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Libertad y Orden

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República de Colombia


Presentación MHCP_

Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoRepública de Colombia

Despacho Ministro Asesoría Comunicación Interna

Plan de Comunicaciones 2010 - 2001

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Comunicación Pública

La comunicación pública tiene una dimensión estratégica, al ser el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes en tanto involucre todos los niveles y procesos de la organización, facilite el suministro de información oportuna y necesaria, garantice su circulación hacia las partes interesadas y contribuya a promover la participación ciudadana, la rendición de cuentas y el control social, como mecanismos que permiten reorientar el quehacer institucional.

El componente de comunicación pública se fundamenta en tres elementos: comunicación organizacional, comunicación informativa y medios de comunicación, los cuales se desarrollan mediante un plan de comunicaciones, que a su vez, es producto de:

•La manera como están construidas las articulaciones internas que garanticen la coherencia entre la planeación estratégica y su aplicación en la realidad cotidiana.

•El cumplimiento de la responsabilidad de informar, oportunamente, a los servidores y a la ciudadanía, como insumo para el conocimiento y la comprensión de la gestión institucional.

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Comunicación Organizacional

Busca organizar coherentemente la articulación de las acciones y esfuerzos encaminados a lograr el propósito misional, para lo cual el flujo de información es imprescindible. Se preocupa de que la información adecuada esté llegando a las personas adecuadas y que todos conozcan los resultados de la entidad, ya sean buenos o malos y puedan participar en las decisiones, pues de esa manera se demuestra la confianza que se tiene en la capacidad y la buena voluntad de los empleados para enfrentar situaciones. Es una forma además de suavizar los efectos de los cambios.

Comunicación Informativa:

Busca garantizar que el ministerio comunique a la sociedad acerca de su gestión. Este escenario está comúnmente asociado a los medios de comunicación y a la actividad periodística, “en el que se juegan la veracidad, transparencia, suficiencia y oportunidad de la información emitida hacia la sociedad y donde operan el manejo de medios y las oficinas de comunicaciones o prensa”.

Medios y canales de Comunicación institucionales

Conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información, hacia los diferentes grupos de interés.

Elementos de la Comunicación Pública

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Marco Estratégico y Directrices ÉticasMarco estratégico:

• El Plan de Comunicaciones, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se formula en desarrollo del objetivo estratégico DI4, que busca instrumentar y operar un modelo de gobernabilidad que facilite y mejore la comunicación y toma de decisiones.

• Este plan se inscribe dentro del Sistema Único de Gestión, SUG, en el Proceso Estratégico Gestión de

Comunicaciones; tiene carácter transversal a la gestión del Ministerio y se apoya en los canales y medios de comunicación institucionales, en la información de los procesos y en las directrices para la toma de decisiones.

Directrices éticas:

• La comunicación institucional debe fluir oportuna y participativamente, sin distorsiones, por los medios o canales establecidos y a cargo de los funcionarios autorizados, de acuerdo con los principios de transparencia y publicidad; contribuyendo a un mejor clima organizacional.

• A través de mecanismos adecuados para el acceso libre y transparente a la información, se debe presentar a

los medios de comunicación y a la comunidad, los resultados de la gestión de manera clara y oportuna

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Propósito, Objetivos y ClientesPropósito:

Apoyar la construcción de visión compartida, mediante la socialización de información, a través de los medios y canales de comunicación que el Ministerio ha definido para sus clientes internos y externos.

Objetivos :

1. Desarrollar el elemento Comunicación Organizacional que orienta la difusión de políticas y la información generada por el Ministerio, sobre objetivos, estrategias, planes, programas y proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la Entidad. Requiere de los canales y medios de comunicación internos.

2. Desarrollar el elemento Comunicación Informativa, que garantiza la socialización de la información institucional, en forma clara, oportuna y confiable hacia los diferentes grupos de interés y la comunidad. Incluye la definición de estrategias de comunicación para apoyar la rendición de cuentas a la ciudadanía.

Clientes :

Los clientes que reciben el servicio de información y comunicación del ministerio son de carácter interno: funcionarios del Ministerio y de carácter externo: grupos de interés y la ciudadanía.

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FASE 1. PLANEAR

Actividad: Construcción del Plan de Comunicaciones:Tareas:

1. Coordinación con directivos y/o líderes de procesos, para asegurar su compromiso con el desarrollo del plan y garantizar la designación de un funcionario de enlace, para el desarrollo del plan y de un funcionario responsable de publicar en la web y en la intranet.

2. Elaboración de un cronograma de reuniones, para la aplicación de la Matriz de Información y Comunicación y para acordar actividades de seguimiento.

3. Estructuración de encuestas para medir percepción de cliente interno y externo y funcionalidad de los medios de comunicación institucionales, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirección de Recursos Humanos.

4. Revisión de los medios de comunicación institucionales , en coordinación con la Dirección de Tecnología.

5. Análisis de los canales de comunicación institucionales., en coordinación con los enlaces.

Desarrollo del Plan

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FASE 2. HACER

Actividad: Identificación de información, publicación o divulgación

Tareas:

1. Identificación de la información y sus flujos, en cada dependencia, aplicando mensualmente la Matriz de Información y Comunicación, la cual deberá estar avalada y firmada por el directivo y o líder del proceso.

1. Coordinación de la publicación en los medios de comunicación internos y externos y del uso de canales de comunicación (foros, chat, Twitter, grupos primarios), teniendo en cuenta las normas y políticas establecidas y los requisitos de calidad de la información y de sus flujos, en términos de claridad, oportunidad y confiabilidad.

2. Apoyo a la rendición de cuentas y otras actividades del ministerio mediante estrategias de comunicación.

Desarrollo del Plan

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FASE 3. VERIFICAR

Actividad: Seguimiento y evaluación

Tareas

1. Seguimiento a la implementación del plan de comunicaciones

2. Identificación de producto no conforme

3. Medición de percepción interna, través de encuesta de clima organizacional

4. Evaluación de medios y canales de comunicación, a través de encuesta

Desarrollo del Plan

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FASE 4. ACTUAR

Actividad: Ajustes

Tareas

1. Análisis de resultados de las mediciones de percepción interna y externa

2. Análisis de encuestas sobre medios y canales de comunicación

3. Definición de acciones de mejora

4. Elaboración plan de comunicaciones de la siguiente vigencia.

5. Ajuste a medios y canales de comunicación internos

Desarrollo del Plan

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Indicadores:

• Cumplimiento del Plan de Comunicaciones

• Mejora en la comunicación

Riesgo:

• Información que no cumpla con los criterios de calidad: oportunidad, claridad y confiabilidad

Indicadores y Riesgo

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Asesoría Comunicaciones :

La asesora de comunicación interna del despacho del ministro, líder del Proceso Gestión de Comunicaciones, es la responsable de implementar, hacer seguimiento y validar el plan de comunicación, apoyados por los líderes de los demás procesos.

La asesora de comunicación interna actuará como coordinadora, para los temas relacionados en materia de edición y publicación y será la responsable de orientar al Comité de Gobierno en Línea, en este campo, según lo establecido en la resolución No. 545 del 5 de marzo de 2009.

El asesor de comunicación externa del despacho del ministro es el responsable de coordinar la información que se envía a los medios de comunicación, entrevistas, ruedas de prensa y manejo de situaciones de crisis ; de Twitter; y de apoyar los foros y chat con temas prioritarios que realicen las distintas dependencias.

Líderes, de procesos, enlaces y publicadores:

Los líderes de procesos tendrán la responsabilidad de identificar, validar y hacer seguimiento a la información que se publicará o divulgará a través de los canales y medios establecidos y de hacer efectivos los canales de comunicación establecidos por el MHCP.

En cada dependencia o proceso habrá un funcionario que sirva de enlace con la asesora del proceso Gestión de Comunicaciones y se responsabilice de proveer la información, hacerle seguimiento y servir de multiplicador de la comunicación interna.

Igualmente habrá un funcionario responsable de publicar en la web y en la intranet ( puede ser el mismo enlace) que estará en coordinación con la asesora de comunicación interna del despacho del Ministro.

Responsabilidades

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Canales de Comunicación InstitucionalesCanal o mecanismo Definición

Comité DirectivoInstancia mensual de transmisión de directrices del ministro al nivel directivo del Ministerio.

Comités o reuniones temáticasReuniones periódicas con viceministros y directores para analizar prioridades y tomar decisiones sobre temas específicos.

Comité de dependenciaReunión para tratar temas de carácter propio de cada dependencia, administrativos y técnicos.

Comité de Coordinación de Control Interno

Resolución 2245 del 6 de agosto de 2010, tiene como funciones: evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles y de asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

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Reuniones de Planeación de Acciones Correctivas, REPAC

Es una reunión conformada por personas de un mismo proceso o equipo de trabajo que comparten un fin común y que se enfocan a identificar y resolver de manera permanente oportunidades de mejoramiento mediante una metodología específica y efectiva. En esta reunión se da apoyo por parte del personal del SUG de la OAP para ayudar al Líder, Enlace e integrantes de los procesos, a planear y llevar a cabo acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Grupos Primarios Mecanismo obligatorio de comunicación organizativa, creado mediante Resolución No. 351 de 2009, con el fin de asegurar el flujo oportuno y de doble vía, de información sobre las decisiones del Comité Directivo o de aquellos asuntos que el Ministro desee divulgar a todo el Ministerio. Integrados por las personas que tienen línea de reporte directa de acuerdo al orden jerárquico de la entidad (ministro, viceministros, directores, jefes de oficina, subdirectores y coordinadores. Reporta al área asesora de comunicaciones, del despacho del Ministro.

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Comité Institucional Antitrámites y de Gobierno en Línea:

Grupo responsable de la Estrategia Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano y de Gobierno en Línea. Creado mediante Resolución N°. 545 del 5 de Marzo de 2009.

Mesa de Edición y Publicación

Mecanismo creado para dar cumplimiento a las funciones del Comité Institucional Antitrámites y de Gobierno en Línea, en materia de edición y publicación en los portales del Ministerio, uso de los servicios y facilidades tecnológicas y de definición de políticas y directrices para usuarios publiadores de las dependencias del Ministerio.

Buzón de consultas, quejas y reclamos en intranet

Espacio de interacción con la ciudadanía, que le permite expresar su inconformidad con los servicios y la atención del Ministerio y hacer consultas.

Ruedas de prensa Espacio de encuentro entre el Ministro y los medios de comunicación con el fin de dar una noticia sobre un tema relevante.

Comunicado de prensa Documento expedido por el Ministerio, informando sobre un tema específico.Audiencias públicas de Rendición de Cuentas

Espacios de interlocución, deliberación y comunicación, en los que las autoridades de la administración pública deben informar y explicar a la ciudadanía sobre los resultados de la gestión encomendada y someterse al control social.

Eventos Técnicos Foros, debates, seminarios, conferencias, en los que el ministerio participa u organiza, sobre temáticas específicas.

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Medio Definición

Correo electrónico

Servicio de red que permite enviar y recibir mensajes rápidamente. A través de este medio se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo permite desplazar el uso de papel para muchos usos habituales.

Tablón de anuncios Noticias de día, de interés del cliente interno, emitida a través del correo electrónico.

Intranet

Es el medio líder interno de comunicación que debe responder, de manera efectiva, a las necesidades de comunicación de la Entidad. Debe contener toda la información del SUG, información de interés de los funcionarios; servicios, actividades de bienestar, quejas y sugerencias internas.

Página web:Medio externo de comunicación, a través del cual fluye la información institucional de interés para la ciudadanía.

TwitterHerramienta de microblog, en la cual se pueden publicar pequeños textos de 140 caracteres), con información sucinta, en todo momento y lugar.

Medios de Comunicación Institucionales

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Medio Definición

Chat

Protocolo de comunicación, en tiempo real, basado en texto, que permite debates entre dos o más personas. Se diferencia de la mensajería instantánea en que los usuarios no deben acceder a establecer la comunicación de antemano, de tal forma que todos los usuarios que se encuentran en un canal pueden comunicarse entre sí, aunque no hayan tenido ningún contacto anterior.

Foros

Espacio en dónde se pueden escribir mensajes para que los vean todos los integrantes, a la vez que pueden responder los mensajes enviados por los demás. Para que la información quede ordenada se pueden abrir distintos temas o categorías para agrupar los mensajes sobre un tema concreto. Su finalidad es anunciar algo de interés general o debatir algún tema concreto. La principal ventaja que tiene el foro es que el mensaje de respuesta a una duda lo pueden leer el resto de los participantes.

RSS

Sistema ideado para extraer la información que se actualiza con frecuencia, como noticias, mensajes de un foro o artículos de un blog (o bitácora) y usarla en otra web o en un programa. Las siglas RSS significan en su versión 2.0 Really Simple Syndication, literalmente La principal ventaja de los RSS es poder reunir las noticias u otros contenidos de las webs y weblogs que más nos interesan en un programa al que se llama agregador, o lector de RSS, y consultarlas de manera rápida, sin necesidad de ir página por página buscando novedades.

Sala de prensa

Espacio en la página Web del Ministerio de Hacienda, en donde los periodistas y el público en general, disponen de los comunicados de prensa, las presentaciones, fotos, banco de voces y demás material de apoyo para su labor diaria.

Medios de Comunicación Institucionales

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Voceria Oficial El vocero oficial del Ministerio de Hacienda y Crédito Público es el ministro de Hacienda, quien responderá por los temas que competen exclusivamente al manejo de su cartera y los que oriente, en coordinación con otros ministerios. Los viceministros y los directores de área darán declaraciones a los medios, cuando hayan sido autorizados por el Ministro o cuando lo reemplacen en debates en el Congreso de la República, foros o encuentros. Toda entrevista con el nivel directivo del Ministerio, deberá ser canalizada por el asesor de comunicación externa, con el fin de establecer y garantizar el orden y la atención a los medios.

No se responderá a rumores, a menos que los periodistas pregunten por esos temas específicos en encuentros con el ministro.

Generación y validación de información

Los mensajes que se difundan a través de los canales y medios establecidos, deben contener información pública, de carácter institucional, que deba ser conocida y compartida a todos los servidores y usuarios del Ministerio.

La información debe ser validada por los líderes de los procesos.

Todos los servidores en todos los niveles, son responsables de generar información y comunicarla a sus compañeros, entendiendo que es un insumo fundamental para el conocimiento, comprensión y funcionamiento de los procesos.

Políticas de Comunicación

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Fluidez Interna

El estilo de comunicación de los directivos debe promover la motivación y la cooperación de personal. Debe promoverse la buena comunicación entre las personas, de modo que trabajan apoyándose y estableciendo relaciones de colaboración entre sí. Debe haber espacios formales de conversación para que cada dependencia promueva y mejore el trabajo en equipo.

Debe haber mecanismos eficaces para difundir en toda la entidad la información que se produce en las distintas áreas y que se requiere para realizar el trabajo.

La información proveniente de la alta dirección debe fluir en forma dinámica hasta los niveles operativos. Los flujos de información entre los procesos deben estar definidos y todos los conocen y los siguen.

Están definidos los procedimientos y formatos para las comunicaciones oficiales.

Tecnológicas

Las tecnologías informáticas son herramientas ágiles y efectivas y facilitan la consulta y participación. Los responsables del proceso correspondiente recomendarán lo relacionado con la adquisición e implantación de las tecnologías, criterios y normas para su buena utilización.


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Publicación

Todos los documentos a publicar, de carácter público, dirigidos a los medios de comunicación externos, deberán ser conocidos, previamente, por el asesor de comunicación externa del Ministerio. La matriz de información y comunicación será la guía para la publicación de información. La publicación de información, en los medios de comunicación del Ministerio, cumplirá con los requisitos establecidos por la Mesa de Edición y publicación y en la normatividad relacionada. La información cumplirá con tres criterios de calidad: Claridad: el lenguaje utilizado deberá obedecer a la heterogeneidad de usuarios del Ministerio; sencillo y de fácil comprensión. Oportunidad: en los tiempos establecidos.

Confiabilidad: información revisada, validada, respetando fuentes y derechos de autor.


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Publicación

Están terminantemente prohibidas las siguientes acciones por parte de los usuarios de este sitio web:

Publicar información que contenga el contacto de una persona que no desee que tal información aparezca en la comunicación.

El usuario se compromete a utilizar los servicios de publicación de manera ordenada y sin infringir la moral de los demás usuarios, manteniendo el orden, evitando anuncios ofensivos, difamatorios o de carácter pornográfico, al hacer esto acepta que los mismos serán rechazados.

Que envíe información que sea ilegal o incite a la violencia o a cualquier tipo de comportamiento criminal.

Que revele asuntos privados o que viole los derechos humanos relacionados con la privacidad y la publicidad.

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Publicación

Que contenga virus o cualquier otra característica contaminante o destructiva, o que interfiera en el correcto funcionamiento de este sitio web o el acceso de cualquier usuario a este sitio web.

Que republique información suministrada anteriormente por un usuario diferente.

Que incite a otras personas a violar las condiciones de funcionamiento de Clasificados y/o de estos términos y condiciones.

Que infrinja la propiedad intelectual o industrial o cualquier derecho de terceros.

Que ponga a la venta productos o servicios cuya venta, distribución o divulgación esté regulada, como por ejemplo, la venta de valores.

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Publicación

Que publique un anuncio que ponga a la venta productos falsificados, drogas (ilegales o bajo prescripción médica), equipos farmacéuticos, armas de fuego, o cualquier tipo de armas, alcohol o cualquier otro tipo de material peligroso, restos humanos. Los anuncios sobre juego, prostitución o servicios relacionados con el sexo, o la promoción de lo anterior también quedan absolutamente prohibidos.

El usuario reconoce y acepta que cualquier contacto de compra, venta, reunión, contratación de servicios ye es exclusivamente realizada entre el interesado y el usuario o terceras personas. En consecuencia el usuario acepta que los titulares de los clasificados no tienen ningún tipo de responsabilidad sobre los daños o perjuicios de cualquier naturaleza que puedan presentarse con motivo de las negociaciones, comunicaciones, relaciones y demás contactadas a través de la Intranet. Con la publicación de ventas o servicios el usuario acepta que lo hace bajo su riesgo y responsabilidad.

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Publicación

El Ministerio no se hace responsable NINGÚN COSTE, GASTOS O DAÑOS PROVOCADOS POR O RELACIONADOS por las transacciones publicadas en la Intranet.EL Ministerio no se hace responsable por falsos contactos en sus anuncios o calidad de los productos.

El Ministerio no permite publicar la venta de productos, mercancías o servicios que infrinjan leyes o normatividad nacional o internacional vigente (Por ejemplo: Derechos de Autor).

Está terminantemente prohibido abusar del servicio que brinda Clasificados, publicando muchas veces el mismo anuncio o anuncios similares.

Los anuncios colocados deben contar con una fecha de finalización, máximo 60 días); después serán borrados sin previo aviso.

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Situación de Crisis

El Ministerio definirá una estrategia para el manejo de medios de comunicación en situación de crisis, de forma tal que las entidades del sector cuenten con una hoja de ruta que les permita saber cómo actuar ante una eventualidad.

En caso de emergencias, el asesor de comunicación externa del despacho del Ministro, actuará como coordinador de información y ejecutará las acciones definidas en el Plan de Emergencias del Ministerio.

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El desarrollo del Plan de Comunicaciones requiere recursos humanos, tecnológicos y económicos.

•Recursos humanos: comunicadores sociales, diseñador gráfico, web master, pasante y secretaria.

•Recursos tecnológicos: medios de comunicación institucionales: web e intranet, software y todas sus aplicaciones. Cámaras de video, fotográficas, internet inalámbrico, grabadoras. •Recursos económicos: para contratación de publicaciones o eventos especiales del ministerio.

Recursos

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•Artículos 74, 40 y 209 de la Constitución Política de Colombia

•Decreto 4712 del 15 de Diciembre de 2008, Integración del sector administrativo de Hacienda y Crédito Público, Objetivos y Funciones.

•Ley 18 de 1989 establece las funciones y requisitos para el desempeño de la divulgación y prensa, en las entidades del orden nacional.

•Artículos 3°, 32° y 33° de la Ley 489 de 1998. •Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública, NTCGP 1000: 2009

•Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005. •Norma ISO 9001:2008

•Resolución N°. 545 del 5 de Marzo de 2009. Estrategia Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano y de Gobierno en Línea. Competencia y funciones en materia de edición y publicación.

•Resolución No. 351 de 2009. Grupos Primarios

Marco Normativo

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•Plan Estratégico del MHCP

•Manual Corporativo del Sistema Único de Gestión del MHCP

•Modelo de Comunicación Pública

•Manual de Identidad Visual de la Presidencia de la República

•Mapa cultural del MHCP (actitudes, conductas y comportamientos) que deben caracterizar a los servidores y colaboradores de la entidad.

•Política Marco de Uso de Portales del MHCP

•Manual Gobierno en Línea del Ministerio de las TICs

•Plan de Emergencias del MHCP

•Matriz de Información y Comunicación (anexa)

Documentos Asociados

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Glosario

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Matriz de Información y Comunicación

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Documents

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