Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2018Archivístico (PADA) es el instrumento de planeación orientado a establecer la administración de los archivos de los sujetos obligados,

Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2018

Archivo General de la Nación

Abril de 2018

Archivo General de la Nación Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018

1 Dirección General Adjunta de Administración Dirección de Desarrollo Institucional Área Coordinadora de Archivos

Contenido

Introducción ............................................................................................................ 2

I. Antecedentes ................................................................................................... 4

II. Objetivos. ......................................................................................................... 7

III. Alcance ......................................................................................................... 7

IV. Planeación .................................................................................................... 8

IV.1 Programas y Proyectos ............................................................................... 8

IV.2 Actividades .................................................................................................10

IV.3 Recursos ....................................................................................................12

IV.4 Administración de Riesgos .........................................................................15

V. Cronograma.................................................................................................16

VI. Marco normativo ..........................................................................................17

VII. Glosario de términos ...................................................................................18

Hoja de cierre ........................................................................................................19

Anexo 1 .................................................................................................................20

Anexo 2 .................................................................................................................23

Anexo 3 .................................................................................................................26



Introducción

La Ley Federal de Archivos (LFA), menciona que el Plan Anual de Desarrollo

Archivístico (PADA) es el instrumento de planeación orientado a establecer la

administración de los archivos de los sujetos obligados, en el que se definen las

prioridades institucionales en materia de archivos.

Para el AGN dicho instrumento representa una herramienta de planeación de

corto plazo que contempla un conjunto de procesos, proyectos, actividades, acciones y la

asignación de recursos, orientados a mejorar las capacidades de organización del Sistema

Institucional de archivos (SIA) del Archivo General de la Nación (AGN), así como el

establecimiento de estrategias, técnicas y metodologías que permitan mejorar los

procesos y procedimientos de la administración, organización y conservación documental

de los archivos de trámite, concentración e históricos de la Entidad.

En atención y cumplimiento a los “Lineamientos generales para la organización y

conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal” y con el propósito de garantizar

que los documentos de archivo electrónicos generados al interior del AGN, posean

características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, para que gocen de

la validez y eficacia de un documento original; durante el mes de noviembre de 2017 las

Direcciones de Desarrollo Institucional y Tecnologías de la Información, de manera

conjunta y coordinadas por la Responsable del Área Coordinadora de Archivos (RACA),

definieron políticas y estrategias para la conservación, a corto y mediano plazo, de este

tipo de documentos, las que facilitarán la implementación del “Sistema de Gestión

Documental”.

El PADA contempla varias actividades relacionadas con la implementación de las

normas internacionales archivísticas, así como la adopción de buenas prácticas

internacionales, siempre en apego a la normatividad Mexicana en materia de archivos,

cuyo interés y utilidad permite controlar adecuada y sistemáticamente el ciclo vital de los

documentos, para contar con información que dé prueba de las actividades y operaciones

de la Entidad.

En este orden de ideas y con la finalidad de desarrollar un Modelo de Gestión

Documental (MGD) que articule las actividades insertas en el SIA, se hace necesario

implementar programas, proyectos, procesos, actividades y estrategias, que aseguren la

aplicación y homologación de los procesos técnico-archivísticos, desde la producción de



un documento en el archivo de trámite, pasando por su conservación precautoria en el

archivo de concentración, hasta su conservación permanente en el archivo histórico.

Es así que el PADA se convierte en la herramienta para guiar y dar seguimiento a la

sistematización de los archivos del AGN, a través de la determinación de acciones

concretas, con estrategias, procesos, procedimientos y actividades que de forma integral

permiten el logro de los objetivos del PADA.

Contar con un Plan que conlleve a la modernización y mejoramiento continuo de

los servicios documentales y archivísticos en el AGN genera los siguientes beneficios:

Facilita la gestión administrativa;

Permite el control de producción y flujo de los documentos para evitar la

explosión documental;

Apoya la operación de los procesos sustantivos y adjetivos;

Favorece la administración de los documentos generados por cada área, los cuales

registran el ejercicio de las atribuciones y/o funciones de éstas;

Fomenta las actividades para integrar adecuada y continuamente los documentos

de archivo en expedientes;

Facilita la toma de decisiones;

Da sustento, mediante evidencias documentales, a las acciones del Sistema de

Control Interno institucional SCII (Modelo Estándar de Control Interno y Modelo

de Administración de Riesgos);

Favorece el cumplimiento del derecho de acceso a la información, auspiciando la

transparencia, rendición de cuentas, y las auditorías;

Facilita el cumplimiento de los indicadores del Programa para un Gobierno

Cercano y Moderno (PGCM), en materia de archivos;

Coadyuva en la gestión de los planes y proyectos institucionales con sustentos

documentales;

Ayuda a reducir los tiempos de respuesta de las solicitudes de acceso a la

información;

Coadyuva a la protección de datos personales;

Facilita el control de la permanencia de los documentos hasta su destino final

(ciclo vital de los documentos) y evita la acumulación innecesaria de documentos;

Coadyuva a garantizar la permanencia de documentos dictaminados como

históricos;



Fomenta la obligación de documentar toda decisión y actividad gubernamental; y

Establece las estrategias para la elaboración del Plan de Digitalización de

Documentos.

I. Antecedentes

El día 23 de enero de 2012 se publicó en el Diario Oficial de la Federación (DOF) la

Ley Federal de Archivos (LFA) la cual establece, en su artículo 12, la forma y contenidos

que deberá contemplar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) y el procedimiento

para su autorización:

Artículo 12. El responsable del área coordinadora de archivos tendrá las siguientes

funciones: (…)

VI. Elaborar y presentar al Comité de Información o equivalente el Plan Anual de

Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala

institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios

documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de Internet

de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento;

Por su parte el reglamento de dicha Ley en su artículo 2 estipula:

Artículo 2. Además de las definiciones contenidas en el artículo 4 de la Ley Federal

de Archivos, para los efectos del presente Reglamento se entenderá por: (…)

IV. Plan Anual de Desarrollo Archivístico: Instrumento elaborado por el Área

Coordinadora de Archivos que contempla las acciones a emprender a escala

institucional para la actualización y mejoramiento continuo de los servicios

documentales y archivísticos, el cual, una vez aprobado por el Comité de

Información deberá ser publicado en el sitio de Internet de cada Dependencia y

Entidad, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento;

Con fecha 4 de mayo de 2016 el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la

Información y Protección de datos Personales publicó en el DOF el “ACUERDO del Consejo

Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y

Protección de Datos Personales mediante el cual se aprueba los Lineamientos para la



organización y conservación de archivos” (Lineamientos), los cuales establecen en sus

lineamientos Sexto y Trigésimo Cuarto:

Sexto. Para la sistematización de los archivos los Sujetos obligados deberán: (..)

III. Establecer un Programa anual de desarrollo archivístico;

Trigésimo cuarto. Los Sujetos obligados deberán establecer, en el Programa anual

de desarrollo archivístico, la estrategia de conservación a largo plazo y las acciones

que garanticen los procesos de gestión documental electrónica.

De conformidad con el Artículo 41 de la LFA, El Archivo General de la Nación es el

organismo descentralizado rector de la archivística nacional y entidad central de consulta

del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los archivos administrativos e

históricos de la Administración Pública Federal. Tendrá su domicilio legal en la Ciudad de

México y contará con autonomía de gestión y personalidad jurídica propia para el cabal

cumplimiento de su objeto general, objetivos específicos y metas.

En el año 2014 la Directora General del Organismo realizó la designación oficial del

RACA. En ese mismo año se llevaron a cabo las siguientes acciones: solicitar a las unidades

administrativas la designación de los Responsables de Archivo de Trámite (RAT), capacitar

al personal designado, acopio de información para la elaboración de los instrumentos de

control, e iniciar la actualización de los archivos de trámite. Igualmente durante ese

periodo se elaboraron, los Criterios Específicos para la Organización de los Archivos, así

como la propuesta de implementación del SIA, y la gestión de las primeras solicitudes de

transferencia.

En este mismo orden de ideas, la Directora General hizo la designación de los:

Responsable del Archivo de Concentración (RAC) en diciembre de 2016 y en enero de

2017, la del Responsable del Archivo Histórico Institucional (RAHI).

Respecto al diseño y actualización subsecuente de los instrumentos de control

archivísticos, Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) y Catálogo de

Disposición Documental (CDD), fueron elaborados en cumplimiento a lo establecido en la

LFA y el Estatuto Orgánico del AGN, publicado en el DOF 6 de octubre de 2014 y en apego

a las atribuciones establecidas en dichos instrumentos jurídicos, el CDD y el CGCA fueron

actualizados por vez primera durante el ejercicio de 2015, en particular el CDD fue



validado y registrado por la Dirección del Sistema Nacional de Archivos (DSNA) del AGN el

día 14 de diciembre de 2015.

La segunda actualización de dichos instrumentos se realizó a finales del ejercicio

2016. Para tal propósito se llevó a cabo el ejercicio de identificación de macroprocesos y

procesos de la Institución y a partir de ello se actualizó el CGCA.

El día 6 de diciembre 2016 se instaló el Grupo Interdisciplinario de valoración

documental. Durante los meses de enero y febrero de 2017, dicho Grupo, mediante el

análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la

documentación que integra los expedientes de cada serie, estableció los valores

documentales, plazos de conservación y destino final contenidas en la versión actualizada

del CDD, documento que fue aprobado por el Comité de Transparencia (CT) en la primera

sesión ordinaria de 2017 y posteriormente fue remitido a la DSNA para su validación y

registro el 28 de febrero del mismo mes y año.

Posteriormente, con fecha 30 de octubre de 2017, la Dirección el Sistema Nacional

de Archivos del Archivo General de la Nación dictaminó procedente la validación de dicho

instrumento.

Otra de las tareas realizadas durante el año 2016 fue la elaboración del Manual de

procedimientos del Área Coordinadora de Archivos (ACA) compuesto por los siguientes

procedimientos: 1. Administración de la Correspondencia; 2. Administración de la

Correspondencia de la DSNA; 3. Elaboración de instrumentos de control y consulta

archivística, CGCA y CDD; 4. Elaboración de la Guía simple de archivos; 5. Archivo de

Trámite; 6. Archivo de Trámite (Transferencia primaria), 7.Archivo de Concentración

(Préstamo y consulta de expedientes); 8. Archivo de Concentración (Destino Final); 9.

Destino Final (Transferencia secundaria) y; 10. Eliminación de documentos de

comprobación administrativa inmediata.

Todo lo anterior ha permitido articular la gestión documental al interior del AGN y

dar la pauta para fomentar la cultura de documentar todo acto que derive del ejercicio de

las facultades, competencias o funciones del Organismo, en aras de facilitar el acceso a la

información y fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas ante la sociedad.

En atención y cumplimiento a los “Lineamientos SNT” y con el propósito de

garantizar que los documentos de archivo electrónicos generados al interior del AGN,



posean características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, para que

gocen de la validez y eficacia de un documento original, de manera conjunta y

coordinadas por la RACA, durante el mes de septiembre de 2017 las Direcciones de

Desarrollo Institucional y Tecnologías de la Información diseñaron e implementaron

estrategias y actividades para la administración de documentos de archivo electrónicos.

II. Objetivos.

General

Modernizar y mejorar el Sistema de Gestión Documental, con el fin de optimizar el

proceso de organización y conservación documental de los archivos de trámite,

concentración e histórico que permitan contar con archivos actualizados que

garanticen el acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas.

Específicos

Optimizar la gestión documental del AGN, mediante el mejoramiento de las

capacidades de la administración de los archivos de la Institución.

Garantizar la operación del SIA, mediante la elaboración, actualización e

implementación de procedimientos.

Automatizar los procesos técnico-archivísticos, implementando herramientas

informáticas.

III. Alcance

El PADA es una herramienta inserta en la Planeación Estratégica del Archivo

General de la Nación, el cual se alinea al Programa Anual de Trabajo (PAT) 2018 y deberá

ser observada por los responsables de los archivos de Trámite, Concentración e Histórico,

para alcanzar los siguientes fines:

Producir archivos y documentos debidamente actualizados;

Sistematizar las transferencias primarias y, en su caso, las secundarias;

Utilizar la herramienta informática del SAA como elemento esencial de gestión

documental y;



Actualizar los Instrumentos de control y consulta archivísticos.

IV. Planeación

Como ya se expuso, es primordial que el SIA se encuentre encaminado a la mejora

continua, mediante actividades y acciones planeadas y programadas para que toda la

documentación generada o recibida fluya sistemáticamente en todo su ciclo vital, desde

su producción hasta su destino final.

Por lo anterior, es necesario realizar las siguientes estrategias que constituirán las

actividades programadas para el cumplimiento de los objetivos planteados:

1. Elaborar e implementar una campaña de sensibilización en materia de

organización y conservación de archivos al interior del AGN, que oriente a todos

los servidores públicos en la adecuada gestión de los documentos que reciben

y producen en sus respectivas áreas;

2. Elaborar e implementar un programa de capacitación para el personal

involucrado en la gestión documental;

3. Brindar asesoría y apoyo al personal del AGN en materia de gestión documental

y en particular a los RATs;

4. Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística, CGCA, CDD,

Inventarios de los archivos, de trámite, concentración e histórico y Guía simple

de Archivos;

5. Gestionar la disposición final de los expedientes y documentos que integran los

archivos de trámite y concentración.

6. Actualizar, implementar y utilizar de manera cotidiana y obligatoria el Sistema

de Administración de Archivos (SAA); y

7. Elaborar e Implementar políticas y criterios para la gestión de documentos de

archivo electrónicos.

IV.1 Programas y Proyectos

A través de las fases del ciclo de vida del documento se debe garantizar la mayor



efectividad de la actividad pública, la cual se traduce en una organización que administre

y recupere la información de manera rápida y ágil, en este sentido es necesario la

elaboración y sistematización de un Modelo de Gestión Documental específico para el

Archivo General de la Nación.

El Modelo de Gestión Documental (Modelo) es el estudio interdisciplinario y su

construcción teórica realizado por expertos en la materia archivística, que conceptualiza

procesos, funciones, actividades y las relaciones que se dan entre ellos, así como las

técnicas que deberán aplicarse en la operación del SIA, a partir de un estudio previo y en

apego a la normatividad aplicable en materia de archivos, el cual tiene como propósito la

mejora de los procesos archivísticos mediante la adopción de criterios normalizados y

buenas prácticas.

Con el propósito de facilitar la sistematización del Modelo su diseño será de

manera modular y se integrará por los siguientes submódulos:

1. En el módulo 1, se define la Política de Gestión documental del AGN mismo que

incluye un submódulo de Políticas de gestión de documentos de archivo electrónicos.

2. En el módulo 2, se establecen las bases y criterios para la planeación del SIA.

3. El módulo 3, hace referencia al uso del sistema automatizado de gestión y control

de documentos.

4. En el módulo 4, se define la forma en que deberán elaborarse y actualizarse los

documentos de control y consulta archivística como son: el CGCA, el CDD, la Guía

Simple de Archivos y los diferentes tipos de inventarios.

5. El módulo 5, hace mención a los procedimientos que integran el manual de

procedimientos del Área Coordinadora de Archivos.

6. El módulo 6, establece la forma que se llevará a cabo la capacitación para los

servidores públicos que conforman el Sistema de Gestión Documental.

7. El módulo 7, se refiere a la forma en que operará la Unidad de Correspondencia.

8. En los módulos 8, 9 y 10 se establecen las actividades relativas a la operación de

los archivos de: trámite, concentración e histórico institucional.



9. El módulo 11, define las actividades necesarias para la digitalización de los

documentos que se integran en los tres tipos de archivo.

10. El módulo 12 hace mención a la forma y periodicidad con la que se llevarán a cabo

los procesos de autoevaluación del SIA.

11. Finalmente en el módulo 13 se presenta el sistema de indicadores, la herramienta

mediante la cual se hará el seguimiento y los informes que regularmente se

presentaran, tanto para el PGCM como los indicadores del PAT del AGN.

IV.2 Actividades

Durante los meses de diciembre de 2017 y enero de 2018, como parte del proceso

de Planeación estratégica del AGN, se llevó a cabo el ejercicio de definición de metas y

actividades para el Plan Anual de Trabajo (PAT) 2018, en el que cada Unidad

Administrativa comprometió las actividades a realizar en el transcurso del año. En este

sentido el área Coordinadora de Archivos comprometió seis actividades, mismas que se

listan en la tabla 1.

Así mismo en el ejercicio de diagnóstico de riesgos en materia de archivos se

definieron ocho acciones de control, las cuales de igual forma se presentan en la tabla 1.

Tabla 1 alineación entre los objetivos, las Actividades del PAT 2018 y las Acciones de

Control del diagnóstico de riesgos.

Objetivos específicos

Actividades comprometidas

Plan Anual de Trabajo PAT 2018

Acciones de control derivadas del

Análisis de Riesgos PADA 2018

Optimizar la gestión documental del AGN, mediante el mejoramiento de las capacidades en la administración de los archivos de la Institución.

Implementación de la campaña de sensibilización en materia de organización y conservación de archivos

Diseñar una estrategia de sensibilización para la aceptación de los cambios normativos.

Implementar una estrategia de difusión para dar a conocer los procedimientos aplicables al SIA.

Elaborar e implementar de manera coordinada con la Subdirección de Organización y Planeación y la Dirección del








Sistema Nacional de Archivos un programa de capacitación en materia de gestión documental.

Realizar un programa de capacitación para los Responsables de Archivo de Trámite

Actualizar los procedimientos acorde a la normatividad y a la operación.

Garantizar la operación del SIA, mediante la elaboración, actualización e implementación de procedimientos.

Actualización de los instrumentos de control y consulta archivísticos.

Coordinar con los integrantes de los procesos del SIA en la observancia de los procedimientos.

Gestión de transferencias primarias, secundarias y bajas documentales.

Implementación y uso consuetudinario y obligatorio del sistema informático Sistema de Administración de Archivos (SAA).

Gestión para el trámite de Donación de papel archivo y papel de desecho a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.

Supervisión a la gestión de los archivos de trámite, concentración e histórico institucional.

Automatizar los procesos técnico-archivísticos, implementando herramientas informáticas.

Implementación del sistema informático Sistema de Administración de Archivos (SAA)

Coordinar con los RAT’s para que desarrollen sus actividades con el uso de la herramienta (SAA)








Adicionalmente a las actividades anteriormente descritas, se definieron

estrategias y actividades para la gestión de documentos de archivos electrónicos, con la

finalidad de que los documentos electrónicos sean: legibles en el futuro, entendibles,

identificables, recuperables, comprensibles y auténticos.

IV.3 Recursos

Como en todo plan y programa, la asignación de recursos garantiza de una manera

razonable el logro de los objetivos, por tanto se hace necesaria la entrega de una

adecuada cantidad de insumos, recurso humano y equipos y suministros.

Recursos humanos

Tabla 2 detalle de los recursos humanos necesarios para el desempeño de las actividades en materia de archivos.

Función Descripción

Responsable del área coordinadora de

archivos

Elaborar y presentar al CT los criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; elaborar y presentar al CT los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración e histórico, el CGCA, el CDD, así como el inventario general de la Entidad; coordinar las acciones de los archivos de trámite; desarrollar un programa de capacitación en la materia archivística; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; coordinar con el área de tecnologías de la información las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión y digitalización de documentos electrónicos.

Persona Asignada Puesto Jornada Laboral

Belem Fernández Díaz González

Jefa del Departamento del Registro Nacional de Archivos

9:00 a 18:00




Responsables de archivo de trámite

Integrar los expedientes de archivo; conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial; coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del CGCA, el CDD y el inventario general; elaborar los inventarios de transferencia primaria, y valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.

Personas Asignadas Puesto Jornada Laboral Blanca Lidia Hernández Hernández

Jefa del Departamento de Asuntos Jurídicos

9:00 a 18:00

Yarelí Elena Esparza Correa Técnico Especializado 8:00 a 15:00

Leticia Esparza Mendoza Jefa de Sistemas Administrativos 9:00 a 18:00

Víctor Manuel Rodríguez Martínez

Jefe del Departamento de Archivos del Gobierno Federal

9:00 a 18:00

Ximena Sánchez Mayén Técnico Especializado 9:00 a 16:00

Cecilia López Téllez Analista Técnico 9:00 a 18:00

Martha Patricia Chisco Ortiz Técnico Superior 8:00 a 15:00

María de la Luz Valencia Rojas

Enlace de Alto Nivel de Responsabilidad

9:00 a 18:00

María Teresa García Espinal Técnico Superior 9:00 a 16:00


Responsable del archivo de concentración

Recibir y conservar la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia conforme al CDD; solicitar al área coordinadora de archivos y a la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final; elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; realizar, las transferencias secundarias al archivo histórico.

Persona Asignada Puesto Jornada Laboral Emma Doraida Milanez

Martiñon Profesional Ejecutivo 9:00 a 18:00




Responsable del archivo histórico institucional

Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del CGCA, el CDD y el inventario general; validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico; recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración; organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y promover el uso y aprovechamiento social de la documentación.

Persona Asignada Puesto Jornada Laboral

Edgar Paúl Ríos Rosas Jefe del Departamento de

Certificaciones, Paleografía y Diplomática

9:00 a 18:00

Recursos materiales

Tabla 3 detalle de los recursos materiales necesarios para el desempeño de las actividades en materia de archivos.

Actividades planificadas Requerimientos y/o insumos

1 Implementación de la campaña de sensibilización en materia de organización y conservación de archivos.

Herramienta de difusión mediante correo electrónico institucional AGN Comunica

2 Realizar un programa de capacitación para los Responsables de Archivo de Trámite.

Espacio apropiado para la capacitación, equipo de cómputo y proyector.

3 Actualizar los Instrumentos de control archivístico: CGCA,CDD y Guía simple de archivos.

Herramienta de Access denominada Ficha técnica de valoración, Papel bond tamaño carta, impresora y tóner

4 Gestión de transferencias primarias, secundarias y bajas documentales.

Papel bond, impresora, tóner y cajas de archivo

5 Implementación del sistema informático Sistema de Administración de Archivos (SAA).

Instalación del SAA en todos los equipos de cómputo del AGN.

6 Gestión para el trámite de donación de papel archivo y papel de desecho a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.

Correo electrónico, papel bond, impresora y tóner.



Actividades planificadas Requerimientos y/o insumos

7 Implementación del Archivo Histórico Institucional

Depósito adecuado para conservar el acervo, equipo de cómputo, papel bond, impresora, tóner, cajas de polipropileno, folders, lápices, gomas, guantes de algodón y de látex.

IV.4 Administración de Riesgos

Los riesgos afectan los esfuerzos de la institución, limitan el cumplimiento de sus

objetivos y metas y afectan su imagen pública. La planificación de los riesgos es el proceso

sistemático para establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, atender, monitorear

y comunicar los riesgos asociados con la actividad archivística, mediante el análisis de los

distintos factores que pueden provocarlos, con la finalidad de definir las estrategias y

acciones que permitan controlarlos y asegurar el logro de los objetivos de una manera

razonable.

Es esencial que todos los riesgos sean identificados y preferentemente desde la

planeación de las actividades tendientes al logro de las metas y objetivos del PADA, para

lo cual es de la mayor importancia que todos los riesgos identificados se definan y

redacten de forma homogénea:

Identificación y definición de los riesgos:

Riesgo 1: Sistema de Administración de Archivos (SAA), implementado de manera

deficiente o incompleta. (Véase Anexo 1)

Riesgo 2: Responsables de los Archivos de Trámite, capacitados de manera deficiente

o insuficiente. (Véase Anexo 2)

Riesgo 3: Sistema Institucional de Archivos (SIA), operando deficientemente por la

inobservancia en la aplicación de procedimientos. (Véase Anexo 3)

La evaluación de riesgos considera los factores que influyen en la gravedad,

prontitud y constancia del riesgo, la probabilidad de la pérdida de los recursos públicos, y

el impacto en las operaciones, informes y actividades:



V. Cronograma

En esta etapa se define la cantidad de actividades y los períodos de trabajo para el

cumplimiento de cada actividad con los recursos considerados. Ello permite determinar la

duración de las actividades programadas a partir de la información sobre el alcance del

trabajo de cada actividad, los tipos y cantidades de recursos necesarios, así como su

calendarización.

Actividades planificadas

Mes e

ne

ro

feb

rero

ma

rzo

ab

ril

ma

yo

jun

io

juli

o

ag

ost

o

sep

tie

mb

re

oct

ub

re

no

vie

mb

re

dic

iem

bre

1

Implementación de la campaña de sensibilización en materia de organización y conservación de archivos.

2 Asesorías

Capacitación

3 Actualizar los Instrumentos de control archivístico: CGCA, CDD y Guía simple de archivos.

4

Gestión de transferencias primarias

Gestión de transferencias secundarias

Gestión de bajas documentales

5 Implementación del sistema informático Sistema de Administración de Archivos (SAA).

6 Implementación de las estrategias para la gestión de documentos de archivo electrónicos.



VI. Marco normativo

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Ley General de Responsabilidades Administrativas.

Ley General de Bienes Nacionales.

Ley Federal de Archivos.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, reglamentaria del Apartado B, del artículo 123 constitucional.

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos.

Reglamento de la Ley Federal de Archivos.

Lineamientos para la organización y conservación de archivos.

Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal.

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal.

Lineamientos para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos.

Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.

Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y de Seguridad de la Información.

Norma de Archivo Contable Gubernamental. NACG 01 Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental. Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.

Criterios para la elaboración del Plan Anual de Desarrollo Archivístico.



VII. Glosario de términos

ACA.- Área Coordinadora de Archivos

AGN. Archivo General de la Nación.

APF. Administración Pública Federal

CT. Comité de transparencia.

CDD. Catálogo de Disposición Documental.

CGCA. Cuadro General de Clasificación Archivística.

DOF. Diario Oficial de la Federación.

GD. Gestión Documental.

AHI. Archivo Histórico Institucional.

LFA. Ley Federal de Archivos.

Lineamientos.- Lineamientos generales para la organización y conservación de los

archivos del Poder Ejecutivo Federal. Emitidos por el Archivo General

de la Nación. Publicados en el DOF el día 3 de julio de 2015.

Lineamientos SNT: Lineamientos para la organización y conservación de archivos.

Emitidos mediante acuerdo por el Consejo Nacional del Sistema de

transparencia , Acceso a la Información Pública y Protección de Datos

Personales. Publicado en el DOF el día 4 de mayo de 2016.

PGCM. Programa Gobierno Cercano y Moderno.

RAC. Responsable del Archivo de Concentración.

RACA. Responsable del Área Coordinadora de Archivos

RAHI. Responsable del Archivo histórico Institucional

RATs.- Responsables de los Archivos de Trámite.

SAA. Sistema de Administración de Archivos.

SIA: Sistema Institucional de Archivos.

SCII. Sistema de Control Interno institucional.



Hoja de cierre



Anexo 1







Anexo 2







Anexo 3





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