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EMPRESA DE O BRAS SANITARIAS DE LA PRO VINCIA DE O BANDO EMPO O BANDO E.S.P.
NIT 800140132-6 VIGILADA PO R LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIO S PÚBLICO S DO MICILIARIO
GERENCIA
Carrera 7 Calle 30 Esquina - Planta de Tratamiento Ipiales (N)
Tel.: 7733363-7732624 Fax: 7733390 – E-Mail: [email protected] Código Postal 524061
PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO
PINAR
OFICINA GESTIÓN DOCUMENTAL
IPIALES AÑO 2018
EMPRESA DE O BRAS SANITARIAS DE LA PRO VINCIA DE O BANDO EMPO O BANDO E.S.P.
NIT 800140132-6 VIGILADA PO R LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIO S PÚBLICO S DO MICILIARIO
GERENCIA
Carrera 7 Calle 30 Esquina - Planta de Tratamiento Ipiales (N)
Tel.: 7733363-7732624 Fax: 7733390 – E-Mail: [email protected] Código Postal 524061
INTRODUCCION
El Plan Institucional de Archivo – PINAR de la Empresa de Obras Sanitarias de la Provincia de Obando EMPOOBANDO E.S.P, se elaboró conforme al Manual de
Formulación del Archivo General de la Nación, y el seguimiento se encuentra a cargo del grupo humano del proceso de Gestión Documental. El PINAR es un instrumento de
planificación, revisión y mejora para lograr la eficiencia y eficacia en la Gestión
Documental a corto, mediano y largo plazo, y da cumplimiento a la Ley General de Archivo, Ley 594 de 2000 y el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015, se encuentra el proceso de apoyo Gestión Documental, con el objetivo de facilitar y brindar una
respuesta oportuna a cualquier solicitud o requerimiento de las partes interesadas y preservar los documentos de archivos que son de gran importancia para la entidad y sus usuarios. Teniendo en cuenta, en la elaboración del PINAR, se han identificado
necesidades y puntos críticos a mejorar, para ello se han definido objetivos, metas y proyectos, que garanticen la adecuada gestión y conservación de los documentos
institucionales.
El Pinar permitirá desarrollar e implementar el Sistema de Gestión Documental de la empresa de Obras Sanitarias de la Provincia de Obando EMPOOBANDO E.S.P.,
lograr una eficaz administración de los archivos y cumplir con la normatividad
archivística. Este, se desarrolla considerando el análisis de las necesidades, el diagnóstico integral de archivos, los diferentes planes y acciones de mejora establecidas
para responder a las observaciones sobre el tema que han formulado los organismos de control y la Oficina de Control Interno de la empresa EPOOBANDO.E.S.P.
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Tel.: 7733363-7732624 Fax: 7733390 – E-Mail: [email protected] Código Postal 524061
OBJETIVO
General
Fortalecer la función archivística, a través de estrategias a corto, mediano y largo plazo que permitan identificar, analizar e intervenir aspectos de mayor relevancia en la gestión de la información en la empresa de Obras Sanitarias de la Provincia de Obando
EMPOOBANDO E.S.P
Específicos
establecidos por la normatividad archivística vigente.
de términos archivísticos como series, subserie, sección subsección, tipos
documentales,-agrupación de gestión documental- Pinar) que se requieran dentro del Sistema de Gestión Documental y capacitar a todo el personal en la implementación de
los mismos.
Definir e implementar políticas de confidencialidad y estandarización articulados (manual) con los Sistemas de Gestión de la Información y procesos archivísticos.
contratación de intervención de todo el archivo central o aumentando los recursos de los que actualmente existen.
central apoyado en un proceso de contratación de almacenamiento, custodia y consulta.
CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
Reseña histórica
La Empresa de Obras Sanitarias de la Provincia de Obando EMPOOBANDO E.S.P.
es la Empresa encargada de la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado
en la zona urbana de Ipiales La Empresa EMPOOBANDO E.S.P fue creada mediante la decisión de No 003 del 31
de Junio de 1991, emanada de la Asamblea General de la Asociación de Municipios de la Provincia de Obando y mediante Escritura Pública No 1457 de 13 de Septiembre de
1991 EMPOOBANDO E.S.P tiene carácter de Empresa industrial y comercial del estado del
orden Municipal.
EMPRESA DE O BRAS SANITARIAS DE LA PRO VINCIA DE O BANDO EMPO O BANDO E.S.P.
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El órgano máximo de control es el Consejo Directivo, el cual esta conformado por cuatro miembros principales: el Alcalde, Representante de los Usuarios y vocal de control de
los servicios públicos PLATAFORMA ESTRATÉGICA
MISIÓN: EMPOOBANDO E.S.P, es una Empresa de servicios púbicos Domiciliarios,
que brinda a la comunidad agua potable, alcantarillado, mejorando su calidad de vida y
protegiendo el ambiente.
VISION: EMPOOBANDO E.S.P será la mejor Empresa de servicios público de
acueducto y alcantarillado en el Municipio de Ipiales del Departamento de Nariño, será participativo, incluyente, competitivo, emprendedor y proveedor de servicios; que se
sustenta , la innovación, el potencial biofísico, la conectividad, los equipamientos y la fortaleza institucional, en el marco de los procesos de integración
Política de Calidad: La Empresa de Obras Sanitarias de la Provincia de Obando
EMPOOBANDO E.S.P es una entidad comprometida a garantizar la calidad, la
cobertura y la continuidad en la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado, de acuerdo a la normatividad vigente , mediante la ejecución de proyectos que contribuyen
al desarrollo social, ambiental, e institucional, orientado sus acciones a la satisfacción de las necesidades de las partes interesadas y la mejora de sus procesos, EMPOOBANCO E.S.P se compromete a:
Garantizar la calidad, cobertura y continuidad en la prestación del servicio de
acueducto y alcantarillado de acuerdo a la normatividad vigente
Garantizar un trato amable y cordial a nuestros usuarios y brindar información
veraz y oportuna
Sensibilizar a l usuario mediante campañas educativas sobre el uso racional del
agua y los procesos internos de la Empresa.
Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos atreves
del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y de la Gestión Integral del Recurso
Hídrico (GIRH).
Garantizar la sostenibilidad financiera que permita la cobertura, calidad y
continuidad del servicio.
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OBJETIVOS DE CALIDAD:
Implementar los planes ambientales para la Gestión de Recursos Hídrico, PSMV
y PUEAA.
Mejorar la calidad, cobertura y continuidad en la prestación del servicio de
acueducto y alcantarillado con efectividad enfocada a satisfacer las necesidades
y expectativas de los usuarios.
Resolver en forma oportuna las peticiones, quejas y reclamos generados por el
servicio-
Contar con un talento humano competente y comprometido con la comunidad
para brindar un servicio oportuno.
Certificar el Sistema Integrado de Gestión de la calidad (SIG), para garantizar el
desempeño institucional, calidad en la prestación del servicio y la satisfacción de
losm usuarios
Ejecutar acciones tendientes a la reducción del índice del agua no contabilizada.
Velar que los recursos financieros y físicos se administren de una manera
eficiente y eficaz para el logro de los objetivos institucionales.
ALCANCE: El presente Plan aplica para la Empresa Municipal de la Empresa de Obras
Sanitarias de la Provincia de Obando EMPOOBANDO.E.S.P.
DEFINCIONES APLICABLES:
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de
los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
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Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivísticos, el cual ofrece almacenamiento seguro Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual
se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Comité de archivo: Grupo asesor que con la alta Dirección son los responsables de
cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y
subsecciones y las series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos
documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización.
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Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones
Electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados
entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a
la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación, y la descripción de los documentos de una institución.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo
de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Serie documental: Conjunto de unidades de estructura y contenidos homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie
identificadas de forma separadas por su contenido y sus características específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a los cuales se les asigna un tiempo de retención en cada una de las
etapas del ciclo vital de los documentos.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Propiciar el desarrollo local mediante el fomento de la competitividad
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Mejorar las capacidades institucionales.
Aumentar el nivel de satisfacción del cliente.
Mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad.
PRINCIPIOS Y VALORES
HONESTIDAD RESPETO SOLICDARIDAD TRANSPARENCIA SERVICIO Proceder
correctamente, con honradez, respetando lo
que le pertenece al
otro
Conocer la diferencia del otro,
valorando y aceptando
su forma de pensar y de
actuar
Entender las necesidades de los demás, estar dispuestos a dar una mano amiga
si9n importar quien la recibe
Actuar con claridad y óptima utilización de todos los recursos ,
manejando la información en forma agi, completa y veras generando confianza
en la comunidad
Desempeñar las funciones y actividades
que les corresponden con claridad,
eficacia y eficiencia para satisfacer las necesidades y expectativas
de la comunidad
TOLERANCIA RESPONSABILIDAD LEALTAD Ser tolerante es ser respetuoso, paciente, comprensivo, amable y sincero con todas las personas que nos rodean
Cumplir con lo deberes, obligaciones y responsabilidades para el logro de los objetivos
institucionales, aportando lo mejor de
si mismo
Ser fieles al ejercicio de la función pública al dar cumplimiento
a los mandatos constitucionales,
legales e institucionales,
orientando nuestras actuaciones al servicio de la
comunidad y los fines del estado
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DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
Para la elaboración e implementación del Plan Institucional de Archivo se tuvo en cuenta la metodología sugerida por el Archivo General de la Nación, que incluye los
siguientes aspectos:
1. Análisis de los planes de mejoramiento de las auditorías aplicadas al
proceso de Gestión Documental
2. Auto diagnóstico del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
3. MIPG, para la Política de Gestión Documental
4. Resultados del Diagnóstico e intervenciones que se realizan a las
dependencias
5. Mapa de Riesgo del Proceso de Gestión Documental
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Con lo anterior, se determinaron los aspectos críticos y se asocian a los riesgos con el fin de mitigar, prevenir y enfocar los esfuerzos a la mejora, estableciendo políticas y seguimiento.
VISION ESTRATEGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
La Empresa Municipal EMPOOBANDO E.S.P. garantizará a través de la implementación
del Sistema de Gestión documental el fortalecimiento y articulación al Modelo Integrado de Planeación y gestión, garantizará la preservación de la información, la administración
de los archivos y el acceso a la información, con miras a mejorar las instalaciones locativas del archivo, las Tablas de Retención Documental y la organización de los archivos de gestión.
OBJETIVOS PINAR
Diseñar e implementar el Sistema de Gestión Documental a partir de un
diagnostico actual del proceso de archivo
Fortalecer y articular las actividades de archivo al SGD y los demás sistemas de gestión que la empresa EMPOOBANDO.
Diseñar e implementar la Política de cero papel que permita un adecuado manejo de la información en la empresa, reduciendo costos de papelería,
siendo amigables con el medio ambiente.
Articular la gestión Documental a los demás sistemas de gestión que
maneja la empresa
Fortalecer el conocimiento y aplicación del SGD al interior de EMPOOBANDO E.S.P.
Diseñar e implementar la Política de Gestión documental que direccione a la empresa al cumplimiento de los requisitos establecidos por Archivo
General de la Nación
Establecer lineamentos institucionales que permitan una adecuada y
estandarizada elaboración, radicación de documentos internos y externos
.Desarrollar acciones de mejora en las instalaciones actuales donde opera
archivo, las cuales permitan una gestión adecuada de la documentación
. Actualizar las Tablas de Retención Documental
. Desarrollar la herramienta tecnológica para la Gestión Documental
. Crear instrumentos archivísticos para los archivos de gestión
Capacitar a funcionarios en temas de Gestión Documental.
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CONSTRUCCION PINAR DEFINICION ASPECTOS CRITICOS
ITEM ASPECTOS CRITICOS RIESGOS
1
En EMPOOBANDO no cuenta con un Programa de Gestión Documental para el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de la entidad.
Incumplimiento de la Ley General de Archivo
2
En la Empresa Municipal de Obras Sanitarias de la Provincia de Obando EMPOOBANDO E.S.P. no se tiene
implementado el Sistema de Gestión documental
Perdida de información por la desarticulación de la gestión documental con los sistemas de información de la entidad
Dificultad para la recuperación de la información
Demora en la atención de consultas
Duplicidad de información
3
La Empresa no cuenta con criterio de organización de los documentos producidos y recibidos
Desorganización Documental Pérdida de información
Duplicidad de información
4
No se cuenta con una Política de Gestión documental que direccione a la empresa al cumplimiento de los requisitos establecidos por Archivo General de la Nación
Incumplimiento a la legislación vigente Fallas en los procesos
Duplicidad de documentación Incumplimiento a la legislación vigente
5
No se tienen conocimientos claros del Proceso de Gestión Documental.
Des actualización de los funcionarios
Desorganización Documental Pérdida de información
Duplicidad de información
Demora en la atención de consultas
6
EMPOOBANDO E.S.P no cuenta con un
Manual de Gestión Documental que evidencie una estructura clara de cómo la entidad debe manejar el proceso de Gestión Documental.
Desorganización Documental
Pérdida de información
Duplicidad de información
7
No se encuentra articulada la gestión Documental con los demás sistemas de
gestión que maneja la empresa EMPOOBANDO. E.S.P.
.
Desorganización Documental.
Duplicidad de información.
Controversia en los criterios de elaboración, almacenamiento, custodia, recuperación de documentación
8
De acuerdo al Diagnóstico de la Gestión Documental en las dependencias de la Administración, los archivos de gestión no cumplen con los lineamientos del Manual de Gestión Documental.
Desorganización Documental
Pérdida de información
Duplicidad de información
Incumplimiento de la Normatividad Vigente.
Acciones legales
La Empresa Municipal no cuenta con Incumplimiento de la Normatividad Vigente.
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9 una Política de Gestión Documental, conforme a los lineamientos del Archivo General de la Nación y el MIPG
Acciones legales
10
La Entidad no ha implementado un Sistema Integral de Conservación.
Incumplimiento de la Normatividad Vigente.
Acciones legales
11
La Empresa EMPOOBANDO E.S.P no
cuenta con un Inventario de Gestión Documental de Archivos de Derechos Humanos.
Incumplimiento de la Normatividad Vigente.
Acciones legales
12
No se ha implementado actividades en la formulación de la Política de Cero Papel
Incumplimiento de la Normatividad Vigente.
Acciones legales
13
La Empresa Municipal, EMPOOBANDO E.S.P no se ha hecho compromiso en
aplicar los lineamientos del Proceso de Gestión Documental.
Desorganización Documental
Pérdida de información
Duplicidad de información
Incumplimiento de la Normatividad Vigente. Acciones legales
14
La Empresa de Obras Sanitarias de la Provincia de Obando EMPOOBANDO E.S.P no cuenta con una instalación donde pueda funcionar el Archivo Central óptimamente y cumpliendo con los lineamientos del Archivo General de la Nación.
Incumplimiento de la Normatividad Vigente.
Acciones legales
Deterioro de la documentación Perdida de información
Priorización de Aspectos Críticos Identificados los puntos críticos, se establece una
relación directa entre cada aspecto y el eje articulador, dando como resultado el grado de prioridad que sirven de base para la formulación de la visión estratégica y objetivos del PINAR. Para entender la metodología de la priorización de los aspectos críticos se
aclaran los siguientes conceptos
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GERENCIA
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PRIORIZACION ASPECTOS CRITICOS Y EJES ARTICULADORES EJES ARCICULADORES
ASPECTO
CRITICO
Fortalecimiento y Articulación
Acceso a la información
Aspectos tecnológicos y de seguridad
Administración de archivos
Preservación de la información
Total
En
EMPOOBANDO no cuenta con un
Programa de
Gestión Documental para
el desarrollo sistemático de los
procesos archivísticos
encaminados a la gestión de la
documentación de la entidad
9
5
4
5
7
30
En la Empresa Municipal de
Obras Sanitarias
de la Provincia de Obando
EMPOOBANDO E.S.P. no se tiene
implementado el Sistema de
Gestión documental
3
5
2
4
2
16
La Empresa no
cuenta con criterio de organización
de los documentos
producidos y recibidos .
5
5
6
1
2
19
No se cuenta con una Política de
Gestión
documental que direccione a la
empresa al cumplimiento de
los requisitos establecidos por Archivo General
de la Nación
2
3
4
3
1
13
No se tienen
conocimientos claros del
Proceso de Gestión
Documental
3
5
2
4
2
16
EMPOOBANDO no cuenta con un
Manual de Gestión
Documental que
2
3
4
3
1
13
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NIT 800140132-6 VIGILADA PO R LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIO S PÚBLICO S DO MICILIARIO
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evidencie una estructura clara
de cómo la entidad debe
manejar el proceso de
Gestión
Documental No se encuentra
articulada la gestión
Documental con
los demás sistemas de gestión que maneja la
empresa EMPOOBANDO.
E.S.P.
4
4
1
5
4
18
De acuerdo al Diagnóstico de la
Gestión
Documental en las dependencias
de la
Administración, los archivos de
gestión no cumplen con los
lineamientos del Manual de
Gestión
Documental.
3
2
3
2
2
12
La Empresa
Municipal no cuenta con una
Política de Gestión
Documental, conforme a los lineamientos del
Archivo General de la Nación y el
MIPG
9
5
4
5
7
30
La Entidad no ha implementado un
Sistema Integral de Conservación
2
3
4
3
1
13
La Empresa EMPOOBANDO
E.S.P no cuenta con un Inventario
de Gestión Documental de
Archivos de Derechos
Humanos.
2
0
2
1
2
7
No se ha
implementado actividades en la formulación de la Política de Cero
Papel
5
5
6
1
2
19
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La Empresa Municipal,
EMPOOBANDO E.S.P no se ha
hecho compromiso en
aplicar los
lineamientos del Proceso de
Gestión Documental.
2
3
4
3
1
13
La Empresa de
Obras Sanitarias de la Provincia de
Obando EMPOOBANDO
E.S.P no cuenta con una
instalación donde pueda funcionar
el Archivo Central óptimamente y cumpliendo con los lineamientos
del Archivo General de la
Nación.
2
0
2
1
2
7
TOTAL 51 48 48 41 36 224
EMPRESA DE O BRAS SANITARIAS DE LA PRO VINCIA DE O BANDO EMPO O BANDO E.S.P.
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FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS PINAR MAPA DE RUTA
PLAN O PROYECTO
METAS
INDICADORES
ll SEM 2019
IIL SEM 2019
l ISEM 2020
II SEM 2020
I SEM 2021
II SEM 2021
IMPLEMENTACION SGD Y
ARTICULACION AL MIPG
Lograr un
cumplimiento del 80% de las actividades de implementación del
SGD
No. de actividades de implementación del
SGD ejecutadas / total de actividades de
implementación del SGD definidas * 100
Diseño, aprobación, implementación de la
Política de Gestión Documental
Política de Gestión
Documental aprobada
Lograr la articulación del SGD al Modelo
Integrado de Planeación y Gestión
al 100%
SGD articulado al
MIPG
POLITICA CERO PAPEL
Diseño, aprobación, implementación de la
Política Cero papel
Política cero papel
aprobada
Reducción en el
consumo de papel en la empresa
No. de resmas de papel utilizadas en el mes actual VS No. de
resmas de papel utilizadas en el mes
siguiente
Disminución de
volumen de transferencias documentales
No. de carpetas transferidas por los procesos en el mes
actual VS No. de carpetas transferidas por los procesos en el
mes siguiente
CONOCIMIENTO DEL SGD
Fortalecer el conocimiento y/o competencias del
personal de EMPOOBADO E.S.P. acerca del SGD en
un 85%
No. de capacitaciones de SGD gestionadas / Total de capacitaciones de SGD identificadas *
100
No. de trabajadores que asistieron a las
capacitaciones de SGD / Total de trabajadores
convocados a capacitaciones * 100
EMPRESA DE O BRAS SANITARIAS DE LA PRO VINCIA DE O BANDO EMPO O BANDO E.S.P.
NIT 800140132-6 VIGILADA PO R LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIO S PÚBLICO S DO MICILIARIO
GERENCIA
Carrera 7 Calle 30 Esquina - Planta de Tratamiento Ipiales (N)
Tel.: 7733363-7732624 Fax: 7733390 – E-Mail: [email protected] Código Postal 524061
ESTANDARIZACION DOCUMENTAL
Diseñar los lineamientos que
permitan la adecuada elaboración y radicación de
documentación interna y externa
Lineamientos
aprobados y puestos en funcionamiento
MEJORAMIENTO DE LAS
INSTALACIONES
Adecuar las instalaciones actuales
de archivo en cumplimiento a las
directrices de Archivo General de la Nación y en cumplimiento al
SGD
No. de planes de
mejoramiento ejecutados / Total de
planes de mejoramiento
identificados * 100
EMPRESA DE O BRAS SANITARIAS DE LA PRO VINCIA DE O BANDO EMPO O BANDO E.S.P.
NIT 800140132-6 VIGILADA PO R LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIO S PÚBLICO S DO MICILIARIO
GERENCIA
Carrera 7 Calle 30 Esquina - Planta de Tratamiento Ipiales (N)
Tel.: 7733363-7732624 Fax: 7733390 – E-Mail: [email protected] Código Postal 524061
HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
VISION ESTRATEGICA
PINAR:
La Empresa de Obras Sanitarias de la Provincia de Obando EMPOOBANDO E.S.P. garantizará a través de la implementación
del Sistema de Gestión documental el fortalecimiento y
articulación al Modelo Integrado de Planeación y gestión
INDICADORES
METAS
MEDICION TRIMESTRAL 2019 2020 2021
OBSERVACIONES III IV I II III IV I II III IV
No. de actividades de implementación del
SGD ejecutadas / total de actividades de implementación del SGD definidas *
100
80%
Política de Gestión
Documental aprobada
100%
SGD articulado al
MIPG
100%
Política cero papel
aprobada
100%
No. de resmas de
papel utilizadas en el mes actual VS No.
de resmas de papel utilizadas en el mes
siguiente
Disminuir
cantidad
No. de carpetas
transferidas por los procesos en el mes
actual VS No. de carpetas transferidas por los procesos en
el mes siguiente
Disminuir
volumen de transferencia
No. de
capacitaciones de
EMPRESA DE O BRAS SANITARIAS DE LA PRO VINCIA DE O BANDO EMPO O BANDO E.S.P.
NIT 800140132-6 VIGILADA PO R LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIO S PÚBLICO S DO MICILIARIO
GERENCIA
Carrera 7 Calle 30 Esquina - Planta de Tratamiento Ipiales (N)
Tel.: 7733363-7732624 Fax: 7733390 – E-Mail: [email protected] Código Postal 524061
’’EL ARCHIVO ES LA MEMORIA DE LA EMPRESA ’’
SGD gestionadas / Total de
capacitaciones de SGD identificadas *
100
85%
No. de trabajadores que asistieron a las
capacitaciones de
SGD / Total de trabajadores convocados a
capacitaciones * 100
85%
Lineamientos
aprobados y puestos en funcionamiento
100%
No. de planes de
mejoramiento ejecutados / Total de
planes de mejoramiento
identificados * 100
100%
Elaboró Reviso Aprobó
Sandra Patricia Cruz
Auxiliar Administrativo
Darío Guillermo Folleco
Asesor Planeación y Desarrollo
José Fernando Rosero López.
Gerente
