de factibilidad de este centro, y aunque no se considera una segunda fase para 2017, se prevé que puede retomarse el proyecto en años futuros.
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Mejoras al Edificio del Archivo Institucional. No
Se cuenta con un proyecto ejecutivo realizado por el área de inmuebles, el cual requiere ser actualizado. Para efectuar proyecciones más precisas conviene contar con los resultados de la atención al rezago de valoración documental del archivo de concentración, por lo que una vez abatido este rezago se retomará el proyecto.
Actualización de instrumentos de control y consulta archivísticos.
Sí Es una actividad que debe realizarse cada año.
Validación de valores secundarios de documentos ubicados en el archivo histórico.
Sí La actividad no alcanzó la meta establecida en 2016. Además, se estima que los trabajos relacionados con ella proseguirán hasta 2018.
Recuperación de acervos de interés histórico para la Institución.
Sí
Continuarán las tareas derivadas de convenios de colaboración suscritos con El Colegio de México y al Archivo General de la Nación, en los cuales no existe una fecha de terminación estipulada. El ritmo de avance puede variar, en función de la disponibilidad de los recursos que puedan asignarse a este proyecto.
Diseño y ejecución de un programa de capacitación y asesoría interna.
Sí
Se trata de una actividad permanente. En 2016 se diseñó e instrumentó únicamente en un grupo piloto, a partir de lo que se detectaron áreas de mejora en el diseño del programa, las cuales se instrumentarán este año y se buscará aplicarlas a un grupo piloto más amplio.
Digitalización del Archivo Audiovisual No
Concluyó la digitalización del conjunto de materiales audiovisuales considerados en el proyecto.
Por otra parte, en adición a lo considerado en el PADA 2016 y con motivo del cierre de la Caja Regional Mexicali, los documentos de archivo en soporte papel que se encontraban resguardados en dicha sede, debieron ser trasladados a las instalaciones del Archivo Institucional en el Complejo Legaria para someterlos a un proceso de valoración documental.
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3. Oportunidades de mejora
• El inmueble del Archivo Institucional presenta aún problemas de disponibilidad de espacio, puesto que las áreas que fueron liberadas durante 2016, pronto se vieron nuevamente ocupadas por la remesa de documentos procedentes de la Caja Regional Mexicali.
• Existe un importante conjunto documental relativo a la gestión de deuda pública antigua que se encuentra sin valorar ni organizar.
• Los catálogos institucionales de metadatos requieren ser actualizados para satisfacer las diversas necesidades relativas al cumplimiento del marco legal relacionado con archivos y acceso a la información, así como para facilitar la gestión documental.
• Se debe continuar con el fortalecimiento de la gestión documental, mediante la actualización de la normatividad interna en la materia, la revisión de los plazos de retención o vigencia de las series documentales, así como a través de la emisión de lineamientos para el tratamiento de los documentos de trabajo, los cuales no forman parte del archivo institucional.
• Se requiere continuar con el proceso de validación de valores secundarios de la documentación resguardada por la Oficina de Administración del Archivo Histórico.
4. Objetivos
Con base en las oportunidades de mejora identificadas y con la finalidad de dar continuidad a las acciones llevadas a cabo en 2016, el presente PADA se ha fijado como meta lograr los siguientes objetivos:
• Disminuir el rezago en la valoración de documentos resguardados en el archivo de concentración con el fin de liberar espacio para el almacenamiento del archivo institucional y reducir los riesgos operativos asociados a la saturación actual del inmueble.
• Elaborar un inventario general del acervo relativo a la administración de deuda pública antigua, así como una propuesta de trabajo para llevar a cabo la valoración y organización del mismo.
• Efectuar la actualización anual de la Guía de Archivo Documental y el Cadido. • Actualizar la normatividad interna en materia de organización y administración de archivos para
garantizar el cumplimiento de las disposiciones correspondientes. • Implementar un programa permanente de capacitación del Banco en materia de gestión
documental. • Continuar con la validación y organización del acervo del Archivo Histórico para mejorar los
servicios de consulta y promover la difusión del mismo, además de colaborar con otras instituciones en la catalogación de fondos de particular interés para la historia institucional.
• Elaborar un proyecto para la implementación de un archivo audiovisual y fotográfico. • Elaborar una propuesta de catálogo institucional de información con el propósito de facilitar y
fomentar la compartición de la información del Banco entre las distintas unidades administrativas.
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• Dar continuidad a la implementación del modelo de gestión de la información, para lograr un flujo de la misma que sea eficiente, seguro, acorde a su ciclo de vida y que garantice su disponibilidad oportuna para quien la requiera.
5. Beneficios esperados
Los beneficios esperados a partir de la instrumentación de las acciones necesarias para alcanzar los objetivos planteados en el presente PADA impactarán en diversos ámbitos de la gestión documental. Por una parte, la actualización de la normatividad dotará de mayor certidumbre a los procesos de gestión documental, armonizando las disposiciones normativas internas con el marco legal aplicable, además de que posibilitará contar con un esquema para un manejo más eficiente de los documentos de trabajo.
Por otra parte, conviene mencionar que los avances en el proyecto de valoración documental permitirán emplear de forma más eficiente los recursos destinados al resguardo de documentos de archivo.
Finalmente, la intervención, desde varios ángulos, de la documentación con valores históricos en posesión del Banco (como aquélla relacionada con la deuda pública antigua, así como la que se encuentra en proceso de validación), permitirá asegurar que la memoria institucional contenida en dichos documentos se preserve y se encuentre en condiciones de ser consultada y divulgarse.
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6. Plan de trabajo
A continuación se describen las principales actividades que se planean desarrollar durante 2017 para cumplir con los objetivos planteados, incluyendo sus entregables, fechas estimadas de entrega y responsables.
PROYECTOS
Actividad principal Entregables
Fecha estimada de entrega en
2017
Responsable
Implementación del Modelo de Gestión de la Información.
Propuesta de lineamientos para estandarizar y fomentar una gestión adecuada de documentos de trabajo, así como prueba piloto de su instrumentación.
29 de diciembre GOI
Adecuación de lineamientos y Marco Normativo para la Gestión Documental y Publicación de Información
29 de diciembre GOI
Indicadores de gestión documental 29 de diciembre GOI
Catálogo institucional de Información
Propuesta de Catálogo institucional de Información
29 de diciembre GOI
Propuesta de mecanismo de actualización y consulta
29 de septiembre GOI
Elaboración del Catálogo Institucional de Información e instrumentación de su mecanismo de actualización y consulta.
29 de diciembre GOI
Atención al rezago de valoración documental del archivo de concentración.
Dictámenes de valoración documental. (Meta: 1,899 cajas formato AM7000 valoradas, equivalentes a 1,177.38 metros lineales).
29 de diciembre OAACOA
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Recuperación de Acervos de Exdirectores, Exgobernadores y Funcionaros Distinguidos del Banco
Conclusión del proceso de organización documental y proceso de estabilización del fondo del fondo Eduardo Villaseñor (Colmex).
15 de diciembre OAAH
Conclusión del proceso de organización documental y proceso de estabilización del fondo Gonzalo Robles (AGN).
15 de diciembre OAAH
Rescate de Acervo Documental de Deuda Pública
Inventario general del acervo. 31 de mayo OAACOA
Marco conceptual para la organización del acervo.
31 de agosto OAACOA
Avance de catalogación (Meta: 854 cajas)
29 de diciembre OAACOA
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OTRAS ACTIVIDADES
Actividad principal Entregables Fecha
estimada de entrega
Responsable
Instrumentos de control y consulta archivísticos
Guía simple 2017. 29 de diciembre GOI
Cadido 2017. 29 de diciembre GOI
Validación de valores secundarios de documentos ubicados en el archivo histórico.
Validación de 13,354 expedientes de AH 15 de diciembre OAAH
Programa de capacitación archivística interna.
Programa de capacitación. 31 de marzo GOI
Reporte de resultados. 29 de diciembre GOI
Implementación del archivo audiovisual y fotográfico del Banco de México.
Proyecto para la implementación de un archivo audiovisual y fotográfico.
29 de diciembre OAACOA
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7. Seguimiento 7.1 Actividades y roles
En el siguiente cuadro se describen las principales actividades de seguimiento del plan de trabajo, incluyendo a los responsables (R), participantes (P), autorizadores (A) y a quienes deben ser informados (C).
Abreviaturas:
CT – Comité de Transparencia. DCI – Dirección de Coordinación de la Información. GOI – Gerencia de Organización de la Información. EAT – Enlaces de archivos de trámite. OAACOA – Oficina de Administración del Archivo de Concentración y Organización de Archivos. OAAH – Oficina de Administración del Archivo Histórico.
Actividades Actores
CT DCI GOI EAT OAACOA OAAH
1. Elaboración del PADA C A R C P P
2. Coordinación de actividades C C R P P P
2. Cambios al PADA C A P C R R
3. Reportes de avances C C A C R R 4. Informe anual de cumplimiento C A R C P P
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7.2 Requerimientos de información
Requerimiento Periodicidad Medio de entrega Solicita Genera Autoriza Difunde Evidencia Plazo de
entrega
Reporte de avances en el plan de trabajo Quincenal Red GOI OAACOA
OAAH GOI GOI Reporte de avances
Cada reunión de
seguimiento
Solicitud de cambio De acuerdo a necesidades
Correo electrónico
OAACOA OAAH
Responsable de la
solicitud de cambio
DCI GOI
Solicitud de cambio/Bitác
ora de cambios
De acuerdo a necesidades
Recepción de entregables
Conforme al Plan de trabajo
Correo electrónico GOI OAACOA
OAAH GOI GOI
Lista de verificación
de entregables
Conforme al Plan de trabajo
Riesgos e incidentes De acuerdo a necesidades
Correo electrónico
GOI OAACOA
OAAH
GOI DCI GOI Bitácora
A la brevedad posible
después de la detección del
incidente o riesgo
7.3 Reuniones
Reunión Periodicidad Audiencia Lugar Responsable de la
convocatoria
Reunión de seguimiento Quincenal
Jefes de Oficina, Subgerente de
Coordinación de Archivos y Gerente de Organización
de la Información
Sala de Juntas GOI
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Fecha Fecha
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