Planeacion para un evento

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Semana 5: Planeación y Manejo de Eventos

Planeación de un Evento

Después de hecho el contacto con los potenciales clientes utilizando las técnicas de ventas establecidas, detectando las necesidades del cliente y usando como herramientas de mercadeo nuestros portafolios de servicios y productos, deben realizarse 3 fases de la planeación del evento que son esenciales para el futuro éxito de este: Cotizaciones

• Es un listado claro y valorizado de los servicios y productos que pueden satisfacer las necesidades del cliente.

• Debe ser la respuesta escrita a las conversaciones que se han tenido previamente con los clientes.

• Una cotización bien elaborada es aquella que cubre todos los servicios y productos que el cliente puede requerir durante el desarrollo del evento, para que él pueda calcular casi exactamente el costo total de este.

• No solo debe valorizar los servicios comunes, salón, equipos, alimentos, bebidas, decoración, ambientación, etc, sino también costos de servicios, impuestos, recargos, etc.

• Estas cotizaciones deben tener una caducidad en tiempo y en caso de que se pidan para un período largo (ejemplo: una Convención o un Congreso Internacional) , se debe buscar un método que nos permita actualizar estos precios. Ejemplo: Darlos en dólares.

• La cotización debe indicar los precios al cliente, para que si está interesado, oficialice la realización del evento.

• Es lógico entender que los precios de la cotización son los fijados más los recargos previamente establecidos, y los descuentos acordados.


Ejemplo de Cotización

Bogotá, 28 de Octubre de 2003

Señor Fernando Aristizàbal Director General A.N.C.U. Ciudad

Asunto: Cotización

Respetado señor Aristizàbal:

Comedidamente le estamos cotizando los servicios que ofrece nuestro Hotel.

Alojamiento con Desayuno Americano

Habitación sencilla $ 50.000.oo

Habitación doble y/o twin $ 70.000.oo

Habitación triple $ 90.000.oo

Habitación cuadruple $ 110.000.oo

Alimentos

Restaurante internacional los Urapanes

Menú de 4 servicios $ 11.000.oo

Menú de 3 servicios $ 7.000.oo

Cafeterìa los Helechos

Menú de desayuno $ 6.000.oo

Menú de almuerzo $ 4.000.oo

Cafeterìa los Helechos


Menú de desayuno $ 6.000.oo

Menú de almuerzo $ 4.000.oo

Otros

Refrigerios $ 3.000.oo

Pasabocas y canapés $ 1.200.oo

Ayudas audiovisuales precios por dìa

Video Beam $ 95.000.oo

Retroproyector Acetatos $ 30.000.oo

V.H.S. y TV. $ 30.000.oo

Diapositivas $ 30.000.oo

Sonido $ 30.000.oo

Salones $ 100.000 hora.

Arrayanes 200 personas en auditorio

Helechos 180 personas en auditorio

Rosales 40 personas en auditorio

Cayenos 40 personas en auditorio

Cerezos 17 personas sala de juntas

Urapanes 70 personas sala de juntas

Para mayor información favor comunicarse con Alba Luz Sánchez y/o Diógenes Campos, al Departamento de Eventos y Atención al Cliente, P.B.X. 370 49 49 Extensiones 110/540. Cordialmente, Alba Luz Sánchez Promotora de Eventos


Contrato de Eventos

Una vez que los ejecutivos de ventas y el cliente han acordado los términos exactos del evento especial, deben confirmarlos en un contrato. Todos los detalles que las dos partes acordaron deben ir escritos en el contrato. El cliente también debe estar consciente del requisito de un número garantizado de invitados.

Es importante determinar un número aproximado de participantes cuando se firma el contrato. Sin embargo, como los eventos especiales pueden llevarse a cabo meses o años después de la fecha de firmado el contrato, el representante de eventos no puede exigir que el cliente tenga un número aproximado en ese momento. Algunos establecimientos se comunican con el cliente alrededor de dos semanas antes del evento para actualizarse con respecto al número aproximado de asistentes. Si el evento es grande, requiere de compras especiales; el establecimiento hará este contrato un mes o más, antes del evento. En algunos casos la propuesta original difiere de la final, ya que el cliente puede necesitar un salón más grande o más pequeño, por lo cual el cliente dos días antes del evento debe establecer el número definitivo de invitados esperados.

Los contratos de banquetes normalmente fijan mínimos y garantías; algunas veces, la garantía se convierte en el mínimo; el establecimiento cobrará al cliente un número mínimo de invitados pero servirá un porcentaje adicional especificado en caso de que asistan más personas al evento.

Otros establecimientos aplican una garantía a cualquier lado de la base; el factor de variación es la diferencia entre el número máximo de participantes para los que se preparó el evento y el número mínimo por los que el cliente tendrá que pagar.

De ser posible el departamento de eventos debe hacer los arreglos finales del menú, bebidas, y en general servicios requeridos y fijar los precios para eventos grandes mucho tiempo antes de la fecha del evento. Después de que se hayan hecho todos estos arreglos (contrato de evento especial), se envía al cliente para su aceptación. A menudo el cliente debe pagar un porcentaje específico o incluso el 100% del costo calculado para el evento, al menos dos semanas antes de éste; de lo contrario no se desarrollará el evento. Normalmente el cliente debe pagar cualquier faltante al final del evento o dentro de los treinta días posteriores al evento.


El contrato debe indicar los productos y servicios exactos que se proporcionarán. Los alimentos, bebidas, mano de obra y otros costos directos en que se incurra para producir y servir los artículos establecidos en el contrato, se incluyen en el precio.

Aspectos que se deben tener en cuenta para la elaboración de un contrato 1. Género o tipo de evento: Se refiere a que según la necesidad planteada por el cliente, teniendo en cuenta sus gustos y presupuesto; se dará respuesta a esta necesidad presentando una oferta ideal o adecuada. Se establece de esta forma un convenio y se determina con el cliente el tipo de evento. Por ejemplo un coctel, una cena, un buffet. 2. Nombre del cliente Se refiere este punto a la identificación de la persona que contrata el servicio, puesto que puede tratarse de una empresa representada por alguien sobre el cual recae la responsabilidad del contrato en todos sus aspectos. Es importante determinar este aspecto para efectos del cobro de servicios a la persona indicada en el contrato. Los datos más importantes en este sentido serán:

• Nombre del cliente (persona que firmará el contrato) • Nombre de la empresa (identificación comercial) • Localidad (ubicación o dirección comercial y residencial si es el caso) • Teléfonos de la empresa y residencia para caso de comunicación.

3. Fecha Se determina la fecha exacta para la cual estará prevista la reunión, el día y la hora en que deberá realizarse, además del tiempo aproximado en horas para tener en cuenta aspectos que de este dependen. 4. Participantes Es el número de personas invitadas al evento, discriminando quienes serán los invitados de honor o agasajados para tener en cuenta su atención especial. Esto se hace para que el establecimiento se responsabilice por el servicio de ese número de invitados y para que el cliente asuma el costo del servicio para este número de personas. 5. Local


Se determina con el cliente el salón en el cual se va a llevar a cabo la reunión, ya sea dentro del establecimiento o fuera de este. Se deberán conocer sus características para proveer los aspectos más importantes del servicio y no improvisar. 6. Programa Se refiere a los aspectos o actividades que se van a desarrollar durante el servicio, la recepción, los discursos, el brindis, etc. Deberán discriminarse estas actividades para que el personal de servicio sepa en qué momento deberá actuar según lo previsto para el caso. 7. Personal de servicio Será convenido con el cliente el número de personas que prestará el servicio y el costo que tendrá.

• El maitre o capitán de meseros se encargar de planificar y organizar el servicio, además de supervisar su ejecución.

• El barman prepara y sirve las bebidas en la reunión; se calculan de 60 a 80 personas por barman.

• Los meseros servirán alimentos y bebidas a los invitados durante la reunión; se calculan de 25 a 30 personas por mesero.

8. Decoración Esta por lo general es escogida por el cliente con asesoría de la gobernanta si es un hotel o por una persona experta en el arte de la decoración y deberá ser estricta en cuanto al gusto y exigencias del cliente para evitar reclamos posteriores. Es normal elaborar un croquis. 9. Varios En este punto se deberá determinar algún gusto o pedido especial del cliente como elemento primordial del contrato, tal como los cigarros o cigarrillos, conjunto musical o música de fondo, alquiler de material de servicio o muebles, transporte y otros.


Modelo de Contrato

Contrato No.

Fecha

Nombre del cliente

Dirección Teléfono

Evento Fecha de realización

Salón Horario

Cobrar a

Dirección Teléfono

Mínimo de personas

Servicios contratados

Alimentos

Bebidas

Otros servicios


Para constancia firman, aceptando las condiciones fijadas

Hotel Cliente Cláusulas 1. El cliente contrata y el Hotel acuerda prestar los servicios aquí establecidos y de acuerdo con los términos del presente. 2. El Hotel se reserva el derecho de requerir de pagos adicionales o el pago adicional en cualquier momento previo a la fecha programada del evento. 3. El cliente acuerda avisar al Hotel al menos 48 horas antes del evento el número definitivo de invitados. Esta cifra se utilizará como el mínimo garantizado. El Hotel no será responsable del servicio para una cifra 50% mayor de la asistencia mínima garantizada. 4. El cliente abonará el 50% del monto de este contrato a la firma del mismo y el otro 50% lo cancelará al finalizar el evento, más los gastos adicionales. 5. El cliente o sus invitados no podrán introducir ningún tipo de alimentos o bebidas al hotel. 6. El cliente se responsabiliza de todos los daños que cualquiera de sus invitados o alguna otra persona que asista al evento causen al salón reservado o cualquier otra área del Hotel. 7. El Hotel se reservará el derecho de aprobar la contratación de grupos musicales, espectáculos, o cualquier tipo de esparcimiento por parte del cliente. 8. En caso que el Hotel, a petición del cliente, proporcione algún servicio de alimentos o bebidas o de alguna otra naturaleza que no esté establecido en este contrato, el Cliente acuerda pagar al Hotel los gastos que se generen. 9. En caso que este contrato se firme en nombre de una empresa, sociedad, asociación o club, la persona que firme deberá comprobar al Hotel que tienen completa autoridad para firmar el presente, del correcto acatamiento de este contrato.


Informe de Eventos Es un memorando para información interna del establecimiento, del área de eventos para los diferentes departamentos o secciones involucradas en el evento, con la información necesaria para cada una. Se debe entregar con no menos de 48 horas de anticipación.

Formato Informe de Eventos

INFORME DE EVENTO 5678

Clase de Evento Almuerzo de Trabajo

SALON Restaurante "URAPANES" Valor $188.500.oo

FECHA REALIZACION Viernes 19 de Septiembre de 2003 HORA 12:320 pm

EMPRESA TOR REPUESTOS Télefono 262 3502

RESPONSABLE MARCIA ROJAS Fax 760 4221

MONTAJE MESA EN "U" Dirección carrera 71 C No 4 55

ABONO $188.500.oo Saldo 0.oo

N° DE PERSONAS. 13 Nit. 899999-034-01

CONCEPTO CANTIDAD VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

MARTES 29 DE ABRIL DE 2003

ALMUERZO N0. 34 13 $11.00.oo $143.000.oo

COCTEL No 27 13 $3.500.oo 45.500.oo

Gran Total $188.500.oo

DEPENDENCIAS

PORTERIA

CAJA


AUDITORIA

RECEPCION

GERENCIA

Documents

Planeacion para un evento