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Preparado por estudiantes de la Universidad EAN en Bogota
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UNIVERSIDAD EAN
GESTION DE LA COMUNICACION
PLAN DE COMUNICACIÓN
TUTORA: JOANNA PRIETO RUIZ
ESTUDIANTES: LUZ MYRIAM RIVAS A. ARIEL AYAZO RAMOS
DICIEMBRE 4 DE 2011
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 2
Tabla de Contenidos
1. INTRODUCION .......................................................................................................................... 3
2. PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA PARA LA PLANTA DE PRODUCCION DE
PANIFICACION DE LA EMPRESA CARULLA S.A ......................................................................... 14
3. ESTRUCTURA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN DE CARULLA ........................................... 16
3.1. Investigación ..................................................................................................................... 16
3.1.1. SITUACIÓN ACTUAL ............................................................................................... 17
3.1.2. OBJETIVO GENERAL.............................................................................................. 17
3.1.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................... 18
3.1.4. VALORES Y CULTURA ORGANIZACIONAL .......................................................... 18
3.1.5. MISIÓN ..................................................................................................................... 18
3.1.6. VISIÓN...................................................................................................................... 18
3.1.7. VALORES ................................................................................................................. 18
3.1.8. PRINCIPIOS Y METAS CORPORATIVAS: ............................................................. 19
3.1.9. PRINCIPIOS Y OBJETIVOS CORPORATIVOS ...................................................... 19
3.1.10. MAPA DE PÚBLICOS .............................................................................................. 20
3.1.11. ANALISIS DE CLIMA INTERNO .............................................................................. 20
3.1.12. MATRIZ DOFA ........................................................................................................ 21
3.2. Planificación ..................................................................................................................... 22
3.2.1. Públicos Internos ...................................................................................................... 22
3.2.2. Objetivos específicos ................................................................................................ 23
3.2.3. Estrategias y tácticas de negocio. ............................................................................ 23
3.2.4. Presupuesto ............................................................................................................. 25
3.3. Implementación ................................................................................................................ 26
3.4. Medición ........................................................................................................................... 29
4. LAS TICS EN LA ORGANIZACIÓN ......................................................................................... 30
5. CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 35
6. BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 36
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 3
1. INTRODUCION
El uso de las nuevas tecnologías ha permitido que las organizaciones desarrollen aun
más su potencial, siendo esto un mecanismo para mejorar productividad, eficacia,
comunicación, que dependiendo del tamaño de la organización, sus recursos, su
cobertura hace de una entidad diferente y competitiva; partiendo de una buena
capacitación que permita la adaptación al cambio se consigue mejoras en los procesos y
beneficia tanto a nivel interno como externo.
La implementación de las TIC en las organizaciones mejora la imagen ante los
consumidores que cada vez son más exigentes, permitiendo así analizar los retos de la
comunicación organizacional que se deben afrontar, implementando aquellos que más se
ajusten al mejoramiento del clima laboral, a la importancia y al interés que se le brinda al
cliente para conseguir una mayor satisfacción.
Ahora bien, la inclusión o no de estas tecnologías define en cada organización su cultura
y su identidad pues la forma como se apropian de las tecnologías de información y
comunicación es la forma como la compañía se “proyecta” hacia sus empleados, hacia
sus clientes, hacia sus proveedores y hacia el estado.
Con las organizaciones sucede lo que ocurría hace algunos años con las personas que
no supieran leer y escribir. Serian los ignorantes del futuro. Hoy día, las empresas que no
estén alineadas con estrategias de Tecnologías de Información y Comunicación estarán
condenadas a desaparecer.
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 4
LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
“El acto o proceso de transmisión que generalmente se llama comunicación, consiste en
la transmisión de información, ideas, emociones, habilidades, etc. Mediante el empleo de
signos y palabras”. Berelson y Steiner, 1964.
La comunicación organizacional contribuye en el logro de la coherencia interna de las
organizaciones en la toma de decisiones y acciones dentro de una área específica
orientando las conductas de los miembros involucrados los cuales deberán corresponder
a la cultura deseada.
En una organización la comunicación debe ser eficiente y eficaz por eso debe estar
centrada y permitir que la comunicación fluya en varias direcciones
FLUJOS DE COMUNICACIÓN
Comunicación ascendente: Viaja desde los subalternos hacia los superiores y
continua ascendiendo por la organización. El problema que presenta esta flujo es
que puede ser obstaculizado por servidores que filtran los mensajes y no
transmiten toda la información a sus jefes, en especial, la información
desfavorable. Sin embargo, la transmisión objetiva de información es esencial
para fines de control. La alta dirección necesita conocer específicamente los
hechos sobre el desempeño de los procesos y de sus funcionarios.
Comunicación descendente: Esta fluye desde los miembros ubicados en niveles
altos hacia otros que ocupan niveles inferiores en la jerarquía organizacional. Una
desventaja de este flujo de comunicación es que la información se pierde o se
distorsiona al descender por la cadena de mando. La emisión de políticas y
procedimientos por parte de la alta dirección no asegura la comunicación; de
hecho, muchas de las ordenes no se comprende y ni siquiera se leen, Por
consiguiente es fundamental contar con un sistema de retroalimentación para
determinar si la información se percibió tal como era la intención del emisor.
Comunicación cruzada: Se utiliza para acelerar la circulación de la información,
mejorar la comprensión y coordinar los esfuerzos para el logro de los objetivos
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 5
organizacionales, incluye el flujo horizontal de la información entre funcionarios de
niveles organizacionales iguales o similares y el flujo diagonal entre funcionarios
de niveles diferentes que no tienen una relación de dependencia directa entre sí.
Ahora bien, la gran revolución tecnológica ha permitido ampliar y hacer posible procesos
sociales, económicos, políticos y culturales que afectan y transforman todo lo que la
sociedad produce y consume.
Para ampliar la información sobre los intereses concretos a los que se ha visto abocada
la comunicación veamos la periodización que al respecto hace Pizzolante.
TENDENCIAS DE LA INVESTIGACION EN LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
PERIODO TENDENCIA INVESTIGATIVA
1940
La prioridad de estudio de la comunicación residía en determinar las formas para que los medios de la comunicación descendente dirigida a laos empleados fueran óptimos. En esta década se consideraba que un empleado informado era feliz y productivo. Las empresas emitían publicaciones escritas.
1950
En esta década se estudian tres importantes aspectos de la comunicación organizacional:
1. Los efectos de las redes de comunicación de grupos reducidos en el rendimiento de la organización y en las actitudes y comportamientos de cada miembro del grupo.
2. La relación que existe entre las actitudes y la percepción de los miembros de la organización respecto de la comunicación (principalmente ascendente y descendente) y su rendimiento en el trabajo.
3. La distorsión de los mensajes en la comunicación ascendente.
1960
En esta década la investigación sigue el camino iniciado en la década anterior, además de concluir que un supervisor eficiente es aquel que está orientado hacia la comunicación, pidiendo y persuadiendo en lugar de ordenando y diciendo como hacer las cosas. Además es abierto para transmitir la información a los empleados. También se concluyo que los enfoques participativos en la toma de decisiones llegan a niveles más altos de estado de ánimo y satisfacción en el empleado.
1970
Las investigaciones orientadas a identificar lideres eficaces concluyeron que no existe un estilo particular de comunicación que sea “el mejor” en todas las organizaciones, sino que cada organización exige una combinación diferente de actitudes y conductas para lograr la eficacia en el liderazgo. Además se probo que los empleados tienden a distorsionar mas los mensajes que son negativos (desfavorables) , que los que son positivos(favorables).
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 6
PERIODO TENDENCIA INVESTIGATIVA
1980
En la segunda parte de los ochenta y primera de los noventa se observo una incipiente preocupación por analizar las rutinas productivas, calores profesionales y condicionantes organizacionales de medios de comunicación(González Molina, 1985,1986,1988), así como el acceso desigual de partidos políticos y candidatos a los medios informativos, principalmente en los procesos electorales.(González Molina, 1990;Arredondo, Fregoso y Trejo Delarbre, 1991, Aceves,1993)
Era de la información actual
Se concibe convertir el conocimiento en algo útil y productivo. En la era actual de la información, el empleo se desplazo del sector industrial hacia el sector de servicios y el trabajo manual fue sustituido por el trabajo intelectual, lo cual marca el camino de la era de la pos industrialización, basada en el conocimiento y en el sector terciario. De este modo, la tendencia actual de las organizaciones es la de propiciar una posición interactiva en la que se puede cuestionar a los demás de manera franca, así se tienen mejores oportunidades de llegar a un acuerdo del grupo.
Es necesario señalar que de conformidad con la teoría de las organizaciones, la
comunicación organizacional establece el modelo de organización y el esquema de poder
empresarial. Fayol (1970), considerado padre de la administración general, señalaba tres
principios estrechamente relacionados con la comunicación organizacional:
1. Unidad de dirección,
2. Cadena de escalafón y
3. Unidad de mando
Estos representan una estructura piramidal en las organizaciones, donde la comunicación
esta cuidadosamente controlada y sigue un orden jerarquico en la forma de decisiones
MODELO DE ORGANIZACIÓN Y ESQUEMA DE PODER EMPRESARIAL
PRINCIPIOS ESTRUCTURA
Unidad de dirección
Un solo superior por área, para evitar distintas interpretaciones de los mensajes recibidos desde la dirección, está relacionado con el flujo descendente de la información (comunicación vertical).
Cadena de escalafón El orden jerárquico que sirve como nexo del flujo de información, está relacionado con un flujo ascendente y descendente de la información, de igual modo con la comunicación horizontal.
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 7
PRINCIPIOS ESTRUCTURA
Unidad de mando Un gerente no debe pasar por alto al supervisor directo de un empleado si quiere comunicarse por este último, está relacionado con el flujo descendente de la información.
Algunas investigaciones basadas en los elementos expuestos por Fayol, apuntan a
determinar que uno de los aspectos importantes dentro de un modelo empresarial -la
satisfacción en el trabajo de los empleados- está relacionada con la retroalimentación
recibida por sus superiores.
COMUNICACIÓN INTERNA
“La comunicación interna empezó a imponerse como una disciplina de gestión
empresarial y a ser considerada como un instrumento eficaz tanto en su efecto positivo
sobre la productividad empresarial como sobre los logros de la empresa en general, a
partir den finales de los 70s principios de los 80s pasándose a considerar como una
gestión paralela a la de Recursos Humanos. Aunque fue a partir del inicio de los 90s que
se empezó a implantar como una función con entidad propia, porque crea relaciones
eficientes entre los distintos públicos, grupos o equipos de las empresas, logrando asi
aproximarse a uno de los retos de la comunicación interna, que es la de “generar valor”
colaborando en “la cadena de valor” de las compañías”.1
Dentro de la comunicación organizacional y dentro de estructuras organizacionales se
advierte la importancia que tiene la comunicación interna, esta es la clave de la
motivación, permitiendo que la gente pueda tener la libertad de expresarse, que sus ideas
sean reconocidas, escuchadas y valoradas, esto por supuesto que redundara en
mayores niveles de satisfacción en su lugar de trabajo y en un sentido de pertenencia
hacia la empresa, un mayor compromiso, así como la reducción de situaciones de
conflicto con los públicos externos.
1 ENRIQUE, Ana María, La planificación de la comunicación empresarial google books
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 8
ESTRUCTURA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA DE LAS ORGANIZACIONES
La comunicación interna en las comunicaciones puede definirse según su grado de
formalidad (informal o formal), o según el sentido adoptado, horizontal o vertical.
Comunicación informal: Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar
de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales (Reunión en la cafetería,
encuentros en los pasillos etc.). Es más veloz que la formal.
Comunicación Vertical: Es aquella comunicación que se genera en las áreas
directivas de la empresa y desciende utilizando canales oficiales. En una
comunicación corporativa óptima, debería existir la comunicación vertical
ascendente.
Rumores: Es la comunicación informal que recorre la institución sin respetar canales y a la velocidad de la luz.
LA ESTRUCTURACION DE UN MODELO DE COMUNICACIÓN INTERNA
En el trabajo de investigación español titulado “El Liderazgo en comunicación interna” y
elaborado conjuntamente por el instituto de Empresa, Inforpress y capital Humano (2002),
se concluyo que un modelo de estructuración de la comunicación interna se soporta en
tres elementos, los cuales pueden ser concebidos como las variables del modelo de
comunicación: la responsabilidad del equipo directo y el fortalecimiento de medios
internos basados en nuevas tecnologías como la intranet.
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 9
ELEMENTOS DEL MODELO DE ESTRUCTURACION DE LA COMUNICACIÓN
INTERNA
Elementos Descripción
Variables del modelo
de comunicación
Participación de todas las instancias y los miembros de la organización. Suma de escucha, información y emoción. Creación de departamentos y comunicación interna que actúen como facilitadores, estructurando las funciones de comunicación y prestando apoyo, pero sustituyendo a quienes deben asumir el liderazgo interno (equipo directivo). Destinar partidas presupuestales que permitan realizar auditorías y contratar consultoría, crear planes estratégicos de comunicación interna; formar a los directivos y equipos que colaboren con la comunicación y reforzar las estructuras internas tanto en equipo como en posiciones dentro del organigrama.
Responsabilidad y compromiso del equipo directivo
La apropiación por parte del equipo directivo de la comunicación interna como una herramienta de gestión y un aspecto fundamental de las responsabilidades directivas, lo cual implica un necesario cambio de mentalidad. Preocupación por las habilidades comunicacionales de los equipos directivos y la creación de un departamento de comunicaciones interna como garante del modelo.
Fortalecimiento de nuevas tecnologías
para la comunicación
Potenciar la intranet, como la herramienta que mas se adapta a las actuales necesidades de comunicación interna, para ello se hace necesario crear un portal del empleado que contemple las tres características imprescindibles para consolidar un modelo de liderazgo y prevención de cambios fuertes: inmediatez, interactividad, y estilo coloquial.
El modelo es sostenible si a lo anterior se complementa con capacitación para aprender a
usar el internet, que hoy en día los miembros (mayoritariamente el personal de
producción) no tienen acceso a computadores que están conectados a la red y si este
personal el cual es nuestro público objetivo para el plan de comunicaciones queda al
margen del sistema, el modelo no será efectivo.
LA FIGURA DEL DIRECTOR DE COMUNICACIONES (DIRCOM)
Actualmente, las organizaciones no solo se concentran en ofrecer productos y servicios
sino que se preocupan por la transmisión de una buena imagen corporativa , esto tiene
que ver con el fortalecimiento interior de las organizaciones, de igual manera surge la
necesidad de una persona que ocupe este nuevo rol de gerenciar la comunicación de
forma estructurada en la organización.
El nuevo rol del director de comunicaciones (DircCom), es una figura responsable de la
gestión estratégica de la comunicación externa e interna de la organización, que debe
cumplir con los siguientes roles: director de comunicaciones, director de comunicación
empresarial y responsable del flujo de las comunicaciones dentro de la organización.
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 10
Características de la dirección de comunicaciones
CARACTERISTICAS DESCRIPCION
Estratega eficaz
Saber comunicarse con todos, mantener buenas relaciones, tanto como habilidad propia como para la organización, Los estrategas deben estar dentro y fuera de la empresa al mismo tiempo, ver lo inmediato y proyectarse a largo plazo.
Generalista
Tener una visión integral e integradora, visión holística*2 de la
organización tiene que ser capaz de ver a la empresa como un todo formado de interdependencia, es decir entender que la empresa es una suma de todos los departamentos o áreas y que sin la interacción de estas y un trabajo en equipo es imposible cumplir los objetivos propuestos para el bienestar de la organización. Por el contrario, si se logra un trabajo en equipo mejoran los resultados de la empresa ya que todos los empleados conocen las necesidades y objetivos para los cuales ejercen.
Polivalente
Asumir la diversidad de funciones y responsabilidades que tiene todo director de comunicaciones, este es el creador de modos de acción, es el estratega de políticas internas y externas de comunicación, se encarga del buen funcionamiento de los canales formales internos de comunicación de la organización, apoya procesos de investigación organizacional, apoya proyectos de imagen corporativa, relaciones públicas, colabora en el área de recursos humanos, es asesor directo de las instancias de poder y por último, es consultor incondicional en todo lo relacionado con estrategia de comunicación de la empresa.
La dirección de comunicaciones debe tener una actitud integradora capaz de agrupar, no
de excluir a todos los empleados en todos los procesos, programas y tareas que se
proponga la organización; debe generar confianza tanto en los empleados como en el
personal administrativo de la empresa, debe ser un emprendedor y debe preocuparse por
adquirir nuevos conocimientos acordes a un mundo global que exige diariamente más
competencias y conocimiento.
*punto de vista de múltiples interacciones que lo caracterizan
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 11
ASPECTOS ORGANIZACIONALES FORTALECIDOS A TRAVES DE LA GESTION DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
ASPECTOS ORGANIZACIONALES
Objetivos ,misión, visión y principios de la organización
Procesos de reorganización empresarial
Cambios en la imagen corporativa
Imagen de solidez corporativa (no financiera)
Cambios en la estrategia corporativa
Estrategias laborales de alto impacto
Sistemas de control y auditoria
Calificación de valores
Desarrollo organizacional
Promoción de calidad de vida
Preservación y cuidado del entorno y del medio ambiente
Relaciones favorables con la comunidad en donde opera
Desarrollo de buenas prácticas y relaciones laborales
Estos aspectos que se relacionan representan un capital valioso para la organización,
que no puede ser desperdiciado, por el contrario, una adecuada gestión organizacional
contribuye a que dicho capital de cultura organizacional trascienda y comunique lo que
realmente hace y pretenda la empresa, pues es de desde la comunicación y a través de
ella que se direcciona una organización hacia sus objetivos y se logran establecer
relaciones solidas y duraderas con todos los stakeholders o integrantes internos y
externos de la organización.
ESTRATEGIAS PARA PROMOVER EL CAMBIO ORGANIZACIONAL
Diseñar modelos de alta gerencia como modelo positivo a seguir mostrando su comportamiento como ejemplo
Crear nuevos relatos, símbolos y rituales para reemplazar a los tradicionales
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 12
Seleccionar, promover y apoyar a los empleados que adoptan los nuevos valores que se buscan
Rediseñar el proceso de socialización para ajustarlo a los nuevos valores
Cambiar el sistema de recompensas para estimular la aceptación del nuevo conjunto de valores
Reemplazar las normas no escritas con normas y reglamentos formales que deben cumplirse con rigidez
Sacudir las subculturas actuales mediante transferencias, rotación de puestos y/ o despidos
Promover el consenso y de paso la legitimidad de los cambios mediante la participación de los empleados y la creación de un clima con alto nivel de confianza.
FACTORES CRITICOS DE LA COMUNICACIÓN EN CARULLA
DESCRIPCION
No existen canales de comunicación suficientes que faciliten el proceso de transmisión de información y garantice la calidad de los mensajes
Los canales de comunicación existentes carecen de la adecuada estructuración y diseño de contenidos, lo que produce apatía y desinterés por parte de los empleados a la hora de tener contacto con estos.
No hay una estructura interna de comunicación que identifique a GRUPO EXITO
Grupo Éxito hace poco uso de la comunicación interna con lo cual favorece el surgimiento de la incertidumbre
Los modelos de comunicación interna de la organización no tienen en cuenta las necesidades y los modos de comunicación de los colaboradores
No hay referencia a valores corporativos en los mensajes de comunicación interna de Grupo Exito
Los canales de comunicación interna no están disponibles para todos los colaboradores en igualdad de condiciones o están sometidos a tramites jerarquizados o burocraticos
Los mensajes de comunicación interna de Grupo Éxito no son percibidos como mensajes institucionales
No hay un esquema estructurado de respuesta o retroalimentación a los mensajes de comunicación interna de Grupo Exito
El acceso selectivo a los canales de comunicación interna de la organización genera incertidumbre entre quienes no pueden acceder a aquellos y generan una posición dominante para quienes si lo tienen
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 13
CLIMA ORGANIZACIONAL
Para cualquier empresa es importante conocer el clima organizacional, ya que este
puede impactar significativamente los resultados. Numerosos estudios han indicado que
el clima organizacional puede hacer la diferencia entre una empresa de buen desempeño
y otra de bajo desempeño. La medición del clima organizacional se hace mediante
encuestas aplicadas a los trabajadores de algún área que se quiera medir, aunque
existen distintos instrumentos, metodologías y encuestas para medir el clima
organizacional, la mayoría coinciden en la necesidad de medir las características del
clima organizacional en dos partes: una, el clima organizacional existente en la actualidad
y otra, el clima organizacional ideal o como debería ser. La brecha entre ambas
mediciones es de gran utilidad para diagnosticar problemas organizacionales, que
pudieran ser posteriormente explorados y corregidos.
VARIABLES E INDICADORES DE INVESTIGACION
VARIABLES INDICADORES
Comunicación Emisor, mensaje, código, canal y receptor
Cultura organizacional
Valores, identidad, pertenencia: grado de divulgación y conocimiento de los valores e ideas de la empresa. Normas organizacionales: Grado de satisfacción, conocimiento y divulgación del personal con la normativa de Grupo Éxito
Clima organizacional Actitudes: Reacciones del personal ante un estimulo, comportamientos
Ambiente laboral Ambiente de trabajo: relación con compañeros/jefes.
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 14
2. PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA PARA LA PLANTA DE
PRODUCCION DE PANIFICACION DE LA EMPRESA CARULLA S.A
CARULLA ES “COMPA” (Compromiso y Amor)
La Comunicación y las estructuras de las Organizaciones
Los aspectos fundamentales que enmarca una organización está definido por la
comunicación, los expertos analizan la importancia que tiene este proceso en la
cotidianidad de las organizaciones, en la cooperación de todos por mantenerlas llámense
directivos u operarios “las organizaciones son por su propia naturaleza sistemas
cooperativos y que no pueden dejar de serlo. Es decir, la cooperación es la esencia
misma de las organizaciones” 3
De acuerdo a estos planteamientos decidimos enfocarnos en la planta de panificación de
la Empresa CARULLA LTDA” Hoy Grupo Éxito para hacer nuestro plan de comunicación
interno.
La relación entre la comunicación y el desarrollo de las organizaciones permite la
adaptación a cambios para que con éstos, se aprendan cosas nuevas y se busque
desaprender las viejas costumbres para Kurt Lewin 1940 el proceso de cambio está
definido por 3 fases “descongelar, mover, volver a congelar”4
Descongelar: se deja atrás la vieja conducta
Mover: se adopta una nueva actitud
Volver a congelar: se adopta la nueva conducta como permanente.
3 BERNARD, Chester, Teoría de la Organización 1938
4 GARZON, Castrillón Manuel Alfonso, El desarrollo organizacional y el cambio planeado, pag. 96 google
books
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 15
La idea con este plan es buscar que los operarios de la planta de panificación de Grupo
Carulla se muevan y adopten una nueva actitud de acuerdo con los procesos
comunicativos al interior de esta área.
Recordemos que para que haya una comunicación esta debe contener los elementos
básicos para la interrelación entre dos o más personas.
Elementos de la Comunicación
Fuente:
http://www.kalipedia.com/kalipediamedia/lenguayliteratura/media/200704/17/lenguacastell
ana/20070417klplyllec_1.Ees.SCO.png
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 16
3. ESTRUCTURA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN DE CARULLA
Fuente:http://culturacomunicativa.files.wordpress.com/2011/05/sin-tc3adtulo.jpg?w=495&h=228
3.1. Investigación
Mediante el proceso de observación y entrevista; se determino que hay un problema por
falta de compromiso y desinterés hacia la compañía por cuanto desperdician sin medida
los insumos para la elaboración de los productos y las indicaciones que se dan para el
uso adecuado de las materias primas, no son seguidas.
Se observó que el jefe de control de calidad hace reuniones periódicas informando sobre
las ventas que ha tenido la compañía durante el mes y la importancia y el cuidado que se
debe tener sobre el control de las mermas (pérdida física de un bien en el proceso
productivo), los empleados no le dan importancia a estos informes puesto que para ellos
no representa ningún beneficio que la empresa este teniendo grandes utilidades por el
trabajo que ellos desempeñan y con esta información crean un resentimiento hacia la
organización haciendo caso omiso. Sin embargo, la empresa ofrece beneficios
económicos representados en un bono a final de año si logran reducir las mermas.
Según los datos obtenidos mediante entrevista con algunos de los trabajadores, esta
situación se presenta porque los antiguos dueños o administradores tenían un trato más
cercano con cada uno y tenían especial consideración con sus familias, habían
programas especiales para ellos y para sus hijos, ahora con la nueva administración
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 17
hubo cambios radicales, no los tienen en cuenta y hay un sentimiento de explotación y un
marcado desinterés hacia la organización.
3.1.1. SITUACIÓN ACTUAL
En la investigación inicial de Carulla, se encontró una preocupante situación de falta de
comunicación con los empleados de la planta de producción, entre otras cosas:
a) Falta de compromiso de los empleados para con la empresa.
b) Se encontró un serio desperdicio en los insumos.
c) No existe comunicación con los Jefes inmediatos y lejanos. Solamente se
comunican para transmitir órdenes puntuales, no son de fácil acceso.
d) Existe una gran desmotivación por parte de los empleados.
e) No hay acceso a ciertos recursos de la empresa como a Internet, Intranet y otros
recursos de tecnología y comunicaciones.
f) Se presenta un alto ausentismo entre los empleados del área
g) Hay una seria discriminación laboral.
3.1.2. OBJETIVO GENERAL
Crear un plan de comunicaciones que permita mejorar el clima organizacional en la
planta de producción y sensibilizar al personal de esta área para que tenga una correcta
utilización de las materias primas.
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 18
3.1.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Mejorar la productividad de los empleados.
- Mejorar el ambiente de trabajo
- Aumentar la eficiencia en las tareas realizadas.
- Generar sentido de pertenencia para con la empresa.
3.1.4. VALORES Y CULTURA ORGANIZACIONAL
Se presenta como parte de los valores y cultura organizacional la misión, la visión y los
principios y objetivos corporativos.
3.1.5. MISIÓN
Seremos los líderes en conocimiento del cliente, innovación y rentabilidad entre las
grandes cadenas de la Región Andina.
3.1.6. VISIÓN
Trabajamos para que el cliente regrese.
3.1.7. VALORES
Honestidad, Respeto y Trabajo en Equipo.
Carulla ha definido su misión y visión donde promueve y orienta su quehacer empresarial,
la Misión de Carulla va enfocada a la innovación y conocimiento del cliente.
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 19
Por su parte, Carulla ha desarrollado sus actividades bajo la Visión de propender para
que el cliente siempre regrese.
Los valores que resalta Carulla son la Honestidad, Respeto y trabajo en Equipo, esto se
ve reflejado en las certificaciones de sistema de calidad para la industria de alimentos.
HACCP, (Hazzard Analysis and Critical Control Points) Contribuyendo también al
manejo ambiental generando desarrollo sostenible en cuanto al orden y reciclaje.
3.1.8. PRINCIPIOS Y METAS CORPORATIVAS:
Generar los mejores resultados financieros del sector.
Cultivar relaciones de largo plazo con clientes y proveedores
Ser una empresa socialmente responsable que contribuye al desarrollo de las
comunidades donde opera
Generar confianza entre nuestros accionistas aplicando las mejores prácticas de
gobierno corporativo.
3.1.9. PRINCIPIOS Y OBJETIVOS CORPORATIVOS
Dentro de sus objetivos corporativos, la organización Carulla quiere aplicar las mejores
prácticas en el mercado detallista (retail) con de lograr entre otros objetivos:
Un crecimiento del diez (10%) año tras año de manera sostenida
Llegar a un margen de Ebitda 8,60% como mínimo.
Obtener anualmente, al menos un margen de utilidad neta del 4%.
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 20
3.1.10. MAPA DE PÚBLICOS
DISTRIBUCIÓN DEL PERSONAL PLANTA DE PRODUCCIÓN CARULLA
Departamento Cargo # de personas
Administrativo Directores 6
Gerencia media
Gerentes 30
Jefes de departamento 20
Supervisores de producción 15
Supervisores de ventas 35
Operarios
Personal área administrativa 350
Vendedores 250
Operarios de producción 600
Secretarias y recepcionistas 10
Personal de seguridad 32
TOTAL 1.348
Perfil del público especifico: Hombres y mujeres entre 20 y 55 años con un nivel de
escolaridad básico, y técnicos.
3.1.11. ANALISIS DE CLIMA INTERNO
Los empleados de la planta de producción de Carulla se caracterizan por actuar
tranquila y amigablemente y de confianza. La relación que manejan es de colaboración
entre colegas, pero no hay trabajo en equipo, las tareas y trabajos asignados se realizan
individualmente y por largos periodos, no hay oportunidad de que cada uno conozca o se
desempeñe en otras actividades diferentes a las ya establecidas generando descontento.
La población que aquí nos enmarca es de estratos 1, 2 y 3, y su nivel de escolaridad va
desde básica primaria hasta estudiantes técnicos y universitarios
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 21
3.1.12. MATRIZ DOFA
La comunicación en la organización es el medio que permite que todo fluya, buscando
siempre fortalecer la identidad y los valores, pretendiendo la integración del personal
interno de los diferentes departamentos a través de actividades que los motiven a
alcanzar las metas de la organización. Este diagnostico nos demuestra que es evidente
la falta de identidad de los empleados hacia la organización por esto es urgente la
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 22
aplicación de un sistema de comunicación interna que permita el fortalecimiento de los
valores y objetivos que persigue la compañía.
3.2. Planificación
3.2.1. Públicos Internos
Operarios de producción
Jefe control de calidad
Supervisores de área.
Perfil del público: Hombres y mujeres entre 20 y 55 años
Los empleados de la planta de producción de Carulla se caracterizan por actuar
tranquila y amigablemente y de confianza. La relación que manejan es de colaboración
entre colegas, pero no hay trabajo en equipo, las tareas y trabajos asignados se realizan
individualmente y por largos periodos, no hay oportunidad de que cada uno conozca o se
desempeñe en otras actividades diferentes a las ya establecidas generando descontento.
La población que aquí nos enmarca es de estratos 1, 2 y 3, y su nivel de escolaridad va
desde básica primaria hasta estudiantes técnicos y universitarios
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 23
3.2.2. Objetivos específicos
Buscar una sensibilización psico-social en los operarios del área de producción, esto es:
motivarlos, incentivarlos, darles seguridad, confianza, escuchar las necesidades tanto
personales como laborales, hacerlos participes de algunas decisiones que se tomen
alrededor de este departamento con el fin de lograr sentido de pertenencia por la
compañía, oportunidad de crecimiento y desarrollo personal, igualmente se busca un
trabajo en equipo logrando un ambiente interno agradable que permita la buena
ejecución de sus labores y reducir las mermas(pérdida física de un bien en el proceso
productivo).
3.2.3. Estrategias y tácticas de negocio.
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Estrategias para el desarrollo del plan de comunicación
MATRIZ DEL PLAN ESTRATEGICO DE VERIFICACIÓN DE OBJETIVOS
PROYECTO COMUNICA
Misión Seremos los líderes en conocimiento del cliente, innovación y rentabilidad entre las grandes cadenas de la Región Andina.
Visión Trabajamos para que el cliente regrese.
Valores Corporativos Honestidad, Respeto y Trabajo en Equipo.
Direccionamiento Estratégico
Objetivo Estratégico Objetivo de
comunicaciones Calificación
De la organización Mejorar la comunicación interna
Mejorar la cultura organizacional
5
Del área a apoyar Disminuir las mermas de insumos
Integrar y cohesionar el personal del área
5
De los Gerentes de Área Aumentar la productividad
Generar conciencia de productividad
5
De los Supervisores de Área
Mejorar las relaciones entre los operarios
Realizar integración entre operarios
5
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3.2.4. Presupuesto
BOSQUEJO DE PRESUPUESTO PLAN DE COMUNICACIONES CARULLA S.A.
VALOR TOTAL DEL PRESUPUESTO $ 795.000.000
RUBRO / AFECTA A -> FORMACIÓN Y DESARROLLO
BIENESTAR ORGANIZACIONAL
COMUNICACIONES (Medios Internos)
COMUNICACIONES (Medios Externos)
Capacitación $ 125.000.000,00
Becas Educación Básica Media
$ 80.000.000,00
Contratación Consultores
$ 50.000.000,00
Servicios Consultoría Gestión Humana
$ 65.000.000,00
Celebraciones (días especiales)
$ 230.000.000,00
Adecuación ambiental (puesto de w)
$ 26.000.000,00
Apoyo Monetario (préstamos)
$ 50.000.000,00
Outsourcing Consultoría Organizacional
$ 30.000.000,00
Desarrollo Software Redes Sociales
$ 20.000.000,00
Contratación Medios BTL
$ 30.000.000,00 $
Vinculación Comunicador Profesional
$ 10.000.000,00 $
Servicios Consultoría Gestión Humana
$ 30.000.000,00 $
Outsourcing Call Center $ 18.000.000,00
Suscripciones a Revistas, Periódicos
$ 3.000.000,00 $
Adquisición de Pantallas Internas TV
$ 18.000.000,00
Adecuaciones Software Intranet
$ 0,00
Impresión de Boletines Internos
$ 0,00
Ampliación del Canal de Internet
$ 10.000.000,00
TOTAL PRESUPUESTO
$ 205.000.000,00 $ 198.000.000,00 $ 344.000.000,00 $ 48.000.000,00
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3.3. Implementación
Para la implementación del plan de comunicación se tienen en cuenta las siguientes
acciones:
PROGRAMAS ACCIONES INDICADORES
Programa de comunicación corporativa
Creación del grupo de comunicaciones
-Nivel de liderazgo y aceptación del departamento en la organización -Nivel de progreso en la organización en los procesos internos
Programa de cultura corporativa
Red de comunicación corporativa:
Medios electrónicos
Medios impresos Integración cultural fomento/sentido de pertenencia: cara –cara
Training
Eventos
Reuniones Zona de contacto
Buzón de comunicaciones
-Nivel de innovación -Nivel de eficacia de medios -Grado de participación -Cultura organizacional -Nivel de participación -Nivel de integración -Grado de conocimiento Retroalimentación -Grado de intervención -Grado de satisfaccion.
Integración cultural/fomento de sentido de pertenencia: cara a cara
Training y eLearning: Cursos/Talleres/Conferencias
Objetivos:
1. Capacitar sobre los procesos de comunicación y los medios existentes a nivel
interno, además cumple el papel de motivar a participar de cada uno de estos
medios, brindando herramientas y técnicas para comunicarse de forma efectiva
2. Capacitar a todo el personal interno de panificación de Grupo éxito sobre la
cultura empresarial, tanto a operarios como jefes y alta gerencia, con el fin de que
todos estén en condiciones de ofrecer charlas institucionales y hacer recorridos
empresariales, a los diferentes visitantes, ya se nuevos empleados, colegios,
universidades, etc.
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3. Participar en el proceso de desarrollo personal de los empleados, ofreciéndoles
conocimientos que potencializan las diferentes habilidades y competencias
4. Integrar a todo el personal interno de Grupo Éxito a través de los talleres de
presencia obligatoria, en el que se realizan actividades en grupo.
TRAINING E LEARNING CARULLA
Contenido Descripción
Training Actividades ya sean capacitaciones o talleres, implementados para los empleados de la planta de Grupo éxito, con el fin de lograr entrenamiento capacitación del computador
E- learning Capacitaciones y cursos que podrían realizar los empleados para manejar las herramientas virtuales .
PROGRAMAS
CURSOS DESCRIPCION
Programa de capacitación sobre informática
Se desarrollara un programa para que los empleados adquieran conocimiento y habilidades en el manejo del computador
EVENTOS DE INTEGRACION
ACTIVIDAD DESCRIPCION FRECUENCIA PUBLICO CONTENIDO
Expo carulla Feria Anual Operarios
Temas corporativos Promociones especiales para ellos de sus productos
Carulla celebra Celebración cumpleaños
mensual operarios Evento, fiesta,cena
Eventos deportivos
Campeonatos deportivos por departamentos, según intereses del personal
semestral todos Diferentes deportes
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ACTIVIDAD DESCRIPCION FRECUENCIA PUBLICO CONTENIDO
Outdoor training Carreras de observacion
semestral Por departamentos
Identidad corporativa Cultura y Clima organizacional
Dia de la familia Celebración del cumpleaños de carulla
Dia de integración campestre, bazar,almuerzo, la idea es que se rompan los niveles jerarquicos
anual todos
Sentido de pertenencia Cultura y clima organizacional
REUNIONES
PERIODICIDAD DESCRIPCION
Reuniones trimestrales de Formación y coordinación
Formación y coordinación de cada empleado con el gerente del departamento con el fin d tratar temas personales, expresar su opinión sobre los procesos, necesidades, inconformidades por parte del empleado, evaluación de desempeño, comportamiento, habilidades, fortalezas, deficiencias, desarrollo profesional
Reuniones quincenales
Reuniones al interior de cada departamento para analizar rendimiento, logros debilidades, aspectos por mejorar, estrategias, metas. En cada reunión los empleados contaran con un espacio destinado para que se manifiesten si lo necesitan. Estas reuniones son de carácter obligatorio, para que el empleado se sienta involucrado Con los objetos de la empresa, además después de cada reunión, se escogerá un empleado, quien será el encargado de realizar el informe, que hará parte del archivo de actas.
Reuniones anuales
Intercambio con administrativos, gerentes de cada departamento y representantes de empleados. Se debe informar logro obtenidos, fracasos, resultados financieros, estrategias a implementar, balances, perspectivas. Después de estas reuniones de los gerentes de departamento con el presidente y administrativos, cada supervisor de área deberá realizar informe y reuniones con sus empleados para comunicar lo sucedido.
Objetivo: Socializar, integrar e intercambiar ideas que ayuden a romper barreras entre los
empleados y gerentes, creando ambientes de confianza.
CARACTERISTICAS:
1. Creación de comités por departamentos, quienes representan los demás empleados en
las reuniones con los directivos.
2. Semanalmente se realizan reuniones por comité en el cual se expresaran las
necesidades, objetivos, requerimientos etc. Se debe realizar en ambientes diferentes de
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los habituales de trabajo, con el fin de lograr menor tensión y formalismo, promoviendo
que los empleados se sientan en un ambiente mas tranquilo e informal y puedan
expresarse en un ambiente de mayor confianza.
3.4. Medición
A continuación presentamos un par de ejemplos enfocados hacia la eficiencia
Objetivo estratégico 1 : Disminuir las mermas de Insumos
Nombre del indicador: Suministro de Insumos
Escala : Porcentaje.
Umbral superior: 100%
Umbral inferior: 70%
Horizonte: Semanal, Quincenal y Mensual.
x 100
Objetivo estratégico 2: Medir el crecimiento de los empleados en cuanto a su formación
Nombre del indicador: Desarrollo del recurso humano
Escala : Porcentaje.
Umbral superior: 40%
Umbral inferior: 10%
Horizonte: Semestral, Anual
x 100
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4. LAS TICS EN LA ORGANIZACIÓN
Carulla, como empresa del Grupo Éxito, cuenta con un sistema de comunicaciones
basado en nuevas tecnologías como Intranet, y otros.
SISTEMAS DE COMUNICACIÓN EXISTENTES NO EXISTENTES
http://www.facebook.com/SupermercadosCarulla
Carulla tiene participación en la red social Facebook. Mediante esta
pretende darles sentido de pertenencia a sus clientes. Muestra un gran énfasis en recetas y sábados de parrilla como un medio de acercarse a sus clientes.
https://twitter.com/#!/PlaceresCarulla
Igual que en Facebook, Carulla muestra en Twitter un gran énfasis en aspectos culinarios. También comentan sobre la
navidad, sobre lencería y es muy familiar el sitio.
http://www.youtube.com/watch?v=hX0HMauEWv8
http://www.youtube.com/watch?v=ybmuUukMj24&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=9FpyoNVdphI&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=8Iz75pIbeNo&feature=related
Cuentan con una gran presencia en YouTube pero esta presencia se basa más que todo en los comerciales de
televisión que han producido a lo largo de los años. No hay una estrategia clara
sobre este medio.
No existe una estrategia clara en cuanto al uso de YouTube. Este uso se podría aprovechar a través de las
redes sociales y hacer mayor divulgación con el fin de acercar más
a sus clientes.
Red Social Profesional LinkedIn
http://www.linkedin.com
Grupo-Éxito/Carulla no cuenta con una presencia directa en esta red social profesional. Esta es una red
social de carácter profesional. Allí hay grupos de interés de acuerdo con el perfil laboral y profesional de cada
persona y las empresas más grandes publican allí sus necesidades de
recursos humanos e incluso comparten información de interés
general de acuerdo con su portafolio. La incursión en este medio sería de
gran ayuda como un medio de integración hacia el campo profesional en Colombia.
Carulla no cuenta con un Blog. Aunque es una herramienta web 2.0
no aporta mucho al esquema de comunicaciones de la organización. Por tal razón no se ven presencia de
Carulla en la red.
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SISTEMAS DE COMUNICACIÓN EXISTENTES NO EXISTENTES
http://www.carulla.com/inicio.jsp
Carulla cuenta con un website el cual es muy completo y permite entre otras cosas, ver el catálogo, consultar los
almacenes más cerca, ver recetas de cocina, comprar en línea, consultar los
diferentes departamentos, consultar sobre productos y de paso, ponerse en
contacto con Carulla
Servidor de Correo
Carulla cuenta con un servidor de correo electrónico. Esta tecnología está
soportada en un servidor de Microsoft Exchange el cual se integra con
herramientas colaborativas como Sharepoint Services descritos a
continuación.
Mensajería Instantánea Interna
La compañía cuenta con herramientas de mensajería interna como el Office
Communications Server, esto le permite realizar chats pero solo entre los
empleados de la organización. Esta herramienta se encuentra en etapa de
migración hacia Microsoft Lync.
Intranet con Microsoft Sharepoint
Services
Carulla se integra a la gran intranet del Grupo Éxito mediante una herramienta
que se llama Microsoft Sharepoint Services. Esta plataforma le permite a los empleados consultar información,
solicitar permisos, y recibir información de interés general de todos. Esta red
está diseñada y actualizada exclusivamente por el departamento
administrativo. De otro lado se reconoce que facilita la
comunicación entre algunos funcionarios de la empresa y permite
compartir archivos de forma inmediata y a menor costo.
Lamentablemente no cuenta con un departamento de comunicaciones que
articule la ayuda de los diferentes departamentos para la estructura y
construcción de algunos contenidos. Es posible pensar en una estrategia que agregue contenidos de interés
particular y general de acuerdo con la posición y cargo que ocupe el
empleado. También hay que buscar el mecanismo para hacerla extensiva
a los empleados de rango más inferior como operarios y demás.
http://clasevirtual.grupoexito.com.co/ekp/
Plataforma E-Learning
El Grupo Éxito cuenta con una plataforma de E-Learning a traves de los
cuales se les brinda a los empleados cursos de formación sobre diferentes
temas de acuerdo con el perfil y el cargo que desempeñan. Esta plataforma
presenta también cursos de inducción a la cultura organizacional del Grupo
Éxito.
Plataforma de Red
La organización cuenta con una plataforma de Red basada en tecnología
de Cisco Systems. Esta plataforma consiste desde Switchs de Piso, Switchs de Borde, Backbones, Routers, Access points y demás dispositivos los cuales permiten la conectividad en RED tanto
física como inalámbrica de toda la organización
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SISTEMAS DE COMUNICACIÓN EXISTENTES NO EXISTENTES
Herramienta ERP
Grupo Éxito y a su vez Carulla cuentan con una plataforma de ERP llamada Oracle E Business Suite. Esta es una
suite de aplicaciones de negocio integradas donde integra clientes, proveedores y productos. En esta herramienta integra la información
administrativa, la intranet y la extranet. Manejan por este medio procesos como
Contabilidad, Cartera, Inventarios, Producción. Dentro de esta Suite se
encuentra incluida una herramienta de CRM para el contacto con los clientes, SCM para la cadena de suministro todo
integrado
Web 2.0 Mahsups
Grupo Exito no cuenta con un Mashup web.2.0 Empresarial. Esto la daría un gran aporte al interior de la
organización pues normalmente define aplicaciones que combinan sus
propios recursos y sus datos con otros servicios externos. Permite tener herramientas y acciones
colaborativas entre todos. Esta es una ágil herramienta para el
desarrollo de proyectos que requieran colaboración entre quienes participan en ellos. Esto ayudaría en gran parte a la estrategia de comunicaciones de
la organización integrando los elementos enunciados anteriormente.
Cloud Learning
Grupo Éxito cuenta con una plataforma de E-Learning llamada clase virtual éxito. Esta plataforma
solo está disponible para los empleados (en nuestro caso) de
Carulla. El tener una plataforma de Cloud Learning, le permitirá a la
organización ofrecer servicios “en la nube” a los clientes que estén
interesados. Al tener una plataforma de E Learning, esta se puede integrar
con lo que hay y abrirlo hacia sus clientes pues siempre habrán temas
de interés general.
Telefonía IP
La organización cuenta con un moderno sistema de Telefonía IP el cual le ha
implicado moderniza su infraestructura de Red para mayor capacidad, por allí
puede transmitir tanto voz como datos e incluso video y tiene la facilidad de
comunicar toda su cadena de almacenes a nivel nacional e
internacional con costos de llamada local.
Es posible trazar una estrategia para brindar mayor comodidad a los empleados de cierto rango
para que reciban el beneficio de esa integración nacional en sus hogares. Tiene un costo que se
puede financiar en forma compartida.
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 33
SISTEMAS DE COMUNICACIÓN EXISTENTES NO EXISTENTES
Really Simple Syndication RSS
GE no cuenta con Servicios de distribución de información RSS. Esto es una familia de formatos llamados
“web feeds” que se usan para publicar titulares, audio, video,
entradas de blog, incluye un texto resumido de lo que se quiere decir
con fechas y autores. Esto le daría un mayor acercamiento a sus clientes por cuanto normalmente se utilizan medios móviles como Smarphones,
iPads, etc.
Integración Móvil
La organización cuenta con integración hacia dispositivos móviles solamente
para los niveles directivos de la organización. La información se extrae
principalmente desde sus sistemas integrados de ERP, CRM y SCM.
En este aspecto, es posible trazar estrategias como integrar los
servicios de telefonía IP hacia los dispositivos móviles y viceversa. Esto
lograría un ahorro sustancial en costos de ambos servicios de telefonía y permite una mayor
integración de todos los servicios de la organización. Igualmente, es
posible también ampliar la cobertura de la integración hacia los
dispositivos móviles digamos a los equipos que estén de cara hacia los
clientes y proveedores de la organización. Esto lograría una mayor
eficiencia y capacidad de cobertura en la respuesta mucho más eficiente.
Intranet /Extranet Digital
La organización cuenta con una Intranet que utilizan los empleados en forma regular. La cultura organizacional ha
permitido que los empleados que tienen acceso a dispositivos de comunicación
como computadores de escritorio, laptops y algunos que tienen
dispositivos móviles integrados estén conectados a la Intranet Corporativa
Se pretende presentar una oferta donde la organización pueda hacer
apropiación de las tecnologías digitales mediante una “Intranet
Digital”. A nivel de los almacenes ya cuentan con pantallas informativas de
productos y promociones, pero, a nivel interno, para los empleados no cuentan con medios de conectividad como computaodres d eescritorio y laptops ni dispositivos móviles, se
propondría el acceso a una Intranet que les permita incluso, con
dispositivos sensibles al tacto o “touch-screen” interactuar con la
intranet, consultar información y de paso recibir información de interés general. Hoy en día no cuentan con esta Intranet Digital la cual no solo acercaría más a los empleados a la organización sino que ayudaría a
reforzar la apropiación de los empleados hacia la organización Esta
propuesta pretende que los empleados estén “conectados” a su empresa tanto internamente como
externamente..
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 34
SISTEMAS DE COMUNICACIÓN EXISTENTES NO EXISTENTES
Proyecto Educativo Colaborativo
http://www.sakai.org
Como un medio de soporte a los temas de educación pueden hacer
apropiación del proyecto Sakai. Este es un proyecto de comunidades Colaborativo para crear software
abierto que permite obtener avances en enseñanza, aprendizaje e
investigación. El proyecto Sakai permite crear contenidos digitales,
anexarle contenidos ya existentes y compartir contenidos de los demás miembros de la comunidad Sakai.
Este proyecto se puede implementar como alternativa a la Intranet Digital
planteada ya que al ser software abierto sus costos son muy bajos.
Solución de Centro de Contacto
Carulla Grupo Éxito tiene tercerizado el servicio de centro de llamadas o Contact
Center a través de la empresa ALLUS Global BPO. Este Call Center, antes llamado Multienlace, es el Centro de Llamadas de todas las empresas del Grupo Empresarial Antioqueño GEA.
De ella forman parte compañías como Bancolombia, Protección, el Grupo
Suramericana. A través de este centro de contacto reciben las llamadas de los
usuarios, proveedores y clientes de Carulla, Grupo Éxito. Es un servicio muy
eficiente que aporta bastante.
Solución de Video Conferencia
Carulla-Grupo Éxito cuenta con soluciones de Video Conferencia que
les permite conectarse a través de sus enlaces de Internet con todos los
funcionarios sin importar el lugar de la Geografía Colombiana donde estén
siempre y cuando la sede cuente con servicio de Internet. Para esto se
apoyan en el fabricante Polycom que ofrece este tipo de soluciones que están a la vanguardia con video, voz y datos en tiempo real. Esto le aporta ahorros
significativos en costos de comunicaciones
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 35
5. CONCLUSIONES
El bloque de Gestión de la Comunicación nos ayudó a apropiarnos de la
importancia que tienen las comunicaciones en las empresas. Cada vez en
este mundo moderno va cobrando importancia el relacionamiento empresa-
empleado, empresa-junta de socios, empresa-estado y en general, las
organizaciones están tomando conciencia de estar bien comunicados.
Hoy día las empresas experimentan serios problemas de comunicación. (más
de los que se pudieran pensar) y lo más preocupante es que en la mayoría de
los casos no lo perciben hasta cuando ocurren eventos de gran magnitud.
Para las organizaciones es muy importante tener fluidez en sus
comunicaciones pues el buen relacionamiento hace empresas más eficientes.
La estadística reza que las mayores pérdidas en las empresas se deben a
que tienen sistemas jerarquicos que no tienen en cuenta al obrero raso que
es en realidad quien le agrega valor a todo lo que la empresa produce.
Plan de Comunicación : ARIEL AYAZO R. – LUZ MYRIAM RIVAS A. 36
6. BIBLIOGRAFÍA
La Bibliografía del Plan de Comunicaciones está basada en los textos, enlaces y
personas consultadas a lo largo del desarrollo de las actividades.