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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA DE OCCIDENTE
DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA
MATERIA:
Administración de Proyectos.
DOCENTE:
Ing. Rodolfo Duque
PLAN DE GESTION DE PROYECTO
VIVERO JARDIN EL EDEN.
INTEGRANTES:
Arévalo Martínez, Alam Omar
Brito Lemus, Alberto José
Calles Medrano, Giovanni Alexander
Henríquez, Morena Guadalupe
Mendoza Cortez, Fernando Eugenio
Salgado Rojas, Stephanie Yaneth
FECHA:
Martes 24 de noviembre de 2009
INDICE Pág.
1. Introducción iv
2. Objetivos vii
3. Gestión de Alcance 1
3.1.Acta de Constitución del Proyecto 2
3.2.Enunciado de Alcance del Proyecto 3
3.2.1. Descripción del Alcance del Proyecto 4
3.2.2. Limites del Proyecto 5
3.2.3. Restricciones del Proyecto 6
3.2.4. Organización del Proyecto 6
3.3.Matriz de Marco Lógico 7
3.4.Estructura de Desglose de Trabajo 16
3.5.Control de Cambios 18
4. Gestión de Tiempo 21
4.1.Lista de Actividades 22
4.2.Lista de Hitos 26
4.3.Red PERT 27
5. Gestión de Costos 28
5.1.Estimación de Costos 29
5.2.Presupuesto del Proyecto 39
5.3. Información de Respaldo 47
6. Gestión de Calidad 49
6.1.Planificación de la Calidad 50
6.2.Aseguramiento de la Calidad 53
6.3.Control de la Calidad 53
7. Gestión de Recursos Humanos 55
7.1.Matriz de Responsabilidades 56
7.2.Plan de Administración de Personal 59
7.3.Organigrama de la Empresa 62
7.4.Detalle de las actividades a realizar por cada trabajador 63
7.5.Capacitación del recurso humano 68
8. Gestión de Comunicaciones 70
8.1.Definición de Stakeholders 71
8.2.Análisis de Intereses de los Stakeholders 72
8.3.Forma de satisfacer las necesidades de los Stakeholders 75
8.4.Métodos para recolectar, almacenar y actualizar información 83
8.5.Matriz de Plan de Comunicaciones 89
9. Gestión de Riesgo 97
9.1.Resultado uno: Puesta en marcha del Vivero. 99
9.2.Resultado dos: Producción de Plantas. 110
9.3.Resultado tres: Entrega de Productos a domicilio. 123
9.4.Resultado cuatro: Capacitación de personal. 130
9.5.Resultado cinco: Servicio de Jardinería a domicilio. 137
9.6.Resultado seis: Alianzas Estratégicas. 141
9.7.Resultado siete: Instalación de Fuentes decorativas. 148
10.Gestión de Abastecimiento 153
10.1. Planeamiento del Abastecimiento 154
10.2. Identificación de potenciales fuentes de abastecimiento. 167
10.3. Selección de fuentes de abastecimiento. 170
10.4. Requerimientos de Calidad de Maquinaria y equipo 172
10.5. Requerimientos de Calidad de materia prima e insumos 172
10.6. Requerimientos de Calidad de Accesorios para la venta 174
10.7. Lista de proveedores seleccionados 178
10.8. Requerimientos para cada proveedor. 182
11. Resultado Propuesto: cursos de jardinería 189
12.Cierre de proyecto 192
13.Conclusiones 199
14.Recomendaciones 201
15.Lecciones Aprendidas 203
16.Bibliografía 204
17.Anexos 206
Introducción.
La administración de proyectos consiste en aprovechar eficientemente los recursos escasos
proporcionados, cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También
ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio. Los
proyectos por definición tienen una fecha de inicio y finalización determinados, al igual que
un alcance, presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. Adicionalmente, cada
proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las
circunstancias siempre cambian a lo largo del tiempo.
El trabajo presentado consiste en la administración de la empresa Vivero jardín El Edén, este
cuenta con la gestión de alcance en la que se agregan los pasos necesarios para asegurar
que todo los requisitos que necesita la empresa se cumplan. Además en la gestión de tiempo
se identifican los nexos entre las actividades que componen el proyecto, además de obtener
el tiempo de ejecución total para cumplir las metas. La gestión de costos incluye la
distribución del presupuesto asignado a cada actividad, que se muestra en las graficas de
barras.
En la gestión de costos se desarrolla la estimación de costos de todo el proyecto, la cual
sirve de base para realizar el presupuesto anual del proyecto, el cual también se incluye en
este documento.
Se presenta la red PERT del proyecto, en la cual se muestra principalmente la secuencia de
todas las actividades del proyecto, mostrando información como lo es, la holgura, la
duración, el costo y la Ruta Critica de todo el proyecto.
La gestión de calidad incluye las políticas para cada gestión y los estándares para cada una
de ellas.
La gestión de recursos humanos la cual define los participantes del proyectos implicados
directamente con sus ejecución como los son los empleados en todos sus niveles
jerárquicos, empresas de servicios entre otros, esta gestión es de gran importancia ya que
define la planificación de los recursos humanos así como las actividades que cada uno que
conforma el equipo organizacional desarrolla así como los responsables tanto en sus
participación como en sus desarrollo por medio de la matriz de responsabilidades, y se
define la cadena de mando por medio del organigrama.
La gestión de comunicaciones que al igual que las otras tiene gran importancia pero está en
especial es la que planifica la forma de comunicarse entre los stakeholders, el primer detalle
que define esta comunicación son los stakeholders que participan tanto directa como
indirectamente en el proyectos, la forma que la información se va a distribuir y los tipos de
documentos que cada stakeholders necesita recibir, la descripción de cada documento y por
supuesto la forma de acceso a esta información y su periodo de envíos a todos los
interesados en el proyectos cuando corresponda.
La gestión de riesgo que abarca todos los posibles problemas que se puedan originar en el
transcurso que dure el proyecto y sus soluciones. La gestión de riesgos toca como primer
punto la planificación de riesgos que planifica y ejecuta actividades para evitar riesgos en el
proyecto, el otro punto es la identificación del riesgo que determina cuales son los riesgos
que pueden afectar el vivero y documentar sus características.
Luego de identificar los riesgos se debe planificar la respuesta a estos riesgos, esta parte
prioriza los riesgos para determinar su probabilidad de ocurrencia y por último se debe dar el
seguimiento y control de riesgo que explica el seguimiento de los riesgos identificados en el
vivero. Todas estas actividades interactúan entre sí para conseguir una buena gestión de
riesgos.
Como una de las gestiones que aportan la forma de adquisición de materias primas e
insumos se encuentra la gestión de abastecimiento, que planifica las compras que el vivero
necesita para su buen funcionamiento, así como la determinación de los proveedores. Con
los proveedores ya elegidos se debe planificar la contratación que se refiere a la parte
documental con efecto legal al incumplir una clausula previamente estudiada por ambas
parte proveedor y acreedor.
Luego de definir el contrato tendrá que administrase este punto es referido al cumplimiento
de cada punto del contrata tanto de la calidad del producto hasta la forma de hacer llegar el
pedido a la empresa, esto a través de una persona asignada que tendrá que emplear
acciones correctivas si fuera necesario así como documentar los cambios relacionados con
los contratos.
Otra parte de mucho interés es el cierre del contrato esta parte debe completar y aprobar el
contrato abierto y por supuesto cerrar cada contrato que sea parte del abastecimiento para el
vivero.
Dentro de la gestión de Alcance se muestra el control de cambios, realizados para una mejor
administración del proyecto, los cambios se hicieron con el objetivo de que el proyecto sea
más productivo.
Además se propone un resultado que se podría implementar en el quinto año del proyecto,
este resultado consiste en el ofrecimiento del servicio de cursos de jardinería.
Objetivos.
Objetivo General.
Presentar el desarrollo de la planificación de las diferentes gestiones que comprende
la administración del proyecto “Vivero Jardín el Edén”, para organizar de forma lógica
y ordenada todos los agentes que intervienen en el desarrollo del proyecto que
llevaran al logro exitoso del mismo.
Objetivos Específicos.
Presentar la planificación de la gestión del Alcance.
Presentar la planificación de la gestión de Tiempo.
Presentar la planificación de la gestión de Costos.
Presentar la planificación de la gestión de Calidad.
Presentar la planificación de la gestión de recursos humanos.
Presentar la planificación de la gestión de comunicaciones.
Presentar la planificación de la gestión de riesgos.
Presentar la planificación de la gestión de abastecimiento.
Gestión del Alcance
Acta de Constitución del Proyecto
Actualmente en la ciudad de Santa Ana, se ha identificado la necesidad de un servicio
mediante el cual la población pueda adquirir plantas ornamentales y frutales, para la
decoración de sus jardines, a precios muy competitivos en el mercado.
Se ha identificado un mercado potencial el cual pretendemos cubrir mediante la prestación
de un servicio de calidad, proporcionando a los usuarios:
Un local atractivo y acogedor, donde los clientes puedan sentirse en contacto con la
naturaleza; personal altamente capacitado que brinde un excelente servicio, atención y la
asesoría necesaria para cumplir con las expectativas de los usuarios; una diversidad de
plantas, mismas que serán decoradas de una manera estética de acuerdo a las necesidades
de los usuarios; servicios a domicilio, que actualmente ninguno de los competidores cubre,
este rubro nos da una gran ventaja ya que además de la entrega a domicilio, se instalaran
fuentes decorativas que darán mayor realce a los jardines de los consumidores, y además se
brindara servicios decorativos para jardines interiores y exteriores, este servicio no estará
respaldado por jardineros particulares(que en la actualidad son los que cubren este
mercado),sino por una organización formal y responsable, que podrá responder en caso de
reclamos o inconformidades.
Según el estudio de factibilidad realizado después de identificada la necesidad y llegando a
la conclusión que el proyecto es viable técnica, económica y financieramente se ha decidido
echar a andar el proyecto, designando, como director de este a: el Br. Alberto José Brito
Lemus.
El director del proyecto junto a su equipo acepta la responsabilidad que la administración del
proyecto requiere, contando con las siguientes restricciones:
Fecha de inicio 2010 y fecha de finalización 2014, lapso de tiempo en el cual se pretende
convertirse en la empresa líder en la producción y venta de plantas ornamentales y frutales, y
en la elaboración y decoración de jardines en la ciudad de Santa Ana, para lo cual se
requiere de un presupuesto total del proyecto de $702.360,80
Enunciado del Alcance del Proyecto
Objetivos del proyecto
Objetivo general
Brindar a la ciudad de Santa Ana una gran variedad de plantas ornamentales y
frutales, servicios a domicilio de entrega de plantas, de jardinería y de instalación de
fuentes, para la creación y decoración de jardines interiores y exteriores de acuerdo a
las exigencias de los clientes.
Objetivo especifico
Creación y mantenimiento del vivero jardín el edén mediante el logro de los resultados
propuestos en la planificación del proyecto.
Descripción de alcance del producto
El vivero jardín el edén estará ubicado en una zona estratégica de la ciudad de Santa Ana,
las instalaciones contaran con una gran variedad de plantas ornamentales y frutales, además
de una variedad de plantas exóticas de los países de Guatemala y Honduras a partir del año
2,011.
Se brindara el servicio de creación y decoración de jardines interiores y exteriores. Como
componentes adicionales a la decoración se venderán fuentes y hermosas macetas de
barro, todo esto para dar a la población santaneca una nueva alternativa para proporcionar
una mayor vistosidad a sus jardines tanto en sus hogares, lugares de trabajo, restaurantes,
eventos especiales, etc.
Como un valor agregado tanto a la venta de plantas, se prestara servicio a domicilio,
facilitando así el trasporte de las mismas a los hogares de los clientes. Dicho servicio a
domicilio contara además con asesoramiento a los clientes en la decoración de sus jardines,
mediante el uso de catálogos ilustrativos de una gran variedad de diseños estándares de
jardines, además en el quinto año del proyecto se procederá a la instalación de fuentes
decorativas.
El vivero contara con un personal altamente calificado, que poseerá las características
necesarias para desempeñar satisfactoriamente las funciones indispensables del puesto
para el cual fueron contratados; este personal se verá sometido a capacitaciones periódicas
de manera que brinden un mejor servicio al cliente.
Debido a que el vivero será nuevo en el mercado y brindara servicios innovadores en su
rubro en la ciudad de Santa Ana, será necesario una fuerte campaña publicitaria, para ello se
creara una página web donde se plasmaran los diferentes productos y servicios ofrecidos por
el vivero, a la vez este será ampliamente difundido en un canal de televisión y radios locales.
Limites del proyecto
El vivero jardín el edén contara con venta de plantas ornamentales y frutales, además de
brindar servicio de entrega a domicilio, decoración de jardines e instalación de Fuentes
decorativas.
Las plantas importadas de Honduras y Guatemala serán solo aquellas que logren adaptarse
al clima dominante de la zona occidental de El Salvador.
En la decoración y creación de jardines debido al personal con que se cuenta, dependiendo
de la demanda del servicio, y no logrando proporcionar este de manera inmediata se
pondrán fechas posteriores de atención adecuándolas tanto a la necesidad del cliente como
a la disponibilidad de la empresa.
Para la creación y decoración de jardines se cuenta con un jardinero y un albañil, por lo cual
el trabajo otorgado a ellos será acorde a las capacidades de los mismos, es decir no se les
otorgaran la creación de jardines demasiado extensos y/o complicados, de esta manera se
garantizara la satisfacción de nuestros clientes.
El servicio a domicilio se ofrecerá de acuerdo a la compra del cliente, de manera que la
empresa obtenga ganancias de la prestación del mismo.
Restricciones del proyecto
Fecha de inicio: 1 de enero del 2010
Fecha de finalización: 31 de diciembre el 2014
Presupuesto total del proyecto: $702,360.80.
Fecha de inicio 2010 y fecha de finalización 2014, lapso de tiempo en el cual se pretende
convertirse en la empresa líder en la producción y venta de plantas ornamentales y frutales, y
en la elaboración y decoración de jardines en la ciudad de Santa Ana, para lo cual se
requiere de un presupuesto total del proyecto de $702.360,80
Organización inicial del proyecto
Inversionista: Ingeniero Rodolfo Duque
Equipo de administración del proyecto
Director del proyecto: Br. Alberto José Brito Lemus
Analista: Br. Fernando Eugenio Mendoza Cortez,
Analista: Br. Giovanny Calles Medrano
Analista: Br. Stephanie Yaneth Salgado,
Analista: Br. Alam Omar Arévalo Martinez.
Analista: Br. Morena Guadalupe Henríquez.
Matriz de marco lógico
Indicadores Medios de verificación SupuestosObjetivo general: Brindar a la ciudad de Santa Ana una gran variedad de plantas ornamentales y frutales, servicios a domicilio de entrega de plantas, de jardinería y de instalación de fuentes, para la creación y decoración de jardines interiores y exteriores de acuerdo a las exigencias de los clientes.
Un 80% del mercado meta nos reconozca como la empresa líder en la creación de jardines para el año 2014, en base a la demanda potencial determinada en la factibilidad del proyecto.
Estudio de mercado realizado por la empresa a lo largo de la zona occidental a finales del año 2014.
Excelente aceptación por parte del mercado meta de todos los productos y servicios ofrecidos por el vivero.
Objetivo especifico: Creación y mantenimiento del vivero jardín el edén mediante el logro de las metas propuestas en la planificación del proyecto.
Local establecido en la ciudad de Santa Ana;
330,303 plantas ornamentales y 163,651 plantas frutales producidas y vendidas;
3,141 entregas de producto a domicilio realizadas;
230 Servicios de Jardinería Realizados
20 fuentes Instaladas; 3 capacitaciones realizadas y 37 alianzas establecidas;
Todo lo anterior entre el año 2010 y el año 2014.
Informe de Resultados del Proyecto.
Balances Generales de los años 2010 a 2014.
Informes de producción e inventarios mensuales y anuales durante la vida del proyecto.
Facturas de compras realizadas entre los años 2010-2014.
La demanda se mantendrá según lo proyectado en las factibilidades.
El Local especificado en las Factibilidades, para el establecimiento del vivero, se encuentra disponible durante toda la vida del proyecto.
RESULTADOS
Puesta en marcha del vivero “jardín El Edén”.
Inicio de operaciones de vivero jardín El Edén para el 1 de marzo del año 2010 con:
6 trabajadores dentro de las instalaciones.
17,000 plantas ornamentales y 8,000 plantas frutales para la venta.
Promoción del vivero por medio de un corto televisivo, de 30 segundos de duración, transmitido por canal 23 de occidente, seis veces al día durante el periodo 2010-2015.
Pagina Web del vivero funcionando a partir del 1 de marzo de 2010.
Promoción del vivero a través de radio doble H y radio Soda Stereo por medio de cuñas de 30 segundos de duración 20 veces al día, en el periodo 2010-2015.
5000 hojas Volantes Promocionales entregadas mensualmente a las personas que transitan en el centro de la Ciudad de Santa Ana durante el periodo 2010-2015.
18,134 accesorios y 2,106 herramientas vendidas durante el periodo 2010-2015.
Contrato de arrendamiento del local.
Cierre de contrato con empresa constructora.
Contratos con los medios de difusión seleccionados.
Informe de verificación y aceptación de la página web por parte del jefe del proyecto.
Facturas de compra de :
Plantas.
Herramientas y accesorios.
Equipo de oficina
Contratos de trabajo de las personas que laboraran dentro de la empresa.
Factibilidades bien elaboradas y vigentes en cada uno de los años de su ejecución.
El nombre y logo de la empresa puede ser usado.
El local seleccionado en las factibilidades del proyecto se encuentra disponible.
Los anuncios difundidos en los medios de comunicación lleguen al mercado meta.
Encontrar todas las especies de plantas con su respectiva cantidad proyectadas en la lista elaborada.
Encontrar personal con las características necesarias para el buen desempeño de las actividades del vivero.
Producción de Plantas 51,000 plantas ornamentales y 24,000 plantas frutales producidas en el año 2010.
Informe de Producción del año 2010.Informe de Producción del año 2011.
Las condiciones climatológicas en la ciudad de Santa Ana, se mantienen favorables para la producción de
62,400 plantas ornamentales y 31,200 plantas frutales producidas en el año 2011.
68,640 plantas ornamentales y 34,320 plantas frutales producidas en el año 2012.
71,437 plantas ornamentales y 35,718 plantas frutales producidas en el año 2013.
76,826 plantas ornamentales y 38,413 plantas frutales producidas en el año 2014.
Informe de Producción del año 2012.Informe de Producción del año 2013.Informe de Producción del año 2014.
plantas.
El precio de los insumos y la materia prima, se mantiene dentro de los precios proyectados.
Las regulaciones Gubernamentales sobre impuestos y aranceles a los establecimientos comerciales se mantienen estables.
Existen los medios para controlar las posibles plagas que se puedan presentar.
Servicio de Entrega a Domicilio 350 entregas de producto a domicilio realizadas en el año 2010.
350 entregas de producto a domicilio realizadas en el año 2011.
350 entregas de producto a domicilio realizadas en el año 2012.
350 entregas de producto a domicilio realizadas en el año 2013.
350 entregas de producto a domicilio realizadas en el año 2014.
Informe de Ventas del año 2010.
Informe de Ventas del año 2011.
Informe de Ventas del año 2012.
Informe de Ventas del año 2013.
Informe de Ventas del año 2014.
El precio de la gasolina se mantiene dentro de las proyecciones hechas en las factibilidades.
No existe ningún tipo de accidente en el trayecto del vehículo hacia la entrega.
Servicio de Jardinería a Domicilio. 30 Servicios de Jardinería a domicilio Realizados en el año 2012.
80 Servicios de Jardinería a domicilio Realizados en el año 2013.
120 Servicios de Jardinería a domicilio Realizados en el año 2014.
Informe de Ventas del año 2012.
Informe de Ventas del año 2013.
Informe de Ventas del año 2014.
El cliente es capaz de expresar de forma clara y concreta, sus exigencias y parámetros respecto al servicio.
Servicio de Instalación de Fuentes a Domicilio.
20 Fuentes decorativas instaladas durante el año 2014.
Informe de Ventas del año 2014.Formularios de adquisición de servicios.
El cliente es capaz de expresar de forma clara y concreta, sus exigencias
Facturación por compra de fuentes decorativas.
y parámetros respecto al servicio.
Existe oportunidad de crecimiento económico por prestación de servicios.
Personal Capacitado 1 capacitación en mejora de atención al cliente, para los 4 empleados administrativos del vivero en el año 2011.
1 capacitación en decoración de jardines, para los 3 empleados operativos del vivero en el año 2012.
1 capacitación sobre implementación de un marketing exitoso, para los 4 empleados administrativos del vivero en el año 2013.
1 capacitación en nuevas técnicas decorativas de fuentes, para los 3 empleados operativos del vivero en el año 2014.
Lista de asistencia a capacitación e Informe del desempeño laboral
Lista de asistencia a capacitación e Informe del desempeño laboral
Lista de asistencia a capacitación e Informe del desempeño laboral
Lista de asistencia a capacitación e Informe del desempeño laboral
Participación de los empleados
Asimilación y puesta en práctica de lo aprendido en la capacitación
Fomentar alianzas estratégicas Alianzas estratégicas establecidas con: “Criadero de plantas la Ceiba, Casa del plástico, IMACASA, Artesanías Cannabis, Goldtree, Banco de Materiales El Mirador, Agroservicio La Campiña”, en el año 2010, en cuanto a suministro de productos.
15 nuevas alianzas estratégicas establecidas en el año 2011 con los centros escolares:
Registro de consolidación de alianzas año 2010
Registro de consolidación de alianzas año 2011.
Registro de consolidación de alianzas año 2014
Participación activa de parte de empresas proveedoras y escuelas.
Colonia San José Hacienda Santa Adela.
Caserío San Luis La Planta, cantón Nancintepeque.
José Antonio Martínez Colonia El Edén Colonia Rio Zarco Colonia Santa Gertrudis Lomas Del Tecana INSA Cantón El Portezuelo Cantón Loma De San
Marcelino Colonia Santa Leonor Escuela de Educación
Parvularia Barrio San Miguelito
Escuela de Educación Parvulario de la colonia el Palmar
Monseñor José López Sandoval
Complejo Educativo Profesor José Arnoldo Sermeño
15 nuevas alianzas estratégicas establecidas en el año 2013 con los centros escolares:
Escuela Educación Parvularia Santa Isabel
Escuela Colonia La Fortuna Caserío Los Guirrola Centro Escolar Lic. Carmen
Elena Calderón De Escalón Caserío Llano Largo Santa Ana California Colonia Quillones
Napoleón Ríos José Martí República de Venezuela General Francisco Morazán Club de Leones Capitán General Gerardo
Barrios Doctor Humberto Quintero Santa Lucia
ACTIVIDADES
Establecimiento del local del vivero.
Proveer el local de personal calificado para su administración y operación.
Adquisición de plantas para comenzar las actividades del vivero.
Promoción de productos y servicios ofrecidos por el vivero.
Creación de la página web.
$21,170.00
$810.00
$17,500.00
$160.00
$1,225.00
Siembra y Mantenimiento de plantas ornamentales y frutales durante el año 2010.
Siembra y Mantenimiento de plantas ornamentales y frutales durante el año 2011.
Siembra y Mantenimiento de plantas ornamentales y frutales durante el año 2012.
$35,426.25
$46,537.15
$53,986.43
Siembra y Mantenimiento de plantas ornamentales y frutales durante el año 2013.
Siembra y Mantenimiento de plantas ornamentales y frutales durante el año 2014.
Importación de semillas de Honduras y Guatemala.
$59,267.88
$64,799.92
$390.00
Entrega de Productos a Domicilio durante el año 2010.
Entrega de Productos a Domicilio durante el año 2011.
Entrega de Productos a Domicilio durante el año 2012.
Entrega de Productos a Domicilio durante el año 2013.
Entrega de Productos a Domicilio durante el año 2014.
$1,715.00
$2,195.73
$2,411.08
$2,722.81
$3,045.93
*El costo que se detalla corresponde al gasto de combustible y depreciación de automóvil.
Introducción de Servicio de Jardinería a Domicilio
Realización de Servicio de Jardinería a Domicilio durante el año 2012.
Realización de Servicio de Jardinería a Domicilio durante el año 2013.
Realización de Servicio de Jardinería a Domicilio durante el año 2014.
$520.00
$4,944.00
$5,400.00
$5,400.00
Introducción de Servicio de Instalación de Fuentes a Domicilio
Instalación de Fuentes a Domicilio durante el año 2014.
$270.00
$1,152.72
Brindar la capacitación: mejora de atención al cliente, para el personal administrativo del vivero
Brindar la capacitación: decoración de jardines, para el personal operativo del vivero
Brindar la capacitación: implementación de un marketing exitoso, para el personal administrativo del vivero
Brindar la capacitación: nuevas técnicas decorativas de fuentes, para el personal operativo del vivero
$175.00
$175.00
$175.00
$175.00
Establecer Alianzas con proveedores, en el año 2010.
Establecer Alianzas con escuelas en los años 2011 y 2013.
-----
-----
*La creación de alianzas estratégicas es una actividad de gestión.
Estructura de Desglose del Trabajo
24
25
Control de Cambios
26
Control de cambios: Vivero Jardín El Edén.
Ya que en la actualidad el precio de compra de: insumos, materias primas y productos
para la venta, han sufrido variaciones en su costo, se realizo una investigación en el
mercado para obtener la actualización de los precios. Algunos de los precios dentro de
la factibilidad económica han aumentado otros han disminuido y otros se han
mantenido. Como administradores del proyecto debemos tomar en cuenta los factores
externos para que en el momento de realización del proyecto no varíen las
proyecciones.
Como parte del análisis realizado encontramos que los salarios reflejados en la parte
de gastos no son estimados reales, se piensa que estos no son acorde a los salarios
que actualmente se cotizan en el país, además una forma de incentivar a los
trabajadores es a través de sueldos acordes a su puesto. Los nuevos salarios
asignados fueron obtenidos de la tabla de salarios mínimos del Ministerio de Trabajo
que se encuentra en los anexos.
Aumento del costo de la publicidad de cada una de las sucursales, ya que el vivero no
solo se dedicara a la venta de plantas, sino además prestara una serie de servicios
adicionales que necesitan ser promocionados, de manera que los clientes tengan
conocimiento de los mismos y puedan acceder a ellos, además siendo una nueva
empresa necesita un esfuerzo extra.
El costo de publicidad ha aumentado $500.00 debido a que en la factibilidad del
proyecto no se había contemplado el monto de la creación y mantenimiento de la
página web con que contará el vivero.
Se crearán catálogos para promocionar los servicios y productos ofrecidos por el
vivero.
27
Se ha agregado la actividad de preparación del local, esto incluye: preparación del
suelo, adecuación de las sombras, instalación de sistema de riego, entre otras
actividades importantes para el buen funcionamiento, esto significa aumento en la
inversión inicial para cada sucursal.
Para poder brindar el servicio a domicilio es necesario contratar a otro empleado
debido a la diversidad de servicios que la empresa brindara, no solo se tendrá la
entrega de plantas y accesorios, servicio de Jardinería a domicilio e Instalación de
fuentes decorativas, sino además es necesario el cuidado de las plantas ubicadas en el
vivero.
En el proyecto actual se nos recomienda la adquisición de un pick up nissan frontier
cuatro por cuatro doble cabina, costo que hasta el momento consideramos subutilizado,
ya que las entregas de plantas se harán dentro de la ciudad y la especialidad el vivero
está enfocada a los jardines por lo cual no se transportaran grandes volúmenes de
planas. Ante esta situación, recomendamos la adquisición de un mini pick up chevrolet
cmv, mismo que cubrirá las demandas requeridas en el servicio a domicilio de plantas y
accesorios.
En las factibilidades se propone la compra de plantas de países extranjeros, se deicidio
solo importar las semillas de dichas plantas para la producción dentro del vivero,
debido a que estas al ser traídas del exterior podían sufrir daños considerables debido
al cambio de clima.
Por orden de los inversionistas del proyecto solo se abrirá una sucursal la cual se
encontrara en la ciudad de Santa Ana, las demás aperturas quedan canceladas.
El personal administrativo del vivero será designado en el organigrama de la empresa
como encargados, y no gerentes como se encontraba en las factibilidades.
28
El gerente de relaciones publicas, fue sustituido por el encargado de compras, ya que
esta persona se encontraba subutilizada solo al encargarse de establecer relaciones
con proveedores y clientes, por lo tanto, se le designaron actividades relacionadas al
abastecimiento de insumos y materia prima.
En las factibilidades se propone contar con la ayuda de un asesor de producción los
cinco años que dura el proyecto, se decidió, que dicha asesoría solo será requerida en
los primeros tres años, debido a la experiencia ganada por el personal operativo del
vivero.
Al analizar más a profundidad el proceso de entregas de productos y servicio a
domicilio, se decidió hacer un ajuste a dicho proceso el cual se describe a continuación:
Para dar el servicio a domicilio, solo se brindara a personas que sean previamente
incluidas en la base de datos de clientes del vivero. Para establecer dicha base de
datos, al momento que un cliente adquiera un producto en el vivero, su nombre y
numero telefónico quedara registrado, y cuando el cliente llame a solicitar el servicio
a domicilio, el encargado de ventas sabrá quien solicita el servicio. Esta modalidad
será tomada para evitar cualquier tipo de bromas que puedan hacer al vivero, que
de alguna manera acarrearían gastos sin ningún tipo de provecho.
29
Gestión de Costos
30
Estimación de Costos.
Nivel de precisión. El nivel de precisión de los costes de las actividades del proyecto
está determinado por las factibilidades del proyecto, en el caso de las actividades
agregadas a lo largo del proyecto se han ajustado los costos a un redondeo de dos
cifras.
Unidades de medida. Todos los costos del proyecto están determinados en dólares
americanos ($).
A continuación se presenta una descripción de los costos del proyecto:
Costo de Inversión Inicial del proyecto.
Activos fijos tangibles
Podadora $300.00
Vehículo pick up $8,000.00
Manguera 15 mts $9.75
Machete $13.00
Cuma (3) $15.00
Irrigador de agua $4.00
Tijeras de podar (3) $13.50
Azadón (3) $24.00
Piocha (3) $32.25
Escalera $42.00
Rastrillo (3) $23.25
Escoba (24) $39.60
Pala (4) $31.80
Guantes $120.00
Carretilla (2) $68.00
Bolsas de polietileno $555.50
Herramienta $150.00
preparación del terreno $1,000.00
Sala de Ventas $15,000.00
Escritorio (2) $300.00
Sillas (2) $78.00
31
Mesa de centro $30.00
Sillas de espera (4) $132.00
Archivero $150.00
Equipo de oficina $200.00
Canopi $150.00
Bodega de MyE, MP 3*3mts $2,500.00
Estantes $100.00
Cafetera $50.00
Oasis $50.00
Computadora $600.00
telefax Samsung $143.00
Impresora $47.00
Contómetro $60.00
Banners publicitarios $500.00
Rótulos publicitarios $500.00
Total Activos fijos tangibles $31,031.65
Activos Fijos intangibles
software para factura sapbussines 2010 $200.00
Licencias de office 2010 $165.00
Licencia de Windows 7 $125.00
creación de pagina web $1,200.00
Curso Inductivo de jardinería moderna $250.00
Total Activos Fijos intangibles $1,940.00
Activos circulantes
Materia Prima e InsumosPlantas ornamentales $10,000.00
Plantas frutales $7,500.00
Accesorios $1,500.00
Herramientas $750.00
Semillas $200.00
Tierra negra $6,450.00
Abono $1,000.00
Fertilizante $1,000.00
Plaguicida $1,500.00
Total Materia prima e insumos $20,350.00
Planilla 6 meses
32
Encargada general $2,100.00
Encargado de Compras $1,620.00
Encargado de ventas $1,620.00
Encargado de producción $1,620.00
Jardinero(2) $2,472.00
Total Planilla (6 meses) $9,432.00
Gastos gerencialesTramites notariales $300.00
Tramites en hacienda $50.00
Tramites de ISSS $50.00
Tramite de AFP $50.00
Permiso de alcaldía $50.00
costo de constitución de la empresa $1,712.65
Total Gastos gerenciales $2,212.65
Total Activos circulantes $31,994.65
TOTAL DE INVERSIÓN INICIAL $73,316.30
Costos de Operación del proyecto.
Costo de producción de Plantas Ornamentales y Frutales.
2010Insumo cantidad medida c/u totalTierra negra 35 camionada $150.00 $5,203.04 Bolsas plásticas 60,501 bolsas $0.03 $1,663.76 Abono 4 Qq $50.00 $161.33 Fertilizante 2 Qq $50.00 $80.67 Insecticida 3 Qq $25.00 $60.50 Semillas 40,334 unidad $0.00 $40.33 Azadón 4 unidad $8.00 $25.81 Figuras 807 unidad $1.25 $1,008.34 Luminarias 202 unidad $1.60 $322.67 Macetas Barro 807 unidad $2.00 $1,613.34 Fuentes P 202 unidad $28.00 $5,646.71 Fuentes M 122 unidad $45.00 $5,445.04 Fuentes G 81 unidad $70.00 $5,646.71 Combustible 404 galon $3.11 $1,254.38 Azadón para venta. 41 unidad $8.00 $322.67 Piocha para venta. 41 unidad $10.75 $433.59
33
Pala de jardinero para venta. 41 unidad $2.00 $80.67 Pala de jardinero. 4 unidad $2.00 $6.45 Rastrio 61 unidad $7.75 $468.88 Cuma 41 unidad $5.00 $201.67 Tijeras de podar 33 unidad $4.50 $145.20
Total 2010 $29,831.75
2011Insumo cantidad medida c/u totalTierra negra 54 camionada $157.35 $8,496.90Bolsas plásticas 93,600 bolsas $0.03 $2,700.13Abono 5 Qq $52.45 $262.25Fertilizante 3 Qq $52.45 $157.35Insecticida 4 Qq $26.23 $104.90Semillas 62,400 unidad $0.00 $65.46Azadón 5 unidad $8.39 $41.96Figuras 1,248 unidad $1.31 $1,636.44Luminarias 312 unidad $1.68 $523.66Macetas Barro 1,248 unidad $2.10 $2,618.30Fuentes P 312 unidad $29.37 $9,164.06Fuentes M 188 unidad $47.21 $8,874.54Fuentes G 125 unidad $73.43 $9,178.75Combustible 624 galon $3.26 $2,035.73Azadón para venta. 63 unidad $8.39 $528.70Piocha para venta. 63 unidad $11.28 $710.44Pala de jardinero para venta. 63 unidad $2.10 $132.17Pala de jardinero. 5 unidad $2.10 $10.49Rastrio 94 unidad $8.13 $764.20Cuma 63 unidad $5.25 $330.44Tijeras de podar 50 unidad $4.72 $236.03
TOTAL 2011 $48,572.89
2012Insumo cantidad medida c/u totalTierra negra 60 camionada $165.06 $9,903.61Bolsas plásticas 102,960 bolsas $0.03 $3,115.68Abono 6 Qq $55.02 $330.12Fertilizante 4 Qq $55.02 $220.08Insecticida 5 Qq $27.51 $137.55Semillas 68,640 unidad $0.00 $75.53Azadón 6 unidad $8.80 $52.82
34
Figuras 1,373 unidad $1.38 $1,888.56Luminarias 344 unidad $1.76 $605.66Macetas Barro 1,373 unidad $2.20 $3,021.70Fuentes P 344 unidad $30.81 $10,599.06Fuentes M 207 unidad $49.52 $10,250.24Fuentes G 138 unidad $77.03 $10,629.87Combustible 687 galon $3.42 $2,351.08Azadón para venta. 70 unidad $8.80 $616.22Piocha para venta. 70 unidad $11.83 $828.05Pala de jardinero para venta. 70 unidad $2.20 $154.06Pala de jardinero. 6 unidad $2.20 $13.20Rastrio 104 unidad $8.53 $886.92Cuma 70 unidad $5.50 $385.14Tijeras de podar 55 unidad $4.95 $272.35
TOTAL 2012 $56,337.52
2013Insumo cantidad medida c/u totalTierra negra 63 camionada $173.15 $10,908.33Bolsas plásticas 107,156 bolsas $0.03 $3,401.54Abono 7 Qq $57.72 $404.01Fertilizante 5 Qq $57.72 $288.58Insecticida 6 Qq $28.86 $173.15Semillas 71,438 unidad $0.00 $82.46Azadón 7 unidad $9.23 $64.64Figuras 1,429 unidad $1.44 $2,061.91Luminarias 359 unidad $1.85 $663.04Macetas Barro 1,429 unidad $2.31 $3,299.05Fuentes P 359 unidad $32.32 $11,603.23Fuentes M 216 unidad $51.94 $11,220.00Fuentes G 144 unidad $80.80 $11,635.55Combustible 715 galon $3.59 $2,566.81Azadón para venta. 73 unidad $9.23 $674.12Piocha para venta. 73 unidad $12.41 $905.85Pala de jardinero para venta. 73 unidad $2.31 $168.53Pala de jardinero. 7 unidad $2.31 $16.16Rastrio 109 unidad $8.95 $975.11Cuma 73 unidad $5.77 $421.33Tijeras de podar 58 unidad $5.19 $301.28
TOTAL 2013 $61,834.68
35
2014Insumo cantidad medida c/u totalTierra negra 68 camionada $181.63 $12,351.00Bolsas plásticas 115,240 bolsas $0.03 $3,837.41Abono 8 Qq $60.54 $484.35Fertilizante 6 Qq $60.54 $363.26Insecticida 7 Qq $30.27 $211.90Semillas 76,828 unidad $0.00 $93.03Azadón 8 unidad $9.69 $77.50Figuras 1,537 unidad $1.51 $2,326.41Luminarias 387 unidad $1.94 $749.78Macetas Barro 1,537 unidad $2.42 $3,722.25Fuentes P 387 unidad $33.90 $13,121.12Fuentes M 233 unidad $54.49 $12,696.10Fuentes G 155 unidad $84.76 $13,138.07Combustible 769 galon $3.77 $2,895.93Azadón para venta. 79 unidad $9.69 $765.28Piocha para venta. 79 unidad $13.02 $1,028.34Pala de jardinero para venta. 79 unidad $2.42 $191.32Pala de jardinero. 8 unidad $2.42 $19.37Rastrio 118 unidad $9.38 $1,107.35Cuma 79 unidad $6.05 $478.30tijeras de podar 63 unidad $5.45 $343.29
TOTAL 2014 $75,262.87
Planilla de Vivero Jardin El Eden.
PUESTO SALARIO MENSUALCANTIDAD SALARIO ANUAL TOTAL ANUAL
Encargado general $350 1 $4,200 $4,200Encargado de compras $270 1 $3,240 $3,240Encargado de ventas $270 1 $3,240 $3,240Encargado de producción $270 1 $3,240 $3,240jardinero de Produccion $206 2 $2,472 $4,944
COSTO PLANILLA AÑO 2010 $18,864
PUESTO SALARIO MENSUAL CANTIDAD SALARIO ANUAL TOTAL ANUALEncargado general $350 1 $4,200 $4,200Encargado de compras $270 1 $3,240 $3,240Encargado de ventas $270 1 $3,240 $3,240
36
Encargado de producción $270 1 $3,240 $3,240jardinero de Produccion $206 2 $2,472 $4,944
COSTO PLANILLA AÑO 2011 $18,864
PUESTO SALARIO MENSUAL CANTIDAD SALARIO ANUAL TOTAL ANUALEncargado general $350 1 $4,200 $4,200Encargado de compras $270 1 $3,240 $3,240Encargado de ventas $270 1 $3,240 $3,240Encargado de producción $270 1 $3,240 $3,240jardinero de Produccion $206 2 $2,472 $4,944Albañil $206 1 $2,472 $2,472jardinero de Servicio $206 1 $2,472 $2,472
COSTO PLANILLA AÑO 2012 $23,808
PUESTO SALARIO MENSUAL CANTIDAD SALARIO ANUAL TOTAL ANUALEncargado general $400 1 $4,800 $4,800Encargado de compras $320 1 $3,840 $3,840Encargado de ventas $320 1 $3,840 $3,840Encargado de producción $320 1 $3,840 $3,840jardinero de Produccion $225 2 $2,700 $5,400Albañil $225 1 $2,700 $2,700jardinero de Servicio $225 1 $2,700 $2,700
COSTO PLANILLA AÑO 2013 $27,120
PUESTO SALARIO MENSUAL CANTIDAD SALARIO ANUAL TOTAL ANUALEncargado general $400 1 $4,800 $4,800Encargado de compras $320 1 $3,840 $3,840Encargado de ventas $320 1 $3,840 $3,840Encargado de producción $320 1 $3,840 $3,840jardinero de Produccion $225 2 $2,700 $5,400Albañil $225 1 $2,700 $2,700jardinero de Servicio $225 1 $2,700 $2,700
COSTO PLANILLA AÑO 2014 $27,120
Costo De Servicios Y Gastos Administrativos de Vivero.
CONCEPTO COSTO MENSUAL COSTO ANUALAlquiler $1,000.00 $12,000.00Telefax/ internet $65.00 $780.00Agua $500.00 $6,000.00
37
Luz $50.00 $600.00Impuestos municipales $30.00 $360.00mantenimiento y reparación $50.00 $600.00papelería $25.00 $300.00publicidad $1,500.00 $18,000.00
COSTO TOTAL AÑO 2010 $38,640.00
CONCEPTO COSTO MENSUAL COSTO ANUALAlquiler $1,049.00 $12,588.00Telefax/ internet $68.19 $818.22Agua $524.50 $6,294.00Luz $52.45 $629.40Impuestos municipales $31.47 $377.64mantenimiento y reparación $52.45 $629.40papelería $26.23 $314.70publicidad $1,573.50 $18,882.00
COSTO TOTAL AÑO 2011 $40,883.36
CONCEPTO COSTO MENSUAL COSTO ANUALAlquiler $1,100.40 $13,204.81Telefax/ internet $71.53 $858.31Agua $550.20 $6,602.41Luz $55.02 $660.24Impuestos municipales $33.01 $396.14mantenimiento y reparación $55.02 $660.24papelería $27.51 $330.12publicidad $1,650.60 $19,807.22
COSTO TOTAL AÑO 2012 $42,519.49
CONCEPTO COSTO MENSUAL COSTO ANUALAlquiler $1,154.32 $13,851.85Telefax/ internet $75.03 $900.37Agua $577.16 $6,925.92Luz $57.72 $692.59Impuestos municipales $34.63 $415.56
38
mantenimiento y reparación $57.72 $692.59papelería $28.86 $346.30publicidad $1,731.48 $20,777.77
COSTO TOTAL AÑO 2013 $44,777.95
CONCEPTO COSTO MENSUAL COSTO ANUALAlquiler $1,210.88 $14,530.59Telefax/ internet $78.71 $944.49Agua $605.44 $7,265.29Luz $60.54 $726.53Impuestos municipales $36.33 $435.92mantenimiento y reparación $60.54 $726.53papelería $30.27 $363.26publicidad $1,816.32 $21,795.88
COSTO TOTAL AÑO 2014 $46,788.49
Costo de otros servicios de Vivero.
Concepto Estimado mensual Total anualVigilancia $300 $3,600Contabilidad $100 $1,200Asesoria Tecnica $100 $1,200
Total 2010 $6,000
Concepto Estimado mensual Total anualVigilancia $300 $3,600Contabilidad $100 $1,200Asesoria Tecnica $100 $1,200
Total 2011 $6,000
Concepto Estimado mensual Total anualVigilancia $300 $3,600Contabilidad $100 $1,200Asesoria Tecnica $100 $1,200
Total 2012 $6,000
Concepto Estimado mensual Total anualVigilancia $300 $3,600Contabilidad $100 $1,200
Total 2013 $6,000
Concepto Estimado mensual Total anualVigilancia $300 $3,600
39
Contabilidad $100 $1,200Total 2014 $6,000
COSTO TOTAL DE OPERACIÓN DE TODO EL PROYECTO $629,044.50
Consolidado de Presupuesto de Operación del Proyecto.
AñoConcepto 2010 2011 2012 2013 2014
Producción $29,831.75 $48,572.89 $56,337.52 $61,834.68 $75,262.87
Planilla $9,432.00 $18,864.00 $23,808.00 $27,120.00 $27,120.00
Administración $38,640.00 $40,883.36 $42,519.49 $44,777.95 $46,788.49
Servicios $6,000.00 $6,000.00 $6,000.00 $4,800.00 $4,800.00
Total $84,982.75 $114,245.25 $128,145.01 $138,532.63 $156,371.36
Consolidado de Presupuesto Total del Proyecto.
AñoConcepto 2010 2011 2012 2013 2014
Inversión $73,316.30 $175.00 $695.00 $175.00 $445.00
Operaciones $84,982.75 $114,245.25 $128,145.01 $138,532.63 $156,371.36
Total $159,381.05 $114,320.25 $128,840.01 $138,407.63 $156,816.36
COSTO TOTAL DEL PROYECTO: $701,960.80
40
PRESUPUESTO DEL PROYECTO.
41
PRESUPUESTO AÑO 2010MES GASTO ACUMULADO
Enero $64,966.30 $64,966.30Febrero $657.29 $65,623.59Marzo $7,230.18 $72,853.76Abril $7,887.46 $80,741.23Mayo $8,544.75 $89,285.98Junio $9,202.04 $98,488.02Julio $9,530.69 $108,018.71
Agosto $9,859.33 $117,878.04Septiembre $10,187.97 $128,066.01
Octubre $10,352.30 $138,418.31Noviembre $10,516.62 $148,934.93Diciembre $10,516.62 $159,381.05
TOTAL $159,381.05
$0.00$10,000.00$20,000.00$30,000.00$40,000.00$50,000.00$60,000.00$70,000.00
PRESUPUESTO 2010
$0.00$20,000.00$40,000.00$60,000.00$80,000.00
$100,000.00$120,000.00$140,000.00$160,000.00$180,000.00
LINEA BASE AÑO 2010
PRESUPUESTO AÑO 2011MES GASTO ACUMULADO
Enero $9,512.10 $9,512.10Febrero $9,512.10 $19,024.21Marzo $9,512.10 $28,536.31Abril $9,512.10 $38,048.42Mayo $9,512.10 $47,560.52Junio $9,512.10 $57,072.63Julio $9,512.10 $66,584.73
Agosto $9,512.10 $76,096.83Septiembre $9,512.10 $85,608.94
Octubre $9,512.10 $95,121.04Noviembre $9,687.10 $104,808.15Diciembre $9,512.10 $114,320.25
TOTAL $114,320.25
$9,400.00$9,450.00$9,500.00$9,550.00$9,600.00$9,650.00$9,700.00$9,750.00
PRESUPUESTO 2011
enero
febrer
omarz
oab
ril may
ojunio
julioag
osto
septiem
bre
octubre
noviembre
diciembre
$0.00
$20,000.00
$40,000.00
$60,000.00
$80,000.00
$100,000.00
$120,000.00
$140,000.00
LINEA BASE AÑO 2011
PRESUPUESTO AÑO 2012MES GASTO ACUMULAD
OEnero $10,853.7
5$10,853.75
Febrero $10,678.75
$21,532.50
Marzo $10,818.75
$32,351.25
Abril $11,058.75
$43,410.00
Mayo $10,678.75
$54,088.75
Junio $10,678.75
$64,767.51
Julio $10,678.75
$75,446.26
Agosto $10,678.75
$86,125.01
Septiembre
$10,678.75
$96,803.76
Octubre $10,678.75
$107,482.51
Noviembre
$10,678.75
$118,161.26
Diciembre $10,678.75
$128,840.01
TOTAL $128,840.01
$10,400.00 $10,500.00 $10,600.00 $10,700.00 $10,800.00 $10,900.00 $11,000.00 $11,100.00
PRESUPUESTO 2012
$0.00$20,000.00$40,000.00$60,000.00$80,000.00
$100,000.00$120,000.00$140,000.00
LINEA BASE AÑO 2012
PRESUPUESTO AÑO 2013MES GASTO ACUMULAD
OEnero $11,644.3
9$11,644.39
Febrero $11,644.39
$23,288.77
Marzo $11,644.39
$34,933.16
Abril $11,644.39
$46,577.54
Mayo $11,644.39
$58,221.93
Junio $11,644.39
$69,866.32
Julio $11,644.39
$81,510.70
Agosto $11,644.39
$93,155.09
Septiembre
$11,644.39
$104,799.47
Octubre $11,644.39
$116,443.86
Noviembre
$11,819.39
$128,263.24
Diciembre $11,644.39
$139,907.63
TOTAL $139,907.63
enero
febrer
omarz
oab
rilmay
ojunio
julioag
osto
septiem
bre
octubre
noviembre
diciembre
$11,550.00
$11,600.00
$11,650.00
$11,700.00
$11,750.00
$11,800.00
$11,850.00
PRESUPUESTO 2013
$0.00$20,000.00$40,000.00$60,000.00$80,000.00
$100,000.00$120,000.00$140,000.00$160,000.00
LINEA BASE AÑO 2013
PRESUPUESTO AÑO 2014MES GASTO ACUMULAD
Oenero $13,405.9
5$13,405.95
febrero $13,500.95
$26,906.89
marzo $13,230.95
$40,137.84
abril $13,230.95
$53,368.79
mayo $13,230.95
$66,599.73
junio $13,230.95
$79,830.68
julio $13,230.9 $93,061.63
5agosto $13,230.9
5$106,292.57
septiembre
$13,230.95
$119,523.52
octubre $13,230.95
$132,754.47
noviembre $13,230.95
$145,985.41
diciembre $13,230.95
$159,216.36
TOTAL $159,216.36
$13,050.00 $13,100.00 $13,150.00 $13,200.00 $13,250.00 $13,300.00 $13,350.00 $13,400.00 $13,450.00 $13,500.00 $13,550.00
PRESUPUESTO 2014
$0.00 $20,000.00 $40,000.00 $60,000.00 $80,000.00
$100,000.00 $120,000.00 $140,000.00 $160,000.00 $180,000.00
LINEA BASE AÑO 2014
PRESUPUESTO ANUALPERIODO 2010 2011 2012 2013 2014ANUAL $159,381.05 $114,320.25 $128,840.0 $139,907.63 $159,216.36
1
ACUMULADO $159,381.05 $274,396.30 $403,236.31
$543,143.94 $702,360.80
2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015$0.00
$20,000.00
$40,000.00
$60,000.00
$80,000.00
$100,000.00
$120,000.00
$140,000.00
$160,000.00
$180,000.00
PRESUPUESTO ANUAL
0 2 4 6 8 10 12$0.00
$2.00
$4.00
$6.00
$8.00
$10.00
$12.00LINEA BASE DE COSTO DEL PROYECTO
MES
Requisitos para la financiación del proyecto.
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59$0.00
$100,000.00
$200,000.00
$300,000.00
$400,000.00
$500,000.00
$600,000.00
$700,000.00
$800,000.00
Proceso de control de costes.
Este proceso de monitoreo será realizado por el equipo administrador del proyecto y
consistirá principalmente en la comparación de la línea base de costos, con los costos
actuales del proyecto, esto con el fin de verificar que el costo del proyecto vaya acorde
a lo estimado, en caso que se presente alguna eventualidad, que pueda dar lugar a un
cambio en los costos, el equipo director deberá decidir la acción a tomar, es por eso
que se debe llevar un monitoreo constante sobre todo en los primeros meses del
proyecto.
Este proceso de control requiere que exista una coordinación entre los encargados de
ventas y de compras, a fin de poder rendir cuentas claras que sirvan de guía para el
control de los costes, el encargado general del vivero debe supervisar la labor de estos
dos trabajadores a fin de sustentar los resultados.
Información de respaldo.
Actividades:
Instalación y ambientación de local: el monto de esta actividad es $18,500.00, incluye
toda la construcción del local y adecuación del terreno a las necesidades de la
empresa. Incluye: edificios administrativos y bodega, y sistema de riego del vivero.
Los costos de construcción de las oficinas administrativas y bodega se tomaron
directamente de la factibilidad del proyecto.
En cuanto al sistema de riego se consulto con un ingeniero civil Jorge William Ortiz, al
cual se le otorgaron como parámetros el tamaño del terreno propuesto en la factibilidad
técnica del proyecto.
Adquisición inicial de plantas ornamentales y frutales: monto $17,500.00. Incluye la
compra de todas las plantas que se pondrán a la venta en la primera fase de desarrollo
del proyecto antes de la producción de plantas por parte del vivero. El costo de todas
las plantas a comprar se obtuvo directamente de la factibilidad del proyecto.
Adquisición de materia prima, insumos, equipo y herramientas para la siembra: monto
$21,491.15. Incluye: tierra negra, bolsas de polietileno, herramientas para la siembra,
semillas, abonos y fertilizantes.
Los costos referentes a las bolsas de polietileno y todas las herramientas para la
siembra fueron obtenidos en la ferretería “Henríquez Hermanos”. En cuanto al costo de
las semillas se utilizo directamente el plasmado en la factibilidad del proyecto.
Compra de equipo de oficina: monto de la actividad $2580.00. Incluye: 2 escritorios, 2
sillas ergonómicas, 1 mesa de centro, 4 sillas de espera, 1 archivero, estante, cafetera,
oasis, Computadora, telefax, impresora y un contómetro.
Gestión de publicidad. Inversión inicial: $2,200.00. Incluye la creación y diseño de la
pagina web de la empresa así como todos los anuncios publicitarios que se transmitirán
por medio de los medios de comunicación locales.
Adquisición de vehículo. Inversión inicial: $8,000.00. Incluye la compra del pick up con
todas las características descritas en las factibilidades del proyecto.
Las capacitaciones serán impartidas por la empresa AGUILAR & AGUILAR a lo largo de
todo el proyecto; cada capacitación a realizar tendrá un costo de $175.00.
El costo de importación de semillas de Guatemala y Honduras se obtuvo de multiplicar
el costo de facturación de compra de semillas y el porcentaje de impuesto (12%). La
consulta fue hecha al Ing. Roberto Carlos Sigüenza Campos quien tiene experiencia en
servicios aduanales.
Constitución legal de la empresa: el monto de esta actividad $1745.15, este se obtuvo
sumando todos los costos de los permisos necesarios para su legalización plasmados
en la factibilidad del proyecto.
Gestión de Calidad
Planificación de la calidad
Las políticas de calidad descritas amplían el firme compromiso que el vivero jardines de
edén quiere dar a sus clientes para satisfacer su demanda y expectativas, para
garantizar lo anterior nos basamos en principios de honestidad y compromiso de mejora
en todo nuestro servicio basado en una cultura de calidad.
Política Gestión de Alcance Estándar
Asegurar que el proyecto comprenda el
trabajo requerido de modo de completarlo de
forma exitosa alcanzando los objetivos
propuestos.
EDT planificadas anualmente.
Política Gestión de Tiempos Estándar
Supervisar que los puntos acordados de inicio
y terminación de actividades planeadas sean
cumplidos en las fechas establecidas.
Fecha de inicio y fecha de
finalización.
Política Gestión de Costos Estándar
Asignar y administrar los recursos necesarios
para minimizar tiempo y costos; además
cumplir con la línea base del presupuesto
anual para el eficiente desarrollo de las
actividades en el vivero.
Los costos de los recursos no
deben exceder del 1.5% de
su valor real.
Política Gestión de Recursos Humanos Estándar
Contar con la cantidad de personal requerido
por el proyecto, brindándole capacitaciones
periódicamente para desarrollar al máximo su
potencial.
El personal contratado cumpla
con un 90% de las
habilidades y aptitudes
establecidas en el plan de
recursos humanos del
proyecto.
Organigrama del proyecto.
Capacitación al personal
administrativo en:
Atención al cliente
Marketing
Capacitación al personal
operativo en
Decoración de jardines
Instalación de fuentes
Política Gestión de Comunicaciones. Estándar
Asegurar que todos nuestros stakeholders
cuentan con la información necesaria, en el
tiempo indicado y en la cantidad necesaria.
Plan de comunicaciones del
proyecto.
El 99% de todos los
documentos planificados,
realizados al final de la
gestión del proyecto.
Política Gestión de Abastecimiento Estándar
Gestionar que las entregas de insumos se
den en la cantidad y tiempo adecuados.
Plan de abastecimiento.
El 99% de las entregas de
insumos se realicen en el
tiempo establecido.
Política de Gestión de Riesgo. Estándar.
Minimizar la probabilidad de ocurrencia de
aquellos riesgos que tengan un gran impacto
sobre la administración de nuestro proyecto, y
en caso de no poder reducir su probabilidad
llevar a cabo actividades de contingencia y
prevención que disminuya el impacto de los
mismos.
Plan de gestión del riesgo del
proyecto.
Realizar al menos el 60% de
todas las actividades
propuestas en el plan de
reducción de riesgos del
proyecto.
Aseguramiento de la calidad.
Para cumplir la gestión del alcance se debe implementar una auditoria a través de la
comparación de los resultados obtenidos a la fecha en que se realice dicha auditoría
con los resultados plasmados en la EDT del proyecto; dicha auditoria será desarrollada
por el director del proyecto.
El aseguramiento de la calidad para la gestión de tiempo se realizara mediante la
supervisión del avance de las actividades según el cronograma, cuya acción se llevara
a cabo quincenalmente.
Para cumplir con los requisitos de calidad en la gestión de costos, es necesario
establecer auditorias de contabilidad para verificar y evaluar la distribución de las
estimaciones de los costos asignados a los diferentes recursos haciendo revisiones de
cada uno de estos.
El aseguramiento de la calidad tanto de la gestión de recursos humanos,
comunicaciones, abastecimiento y riesgo, se llevara a cabo mediante auditorias
externas, que analizaran las actividades realizadas para el cumplimiento de todas las
actividades planteadas en los diferentes planes de gestión realizados en la parte
planificativa de nuestro proyecto, y sugerirán las correcciones necesarias para cumplir
satisfactoriamente con los estándares planteados para las mismas. Dichas auditorias se
realizaran al menos una vez cada año.
Control de calidad.
El cumplimiento de la gestión del alcance del proyecto se monitoreara con herramientas
cuantitativas como:
La hoja de revisión, que contendrá los objetivos planificados los cuales se compararan
con los cumplimientos de los resultados obtenidos cada año.
La técnica de monitoreo de los resultados a utilizar en la gestión de tiempos es:
El diagrama de flujo, el cual ayudara a definir las actividades, como se relacionan los
elementos, y a analizar cómo se producen los problemas.
Las técnicas de monitoreo de los resultados a utilizar en la gestión de costos es:
Histogramas por medio de esta técnica se compara si el presupuesto se asigna según
lo establecido en el tiempo, Checklist verifica si se cumplen los costos asignados a las
actividades, además se hará uso de la Línea base para monitorear la planificación de la
distribución de los costos a lo largo de la duración del proyecto y la utilización real de
ellos en dicho periodo.
Para cumplimiento de la gestión de recurso humano, comunicaciones y abastecimiento
del proyecto se monitoreara con herramientas cuantitativas como: checklist el cual se
utilizara para registrar el cumplimiento de cada uno de los planes establecidos en las
gestiones proporcionadas.
La lluvia de ideas con el diagrama de causa y efecto serán herramientas cualitativas
útiles para identificar las posibles causas de ocurrencia de un riesgo en particular.
Gestión de Recursos
Humanos
Matriz de Responsabilidades
Puesta en Marcha
RESULTADOS
PERSONAL
InversionistaAdministrador del proyecto
Establecimiento del local del vivero A R
Adquisición de plantas para comenzar las actividades del vivero.
A R
Compra de materia prima e insumos A R
Compra de material y equipo A R
Compra de equipo de oficina A R
Instalación de equipo de oficina A R
Proveer el local de personal calificado para su administración y operación
A R
Establecer contratos para la promoción de Productos y servicios
A R
Constitución legal de la empresa A R
Entregas a domicilio
ACTIVIDADPERSONAL
Encargado de Entregas
Encargado de Ventas
Encargado General
Tomar orden de servicio R A
Establecer ruta de entrega P R
Realizar Entrega de Productos R A
Cobrar a los clientes R A, C
Producción de plantas
R Responsable
A Autorización requerida
C Controla
I Requiere insumo
P Participante
*El asesor Ing. Agrónomo participara en la producción de plantas solo en el periodo 2010-2012
Venta de Plantas.(producción de plantas)
ACTIVIDADPERSONAL
Jardinero de producción
Encargado de Ventas
Encargado General
Atender a los clientes R A
Preparar plantas para los clientes
R A
Cobrar a los clientes R A
Servicio de Jardinería a domicilio
ACTIVIDAD
PERSONAL
Cliente AlbañilJardinero
de servicio
Encargado de Ventas
Encargado General
Tomar orden de servicio R A
Inspección del lugar y diseño del servicio P P R A
Realizar servicio a domicilio mampostería R A
Realizar servicio a domicilio Jardinería R A
Cobrar el servicio a domicilio R A, C
Capacitaciones
ACTIVIDADPERSONAL
Jardinero Albañi Jardinero Encargad Encargado Encargado Encargado
ACTIVIDAD
PERSONAL
Jardinero de Producción
EncargadoProducción
EncargadoCompras
*Asesor Ing. Agrónomo
Encargado General
Planificar Producción R P A
Adquirir Insumos y Materia Prima
P R P A
Asegurar calidad de Adquisiciones
R P A
Sembrar Plantas R A P
Mantenimiento de Plantas
R A P
Control de Calidad de Producción
R P A
de producción
lde
servicioo Compras
Producción de Ventas General
Capacitación en Jardinería. P P R
Capacitación en Marketing. P P P R
Capacitación en Instalación de Fuentes.
P P R
Capacitación en Atención al Cliente
P P P P R
Alianzas estratégicas
ACTIVIDADPERSONAL
InversionistaEncargado
GeneralEscuelas
participantesProveedores participantes
Establecer Alianza con Escuelas A R P
Mantener acuerdos con Escuelas A R P
Establecer Alianza con Proveedores A R P
Mantener acuerdos con Proveedores
A R P
Instalación de fuentes decorativas
ACTIVIDAD PERSONALCliente Albañil Encargado de Ventas Encargado General
Tomar orden de servicio R A
Inspección del lugar y diseño P R A
Realizar Instalación de Fuentes R A
Cobrar a los clientes R A
Administración de Negocio
Estas responsabilidades complementan cada uno de los resultados del proyecto.
ACTIVIDADPERSONAL
Encargado de Mantenimiento
Encargado General
Guardia
Mantenimiento de local. R A
Mantenimiento de cisterna. R A
Seguridad de Local. A R
Plan de administración de personal
Durante todo el proyecto se realizan dos procesos de contratación de personal, el
primero se realiza en la puesta en marcha del vivero y el segundo se realiza en la
introducción del servicio de Jardinería a domicilio.
Primera contratación.
El proceso de contratación se realiza en la puesta en marcha del vivero, este proceso
consiste básicamente en:
Colocación de anuncio de vacantes en lugares de gran afluencia de personas
de la ciudad de Santa Ana(Metrocentro, Paradas de Buses) y en el periódico la
prensa grafica; este anuncio será para la contratación de el Encargado General,
el Encargado de Compras, el Encargado de Ventas, el Encargado de
Producción, el Jardinero de Producción, el Encargado de Mantenimiento y
entregas, contador (01/01/10 al 20/01/10)
Recepción de los currículos de las personas aspirantes. (01/01/10 al 20/01/10)
Entrevista a los aspirantes.(22/01/10 al 24/01/10)
Selección de aspirantes.(25/01/10)
Elaboración de contrato de las personas Seleccionados.(27/01/10 al 29/01/10)
Los trabajadores contratados inician sus labores el 10 de febrero de 2010.
Segunda contratación.
El proceso de contratación es el mismo que se desarrolla en la puesta en marcha del
vivero, lo único que difiere son las fechas de cada proceso y las plazas ofrecidas, las
cuales son:
Colocación de anuncio se contratara a jardinero de servicio y albañil (01/04/10
al 20/04/12)
Recepción de los currículos (01/04/10 al 20/04/12)
Entrevista (20/04/12 al 21/04/12)
Selección (22/04/12)
Elaboración de contrato (23/04/12)
Inicio de labores es el 1 de mayo de 2012.
Planeamiento de incorporación y continuidad de personal.
Incorporación del PersonalDuración total del proyecto por año
2010 2011 2012 2013 2014
Encargado General X X X X X
Encargado de Compras X X X X X
Asesor de Producción* X X X
Encargado de Ventas X X X X X
Encargado de Producción X X X X X
Jardinero de Producción X X X X X
Encargado de Mantenimiento y Entregas X X X X X
Albañil X X X
Jardinero de Servicio X X X
*el Asesor de Producción se mantendrá de manera intermitente en el Proyecto.
Adquisición del Personal
Plan de administración de personal
Lugar de trabajo Horario laboralFecha de
reclutamiento
Finalización de
desempeño
Tipo de entrenamiento
Encargado General En las Instalaciones 8:00 am.–6:00 pm 10/02/10 31/12/14 ninguno
Encargado de compras En las instalaciones 8:00 am.–6:00 pm 10/02/10 31/12/14 ninguno
Encargado de ventas En las instalaciones 8:00 am.–6:00 pm 10/02/10 31/12/14 ninguno
Encargado de producción
En las instalaciones 8:00 am.–6:00 pm 10/02/10 31/12/14 ninguno
Jardinero de producciónEn las instalaciones
y fuera de esta 8:00 am.–6:00 pm 10/02/10 31/12/14
Siembra y mantenimiento de plantas del
exterior
Encargado de Mantenimiento y Entregas
En las instalaciones
y fuera de esta 8:00 am.–6:00 pm. 10/02/10 31/12/14 ninguno
Jardinero de Servicio En las instalaciones
y fuera de esta 8:00 am.–6:00 pm 01/04/12 31/12/14Decoración de
jardines.
Albañil En las instalaciones
y fuera de esta 8:00 am.–6:00 pm 01/04/12 31/12/14Instalación de
fuentes decorativas
ORGANIGRAMA DE PUESTOS DE EL VIVERO JARDIN EL EDEN.
El Asesor de Producción solo estará en el proyecto los años 2010,2011 y 2012.
El Albañil y el Jardinero de Servicio, entraran en el proyecto en el Resultado Servicio de
Jardinería a domicilio y estarán en el proyecto los años 2013 y 2014.
El Encargado de Mantenimiento y Entregas depende funcionalmente del Encargado de
Ventas y el Encargado de Producción, ya que el primero le indica las entregas a realizar
y el segundo las actividades de soporte de la producción a realizar cuando este no tenga
actividades asignadas.
DETALLE DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR CADA TRABAJADOR.
Encargado General
Actividades
Planificar y controlar el óptimo uso de los recursos humanos, financieros,
técnicos y materiales del Vivero.
Participar y dirigir en las reuniones relacionadas al desarrollo y administración del
vivero.
Velar por el desarrollo y mantenimiento de una buena imagen de la empresa.
Mantener una comunicación directa y coordinación con los proveedores e
instituciones para la fomentación de alianzas.
Aplicar medidas de estímulo y disciplinarias al personal.
Evaluar los informes de las ventas del vivero, compras de materia prima e
insumos y producción de plantas.
Establecer junto con los encargados de ventas, compras y producción las metas
y velar por el cumplimiento de las mismas.
Desarrollar y coordinar la Planificación operativa del vivero.
Velar por el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la empresa.
Ejecutar las políticas y objetivos generales de la entidad apoyando a los
encargados de ventas, compras y producción, en el desarrollo de sus respectivos
planes.
Resolver o solucionar en interés de la Entidad los aspectos que estime útiles y
necesarios.
Contratación de personal.
Elaboración de planes de promoción de productos y servicios.
Gestionar capacitaciones para el personal laboral.
Ejercer el resto de atribuciones y facultades que le corresponden.
Realizar las alianzas estratégicas con proveedores e instituciones.
Buscar los contactos necesarios con proveedores tanto nacionales como
internacionales.
Realizar los contratos con proveedores e instituciones
Contador
Actividades:
Efectuar y validar los registros contables directos y generar el respectivo
comprobante contable.
Generar, verificar y firmar conjuntamente con el encargado general los informes
financieros básicos y de ejecución presupuestaria del vivero, mensual y anual
que son requeridos por la misma y por instituciones legales.
Efectuar y validar las partidas de ajustes contables requeridos para efectuar el
cierre anual.
Prever y detectar errores y desviaciones en los procedimientos y registros
contables.
Preparar los reportes periódicos de evaluación, sobre la situación que guarda el
presupuesto con relación a su ejercicio.
Mantener debidamente referenciado y completo el archivo de documentación de
respaldo contable de la empresa.
Mantener un adecuado sistema de control interno contable.
Realizar la declaración de IVA.
Realizar el Pago a cuenta.
Realizar la declaración de renta.
Encargado de producción
Actividades:
Planificar la producción de plantas ornamentales y frutales
Organizar, dirigir y controlar la producción de plantas.
Administrar la calidad de la producción.
Llevar registro de producción.
Planificación y control del abastecimiento.
Encargado de ventas
Actividades:
Atender al cliente y efectuar las ventas de productos (plantas, herramientas,
accesorios de decoración, y servicios ofrecidos)
Atender pedidos vía telefónica y personales.
Tomar: orden de compra de cliente, orden de servicio de Jardinería, orden de
instalación de fuentes, orden de entrega a domicilio.
Llevar el registro de las ventas del vivero.
Emitir facturas y realizar cobros de productos vendidos.
Realizar la ruta de entrega de los pedidos.
Darle a conocer al cliente las diferentes promociones que se encuentran y las
futuras.
Poner en práctica metodologías que incrementen las ventas.
Mantener actualizado el registro de los productos disponibles para la venta
Atender consultas de los clientes.
Estar en constante búsqueda de nuevas empresas que necesiten de nuestros
servicios o productos para ofrecérselos, estas empresas pueden ser
constructoras de urbanizaciones, escuelas, colegios, restaurantes.
Otras funciones afines al cargo.
Encargado de compras
Actividades:
Realizar pedidos de compras.
Realizar las compras de materia prima e insumos.
Encargado de recepción del abastecimiento y verificar la calidad de cada insumo
o materia prima.
Hacer las visitas necesarias para entablar un ambiente de confianza con los
proveedores y presentarle la calidad de los insumos exigidos por la empresa.
Controlar que las empresas cumplan con los requerimientos del vivero.
Administrar el inventario de toda la materia prima e Insumos.
Participar en la elaboración de promoción de nuevos servicios y productos.
Realizar las diferentes actividades que se le asignen.
Establecer la estrategia de compra más adecuada para cada producto.
Búsqueda de nuevos proveedores en caso de ser necesario.
Jardinero de Producción.
Actividades
Efectuar la siembra de plantas ornamentales y frutales.
Mantenimiento de las plantas en el área de producción y ventas.
Ejecutar labores propias de conservación de plantas en el área de ventas y de
producción.
Efectuar el abonamiento y fertilización periódicamente de acuerdo a las
necesidades de cada planta en el área de ventas.
Realizar riegos en general.
Fumigar las plantas.
Encargado de mantenimiento y entregas
Actividades
Realizar las entregas de producto a domicilio ya sea plantas, accesorios o
herramientas.
Limpiar y ordenar todas las áreas del vivero.
Revisar el adecuado funcionamiento del vehículo asignado y velar por el
mantenimiento del mismo.
Asegurar que la cisterna siempre este llena.
Efectuar el mantenimiento de la cisterna.
Efectuar el mantenimiento del local.
Recibir y entregar correspondencia a la empresa y demás organizaciones con las
que el vivero tiene relaciones.
Colaborar con las diferentes áreas cuando así sea requerido.
Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los objetivos del
vivero.
Jardinero de servicio
Actividades
Ejecuta labores propias de decoración de jardines en el servicio a domicilio.
Si no tiene servicios asignados deberá ayudar al jardinero de producción a
realizar los trabajos de siembra y mantenimiento de plantas.
Albañil
Actividades
Realizar las obras de manposteria en el servicio de jardinería a domicilio.
Realizar trabajos de instalación de fuentes decorativas.
Realizar trabajos de mampostería en el local cuando sea necesario, entre otras
actividades que le sean asignadas por el Encargado de Ventas.
Capacitación del recurso humano
Capacitación Personal
Capacitación de atención al cliente X X X X
Capacitación de decoración de jardines X X
Capacitación de marketing X X
Capacitación de instalación de fuentes X
Capacitación de atención al cliente.
Esta capacitación tendrá como objetivo el desarrollo de las capacidades y habilidades
del personal del vivero en los siguientes temas:
Liderazgo
Negociación
Motivación
Trabajo en equipo
Manejo de conflictos
Quien es el cliente
Conocer al cliente
Como se pierden los clientes
El servicio
Características del servicio
Atención al publico
La comunicación efectiva
La habilidad de escuchar
La habilidad de preguntar
El trato al cliente
La excelencia
Capacitación de decoración de jardines.
Esta capacitación tendrá como objetivo el desarrollo de las capacidades del personal
operativo del vivero en los siguientes temas:
Decoración de jardines caseros
Decoración de jardines para diversos eventos o lugares especiales
(restaurantes, bodas, hoteles)
Plantas adecuadas para la decoración de jardines
Macetas ideales para la decoración.
Capacitación de marketing.
Esta capacitación tendrá como objetivo el desarrollo de las capacidades del personal
del vivero en los siguientes temas:
Servicio al cliente
Estrategia de mercadotecnia
Elementos de la comunicación
El vendedor como hombre de marketing
Técnicas de organización y planificación de las ventas
Capacitación de instalación de fuentes decorativas.
Esta capacitación tendrá como objetivo el desarrollo de las capacidades del personal
operativo del vivero en los siguientes temas:
Sincronización del tamaño del jardín y el tamaño de la fuente
Elección de tipos de fuente entre: tipo tazón, de pie, de pared o en
desniveles.
Utilización de piedras y troncos de madera para la creación de senderos y
verjas.
Gestión de
Comunicaciones.
Mapa de Stakeholders
Interés directo:
a) Inversionista
b) Encargado General
c) Encargado de Ventas
d) Encargado de Compras
e) Encargado de Producción
f) Jardinero de Producción
g) Encargado de Mantenimiento y Entregas
h) Albañil
i) Jardinero de Servicio
j) Clientes
k) Dueño titular del local arrendado
Interés indirecto:
a) Empresa Contable.
b) Proveedores.
c) Proveedores de espacios publicitarios, empresas radiales,
imprentas, agencias de publicidad.
d) Ministerio de Hacienda.
e) Banco
f) ANDA
g) AFP.
h) Escuelas aliadas.
i) Ministerio de trabajo.
j) Instituciones Públicas y Gobierno (Entes Reguladores)
k) Alcaldía Municipal.
l) ISSS
m) CNR.
n) DIGESTYC.
Análisis de Intereses de los Stakeholders.
Inversionista: le interesa que el proyecto se desarrolle de la manera establecida en las
factibilidades, por lo tanto necesita saber sobre los resultados del proyecto, sobre el uso
de sus recursos invertidos en el proyecto y el rendimiento de la inversión.
Cada empleado necesita información específica, para cumplir con sus respectivas
obligaciones diarias.
Encargado General: le interesa que las operaciones dentro del vivero se desarrollen
según el plan operativo, necesita saber sobre el estado de la producción, estado de las
ventas, estado de los activos del vivero y el estado de las finanzas del vivero.
Encargado de Producción: le interesa que la producción de plantas sea la necesaria
para las ventas, por lo tanto necesita saber el plan de producción mensual y el nivel de
inventarios.
Encargado de Ventas: le interesa llevar a cabo las ventas planificadas para cada mes,
por lo tanto necesita saber las órdenes de los clientes en cuanto a productos o
servicios, para poder satisfacerlas, además debe saber el estado de la realización de
los servicios, la bitácora de servicios realizados, sobre las plantas disponibles en el
local, herramientas y accesorios, las características del lugar a realizar el servicio.
Encargado de Compras: le interesa que no exista ningún desabastecimiento en el
vivero, por lo tanto debe saber sobre el requerimiento de insumos y materia prima,
Tiempos de entrega de los proveedores y calidad de los productos recibidos.
Jardinero de Producción: le interesa cumplir con todas sus obligaciones por lo tanto
debe saber la cantidad y el tipo de plantas a producir, la preparación necesaria para la
entrega de las plantas.
Encargado de Mantenimiento y Entregas: le interesa cumplir con todas sus
obligaciones y para ello es fundamental que reciba la siguiente información: la ruta a
seguir en las entregas, la cantidad y el tipo de producto a entregar a cada cliente, plan
de mantenimiento del vehículo, plan de mantenimiento del local.
Albañil: le interesa cumplir con todas sus obligaciones y para ello necesita saber las
instalaciones de fuentes a realizar, las especificaciones de la obra, el lugar del servicio
ya sea de instalación de fuentes o de servicios de jardinería a domicilio.
Jardinero de Servicio: le interesa cumplir con todas sus obligaciones y para ello debe
saber sobre los servicios a realizar, las especificaciones de la obra, el lugar del servicio.
Proveedores: les interesa saber sobre los términos del abastecimiento, la cantidad del
pedido, las penalidades que podrían incurrir por las faltas, el lugar de entrega, la fecha
de los pedidos, los estándares de calidad que requiere el vivero de sus productos, toda
esta información está contenida en el contrato que se genera cada inicio de año durante
toda la vida del proyecto, además necesita saber de cualquier cambio que se dé en los
requerimientos del vivero.
Clientes: les interesa satisfacer sus necesidades de productos y servicios del negocio y
para ello deben saber sobre los productos y servicios ofrecidos, las características de
los productos y servicios, los precios de los productos y servicios,
Medios Publicitarios: le interesa realizar un buen servicio para que de esa manera se
establezca una relación duradera con el cliente, le interesa saber sobre el contenido
publicitario, los términos del servicio, características de la empresa y sus productos;
todo esto para poder realizar un buen servicio.
Instituciones Gubernamentales: sus obligaciones son velar por el cumplimiento de las
normas y monitorear las actividades comerciales que se realizan, les interesa saber los
flujos de efectivo de la empresa y el estado de los activos, por lo que requieren la
declaración de la renta anual.
ISSS: le interesa saber sobre los empleados que laboran en el vivero y que por ende
están inscritos en el ISSS, por lo que requiere la planilla de trabajadores de cada año.
AFP: le interesa saber el salario que recibe cada uno de los empleados, para así poder
realizar los descuentos respectivos por la aseguranza.
Alcaldía: le interesa saber sobre los establecimientos comerciales en la Ciudad, la
actividad de ellos y el tipo de negocio.
Banco: le interesa saber sobre los requerimientos de efectivo del vivero, sobre el plan
de pago de préstamo.
ANDA
Dentro de los Stakeholders principales esta ANDA, del cual se requiere información
vital para el buen funcionamiento del proyecto, es muy importante que el Encargado
General del Vivero, este en comunicación constante con los respectivos
administradores de ANDA, para saber sobre el SUMINISTRO DE AGUA en el Vivero,
los cortes de agua debido al mantenimiento correctivo y preventivo que se le dé a las
tuberías, los planes de racionalización del servicio, y además en algunos casos el
servicio de una Pipa de agua como medio para abastecer al vivero.
Cada inicio de semana el Encargado General del vivero, deberá comunicarse con un
representante de ANDA, para que este le informe de las actividades planificadas para
dicha semana, para poder prever un posible desabastecimiento de agua.
Formas de satisfacer las necesidades de información de los Stakeholders.
Para satisfacer los intereses de los Stakeholders y asegurar el buen funcionamiento del
proyecto, se debe generar información, alguna de esta información se hará llegar a
cada Stakeholders en forma de documento, la demás información se hará llegar a
través de conversaciones, reuniones visitas, llamadas telefónicas, correos electrónicos,
entre otras.
Documentos e información Generada en el desarrollo del proyecto.
Informe de Resultados, en este documento se muestran los logros alcanzados en el
periodo de entrega, entre la información que se muestra esta: La producción de plantas
ornamentales y frutales, los servicios de entrega a domicilio, jardinería a domicilio e
instalación de fuentes realizados. Responsable de Generar: Encargado General.
Informe de ventas mensuales, este documento es de vital importancia para el
administrador del proyecto pues detalla los ingresos por venta que la empresa tiene
mes con mes, el documento contiene las facturas y créditos fiscales emitidos a los
clientes, siguiendo un orden de correlativo numérico y fechas de emisión del
documento. Los informes de ventas sirven para tomar decisiones según los indicadores
a los que se les relacionen. Responsable de Generar: Encargado de Ventas.
Informes de valores de inventario, este informe presentara un kardex que detalla
cada producto según características como fecha de adquisición, fecha de venta, y costo
del producto. Además contiene el valor del inventario a una fecha determinada que
sirve para crear índices financieros para la toma de decisiones. Responsable de
Generar: Encargado de Compras.
Planilla de sueldo, ISSS, AFP, este informe detalla las planillas canceladas para llevar
un control de pago de los deberes patronales, además de crear un archivo que
procesara el contador en la contabilidad de la empresa. Responsable de Generar:
Encargado General.
Flujo de efectivo, este informe también llamado libros de bancos detallan la
información del flujo de efectivo que va desde la remesa por ventas diarias hasta la
emisión de pagos con cheques a proveedores y otros. Así mismo se controla el flujo de
caja chica que es el dinero para usos de pago varios que no sobrepasen un
determinado monto. Responsable de Generar: Encargado General.
Comprobantes de compras (abastecimiento), los informes de compras contienen los
comprobantes en original y copia que respalda la emisión de cheques, así mismo sirven
para comparar los ingresos de los productos al inventario y para llevar una contabilidad
apropiada. Responsable de Generar: Encargado de Compras.
Plan de producción mensual. Este informe detalla los niveles de producción que
deberán de darse mensualmente, este documento servirá para la toma de decisiones
en la producción o variación de la producción según las ventas proyectadas, pero es el
encargado de producción quien decidirá si el plan de producción sufrirá variaciones.
Responsable de Generar: Encargado General.
Contratos de proveedores. Este documento detalla las políticas de abastecimiento
para los proveedores de materia prima e insumos, dejando claro los estándares de
calidad, cantidades de abastecimiento, precios y otros que sean de vital importancia.
Este documento es autorizado por el encargado general pero su cumplimiento es
responsabilidad del Encargado de Compras. Responsable de Generar: Encargado
General.
Contrato con medios publicitarios, este documento detalla las condiciones
establecidas por la empresa a los medios de publicidad, como pueden ser fechas de
inicio y finalización de anuncios publicitarios, duración de anuncios, cantidad de cuñas
diarias a transmitir o cantidad de hojas volantes a repartir, detallando su contenido
previamente aceptado. Otro punto que detalla en contrato son las fechas de pago,
clausulas de incumplimiento del contrato, sus penalizaciones y la forma de pago para
cada medio publicitario. Responsable de Generar: Encargado General.
Estados de cuentas bancarias. Este documento detalla todas los movimientos en las
cuentas de bancos sirve para conciliar las cuentas bancarias. Responsable de
Generar: Encargado General.
Informes de órdenes de compra y adquisición de servicios del los clientes. Este
documento está conformado por todas las órdenes de pedidos que los clientes
requieren, el mismo detalla la cantidad de plantas ornamentales, frutales y los servicios
contratados, contiene la descripción del producto y servicio. Con este informe es más
fácil el proceso de facturación. Responsable de Generar: Encargado de Ventas.
Informe de orden de entrega para los clientes a domicilio. Este informe contiene
datos de los clientes a domicilio como lo son nombre, dirección, teléfono estos datos se
utilizan tanto para una mejor ubicación del servicio y fuente de información para la base
de datos que se llevan de los clientes. Este informe es útil para llevar un control de
entregas y definir la ruta de reparto. Responsable de Generar: Encargado de Ventas.
Ordenes de servicios de jardinería a domicilio e instalación de fuentes. Este
informe detalla tanta información general del servicio, así como un croquis del jardín
detallando la ubicación, medidas (ancho y largo) y el tipo de trabajo a realizar. Este
documento sirve para realizar una cotización según el servicio a prestar. Responsable
de Generar: Encargado de Ventas.
Informe de niveles de existencia en inventario, en este informe se detalla la
información de los productos como cantidad en existencia, estado del producto, lugar
de ubicación del producto (bodega, sala de venta, avería.). con este informe el
encargado de venta puede estar al tanto de los niveles de inventario para no
comprometer productos que no se tengan. Responsable de Generar: Encargado de
Compras.
Informe de promociones y ofertas. Este informe detalla los productos promocionales
que pueden ofrecerse al cliente así como las ofertas vigentes en fechas establecidas.
Responsable de Generar: Encargado de Ventas.
Bitácoras de visitas. Este informe contiene el detalle del servicio instalado y clientes
visitados, en el cual este último debe firmar por la entrega de productos según detalla la
factura y podrá comentar si existe alguna inconformidad o sugerencia. Este informe así
mismo detalla la hora de salida y llegada del empleado para un control de tiempo.
Responsable de Generar: Encargado de Ventas.
Plan de abastecimiento informes de kardex de los productos. El plan de
abastecimiento contiene y detalla los proveedores de la empresa, con el nombre del
contacto de venta, además detalla de qué manera se estandariza el abastecimiento
según el estado actual de producto pidiendo solo lo necesario. Para complementar el
abastecimiento es necesario saber de la existencia de los productos en el vivero por lo
tanto el informe de movimiento del kardex es necesario para realizar esta tarea.
Responsable de Generar: Encargado de Compras.
Informe de los productos ofrecidos por los proveedores y sus características.
Este informe contiene información de la variación que sufren los precios de los
productos en el medio, la disponibilidad de entrega y cantidad disponible para entregar.
Este informe mantiene al encargado de compras en sintonía con el proveedor.
Responsable de Generar: Encargado de Compras.
Plan de calidad para el abastecimiento. Este documento detalla desde los objetivos
de calidad en materia de adquisición hasta los normas y estándares aceptados en los
productos adquiridos, este documento ha sido cuidadosamente revisado por el
encargado general y el encargado de compras es el que velara por su cumplimiento así
mismo podrá brindar la información de conveniencia a los proveedores. Responsable
de Generar: Encargado de Compras.
Informes de calidad de producción, este informe toma una nuestra de la producción
actual según las condiciones y estado de los productos se califica su calidad y se busca
la mejora de la calidad en todos sus aspectos. Responsable de Generar: Encargado
de Producción.
Informe de niveles de existencia por productos, este informe mantiene al tanto
sobre que insumos están por agotarse en producción para ordenarlos a bodega,
además nuestra el nivel de inventario terminado con el cual toma las decisiones de
producción. Responsable de Generar: Encargado de Compras.
Ruta de entrega. Este informe contiene un detalle de la cantidad de clientes en ruta su
dirección, teléfono y un croquis que describe el orden de entrega ya sea por prioridad
de entrega o por conveniencia de la ruta más corta. Responsable de Generar:
Encargado de Ventas.
Plan de mantenimiento del vehículo. Este plan indica las fechas estipuladas para
brindar el servicio de mantenimiento preventivo al vehículo, el mantenimiento es
proporcional al kilometraje del vehículo por lo tanto el plan indica un kilometraje para la
realización del mantenimiento o cambio de piezas. Responsable de Generar:
Encargado General.
Plan de Producción semanal: se detallan las cantidades y especies de plantas
ornamentales y frutales a producir. Este plan puede sufrir cambios según las ventas. El
plan abarca otras funciones de producción como lo pueden ser injertos, almácigos,
cuidado y mantenimiento de la producción, el clico de abono. Responsable de
Generar: Encargado de Producción.
Requerimientos de materiales e insumos: este informe va detallado y es parte del
plan de producción y detalla las cantidades de tierra, semillas, bolsas y abono
necesario para la producción semanal. Responsable de Generar: Encargado de
Producción.
Informes de control y mantenimiento de plantas. Este informe detalla algunos
controles que deben tomarse en cuenta para evitar plagas que afecten la producción,
otro punto importante de es el mantenimiento adecuado según la clase de planta que
sea si es frutal u ornamental. Responsable de Generar: Jardinero de Producción.
Ordenes de instalación de fuentes. Este informe detalla el trabajo a realizar tanto la
instalación de fuentes, trabajos de mampostería y otros trabajos que requieran su
habilidad. Otro punto importante de este informe es que da a conocer las materias
primas y productos necesarios para realizar el trabajo. Responsable de Generar:
Encargado de Ventas.
Plan de mantenimiento de local. Este documento contiene todas las necesidades que
surgen por la realización de actividades diversas en el local y que necesitan de algún
tipo de mantenimiento o reparación, como puede ser la categorización de las plantas
por especie, la limpieza y poda de las plantas, así como otras que contribuyas al
mantenimiento del local con buen aspecto. Responsable de Generar: Encargado
General.
Información general de la empresa. Este informe detalla información general de la
empresa como el nombre del vivero, el número telefónico, los distintos productos y
servicios a disposición del cliente, la ubicación del vivero. Esta información se transmite
a través de los distintos medios de comunicación. Responsable de Generar:
Encargado General.
Catalogo de productos y servicios:
Productos ofrecidos para jardinería. Este informe detalle los productos para la
decoración de jardines que ofrece el vivero, así como otros productos para el cuido
de jardines como abonos, herramientas entre otros.
Especies de plantas ornamentales y frutales ofrecidas. Detalla la variedad y
clases de plantas orecidas tanto en ornamentales como en frutales.
Servicios brindados a domicilio. Este informe describe los servicios que el vivero
presta como lo son la entrega a domicilio, servicio de decoración de jardines,
instalación de fuentes, mantenimiento y limpieza de jardines.
Responsable de Generar: Encargado General.
Ficha de inscripción de empleados. Este documento detalla el nombre de la
persona a afiliar, el nombre del patrono y datos de la empresa. Responsable de
Generar: Encargado General.
Pago Planilla de cotización. Las planillas dan bienestar a los empleados por tal
razón es necesario su pago y su envió de estas al lugar correspondiente.
Responsable de Generar: Encargado General.
Declaraciones de pago de IVA y pago a cuenta. Estos documentos sirven para
comprobar el aporte de la empresa según las leyes fiscales. Responsable de
Generar: Contador.
Pago de impuestos municipales. Este documento sirve como prueba del
cumplimiento hacia las leyes locales, y para que la alcaldía tenga un censo de los
negocios activo. Responsable de Generar: Contador.
Solvencia de registro de información estadística de acuerdo al monto del activo.
Recibir la información y documentación para la que la empresa este conforme a las
exigencias legales. La empresa este registrada estadísticamente y sea parte del censo
nacional del país. Responsable de Generar: Contador.
Balance general de la empresa. Establecer los bienes con que cuenta la empresa,
como también su capital. Responsable de Generar: Contador.
Estado de Resultados. Establecer los flujos de efectivo de las actividades de la
empresa. Responsable de Generar: Contador.
Firma y aceptación del pagara sin protesto. Este documento sirve como respaldo
de compromiso de pago, si se faltara al compromiso de pago. Este documento
mercantil solo será utilizado con los proveedores que se acuerdo un pago a plazo
definidos. Responsable de Generar: Encargado General.
Orden de compra, por medio de la orden de compra se realiza un pedido de
abastecimiento de cualquier tipo de materia prima o insumos a los diferentes
proveedores, dependiendo de los términos en el contrato la orden de compra podrá
realizarse por medios escritos, digitales, telefónicos y fax. Responsable de Generar:
Encargado de Compras.
Cheque de pago en concepto de arrendamiento del local. Este documento es
emitido por la empresa y entregado al propietario de local en concepto de pago de
alquiler de local comercial. Responsable de Generar: Encargado General.
Contrato de Arrendamiento, documento legal, en el cual se establecerán los
acuerdos para el uso del local arrendado. Responsable de Generar: Encargado
General.
BASE DE DATOS DE CLIENTES.
Para poder solicitar el servicio de entrega a domicilio vía telefónica, el cliente debe estar
registrado en la base de datos de clientes del vivero.
Para asegurar la fiabilidad del cliente que solicita el pedido de entrega a domicilio, cada
vez que realice un pedido telefónico, se verificara a través del identificador de números
telefónicos, la procedencia de la llamada, si este está registrado se procederá a tomar
la orden, en caso contrario se solicitara que el cliente visite el local del vivero, luego de
la primera compra este podrá solicitar el servicio sin necesidad de hacerse presente al
local.
El registro de los clientes se llevara en la computadora del vivero de forma digital, y se
actualizara cada vez que se agregue un nuevo cliente. El encargado de llevar el registro
será el Encargado de Ventas.
Métodos para recolectar, almacenar y actualizar información y su frecuencia.
Informe de Resultados. Cada mes el Encargado General se reunirá con los
Encargados de Ventas, Producción y Compras, y estos le informaran sobre el estado de
las operaciones y también a partir de los informes de ventas mensuales, el Informe de
Producción, el Flujo de Efectivo y los valores de inventario, deberá elaborar el Informe
de Resultados, esta información deberá ser registrada en un documento escrito y
digital.
Informe de Ventas mensuales. Cada vez que se realiza una venta, esta se registra en
un libro de ventas, al final del mes se determina el total de ventas, definido en concepto
y monto; el documento se digita y guarda en la computadora del vivero, además se
imprime una copia la cual se guarda en el archivero.
Valores de inventario. A partir del nivel de inventario, el Encargado de Compras
deberá multiplicar el valor de cada uno de los ítems, por la cantidad que existe en el
vivero, el resultado final deberá ser registrado en un documento físico, el cual deberá
ser actualizado cada mes.
Planilla de sueldo. Cada 28 de mes, el Encargado General, registra en la tabla de
planilla, cada trabajador con su respectivo sueldo a partir de su respectivo contrato y el
tiempo trabajado.
Flujo de efectivo. Cada vez que se realice una venta, el Encargado de Ventas deberá
registrar su monto en el libro de ventas, además, el Encargado de Compras deberá
registra el monto de cada abastecimiento que se realice.
Comprobantes de compras. Al momento de realizar un abastecimiento, el Encargado
de Compras deberá solicitar al Proveedor, un documento que haga constar la
realización del intercambio comercial.
Plan de producción mensual. El encargado General deberá revisar las proyecciones
de la demanda y a partir de estas, planificar la producción mensual de plantas frutales y
ornamentales, deberá establecer la cantidad de cada especie en un documento escrito.
Contratos de proveedores. Al momento de cerrar el contrato el Encargado General,
deberá exigir una copia física del contrato, este deberá ser almacenado en el local del
vivero.
Contrato con medios publicitarios. Al momento de cerrar el contrato el Encargado
General, deberá exigir una copia física del contrato, este deberá ser almacenado en el
local del vivero.
Estados de cuentas bancarias. Cada mes, el Encargado General deberá solicitar al
banco, por medio de un correo electrónico, la actualización de la cuenta bancaria, estas
deberán ser almacenadas en la computadora del vivero, además se deberá imprimir en
un documento físico.
Órdenes de compra y adquisición de servicios del los clientes. Cada vez que el
cliente realice una solicitud de servicio, el Encargado de Ventas registrar en la página
de orden de servicio, las características del servicio y el monto.
Orden de entrega para los clientes a domicilio. La información para este documento
se recolectara todos los días, luego de haber revisado todas las ordenes de entrega
pendientes, el Encargado de Ventas deberá registrar cada solicitud en la página de
entregas a domicilio.
Ordenes de servicios de jardinería a domicilio e instalación de fuentes. Al
momento de que el cliente solicite el servicio, el Encargado de Ventas deberá registrar
en la Hoja de Servicio, las características del servicio y su monto.
Niveles de existencia en inventario. El Encargado de Compras al inicio de las
operaciones, del vivero establece el inventario inicial, cada vez que se realiza un
abastecimiento, registra la entrada al libro de inventarios, al final de cada semana,
descuenta todos los productos que salieron de la empresa en concepto de venta o
servicio; el registro de todo el inventario se lleva en el libro de inventario, el cual es un
documento físico.
Informe de promociones y ofertas. El encargado de Compras deberá revisar los
informes de Ventas y a partir de los productos que no se han vendido como lo
proyectado, deberá establecer promociones de acuerdo al tipo de producto, para más
información deberá revisar las propuestas de las factibilidades del proyecto, esta
actividad se deberá realizar cada dos semanas. Las listas de las promociones las
deberá presentar en un documento escrito.
Bitácoras de visitas. Cada día el Encargado de Ventas deberá solicitar al Encargado
de Mantenimiento y entregas, el estado de las entregas, a partir de la hoja de ruta de
entrega, deberá elaborar cada fin de semana, el resumen de todas las entregas
realizadas y almacenarlas en la computadora del vivero, para establecer la base de
datos de clientes, para futuras entregas.
Plan de abastecimiento informes de kardex de los productos. Luego de haber
establecido el contrato con cada Proveedor, el Encargado General deberá dar
establecer en un documento escrito todas las características del contrato y entregarlo al
Encargado de Compras, este documento deberá renovarse cada año, o luego de una
renegociación con los proveedores.
Informe de los productos ofrecidos por los proveedores y sus características. A
partir de los abastecimientos realizados, el Encargado de Compras deberá presentar
por escrito, un resumen de las actividades realizadas y las variaciones con respecto al
contrato, este informe deberá ser realizado cada tres meses.
Plan de calidad para el abastecimiento. A partir del plan de abastecimiento se
elaborara este documento físico, el Encargado de Compras deberá actualizarlo, cada
vez que el Encargado de Producción lo solicite.
Plan de Producción semanal. A partir del plan de producción mensual y del estado de
inventario, el Encargado General deberá determinar la cantidad de cada especie de
planta, a producir en la siguiente semana, esta información deberá ser registrada en la
hoja del plan de producción semanal.
Informes de calidad de producción. El Encargado de Producción deberá reportar
cada semana al Encargado General, el estado de la Producción de plantas, para
determinar las disponibilidades futuras, para recolectar esta información deberá
monitorear la producción de manera continua.
Informes de control y mantenimiento de plantas. El Jardinero de Producción deberá
informar al Encargado de Producción, sobre el estado de las plantas, el Jardinero
obtendrá esta información al momento de realizar el mantenimiento continuo de las
plantas, deberá informar en el momento sobre cualquier anomalía.
Informe de niveles de existencia por productos. El encargado de compras deberá
llevar un control de cada movimiento que se haga en el inventario y registrarlo en el
documento escrito de Inventario.
Ruta de Entrega. Cada día a partir de las entregas solicitadas el Encargado de Ventas
elaborara la ruta en un documento escrito.
Plan de mantenimiento del vehículo. Al inicio del proyecto el Encargado General
deberá elaborar el plan escrito, a partir de los requerimientos del vehículo.
Requerimientos de materiales e insumos. A partir del plan de producción semanal, el
Encargado General deberá determinar las cantidades de materiales e insumos
necesarios para la producción, y registrar esta información en la hoja de requerimientos.
Ordenes de instalación de fuentes. A partir de cada pedido de los clientes, el
Encargado de Ventas, deberá escribir en la hoja de servicios, las características de
este.
Plan de Mantenimiento de local. El encargado general a partir de su criterio, deberá
establecer el tipo y la frecuencia del mantenimiento a cada zona del vivero y
comunicarlo de manera verbal y constante al Encargado de Mantenimiento y Entregas.
Catalogo de productos y servicios. A partir de los productos y servicios disponibles
en el vivero, el Encargado general deberá establecer en un documento escrito y digital,
el cual deberá ser actualizado cada vez que se implementen nuevos servicios o
productos.
Informe general de la Empresa. A partir del catalogo de productos y servicios y las
características del vivero, el Encargado general deberá establecer en un documento
escrito, el cual deberá ser actualizado cada vez que se implementen nuevos servicios o
productos.
Ficha de Inscripción de empleados. A partir de los contratos vigentes dentro del
vivero el encargado General deberá crear este documento escrito, se deberá actualizar
cada vez que exista una contratación.
Pago Planilla de cotización. Cada mes el Encargado General deberá generar este
documento escrito a partir de los pagos de sueldos realizados.
Declaraciones de pago de IVA y pago a cuenta. Cada mes el Contado deberá
generar estos documentos escritos, a partir de las actividades financieras del vivero.
Pago de Impuestos municipales. Cada mes luego de haber cancelado el pago de los
impuestos el Encargado General deberá conservar el comprobante escrito de dicha
transacción.
Solvencia de registro. Cada año el Contador deberá solicitar este documento escrito
en el CNR.
Balance General. Cada año el Contador deberá actualizar el estado de los activos,
pasivos y patrimonio de la empresa y elaborar la tabla de resumen en un documento
escrito, a partir del estado de resultados del año respectivo. Este se actualizara cada
año.
Estado de Resultados. Cada año el Contador a partir del registro de todas las
actividades económicas realizadas en la empresa, deberá elaborar este documento
escrito.
Firma y aceptación del pagare sin protesto. Cada vez que se realice un
abastecimiento a crédito, el Encargado General deberá elaborar este documento
escrito.
Orden de Compra. A partir de los requerimientos de abastecimiento en el vivero, el
Encargado de Compras deberá establecer las cantidades y el tipo en este documento
escrito.
Cheque de pago en concepto de arrendamiento del local. A partir del contrato de
arrendamiento, cada mes el Encargado General deberá emitir este documento en forma
escrita.
Contrato de arrendamiento. A partir de los acuerdos establecidos con el dueño del
local, se deberá establecer este documento escrito, el cual deberá renovarse cada año.
MATRIZ DE PLAN DE COMUNCIACIONES
STAKEHOLDER INTERES. INFORMACION NECESARIA.ENCARGADO DE
COMUNICAR.
MÉTODO DE
DISTRIBUCIÓN
FRECUENCIA DE
ENTREGA
Inversionista. Obtener rentabilidad a
través de la buena
administración de los
recursos.
Informe de Resultados del proyecto
Estados financieros
Balance general.
Encargado general. Reportes escritos,
reuniones y
correos
electrónicos.
Mensual.
Empleados que
laboran en local
de vivero.
Conocer sus
responsabilidades y las
condiciones laborales
que brindan la empresa,
incentivos, salarios,
prestaciones.
Contrato de Trabajo.
Manual de puestos.
Encargado de Iniciar el
proyecto.
En el proceso de
contratación y a
través de la
inducción a la
empresa
en la puesta en
marcha del vivero
20/02/10
Encargado
General.
El interés principal es
llevar una buena
administración según el
plan operativo, plan de
producción, plan de
ventas y estado de los
activos.
Informe de ventas mensuales.
Informes de valores de inventario
Planilla de sueldo, ISSS, AFP.
Flujo de efectivo
Comprobantes de compras
(abastecimiento)
Plan de producción mensual.
Autorizar y firmar cheques.
Contratos de proveedores.
Contrato con medios publicitarios.
Estados de cuentas bancarias.
Contrato de arrendamiento del
local.
Encargado de ventas.
Encargado de compras
Encargado de
producción.
Empresa contadora.
Proveedores
Medios publicitarios
Propietario del local
Entrega puede ser
por medios digitales
e informes escritos,
además con los
Encargados de
Ventas, Producción
y Compras, se
reunirán todos los
viernes de cada
semana.
Continua.
STAKEHOLDER INTERES. INFORMACION NECESARIA.ENCARGADO DE
COMUNICAR.
MÉTODO DE
DISTRIBUCIÓN
FRECUENCIA DE
ENTREGA
Encargado de
Ventas.
Cumplir con las metas y
actividades planificada
de ventas de los distintos
productos y servicios.
Orden de compra de clientes
Orden de entrega para los clientes
a domicilio.
Logística de entregas.
Orden de servicio de jardinería.
Orden de instalación de fuentes.
Niveles de existencia de los
productos en bodega.
Promociones y ofertas de
productos.
Bitácora de visitas
Jardinero de servicios
Albañil.
Encargado de
mantenimiento y
entregas.
Encargado de compras
Reuniones, correos
electrónicos,
conversaciones con
clientes,
documentos
escritos, llamadas
telefónicas.
Continua.
Encargado de
Compras.
Le interesa que en el
vivero no exista
desabastecimiento en
materia prima e
insumos, además le
interesa asegurar la
calidad del
abastecimiento.
Plan de abastecimiento e Informes
de kardex del producto.
Contrato y acuerdo con los
proveedores
Informe de los productos ofrecidos
por proveedores y sus
características.
Plan de calidad para el
abastecimiento
Encargado general.
Proveedores.
Auditores de calidad.
Reuniones,
documentos
escritos, llamadas
telefónicas.
Semanales.
STAKEHOLDER INTERES. INFORMACION NECESARIA. ENCARGADO DE MÉTODO DE FRECUENCIA DE
COMUNICAR. DISTRIBUCIÓN ENTREGA
Encargado de
Producción.
Le interesa producir lo
necesario para la
cumplir con la demanda
insatisfecha.
Para cumplir lo anterior
le interesa saber los
niveles de existencia en
inventario de los
productos.
Informes de niveles de existencia
por productos.
Informe de existencia de materias
primas e insumos.
Plan de producción mensual.
Informe de calidad de producción
Encargado de compras.
Encargado de ventas.
Asesor de producción
Correos
electrónicos, Fax,
conversaciones,
documentos
escritos, llamadas
telefónicas.
Diaria.
Encargado de
mantenimiento y
servicio de
entregas.
Le interesa mantener
limpio y ordenado el
local, así como reparar y
darle mantenimiento a
las áreas que lo
necesiten.
Además le interesa
saber sobre la ruta a
tomar en las entrega a
domicilio.
Ruta de entrega.
Conocer los datos de clientes a
domicilio.
Plan de mantenimiento del
vehículo.
Encargado de ventas Documentos
escritos,
conversaciones.
Diaria.
Jardinero de
producción.
Le interesa cumplir con
las cantidades de
plantas establecidas
según el plan de
producción semanal.
Plan de producción semanal.
Informes de control y
mantenimiento a plantas.
Encargado de ventas.
Encargado de
producción
Asesor de producción
Informes escritos,
instrucciones,
conversaciones.
Diaria.
STAKEHOLDER INTERES. INFORMACION NECESARIA.ENCARGADO DE
COMUNICAR.
MÉTODO DE
DISTRIBUCIÓN
FRECUENCIA DE
ENTREGA
Albañil Le interesa saber sobre
los servicios de
instalación de fuentes y
jardinería a realizar,
características del lugar,
así como los recursos
disponibles para
realizarlos.
Informe de órdenes de instalación
de fuentes y otras que requieran
su trabajo.
Informe de datos de clientes a
domicilio.
Informe de materiales y
herramientas a utilizar.
Descripción del servicio.
Encargado de ventas.
Cliente que requiere el
servicio.
Informes escritos,
Instrucciones,
conversaciones.
En cada pedido
del cliente
Jardinero de
servicios.
El interés del jardinero
de servicio es saber que
tareas debe realizar para
mantener el orden en el
vivero, además en que
otras actividades debe
involucrarse.
Plan de producción semanal.
Plan de mantenimiento de local.
Encargado de ventas. Informes escritos.
Instrucciones,
conversaciones.
En cada pedido
del cliente
Clientes Les interesa la
satisfacción de sus
necesidades al conocer
los productos y servicios
de jardinería que se
prestan en el vivero y los
precios de estos
Información general de la
empresa.
Productos ofrecidos.
Especies de plantas ornamentales
y frutales.
Servicio que ofrece.
Empleados del vivero.
Medios publicitarios.
Medios publicitarios,
hojas volantes,
brochures, vía
telefónica,
conversaciones.
Continua
STAKEHOLDER INTERES. INFORMACION NECESARIA.ENCARGADO DE
COMUNICAR.
MÉTODO DE
DISTRIBUCIÓN
FRECUENCIA DE
ENTREGA
IMACASA Saber las necesidades y Contrato de abastecimiento. Encargado de compras Medios escritos Anualmente
(proveedor) requerimientos de
calidad de herramientas,
la cantidad y fecha
Firma y aceptación de pagare
(créditos).
Orden de compra (documento
firmado y sellado por encargado
general).
Encargado general (solo
contrato)
Correos
electrónicos
Fax
Teléfono
(contratos)
La frecuencia de
entrega de
información es la
misma que la
frecuencia de
pedidos, los cuales
se muestran en la
GESTION DE
ABASTECIMIENTO
BANCO DE
MATERIALES
EL MIRADOR
(proveedor)
saber las necesidades y
requerimientos de
calidad de tierra negra, la
cantidad y fecha
Contrato de abastecimiento.
Orden de compra (telefónicamente).
Encargado de compras
Encargado general (solo
contrato)
Medios escritos
Fax
Teléfono
GOLDTREE
(proveedor)
Saber las necesidades y
requerimientos de
calidad de fuentes
decorativas y luminarias,
la cantidad y fecha
Contrato de abastecimiento.
Firma y aceptación de pagare
(créditos).
Orden de compra (documento
firmado y sellado por encargado
general o vía teléfono)
Encargado de compras
Encargado general (solo
contrato)
Correos
electrónicos
Fax
Teléfono
LA CAMPIÑA
(proveedor)
Saber las necesidades y
requerimientos de
calidad de Abono,
Fertilizante e Insecticida,
la cantidad y fecha
Contrato de abastecimiento.
Orden de compra (documento
firmado y sellado por encargado
general o vía teléfono)
Encargado de compras
Encargado general (solo
contrato)
Teléfono
Fax
Visita al local
STAKEHOLDER INTERES. INFORMACION NECESARIA.ENCARGADO DE
COMUNICAR.
MÉTODO DE
DISTRIBUCIÓN
FRECUENCIA DE
ENTREGA
LA CEIBA Saber las necesidades y Contrato de abastecimiento. Encargado de compras Teléfono Anualmente
(proveedor) requerimientos de
calidad de las Semillas
de Plantas, la cantidad y
fecha
Orden de compra (documento
firmado y sellado por encargado
general o vía teléfono)
Encargado general (solo
contrato)
Fax
Visita al local
(contratos)
La frecuencia de
entrega de
información es la
misma que la
frecuencia de
pedidos, los cuales
se muestran en la
GESTION DE
ABASTECIMIENTO
ARTESANIAS
CANNABIS
(proveedor)
Saber las necesidades y
requerimientos de
calidad de Macetas y
Figuras decorativas, la
cantidad y fecha
Contrato de abastecimiento.
Orden de compra (documento
firmado y sellado por encargado
general o vía teléfono)
Encargado de compras
Encargado general (solo
contrato)
Teléfono
Fax
Visita al local
CASA DEL
PLASTICO
(proveedor)
Saber las necesidades y
requerimientos de
calidad de la bolsas de
plástico, la cantidad y
fecha
Contrato de abastecimiento.
Orden de compra (documento
firmado y sellado por encargado
general).
Encargado de compras
Encargado general (solo
contrato)
Teléfono
Fax
Visita al local
AFP e ISSS Saber si la empresa se
encuentra cumpliendo
las condiciones que
según la ley debe prestar
el patrono a sus
empleados.
Conocer la nomina de
los empleados afiliados.
Ficha de inscripción de los
empleados.
Pagos Planillas de cotización
Encargado General
Empresa contable
Documentos
escritos.
Mensualmente.
STAKEHOLDER INTERES. INFORMACION NECESARIA.ENCARGADO DE
COMUNICAR.
MÉTODO DE
DISTRIBUCIÓN
FRECUENCIA DE
ENTREGA
Ministerio de
hacienda
Recibir la información y
documentación para que
Pago de IVA. Empresa contable. Documentos mensualmente
el vivero este conforme a
las exigencias legales.
Pago a cuenta. escritos
Alcaldía
Municipal
Recibir la documentación
que asegura que la
empresa este conforme a
las exigencias legales
Pago de recibo de impuestos
mensuales.
Empresa contable. Documentos
escritos
Mensualmente
DIGESTYC Recibir la documentación
que asegura que la
empresa este conforme a
las exigencias legales
Solvencia de registro de
información estadística de acuerdo
al monto del activo.
Empresa contable. Documentos
escritos
Anualmente
CNR Recibir la documentación
que asegura que la
empresa este conforme a
las exigencias legales
Estado de resultado, balance
general de la empresa.
Empresa contable. Documentos
escritos
Anualmente
Medios de
Publicidad
Brinda un servicio de
calidad para mantener o
ampliar el contrato del
servicio y contar con toda
la información necesaria
para la publicitación y
promoción.
Información general de la empresa.
Contrato con los medios de
publicidad.
Contenido de los medios
publicitarios.
Productos y servicios ofrecidos,
Promociones, precios.
Encargado General Reunión Mensualmente.
STAKEHOLDER INTERES. INFORMACION NECESARIA.ENCARGADO DE
COMUNICAR.
MÉTODO DE
DISTRIBUCIÓN
FRECUENCIA DE
ENTREGA
Dueño titular del
local arrendado
El cumplimiento de las
fechas estipuladas en los
Cheque de pago en concepto de
arredramiento.
Encargado General Personalmente. mensualmente
pagos de alquiler, que se
cumpla el contrato de
arrendamiento.
Contrato de Arrendamiento
Estado físico del Local.
Despacho de
contabilidad.
Obtener toda la
información necesaria
para el buen manejo
contable del vivero.
Facturas de ventas, consumidor
final y crédito fiscal.
Libros de bancos.
Libros de cuentas por pagar y por
cobrar.
Comprobantes de pago con
cheque.
Comprobantes de compras,
créditos fiscales.
Encargado General Reuniones
mensuales.
Correo electrónico.
Teléfono
Fax
Quincenalmente.
Servicio de
asesoría
agronómica.
Implementar un método
efectivo para la
producción de plantas.
Plan de producción mensual.
Informe de importación de plantas.
Encargado de
producción.
Encargado de compras.
Reuniones.
Correo electrónico
Plan de Producción
semanalmente
BANCOS Brindar un servicio de
fácil acceso a cuenta
corriente y otros servicios
financieros
empresariales.
Comprobantes de depósitos.
Pago de préstamo empresarial.
Encargado General Visita al Banco
Correo electrónico.
Teléfono
Fax
mensualmente
Gestión de Riesgos.
Metodología Aplicada.
Se realizo la identificación de riesgos de cada resultado, para ello se reviso, la Matriz del Marco Lógico, el FODA y la cadena de Valor, luego se realizo una tormenta de ideas seguido de una discusión entre los miembros del equipo, para definir bien los riesgos.
Luego se determino la naturaleza del riesgo ya sea externa o interna.
En cada Riesgo se determino, las características, las posibles causas, los efectos en el proyecto y en sus resultados, el encargado de Implementar la respuesta, análisis cualitativo y cuantitativo, los posibles costos, el plan de prevención y el plan de contingencia junto con su presupuesto.
Para el análisis cualitativo se utilizo la siguiente tabla:
Impacto del riesgo
Probabilidad de que ocurra el riesgo.muy bajo
10%bajo 30%
medio 50%
alto 70%muy alto
90%muy alto 100% 10% 30% 50% 70% 90%
alto 80% 8% 24% 40% 56% 72%
medio 60% 6% 18% 30% 42% 54%
bajo 40% 4% 12% 20% 28% 36%
muy bajo 20% 2% 6% 10% 14% 18%
Para la determinación de la probabilidad y el impacto, se realizo una discusión entre los miembros del equipo, cada uno presento argumentos verídicos para la asignación de valores, en la mayoría de casos, se hace referencia a la situación actual que vive el país, de la cual todos somos testigos.
Se ha asignado a los responsables de cada riesgo, sin embargo consideramos que siempre que sea posible, debería existir la participación de los demás empleados del vivero.
Para la determinación de los posibles costos, se utilizo la gestión de costos y las factibilidades del proyecto.
Resultado 1: Puesta en marcha del proyecto.
Riesgos internos:
Los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al mercado meta.
Riesgos externos:
El local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentra disponible.
No se encuentra la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción.
No se encuentra personal que cumpla con las características requeridas en los manuales administrativos para laborar dentro del vivero.
Riesgo: Los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al mercado meta.
Descripción:
Los diferentes anuncios publicitarios difundidos por medio de radios y televisión locales, así como los anuncios en la prensa escrita, no son percibidos por el mercado al que nuestros productos y servicios se dirigen.
Causas:
El mercado meta no sintoniza los canales y radios locales en las cuales se difunde nuestra publicidad.
El mercado meta no hace uso de la radio y la televisión. Los anuncios creados no son del agrado de nuestros clientes.
Efectos del riesgo:
Caída de ventas. Mala imagen del vivero por parte de nuestros clientes. Desconocimiento del vivero, o de los productos o servicios que este ofrece.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Los ingresos proyectados en las factibilidades no se perciben. Los niveles de inventario de plantas, herramientas y accesorios se encuentran
arriba de los niveles planificados. Subutilización del vehículo destinado para las entregas y servicios a domicilio.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado General.
Resultado de los análisis cuantitativo y cualitativo:
Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo se dé, es poca, ya que la población de Santa Ana es relativamente baja, cerca de 250,000 habitantes según el último censo, por lo que captar la atención de los habitantes no sería tan complicado, la mayoría de la población escucha la radio ya sea directa o indirectamente, la frecuencia con que se transmitirán los cortos serán de veinte veces al día en la radio y de seis veces al día por la televisión(canal 23 de occidente) además el contenido de los medios publicitarios se
renovara cada tres meses. Otro medio de publicidad que utilizara el Vivero será la repartición de hojas volantes, las cuales serán de 5,000 al mes.
Como grupo concluimos que la probabilidad de que los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al mercado meta, es baja 20%
Impacto: El hecho de que el mercado meta no conozca sobre nuestro Vivero es grave, ya que si estos desconocen de nuestros productos y servicios, estos no acudirán a nuestro vivero para adquirir los productos y servicios que ofrecemos. Además sería algo muy grave que el mercado meta no conociera todos nuestros servicios en su totalidad, en especial el servicio de entrega a domicilio, que es la ventaja competitiva de nuestro Vivero.
Si bien es posible que el mercado meta pase alguna vez por nuestro negocio, a no ser que ellos tengan contacto con nuestro vivero, sin los medios publicitarios, es muy difícil que estos se enteren de los servicios que se ofrecen.
Como grupo concluimos que el impacto de que los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al mercado meta, es alto 70%
Tipo de riesgo: bajo 14%
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Renovar el contenido de los anuncios publicitarios. Controlar la audiencia de las radios contratadas (Doble H y Soda Stereo).
Capacitación necesaria para evitar el riesgo:
Ninguna.
Presupuesto del plan de respuesta:
los costos en que incurrirían el Vivero con respecto a la publicidad ya están asignados en el presupuesto operativo inicial.
Agenda para implementar respuesta:
renovación de contenido de medios publicitarios (radio y televisión) cada tres meses.
Planes de Contingencia:
Si los anuncios difundidos en los medios de comunicación no llegan al mercado meta, se deberá seguir el siguiente procedimiento:
Realizar un sondeo acerca de los diferentes medios de comunicación preferidos por el mercado meta al cual se dirigen nuestros productos.
Crear los distintos anuncios a difundir tomando en cuenta los gustos del mercado meta.
Una vez creados los distintos anuncios a difundir realizar una prueba piloto, para asegurar que son del gusto del mercado meta.
Si los medios radiales y televisivos no son los indicados para promocionar nuestros productos y servicios, se podría optar por realizar nuestra publicidad a través de perifoneo móvil, para ello se deberá seguir el siguiente procedimiento:
Contactar a una empresa de perifoneo móvil. Junto con la empresa se deberá determinar, que zonas son las que se deben
cubrir. adquirir este servicio para realizar la publicidad tres veces por semana, los días
martes, jueves y sábado.
El costo de adquirir este servicio depende de las zonas a cubrir, pero oscila entre los $40 y $60 dólares por día.
El encargado de realizar todas estas actividades será el Encargado General ya que el esta ha cargo de la función de Marketing de la Empresa, sin embargo puede solicitar la participación de cualquier trabajador del vivero.
Riesgo: El local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentra disponible.
Descripción:
El local estratégico establecido en la factibilidad comercial del proyecto (ubicado cerca de Metrocentro) no está disponible para la ejecución del proyecto.
Causas:
El dueño del terreno se niega a su alquiler. El dueño no quiere que se realicen obras de construcción dentro del terreno a
alquilar. Se le ha ofrecido una mejor oferta de arrendamiento por parte de otra empresa.
Efectos del riesgo:
Caída de ventas ya que el local no se encuentra en una zona comercial. Atraso en la fecha de puesta en marcha del proyecto. Aumento del precio de arrendamiento planificado en la factibilidad económica. Reestructuración de la distribución en planta por parte de la organización.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Retraso en las siguientes actividades fundamentales para la puesta en marcha del proyecto:
Establecimiento del local. Adquisición de plantas. Compra de equipo y materia prima en general. Promoción de productos y servicios. Producción de plantas año 2010.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Persona encargada de realizar la puesta en marcha del Vivero.
Resultado de los análisis cuantitativo y cualitativo:
Probabilidad: la probabilidad de que el local no esté disponible es considerable, la zona de metrocentro es una zona de alta actividad comercial, la instalación de establecimientos comerciales ha crecido en los últimos años, por lo que locales en esta zona son altamente demandados, sin embargo la mayoría de los locales que estos solicitan son pequeños y con sala de ventas preparadas, en cambio el local que se pretende adquirir es grande y básicamente no tiene ningún tipo de instalación para sala de venta u otro fin.
Como grupo concluimos que la probabilidad de que el local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentre disponible, es media 60%.
Impacto: el impacto de que ocurra este riesgo es muy elevado ya que la formulación del proyecto resulto factible para ese lugar específico, por lo que un cambio en el lugar de ubicación del Vivero, podría afectar considerablemente los resultados esperados del proyecto, dentro de los cuales el más importante sería el nivel de ventas del Vivero.
Como grupo consideramos que el impacto de que el local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentre disponible, es alto 70%.
Tipo de riesgo: Moderado 42%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Realizar todos los contactos con el dueño del terreno a arrendar en el tiempo estipulado en la planificación del proyecto.
Realizar un nuevo análisis para tener cuando menos dos opciones más para el establecimiento del local de la empresa, que cumpla con todas las condiciones necesarias (zona, terreno, valor del arrendamiento, cercanía con nuestros clientes, etc.) para la perfecta puesta en marcha del proyecto.
Agenda para implementar respuesta:
Los contactos con el dueño del terreno se realizaran el día que inicie el proyecto (01/01/10).
Planes de Contingencia:
Si el local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentre disponible, se deberá seguir el siguiente procedimiento:
Dentro de los locales determinados como opción alternativa, seleccionar la mejor opción en base a un análisis de mercado.
Establecer contacto con el dueño del local y realizar propuesta de arrendamiento Si este accede a la propuesta, establecer un contrato, sino seleccionar a la
siguiente mejor alternativa en la lista.
Antes de realizar cualquier selección, se deberá comunicar al Inversionista, acerca del problema, y cualquier acción que se tome, deberá ser bajo el consentimiento del Inversionista. En todo momento se deberá tomar en cuenta el efecto que tendría la ubicación del Vivero, en otro lugar.
Riesgo: No se encuentra la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción.
Descripción:
No se encuentran las cantidades necesarias de plantas, planeadas para la primera y única compra de plantas que se llevara a cabo durante toda la vida del proyecto. Esta compra se realizara solo para comenzar con las actividades operativas del proyecto durante los primeros meses de venta.
Causas:
Los viveros locales no cuentan con la cantidad de plantas requeridas para el inicio del proyecto.
Los viveros locales no quieren proveer de productos a posibles competidores en el futuro.
Efectos del riesgo:
Desabastecimiento parcial de las plantas requeridas para el buen funcionamiento del vivero.
Clientes insatisfechos por la falta de las plantas que solicitan. Caída de ventas. Mala publicidad por parte de los posibles clientes insatisfechos.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Posible retraso en la puesta en marcha del proyecto. Servicio a domicilio no realizado por causa del desabastecimiento. Ventas proyectadas no realizadas, por ende atraso en la consecución de los
resultados.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Persona encargada de realizar la puesta en marcha del Vivero.
Resultado de los análisis cuantitativo y cualitativo:
Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo ocurra es considerable, la compra única de plantas para iniciar las operaciones del vivero, será de 17,000 plantas ornamentales y 8,000 plantas frutales, es una cantidad relativamente grande, el vivero La Ceiba al cual se planea realizar la compra de estas plantas, probablemente no quiera quedar desabastecido, por otro lado, debido a la situación económica no se puede dar el lujo de rechazar una venta de gran cantidad de plantas.
Como grupo concluimos que la probabilidad de que no se encuentre la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción, es media 40%.
Impacto: el impacto de este riesgo es muy grande ya que al inicio del vivero, se debe tener gran variedad de plantas y especies y previo a la producción propia de plantas, el quedar desabastecidos de plantas sería muy grave, ya que las personas que acudirían a nuestro vivero en primera opción, acudirán a otros viveros por falta de plantas.
Como grupo consideramos que el impacto de que no se encuentre la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción, es media 60%.
Tipo de riesgo: Bajo 24%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Realizar todas las gestiones de compra de plantas en el tiempo estipulado en la planificación del proyecto.
Agenda para implementar respuesta:
Realizar compra de plantas (12/02/10).
Plan de Contingencia:
Si no se encuentra la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción se deberá seguir el siguiente procedimiento:
Aunque solo se cuente con una cantidad parcial de plantas para el momento de la apertura del local, realizar la compra.
Contactar con viveros que no se encuentran cerca del local de la empresa, y realizar las gestiones necesarias para obtener la diferencia de plantas faltantes.
Mantener la apertura del local en secreto por parte de quienes realicen las compras de plantas.
Realizar la siembra de plantas lo antes posible, utilizando todo el tiempo de holgura disponible (12 días), obtenido de la planificación del proyecto.
Riesgo: No se encuentra personal que cumpla con las características requeridas en los manuales administrativos para laborar dentro del vivero.
Descripción:
el personal que aspira a trabajar para la empresa no cuenta con todas las características, habilidades y aptitudes necesarias para desarrollar correctamente todas las funciones para las que serán contratados.
Causas:
El mercado laboral de la ciudad de Santa Ana no cuenta con los candidatos idóneos para desarrollar el trabajo.
El personal encargado de la contratación es demasiado riguroso al evaluar a los posibles candidatos.
Efectos del riesgo:
En caso de contratar a personal inadecuado podría ocasionar: caída en las ventas, perdidas en la producción de plantas, mal servicio al cliente (tanto dentro como fuera de las instalaciones del vivero), mal funcionamiento de la organización en general.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Retraso en la fecha de apertura del vivero. Aumento de las capacitaciones otorgadas al personal. Retraso y caída en la producción de plantas para el año 2010.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Persona encargada de realizar la puesta en marcha del Vivero.
Resultado de los análisis cuantitativo y cualitativo:
Probabilidad: La probabilidad de que este riesgo ocurra, es considerable. Hoy en día el país sufre de una tasa de desempleo del 7% según el ministerio de trabajo (25/06/09), esto debido a la baja oferta de empleo en el país, existen muchos salvadoreños que solicitan trabajo, por otro lado los puestos que se pretenden cubrir no exigen grados académicos elevados. Incluso existen salvadoreños que aceptan empleos, incluso si el lugar de trabajo, está lejos de su lugar de domicilio.
Como grupo concluimos que la probabilidad de que no se encuentre personal, que cumpla con las características requeridas, en los manuales administrativos para laborar dentro del vivero, es baja 40%.
Impacto: el impacto de este riesgo es de gran magnitud, ya que la parte más importante de una empresa son sus empleados, es a través de estos que se alcanza el objetivo del proyecto, son ellos los que tienen el contacto con el cliente,
Como grupo concluimos que el impacto, de que no se encuentre personal que cumpla con las características requeridas en los manuales administrativos para laborar dentro del vivero, es alto 80%.
Tipo de riesgo: Moderado 32%.
Respuesta al riesgo:
Prevención:
Revisar y corregir todas las características que deben poseer los candidatos a los diferentes puestos dentro de la organización de la empresa.
Escoger cuidadosamente el método de selección que se utilizara para escoger a los candidatos a los puestos.
Verificar las credenciales de los aspirantes.
Agenda para implementar respuesta:
Evaluación y contratación de empleados:
Entrevista a los aspirantes.(22/01/10 al 24/01/10) Selección de aspirantes.(25/01/10)
Plan de Contingencia:
Contratar a los que cumplan con un mayor porcentaje de los requisitos requeridos para desarrollar el trabajo.
Luego de la contratación realizar lo antes posibles capacitaciones para todo el personal de la empresa en las principales deficiencias encontradas en las pruebas pre-contratación.
Resultado 2: Producción de plantas, periodo 2010-2014.
Riesgos internos:
Plagas que podrían afectar la producción de plantas. Intoxicación de los trabajadores.
Riesgos externos:
Paso de una onda tropical fuerte. Falta de agua en el vivero.
Riesgo: Plagas que podrían afectar la producción de plantas.
Descripción:
Insectos o enfermedades que atacan las plantas, alimentándose de los diferentes componentes de la planta (tallo, hojas o raíz), estos pueden atacar en cualquiera de las fases de vida de la planta y en cualquier época del año.
Causas:
Exposición de las plantas a agentes contaminantes externos. Falta de exposición a la luz solar. Condiciones ambientales favorables para la generación de plagas. Humedad de la tierra diferente a la necesaria.
Efectos del riesgo:
Las plantas no cumplen con las especificaciones de calidad requeridas por los clientes.
Contaminación de las plantas sanas dentro de las instalaciones del vivero. Muerte masiva de plantas ya desarrolladas. Caída de ventas. Mala publicidad para el vivero por parte de clientes insatisfechos.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Nivel de ventas de plantas inferior al planeado. Perdida de lotes de plantas producidos. Entrega de productos no realizadas. Servicios de Jardinería no realizados.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado de Producción, Jardinero de Produccion.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: la probabilidad de que este suceso se haga realidad, depende de las acciones preventivas que se realicen en el vivero, en cuanto al mantenimiento de las plantas, sin embargo es muy difícil tener un sistema completamente cerrado, las plantas siempre están expuestas a factores externos, la proliferación de las plagas también depende de que existan las condiciones favorables para su crecimiento, factores como
la luz solar y el nivel de humedad del agua, son los más decisivos para estas condiciones.
Como grupo concluimos que la probabilidad de que insectos o enfermedades ataquen a las plantas, es baja 30%.
Impacto: la fuerza con que afectaría este riesgo sería enorme, las plantas son el producto principal de un vivero, sea cual sea su magnitud, una plaga afectaría la disponibilidad de plantas para la venta, ya que el proceso de producción dependiendo de la especie, toma un tiempo considerable, por lo que en el vivero se mantendrá bastante producto en proceso, una plaga en este producto en proceso, afectaría la disponibilidad de plantas en el vivero, además de retrasos en la producción.
Los costos serian:
El inventario de plantas (final y en proceso) el cual podría llegar a ser el de dos meses. ($12,543.82).
Sin plantas disponibles para la venta en los siguientes 20 días, lo cual representaría:
Ventas perdidas por 20 días. ($ 3,840)
Servicios de jardinería no realizados por falta de plantas durante 20 días. ($400)
Entregas no realizadas en 20 días ($180)
Como grupo concluimos que el impacto de que una plaga ataque a las plantas, es muy alto 90%.
Tipo de riesgo: Moderado 27%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Fumigación de plantas con plaguicidas sintéticos. Revisión de las plantas en busca de cualquier tipo de plaga. Limpieza de todas las herramientas de siembra y mantenimiento de plantas. Mantener las plantas con la cantidad de abono y agua necesaria para una buena
salud vegetal.
Capacitación necesaria para evitar el riesgo:
Manejo de plaguicidas químicos. (Dirigida a: Jardinero de producción)
Agenda para implementar respuesta:
La primera semana de cada mes, se realizara la fumigación con el plaguicida, esta será realizada por el Jardinero de Produccion.
Las revisiones de las plantas se harán periódicamente por medio de la observación por parte del Jardinero de Producción y el Encargado de producción.
La limpieza de las herramientas se realizara luego de haber sido utilizadas.
Planes de Contingencia.
Si las plagas atacan a las plantas se deberá seguir el siguiente procedimiento:
Aislar las plantas afectadas. Determinar el tipo de plaga. Aplicar plaguicida a las plantas afectadas. Aplicar plaguicida a las demás plantas que rodean la zona afectada.
Realizar un chequeo exhaustivo a las plantas los siguientes diez días para asegurar que la plaga ha desaparecido
Riesgo: paso de una onda tropical fuerte.
Descripción del riesgo:
El riesgo consiste en el paso de una onda tropical fuerte por la ciudad de Santa Ana, con una gran magnitud y por un periodo considerable.
Área del proyecto afectada:
Local del vivero, producción de plantas, equipo y materia prima.
Causas:
Condiciones ambientales favorables para la generación de un huracán. Fenómeno de la niña.
Efectos del riesgo:
Destrucción de toda la producción de plantas. Daños en la infraestructura del local. Perdida de materia prima e insumos. Perdida de maquinaria y equipo.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
No hay plantas disponibles para la venta. El local no es apto para las operaciones. No hay equipo para producir plantas y para brindar servicios.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Todo el equipo operativo del Vivero.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: en los últimos años se han dado cambios climáticos en todo el planeta, afectando a todos los países, la región Centroamericana, se caracteriza por un clima tropical, sin embargo el paso de ondas tropicales es un hecho que ha aumentado en los últimos años, como es el caso de la ultima onda tropical que afecto al país en general (08/11/09).
La probabilidad aumenta en la época de invierno del año, la cual cubre desde marzo hasta principios de noviembre.
Como grupo consideramos que la probabilidad de que una onda tropical fuerte pase por la ciudad de Santa Ana es: Alta 70%.
Impacto: el impacto de este fenómeno sería catastrófico, ya que destruiría parte de la infraestructura del local, todo el inventario de plantas(finalizada o en proceso), además la perdida de todo el equipo y materia prima para la producción y para la realización de servicios.
Los costos serian:
Activos fijos de la Empresa: $31,031.65 Materia prima e Insumos: $20,350.00 Ventas perdidas (1 mes para reponer el local y para iniciar operaciones): $67,710
al mes/promedio de los cinco años).
Como grupo consideramos que el impacto de que una onda tropical fuerte pase por la ciudad de Santa Ana es: Muy Alto 100%.
Tipo de riesgo: Alto 70%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Estar al tanto de las condiciones climatológicas de la Ciudad de Santa Ana. Gestionar un lugar donde se podría almacenar todo el equipo en caso de un
huracán. Asignar responsabilidades a cada trabajador del vivero en caso de un huracán.
Capacitaciones necesarias para implementar la respuesta:
Aprovisionamiento de plantas(todos los empleados)
Presupuesto para enfrentar el riesgo:
Compra de 40 metros cuadrados de plástico. $65 Alquiler de local para aprovisionar productos. $35/día (mínimo 3 días)
Este presupuesto solo será efectivo en el momento del fenómeno.
Agenda para implementar respuesta:
Adquirir los medios para proteger las plantas que se encuentran en producción.(esta actividad se podría realizar al inicio del proyecto(01/01/10)
Transportar todo el equipo y la materia prima para el lugar de aprovisionamiento. Cubrir todas las plantas con los medios de aprovisionamiento. Cubrir la tierra con los medios de aprovisionamiento.
Las demás actividades se realizaran momentos previos al paso del huracán, cuando se esté seguro de su paso.
Plan de Contingencia:
Si un huracán ataca al vivero, se deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Preparar el local para la reapertura. Responsable: Encargado General.2. Determinar que plantas son óptimas para la venta. Responsable: Encargado de
Producción y Jardinero de Producción.3. Adquirir plantas para la venta en el vivero La Ceiba. Responsable: Encargado
de Compras (hasta que la producción propia se reponga)4. Determinar si la tierra es optima para su uso. Responsable: Encargado de
Compras.5. Adquirir la materia prima y los insumos necesarios para seguir con la producción.
Responsable: Encargado de Compras.6. Reprogramar todas los Servicios pendientes. Responsable: Encargado de
Ventas.
Riesgo: Intoxicación de los trabajadores.
Descripción:
intoxicación de los trabajadores del vivero, como consecuencia del mal manejo, uso o exposición a los productos químicos utilizados para la prevención y el control de las plagas.
Causas:
Los trabajadores no cuentan con el equipo de protección adecuado. Los trabajadores no saben utilizar el equipo.
Efectos del riesgo:
Los trabajadores quedan incapacitados temporal o permanentemente. Los trabajadores sufren enfermedades a causa de la intoxicación. Ausencia laboral. Duplicidad de responsabilidades o sobrecargo de tareas
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
La producción de plantas es inferior a la planificada. Entrega de productos no realizadas. Servicios de Jardinería no realizados.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado General.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo ocurra es considerable, el uso de químicos es de manera permanente en el vivero, ya que periódicamente se realizara una fumigación de todas las plantas para evitar el riesgo de plagas, por lo que no se puede aislar esta fuente de riesgo, sin embargo, los trabajadores utilizaran equipo de protección personal, como medio para mitigar el riesgo, además se puede dar el caso de que la concentración de los químicos sea mayor a la establecida en las
especificaciones, sobrepasando el límite de las mascarillas; pero ya que se estableció un contrato con las empresas proveedoras, para que estas cumplan con los estándares establecidos, es muy difícil que esta situación se dé.
El trabajador más expuesto a una intoxicación es el jardinero de producción, ya que este es el responsable de fumigar las plantas; así como también el encargado de producción ya que este es el que controla esa actividad.
Como grupo concluimos que la probabilidad de una intoxicación de los trabajadores, es media 50%.
Impacto: el impacto que tendría la intoxicación de un trabajador del vivero seria grande, ya que atentaría a la vida de este mismo, y paralizaría parcialmente las operaciones del vivero, como ya lo vimos el más expuesto a una intoxicación es el jardinero de producción, el resultado de esto, sería una paralización en la producción de plantas. La intoxicación de una persona, podría incapacitarlo desde un día, hasta una semana.
Los costos serian:
Sustituir al jardinero por un día: $10. Sustituir al jardinero por una semana: $50.
Como grupo concluimos que el impacto de una intoxicación de los trabajadores, es medio 60%.
Tipo de riesgo: Moderado 30%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Adquisición de equipo de protección personal para el manejo de los plaguicidas. Instrucción a los trabajadores sobre el uso del equipo de protección personal. Instrucción a los trabajadores sobre el manejo de plaguicidas. Uso de equipo de protección personal.
Capacitación necesaria para evitar el riesgo:
Uso de equipo de protección personal(Dirigida a: Jardinero de producción) Manejo de plaguicidas.
Presupuesto del plan de respuesta: ($390)
Compra de equipo de protección personal: Guantes. $18Mascarillas con filtro. (3M) $25Todo el proyecto: $215
Capacitación en el uso de equipo de protección personal y Capacitación en el manejo de plaguicidas ($175)
Agenda para implementar respuesta:
La compra del equipo de protección personal se realiza en la puesta en marcha del vivero.(20/02/10) y cada 6 meses se renuevan.
La capacitación sobre el uso del equipo de protección personal se realiza en el proceso de inducción de los empleados.(14/02/10)
Planes de Contingencia:
Si algún trabajador sufre una intoxicación a causa de los plaguicidas, se deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Trasladar al trabajador al ISSS para que pueda recibir asistencia médica.2. Retirar a toda persona del lugar de la fuente de intoxicación, aislar el lugar y
cerrar el vivero momentáneamente hasta que se retire la fuente.3. Determinar si el equipo de protección personal está en condiciones de uso.4. Si el equipo de protección está en condiciones de uso se debe aislar la fuente de
intoxicación, utilizando el equipo de protección personal; si no se deberá adquirir nuevo equipo y con este realizar el aislamiento de la fuente de intoxicación.
5. Cuando la fuente se halla retirado, se procederá a abrir el vivero.
Todas estas actividades deberán ser realizadas por el Encargado General, junto con la participación cualquiera de los demás empleados del vivero si es necesario.
Riesgo: Falta de agua en el vivero.
Descripción:
El agua disponible para el uso del vivero, para la producción y mantenimiento de las plantas no es suficiente.
Causas:
El suministro de agua no es constante debido a racionalización del agua en la zona.
Mantenimiento de las tuberías de suministro de agua en la zona. La demanda de agua en el local es superior al suministro.
Efectos del riesgo:
El riego de las plantas no se realiza al 100% ocasionando que las plantas se sequen, o que su cultivo tome más tiempo de lo previsto.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
La producción de plantas es inferior a la planificada. Entrega de productos no realizadas Servicios de Jardinería no realizados.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado General.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: La probabilidad de que este riesgo ocurra es considerable, ya que en los últimos años el crecimiento poblacional de la ciudad de Santa Ana ha sido alto, entre el año 2007 y el año 2008 el crecimiento fue de 1,679% según el último estudio del Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNPFA) lo cual resulta en un aumento de la demanda de agua potable, además en los últimos años se ha aplicado la racionalización del servicio de agua a muchas zonas de la ciudad, por lo que existe la posibilidad de que también se aplique en la zona del vivero, el suministro del agua en la zona del vivero proviene de los tanques de anda ubicados en las cercanías del seguro social, zona en la cual se pretende suministrar agua a la nueva comunidad Emmanuel, además ANDA realiza mantenimiento preventivo a las tuberías de agua potable, por lo que existen interrupciones del servicio de agua potable, también hay que considerar el mantenimiento correctivo que se realiza por roturas inesperadas; cabe mencionar también que no existe un contrato como con los proveedores de materia prima e insumos, que nos aseguren el suministro, ya que el ANDA es una institución pública.
Como grupo concluimos que la probabilidad de una interrupción de agua, es muy alto 90%.
Impacto: La falta de agua en el vivero, es un evento que afecta prácticamente a la producción de plantas, ya que estas requieren del riego de agua durante todo el ciclo de vida de la planta, siendo la fase de crecimiento la mas critica de todas, esto tiene como resultado la no disponibilidad de plantas para la venta, para entregas a domicilio y para servicio de jardinería, por lo que la falta de agua en el vivero sería muy grave, ya que el agua se requiere de manera continua.
El atraso de la producción de plantas provocaría falta de plantas para la venta, dependiendo del atraso, el número de plantas que debería estar disponibles para la venta varia cada año, de acuerdo a las proyecciones de la demanda, en las factibilidades.
Los costos serian:
Promedio de ventas perdidas, por falta de plantas en un día:
Año 1(205 plantas al día): $1,438 precio promedio de $7.00 c/u
Año 2(257 plantas al día): $1,923 precio promedio de $7.35 c/u
Año 3(283 plantas al día): $2,257 precio promedio de $7.70 c/u
Año 4(294 plantas al día): $2,496 precio promedio de $8.10 c/u
Año 5(316 plantas al día): $2,840 precio promedio de $8.50 c/u
Se debe aclarar que estos resultados son solo un promedio, y podría variar, además la demanda calculada en las factibilidades es anual, y no considera los cambios estacionarios de la demanda, el promedio de ventas perdidas podría variar. Otro punto que se debe resaltar es que la falta de agua no afecte de manera total a todas las plantas, ya que hay unas que requieren más agua que otras.
Como grupo concluimos que el impacto de una interrupción de agua, es muy alto 100%.
Tipo de riesgo: Alto 90%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Instalación de una cisterna de 5,000 litros en el vivero.
Control del nivel de suministro de agua, esto para prevenir un desabastecimiento de agua.
Capacitación necesaria para evitar el riesgo:
Uso de Cisterna: llenado, limpieza y mantenimientoEsta capacitación será dirigida a: Encargado de Mantenimiento, la empresa responsable de brindar la capacitación sobre el uso de la cisterna, será la empresa a la cual se comprara la cisterna.
Presupuesto del plan de respuesta:
Prevención: $670.00 en la compra e instalación de cisterna ROTOPLAST 5,000 litros con todos los accesorios.
Agenda para implementar respuesta:
La compra de la cisterna se realizara en la puesta en marcha del vivero.(20/02/09)
El llenado de la cisterna se realizara de manera continua. El mantenimiento de la cisterna será realizado la primera semana de cada mes.
Planes de Contingencia:
Si el suministro de agua disminuye se deberá adquirir una nueva cisterna, para ello se deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Cuantificar la demanda de agua insatisfecha y los aumentos a mediano plazo.2. Adquirir una cisterna que cubra esa demanda.3. Instalar la cisterna.4. Modificar la red interna de suministro de agua en el local.
Estas actividades deberán ser realizadas por el Encargado General, con la colaboración del Encargado de Producción.
Si no hay plantas disponibles para la venta se deberá, seguir el siguiente procedimiento:
1. Verificar que especies de plantas no están listas.2. Cuantificar el tiempo necesario para que estén listas.3. Adquirir las plantas que hacen falta del Vivero La Ceiba.
Estas actividades deberán ser realizadas por el Encargado de Producción con la colaboración del Jardinero de Producción.
Resultado 3: Servicio de entrega de plantas a domicilio.
Riesgos externos:
Aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado. El trabajador que realiza la entrega a domicilio se accidenta.
Riesgo: Aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado.
Descripción:
La gasolina aumenta de precio por arriba de las proyecciones hechas en la factibilidad del proyecto.
Causas:
Aumento de la demanda de la gasolina. Disminución de la oferta de la gasolina. Inestabilidad económica en el país.
Efectos del riesgo:
El presupuesto de operación del vivero no es suficiente.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Entrega de productos a domicilio no realizadas.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado General y Encargado de Mantenimiento y Entregas.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: La probabilidad de que este riesgo ocurra es considerable, en los últimos dos años se han experimentado alzas en los precios de la gasolina como resultado de la crisis mundial que afecta a todos los países, incluyendo a El Salvador, el precio de la gasolina ha aumentado, sin embargo en las factibilidades se toma en cuenta este fenómeno, por lo que el precio de la gasolina está proyectado para los próximos cinco años, aplicando una tasa de inflación de 4.9%, sin embargo las variaciones futuras podrían sobrepasar este valor, por lo que es fundamental desarrollar un plan de contingencia.
Es muy importante considerar que si bien es muy posible que existan alzas en el precio de la gasolina, el periodo de efecto de estas puede ser largo o corto.
Como grupo concluimos que la probabilidad de un aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado, es alto 80%.
Impacto: el aumento del precio de la gasolina, genera un grave impacto en el resultado de entrega de productos a domicilio, ya que estas se realizan en un automóvil.
Las perdidas en ventas serian:
Según las factibilidades el ingreso estimado anual por entrega de productos a domicilio es:
Año 1: $21,000 Año 2: $22,260 Año 3: $28,000 Año 4: $31,200 Año 5: $34,960
Como grupo concluimos que el impacto de un aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado, es alto 80%.
Tipo de riesgo: moderado 64%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Creación de rutas de entrega.Las rutas de entregas serán realizadas, a partir, de todas las ordenes de entregas de producto del día, se deberá analizar todas las direcciones, para poder determinar la ruta que una a cada una de ellas y que minimice el recorrido total del automóvil; la creación de rutas estará a cargo de del Encargado de Ventas.
Control de las variaciones en el precio de la gasolina, este control será realizado por el Encargado General.
Cotización de precios y selección para la compra de una bicicleta para repartir producto. Esto deberá ser realizado por el Encargado de compras.
Realizar entregas cercanas en bicicleta repartidora. Encargado de Mantenimiento y Entregas.
Capacitación necesaria para evitar el riesgo:
Capacitación sobre la creación de rutas, básicamente consiste en estudiar todas las vías de acceso de la ciudad de Santa Ana y analizar las posibles rutas de entrega.
Presupuesto del plan de respuesta:
Prevención: compra de bicicleta repartidora marca corsario: $235.
Agenda para implementar respuesta:
Creación de rutas de entrega.(todos los días) Control de las variaciones en el precio de la gasolina (los lunes de cada semana) compra de bicicleta(20/02/10)
Planes de Contingencia:
Si el aumento de precio de la gasolina se mantiene por más de dos semanas, se deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Realizar todas las entregas cercanas en la bicicleta.(menos de 4km)2. Realizar solo las entregas lejanas en automóvil.(más de 4km)
El responsable de realizar las entregas será el Encargado de Mantenimiento y Entregas.
Riesgo: El trabajador que realiza la entrega a domicilio se accidenta.
Descripción:
El encargado de Entregas podría sufrir un accidente automovilístico, durante la realización del servicio a domicilio.
Causas:
Distracción del empleado que conduce el vehículo de la empresa. Descuido de otro vehículo o persona implicada en el accidente. Mal estado de las calles de la ciudad de Santa Ana. Mal estado del vehículo en que se transporta el empleado.
Efectos del riesgo:
El servicio al cliente no se puede realizar. Daño al equipo necesario para realizar el servicio. Daño al vehículo de la empresa. Daños personales por parte de los trabajadores que prestan el servicio. Daños de los productos e insumos solicitados por el cliente.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Servicios de Jardinería no realizados. Perdidas en los ingresos de la empresa. Perdida de productos e insumos. Perdidas en los activos de la empresa.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado General.
Resultado de los análisis cuantitativo y cualitativo:
Probabilidad: la probabilidad de que este suceso se dé es considerable, este riesgo está sujeto a muchos factores, de los cuales la mayoría son externos, es poco el control que se puede tener para prevenir que este riesgo suceda, en el año 2,005 la cantidad de accidentes fue del 1,498, en la ciudad de Santa Ana, según ASES.
Como grupo concluimos que la probabilidad de que el Encargado de Entregas pueda sufrir un accidente automovilístico, es Baja 40%.
Impacto: el impacto de este suceso es considerablemente alto, ya que atentaría contra la vida del empleado, además de que se perdería parcial o totalmente, el valor del automóvil; el otro impacto que tendría fuera la no entrega de los productos durante un periodo de tiempo, hasta que se reponga el vehículo, este atraso dependería de la gravedad del accidente.
Como grupo concluimos que el impacto de que el Encargado de Entregas pueda sufrir un accidente automovilístico, es Alto 80%.
Las perdidas en ventas serian:
Según las factibilidades el ingreso estimado diario, por entrega de productos a domicilio es:
Año 1 ingreso diario: $60.00 Año 2 ingreso diario: $63.60 Año 3 ingreso diario: $67.20 Año 4 ingreso diario: $71.50 Año 5 ingreso diario: $75.90
Los costos serian básicamente el costo del automóvil: $8,000.
Tipo de riesgo: Moderado 32%
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Adquirir un seguro contra accidentes automovilísticos. Adquirir un seguro para el empleado encargado de dar el servicio a domicilio.
Presupuesto de prevención:
Costo del seguro contra accidentes: $16/mes (todo el proyecto = $960)
Agenda para implementar respuesta:
Adquirir un seguro contra accidentes automovilísticos.(15/02/10) Adquirir un seguro para el empleado de dar el servicio a domicilio. (28/01/10)
Plan de Contingencia:
Realizar llamada a 911, informando lo sucedido a las autoridades correspondientes.
Informar a Encargado General sobre el accidente. Informar al Cliente de lo sucedido. Enviar el automóvil a reparación. Hacer una reprogramación del servicio. Ponerse en contacto inmediatamente con la aseguradora.
El encargado de realizar estas actividades será el Encargado General del vivero, sin embargo, puede delegar algunas actividades según crea conveniente.
Resultado 4: Personal capacitado.
Riesgos internos:
Los conocimientos aprendidos en las capacitaciones no son puestos en práctica por el personal de la empresa.
Riesgos externos:
El empleado capacitado renuncia a su puesto.
Riesgo: Los conocimientos aprendidos en las capacitaciones no son puestos en práctica por el personal de la empresa.
Descripción:
existe la posibilidad de que, aunque los empleados hayan asistido a las capacitaciones programadas, no pongan en práctica todos los conocimientos proporcionados en esta.
Causas:
Falta de oportunidad por parte de la organización para poner en práctica los conocimientos aprendidos.
Falta de entusiasmo por parte de los empleados para poner en práctica los conocimientos adquiridos.
Falta de equipo o materiales necesarios para poner en práctica los conocimientos aprendidos.
Efectos del riesgo:
Perdida de dinero invertido en la capacitación. Perdida de motivación por parte del personal de la empresa.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Los servicios a domicilio ofrecidos al cliente no son de la calidad esperada por este.
Caída en las ventas proyectadas. Los catálogos elaborados no reflejan los gustos de los clientes a los cuales se
dirigen.
Responsables de implementar la respuesta al riesgo:
El responsable directo será el Encargado General del vivero, sin embargo necesitara la colaboración del Encargado de Producción y el Encargado de Ventas, ya que estos tienen trabajadores a su cargo.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo ocurra es considerable, sin embargo se debe tomar en cuenta que para que exista un buen rendimiento de los empleados, estos deben aplicar cada una de las herramientas y técnicas impartidas en las capacitaciones, si no es así el rendimiento del trabajador será bajo, lo cual podría tener altas repercusiones contra este, incluso hasta llevarlo al despido, por lo que, más que una obligación por parte del trabajador, es una necesidad aplicar lo aprendido. Por otro lado es posible que las condiciones necesarias para la aplicación de lo aprendido no existan en la organización, por lo que deberá tomar en cuenta esto el Encargado General, si espera una respuesta positiva por parte de los trabajadores.
Como grupo consideramos que la probabilidad de que el empleado capacitado renuncie a su puesto es: Media 40%.
Impacto: el resultado de este riesgo seria alto, ya que si los empleados no realizan las tareas de la forma en que se espera, muy difícilmente se podrán alcanzar los resultados establecidos del proyecto.
Como grupo consideramos que el impacto de que el empleado capacitado renuncie a su puesto es: Medio 70%.
Tipo de riesgo: Moderado 28%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Escoger minuciosamente a la institución que ofrecerá la capacitación al personal de la empresa.
Dejar en claro los objetivos que la organización pretende alcanzar con la capacitación, tanto con la empresa que la dará, como con los empleados del vivero.
Planificar todos los aspectos en que consistirá la capacitación. Evaluar el rendimiento de los empleados y premiar el cumplimiento del estándar.
Agenda para implementar respuesta:
Las actividades de prevención se deberán realizar en cada capacitación:
Capacitación en mejora de atención al cliente (14/10/11) Capacitación en decoración de jardines (16/01/12) Capacitación en implementación de un marketing exitoso (01/10/13) Capacitación en técnicas decorativas de fuentes (21/01/14)
La evaluación del rendimiento se realizara de manera continua en las operaciones del vivero.
Planes de Contingencia:
Elaborar un plan post-capacitación en el cual se detalle las condiciones necesarias y cambios que deban darse dentro de la empresa para que todos los conocimientos aprendidos por parte de la organización se pongan en práctica, así como también, proporcionarle al personal todos los equipos y herramientas necesarias para que puedan aplicar todo lo aprendido durante la capacitación.
Riesgo: El empleado capacitado renuncia a su puesto.
Descripción:
Luego que el trabajador pasa un tiempo laborando en la empresa y se encuentra debidamente capacitado para desarrollar las funciones para las cuales fue contratado, este renuncia y abandona la empresa.
Causas:
Insatisfacción del empleado dentro de la organización. Le es ofrecido un mejor puesto o un mejor salario en otra empresa. El empleado tiene problemas personales con un compañero de trabajo.
Efectos del riesgo:
Perdida de dinero invertido en la capacitación del empleado. Perdida de motivación por parte del personal de la empresa. Costos de contratación y capacitación de nuevo personal.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Los servicios ofrecidos al cliente no son de la calidad que este espera. Caída en las ventas proyectadas.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado General.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: la probabilidad de que un empleado renuncie a su trabajo, es moderada, sin embargo hoy en día en el país existe gran demanda de empleos, por lo que hallar uno, es difícil, además los negocios de viveros de plantas no son muchos en la ciudad, pero existe la posibilidad de que otro vivero ofrezca mejores condiciones a alguno de nuestros trabajadores.
Como grupo consideramos que la probabilidad de que el empleado capacitado renuncie a su puesto es: Media 50%.
Impacto: el impacto a la organización de una renuncia de alguno de los empleados es considerable, cada uno de los empleados realiza una actividad específica, y el éxito del vivero depende de la contribución de cada uno de los trabajadores, además, el tiempo que cada trabajador lleva para adaptarse en su puesto de trabajo es significativo (aprox. 15 días a 20 días) en todo ese tiempo de adaptación, la productividad del vivero no será baja al 100%, además en cada contratación se utilizan recursos económicos dentro de los cuales está el anuncio de la vacante, otro impacto altísimo seria la pérdida del conocimiento organizacional y la coordinación que se había adquirido como equipo.
Los costos serian:
Costos de contratación: $810 (publicación y proceso de evaluación)
Costos de cada capacitación: $175.
Como grupo consideramos que el impacto de que el empleado capacitado renuncie a su puesto es: Medio 60%.
Tipo de riesgo: Moderado 30%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Fomentar el sentido de pertenencia y trabajo en equipo dentro de la empresa. Establecer normas claras de conducta dentro de las instalaciones del vivero. Reconocer el trabajo de todo el personal, cuando este exceda las expectativas. Ofrecer condiciones de trabajo (salarios, horarios, vacaciones, etc.) flexibles y
acordes a cada uno de los puestos de trabajo.
El responsable directo de realizar estas actividades será el Encargado General del vivero, sin embargo necesitara la colaboración del Encargado de Producción y el Encargado de Ventas, ya que estos tienen trabajadores a su cargo.
Agenda para implementar respuesta:
Las actividades de prevención se realizaran cada día en el desarrollo de las operaciones del vivero.
Plan de Contingencia:
Si un empleado renuncia a su puesto, se deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Publicar un anuncio de la vacante del puesto en el periódico La Prensa Grafica.2. Recibir curriculum de aspirantes.3. Realizar evaluación y selección de aspirantes.4. Realizar una inducción en la empresa.
El responsable de realizar los pasos 1, 2 y 3 será el Encargado General, en caso de ser el puesto de Encargado General a reemplazar, la responsabilidad será del Inversionista.
La persona responsable de la inducción dependerá del puesto que se quiera cubrir:
Puesto a cubrir Responsable de Inducción
Encargado General Inversionista
Encargado de Ventas Encargado General
Encargado de Compras Encargado General
Encargado de Producción Encargado General
Encargado de mantenimiento y entregas Encargado General y Encargado de Ventas
Jardinero de Producción Encargado de Producción
Albañil Encargado de Ventas
Jardinero de Servicio Encargado de Ventas
Cabe mencionar que cada empleado tiene un contrato, y que el rompimiento de este por parte del empleado, resulta sin ningún tipo de indemnización por parte de la empresa.
Resultado 5: Servicio de Jardinería a domicilio.
Riesgos externos:
Asalto a trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio.
Riesgo: Asalto a trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio.
Descripción:
El albañil, el Jardinero de Servicio o el Encargado de Entregas, son víctimas de un asalto en el trayecto del local al lugar de destino del servicio (jardinería o entrega de productos)
Causas:
La zona por donde transitan es de alto peligro. Los altos niveles de desempleo del país. La situación económica del país. Falta de seguridad por parte de la policía nacional civil. Falta de medios para alertar a los agentes de seguridad.
Efectos del riesgo:
El servicio al cliente no se puede realizar. Robo de el equipo para realizar el servicio. Robo de los productos e insumos para dar el servicio.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Servicios de Jardinería no realizados. Entrega de productos a domicilio no realizadas. Perdidas en los ingresos de la empresa. Perdidas en los activos de la empresa.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado General.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: la probabilidad de que este hecho ocurra es alta, en los últimos meses se ha desatado una ola delincuencial, que ha atacado a todo el país, incluyendo la ciudad de Santa Ana, por lo que las probabilidades aumentan considerablemente, sin embargo el gobierno está implementando medidas para frenar este hecho, pero hasta
el momento no se han visto cambios, consideramos que hasta que no se frene esta ola delincuencial, las probabilidades serán altas.
Como grupo concluimos que la probabilidad de que ocurra un asalto a los trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio, es Alta 80%.
Impacto: el impacto de este suceso es considerablemente alto, ya que atentaría contra la vida del empleado, además de que se perdería parcial o totalmente, el valor del equipo utilizado para brindar el servicio dentro de estos estaría el automóvil, además los insumos para realizar los servicios(plantas, herramientas o accesorios) el otro impacto que tendría fuera la no entrega de los productos durante un periodo de tiempo, hasta que se reponga el equipo, este atraso dependería del hurto realizado.
Como grupo concluimos que el impacto de que ocurra un asalto a los trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio, es Alto 80%.
Los costos serian:
Equipo para entrega de servicio: aprox. $320
Automóvil para entrega de productos: $8,000
El costo de los productos dependería del pedido del cliente.
Tipo de riesgo: Alto 64%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Adquirir un seguro contra robo.
Presupuesto del plan de respuesta:
Costo de aseguradora. (depende del análisis que realice la empresa aseguradora, aproximadamente $12/mes, todo el proyecto = $720)
Agenda para implementar respuesta:
Adquirir un seguro contra robo. (15/02/10)
Planes de Contingencia:
Si los trabajadores son víctimas de un robo, deberán seguir el siguiente procedimiento:
Tomar nota de las descripciones del (de los) asaltante(s). Realizar llamada a 911, informando lo sucedido a las autoridades. Informar a Encargado General sobre el robo. Informar al Cliente de lo sucedido. Reponer el equipo robado. Hacer una reprogramación del servicio. Ponerse en contacto inmediatamente con la aseguradora.
Resultado 6: Establecimiento de Alianzas Estratégicas.
Riesgos externos:
Proveedores no están dispuestos a formar una alianza estratégica. Escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica.
Riesgo: Proveedores no están dispuestos a formar una alianza estratégica.
Descripción:
Los proveedores del vivero con las que se planea realizar alianzas estratégicas, no están dispuestos a formar alianzas con el vivero.
Causas:
Los proveedores ya poseen alianzas con otros viveros. Los proveedores no ven el beneficio en la realización de las alianzas. Los proveedores no poseen los recursos para realizar las alianzas. Otras causas.
Efectos del riesgo:
Los ahorros que se producirían al formar las alianzas ya no se lograrían.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Las alianzas estratégicas con los proveedores no se cumplen.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado General.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo se haga realidad depende de muchas variables, dentro de las cuales esta, la decisión de las empresas de realizar las alianzas, sin embargo al mostrar los beneficios para las dos partes que se obtienen al formar la alianza, se puede asegurar la consecución de dichos acuerdos.
Como grupo concluimos que la probabilidad de que los proveedores no están dispuestos a formar una alianza estratégica, es medio 50%
Impacto: La no formación de alianzas estratégicas con los proveedores, afectaría los objetivos financieros a mediano y largo plazo de el vivero, ya que el principal resultado de las alianzas con los proveedores, representa un ahorro en la adquisición de insumos y materia prima, lo cual demuestra las factibilidades del proyecto, que representa un
ahorro del 12% en las adquisiciones, representando una disminución en los costos de operación aproximadamente de 5% promedio, por cada año del proyecto.
Los ahorros que no se percibirían serian:
Año 2010: $1,579.72 Año 2011: $5,828.37 Año 2012: $6,760.66 Año 2013: $7,420.08 Año 2014: $9,031.44
Como grupo concluimos que el impacto de la no formación de alianzas estratégicas con los proveedores, es alto 80%.
Tipo de riesgo: Moderado 40%
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Establecer comunicación con los administradores de las empresas proveedoras. Demostrar a los administradores de cada empresa proveedora los beneficios del
establecimiento de las alianzas.
Agenda para implementar respuesta:
Tres meses antes el encargado general, visita cada una de las empresas proveedoras y comunica a los administradores de estas por medio de una reunión, sobre los planes y las intenciones de establecer alianzas, así como los resultados de estas.(10/03/10)
Un mes antes del establecimiento de las alianzas, se envía el plan de las alianzas a las empresas proveedoras con las cuales se pretende establecer las alianzas. (10/05/10).
Planes de Contingencia:
Si las empresas proveedoras no están dispuestas a formar una alianza estratégica se debe seguir el siguiente procedimiento:
1. Investigar otras empresas proveedoras que estén dispuestas a establecer alianzas.
2. Iniciar comunicaciones con estas.3. Enviar plan de alianzas.4. Establecer acuerdos formales.
Riesgo: Escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica.
Descripción:
Las escuelas con las que se planea realizar alianzas estratégicas no están dispuestas a formar alianzas con el vivero.
Causas:
Las escuelas ya poseen alianzas con otros viveros. Las escuelas no ven beneficio alguno en la realización de la alianza. No poseen los recursos para realizar las alianzas. Otras causas.
Efectos del riesgo:
El abastecimiento de plantas que se iba a realizar a las escuelas ya no se realiza.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
Las alianzas estratégicas con las escuelas no se cumplen.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado General.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: la probabilidad de que este riesgo se haga realidad depende de muchas variables, dentro de las cuales esta, la decisión de los directores de la escuelas, hay que mencionar que cada escuela tiene un director diferente, sin embargo la planeación estratégica del ministerio de educación es la misma en general, la crisis económica que afecta a la ciudad de Santa Ana y a la población en general, provoca que las personas no se preocupen por otras necesidades más que por las necesidades básicas, sin embargo las escuelas podrían y deberían tener un enfoque hacia la formación de valores en los estudiantes, valores como la conservación del medio ambiente, es por ello que estas alianzas podrían ofrecer beneficios a ambas partes.
Como grupo concluimos que la probabilidad de que las escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica, es medio 50%
Impacto: La no formación de alianzas estratégicas con escuelas, afectaría los objetivos a mediano y largo plazo del vivero, además el marketing que este tipo de acuerdos ofrecería al vivero es de mucha importancia ya que fomentaría a la población en general a preocuparse por el medio ambiente, el vivero no podría ejercer una función social en su totalidad.
Los costos serian:
Ya que las alianzas consistirían en la venta de plantas a las escuelas a un precio con un descuento del 30% y se planea abastecer a cada escuela con un promedio de 200 plantas, y se planea realizar alianzas con 30 escuelas, las perdidas en ventas serian por lo menos de: $3,500 lo cual representa el 50% de probabilidad de ocurrencia.
Como grupo concluimos que el impacto de la no formación de alianzas estratégicas con escuelas, es medio 60%.
Tipo de riesgo: Moderado 30%
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Establecer comunicación con los directores de las escuelas. Demostrar a los directores de cada escuela los beneficios del establecimiento de
las alianzas. Realizar un documento escrito el cual muestre, todos los detalles de los
acuerdos planteados. Elaborar un plan de alianzas, en el cual se establezcan todas las actividades a
realizar y los montos que intervienen en dicha realización.
Agenda para implementar respuesta:
Seis meses antes el Encargado General, visita cada una de las escuelas y comunica a los directores de estas por medio de una reunión, sobre los planes y
las intenciones de establecer alianzas; además entrega el documento que contiene los acuerdos propuestos.
Cuatro meses antes del establecimiento de las alianzas, se envía el plan de las alianzas a las escuelas con las cuales se pretende establecer las alianzas.
Planes de Contingencia:
Si las escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica se debe seguir el siguiente procedimiento:
1. Investigar otras escuelas que estén dispuestas a establecer alianzas.2. Iniciar comunicaciones con estas.3. Enviar plan de alianzas.4. Establecer acuerdos formales.
Otra alternativa que se puede tomar en cuenta es establecer acuerdos con el ministerio de educación directamente.
Todas estas actividades serán realizadas por el Encargado General, sin embargo este puede en algún momento necesitar la ayuda de algunos de los Encargados de las otras funciones del vivero, en cuanto a solicitud de información.
Resultado 7: Servicio de Instalación de fuentes decorativas.
Riesgos internos:
Fuentes instaladas no funcionan.
Riesgo: Fuentes instaladas no funcionan.
Descripción:
La fuente instalada no realiza funciones especificadas en los resultados del producto final del servicio de instalación.
Causas:
La instalación no se realizo completa. El trabajador no siguió el procedimiento establecido de la instalación. El cliente altero el sistema de la fuente. La bomba sufrió fallos mecánicos. El trabajador no reviso la instalación. El cliente no sabe cómo utilizar la fuente. El suministro de energía eléctrica fallo. El suministro de agua fallo.
Efectos del riesgo:
El cliente no queda satisfecho con el resultado final de la instalación. Reproceso del servicio de instalación. Retraso en los servicios de instalación de fuentes.
Efectos del riesgo sobre los resultados del proyecto:
El servicio de instalación de fuentes no cumple con lo planificado. Las ventas no cumplen con lo planificado.
Responsables de Implementar la respuesta al riesgo:
Encargado General, Albañil.
Resultado de los análisis Cualitativos y Cuantitativos:
Probabilidad: la probabilidad de fallo de una fuente es considerable, el servicio de instalación de fuentes está sujeto a muchas variables internas y externas; sin embargo para reducir las causas internas, se ha desarrollado un proceso estándar de instalación, el cual asegura cubrir todos los factores involucrados( instalación eléctrica, suministro de energía eléctrica y funcionamiento de la bomba). Para controlar los factores externos, luego de cada instalación se deberá mostrar al cliente, la forma de operar la fuente, además el albañil deberá asegurar de que la fuente funciona correctamente.
Como grupo concluimos que la probabilidad de que una fuente instalada falle es baja 30%.
Impacto: la insatisfacción de los clientes es algo muy grave, esta generaría la pérdida de ventas futuras.
Los costos serian:
Servicios de Instalación de fuentes no realizados. ($1,100) (30%) Reproceso del servicio. ($240) (30%) Insatisfacción de los clientes.
Como grupo concluimos que el impacto de de que una fuente instalada falle es muy alto 100%.
Tipo de riesgo: Moderado 30%.
Respuesta para enfrentar el riesgo:
Prevención:
Analizar el proceso de instalación y establecer un método estándar para la realización del servicio.
Instruir al albañil sobre el método de instalación de fuentes. Además:
El albañil deberá comprobar el funcionamiento de todo el sistema de la fuente.El albañil deberá comunicar al cliente la forma de utilizar la bomba.El albañil deberá mostrar al cliente como operar la fuente.
Se dará una garantía de 30 días sobre la instalación de la fuente.
Capacitación necesaria para evitar el riesgo:
Capacitación sobre la instalación de fuentes decorativas dirigida al albañil. Para ello se contratara a una compañía externa, el encargado de gestionar esta capacitación será el Encargado General del vivero.
Presupuesto del plan de respuesta:
Costo de capacitación sobre la instalación de fuentes decorativas ($175)
Agenda para implementar respuesta:
Realizar capacitación sobre la instalación de fuentes decorativas(10/03/14) Revisar la instalación (sistema eléctrico, abastecimiento de agua y
funcionamiento mecánico de la bomba) y explicar al cliente sobre la forma de operación de la fuente, en cada servicio de instalación.
Planes de Contingencia:
Si el cliente reporta fallas en el funcionamiento de la fuente se deberá seguir el siguiente procedimiento:
5. Se deberá pedir al cliente, que describa las fallas que percibe de la fuente.6. Se deberá programar una visita por parte del albañil al domicilio del cliente en
menos de 48 horas.7. El albañil deberá ir a inspeccionar la fuente.8. Si existe un desperfecto en la bomba, se deberá proceder a cambiarla.9. Si existe un problema en las conexiones eléctricas se deberá proceder a
repararlas.10.Si el cliente causo el fallo de la fuente, se deberá explicar el modo de utilizar la
fuente y las precauciones que este debe tener.
Todas estas actividades serán realizadas por el Albañil, el Encargado de Ventas será el responsable de controlar los resultados del servicio de Instalación de Fuentes.
RESUMEN DE GESTION DE RIESGOS.
Riesgo Resultado Naturaleza Probabilidad Impacto Tipo de Riesgo Presupuesto
Los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al mercado meta.
1 Externo 20% 70% Bajo 14% asignado
El local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentra disponible.
1 Externo 60 70% Moderado 42% asignado
No se encuentra la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta inicial del Vivero, previo a la producción.
1 Externo 40% 60% Bajo 24% asignado
No se encuentra personal que cumpla con las características requeridas.
1 Externo 40% 80% Moderado 32% asignado
Plagas que podrían afectar la producción de plantas.
2 Interno 30% 90% Moderado 27% asignado
Intoxicación de los trabajadores. 2 Interno 50% 60% Moderado 30% $390
Paso de una onda tropical fuerte. 2 Externo 70% 100% Alto 70% $170
Falta de agua en el vivero. 2 Externo 90% 100% Alto 90% $670Aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado.
3 Externo 80% 80% Alto 64% $235
El trabajador que realiza la entrega a domicilio se accidenta.
3 Externo 40% 80% Moderado 32% $960
Los conocimientos aprendidos en las capacitaciones no son puestos en práctica.
4 Interno 40% 70% Moderado 28% asignado
El empleado capacitado renuncia a su puesto. 4 Externo 50% 60% Moderado 30% asignadoAsalto a trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio.
5 Externo 80% 80% Alto 64% $720
Proveedores no están dispuestos a formar una alianza estratégica.
6 Externo 50% 80% Moderado 40% asignado
Escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica.
6 Externo 50% 60% Moderado 30% asignado
Fuentes instaladas no funcionan. 7 Interno 30% 100% Moderado 30% asignado
Gestión de Abastecimiento.
DESARROLLO DE LA METODOLOGIA.
Planeamiento del abastecimiento.
Puesta en marcha del vivero.
A continuación se presenta la maquinaria y equipo necesarios para poner en marcha el
vivero, todo esto se requiere para el 25/02/10.
Maquinaria y Equipo Cantidad
Podadora 1
Vehículo pick up 2000 1
Manguera 15 m 3
Machete 3
Cuma 3
Irrigador de agua 5
Tijeras de podar 3
Azadón 3
Piocha 3
Escalera 2
Rastrillo 3
Escoba 4
Pala 4
Guantes (Pares) 4
Carretilla 2
Escritorio 2
Sillas 2
Maquinaria y Equipo Cantidad
Mesa de centro 1
Sillas de espera 4
Archivero 1
Canopi 2
Estantes 2
Cafetera 1
Oasis 1
Computadora 1
telefax Samsung 1
Impresora 1
Contómetro 1
Banners publicitarios 2
Rótulos publicitarios 2
software para factura sapbussines 2010
1
Licencias de office 2010 1
Licencia de Windows 7 1
Además del equipo necesario para la puesta en marcha, La compra única de plantas
es necesaria para iniciar las ventas en el Vivero, La compra consistirá en: 16,000
plantas ornamentales y 9,000 plantas frutales, esta se debe realizar el 12/02/10.
Operaciones del Vivero (Producción de Plantas y Servicios).
En las factibilidades se muestra toda la materia Prima y los Insumos que se deben
adquirir, los cuales son necesarios para las operaciones del vivero; Todos se requieren
de manera continua a lo largo de los cinco años del proyecto.
Las proyecciones que se realizaron de la demanda de productos y servicios,
demuestran que esta aumenta cada año, por lo que los requerimientos de insumos
aumentan cada año también. (Según factibilidades del proyecto).
Para determinar la cantidad del pedido y cuando será necesario el abastecimiento,
hemos tomado en consideración: la capacidad de almacenamiento del local, el
inventario de seguridad, el mantenimiento y el manejo de cada materia prima e
Insumo.
Dentro de las principales consideraciones que hemos tomado están:
El pedido de las semillas solo se puede hacer en el orden de los 100 ya que es
la unidad mínima de venta, además se ha decidido comprarlas cada 4 semanas
para garantizar la frescura de estas.
La cantidad máxima de tierra negra que se puede mantener en el local es de 25
metros cúbicos, lo que equivale a 5 camionadas de tierra. Ya que no se quiere
dedicar demasiado especio para este, se le pedirá al proveedor que realice las
entregas de una manera frecuente.
El fertilizante, el abono y el insecticida, se pide solo un quintal de cada uno, ya
que la cantidad necesaria de estos es aproximadamente 4 quintales de cada uno
por año y se requiere un producto fresco, además el almacenamiento de estos
insumos requiere condiciones específicas, de higiene y seguridad industrial.
Luego de haber revisado los requerimientos de herramientas para la venta
(azadón, piocha, Rastrillo, Cuma y pala de jardinero), se considera que la
cantidad mínima adecuada, que se debe mantener de estas en la sala de venta,
es de 8 unidades.
El combustible se recargara cada vez que el tanque llegue a la mitad (6.3
galones), esto para asegurar que no ocurra un desabastecimiento durante el uso
del automóvil, por lo que la frecuencia cambiara cada año, ya que depende del
consumo total de combustible al año.
La cantidad máxima de fuentes que se pueden mantener en el local es de 60 (24
en sala de ventas y 36 en la bodega), entre pequeñas, medianas y grandes.
Los productos artesanales de barro son delicados y su manejo es dificultoso, por
lo que no se mantendrán en gran cantidad en el local, por tal motivo el nivel
máximo de macetas y figuras decorativas, será de 100 macetas y 200 figuras
decorativas.
Inventario de seguridad.
Se debe definir el inventario de seguridad de cada insumo. Este se define de acuerdo
al criterio que como grupo hemos analizado seria el adecuado, tomando en cuenta el
costo del abastecimiento y el costo de almacenamiento.
Tierra negra: el proveedor está en la misma ciudad de Santa Ana y este posee los
medios para realizar la entrega, sin embargo debido a la gran demanda que tiene de
los diferentes productos, el pedido se debe realizar 48 horas antes de que sea
necesaria la tierra, por lo que el inventario de seguridad será de 2m3 para el primer
año(0.82 m3 al día), 2m3 para el segundo año(1.04 m3 al día), 3m3 para el tercer
año(1.15 m3 al día), 3m3 para el cuarto año (1.21 m3 al día), y 3m3 para el quinto año
(1.31 m3 al día).
Semillas: para el abastecimiento de este Insumo se requiere ir al local del proveedor,
sin embargo en el contrato se establecerá los requerimientos proyectados de cada
mes, por lo que cada 4 semanas que se realizara el pedido, se debe realizar una
llamada previo al abastecimiento, para confirmar el pedido y que el proveedor realice el
embalaje respectivo, ya que existe un contrato no deberían haber atrasos para realizar
el pedido, más que el de realizar el viaje que es aproximadamente de 45 minutos, por
lo que el tiempo estimado de reabastecimiento se considera de 1 hora, el inventario de
seguridad será el respectivo a 2 horas.
Abono, fertilizante e insecticida: El inventario de seguridad de estos insumos es de
25 Lb, ya que estos requieren de un gran cuido en inventario, el conservar poco
inventario de estos insumos, contribuye al ahorro de recursos como tiempo y espacio.
Figuras decorativas, macetas barro, luminarias, fuentes pequeñas, medianas y
grandes (Accesorios): En el caso de Figuras decorativas se tendrá un inventario de
seguridad de 40 unidades, para las macetas de barro será de 20 unidades y para las
luminarias será de 25 unidades.
Para las fuentes pequeñas el inventario de seguridad será de 6 unidades, para las
fuentes medianas será de 3 unidades y para las fuentes grandes el inventario de
seguridad será de 2 unidades.
NOTA: El inventario de seguridad que hemos considerado es de aproximadamente el
20% de las cantidades a pedir en cada uno de los accesorios y para cada uno de los
años.
Herramientas: En el caso de todas las herramientas se tendrá un inventario de
seguridad de 8 unidades, las cuales serán las que se mantengan en la sala de ventas,
esto consideramos que es la cantidad mínima que debería estar en la sala de ventas,
para que le dé un mayor realce al Vivero.
A continuación se presentan las tablas que contienen: Que insumos requieren de
abastecimiento externo, cuantos insumos serán necesarios (cantidad por año) y
cuando será necesario el abastecimiento (frecuencia); de todos los insumos necesarios
para cada año para la operación del vivero, establecidos en base a la información
presentada anteriormente.
Insumos necesarios por año para la operación del vivero
2010
Insumo cantidad (año)
cantidad a pedir
medida frecuencia (cada)
Materia prima e insumos
Tierra negra 43 5 camionada 6 semanasSemillas 50,000 2,000 unidad 2 semanasBolsas plásticas 75,000 37,500 bolsas 6 mesesAbono 4 1 Qq 3 mesesFertilizante 2 1 Qq 6 mesesInsecticida 3 1 Qq 4 mesesCombustible 500 5.5 Galón 4 días
Accesorios
Figuras decorativas 1,000 200 unidad 10 semanasMacetas Barro 1,000 100 unidad 5 semanasLuminarias 250 125 unidad 6 mesesFuentes Pequeñas 250 30 unidad 40 díasFuentes Medianas 150 18 unidad 40 díasFuentes Grandes 100 12 unidad 40 días
Herramientas
Azadón para venta. 50 25 unidad 6 mesesPiocha para venta. 50 25 unidad 6 mesesPala de jardinero para venta.
50 25 unidad 6 meses
Rastrillo para la venta 76 38 unidad 6 mesesCuma para la venta 50 25 unidad 6 mesesTijeras de podar para la venta
40 20 unidad 6 meses
Azadón para operación 4 4 unidad Inicio de añoPala de Jardinero para 4 4 unidad Inicio de año
operación
2011
Insumo cantidad (año)
cantidad a pedir
medida frecuencia (cada)
Materia prima e insumos
Tierra negra 54 5 camionada 33 díasSemillas 62,400 2,400 unidad 2 semanasBolsas plásticas 93,600 46,800 bolsas 6 mesesAbono 5 1 Qq 10 semanasFertilizante 3 1 Qq 17 semanasInsecticida 4 1 Qq 3 mesesCombustible 624 6.8 galón 4 días
Accesorios
Figuras decorativas 1,248 200 unidad 8 semanasMacetas Barro 1,248 100 unidad 4 semanasLuminarias 312 156 unidad 6 mesesFuentes Pequeñas 312 30 unidad 5 semanasFuentes Medianas 188 18 unidad 5 semanasFuentes Grandes 125 12 unidad 5 semanas
Herramientas
Azadón para venta. 64 32 unidad 6 mesesPiocha para venta. 64 32 unidad 6 mesesPala de jardinero para venta.
64 32 unidad 6 meses
Rastrillo para la venta 94 47 unidad 6 mesesCuma para la venta 64 32 unidad 6 mesesTijeras de podar para la venta
50 25 unidad 6 meses
Azadón para operación 5 5 unidad Inicio de añoPala de Jardinero para operación
5 5 unidad Inicio de año
2012
Insumo cantidad (año)
cantidad a pedir
medida frecuencia (cada)
Materia prima e insumos
Tierra negra 60 5 camionada cada mesSemillas 68,640 2,700 unidad 2 semanasBolsas plásticas 102,960 51,480 bolsas 6 mesesAbono 6 1 Qq 2 mesesFertilizante 4 1 Qq 3 mesesInsecticida 5 1 Qq 10 semanasCombustible 687 5.6 galón 3 días
Accesorios
Figuras decorativas 1,373 200 unidad 7 semanasMacetas Barro 1,373 100 unidad 3 semanasLuminarias 344 172 unidad 6 mesesFuentes Pequeñas 344 30 unidad 5 semanasFuentes Medianas 207 18 unidad 5 semanasFuentes Grandes 138 12 unidad 5 semanas
Herramientas
Azadón para venta. 70 35 unidad 6 mesesPiocha para venta. 70 35 unidad 6 mesesPala de jardinero para venta.
70 35 unidad 6 meses
Rastrillo para la venta 104 52 unidad 6 mesesCuma para la venta 70 35 unidad 6 mesesTijeras de podar para la venta
56 28 unidad 6 meses
Azadón para operación 6 6 unidad Inicio de añoPala de Jardinero para operación
6 6 unidad Inicio de año
2013
Insumo cantidad (año)
cantidad a pedir
medida frecuencia (cada)
Materia prima e insumos
Tierra negra 63 5 camionada 28 díasSemillas 71,438 2,800 unidad 2 semanasBolsas plásticas 107,156 53,578 bolsas 6 mesesAbono 7 1 Qq 7 semanasFertilizante 5 1 Qq 10 semanasInsecticida 6 1 Qq 2 mesesCombustible 715 5.9 Galón 3 días
Accesorios
Figuras decorativas 1,429 200 unidad 7 semanasMacetas Barro 1,429 100 unidad 3 semanasLuminarias 360 180 unidad 6 mesesFuentes Pequeñas 359 30 unidad 1 mesFuentes Medianas 216 18 unidad 1 mesFuentes Grandes 144 12 unidad 1 mes
Herramientas
Azadón para venta. 74 37 unidad 6 mesesPiocha para venta. 74 37 unidad 6 mesesPala de jardinero para venta.
74 37 unidad 6 meses
Rastrillo para la venta 108 54 unidad 6 mesesCuma para la venta 74 37 unidad 6 mesesTijeras de podar para la venta
58 29 unidad 6 meses
Azadón para operación 7 7 unidad Inicio de añoPala de Jardinero para operación
7 7 unidad Inicio de año
2014
Insumo cantidad (año)
cantidad a pedir
medida frecuencia (cada)
Materia prima e insumos
Tierra negra 68 5 camionada 26 díasSemillas 76,828 3,000 unidad 2 semanasBolsas plásticas 115,240 57,620 Bolsas 6 mesesAbono 8 1 Qq 6 semanasFertilizante 6 1 Qq 2 mesesInsecticida 7 1 Qq 7 semanasCombustible 769 6.3 Galón 3 días
Accesorios
Figuras decorativas 1,537 200 unidad 7 semanasMacetas Barro 1,537 100 unidad 3 semanasLuminarias 388 194 unidad 6 mesesFuentes Pequeñas 387 30 unidad 4 semanasFuentes Medianas 233 18 unidad 4 semanasFuentes Grandes 155 12 unidad 4 semanas
Herramientas
Azadón para venta. 80 40 unidad 6 mesesPiocha para venta. 80 40 unidad 6 mesesPala de jardinero para venta.
80 40 unidad 6 meses
Rastrillo para la venta 118 59 unidad 6 mesesCuma para la venta 80 40 unidad 6 mesesTijeras de podar para la venta
64 32 unidad 6 meses
Azadón para operación 8 8 unidad Inicio de añoPala de Jardinero para operación
8 8 unidad Inicio de año
NOTA: La frecuencia del abastecimiento de cada insumo, puede variar a lo establecido
en las tablas anteriores, dependiendo de las variaciones de la demanda de productos y
servicios.
Cómo y Dónde debe realizarse el abastecimiento.
Puesta en Marcha del Vivero. (12/02/10 al 25/02/10)
Proceso de adquisición de la maquinaria y equipo para puesta en marcha, y materia
prima e insumos necesarios para la operación del vivero.
En el caso de la maquinaria y equipo para la puesta en marcha, el proceso de
abastecimiento se realizara a través de la compra de estos en los locales de los
proveedores (los cuales son presentados más adelante), luego serán trasladados hacia
el local del vivero, almacenados en dicho local y luego serán instalados y utilizados en
el momento que se requieran. Tal es el caso de: Podadora, Manguera 15m, Machete,
Cuma, Irrigador de agua, Tijeras de podar, Azadón, Piocha, Escalera, Rastrillo, Escoba,
Pala, Guantes, Carretilla, Escritorio, Sillas, Mesa de centro, Sillas de espera, Archivero,
Canopi, Estantes, Cafetera, Oasis, Computadora, telefax Samsung, Impresora,
Contómetro.
En el caso del vehículo se realizara la compra en el local de la empresa proveedora y
luego será trasladado al local del vivero donde se mantendrá para su posterior uso y
mantenimiento.
Para los Banners publicitarios y Rótulos publicitarios, se solicitara el servicio a la
empresa proveedora y será esta quien realizara el transporte y la instalación de
banners y rótulos en el lugar establecido para dicha publicidad.
Se comprara y solicitara el servicio de instalación para los siguiente software: software
para factura sapbussines 2000, Licencias de office 2007 y Licencia de Windows, a la
empresa proveedora de este servicio.
Una de las compras más importantes en la puesta en marcha es la compra única de
Plantas Ornamentales y Frutales, para iniciar las ventas en el vivero, la cual se
realizara del 12/02/10 al 16/02/10, para esto, el Encargado de Iniciar el proyecto deberá
ir al Vivero establecido en las factibilidades (Criadero de Plantas La Ceiba) y hacer el
pedido, luego solicitar a una empresa de transporte que traslade las plantas al local. La
compra total será de 16,000 plantas ornamentales y 9,000 plantas frutales.
Operaciones del Vivero. (Toda la vida del proyecto)
En el caso de la materia prima e insumos, accesorios y herramientas, para el
funcionamiento del vivero, el abastecimiento se realizara de la siguiente manera:
Para los accesorios:
Los productos artesanales de barro son delicados y su manejo es dificultoso, es por
ello que el transporte de este insumo es relativamente costoso ya que la cantidad que
se puede transportar en cada viaje es limitada, 30 macetas y 50 figuras, debido a esto
el transporte se realizara en el vehículo del vivero, pero será la empresa proveedora
quien se hará responsable de cargar el vehículo con los productos y cuidar el producto
mediante el embalaje necesario, luego será el Encargado de Compras el que
descargue y ubique los accesorios en el local. A demás es necesario aclarar que el
embalaje de este producto se hará ubicando 2 macetas como máximo por caja, las
macetas serán cubiertas por corcho y luego serán ubicadas en las cajas, para
posteriormente cargar el vehículo y transportarlas. (No se colocará ningún otro peso
sobre estas cajas).
Para el abastecimiento de las fuentes pequeñas, medianas y grandes será el proveedor
quien las transportará al local del vivero, además de colocarlas en el lugar establecido
para su ubicación, este servicio es brindado siempre y cuando la inversión esté arriba
de los $50 (dato proporcionado por el potencial proveedor GOLDTREE). Como otra
opción también se podrá hacer el abastecimiento, a través de una llamada telefónica al
proveedor y será esta empresa quien transportara y realizara la respectiva entrega
directamente al cliente.
Para las herramientas:
Al consultar a la empresa IMACASA (potencial proveedor), ellos nos mencionaron que
si existe un contrato, pueden realizar las entregas de productos sin cargo adicional, sin
embargo el pedido debe ser grande (en el orden de los 100 artículos), es por ello que
en este caso el proveedor será quien transportara, las herramientas hasta el local del
vivero.
Para los insumos:
El pedido de la tierra negra se realizara a través de una llamada telefónica, en la cual
se especificara la cantidad a pedir (camionadas) y la fecha de entrega de esta, además
de los requerimientos necesarios; y será la empresa proveedora la que transportara y
se encargara de ubicar la tierra en lugar establecido en el vivero.
Para el abastecimiento de las semillas se hará en el vehículo del vivero, a través de la
visita a la empresa proveedora, luego se efectuara la compra y posteriormente el
traslado en bolsas plásticas y la ubicación de esta en el vivero.
Las bolsas plásticas serán compradas en el local de la empresa proveedora, luego
serán trasladadas en el vehículo del vivero y ubicadas en el lugar establecido para
estas dentro del vivero.
En el caso del Abono, Fertilizante e Insecticida se realizará la compra en el local del
proveedor, luego su traslado se hará en el vehículo del vivero aclarando que se tendrá
el respectivo cuidado en el manejo de estos, debido a que es un tipo de producto que
puede causar daños si no se toman las medidas preventivas y no se tiene el cuidado
respectivo, luego se almacenara en el lugar preparado previamente dentro de la
bodega del vivero, para su posterior uso.
Para el abastecimiento del Combustible (gasolina regular) se realizará llevando el
vehículo del vivero a la estación de servicio que será el proveedor de este insumo el
cual se presenta posteriormente, y de esta manera llevar a cabo el abastecimiento.
Habiendo realizado el abastecimiento de la materia prima; El almacenamiento y
distribución de plantas, semillas, herramientas y accesorios en el local se hará de la
siguiente manera:
Todos los insumos adquiridos y en buen estado, deben ser distribuidos de forma
cómoda y estratégica dentro del local. Las plantas deben ser ubicadas de acuerdo al
tipo, clase o grupo al que pertenecen, ornamentales o frutales, estas se ubicarán
dejando un paso entre las hileras para darles un mejor acomodamiento, de forma que
las personas que visiten el vivero puedan recorrerlo libremente, creando un ambiente
cómodo para los clientes, en el caso de las plantas de sombra, estas deben ser
ubicadas bajo la malla de sombra para evitar que sean dañadas por el sol y se les
pueda dar el mantenimiento adecuado. El vivero cuenta con una bodega donde se
almacenaran las semillas, el abono y todo el producto de reserva ya sea para el propio
uso del vivero o para venta. Los accesorios y herramientas serán colocados en
estantes dentro de la oficina de ventas y deberá procurarse que se encuentren seguros
para evitar que estos se rompan o puedan sufrir algún daño, se contara con una
cantidad de reserva de estos ubicada en la bodega, y así poder llevar un control de la
existencia de estos para tener surtido el vivero.
Identificación de potenciales fuentes de abastecimiento.
Para poder identificar que empresas serán las proveedoras de nuestros insumos,
procedimos a elaborar una lista de todas aquellas que elaboran o distribuyen la
maquinaria y equipo, y todos los insumos que el vivero necesita para su puesta en
marcha y para su funcionamiento. Además podemos mencionar que solo tomamos en
cuenta aquellos potenciales proveedores que están ubicados en el occidente de
nuestro país, principalmente en la ciudad de Santa Ana.
Presentando a continuación la lista de potenciales fuentes de abastecimiento:
PARA ACCESORIOS
Casa del plástico
Artesanías Cánnabis
GOLDTREE
Agencia El Tikal
PARA HERRAMIENTAS
IMACASA
Ferretería La Mano
Ferretería El Vaquero
Ferretería VIDRI
PARA INSUMOS
Banco de materiales El Mirador
Casa del plástico
Agro servicio la campiña
Criadero de plantas la ceiba
Vivero El Palmar
Geotextiles El Salvador
Imprenta El Conquistador
Vivero La Laguna Verde
Vivero la laguna
PARA MAQUINARIA Y EQUIPO
Toyota DIDEA
IMACASA
Omnisport
Compuferia
Servicios Informáticos CADIG
GOLDTREE
Ferretería VIDRI
GEVESA
Autofacil
PARA SERVICIOS
Gasolinera Shell Metrocentro
Construcciones Hernández
Construcciones Ochoa’s
Imprenta El Conquistador
canal 23, radio Soda Stereo, doble H, radio UNO
COSESA
Capacitaciones Aguilar & Aguilar
TPCOM
Ing. Agrónomo independiente
PUBLICOM
Auditorias y Capacitaciones Roque
Formato de recibimiento de ofertas.
PLANEAMIENTO DE LA SOLICITUD.
VIVERO JARDIN EL EDEN.
Productos a abastecer: ___________________________________________________
______________________________________________________________________
Nombre de la Empresa: __________________________________________________
Precio de cada producto: _________________________________________________
______________________________________________________________________
Capacidad de crédito disponible: ___________________________________________
Plazo para realizar pagos: ________________________________________________
Formas disponibles de pago: ______________________________________________
Existe transporte disponible para entregas: SI NO __________________
Cantidades mínimas de venta: _____________________________________________
Capacidad máxima disponible por mes: ______________________________________
Tiempo de espera de una solicitud: _________________________________________
Programa de Trabajo: ____________________________________________________
Garantías disponibles: ___________________________________________________
Anticipos disponibles: ____________________________________________________
Políticas o Estándares de Calidad: __________________________________________
Experiencia en el medio: _________________________________________________
Anexo a este documento deberán ir:
Las características técnicas de cada producto.
Los estándares de calidad ofrecidos de cada producto.
La Solvencia Financiera de la Empresa.
Selección de fuentes de abastecimiento.
Es aquí en donde el equipo administrativo del proyecto seleccionará los proveedores
de cada maquinaria, equipo e insumos, servicios y materia prima, que se utilizaran en
el proyecto.
Para poder llevar a cabo esta selección se ha evaluado cada uno de los potenciales
proveedores, analizando los siguientes criterios:
En primer lugar uno de los criterios más importantes a analizar es el precio de cada uno
de los insumos que ofrecen los proveedores, ya que esto nos permite identificar los
proveedores que proporcionan los precios accesibles y cómodos, es decir aquellos
precios que generan un menor gasto y por ende proporcionan una mayor ganancia
para el vivero, estos precios de cada uno de los insumos, son presentados al final de
este apartado.
Además otros factores importantes de analizar son las características técnicas del
servicio, lo cual ayudará a identificar aquellos proveedores con los productos que más
se apegan a los requerimientos establecidos por los administradores del proyecto.
También es importante revisar la solvencia financiera de cada proveedor, esto se hará
revisando los estados financieros del último mes, ya que a través de esto podremos
saber si es confiable o no el proveedor, es decir si no existe ningún peligro de ser
afectado el funcionamiento del vivero por problemas financieros que puedan tener su
proveedores.
Los servicios post-venta que ofrecen cada proveedor serán analizados, ya que esto
permite saber que proveedor ofrece mayores beneficios después de la venta de sus
productos. También se analizará la experiencia que estos tengan en proveer, ya que
permitirá tener mayor confianza en los proveedores.
Es importante analizar La garantía que cada proveedor ofrece, ya que esto permite
saber que proveedor responderá al momento en que uno de sus productos no cumpla
con los estándares establecidos.
Debido a la naturaleza del proyecto es de gran importancia saber que proveedores
puedan proporcionar anticipos en el tiempo de entrega de los productos, ya que si bien
es cierto se han establecido fechas programadas para realizar el abastecimiento, pero
no están exentos los imprevistos o emergencias que puedan surgir, es decir factores
externos que puedan alterar el abastecimiento de los insumos.
También se analizara que proveedor ofrece una mejor forma de pago de sus productos,
es decir saber que proveedor brinda una mayor facilidad de pago de estos, ya sea en
tiempo y forma lo cual se establecerá en el contrato con cada proveedor.
Es sumamente importante saber que tanto el proveedor acepta y se apega a las
políticas y estándares de calidad establecidos, ya que esto permitirá que el proveedor
(al aceptar estas políticas), haga todo lo posible por cumplir dichas políticas y
estándares; lo cual traerá grandes beneficios al funcionamiento del vivero.
Otros factores importantes de analizar son: el programa de trabajo del proveedor ya
que esto permite saber el grado de riesgo que se tiene, que el proveedor no cumpla
con el abastecimiento, debido al exceso de responsabilidades con otras empresas y es
importante saber cómo será el plan de comunicación con el proveedor, es decir que tan
accesible será la comunicación con el proveedor.
Un factor de gran importancia es saber si el proveedor está dispuesto y tiene la
capacidad de cumplir con los requerimientos establecidos para cada maquinaria y
equipo, materia prima e insumos; requerimientos que se presentan a continuación.
Requerimientos de Calidad de la maquinaria y equipo, materia prima e insumos.
Maquinaria y Equipo que se comprara en la puesta en marcha.
Los requerimientos de calidad de la maquinaria y equipo que se compraran en la
puesta en marcha del vivero, se muestran en los anexos.
Materia prima e Insumos para las operaciones del vivero.
Tierra negra
Requerimientos
técnicos
Poseer mezcla de: suelo natural, carbón vegetal, desechos orgánicos como residuos vegetales, heces animales y microorganismos diferentes.
La concentración de fósforo (P) alrededor de los 200-400 mg por kg de tierra.
Estándares de calidad La tierra no debe presentar basura, piedras, ramas, hoja y debe cumplir las especificaciones presentadas anteriormente. La humedad debe estar entre el 25% y 33%.
Semillas
Requerimientos
técnicos
Cosecha no más de 1 mes de realizada.Que no tengan basura ni plagas es decir que se encuentren en buen estado, de lo contrario no serán recibidas o serán devueltas.
Bolsas plásticas
Requerimientos
técnicos
Tamaño: 12cm X 25cm y grosor 12mm
Color negro
Estándares de calidad Que no tengan picaduras ni agujeros por donde puedan
existir fugas, debe cumplir las dimensiones presentadas
anteriormente.
Fertilizante-Fertibraga B15 G
Requerimientos técnicos Debe poseer las siguientes Características fisicoquímicas:
Oxido de Boro (B2O3): 47 mínimo – 48max. (Rango en %)
Boro: 14.59-14.90 (Rango en %).
Oxido de Calcio (CaO): 4-20 (Rango en %).
Oxido de sodio (Na2O): 12.50-15.50 (Rango en %).
Oxido de Potasio (K2O): 1 – 2 (Rango en %)
Oxido de Magnesio (MgO): 1-2 (Rango en %)
Oxido de Hierro (Fe2O3): 0.3-0.6 (Rango en %)
Oxido de Silicio (SiO2): 8 – 12 (Rango en %)
Cloruro (Cl): 3-6 (Rango en %)
Sulfato (SO4): 3-6 (Rango en %)
Humedad (H2O): 0-1(Rango en %)
Color: Gris
Solubilidad en agua a 20 °C
(Suspensión al 2%): 7.20 (Rango en %)
PH a 20 °C: 9.40 (Rango en %)
Insecticida
Requerimientos técnicos Nombre: Compuesto químico piretrina I
Debe poseer las siguientes Características fisicoquímicas:
Fórmula química: C21H28O3
Masa molecular: 328,4
Punto de ebullición (ºC): 170
Presión de vapor (mmHg): 2,02 x 10-5
Solubilidad acuosa (mg/L) : 0,35
T medio volatilización (días): 1,8
Abono
Requerimientos técnicos Nombre: (IUPAC) sistemático
Marca: Fertica.
Este debe poseer las siguientes Características fisicoquímicas:
Fórmula semidesarrollada: CO(NH2)2
Fórmula molecular: CON2H4
Propiedades físicas :
Densidad: 768 kg/m3; 0,768 g/cm3
Masa molar: 60,07 g/mol
Punto de fusión: 405.8 K (132.7 °C)
Punto de ebullición: K (-273,15 °C)
Propiedades químicas:
Acidez (pKa): 0.18
Solubilidad En agua:
108 g/100 ml (20 °C)
167 g/100 ml (40 °C)
251 g/100 ml (60 °C)
400 g/100 ml (80 °C)
733 g/100 ml (100 °C)
Accesorios para la Venta.
Macetas Barro
Requerimientos
técnicos
Altura: 50 cm Diámetro:25 cm
Materiales de construcción: Barro
Estándares de calidad No deben tener fisuras, ni golpes, deben presentar
diferentes decoraciones, con una altura de 50 cm y
diámetro de 25 cm, sin rayones.
Garantías necesarias Mínimo de 1 año
Reemplazo y mantenimiento Se reemplazara si el accesorio sufre daños o deterioro.
Figuras decorativas
Requerimientos
técnicos
Altura: 20 cm Ancho: 5 cm
Materiales de construcción: plástico
Estándares de calidad Debe ser de plástico, con una altura de 20 cm y un
ancho de 5 cm, sin golpes ni rayones y deben estar
con pintura en buen estado sin deterioro.
Garantías necesarias 6 meses
Reemplazo y mantenimiento Se reemplazara si el accesorio comienza a fallar o
cuando haya alcanzado su vida útil.
Fuentes Pequeñas
Requerimientos
técnicos
Debe presentar las siguientes dimensiones:
Altura: 60 cm
Ancho: 50 cm
1/32 hp
Potencia: 1/16 hp Voltaje: 110V
Estándares de calidad Motor en perfecto funcionamiento, sin golpes ni
rayones, y con todas las piezas sin deterioro, deben
presentar variedad en sus diseños, pintura en buen
estado.
Garantías necesarias Mínimo de 1 año
Reemplazo y mantenimiento Se reemplazara si las fuentes presentan fallos o
cuando haya alcanzado su vida útil.
Fuentes Medianas
Requerimientos
técnicos
Debe presentar las siguientes dimensiones:
Altura: 80 cm
Ancho: 65 cm
Potencia: 1/16 hp Voltaje: 110V
Estándares de calidad Motor en perfecto funcionamiento, sin golpes ni
rayones, y con todas las piezas sin deterioro, deben
presentar variedad en sus diseños, pintura en buen
estado.
Garantías necesarias Mínimo de 1 año
Reemplazo y mantenimiento Se reemplazara si las fuentes presentan fallos o
cuando haya alcanzado su vida útil.
Fuentes Grandes
Requerimientos
técnicos
Debe presentar las siguientes dimensiones:
Altura: 1.00 cm
Ancho: 80 cm
Potencia: 1/8 hp Voltaje: 110V
Estándares de calidad Motor en perfecto funcionamiento, sin golpes ni
rayones, y con todas las piezas sin deterioro, deben
presentar variedad en sus diseños, pintura en buen
estado.
Garantías necesarias Mínimo de 1 año
Reemplazo y mantenimiento Se reemplazara si las fuentes presentan fallos o
cuando haya alcanzado su vida útil.
Luminarias
Requerimientos Diámetro: 20 cm Altura: 25 cm
técnicos
Materiales de construcción: Vidrio
Voltaje: 110V
Estándares de calidad Debe cumplir las siguientes especificaciones: con un
diámetro de 20 cm y altura de 25 cm, sin fisuras, ni
rayones y su funcionamiento de estar en perfecto
estado.
Garantías necesarias Mínimo de 1 año
Reemplazo y mantenimiento Se reemplazara si las luminarias comienzan a fallar
o cuando haya alcanzado su vida útil.
Lista de proveedores seleccionados para cada insumo en el vivero.
Proveedores para la puesta en marcha del Vivero (Resultado 1)
GOLDTREE
Podadora
Manguera 15 m
Irrigador de agua
Escalera
Escoba
Guantes
IMACASA
Machete
Cuma
Tijeras de podar
Azadón
Piocha
Rastrillo
Pala
Carretilla
Omnisport
Mesa de centro
Sillas de espera
Archivero
Canopi
Estantes
Cafetera
Oasis
Compuferia
Escritorio
Sillas
Computadora
telefax Samsung
Impresora
Contómetro
software para factura sapbussines 2010
Licencias de office 2010
Licencia de Windows
Autofácil SA de CV
Vehículo pick up
Rótulos Raníbal
Banners publicitarios
Rótulos publicitarios
Servicios necesarios para la puesta en marcha del vivero
Construcciones Hernández
Bodega de M y E, MP 3*3mts
Preparación del terreno
Sala de Ventas
Proveedores de otros servicios
Servicios Proveedor
Telefax/ internet TELECOM
Agua ANDA
Energía Eléctrica AES CLESA
Papelería Imprenta El Conquistador
Publicidad canal 23, radio Soda Stereo, doble H
Vigilancia COSASE
Contabilidad A&A asociados
Asesoría Ing. Agrónomo independiente
Proveedores para la operación del vivero.
GOLDTREE
Fuentes Pequeñas
Fuentes Medianas
Fuentes Grandes
Luminarias
IMACASA
Azadón
Piocha
Pala de jardinero
Rastrillo
Cuma
Tijeras de podar
Banco de materiales El Mirador
Tierra negra
Casa del plástico
Bolsas plásticas
Artesanías Cánnabis
Figuras
Macetas Barro
Agro servicio La Campiña
Abono
Fertilizante
Insecticida
Criadero de plantas La Ceiba
Semillas
Servicios necesarios para la operación del vivero
Capacitaciones Aguilar & Aguilar
Capacitación de marketing
Capacitación de atención al cliente
Capacitación de jardinería
Shell Metrocentro
Combustible (gasolina regular)
Requerimientos para cada proveedor.
Banco de materiales El Mirador.
Productos a abastecer:
Tierra Negra, para la producción de plantas.
Características técnicas del servicio:
Entrega de la tierra a domicilio. Ubicar la tierra en la zona de aprovisionamiento del local.
Anticipos que pueda dar:
Responder a los pedidos no planificados, en menos de 48 horas. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de media camionada de tierra
(2.5 metros cúbicos)
Programa de trabajo:
Abastecimiento durante todo el año.
Correspondencia:
Hacer pedidos, Vía telefónica.
Criadero de plantas La Ceiba.
Productos a abastecer:
Semillas, para la producción de plantas.
Características técnicas del servicio:
Embalaje de las semillas por especie. Rotulación de cada bolsa de semillas. Semillas frescas, no más de dos semanas.
Anticipos que pueda dar:
Responder a los pedidos no planificados, en menos de 48 horas. La cantidad mínima de los anticipos dependerá de la especie a solicitar, que a la
vez depende de la demanda de los clientes.
Programa de trabajo:
Generación de semillas durante todo el año.
Correspondencia:
Hacer pedidos, Vía telefónica.
Agro servicio la campiña.
Productos a abastecer:
Abono, Fertilizante e Insecticida, para la producción y el mantenimiento de las plantas.
Características técnicas del servicio:
Embalaje del Abono por medio de sacos. Embalaje de los Insecticidas por medio de contenedores metálicos. Embalaje del Fertilizante por medio de sacos. Asesoría sobre el uso del Abono, Fertilizante e Insecticidas. Asesoría sobre la dilución del Insecticida. Mostrar fechas de vencimiento de cada producto.
Anticipos que pueda dar:
Responder a los pedidos no planificados, en menos de 48 horas. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de medio quintal para el abono y
el fertilizante y de un cuarto de quintal para el Insecticida.
Programa de trabajo:
Abastecimiento durante todo el año.
Correspondencia:
Hacer pedidos, Vía telefónica.
IMACASA
Productos a abastecer:
Azadón Piocha Pala de jardinero Rastrillo Cuma Tijeras de podar
Características técnicas del servicio:
Entrega de los productos a domicilio. Embalaje de cada grupo de producto por docenas. Empaque de cada producto para la venta final. Rótulos promocionales para la sala de ventas.
Anticipos que pueda dar:
Responder a los pedidos no planificados, en menos de una semana. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de ocho unidades para cada
herramienta.
Garantías:
Reposición de cada producto que no cumpla con los estándares de calidad.
Programa de trabajo:
Abastecimiento durante todo el año.
Apego a políticas y estándares de Calidad:
Certificación ISO 9001:2000, en el proceso de producción de cada herramienta.
Correspondencia:
Hacer pedidos, Vía telefónica. Solicitudes de cambio en el abastecimiento, Encuentro formal.
GOLDTREE
Productos a abastecer:
Fuentes decorativas y luminarias Para la venta.
Características técnicas del servicio:
Entrega de los productos a domicilio. Rótulos promocionales para la sala de ventas.
Anticipos que pueda dar:
Responder a los pedidos no planificados, en menos de un día. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de 4 fuentes grandes, 3 fuentes
medianas y 2 fuentes pequeñas.
Garantías:
Reposición de cada fuente que no cumpla con los estándares de calidad.
Programa de trabajo:
Abastecimiento durante todo el año.
Correspondencia:
Hacer pedidos, Vía telefónica. Solicitudes de cambio en el abastecimiento, Encuentro formal.
Artesanías Cánnabis
Productos a abastecer:
Macetas de barro luminarias y figuras decorativas. Para la venta.
Características técnicas del servicio:
Embalaje de las macetas, por pares. Embalaje de las figuras decorativas, por medias docenas.
Anticipos que pueda dar:
Responder a los pedidos no planificados, en menos de un día. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de 20 macetas y 40 figuras
decorativas.
Garantías:
Reposición de cada maceta y figuras que tengan algún tipo de grieta, en los primeros 15 días.
Programa de trabajo:
Abastecimiento durante todo el año.
Correspondencia:
Hacer pedidos, Vía telefónica. Solicitudes de cambio en el abastecimiento, Encuentro formal.
Casa del plástico
Productos a abastecer:
Bolsas de plástico, para la producción de plantas.
Características técnicas del servicio:
Embalaje de las bolsas en el orden de las mil unidades.
Anticipos que pueda dar:
Responder a los pedidos no planificados, en el mismo instante. La cantidad mínima de los anticipos deberá ser de 5,000 bolsas.
Garantías:
Reposición de cada bolsa que no cumpla con el estándar establecido en el contrato.
Programa de trabajo:
Abastecimiento durante todo el año.
Correspondencia:
Hacer pedidos, Vía telefónica. Solicitudes de cambio en el abastecimiento, Encuentro formal.
RESULTADO PROPUESTO:
CURSO DE JARDINERIA
Resultado propuesto: Cursos de Jardinería.
Descripción del resultado: consiste en ofrecer cursos de jardinería a la población de Santa Ana, estos cursos se ofrecerán en el local del vivero, el encargado de impartirlos será el Encargado de Producción.
Consideramos que sería adecuado introducir este resultado en el año 2014, porque será en ese entonces que el vivero estará más fortalecido y se han logrado todos los demás resultados.
ID Task Name Duration Start Finish P S Cost
1 Cursos de Jardineria 138 days 23/06/14 31/12/14 $440.00
2 Introduccion del servicio 18 days 23/06/14 16/07/14 5 $380.00
3 Campaña publicitaria 15 days 23/06/14 11/07/14 4 $300.00
4 Modificacion de contenido publicitario 3 days 14/07/14 16/07/14 3 $80.00
5 Ofrecimiento de curso 120 days 17/07/14 31/12/14 2 $60.00
F
ID
1
2
3
4
5
W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M W01 Jun '14 22 Jun '14 13 Jul '14 03 Aug '14 24 Aug '14 14 Sep '14 05 Oct '14 26 Oct '14 16 Nov '14 07 Dec '14 28 Dec '14
Costos del Resultado: $ 440
Los costos principales serian los de promocionar el curso y la modificación del
contenido publicitario, los cuales son $300 y $80 respectivamente; Ya que el
responsable de impartir el curso sería el Encargado de producción, consideramos que
el sueldo de este debería de incrementarse al menos $12 más al mes. Por lo que los
costos operativos de impartir este servicio, serian principalmente el aumento al sueldo
del Encargado de Producción.
Matriz de Responsabilidades.
ACTIVIDAD
PERSONAL
Encargado de Producción
Encargado de Ventas
Encargado General
Promocionar curso R A
Impartir curso de jardinería R A
Cobrar a los clientes R A
Dentro de las comunicaciones importantes para este resultado está el registro de las
personas participantes en el curso, el control de pagos de cada participante.
CONCLUSIONES
Los resultados principales con los cuales debe cumplir el proyecto son:
Puesta en marcha del proyecto
Producción de plantas
Servicio de entregas a domicilio
Servicio de decoración de jardines
Capacitación de personal
Establecer alianzas estratégicas
Servicio de instalación de fuentes decorativas
Los productos ofrecidos por el vivero serán: plantas ornamentales, plantas
frutales, accesorios y herramientas para jardinería.
Los servicios ofrecidos por el vivero será: servicio de entregas a domicilio,
servicio de decoración de jardines, servicio de instalación de fuentes.
La incorporación del personal del proyecto comprende 7 personas como parte
del equipo de trabajo para el periodo 2010-2014, y realizando una segunda
contratación en el año 2012, finalizando la administración del proyecto en
Diciembre de 2014 con un staff de 9 personas.
Los principales stakeholders que interviene en el proyecto son:
Inversionista
Encargado General
Clientes
Dueño titular del local arrendado.
Empleados del vivero
Los principales documentos generados en la gestión de comunicaciones son:
informe de resultados, plan de producción, informe de ventas, informe de
compras
El vivero mantendrá 7 contratos de abastecimiento durante los cinco años del
proyecto
Fueron identificados los siguientes riesgos externos
Los anuncios difundidos en los medios de comunicación no lleguen al
mercado meta.
El local seleccionado en las factibilidades del proyecto no se encuentra
disponible.
No se encuentra la cantidad y especies de plantas requeridas para la venta
inicial del Vivero, previo a la producción.
No se encuentra personal que cumpla con las características requeridas.
Paso de una onda tropical fuerte.
Falta de agua en el vivero.
Aumento en el precio de la gasolina arriba de lo proyectado.
El trabajador que realiza la entrega a domicilio se accidenta.
El empleado capacitado renuncia a su puesto.
Asalto a trabajadores durante la realización de los servicios a domicilio.
Proveedores no están dispuestos a formar una alianza estratégica.
Escuelas no están dispuestas a formar una alianza estratégica.
Los riesgos internos encontrados fueron:
Intoxicación de los trabajadores.
Los conocimientos aprendidos en las capacitaciones no son puestos en
práctica.
Plagas que podrían afectar la producción de plantas.
Fuentes instaladas no funcionan.
El monto necesario para llevar a cabo el plan de respuesta al riesgo, para los
riesgos con el impacto más alto, es de:$1,795.
Se establecieron siete políticas de calidad, para el desarrollo del proyecto
durante cinco años.
RECOMENDACIONES.
1. Para realizar una correcta estimación del tiempo de duración de cada actividad es
necesario tomar en cuenta todos los factores externos al proyecto, los cuales pueden
atrasar o adelantar dichas actividades.
2. Se debe llevar a cabo un buen estudio de factibilidad del proyecto, para asegurar una
buena administración del mismo.
3. Presentar documentación de cambios debidamente respaldados, pertinentes para la
buena administración y éxito del proyecto. Además estos deben ser aprobados por el
inversionista del proyecto.
4. La gestión de costos, por ser el dinero un recurso escaso debe llevarse a cabo una
buena presupuestación y administración para no sobrepasar el presupuesto ya
asignado y usar eficaz y eficientemente dicho recurso.
5. Se deben de considerar las exigencias de cada actividad, para hacer una buena
asignación de responsabilidades, a cada persona involucrada en el proyecto.
6. Se deben analizar cuidadosamente cada uno de los riesgos con el impacto más alto,
para poder elaborar una respuesta apropiada para cada uno de ellos.
7. Lo primero a considerar en la gestión de comunicaciones debe ser la identificación de
los Stakeholders, para definir toda la información que debe generar el proyecto.
8. Es fundamental definir los requerimientos de abastecimiento de cada proveedor, para
de esta manera asegurar el buen funcionamiento del proyecto.
9. Se recomienda al inversionista que al finalizar el proyecto, le de continuidad al personal
actual, permitiendo el aprovechamiento de la experiencia del recurso humano.
10. Es importante hacer conciencia al inversionista sobre la importancia de invertir en la
prevención de los riesgos, sobre todo los más altos.
11. Se recomienda a cada una de las personas implicadas en el proyecto, darle la debida
importancia al proceso de comunicación, ya que de esta depende en gran medida el
éxito del proyecto.
12. Cada uno de los involucrados en el proyecto, debe estudiar a fondo las factibilidades del
proyecto, para asegurar la sincronización del equipo administrador.
13. Es de vital importancia solicitar a los proveedores las condiciones que pueden ofrecer
en materia de productos y servicios, para que asi, se asegure una buena elección de
abastecimiento.
LECCIONES APRENDIDAS.
Hemos aprendido que para hacer la gestión del Alcance es muy importante tener una
visión global del estudio y tener claro los objetivos que se quieren alcanzar con el
proyecto. Debemos formular bien todos los resultados de acuerdo a los objetivos del
inversionista.
Además aprendimos que debemos ver el aporte que cada una de las actividades, da al
objetivo general del proyecto. Revisar bien la formulación del proyecto previo a la
planificación.
Aprendimos que para desarrollar la gestión de riesgos, debemos tener una amplia
visión de lo que se quiere alcanzar con el proyecto, y de cada uno de los factores
internos y externos que intervienen en su desarrollo. Además tomar en consideración
los riesgos que se podrían presentar en el futuro, para que de esta manera tomar
medidas preventivas, como lo es un plan de contingencia.
Aprendimos que es necesario tener una comunicación continua con el Inversionista,
para cumplir con los requerimientos establecidos por este, para que de esta manera
evitar confusiones o malentendidos.
Nos dimos cuenta que no es muy recomendable asignar recursos que no estén
debidamente respaldos o asignar recursos “por si acaso”. Cada parte que conforma las
gestiones del proyecto deben estar debidamente respaldadas con información verídica.
Aprendimos que debemos definir bien la metodología desde un inicio, para que todos
los integrantes trabajen en la misma dirección, es decir con la misma visión.
Dejar constancia de cada cambio que se realice en la planificación del proyecto, para
evitar confusiones al momento de ejecutar el proyecto.
Aprendimos que el cierre del proyecto es una actividad de gran importancia y que se
debe desarrollar en todo proyecto, sin importar el tamaño, ya que a través del cierre se
pueden evitar costos extras, gasto de recursos, entre otros.
Bibliografía.
Fundamentos de la Dirección de Proyectos.
3ª Edición en español
Project Management Institute,Inc. Estados Unidos. 2004.
Evaluación de Proyectos,
4ª Edición.
Baca Urbina, Gabriel. Editorial McGraw-Hill. 2001.
Preparación y evaluación de proyectos
3ª Edición.
Sapag Chain, Nassir. Editorial McGraw-Hill. 2000.
Investigación de operaciones
7ª Edición.
Taha, Handy. Editorial Prentice Hall. Mexico. 2004.
Administración de personal
8ª Edición.
Dessler, Gary. Editorial Prentice Hall. Mexico. 2001.
Administración de la producción y las operaciones
10ª Edición.
Chase, Jacobs y Aquilano. Editorial McGarw-Hill. 2008.
“Guía para la elaboración y gestión de un programa de Salud y Seguridad en el Trabajo”
II versión 2005
FUNDACERSSO / FORSSO / CANADA
Gestión Integrada de Proyectos
1ª Edición.
Marcos Serer, Pedro Nueno
Guía rápida Microsoft Project 2007
Versión PDF
PERT Chart EXPERT
Versión 2.6
WBS Chart Pro
Versión 4.4