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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
Hospital Departamental Centenario de Sevilla Empresa Social del Estado
Vigencia 2016 - 2023
El Plan Institucional de Archivos – PINAR es una herramienta que permite al Hospital Departamental Centenario de Sevilla, identificar las actuales dificultades archivísticas para desde allí planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos la función archivística, según las necesidades y debilidades en Gestión Documental
1
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................2
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO ............................................................................................................6
1.1 MISIÓN ...........................................................................................................................................6
1.2 VISIÓN ............................................................................................................................................6
1.3 VALORES .........................................................................................................................................6
1.4 POLITICA DE CALIDAD ....................................................................................................................7
2. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL .........................................................................................8
3. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ........................................................................................9
3.1 HERRAMIENTAS APLICADAS: .........................................................................................................9
4. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULARES ....................................................... 13
5. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR.. 32
6. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ...................................................................................................... 33
7. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS .................................................................................... 34
8. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA ........................................................................................... 48
9. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA ............................................................................................ 49
10. APROBACIOÓN Y PUBLICACIÓN .................................................................................................. 50
GLOSARIO .......................................................................................................................................... 51
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................... 51
ANEXOS ............................................................................................................................................. 53
2
INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Identificación de falencias ........................................................................ 10
Tabla 2. Definición de Aspectos Críticos Vs Riesgos ............................................ 12
Tabla 3. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Necesidad de
Capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de
Gestión Documental... ........................................................................................... 13
Tabla 4. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Carencia de
Herramientas Tecnológicas ................................................................................... 15
Tabla 5. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. No están
implementadas las Tablas de Retención Documental ........................................... 18
Tabla 6. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Falta de espacios
para el almacenamiento de los documentos producidos ....................................... 20
Tabla 7. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Necesidad de
articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo
Institucional ............................................................................................................ 23
Tabla 8. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Unificar, documentar
y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental. ........... 25
Tabla 9. Resultados de evaluación de aspectos críticos con cada eje articulador. 28
Tabla 10. Matriz de Prioridades ............................................................................. 30
Tabla 11. Orden de Prioridades de Aspectos Críticos y Ejes Articulares ............... 31
Tabla 12. Identificación de Aspectos Críticos y Ejes Articulares con Mayor Impacto
............................................................................................................................... 32
Tabla 13. Formulación de Objetivos ...................................................................... 33
Tabla 14. Formulación de Planes y Proyectos ....................................................... 34
Tabla 15. Plan de Capacitación Vigencia 2016 ..................................................... 36
Tabla 16. Plan de Compras ................................................................................... 38
Tabla 17. Proyecto de Construcción del Archivo Central ....................................... 40
Tabla 18. Plan de Desarrollo Institucional PDI ....................................................... 41
Tabla 19. Sistema Integrado de Conservación SIC ............................................... 43
3
Tabla 20. Programa de Gestión Documental PGD ................................................ 45
Tabla 21. Construcción del Mapa de Ruta ............................................................. 48
Tabla 22. Seguimiento, Control y Mejora ............................................................... 49
4
ANEXOS
Anexo 1. Registro Fotográfico
Anexo 2. Herramienta
Anexo 3. Herramienta Matriz DOFA
Anexo 4. Diagnóstico
5
INTRODUCCIÓN
El Hospital Departamental Centenario de Sevilla, Empresa Social del Estado, en
cumplimiento del Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 del Sector Cultura
que compila los Decretos 2578 de 2012, Decreto 2609 de 2012, Decreto 1515 de
2013, Decreto 2578 de 2013, Decreto 1100 de 2014, Decreto 029 de 2015,
Decreto 103 de 2015 y Decreto 106 de 2015 que regula íntegramente las materias
contempladas en él.
El Decreto 1080 de 2015 en el artículo 2.8.2.5.8, estable: “Los instrumentos
archivísticos para la Gestión Documental”: Los Cuadros de Clasificación
Documental, Las Tablas de Retención Documental, Inventario Documental,
Instrumentos, Plan Institucional de Archivos, Programa de Gestión Documental,
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, bancos
terminológicos de tipos, series y sub-series documentales, mapas de procesos,
flujos documentales y la descripción de las funciones de las Unidades
Administrativas de la entidad, tablas de control de acceso para el establecimiento
de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad
aplicables a los documentos. El Hospital ha previsto en el escenario del Plan de
Desarrollo Institucional PDI, Incluir la Gestión Documental como un proceso
transversal en toda la Institución que tiene que estar vinculado con la Planeación
Estratégica de la Institución.
Para el cumplimiento de esta exigencia la Institución ha seguido la metodología
determinada por el Archivo General de la Nación AGN, en el Manual “Formulación
del Plan Institucional de Archivos – PINAR; teniendo como referentes para la
determinación de la situación actual las herramientas administrativas como son: el
Diagnóstico Integral de Archivos, Instrumentos de evaluación (encuesta),
instrumento de análisis DOFA, mapa de riesgos, auditoría interna, Plan de
Mejoramiento, Registro fotográfico de los archivos de gestión y central, diagnóstico
Integral de archivos, documento de autoevaluación y auto evaluación de
transparencia.
Para tales efectos el Plan Institucional de Archivos 2016-2023, contempla los
objetivos articulados con el contexto estratégico y las principales políticas de
gestión de archivos, seguridad y confidencialidad de la información. La apropiación
indicada de los recursos necesarios para la ejecución de los proyectos formulados
en el presente Plan, que impacten en los factores críticos y los riesgos asociados
identificados en la situación actual de la Institución.
6
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO
El Plan Institucional de Archivos – PINAR del El Hospital Departamental
Centenario de Sevilla, se soporta y se establece en:
1.1 MISIÓN
Somos una Empresa Social del Estado que brinda servicios Integrales de salud de
mediana complejidad, con el compromiso de satisfacer y brindar bienestar a
nuestros usuarios.
1.2 VISIÓN
En el año 2017 seremos un modelo de Empresa Social del Estado, prestadora de
servicios de salud, reconocida en el Valle del Cauca y Colombia por su alto nivel
de gestión administrativa, financiera y asistencial ajustada a la modernización
tecnológica que genere bienestar, confianza y seguridad a nuestros usuarios.
1.3 VALORES
Humanismo: Actitud de poner especial énfasis en la dignidad y el valor de la
persona humana.
Compromiso: Enfocados en cumplir las expectativas de nuestros usuarios y
atender sus necesidades.
Responsabilidad: Hacer de la mejor manera lo que nos corresponde, con
efectividad, calidad y compromiso, asumiendo consecuencias sociales de nuestros
actos.
Servicio: Ayudar a alguien de manera espontánea, como una actitud permanente
de colaboración hacia los demás.
Trabajo en equipo: Es coordinar e integrar esfuerzos a partir de la solidaridad,
vocación de servicio, equidad, autonomía, dialogo, concertación y autodesarrollo.
7
Sacrificio: Esfuerzo extraordinario para alcanzar un beneficio mayor, venciendo los
propios gustos, intereses y comodidad, convirtiéndose en fuente de crecimiento
personal.
Honestidad: Actuar siempre con base en la verdad y en la auténtica justicia.
1.4 POLITICA DE CALIDAD
El Hospital Departamental se compromete a orientar su gestión a la obtención de
beneficios y resultados de calidad para la comunidad, por lo cual se obliga a
implantar el Sistema de Gestión de la Calidad y a mejorar continuamente los
procesos, contando con funcionarios idóneos, con la participación ciudadana, y
ejerciendo un autocontrol integral en forma eficiente, eficaz y efectiva.
8
2. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL
El Hospital Departamental Centenario de Sevilla, Empresa Social del Estado,
realizó un análisis de toda la situación actual archivística en la Institución,
revelando aspectos medios, que ocasionan deterioro a la información producida
que conlleva a la pérdida de la memoria Institucional, también se pudo identificar
pereza laboral para el correcto manejo de los documentos generados debido a las
orientaciones erróneas dadas por personas de turno en el momento de querer
avanzar en el proceso, situación que se refleja por la implementación de Tablas de
Retención Documental que no cumplieron con las condiciones dadas por el
Archivo General de la Nación.
También ha permitido mostrar como la falta de construcción de Planes y
Proyectos orientados hacia la Gestión Documental que permitan visualizar
reformas a la problemática presentada durante varios años, da como resultado un
proceso sin concluir. La no inclusión del Proceso de Gestión Documental en el
Plan de Desarrollo Institucional durante varios años, ha mostrado la intermitencia
en el mismo, reflejándose en la falta de organización de los archivos y no poder
contar con las Tablas de Retención Documental implementadas.
El crecimiento en la estructura administrativa es otro factor negativo para el
correcto manejo de la información, debido a la carencia de espacios adecuados
para el archivo y por consiguiente no poder garantizar la custodia de la totalidad
de los documentos por parte del personal encargado para su cuidado y
conservación.
Es sustancial reconocer que se ha realizado un trabajo muy importante con el
levantamiento de los fondos documentales que existían en la Institución, la
depuración de documentos duplicados y de ganchos metálicos que permiten una
mejor conservación de los documentos. Algunas áreas han organizado
medianamente los archivos de gestión facilitando la búsqueda de la información; la
existencia de un depósito que medianamente cumple con la conservación de los
documentos almacenados, permitiendo la custodia real de la información.
El Talento humano del Hospital ha recibido capacitaciones importantes, no sin
reconocer que aún falta mucho por saber y entender del proceso, lo recibido que
ha sido básico, ha permitido sensibilizar al personal que tiene el manejo directo de
los documentos producidos. El Proyecto de Aprendiza en Equipo - PAE ha
permitido dar espacios importantes a la Gestión Documental con personal
profesional en el tema de la archivística, es urgente tomar conciencia de la
9
necesidad de continuar con el proceso de capacitaciones permanentes e incluir a
todo el personal responsable de planear, producir, enviar o custodiar documentos
que son parte de la memoria institucional.
3. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
La identificación de los aspectos críticos se realizó aplicando varias herramientas
que han permitido reflejar la realidad institucional frente al proceso de Gestión
Documental, dos de estas herramientas fueron aplicadas al personal de la
Institución que tienen relación directa con la información de la entidad, las otras
fueron aportadas por líderes o coordinadores de Procesos.
3.1 HERRAMIENTAS APLICADAS:
Instrumento de Evaluación (Encuesta),
Instrumento Análisis DOFA
Mapa de Riesgos
Auditoría Interna
Plan de Mejoramiento
Registro Fotográfico
Diagnóstico integral de archivos
Documento de Autoevaluación
10
Aplicadas las herramientas de evaluación y según el diagnóstico las siguientes
son las falencias identificadas en el manejo de los documentos y de los archivos
del Hospital.
Tabla 1. Identificación de falencias
1. En qué temas específicos de Gestión Documental le gustaría recibir capacitaciones, escríbalos?
2. En caso de inundación sabe qué hacer con los documentos?
3. Envía copia de las respuestas dadas a través de los correos electrónicos a la Unidad de Correspondencia?
4. Ha recibido capacitaciones suficientes en manejo de archivos por personal calificado?
5. Le realiza índice del contenido a las unidades documentales que se encuentran en el archivo de Gestión?
6. Realiza inventario documental?
7. El archivo de Gestión se encuentra organizado de acuerdo con las series y/o subseries documentales registradas en la TRD?
8. El área aplica los instrumentos de control de préstamo de documentos?
9. Si en la oficina se han modificado algunos procedimientos, han variado los tipos documentales que conformas las series?
10. La oficina posee el espacio suficiente para el almacenamiento de los documentos producidos?
11. La oficina cuenta con los archivadores suficientes para el archivo de la información?
12. Las Series y/o sub series están conformadas de acuerdo con lo registrado en la TRD?
13. La oficina cuenta con instrumentos de consulta/para la recuperación de la información?
14. El área donde trabaja presta documentos a otros servicios?
15. Los expedientes se encuentran foliados?
16. La información que tiene en las oficinas está clasificada?
17. Corresponde la ordenación de la documentación en los expedientes de las series y/o subseries al orden secuencial de los trámites?.
18. La información que tiene en las oficinas está ordenada?
Fuente: construcción propia.
11
Identificadas las falencias en el Proceso de Gestión Documental se agrupan los
aspectos y se establecen los riesgos frente a cada uno de aquellos.
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Carencia de herramientas tecnológicas.
No están implementadas las Tablas de Retención Documental.
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos.
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de
Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales.
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
12
3.2 DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Vs RIESGOS
Tabla 2. Definición de Aspectos Críticos Vs Riesgos
ASPECTOS CRÍTICOS RIESGOS Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Desconocimiento de la normatividad
Procedimientos equivocados
Pérdida de tiempo en procedimientos errados
Carencia de herramientas tecnológicas
Pérdida de información
Dificultad para la elaboración de Copias de Seguridad
Inconvenientes para la digitalización de la información
Falta de control de las Comunicaciones
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
Pérdida de la información
Desorden en los archivos de gestión
Fondos acumulados
Fácil acceso a la información de personal no autorizado
Deficiencia en controles después del préstamo de los documentos
Falta de seguridad de los documentos
Fraccionamiento de expedientes y trámites
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Deterioro de los documentos por falta de espacios suficientes para su almacenamiento
Desagregación de los archivos de gestión por falta de espacio en las unidades administrativas
Pérdida de patrimonio documental
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales.
Falta de formación en gestión documental para el correcto manejo de la información
Resistencia al cambio
No se da la importancia al proceso de Gestión documental
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Falta de formalizar los manuales para la aplicación de procesos y procedimientos de gestión documental
Diversidad de criterios para el manejo de los documentos
Fuente: Construcción Propia
13
4. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULARES
Tabla 3. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Necesidad de Capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental...
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados X Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD X Se tiene establecida la política de Gestión Documental X Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica X Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles X Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos X Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo X El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 7
Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos X Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel X Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL X Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
14
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión X Se cuenta con archivos centrales e históricos La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC X Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
X
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final X Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados X Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 5
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE
SEGURIDAD SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros X Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
X
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
X
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
15
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión. X Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad X Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad X Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística. Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales X Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio X Se cuenta con procesos de mejora continua X Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
X
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 7
Tabla 4. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Carencia de Herramientas Tecnológicas
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN DIRECTA
Carencia de herramientas tecnológicas
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos. X Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados X Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD X Se tiene establecida la política de Gestión Documental X Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica X Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles X Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
16
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Carencia de herramientas tecnológicas
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información. Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
X
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel X Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Carencia de herramientas tecnológicas
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
Se cuenta con archivos centrales e históricos La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
X
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
X
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
X
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
X
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
17
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE
SEGURIDAD SOLUCIÓN DIRECTA
Carencia de herramientas tecnológicas
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros
X
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
X
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
X
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
X
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
Se cuenta con modelos para la identificación, avaluación y análisis de riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Carencia de herramientas tecnológicas
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
X
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
X
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales
X
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
X
Se cuenta con procesos de mejora continua Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
18
Tabla 5. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. No están implementadas las Tablas de Retención Documental
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN DIRECTA
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
X
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD
X
Se tiene establecida la política de Gestión Documental X Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
X
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
X
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
X
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo
X
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 7
Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
X
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
X
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
X
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
X
Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL
X
Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano
X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
19
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
X
Se cuenta con archivos centrales e históricos La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
X
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
X
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
X
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
X
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 5
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE
SEGURIDAD SOLUCIÓN DIRECTA
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros
X
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
X
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
X
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
X
Se cuenta con modelos para la identificación, avaluación y análisis de riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 5
20
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
X
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
X
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
X
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales
X
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
X
Se cuenta con procesos de mejora continua X Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
Tabla 6. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN DIRECTA
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
X
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD
X
Se tiene establecida la política de Gestión Documental X Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
X
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
X
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
X
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo
X
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 7
Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
21
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
X
Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL
X
Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano
X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
X
Se cuenta con archivos centrales e históricos La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
X
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
X
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
X
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
X
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
X
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
22
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD SOLUCIÓN DIRECTA
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros
X
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
X
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
X
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos
X
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 5
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
X
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
X
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales
X
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
Se cuenta con procesos de mejora continua Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
23
Tabla 7. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
X
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD
X
Se tiene establecida la política de Gestión Documental X Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
X
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
X
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
X
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos.
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
X
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
X
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
X
Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL
X
Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
24
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
X
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
X
Se cuenta con archivos centrales e históricos La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
X
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
X
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
X
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
X
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
X
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros X Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
X
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
X
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
25
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Necesidad de articular el proceso de gestión documental con otros procesos y Plan de Desarrollo Institucional
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
X
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
X
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales
X
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
Se cuenta con procesos de mejora continua Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
Tabla 8. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articulares. Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS SOLUCIÓN DIRECTA
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales, funcionales y técnicos.
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
X
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la GD
X
Se tiene establecida la política de Gestión Documental X Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
X
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
X
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
X
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo
X
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos o interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender a las necesidades documentales y de archivo
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 7
Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
26
ASPECTO CRÍTICO ACCESO A LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
X
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para los archivos
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
X
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
X
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
X
Se tiene implementada la estrategia del Gobierno en Línea-GEL
X
Se cuenta con canales (Locales y en línea) de servicio, y orientación al ciudadano
X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6
ASPECTO CRÍTICO PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión
X
Se cuenta con archivos centrales e históricos La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación – SIC
X
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento conservación y preservación de la documentación física y electrónica
X
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos
Se cuenta con esquemas de migración y conversión normalizados
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3
27
ASPECTO CRÍTICO ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD SOLUCIÓN DIRECTA
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
X
Se cuenta con herramientas tecnológicas acorde a las necesidades de la entidad las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de dados a nivel interno y con terceros
X
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados a gestión de los documentos
X
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y los procesos archivísticos
X
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información
X
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 5
ASPECTO CRÍTICO FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN SOLUCIÓN DIRECTA
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión.
X
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
X
Se cuenta con alianza estratégica que permita mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales
X
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
X
Se cuenta con procesos de mejora continua Se cuenta con instancias asesora que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 4
28
Las responsables evaluaron uno a uno los aspectos críticos con cada eje
articulador y los resultados fueron los siguientes:
Tabla 9. Resultados de evaluación de aspectos críticos con cada eje articulador
EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y
DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
7 4 5 3 7 26
Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y
DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
Carencia de herramientas tecnológicas
6 3 4 4 4 21
EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y
DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
7 6 5 5 6 29
EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y
DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
7 3 6 5 3 24
29
EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales.
4 6 6 4 3 23
EJES ARTICULADORES ASPECTO CRÍTICO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y
DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
TOTAL
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
7 6 3 5 4 25
30
El resultado final de la matriz de prioridades para el Hospital Departamental
Centenario de Sevilla es el siguiente.
Tabla 10. Matriz de Prioridades
EJES ARTICULARES
Aspecto Crítico Administración
de archivos Acceso a la Información
Preservación de la
Información
Aspectos Tecnológicos
y de Seguridad
Fortalecimiento y articulación
Total
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
7 6 5 5 6 29
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación).
7 4 5 3 7 26
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
7 6 3 5 4 25
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
7 3 6 5 3 24
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales
4 6 6 4 3 23
Carencia de herramientas tecnológicas
6 3 4 4 4 21
TOTALES 38 28 29 26 27 Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
31
Orden de prioridad de los aspectos críticos y Ejes Articulares.
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articulares, según la sumatoria de
impacto de mayor a menor, presentando los siguientes resultados.
Tabla 11. Orden de Prioridades de Aspectos Críticos y Ejes Articulares
ASPECTO CRÍTICO VALOR EJES ARTICULADORES VALOR
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
29 Administración de Archivos
38
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación
26 Preservación de la información
28
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
25 Acceso a la información 29
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
24 Fortalecimiento y articulación
26
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales
23 Aspectos Tecnológicos y de Seguridad
27
Carencia de herramientas tecnológicas 21 Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
32
5. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE ARCHIVOS - PINAR
Para la formulación de la visión Estratégica, el Hospital tomó como base aspectos
críticos y ejes articuladores con mayor impacto.
Tabla 12. Identificación de Aspectos Críticos y Ejes Articulares con Mayor Impacto
ASPECTO CRÍTICO VALOR EJES ARTICULADORES VALOR
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
29 Administración de Archivos
38
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación
26 Preservación de la información
28
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
25 Acceso a la información 29
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
24 Fortalecimiento y articulación
26
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales
23 Aspectos Tecnológicos y de Seguridad
27
Carencia de herramientas tecnológicas 21 Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
El Hospital Departamental Centenario de Sevilla, incluirá en el Plan de Desarrollo
Institución 2016-2019 el Proceso de Gestión Documental como un programa
transversal a todas las Unidades Administrativas de la Institución perfeccionando
la administración de archivos, la preservación de la información, el acceso a la
información, el fortalecimiento y articulación y en aspectos tecnológicos y de
seguridad, proyectándose a la implementación de las tablas de retención
documental, a suplir la necesidad de capacitaciones por personal capacitado
incluyendo los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de las
TRD, Índice, Inventario Documental, Instrumentos de Control, Préstamo de
Documentos, Clasificación, Foliación y ordenación de los documentos, así como
también con el compromiso de construir y adecuar los espacios requerido para el
almacenamiento de los documentos producidos.
33
6. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
Tabla 13. Formulación de Objetivos
ASPECTOS CRÍTICOS / EJES ARTICULADORES OBJETIVOS
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
Implementar las Tablas de Retención Documental Ordenar los archivos de Gestión.
Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación
Capacitar con personal idóneo a los funcionarios en el Proceso de Gestión Documental.
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Elaborar los documentos que permitan agrupar los Procesos y Procedimientos de la Gestión Documental para unificar los criterios según la normatividad. Establecer políticas que regulen la gestión documental en el hospital
Construir e implementar las herramientas necesarias que exige la gestión documental para el control y recuperación de la información.
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Optimizar la infraestructura de los depósitos de archivo existentes y construir el archivo central
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales
Incluir la Gestión Documental en el Plan de Desarrollo Institucional como un proceso transversal en toda la Institución que tiene que estar vinculado con la Planeación Estratégica del Hospital.
Carencia de herramientas tecnológicas
Recepcionar, estudiar y presentar las propuestas sobre tecnología adecuada que permita cumplir los objetivos del sistema de Gestión Documental para su posterior adquisición
Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
34
7. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS
A partir del estudio e identificación de los aspectos críticos y la formulación de
objetivos el hospital ha planteado los siguientes proyectos asociados con éstos,
obteniendo el siguiente resultado.
Tabla 14. Formulación de Planes y Proyectos
ASPECTOS CRÍTICOS / EJES ARTICULADORES
OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS
ASOCIADOS
No están implementadas las Tablas de Retención Documental
Implementar las Tablas de Retención Documental Plan de Capacitación Institucional
Ordenar los archivos de Gestión. Necesidad de capacitaciones por personal calificado que permitan incluir los diversos temas de Gestión Documental (Implementación de TRD, Índice, inventario documental, instrumentos de control, préstamo de documentos, clasificación, foliación, ordenación
Capacitar con personal idóneo a los funcionarios en el Proceso de Gestión Documental.
Plan de Capacitación Institucional
Carencia de herramientas tecnológicas
Adquisición de Software para el manejo de la información en la Unidad de Correspondencia
Plan de Capacitación Institucional
Recepcionar, estudiar y presentar las propuestas sobre tecnología adecuada que permita cumplir los objetivos del sistema de Gestión Documental para su posterior adquisición
Plan de Compras
Unificar, documentar y socializar todos los procesos y procedimientos de Gestión Documental.
Elaborar los documentos que permitan agrupar los Procesos y Procedimientos de la Gestión Documental para unificar los criterios según la normatividad.
Programa de Gestión Documental PGD
Sistema Integral de Conservación SIC
Establecer políticas que regulen la gestión documental en el hospital
Creación e implementación de instrumentos archivísticos necesarias para el control y recuperación de la información.
Falta de espacios para el almacenamiento de los documentos producidos
Optimizar la infraestructura de los depósitos de archivo existentes y construir el archivo central
Proyecto de Construcción del Archivo Central
Planear la adquisición de insumos y bienes muebles necesarios para alcanzar el buen desarrollo de la gestión documental.
Plan de Compras
La necesidad de incluir el proceso de gestión documental en el Plan de Desarrollo Institucional y articularlo con los demás procesos Institucionales
Incluir la Gestión Documental en el Plan de Desarrollo Institucional como un proceso transversal en toda la Institución que tiene que estar vinculado con la Planeación Estratégica del Hospital.
Plan de Desarrollo Institucional 2016-2019
Fuente: Construcción Propia
35
En la formulación de los Planes y Proyectos participaron: La Oficina de Control
Interno, La Coordinación Administrativa, Planeación y Gestión Documental. Para
el planteamiento de cada uno de los planes y proyectos, el Hospital utilizó los
Ítems, presentados por el Archivo General de la Nación, en el Manual Formulación
del Plan Institucional de Archivos – PINAR 2014:
Nombre del Plan o Proyecto
Objetivo
Alcance del Plan o Proyecto
Actividades y su tiempo de ejecución
Responsable de la actividad
Recursos Asociados a cada actividad
Indicadores del Plan o Proyecto
Se construyeron fichas para la formulación de los siguientes Planes y Proyectos
Plan de Capacitación Institucional
Programa de Gestión Documental – PGD
Sistema Integral de Conservación – SIC
Plan de Compras
Proyecto de Construcción del Archivo Central
Plan de Desarrollo Institucional.
36
Tabla 15. Plan de Capacitación Vigencia 2016
Nombre: Plan de Capacitación Institucional
Objetivo: Capacitar con personal idóneo a los funcionarios en el Proceso de Gestión Documental para la Implementación de las Tablas de Retención Documental, organización de los Archivos de Gestión y correcto manejo del Software de la Unidad de Correspondencia para el manejo de las comunicaciones y demás temas relacionados con el proceso
Alcance: Cumplir con las actividades programadas para la vigencia 2016. Para los años siguientes (2017, 2018 y 2019, 2020, 2021, 2022,2023 ) se revisaran las necesidades en los diversos temas de Gestión Documental.
Responsable del Plan: Doctora Claudia María Riaño
ACTIVIDAD Responsable
Fecha de
Inicio
Fecha Final
Entregable Observaciones
Capacitación e implementación
de las TRD
Talento Humano, Capacitador Externo
Febrero 2016
Marzo 2016
Convocatoria, Planillas de Asistencia, Registros Fotográficos, presentaciones y evaluación de las actividades
Asesoría y Acompaña-miento en la organización de los archivos de gestión
Líder de Proceso
Abril 2016 Julio 2016 Registro de asesoría, informe de seguimiento, registro fotográfico
Capacitación en manejo de software
Área de sistemas
Junio 2016
Diciembre 2019
Registro de capacitaciones
Actividad sujeta a la adquisición del software
Capacitación sobre SIC
Archivo General de la Nación
Enero 2016
Diciembre 2016
Registro de asistencia, certificado de asistencia, registro fotográfico
Actividad sujeta al cronograma de capacitación del AGN
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Número de actividades ejecutadas/número de actividades programadas*100
Cumplimiento del Plan de Capacitación
Creciente
80%
Número funcionarios capacitados/Total
Cubrimiento de capacitación al
Creciente
25%
37
Funcionarios *100 personal
RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Humanos 2 Profesionales 2 Auxiliares Administrativos
Profesional: Profesionales con conocimientos y experiencia en gestión documental: Técnico: Profesional con conocimiento y experiencia en manejo de software. Auxiliares administrativos con conocimiento en organización de archivos de gestión
Económicos: Está sujeto a los costos para las diversas actividades planteadas
Tecnológicos Software Equipos de Cómputo
Para el manejo de los documentos. Instalación del software en los equipos de cómputo para el manejo de la información
Fuente: Construcción Propia
38
Tabla 16. Plan de Compras
Nombre: Plan de Compras
Objetivos: Tramitar la adquisición de insumos y bienes muebles necesarios para el buen desarrollo de la gestión documental. Gestionar la adquisición del software para el proceso de gestión documental.
Alcance: En la vigencia 2016-2019 suplir las necesidades logísticas, de insumos, materiales, hardware y software requeridos durante el proceso de implementación de gestión documental a nivel institucional, al igual que los sub-procesos que de él se deriven hasta el año 2023.
Responsable del Plan: Doctora Dayana Alzate Dávila
ACTIVIDAD Responsable Fecha
de Inicio
Fecha Final
Entregable Observaciones
Incluir en el plan de compras
Sub-Gerencia Administrativa
Noviembre 2015
Diciembre 2019
Plan Anual de Adquisiciones
Adquisición de insumos
Coordinadores, Líderes de Procesos y Sub-Gerencia Administrativa
Febrero 2016
Diciembre 2019
Insumos
Adquisición de bienes muebles
Coordinadores, Líderes de Procesos y Sub-Gerencia Administrativa
Mayo 2016
Diciembre 2017
Bienes Muebles
Proyecto adquisición Software sistema de Gestión Documenta
Gerencia y Sub-Gerencia Administrativa
2016 2016 Software
Proyecto adquisición
hardware para Gestión Documenta
Gerencia y Sub-Gerencia Administrativa
2016 2016 Hardware
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Total Presupuesto invertido/Total de presupuesto planeado Cumplimiento del
Plan de compras
De Mantenimiento
90%
Número de compras ejecutadas/número total de compras planteadas
De Mantenimiento
39
RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Económico Disponibilidad presupuestal y económica
Profesional: Técnico:
Fuente: Construcción Propia
40
Tabla 17. Proyecto de Construcción del Archivo Central
Nombre: Proyecto de Construcción del Archivo Central
Objetivo: Optimizar la infraestructura de los depósitos de archivo existentes y elaborar Proyecto de Construcción del Archivo Central.
Alcance: Construcción de aproximadamente 114 metros cuadrados de infraestructura para el almacenamiento de material de archivo central en la institución hospitalaria.
Responsable del Plan: Ingeniero Mauricio Gutiérrez Buriticá
ACTIVIDAD Responsable Fecha
de Inicio
Fecha Final
Entregable Observaciones
Construcción archivo central
Gerencia, Subgerencia administrativa planeación, mantenimiento
Enero de 2016
Junio de 2016
Obra física Ninguna. Proyecto de inversión debidamente aprobado por la SSD y Licencia de Construcción
Dotación archivo central
Gerencia, Subgerencia administrativa planeación, mantenimiento
Junio de 2016
Diciembre de 2016
Dotación Ninguna.
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Área en metros cuadrados construida
Producto (mt2)
Indicador Nominal
114 (mt2)
RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS
OBSERVACIONES
Físicos
Adquisición de materiales y maquinaria para la construcción del Archivo Central Compra de los bienes muebles que se requieren para la adecuación del Archivo Central
Profesional: Técnico:
Humanos Disposición de personal operativo en construcción
41
Tabla 18. Plan de Desarrollo Institucional PDI
Nombre: Plan de Desarrollo Institucional PDI
Objetivo: Incluir la Gestión Documental en el Plan de Desarrollo Institucional como un proceso transversal en toda la Institución que tiene que estar vinculado con la Planeación Estratégica del Hospital.
Alcance: Articular las acciones del PGD y el PINAR en el Plan de Desarrollo Institucional 2016 – 2019
Responsable del Plan: Ingeniero Mauricio Gutiérrez Buriticá
ACTIVIDAD
Responsable
Fecha de
Inicio
Fecha Final
Entregable Observaciones
Formulación en Implementación del Plan Institucional de Archivos PINAR
Todos los equipos responsables del Plan
Enero de 2016
Diciembre de 2019
Informe de ejecución y seguimiento al PINAR
Ninguna
Formulación e
Implementación del
programa de Gestión Documental
PGD
Todos los equipos responsables del Plan
Enero de 2016
Diciembre de 2019
Informe de ejecución y seguimiento al PGD
Ninguna
Proyecto de Inversión. Implementación del Sistema de Gestión Documental
Gerencia, sistemas, gestión documental
Enero de 2016
Diciembre de 2016
Sistema implementado y operando
Ninguna
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Porcentaje de ejecución del PINAR
Número de actividades ejecutadas/número de actividades programadas*100%
Creciente
2016= 20% 2017= 30% 2018= 20% 2019= 10%
42
Porcentaje de ejecución del PGD
Número de actividades ejecutadas/número de actividades programadas*100%
Creciente 2016= 10% 2017= 30% 2018= 30% 2019= 10%
RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Humano Profesional: Técnico:
Fuente: Construcción Propia
43
Tabla 19. Sistema Integrado de Conservación SIC
Nombre: Sistema Integral de Conservación SIC
Objetivo: Establecer políticas que regulen la gestión documental en el hospital.
Creación e implementación de instrumentos archivísticos necesarias para el control y recuperación de la información. Alcance: El Programa del Sistema Integral de Conservación-SIC del Hospital Departamental
Centenario de Sevilla, pretende dar alcance a la información contenida en los Archivos de Gestión y Archivo Central tanto físicos como electrónicos en todos sus formatos. Responsables del Plan: Ingeniero Mauricio Ospina, Coordinador Área de Sistemas, Christian Mauricio Arroyave Vargas, Comunicador Social y Luz Adriana Mejía Robayo, Auxiliar Administrativo, Doctora Julieta Ruíz, Control Interno, Comité de Archivos
ACTIVIDAD Responsables Fecha
de Inicio Fecha Final
Entregable Observaciones
Elaboración, socialización e implementación de Política de Gestión D
(10%)
Sistemas, Comunicaciones, Gestión Documental
Noviembre 2015
2019
Consolidado de Políticas de Sistemas, Comunicaciones y Gestión Documental
Capacitación a personal responsable del Sistema Integral de Conservación
(20%)
Alta Gerencia 2016 2019 Informe
En temas específicos de conservación y restauración de documentos.
Adquisición de servidor para Gestión Documental
(10%)
Alta Gerencia Junio 2016
Servidor, Informe y Registro de asistencia a capacitaciones
Está sujeto a los requerimientos que tiene el software de Gestión Documental
Adquisición, capacitación e implementación software de Gestión Documental
(10%)
Alta Gerencia, Sistemas, Comunicaciones y Gestión Documental
Julio 2016 Diciembre
2019
Software Informe y registro de asistencia a capacitaciones
Está sujeto a la compra del software para Gestión Documental
Elaborar, socializar e implementar los instrumentos archivísticos necesarios para el control y recuperación de la información
(20%)
Sistemas, Comunicaciones, Gestión Documental
Febrero 2016
2019
Documento consolidado de Formatos, Registro de asistencia a capacitaciones
Elaborar el Plan de Conservación Documental
Sistemas, Comunicaciones, Gestión Documental
Abril 2017 2019 Documento Elaborado del Plan
44
(10%) Aprobación, publicación y socialización del plan de conservación Documental
(5%)
Sistemas, Comunicaciones, Gestión Documental, Comité de Gestión Documental
Junio 2018 2019
Acta de aprobación, acto administrativo y asistencia a socialización
Elaborar el Plan de Conservación Digital a largo
plazo (4%)
Sistemas, Comunicaciones, Gestión Documental
Junio 2018
2019 Documento Elaborado del Plan
Socialización del Plan de Preservación digital a largo
plazo (1%)
Sistemas, Comunicaciones, Gestión Documental
Julio 2019 2019 Plan
Plan de Seguimiento y
Control (5%)
Control Interno, Comité de Archivo
Abril 2016 2019 Plan
Fortalecimiento del Sistema Integral de Conservación
SIC (5%)
Sistemas, Comunicaciones, Gestión Documental
Agosto 2016
Diciembre 2019
Informe y Registro de asistencia a Capacitaciones
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META Número de actividades ejecutadas/Número de actividades planteadas por el programa*100
Cumplimiento Sistema Integral de Conservación SIC
Creciente 80%
RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Humano Profesionales del Hospital
Profesional: Se requiere de diversas áreas del conocimiento y de la alta gerencia en diferentes tiempos de ejecución de los planes y proyectos planteados y de miembros del Comité de Archivo de Gestión Documental de la Institución. Técnico: Técnico en Gestión Documental, con experiencia en conservación y preservación de la información
Económicos Capacitaciones Responsables de hacer e implementar el SIC
Fuente: Construcción Propia
45
Tabla 20. Programa de Gestión Documental PGD
Nombre: Programa de Gestión Documental PGD
Objetivo: Elaborar los documentos que permitan agrupar los Procesos y Procedimientos de la Gestión Documental para unificar los criterios según la normatividad. Creación e implementación de instrumentos archivísticos necesarias para el control y recuperación de la información.
Alcance: El Programa de Gestión Documental-PGD del Hospital Departamental Centenario de Sevilla se llevará a cabo con toda la información física, electrónica y digital en cualquier soporte que se encuentre; a corto, mediano y largo plazo, desde la recepción y producción de los documentos, hasta la disposición final de los mismos, respetando lo registrado en las Tablas de Retención Documental. El PGD estará articulado al Plan de Desarrollo Institucional PDI y al Sistema Integral de Archivos SIC, para el período 2016-2019.
Responsables del Plan: Ingeniero Mauricio Ospina, Coordinador Sistemas, Christian Mauricio Arroyave Vargas, Comunicador Social, Luz Adriana Mejía, Auxiliar Administrativa, Doctora Dayana Alzate, Coordinadora Administrativa, Doctora Julieta Ruiz, Control Interno, Doctora Carmen Delia Ávila, Asesora Calidad, Ingeniero Mauricio Gutiérrez, Asesor de Planeación, Enfermera Lucy Nery Viveros, Coordinadora Enfermería.
ACTIVIDAD Responsable Fecha
de Inicio
Fecha Final
Entregable Observaciones
Diagnóstico de Gestión Documental 7%
Gestión Documental
Enero 2016
Marzo 2016
Diagnóstico
Encuestas Matriz DOFA
Anexo Decreto 2609 de 2012
Programa de Normalización de Formas y Formularios 7%
Sistemas, Comunicaciones,
Calidad y Gestión
Documental
2016 2017
Listado de formatos
Codificados
Anexo Decreto 2609 de 2012,
Numeral 4, literal a
Programa de Gestión de Documentos Electrónicos 7%
Sistemas Comunicaciones
Febrero 2016
Diciembre 2017
Documento Aprobado
Anexo Decreto 2609 de 2012,
Numeral 4, literal c
Programa de Documentos especiales 7%
Sistemas Comunicaciones
Gestión Documental
Febrero 2017
Diciembre 2018
Documento Aprobado
Anexo Decreto 2609 de 2012,
Numeral 4, literal f
Programa de Auditoría de Control Interno 8%
Control Interno Febrero
2016
Diciembre
2019 Documento Aprobado
Anexo Decreto 2609 de 2012,
Numeral 4, literal h
Armonización con el modelo estándar de Control Interno MECI 7%
Control Interno Febrero
2016
Diciembre 2019
Anexo Decreto 2609 de 2012,
Numeral 5.
46
Armonización con el Sistema de Calidad NTCGP 1000 6%
Calidad 2018 2019 Anexo Decreto 2609 de 2012,
Numeral 6.
Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónico 7%
Sistemas, Comunicaciones,
Gestión Documental
Febrero 2017
Diciembre 2018
Anexo Decreto 2609 de 2012,
Numeral 8.
Banco Terminológico de tipos documentales, SERIES y Sub-series 7%
Gestión Documental
Febrero 2016
Diciembre 2016
Glosario de términos
Decreto 2609 de 2012, Artículo 8,
inciso g
Mapas de Procesos, Flujos Documentales y Descripción de las funciones de las unidades administrativas del Hospital 8%
Sub-Gerencia Administrativa
2016 2016 Decreto 2609 de 2012, Artículo 8,
inciso h
Tablas de Control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos 7%
Sistemas 2016 2017 Decreto 2609 de 2012, Artículo 8,
inciso i
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos SGDE 7%
Sistemas, Comunicaciones
y Gestión Documental
2016 2019 Documento Aprobado
INDICADORES
INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META
Número de actividades ejecutadas/número de actividades planteadas por el programa
Porcentaje de cumplimiento
del PGD
Creciente
85%
47
RECURSOS
TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES
Humanos Profesionales
Profesional: Se requiere de diversas áreas del conocimiento y de la alta gerencia en diferentes tiempos de ejecución de los planes y proyectos planteados y de miembros del Comité de Archivo de Gestión Documental de la Institución. Técnico:
Fuente: Construcción Propia
48
8. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA
En la elaboración del mapa de ruta del Hospital Departamental Centenario de
Sevilla se ha tenido en cuenta el tiempo de ejecución de las actividades a
desarrollar dentro del Plan Institucional de Archivos – PINAR, para la vigencia
2015-2023.
En el período de largo plazo, a partir del 2020 al 2023 se realizaran actividades de
seguimiento, monitoreo y evaluación.
Tabla 21. Cronograma Del Plan Institucional Del Archivo
Plan o Proyecto Tiempo
Corto Plazo (1 año)
Mediano Plazo (1 a 4 años) Largo Plazo (4 años en adelante)
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023
Plan de Capacitación Institucional
Plan de Compras Proyecto de Construcción del Archivo Central
Plan de Desarrollo Institucional
Sistema Integral de Conservación SIC
Programa de Gestión Documental PGD
Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
49
9. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA
Tabla 22. Seguimiento, Control y Mejora
PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
INDICADORES META TRIM.
MEDICIÓN TRIMESTRAL
GRÁFICO OBSERVACIONES
1 2 3 4
Plan de Capacitación
Número de Actividades ejecutadas/número de actividades programadas*100
20%
Número funcionarios capacitados/Total Funcionarios *100
6.2%
Programa de Gestión
Documental PGD
Número de actividades ejecutadas/Número de actividades planteadas por el programa*100
6.07%
El seguimiento se inicia en el tercer trimestre del año 2016. Porque el programa se elaborará en el primer semestre de 2016
Sistema Integral de Conservación SIC
Número de actividades ejecutadas/Número de actividades planteadas por el programa*100
5%
Plan de Compras
Total Presupuesto invertido/Total de presupuesto planeado
5.6%
Número de compras ejecutadas/número total de compras planteadas
5.6%
Proyecto Construcción del Archivo Central
Área en metros cuadrados construida
114 Mt2
Plan de Desarrollo Institucional PDI
Porcentaje de ejecución del PINAR
5%
Vigencia 2016. Para el 2017 el porcentaje varía por la meta planteada será del 30%
Porcentaje de ejecución del PGD
2.5%
Vigencia 2016. Para el 2017 el porcentaje varía por la meta planteada será del 30%
Fuente: Construcción Propia y Archivo General de la Nación
50
10. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN
El Plan Institucional de Archivos- PINAR, ha sido revisado y aprobado en reunión
del Comité de Archivo de Gestión Documental, realizada el día 28 de diciembre
de dos mil quince (2015).
A través de la Resolución número 542 de Diciembre 30 de dos mil quince (2015)
“Por medio del cual se adopta el Plan Institucional de Archivos - PINAR, del
Hospital Departamental Centenario de Sevilla E.S.E. para el período 2016 - 2023”.
El Presente Plan Institucional de Archivos – PINAR, será publicado en la página
web del Hospital Departamental Centenario de Sevilla E.S.E.
51
GLOSARIO
ASPECTOS CRÍTICOS: Apreciación de problemáticas identificadas frente al
Proceso de Gestión Documental en el Hospital y que son el resultado de la
aplicación de herramientas de evaluación.
EJE ARTICULADOR: Es un principio legal que tiene como función básica el
facilitamiento del manejo de la información así como su gestión tecnológica y
física.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente1.
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS: Son Herramientas aplicadas en la ejecución
de la Gestión Documental con el fin de identificar aspectos relevantes positivos o
negativos dentro de los procesos, planes y proyectos que se deben desarrollar
para el cumplimiento función archivística.
RIESGO: Es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos2.
PRIORIZACIÓN: Hace referencia a la anterioridad de algo respecto de otra cosa,
en la gestión documental es saber identificar aquello que tiene más importancia e
impacto y que permitirá conservar una secuencia frente al proceso facilitando la
ejecución del Plan.
1 COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá. D.C., 2000.p. 1. Articulo 3 2 URI:http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/
52
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
GONZÁLEZ FLÓREZ JHON A. et al. (2014). Manual Formulación del Plan
Institucional de Archivos –PINAR. Archivo General de la Nación. Colombia:
Editorial, ZAPATA CÁRDENAS CARLOS A. et al.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. www.archivogeneral.gov.co/. Diagnóstico
para PGD y PINAR AGN 2014
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá. D.C., 2000.p. 1. Articulo 3 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. URI: http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/
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ANEXOS
Anexo 1. Registro Fotográfico
54
Anexo 2. Herramienta Encuesta
55
Anexo 3. Herramienta Matriz DOFA
56
Anexo 4. Diagnóstico