PLANEACIÓN DE PROYECTOS

Juan C. Mata/Héctor Rico

PROYECTO: Proceso único que conlleva un conjunto de actividades concretas, interrelacionadas, coordinadas, planificadas, ejecutadas y evaluadas para alcanzar

un objetivo definido en un tiempo y con unos costos determinados.

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¿Qué requiere cualquier proyecto?

1. Objetivos y metas

5. Un plan financiero

3. Recursos

4. Tiempo

2. Un plan de trabajo

6. Intención de generar un cambio

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Objetivos del proyecto

• Es la obra que se quiere realizar, el objeto que se quiere producir o el servicio que se quiere prestar.

• Para conseguir resultados positivos, es indispensable considerar los siguientes elementos.

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Satisfacer las necesidades del usuario o cliente

• Todo proyecto responde a un diagnóstico previo y a unas necesidades previamente identificadas.

• Este aspecto tiene una importancia creciente hoy en día debido a la introducción de la gestión con criterios de calidad en cada vez un número mayor de organizaciones.

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Buscar un coste económico equilibrado Los objetivos se tienen que lograr dentro de un margen de

rentabilidad económica y social.

Pregúntese:

¿Qué recursos son necesarios?

¿Qué es lo más eficiente y eficaz?

¿Cómo lograr los objetivos de forma que sea rentable?

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Cumplir un plazo establecido

• El tiempo es implacable y es un recurso FINITO.

• Siempre hay que prestar atención al cumplimiento de plazos durante el desarrollo del proyecto.

• Son habituales las desviaciones sobre el tiempo preestablecido.

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Características de los proyectos

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Entidad, tamaño y enlace

Medios relevantes,

variados y cambiantes

Indispensables para gestionar

los recursos humanos y

materiales.

Irreversibilidad

Frecuentemente se tienen que

tomar decisiones irreversibles

para avanzar.

Dinamismo y evolución Inestabilidad y cambio

permanente requiere gran

dinamismo y agilidad de los

participantes.

Discontinuidad

Una vez terminado, no se repite

de manera continuada

Influencias Externas

Las presiones sociales, políticas

y económicas pueden afectar

el resultado del proyecto

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Presentan riesgos -Pérdidas económicas, retrasos,

averías, consecuencias sociales,

pérdida de clientes, etc…

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-Definición de objetivos, aspectos técnicos y alcance. -Se analizan experiencias previas de proyectos similares

-Puesta en marcha de la planificación anterior. -Combina gestión y trabajo técnico para cumplir los objetivos.

-Monitoreo constante permite detectar desviaciones. -Identificar problemas y resolverlos a tiempo

-Análisis de riesgos y problemas potenciales. -Organizar actividades y tareas para alcanzar los objetivos -Establecer un plan de seguimiento. -Determinar recursos necesarios.

-En caso de presentarse desviaciones, el proyecto podrá requerir cambiar el diseño o replantear la planificación.

Ciclo de vida de un proyecto

• El primer paso para la elaboración de un proyecto será la identificación del problema o necesidad

• Una necesidad es aquello que es

conveniente, práctico,

imprescindible, como una

instalación, un producto o un

servicio.

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Iniciando un proyecto

Para identificar necesidades:

- Contrastar la ausencia de algo.

- Contrastar distancias, discrepancias con

niveles habituales o normales de

bienestar, de servicios…

- Comparaciones con los niveles deseables

de bienestar y servicios.

- Establecer previsiones sobre situaciones

futuras.

- Realizar un análisis crítico de la realidad.

- Detectar disfuncionalidades.

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Identificar las necesidades

Técnicas cualitativas, buscan dar consenso :

- Informadores - Técnica Delphi - Grupo nominal - Tormenta - Fórum comunitario.

de ideas

Técnicas cuantitativas, hacen referencia a cuestionarios.

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Técnicas cuantitativas y cualitativas

Determinación de los crtiterios a seguir para

la valoración de prioridades.

Realizar una preselección de los problemas.

Estudio y clasificación de los

problemas o necesidades,

Delimitación del problema o

descripción de la necesidad a la que

da respuesta el producto/servicio.

- Explicar en qué consisten,

describirlos

- Justificar por qué es necesaria la

puesta en marcha de un proyecto

que aborde dicho problema o

necesidad.

- Precisar el objetivo general que se

persigue con el proyecto.

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Establecimiento de prioridades

Innovación: es poner ideas

en valor. Se hace con el

propósito de conseguir

resultados.

¿Cómo innovar?

- Reconocer una

necesidad.

- Investigar las

tendencias.

- Mejorar los productos

actuales.

- Tratar de estar

informado

- Identificar las

cualidades propias.

- Intercambio de ideas.

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Un proyecto debe ser innovador

1. Naturaleza del proyecto

2. Justificación/fundamentación.

Necesidad o problema al que

responde.

3. Beneficiarios del proyecto.

4. Localización del proyecto:

dónde se llevará a cabo.

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Definición de un proyecto

- Claros: lenguaje comprensible y

preciso.

- Concretos: expresen con claridad y

precisión.

- Realistas: factibles de alcanzar con

los recursos disponibles.

- Pertinentes: relación lógica con la

naturaleza de los problemas.

- Evaluables: cuando terminen las

actividades que los desarrollan, se

puede saber si se han cumplido o

no.

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¿Cómo definir objetivos?

Identificar riesgos, sus causas y la probabilidad de que sucedan con el fin de plantear estrategias que los prevengan o corrijan. Etapas: • Identificar los riesgos. • Establecer la probabilidad. • Determinar estrategias preventivas

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Análisis y gestión de riesgos

Permiten monitorear el

progreso del proyecto.

Proporcionan información que

puede ser analizada y utilizada

para identificar problemas y

detectar necesidades.

Sociodemográficos De problemas De utilización de De recursos De mercado

sociales servicios

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Indicadores

• Diagramas de Flujo de procesos • Diagramas estructurales y funcionales • Diagramas de Gantt (actividades y tiempos)

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Herramientas para planificación

• Perfiles competenciales - Recursos humanos necesarios - Medios de producción - Materias primas, herramientas, instalaciones,

material - Fungible y suministros.

Definición de perfiles- definir que es lo que se busca en los recursos humanos para poder identificar a las personas que mejor cumplan con dicho perfil. Nivelación de recursos- consiste en asignar los recursos de acuerdo con las necesidades reales, pero de tal manera que los costos se minimicen, y ello para cada tipo de recurso utilizado. Presupuesto del proyecto- Determinar el coste por cada actividad y la suma de todas las actividades será el coste total del proyecto.

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Planificación de Recursos

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Etapas de un proyecto

1. Gestión

Responsabilidades de un gestor

Competencias y funciones

Áreas de conocimiento.

2. Diseño

Análisis inicial

Generación de ideas

Identificar necesidades

Definición del proyecto

Definición de objetivos

Buscar apoyos y recursos

3. Planificación

Análisis y gestión de riesgos

Herramientas de planificación

Recursos

Plan de seguimiento y evaluación

4. Ejecución

Seguimiento

Equipo de proyecto

Reuniones

Toma de decisiones

Gestión de cambios

Resolución de conflictos

5. Conclusión

Evaluación final

Cierre del proyecto

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Propuesta de índice para estructurar un proyecto de CyS 2019

1. Definición del proyecto 1.1 Identificación de necesidades

1.2 Generación de ideas

1.3 Identificar fortalezas, debilidades,

oportunidades y amenazas

1.3 Establecimiento de prioridades

1.4 Delimitación del problema

1.5 Definición de los objetivos

2. Formulación del proyecto 2.1 Identificar requisitos técnicos y/o legales

2.2 Cuantificar beneficios e impactos

2.3 Identificar posibles apoyos económicos

2.4 Matriz de riesgos y soluciones

3. Planificación del proyecto 3.1 Definición de equipo y roles

3.2 Definición y asignación de actividades

3.3 Asignación de tiempos

3.4 Definición de Hitos

3.5 Definición de presupuesto

3.6 Definición de indicadores para el seguimiento y

evaluación del proyecto.

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¡Gracias por su atención!

Cloruro de Sodio (NaCl) visto con Microscopía de Barrido Electrónico

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Fuente

“Guía para elaboración de proyectos”,

Gobierno del País Vasco, 2010