PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Teddy Sánchez GómezEspecialista en [email protected]

PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

PLANIFICACIÓN

Las organizaciones, tanto públicas como privadas son conscientes de la importancia de la planificación para el cumplimiento de sus objetivos y metas.

¿Qué es la planificación?

Procedimiento mediante el cual se seleccionan, ordenan y diseñan las acciones que deben realizarse para el logro de determinados propósitos, procurando una utilización racional de los recursos disponibles.

El plan de trabajo como instrumento de planificación detalla las actividades que se deben llevar a cabo para el logro de los objetivos propuestos, para lo cual se establecen metas, indicadores, tiempo de ejecución y responsables.

¿Por qué se hace un plan de trabajo? Ordena lógica y secuencialmente la fase de

ejecución de actividades Permite realizar el seguimiento de la ejecución

de las actividades programadas. Facilita el proceso de evaluación.

ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Órgano de Administración de Archivos

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos. e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el archivo General de la Nación.

R.J. N° 073-85/AGN-J

Órgano de Administración de Archivos Desconcentrados

Es el encargado de las actividades archivísticas en los órganos desconcentrados a nivel regional zonal o departamental de organismos y reparticiones del Sector Público. Coordinará sus actividades con el Órgano de Administración de Archivos del nivel central y el Archivo Departamental correspondiente y de no existir éste con el Archivo General de la Nación.

R.J. N° 073-85/AGN-J

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD

(Directiva N° 016-GG-ESSALUD-2013 )

* ORGANOS DESCONCENTRADOS QUE LO POSEAN

ARCHIVO CENTRAL

COMITE DE EVALUACION DE DOCUMENTOS

ARCHIVO DE GESTION (NIVEL CENTRAL)

ARCHIVO PERIFERICO(NIVEL CENTRAL)

SECRETARIA GENERAL

ORGANO DE ADMINISTRACION DE

ARCHIVO DESCONCENTRADO

ARCHIVO DE GESTION (NIVEL CENTRAL)

OFICINA DE ADMINISTRACION DE

LA INFORMACION

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL ÓRGANO DESCONCENTRADO

COMITE DE EVALUACION DE DOCUMENTOS

DESCONCENTRADO

ARCHIVO DE GESTION (NIVEL

DESCONCENTRADO)

ORGANO DE ADMINISTRACION DE



ARCHIVO PERIFERICO *(NIVEL

DESCONCENTRADO)

ARCHIVO DE GESTION (NIVEL DESCONCENTRADO)

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

DIRECTIVA N° 003-2008-AGN/DNDAAI

“NORMAS PARA LA FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA”

FINALIDADES DEL PATOAA

· Contar con un instrumento de gestión archivística que oriente el desarrollo óptimo de las actividades archivísticas en las entidades de la Administración Pública.

· Unificar criterios para el proceso de formulación, ejecución y evaluación de los Planes de Trabajo de Archivos de las Entidades de la Administración Pública.

OBJETIVO DE LA DIRECTIVA

Establecer

pautas procedimientos

formulaciónaprobaciónaprobación ejecución

evaluación evaluación

Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de

la Administración Pública.

El Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos

Es un instrumento de gestión que orienta las actividades archivísticas para el logro de los objetivos y metas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos (SNA).

Permite realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de las entidades de la administración pública.

Forma parte de un plan mayor como es el Plan de Desarrollo Institucional o Plan Operativo Institucional.

I. Alcance

Señalar el ámbito de aplicación en la entidad (archivos de gestión, periféricos, desconcentrados y central).

II. Objetivo General

Se debe señalar los propósitos principales que se pretenden alcanzar con la implementación del Plan Anual de Trabajo del OAA durante el año, y debe ser redactado en infinitivo, debido a que implica una acción o compromiso (actualizar, adecuar, establecer, favorecer, cumplir, contribuir, etc.).

III. Objetivos específicos

Definen la naturaleza de las actividades a realizar, así como los logros y las metas previstas. Al enunciarlos, señalar puntualmente y precisar las acciones que se llevarán a cabo, los medios que se utilizarán, así como qué logros y resultados se espera alcanzar.

IV. Política Institucional

Se especifica el conjunto de orientaciones y lineamientos de política institucional que normarán el quehacer archivístico dentro de la entidad.

V. Realidad Archivística

Este punto esta dividido en los siguientes secciones:-Organización -Normatividad-Personal-Local y equipos-Fondo Documental-Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas

Realidad ArchivísticaOrganización

Indicar la existencia y características del funcionamiento del OAA y

señalar si ha implementado el Sistema de Archivos Institucional

(archivos de gestión, periféricos y de nivel desconcentrado de la

entidad), precisar organización, línea de dependencia o ubicación

administrativa, líneas de coordinación con otros órganos, etc.

Realidad ArchivísticaNormatividad

Señalar las normas internas de gestión archivística emitidas por la entidad.

Realidad ArchivísticaPersonal

Precisar la cantidad, la condición laboral, el cargo y el nivel de capacitación del personal del OAA.

Realidad ArchivísticaLocal y Equipos

Indicar las características del local o locales del OAA, de los archivos periféricos y/o desconcentrados (número de ambientes, tipo de construcción, disponibilidad de espacio, etc.), así como también, los tipos y las características de los equipos que se poseen (estanterías, armarios, gaveteros, mesas de trabajo, fotocopiadoras, equipos de microfilm, equipos de grabación, scaners, equipos de seguridad, equipos de control, etc.).

Realidad ArchivísticaFondo Documental

Señalar las principales series documentales, indicando sus

correspondientes años (fechas extremas). Además se deberá anotar la cantidad total de documentos medidos en metros lineales.

Los archivos que conserven documentos cartográficos, audiovisuales o legibles a máquina, indicarán la cantidad total de unidades y sus fechas extremas.

Realidad ArchivísticaProcesos Técnicos y Actividades Archivísticas

Referir las actividades programadas respecto a la organización, descripción, selección (transferencia y eliminación), conservación, servicios de documentos que se realizarán durante el año.

Al respecto véanse las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, aprobadas por Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J del Archivo General de la Nación.

VI. Programación de Actividades

PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS - 2014

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DICTOTAL ANUAL

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

PrioritarioElaborar el Informe de Evaluación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos correspondiente al 2013

Documento 1 eneroPersonal de la Oficina de Administración de la Información

Formular el Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros en Archivos

Documento 1 1 abrilPersonal de la Oficina de Administración de la Información

PrioritarioBrindar asistencia técnica a los archivos de gestión, periféricos y desconcentrados

Informe 1 1 1 1 4 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información

Sujeto a la disponibilidad presupuestal, para el caso de archivos desconcentrados

Implementar un enlace web del Archivo Central en el Portal Institucional

Informe 1 1 abrilPersonal de la Oficina de Administración de la Información

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PrioritarioOrganizar los documentos de archivo que se encuentran en custodia del Archivo Central

Metro lineal 40 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 40 500 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información

Sujeto a la disponibilidad del personal del Archivo Central

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

PrioritarioElaborar los inventarios de los documentos organizados en el Archivo Central



SELECCIÓN DOCUMENTAL

Prioritario Formular el Programa de Control de Documentos Informe 1 1 2 enero - junioPersonal de la Oficina de Administración de la Información

Sujeto a la aprobación del Comité de Evaluación de Documentos

PrioritarioElaborar el Cronograma de Transferencia de Documentos al Archivo Central

Documento 1 1 eneroPersonal de la Oficina de Administración de la Información

PrioritarioCoordinar y recibir las transferencias de documentos de los archivos de gestión y archivos periféricos del nivel central


Sujeto a las necesidades de los archivos de gestión y archivos periféricos

PrioritarioSeleccionar el acervo documentario y proponer su eliminación al Archivo General de la Nación

Metro lineal 50 65 65 65 65 65 65 65 65 65 65 700 enero - noviembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información

Sujeto a la aprobación del Comité de Evaluación de Documentos

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

PrioritarioMejorar las condiciones de conservación de las unidades de archivamiento de la documentación en custodia del Archivo Central



Digitalizar la documentación en custodia del Archivo Central

Imágenes 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 360000 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información


Implementar la línea de digitalización de documentos con valor legal en el Archivo Central

Informe 1 1 2 julio - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información

Sujeto a disponibilidad presupuestal.

SERVICIO ARCHIVÍSTICO

PrioritarioAtender los requerimientos de documentos digitalizados

Documento 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 1200 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información

Sujeto a los requerimientos de los usuarios

PrioritarioAtender los requerimientos de préstamo de documentos

Documento 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información

Sujeto a los requerimientos de los usuarios

PRIO-RIDAD

ACTIVIDADESUNIDAD

DE MEDIDA

METADURACIÓN RESPONSABLE OBSERVACIONES

Presupuesto

Indicar si se cuenta con presupuesto propio para el OAA (Archivo Central) y, de ser posible, señalar el monto asignado.

INFORME DE EVALUACIÓN DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Documents

PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS