1.0 Notificación y activación

1.01. Diagrama general de flujo de acción ante emergencias de “Conmoción Civil”

Leyenda:

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COMANDANTE DE INCIDENTES (CI)

Alex Galarraga / Frank Namuche (*)

(*) En ausencia de Alex G.

GERENTE DECRISIS

CORPORATIVOBill Fuller

/ Claudia HinzEvento

GERENTE DEEMERGENCIA

César Carrasco

Asesor RRHHElena Mujica

Jefe de OperacionesMike Darwent

Asesor EHSRonald Suárez / Jorge

Sevillano

Asesor ITLuis Moreno

Asesor RRCCJorge L Valdivieso /

Inés Roa

COMANDANTE EN ESCENA (CE)Marco Renteria/ Walter Rivera

Piura – Equipo de Manejo de Emergencias (EME)Harold Perez

Campo Lote XIIIA– Equipo de Comando de Incidentes (ECI)Harold Perez

Corporativo – Equipo de Manejo de Crisis (EMC)Harold Perez

Asesor Financiero Alicia Barreto

Asesor ContratosJuan Pablo Trelles

Asesor LogísticoJuan P. Trelles

Asesor PerforaciónMike Darwent

Asesor Transportes y Maquinaria

Juan C. Aliaga

Asesor Producción¿?

Asesor Seguridad Física

Santos Cardoza

Asesor / asistencia Médica:

Clínica en Paita: ?Clínica Talara: ?

Clínica en Piura:?

Supervisores EHS SAARichard Coronado /

Carlo VerdeguerAlexis Aguilar /

Erika Matta

Brigada de Emergencias:

BPCIJuan Prada

/Cesar Almestar

Enfermeros

Supervisor Logístico SAA

Luis Sernaque

Médico SAAMoises Barrenzuela

Supervisores RRCC SAA

Javier Santos Macharé / Guillermo Sáenz / Alex

Cruz

Supervisor SOGFrank NamucheAndres RenteriaCarlos Chunga

Supervisor SADCarlos Mogollón /

Santiago Nole/ José Chavez Asesor Legal

Rodrigo Manrique / Carlos Coello

EscribanoMireya Villarreal

1.02. Principales responsabilidades / funciones de los integrantes del Plan de Gestión de Emergencias (no limitativas):

Comandante en Escena (CE): Es el que lidera y maneja al Equipo de Respuesta en Escena, equipo que normalmente

incluye a las personas/colaboradores que dan la primera respuesta en campo. El Comandante en Escena podría ser la persona de más alto rango en el sitio remoto y

con mayor conocimiento técnico de la actividad relacionada a la emergencia por ejemplo: el Company Man, Supervisor de Construcciones, Coordinador de Seguridad Patrimonial, etc.

El Comandante en Escena (CE) reporta al Comandante de Incidentes (CI). En actividades donde sólo se realiza una sola actividad (por ejemplo Perforación), el CE

también podría ser el Comandante de Incidentes.

Comandante de Incidentes (CI): Se constituye en el lugar del incidente donde corresponda. Determina preliminarmente el nivel de la emergencia. Coordina y evalúa la situación junto con el Gerente de Emergencias y Jefe de Operaciones

de Emergencia. Responsable de implementar el plan de acción y / o ayudar con la respuesta en el terreno Coordina con los Supervisores EHS, responsable de Salud y Responsable de AASS,

Coordinador de Seguridad Patrimonial, etc, la idoneidad de las acciones a tomar, como medida de contingencia.

Mantiene informado al “Gerente de Emergencias” y al “Equipo de Manejo de Emergencias” sobre el desarrollo de las acciones de control, cuando sea necesario.

Mantiene una comunicación estrecha con los Representante de las Contratistas en el sitio

“La toma de decisión de que la emergencia terminó la adopta el Comandante de Incidentes, no se plantea un criterio de cómo realizarla sino simplemente de tener en cuenta que el riesgo ha sido controlado o el evento ha terminado”.

Gerente de Emergencia: Apenas reciba la comunicación de la emergencia, decidirá si activa el Comité del Equipo

de Manejo de Emergencias (EME) a través de una reunión. Lidera la gestión ante la emergencia. Coordina y evalúa la situación junto con el Comandante de Incidentes (CI) y el Jefe de

Operaciones de Emergencia (JOE). Solicita asesoramiento del Jefe de Operaciones de Emergencias (JOE) y de las diferentes

áreas del Equipo de Manejo de Emergencias. Recibe información periódica (inicial y actualizada) del CI, EME y del JOE. Informa la emergencia al Gerente de Crisis Corporativo y los mantiene constantemente

informados de la evolución de la misma. Revisa y aprueba toda la información pública y los comunicados de prensa a los medios

de comunicación. Es el único autorizado a dar declaraciones a los medios de comunicación (Prensa).

Autoriza la obtención de equipos, materiales y otros recursos, según sea necesario. Vela por la seguridad del resto de miembros de la organización de emergencia.

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Informa el término del estado de emergencia y la desactivación del Plan de Contingencia a los miembros del EME.

Con el Asesor Legal coordina las reparaciones o restitución del servicio que fueran necesarias.

En caso de ausencia será reemplazado por el Jefe de Operaciones de Emergencias (JOE).

Jefe de Operaciones de Emergencia (JOE) Realiza las coordinaciones entre el Comandante de Incidentes (campo) y el Gerente de

Emergencia. Elabora y desarrolla los planes de acción, dirigiendo los recursos. Mantiene un registro de las comunicaciones así como de la cronología del evento. Recibe la información del lugar del incidente, evaluando la situación y disponiendo las

acciones de respuesta. Monitorea las operaciones de respuesta disponiendo las correcciones que fueran

necesarias. Registra y evalúa los datos concernientes al incidente (meteorológicos, lecturas del

monitor y resultado de las encuestas ambientales) Se asegura que IT mantenga los medios de comunicación operativos durante la

emergencia. En caso de ausencia, o por estar reemplazando al Gerente de Emergencias, puede

designar a otro miembro del Equipo de Manejo de Emergencia (EME) para que lo supla.

Asesor Legal: Realiza las coordinaciones en temas legales ante las autoridades pertinentes. Asesorar al Gerente de Emergencias y al Jefe de Operaciones de Emergencia sobre

aspectos legales. Brinda soporte legal en campo, ante visitas de la autoridad. Revisa y asesora en la información formal que se envía a autoridades

Asesor HSE: Asesorar al Gerente de Emergencias y al Jefe de Operaciones de Emergencia sobre

aspectos de EHS. Identificar la necesidad de cualquier ayuda ambiental, corporativa o externa y coordinarla. Asegurarse que los procedimientos de emergencias se estén ejecutando en forma

apropiada y que la información sea registrada. Encargado de realizar o coordinar los reportes en tiempo y forma a la Autoridad

competente en los temas de EHS. Asesorar en la evaluación del incremento del riesgo del incidente. Asesorar en la investigación del incidente. Realizar las coordinaciones con el área de RRHH para el apoyo o asistencia medica de

clínicas especializadas, para: Que dirija la atención médica según el caso. Que brinde asesoramiento en temas de seguros y coberturas de salud. Los temas de salud que se consideren necesarios.

Asesor Logístico: Proveer la logística necesaria (materiales, equipos, medios de transporte, etc) para el

control de la emergencia, atendiendo las solicitudes al resto de la organización.

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Mantener informado al Gerente de Emergencias sobre la existencia crítica de materiales esenciales para la emergencia.

Asegurar que todas las vías de comunicación radial o telefónica estén operativas. Asegurar los medios de transporte necesarios para enfrentar un MEDEVAC, incluso un

traslado de personal herido hacia Lima (aéreo), si fuese necesario. Asegurar los recursos para el transporte / traslado de equipos y personal especializado

para atacar la emergencia. Previa aprobación del Gerente de Emergencias o del Jefe de Operaciones de

Emergencias, realizar las coordinaciones de apoyo logístico con otras instituciones del sector.

Asesor en Relaciones Comunitarias (RRCC): Asesorar al Gerente de Emergencias y al Jefe de Operaciones de Emergencia sobre

aspectos sociales e institucionales. Si hubieran comunidades afectadas, asesora al Gerente de Emergencias y Jefe de

Operaciones de Emergencias la estrategia de comunicación y acción con ellas. Asegurar una adecuada relación con las partes involucradas en el incidente Asegurarse que los reportes se registren y sean reportados a las autoridades, según sea

necesario. Mantener la comunicación con autoridades del gobierno. Inicia el monitoreo de medios. Encargado de elaborar los boletines de prensa según sean requeridos por el Gerente de

Emergencia Coordina con el Asesor Legal la evaluación de riesgos legales y elabora un informe al

respecto.

Asesor en Recursos Humanos (RRHH): En coordinación con la clínica especializada, es responsable de la recepción en Piura,

Talara, Paita o Lima, de los pacientes para su atención médica.. Mantener informado a los familiares de los trabajadores afectados, de acuerdo a las

indicaciones del Gerente de Emergencias. Mantener comunicación permanente con las clínicas y/o hospitales. Adquirir los pasajes aéreos, reservas hoteleras y trasportes urbanos requeridos para la

atención de la emergencia.

Asesor Perforación: Asesorar al Gerente de Emergencias y al Jefe de Operaciones de Emergencia sobre

aspectos técnicos de control de emergencias en actividades de Drilling (Blow out, descontrol de pozo, incendios en plataforma, etc).

Coordina las acciones de emergencia con la contratistas relacionadas a las actividades de perforación.

Mantiene constantemente informado al Gerente de Emergencias y al resto del Equipo de Manejo de Emergencias, respecto a las coordinaciones/actividades relacionadas al control de emergencias de perforación.

Asesor Transportes y Maquinaria: Asesorar al Gerente de Emergencias y al Jefe de Operaciones de Emergencia sobre

aspectos técnicos de control de emergencias en actividades de transporte y uso de maquinaria.

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Coordina el apoyo con unidades de transporte y maquinaria pesada en caso de emergencias.

Mantiene constantemente informado al Gerente de Emergencias y al resto del Equipo de Manejo de Emergencias, respecto a las coordinaciones/actividades relacionadas al control de emergencias.

Asesor de Producción: Asesorar al Gerente de Emergencias y al Jefe de Operaciones de Emergencia sobre

aspectos técnicos de control de emergencias en las actividades de producción. Mantiene constantemente informado al Gerente de Emergencias y al resto del Equipo de

Manejo de Emergencias, respecto a las coordinaciones/actividades relacionadas al control de emergencias durante la producción.

Asesor Seguridad Patrimonial: Asesorar al Gerente de Emergencias y al Jefe de Operaciones de Emergencia sobre

aspectos de seguridad física en emergencias ocurridas en las instalaciones.. Asegurarse que los procedimientos de emergencias en seguridad física se estén

ejecutando en forma apropiada y que la información sea registrada. Identificar si es necesario cualquier apoyo de la Policía Nacional del Perú o de las FFAA. Asesorar en la evaluación del incremento del riesgo del incidente. Asesorar en la investigación del incidente (temas de Seguridad física).

Asesor Contratos: Asesorar al Gerente de Emergencias y al Jefe de Operaciones de Emergencia sobre los

compromisos contractuales de la contratista en caso de emergencias. Tener el listado actualizado de los representantes de las Contratistas.

Asesor Financiero: Asesorar al Gerente de Emergencias y al Jefe de Operaciones de Emergencia sobre las

pólizas y seguros corporativos que cuenta GTE para emergencias. Brindar las facilidades para la disponibilidad inmediata de dinero. Llevar el control de gastos de la emergencia, el cual se reportará en el informe final de la

emergencia.

Asesor TI: Asegurar que las comunicaciones entre Piura y Campo sean fluidas durante la

emergencia. Mantener actualizada la lista de anexos telefónicos y celulares de todo el personal en

todas sus instalaciones. Que los equipos celulares tengan el saldo necesario para enfrentar la emergencia.

Escribano: Tomar nota y deja registro de todas las actividades a realizar, sus responsables y la fecha

de ejecución. Compartir la lista de acciones con el EME

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Hacer seguimiento del cumplimiento de los compromisos asumidos por el Equipo de Manejo de Emergencias e informar al Gerente de Emergencias y al Equipo de Manejo de Emergencias (EME).

Al terminar la emergencia enviar un informe final al Gerente de Emergencias.

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