2018

PLAN DE TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

SECUNDARIAS

INSTITUTO CARO Y CUERVO

Fecha de aprobación: 06 de abril de 2018 por la SAF vía correo electrónico Vigencia: 2018 Responsable de elaboración: Grupo de Gestión Documental

Versión: 1.0

Contenido

Tabla de contenido

PLAN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIAS.......................................................................... 1

Contenido ..................................................................................................................................................................... 2

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................... 3

1. CARACTERIZACIÓN DE LA ENTIDAD ............................................................................................................ 4

1.1. Misión .............................................................................................................................................................. 4

1.2. Visión ............................................................................................................................................................... 4

1.3. Política de Calidad.......................................................................................................................................... 4

1.3.1. Objetivos de la calidad............................................................................................................................... 5

1.4. Mapa de Procesos.......................................................................................................................................... 5

1.5. Estructura Orgánica ....................................................................................................................................... 6

1.5.1. Codificación de Dependencias.................................................................................................................. 6

2. METODOLOGIA ................................................................................................................................................. 7

2.1. Objetivo General ............................................................................................................................................. 7

2.2. Objetivos Específicos ..................................................................................................................................... 7

3. MARCO LEGAL .................................................................................................................................................. 7

4. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS ............................................................................................................... 9

4.1 Preparación Física De Los Documentos .................................................................................................................. 9

4.2 Clasificación De La Documentación.......................................................................................................................... 9

4.3 Selección, Depuración y Descarte ..........................................................................................................................10

4.4 Foliación ....................................................................................................................................................................10

4.5 Eliminación ................................................................................................................................................................11

4.6 Revisión De La Transferencia Documental ............................................................................................................11

4.7 Cronograma de Transferencias Secundarias ....................................................................................................12

4.8 Consultas de Información ....................................................................................................................................12

5. LISTADO DE SERIES DOCUMENTALES DISPOSICIÓN FINAL – CONSERVACIÓN TOTAL .................12

INTRODUCCIÓN

El Plan de Transferencias Documentales Secundarias, pretende optimizar la gestión documental del

Instituto Caro y Cuervo, el cual busca de manera técnica-archivística dar cumplimiento a la ley e

implementar, mejorar y regular los procesos, procedimientos, tareas y actividades necesarias para el

funcionamiento eficaz del sistema de archivos de la Entidad.

En el proceso de mejoramiento e implementación es necesario definir unas pautas generales de acuerdo

a los requerimientos para realizar las transferencias documentales secundarias para dar cumplimiento a

los tiempos de conservación y retención documental establecidos en las Tablas de Retención

Documental, el cual genera movilidad, acceso y acercamiento entre los archivos de gestión, central e

histórico.

Para la vigencia 2018 y en adelante, se pretende realizar el proceso formal de transferencias

documentales secundarias, donde el grupo de gestión documental del Instituto Caro y Cuervo trabajara

de la mano con el Archivo General de la Nación, para que se cumpla con la valoración apropiada a las

series documentales que tienen conservación total como disposición final y se consideren con el valor

documental necesario para ser trasladados al Archivo General de la Nación.

El proceso de transferencias secundarias consiste en remitir los documentos del Archivo Central del

Instituto Caro y Cuervo, al Archivo Histórico del Archivo General de la Nación, de conformidad con las

Tablas de Retención Documental vigentes aprobadas por el ente rector de las políticas archivísticas en

Colombia, previa valoración documental efectuada por ambas Entidades.

La transferencia de archivos, se realizará mediante acta, de forma ordenada, de acuerdo al programa de

gestión documental, el plan institucional de archivos y la política documental, además de los requisitos

que establezca el Archivo General de la Nación, los archivos según las diferentes fases y según

cronograma debidamente aprobado, se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la

correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la

documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El

cronograma lo establecerá el Grupo de Gestión Documental de la Entidad.

1. CARACTERIZACIÓN DE LA ENTIDAD

El Instituto Caro y Cuervo es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de

Cultura, cuyo objetivo misional está dirigido a “promover y desarrollar la investigación, la docencia, el

asesoramiento y la divulgación de las lenguas en el territorio nacional y de sus literaturas, con miras a

fortalecer su uso y reconocimiento con base en su prestigio social y su valoración estética. Con este fin, el

ICC asesora al Estado colombiano y contribuye en la elaboración de políticas para el fortalecimiento y

conservación del patrimonio inmaterial de la nación. De igual manera preserva, compila, publica y

distribuye documentos escritos y audiovisuales, así como elementos del patrimonio material, para

contribuir con la conservación de la historia de la cultura colombiana”2.

1.1. Misión

El ICC propone y ejecuta políticas para documentar, consolidar y enriquecer el patrimonio idiomático de la

Nación, desarrollando y promoviendo la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de

las diversas formas de comunicación a través del lenguaje, la literatura y la cultura hispanoamericana

(Acta 002 del 19 de febrero de 2008).

1.2. Visión

En el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su reconocimiento como un

centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la apropiación social del

conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes significativos al reconocimiento de la

legitimidad de las diversas formas de comunicación para la convivencia en la diversidad.

1.3. Política de Calidad

El equipo humano calificado y comprometido del Instituto Caro y Cuervo establece procesos tendientes a

optimizar la formación, la investigación y la divulgación del conocimiento sobre el patrimonio idiomático de

la nación que se ofrece a la comunidad académica y a grupos de interés en términos de cobertura y

calidad de manera oportuna y efectiva.

2 Tomado del Acuerdo 02 de 2010 “Por el cual se adoptan los Estatutos del Instituto Caro y Cuervo”, artículo 4

1.3.1. Objetivos de la calidad

Establecer procesos que permitan el logro eficiente y eficaz de los objetivos institucionales.

Crear y mantener un sistema de comunicación capaz de satisfacer de manera efectiva y oportuna las necesidades de los clientes internos y externos.

Desarrollar mecanismos e instrumentos que permitan evaluar y documentar los resultados de los procesos y la calidad de los servicios que presta el Instituto Caro y Cuervo.

Gestionar los recursos financieros del Instituto Caro y Cuervo, teniendo como criterios su asignación oportuna y la racionalización en el gasto.

Implementar políticas de gestión del talento humano del Instituto Caro y Cuervo orientadas a su desarrollo integral.

Formular proyectos para proteger el patrimonio histórico de la Nación a cargo de la entidad y para vincularlo al desarrollo de los servicios misionales.

1.4. Mapa de Procesos

Los procesos se han dividido en cuatro niveles de procesos: los Estratégicos, Misionales, Apoyo y los de Control y Evaluación.

El mapa de procesos y la documentación que lo soporta se encuentra (Publicado en página web

http://www.caroycuervo.gov.co/Institucional/Mapa%20de%20Procesos%20Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n/)

1.5. Estructura Orgánica

(Publicado en página web http://www.caroycuervo.gov.co/Institucional/organigrama/)

1.5.1. Codificación de Dependencias

A través de la Resolución No. 0280 del 11 de Noviembre de 2016, se implementó y adoptó la codificación

de las unidades administrativas del Instituto Caro y Cuervo. La misma quedó determinada de la siguiente

manera:

SUBSECCIÓN CÓDIGO

DIRECCIÓN GENERAL ICC-DG - 100.

Grupo de Planeación ICC-DG - PN - 101

SUBDIRECCIÓN ACADEMICA ICC-DG-SAC - 200

Grupo de Investigación ICC-DG-SAC - INV - 201

Facultad Seminario Andrés Bello ICC-DG-SAC - SAB- 202

Grupo de Procesos Editoriales ICC-DG-SAC - DE - 203

Biblioteca ICC-DG-SAC - BBT - 204

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ICC-DG-SAF - 300

Grupo de Gestión Financiera ICC-DG-SAF-GF- 302

Grupo de Talento Humano ICC-DG-SAF- TH - 303

Grupo de Gestión Documental ICC-DG-SAF - GD - 304

Grupo de Gestión Contractual ICC-DG-SAF - GC - 305

Grupo de Recursos Físicos ICC-DG-SAF- RF - 306

Grupo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

ICC-DG-SAF- TIC - 307

2. METODOLOGIA

2.1. Objetivo General

Establecer el marco de acción para lograr una transferencia documental eficiente con valor histórico, previa valoración de ambas Entidades, que será transferida por el Instituto Caro y Cuervo al Archivo General de la Nación a fin de garantizar la preservación de la información.

2.2. Objetivos Específicos

Establecer las responsabilidades y acciones que las Entidades (ICC – AGN) deberán llevar a

cabo en la preparación de los acervos documentales dictaminados con valores secundarios para

transferir.

Determinar las responsabilidades y acciones que el Instituto Caro y Cuervo debe asumir para

transferir los documentos que el Archivo General de la Nación considere con valor histórico y

patrimonial en completo orden técnico archivístico previniendo el deterioro biológico para

aquellos soportes en papel.

Realizar valoración documental conjunta con el Archivo General de la Nación a las series

documentales que el Archivo General de la Nación considere susceptibles de ser transferidas

previa aprobación del Comité Interno de Archivo del Instituto Caro y Cuervo (Institucional de

Gestión y Desempeño).

Elaborar y aprobar cronograma de transferencias documentales secundarias.

3. MARCO LEGAL

LEY 594 DE 2000, “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos. Colombia. Congreso de la República. LEY 1712 DE 2014, “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”. DECRETO 2482 DE 2012, "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión", tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación. Se busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de participación y su interlocución con la sociedad, en procura de la prestación de mejores y más efectivos servicios.

DECRETO No.2609 de 2012, “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. DECRETO No.1515 de 2013,“Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones”. DECRETO No. 2609 DE 2012, “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado”. DECRETO 1080 DE 2015, Libro II Parte 8 Título II Capítulo V – Gestión de documentos el cual integra entre otros. ACUERDO 48 DE 2000, “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental". ACUERDO 49 DE 2000, “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos

el reglamento general de archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. ACUERDO 56 DE 2000, “Por el cual se desarrolla el artículo 45, Requisitos para la Consulta del capítulo V, "ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS”. ACUERDO 38 DE 2002, “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

ACUERDO 42 DE 2002, “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas en su artículo 4, establece la obligatoriedad de adoptar el Formato Único de Inventario Documental – FUID en su artículo 7, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”. ACUERDO No. 005 de 2013,” Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.

ACUERDO No.002 de 2014, "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"

CIRCULAR 03 DE 2011, “Obligación de Transferir los Archivos Generales los Documentos de valor Secundario”.

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Manual de archivística. Compilador Jorge William Triana. Bogotá. AGN, 2006

4. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS Las transferencias documentales secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental aprobada por el Comité Interno de Archivo del Instituto Caro y Cuervo y convalidada por el Archivo General de la Nación, la versión que esta convalidada por el Archivo General de la Nación corresponde a la vigencia 2009, se aclara que el Instituto Caro y Cuervo sufrió un cambio estructural, razón por la cual se está adelantado en la actualidad proceso de convalidación con las tablas de retención que se ajustan a la demanda documental y estructural que el ICC tiene actualmente. Así las cosas, las tablas de retención documental que se aplicaran para la transferencia documental secundaria son las que están convalidadas por el Archivo general de la Nación en la vigencia 2009, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá el Grupo de Gestión Documental de la Entidad. Para transferir la información al Archivo General de la Nación, se deben organizar los documentos en soporte papel de acuerdo al siguiente esquema:

4.1 Preparación Física De Los Documentos

Limpieza de los documentos: Retirar bandas elásticas, clips metálicos grandes o pequeños, ganchos de cosedora, limpiar los documentos con plumilla o tela suave, arreglar folios y legajar documentos sueltos dentro de las carpetas. (con el fin de no separar los documentos, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimiento que eviten la oxidación. En su defecto puede emplearse como barrera un fragmento o trozo de papel entre el material metálico y el documento). No debe usarse la cinta adhesiva conocida como Diurex, Masking-Tape o tela adhesiva, por que tiende a amarillarse, se vuelve quebradiza y mancha el documento. No se debe escribir sobre el contenido de los documentos o alterar sus originales. Hacer las aclaraciones a los documentos preferiblemente en las copias, para conservar la integridad del documento original. Cuando sea indispensable realizarlas en el original, utilizar lápiz blando de grafito. Identificación del material afectado por biodeterioro: Si se detecta material afectado por hongos o insectos, debe identificarse en un lugar visible, informando en el Acta de transferencia secundaria la relación de folios afectados, para que el Archivo General de la Nación determine las acciones correctivas o dejar aclaraciones en la casilla de notas del respectivo inventario documental diligenciado. Se debe efectuar una revisión por lo menos anual de la documentación en estantes, para detectar presencia de hongos, deterioro de la misma o controles en caso de faltantes.

4.2 Clasificación De La Documentación Se organiza toda la documentación, por series o grupos, teniendo en cuenta el cuadro el cuadro de clasificación y las Tablas de Retención Documental, identificando los documentos con disposición final de conservación total, la agrupación de los mismos debe ser en expedientes, series y subseries, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad, que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación; además contar con el instrumentos de recuperación de información (inventarios documentales) del periodo que corresponde transferir, los documentos deben ser organizados cronológicamente o de acuerdo con la organización lógica para dicha serie documental aplicando los principios archivísticos.

4.3 Selección, Depuración y Descarte El proceso de selección documental, permite reducir costos en espacio, tiempo y materiales. La selección se aplica a series documentales donde el contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series o que de acuerdo a sus valores (primarios y secundarios) no amerita conservación total. Es una actividad de mucha responsabilidad, se debe contar con la valoración del Comité Interno de Archivo del ICC (Comité Institucional de Gestión y Desempeño) quien autoriza la selección de documentos. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo. Los documentos de apoyo se deben relacionar en el formato único de Inventario Documental. Se debe seleccionar para eliminar: impresos, boletines, instructivos, periódicos, revistas, formatos, borradores de texto, copias, notas de post-it, invitaciones, permisos, certificados, fotos, soportes sonoros, audiovisuales, diplomas y otros documentos que traten asuntos personales, y que no pertenezca a la serie documental (TRD) y no sean evidencias de algún proceso. Los documentos se identifican y seleccionan, clasificándolos por series / subseries en orden cronológico (día-mes-año). Los documentos originales siempre se conservan, si existen originales repetidos se eliminan mediante acta, e inventario y debe ser avalada por el Comité Interno de Archivo del ICC (Comité Institucional de Gestión y Desempeño) y el Jefe de la Dependencia respectiva según el caso. Se retiran copias duplicadas, del tal modo que solo se conserve una primera copia, archivando de preferencia los originales. Las copias se archivan cuando el documento original debe salir de la dependencia, es el caso de las comunicaciones oficiales externas. Todo documento para formalidades legales, debe llevar la firma de quien esté autorizado. Se examinan los diferentes documentos para comprobar que han cumplido con los trámites legales y que por lo tanto pueden archivarse en la carpeta o expediente que les corresponda, teniendo en cuenta las series documentales creadas y registradas en la respectiva tabla de retención documental por dependencia o al grupo documental al cual pertenezca. Fotocopias de los formatos de concertación de objetivos, evaluación del desempeño, copias de circulares y de resoluciones, no deben incluirse en las transferencias documentales. Los originales de éstos reposan en las dependencias productoras y son remitidos por esas oficinas en sus respectivas entregas. Para la preparación de los inventarios documentales se debe utilizar el formato único de inventario documental, revisando cuidadosamente las instrucciones para no alterar el contenido original.

4.4 Foliación La documentación debe estar previamente clasificada y ordenada según la TRD. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir que estén de acuerdo con los tramites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el cronológico. El número (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

La foliación de los documentos se debe hacer utilizando lápiz de mina negra, se numerar de manera consecutiva, es decir sin omitir ni repetir número. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Se debe foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie; en el caso de las series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones, etc.) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpetas, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos, etc.), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tan expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. Para identificar la carpeta en su portada y en la caja utilice el rotulo que está aprobado por calidad; cada una de las carpetas debe tener un rotulo de identificación, si ésta es continuación de la otra identifíquelas con números consecutivos guardando el orden cronológico del periodo al cual corresponda los documentos objeto de organización, es decir, 1 de 3, 2 de 3 y 3 de 3. Las carpetas de los documentos de apoyo deben identificarse con el periodo del año respectivo ejemplo: DOCUMENTOS DE APOYO – GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL - SEGUNDO TRIMESTRE- 2018. Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un solo folio. Los impresos insertos en la unidad documental carpeta o expediente (Folletos, boletines, estudios, plegables,) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. La numeración o foliación es la última tarea que se debe aplicar en la organización de documentos, cuando se haya efectuado la preparación física, selección, depuración, descarte y eliminación, para evitar pérdida de tiempo, errores, tachones o refoliados. Dentro de las políticas de gestión documental, es requisito indispensable, que los documentos seleccionados para conservación sean controlados mediante la foliación, como prueba legal, evitando sustracción o inserción de folios sin una secuencia lógica que garantice la autenticidad e integridad del documento (especialmente historias laborales a través de la hoja de control).

4.5 Eliminación

Es la destrucción de documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios. La eliminación de documentos debe formar parte de la preparación de las transferencias correspondientes. Una vez se identifiquen los documentos, se valoren, seleccionen y se haya preparado el Inventario Documental, de lo que se va a conservar en cada fase del archivo (Gestión, Central o Histórico) se procede a eliminar la documentación descartada, mediante acta acompañada del respectivo inventario documental de los documentos a eliminar, firmada por el Comité Interno de Archivo del ICC (Comité Institucional de Gestión y Desempeño) y los funcionarios que hayan intervenido en el proceso de organización y eliminación con la debida justificación del porqué se eliminó dicha documentación. A partir de la aplicación de las Tablas de Retención Documental la eliminación deberá realizarse tan pronto como se cumpla el plazo estipulado.

4.6 Revisión De La Transferencia Documental Para las transferencias documentales secundarias se debe revisar cuidadosamente la información y diligenciar correctamente el formato único de Inventario Documental de acuerdo a la política y el programa de gestión documental del Instituto Caro y Cuervo además de los requisitos considerados por el Archivo General de la Nación.

El Grupo de Gestión Documental del Instituto Caro y Cuervo será el responsable de remitir la documentación debidamente organizada, clasificada, foliada, identificada y embalada al Archivo General de la Nación, con su respectivo formato único de inventario documental, detallando las series documentales o carpetas a transferir junto con el archivo magnético (Excel, Access, Word, etc.). El Comité Interno de Archivo del ICC (Comité Institucional de Gestión y Desempeño) aprobará mediante acta el proceso para que el Archivo General de la Nación convalide y certifique los documentos antes mencionados, previa revisión detallada de la misma. 4.7 Cronograma de Transferencias Secundarias El cronograma de transferencias secundarias del Instituto Caro y Cuervo obedece a la programación de transferencias coordinadas con el Archivo general de la Nación, en este documento se indica la fecha en que se deben transferir la documentación dando cumplimiento a los tiempos estipulados en la vigencia correspondiente. Los procedimientos anteriormente expuestos para la transferencia documental, son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios del Grupo de Gestión Documental del Instituto Caro y Cuervo (ver cuadro propuesta sin coordinar con el Archivo General de la Nación). 4 8

4.8 Consultas de Información El Archivo General de la Nación suministrara la documentación requerida por el Instituto Caro y Cuervo en el momento que la solicite en soporte original o copia tal cual se haya transferido en su momento, mediante correo electrónico con soporte del formato único de inventario documental determinando su ubicación en los depósitos del Archivo General de la Nación. 5. LISTADO DE SERIES DOCUMENTALES DISPOSICIÓN FINAL – CONSERVACIÓN TOTAL El siguiente listado corresponde a las series documentales de las tablas de retención documental, aprobadas por el Instituto Caro y Cuervo y convalidadas por el Archivo General de la Nación mediante la resolución 041 de 2009 expedida el 26 de febrero de 2009. (Ver Cuadro)

DEPENDENCIAS

M

ES

SEP OCT NOV DIC

No

.

SE

MA

NA

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

DIRECCIÓN GENERAL

OFICINA ASESORA JURIDICA

GRUPO DE PLANEACIÓN

GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

GRUPO DE LAS TIC

DEPENDENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

DIRECCIÓN GENERAL 100.41.04

INFORMES DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN GENERAL 100.41.01

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

DIRECCIÓN GENERAL 100.01.02

TUTELAS

DIRECCIÓN GENERAL 100.64.03

PROCESOS JURIDICOS

DIRECCIÓN GENERAL 100.02.08

ACTA COMITÉ PARITARIO SALUD OCUPACIONAL.

DIRECCIÓN GENERAL 100.33

ESTUDIOS DE PUESTOS DE TRABAJO

DIRECCIÓN GENERAL 100.41.03

INFORMES DE GESTIÓN COPASO

CONTROL INTERNO 102.66.03

PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MECI

PLANEACIÓN 103.41.01

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL.

PLANEACIÓN 103.61.09

PLAN ESTRATÉGICO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

PLANEACIÓN 103.61.10

PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN (POAI)

REDES Y SISTEMAS 105.61.08

PLAN DE SEGURIDAD INFORMÁTICA.

RECURSO HUMANO 670.07.02

APORTES SEGURIDAD SOCIAL

RECURSO HUMANO 670.07.01

APORTES PARAFISCALES

RECURSO HUMANO 670.26.01

DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS.

RECURSO HUMANO 670.37.04

HISTORIAS LABORALES.

PRESUPUESTO 620.30

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

PRESUPUESTO 620.46.07

LIBRO PRESUPUESTAL

CONTABILIDAD 630.32

ESTADOS FINANCIEROS

CONTABILIDAD 630.46

LIBROS CONTABLES

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 660.65.01

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 660.65.02

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

ARCH IVO Y CORRESPONDENCIA 660.65.03

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

SECRETARIA GENERAL 600.80

RESOLUCIONES

SECRETARIA GENERAL 600.64.02

PROCESOS DISCIPLINARIOS

SECRETARIA GENERAL 600.72

QUEJAS Y RECLAMOS

COMPRAS 650.56

ÓRDENES (MÍNIMA CUANTÍA)

SEMINARIO ANDRES BELLO 500.37.01

HISTORIAS ACADÉMICAS

SEMINARIO ANDRES BELLO 500.46.03

LIBROS DE MATRICULAS S.A.B.

SEMINARIO ANDRES BELLO 500.46.10

LIBROS REGISTRO DE NOTAS S.A.B.

SEMINARIO ANDRES BELLO 500.64.01

PROYECTO DE GRADO S. A. B.

BIBLIOTECA 300.05

ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

BIBLIOTECA 300.08.02

ARCHIVOS PERSONALES

BIBLIOTECA 300.46.09

REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

TESORERIA 610.22

CUENTAS BANCARIAS

TESORERIA 610.46.01

BOLETINES DIARIOS

TESORERIA 610.46.02

LIBROS AUXILIARES DE MOVIMIENTOS BANCARIOS

TESORERIA 610.56.05

ÓRDENES DE PAGO - IMPUESTOS

LENGUAS INDIGENAS 313.02.08

ACTAS DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

LENGUAS INDIGENAS 313.06.03

ARCHIVO SONORO, LENGUA XAMISA

LENGUAS INDIGENAS 313.36.06

PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

DIALECTOLOGIA 317.06.01

ARCHIVO FOTOGRÁFICO

DIALECTOLOGIA 317.06.03

ARCHIVO SONORO

LITRATURA HISPANOAMERCIANA 318.06.02

ARCHIVO PERSONAL

COMISIÓN CARO 319.36.06

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN