PLAN DE CALIDAD DEL PROYECTO - supering.com.cosupering.com.co/IBV/SGC/IBV-PA-01_PLAN_CALIDAD... · Gestión de Calidad, para el cumplimiento de las metas de la organización. DEFINICIONES:

Plan de Calidad de la Interventoría del Proyecto Bogotá-Villavicencio

Versión: 3 Julio de 2015

Página 1 de 27 IBV-PQ-01

Nombre MARÍA FERNANDA NAJAR

Nombre LILIANA PATRICIA CASTELLANOS / JOAQUIN

PÉREZ / FÉLIX ALFONSO ELIAS

Nombre ANGEL BARRANTES

Cargo COORDINADOR DE CALIDAD

Cargo PROFESIONAL ASEGURAMIENTO CALIDAD/ SUB DIRECTOR TÉCNICO/ DIRECTOR DEL PROYECTO

Cargo GERENTE DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS

Fecha: JULIO 21, 2015



Elaboró Revisó Aprobó

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN No

FECHA EMISIÓN

MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE

1 Enero 07, 13 Emisión primera versión. Coordinador de Calidad

2 Julio 08,14

Revisiones y actualizaciones – Redacción, Organigrama, Matriz de comunicación, seguimiento y control de equipos de medición

Coordinador de Calidad

3 Julio 21, 15

Revisión y actualización del ciclo básico de los procesos, organigrama, y estructura del proceso de la Interventoría

Coordinador de Calidad

Este documento hace parte integral del Consorcio Interconcesiones, por lo tanto tiene alto grado de confidencialidad y está prohibida su reproducción y/o distribución total o parcial.




1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORIA

Realizar el seguimiento y control integral al Contrato de Concesión N° 0444 de 1994 y demás

documentos que lo modifiquen, adicionen o complementen para la Concesión de la vía Bogotá - Villavicencio, de acuerdo con las actividades que corresponden a la Gestión Administrativa, Gestión Técnica, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Gestión de Aforo y Recaudo, Gestión Ambiental, Gestión Social, Gestión Predial, Gestión de Seguros y Gestión de Riesgos definidas en el contrato de Concesión antedicho y de Interventoría N° SEA-067 de 2012. OBJETIVO DEL PLAN DE CALIDAD

Establecer los criterios y lineamientos para prestar los servicios relacionados con la Interventoría,

y establecer las pautas con las cuales el personal involucrado en este proyecto debe orientar sus actividades en los diversos procesos que participe.

Definir las actividades que van a ser desarrolladas por la Interventoría, para que estén plenamente identificadas, organizadas y controladas desde su inicio hasta el fin, permitiendo su trazabilidad.

2. ALCANCE DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA

Para el cumplimiento por parte del interventor, de los términos y condiciones establecidos en el Contrato y en todos y cada uno de los documentos que integran el mismo, sin perjuicio de las actividades específicas señaladas en el contrato de Concesión, el alcance del Contrato de Interventoría incluye, sin limitarse:

a) La revisión, verificación, análisis y la emisión de conceptos en relación con todos los aspectos derivados del Contrato de Concesión, incluyendo, entre otros, los aspectos Técnicos, Financieros, Contables, Prediales, Sociales, Ambientales, Operativos, Jurídicos y Administrativos.

b) El Interventor está autorizado para (i) Impartir instrucciones y órdenes al Concesionario sobre aspectos regulados en el Contrato de Concesión que sean de obligatorio cumplimiento por parte del Concesionario. Asimismo, el Interventor puede impartir recomendaciones que el Concesionario puede o no acoger; y (ii) Exigirle la información que considere necesaria, siempre y cuando se relacione con el objeto del Contrato. Las instrucciones, órdenes y/o recomendaciones que imparta el interventor al Concesionario deberán hacerse por escrito y se ceñirán a lo establecido en el Contrato de Concesión

c) El Interventor no puede exonerar al Concesionario de sus obligaciones o responsabilidades, sin previa autorización expresa y escrita del (a) Gerente General o quien haga sus veces en la ANI. Todas las comunicaciones y órdenes del interventor serán expedidas o ratificadas por escrito, numeradas en forma consecutiva y con su respectivo sello de recibido.

d) El Interventor es el representante de la ANI frente al respectivo Contrato de Concesión, para lo cual debe aplicar todas las normas técnicas y metodologías vigentes, y en general debe aplicar todos los principios y normas de seguimiento y control comúnmente aceptados en el país que resulten aplicables a la concesión referida. Adicionalmente, el interventor es el responsable de revisar e informarse de todos los antecedentes referentes a la concesión. Para este efecto, el Interventor debe tener en cuenta además de la normatividad contemplada en el Contrato de Interventoría básico, sus adiciones y otrosíes; todas aquellas normas técnicas vigentes que resulten aplicables.




3. POLITICA DE CALIDAD

Nos comprometemos con nuestros clientes, a cumplir satisfactoriamente con todos los requisitos definidos contractualmente, de manera oportuna, eficiente y con estándares de calidad, con personal de excelencia y tecnología adecuada a través de la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, para el cumplimiento de las metas de la organización. DEFINICIONES:

ANI: Agencia Nacional de Infraestructura

CONCESIONARIO: Concesionaria Vial de los Andes - Coviandes, Contratista al que se le realizará la Interventoría de acuerdo a lo definido en el contrato de concesión y de Interventoría.

CONSORCIO: Consorcio Interconcesiones, responsable de realizar la Interventoría, conformado por Consultora Latinoamericana de Ingeniería S.A. - CONLISA y Technology and management LTD - TNM.




4. MAPA DE PROCESOS Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Se han identificado los procesos necesarios para desarrollar la Interventoría técnica,

administrativa, financiera, jurídica, operativa, socio-predial y medio-ambiental del contrato de concesión. Estos procesos, la secuencia entre ellos, así como la forma en que interactúan están representados en el siguiente Mapa de Procesos:

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO

MEDICIÓN, SEGUIMIENTO

Y MEJORA

TÉCNICA

GESTIÓN

ADMON

GESTIÓN

FINANCIERA

GESTIÓN

JURÍDICA

GESTIÓN

SOCIO-PREDIAL

ANI ANI

GESTIÓN

MEDIO-

AMBIENTAL

Gráfico 1. Mapa de Procesos de la Interventoría

PROCESOS GERENCIALES O DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: En este nivel se establecen y ejecutan actividades de gestión de mercado, orientación, direccionamiento estratégico, medición, seguimiento y mejora al interior de la organización. Para la Interventoría de este proyecto está definido de la siguiente manera:

Personal Directivo:

Director de Proyecto: El Director del proyecto tendrá la responsabilidad integral del desarrollo de la Interventoría, será el responsable de tomar decisiones (técnicas, económicas, jurídicas, legales, ambientales, etc.) que por su grado de complejidad no pueden ser resueltas por los subdirectores, especialistas o por los residentes, con el fin de adoptar las medidas pertinentes para el caso. El Director del proyecto responderá directamente por las actuaciones que realice sobre el desarrollo del proyecto, a la ANI, por ser la entidad contratante y líder en el desarrollo del proyecto.




Representante legal: Será la persona que tendrá a su cargo el control y la responsabilidad directa de la toma de decisiones para la ejecución de las actividades propias de la Interventoría, tendrá constante comunicación con el Director del Proyecto, el Concesionario y la ANI; podrá convocar reuniones cuando las condiciones del caso lo ameriten, así podrá controlar los aspectos tantos administrativos como técnicos. Profesional de aseguramiento y gestión de calidad: Tendrá la responsabilidad de planear, implementar, verificar y mejorar continuamente todo el sistema de gestión de la calidad para el desarrollo de la Interventoría.

PROCESOS DE EJECUCIÓN O TÉCNICA: Este nivel enmarca la cadena productiva de la organización desde la recepción de los requisitos del cliente hasta la entrega a satisfacción del servicio.

Para la Interventoría de este proyecto está definido de la siguiente manera: Subdirector Técnico y Operativo: Será el responsable del seguimiento a las actividades que se desprenden de la ejecución propia del proyecto, en la parte técnica. Para lograr que el Concesionario cumpla con lo definido, contará con un equipo de profesionales altamente capacitados en todas y cada una de las disciplinas que se desempeñan en el proyecto, quienes a su vez tendrán a su disposición personal técnico y auxiliar que los apoye en cada una de sus tareas. Sus funciones están relacionadas con la medición, pruebas, evaluación y verificación de procedimientos, intervenciones y desempeño del Concesionario en el área técnica durante la ejecución de actividades de construcción, operación y mantenimiento. Se contará con un grupo de especialistas en las áreas de: Geotecnia, Geología, Pavimentos, Estructuras, Túneles, Diseño Geométrico, Hidráulica e Hidrología, Electromecánica, Ambiental, Gestión predial, Social y Auditoría en Sistemas de Peajes, quienes serán los responsables de los conceptos relacionados con su especialidad y estarán disponibles durante el periodo en que se ejecuten las actividades. Se contará con residentes técnicos y operativos, un residente en el área de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente (SISOMA), inspectores, auxiliar administrativo en tarifas diferenciales, topógrafos, cadeneros, dibujante y conductores. Se contará también con asesoría especializada en laboratorio de suelos y materiales.

PROCESOS DE APOYO: En este nivel se encuentran los procesos que tienen como objetivo dar soporte a los procesos gerenciales y de ejecución, con el fin de apoyar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con el cliente, tanto interno como externo. Para la Interventoría de este proyecto será un grupo conformado por: Subdirector Financiero: Realizará los procesos y actividades relacionadas con la revisión y control del manejo financiero del Contrato de Concesión entre el Concesionario y la ANI, incluyendo la revisión y seguimiento del manejo de recursos a través de la fiducia establecida para el Contrato de Concesión. Subdirector Jurídico: Realizará los procesos y actividades enfocadas a verificar la aplicación y cumplimiento de los aspectos regulatorios y contractuales relacionados con el Contrato de




Concesión, así como apoyar a la ANI en todos los aspectos jurídicos que se susciten en el desarrollo del contrato. Adicionalmente se contará con un Contador, quien tendrá a cargo el desarrollo de actividades propias de su especialidad y personal propio de la parte administrativa, quienes prestarán un apoyo logístico a toda la estructura de la Interventoría, tanto en las áreas administrativas como técnica. Los responsables de los procesos de apoyo realizarán las actividades para la gestión administrativa del Contrato de concesión y del Contrato de Interventoría, que pudieran implicar interacción con el Concesionario y/o con la ANI. Lo anterior implica la definición de un sistema de coordinación y comunicación eficiente, incluyendo la entrega y archivo de la información de forma oportuna y organizada, la digitalización de correspondencia y documentación, la recepción y verificación de informes, entre otros. A continuación se presenta el organigrama de la Interventoría.

Gráfico 2. Estructura Organizacional - Organigrama de la Interventoría




4.1. NIVELES DE ESCALAMIENTO PARA EL CLIENTE: En las actividades relacionadas con la

Interventoría, se definen los siguientes niveles de escalamiento para el cliente, a los cuales

éste acude cuando se presentan inconvenientes en la comunicación con los ejecutores

directos de las actividades o incumplimientos contractuales:

Primer nivel de escalamiento: Sub director técnico y operativo

Segundo nivel de escalamiento: Director de Proyecto

Tercer nivel de escalamiento: Representante legal




4.2. Estructura del proceso de la Interventoría técnica, administrativa, financiera, jurídica, operativa, socio-predial y medio ambiental del contrato de concesión

Gráfico 3. Estructura del Proyecto de Interventoría.

TRAMO 2 Bogotá – El antojo

(K9 + 210)

El Antojo – Puente Real

(K25 + 510)

Puente Real – Puente Téllez

(K38 + 300)

Puente Téllez – Caño Seco

(K70 + 471)

INTERVENTORÍ

A Caño Seco – Villavicencio

(K85+600)

TRAMO 3

TRAMO 4

TRAMO 5

TRAMO 6

Construcción

Operación &

Mantenimiento

TÉCNICA ADMINISTRATIVO FINANCIERA

SOCIO-PREDIAL AMBIENTAL JURIDICA




Cada uno de los procesos definidos en la estructura organizacional se encuentran enmarcado en el ciclo básico de los procesos: procesos de iniciación, de planificación, de ejecución, de seguimiento y control, y de cierre, los cuales se establecen de la siguiente manera:

DIR

EC

CIO

NA

MIE

NT

O E

ST

RA

TE

GIC

O INICIO

PLANEACIÓN

Revisión del objetivo del Proyecto. Para verificar el cumplimiento de este objetivo (s), se deben tener en cuenta los documentos soporte y de referencia como: Términos contractuales y anexos, normas técnicas y requisitos legales aplicables, y los que se consideren pertinentes para realizar la Interventoría.

Revisión y verificación del cumplimiento del Alcance del proyecto.

Realizar acta de inicio del proyecto.

Análisis información pre - contractual (salidas del proceso de Gestión comercial)

Elaboración del presupuesto para ejecución del proyecto

Elaboración plan de calidad del proyecto.

Aprobación plan de calidad y presupuesto para ejecución del proyecto

Gestión de riesgos del proyecto




OP

ER

AT

IVA

EJECUCIÓN

ME

DIC

IÓN

, S

EG

UIM

IEN

TO

Y

ME

JO

RA

MONITOREO Y

CONTROL

Conformación de equipo de trabajo: Administración de recursos.

Consecución de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto (humano e infraestructura).

Análisis de los términos técnicos, administrativos y jurídicos que enmarcan el proyecto por parte del personal propio del Proyecto.

Reunión de inicio con el personal para la difusión del plan de calidad.

Implementación del plan de calidad.

Medición, seguimiento y control de indicadores de gestión.

Seguimiento y medición a las actividades de obra.

Seguimiento y control de proyectos cuando Supering sus filiales no son líderes

Realizar seguimiento periódico al desempeño del proyecto, mediante los indicadores de gestión definidos.

Realizar control al presupuesto ejecutado Vs. Planeado

Verificar cumplimiento del plan de calidad del proyecto.

Realizar seguimiento a las no conformidades detectadas y a la eficacia de las acciones tomadas.

Identificar las variaciones Vs. El cronograma de actividades a partir de la ejecución del proyecto.

Tomar acciones correctivas o preventivas.




Grafico 4. Ciclo básico del proceso de la Interventoría

CIERRE

TO

DO

S L

OS

PR

OC

ES

OS

Formalizar el Acta de terminación – Liquidación.

Certificación de los trabajos realizados

Respaldo de la Información del Proyecto Presentación del informe final del proyecto




4.3. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE REFERENCIA

MARCO LEGAL Y DE REFERENCIA

Minuta del contrato

Interventoría integral que incluye pero no se limita a la Interventoría técnica, administrativa, financiera, jurídica, operativa, socio-predial y medio ambiental del contrato de concesión No 0444 de 1994 y su adicional No 1, suscrito entre la ANI y la concesionaria vial de los Andes – Coviandes S.A.

Anexo 8 Metodología y plan de cargas de trabajo

Anexos pliego de condiciones

Anexos y formatos pliego de condiciones

Hoja de datos Bogotá-Villavicencio

Pliego de Condiciones

Manual de Gestión Socio Ambiental y Predial de Proyectos Viales en Colombia INVIAS - Versiones 2000 y 2002, Licencias ambientales y sus modificaciones.

Resolución 07106 del 2 de diciembre de 2009

Guía de manejo ambiental de proyectos de infraestructura del INVIAS.

Resolución No. 0003600, del 20 de junio de 1996, emanada del Ministerio de Transporte.

Código Colombiano de Diseño Sísmico de Puentes.

Resolución No. 003290 del 15 de agosto de 2007.

Normas de Ensayo para Carreteras.

Resolución No. 003288 del 15 de agosto de 2007.

Especificaciones Generales de Construcción de Carreteras

Resolución No. 005864, del 12 de noviembre de 1998, emanada de la Dirección General del INVIAS.

Manual de Capacidad y Niveles de Servicio para Carreteras de Dos Carriles segunda versión.

Resolución No. 000744, del 4 de marzo de 2009.

Manual de Diseño Geométrico para Carreteras.

Resolución No 1050 de 2004, emanada del Ministerio de Transporte y sus modificaciones.

Manual de Señalización Vial.

Resolución No. 000803, del 6 de marzo de 2009.

Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos en Vías con Medios y Altos Volúmenes de Tránsito.

Resolución No. 003482, del 29 de agosto de 2007.

Manual de Diseño de Pavimentos Asfálticos en Vías con bajos Volúmenes de Tránsito.

Resolución No. 000743 del 4 de marzo de 2009.

Guía Metodológica para el Diseño de Obras de Rehabilitación de Pavimentos Asfálticos de Carreteras.

Resolución No. 000024 del 7 de enero de 2011.

Manual de Drenaje para Carreteras.

Manuales de inspección de obras del INVIAS (Estructuras de drenaje, pavimentos flexibles, pavimentos rígidos, puentes y pontones, y obras de estabilización)

Norma sismo resistente 2010 NSR10 y sus modificaciones.

Resolución No. 000090 del 26 de enero de 2004, emanada del Ministerio de Transporte

Por la cual se establece la instalación obligatoria de vallas informativas en las obras públicas que realice el Ministerio de Transporte y sus entidades adscritas y vinculadas.

Resolución No. 002543 del 23 de Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 002633 del 14




MARCO LEGAL Y DE REFERENCIA

agosto de 2000, emanada del Ministerio de Transporte

de diciembre de 1999. Vallas informativas.

Resolución No. 002666 del 1 de marzo de 2002, emanada del Ministerio de Transporte,

Por la cual se modifica la Resolución No. 2633 del 14 de diciembre de 1999. Vallas informativas.

Norma Internacional NFA 502 Normas Técnicas para protección de Túneles.

Grafico 5. Tabla de requisitos legales

4.4. Cronograma de actividades del Proyecto El plazo previsto para la ejecución de la Interventoría es de setenta y un (71) meses, contados a partir de la fecha de firma del acta de inicio, es decir a partir del 5 de julio de 2012 y hasta el día 4 de junio de 2018.

Grafico 6. Cronograma anual de actividades

4.5. Objetivos y Metas




Gráfico 7. Objetivos y Metas

4.6. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL PROYECTO




Para la ejecución del proyecto, se establecen los siguientes niveles de documentación:

Gráfico 8. Estructura Documental

4.6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS El control de la documentación está indicado en el MS-PD-07 procedimiento Control de Documentos. La forma en que se elaboran los documentos se localiza en el MS-PD-08 procedimiento Elaboración de Documentos. Para este proyecto, toda la documentación que se utilice, se normalizará y controlara de acuerdo al Sistema de Gestión de Calidad, los documentos y formatos que se requieran implementar para un control específico se identificarán antecediendo al código ya establecido la palabra IBV, y se describirán a través del plan de calidad de la Interventoría, mediante la palabra PQ, la cual corresponde al procedimiento donde se especifica el formato, como se define en el MS-PD-08 Procedimiento Elaboración de Documentos. Por ejemplo, se crea un formato para el control de obras vías de superficie y puentes, este quedará de la siguiente manera: IBV-DS-PQ-C-FM1, lo cual indica, que pertenece al proyecto de Interventoría de Bogotá-Villavicencio, al proceso de ejecución de proyectos, se especifica en el plan de calidad del proyecto, pertenece a Colombia, y es el formato con consecutivo numero 1.

Las responsabilidades generales del área de calidad ante el control documental son las siguientes:

Asegurar que todos los documentos sean revisados y aprobados por el personal autorizado para ello, antes de emitirlos o liberarlos para su utilización.

Asegurar que todas las ediciones pertinentes de los documentos estén disponibles en todos los

lugares donde son efectuadas las operaciones.




Asegurar que todos los documentos obsoletos sean retirados del proyecto para consulta y asegurar que se mantengan actualizadas de acuerdo a la versión vigente del documento.

Documentos propios de la Interventoría:

Plan de Calidad

Contrato y anexos

Procedimientos operativos y de gestión administrativa

4.6.2. CONTROL DE REGISTROS

El control de los registros del Sistema de Gestión de Calidad está regido por el procedimiento Control de Registros MS-PD-02 y se debe relacionar a través del MS-PD-01-FM1 - Lista maestra de documentos y datos, en la parte de Lista de Registros, donde es necesario relacionar la información correspondiente con el código, clase, responsable, almacenamiento, recuperación, retención y observaciones. Los registros propios de la Interventoría son:

Actas de reuniones

Informes

Control de correspondencia recibida y enviada

Reportes de campo

Control de correspondencia - De toda la correspondencia recibida y enviada debe enviarse copia al director, al Subdirector

Técnico y Operativo, al Representante Legal del Consorcio y al Coordinador del proyecto. TODO comunicado que se emita DEBE ir firmada por el director del proyecto o por el Subdirector Técnico y Operativo ó por el Representante Legal del consorcio,.

- La persona encargada de gestión documental, es el responsable del registro de los formatos de

control de correspondencia, como del archivo físico y magnético de TODA la correspondencia.

Para asignar el consecutivo, se tendrá en cuenta la siguiente estructura:

La primera parte corresponde al nombre general del proyecto, el cual será: IBV.

la segunda parte corresponde al consecutivo, el cual comienza en 001 y se va asignado a medida que se envíe o reciba la correspondencia.

la tercera parte corresponde al año, el cual corresponde al año en curso.

Cuando la correspondencia es recibida se debe anteceder con la palabra SC

NOMBRE DEL

PROYECTO

CONSECUTIVO

AÑO

SC (Recibida)




Correspondencia enviada: Cada vez que se requiera enviar un comunicado al cliente, al concesionario o parte interesada, es necesario que el responsable de emitirlo solicite un consecutivo a la persona encargada de control documental y le indique la información correspondiente al IBV-GA-PQ-C-FM1 Control de correspondencia enviada para que la registre oportunamente, la cual hace relación al consecutivo, fecha, quien lo elaboró, el asunto, dirigida a quien va (cliente, concesionario o parte interesada), los anexos y si ese comunicado es respuesta a uno que se recibió (indicar el consecutivo del comunicado que están contestando). Siempre se debe enviar el original a la persona encargada de control documental para su respectivo archivo, el cual debe ser en físico y en medio digital.

Cuando se realice de manera digital, debe ser en una carpeta compartida con el Director y el Coordinador del Proyecto, en la que se identificará una carpeta con el nombre de: CORRESPONDENCIA, y una subcarpeta identificada como Enviada y unas subcarpetas identificadas001-099, 100-199, 200-299 y así sucesivamente. Es decir que la correspondencia enviada se ubicará e identificará a través del consecutivo asignado.

Correspondencia recibida: Toda la correspondencia recibida, ya sea por fuera de la oficina (reunión, visita a campo) debe ser entregada al responsable de control documental para que primero que todo le coloque el sello de recibido y registre el consecutivo y la fecha de recibido por el Consorcio, seguidamente diligencie el IBV-GA-PQ-C-FM2 Control de correspondencia recibida, relacionando la información correspondiente al consecutivo (el mismo se debe colocar en el sello y el cual debe estar precedido por la palabra SC, nombre del proyecto – consecutivo - año), la fecha de recepción, el remitente (cliente, concesionario o parte interesada), consecutivo del remitente (si se identifica), asunto, anexos (verificando que los anexos que especifican en el comunicado corresponda con lo que se recibe, y si responde a la respuesta de un comunicado enviado (consecutivo interno que se le había asignado al comunicado enviado) y observaciones.

Esta correspondencia debe ser escaneada y remitida de inmediato al Director, al Subdirector Técnico y Operativo, al Representante Legal del Consorcio y al Coordinador del Proyecto mediante un correo electrónico, para que ellos preparen la respuesta o remitan al responsable para su solución. Toda la correspondencia debe ser enviada al Director, al Subdirector Técnico y Operativo, al Representante Legal del Consorcio y al Coordinador del proyecto para que ellos identifiquen su prioridad y el tratamiento que se le dará. Siempre se debe enviar el original al responsable de control documental para su respectivo archivo, el cual debe ser en físico y en medio digital.

Cuando se realice de manera digital, debe ser en una carpeta compartida con el Director y el Coordinador del Proyecto, en la que se identificará una carpeta con el nombre de CORRESPONDECIA, una subcarpeta identificada como Recibida y dentro de ella subcarpetas identificadas como 001-099, 100-199, 200-299 y así sucesivamente. Es decir que la correspondencia recibida se ubicará e identificará a través del consecutivo asignado mediante el sello de recepción.

5. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA




El Director del proyecto y el Profesional de aseguramiento y gestión de la calidad, se comprometen a que se defina claramente el Sistema de Gestión de Calidad, que se documente, se implemente y funcione de manera efectiva, a través de su mantenimiento, revisión y mejora continua. Tienen el compromiso de liderar y verificar el cumplimiento de la política y objetivos de calidad en todos los niveles del proyecto de Interventoría y de proporcionar los recursos necesarios para el alcance de tal propósito. El Profesional de aseguramiento y gestión de la calidad velará por el cumplimiento del Plan de Calidad como responsable directo dentro del Consorcio y desarrollará estas actividades bajo las directrices definidas en el presente plan de calidad. La responsabilidad por la calidad de los trabajos corresponde a todos los integrantes del equipo que desarrollará las actividades propias de la Interventoría. Si bien cada persona es responsable de la calidad en el cargo que le fue asignado, el Director del proyecto y el Profesional de aseguramiento y gestión de la calidad son los responsables de su seguimiento y de la ejecución del Proyecto dentro del marco de calidad previsto. Su función principal es integrar todos los esfuerzos de sus colaboradores y entregar al Cliente, durante y posteriormente a la ejecución de los trabajos, resultados acordes con sus exigencias y expectativas.

6. RECURSOS DE LA INTERVENTORÍA

6.1. Recursos Humanos En razón del tipo de actividad que se va a desarrollar, el CONSORCIO considera que el principal recurso con que cuenta es el recurso humano, el cual está conformado por un grupo de personas que participan en la Interventoría, con la experiencia y formación académica acorde con los requerimientos del proyecto. Las actividades para la selección del personal que labora en el CONSORCIO se encuentran definidas en el procedimiento de Selección y Contratación de personal para proyectos. Es política del CONSORCIO, mantener su personal capacitado y motivado hacia la gestión y aseguramiento de la calidad, proporcionando un ambiente de trabajo seguro, agradable y propicio para la prestación de un servicio óptimo. Cada vez que se realice una capacitación, esta se registra en el formato de Lista de Asistencia. La organización establecida para la ejecución del proyecto se esquematiza mediante el organigrama (Gráfico 2). El CONSORCIO ha elaborado los perfiles y descripción de puestos de trabajo, en los que se describen las funciones, responsabilidades y autoridad del personal necesario para la ejecución de la Interventoría.




6.1 Recursos Físicos El CONSORCIO es consciente de la importancia de la prestación del servicio en las mejores condiciones técnicas, en tal sentido mantiene al personal dotado de los recursos tecnológicos y logísticos necesarios para el logro de los objetivos.

Un campamento en Cáqueza (Cundinamarca) El campamento se encuentra ubicado en Crr 3 No 2C-24 Sur, Teléfono: 8480788.

Equipos de topografía: Estación total y nivel con todos los accesorios.

Equipos de computo, impresoras, fotocopiadora, escáner, cámaras fotográficas, cámara de video.

Equipo de comunicaciones: Internet, celulares, 1 línea telefónica, página web.

Equipo de laboratorio de suelos y materiales a través de subcontrato.

Equipos para la verificación y gestión de recaudos de peajes y pesajes: Cámaras instaladas en las estaciones de peaje y pesaje, equipos de titulación en estaciones de peaje

Equipos para apoyo a la Gestión Administrativa y de Seguimiento: Una oficina en Bogotá, PBX, fax, internet, equipos de cómputo con software licenciado, impresoras, fotocopiadora, escáner, sistema de gestión documental.

Cuatro (4) vehículos.

7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

7.1. Respuesta a solicitudes y presentación de informes.

ACTIVIDAD REQUISITO

Respuesta a peticiones o particulares Quince (15) días hábiles

Expedición de certificaciones Diez (10) días hábiles, salvo se trate de certificaciones laborales, para lo cual se dispone de tres (3) días hábiles

Peticiones con el propósito de obtener copias de documentos

Diez (10) días hábiles

Consultas en materia de Gestión Contractual, realizadas por los particulares y entidades públicas

Treinta (30) días hábiles

Solicitudes de información realizadas por los Senadores y Representantes de la Republica, en ejercicio de control político y los organismos de Control

Cinco (5) días calendario. Para este último caso en particular, el interventor tendrá la obligación de remitir la respuesta solicitada por la ANI en un término no mayor a dos (2) días calendario, una vez reciba el requerimiento.

Presentación del informe mensual de Interventoría

cinco (5) primeros días hábiles de cada mes

Presentación del informe final de Interventoría Dentro de los veinte (20) días siguientes a la fecha en que la terminación se hiciere efectiva

Presentación del informe de Diagnóstico Al vencimiento del segundo mes de ejecución del contrato

Presentación del diagnóstico de Avance Cada seis (6) meses, contados a partir de la aprobación del diagnóstico inicial

Presentación del Informe de Verificación y Auditoria a los sistemas de tráfico y recaudo

Mensual




ACTIVIDAD REQUISITO

Presentación del inventario Vial actualizado 2 meses de la fecha de inicio

Presentación del plan de Acción Auditorías de Seguridad Vial

3 meses de la fecha de inicio

Presentación del informe de Aforo Mensual y semestral

Presentación del informe de verificación y auditoría a los sistemas de tráfico y recaudo

Mensual

Presentación del informe de Avance estudios Sociales

Mensual

Presentación de la proyección estadística del tráfico

Anual

Instalación de equipos de video en estaciones de peaje

60 días de fecha de inicio

Presentación del cronograma detallado actividad de seguimiento ambiental

Trimestral

Presentación del informe Final Ambiental Diez (10) días siguientes a la terminación del contrato

Presentación del informe de Estado del Proyecto Semestral (incluye registro fílmico)

Presentación del informe para inspección final de obra

1 mes antes de la terminación de la construcción

Presentación de los índices de Estado Semestral

Presentación de la Reflectividad horizontal y vertical (temporal y definitiva)

Cada 4 meses

Presentación de la encuesta a usuarios de la Vía Semestral

Presentación de Factura y soportes Mensualmente junto con el informe

Gráfico 9. Actividades Vs. Requisitos

Los informes mensuales deberán contener como mínimo lo siguiente:

I. Nombre del interventor II. Etapa en que se encuentra el Contrato de Concesión respecto del cual resultó adjudicatario en el

concurso de Meritos III. Ficha técnica del proyecto IV. Información del contrato de Concesión V. Información Financiera VI. Servicios de la concesión VII. Detalle de actividades y obligaciones cumplidas por el interventor, VIII. Acreditación de cumplimiento de Aportes Parafiscales y Seguridad Social por parte del personal

del interventor IX. Anexar la relación y copia magnética de la correspondencia X. Observaciones y generalidades consideradas por el interventor, que no puedan ser catalogadas

dentro de las generalidades anteriormente establecidas XI. Conclusiones y recomendaciones por parte del interventor a la ANI, acciones correctivas y/o

preventivas a implementar en todos los aspectos de la concesión




7.3. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

a. Líneas de Comunicación

Del CONSORCIO con la ANI

Se hace por conducto del Representante Legal del CONSORCIO, del Director del Proyecto o del Subdirector Técnico y Operativo.

La correspondencia generada por el proyecto se identifica con las iniciales establecidas para el proyecto, seguida de un consecutivo y el año. Ej.: IBV-001-13 (Interventoría Bogotá - Villavicencio).

b. Reuniones periódicas Con el fin de obtener una retroalimentación con todos los participantes en el proyecto (ANI, Concesionario y el Interventor), se llevan a cabo de acuerdo con las exigencias contractuales las siguientes reuniones o comités periódicos:

COMITÉ OBJETIVO PERIODICIDAD

Comité técnico y operativo

Evaluar y hacer seguimiento a la gestión realizada en el periodo (Ejecución del proyecto)

Quincenal

Comité de Túneles Revisar el avance de las obras y evaluar condiciones del tipo de terreno.

Según requerimientos del proyecto.

Comité de Sitios Inestables

Revisar propuestas de estabilización de la banca de la vía, avance de las obras en ejecución y recibos de obra.

Según requerimientos del proyecto.

Comité de Fiducia Se hace seguimiento a los asuntos financieros del proyecto.

Mensual

Los comités en los que participa el CONSORCIO se evidencian en actas de reunión.

c. Comunicación Interna

El CONSORCIO, establece varios medios de comunicación al interior de la organización, tales como:

Correo electrónico

Carteleras

Reuniones y/o comités

Telefonía

Memorandos

Verbal




Para que exista una comunicación eficaz, y teniendo en cuenta el aspecto a comunicar, se define de la siguiente manera:

Aspecto a Comunicar

Responsable de la comunicación

A quién le Comunica

Cuando le Comunica

Estrategias y Medios

Respuesta a peticiones o particulares

Director del Proyecto – Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado

Cliente-Concesionario-Partes interesadas

Quince (15) días hábiles

Comunicado escrito-Debidamente registrado en la correspondencia

Expedición de certificaciones

Coordinador del proyecto - Especialista asignado


Diez (10) días hábiles, salvo se trate de certificaciones laborales, para lo cual se dispone de tres (3) días hábiles


Peticiones con el propósito de obtener copias de documentos

Coordinador del proyecto- Especialista asignado


Diez (10) días hábiles


Consultas en materia de Gestión Contractual, realizadas por los particulares y entidades públicas

Director del proyecto-Coordinador del proyecto- Especialista asignado


Treinta (30) días hábiles


Solicitudes de información realizadas por los Senadores y Representantes de la Republica, en ejercicio de control político y los organismos de Control

Director del proyecto-Coordinador del proyecto- Especialista asignado


Cinco (5) días calendario. Para este último caso en particular, el interventor tendrá la obligación de remitir la respuesta solicitada por la ANI en un término no mayor a dos (2) días calendario, una vez reciba el requerimiento.


Presentación del informe mensual de Interventoría

Sub director técnico- Coordinador del proyecto-Especialista asignado

Cliente cinco (5) primeros días hábiles de cada mes

Informe escrito con las especificaciones requeridas

Presentación del informe final de Interventoría


Cliente

Dentro de los veinte (20) días siguientes a la fecha en que la terminación se hiciere efectiva


Presentación del informe de Diagnóstico


Cliente Al vencimiento del segundo mes de ejecución del contrato


Presentación del diagnóstico de Avance


Cliente

Cada seis (6) meses, contados a partir de la aprobación del diagnóstico inicial


Presentación del Informe de Verificación y Auditoria a los sistemas de tráfico y recaudo


Cliente Mensual Informe escrito con las especificaciones requeridas

Presentación del inventario Vial actualizado


Cliente 2 meses de la fecha de inicio


Presentación del plan Sub director técnico- Cliente 3 meses de la fecha de Informe escrito con las




Aspecto a Comunicar

Responsable de la comunicación

A quién le Comunica

Cuando le Comunica

Estrategias y Medios

de Acción Auditorías de Seguridad Vial

Coordinador del proyecto-Especialista asignado

inicio especificaciones requeridas

Presentación del informe de Aforo


Cliente Mensual y semestral Informe escrito con las especificaciones requeridas

Presentación del informe de verificación y auditoría a los sistemas de tráfico y recaudo



Presentación del informe de Avance estudios Sociales



Presentación de la proyección estadística del tráfico


Cliente Anual Informe escrito con las especificaciones requeridas

Presentación del cronograma detallado actividad de seguimiento ambiental


Cliente Trimestral Informe escrito con las especificaciones requeridas

Presentación del informe Final Ambiental


Cliente

Diez (10) días siguientes a la terminación del contrato


Presentación del informe de Estado del Proyecto


Cliente Semestral (incluye registro fílmico)


Presentación del informe para inspección final de obra


Cliente 1 mes antes de la terminación de la construcción


Presentación de los índices de Estado


Cliente Semestral Informe escrito con las especificaciones requeridas

Presentación de la Reflectividad horizontal y vertical (temporal y definitiva)


Cliente Cada 4 meses Informe escrito con las especificaciones requeridas

Presentación de la encuesta a usuarios de la Vía


Cliente Semestral Informe escrito con las especificaciones requeridas

Presentación de Factura y soportes

Coordinador del Proyecto

Cliente Mensualmente junto con el informe

Facturas y soportes

Gráfico 10. Matriz de comunicación interna




d. Comunicación externa

El CONSORCIO provee los medios de comunicación con el cliente, por medio de los cuales puede consultar el desarrollo de sus productos, estatus, consulta de informes, comunicar sus inquietudes y quejas, etc., entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:

Pagina Web: http://www.supering.com.co/IBV/

Reuniones y/o comités

Correos electrónicos

Correspondencia

Telefonía 7.4. CONTROL DEL DISEÑO

El CONSORCIO realiza una verificación de los diseños suministrados por la ANI o el Concesionario. Los diseños o modificaciones a los diseños que presente el Concesionario, son estudiados por el equipo de especialistas, quienes verifican que no se vean afectadas las especificaciones técnicas inicialmente definidas, que cumplan con las normas respectivas y que el propósito sea optimizar los estudios actuales. Las observaciones a los diseños que hace la Interventoría son informadas al Concesionario y la ANI.

7.5. CONTROL DE ACTIVIDADES

En el Anexo 1, Matriz de Actividades de la Interventoría, se identifican las actividades sometidas a control, y para cada una de ellas se definen especificaciones, criterios de aceptación, tipo de inspección, frecuencia, responsable y registro. 7.6. COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Para llevar a cabo las actividades de compras y contratación de servicios, el Consorcio se rige con el procedimiento CM-PD-03 “Compras y contratación de servicios”. Para la evaluación de los proveedores de productos o servicios que afecten directamente la calidad de la Interventoría, se rige con el procedimiento CM-PD-02 “Evaluación de Proveedores”. El CONSORCIO subcontrata la elaboración de trabajos especializados para la ejecución del proyecto y la prestación de servicios profesionales de especialistas. 7.7. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE INSPECCIÓN, MEDICIÓN Y ENSAYO Para controlar, calibrar y mantener los equipos utilizados en las actividades de la Interventoría, se aplicará lo definido en el Instructivo MS-IN-01 “Control de los Equipos y Dispositivos de Medición”. Para llevar a cabo las actividades de la Interventoría se utilizan los siguientes equipos:




Gráfico 11. Equipos de Inspección, medición y ensayo

8. MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA 8.3. Medición y Seguimiento Se cuenta con mecanismos para la medición y seguimiento a la ejecución del proyecto, estos mecanismos son los siguientes: Evaluación de la satisfacción del cliente y tratamiento de las quejas del mismo: Se realiza de acuerdo con lo definido en el procedimiento MS-PD-05 “Evaluación de la Satisfacción del cliente”. Programa anual de Auditorías Internas: Se realiza para evaluar el desempeño del proyecto. Ellas se desarrollan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento MS-PD-03 “Auditorías de Calidad”. Tratamiento del producto no conforme: Se lleva a cabo de acuerdo con lo definido en el procedimiento MS-PD-06 “Control de Producto No Conforme”. Acciones correctivas y preventivas: En caso de presentarse una no conformidad, originada por quejas del cliente, resultados de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, o inspecciones directas se debe seguir el MS-PD-04 Acciones Correctivas y Preventivas. Indicadores de gestión del proyecto: Están definidas en el Gráfico 5. Objetivos y Metas, y deben ser presentados por el Director del Proyecto de acuerdo a la periodicidad definida en cada uno a la Dirección de la unidad.

EQUIPO PERIODICIDAD DE

CALIBRACIÓN/VERIFICACIÓN

REGISTRO/UBICACIÓN

RESPONSABLE DE CALIBRACIÓN/VERIFICAC

IÓN

TIPO DE MEDICIÓN

Rugosímetro Semestral Certificado de

Calibración/Informe subcontratista

Subcontratista Rugosidad de las superficies

Perfilómetros láser u ópticos

Semestral

Certificado de Calibración/Informe

subcontratista Subcontratista

Rugosidad acumulada -

ahuellamientos

Texturómetro Semestral Certificado de


Subcontratista Textura

Equipos de medición continua

Semestral

Certificado de Calibración/Informe

subcontratista Subcontratista

CRT Fricción transversal

Reflectómetro Semestral Certificado de


Subcontratista Reflectividad

Equipos de topografía

Semestral Certificado de

Calibración/Oficina Interventoría

Interventoría Ángulos y

elevaciones




8.4. Mejora Se aplicarán procedimientos para el manejo de las acciones correctivas y preventivas, con el fin de garantizar la mejora continua al interior del proyecto. Cuando se detecte una no conformidad o una no conformidad potencial, el Consorcio llevará a cabo las actividades descritas en el procedimiento MS-PD-04 “Acciones Correctivas y Preventivas”. Dichas no conformidades se pueden generar por el incumplimiento de lo estipulado en este Plan de Calidad, Auditorías Internas, Quejas del Cliente y/o detección de productos no conformes. La responsabilidad de verificar que la acción correctiva y/o preventiva haya sido efectivamente puesta en práctica y que haya tenido los efectos esperados, es del Director del Proyecto y del Profesional en aseguramiento y gestión de la calidad.

9. FORMATOS RELACIONADOS

Código Nombre

IBV-DS-PQ-C-FM1

Control de obra vías de superficie y puentes

IBV-DS-PQ-C-FM2 Control de avance (puentes)

IBV-DS-PQ-C-FM3 Informe actividades construcción de túnel

IBV-DS-PQ-C-FM4 Verificación postes S.O.S

IBV-DS-PQ-C-FM5 Verificación de peajes

IBV-DS-PQ-C-FM6 Inspección báscula

IBV-DS-PQ-C-FM7 Actividades de mantenimiento rutinario

IBV-DS-PQ-C-FM8 Ubicación de vehículos de policía y operación

IBV-DS-PQ-C-FM9

Carteleras sociales en frentes de obra y comunidad

IBV-DS-PQ-C-FM10

PQRS Interventoría

IBV-DS-PQ-C-FM11

Verificación de personal en obra

IBV-DS-PQ-C-FM12

Seguimiento y Control de los equipos de medición

IBV-MS-PD-05-FM1 Encuesta de satisfacción del cliente

IBV- MS-PD-01-FM1 Lista Maestra de Documentos y Datos

IBV-MS-PD-04-FM1 No conformidad / Acción Correctiva /preventiva

IBV-RH-PD-01-FM1

Perfil de Puesto




Código Nombre

IBV-GA-PQ-C-FM1 Control de correspondencia enviada

IBV-GA-PQ-C-FM2 Control de correspondencia recibida

Documents

PLAN DE CALIDAD DEL PROYECTO - supering.com.cosupering.com.co/IBV/SGC/IBV-PA-01_PLAN_CALIDAD... · Gestión de Calidad, para el cumplimiento de las metas de la organización. DEFINICIONES: