Plan de_calidad_an

DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE

JUSTICIA

27/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional

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PLAN DE CALIDAD DE LA

IMPLANTACIÓN DEL EXPEDIENTE

JUDICIAL ELECTRÓNICO EN LA

AUDIENCIA NACIONAL

2011

COMISIÓN DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL


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Contenido

1 INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 3

2 POLÍTICA DE CALIDAD ................................ ......................................................... 4

3 OBJETIVOS GLOBALES DE CALIDAD...................... ........................................... 5

4 MAPA DE PROCESOS DEL SCRRDA Y RELACIÓN DEL EXPEDIEN TE JUDICIAL ELECTRÓNICO CON OJ. ....................... .......................................................... 6

5 LÍNEAS DE ACTUACIÓN EN MATERIA DE CALIDAD.......... ................................ 7

6 PLAN DE DESPLIEGUE DE LAS LÍNEAS DE ACTUACIÓN ...... ........................... 8

7 LÍNEAS DE ACTUACIÓN ................................ ....................................................... 9

L1: VALIDAR, ADAPTAR Y PONER A DISPOSICIÓN DE LOS Ó RGANOS JUDICIALES EL CATÁLOGO DE SERVICIOS DEL SCRRDA..... .......................... 9

L2: REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACIÓN DE L OS MANUALES DE PUESTOS Y PROCEDIMIENTOS Y LA CONVERGEN CIA AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL SCRRDA.................. ................................... 10

L3: IDENTIFICAR PROTOCOLOS E INSTRUCCIONES OPERATIVAS Q UE PERMITAN GARANTIZAR EL ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO. ................... ........................................ 11

L4: REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES RELACION ADOS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓ NICO.......... 12

L5: ESTABLECER GRUPOS DE MEJORA.................... ...................................... 13

L6: REALIZACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO (FOCUS GROUP) CON USUARIOS Y PROFESIONALES ........................... .............................................. 14

L7: ELABORAR UN INFORME CONSOLIDADO ANUAL QUE ANALICE L A SITUACIÓN DEL SCRRDA Y LOS ÓRGANOS JUDICIALES RELAC IONADOS EN MATERIA DE CALIDAD Y PROPONGA ACCIONES DE MEJORA A FUTURO................................................................................................................ 15

8 HOJA DE RUTA DE LA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE CALIDAD 2011 .......... 17

9 SEGUIMIENTO DE LA HOJA DE RUTA IMPLANTACIÓN DEL PL AN DE CALIDAD - AÑO 2011 ................................. ..................................................................... 18

ANEXO 1: DESPLIEGUE DEL MAPA DE PROCESOS ........... ........................................ 20



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1 INTRODUCCIÓN

La revolución de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) en los últimos veinticinco años ha supuesto una auténtica reconfiguración de las bases material y económica de la sociedad. La extraordinaria expansión de las redes de telecomunicaciones y de los instrumentos de almacenamiento e intercambio de información, adoptadas por las organizaciones para la mejora de su rendimiento productivo, ha permitido una mejora de los resultados en el ejercicio de su actividad.

La implantación del expediente judicial electrónico es uno de ejes del Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012. Este Plan, aprobado por el Gobierno el 18 de septiembre de 2009, contiene el conjunto de medidas encaminadas a hacer realidad un servicio público de justicia tecnológicamente avanzado, más ágil y eficiente, que garantice los derechos de la ciudadanía.

El Proyecto de Implantación del Expediente Electrónico de la Audiencia Nacional está encaminado a lograr una Administración de Justicia con “papel cero“, que garantice una mayor agilidad, eficacia y transparencia de los procesos. El Expediente Judicial Electrónico significará un importante ahorro en recursos y una simplificación de la gestión documental, lo que repercutirá en una mayor celeridad en la adopción de las resoluciones y, en consecuencia, en una reducción de los tiempos de espera. Todo ello, con el objetivo de avanzar hacia una Administración de Justicia más segura y garante de los derechos de la ciudadanía.

Como sistema de apoyo y refuerzo a la consecución de los objetivos del proyecto de implantación del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional, se ha desarrollado el Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional, que se desarrolla en el presente documento.



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2 POLÍTICA DE CALIDAD

La Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia, en su preámbulo, señala que “En los umbrales del siglo XXI la sociedad española demanda con urgencia una Justicia más abierta que sea capaz de dar servicio a los ciudadanos con mayor agilidad, calidad y eficacia, incorporando para ello métodos de organización e instrumentos procesales más modernos y avanzados.”

Con el fin de avanzar hacia ese modelo de justicia más ágil, eficaz y capaz de ofrecer servicios basados en la calidad y la mejora continua, y en el marco de una nueva organización soportada en nuevos procedimientos que aseguren la calidad del servicio se establece la Política de Calidad, como directriz que inspira y orienta la gestión del Expediente Judicial Electrónico de la Audiencia Nacional.

“La Audiencia Nacional como organización instrumental al servicio de la

Administración de Justicia, tiene como política de calidad satisfacer

plenamente las necesidades y expectativas de cada uno de sus usuarios, en un

marco de innovación y aprendizaje continuo, mediante la prestación de

servicios de gestión y apoyo a la aplicación de las leyes procesales, que

garanticen un alto valor añadido y estén constantemente en proceso de

mejora, a fin de asegurar el cumplimiento de los principios de agilidad,

eficacia, eficiencia, transparencia, racionalización por el trabajo y

responsabilidad por la gestión, que inspiran la organización de este nuevo

modelo de organización del Servicio Común de Recepción, Reparto,

Digitalización y Archivo. Para ello, cuenta con personal cualificado y

comprometido y con mecanismos de mejora continua de sus procesos y

servicios, que alineados en un Sistema de Gestión de la Calidad, permitirán

incrementar el valor de mismos y conseguir el máximo grado de confianza y

credibilidad de todos sus usuarios”



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3 OBJETIVOS GLOBALES DE CALIDAD

La Política de Calidad se concreta y materializa a través de los siguientes objetivos globales de Calidad:

Audiencia Nacional orientada al cliente Apostar por la escucha activa a las necesidades de cada uno de los

clientes internos y externos de la Audiencia Nacional

OBJETIVO 1: Lograr la satisfacción de cada uno de los usuarios y clientes de la Audiencia Nacional, ofreciéndoles servicios conformes con sus necesidades y expectativas, bajo un marco de permanente retroalimentación y adaptación a las especificaciones de calidad que éstos exigen.

Audiencia Nacional innovadoraLa innovación y el aprendizaje continuo como valores clave

del cambio y la mejora de la calidad

OBJETIVO 3: Estimular y animar la asunción de responsabilidades, la creatividad, la innovación, la

adopción de buenas prácticas y el aprendizaje continuo dentro de la Audiencia Nacional, como catalizadores del cambio organizativo y cultural hacia un modelo basado en la calidad y la mejora continua de los procesos y servicios.

Audiencia Nacional transparenteUna Audiencia Nacional abierta que pone la información a disposición del ciudadano

y facilita, a través de las vías más propicias, su acceso y comprensión

OBJETIVO 4: Lograr una justicia más cercana, abierta y accesible, que por un lado garantice la

participación ciudadana en la planificación y desarrollo de los servicios y por otro facilite el acceso a información relevante y pertinente sobre la actividad judicial a los profesionales y ciudadanos.

Audiencia Nacional cualificadaMotivar e implicar a los funcionarios con la cultura de la calidad y desarrollar

en ellos las destrezas necesarias para gestionarla

OBJETIVO 5: Involucrar e incentivar a todo el equipo humano de la Audiencia Nacional en el cumplimiento de los objetivos de calidad y mejora continua de los procesos y servicios ofrecidos, dotándoles de las destrezas y habilidades necesarias para asumir con éxito sus roles y responsabilidades en el desarrollo y operación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Audiencia Nacional..

Audiencia Nacional basada en la mejoraEstablecer un modelo de gestión por procesos soportado en la cultura de la medición y

la mejora continua que responda a los criterios de agilidad, eficacia, eficiencia y

responsabilidad en la gestión de la Audiencia Nacional

OBJETIVO 2: Garantizar el nivel de calidad de los servicios prestados, orientando la gestión hacia la

consecución de resultados, optimizando los recursos empleados, reduciendo los plazos de gestión, incrementando el control y verificación de los procesos, y siendo exigente con el nivel de servicio prestado tanto a los usuarios finales como a los clientes internos de la Audiencia Nacional.



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4 MAPA DE PROCESOS DEL SCRRDA Y RELACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO CON OJ.

A continuación se muestra el Mapa de Procesos Operativos del Servicio Común de Recepción, Reparto, Digitalización y Archivo y su relación con los procesos de gestión de la calidad.

Los procesos de gestión de la calidad están compuestos por 3 procesos Estratégicos, 6 procesos de Gestión Administrativa y Calidad y 3 Procesos de Apoyo.

USU

AR

IOS



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5 LÍNEAS DE ACTUACIÓN EN MATERIA DE CALIDAD

Para conseguir los objetivos de calidad se definen las líneas de actuación como orientación de las actividades prioritarias y necesarias para la mejora de la calidad en la implantación del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional.

Las líneas de actuación descritas constituyen la base y sustento de las acciones que se planificarán durante el año 2011 en la Audiencia Nacional para la implantación del Expediente Judicial Electrónico según la Política y Objetivos de Calidad.

LÍNEAS DE ACTUACIÓN CONTEMPLADAS EN EL PLAN DE CALIDAD AÑO 2011

Dirección Técnica y Operativa

L1. Validar, adaptar y poner a disposición de los Órganos Judiciales el Catálogo de Servicios del SCRRDA.

L2. Realizar el seguimiento de la implantación de los Manuales de Puestos y Procedimientos y la convergencia al Manual de Organización en el SCRRDA.

L3. Identificar protocolos e instrucciones operativas que permitan garantizar el adecuado funcionamiento del Expediente Judicial Electrónico.

Mejora Continua

L4: Validar y realizar el seguimiento de los indicadores relacionados con la implantación del Expediente Judicial Electrónico:

1. Asociados a los procedimientos del SCRRDA. 2. Asociados a la actividad de otros agentes implicados (órganos judiciales,

digitalización masiva, Recall)

L5: Establecer grupos de mejora

Satisfacción del cliente

L6: Realización de Grupos de Trabajo con usuarios y profesionales

Gestión de la Calidad

L7: Elaborar un informe consolidado anual global que analice la situación del SCRRDA y los Órganos Judiciales relacionados en materia de calidad y proponga acciones de mejora a futuro.



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6 PLAN DE DESPLIEGUE DE LAS LÍNEAS DE ACTUACIÓN

En total el Plan de Calidad contempla 7 líneas de actuación a desplegar lo largo del año 2011. La implantación de las mismas se deberá realizar gradualmente atendiendo a la realidad del despliegue del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional.

Se muestra a continuación la priorización en la implantación de las Líneas de actuación en función de las necesidades previstas:

PLAN DE DESPLIEGUE DE LAS LINEAS DE ACTUACIÓN DEL 2011

L1. Validar, adaptar y poner a disposición de los Órganos Judiciales el Catálogo de Servicios del SCRRDA.

L2.Realizar el seguimiento de la implantación de los Manuales de Puestos y Procedimientos y la convergencia al Manual de Organización del SCRRDA.

PR

IMER

A F

ASE

L3.Identificar protocolos e instrucciones operativas que permitan garantizar el adecuado funcionamiento del Expediente Judicial Electrónico.

L4: Validar y realizar el seguimiento de los indicadores relacionados con la implantación del Expediente Judicial Electrónico::

1. Asociados a los procedimientos del SCRRDA. 2. Asociados a la actividad de otros agentes implicados (órganos

judiciales, digitalización masiva, Recall)

SEG

UN

DA

FA

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L5: Establecer grupos de mejora


TER

CER

A F

ASE

L7: Elaborar un informe consolidado anual global que analice la situación del SCRRDA y Órganos Judiciales relacionados en materia de calidad y proponga acciones de mejora a futuro.



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7 LÍNEAS DE ACTUACIÓN

L1: VALIDAR, ADAPTAR Y PONER A DISPOSICIÓN DE LOS ÓRGANOS JUDICIALES EL CATÁLOGO DE SERVICIOS DEL SCRRDA.

Listado de Tareas Asociadas:

1. Nombramiento por parte del Secretario Judicial de los Servicios de Recepción, Digitalización y Archivo de un responsable de convocar y coordinar las reuniones del equipo de calidad de sus servicios.

2. Nombramiento por parte del Secretario Judicial del Servicio de Catalogación de un responsable de convocar y coordinar las reuniones del equipo de calidad de sus servicios.

3. Establecimiento de una reunión de los Secretarios Judiciales con el equipo de responsables de Calidad, para la validación de los Servicios descritos en el Catálogo:

• Inserción, en caso de que sea necesario de nuevos servicios.

4. Envío, con carácter informativo, del Catálogo de Servicios al Secretario de Gobierno.

5. Presentación del Catálogo de Servicios a la Comisión de Calidad de la AN.

6. Validación del Catálogo de Servicios por la Comisión de Calidad de la AN.

7. Difusión del Catálogo de Servicios entre el personal del SCRRDA y los Órganos Judiciales relacionados.

Documentación de soporte:

1. Procedimiento DIR-PDM-02- V 1.0 (Dirección Técnica y Operativa) del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. Catálogo de Servicios del SCRRDA.

Responsables:

Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales del SCRRDA.

Responsables de la Ejecución: Gestor y/o Tramitador procesal designado.

Colaboradores:

Equipo de Responsables de Calidad de la Audiencia Nacional

Indicadores de Seguimiento:

Nº de Servicios Identificados en el SCRRDA.



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L2: REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACIÓN DE LOS MANUALES DE PUESTOS Y PROCEDIMIENTOS Y LA CONVERGENCIA AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL SCRRDA


1. Reunión inicial de la Unidad de Apoyo del Ministerio con el equipo de Responsables de Calidad, para facilitar las herramientas de detección del grado de implantación de los Manuales de Puestos y Procedimientos y la convergencia al Manual de Organización del SCRRDA.

2. Identificación continua a lo largo de las sesiones de trabajo naturales por parte del equipo de personas involucradas en la línea de actuación de actividades y/o procedimientos operativos cuya ejecución no se ajusta o adecúa a los descritos en los Manuales.

3. Realización de reuniones presenciales de puesta en conocimiento de las actividades cuya ejecución no se ajusta a los Manuales, y análisis de los problemas para su correcta ejecución.

4. Propuestas de mejora de los problemas identificados.

5. Difusión soluciones adoptadas.

Responsables:

Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales del SCRRDA.

Responsable de Ejecución: Representantes de calidad de los servicios.

Colaboradores:

Equipo de personas involucradas del equipo de responsables de Calidad.


Nº de sesiones realizadas

Nº de soluciones adoptadas



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L3: IDENTIFICAR PROTOCOLOS E INSTRUCCIONES OPERATIVAS QUE PERMITAN GARANTIZAR EL ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO.


1. Reunión inicial de la Unidad de Apoyo del Ministerio con el Equipo de Responsables de Calidad, para:

• organizar del trabajo asociado a la línea de actuación

• facilitar las herramientas de detección de problemas y análisis de soluciones.

2. Identificación de actividades y/o procedimientos operativos cuya ejecución requiere de la definición de protocolos o instrucciones aclarativas.

3. Puesta en común, por parte de las Direcciones del Equipo de Responsables de Calidad de la relación de protocolos e instrucciones detectadas como necesarias. Reparto de tareas para la elaboración de los protocolos e instrucciones entre el SCRRDA y Órganos Judiciales relacionados.

4. Reunión de trabajo entre el Secretario de Gobierno y los Secretarios Judiciales para la puesta en común, definición y documentación de los Protocolos/ Instrucciones.

5. Envío de los Protocolos o Instrucciones al Secretario de Gobierno para proceder a su validación.

7. Difusión de los Protocolos o Instrucciones.

8. Trimestralmente:

� Los Secretarios Judiciales revisarán que los Protocolos e Instrucciones elaborados se mantengan vigentes, y en caso de ser necesarios procederá a su modificación o retirada.

Responsables:

Responsable de Coordinación: Secretarios Judiciales del SCRRDA y Órganos Judiciales relacionados.

Responsable de Ejecución: Equipo de Responsables de Calidad

Colaboradores:

Secretario de Gobierno.


Nº de protocolos/instrucciones elaborados



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L4: REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES RELACIONADOS CON LA IMPLANTACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO


1. Seguimiento de los resultados de los indicadores :

� Realización de las mediciones periódicas.

� Análisis de resultados y en su caso, propuesta y adopción de medidas de mejora.

2. Difusión periódica de los resultados de las mediciones a la Comisión de Calidad de la Audiencia Nacional.

Documentación y herramientas de apoyo para la implantación de la LA:

• Procedimiento GCA-PDM-05-V1.0. (Procedimiento de medición de la prestación del servicio, a partir de la actividad 02) del Sistema de Gestión de Calidad.

• Mapa de procesos asociados al Expediente Judicial Electrónico.

• Relación de indicadores contemplados en el Cuadro de Mando de Evaluación de la implantación del Expediente Judicial Electrónico.

Responsables:

Responsable de Coordinación: Secretarios Judiciales.

Responsable de Ejecución: Gestores o Tramitadores designados.

Colaboradores:

Equipo de responsables de Calidad.


Nº de mediciones realizadas.



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L5: ESTABLECER GRUPOS DE MEJORA


1. Reunión inicial de la Unidad de Apoyo del Ministerio con el equipo de Responsables de Calidad, con el objeto de facilitar las herramientas de apoyo para la puesta en marcha de los Grupos de Mejora.

2. Detección de problemas.

3. Puesta en marcha de grupos de mejora por cada Servicio, con personal de los Servicios del SCRRDA y Representación de los Órganos Judiciales relacionados.

o Selección de los miembros de cada grupo (de 4 a 6 personas pertenecientes al propio SCRRDA y representantes de los Órganos Judiciales).

o Planificación y envío de Convocatoria de reuniones de trabajo.

o Realización de jornadas de trabajo del grupo de mejora para la detección de áreas de mejora en su caso.

o Formulación de actuaciones en el ámbito de cada Servicio.


• Procedimiento GCA-PDM-06- V 1.0 (Mejora Continua) del Sistema de Gestión de la Calidad.

Responsables:

Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales

Responsables de la Ejecución: Gestores y/o Tramitadores designados previamente.

Colaboradores:

Equipo de responsables de Calidad

Representación de Órganos Judiciales

Personal de la Audiencia Nacional que se determine como agente involucrado


Nº de Grupos de mejora puestos en marcha.



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L6: REALIZACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO (FOCUS GROUP) CON USUARIOS Y PROFESIONALES


1. Reunión inicial de la Unidad de Apoyo del Ministerio con el equipo de Responsables de Calidad, para facilitar la metodología y las herramientas de apoyo para la puesta en marcha de los Grupos de Trabajo.

2. Planificación de la realización de los Grupos de Trabajo.

3. Toma de contacto con los profesionales invitados a participar en los Grupos de Trabajo.

4. Realización de sesiones con los grupos de trabajo, siguiendo la metodología facilitada por la Unidad de Apoyo del Ministerio.

5. Procesado de la información recopilada en los Grupos de Trabajo.

6. Análisis de los resultados y acciones propuestas.


• Procedimiento GCA-PDM-04 - V 1.0 (Satisfacción del Cliente) del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Anexos al Procedimiento:

o GCA-MAN-PDM-04-01 - V 1.0 Modelo Satisfacción NOJ

o GCA-FRM-PDM-04-03 - V 1.0 Guión focus group

Responsables:

Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales SCRRDA

Responsables de la Ejecución: Ver Procedimiento GCA-PDM-04 V 1.0.

Colaboradores:

Equipo de responsables de Calidad.

Clientes Externos de la Audiencia Nacional

Representantes de los órganos judiciales


Nº de sesiones de Focus Group realizadas por tipología de clientes.



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L7: ELABORAR UN INFORME CONSOLIDADO ANUAL QUE ANALICE LA SITUACIÓN DEL SCRRDA Y LOS ÓRGANOS JUDICIALES RELACIONADOS EN MATERIA DE CALIDAD Y PROPONGA ACCIONES DE MEJORA A FUTURO.


1. Reunión inicial de la Unidad de Apoyo del Ministerio con el equipo de Responsables de Calidad, para facilitar la metodología y las herramientas de apoyo para la puesta en marcha de la línea de actuación.

2. Nombramiento por parte del equipo de responsables de Calidad de un responsable de ejecución de la línea de actuación.

3. Nombramiento por parte del equipo de responsables de Calidad, de un responsable para:

• Realización de un informe de mejora individual por servicio del SCRRDA, según la plantilla GCA-INF-PDM-06 - V1.0 (Informes de Mejora Continua) del Modelo de Referencia del SGC.

4. Reunión de puesta en común, de los informes realizados por servicio.

5. Consolidación de los informes individuales en un solo documento según la Plantilla DIR-INF-PDM-03-01- V1.0 – (Informe Consolidado de Calidad) del Modelo de Referencia del SGC.

6. Remisión del informe consolidado al Secretario de Gobierno para su validación.

7. Remisión del informe Consolidado de Calidad a la Comisión de Calidad de la Audiencia Nacional.


• Procedimiento GCA-PDM-06-01 - V 1.0 (Mejora Continua) del Sistema de Gestión de la Calidad.


� GCA-INF-PDM-06 – v 1.0. Informes de Mejora

• Procedimiento DIR-PDM-03-01- v 1.0. (Gestión de la Calidad) del Sistema de Gestión de la Calidad.


• DIR-INF-PDM-03-01 V1.0 - Informe Consolidado de Calidad

Responsables:

Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales SCRRDA



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Responsables de la Ejecución: Gestor o Tramitador designado previamente.

Colaboradores:

Equipo de responsables de Calidad


Nº de Informes de Mejora Consolidados realizados.



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8 HOJA DE RUTA DE LA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE CALID AD 2011

HOJA DE RUTA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE CALIDAD DE LA IMPLANTACIÓN DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN LA AUDIENCIA NACIONAL- AÑO 2011

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7

L1. Validar, adaptar y poner a disposición de los órganos judiciales el Catálogo de Servicios del SCRRDA.


L3.Identificar protocolos e instrucciones operativas que permitan garantizar el adecuado funcionamiento del SCRRDA.

L4: Validar y realizar el seguimiento de los indicadores relacionados con la implantación del Expediente Judicial Electrónico.

L5: Establecer grupos de mejora.

L6: Realizar Grupos de Trabajo con usuarios y profesionales.

L7: Elaborar un informe consolidado anual global que analice la situación del SCRRDA y Órganos Judiciales relacionados en materia de calidad y proponga acciones de mejora a futuro

Implantación de la Línea de

Actuación

Línea que continúa ejecutándose una

vez implantada


28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional 18

9 SEGUIMIENTO DE LA HOJA DE RUTA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE CALIDAD - AÑO 2011

SEGUIMIENTO DE LA HOJA DE RUTA IMPLANTACIÓN DEL PLAN CALIDAD - AÑO 2011

fecha

implantación

fecha

finalización INDICADOR Mes 1 Mes 2 Mes 2 Mes 4 Mes n

Dirección Técnica y Operativa

L1. Validar, adaptar y poner a disposición de los órganos judiciales el Catálogo de Servicios del SCRRDA.

Nº de Servicios Identificados en el SCRRDA


Nº Reuniones realizadas

Nº de actividades y/o procedimientos

operativos identificados L3.Identificar protocolos e instrucciones operativas que

permitan garantizar el adecuado funcionamiento del SCRRDA.

Nº de protocolos elaborados

Mejora Continua

Nº de indicadores de la actividad del

SCRRDA.

Nº de indicadores asociados a la actividad

de otros agentes

L4: Validar y realizar el seguimiento de los indicadores relacionados la implantación del Expediente Judicial Electrónico. 1. Asociados a los procedimientos del SCRRDA 2. Asociados a la actividad de otros agentes

implicados (órganos judiciales, digitalización masiva, Recall)

Nº de mediciones realizadas.

L5: Establecer Grupos de Mejora Nº de medidas de mejora consensuadas

Satisfacción del cliente


Nº de Focus Group realizados por tipo de

cliente.

Gestión de la Calidad

L7: Elaborar un informe consolidado anual global que analice la situación del SCRRDA y Órganos Judiciales relacionados en materia de calidad y proponga acciones de mejora a futuro

Nº de Informes de Mejora realizados.


28/04/2011 Plan de Calidad de la Implantación del Expediente Judicial Electrónico en la Audiencia Nacional 19

Responsables:

Responsables de la Coordinación: Secretarios Judiciales

Responsables de la Ejecución: Gestor y/o Tramitador designado para tal fin.

Tareas asociadas:

1. El Gestor y/o Tramitador responsable de la cumplimentación de los indicadores del Plan deberá:

• Realizar el seguimiento de las Líneas de Actuación. Para ello los responsables de ejecución de cada Línea de actuación deberán facilitarle los resultados obtenidos en cada línea.

• Completar la tabla anteriormente mostrada con los resultados obtenidos.

• Remitir el resultado del informe de seguimiento a la Dirección de los Equipos de Responsables de Calidad, para su posterior remisión a la CAN.



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ANEXO 1: DESPLIEGUE DEL MAPA DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL SCRRDA DE LA AUDIENCIA NACIONAL Y ÓRGANOS JUDICIALES RELACIONADOS

1 Atención al público

2 Recepción de documentos

3 Recepción de documentos diferidos

4 Preparación de documentación / material para envío a digitalización masiva

5 Formación de testimonios.

6 Actos de comunicación.

7 Llegada al órgano judicial del expediente administrativo.

8 Integración en el gestor documental de documentos que procedan del SIRAJ, DGT, SS, registro de bienes inmuebles, de la cuenta de consignaciones, etc.

9 Tratamiento del material no digitalizable.

10 Digitalización y catalogación de documentos presentados o generados en los juzgados.

11 Forma de entregar el mandamiento de devolución y de incorporar a las actuaciones el resguardo de entrega del mandamiento al destinatario.

12 Necesidad de integrar en el sistema los formularios de cooperación jurídica internacional de uso obligatorio.

13 Causas penales declaradas secretas.

14 Servicio de transcripción de declaraciones.

PROCESO DE RECEPCIÓN

15 Comparecencias apud-acta.

16 Catalogación de documentos físicos

17 Catalogación de documentos digitales (CDs, PenDrive, LexNet, etc.)

18 Forma de repartir los documentos y procedimientos entre los funcionarios.

PROCESO DE CATALOGACIÓN

19 Inhibiciones entre órganos de la audiencia nacional.



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20 Remisión de causas entre órganos judiciales de la AN

21 Digitalización Documentación Normalizada (A4)

22 Digitalización Documentación Singular (diferentes de A4)

23 Tratamiento de Material No Digitalizable

24 Configuración del escáner

25 Mantenimiento de escáner

26 Redigitalización de documentos

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

27 Realización de solicitudes de redigitalización

28 Archivo de documentación / material

29 Gestión de préstamos

30 Gestión de devoluciones

31 Porteo de documentos y paquetería

32 Solicitud de asuntos antiguos

33 Devolución de documentos originales presentados en papel.

34 Registro de asuntos antiguos.

35 Traslado del expediente a la parte actora para formular demanda.

36 Firma de declaraciones, comparecencias y demás actuaciones practicadas en el órgano judicial que no sean objeto de grabación por medios técnicos.

37

Documentos en papel o en otros soportes como cd’s, dvd’s, pen drive, u otros instrumentos de grabación, filmación ysemejantes, aportados en el curso de una declaración, confesión, testifical, pericial, juicio oral, etc., o por comparecencia en el juzgado.

38 Dvds en los que se graben juicios u otras diligencias a través de los sistemas de grabación instalados en las salas de vista.

39 Acceso de las partes y de los peritos al contenido de las causas.

PROCESO DE ARCHIVO

40 Preparación del material no digitalizable una vez venza el



22


plazo de custodia.

41 Préstamos y devoluciones.

PROCESO DE CONTROL DEL SERVICIO

42 Control del servicio y de la producción

Documents

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