PLAN DE MONITOREO
ContenidoINTRODUCCION2CAPITULO I: FUNDAMENTOS DEL
MONITOREO31.1Importancia y funcin del monitoreo y la
evaluacin41.2Definiciones bsicas de monitoreo y evaluacin51.3
Monitoreo y evaluacin en el ciclo del proyecto61.3.1
Evaluacin61.3.2 Identificacin61.3.3 Diseo y Formulacin71.3.4
Ejecucin y seguimiento71.4 El Monitoreo y la Evaluacin en la etapa
de formulacin del proyecto8Captulo II: MONITOREO92.1 Planeacin del
monitoreo10
INTRODUCCION
Las actividades de monitoreo se realizan durante el periodo de
ejecucin de un proyecto y estn a cargo fundamentalmente del equipo
que lo est ejecutando, sirven sobre todo para averiguar si se estn
logrando los objetivos y los resultados esperados, y si es
necesario modificar o reorientar algn proceso de ejecucin.Por eso
su importancia nunca se evidenciar lo suficiente , haciendo
necesario estimular tanto a los donantes como a los dems actores
involucrados en la formulacin de las polticas y la realizacin de
los proyectos de cooperacin internacional para el desarrollo para
que no escatimen esfuerzos y recursos para el monitoreo
CAPITULO I: FUNDAMENTOS DEL MONITOREO
1.1 Importancia y funcin del monitoreo y la evaluacin
1. Mejorar el desempeo: permiten la deteccin de problemas del
proyecto en etapas iniciales de la implementacin del Sistema SIPA,
y de esta forma reducir las posibilidades de fracaso y ahorrar
recursos y tiempo para posibilitar la adopcin oportuna de medidas
correctivas.2. Fortalecer la toma de decisiones y la planeacin:El
monitoreo nos permitir aprender de los logros y las dificultades
que se den en el transcurso del tiempo; contribuyendo en la toma de
decisiones y en el diseo de iniciativas presentes o futuras (para
suspender, reformular o multiplicar el Proyecto). Asimismo, todo
esto nos permite aproximar el proyecto a la realidad y a los
resultados alcanzables establecidos por el cliente.3. Contribuir al
aprendizaje: Este proceso permitir a la organizacin y a los
involucrados en el proceso aprender de la experiencia, con lo cual
no slo se mejoraran las acciones posteriores sino que se contribuir
al aprendizaje Organizacional.4. Avanzar hacia el empoderamiento:
Mediante el monitoreo y la evaluacin fortaleceremos las capacidades
de la poblacin involucrada, del equipo encargado de la ejecucin y
de la misma organizacin, ya que favorece el conocimiento de la
problemtica, de los procesos y de las estrategias.5. Mejorar la
rendicin de cuentas: Permitir que los responsables del proyecto
informen a los beneficiarios sobre el uso de los recursos y el
impacto del proyecto6. Contribuir al conocimiento general: El
anlisis de la evaluacin permite difundir las mejores prcticas,
contribuyendo al conocimiento general de los procesos dentro del
proyecto
1.2 Definiciones bsicas de monitoreo y evaluacin El monitoreo
nos sirve, entre otras cosas, para conocer:MonitoreoEvaluacin
FuncinInformacin para la gestin del proyecto.Valoracin ms
profunda enfocada en el aprendizaje y la rendicin de cuentas.
EnfoqueRevisin del progreso del proyecto.Enfoque en los
resultados, objetivos e impacto ms amplio y a largo plazo.
InsumosLevantamiento de datos/informacin.Informacin proviene de
la recoleccin de datos para el monitoreo, para la lnea base,
etc.
TiempoContinuo, durante toda la Implementacin del proyecto.
En momentos especficos del ciclo del proyecto
ResponsableEquipo responsable del proyecto.Evaluadores internos
o externos al proyecto (o a la organizacin ejecutora).
Presentacin Presentacin directa con base en formatos
estandarizados.
Presentacin menos estandarizada y enfocada en menos temas, pero
analizados con mayor profundidad.
DifusinEntre el equipo del proyecto y los usuarios.Ms amplia:
partes involucradas, donantes, opinin pblica, etc.
1.3 Monitoreo y evaluacin en el ciclo del proyecto OBJETIVO
GENERALGarantizar el desempeo de las actividades y tareas
tcnico-administrativas, realizando el levantamiento de las
diferentes variables establecidas en la estructura general de
evaluacin del proyecto para calcular los componentes, aspectos a
medir, atributos e indicadores, con el propsito de analizar y
entender la situacin actual y el avance de stos en su interaccin
con el sistema de matrcula UNAC.OBJETIVOS ESPECFICOS1. Monitorear y
evaluar las actividades y tareas enmarcadas en el proyecto, segn
lineamientos establecidos por la Unidad de Supervisin, Monitoreo y
Evaluacin de la UNAC. 2. Garantizar la calidad y uso de los datos
recabados y procesados en las unidades ejecutoras creando
mecanismos de supervisin y verificacin en los momentos necesarios
del sistema. 3. Monitorear y evaluar las actividades
administrativas para garantizar la transparencia y calidad en la
ejecucin dentro del marco del proyecto. 4. Analizar la informacin
arrojada por el sistema de monitoreo y evaluacin en cuanto a los
procesos, resultados e impacto dentro la UNAC con respecto a la
interaccin con las partes administrativa, docentes, alumnos y
RRHH.1.3.1 Evaluacin Evaluacin y empleo de los resultados:
Constituye el proceso por el cual estima el rendimiento global del
Sistema de matrcula. la mayor parte del sistema debe cumplir sus
actividad eficientemente y el rea administrativa de la UNAC como
tambin los alumnos evalan el desempeo individual del sistema.1.3.2
Identificacin Incorporar aprendizajes de otros proyectosEl
aprendizaje basado en proyectos colaborativos podemos definirlo de
una manera muy genrica como una metodologa didctica que organiza el
proceso de enseanzas y aprendizaje mediante la elaboracin de
proyectos de forma colaborativa en grupo. Esta estrategia de
enseanza constituye un modelo de instruccin que implementa y evala
LOS APRENDIZAJES DE OTROS proyectos que tiene aplicacin ETIC, este
enfoque motiva al colaborador aprender porque les permite
seleccionar temas que son importantes para el compromiso y
crecimiento Institucional.
1.3.3 Diseo y Formulacin Definicion de metodologia de
MyEMetodologa de MyE es un sistema de permanente elaboracin,
recopilacin y anlisis de datos e informacin durante la ejecucin de
un proyecto. Es la validacin continua, tanto de las actividades de
un proyecto, nos permite conocer mejor los logros alcanzados por el
proyecto. brinda la oportunidad de reflexionar sobre las acciones
realizadas en el marco de la ejecucin del proyecto y extraer
enseanzas sobre las estrategias llevadas adelante y los mtodos y
prcticas utilizadas. Evaluacin es la apreciacin peridica de la
relevancia, comportamiento, eficiencia e impacto de un proyecto en
relacin a sus objetivos. se trata de determinar la pertinencia de
los objetivos y sus grado de realizacin, la eficiencia en cuanto al
desarrollo, la eficiencia, el impacto y la viabilidad. Diseo del
sistema MyEEn trminos generales, la MyE constituye una actividad
del programa, que puede ser interno o externo, para verificar en qu
medida su diseo y mtodos de aplicacin y ejecucin son apropiados
para alcanzar los objetivos propuesto; para dar a cuenta de los
resultados del programa, tanto los especficos de los beneficios
producidos. El propsito de los MyE es aportar informacin que
permite perfeccionar el proceso de toma de decisiones y adquirir
conocimiento para mejorar tanto las actividades que se llevan
adelante como para planificar. La funciones de la evaluacin
orientada a resultados se diferencia as de la funciones de
inspeccin o control, que escruta, en secreto, hechos y pruebas para
disculpar o incriminar a quien es objeto de inspeccin1.3.4 Ejecucin
y seguimiento Monitoreo: Recoleccin, anlisis y sistematizacin de
DatosEl Anlisis e interpretacin son el resultado del trabajo de
recoleccin de datos. Los datos obtenidos de informes revelan la
situacin actual de la sistematizacin.Paso 1. Contar con informacin
en tablas y grficas.Paso 2. Verificar la calidad de tablas y
grficas y si las mismas responden a las preguntas que les dieron
origen. Una tabla refleja informacin detallada de los resultados.
Pero tambin debe contener un resumen de la informacin. Paso 3. En
base a tablas y grficas podemos interpretar objetivamente los datos
obtenidos en la fase de recoleccin. Con esa informacin procedemos a
efectuar el documento de informe. El monitoreo, seguimiento y
evaluacin, permite conocer avances, resultados e identificar
anomalas en todos los procesos y procedimientos operativos, para
proponer medidas correctivas e implementar su retroalimentacin con
el fin de optimizar la gestin.
1.4 El Monitoreo y la Evaluacin en la etapa de formulacin del
proyecto Asegurar la variabilidad es por lo tanto el primer control
de calidad que se debe realizar sobre los documentos de formulacin
del proyecto. Incluye cuatro momentos principales, que se
recomienda asegurar en la etapa de diseo:- Que la lgica de
intervencin sea coherente y clara, que el diseo de los resultados,
los objetivos, las actividades y las estrategias est definido
adecuadamente.- Que el marco del proyecto sea factible y
significativo con relacin a los resultados y objetivos del
proyecto, y que existan los medios para verificar el avance y el
resultado de la accin.- Que los planes del proyecto prevean
actividades de monitoreo y evaluacin adecuadas, y que exista un
plan de monitoreo y evaluacin con mtodos, procedimientos y personas
responsables claramente definidos.- Que las lecciones y las buenas
prcticas aprendidas de los proyectos anteriores se incluyen en el
proyecto actual.
Captulo II: MONITOREO
2.1 Planeacin del monitoreo
El plan de monitoreo debe ser acordado entre los involucrados
(CONSULTORA y UNAC) y debe hacerse desde la etapa de diseo del
proyecto, pensando estratgicamente tanto en los procesos de
monitoreo como en los de evaluacin. Esto es fundamental para que
puedan considerarse los recursos necesarios y para posibilitar la
operacin del monitoreo desde el inicio de las actividades. Procesos
de gua del monitoreoTCNICAS DE MONITOREOACTIVIDADES
SUGERIDASEVALUACINENCARGADOBENEFICIADO
- La observacin- Anlisis de Documentos.- La entrevista- Grupos
focales- El control estadstico.- El Modelo Deming de control
estadstico de La calidad.
En pequeos grupos hacer una encuesta entre destinatarios de
programas y verificar la apreciacin de ellos sobre el desarrollo y
proponer medidas Correctivas.
Se evaluar mediante Informe escrito si los procesos definidos
estn acorde a lo pre establecido entre la UNAC y CONSULTORA. Equipo
de Monitoreo. Mediante esta tcnica de monitoreo se beneficia el
sistema SIMA, ya que estar acorde a los alcances establecidos, as
mismo los docentes y personal administrativo de la UNAC.
Informacin necesaria Informacin sobre la ejecucinEstos datos se
obtienen con un monitoreo sistemtico sobre la marcha que permite
identificar y subrayar los problemas cuando surgen durante el
ejecucin del proyecto del sistema de matrcula SIMA . Informacin
sobre los resultadosEsta informacin se puede obtener a travs de un
monitoreo peridico, que permita analizar los problemas y obstculos
principales y sugerir medidas correctivas. Informacin sobre la
consecucin del objetivo especfico e impactosPara este tipo de
informacin se realiza el monitoreo en momentos especficos de la
vida del proyecto, de manera que pueda sugerir ajustes en el diseo
o la intervencin.Responsables de levantar la informacin.El
responsable de levantar de la informacin sern el Equipo de
monitoreo, ya que se cuenta con los recursos humanos
capacitados.Presupuesto para las actividades del proyecto.El
presupuesto de las actividades del proyecto se regir sobre las
bases establecidas en el Contrato y TDR, al igual que en la
planificacin.
1) Monitoreo de los proyectos en ejecucin y asignacin del
presupuesto.
Monitoreo de los proyectos en ejecucin y la asignacin de
presupuesto
OperacionesContabilidadFormulacin deCoordinador de
proyectosproyectos
Inicio
SolicitaProporciona la informacin sobre el
plan de ejecucin
informacin del
(planificacin de las
plan de ejecucin
actividades o
de los proyectos
cronograma) a
Operaciones
Revisar toda la
informacin sobre
el plan de
ejecucin
Verifica el
presupuesto
asignado
Corregir el plan de
presupuestoejecucin en el
No es correcto
apartado del
presupuesto
Realizar los
Si es correctodesembolsos al
Enva de nuevo
proyecto
plan corregido con
el presupuesto
Recibe
notificacin del
desembolso
Verifica el cumplimiento
de metas
Solicita
informacin deEnva informacin de
avance deavance de actividades
actividades
Verificacin de
cumplimiento de
actividades
Generar informes
sobre el desarrollo
del proyecto
Imprimir informes
2) Control de las actividades que realizan los coordinadores y
tcnicos.
Controlar las actividades que realizan los coordinadores y
tcnicos de proyectos
OperacionesCoordinadores deTcnicos de
proyectosproyectos
Inicio
Solicita informacin
sobre cronograma de
actividades del proyecto
Enviar informacinEnviar informacin
del cronogramaa operaciones
Verifica las fechas de
Realizar seguimientoRealizar seguimiento
las actividades del
del proyectodel proyecto
cronograma
Verifica seguimiento
de proyectos
Entrega avancesEntrega avances
Solicita avances
de lo realizado ende lo realizado en
sobre los proyectoslos proyectoslos proyectos
Revisa avances
de proyectos
Elabora informe sobreElabora informe sobre
el cumplimiento delel cumplimiento del
Solicita informes sobre
proyecto hasta la fechaproyecto hasta la fecha
los proyectos
Enviar informes sobreEnviar informes sobre el
el cumplimiento delcumplimiento del
proyecto hasta la fechaproyecto hasta la fecha
Verificar los informesNo
de proyectos
Recibir las observacionesRecibir las observaciones
Informesobre las desviacionessobre las desviaciones
Correcto?
Si
Corregir las desviacionesCorregir las desviaciones
Elaborar informe deldel proyectodel proyecto
cumplimiento del proyecto
Elaborar reporte de las
fallas de los coordinadoresEnviar correccionesEnviar
correcciones
Imprimir reportes de
proyectos y fallas de
coordinadores
Fin
3) Elaboracin de informes.
Elaboracin de informes
Coordinador deRelaciones y
OperacionesContabilidadgestin de
proyecto
proyectos
Inicio
SolicitarRecopilar
informacin al
documentacin
para informes
coordinador del proyecto
Verificar informacinEnviar informacin
enviada por
a unidad de
coordinador de
operaciones
proyecto
EnviarVerificar
documentacin a
documentacin
contabilidad
No
Documentacin
completa
Si
Elaborar el
informe financiero
Verificar estadoEntregar informe
financiero a
financiero del
unidad de
proyecto
operaciones
Solicitar informeRealizar informe
narrativo y tcniconarrativo y tcnico
Enviar informe
Verificar informenarrativo y tcnico
tcnico y narrativoa unidad de
operaciones
Estn incompletosSi
No
Enviar informe
financiero, tcnico yEnviar informes a
narrativo a unidadagencia de
de relaciones ycooperacin
gestin
Fin
Momento que se planea la realizacin de las actividades de
monitoreo.Mayor frecuencia para indicadores y datos de proceso y
una menor frecuencia para obtener informacin acerca del efecto o
impacto del proyecto.Encargados de Organizar y Analizar la
informacinEquipo de Monitoreo estarn encargados de organizar y
analizar la informaciones tal forma que el personal sobre terreno
podr tener la funcin de organizar la totalidad de la informacin y
hacer un primer nivel de anlisis, mientras que el personal de la
organizacin en la oficina central (en un estado, pas o regin) se
encargar de hacer un anlisis de la informacin seleccionada y
previamente analizadaResultados del MonitoreoLa difusin de los
resultados del monitoreo es importante para el aprendizaje, pues
sirve tanto para el mejoramiento del proyecto de SIMA - UNAC como
para proyectos futuros. Por lo tanto, es fundamental que el plan de
monitoreo contempla mecanismos, tiempos y recursos de difusin de
resultados, de lecciones aprendidas y de mejores
prcticasParticipacin de las partes involucradas en el proceso de
monitoreoEl monitoreo debe contar con la participacin de la UNAC
como la de la CONSULTORA de tal forma que estn involucradas en su
diseo y ejecucin desde el comienzo y comprendan claramente sus
responsabilidades. Un buen monitoreo slo se podr efectuar si los
involucrados lo consideran importante y valioso. Por esto, es
recomendable que se tomen en cuenta los intereses de los
beneficiarios y se les sensibilice sobre su importancia desde la
etapa de diseo y preparacin.
