PLAN MAESTRO DE LA REFINERIA DE CARTAGENA SEGUIMIENTO AL PLAN DE TRANSICIÓN

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PLAN MAESTRO DE LA REFINERIA DE CARTAGENA

SEGUIMIENTO AL PLAN DE TRANSICIÓN

VICEPRESIDENCIA DE REFINACIÓN Y

PETROQUÍMICA

22 de noviembre 2006

La energía de los colombianos

Contenido

MACRO ACTIVIDADES A VERIFICAR SU ESTADO DE AVANCE

INTRODUCCIÓN

1. ACTIVIDADES DE LA ETAPA PREOPERATIVA DE LA SOCIEDAD

1.1. PROCEDIMIENTO DEL APORTE EN ESPECIE DE LA REFINERIA

1.2. PROCEDIMIENTOS DE LA TRANSACCIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO

1.3. CESION Y CONSTITUCIÓN DE CONTRATOS OPERACIONALES DE LA REFINERIA

2. ACTIVIDADES REQUERIDAS PARA OPERATIVIZAR EL CONTRATO DE MANDATO

2.1. PRESENTACIÓN DEL PLAN ANUAL DEL CONTRATO – PRESUPUESTO GRC 2007

2.2. PROCEDIMIENTOS COMERCIALES / CONDICIONES COMERCIALES VSM - REFICAR

2.3. OPERATIVIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN – SENSOR, SAP, ELLIPSE, ETC.

2.4. REGLAMENTACIÓN DEL REINTEGRO DE SUBSIDIOS EN LAS VENTAS NACIONALES

2.5. MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA SOCIEDAD

3. EQUIPOS DE TRABAJO Y CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES


1.1. Aporte en Especie de la Refinería

►Contablemente el aporte en especie es para ECOPETROL una transformación de activos en la cual una serie de propiedades, plantas y equipos se convierten en unos títulos valores representados por acciones de una sociedad. No incrementa la utilidad o pérdida de ECOPETROL.

►Tributariamente no hay afectación del impuesto de renta de ECOPETROL.

►Principales actividades previas al aporte:Efectuar el registro de nuevos linderos ante el IGAC y la Super Not. & R.Acordar con la Sociedad la destinación del lote de 2 Has en uso por parte

de la Armada Nacional.Cierre total de los 24 proyectos en curso a dic 31 de 2006, para aportarlos. Verificar los procedimientos propuestos con los organismos de control.Desarrollar el ejercicio de simulación para la última semana de nov/06.Determinar el mecanismo óptimo de registro de la transferencia, porque la

operación sin optimizaciones está estimada en $ 18 millardos y con implicaciones de impuesto predial para la sociedad a perpetuidad.


1.1. Aporte en Especie de la Refinería

►Principales actividades previas al aporte:

Establecer un mecanismo de registro en la transacción y aporte de los proyectos industriales en curso. – Dpto. Tributario.

Realizar el registro de los nuevos linderos de los terrenos de acuerdo al estudio topográfico. – Hector Sanabria.

Verificación de una muestra de activos realizada por representantes de la Sociedad tales como su contabilidad, el revisor fiscal y asesores técnicos de los 15.400 componentes que fueron incluidos en la relación de activos de los Términos de Referencia de la SOC. – Fabian Y. Poveda

Procedimiento de cierre de proyectos, transferencia de los mismos en los sistemas a la nueva sociedad y verificación de compras de materiales en curso. – Fabián Y Pobeda

Establecer la fecha más conveniente del traspaso de la refinería aporte entre dic/06 y enero/07. – Juan Manuel Ríos


1.2. Transacción del Capital de Trabajo

La sociedad debe proveerle a ECOPETROL como Operador Integral el capital de trabajo requerido para poder cumplir con el Contrato de Mandato.

Actividades de los inventarios de hidrocarburos:►Se desarrolló un Plan de Trabajo y un procedimiento a seguir, utilizando los sistemas de información con que cuenta GRC.►Se tiene un ejercicio de simulación programado para la última semana de nov/06.►Se requiere establecer las cantidades y calidades de los hidrocarburos en los llenados de plantas y líneas de proceso. Carlos Bustillo - GRC.►Se requiere establecer preliminarmente el inventario programado y objetivo que tendrá la refinería a corte de año 2006. Hugo Barrios - GRC►Se ha circulado el procedimiento con los entes de control para su adecuada ilustración y sugerencias. Patricia Alarcón - PMD►Se requiere coordinar con Operaciones de GRC los funcionarios nominados para el procedimiento y con la Sociedad los representantes de la misma que realizarán la verificación física del procedimiento. – Equipo PMD


1.2. Transacción del Capital de Trabajo

Actividades de los inventarios de consumibles en bodegas:

►Se desarrolló un Plan de Trabajo y un procedimiento basado en la normatividad de ECOPETROL para venta de excedentes de materiales. ►Se tiene un ejercicio de simulación programado para la última semana de nov/06.►Se requiere depurar las cantidades y determinar los precios de venta de los SKU incluidos en las bodegas, existe una propuesta de GEA. – Ayde Mary►Se requiere determinar que inventarios son obsoletos para ECOPETROL aún bajo su rol de operador de la Refinería. Medardo Chinchilla – GRC.►Se ha circulado el procedimiento con los entes de control para su adecuada ilustración y sugerencias basado en el procedimiento de venta de excedentes de materiales. ►Se requiere coordinar con el nuevo operador de bodegas de la Refinería de Cartagena el proceso simultáneo de entrega - recibo de bodegas y la operación de venta entre ECOPETROL y la Sociedad. ►Se solicitará aprobación del procedimiento de determinación de precios de venta a la JD de ECOPETROL ó del Comité de Auditoría de la JD ECP - GEA


1.3. Cesión o creación de contratos.

Contratos de Refinería: Todos los contratos distintos a los laborales, que:(Por Carlos Molina y Felipe Laverde)

Son cedidos por ECOPETROL a la Sociedad antes o en la fecha del aporte en especie.

Excepción: Respecto los contratos que no se puedan ceder, ECOPETROL efectúa cesión de derechos económicos a RC S.A., y RC S.A. paga (a Tercero) o reembolsa (a ECOPETROL) los gastos y costos de dichos contratos como Costos Adicionales.

Son suscritos por ECOPETROL en nombre y representación de Refinería de Cartagena S.A.

ECOPETROL es autónomo para determinar con quién celebra los Contratos de Refinería, salvo aquellos cuyo plazo supera el plazo del Contrato del Mandato (Requiere aprobación previa del Refinería de Cartagena S.A.).

Son suscritos por la sociedad a solicitud de ECOPETROL en su rol de

Mandatario.



Estado Actual en relación a los Contratos de Refinería:

44 procesos de contratación que adelanta GEA. Se adjudican en 2006, tienen cláusula de cesión especial y se cederán los contratos adjudicados el 15 de diciembre de 2006. Está cesión entra en vigencia desde la fecha en que se haga el aporte en especie (Fecha Efectiva).

6 Contratos con vigencias futuras (1 de Catalizador, 2 de Químicos, 3 de Mantenimiento). Suscripción de cesiones 30 de noviembre de 2006, la cual entra en vigencia desde la Fecha Efectiva.

2 procesos de contratación VRP-GEA (Proyecto propileno y contrato de interventoría). Tienen cláusula de cesión especial, se cederán los contratos adjudicados el 15 de diciembre de 2006, la cual entra en vigencia desde la Fecha Efectiva.

2 Contratos con vigencias futuras (Splitter de propileno e interventoría). Suscripción de cesiones 30 de noviembre de 2006, la cual entra en vigencia desde la Fecha Efectiva.




1 Contrato de suministro de gas. Contrato a suscribirse entre ECOPETROL S.A. – RC S.A.. Entra en vigencia desde la Fecha Efectiva.

1 Contrato de transporte de gas. Contrato a suscribirse entre Promigas y RC S.A.. Entra en vigencia desde la Fecha Efectiva.

4 Contratos de Comercialización (Refidomsa, Carib, 2 con Glencore). VSM está determinando que contratos serán objeto de cesión total o parcial y en que condiciones.

6 contratos de arrendamiento. ECOPETROL S.A. en calidad de arrendador. Los 6 contratos serán objeto de cesión y 1 de ellos de renegociación previa. Suscripción de cesiones 30 de noviembre de 2006, la cual entra en vigencia desde la Fecha Efectiva.




59 Licencias de Software. Se está analizando procedencia entre: cesión o autorización de uso en beneficio de un tercero. Para firma de ECOPETROL se tienen 4 comunicaciones pidiendo cesión, 1 pidiendo autorización para uso en beneficio de un tercero y 54 pendientes de definición.

130 Licencias de control y proceso (incluyen 102 de ABB). Para firma de ECOPETROL se tienen 2 comunicaciones para ABB solicitando autorización de cesión de 102 licencias y 1 comunicación para Siemens solicitando autorización de 8 licencias. Las otras 30 o más (dependiendo de Invensys S.A.) se encuentran en estudio.

12 otorgantes de licencias de proceso y software (Incluidas en Anexo 11B de los Términos de Referencia). Están listas las comunicaciones para firma de ECOPETROL para tramitar la cesión.


2.1. Presentación del Plan Anual 2007

Programada para presentación a la Sociedad el miércoles 22 de nov/06. La Sociedad tiene 30 días para su aprobación.

1. Objetivo de la presentación.2. Introducción

Premisas básicas del plan Lineamientos Presupuestales Aspectos relevantes del pronóstico volumétrico 2007 Cargas, Producciones y Plan General de Paradas Programadas de Planta Precios materias primas y productos Objetivos y retos

3. Aspectos relevantes operativos y de mantenimiento Beneficios esperados de los proyectos, inspecciones y mantenimientos Plan de Inversiones Mantenimiento de tanques, rutinario y de equipo mayor Inspecciones de Planta

4. Gestión Indicadores y metas: Plan 2007 y comparativo histórico Estados Financieros 2007

5. Índice Documentos Anexo 6 Contrato de Mandato


2.1. Plan / Presupuesto interno ECP 2007

Temas pendientes con Ppto: (Bernardo e Iván)

►Presentar un resumen de los rubros presupuestales incluidos y aprobados para la refinería de Cartagena 2007. Se había definido los rubros de costos operacionales y presupuesto paralelo de ingresos contingente 2007.

►Manejo de los rubros presupuestales GRC de gastos e inversión vigencia 2006 que queden por ejecutar en el 2007.

►Préstamo sugerido por DGP al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP, para cubrir (hacer “puente”) de los pagos quincenales de compensación de subsidios a la Sociedad.

► Centro de costo que presupuestamente manejará los rubros presupuestales del TNP, el Terminal refinería y contrato de mandato.


2.2. Procedimientos comerciales contrato

Se ha desarrollado en conjunto con VSM los siguientes procedimientos para las operaciones de la sociedad bajo el contrato de mandato:

1. Ventas internacionales exportación de Refinados de la Sociedad.

2. Ventas nacionales al mercado de la Costa Atlántica. La sociedad vende directamente a los mayoristas.

3. Importaciones de crudos ó productos en proceso.

4. Compra nacional de crudos en el mercado “spot” a través de la figura Oferta Mercantil aceptada.

5. Puntos de entrega y recibo, facturación del transporte a nombre de la sociedad.

6. Facturación del componente de transporte en el precio regulado de los combustibles nacionales.


2.3. Operatividad Sist. de Información

Temas pendientes: (Luz Stella García, Fernando Cárdenas)

► Estado de Avance del Plan B consistente en el ajuste directo de los sistemas SAP y otros por personal de ECOPETROL con asesoría de un consultor externo. Proyección del estado de avance en los ajustes a Dic. 31 /06 y definición de los procedimientos que se realizarán provisional y manualmente.

►Estado de Avance del Plan A, alternativas de contratación y desarrollo de los ajustes integrales en las aplicaciones, luego que DIJ definiera que no era viable la contratación directa. Cronograma y presupuesto estimado y fuente de los recursos.


Frente DCI- Contratos, Licencias

PLAN 15 de Noviembre 50% vs Seguimiento 15 Noviembre 49%

AOM Y SOPORTE DE INFRAESTRUCTURA COMPUTACIONAL Y SERVICIOS INFORMATICOS: Lo conforman los contratos de outsourcing e interventoría. Se tienen discriminados los costos para Refinería de Cartagena S.A. En proceso de negociación con proveedor actual de outsourcing.REVISION DE ACTIVOS: En los referentes a arrendados, identificados los contratos y costos asociados. En proceso de prórroga y cesión de lo que corresponde a Refinería de Cartagena S.A.Se posee listado de activos propios de ECOPETROL a ceder a Refinería de Cartagena S.A. Se debe validar con el área de activos.LICENCIAS : Levantamiento de información de licencias que tiene Cartagena. Se tienen identificadas un listado de 43 licencias del área de Sistemas, de estas se ha recuperado los términos de uso de la mayoría (36) e información de los contratos de soporte de las mismas.Se entregaron al grupo de abogados. El resto se esta solicitando a los proveedores. La mayoría de estas se solicitará autorización para uso y no cesión debido a que son sistemas de información y no licencias operacionales, las cuales las trabaja el área de procesos.CONTRATOS: En total son 14 contratos a tramitar mas 14 compromisos de soporte de licencias así:Arrendamiento de equipos e impresoras donde hay equipos de Refinería de Cartagena S.A., (7), todos a prorrogarse hasta el 30 de abril por VF. En proceso de cesión. Soporte de Infraestructura e Interventoría (3). Contrato de outsourcing de STB y TEL, y contrato interventoria. Comunicaciones (2): Contrato de Avantel a recibir de la GEA. Contrato de Telecomunicaciones corporativo ( en proceso contractual).Licenciamiento (2): Se encuentran en proceso Hysis y Microsoft. Se tienen 14 licencias con compromisos de soporte y suscripción de contratos anteriores, los cuales deben ser autorizados para ser usados por Refinería de Cartagena S.A.

2.3. Operatividad de sistemas de información


2.4. Reglamentación del pago de subsidios

Se han presentado dos mecanismos generales: “Fronting” y Pago directo

Propuesta de pago directo DGP – MHCP (Ma. Pilar Flórez y Alvaro Vargas)

►Resumen de la propuesta

►Implicaciones fiscales

►Justificación del gasto financiero a cargo de ECOPETROL

►Procedimiento a seguir.


2.5. Manual de contratación

Temas Pendientes ( Carlos Molina)

►Resultados de las consultas realizadas a diferentes dependencias y funcionarios de ECOPETROL.

►Conceptos jurídicos sobre la propuesta.

►Cronograma de validación con los organismos de control.

Documents

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