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ÍNDICE:
1. Equipo de Comunicación.
2. Misión, Visión y Valores.
3. Justificación.
4. La Comunicación Interna en Aprosuba 11.
-Antecedentes.
- Punto de partida.Metodología y Descripción.
-Encuestas de Comunicación Interna.
5. Plan de Comunicación:
-A quienes se dirige el Plan.
-Objetivo General.
-Objetivos específicos.
-Canales de comunicación.
6. Acciones de mejora ( desarrollo del plan ).
Julio 2012- julio 2014
7. Puesta en marcha del Plan.
8. Estrategia de Evaluación.
9. Revisión.
1. EQUIPO DE COMUNICACIÓN DE APROSUBA 11 Silvia Cortés Rengel.
Directora-Gerente.
Francisco Godoy Prada.
Responsable de Comunicación.
2. MISIÓN,VISIÓN Y VALORES. La Asociación Pro-Personas con Discapacidad Intelectual APROSUBA-11,de
Cabeza del Buey es una entidad privada sin ánimo de lucro cuya Misión es
“Contribuir, desde un compromiso ético, con los servicios y apoyos necesarios,
para que cada Personas con Discapacidad Intelectual y/o del desarrollo ,y cada
familia ,puedan llevar a cabo sus proyectos de calidad de vida, en un marco del
ejercicio de sus derechos y de inclusión social”.
Nuestra Visión es ser una Organización centrada en la persona con
discapacidad intelectual, fomentando la participación y el ejercicio de sus
derechos, donde la familia encuentre los apoyos necesarios acorde a nuestra
misión y al Código Ético de FEAPS.
Los Valores que sustentan nuestra Organización son:
Solidaridad: Compromiso con el entorno y con otras entidades. Generosidad.
Ayuda mutua.
Honestidad: Coherente y sincera con los principios que promueven la
autodeterminación y el ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad
intelectual.
Dignidad: Alejada del sentido de beneficencia.
Respeto: Tolerante con la diversidad
Entusiasmo: Con motivación para afrontar retos y avanzar.
Flexibilidad: Capaz de dar respuesta a los múltiples cambios que se producen en
nuestros contextos.
Creatividad: Aportando ideas y soluciones innovadoras.
Trabajo en equipo: Se cuenta con la participación de todos, promoviéndose la
creación de equipos.
Eficiencia: Optimización de los recursos.
Sentido de pertenencia: Las personas que componen la Organización están
identificadas con las líneas de la entidad, con una alta participación e implicadas
en las diferentes áreas.
3. JUSTIFICACIÓN. La observación, y la recogida de datos de los distintos grupos de interés de
nuestra Entidad,han puesto de manifiesto la existencia de carencias en los
procesos de Comunicación de APROSUBA11 ,en unos casos por ineficacia de los
canales de comunicación y en otros por el uso inadecuado de los mismos.
El objetivo que se persigue con esta acción de mejora, es definir y establecer la
estructura del Plan de Comunicación Interna, enfocando el proceso para la
detección y recogida de necesidades de comunicación y de evaluación de la
eficacia de los canales utilizados, de forma que sean incorporadas a las acciones
que se definan en el Plan de Comunicación.
El contenido de lo que comunicamos y los canales a través de los cuales
comunicamos esos contenidos son la base para que el proceso de la comunicación
sea eficaz. Por tanto, son necesarias la claridad y concreción en el contenido, el
conocimiento y la habilidad para correlacionar informaciones así como también
una “sintonía” de intereses entre las partes que intervienen en el proceso.
Con este plan se procurará que las necesidades básicas de comunicación que
tienen los distintos grupos de interés(profesionales,usuarios,familiares,voluntarios,
socios )relacionados con la Organización queden cubiertas.
4. LA COMUNICACIÓN INTERNA EN APROSUBA 11
Antecedentes
En los últimos tiempos las principales actuaciones que se han llevado a cabo
para mejorar la comunicación son:
2008.Se crea el grupo de Autogestores de usuarios de la
Asociación.
2009.Se elabora el blog: ”Comunidad Aprosuba11” con la
dirección web : www.comunidadaprosuba11.blogspot.com
y comienza la publicación de artículos y noticias por parte de los
distintos autores.
2010. Se registran cuentas en redes sociales como Facebook,
como herramienta de comunicación interna y externa.
2011.En junio se aprueba por parte de la Junta Directiva de la
Entidad, el Informe de Autoevaluación y Plan de mejora ,en el
que se contempla la elaboración de un Plan de Comunicación
Interna y Externa.
En Septiembre se nombra a una persona Responsable de
Comunicación.
Durante todo el año, está funcionando un Servicio de Atención a
Familias.
Se elabora una lista de contactos de correo electrónico de
profesionales y familiares como canal de comunicación interna y
se comienza la utilización del mismo.
En los últimos meses del año se realiza una auditoria de
Comunicación Interna,con encuestas a trabajadores y familiares.
En Diciembre nace el Boletín: ”ACTUALIDAD APROSUBA 11” con
Información sobre la Asociación.
Empiezan las primeras publicaciones en lectura fácil.
2012.En Enero comienzan los trabajos para la elaboración del
plan de comunicación.
En Febrero se elabora lista de contactos de correo electrónico
de personas con Discapacidad Intelectual de la Asociación.
Punto de partida y metodología
A mediados de 2011 se aprobó la primera Autoevaluación, como una de las fases de
las líneas de estrategia que incorporaherramientas de calidad que permita a nuestra
Organización integrar ciclos de mejora continua basados en: identificar
quémejorar,cómo hacerlo,medir los resultados y volver a detectar qué mejorar.Esta
evaluación tuvo como resultado,la identificación de distintas áreas de mejora lo que
llevó posteriormente a la elaboración de un Plan de Mejora.En dicho diagnóstico
aparece la Comunicación Interna y Externa como áreas a tener en cuenta en las líneas
de mejora.
Una vez valoradas las necesidades de comunicación existentes,se formó un Equipo
de tres profesionales que estudiaron las estrategias a seguir en materia de
Comunicación y las fases para la elaboración de los planes.
Identificación de las necesidades de Comunicación y posibles líneas de mejora.
Diagnóstico actual de la Comunicación en APROSUBA
11.Elaboración,realización y análisis de encuestas a distintos grupos de interés.
Revisión de las herramientas existentes y los distintos canales de comunicación.
Elaboración y diseño del Plan de Comunicación.
Revisión ,aprobación e implantación del Plan.
Evaluación de los resultados. Propuestas de mejora
Encuestas de Comunicación Interna
Con el objetivo de conocer la percepción de los aspectos de la Comunicación
Interna entre los distintos grupos de interés, se realizó a finales de 2011 una encuesta,
elaborada específicamente para ello.
La participación de trabajadores en la encuesta hasido del 63,01 % y del estudio de
la misma se desprende una carencia de comunicación tanto en cantidad como en
calidad entre los responsables de sección y los trabajadores a su cargo,hay una gran
demanda de reuniones de trabajo para tratar asuntos que afectan al mismo.
Los canales de comunicación más solicitados por los trabajadores son:encuentros
y reuniones en un 76,08 % y correo electrónico en un 47,86 %.
También se realizó una encuesta a los familiares de usuario de la Asociación,con
una participación del 43,75 %.La mayoría considera que es importante recibir
información y el 54,8 % cree que la recibida hasta ahora, es suficiente.
Los canales de comunicación más demandados por familiares son:reuniones,correo
postal y electrónico y teléfono.
En cuanto a usuarios, se ha realizado un estudio por parte del Equipo, con el apoyo
de las profesionales de Logopedia,Audición y Lenguaje,de las necesidades de
información y comunicación de este grupo.
5. PLAN DE COMUNICACIÓN.
A quién va dirigido el plan. Grupos de interés
Desde el Equipo de comunicación, somos conscientes de las diferencias existentes,
tanto entre las personas, como entre los distintos grupos que coexisten en nuestra
Organización.Las expectativas, necesidades, grado de compromiso, etc… son variables
y para operativizar las acciones que se van a llevar a cabo, tendremos que diferenciar
los distintos grupos hacia los que se va a dirigir la acción.
Personas con Discapacidad Intelectual.
Familias.
Trabajadores.
Dirección.
Responsables intermedios.
Resto de profesionales.
Personas voluntarias y en prácticas.
Junta Directiva y socios.
Objetivo General El plan pretende optimizar el uso de los canales de comunicación interna así
como plantear las líneas estratégicas y actuaciones, de forma que la
comunicación se convierta en pieza básica en el funcionamiento de nuestra
entidad.
Objetivos específicos
Para personas con D.I.
Utilización de lenguaje adecuado a los distintos niveles de
comprensión.
Utilización de lectura fácil.
Utilización de íconos y pictogramas.
Que la información llegue a todas las personas con D.Intelectual.
Para familias.
Debe llegar a las familias todo lo relacionado con la Asociación,los
proyectos y actividades.
Acuerdos de Junta Directiva, Asamblea de socios Memoria etc…
Ofrecerles propuestas de participación atractivas y facilitadoras
Comunicación directa,fresca, activa y no rebuscada.
Formar a las personas que se ocupen de la comunicación con
familias.
Establecer mecanismos para recoger sus opiniones,sus respuestas y
para conocer su nivel de satisfacción.
Para profesionales:
Cuidar la comunicación en la bienvenida.
Comunicar: decisiones, proyectos, acontecimientos, reformas
legislativas, situación laboral.
Información general de la asociación.
Programas de actividades, convocatorias de formación, difusión de
objetivos, información de actualidad, Asambleas y reuniones de
Junta Directiva.
Transparencia.
Comunicación con voluntarios y personas en prácticas.
Plan de acogida,donde se aporten datos sobre la asociación
(objetivos,misión,valores etc…).
Información sobre programa de actividades que van a llevar a cabo.
Mecanismos para enviarles información y recoger sus opiniones,
intereses y demandas.
Comunicación con los socios:
Intentar que los socios participen de la vida asociativa y se sientan
parte del proyecto común.
Canales de Comunicación en Aprosuba-11
CONTENIDO DE LA
COMUNICACIÓN
CANAL
FOR
MA
L
INFO
MA
L
OR
AL
ESCR
ITA
ON
-LINE
OBJETIVO
EMISOR
Notificacionessobre:Acuerdos,planes
formativos,instrucciones,circularesetc..
Nota interna xxx x x Comunicación entre los distintos
grupos
Dirección
R:Comunición
Otros
Asuntos relacionados con el
desenvolvimiento diario, que no
requieran constancia escrita.
Teléfono. x x Fluidez yefectividad en la
comunicación
Todos losgrupos
Todo tipo de información excepto
aquella que por su naturaleza obligue
a otra vía de comunicación
Correo electrónico
x x x Aprovechar la rapidez y el envio
masivo y de manera simultánea de
información, con este canal supone un
bajo coste.
Todos los grupos
Información de interés general. Blog x x Ofrecer información de los servicios
Incrementar la accesibilidad
Promover la participación.
Dirección
R. Comunicación.
Profesionales
Información de carácter divulgativo. Boletines,manuales
Carteles,folletos.
x x x Informar, compartir conocimientos,
experiencias y proyectos.
R. Comunicación
Coordinadores de
publicación.
Organización y funcionamiento
interno.
Manual de acogida. x x x Crear identidad corporativa
Acoger y favorecer la adaptación a la
Organización.
Dirección.
R. Comunicación
Técnicos.
Asuntos relacionados con el trabajo
diario.
Entrevista x x Recabar y/o intercambiar
información.
Según contenido
Compartir
información,debatir,proponer
sugerencias y soluciones.
Reuniones. x x x Fomentar las relaciones
interpersonales y la participación.
Consensuar las decisiones a tomar.
Facilitar la planificación de
actividades.
Reducir las barreras de la
comunicación.
Según contenido
Contenidos e información de interés
general
Tablón de anuncios x x Informar a todos los grupos. Según contenido
Transmisión de conocimientos de
interés para otros.
Conferencias,cursos,
Seminarios etc…
x x x Compartir el conocimiento
Potenciar la motivación y el
reconocimiento.
Todos los
profesionales.
Información para personas con
necesidades de apoyo para la
comunicación
Lectura fácil,
pictogramas, paneles
etc…
x x x Facilitar la comunicación.
Mejorar la calidad de vida.
Todos los
profesionales.
Información para personas con difícil
acceso a la información.
Correo postal. x x Universalizar la comunicación. Dirección
R.Comunicación
Técnicos
¿Cómo seleccionamos el canal más adecuado?
La comunicación escrita y gráfica,informes ,cartas ,publicaciones, son claros y precisos y proporcionan un registro permanente.
La comunicación telefónica y personal ofrece la ventaja de una retroalimentación inmediata.
Al seleccionar el canal adecuado, se deberá decidir si lo más importante es la claridad, la urgencia la necesidad de registro, o la
retroalimentación.
En el proceso de comunicación, intervienen muchos factores diferentes, por lo que no hay una técnica que sea siempre preferible, a otras
opciones salvo que exista un procedimiento que así lo establezca.
Ejemplos de procesos de Comunicación Interna en Aprosuba 11
TIPO DE
COMUNICACIÓN
CANAL EMISOR RECEPTOR PERIODICIDAD PROCEDIMIENTO
Información interna Correo
Electrónico
Dirección
R.Comunicación
Profesionales
Diaria Utilización de lista de correo para
información diaria.
Lectura fácil Blog R.Comunicación
Serv. Logopedia
Personas con
discapacidad intelectual.
Mensual. Poner en lectura fácil la
información de interés.
Boletín trimestral Imprenta,blog,
correo
electrónico,re-
des sociales
R.Comunicación Todos los grupos de
interés
Trimestral Recopilación y difusión de las
noticias más significativas de la
Organización.
Información mediante
imágenes.
Pictogramas Profesionales. Personas con
discapacidad intelectual.
Continua. Presentación en puertas,pasillos y
de manera directa.
6. ACCIONES DE MEJORA (DESARROLLO DEL
PLAN) 6.1 TODOS LOS GRUPOS
1.Participación de todos los grupos en la comunicación interna,
mantenerles informados, que puedan opinar libremente y
ofrecer respuestas a sus demandas
Acciones de Mejora -Informar a todos los grupos
de los acuerdos más
significativos.
-Elaborar y difundir un
Organigrama de la
Organización con funciones y
responsabilidad de cada uno.
-Consultar a los grupos sobre
aquellas actuaciones de la
entidad que les afecte.
Quién comunica Todos los miembros
A quién se comunica A todos
Cómo se comunica Entrevistas, reuniones, e-mail,
tablón ,boletines, teléfono
Correo postal.
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
Porcentaje del equipo que
responden estar bastante o
muy satisfechos según
encuesta anual.
Porcentaje de cumplimiento
de acciones previstas (90%)
Porcentaje de crecimiento
anual de personas usuarias
Porcentaje de participación de
los distintos destinatarios en
los cuestionarios de
satisfacción
Recursos necesarios Humanos
2.Difundir:Misión,Visión,Código ético, Modelo de Calidad Feaps
Acciones de Mejora -Dedicar un espacio para la
difusión.
--Dar a conocer estos
principios a nuevos miembros.
Quién comunica Dirección, R.Comunicación y
Técnicos
A quién se comunica A todos
Cómo se comunica Reuniones,Correo,Boletines…
Plazo 2012
Indicadores de proceso y
ejecución
-Nº de visitas al blog o redes
sociales
-Porcentaje de actos de la
entidad en los que se exponen
paneles sobre la cultura
organizativa
Nº de paneles fijos que están
situados en todos los edificios
de la organización sobre la
Misión, Visión y Valores
Nº de publicaciones sobre la
Misión, Visión y Valores en el
blog, redes sociales y medios
de comunicación local
Porcentaje de actos de la
entidad en los que se da a
conocer la Misión, visión y
valores
Recursos necesarios Humanos, material audiovisual
3. Concienciar a todos los grupos, de que las reivindicaciones
deben ir encaminadas a reclamar los derechos de las personas
con D.I., defender la libertad de elección y una vida digna.
Acciones de Mejora -Dedicar un espacio enlas
publicaciones internas a la
defensa de los derechos de las
personas.
- Dar voz alas personas con D.I
en las reuniones
-Fomentar el uso de lectura
fácil,pictogramas y sistemas
alternativos de comunicación.
-Difundir el Código Ético de
FEAPS y debatir sobre el
mismo
Quién comunica Profesionales
A quién se comunica A todos.
Cómo se comunica Correo ,boletines tablón,
reuniones
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número de veces en que se
habla de derechos en
publicaciones internas.
-Idem en publicaciones
externas
-Porcentaje de reuniones en
los que se da voz a las
personas con D.I.
-Publicaciones en lectura fácil
en tablón de anuncios, correo,
blog etc…
- nº de artículos del Código
Ético de Feaps difundidos
interna y externamente
Recursos necesarios Humanos:material audiovisual,
conexión internet,boletines en
papel.
4.Difundir una idea Corporativa y sentido de pertenencia a la
Asociación y Federación.
Acciones de Mejora -Utilizar símbolos, anagramas
de la Organización y la
Federación.
-Incorporar logo de la
Asociación, junto al de Feaps
en cartas, documentos,
circulares, boletines etc…
Quién comunica Técnicos
A quién se comunica Todos
Cómo se comunica Cartas,documentos,circulares
etc…
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
- Todos los documentos de los
distintos departamentos se
enviarán con anagrama de la
Organización
Recursos necesarios Material fungible.
5.Información periódica y reuniones para recibir propuestas.
Acciones de Mejora -Celebrar sesiones con familias
para planificar los apoyos a
personas con D.I.
-Elaborar un boletín trimestral,
para informar de los
acontecimientos más signi-
ficativos de la entidad.
-Celebrar una reunión
quincenal de todo los
profesionales de cada servicio
para informar de lo que se está
haciendo y de los proyectos
futuros.
Quién comunica Todos
A quién se comunica A todos
Cómo se comunica Reuniones,boletín
Plazo 2013
Indicadores de proceso y
ejecución
-Actas de las reuniones
quincenales de cada servicio.
- Porcentaje del equipo que
responden estar bastante o
muy satisfechos según
encuesta anual.
-Porcentaje de miembros que
reciben el boletín trimestral.
Recursos necesarios Espacio físico,material de
imprenta,redes sociales.
6.Tener una actitud crítica y autocrítica como oportunidad para
la mejora.
Acciones de Mejora -Establecer un sistema de
reclamaciones y sugerencias
de manera rápida y sencilla.
-Enfocar la autocrítica para
mejorar los procesos.
Quién comunica Todos
A quién se comunica A todos
Cómo se comunica -Buzón de reclamaciones,
correo electrónico
Plazo Durante todo el proceso
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número de personas que
utilizan el sistema para
reclamar o enviar sugerencias.
Recursos necesarios Buzón
6.2. PERSONAS CON DISCAPACIDAD INTELECTUAL.
1. Realizar un apoyo de acogida, desde el primer momento, a
las personas con D.I. por parte de la Organización.
Acciones de Mejora -Elaborar información de la
Asociación y del Centro en lectura
fácil, fotos o audiovisuales para
asegurar la comprensión.
-Visitar los distintos
departamentos e informarle de lo
que se hace en cada uno.
-Animar a que algunos
compañeros le puedan ayudar en
la presentación.
-Ofrecer un directorio de
personas,usando fotos de
compañeros,profesionales,órganos
de gobierno etc…
Quién comunica Profesionales y usuarios
A quién se comunica Nuevos usuarios
Cómo se comunica Con la voz,presentando fotos,
pictogramas, lectura fácil.
Plazo 2012-2014
Indicadores de proceso y
ejecución
-Porcentaje de personas anual que
se sienten bien acogidas en la
Asociación y han recibido la
información pertinente.
Recursos necesarios Humanos,folletos en lectura
fácil,pictogramas,fotografías.
1. Fomento de la participación de las personas con D.I.
involucrándolas directamente en la comunicación interna.
Acciones de Mejora -Fomentar la difusión de
autogestores y resto de
personas.
-Acciones que tiendan a la
interacción para el
enriquecimiento personal y de
la organización.
-Dar voz a las personas con
D.I.para que puedan expresar
sus opiniones y demandas.
-Definir con ellos los espacios
de participación.
Quién comunica Profesionales,personas con
D.I.
A quién se comunica A todos.
Cómo se comunica Reuniones,correo,tablón de
anuncios.
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número de reuniones
trimestrales del grupo de
autogestores.
-Número de aumento de
publicaciones internas donde
expresen sus opiniones
-nº de aumento de
publicaciones externas en las
que expresan sus opiniones.
Recursos necesarios Recursos humanos,Internet,
tablón de anuncios.
2. Apoyar el contacto con otros grupos de Autogestores o
personas de otras entidades.
Acciones de Mejora -Colaborar en la difusión de
actividades e informes de
autogestores y otros grupos o
personas.
-Generar bases de datos que
permitan contactar con otros
grupos del resto de España.
-Desarrollar encuentros entre
grupos de distintos niveles
territoriales.
Quién comunica Personas con D.I.
Responsables de
actividades,persona de apoyo
A quién se comunica A todos
Cómo se comunica Verbalmente,correo,tablón de
anuncios,blog
Plazo 2013
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número de participación del
grupo en reuniones y
convocatorias con otras
entidades.
Recursos necesarios Humanos,ordenador,tablón.
3. Formar a las personas con D.I. en el acceso a la Sociedad de
la Información.
Acciones de Mejora -Formar en el uso de Nuevas
Tecnologías(internet,correo
electrónico,redes sociales,etc.)
-Fomentar entre familiares y
profesionales al uso de las
mismas.
-Disponer en nuestras
publicaciones, secciones para
que puedan exponer sus
trabajos y transmitir sus
necesidades e inquietudes.
-Favorecer el intercambio de
información y experiencias con
otras entidades.
Quién comunica Profesionales, personas con
D.I.
A quién se comunica A todos
Cómo se comunica Verbalmente,boletines,tablon
es,Internet.
Plazo 2013
Indicadores de proceso y
ejecución
- 2 horas semanales de
formación en nuevas
tecnologías,redes sociales etc.
-Espacio en el boletín para
sus publicaciones.
Recursos necesarios Sala de ordenadores con
internet,boletines,tablón de
anuncios.
4. Crear canales de comunicación para captar sus necesidades.
Acciones de Mejora -Los usuarios de los Centros
participan en reuniones en los
que se deciden nuevas ofertas.
-Celebrar un encuentro anual
de revisión para estudiar el
nivel de ajuste entre
necesidades y ofertas de
servicio ¿Encuesta?
-Formación en derechos.
-Tener en cuenta sus opiniones
(apoyando con lectura fácil o
pictogramas),a la hora de
programar una actividad
nueva.
Quién comunica Profesionales,personas con
D.I.,familia
A quién se comunica A todos
Cómo se comunica Oralmente
Plazo 2013
Indicadores de proceso y
ejecución
- Porcentaje de participación
de las personas en la
formación en derechos.
-Grado de satisfacción
encuesta anual
Recursos necesarios Humanos
6.Que la información sea accesible y comprensible para todos
Acciones de Mejora -Colocar pictogramas u otros
sistemas para comprender
horarios,comidas, rutinas
etc…
-Hacer comunicados a
personas con D.I. y sus familias
en sistemas accesibles, como
lectura fácil.
-Fomentar el uso de estos
sistemas en boletines ,tablón
de anuncios,comunicados etc..
-Facilitar canales de
comunicación para que
puedan recibir y ofrecer
opiniones y sugerencias.
Quién comunica Profesionales,personas con D.I
A quién se comunica Personas con D.I.
Cómo se comunica Lectura
fácil,pictogramas,fotos,tablón
de anuncios
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número de publicaciones en
lectura fácil.
-Grado de accesibilidad en
pictogramas que faciliten la
vida diaria.
-Aumento del nº de
pictogramas que facilitan la
vida diaria
Recursos necesarios Material fungible,ordenador,
6.3 FAMILIAS
1.Impulsar la participación de las familias para generar cultura
compartida y sentido de pertenencia.
Acciones de Mejora -Organizar encuentros de
familias respaldados por la
Asociación,para favorecer el
contacto, intercambiar ideas,
compartir experiencias, etc…
-Mantener informadas a las
familias sobre lo que ocurre en
la Organización.
-Abrir canales de participación,
opinión y sugerencias (encuesta
de satisfacción)
Quién comunica Técnicos,familias
A quién se comunica Familias
Cómo se comunica Reuniones,correo,blog,boletines
Plazo 2012-13
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número de reuniones con
familias.
-Grado de satisfacción
Encuesta anual
Recursos necesarios Humanos,material
fungible,ordenador.
2.Ofrecer a las familias información general sobre la
Discapacidad Intelectual.
Acciones de Mejora -Organizar jornadas destinadas
a familia.
-Celebrar charlas formativas,
cursos, seminarios, etc…
-Crear grupos de formación de
familias.
Quién comunica Técnicos
A quién se comunica Familias
Cómo se comunica Oralmente,material
audiovisual
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número anual de reuniones,
jornadas, cursos, seminarios
etc…en los que participan
familias.
-Porcentaje de participación.
Recursos necesarios Humanos,proyector,material
informático.
3.Informar a las familias de los centros y servicios que ofrece la
Organización.
Acciones de Mejora -Explicar que personas realizan
allí su trabajo y que
actividades llevan a cabo.
-Informar sobre objetivos y
logros conseguidos por las
personas.
-Crear canales de participación
de familiares.
-Hacerles ver las capacidades
de su familiar.
Quién comunica Profesionales
A quién se comunica Familiares
Cómo se comunica Verbalmente
Plazo 2012-2014
Indicadores de proceso y
ejecución
-Visita anual de los familiares
(puertas abiertas). Porcentaje
de participación.
- reunión anual con la familia
Recursos necesarios Humanos
4. Incentivar la participación de las familias para aumentar la
cohesión interna de la Organización.
Acciones de Mejora -Utilizar los canales de
comunicación más adecuados,
para que les llegue la
información.
-Organizar actos que ayuden a
confraternizar(charlas,entrevis
tas,reuniones).
-Involucrar a los familiares en
actividades de ocio
programadas para ello.
Quién comunica Profesionales
A quién se comunica Familiares
Cómo se comunica En reuniones
Plazo 2013
Indicadores de proceso y
ejecución
-Eficacia de los canales de
comunicación utilizados.
-Porcentaje de participación
en actividades de Ocio.
Recursos necesarios Humanos
6.4. PROFESIONALES
1. Crear protocolo de acogida para transmitir a los recién
llegados, la primera información sobre el funcionamiento de la
Organización.
Acciones de Mejora -Entregar información y
documentación básica sobre la
Entidad y el puesto que va a
desempeñar en la misma.
-Visita al resto de los
departamentos y presentación
de los demás miembros de la
Organización.
-Supervisión por el/los
técnicos de cada servicio.
-Elaborar un manual de
acogida,dando respuesta a las
preguntas más frecuentes que
se pueden plantear.
Quién comunica Técnico o Director.
A quién se comunica Nuevo miembro de la
Organización
Cómo se comunica Verbalmente, folletos
Plazo 2013-2014
Indicadores de proceso y
ejecución
-Encuesta de satisfacción
Recursos necesarios Humanos, material de
imprenta.
2. Informar sobre aspecto técnicos y prácticos que le sean
útiles a los profesionales para el desarrollo del trabajo.
Acciones de Mejora -Utilizar canales de
comunicación ya existentes
como correo electrónico, blog,
material impreso o editado
etc…
-Utilizar todas las fuentes de
información disponibles:
entidades locales, movimiento
asociativo,otras organizacio-
nes.
-Hacer a los profesionales,
participes de los procesos de
comunicación. Que además de
receptores, sean proveedores
de contenidos para el resto.
Quién comunica Directores y técnicos
A quién se comunica Profesionales.
Cómo se comunica Correo electrónico, blog,
material impreso o editado
etc…
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número de mensajes de
correo enviados al mes.
-Número de visitas al blog.
Recursos necesarios Material impreso o editado,
nuevas tecnologías.
3. Recomendar y permitir la asistencia a actividades y
convocatorias de formación
Acciones de Mejora -Elaborar un plan de formación
y comunicar los objetivos a los
grupos implicados.
-Ofrecer información de las
oportunidades formativas a
todas las secciones y
departamentos.
-Dedicar parte de la actividad
formativa a informar sobre el
estado de la Organización,
planes, proyectos, convenios
importantes etc…
-Abrir sugerencias y opiniones.
Quién comunica Equipo de formación
A quién se comunica Profesionales
Cómo se comunica Cursos, seminarios,ponencias
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número de convocatorias de
formación en un año.
-Porcentaje de participación
Recursos necesarios Humanos
4. Informar a los profesionales de todo cuanto sucede en la
Organización y de lo que afecta a su trabajo desde fuera.
Acciones de Mejora -Celebrar reuniones de trabajo
relacionadas con temas
importantes de la
Organización.
-Informar puntualmente a
trabajadores de convenios,
acuerdos, proyectos… de la
Entidad.
Quién comunica Directores y Técnicos R.
Comunicación, Comité de
Empresa
A quién se comunica Profesionales
Cómo se comunica Reuniones, tablón de anuncios
correo electrónico, blog..
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
-Noticias publicadas al mes
-Porcentaje de trabajadores
que pueden recibir la
información.
Recursos necesarios Humanos,internet,material
fungible
5. Intentar que las reuniones sean eficaces
Acciones de Mejora -Realizar con tiempo la
convocatoria de las reuniones
(fecha, lugar, horario,
asistentes),y objetivos para
que se pueda preparar la
reunión.
-Realizar un acta de la reunión
donde se deje constancia de
los acuerdos.
-Informar a las personas no
convocadas, de los asuntos
que le puedan afectar.
Quién comunica Técnicos, Directores
A quién se comunica Profesionales
Cómo se comunica Verbalmente
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
-Porcentaje de personas que
reciben información de los
acuerdos de las reuniones.
Recursos necesarios Salas de reunión
6. Establecer reuniones informales para permitir a los
trabajadores expresar sus opiniones, dudas,
problemas,expectativas etc…
Acciones de Mejora -Realizar cuestionarios de
satisfacción laboral y
valoración de dirigentes.
-Hacer actividades que
relacionen entre sí a todos los
Grupos de Interés.
-Que todos los miembros de la
Organización conozcan cuáles
son sus funciones.
Quién comunica Todos los profesionales.
A quién se comunica A todos
Cómo se comunica Encuestas,verbalmente
Plazo 2013
Indicadores de proceso y
ejecución
-Encuestas de satisfacción.
- encuestas de valoración
- organigramas de todos los
servicios
Recursos necesarios Material impreso
6.4 DIRIGENTES
1. Transmitir a los Directivos recién llegados, aspectos
relacionados con la gestión, centros y servicios,
profesionales, personas con D.I., familias etc…
Acciones de Mejora -Presentar un documento de
acogida
comprensible(organigrama,
forma de trabajo etc…)
-Nombrar un tutor que
ofrezca toda la información
(funcionamiento, horario,
costumbres, clima laboral
etc..)
-Visita a las distintas
secciones de la Entidad.
Quién comunica Presidente,Directora
Gerente.
A quién se comunica Nuevos Directivos
Cómo se comunica Verbalmente,documento
impreso.
Plazo 2013
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número de miembros de la
Junta directiva que conocen
las distintas secciones de la
entidad.
-porcentaje de satisfacción
con la acogida realizada
Recursos necesarios Humanos,documento.
2. Inculcar a los miembros de la Junta Directiva que deben
predicar y actuar acorde a la estrategia y filosofía de la
Organización.
Acciones de Mejora -Participar en la elaboración
del Plan Estratégico de La
Entidad y difundir la visión
del mismo.
-Difundir los acuerdos
importantes que adopte la
Junta Directiva, entre todos
los Grupos de Interés.
Quién comunica Junta Directiva
A quién se comunica A todos
Cómo se comunica Mediante escrito o reuniones
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
-Porcentaje de participación
y toma de decisiones de la
Junta directiva en el plan
Estratégico.
-Porcentaje de información
transmitida
Recursos necesarios Tablón de anuncios, correo
electrónico.
6.5 PERSONAS VOLUNTARIAS O EN PRÁCTICAS
1. Comunicación personalizada que se ha de transmitir de
acuerdo a sus expectativas.
Acciones de Mejora -Crear protocolo de acogida
(con objetivos, estructura,
funciones a desempeñar
etc…)
-Dar información general de
la Asociación
-Intentar que las personas
voluntarias y en prácticas
conozcan las limitaciones y
apoyos que tienen que
prestar a las personas con D.I
y familias.
Quién comunica -Tutor de voluntarios
A quién se comunica -Personas voluntarias y en
prácticas
Cómo se comunica Verbalmente y mediante
documentos
Plazo 2013
Indicadores de proceso y -Número de personas que
ejecución reciben información sobre la
Entidad
Recursos necesarios Documentos
2.Formar, informar y Orientar a los voluntarios para el
desempeño de sus funciones.
Acciones de Mejora -Diseñar y ejecutar campañas
de sensibilización social y
captación de voluntariado.
-Establecer una coordinación
con diferentes entidades(
Ayuntamiento, Universidad
Popular ,centros educativos,
juveniles, otras Asociaciones
etc…
-Difundir a través de folletos,
correo electrónico medios de
comunicación etc…
programas en los que se va a
colaborar o se necesita
colaboración.
-Organizar un curso de
formación básica para
personas voluntarias, para
mejorar su implicación en la
Entidad
Quién comunica -Tutor de voluntariado,
Directores, R. Comunicación.
A quién se comunica -Personas voluntarias o en
prácticas
Cómo se comunica -Folletos correo electrónico,
paneles, medios de
comunicación etc…
Plazo 2013
Indicadores de proceso y
ejecución
-Número de publicaciones
enfocadas a voluntariado en
un año.
Recursos necesarios -Humano, de imprenta y
nuevas tecnologías.
3. Hacer partícipes de la Comunicación Interna a las
personas voluntarias, informándoles de los aspectos más
relevantes de la Organización y solicitando opiniones y
sugerencias.
Acciones de Mejora -Crear mecanismos de
participación de personas
voluntarias y en prácticas.
-Crear material audiovisual
con las experiencias de los
voluntarios para difundirlo
interna y externamente.
-Crear bolsas de empleo de
personas voluntarias y
ofertarles puestos de trabajo
-Enviarles información a través
de correo electrónico, sobre
noticias, cursos etc…
Quién comunica Tutor, Directores R.
Comunicación
A quién se comunica Personas voluntarias o en
prácticas
Cómo se comunica -Material audiovisual, correo
electrónico, tablón de
anuncios, otras publicaciones.
Plazo 2012-14
Indicadores de proceso y
ejecución
Encuesta de satisfacción
Recursos necesarios -Material fungible, nuevas
tecnologías.
4. Formar a las personas voluntarias como un miembro más
de la Entidad.
Acciones de Mejora -Informar sobre las
posibilidades de formación y la
necesidad de su realización.
-Establecer reuniones
periódicas de seguimiento.
-Difundir carta de derechos y
deberes de personas
voluntarias de FEAPS.
Quién comunica -Técnicos
A quién se comunica Voluntarios
Cómo se comunica -Reuniones
Plazo 2012-2014
Indicadores de proceso y
ejecución
-Porcentaje de personas
voluntarias formadas en un
año.
Recursos necesarios -Humanos, nuevas tecnologías.
7. PUESTA EN MARCHA.
El presente documento sedifundirá a través de:
Sesiones informativas.
Correo electrónico.
Correo ordinario
Blog.
Tablón de anuncios.
El Plan de Comunicación está inmerso en las líneas de mejora
validadas por el equipo de autoevaluación de Calidad de nuestra Entidad y
será evaluado dentro de las mismas.
La realización de las tareas planteadas se llevarán a cabo en coordinación
con los interlocutores de cada Grupo de Interés, con los cuales se
perfilarán las distintas estrategias:
Familias: Sandra Tena
Comunicación personas con D.I: María Llorens Y Eva
María Osorio
Comunicación con profesionales: Francisco Godoy
Tutoría de Voluntarios y personas en prácticas: Ana
Murillo
Interrelación con Directivos y socios: Silvia Cortés.
8. ESTRATEGIA DE EVALUACIÓN
Indicadores
Número de personas por Grupos de Interés que conocen el Plan de
Comunicación en el transcurso de un año desde su implantación
(Encuestas de satisfacción), medido sobre el total de personas que
respondan a la encuesta.
-Periodo anual
-Estandar-80%
Encuesta de Comunicación Interna a realizar a los 12 meses de la
implantación del plan.
Número de acciones de mejora llevadas a cabo en dicho plazo.
Valoración de la variación global de la Comunicación Interna en
Aprosuba 11 entre la encuesta previa y la posterior.
9. REVISIÓN.
El presente Plan tendrá una vigencia de 2 años (hasta julio de 2014 ) .
Durante dicho periodo se introducirán las modificaciones que se
consideren necesarias reflejándolas en el anexo I. Tras esta etapa se
elaborará otra edición con las nuevas necesidades, áreas de mejora
detectadas y cambios normativos, estructurales y organizativos que así lo
requieran.
Anexo I
Registro de modificaciones
FECHA MODIFICACIONES RESPONSABLE
