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PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN 2016
Coordinación de Planificación Estratégica
Noviembre - Diciembre 2015
Quito D.M. - Ecuador
2
1. PRESENTACIÓN
La Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, DIGERCIC, en concordancia con los principios
establecidos en la Constitución de la República de Ecuador, que en su artículo 66 número 28 consagra “El
derecho a la identidad personal y colectiva, que incluye tener nombre y apellido, debidamente registrados y
libremente escogidos; y conservar, desarrollar y fortalecer las características materiales e inmateriales de la
identidad, tales como la nacionalidad, la procedencia familiar, las manifestaciones espirituales, culturales,
religiosas, lingüísticas, políticas y sociales.”; y por tanto ejecuta su accionar con la finalidad de reconocer y
garantizar el derecho a las personas a tener una identidad. El derecho a la identidad de todos los ecuatorianos,
y extranjeros residentes no solo se orienta a tener un nombre y un apellido, sino que obliga a la DIGERCIC a
fortalecer y priorizar sus procesos institucionales para garantizar la identidad única de todas las personas y a la
vez, conservar y custodiar los documentos relativos a los actos y hechos civiles que los ciudadanos ejerzan a lo
largo de su vida.
La planificación operativa es el proceso ordenado que permite seleccionar, organizar y presentar en forma
integrada los objetivos, metas, actividades y recursos asignados a la operación y a los componentes del
proyecto, durante un período determinado. Los objetivos, estrategias, resultados esperados, indicadores y
recursos necesarios de la planificación operativa son de corto plazo, generalmente un año, y se derivan de la
planificación estratégica aprobada por la máxima autoridad. El Plan Operativo Anual (POA) es el principal
instrumento utilizado en la planificación para presentar de manera agregada la información que se genera de la
planificación operativa, con periodicidad de un año o menos. Las actividades programadas y los recursos se han
divido en períodos cortos durante el año para facilitar la ejecución y el seguimiento a las mismas.
Durante los meses de noviembre y diciembre se ejecutaron reuniones de trabajo con los Directores y
Coordinadores Nacionales con el objetivo de levantar y alinear la planificación operativa acorde al
direccionamiento estratégico institucional. Esta actividad aseguro que la planificación sea participativa y que
todas las áreas conozcan sobre los objetivos y metas a lograr en el 2016. Los Directores y Coordinadores se han
comprometido ejecutar lo planificado una vez que se haya publicado el presupuesto institucional.
3
Contenido
1. PRESENTACIÓN ...............................................................................................................................................2
1. ANTECEDENTES ..............................................................................................................................................5
2. JUSTIFICACIÓN................................................................................................................................................5
3. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA....................................7
3.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ...........................................................................7
3.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA ................................................................................. 14
3.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ........................ 19
4. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS ............................................................ 26
4.1. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE REGISTRO CIVIL ............................................... 26
4.2. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN ..................... 33
4.3. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRAL..................................................... 41
4.4. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS ..................................................... 47
5. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LAS COORDINACIONES ZONALES ............................................................. 53
6. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CAMBIO DE CULTURA ORGANIZATIVA ... 56
7. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL ............................................. 63
8. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO ...................................................... 68
9. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN JURÍDICA .............................. 73
9.1. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN ASESORÍA JURÍDICA ..................................................................... 73
9.2. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVA .................................................. 77
10. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA ......................................................................................................................................................... 83
10.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN ................................................ 83
10.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PROCESOS, SERVICIOS Y CALIDAD ..................... 88
10.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS ....... 93
11. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN .................................................................................................................................................... 98
4
11.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TI ........................................................................ 98
11.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y OPERACIONES ................................... 105
11.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD......................................... 110
12. ANEXOS ..................................................................................................................................................... 115
12.1. REVISIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ......................................................................................... 115
12.2. METAS ZONALES .............................................................................................................................. 115
12.3. ACTA DE PROGRAMA DE DIGITALIZACIÓN Y DESMATERIALIZACIÓN – PLAZOS Y RESPONSABLES . 115
12.4. PRESUPUESTOS INICIAL DE LAS DIRECCIONES NACIONALES........................................................... 115
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PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN 2016
1. ANTECEDENTES
El Plan Estratégico de la Dirección General de Registro Civil Identificación y Cedulación “DIGERCIC” 2014 – 2017
se estructuró bajo los lineamientos del Plan Nacional del Buen Vivir y de las normas establecidas por los
lineamientos legales y del Nivel Directivo institucional. En este documento se establece los detalles
pertinentes a cada nivel de gestión, se plantea objetivos, estrategias e indicadores y metas utilizando la
metodología del Direccionamiento Estratégico, alineado al marco normativo afín a su competencia, los pilares
estratégicos se estructuran y consideran la cobertura, calidad y excelencia en el servicio, fortaleciendo el
manejo integral del talento humano, tecnologías de la información, infraestructura y demás mecanismos
institucionales, incorporando nuevos enfoques como la gestión integral del conocimiento, seguridad de la
información, la gestión del riesgo y la administración por procesos.
De manera complementaria y con el objeto de dar viabilidad a la Matriz de Competencias y al nuevo Modelo de
Gestión institucional, instrumentos por los organismos rectores, en marzo del 2015, se publicó en Registro
Oficial el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, documento que define las misiones,
atribuciones, responsabilidades y productos a ser generados por cada unidad operativa que forma parte de la
DIGERCIC. Esto permitió que las unidades operativas se especialicen en ámbitos de gestión y control basado en
la metodología de gestión por procesos.
Durante el mes noviembre se inició el levantamiento de la planificación operativa institucional; para esto, el
Director General con todo su equipo directivo analizaron los resultados obtenidos durante el 2015 y evaluaron
el avance hacia la consecución de la Visión institucional. Las directrices dadas por la alta dirección se
formalizaron en el documento “Revisión de la Objetivos Institucionales” que consta como Anexo 1 en el
presente plan.
2. JUSTIFICACIÓN
La planificación operativa sirve como la guía principal para el uso y asignación de recursos en un periodo
determinado y para la posterior evaluación del desempeño en la ejecución de planes de mejora y de proyectos.
Es responsabilidad de cada Director de área planificar y velar por el cumplimiento de las metas trazadas y del
presupuesto asignado. Para ello, cuenta con herramientas de gestión como el Gobierno por Resultados (GPR),
el Plan Anual de Contratación y el sistema de seguimiento de la gestión (Teamwork), en estas herramientas se
sistematizará la planificación operativa presentada en este documento con respectivos responsables y metas a
alcanzar. Con esto, se busca dar transparencia y continuidad a la gestión institucional mediante un seguimiento
y actualización de resultados para una oportuna toma de decisiones en todos los niveles institucionales.
6
La metodología para el levantamiento de la Planificación Operativa fue socializada el 13 de noviembre en
reunión de trabajo con el todo el Directorio; en este espacio se dieron directrices y respondieron dudas sobre
la gestión y evaluación 2016 (Ver Anexo 2). Posteriormente, se ejecutaron reuniones de trabajo con los
Directores de cada unidad y sus Coordinadores a fin de levantar y validar los requerimientos y presupuesto de
cada área. Los requerimientos operativos fueron levantados según la estructura organizacional y acorde a los
niveles de gestión como se presenta en el Cuadro 1.
Cuadro 1. Despliegue Operativo por objetivos vinculados en los diferentes niveles de gestión
Fuente: Planificación Estratégica Institucional
NIVEL N-4
NIVEL N-1
NIVEL N-2
NIVEL N-3
OBJETIVO ESPECÍFICO N(2)SUBDIRECCIÓN GENERAL DE LA
DIGERCIC
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS N(1)EN RELACIÓN AL NEGOCIO
OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)DIRECCION DE SERVICIOS DE REGISTRO CIVIL
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓNDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRALDIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE T.I.DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y OPERACIONESDIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD
OBJETIVO ESPECÍFICO N(3) COORDINACIÓN GENERAL
DE SERVICIOS
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS N(1)RELACIONADOS CON LA EFICIENCIA OPERACIONAL Y TALENTO HUMANO
OBJETIVO ESPECÍFICO N(2)PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICAGESTIÓN JURÍDICACOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVO ESPECÍFICO N(3)COORDINACIÓN GENERAL
DE TIC
OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)
DIRECCION ADMINISTRATIVADIRECCIÓN FINANCIERADIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL CAMBIO DE CULTURADIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVADIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICADIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)
COORDIINACIONES ZONALES
7
3. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA FINANCIERA
3.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Administrar de forma efectiva los recursos materiales, bienes y documentación administrativa a través de la
gestión integral de los procesos administrativos que garantice el desempeño eficiente de las actividades
institucionales.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE1: Incrementar la satisfacción al usuario Garantizar la operatividad, funcionalidad e integración de la infraestructura administrativa, y de operaciones
OE7: Incrementar la eficiencia institucional
Implementación de acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Coordinación Administrativa Financiera (N2)
Incrementar la efectividad de los productos y servicios provistos por los procesos administrativos financieros
Implementar herramientas de control de procesos para los servicios administrativos financieros
Desarrollar e implementar las políticas y los instrumentos de control documental y archivo administrativo
Dirección Administrativa
(N4)
Incrementar la eficiencia del manejo documental, MEDIANTE la implementación y estandarización de los procesos de gestión documental de los archivos administrativos
Proyectos 1. Proyecto de Estandarización de la gestión documental
de los archivos administrativos
Incrementar el grado de funcionalidad de la infraestructura administrativa y logística de la institución, MEDIANTE la ejecución de acciones de mantenimiento y el fortalecimiento de la misma.
Proyectos 2. Proyecto de aseguramiento de la modernización y
mantenimiento de los puntos de atención, infraestructura civil y electrógenos
3. Proyecto Supervisión y Control de la construcción de la Agencia Turubamba
4. Proyecto de construcción de agencias cantonales tipo 3V
5. Proyecto de remodelación de agencias cantonales a nivel nacional
6. Implementación de los mecanismos de control del cumplimiento de la norma vigente para el parque automotor
Incrementar la efectividad de ejecución del plan anual de contrataciones, MEDIANTE el seguimiento y control de las compras planificadas de las direcciones nacionales y coordinaciones zonales
Este objetivo se medirá únicamente con un indicador de operaciones debido a que la fase de estandarización del proceso de adquisiciones está en su fase final. Pendiente socialización del proceso.
8
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la eficiencia del manejo documental, MEDIANTE la implementación y estandarización de los procesos de gestión documental de los archivos administrativos
% de Auditorias de gestión documental que cumplen el estándar establecido = N. de Auditorias positivas por Zonas / Total de Auditorias
Discreto por período / Cuatrimestral/ Crecimiento Línea Base: 0
20% 40% 60%
2. Incrementar el grado de funcionalidad de la infraestructura administrativa y logística de la institución, MEDIANTE la ejecución de acciones de mantenimiento y el fortalecimiento de la misma.
% de cumplimiento del plan de mantenimiento zonal = N. de requerimientos atendidos / N. de requerimientos de la línea base de las 9 Zonas y Matriz
Continúo Acumulado/ Cuatrimestral/ Crecimiento Línea base 0
20% 60% 80%
% de puntos de atención modernizados = N. de puntos modernizados / Total de puntos de atención
Continúo Acumulado/ Trimestral/ Crecimiento Línea base 60%
62% 70% 75% 80%
% de vehículos que cumplen con el plan de mantenimiento y matriculación = N. de vehículos que cumplen con el plan de mantenimiento y matriculación / total del parque automotor
Discreto por Período / Trimestral Línea Base: 80%
90% 90% 90% 90%
N. de puntos de atención reportados
en el Matriz de control de costos de
obra civil y de equipamiento (puntos
de atención período 2013 -2016
modernizados)*
*Construcciones, remodelaciones y
adecentamientos
Continúo Acumulado/ Trimestral/ Crecimiento Línea base 0 Total de puntos de atención: 216
20 40 60 85
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
3. Incrementar la efectividad de ejecución del plan anual de contrataciones, MEDIANTE el seguimiento y control de las compras planificadas de las direcciones nacionales y coordinaciones zonales
% de eficacia en la gestión de compras de las unidades requirentes = procesos ejecutados acorde a PAC del período/ total de procesos PAC del período planificados Nota: La medición se hará siempre en comparación al PAC aprobado en enero 2016
Discreto por Período / Bimensual Línea Base: 40%
70% 70% 70% 70% 70% 70%
% de ejecución del PAC: N. de procesos ejecutados en el semestre/ Total de procesos planificados Nota: La medición del primer semestre se con el PAC aprobado en enero 2016 y en el segundo semestre se considerará las reformas.
Acumulado Continuo Semestral Línea base: 57%
60% 90%
% de procesos de adquisición incluidos en informe de lecciones aprendidas = N. de procesos incluidos en lecciones aprendidas / Total de procesos publicados en el portal de compras públicas en el período Nota: el informe servirá para la identificación de debilidades y puntos a mejorar. El reporte será socializado con todas las Direcciones para transferencia de conocimiento
Discreto por Período / Trimestral Línea Base: 0
100% 100% 100% 100%
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DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la eficiencia del manejo documental, MEDIANTE la implementación procedimiento de
gestión documental de los archivos administrativos
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Proyecto de Estandarización de la gestión documental de los archivos administrativos
Responsable de la Unidad de Secretaria General
1. Análisis de los instrumentos emitidos previamente realizado
2. Herramientas de estandarización aprobadas
3. Implementación de procesos ejecutada
4. Planes de mejoras aprobados
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 90%
%Nivel de madurez del proceso (Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos) Meta 30% I Semestre - 45% II semestre (acumulado a diciembre 2016)
2. Incrementar el grado de funcionalidad de la infraestructura administrativa y logística de la institución,
MEDIANTE la ejecución de acciones de mantenimiento y el fortalecimiento de la misma.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
2.GPR:
Proyecto de aseguramiento de la modernización y mantenimiento de los puntos de atención, infraestructura civil y electrógenos Proyecto homologado a las Zonas
Coordinador de Infraestructura y Coordinador de Mantenimiento
1. Socialización de formatos y requisitos para elaborar el presupuesto y el plan de mantenimiento y adecentamiento de la infraestructura civil y de equipos por zonas realizado
2. Diagnóstico de estado actual de los puntos de atención no modernizados, plan y presupuesto de mantenimiento preventivo y correctivo aprobado
3. Plan de modernización y mantenimiento de la infraestructura civil y electrógenos ejecutado
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 80%
% cumplimiento del plan de modernización y mantenimiento por zona: N. de intervenciones realizadas por zonas / Total de intervenciones planificadas Meta acumulada I Tri 10% II Tri 30% III Tri 70% IV Tri 92 % Línea Base: a determinarse con el diagnóstico de puntos no modernizados (plazo febrero 2016) % Ejecución Presupuestaria de la Zona = Presupuesto ejecutado / presupuesto planificado por zona Meta: I Tri 20% II Tri 50% III Tri 70% IV Tri 90 % Línea Base: 0
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Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
3.Teamwork: Actividad de Acompañamiento, Supervisión y Control de la construcción de la Agencia Turubamba
Director Administrativo
1. Supervisión del proceso contractual SECOB realizado
2. Escrituras y permiso ambiental 3. Control de transferencias y
liquidación financieras realizadas 4. Supervisión de avance físico y
fiscalización de obra ejecutado 5. Control de equipamiento de la
agencia ejecutado
Cumplimiento de Cronograma = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 95%
4.Teamwork: Proyecto de construcción de agencias cantonales tipo 3V
Coordinador Infraestructura
1. Agencia Píllaro 3V construida y equipada (marzo 2016)
2. Agencia Valencia 3V construida y equipada (julio 2016)
3. Agencia Colta 3V construida y equipada (agosto 2016)
4. Agencia SENPLADES (agosto 2016)
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 100%
N. de agencias inauguradas I semestre : 1 II semestre: 2 N. de agencias con liquidación económica a diciembre 2016: 3
5. Teamwork: Proyecto de remodelación de agencias cantonales a nivel nacional
Coordinador Infraestructura
1. Remodelación Zona 3 (Quero, Pelileo, Izamba, Arajuno, Pujilí) abril 2016
2. Remodelación Zona 4 (Olmedo, Flavio Alfaro, Paján, Rocafuerte, Bahía de Caraquez, Calceta y Puerto Lopez) enero 2016
3. Remodelación Zona 5 (Chillanes, Echeandía, San Miguel, Colonche, Manglaralto) abril 2016
4. Remodelación Zona 6 (Santiago de Méndez, Palora, Tiwinza, Nabón) ejecutada febrero 2016
5. Remodelación Zona 7 (Espíndola, Macará, Zapotillo, Arenillas, Zaruma, Yacuambide) enero 2016
6. Remodelación Zona 1 (Borbón, Río Verde, Cotacachi, Atuntaqui, El Angel) mayo 2016
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 100%
% agencias remodeladas y con liquidación económica: N. De agencias remodeladas con liquidación económica/ Total de Agencias Planificadas Meta acumulada trimestral: I Tri: 53% II Tri: 70% III Tri: 100% Total de agencias remodeladas y operativas: 32 a agosto 2016
5. GPR: Implementación de mecanismos de control del cumplimiento de la norma vigente para el parque automotor
Coordinador Unidad de Gestión de Transportes
1. Análisis y compendio de los instrumentos emitidos previamente realizado
2. Directrices de cumplimiento y auditorias socializadas
3. Ejecución de auditorias
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 95%
% vehículos sin contravenciones = N. de vehículos sin contravenciones / Total del parque automotor Meta: 70% indicador discreto
mensual o
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COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
COMPROMISOS
- Pendiente la programación del presupuesto para la Mega agencia Turubamba, en espera de cierre de
pronunciamiento del SECOB, plazo 15 de enero.
- Pendiente la programación del monto real 2016 de arrastres de obras, esta información debe ser
desglosada por fuentes de financiamiento BID y Fiscal. El monto de arrastres de obras debe ser
ratificado con la Dirección Financiera y Jefe de Operaciones BID, plazo 04 de enero.
- Socializar y capacitar a ordenadores de gasto, y demás funcionarios involucrados en el proceso de
adquisiciones sobre el nuevo proceso y las mejoras realizadas, plazo 08 de enero 2016.
- La Dirección Administrativa estará a cargo de la implementación del Check List de documentos
habilitantes para el proceso de adquisiciones, en este documento se llevará un control de los tiempos
de gestión por cada unidad operativa, plazo para la implementación 08 de enero 2016.
- Se debe iniciar de manera inmediata con la creación de formatos y directrices para la homologación de
proyectos a las zonas, durante el mes de enero se deberá hacer socializar a todos los Coordinadores
Zonales sobre cada proyecto desconcentrado y como se hará seguimiento a su ejecución.
OBSERVACIONES
- A solicitud de la Coordinación Zonal 9, se pide considerar la naturaleza y dinamismo de los archivos
que maneja la zona para dar lineamientos de estandarización. Esta reunión debe realizarse previo a la
entrega de la ficha del proyecto final y no se aceptará la carga de hitos si estos no han sido
coordinados con al menos 3 Coordinadores Zonales y la Dirección de Procesos.
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FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN
La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director de Dirección Administrativa
Observaciones
Firma de responsabilidad del Coordinador Administrativo Financiero
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 12 y 19 de noviembre de 2015
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3.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Administrar y gestionar eficientemente los recursos financieros asignados a la Institución y aquellos que se
generan por autogestión, verificando la transparencia, eficacia y economía en el uso de los mismos, dando
cumplimiento al plan operativo institucional.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
OE8: Incrementar el uso eficiente del presupuesto
Mantener bajo control los recursos financieros institucionales y velar por le ejecución eficiente del presupuesto acorde a la normativa vigente (alineación compartida con Planificación e Inversión)
Coordinación Administrativa Financiera (N2)
Incrementar la efectividad de los productos y servicios provistos por los procesos administrativos financieros
Implementar herramientas de control de procesos para los
servicios administrativos y financieros
Dirección Financiera (N4)
Incrementar la efectividad de la gestión financiera MEDIANTE, la automatización, la implementación de mejoras, seguimiento y control de los procesos administrativos financieros
Proyectos 1. Elaboración e implementación del plan de mejoras y
sistematización de los procesos relacionados con la gestión financiera
2. Implementación y despliegue del sistema de facturación electrónica a nivel nacional
Incrementar los niveles de control del ciclo financiero MEDIANTE la aplicación de la normativa legal vigente
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INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la efectividad de la
gestión financiera
MEDIANTE, la automatización,
la implementación
de mejoras, seguimiento y control de los
procesos administrativos
financieros
Porcentaje de eficacia en la recaudación de ingresos = Valores recaudados por ingresos /Obligaciones por cobrar
Discreto por Período Trimestral Línea Base 88%
89% 89% 90% 90%
Porcentaje de eficacia en las autorizaciones de pago ejecutadas = Total de órdenes de
pago procesadas en menos de 5 días/ Total de órdenes recibidas
en el mes Nota: se comparará la fecha de ingreso del trámite a Financiero vs fecha de CUR de Pagos (se excluye trámites que se hayan devuelto a la unidad requirente y no sean reingresados en el mismo mes)
Discreto por Período Mensual Línea Base 99% Las solicitudes de pago se receptarán hasta los 22 de cada mes
99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99%
Eficacia en el cumplimiento de obligaciones patronales con el trabajador = No. Haberes liquidados y re liquidados/No. Haberes solicitados
Discreto Mensual Por período Línea Base 94%
94% 94% 94% 94% 94% 94% 95% 95% 95% 95% 95% 95%
16
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTAMIENT
O ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2. Incrementar los niveles de control del ciclo financiero MEDIANTE la aplicación de la normativa legal vigente
Porcentaje de ejecución presupuestaria gasto corriente = Monto de gasto corriente devengado/ Presupuesto de gasto corriente codificado
Continuo/ Acumulado/ Mensual/ Línea Base 95%
2% 14.4% 23.08% 31.93% 36.67% 44.49% 51.63% 59.52% 68.81% 76.02% 83.36% 96.49%
Porcentaje eficacia en la ejecución presupuestaria de Inversión = Gasto de inversión ejecutado (incluye 998 y anticipos entregados en el mes)/Presupuesto de Gasto de inversión Codificado (excluye anticipos)
Continuo Acumulado Mensual Línea Base 70%
0.14 % 3.48% 6.80% 8.66% 13.45% 25.05% 36.50% 48.43% 60.78% 70.51% 84.51% 90.26%
Control de inventario de especies valoradas = Especies valoradas, hojas de seguridad y docs de seguridad utilizadas + Stock disponible/ Especies valoradas, hojas de seguridad y docs de seguridad entregadas por bodega general
Discreto Mensual Por Período Línea Base 95%
97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%
Período promedio de cobranza por ingresos de interoperabilidad= (Sumatoria de cuentas por cobrar en el período* Días en el período) / Ventas a crédito en el período Nota: Este indicador nos muestra el número promedio de días que los ingresos se encuentran sin efectivizar
Discreto por período Trimestral Línea base: 60 días
55 días 50 días 45 días 40 días
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DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la efectividad de la gestión financiera MEDIANTE, la automatización, la implementación de
mejoras, seguimiento y control de los procesos administrativos financieros
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Elaboración e implementación del plan de mejoras y sistematización de los procesos relacionados con la gestión financiera
Coordinador de Presupuesto
Nancy Corrales
1. Sistema transaccional para el control de los ingresos institucionales implementado, plazo junio del 2016
2. Procedimiento de control, monitoreo y medición de la gestión presupuestaria y contable implementado, plazo enero 2016
Nota: desarrollar un instrumento normativo que regule el tiempo de vigencia de una certificación presupuestaria, incluye la implementación de una matriz de control de los tiempos de solicitud de la certificación presupuestaria vs registro de contrato, una matriz de control de la efectividad en solicitud de pagos de los administradores de contrato. Finalmente se hará una socialización de los controles implementados
3. Sistema de seguimiento y control de pólizas y garantías (recepción, custodia, renovación, devolución, y efectivización de pólizas de la institución), plazo marzo 2016
4. Plan de mejoras identificado
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 95%
Indicadores
N. informes de control, monitoreo y
medición de la gestión
presupuestaria entregados. Meta:
6 informes bimensuales a
diciembre de 2016
% certificaciones presupuestarias
efectivas: N. de certificaciones
presupuestarias que cumplen con
el tiempo máximo establecido /
Total de certificaciones
presupuestarias emitidas. Meta
cuatrimestral: 70%, 80% y 90%
% efectividad en renovación de
pólizas: N. de solicitud de
renovación de pólizas un mes
antes de su vencimiento / Total de
pólizas a vencerse en el período.
Meta mensual: 100%
2. Teamwork: Implementación y despliegue del sistema de facturación electrónica a nivel nacional
Directora Financiera
Patricia Maldonado
1. Levantamiento de requerimientos funcionales y flujos automatizables realizados
2. Contratación del desarrollo del sistema de facturación electrónica realizada
3. Implementación a nivel nacional ejecutada
4. Soporte Nota: Se solicitará un delegado de tecnología para el Proyecto cuyo rol será técnico. Todas las atribuciones de gerencia y toma de decisiones pasan a Directora Financiera.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 95%
N. de agencias con sistema e-Fact implementado
Meta: 100% agencias a diciembre 2016
N. de personal capacitado en el uso del sistema e-fact
Meta: al menos 60 funcionarios a nivel nacional.
18
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN
La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a Financiera
Observaciones
Firma de responsabilidad del Coordinador Administrativo Financiero
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 10 de diciembre de 2015
19
3.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Administrar el Sistema integrado de gestión del recurso humano, desarrollo institucional, bienestar social,
remuneraciones y seguridad, conforme lo establecido en la normativa legal vigente para fortalecer las
competencias de los colaboradores de la Institución, a fin de aportar en la consecución de los objetivos
institucionales.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE6: Incrementar el desarrollo y optimización del talento humano
Asegurar las disponibilidad del personal competente, comprometido, motivado y en constante desarrollo
OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Coordinación Administrativa Financiera (N2)
Incrementar los niveles de desempeño del personal de la DIGERCIC a nivel nacional
Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos técnicos para la implantación de la estructura ocupacional
Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos técnicos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud de los Trabajadores
Incrementar la efectividad de los productos y servicios provistos por los procesos administrativos financieros
Implementar herramientas de control de procesos para los servicios administrativos y financieros
Dirección de Administración
de Recursos Humanos(N4)
Reducir la brecha de competencia de Talento Humano MEDIANTE el desarrollo y evaluación de los servidores de la institución a nivel nacional
Proyectos 1. Elaboración, ejecución y evaluación del Plan Anual de
Formación y Capacitación 2016 2. Diseño e implementación de la metodología para la
identificación de la Brecha de Competencia del Recurso Humano
3. Implementación de la Escuela Virtual para capacitaciones internas y apalancamiento a la estandarización de procesos
Incrementar la efectividad en la gestión de los Recursos Humanos MEDIANTE la estandarización y desconcentración de los procedimientos de gestión acorde a lo establecido en la normativa
4. Elaboración y ejecución del plan de estandarización y desconcentración de los procesos de Recursos Humanos
5. Elaboración y ejecución del programa de riesgos laborales (Fase II)
6. Proyecto de elaboración y ejecución del Plan de Vigilancia de la Salud
Incrementar el grado de implantación de la estructura ocupacional MEDIANTE la implementación del manual de puestos según la normativa vigente
7. Implementar la estructura orgánica y numérica institucional
20
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS METAS 2016 OBJETIVO
OPERATIVO INDICADOR COMPORTAMIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Reducir la brecha de competencia de
Talento Humano MEDIANTE el desarrollo y
evaluación de los servidores de la DIGERCIC a nivel
nacional
Porcentaje de servidores públicos capacitados de acuerdo al Plan de Formación y Capacitación Institucional = Número de funcionarios capacitados / Total de servidores públicos en la institución
Acumulado Trimestral Línea Base: 37%
17% 25% 75% 100%
Porcentaje de eficacia en el cumplimiento del plan anual de capacitaciones = N. de capacitaciones ejecutadas acorde a las actividades esenciales del puesto/ Total de capacitaciones planificadas
Discreto Por Período Trimestral Línea Base: 60%
80% 80% 80% 80%
Porcentaje de evaluación integral del desempeño = Tabulación real / Tabulación ideal Nota: el indicar evidencia la percepción del desempeño del personal considerando los modelos teóricos como 180 y 360 – Medición a ser ejecutada con Cambio de Cultura Organizacional
Discreto Por período Semestral Línea base: 0
40% 60%
2. Incrementar la efectividad en la
gestión de los Recursos Humanos
MEDIANTE la estandarización y
desconcentración de sus procedimientos
conforme a lo establecido en la
normativa
Indice de Gestión de Seguridad y Salud = 5 x IArt + 3 x IOpas + 2 x IDps + 3 x IDs + Ients + 4 x IOsea + 4 x Icai / 22
Continuo Acumulado Semestral Línea Base 16%
20% 25%
Indice de eficacia del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad del Trabajdor = N. Elementos auditados integrados e implantados /No. Total de elementos aplicables
Discreto Por período Semestral Línea Base: 0
18% 25%
Porcentaje de subsecuencia de atención médica por enfermedad = N. Atenciones subsecuentes / /TTL. De atenciones médicas integrales
Discreto Por período Mensual Reducción
40% 39.17% 38.33% 37.50% 36.66% 35.83% 35% 34.16% 33.33% 32.50% 31.66% 30%
21
OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR COMPORTAMIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
3. Incrementar el grado de implantación
de la estructura ocupacional
MEDIANTE la implementación del manual de puestos institucional según normativa vigente
Porcentaje de cumplimiento del plan anual de vacaciones = N. funcionarios que han tomado vacaciones en el período / Planificación del período
Discreto Por período Trimestral Línea Base: 0
80% 80% 80% 80%
Indice de rotación del nivel operativo = ((A + D)/2) / ((Tpin + Tfin)/2)
Discreto Por período Trimestral Línea Base 1.4%
7% 5.50% 4% 2%
Indice de rotación del nivel directivo = ((A + D)/2) / ((Tpin + Tfin)/2)
Discreto Por período Trimestral Línea Base 12%
2% 2% 2% 2%
Porcentaje de personal con contratos ocasionales = N. contratos ocasionales (LOSEP) / Nombramientos provisionales + Nombramientos permanentes + Contratos de Código del Trabajo
Discreto Por período Trimestral Línea Base 0%
47.50% 47.50% 47.50% 47.50%
Porcentaje de personal con nombramiento provisional = N. Nombramientos provisionales (LOSEP) / Nombramientos permanentes (LOSEP)
Discreto Por Período Trimestral Línea Base 93%
201% 187% 139% 91%
Porcentaje de cumplimiento de la inclusión de personas con capacidades especiales = Número de servidores públicos con capacidades especiales / Total de servidores públicos en la institución
Discreto Por Período Trimestral Línea Base 4%
4% 4% 4% 4%
22
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Reducir la brecha de competencia de Talento Humano MEDIANTE el desarrollo y evaluación de los
servidores de la institución a nivel nacional
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Elaboración, ejecución y evaluación del Plan Anual de Formación y Capacitación 2016
Coordinador Capacitación Eddy Ruiz
1. Detección de necesidades por área y resultados de evaluación 2014 realizada
2. Plan de Capacitación 2016 aprobado por la alta dirección
3. Plan de capacitación ejecutado 4. Plan de Capacitación evaluado,
plazo enero 2017
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 95% % Capacitaciones internas: N. de capacitaciones internas ejecutadas / total de capacitaciones Meta trimestral acumulada: I TRI 20% II TRI 40% III TRI 60% IV TRI 80% % Capacitaciones externas: N. de capacitaciones externas ejecutadas / total de capacitaciones Meta semestral acumulada: I Semestre: 10% II Semestre: 15%
2. GPR: Establecer la metodología para la identificación de la Brecha de Competencia del Recurso Humano
David Nuñez
1. Metodología de detección y medición de la brecha aprobada por la Coordinación
2. Brecha de Competencia Identificada por puesto y persona
3. Detección de Necesidades de capacitación
4. Plan de Capacitación 2017 basado en brecha de competencias y necesidades aprobado por la alta dirección, plazo diciembre 2016
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% % de personas y puesto de trabajo evaluados para identificación de brecha = N. de personas y puestos evaluados / Total de puestos y personas Meta acumulada cuatrimestral: I Cuatri: 0% II Cuatri: 40% III Cuatri: 90%
3. Teamwork: Implementación de la Escuela Virtual para capacitaciones internas
Líder de proyecto de capacitación virtual
Oscar Saenz
1. Detección de necesidades de desarrollo de contenidos virtuales ejecutada (considerar las necesidades de capacitación Plan de Estandarización de procesos)
2. Malla curricular con horarios y cronograma de capacitaciones virtuales aprobado por la Subdirección
3. Capacitaciones virtuales ejecutadas 4. Retroalimentación de los cursos y
plan de mejoras a la plataforma realizado
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% % de personal que toma el curso de inducción y reducción virtual = N. de personal que toma el curso / Total de funcionarios Meta Acumulado Trimestral: I Tri: 20% II Tri: 40% III Tri: 70% III Tri: 98% % de funcionarios con al menos un curso virtual (no incluye inducción): N. de funcionarios que tomaron un curso virtual/ Total de funcionarios Meta Acumulado Trimestral: I Tri: 30% II Tri: 50% III Tri: 80% III Tri: 95%
23
2. Incrementar la efectividad en la gestión de los Recursos Humanos MEDIANTE la estandarización y
desconcentración de sus procedimientos conforme a lo establecido en la normativa
Nombre del Proyecto Líder Componentes Indicador del proyecto
4. GPR: Elaboración y ejecución del plan de estandarización y desconcentración de los procesos de Recursos Humanos
César Hidalgo
1. Procesos a ser desconcentrados identificados, plazo enero 2016
2. Lineamientos de procesos a ser desconcentrados elaborados y socializados a las zonas, plazo marzo 2016
3. Implementación y Capacitación ejecutada, plazo abril 2016
4. Seguimiento y retroalimentación ejecutada, plazo septiembre 2016
Nota: el proyecto incluye los procesos de las unidades Desarrollo Institucional, Recursos Humanos y Bienestar Social y Protección Social.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% % Nivel de madurez del proceso. Meta 30% el I Semestre e incremento del 15% en el segundo semestre. Total acumulado 45% a diciembre de 2016 – Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos
5. GPR: Elaboración y ejecución del programa de riesgos laborales (Fase II)
Christian Medina
1. Medición de factores de riesgo laboral realizada y socializada
2. Dotación de equipos de protección personal, y ropa de
trabajo realizada1
3. Higienización de archivos de agencias con centros de producción realizada
4. Implementación de señalética prohibitiva, informativa de seguridad, y prevención en agencias con centros de producción
2
5. Implementación insumos de las brigadas de emergencias en agencias de mayor producción (top 10)
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100%
6. Teamwork: Proyecto de elaboración y ejecución del Plan de Vigilancia de la Salud Ocupacional
Christian Medina
1. Pendiente actualizar ficha del proyecto cargo en el sistema Teamwork con el nuevo alcance del proyecto, plazo 08 de enero
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100%
1 Adquisición realizada en el 2016, proceso pendiente el pago de anticipo, incluir en arrastres, contrato 80.000 usd.
Pendiente una compra para el segundo semestre 2016 de equipos de protección (fungibles), monto referencial 50.000 usd 2 Proceso contractual a realizarse en el primer trimestre 2016, monto referencia 60.000 usd
24
3. Incrementar el grado de implantación de la estructura ocupacional MEDIANTE la implementación del
manual de puestos institucional según normativa vigente
Nombre del Proyecto Líder Componentes Indicador del proyecto
7. GPR: Implementar la estructura orgánica y numérica institucional (concursos de méritos y oposición)
Viviana Tayupanta
1. Planificación del número de puestos objetos del concurso creada
2. Concursos de mérito y oposición ejecutados
3. Declaratoria de ganadores y expedición de nombramientos provisionales realizada
4. Evaluación de período de prueba y entrega de nombramientos definitivos ejecutada.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% % Personal con nombramiento: N. de puestos planificados aprobados con personal de nombramiento definitivo/ Total de puestos aprobados por el estatuto orgánico por proceso diciembre 2016. Meta trimestral acumulada: I Tri: 20% II Tri: 30% III Tri 40% III Tri: 50%
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
COMPROMISOS
- Realizar alcance al proyecto teamwork Implementación de la Escuela Virtual, considerar la necesidad
de todas las áreas agregadoras de valor que requieren estandarizar procesos operativos. Para la
definición de los horarios y cronogramas de capacitación las Direcciones Nacionales deben llegar a un
acuerdo de la programación anual. Se debe considerar los tiempos de trabajo y estacionalidades
(demandas de servicios) con la finalidad de establecer tiempos que beneficien el aprendizaje efectivo
de los temas planteados. La Dirección de Recursos Humanos será la encarga de velar que esta
disposición sea ejecutada.
- Pendiente actualizar ficha del proyecto de Vigilancia de Salud Ocupacional en el sistema Teamwork con
el nuevo alcance del proyecto, debe ser más integral no solo reducirse a compras o contrataciones,
plazo 08 de enero
- Proyecto GPR: Ejecución del plan de inducción y reinducción. Este proyecto se cierra este año, se debe
elaborar informe de cierre, debe ser aprobado por el Coordinador Administrativo, plazo 28 de
diciembre.
- Proyecto GPR: Implementación del Proyecto de Reestructuración Institucional. Este proyecto se cierra
este año, se debe elaborar informe de cierre, debe ser aprobado por el Coordinador Administrativo,
plazo 28 de diciembre.
- Pendiente definición de enlaces y storage para la plataforma Moodle.
25
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN
La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Recursos Humanos
Observaciones
Firma de responsabilidad del Coordinador Administrativo Financiero
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 19 de noviembre de 2015
26
4. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
4.1. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE REGISTRO
CIVIL
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Promover el registro oportuno e integral de los hechos y actos civiles de las personas mediante la generación e
implementación de políticas, procesos, procedimientos y lineamientos técnicos que garanticen el acceso a
derechos constitucionales y contribuyan a la planificación gubernamental.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE2: Incrementar el registro e inscripción oportuna de hechos y actos civiles
Ampliar la cobertura de los servicios y estructurar nueva alianzas interinstitucionales para fortalecer los servicios existentes
OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Sub Dirección General (N2)
Incrementar la efectividad de los procesos sustantivos estableciendo los estándares de servicios y de producción que propicien el cumplimiento de las expectativas del usuario
Articular la operatividad de los procesos sustantivos y asegurar el desarrollo y mejora de servicios
Afianzar la capacidad de producción e incorporar herramientas gerenciales de mejoramiento y toma de decisión
Coordinación General de Servicios (N3)
Incrementar el registro oportuno de hechos y actos civiles y asegurar la confiabilidad de la identidad ciudadana
Maximizar la eficacia operativa en la entrega de los servicios al usuario
Dirección de Servicios de Registro Civil
(N4)
Incrementar la confiabilidad de la información de registro de hechos y actos relativos al estado civil de la personas MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos
Proyectos 1. Implementación, estandarización y simplificación
de los procesos de Registro Civil a nivel nacional 2. Proyecto de mejora y estandarización de la
captura de información registral del sistema único de transacciones de identidad SUTI
Incrementar el registro oportuno y captación de inscripciones tardías de los hechos vitales MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales
Proyectos 1. Proyecto de aprovechamiento del REVIT para
incrementar la inscripción oportuna de nacimientos y defunciones
2. Implementación del Plan de Fortalecimiento y ampliación de los puntos de inscripción de nacimientos a nivel nacional
27
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE REGISTRO CIVIL METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la confiabilidad de la información de registro de hechos y actos relativos al estado civil de la personas MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos
Porcentaje de calidad de la información de las actas registrales por agencias posterior al muestreo == (Total de la muestra – N. de inconsistencias de la muestra ) / Total de la muestra Nota: el levantamiento de la línea se hará con información de agosto – octubre 2015, para establecer la meta 2016
Discreto por período Trimestral/ Crecimiento Línea base: a definirse en marzo
N/A 80% 85% 90%
Porcentaje de puntos de atención que no incurren en errores recurrentes de la muestra de calidad de información = N. de puntos de atención que no incurren en errores recurrentes / Total de puntos de atención Recurrencia: los errores de la muestra de la agencia no superan el 5% de errores incurridos en el bimestre. Nota: Se utilizará una la tabla de verificación de errores para la calificación de este indicador
Discreto por período/ Bimestral/ Crecimiento Línea base: 0
N/A 50% 65% 75% 85% 92%
2. Incrementar el registro oportuno y captación de inscripciones tardías de los hechos vitales
Porcentaje de cumplimiento de inscripciones de nacimientos = N. de inscripciones realizadas en agencias y Arces / Total de inscripciones planificadas Nota: el informe del indicador deberá ser desagregado por zonas y por agencias
Continuo acumulado/ Mensual Línea base: 92% Meta: 310.091 inscripciones
8% 15,3% 23,7% 32,1% 40,2% 48,8% 57,7% 66,4
% 75,5% 84% 92,2% 100%
28
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2. Incrementar el registro oportuno y captación de inscripciones tardías de los hechos vitales MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales
Porcentaje de cobertura de registro electrónico por nacido vivo= N. inscripciones realizadas en el sistema REVIT en el período/ Total de registros REVIT en el período
Discreto por período /Mensual Línea Base: 65,75%
66% 66% 66% 70% 70% 70% 75% 75% 80% 85% 90% 90%
% de efectividad de ARCES = N. de Inscripciones en ARCES / Total de Nacimientos en el establecimiento de Salud
Discreto por período /Mensual Línea Base: 70%
70% 70% 70% 72% 72% 75% 75% 75% 80% 80% 85% 85%
Porcentaje de cobertura de inscripciones de nacimientos = Total de inscripciones de nacimiento realizadas /Proyección nacimientos año 2016 según INEC
Incremento/Acumulado Mensual Línea base: 89%
7% 14% 22% 30% 37% 45% 53% 61% 70% 78% 85% 92%
Indicador para Pichincha y Guayas % de solicitudes Banco Pacífico = N. de solicitudes de cuenta Mi Pequeño Gigante/ total de inscripciones realizadas
Discreto por período / Mensual Línea Base: 70%
N/A 80% 85% 85% 85% 85% 85% 85% 90% 90% 90%
29
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la confiabilidad de la información de registro de hechos y actos relativos al estado civil de
la personas MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y
aplicativos tecnológicos
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Implementación, estandarización y simplificación de los procesos de Registro Civil a nivel nacional – Proyecto homologado a las zonas
Coordinador de Normativa, Políticas y Lineamientos de Registro, Miguel Saltos
1. Herramientas de estandarización aprobadas
2. Contenido de capacitación y evaluación plataforma Moodle desarrollado
3. Implementación de procesos ejecutada
4. Planes de mejoras aprobados. Nota: Este proyecto debe alinearse a los dos objetivos operativos en GPR.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% Porcentaje de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones de Registro Civil = N. de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados. Meta cuatrimestral- discreta: 85% de los funcionarios aprueban las capacitaciones.
2. GPR: Proyecto de mejora y estandarización de la captura de información registral del sistema único de transacciones de identidad SUTI
Director de Servicios de Registro Civil, Darwin Valdivieso
1. Módulo de defunciones implementado
2. Módulo de emisión de certificados de información registral implementado
3. Módulo de Rectificaciones/Actualizaciones implementado
4. Módulo de naturalizaciones implementado
5. Módulo de matrimonios implementado
6. Módulo de uniones de hecho implementado
7. Módulo de adopciones implementado
8. Plan de Mejora aprobado Nota: Los plazos de desarrollo de cada módulo deben ser establecidos conjuntamente con la Coordinación de Tecnología y Subdirección a fin de fijar las prioridades de desarrollo e impacto de la Nueva Ley de Registro Civil.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 90% Todos los módulos se encuentran en operación, plazo agosto 2016 100% del personal de Servicios de Registro Civil capacitado en el uso de la nueva plataforma, plazo agosto del 2016
30
2. Incrementar el registro oportuno y captación de inscripciones tardías de los hechos vitales MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
3. Teamwork: Proyecto de aprovechamiento del REVIT para incrementar la inscripción oportuna de nacimientos y defunciones
Director de Servicios de Registro Civil, Darwin Valdivieso
1. Análisis y elaboración del instrumento legal para viabilidad inscripción de oficio ejecutado (considerar la aprobación de la Nueva Ley de Registro Civil)
2. Mecanismo de captura de número celular y envío de SMS para mensajes recordatorios de inscripción implementado
3. Instrumentos de estandarización del proceso de inscripción actualizado
4. Implementación de procesos a nivel nacional ejecutada – Plan de Capacitación
5. Plataforma tecnología de soporte a la operación habilitada
6. Planes de mejoras aprobados Nota: Plazo de ejecución del proyecto 12 meses
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 95% Incrementar en un 15% las inscripciones de nacimientos oportunas en comparación con el 2015. N. funcionarios de la DIGERCIC que conocen sobre temática de reconocimientos de paternidad: 80% de los funcionarios de Registro Civil a diciembre de 2016, capacitaciones trimestrales. Porcentaje de inscripciones de oficio registradas en el sistema de inscripciones en menos de 3 días = N. de inscripciones de oficio registradas en el sistema de inscripciones (REVIT) en menos de 3 días / Total de nacimientos en los establecimientos de Salud Meta incremental bimensual hasta llegar al 90% a diciembre de 2016
3. Teamwork: Implementación del Plan de Fortalecimiento y ampliación de los puntos de inscripción de nacimientos a nivel nacional
Coordinador de Procesamiento y Análisis de Información de Registro Civil, Carolina Cuesta
1. Fortalecimiento de ARCES (ARCES remodeladas con señalética institucional, y directrices para incrementar efectividad en la captura de inscripciones oportunas)
2. Oficinas itinerantes de inscripción de nacimiento en infocentros operativas (análisis del instrumento legal a utilizarse, instrumentos de operación elaborados, implementación ejecutada, y planes de mejora).
3. Oficinas móviles en funcionamiento
Nota: Plazo de ejecución del proyecto 18 meses. La adquisición de las oficinas móviles se definirá en enero 2016 posterior designación del presupuesto institucional.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 95%
20.000 inscripciones a diciembre de 2016
en todos los puntos de inscripción a excepción de agencias
N. de agencia ARCES remodeladas con señalética. Meta 100% de agencias Arces operativas remodeladas a marzo de 2016. N. de funcionarios ARCES capacitados: 100% de funcionarios a marzo de 2016. % de oficinas itinerantes en operación = N. De oficinas itinerantes en operación / Oficinas itinerantes planificadas. Meta: 85% N. de oficinas móviles en operación. Meta: 2 a diciembre 2016
31
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
COMPROMISOS
El Proyecto cargado en el GPR: Desarrollo y ejecución del Plan de Fortalecimiento de los Servicios de
Registro Civil, debe ser cancelado mediante memorando dirigido al Subdirector justificando la
cancelación, plazo 24 de noviembre.
Definir metas de inscripciones de nacimiento (oportunas y totales) por provincia y arces, plazo segunda
semana de diciembre 2015.
Se deberá coordinar con la Dirección de Gestión TI los plazos para el desarrollo de los módulos del
sistema SUTI, con la Dirección de Procesos se deberá establecer los plazos para el levantamiento de los
requerimientos de usuario. Estas coordinaciones se deberán ejecutar las dos primeras semanas de
enero.
Se informará a los Coordinadores Zonales sobre la metodología para la medición de la calidad de la
información, esto se ejecutará en conjunto con la Dirección de Procesos.
Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos y Procesos el desarrollo del módulo de capacitación
virtual para la estandarización de procesos de la Dirección.
OBSERVACIONES
Se sugiere que la compra de la oficina móvil sea un proyecto piloto en el primer semestre. De ser
exitoso el proyecto se podría evaluar la compra de 3 oficinas móviles más a fin de que dos
Coordinaciones Zonales puedan compartir una oficina móvil (Ex: Zona 9 y 3 comparten oficia móvil).
Christian Vallejo y Darwin Valdivieso deben alinear los esfuerzos de adquisición de una oficina móvil.
El aplicativo Mi Pequeño Gigante tiene fallas en su funcionamiento en las agencias de Quicentro Sur y
San Blas, este incidente ha sido reportado a la Dirección de Servicios de Registro Civil, por lo que se
solicita considerar esto previo a fijar las metas relacionadas a este servicio.
El proyecto de Reducción de Subregistro que se levará acabo con la colaboración de la CT Canadiense
captará el porcentaje de reducción del Subregistro en la Zonas de intervención y se cuantificará el
impacto de reducción del Subregistro a nivel nacional.
32
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN
La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Servicios de Registro Civil
Observaciones
Firma de responsabilidad del Sr./a Subdirector/a
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 20 de noviembre de 2015
33
4.2. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE
IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Asegurar la identidad de las personas a través de la emisión de políticas, procesos, procedimientos y
lineamientos técnicos en materia de identificación y cedulación, garantizando la calidad de datos de los
ecuatorianos y extranjeros residentes para el ejercicio de sus derechos y obligaciones.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE3: Incrementar la identificación con documentos electrónicos de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país
Asegurar el derecho a la identificación única aplicando mecanismos que garanticen la calidad de la información, uso de base de datos interinstitucionales; y generación y cumplimiento de normas, lineamientos y políticas
OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Sub Dirección General (N2)
Incrementar la efectividad de los procesos sustantivos estableciendo los estándares de servicios y de producción que propicien el cumplimiento de las expectativas del usuario
Articular la operatividad de los procesos sustantivos y asegurar el desarrollo y mejora de servicios
Afianzar la capacidad de producción e incorporar herramientas gerenciales de mejoramiento y toma de decisión
Coordinación General de Servicios (N3)
Incrementar el registro oportuno de hechos y actos civiles y asegurar la confiabilidad de la identidad ciudadana
Maximizar la eficacia operativa en la entrega de los servicios al usuario
Dirección de Servicios de
Identificación Y Cedulación (N4)
Incrementar la confiabilidad de la información de la identidad ciudadana MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos
Proyectos 1. Implementación, estandarización, seguimiento y
control de procesos de Identificación y Cedulación en puntos de atención y brigadas a nivel nacional
2. Proyecto de Cambio de la Plataforma Tecnológica para personalización de los servicios Registro Civil, Identificación, Cedulación y Gestión de la Información Registral
Incrementar la identificación con documentos electrónicos de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país MEDIANTE la implementación aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales
Proyectos 3. Proyecto de implementación de servicio de
cedulación para Ecuatorianos residentes en el exterior
4. Proyecto de notificación de expiración de los documentos de identidad (AS 400 y MAGNA) y registro de dirección domiciliaria
5. Proyecto de implementación del servicio de cedulación express (duplicados) en centros de producción a nivel nacional.
34
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN METAS
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la confiabilidad de la información de la identidad ciudadana MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos
% de calidad de la información relativa a la identificación de usuarios posterior al muestreo = (Total de la muestra – N. de inconsistencias de la muestra ) / Total de la muestra Insumo: consulta de la base de datos de enrolamiento emitido por cantón Nota: Mide la calidad de la información relativa a los campos de: INDOT, número celular, dirección del usuario y errores de operador
Discreto por período Bimensual/ Crecimiento Línea base: a definirse en marzo
N/A 70% 75% 80% 85% 90%
% de agencias que no incurren en errores recurrentes de la muestra de calidad de información = N. de agencias que no incurren en errores recurrentes / Total de agencias Recurrencia: los errores de la muestra de la agencia no superan el 5% de errores incurridos en el bimestre Nota: Se utilizará una la tabla de verificación de errores para la calificación de este indicador
Discreto por período/ Bimestral/ Crecimiento Línea base: 0
N/A 70% 75% 80% 85% 90%
2. Incrementar la identificación con documentos electrónicos de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales
% de cumplimiento de producción de documentos de identificación = Total de cédulas producidas / Total de Cédulas planificadas Total de producción cédula 2016: 2.759.247 a diciembre 2016
Acumulado/ Mensual Línea base: 100%
7,1% 13,6% 23,3% 33,5% 41,5% 49,9% 58,6% 67,5% 76,1% 83,8% 91,8% 100%
35
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2. Incrementar la identificación con documentos electrónicos de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales
Porcentaje de ciudadanos cedulados en el sistema biométrico (cédula única) = N. de habitantes con documento biométrico / Total de habitantes del territorio acorde a proyección censo 2015
Acumulado Trimestral Creciente Línea base: 68%
70% 72% 75% 78%
Porcentaje de confiabilidad karkex de tarjetas = Inventario final en provincia + Tarjetas dañadas + Producción / Inventario Inicial + reposiciones enviados de Matriz
Discreto por período Línea base:99%
99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99% 99%
Índice de disponibilidad de tarjetas = Stock final tarjetas mes N / Proyección de demanda mes N+1
Discreto por período Línea base: N/A
1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15
Índice de disponibilidad de IPIS = Stock final tarjetas mes N / Proyección de demanda mes N+1
Discreto por período Línea base: N/A
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
Índice de disponibilidad de Consumibles = Stock final tarjetas mes N / Proyección de demanda mes N+1
Discreto por período Línea base: N/A
1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10 1,10
% de cumplimiento de acciones de mejora y control a la operación = N. de acciones, controles o auditorías realizadas / Total de acciones planificadas Nota: pendiente la entrega del plan o cronograma de acciones de mejora o control que se ejecutarán en el año.
Discreto por período Línea base: N/A
95% 95% 95% 95%
36
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la confiabilidad de la información de la identidad ciudadana MEDIANTE la
implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos de Identificación y Cedulación en puntos de atención y brigadas a nivel nacional Proyecto homologado a las zonas
Coordinador de Procesamiento y Análisis de Información de Identificación y Cedulación Miguel Ibadango
1. Herramientas de estandarización aprobadas
2. Renovación y monitoreo centralizado de equipos de impresión realizado
3. Implementación de procesos ejecutada
4. Planes de mejoras aprobado
Nota: este proyecto se alinea a los dos objetivos operativos de la Dirección.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% Tiempo de ciclo del servicio de cedulación en agencias con centros de producción = Reporte estadístico SIPSE % de funcionarios que aprobaron con más del 85% las evaluaciones de Identificación y Cedulación = N. de funcionarios que aprobaron con más del 85% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados. Meta: 90% de los funcionarios aprueban las capacitaciones, discreta. Medición cuatrimestral.
2. Teamwork: Proyecto de Cambio de la Plataforma Tecnológica para personalización de los servicios Registro Civil, Identificación, Cedulación y Gestión de la Información Registral
Directora de Identificación y Cedulación Andrea Albán
1. Priorización de las necesidades
de desarrollo acorde a
requerimientos Nueva Ley
Registro Civil realizada
2. Dimensionamiento técnico y
flujos automatizables realizado
3. Contratación de consultoría y
equipos realizada
4. Implementación de la
plataforma
Nota: Pendiente el desarrollo
estructurado de este proyecto y
presupuesto referencial.
El proyecto debe ser desarrollado con
todos los Directores de las áreas
involucradas en el cambio de la plataforma.
Durante la primera y segunda semana de
enero se deberá definir el alcance del
proyecto.
37
2. Incrementar la identificación con documentos electrónicos de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país MEDIANTE la implementación de aplicativos tecnológicos, acciones estratégicas y alianzas interinstitucionales.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
3. Teamwork: Implementación de servicio de cedulación para Ecuatorianos residentes en el exterior
Asesor, Mónica Villa
1. Convenio de cooperación interinstitucional actualizado y aprobado
2. Herramientas de operación y estandarización para el servicio de cedulación en el exterior aprobadas
3. Implementación del servicio de cedulación en los consulados de EEUU, España e Italia ejecutados
4. Campaña informativa ejecutada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95%
N. de ecuatorianos residentes en
el exterior que han utilizado el
servicio de enrolamiento y
cedulación
Meta: 486,247 documentos de
identidad emitidos en el exterior a
los 12 meses de implementado el
servicio.
4. Teamwork: Proyecto de notificación de expiración de los documentos de identidad (AS 400 y MAGNA) y registro de dirección domiciliaria
Coordinador de Procesamiento y Análisis de Información de Identificación y Cedulación Miguel Ibadango
1. Alerta de caducidad del documento de identidad en sistema de interoperabilidad implementado
2. Implementación de los controles para el registro de dirección domiciliaria
3. Campaña comunicacional con instituciones ejecutada
Nota: pendiente dimensionamiento de número de usuarios con un documento de identidad caducado para ajuste de meta, plazo 28 de diciembre
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100%
N. de usuarios con documento de
identidad caducado que
renuevan su cédula
Meta: 120.00 usuarios a
diciembre de 2016
5. Teamwork: Proyecto de implementación del servicio de cedulación express (duplicados) en centros de producción a nivel nacional
Coordinador de Procesamiento y Análisis de Información de Identificación y Cedulación Miguel Ibadango
1. Viabilidad operativa aprobada 2. Diseño de la arquitectura tecnológica
realizada 3. Instrumentos tecnológicos (turnos) y
operativos implementados en los 37 centros de producción
4. Capacitación a operados y funcionarios involucrados en el nuevo servicio realizada
5. Señalética y socialización interna y externa ejecutada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% N. de documentos emitidos por el servicio de cédula express Meta: al menos 800 documentos mensuales a nivel nacional
38
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
STOCKS
Insumos Inventario Inicial (enero
2016)
Fecha de orden
para
aprovisionamiento
Observaciones
Tarjetas 400.421 Agosto 2016
Se debe solicitar una liquidación
tentativa al IGM del convenio para
viabilizar el anticipo de la compra
2016.
Consumibles
309.600
Los consumibles para la
producción de cédulas
incluyen los siguientes
componentes:
Láminas y rollos de
seguridad front – 796
Láminas rollos de
seguridad back – 801
Cinta de impresión Ribbon
– 645
Cleaner - 173
Lápiz de limpieza – 0
Tarjetas de limpieza –
2974
Swab -3467
Mayo 2017
El contrato de impresoras y
consumibles debe ser liquidado en el
2016, por lo que el administrador de
contrato deberá negociar con el
proveedor para asegurar que las
entregas se finalicen en el 2016. La
Directora de Cedulación será
responsable de vigilar se cumpla con
esta disposición.
Se debe iniciar con la compra
inmediata de 100 rollos Ribbon, plazo
enero 2016.
IPIS 5.036.000 Abril 2017 Iniciar proceso de adquisición de Ipis´s
39
COMPROMISOS
El stock de consumibles, tarjetas, IPIS está garantizadas hasta segundo trimestre del 2017. Las
adquisiciones realizadas en este año se estiman durarán 17 meses. La ejecución de estas compras
debería iniciar en enero 2017 considerando el stock de seguridad para garantizar la operación.
Pendiente dimensionamiento de número de usuarios con un documento de identidad caducado para
ajuste de meta, plazo 31 de enero 2016.
El Proyecto de “Cambio de la Plataforma Tecnológica para personalización de los servicios Registro
Civil, Identificación, Cedulación y Gestión de la Información Registral” debe ser desarrollado con todos
los Directores de las áreas involucradas en el cambio de la plataforma durante la primera y segunda
semana de enero. Se deberá definir el alcance del proyecto y un adecuado dimensionamiento del
presupuesto. La Dirección de Seguimiento será la encarga de programar las reuniones estructuración
del proyecto.
Por parte del líder del proyecto de Cedulación Express, está pendiente definir si la implementación se
escala a nivel nacional o se da por terminado el proyecto como un piloto en Pichincha, plazo 31 de
enero de 2016.
Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos y Procesos el desarrollo del módulo de capacitación
virtual para la estandarización de procesos de la Dirección.
OBSERVACIONES
La designación de proyectos a líderes debe ser equitativa a fin de distribuir la carga operacional entre
varios analistas de la Dirección; y así, transferir el conocimiento y la especialidad del área. Al mantener
a un solo líder se corre el riesgo de una sobrecarga de trabajo y por ende un desempeño poco
adecuado de los cronogramas de proyectos. Se sugiere considerar un líder más para los proyectos de la
Dirección.
40
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN
La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Servicios de Identificación y Cedulación
Observaciones
Firma de responsabilidad del Sr./a Subdirector/a
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 21 de noviembre de 2015
41
4.3. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRAL
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Gestionar los documentos físicos y electrónicos registrales y de identificación de las personas a nivel nacional,
mediante la implementación y estandarización de procesos, procedimientos y normas técnicas para garantizar
la integridad, conservación, calidad y el acceso oportuno a la información.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE5: Incrementar la disponibilidad y confiabilidad de los datos registrales
Asegurar la calidad y disponibilidad de los datos registrales y de identidad de los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país
OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Sub Dirección General (N2)
Incrementar la efectividad de los procesos sustantivos estableciendo los estándares de servicios y de producción que propicien el cumplimiento de las expectativas del usuario
Articular la operatividad de los procesos sustantivos y asegurar el desarrollo y mejora de servicios
Afianzar la capacidad de producción e incorporar herramientas gerenciales de mejoramiento y toma de decisión
Coordinación General de Servicios (N3)
Incrementar la confiabilidad y garantizar el acceso oportuno a la información física y digital de los datos registrales y de identidad
Procesar y gestionar técnicamente la información institucional relacionada con el usuario
Integrar, conservar y restaurar la documentación técnica de los Archivos a nivel Nacional
Dirección de Información
Registral (N4)
Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la información registral MEDIANTE la centralización de archivos, implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y acciones de mejora e innovación
Proyectos 1. Implementación, estandarización, seguimiento y
control de los procesos de gestión de información registral y centralización de archivos
2. Implementación del Laboratorio del Restauración Documental y del proceso de restauración y conservación a nivel nacional
3. Proyecto de desarrollo e implementación de la plataforma de desmaterialización de documentos de información registral a nivel nacional
4. Proyecto de implementación de la digitalización y desmaterialización en línea de las actas registrales
5. Proyecto de implementación del proceso de digitalización masiva de los documentos registrales de la Población Económicamente Activa
42
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN REGISTRAL METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la información registral MEDIANTE la centralización de archivos, implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y acciones de mejora e innovación
% de eficiencia en los tiempos de respuesta de los requerimientos mediante el Esidd: N. de requerimientos atendidos y solucionados dentro de 48 horas / Total de requerimientos ingresados Nota: Se excluye a los requerimientos reasignados
Discreto por período Mensual Creciente Línea base: 60%
65% 65% 65% 70% 70% 70% 75% 75% 75% 85% 85% 85%
% de conservación e intervención de documentos registrales: Total de documentos con intervención mínima / Total de documentos en estado regular. Intervención mínima: limpieza, eliminación del polvo, corrección de dobleces.
Acumulado Mensual Creciente Línea base: 0
2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% 20% 22% 24%
Porcentaje de solicitudes no atendidas = # de Solicitudes Pendientes + Reasignadas/# Total de Solicitudes Realizadas
Discreto por período/ Mensual/ Decremento Línea base: 13%
12,66% 12,33% 12% 11,66% 11,33% 11% 10,66% 10,33% 10% 9,66% 9,33 9%
Porcentaje de Confiabilidad de la Información Registral en el servicio de Identificación= Total de cedulados - Número de casos ingresados para actualización o no cedulados en una visita / Total de cedulados
Discreto por período Mensual Línea base: 87,05%
87,3%
87,5% 87,8% 88% 88,3% 88,5% 88,8% 89,5% 89,3% 89,5% 89,8% 90%
% de actas registrales del sistema de inscripciones digitalizadas en agencias = N. actas registrales del sistema de inscripciones digitalizadas/ Total de actas emitidas en el sistema de inscripciones Nota: Este indicador se activará a partir de marzo plazo para la implementación del proceso de desmaterialización en línea.
Discreto por período Mensual Línea base: 0
N/A 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95% 95%
43
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la información registral MEDIANTE la centralización de
archivos, implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y acciones de mejora e
innovación.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Implementación, estandarización, seguimiento y control de los procesos de gestión de información registral y centralización de archivos
Coordinador de Archivo Físico y Digital Eduardo Terán
1. Centralización de archivos provinciales ejecutada
2. Herramientas de estandarización aprobadas
3. Implementación de procesos ejecutada
4. Planes de mejoras aprobados.
Nota: Inicio del proyecto: agosto 2015 – Finalización: diciembre 2016.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% % de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones de información registral = N. de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados. Meta: 95% de los funcionarios aprueban las capacitaciones, discreta. Medición semestral. Reducción del recurso tecnológico para la operación de los archivos registrales = Reducción de equipos tecnológicos en archivos centralizados a diciembre 2016 / N. Equipos tecnológicos a diciembre 2015. Línea base 92 foto copiadoras Meta 20% a diciembre de 2016
1. Teamwork: Implementación del Laboratorio del Restauración Documental y del proceso de restauración y conservación a nivel nacional
Responsable de Conservación Documental Ezequiel Barba
1. Laboratorio de
restauración
implementado en el
GAE
2. Equipo de restauración
capacitado
3. Personal de archivo
capacitado en la
metodología de
restauración y
conservación
4. Proceso y controles
implementados
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% % de libros en mal estado del Archivo Nacional restaurados= N. libros en mal estado del Archivo Nacional restaurados / Total de libros en mal estado. Meta 25% a diciembre de 2016. Universo: 86 libros en mal estado con un promedio de 400 actas registrales. % de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones de conservación y restauración a nivel provincial = N. de funcionarios que aprobaron con más del 80% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados. Meta: 95% de los funcionarios aprueban las capacitaciones, discreta. Medición semestral.
44
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
4. Teamwork: Proyecto de implementación de la digitalización y desmaterialización en línea de las actas registrales
Coordinador Zona 9 Christian Vallejo (Fase Piloto)
El proyecto tiene como objetivo digitalizar todas las actas Magna que se producen a diario a nivel nacional con la finalidad de construir un archivo digital debidamente indexado. Fase Piloto realizada en la Coordinación Zonal 9.
Acta de constitución del proyecto pendiente de entrega, plazo 07 de diciembre. De decidirse escalar el proyecto el Director de Información Registral deberá incluir los indicadores y metas del proyecto a una escala nacional.
3. Teamwork: Proyecto de desarrollo e implementación de la plataforma de desmaterialización de documentos de información registral a nivel nacional
Directora de Gestión TI Paulina Rodas
El proyecto tiene como objetivo desarrollar una plataforma de firmado digital que ayude a la desmaterialización de los documentos físicos registrales y su respectiva indexación. Nota: este proyecto requiere se considere en el presupuesto la adquisición de un storage, licencias de software y la contratación de dos programadores.
Acta de constitución del proyecto pendiente
de entrega, plazo 07 de diciembre. El Director
de Información Registral deberá incluir los
indicadores y metas del proyecto a una escala
nacional.
5. Teamwork: Proyecto de implementación en del proceso de digitalización masiva de los documentos registrales de la Población Económicamente Activa
Director de Información Registral Alex Zapata
1. Herramientas de
estandarización aprobadas
2. Condiciones para
operatividad del servicio
implementadas
3. Implementación de
procesos ejecutada
4. Planes de mejoras
aprobados
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95%
N. de actas registrales digitalizadas
Meta 5.000.0000 de documentos registrales a
diciembre de 2016.
Indicador primer mes de la implementación
400.000 actas, segundo mes 400.000, tercer
mes 700.000 y a partir del tercer como
mínimo 700.000 actas (constante).
Pendiente presupuesto a definir con
Coordinación TIC´s (considerar la contratación
de personas y equipos)
45
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
COMPROMISOS
Reunión de Trabajo entre Información Registral, Gestión TI y Subdirección para definir presupuesto de
Proyecto Digitalización masivo.
El proyecto de Implementación, estandarización, seguimiento y control de los procesos de gestión de
información registral y centralización de archivos, se debe migrar del teamwork a GPR y actualizar la
ficha del proyecto, plazo viernes 11 de diciembre, trabajar con David Bastidas
El proyecto de implementación del Laboratorio del Restauración Documental y del proceso de
restauración y conservación a nivel nacional, de ser actualizado y modificar componentes e
indicadores acorde a la nueva visión de la Dirección, plazo 30 de noviembre. Trabajar con Grimanesa
Cortez.
El Proyecto de implementación de la digitalización y desmaterialización en línea de las actas
registrales, registra como líder al Coordinador Zona 9 Christian Vallejo (Fase Piloto). Está pendiente la
entrega del acta de constitución del proyecto, plazo de entrega 07 de diciembre. El Director de
Información Registral deberá incluir los indicadores y metas del proyecto en el acta a una escala a nivel
nacional de decidirse escalar el proyecto.
OBSERVACIONES
Contratación del servicio para almacenamiento y custodia de la movilización de los documentos del
Archivo Nacional Pasivo, debe ser planificado como arrastre ya que se informa que Financiero devolió
este pago.
Las líneas de vida para el GAE 45 solicitada por la Unidad de Seguridad Ocupacional, será ejecutada
por la Dirección de Información Registral, unirá los procesos de líneas de vida para exteriores e
interiores.
46
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN
La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Información Registral
Observaciones
Firma de responsabilidad del Sr./a Subdirector/a
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 24 de noviembre de 2015
47
4.4. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Gestionar y proveer productos y servicios electrónicos de calidad basados en datos registrales y de identidad
para la simplificación de trámites para la ciudadanía y contribuir al desarrollo del gobierno electrónico.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE4: Incrementar la oferta y provisión de servicios electrónicos
Desarrollar y fortalecer los servicios electrónicos garantizando el acceso oportuno a la información registral y de identidad del usuario
Propiciar los mecanismos que contribuyen al apalancamiento del Gobierno Electrónico y a la sostenibilidad financiera institucional
OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Sub Dirección General (N2)
Incrementar la efectividad de los procesos sustantivos estableciendo los estándares de servicios y de producción que propicien el cumplimiento de las expectativas del usuario
Articular la operatividad de los procesos sustantivos y asegurar el desarrollo y mejora de servicios
Propiciar los servicios que permiten incrementar los
ingresos que coadyuvan a la sostenibilidad financiera
Coordinación General de Servicios (N3) Incrementar el desarrollo,
implementación y promoción de los servicios electrónicos
Identificar y captar nuevas oportunidades que integren soluciones innovadoras al usuario; e integrar gradualmente la provisión de servicios a través de canales electrónicos
Afianzar la capacidad de producción e incorporar
herramientas gerenciales de mejoramiento y toma de
decisión.
Dirección de Servicios
Electrónicos (N4)
Incrementar la oferta y comercialización de servicios electrónicos y fortalecer los existentes MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos
Proyectos 1. Implementación, estandarización, seguimiento y
control de los procesos de gestión de servicios electrónicos
2. Proyecto de implementación y promoción del Portal de Servicios Web para el Ciudadano
3. Proyecto de implementación y promoción de kioscos de emisión de servicios de la institución en las principales ciudades del país – Fase I
4. Implementación del servicio de consulta de datos registrales por SMS
5. Proyecto de implementación del servicio de dinero Electrónico para pago de servicios presenciales
48
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la oferta y
comercialización de servicios
electrónicos y fortalecer los
existentes MEDIANTE la
implementación, estandarización,
seguimiento y control de procesos, y aplicativos
tecnológicos
Promedio tiempo de ciclo de gestión de cobranzas de servicios electrónicos = ∑(fecha de pago - fecha de cierre de consumo) / Total número de facturas
Discreto por período Cuatrimestral Decreciente Línea base: 60 días
53 46 39
% de incremento de nuevos clientes de servicios electrónicos = # clientes año N - # de clientes año N-1/ # de clientes año N-1 Nota: no incluye notarías
Acumulada Trimestral Línea base: 153 clientes
25% 50% 75% 100%
N. de certificados de firma electrónicas emitida
Discreta acumulada Mensual Crecimiento Meta: 33.000 certificados a diciembre de 2016
3.169 5.366 8.550 11.079 13.816 16.613 19.551 22.235 24.801 27.298 30.156 33.000
Porcentaje de incremento en la provisión de certificados de firma electrónica = Certificados de firma electrónica emitidos en el período del año n/ Total de certificados de firma electrónica emitidos n-1
Incremento /Acumulado Trimestral Línea Base N/A
85,83% 166,76% 248,96% 331,26%
49
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES
COMPORTA- MIENTO
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la oferta y
comercialización de servicios
electrónicos y fortalecer los
existentes MEDIANTE la
implementación, estandarización,
seguimiento y control de procesos, y aplicativos
tecnológicos
N. de transacciones realizadas y facturadas de datos vía web Service Nota: incluye datos demográficos y biométricos
Discreta Acumulado 23,5 millones de transacciones a diciembre de 2016 Línea base: 16,8 millones de transacciones en 2015
1.958.333 3.916.667 5.875.000 7.833.333 9.791.667 11.750.000 13.708.333 15.666.667 17.625.000 19.583.333 21.541.667 23.500.000
Ingresos generados por facturación de servicios electrónicos Nota: incluye ingresos por firma electrónica
Acumulado Cuatrimestral Meta: 2.9 millones a diciembre 2016 Cuatrimestral
$ 700.000 $ 1.600.000 $ 2.900.000
N. de transacciones de transferencias de registro
Acumulado Mensual Meta: 2.7 MM a diciembre 2016
225M 450M 675M 900M 1.125 M 1.350 M 1.575 M 1.800 M 2.025M 2.250 M 2.475 M 2.700
M
N. de transacciones de consultas de datos vía Portal de Identificación Ciudadana.
Acumulado Mensual Meta: 720.000 transacciones a diciembre 2016
60.M 120.M 180.M 240 M 300M 360 M 420 M 480 M 540 M 600 M 660 M 720 M
N. de servicios ofertados en línea
Acumulado trimestral Línea base: 9
9 13 14 19
50
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la oferta y comercialización de servicios electrónicos y fortalecer los existentes MEDIANTE la implementación, estandarización, seguimiento y control de procesos, y aplicativos tecnológicos
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1.GPR: Implementación, estandarización, seguimiento y control de los procesos de gestión de servicios electrónicos
Coordinador de Desarrollo de Servicios Electrónicos Fernando Bautista
1. Herramientas jurídicas para la legalización de los servicios electrónicos socializada
2. Herramientas de estandarización aprobadas incluye políticas, manuales, procesos y procedimientos
3. Ciclo de gestión de cobranzas - financiero por servicios electrónicos sistematizado
4. Implementación de procesos ejecutada incluye socialización y capacitación
5. Planes de mejoras aprobados. Inicio del proyecto: enero 2016 – Finalización: diciembre 2016.
Nota: duración del proyecto 12 meses
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% % de funcionarios que aprobaron con más del 70% las evaluaciones de servicios electrónicos = N. de funcionarios que aprobaron con más del 70% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados. Segunda evaluación se aprueba con nota final del 85%. Meta: 95% de los funcionarios aprueban las capacitaciones, discreta. Medición semestral.
2. GPR: Implementación y promoción del Portal de Servicios Web para el Ciudadano
Coordinador de Desarrollo de Servicios Electrónicos Fernando Bautista
1. Instrumentos jurídicos aprobados
2. Portal Web desarrollado e implementado
3. Campaña de promoción del nuevo canal y validez de certificados digitales ejecutada
4. Mejoras al portal web identificadas (FASE II Portal web)
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% N. de certificados digitales (nacimientos, matrimonios, uniones de hecho y defunción) solicitados por el Portal Web Meta: I Tri. N/A II TRI: 130.000 III TRI: 170.000 IV: 100.000. Ahorro equivalente emisión de certificados = N. de certificados emitidos web* (Costo promedio de especie valorada + Costo equivalente de mano de obra de emisión) Costo equivalente mano de obra de operador de certificados = remuneración promedio de operador por día / Promedio de producción por operador por día Meta acumulada trimestral: I TRI: N/A II Tri: $59.000 II Tri: 78:000 III Tri: 46.000
51
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
COMPROMISOS
Revisar el siguiente indicador: N. de Servicios Ofertados en línea con la Dirección de Gestión TI, a fin
de establecer una meta más precisa.
El proyecto implementación y promoción de kioscos de emisión de servicios depende de la
disponibilidad de presupuesto para nuevos proyectos 2016. Actualmente, se encuentra planificado
con fondos BID. La segunda semana de enero se definirá su ejecución o cancelación
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
3. Teamwork: Implementación y promoción de kioscos de emisión de servicios de la DIGERCIC en las principales ciudades del país
Coordinador de Desarrollo de Servicios Electrónicos Fernando Bautista
Pendiente entrega de perfil del proyecto, plazo 15 de enero, presentación del proyecto para aprobación a Comité de Proyectos.
Este proyecto depende de la disponibilidad de presupuesto para nuevos proyectos 2016. Actualmente, se encuentra planificado con fondos BID
4. Proyecto GPR: Implementación del servicio de consulta de datos registrales por SMS
Director de Servicios Electrónicos Marcelo Bravo
1. Análisis de mercado y costeo de servicios electrónicos 2. Herramientas jurídicas aprobadas 3. Sistema de operación SMS diseñado y aprobado 4. Implementación del servicio ejecutada 5. Campaña de promoción del nuevo canal ejecutada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% % de consultas hechas por SMS = N. consultas hechas por SMS / N. de consultas hechas por web público. Meta a establecerse a marzo de 2016. Nota: La contratación de la consultora para el estudio de mercado debe incluir la segmentación de la población objetivo por cada producto y las acciones comunicacionales y de marketing a ejecutar. Adicionalmente, debe contemplar período de ejecución de cada acción
5. Teamwork: Implementación del servicio de dinero Electrónico para pago de servicios presenciales
Coordinador de Desarrollo de Servicios Electrónicos Fernando Bautista
1. Arquitectura de interoperabilidad con BCE implementada 2. Implementación del servicio de dinero electrónico a nivel nacional 3. Campaña de Promoción del nuevo servicio realizada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% % de servicios pagados con dinero electrónico = N. de servicios pagados con dinero electrónico / Total de servicios. Meta establecer en marzo 2016, implementación a ser realizado en Quito, Gye y Cuenca
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FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN
La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Servicios Electrónicos
Observaciones
Firma de responsabilidad del Sr. Subdirector
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 25 de noviembre de 2015
53
5. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LAS COORDINACIONES ZONALES
DIRECCIONAMIENTO OPERATIVO
La planificación operativa de las Coordinaciones Zonales está sustentada en las directrices dadas por las
Direcciones Nacionales dentro de sus respetivos campos de acción. Para la definición de indicadores y metas
cada Dirección Nacional ha analizado datos históricos, objetivos operativos, procesos de desconcentración,
cargos y funciones de las Coordinaciones Zonales; pero, sobre todo se ha buscado que la planificación
operativa se alinee con la visión estratégica de la institución. Es por esto, que se han establecido proyectos
cuyo principal objetivo es estandarizar las operaciones de contacto directo con el ciudadano y empoderar la
gestión administrativa hacia las zonas con la finalidad de agilizar los procesos de contratación y mantenimiento.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA E INDICADORES PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DE LAS
COORDINACIONES ZONALES
OBJETIVOS OPERATIVOS
INDICADORES OPERATIVOS METAS
Dirección de Cambio de Cultura Organizacional Incrementar los niveles de satisfacción en el canal presencial mediante la aplicación y ejecución del modelo de atención ciudadana (Metas homologadas para todas las Zonas)
Nivel de solución de quejas y recomendaciones (PRIMER NIVEL) en territorio = N. de Quejas + Sugerencias + Preguntas solucionadas / Total de Quejas +Sugerencias+ Preguntas levantadas Medio de verificación: buzón de quejas revisión de informes remitidos a la Dirección de Gestión de Cambio de Cultura Organizativa.
Meta discreta Trimestral I y II Trimestre 60% III y IV Trimestre 70% Línea base: N/A
% de cumplimiento de los niveles de servicio en tiempos de espera del usuario externo: N. Agencias que cumplen el tiempo de espera programado en la zona / total de agencias que tienen implementado el sistema SIPSE Nota: este indicador se medirá a partir de la implementación del sistema SIPSE a nivel nacional, en todos los servicios configurados en la herramienta. (No incluye tiempo de espera en el banco). El resultado en decimales se acercará al inmediato superior partir del decimal 0,6.
Meta Trimestral discreta: A partir de la Implementación del sistema: 70%
Incrementar los niveles de posicionamiento de los servicios y productos de la institución mediante la ejecución de estrategias, alianzas y actividades comunicacionales en base a las directrices de la Dirección de Comunicación Social
% de cumplimiento de acciones comunicacionales de fortalecimiento de imagen institucional en territorio = N. de acciones comunicacionales ejecutadas / N. de acciones comunicacionales planificadas Nota: el plan comunicacional de cada Zona será validado por la Dirección Nacional de Comunicación hasta la primera semana de febrero. Este será el medio de verificación.
Discreto Meta trimestral 100%
% Posicionamiento de la imagen institucional en medios en territorio: N. de noticias calificadas como positivas de la zona / Total del noticias negativas nacional Nota: La Dirección Nacional de Comunicación Social enviará la matriz de monitoreo, capacitará sobre la utilización de la misma y fórmula de medición en el mes de febrero.
Discreto Meta mensual Ene - Marzo: N/A Abril a Diciembre: 85%
54
OBJETIVOS OPERATIVOS INDICADORES OPERATIVOS METAS
Dirección de Investigación Civil Incrementar las soluciones provistas a los usuarios externo respecto a los casos de posible falsedad ideológica y documental MEDIANTE la aplicación de protocolos investigativos y asesoría directa
% de oportunidad en la resolución de casos de adulteración de identidad: N. de casos cerrados en 15 días calendario / Total de casos identificados y entregados
Continúo Acumulado Trimestral - Crecimiento Línea Base: 75% I Tri: 76% II Tri: 80% III Tri: 82% III Tri: 90%
Incrementar la tasa de identificación y cedulación civil y asegurar la confiabilidad de la información en territorio mediante el control y cumplimientos de los procesos sustantivos acorde a las directrices emitidas por la Dirección de Servicios de Identificación y Cedulación
N. de cédulas producidas por renovación Metas definidas en Anexo 3. acorde a producción histórica de cada zona
Porcentaje de cédulas rechazadas por errores de operador (Indicador a ser escalado a la Subdirección)
Metas definidas en Anexo 3. con reducción del 10% en comparación con el 2015
Porcentaje de agencias que cumplen con el tiempo de ciclo de Cedulación: N. de agencias que cumplen con el tiempo de ciclo / Total de agencias instaladas SIPSE en la zona
Tiempo de ciclo de Cedulación: I Semestre: 45 minutos II Semestre: 40 minutos Meta: I Semestre 60% de las agencias cumplen con el tiempo de ciclo II Semestre 70% de las agencias cumplen
Incrementar las inscripciones de hechos y actos correspondientes al estado civil de las personas y asegurar la confiabilidad de la información registral en territorio mediante el control y cumplimientos de los procesos sustantivos acorde a las directrices emitidas por la Dirección de Servicios de Registro Civil
- N. de inscripciones nacimientos total - Provincial
- - N. de inscripciones de nacimientos
oportunas - Provincial
- Porcentaje de captura de inscripción de nacimientos en ARCES – Zonal
- % efectividad de resoluciones administrativas atendidas – Zonal
- % de captura de inscripciones de defunciones - Zonal
Nota: Pendiente la definición de los mecanismos de verificación de estadísticas de nacimiento en hospitales para indicador de ARCES
Metas definidas en Anexo 3. acorde a producción histórica de cada zona y metas establecidas por la alta dirección.
- % de agencias que cumplen con el tiempo de ciclo de Inscripción de Nacimientos: N. de agencias que cumplen con el tiempo de ciclo / Total de agencias instaladas SIPSE en la zona
Tiempo de ciclo de Cedulación: I Semestre: 35 minutos II Semestre: 30 minutos Meta: I Semestre 60% de las agencias cumplen con el tiempo de ciclo II Semestre 70% de las agencias cumplen
55
OBJETIVOS OPERATIVOS INDICADORES OPERATIVOS METAS
Incrementar la efectividad en la respuesta a las solicitudes de documentos íntegros que custodian los archivos provinciales mediante la ejecución de las directrices de la Dirección de Información Registral
% de eficiencia en los tiempos de respuesta de los requerimientos: N. de requerimientos atendidos y solucionados dentro de 48 horas / Total de requerimientos ingresados Nota: Se excluye a los requerimientos reasignados
Meta Anexo para coordinaciones zonales
Porcentaje de solicitudes no atendidas = # de Solicitudes Pendientes + Reasignadas/# Total de Solicitudes Realizadas
Meta Anexo para coordinaciones zonales
Porcentaje de Conservación e Intervención de Documentos Registrales = Total de documentos con intervención mínima / Total de documentos en estado regular
Meta Anexo para coordinaciones zonales
Incrementar la confiabilidad de la gestión administrativa financiera zonal mediante la correcta planificación, control y uso de los recursos, así como el cumplimiento del marco legal
% de cumplimiento de ejecución presupuestaria
Meta a ser definida por la Coordinación de Planificación acorde a asignación presupuestaria 2016
% de cumplimiento del plan de mantenimiento zonal = N. de requerimientos atendidos/ N. de requerimientos de la línea base de la zona reportado
Meta cuatrimestral acumulado I Cuatri: 20% II Cuatri: 60% III Cuatri: 80%
% de puntos de atención modernizados = N. de puntos de puntos modernizados / N. de puntos planificados a ser modernizados Nota: un punto modernizado incluye realizar una modernización o un adecentamiento de la infraestructura cuando es un lugar arrendado o en comodato - No se carga en GPR pero se hará seguimiento desde Matriz
Meta trimestral acumulada I Tri: 50% II Tri: 60% III Tri: 80%
Validación de inventario de bienes - No se carga en GPR pero se hará seguimiento desde Matriz
Meta mensual acumulada I Tri: 50% II Tri: 100%
Conciliación de especies valoradas, tarjetas y hojas de seguridad
Meta mensual 100%
56
6. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE
CAMBIO DE CULTURA ORGANIZATIVA
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Gestionar los procesos de atención al público en base a las políticas, estrategias de transformación y gestión
del cambio de cultura organizacional para mejorar los niveles de satisfacción de los usuarios internos y
externos.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Esta Dirección está alineada directamente a los objetivos estratégicos nivel N1, es decir, no apalanca a
objetivos específicos de los niveles N2 y N3.
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE1: Incrementar la satisfacción al usuario
Implementar un modelo de servicio y atención integral basado en los requerimientos de los usuarios internos y externos priorizando la transparencia en todas las operaciones.
OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Dirección de Gestión de Cambio de
Cultura organizacional
(N4)
Incrementar el nivel de
satisfacción del usuario externo
MEDIANTE la aplicación del
modelo de atención al ciudadano
de la institución en el
componente orientado al a
mejora del servicio
Proyectos
1. Proyecto de Implementación del componente de servicio del modelo de atención de la institución (Fase II)
2. Implementación del Sistema de Monitoreo
de tiempos de servicio (SIPSE)
Incrementar el nivel de
satisfacción del usuario interno
MEDIANTE la identificación y
tratamiento de oportunidades de
mejora que contribuyan a su
bienestar
3. Implementación del Plan de Cultura y Clima Organizacional
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INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN CAMBIO DE CULTURA ORGANIZACIONAL METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar el nivel de satisfacción del usuario externo MEDIANTE la aplicación del modelo de atención al ciudadano de la DIGERCIC, en el componente orientado a la mejora del servicio
Porcentaje de oportunidades de
mejora para los procesos de cadena
de valor = N. de Quejas de los
usuarios+ Sugerencias solucionadas
(Primer Nivel)/ Total de Quejas
+Sugerencias levantadas
Nota: Quejas y sugerencias, analizadas a primer nivel, canalizadas y monitoreo de los planes de acción a ejecutar por los procesos de cadena de valor.
Discreto por período Trimestral Crecimiento Línea Base: N/A
70% 70% 75% 75%
Nivel de satisfacción del usuario externo = Resultado Encuesta. Nota: en el informe del indicador se deberá presentar el nivel de satisfacción por zona con una desagregación a nivel de agencias.
Discreto por período Bimensual Crecimiento Línea Base: 85%
85% 85% 85% 87% 87% 87%
2. Incrementar el nivel de satisfacción del usuario interno MEDIANTE la identificación y tratamiento de oportunidades de mejora que contribuyan a su bienestar
Porcentaje de satisfacción del usuario interno = Resultado Encuesta Nota: en el informe del indicador se deberá presentar el nivel de satisfacción por zona con una desagregación a nivel de provincias.
Discreto Semestral Crecimiento Línea Base: 70%
70% 75%
58
DIRECCIÓN CAMBIO DE CULTURA ORGANIZACIONAL METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Incrementar el nivel de satisfacción del usuario interno MEDIANTE la identificación y tratamiento de oportunidades de mejora que contribuyan a su bienestar
N. de oportunidades de mejora implementadas derivadas de la medición de satisfacción interna Nota: se miden todas las acciones emprendidas por la Dirección Nacional para mejorar el clima laboral: eventos, seminarios, charlas, mailing, comunicados, y capacitaciones.
Discreto por período
Semestral Crecimiento Línea Base: 4
5 5
N. de acciones realizadas por el Comité de Ética = N. de acciones emprendidas / Acciones Planificadas Nota: se mide todas las acciones emprendidas para el empoderamiento de la ética del buen vivir, fortalecer la pertenencia institucional y ética profesional como: mailing, comunicados, y capacitaciones
Continuo por período Trimestral Crecimiento Línea base : N/A
25% 50% 75% 100%
59
Indicador de Nivel de Satisfacción del Usuario Externo
Este indicador mide los parámetros claves para la satisfacción del usuario externo alineados a la medición que
ejecuta la SNAP y las necesidades institucionales:
Parámetro Descripción
Infraestructura
• Considera que exista disponibilidad de espacio físico: amplio,
moderno, cómodo, con claridad en los diferentes cubículos, donde se pueda acceder al servicio de manera más rápida.
Equipamiento y Materiales
• Disponibilidad de equipos y computadoras suficientes para la
prestación del servicio con agilidad.
Tramitología
• Disponibilidad de información, claridad en el procedimiento que se
debe seguir, que el procedimiento se encuentre centralizado para no tener que ir a las diferentes agencias por documentos que se deberían poder sacar en cualquier dependencia del Registro Civil.
Personal de contacto
• Personal que sea educado, salude, sea tolerante, que sepa explicar
los procedimientos y brinde una sonrisa mientras atiende. Que haga sentir bien al usuario.
Tecnología de contacto
• Acceso a información, centro de información donde se pueden
realizar las consultas que desee el usuario.
(*)Quejas • Número de quejas levantadas y solucionadas en Primer Nivel, en
cada zona por punto de atención. (*) Este parámetro será considerado en el cálculo, dado que evidencia la insatisfacción de los usuarios por punto de atención.
Se incorporará el componente de Transparencia e Imagen Institucional en coordinación con las Direcciones de
Investigación Civil y Comunicación Social. Estos componentes se evaluarán dos veces al año.
Indicador de Nivel de Satisfacción del Usuario Interno
La encuesta para la medición de satisfacción del usuario interno estará alineada a los estándares
internacionales, será definida en conjunto con la Dirección de Talento Humano. Los factores a considerar, entre
otros son:
- Liderazgo
- Comunicación interna (eficacia de los canales de comunicación)
- Sentido de Pertenencia
- Desarrollo y capacitación
- Reconocimientos e incentivos
- Trabajo en equipo
- Diversidad y equidad
- Condiciones de trabajo
60
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar el nivel de satisfacción del usuario externo MEDIANTE la aplicación del modelo de
atención al ciudadano de la DIGERCIC, en el componente orientado a la mejora del servicio.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
4. GPR: Proyecto de Implementación y estandarización del componente de servicio, del Modelo de Atención al Ciudadano de la DIGERCIC.
Directora de Gestión de Cambio de Cultura Organizativa Ximena Piñuela
1. Estructurar la metodología y herramienta para la medición de calidad, alineada a los parámetros homologados por la SNAP, definidas. 2. Capacitación y evaluación a nivel nacional sobre el modelo de atención al ciudadano y orientación de servicio ejecutada. 3. Estandarización de herramientas para análisis de causa y tratamiento a primer nivel de PSQF ejecutada. 4. Medición de calidad y verificación de nivel de satisfacción realizada. Nota: incluye ejecución de cliente fantasma y ranking de agencias. Las actividades 1 y 4 se ejecutarán en conjunto con la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Servicios, Procesos y Calidad Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% Nivel de satisfacción del usuario externo = Promedio de resultados de cada parámetro de las encuestas realizas en el período. N. de planes de acción levantados: al menos un plan de acción por zona
2. Teamwork: Implementación del Sistema de Monitoreo de tiempos de servicio (SIPSE)
Director de Soporte e Interoperabilidad Manuel Plasencia
1. Contratación de la nueva versión del sistema de turnos realizada
2. Instalación, configuración y puesta en operación del sistema de turnos SIPSE en las 37 agencias con fábrica (Incluye: actualización software monitores)
3. Capacitación y monitoreo tecnológico, informático y operativo realizado (garantía técnica y soporte)
4. Socialización interna realizada
5. Niveles de servicio por agencia establecidos
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% N. de funcionarios capacitados en el manejo y soporte del sistema de turnos: Al menos 80 usuarios a nivel nacional a marzo 2016. N. de agencias con el sistema implementado: 37 agencias a marzo 2016. % de código de servicios en el sistema de turnos homologados a nivel nacional: 90% a febrero 2016
61
2. Incrementar el nivel de satisfacción del usuario interno MEDIANTE la identificación y tratamiento de
oportunidades de mejora que contribuyan a su bienestar.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
3. Teamwork:
Implementación
del Plan de
Cultura y Clima
Organizacional
de la DIGERCIC
Analista de Clima y Cambio de Cultura Organizacional
Verónica Campos
1. Cultura organizacional de la DIGERCIC definida (identificación de elemento diferenciador en la prestación de servicios de la DIGERCIC).
2. Política Ambiental definida e implementada a nivel nacional.
3. Acciones de Clima y Cultura Organizacional definidas e implementadas (fortalecer valores institucionales, pertenencia, reconocimientos a mejores servidores) – Incluye la medición de clima laboral
4. Reuniones del Comité de Ética ejecutadas.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 100% N. de actividades relacionadas a clima y cultura organizacional implementadas a nivel nacional. Meta 5 actividades por semestre.
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
COMPROMISOS
La metodología de medición de satisfacción del usuario externo deberá ser validad por la Dirección de
Procesos y la Dirección General, en función de los insumos remitidos por la SNAP.
El instrumento para medir la satisfacción del usuario externo debe estar alineado a la metodología de
satisfacción ciudadana instrumentada por la SNAP. Adicionalmente, las Direcciones de Comunicación
Social, Transparencia y Coordinación de Planificación, deberán remitir con un mes anterior a su
ejecución; las preguntas que requieran incorporar para evaluar imagen institucional y temas de
transparencia. Las preguntas incorporadas deberán ser instrumentadas en el período de medición que
se acuerde con la Dirección de Gestión de Cambio de Cultura Organizativa.
La encuesta de clima laboral debe ser elaborada por la Dirección de Gestión de Cambio de Cultura
Organizativa, en conjunto con la Dirección de Administración de Recursos Humanos, Dirección de
Comunicación Social y aprobada por el Director General.
Comunicación Social hará la medición de eficacia de canales de comunicación interna en la encuesta
de clima laboral.
En el primer trimestre 2016 se deberá iniciar la contratación de la consultora para la medición externa
del nivel de satisfacción del usuario, la cual también medirá la precepción de la imagen institucional.
Identificar la línea base para cada uno de los parámetros de medición de la satisfacción del usuario
externo y definición de sistema de reporte para evidencia del aporte de cada parámetro, plazo inicio
de febrero.
62
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director de Cambio de Cultura Organizacional
Observaciones
Firma de responsabilidad del Director General
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 07 de diciembre de 2015
63
7. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN
SOCIAL
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Dirigir, asesorar y normar la gestión de la comunicación institucional, mediante la definición y ejecución de
planes, proyectos y estrategias basadas en el marco de la Política de Comunicación Gubernamental, las cuales
viabilicen el posicionamiento de la Institución en la opinión ciudadana y en los medios de comunicación.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Esta Dirección está alineada directamente a los objetivos estratégicos nivel N1, es decir, no apalanca a
objetivos específicos de los niveles N2 y N3.
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE1: Incrementar la satisfacción al usuario
Difundir y concientizar al cliente sobre los servicios y productos de la institución
OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional
Implementar acciones de optimización de estandarización de los subsistemas de gestión
Dirección de Comunicación
Social(N4)
Incrementar los niveles de posicionamiento de los servicios y productos de la institución MEDIANTE la estandarización de procesos y la ejecución de estrategias, alianzas y actividades comunicacionales
Proyectos
1. Elaboración, implementación, estandarización,
seguimiento y control de los procesos
comunicacionales
Incrementar el flujo de información estratégica de la institución MEDIANTE el fortalecimiento de la comunicación interna, la ejecución de estrategias comunicacionales y el mantenimiento de los canales de difusión internos
2. Proyecto de Fortalecimiento de la Imagen Institucional (incluye como hito la creación del catálogo de agencias). Este proyecto se alinea a los dos objetivos operativos.
64
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-MIENTO
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar los niveles de posicionamiento de los servicios y productos de la institución MEDIANTE la estandarización de procesos y la ejecución de estrategias, alianzas y actividades comunicacionales
% de percepción positiva de imagen institucional = N. de encuestas con percepción positiva / Total de encuestas Nota: este indicador se levantará a través de encuesta en Ferias Ciudadanas y otros eventos donde participe la institución por parte de la Dirección de Comunicación Social
Discreto por período/ semestral Línea base: N/A
80% 85%
% Posicionamiento de la imagen institucional en medios: N. de noticias calificadas como positivas/ (Total de noticias – Total de noticias neutrales) Nota: este indicador se lo verificará mediante el reporte de monitoreo
Discreto por período/ mensual Línea base: 80%
80% 80% 80% 80% 80% 80% 85% 85% 85% 85% 85% 85%
% de noticias negativas neutralizadas = N. de noticias negativas neutralizadas / Total de noticias negativas Nota: este indicador se lo verificará mediante el reporte de monitoreo
Discreto por período Trimestral Línea base: N/A
80% 81% 82% 83%
% de incremento de seguidores en redes sociales = (Seguidores en redes sociales mes n-1) - (Seguidores en redes sociales mes n) / (Seguidores en redes sociales mes n-1) Redes= twitter (86k), facebook (14.5k),
youtube (191), instagram, flickr (22)
Continuo acumulado/ Mensual N. seguidores 2015 = 100.713
1% 2% 3% 4% 5% 6% 7% 8% 9% 10% 11% 12%
N. de productos realizados para redes sociales
Discreto por período Mensual Línea base: 4
5 7 5 5 6 6 6 5 5 7 6 8
Cuantificación financiera de Free Press = monto ahorrado acorde a reporte de monitoreo sobre pautaje en medios masivos
Discreto por período Cuatrimestral Crecimiento Línea base: 400.000
$ 500.000 $ 500.000 $ 500.000
65
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Incrementar el flujo de
información interna
MEDIANTE la ejecución de estrategias
comunicacionales, la
implementación y mantenimiento de canales de
difusión
N. de visitas a la intranet
Continuo acumulado Crecimiento Mensual Línea base: 500
N/A N/A 636 713 800 897 1006 1128 1265 1419 1785 2000
% de cumplimiento del Plan de Comunicación = Actividades ejecutadas / Actividades Planificadas Nota: el plan de Comunicación con medios de verificación se entregará el lunes 25 de enero
Discreto por período Bimensual Línea base: N/A
82% 82% 85% 80%
Evaluación de canales de comunicación interna = resultado de la encuesta en parámetro de comunicación interna Nota: este indicador se medirá por medio de la encuesta de clima laboral a ser realizada por la Dirección de Cambio de Cultura Organizacional, Comunicación Social proporcionará las preguntas
Discreto por período Semestral Línea base: N/A
70% 80%
66
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar los niveles de posicionamiento de los servicios y productos de la institución MEDIANTE la
estandarización de procesos y la ejecución de estrategias, alianzas y actividades comunicacionales
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR:
Elaboración,
implementación,
estandarización,
seguimiento y
control de los
procesos
Directora de Comunicación Social
Francis Vanegas
1. Herramientas de
estandarización aprobadas
(Incluye políticas,
manuales, procesos y
procedimientos)
2. Implementación de
procesos ejecutada
(Incluye socialización y
capacitación a delegados
en territorio)
3. Planes de mejoras
aprobados
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45%
% de funcionarios que aprobaron con más
del 90% las evaluaciones de comunicación
social = N. de funcionarios que aprobaron
con más del 90% las evaluaciones / Total de
funcionarios evaluados Meta: 95% de los
funcionarios aprueban las capacitaciones,
discreta. Medición semestral.
2. Teamwork: Proyecto de Fortalecimiento de Imagen Institucional
Directora de Comunicación Social Francis Vanegas
1. Campañas comunicacionales ejecutadas
2. Eventos (inauguraciones y actividades en territorio) ejecutados
3. Alianzas interinstitucionales ejecutadas
4. Material informativo (impreso y POP)
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% Entrega del catalogo de agencias: Octubre 2016 Cierre de los procesos de arrastre.
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
COMPROMISOS
Las preguntas de la encuesta de medición de de percepción positiva de imagen institucional deberán
ser aprobadas por el Sr. Director General previo a su medición.
Se informará con al menos 15 días de anticipación a la Dirección de Cambio de Cultura Organizacional
sobre las fechas para la medición de imagen institucional acorde las necesidades del área.
Los planes comunicacionales de las zonas serán entregados y cargados en GPR hasta la segunda
semana de febrero de 2016.
67
IRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Directora de Comunicación Social
Observaciones
Firma de responsabilidad del Director General
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 04 de diciembre de 2015
68
8. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y
MONITOREO
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Asegurar la transparencia en la ejecución de los procesos sustantivos y la gestión adeudada de la seguridad de
la información mediante la implementación de políticas, procesos, procedimientos y normas técnicas para
garantizar la entrega confiable de servicios y productos institucionales.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Esta Dirección está alineada directamente a los objetivos estratégicos nivel N1, es decir, no apalanca a
objetivos específicos de los niveles N2 y N3.
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE1: Incrementar la satisfacción al usuario
Implementar un modelo de servicio y atención integral basado en los requerimientos de los usuarios internos y externos priorizando la transparencia en todas las operaciones.
OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Dirección de Investigación Civil y Monitoreo (N4)
Incrementar las soluciones provistas a
los usuarios externos respecto a los
casos de posible falsedad ideológica y
documental MEDIANTE la aplicación de
protocolos investigativos y asesoría
directa
Proyectos
1. Implementación, estandarización,
seguimiento y control de los procesos
de investigación civil y monitoreo
Reducir los niveles de fraude y
corrupción en los procesos sustantivos
de la institución MEDIANTE la
ejecución de acciones de prevención,
supervisión y control a las operaciones,
al riesgo evaluado y la implementación
de actividades para mejorar el esquema
de seguridad de la información
2. Levantamiento del mapa de riesgos de fraude y corrupción en las operaciones y sugerencia de acciones preventivas
3. Implementación del sistema de monitoreo de cámaras centralizado en las zonas (Proyecto homologado para las zonas)
4. Implementación del Esquema de Seguridad de la Información (Fase II)
69
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar las soluciones provistas a los usuarios externo respecto a los casos de posible falsedad ideológica y documental MEDIANTE la aplicación de protocolos investigativos y asesoría directa
% de cumplimiento de cierre de casos de adulteración de identidad : ∑ de casos cerrados correctamente en las zonas / Total de casos identificados y entregados en Zonas
Continúo Acumulado/ Trimestral/ Crecimiento Línea Base:
75% 80% 85% 90%
% de eficacia en la resolución de casos nacional de casos de adulteración de identidad: ∑ casos cerrados en 15 días calendario en las zonas / Total de casos identificados y entregados en las zonas
Discreto por período/ Trimestral/ Crecimiento Línea Base:
74% 75% 76% 77%
% de cumplimiento de los protocolos de investigación: N. de informes que cumplen el Check list de auditorías / Total de informes
Discreto por período/ mensual/ Crecimiento Línea Base:
90% 90% 90% 90% 91% 92% 93% 94% 95% 96% 97% 98%
2. Reducir los niveles de fraude y corrupción en los procesos sustantivos de la institución MEDIANTE la ejecución de acciones de
prevención, supervisión y control a las operaciones
al riesgo evaluado y la implementación de
actividades para mejorar el esquema de seguridad
de la información
% de percepción de transparencia institucional = N. de usuarios que califican a la institución como transparente / Total de usuarios encuestados Nota: Este indicador será medido con la encuesta de satisfacción del usuario externo realizada por la Dirección de Cambio de Cultura Organizacional
Discreto por período Semestral Línea base: N/A
80% 90%
N. de auditorías realizadas a la modificación de datos sensibles
Discreto por período Trimestral Línea base: N/A
N/A 9 9 9
N. de capacitaciones en temas de dactiloscopia e investigación civil
Continuo discreto Línea base: N/A
2 4 2 2
70
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar las soluciones provistas a los usuarios respecto a los casos de posible falsedad ideológica y
documental MEDIANTE la aplicación de protocolos investigativos y asesoría directa
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Implementación, estandarización, seguimiento y control de los procesos de investigación civil y monitoreo
Directora de Investigación Civil y Monitoreo Yamila Daraio
1. Herramientas de estandarización para la operación de la Dirección aprobadas (Incluye: entrega de políticas, y manuales de Investigación de Casos de Falsedad Ideológica y Documental, Módulo de Investigación de Registry, y Super User)
2. Implementación de los procesos y procedimientos
3. Planes de mejoras aprobados
Nota: fecha inicio enero 2016 – fecha de finalización agosto 2016
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 95% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre: 30% II Semestre: 45% % de funcionarios que aprobaron con más del 90% las evaluaciones de investigación civil y monitoreo = N. de funcionarios que aprobaron con más del 90% las evaluaciones / Total de funcionarios evaluados Meta discreta cuatrimestral: 80% de los funcionarios aprueban las capacitaciones
2. Reducir los niveles de fraude y corrupción en los procesos sustantivos de la institución MEDIANTE la
ejecución de acciones de prevención, supervisión y control a las operaciones al riesgo evaluado y la
implementación de actividades para mejorar el esquema de seguridad de la información
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
2. GPR:
Levantamiento del mapa de riesgos de fraude y corrupción en las operaciones y sugerencia de acciones preventivas y correctivas
Directora de Investigación Civil y Monitoreo Yamila Daraio
1. Identificación y descripción de eventos relacionados a fraude y corrupción realizado
2. Mapas de riesgo de fraude y corrupción de los procesos sustantivos elaborados
3. Mapa de riesgos, controles y acciones preventivas y correctivas validadas
4. Supervisión a la implementación de mejoras realizadas
5. Campaña de fortalecimiento de la percepción de transparencia ejecutada
Nota: Fecha de inicio del proyecto – marzo 2016 – fecha finalización diciembre 2016
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 90% N. de mapas de riesgos de procesos sustantivos validados en zonas: 9 mapas a julio de 2016 N. de controles sugeridos a las zonas: 9 a octubre 2016 N. de charlas a Coordinaciones zonales sobre acciones preventivas y correctivas: 1 por zona a diciembre 2016 % cumplimiento ejecución de la campaña de comunicación. Meta 100%
71
Nombre del Proyecto Líder Componentes Indicador del proyecto
3. Teamwork: Implementación del sistema de monitoreo de cámaras centralizado en las zonas (Proyecto homologado para las zonas)
Coordinador de
Monitoreo
Daniel Aguilar
1. Levantamiento de requerimientos técnicos, equipos y enlace por agencia realizado
2. Planos de implantación de cámaras y centro de monitoreo zonal aprobados
3. Equipos adquiridos o con mantenimiento instalados
4. Procedimiento de monitoreo de cámaras y gestión de incidentes implementado (incluye capacitación al personal)
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta: 90% N. de funcionarios capacitados en el procedimiento: al menos dos funcionarios capacitados por zona. Ejecución del plan de mantenimiento de cámaras, una vez al año % de cumplimiento de entrega de informe de cámaras: N. de informes remitido a la Dirección de Investigación Civil / Total de semanas. Meta 4 informes al mes.
4. GPR: Proyecto de Implementación del Esquema de Seguridad de la Información EGSI
Oficial de Seguridad de la Información
Proyecto definido por la SNAP con hitos que involucran a varias unidades de la institución.
Meta: Subir en el ranking EGSI
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
COMPROMISOS
- Los mapas de riesgos serán levantados con la colaboración de los Coordinadores Zonales y de las Direcciones Nacionales.
- Con las Direcciones Nacionales se deberá trabajar en la identificación de riesgos de fraude o corrupción por cada macro proceso. Esta información servirá de base para el análisis de las 9 zonas.
- Los resultados de los mapas de riesgos deberán ser presentados al Comité de Desarrollo Organizacional y de Ética.
Ejemplo Mapa de Riesgos
- Se hará una socialización con los Coordinadores Zonales sobre el proyecto de centralización del monitoreo de cámaras, a fin de que todos conozcan sobre el objetivo de este importante proyecto.
72
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Investigación Civil y Monitoreo
Observaciones
Firma de responsabilidad del Director General
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 07 de diciembre de 2015
73
9. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE
GESTIÓN JURÍDICA
9.1. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN ASESORÍA JURÍDICA
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Asistir jurídicamente y absolver las consultas de usuarios internos y externos a fin de que los actos
administrativos emanados cumplan con los procedimientos y normas establecidas en el ordenamiento jurídico.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE7: Incrementar la eficiencia operacional
institucional
Desarrollar los instrumentos jurídicos que permitan la normal gestión institucional y realizar las acciones de defensa jurídica que garanticen la vigencia de las decisiones administrativas
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Coordinación General de Gestión Jurídica (N2)
Incrementar el grado de asertividad en la asesoría y en los instrumentos jurídicos que sean requeridos por los usuarios internos
Guiar y asesorar en el cumplimiento de la normativa vigente a los usuarios internos
Sistematizar el ingreso y despacho de las solicitudes de asesoría jurídica, así como también, compilar las lecciones aprendidas
Dirección de Gestión de
Asesoría Jurídica (N4)
Incrementar la efectividad de respuesta y/o resolución de los requerimientos presentados por los usuarios internos MEDIANTE la investigación, análisis, la resolución de casos y la estandarización del proceso de gestión jurídica
Proyectos 1. Simplificación y estandarización del proceso
de asesoría jurídica 2. Implementación de una comunidad de
práctica para la gestión del conocimiento de asesoría jurídica y de lecciones aprendidas (wikis)
74
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN JURÍDICA METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la efectividad de respuesta y/o
resolución de los requerimientos
presentados por los usuarios internos
MEDIANTE la investigación, análisis, y resolución de casos y la estandarización
del proceso de gestión jurídica
N. de lecciones aprendidas por área temática de la Dirección Nota: el informe servirá para la identificación de debilidades y puntos a mejorar. El reporte será socializado con todas las Direcciones para transferencia de conocimiento
Continuo acumulado Mensual Línea Base: 0
3 6 9 12 15 18 21 24 27 30 33 36
% de trámites atendidos oportunamente = N. de trámites atendidos en 96 horas / Total de trámites ingresados Nota: el trámite es considerado como atendido cuando se envía el email de notificación al requirente. La fecha de ingreso del trámite queda registrada en matriz interna
Discreto por Período Mensual Línea Base: 82%
82% 82% 82% 82% 82% 82% 85% 85% 85% 85% 85% 85%
N. de días promedio para despacho de trámites = ∑ (N. de días de despacho de cada trámite) / N. de trámites despachado Nota: el trámite tiene estatus de despachado cuando se encuentra el producto final al área requirente y archivado
Discreto por Período Mensual Línea Base: 15 días
15 14 13 12 11 10
% de trámites despachados = N. de trámites despachados / Total de trámites ingresados Nota: el corte del ingreso de trámites se hace a los últimos 20 días de cada trimestre
Discreto por Período Trimestral Línea Base: 97%
97% 97% 97% 97%
75
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la
efectividad de
respuesta y/o
resolución de los
requerimientos
presentados por
los usuarios
internos y externos
MEDIANTE la
investigación,
análisis, y
resolución de
casos y la
estandarización del
proceso de gestión
jurídica
% de calidad de los productos de asesoría jurídica = ∑ de % de calidad de los productos de asesoría jurídica / Total de productos elaborados Nota: Cada de devolución representa un 5% en la disminución de calidad
Discreto por período Mensual Línea base: N/A
90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90%
% de calidad de pronunciamientos motivados = N. de pronunciamiento motivados / Total de pronunciamientos Nota: el indicador se medirá con el informe de trimestral emitido por el Coordinador Jurídico. Un informe motivado cumple con los siguientes parámetros: Análisis de los hechos, análisis de la norma jurídica, pertinencia y relevancia de norma jurídica hacia los hechos, conclusiones y recomendaciones
Discreto por período Trimestral Creciente Línea base: 85%
85% 87% 90% 100%
% de ausencia de petición con silencio administrativo = Total de peticiones externas (consultas legales) con silencio administrativo / Total Peticiones legales externas dirigidas al Director general Tiempo de silencio administrativo: 15 días
Discreto por período Mensual Decreciente Línea base: 5%
4% 4% 4% 3% 3% 3% 3% 2% 2% 2% 2% 2%
76
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la efectividad de respuesta y/o resolución de los requerimientos presentados por los usuarios internos
MEDIANTE la investigación, análisis, y resolución de casos y la estandarización del proceso de gestión jurídica.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Simplificación y estandarización del proceso de asesoría jurídica
Directora de Asesoría Jurídica Janeth Asanza
1. Productos de Régimen Disciplinario, Contratación Pública y Pronunciamientos Jurídicos determinados
2. Herramientas de estandarización por cada producto de la unidad aprobadas
3. Implementación de procesos ejecutada
4. Planes de mejoras aprobados Nota: El plazo de ejecución del proyecto estará determinado por la Dirección de Procesos, plazo segunda semana de enero.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre 2016: 15% II Semestre 2016: 25%
2. GPR Implementación de una comunidad de práctica para la gestión del conocimiento de asesoría jurídica y de lecciones aprendidas (wikis)
Directora de Asesoría Jurídica Janeth Asanza
1. Estructura de la comunidad de práctica (contenidos) definida
2. Contenidos desarrollados 3. Canal de difusión
implementado 4. Líderes de comunidades de
practica capacitados 5. Soporte técnico implementado
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% N. de visitas al canal de información: 500 visitas mínima al mes a Lexis 3 líderes de comunidad práctica capacitados y responsables de mantener los contenidos actualizados A julio del 2016 el proyecto estará implementado.
77
9.2. PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVA
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Desarrollar y proponer proyectos de normativa y representar a la máxima autoridad, dentro de los procesos
judiciales y extrajudiciales en defensa de los intereses institucionales, a través de la intervención oportuna que
contribuya a mejorar la gestión administrativa y operativa institucional.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE7: Incrementar la eficiencia operacional
institucional
Desarrollar los instrumentos jurídicos que permitan la normal gestión institucional y realizar las acciones de defensa jurídica que garanticen la vigencia de las decisiones administrativas
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Coordinación General de Gestión Jurídica (N2)
Incrementar la efectividad en la gestión y
defensa jurídica que permita el normal
desarrollo de los objetivos institucionales
Conceptualizar, desarrollar y socializar los instrumentos jurídicos internos y externos que permitan operar correctamente a la institución
Sistematizar y monitorear las etapas de los procesos judiciales y propiciar alianzas interinstitucionales que generen presencia institucional dentro de las diligencias judiciales
Dirección de Gestión
Patrocinio y Normativa
(N4)
Incrementar el grado de armonización de la normativa interna y de socialización de la normativa externa MEDIANTE el desarrollo de proyectos de resoluciones internas que viabilicen la operatividad y gestión institucional
Proyectos 1. Simplificación y estandarización del proceso
de patrocinio y normativa 2. Implementación de una comunidad de
práctica para la gestión del conocimiento de patrocinio y normativa y la compilación de lecciones aprendidas (wikis)
3. Proyecto de armonización de la normativa y régimen jurídico para la mejora de los procesos administrativos y operativos
Incrementar la efectividad en el patrocinio de las causas judiciales MEDIANTE la implementación de nuevos métodos de gestión y cooperación interinstitucional
Este objetivo se medirá mediante indicadores de operaciones, no se ha identificado la necesidad de crear un proyecto que coadyuve a la consecución del mismo.
78
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN
DIRECCIÓN DE NORMATIVA Y PATROCINIO METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1.Incrementar el grado de
armonización de la normativa
interna y de socialización de
la normativa externa
MEDIANTE el desarrollo de proyectos de resoluciones internas que viabilicen la
operatividad y gestión
institucional
N. de lecciones aprendidas por área temática de la Dirección Nota: el informe servirá para la identificación de debilidades y puntos a mejorar. El reporte será socializado con todas las Direcciones para transferencia de conocimiento
Acumulado continuo Mensual Línea Base: 0
3 6 9 12 15 18 21 24 27 30 33 36
Porcentaje de cumplimiento al Plan de Normativa Institucional = No. Proyectos de Normativa elaborados / No. de Proyectos de Normativa solicitados Nota: el Plan de Normativa Institucional se lo entregará en la última semana enero de 2016. Este plan resume todos los requerimientos normativos de las Direcciones.
Continuo acumulado Trimestral Creciente Línea base: N/A
20% 40% 60% 90%
N. de acciones de socialización de la normativa en medios electrónicos internos de la institución Nota: incluye el uso de mailings para comunicados masivos, una publicación bimensual en la revista Identidad, videos tutoriales, entre otros (excluye envío de correos electrónicos)
Discreto por período Bimensual Línea base: 0
3 3 3 3 3 3
79
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Incrementar la efectividad en el patrocinio de las causas judiciales
MEDIANTE la implementación
de nuevos métodos de
gestión y cooperación
interinstitucional
% de trámites atendidos oportunamente = N. de trámites atendidos en 96 horas / Total de trámites ingresados Nota: el trámite es considerado como atendido cuando se envía el email de notificación al requirente. La fecha de ingreso del trámite queda registrada en matriz interna
Discreto por Período Mensual Línea Base: 82%
82% 82% 82% 82% 82% 82% 85% 85% 85% 85% 85% 85%
Porcentaje de eficacia de Patrocinio de Causas = No. Causas patrocinadas dentro de 5 días /Total providencias judiciales y reclamos extrajudiciales ingresados
Discreto por período Mensual Incremento Línea base: N/A
80% 80% 80% 85% 85% 85% 90% 90% 90% 100% 100% 100%
Porcentaje de Causas Terminadas = No. De causas terminadas /No. De causas con providencia judicial para resolver
Discreto por período Semestral Línea base: N/A
50% 60%
Porcentaje de Controles ejecutados a los Procesos Judiciales = No. Actividades Ejecutadas /No. Actividades de alto impacto Nota: medio de verificación matriz de procesos judiciales a nivel nacional
Discreto por período Trimestral Línea base: 100%
100% 100% 100% 100%
80
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Incrementar la efectividad en el patrocinio de las causas judiciales
MEDIANTE la implementación de
nuevos métodos de gestión y cooperación
interinstitucional
% de impulso procesal en causas judiciales = N. de escritos presentados/ Total de procesos judiciales
Discreto por período Mensual Línea base: N/A
90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90%
Porcentaje efectividad de gestión judicial = Sentencias judiciales ejecutoriadas a favor / Total de causas judiciales con providencia para resolver
Semestral / Continuo acumulado
40% 50%
Porcentaje límite de egreso por erogación sentencias judiciales = Recursos financiero erogados por sentencias judiciales ejecutoriadas año n / Total de Recursos financiero erogados por sentencias judiciales ejecutoriadas año n-1 Medio de verificación: reporte de financiero
Acumulado Continuo Semestral Línea base: 0
70% 60%
% efectividad en la finalización de procesos 2009 - 2014 = N. de procesos judiciales finalizados 2009 - 2014 / Total de procesos judiciales 2009 -2014 Nota: medio de verificación matriz de procesos judiciales 2009 - 2014 y decisiones judiciales.
Acumulado Continuo Semestral Línea base: 0 N. de procesos sin finalizar aprox. 300
10% 15%
81
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Simplificación y estandarización del proceso de normativa y patrocinio
Director de Normativa y Patrocinio Gabriel Acosta
1. Productos de Patrocinio y Normativa determinados
2. Herramientas de estandarización por cada producto de la unidad aprobadas
3. Implementación de procesos ejecutada
4. Planes de mejoras aprobados
Nota: El plazo de ejecución del proyecto estará determinado por la Dirección de Procesos, plazo segunda semana de enero.
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% %Nivel de madurez. Medición a ser realizada por la Dirección de Procesos Meta: I Semestre 2016: 10% II Semestre 2016: 25%
2. GPR: Implementación de una comunidad de práctica para la gestión del conocimiento de asesoría jurídica y de lecciones aprendidas (wikis)
Director de Normativa y Patrocinio Gabriel Acosta
1. Estructura de la comunidad de práctica (contenidos) definida
2. Contenidos desarrollados 3. Líderes de comunidades de
practica capacitados 4. Contenidos y lecciones
aprendidas publicadas 5. Socialización del canal de
comunidad de práctica y funcionamiento del mismo realizada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% N. de visitas al canal de información: 500 visitas mínima al mes 3 líderes de comunidad práctica capacitados y responsables de mantener los contenidos actualizados A julio del 2016 el proyecto estará implementado.
3. GPR: Proyecto de armonización de la normativa y régimen jurídico para la mejora de los procesos administrativos y operativos
Director de Normativa y Patrocinio Gabriel Acosta
1. Identificación del marco jurídico vigente inventariado y aplicación de la supremacía de las normas
2. Mesas de trabajo para la depuración de las normas en desuso y antinomia ejecutadas
3. Proyectos de resoluciones para la consecución de la armonización aprobados
4. Socialización de resoluciones realizada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% N. de mesas de trabajo realizadas: 12 a agosto del 2016 % de macroprocesos armonizados = N. de procesos con un instrumento de armonización / Total de macroprocesos Meta: I Tri: 15% II Tri: 25 % III Tri: 60% III Tri: 90% N. de macroprocesos: 9 % de Directores Nacionales y Coordinadores Zonales que conocen de los instrumentos de armonización = N. de Directores y Coordinadores que conocen sobre los instrumentos de armonización / Total de Directores y Coordinadores Meta: I Semestre: 60% II Semestre: 85% Este indicador se medirá con evaluación.
82
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN
La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Gestión Jurídica
Observaciones
Firma de responsabilidad del Director/a de Patrocinio y Normativa
Observaciones
Firma de responsabilidad del Coordinador de Asesoría Jurídica
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 28 de diciembre de 2015
83
10. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA
10.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Gestionar la planificación e inversión institucional, a través de herramientas e instrumentos de planificación
que permitan un nivel eficiente de gestión, priorizando las necesidades de la institución.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de
Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE7: Incrementar la eficiencia institucional
Alinear a la organización entorno a la planificación estratégica vigilando el cumplimiento de los objetivos institucionales
Implementar de acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
OE8: Incrementar el uso eficiente del presupuesto
Planificar y gestionar la asignación de recursos acorde a las necesidades institucionales y monitorear el adecuado uso del presupuesto institucional
Minimizar las situaciones de afectación institucional por medio de la Gestión del Riesgo
Coordinación de
Planificación Estratégica
(N2)
Incrementar la efectividad de la gestión de la Planificación Estratégica, Específica y Operativa de la institución
Estandarizar la metodología de la planificación institucional, control presupuestario, sistema de costeo y las herramientas de seguimiento de planes, programas, y proyectos para la toma oportuna de decisiones
Adoptar e implementar la metodología de evaluación de riesgo operativo y estratégico y supervisar el desarrollo y ejecución de los planes de mitigación
Propiciar acuerdos y/o convenios interinstitucionales que permiten reducir el costo operativo de las agencias
Dirección de Planificación e Inversión
(N4)
1. Incrementar la efectividad de la planificación e inversión institucional MEDIANTE el asesoramiento y acompañamiento en el levamiento, programación y evaluación de los planes operativos y la consecución de convenios interinstitucionales
El cumplimiento de este objetivo se medirá con el cumplimiento de indicadores de operación debido a que efectividad de la planificación e inversión institucional depende de las áreas requirentes.
2. Incrementar la disponibilidad y confiabilidad de los datos estadísticos institucionales y de costeo de los servicios MEDIANTE la estandarización del levantamiento, consolidación y verificación de la información para la toma de decisiones
Proyecto 1. Implementación del sistema de costeo, reportería y
estadística de la institución Este proyecto debe alinearse al objetivo 1 y 2
3. Reducir el riesgo operacional, MEDIANTE el diagnóstico e implementación de planes de acción para los procesos sustantivos
Proyecto
2. Definición e implementación de la metodología de gestión de riesgos acorde a normas internacionales
84
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN
DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la efectividad
de la planificación operativa
MEDIANTE el asesoramiento
y acompañamiento en el
levamiento, programación y
evaluación de los planes
operativos y la consecución
de convenios
interinstitucionales
Porcentaje del presupuesto devengado a proyectos de Investigación + desarrollo (I+D) = Monto devengado de Proyectos de Investigación + Desarrollo en la institución / Monto Total de Presupuesto devengado por proyectos institucionales
Discreto por período Trimestral Creciente Línea Base: N/A
30% 20% 20% 5%
% de presupuesto institucional ejecutado = Presupuesto Devengado / Presupuesto codificado
Continúo Acumulado/ Trimestral/ Crecimiento Línea Base: 0
20% 45% 70% 90%
% de reducción del costo operacional = Costo operativo del año (N-1) – Costo operativo año N / Costo operativo del año (N-1)
Continúo Acumulado/ Semestral/ Decrecimiento Línea Base: 0
2% 4%
Índice de punto de equilibrio = Ingreso Total del período / Gasto total del período Nota: en la descripción del indicador se señalará los grupos de gasto a ser considerados
Continúo Acumulado/ Cuatrimestral/ Crecimiento Línea Base: 1
0,88 1 1,05
Porcentaje de beneficiarios directos de agencias modernizadas = Total de beneficiarios directos en cantones con agencias modernizadas / Total de la proyección de la población INEC 2015
Incremento/ Acumulado Trimestral Línea base: 84%
85% 86% 87% 89%
85
OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
2. Incrementar la disponibilidad
y confiabilidad de los datos
estadísticos institucionales y de
costeo de los servicios
MEDIANTE la estandarización
del levantamiento, consolidación
y verificación de la información
para la toma de decisiones
Porcentaje de beneficiarios directos de agencias modernizadas = Total de beneficiarios directos en cantones con agencias modernizadas / Total de la población INEC 2015
Acumulado Continuo Trimestral Línea base: 84%
85% 86% 87% 89%
N. de reportes entregados a alta gerencia con agregado de estadísticas priorizadas
Acumulado por período Bimensual
2 3 4 6 7 8
% de servicios costeados = N. servicios costeados / Total de servicios en el tarifario *Total de servicios: 45
Continúo Acumulado/ Semestral/
Línea base 4%
50% 90%
3. Reducir el riesgo operacional, MEDIANTE el diagnóstico e implementación de planes de acción para los procesos sustantivos
N. de Direcciones con planes de riesgo levantados
Continúo Acumulado/ Trimestral/ Línea base0
N/A 5 11 17
Porcentaje de cumplimiento del Plan de Gestión de Riesgos Operativos = N. de actividades cumplidas / Total de actividades planificadas Nota: El plan de Gestión de Riesgos Operativo será entregado la tercera semana de febrero
Continuo acumulado Trimestral Línea base: N/A
N/A 30% 65% 95%
86
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la disponibilidad y confiabilidad de los datos estadísticos institucionales y de costeo de los
servicios MEDIANTE la estandarización del levantamiento, consolidación y verificación de la
información para la toma de decisiones.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR Implementación del sistema de costeo, reportería y estadística de la institución
Coordinador de Costos y Estadística
David Paredes
1. Análisis y priorización de los datos estadísticos realizada
2. Propuesta de reportería y periodicidad aprobada
3. Análisis de propuesta de sistema de costeo realizada
5. Herramientas de estandarización del sistema de costeo y de estadísticas aprobadas
6. Implementación ejecutada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 95%
% de servicios costeados = N. de servicios costeados / Total de servicios Meta: 80% % de confiabilidad de la estadística = N. de errores detectados / Total N. de datos Meta: 80%
2. Reducir el riesgo operacional, MEDIANTE el diagnóstico e implementación de planes de acción para los
procesos sustantivos
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
GPR: Definición e implementación de la metodología de gestión de riesgos acorde a normas internacionales
Coordinador de Planificación e Inversión
Grimanesa Cortez
1. Definición de la metodología de gestión de riesgos realizada
2. Socialización de la metodología ejecutada
3. Identificación del mapa de riesgos operativo
4. Levantamiento de los planes de acción de realizados
5. Supervisión de la ejecución de planes de acción ejecutada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados Meta 95%
% de procesos sustantivos con planes de acción = N. de procesos sustantivos con planes de acción / Total de procesos sustantivos Meta: 80% Nivel de severidad de riesgos de los procesos sustantivos: Meta moderado
87
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Planificación e Inversión
Observaciones
Firma de responsabilidad del Coordinador/a de Planificación y Gestión Estratégico
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 23 de diciembre de 2015
88
10.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PROCESOS,
SERVICIOS Y CALIDAD
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Institucionalizar el modelo de gestión de procesos, con el fin de alcanzar una gestión organizacional de calidad
y promover una cultura de mejora continua que genere productos y servicios que respondan a las necesidades
de los usuarios.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE7: Incrementar la eficiencia institucional
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Coordinación de Planificación Estratégica (N2)
Incrementar el grado de implementación del Sistema de Gestión basado por Procesos
Implementar el modelo de gestión basado en Procesos e institucionalizar la medición de los resultados alcanzados
Establecer un sistema para la medición del nivel de madurez de la gestión de procesos institucionales y mejora continua de los servicios
Dirección de Gestión de Procesos,
Servicios y Calidad (N4)
Reducir los tiempos de ciclo en los procesos institucionales, MEDIANTE el levantamiento y/o ajustes de procesos, procedimientos e instructivos
Proyecto:
1. Proyecto de Implementación y Certificación de un sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001:2015) para la Coordinación Zonal 9 y Matriz Guayaquil Centro*
*Nota: La ejecución del proyecto dependerá del financiamiento de la OEA, de no existir, se modificará el alcance y contenido del proyecto.
Incrementar el nivel de madurez de los procesos institucionales, MEDIANTE la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos
89
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE PROCESOS, SERVICIOS Y CALIDAD METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTAMIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Reducir los tiempos
de ciclo en los
procesos
institucionales,
MEDIANTE el
levantamiento y/o
ajustes de procesos,
procedimientos e
instructivos
% de cumplimiento de los tiempos de servicio de la institución: Sumatoria de % de cumplimiento tiempos de ciclos / N. de servicios evaluados
Discreto por período Semestral Incremento Línea Base: 0
80% 85%
Tiempo de ciclo del servicio de cedulación en agencias con centros de producción = Reporte estadístico SIPSE
Discreto por período Semestral Reducción Línea Base: 0
45 minutos 40 minutos
Tiempo de ciclo del servicio de inscripción de nacimiento en centros de producción = Reporte estadístico SIPSE
Discreto por período Semestral Reducción Línea Base: 0
35 minutos 30 minutos
Tiempo de ciclo del servicio de emisión de copias íntegras no digitalizadas = Reporte estadístico SIPSE
Discreto por período Semestral Reducción Línea Base: 0
72 horas 48 horas
Tiempo de ciclo del servicio de firma electrónica = Reporte estadístico SIPSE
Discreto por período Semestral Reducción Línea Base: 0
45 minutos 40 minutos
Incrementar el nivel de madurez de los procesos institucionales, MEDIANTE la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos
% Nivel de madurez de los procesos institucionales = Sumatoria de N. de requisitos cumplidos por proceso / Total de de requisitos del modelo de madurez Nota: pendiente entregar la metodología de nivel de madurez para soporte GPR.
Continúo Acumulado/ Semestral/ Crecimiento Línea base 0 40% 80%
Número de servicios incluidos en la carta de servicios institucional = Sumatoria de servicios incluidos en la carta de servicios institucional
Continuo Acumulado Semestral Línea base: N/A N. de servicios institucionales: 7
1 - Cedulación 2 – Registro Civil
90
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTAMIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Incrementar el nivel de madurez de los
procesos institucionales, MEDIANTE la
implementación del Sistema de Gestión
de la Calidad basado en Procesos
Porcentaje de procesos sustantivos priorizados mejorados = Número de procesos sustantivos priorizados mejorados / Total procesos sustantivos priorizados Nota: N. total de macro procesos sustantivos : 6 Macro procesos priorizados: 2 (Cedulación e Información Registral)
Continúo Acumulado/ Semestral/ Crecimiento Línea base N/A
50% 100%
% de cumplimiento del Plan de Mejoramiento Operacional = N. de acciones operativas cumplidas en el período / Total de acciones planificadas en el período Nota: Mide el avance de la implementación del plan de gestión por procesos. El plan de Mejoramiento Operacional será entregado hasta la segunda de febrero.
Continúo Acumulado/ Semestral/ Crecimiento Línea base N/A
N/A 30% 50% 60% 70% 80%
91
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar el nivel de madurez de los procesos institucionales, MEDIANTE la implementación del
Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Proyecto
de Implementación y Certificación de un sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001:2015) para la Coordinación Zonal 9n y Matriz Guayaquil Centro
Líder de proyecto
Sandra Díaz
1. Despliegue, difusión, y adecuación del plan de trabajo específico realizado
2. Formación inicial ISO 9001 ejecutada
3. Diseño y estructura del Sistema Integral de la Gestión de la Calidad aprobada
4. Procesos implementados
5. Formación final de auditoría interna y talleres de acciones correctivas ejecutadas
6. Pre auditorias de certificación realizadas
7. Auditoria de certificación contratada
8. Certificación ISO 9001 acreditada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 80%
100% de los servidores del NJS conocen sobre el proyecto en el primer trimestre Los indicadores de resultado del proyecto serán definidos con los consultores de la OEA en función del diagnóstico levantado en diciembre 2016. El proyecto iniciará en febrero 2016 por lo que la ficha del proyecto deberá ser levantada hasta el 28 de enero de 2016. Se lo cargará en GPR como ante proyecto.
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
COMPROMISOS
- La Dirección de Procesos hará una capacitación con las Direcciones Nacionales y demás personas
involucradas en la ejecución del Plan de Mejoramiento Operacional sobre la metodología del nivel de
madurez institucional. Esta capacitación debe realizarse hasta la tercera semana del mes de febrero.
- El Plan de Mejoramiento Operacional detallará los tiempos de ejecución y priorización de la
estandarización de los procesos institucionales, plazo de entrega segunda semana de febrero.
92
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Procesos, Servicios y Calidad
Observaciones
Firma de responsabilidad del Coordinador/a de Planificación y Gestión Estratégico
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 28 de diciembre de 2015
93
10.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE PLANES,
PROGRAMAS Y PROYECTOS
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Gestionar los planes, programas y proyectos a través de la generación de políticas, metodologías y
herramientas de gestión de proyectos que permitan el seguimiento y evaluación de los mismos, a fin de
asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de
Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE7: Incrementar la eficiencia institucional
Alinear a la organización entorno a la planificación estratégica vigilando el cumplimiento de los objetivos institucionales
Implementar de acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
OE8: Incrementar el uso eficiente del presupuesto
Minimizar las situaciones de afectación institucional por
medio de la Gestión del Riesgo
Coordinación de
Planificación Estratégica
(N2)
Incrementar la efectividad de la gestión de la Planificación Estratégica, Específica y Operativa de la institución
Estandarizar la metodología de la planificación institucional, control presupuestario, sistema de costeo y las herramientas de seguimiento de planes, programas, y proyectos para la toma oportuna de decisiones
Adoptar e implementar la metodología de evaluación de riesgo operativo y estratégico y supervisar el desarrollo y ejecución de los planes de mitigación
Dirección de Seguimiento
de Planes, Programas y
Proyectos (N4)
Incrementar la gestión de seguimiento a los planes, programas y proyecto MEDIANTE la implementación de políticas, metodologías y herramientas de gestión de proyectos y reducción del riesgo
Proyecto
1. Implementación de la oficina de gestión de proyectos (Fase II)
Este proyecto debe ser alineado a los dos objetivos operativos
Incrementar los niveles de gestión y cumplimiento de los objetivos institucionales MEDIANTE el monitoreo de indicadores estratégicos y la entrega de alertas tempranas para la toma de decisiones
El cumplimiento de este objetivo se medirá con el cumplimiento de indicadores de operación debido a que efectividad de la gestión depende de las áreas ejecutoras.
94
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE PLABNES, PROGRAMAS Y PROYECTOS METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-MIENTO
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Incrementar la gestión de seguimiento a los planes, programas y
proyecto MEDIANTE la implementación de
políticas, metodologías y herramientas de
gestión de proyectos y reducción del riesgo
Porcentaje de proyectos actualizados acorde a la metodología de gestión de proyectos institucional = N. de Proyectos que cumplen la metodología / Total portafolio de proyectos 2016 Nota: el número de proyectos 2016 se incrementa en 1000% en comparación con el 2015.
Acumulado continuo Crecimiento Trimestral Línea Base: N/A
60% 65% 80% 90%
N. de servidores capacitados en la metodología de Gestión de Proyectos y GPR
Acumulado continuo Crecimiento Cuatrimestral Línea Base: 37
20 50 60
Índice de desempeño del Cronograma del Portafolio (SPI – PMOK) = Promedio SPI de todos los proyectos / SPI ideal del portafolio de proyectos 2016 Nota: el número de proyectos 2016 se incrementa en 100% en comparación con el 2015.
Acumulado continuo Bimensual Crecimiento Línea Base: N/A
0,40 0,50 0,60 0,70 0,80 0,85
% de proyectos con planes de acción frente al riesgo = N. de proyectos con planes de acción / Total de proyectos
Acumulado continuo Trimestral Crecimiento Línea Base: 0
N/A 20% 40% 60%
Porcentaje de proyectos de inversión en riesgo = Número de proyectos de inversión en riesgo / Número total de proyectos de inversión registrados en el año.
Discreto por período Mensual Reducción Línea base:0
20% 20% 20
% 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20% 20%
95
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-MIENTO
ENE FEB MA ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Incrementar los
niveles de gestión y cumplimiento de los
objetivos institucionales MEDIANTE el monitoreo de indicadores
estratégicos y la entrega de alertas tempranas para la
toma de decisiones
% efectividad en capacitaciones y asesoramientos = N. de evaluaciones sobre proyectos que superan el 70% + N. encuestas que califican el asesoramiento >= 70% / Total capacitados + Total de encuestados
Continúo Acumulado/ Semestral/ Crecimiento Línea base 0
60% 80%
% de cumplimiento del Plan de Auditoria a los Indicadores Priorizados Nota: se auditora al menos 5 indicadores de manera mensual. El plan de auditorías será publicado en el mes de febrero 2016.
Continúo Acumulado Mensual Crecimiento Línea base 0
N/A 10% 15% 25% 30% 35% 50% 60% 70% 75% 80% 90%
% de cumplimiento de los objetivos estratégicos = N. indicadores de impacto (N1) que cumplen la meta / Total de indicadores de impacto Nota: medio de verificación reporte GPR
Discreto por período/ Trimestral/ Crecimiento Línea base 0
40% 50% 60% 70%
96
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la gestión de seguimiento a los planes, programas y proyecto MEDIANTE la
implementación de políticas, metodologías y herramientas de gestión de proyectos y reducción del
riesgo.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Implementación de la oficina de gestión de proyectos (Fase II)
Coordinador de Proyectos
Wladimir Medina
1. Gestión del conocimiento relacionada a mejores prácticas de gestión de proyectos realizada
2. Estándares para ciclo de gestión de proyectos implementados
3. Acompañamiento para el levantamiento de planes de acción frente a riesgos de proyectos realizados
4. Asesoramiento y reconocimientos ejecutados
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 90%
% de servidores de matriz que conocen sobre la metodología de gestión de proyectos. Meta: 40% a diciembre 2016 N. de asesorías realizadas: al menos 3 por mes N. de ranking de gerentes y líderes publicados: uno por bimestre
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
COMPROMISOS
- La Dirección de Seguimiento, informará sobre los indicares y proyectos a los Coordinadores Zonales
previo a su oficialización en el GPR, plazo enero 2016.
- El Plan de Auditoria de indicadores priorizados será oficializado a todas las Direcciones Nacionales a fin
de conocer las implicaciones de reportar información sin medios de verificación o no correspondiente
a la realidad, plazo segunda semana de febrero.
- El plan de incentivos y reconocimientos para líderes de proyectos deberá ser aprobado por el Director
General.
97
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos
Observaciones
Firma de responsabilidad del Coordinador/a de Planificación y Gestión Estratégico
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 05 de enero 2016
98
11. PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
11.1 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TI
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Planificar, diseñar, construir y mantener sistemas y servicios informáticos seguros que, a través de una
adecuada gestión, satisfagan los requerimientos de los usuarios y de la Institución.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN Unidad de Gestión Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE1: Incrementar la satisfacción al usuario
Garantizar la operatividad, funcionalidad y eficiencia de los sistemas de gestión y servicios informáticos para el usuario interno y externo
OE6: Incrementar el desarrollo del Talento Humano
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Subdirección (N2) Incrementar la interoperabilidad y operatividad de las TICs que soportan las operaciones de la DIGERCIC
Establecer directrices técnicas que fomenten el intercambio de información entre los diferentes actores institucionales
Generar políticas que garanticen el cumplimiento de estándares de operatividad en las TICs que soportan las operaciones de la DIGERCIC
Coordinación General de
Tecnologías de información y
Comunicación (N3)
Incrementar la automatización de procesos internos y el nivel de soporte a usuarios de la Institución, asegurando la interoperabilidad de los procesos internos.
Desarrollar los sistemas informáticos para consulta de datos almacenados en el documento de identificación del usuario
Implementar los mecanismos que acrecienten el uso de los servicios en línea desarrollados
Desarrollar las aplicaciones WEB que coadyuvan a la automatización de servicio en línea
Reducir los riesgos y amenazas a la Seguridad Informática de datos e información electrónica, aplicaciones institucionales, infraestructura tecnológica y redes de datos de la institución
Implementar los controles de seguridad informática acorde al esquema gubernamental de seguridad en la información
Implementar controles permanentes internos y externos que mitiguen el riesgo de vulnerabilidad o amenaza a los sistemas informáticos
Socializar y coordinar las capacitaciones en seguridad informática
Dirección de Gestión de TI (N4)
Incrementar la automatización de procesos institucionales priorizados MEDIANTE el desarrollo, y mantenimiento de sistemas informáticos
Proyectos 1. Proyecto Teamwork: Desarrollo y mantenimiento de
sistemas informáticos para la automatización de procesos priorizados
2. Proyecto Teamwork: Implementación del sistema de identificación biométrica 1 a N y 1 a 1 AFIS.
3. Proyecto GPR: Fortalecimiento del sistema de autenticación de usuarios SAUREG – Este proyecto será alineado a los objetivos operativos
Incrementar la seguridad informática MEDIANTE la implementación de acciones de mitigación de riesgos
Este indicador no tiene un proyecto asociado se lo medirá por cumplimiento de metas de indicadores de operaciones, alineados al proyecto de seguridad EGSI.
99
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN TI METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-
MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la automatización de
procesos institucionales
priorizados MEDIANTE el desarrollo, y
mantenimiento de sistemas informáticos
Porcentaje de automatización de los procesos institucionales = N. de módulo implementados / N. de módulos requeridos Nota: bitácora de sistemas en producción
Incremento Discreto por período Cuatrimestral Línea Base 0
85% 85% 85%
Porcentaje de sistemas implantados = Sistemas o aplicativos implantados / Sistemas o aplicativos desarrollados Nota: medio de verificación bitácora de versionamiento de sistemas
Incremento Discreto por período / Cuatrimestral Línea Base 70%
75% 80% 90%
Porcentaje mejoras a los sistemas implementados = Cambios implementados / cambios solicitados priorizados
Incremento/ Discreto por período / mensual Línea Base 87%
87% 87% 87% 87% 87% 87% 87% 87% 87% 87% 87% 87%
Porcentaje de calidad de los sistemas desarrollados internamente= # de errores informáticos solucionados / # total de errores informáticos reportados
Incremento/Discreto por período / trimestral
90% 90% 90% 90%
Incrementar la seguridad informática
MEDIANTE la implementación de
acciones de mitigación de riesgos
Porcentaje de controles de seguridad informática documentados = # de controles de seguridad informática EGSI documentados / # total de controles de seguridad informática EGSI planificados Nota : cambiar la definición del indicador de acuerdo al # de controles EGSI
Incremento/ Continúo Acumulado/ bimestral/ Crecimiento Línea Base 0
16% 32% 48% 64% 80% 100%
Porcentaje de controles de seguridad informática implementados = # de controles de seguridad informática EGSI implementados / # total de controles de seguridad informática EGSI planificados Nota : cambiar la definición del indicador de acuerdo al # de controles EGSI
Incremento/ Continúo Acumulado/ cuatrimestral/ Crecimiento Línea Base 0
25% 50% 75% 100%
100
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la automatización de procesos institucionales priorizados mediante el desarrollo, y
mantenimiento de sistemas informáticos.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
Proyecto Teamwork: Desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos para la automatización de procesos priorizados
Directora de Gestión TI Paulina Rodas
1. Componente REVIT 2. Componente SUTI 3. Componente Digitalización y
desmaterialización 4. Componente de
interoperabilidad 5. Componente ESIDD 6. Componente VUV
Nota: las prioridades de desarrollo deben ser autorizadas por el Sr. Director y Subdirector. Los componentes agrupan todas las necesidades de desarrollo identificadas en la sección de compromisos se detalla prioridades y plazos de entrega de las mismas
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 90% % de automatización de componentes: N. de desarrollos realizados por componente / Total de desarrollos solicitados Meta: 90% REVIT a diciembre 2016 80% SUTI a diciembre 2016 50% Digitalización y desmaterialización a diciembre 2016 30% Esidd a diciembre 2016 90% VUV a diciembre 2016 Hitos: requerimientos funcionales, pruebas, y producción
Proyecto Teamwork:
Implementación del
sistema de
identificación
biométrica AFIS 1 a N
y 1 a 1
Directora de Gestión TI
Paulina Rodas
1. Definición de arquitectura y funcionalidades realizada
2. Fase de pruebas e integración ejecutadas
3. Sistema de identificación 1 a N y 1 a 1 implementado
4. Promoción del nuevo servicio ejecutada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 90%
N. de servidores capacitados en la arquitectura y funcionamiento de la herramienta: 12 a diciembre 2016 Proyecto a ser actualizado en Teamwork
Proyecto GPR:
Fortalecimiento del
sistema de
autenticación de
usuarios SAUREG
Directora de Gestión TI
Paulina Rodas
1. Módulo de administración multi agencia – multi institución implementado 2. Módulo de administración del multi usuarios - implantado 3. Módulo de roles y perfiles implantado
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100%
Meta: Los 3 módulos implementados a marzo del 2016. Usuarios de todos los aplicativos centralizados y autentificados N. de funcionarios capacitados en la arquitectura y uso del sistema: 12 a abril 2016
101
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
Las necesidades de desarrollo de las diferentes áreas han sido agrupadas en la matriz de priorización de necesidades de desarrollo. Las Direcciones Agregadoras de valor en conjunto con el Sr. Director y Subdirector han analizado las prioridades en base al impacto operativo. Se ha solicitado el compromiso de las áreas requirentes para entregar las especificaciones funcionales que aborden la problemática de manera integral y que busquen agilizar los tiempos de respuesta al usuario. A continuación se detallan los desarrollos identificados por cada área y los plazos de entrega de información por parte de las agregadoras de valor. Los plazos de entrega han sido impuestos por los dueños de los procesos, la Dirección de Gestión de TI no ha exigido tiempos límites, estos responden a las necesidades de cada Dirección.
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE NECESIDADES DE DESARROLLO
Descripción de Acciones de Desarrollo
Desarrollo Procesos Servicios Observaciones
Componente REVIT Cambios al módulo de nacimientos del sistema REVIT (Nacimientos de partos en casa) ejecutados
GRUPO 1 de
Desarrollo
X RC Alta prioridad, plazo 25 de enero para definición y especificaciones técnicas hasta el 10 de febrero
Proceso interinstitucional de registro de defunciones automatizado – REVIT Defunciones
X RC Prioridad media, plazo para entrega de especificaciones de la mesa técnica 28 de febrero 2016
Módulo de inscripciones de oficio (nacimientos y defunciones)
X RC Estudio de factibilidad 15 de febrero a cargo de C. Prieto
Módulo de notificaciones SMS (activación de inscripciones)
RC Entrega de especificaciones técnicas miércoles 12 de febrero
Componente SUTI
Levantamiento y Módulo de emisión de certificados simples de información registral
Mónica Martínez
X Información Registral
Incluye bitácora de emisión de certificados, entrega de especificadores funcionales del 29 de enero
Ajustes al Módulo de uniones de hecho extemporáneas implementado
Mónica Martínez
X RC Entrega de especificaciones funcionales 29 de enero
Levantamiento y Módulo de matrimonios
Mónica Martínez
RC Entrega de especificaciones funcionales 27 de enero
Módulo de adopciones implementado
x RC II semestre 2016
Módulo de Rectificaciones/Actualizaciones
x RC II semestre 2016
Levantamiento y Módulo de naturalizaciones
x RC II semestre 2016
Levantamiento y Módulo de defunciones - integración con REVIT
x RC I semestre 2017
Módulo de cantonizaciones por cierre de AS 400
x RC Especificaciones funcionales I Semestre 2017
102
Descripción de Acciones de Desarrollo
Desarrollo Procesos Servicios Observaciones
Componente Digitalización y desmaterialización
Ajustes al Módulo de carga individual
Nuevo equipo
X
Información registral
Plazo de entrega para especificaciones funcionales 31 de enero. Inicia desarrollo de framework febrero 2016
Módulo de carga masiva, vinculación-indexación
X
Módulo de verificación de información, cifrado y firma electrónica
Módulo de control del proceso de desmaterialización
Módulo de resoluciones y subinscripción (marginación)
X
Módulo de conferimiento universal de actas registrales
Módulo de expediente electrónico del ciudadano (módulo de consulta)
II semestre 2016
Mantenimiento y soporte Plataforma de almacenamiento de documentos desmaterializados (incluye firma electrónica) (Competencia de Jaime Sáenz, Infraestructura )
II semestre 2016
Componente de interoperabilidad
Servicios web de generación de certificados electrónicos (integración con el portal web de certificados electrónicos y SUTI)
GRUPO 3 de
desarrollo
RC/Serv. Elec.
Aprobación de formatos y contenido 22 de enero Especificaciones funcionales, 29 de enero
Integración de foto, huellas y firma para integración de datos con la Corporación de Guayaquil
Subdirec No es prioritario. Estudio de factibilidad plazo marzo 2016, responsable C. Prieto
Servicios web de consulta biométrica y demográfica interna y externa - Optimización de los procesos de consumo y facturación de servicios electrónicos
X Serv. Elec.
Plazo para entrega de especificaciones de la mesa técnica segunda semana de marzo - Prioridad baja
Mejoramiento del Banco Doméstico
Grupo 2
Coord. Admin. Fin. Coordinador
zonal 9
Evaluación de prototipo 26 de enero Lanzamiento 1 de febrero
103
Descripción de Acciones de Desarrollo
Desarrollo Procesos Servicios Observaciones
Optimización de SAUREG - descentralización de creación de usuarios
Verónica Sangucho
Serv. Electrónicos
/ RC / Inf. Regsitral
15 de febrero se entregará la optimización del sistema, 15 de febrero se entregarán las especificaciones funcionales
Servicio web para firma electrónica individual y masiva (PDF y P7M)
GRUPO 3 de
desarrollo
Serv. Electrónicos
Prioridad alta, plazo para entrega de especificaciones 22 de enero
Integración del módulo de pago con dinero electrónico del BCE - segunda versión dinero electrónico
Serv.
Electronico Especificaciones funcionales agosto 2016
Switch de pago interbancario con entidades financieras - Portal Web
Serv.
Electrónicos Prioridad media, especificaciones funcionales junio 2016
Integración del portal web de servicios electrónicos con el Sistema de Facturación Electrónica
Serv.
Electrónicos Prioridad media, especificaciones funcionales octubre 2016
Servicios web de verificación de identidad ciudadana, AFIS 1 a N y 1 a 1
Contraparte acorde a contrato II trimestre 2016
Integración para funcionalidad de kioskos
Pendiente entrega de ante proyecto para viabilidad del proyecto
Integración de campo obligatorio de registro domiciliario en todos los servicios
Pendientes asignación de recursos para inicio de proyecto
Componente ESIDD Integración del sistema Esidd con el sistema de facturación electrónica (control de especies y hojas de seguridad)
III Trimestre 2016
Cambios de visualización de documentos de ciudadanos en el sistema Esidd (repositorio)
IV Trimestre 2016
COMPONENTE VUV
Especificaciones técnicas Activación de recursos mediados de febrero
PERSONALIZACIÓN GRÁFICA Y ELECTRÓNICA
Contratación de desarrollo externo para ajustes por expedición de Nueva Ley de Registro Civil
Cedulación
Análisis de viabilidad del proyecto acorde a recursos asignados, plazo segunda semana de febrero Módulo de captura de información
Módulo de parametrización
Incorporación del módulo INDOT
104
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Gestión de TI
Observaciones
Firma de responsabilidad del Coordinador/a General de Tecnologías de Información y Comunicación
Observaciones
Firma de responsabilidad del Subdirector/a
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 27 de noviembre 2015 y enero 2016
105
11.2 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y
OPERACIONES
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Implementar y administrar plataformas de hardware, software y redes de datos que por medio de la provisión
oportuna garanticen la continuidad, disponibilidad, rendimiento, seguridad y capacidad óptima de los sistemas
y servicios informáticos.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General (N1)
OE1: Incrementar la satisfacción al usuario
Garantizar la operatividad, funcionalidad y eficiencia de los sistemas de gestión y servicios informáticos para el usuario interno y externo
OE7: Incrementar la eficiencia operacional institucional
Implementar acciones de optimización y de estandarización de los subsistemas de gestión
Subdirección (N2)
Incrementar la operatividad y disponibilidad de los servicios informáticos que soportan las operaciones de la institución
Establecer directrices técnicas que fomenten el intercambio de información entre los diferentes actores institucionales
Generar políticas que garanticen el cumplimiento de estándares de operatividad en las TICs que soportan las operaciones de la DIGERCIC
Coordinación General de
Tecnologías de información y
Comunicación (N3)
Reducir los riesgos y amenazas a la Seguridad informática de datos e información electrónica, aplicaciones institucionales, infraestructura informática y redes de datos de la Institución
Implementar los controles de seguridad informática acorde al esquema gubernamental de seguridad en la información
Implementar controles permanentes internos y externos que mitiguen el riesgo de vulnerabilidad o amenaza a los sistemas informáticos
Incrementar la capacidad, disponibilidad y continuidad de la infraestructura informática informáticas de la Institución
Mantener actualizada la infraestructura tecnológica y los servicios de redes de datos
Implementar ciclos de mantenimiento integral para la infraestructura tecnológica existente
Utilizar progresivamente los servicios de la nube para minimizar riesgos de infraestructura y reducir costos
Dirección de Infraestructura y operaciones (N4)
Incrementar la disponibilidad, continuidad y capacidad de la infraestructura informática MEDIANTE la provisión oportuna y administración eficiente de las plataformas de hardware, software y redes de datos.
Proyectos
1. Proyecto de Mejoramiento de Red de datos (Switch
y Firewalls)
2. Fortalecer la Infraestructura Tecnológica que
soporta toda la Operación de la DIGERCIC (Core)
106
INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y OPERACIONES METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO
INDICADOR DE OPERACIONES COMPORTA-MIENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la disponibilidad,
continuidad y capacidad de la infraestructura
informática MEDIANTE la
provisión oportuna y
administración eficiente de las plataformas de
hardware, software y redes
de datos.
Porcentaje de disponibilidad de la infraestructura= N. Horas con disponibilidad de Infraestructura / Total Horas en operación
Incremento/ Discreto por periodo / mensual / Línea Base 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98%
Porcentaje de capacidad de infraestructura = Capacidad de infraestructura utilizada / Capacidad de infraestructura instalada
Reducción/ Discreto por periodo / Mensual / Línea Base 60%
60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60%
Porcentaje de disponibilidad de plataformas de software = No. Horas con disponibilidad de plataformas de software / TTL. Horas en operación
Incremento/ Discreto por periodo / mensual Línea Base 98%
98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98%
Porcentaje de capacidad de plataformas de software = capacidad de plataforma software utilizada / Capacidad de plataforma software instalada
Discreto por periodo / mensual Reducción/ Línea Base 60 %
60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60%
Porcentaje de disponibilidad de Redes y Comunicaciones = N. de horas con disponibilidad de redes y comunicaciones / total de horas en operación
Incremento/ Discreto por periodo Mensual Línea Base 97%
97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%
Porcentaje de capacidad de Redes y Comunicaciones = capacidad de redes y comunicaciones utilizada / capacidad de redes y capacitaciones instalada
Discreto por periodo Reducción / Mensual Línea Base 60%
60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60% 60%
107
DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la disponibilidad, continuidad y capacidad de la infraestructura informática MEDIANTE la provisión
oportuna y administración eficiente de las plataformas de hardware, software y redes de datos.
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. GPR: Proyecto de Mejoramiento de Red de datos (Switch y Firewalls)
Líder de proyecto Santiago Arias
1. Gestión Administrativa del proyecto ejecutada
2. Equipamiento tecnológico adquirido
3. Solución tecnológica implementada
4. Capacitación para la administración del equipamiento tecnológico realizada
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% hasta finales de mayo de 2016
- N. de funcionarios capacitados en el manejo y mantenimiento de Switch y Firewalls. Meta al menos 3 funcionarios.
- Evidencia de segmentación de usuarios y balanceo de carga.
- Evidencia de bloqueos para evitar ataques e incrementar tráfico de internet.
- Contrato liquidado y cerrado.
2. Teamwork: Fortalecer la Infraestructura Tecnológica que soporta toda la Operación de la DIGERCIC (Core)
Líder de proyecto Adriana Pichucho
1. Especificación de la
capacidad actual y demanda futura de infraestructura informática realizada
2. Gestión Administrativa del proyecto (Adquisición del equipamiento tecnológico)
3. Infraestructura informática implementada
4. Entrenamiento para la administración de la infraestructura informática
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% hasta finales de mayo de 2016
Implementación del 100% de equipos de procesamiento y almacenamiento para los data center de Quito y Guayaquil hasta finales de Julio de 2016. (Hardware) Migrar el 100% de los sistemas principales hacia la nueva infraestructura tecnológica hasta Octubre de 2017 (Software). Almacenamiento de: base de datos MAGNA, base de datos INTDB, digitalización y desmaterialización, archivos NIST, y nuevos aplicativos.
108
COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
- La Dirección de Infraestructura gestionará la contratación del servicio de Cloud con CNT para el
funcionamiento de la plataforma Moodle, requerimiento de la Dirección de Recursos Humanos, plazo
enero 2016.
- La Dirección de Infraestructura gestionará la renovación del contrato del servicio de envío de SMS con
la CNT, por solicitud de la Dirección de Información Registral, plazo enero 2016.
- La Dirección de Infraestructura gestionará la compra de equipos de almacenamiento, tanto para el
Proyecto de Digitalización como para las necesidades operativas, para esto se analizará la asignación de
presupuestaria. Plazo para informar si se gestiona la compra, enero 2016. El TDR debe recopilar todas
las necesidades de almacenamiento en función de los nuevos aplicativos requeridos por las unidades
agregadoras de valor.
- La Dirección de Infraestructura Tecnológica, debe determinar alcance y costos de la adquisición de
licencias para el proyecto de Digitalización y Desmaterialización, los requerimientos deben ser
entregados por la Dirección de Información Registral, plazo febrero 2016. Se debe analizar la
disponibilidad presupuestaria para la activación de este proyecto.
109
FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Infraestructura y Operaciones
Observaciones
Firma de responsabilidad del Coordinador/a General de Tecnologías de Información y Comunicación
Observaciones
Firma de responsabilidad del Subdirector/a
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 27 de noviembre 2015 y enero 2016
110
11.3 PLAN OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SOPORTE E
INTEROPERABILIDAD
MISIÓN DE LA DIRECCIÓN
Gestionar la interoperabilidad con entidades externas y facilitar soporte técnico oportuno a requerimientos de
usuarios por medio de una gestión adecuada de incidentes y problemas informáticos que permita garantizar la
prestación de los servicios a la ciudadanía.
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA DE LA DIRECCIÓN
Unidad de Gestión
Objetivos Estrategias
Dirección General
(N1)
OE1: Incrementar la satisfacción al
usuario
Garantizar la operatividad, funcionalidad y
eficiencia de los sistemas de gestión y servicios
informáticos para el usuario interno y externo
Subdirección (N2)
Incrementar la operatividad y
disponibilidad de los servicios
informáticos que soportan las
operaciones de la institución
Establecer directrices técnicas que fomenten el
intercambio de información entre los diferentes
actores institucionales
Generar políticas que garanticen el cumplimiento
de estándares de operatividad en las TICs que
soportan las operaciones de la DIGERCIC
Incrementar la capacidad,
disponibilidad y continuidad de la
infraestructura y aplicaciones
informáticas de la Institución
Mantener actualizada la infraestructura
tecnológica y los servicios de redes de datos
Implementar ciclos de mantenimiento integral
para la infraestructura tecnológica existente
Utilizar progresivamente los servicios de la nube
para minimizar riesgos de infraestructura y reducir
costos
Dirección de
Soporte e
Interoperabilidad
(N4)
Incrementar la satisfacción de
atención de los usuarios internos y
externos MEDIANTE la provisión
eficiente y eficaz de soporte
tecnológico
Proyectos
1. Implementación del Sistema de Monitoreo
de tiempos de servicio (SIPSE)
Incrementar la disponibilidad de las
aplicaciones institucionales MEDIANTE
la facilitación de soporte informático
2. Implementación de Mesa de Servicios de
Tecnologías de la Información por niveles
Este proyecto debe ser alineado a los dos objetivos
operativos
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INDICADORES DE OPERACIONES QUE EVIDENCIAN LA CONSECUCIÓN DE RESULTADOS – PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD METAS 2016
OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR DE OPERACIONES
COMPORTA-MIENTO
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1. Incrementar la satisfacción de atención de los
usuarios internos y externos MEDIANTE la provisión eficiente y eficaz de soporte
tecnológico
Porcentaje de eficacia en la atención al usuario interno = N. de tickets resueltos / Total de tickets abiertos
Discreto por período Incremento/ Mensual Línea base 97%
97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%
Porcentaje de eficacia a los usuarios externos = N.de tickets resueltos / Total de tickets abiertos (Usuarios externos)
Discreto por período Incremento/ Mensual Línea Base 97%
97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%
2. Incrementar la disponibilidad de las
aplicaciones institucionales MEDIANTE la facilitación de
soporte informático
Porcentaje de disponibilidad de las aplicaciones institucionales = N. de horas de disponibilidad de las aplicaciones institucionales / N. total de horas de operación de todas las aplicaciones
Discreto por período Incremento/ Mensual / Línea Base 97%
97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%
Porcentaje de disponibilidad de los servicios de interoperabilidad = N. horas de disponibilidad de los servicios de interoperabilidad / Total horas de operación de todos los servicios
Discreto por período Incremento/ Mensual / Línea Base 98%
98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98% 98%
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DIRECTRICES GENERALES PARA DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1. Incrementar la satisfacción de atención de los usuarios internos y externos MEDIANTE la provisión
eficiente y eficaz de soporte tecnológico
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
1. Teamwork Implementación del Sistema de Monitoreo de tiempos de servicio (SIPSE)
Director de Soporte e Interoperabilidad Manuel Plasencia
1. Contratación de la nueva versión del sistema de turnos
2. Actualización del software de los monitores para ser compatibles con el nuevo sistema de turnos
3. Instalación, configuración y puesta en operación de la nueva versión del sistema en las 37 agencias principales
4. Capacitación tecnológica, informática y operativa (Técnicos y responsables de agencias); Garantía técnica y soporte
5. Socialización interna
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100% Número de agencias con el sistema implementado. Meta : 37 agencias principales hasta finales de abril de 2016 N. de funcionarios capacitados en el manejo del software SIPSE. Meta: Al menos 50 funcionarios a junio 2016. N. de funcionarios capacitados en el soporte SIPSE. Meta al menos 4 funcionarios en abril de 2016 Liquidación financiera y cierre de contrato realizado.
2. Incrementar la disponibilidad de las aplicaciones institucionales MEDIANTE la facilitación de soporte
informático
Nombre del Proyecto
Líder Componentes Indicador del proyecto
2. GPR:
Implementación
de Mesa de
Servicios de
Tecnologías de la
Información por
niveles
Director de Soporte e Interoperabilidad
Manuel Plasencia
1. Fase precontractual realizada 2. Preparación 3. Análisis y Diseño 4. Instalación y configuración de
Software 5. Implementación de la Mesa
de Servicios (Incluye capacitación)
6. Soporte y mantenimiento
Cumplimiento de Hitos = Hitos cumplidos / Hitos Planificados. Meta: 100%
Número de agencias en las cuales
se ha implementado el sistema
Meta: 24 coordinaciones técnicas
provinciales
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COMPROMISOS GENERADOS POR LA DIRECCIÓN Y OBSERVACIONES DE OTRAS ÁREAS
- Se medirá la satisfacción del usuario en temas relacionados a soporte tecnológico después de la
implementación del sistema de mesa de ayuda (cuarto trimestre 2016). Esta medición servirpa como
línea base para medición de operaciones en el 2017.
- La Dirección de Soporte indica que facilitará las especificaciones técnicas de equipos de computación y
otros (proyectores, impresoras, equipos de cedulación, etc.); a efectos de que se proceda a la
contratación respectiva.
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FIRMA DE COMPROMISO Y RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE LA
DIRECCIÓN La programación operativa levantada con el Director del área y el equipo de Planificación, Seguimiento y Procesos, será la base de la operación y gestión del año 2016. Cualquier cambio de lo programado en el presente documento deberá ser notificado de manera formal a la Coordinación de Planificación Estratégica. La justificación de los cambios solicitados deberá ser avalada por el Coordinador relacionado a la Dirección o por el Director General. El Director del área se compromete a cumplir con los plazos establecidos en la ejecución de indicadores, metas y adquisiciones. Se monitoreará el cierre de arrastres y el cumplimiento de la programación del presupuesto de Contratación 2016, una vez que acorde al Art. 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el 15 de enero la máxima autoridad apruebe y se publique el Plan Anual de Contratación. En caso de existir ajustes al presupuesto y que esto afecte la ejecución de un proyecto, el Director deberá hacer un alcance a su POA anual y esto deberá ser informado a la Coordinación de Planificación Estratégica. El Plan Anual de Contrataciones (PAC), ha sido levantado en formato de flujo de caja, donde se señalada en que mes el Director necesitará los desembolsos, por lo que, se informa que los procesos de contratación debe iniciar al menos 60 días antes de la fecha del desembolso. En caso de no ejecutar las adquisiciones dentro del plazo programado y de no haber una justificación verificable del retraso, se procederá con la liquidación de la Certificación Presupuestaria y la asignación de los recursos a otra área que requiera de fondos para la ejecución de una compra autorizada por el Coordinador del área y Director General. El presente documento será utilizado como línea base para la evaluación de la gestión y desempeño de cada Director y Coordinador. La Dirección de Seguimiento informará trimestralmente sobre la gestión realizada y los retrasos presentados en Comité de Dirección.
Firma de responsabilidad del Director/a de Soporte e Interoperabilidad
Observaciones
Firma de responsabilidad del Coordinador/a General de Tecnologías de Información y Comunicación
Observaciones
Firma de responsabilidad del Subdirector/a
Observaciones
Fecha de levantamiento de la información: 27 de noviembre 2015 y enero 2016