Plan Institucional Nacional de Archivos · Web viewPlan Institucional de Archivos - PINARGRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD NOVIEMBRE DE 201 8 TABLA DE

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDPL03

PLAN PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS VERSIÓN 2

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINARGRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

NOVIEMBRE DE 2018

PINAR Página 1 de 22



TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN..................................................................................................................3

2. CONTEXTO ESTRATEGICO................................................................................................4

2.1 MISIÓN CORPORATIVA................................................................................................4

2.2 VISIÓN CORPORATIVA................................................................................................4

2.3 PRINCIPIOS Y VALORES..............................................................................................4

2.3.1 PRINCIPIOS CORPORATIVOS..............................................................................4

2.3.2 VALORES CORPORATIVOS.................................................................................4

2.4 OBJETIVOS CORPORATIVOS.....................................................................................5

2.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA...........................................................................................6

2.6 COMITÉS EN LOS QUE PARTICIPA EL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL......7

3. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.....................................................8

3.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL:......................................................................83.1.1. COMPONENTE ESTRATÉGICO..................................................................................10

3.1.1.1 HECHO..................................................................................................................10

3.1.1.2 POR HACER.........................................................................................................14

3.1.2. COMPONENTE DOCUMENTAL...................................................................................16

3.1.2.1 HECHO..................................................................................................................16




1. INTRODUCCIÓN

La Superintendencia Nacional de Salud es una entidad de carácter técnico en supervisión que pertenece al sector salud, formula, dirige y coordina la política de inspección, vigilancia y control del sector Salud, en los procesos de financiamiento, aseguramiento, prestación de servicios de atención en salud, temas sensibles en Colombia con altos niveles de complejidad.

La Superintendencia Nacional de Salud consciente de la sinergia a lograr entre los niveles estratégico, misional, de apoyo y de evaluación, ha establecido en el Decreto 2462 de 2013 "Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud', la fundamentación funcional, creando las unidades organizacionales para desarrollar la armonización institucional y sectorial. En la plataforma estratégica de la Superintendencia, se han integrado las políticas y estrategias derivadas del Plan Nacional de Desarrollo –PND- y del Plan Sectorial de Salud, en el Plan Estratégico Institucional, en el Plan Anual de Gestión –PAG-, en los Planes y proyectos requeridos por las normas vigentes para el fortalecimiento organizacional de la Entidad, armonizándolos con las actividades de inspección, vigilancia y control que como ente rector de la supervisión debe ejercer sobre el Sistema General de Seguridad Social en Salud – SGSSS-.

Por ende, la Superintendencia Nacional de Salud en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014 y Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 (capítulo V, artículos 2.8.2.5.2. y 2.8.2.9.2.), elabora el Plan Institucional de Archivos –PINAR. Para tal efecto se han contemplado objetivos y metas que con la apropiación debida de los recursos minimicen los riesgos que actualmente tiene la entidad para la atención oportuna y mejorar las condiciones adecuadas orientadas a la preservación del patrimonio documental.

El Plan Institucional de Archivos– PINAR, es un instrumento de planeación para la labor archivística, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica en el proceso de gestión documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación.




2. CONTEXTO ESTRATEGICO

2.1 MISIÓN CORPORATIVAProteger los derechos de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud mediante la inspección, vigilancia, control y el ejercicio de la función jurisdiccional y de conciliación, de manera transparente y oportuna.

2.2 VISIÓN CORPORATIVAEn 2019 la Superintendencia Nacional de Salud será reconocida nacional e internacionalmente como una entidad líder del sistema de inspección, vigilancia, control, juez y conciliador del sector salud, protegiendo los derechos de los usuarios, dándole sostenibilidad y confiabilidad al sistema y sus organizaciones.

2.3 PRINCIPIOS Y VALORES 2.3.1 PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Los bienes públicos son sagrados

Primero la vida y la salud

Gestión institucional por resultados

Sostenibilidad del medio ambiente

El talento humano como el capital más valioso de la entidad.

2.3.2 VALORES CORPORATIVOS(Resolución 4111 de 2014)

Compromiso: Cumplir con las obligaciones institucionales, demostrando una capacidad de apropiación de la misión y los objetivos de la Entidad.

Eficacia: Capacidad de los servidores y colaboradores de la Supersalud de lograr los resultados y efectos esperados conforme a las actividades planificadas dando cumplimiento a los objetivos institucionales.

Eficiencia: Utilizar, optimizar, racionalizar y moderar los recursos administrativos, técnicos, tecnológicos y financieros de la Entidad, con el fin de alcanzar los objetivos institucionales.




Equidad: Dar a cada uno lo que le corresponde de manera justa, según sus necesidades, méritos, capacidades y derechos; sin distinción de edad, raza, género, religión o clase social.

Lealtad: Asumir con sentido de pertenencia y devoción los compromisos que se derivan de las funciones y los propósitos constitucionales asignados a la Entidad.

Legalidad: Cumplir y hacer cumplir la ley de manera transparente, atendiendo los requerimientos de los usuarios y de la operación interna de la Entidad.

Mejoramiento Continuo: Aplicar los procedimientos establecidos y los instrumentos gerenciales disponibles, para plantear y ejecutar las estrategias que permitan responder oportunamente a los cambios del entorno, con el fin de cumplir con los más altos estándares de calidad, basados en excelentes resultados de gestión.

Oportunidad: Desarrollar en forma temporánea e idónea; es decir, bajo los más altos estándares de calidad, las funciones necesarias para que la Entidad suministre sus bienes y servicios, de acuerdo con los tiempos establecidos por los procesos y procedimientos, las normas y los requisitos de los distintos grupos de interés.

Pertinencia: Tomar la decisión y alternativa que más contribuya en la solución de los problemas y atender los requerimientos de los distintos grupos de interés tomando como referencia las disposiciones legales y todas las herramientas operativas establecidas por la Entidad para el desarrollo de su trabajo.

Probidad: Ser transparentes, auténticos y actuar de buena fe consigo mismo y los demás, a través de la honestidad, la veracidad y la franqueza.

Respeto: Mantener una actitud de comprensión, consideración, reconocimiento y tolerancia sobre el sentir, pensar y actuar de los demás, reconociendo sus derechos.

Responsabilidad: Hacerse cargo de las consecuencias de las palabras, decisiones y compromisos y, en general, de los actos libres y voluntarios cuando sus resultados son buenos y gratificantes o cuando son adversos e indeseables.

Solidaridad: Tener una interacción basada en actitudes de colaboración, apoyo mutuo, búsqueda de la satisfacción de los objetivos personales y el logro de las metas institucionales.

Trabajo en Equipo: Coordinar e integrar esfuerzos entre varias personas y dependencias que se necesitan entre sí para lograr un resultado en una empresa o causa.

Vocación de Servicio: Ayudar o resolver con agrado y disposición el cumplimiento de un proceso, una necesidad, demanda, solicitud o la satisfacción de una expectativa.

Universalidad: Contribuir democrática y participativamente a garantizar el derecho fundamental a la igualdad y la protección de los usuarios y de la comunidad en general.

2.4 OBJETIVOS CORPORATIVOS Consolidar la Superintendencia Nacional de Salud como un organismo técnico, rector

del sistema de vigilancia, inspección y control.




Promover el mejoramiento de la calidad en la atención en salud.

Fortalecer la inspección, vigilancia y control del aseguramiento en salud.

Fortalecer a través de mecanismos de Inspección, Vigilancia y Control (IVC) la oportunidad en la generación y flujo de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud y los regímenes especiales y exceptuados.

Promover y fortalecer la participación ciudadana para la defensa de los derechos de los usuarios del sector salud.

Adelantar los procesos de intervención forzosa administrativa aplicando mecanismos de seguimiento a los agentes interventores, liquidadores y contralores y realizar inspección, vigilancia y control a las liquidaciones voluntarias con el fin de proteger los derechos de los afiliados y recursos del sector salud.

Proteger los derechos y reconocer las obligaciones y deberes de los distintos actores participantes en el sector salud, a través de las funciones jurisdiccionales y de conciliación.

Fortalecer la capacidad institucional de la Superintendencia Nacional de Salud.

2.5 ESTRUCTURA ORGÁNICA




2.6 COMITÉS EN LOS QUE PARTICIPA EL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTALActualmente el Grupo hace parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, cuyas funciones están descritas en la Resolución 006104 de diciembre 20 de 2017.




3. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Para la creación e implementación del Plan Institucional de Archivos se desarrolló la metodología sugerida por el Archivo General de la Nación, con lo siguientes resultados:

3.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL:

Evolución de la Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de Salud

En aras del cumplimiento de la normatividad archivística vigente y de conservar la memoria institucional, la SUPERINTENDENCIA creó el Proyecto en el año 2013: “Diseño e implementación de sistema de gestión documental de la Superintendencia Nacional de Salud”, el cual busca garantizar que la Gestión Documental y el archivo de la Superintendencia Nacional de Salud cumpla con todas las normas archivísticas vigentes que le aplican de tal manera que se logre que la totalidad de los documentos originados producto de la operación de la Entidad, circulen de forma controlada y se archiven y conserven, para su consulta y servicio durante el tiempo requerido, según sus funciones y valores.

El proyecto en mención fue dividido por fases y durante la vigencia 2012 – 2013 se desarrolló la fase de estructuración del proyecto “Sistema Integral de Gestión Documental”, centrándose en el diseño y ajuste conceptual de políticas e instrumentos para direccionar la implementación y operación del sistema, como por ejemplo la revisión y ajuste de las tablas de retención documental y la elaboración de un programa de gestión documental.

Es así, como a partir del año 2013 se inició la ejecución del proyecto de inversión denominado "Diseño e implementación del Sistema de Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de Salud", el cual tiene definido como objetivo, diseñar e implementar el Sistema de Gestión Documental de alta disponibilidad, acceso ágil, oportuno y efectivo que se ajuste a las necesidades de la entidad, a los requerimientos del Archivo General de la Nación, de los usuarios internos y externos de la Entidad, el cual se encuentra vigente.

El proyecto se estructura en cuatro (4) componentes interrelacionados que buscan generar un cambio radical en las prácticas de gestión documental de la Superintendencia Nacional de Salud:

1. Estratégico : A través del cual se definen las políticas, normas, procesos e instrumentos para la implementación y operación del sistema que cubran el ciclo de vida de los documentos desde su ingreso o generación hasta su disposición final.

2. Documental : A través del cual se busca organizar el archivo de gestión y central de acuerdo con las normas archivísticas vigentes y establecer los lineamientos para su efectiva gestión. En este sentido es clave la valoración del estado de los archivos para establecer los lineamientos para su organización.




3. Cultural : este componente tiene como fin sensibilizar y capacitar a los funcionarios sobre la normatividad y técnicas archivistas, así como establecer los mecanismos para el control de las actividades de gestión documental para que se realicen conforme a las políticas y normas adoptadas. En este sentido se propone desarrollar un modelo de gestión del conocimiento que busque generar una transformación en el manejo de documentos, de manera sostenida y en sus distintas etapas, cambiando los modelos mentales existentes orientándolos hacia la autogestión y el autocontrol.

4. Tecnologías de la Información : A través del cual se valoran las funcionalidades y requerimientos técnicos de la herramienta informática que dispone la Entidad, para determinar el curso a seguir, bien sea con la implementación de una nueva herramienta o el ajuste de los módulos y funcionalidades existentes. Al futuro se debe proyectar su crecimiento y necesidades de integración con otros sistemas de información teniendo como siempre el marco normativo vigente y las tendencias que se tienen al futuro, en particular el manejo de los documentos electrónicos de archivo y la conformación de expedientes virtuales.

Comprende el mejoramiento de las competencias de los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud en el manejo de los archivos, la conformación de expedientes físicos y en un futuro; electrónicos, con el fin de asegurar que las actividades se realicen dentro del marco normativo establecido y de generar una cultura sostenible de organización documental, lo cual redundará en la conservación y recuperación de la memoria institucional.

Así mismo, en aras de institucionalizar y darle la relevancia al tema de Gestión Documental, en el año 2014, se logró la creación y aprobación del Subsistema de Gestión Documental, el cual hace parte del Sistema Integrado de Gestión, el cual tiene asociadas las siguientes políticas:

1. Garantizar la conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional que permita la continuidad del negocio.

2. Consolidar el modelo de gestión de la información armonizándolo con las normas vigentes y el sistema de planeación, gestión y control institucionalmente establecido.

3. Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información.

4. Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información.




5. Fortalecer el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de la Gestión Información Institucional generada física, digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

En el año 2015 y 2016 se hace necesario armonizar el subsistema de gestión documental con los demás subsistemas que conforman el sistema integrado de Gestión, dando especial importancia a la aplicabilidad y cumplimiento de lo establecido en Ley 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014 y los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea 2015, de allí que fue necesario incluir dentro de la política No 3. Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información, un objetivo asociado a “Promover el uso de documentos digitales y electrónicos mediante la implementación de políticas y el uso del Software documental, para mejorar la oportunidad de los trámites de la Entidad y el servicio al ciudadano. (De acuerdo con Directiva presidencial 004 - Estrategia Gobierno en Línea, Ley anti-trámite y demás normas archivísticas)”.

Finalmente, en el año 2018 se formuló el nuevo proyecto de inversión denominado: “Fortalecimiento del Sistema De Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud” a través del cual se busca la consolidación y apropiación del proceso de Gestión Documental en la Superintendencia, el cual establece los recursos, actividades, objetivos en materia de Gestión Documental para las vigencias 2019 a 2023.

A continuación, se listan los principales avances, actividades y logros que se han realizado en cada uno de los cuatro (4) componentes del Proyecto y del Subsistema de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud.

3.1.1. COMPONENTE ESTRATÉGICO

3.1.1.1 HECHO

PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS

Se estructura el Plan Anual de gestión – PAG, así como se realiza su seguimiento mensual.

Se elabora, difunde y ejecuta anualmente el Plan de transferencias documentales

Se elabora, difunde y ejecuta anualmente el Programa de capacitación (programación y seguimiento), articulado con el Programa Institucional de Capacitación - PIC




Proyecto de Inversión (vigencias 2013-2018)

Desde el año 2013, inscribió en el banco de proyectos del Departamento Nacional de Planeación – DNP, el proyecto de inversión: Diseño e Implementación del Sistema de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud. A continuación, se presenta la información general de ejecución del proyecto en los seis (6) años de duración de este.

Nombre del Proyecto DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD NACIONAL

Código del Proyecto 2012011000033

Objetivo General Proyecto

Diseñar e implementar el sistema de gestión documental de alta disponibilidad, acceso ágil, oportuno y efectivo que se ajuste a los requerimientos el archivo general de la nación y de los usuarios internos y externos de la Superintendencia Nacional de Salud.

VIGENCIA APROPIACIÓN INICIAL

NOVEDAD(LIBERADO, APLAZADO)

APROPIACIÓN FINAL

EJECUTADO SALDO % EJECUCIÓN

2013 $ 1.000.000.000 $ 0 $ 1.000.000.000 $ 916.122.697 $ 83.877.303 92%

2014 $ 3.900.000.000 $ 800.000.000 $ 3.100.000.000 $ 2.641.211.536 $ 458.788.464 85%

2015 $ 1.942.679.665 $ 0 $ 1.942.679.665 $ 1.621.557.528 $ 321.122.137 83%

2016 $ 1.865.952.332 $ 400.000.000(A) $ 1.465.952.332 $ 1.408.447.933 $ 57.504.399 96%

2017 $ 1.865.952.332 $205.303.983 $ 1.660.648.349 $ 1.362.198.988 $ 298.449.361 82%

2018 $ 1.865.952.332 0 $ 1.865.952.332 $1.519.183.877 $346.768.455 81%

TOTALES $ 12.440.536.661,00 $ 1.405.303.983,00 $11.035.232.678 $ 9.468.722.559 $ 1.566.510.119 87%

Proyecto de Inversión (vigencias 2019-2023)

En el año 2018, se formuló un nuevo Proyecto de Inversión, el cual fue aprobado para las vigencias 2019 a 2023, este nuevo proyecto de inversión busca la consolidación del




proceso de Administración de la Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de Salud.

Nombre del Proyecto FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Código del Proyecto 2018011000340

Objetivo General Proyecto

Fortalecer la implementación del sistema de gestión documental en la Superintendencia Nacional de Salud

OBJETIVO ACTIVIDAD RECURSOS

2019(APROBADOS)

RECURSOS 2020

RECURSOS 2021

RECURSOS 2022

RECURSOS 2023

Mejorar la organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta

su destino final

Organizar el archivo de la entidad aplicando los instrumentos archivísticos

$ 788.160.567,00 $ 900.844.168,67 $ 912.014.036,63 $ 951.991.138,31 $ 980.550.872,46

Digitalizar y microfilmar los documentos de archivo de acuerdo con la disposición de las TVD y TRD

$ 80.100.000,00 $ 140.568.750,00 $ 219.019.500,00 $ 66.937.500,00 $ 93.712.500,00

Almacenar, custodiar y conservar los documentos de archivo de la entidad

$ 897.208.800,00 $ 843.669.762,50 $ 871.960.716,50 $ 901.343.339,30 $ 931.870.180,59

Aplicar procedimientos y técnicas para la valoración documental, para su eliminación y/o transferencias de carácter histórico

$ 30.000.000,00 $ 51.500.000,00 $ 31.827.000,00 $ 32.781.810,00 $ 33.765.264,30

Realizar la asistencia técnica en los aspectos funcionales de la herramienta tecnológica para la gestión documental de la entidad

$ 55.122.568,00 $ 137.864.810,93 $ 61.591.398,22 $ 63.439.140,17 $ 65.342.314,37

Fortalecer el diseño, socialización y

aplicación de políticas, herramientas e

instrumentos en la gestión documental en

la Entidad

Diseñar las políticas, procesos, procedimientos, normas, herramientas e instrumentos que cubran el ciclo de vida de los documentos

$ 0,00 $ 66.950.000,00 $ 68.958.500,00 $ 71.027.255,00 $ 73.158.072,65

Socializar y capacitar en las buenas prácticas y herramientas en la gestión documental

$ 12.000.000,00 $ 20.600.000,00 $ 16.974.400,00 $ 13.112.724,00 $ 9.004.070,48

TOTAL $ 1.862.591.935,00 $ 2.161.997.492,10 $ 2.182.345.551,35 $ 2.100.632.906,78 $ 2.187.403.274,85

PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Se levantaron, socializaron y adoptaron los siguientes procesos en el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad:

Macroproceso: Gestión documental

Proceso: Administración de la Gestión Documental Código GDCR01




Procedimiento Planeación de la gestión documental - GDPD01

Procedimiento Administración de correspondencia - GDPD02

Procedimiento Administración de archivo - GDPD03

Procedimiento consulta y préstamo de documentos - GDPG04

Procedimiento de eliminación Documental (Por formalizar en el Sistema de Gestión de Calidad)

Procedimiento de extravío o pérdida documental (Por formalizar en el Sistema de Gestión de Calidad)

Guía de Organización de Archivo - GDGU01 - Actualización

Indicadores de Gestión

GD01 Porcentaje de actos administrativos con trámite de notificación.

GD02 Porcentaje de Solicitudes de préstamo documental atendidas en los plazos establecidos.

GD03 Porcentaje de cumplimiento de transferencias documentales primarias programadas.

GD04 Porcentaje de documentos digitalizados y adjuntados en Software de Gestión Documental

GD05, Porcentaje de cumplimiento de los hitos y/o productos definidos en el cronograma

GD06, Porcentaje de documentos radicados y no entregados por las dependencias al Grupo de Correspondencia.

GD07, Porcentaje acumulado de metros lineales organizados del archivo central.

GD08, Porcentaje acumulado de metros lineales organizados del archivo de gestión.

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Inclusión en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo – CID o Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Aprobación del Subsistema de Gestión Documental, política de gestión documental, Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos

Apoyo en definición de Esquema de Publicación y Registro de Archivos de Información – Ley de transparencia

Armonización con otros subsistemas del Sistema Integrado de Gestión: Seguridad y salud en el trabajo, Seguridad de la Información, Gestión Ambiental,

Armonización con el Comité de Gestión de Cambio




INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

Gráfica 1. Instrumentos archivísticos – Hecho (Actualizada a noviembre de 2018).

3.1.1.2 POR HACER

PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS

Seguimiento a los Planes y Proyectos para dar cumplimiento al PINAR.

Seguimiento a la ejecución del Proyecto de Inversión próximas vigencias

Elaboración y seguimiento al Plan Anual de Gestión por cada vigencia




Seguimiento a la Ejecución al Programa de Capacitación en Gestión Documental

Elaboración y seguimiento Anual al Plan de Transferencias Documentales.

Plan de Mejoramiento Archivístico suscrito con el Archivo General de la Nación de noviembre de 2018 a diciembre de 2020.

PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Realizar revisión, actualización y ajuste del proceso, procedimientos, guías y formatos de Gestión Documental (permanente)

Atender a auditorías del Subsistema de gestión de calidad

Realizar Levantamiento de flujos documentales

Realizar actualización a matriz de riesgos y riesgos de anticorrupción

Realizar seguimiento a Planes de mejora de auditorías.

Realizar revisión y seguimiento a la apropiación del proceso de Gestión Documental en la Entidad.

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Articulación del Subsistema de Gestión Documental con otros Subsistemas, especialmente con el de Seguridad de la Información.

Planeación y ejecución de campañas de la política de gestión documental alineada con los otros subsistemas: Seguridad y salud en el trabajo, Subsistema de Gestión Ambiental.

Actualización de políticas en Gestión Documental electrónico de archivo.




INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

Gráfica 2. Instrumentos Archivísticos – Por hacer (Actualizada a noviembre de 2018).

3.1.2. COMPONENTE DOCUMENTAL

3.1.2.1 HECHO

ARCHIVO DE GESTIÓN

Composición del Archivo de Gestión: Con corte a octubre de 2018, esta información incluye Sede central de la Supersalud y sedes regionales:




DIAGNÓSTICOREFERENCIA DE CAJAS CANTIDAD DE CAJAS (APROX)

X-200 12.076,0Metros Lineales 3.019

Organización Años 2013 a 2018

El grupo de Gestión documental desde el año 2013 viene apoyando a las áreas de la Entidad en la organización de sus Archivos de Gestión, el siguiente cuadro presenta los datos por año del volumen organizado con el apoyo de contratistas y funcionarios del Grupo:

AÑO CANTIDAD DE CAJAS CANTIDAD DE METROS LINEALES

2013 760 1522014 1848 369,62015 2145 4292016 2288,3 457,662017 1927 385,42018 800 200

TOTAL 9768,3 2442,1

Conformación de Expedientes

Desde el mes de octubre del año 2014 a la fecha se viene realizando la actividad de conformación de expedientes en archivo de gestión, esta actividad busca apoyar a las dependencias a entender el concepto de expediente físico, que posteriormente contribuirá en el entendimiento de expediente electrónico. Con esta actividad se logra la organización de la documentación de gestión diaria, conformando expedientes físicos que demuestren los trámites del área según la aplicación de la Tabla de Retención Documental. El siguiente cuadro presenta las cantidades organizadas bajo esta modalidad:


2014 283,0 56,62015 1.491,0 298,22016 2.288,3 457,72017 1.927,0 385,4

TOTAL 5.989,3 1.197,9




Levantamiento de inventarios en estado Natural

En el año 2015, a través de la empresa COLVATEL se dispuso un total de 6 técnicos para el levantamiento de la información en las distintas dependencias.Levantamiento de información de inventarios en estado natural de un total de 2564 cajas y 46974 carpetas.

AÑO CANTIDAD DE CAJAS INVENTARIADAS

CANTIDAD DE CARPETAS INVENTARIADAS

2015 2.564 46.974

A la fecha de elaboración del presente informe, se tiene contratado 5 personas para levantamiento de inventarios en estados natural del Archivo de Gestión de la Oficina Asesora Jurídica.

Entrega de archivadores

Desde el año 2015 al año 2018 se ha realizado la entrega y distribución de archivadores y estantes a las dependencias de la Entidad. Durante la asignación de archivadores fue necesario el traslado de cajas, así como la distribución física de los mismos teniendo en cuenta las recomendaciones de la oficina de control interno donde se mencionaba como aspecto importante la seguridad de los archivadores y para los casos de documentación sensible el no compartir espacios con otras áreas.

La priorización en la asignación de los archivadores se realizó con base en el volumen de producción documental, la cual definida en el diagnóstico de los archivos de gestión.

Se anexa al presente informe la distribución de estantes a noviembre de 2018 (Anexo 1)

Entrega de Insumos (cajas y carpetas)

Suministro de cajas y carpetas para la organización de archivo de gestión. Los requerimientos de estos insumos se establecen a través de las necesidades expresadas por las áreas. El levantamiento de esta información se realiza área por área, validando con el líder de la dependencia la necesidad de insumos.

Se realiza la distribución conforme a los elementos existentes en la Entidad y a las necesidades manifestadas en las áreas.




ENTREGA DE INSUMOS POR AÑOAÑO CAJAS CARPETAS2014 4.862 22.0662015 1.895 15.9442016 3.413 22.8622017 2.684 18.6062018 800 3.640

TOTAL 13.654 83.118

Transferencias documentales

Desde el año 2014 hasta la fecha el Grupo de Gestión Documental ha liderado las actividades para transferir al archivo central aquellos documentos que según la Tabla de Retención Documental ha cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión

AÑO CAJAS TRANSFERIDAS CIRCULAR DE TRANSFERENCIA

2014 43,0 092015 1.682,0 Memorando NURC 3-2014-0165892016 2.331,0 04 de 20162017 438,0 03 de 20172018 3852,0 03 de 2018

TOTAL 8.346,0

Producción Documental

En el proceso del ciclo de vida del documento la producción se activa a través de los documentos que se reciben a través del servicio de correspondencia y los que realizan las dependencias en desarrollo de funciones; con base en lo anterior, se toma la cantidad de documentos producidos para determinar la demanda de talento humano para la organización de dicha información teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental.

Se toma una muestra del segundo semestre de la vigencia 2017, para determinar la cantidad de documentos que ingresan y se radican en la entidad obteniendo el siguiente resultado, donde se evidencia que cuatro dependencias concentran el 91.8% de los documentos que ingresan.




RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CLASIFICADOS POR ÁREA

Dependencia Total Radicado

% Mes (6) Dia hábil x mes (20)

Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario 43.811 40,9% 7.301,8 365,1

Oficina Asesora Jurídica 24.779 23,1% 4.129,8 206,5Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional 21.403 20,0% 3.567,2 178,4

Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación

8.415 7,8% 1.402,5 70,1

Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales 4.424 4,1% 737,3 36,9

Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos 1.256 1,2% 209,3 10,5

Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos 1.036 1,0% 172,7 8,6

Demás dependencias 2.100 1,9% 350,1 17,6Total Radicado Entrada "1 Julio al 31 Diciembre 2017" 107.224

Promedio Documentos Radicado Por Mes - día 17.871 893,5

ARCHIVO DE CENTRAL

Composición del Archivo de Central: Con corte a octubre de 2018:

DIAGNÓSTICOREFERENCIA DE CAJAS CANTIDAD DE CAJAS METROS LINEALES

X-300 16.562 5.520,67X-200 6151 1.537,75Otras 67 321.58

TOTAL 7.380




Organización Años 2016 a 2018

El grupo de Gestión documental para los periodos 2016 al 2018, ha venido efectuando la organización del fondo acumulado que reposa en el Archivo Central, el cual viene siendo intervenido por etapas; el siguiente cuadro detalla los datos por año, respecto de la de la información organizada con el apoyo de contratistas y funcionarios del Grupo:


2016 1.409 469.82017 292 732018 203 50.74

TOTAL 1.904 476

Levantamiento de inventarios en estado Natural

Durante el año 2018, el Grupo de Gestión Documental con el apoyo de funcionarios del Grupo y personal contratado adelantó el levantamiento de inventarios de parte de la información del archivo central, la cual se encuentra sin identificar y que corresponde a distintas dependencias de la Entidad, como se observa en el siguiente cuadro:

A la fecha de elaboración del presente documento, se cuenta con cuatro personas contratadas para levantamiento de inventarios en estado natural para el Archivo de Central.


AÑO CANTIDAD DE CAJAS INVENTARIADAS

CANTIDAD DE CARPETAS INVENTARIADAS

2018 635 8325



CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL

DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS

EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD

DEL CAMBIO

FECHA DEL

CAMBIODD/MM/

AAAA

VERSIÓN

Adopción del documento

Mediante memorando NURC: 3-2018-22272 se solicita adopción del documento.

Mediante memorando NURC: xxxx se acepta la solicitud

Secretario General

XX/01/2019 1

Actualización del documento

Mediante memorando NURC: 3-2019-XXXXX se solicita adopción del documento.

Mediante memorando NURC: xxxx se acepta la solicitud

Secretario General

XX/01/2019 2


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