Planes de Transportación Multimodal de Puerto Rico 2040 · Se observa que este PIP para los ... una mayor conciencia pública y de apoyo para los planes ... El marco de trabajo para

Planes de Transportac ión Mult imodal de

Puerto Rico 2040

Documento Técnico Plan de Participación Ciudadana (Tarea 2)

BORRADOR FINAL

Enero de 2012

Preparado por:

Caribe, LLP

PLAN DE PARTICIPACION CIUDADANA (PIP) Tabla de Contenido

1.0 Introducción ................................................................................................... ....... 1

1.1 Panorama General ......................................... ............................................. 1 1.2 Requisitos del Plan de Participación Ciudadana (PIP)............................... . 2

1.2.1 Requisitos Federales …......................................... ......................... 2 1.2.2 Plan de Participación Ciudadana de la OMP ................................... 2

1.3 Metas y Objetivos del Plan de Participación Ciudadana (PIP)........ ............. 7 1.4 Panorama General del Proceso para el desarrollo del Plan de

Transportación.............................................................................................. 8 2.0 Componentes del Programa de Participación Ciudadana ............................... 10

2.1 Plan de Participación Ciudadana Tarea (2.1).......................................... 10 2.1.1 Actividades Planificadas e Itinerario ............................................. 10 2.1.2 Listado de Contactos .................................................................... 11

2.2 . Reuniones con el público (Tarea 2.5)....................................................... . 11 2.3 Reuniones adicionales Tarea (2.6).......................................... ................. 12 2.4 Grupo Asesor de las Partes Interesadas (Tarea 2.2) ............................ .... 12

2.4.1 Composición........................................ ........................................... 13 2.4.2 Itinerario de reuniones y lugares …............................................... . 13 2.4.3 Cuestionario Inicial ........................................ ................................ 13

2.5 Material para la Participación Ciudadana (Tarea 2.3)…. ........................... 13 2.5.1 Pagina Web del proyecto ...............................................................13 2.5.2 Hojas informativas del proyecto .....................................................14 2.5.3 Boletines informativos ....................................................................14 2.5.4 Línea directa del proyecto .............................................................. 14 2.5.5 Video Introductorio ......................................................................... 14 2.5.6 Folleto del proyecto ........................................................................ 14 2.5.7 Identidad del proyecto..................................................................... 14 2.5.8 Comunicación a través de la visualización.……............................. 15

2.6 Poblaciones tradicionalmente marginadas (Tarea 2.4) .............................. 15 2.7 Difusión en los medios (Tarea 2.8) ............................................................. 17

2.7.1 Coordinación con la Oficina de Comunicaciones y Prensa ............ 17 2.7.2 Listado de los medios de comunicación.......................................... 18 2.7.3 Reuniones/ talleres y publicidad del proyecto................................. 18

2.8 Documentación de participación ciudadana (Tarea 2.7) …......................... 18 2.8.1 Actualización del PIP ..................................................................... 18 2.8.2 Documentación del PIP …………………………….......................... 18 2.8.3 Revisión del PIP ……….….………………….....……………............ 19

3.0 Coordinación entre OMP, Cliente y Agencia....................................................... 21 3.1 Comités de la OMP ..................................................................................... 21 3.1.1 Comité de política pública ............................................................... 21 3.1.2 Grupo técnico ................................................................................. 21 3.1.3 Comités de participación ciudadana .............................................. 21 3.2 Coordinación DTOP/ACT …........................................................................ 22 3.3 Coordinación con otras agencias ............................................................... 22 3.4 Página web interna del proyecto ................................................................ 22 3.5 Itinerario de actividades .............................................................................. 23 3.6 Documentación .......................................................................................... 23

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Plan de Participación Ciudadana Documento técnico

Autoridad deCarreteras y Transportación de Puerto Rico

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1.0 Introducción

1.1 Panorama General La participación ciudadana y la difusión en los medios es clave para el éxito de cualquier estudio de planificación, y debe incorporar interacción con el público en general así como otros grupos asociados a la planificación y el ofrecimiento de servicios de transportación. El Departamento de Transportación y Obras Públicas de Puerto Rico (DTOP), a través de la Autoridad de Carreteras y Transportación (ACT) y en coordinación con la organización metropolitana de planificación (OMP), está llevando a cabo el desarrollo de los planes del transportación a largo plazo (LRTPs - por su siglas en ingles) al año 2040 para cada una de las siete regiones de planificación de transportación. Para la preparación de los LRTP de Puerto Rico, según discutido más adelante en este plan, hay tanto requisitos federales específicos para la participación ciudadana en el proceso del desarrollo del plan, como guías generales desarrolladas por el OMP en su plan de participación ciudadana vigente tanto para la ejecución de la operación de planificación regional, y para la administración de fondos a través de programas de la Administración Federal de Tránsito (FTA- por sus siglas en ingles). Este documento describe el plan de participación ciudadana (PIP – por sus siglas en ingles) que se pondrá en práctica durante el desarrollo de los LRTP’s 2040. Se observa que este PIP para los LRTP’s está

adaptado para conformarse a los requisitos federales y complementa la dirección actual del PIP del OMP, y el programa específico que se seguirá al ejecutar los métodos de participación ciudadana. Para promover una participación significativa y constante de un amplio grupo que sea representativo de las diversas opiniones del publico en los diversos asuntos, el PIP se estructura para ser un proceso proactivo. Está diseñado para alcanzar una amplia representación de las agencias, de las partes interesadas y del público en general. Esto facilitará la difusión de la información y de las ideas en un proceso de dos vías de comunicación, y proporcionará y abrirá un canal de comunicación y diálogo a través del curso del proyecto. Se reconoce que el éxito de los planes depende de un exitoso esfuerzo de divulgación pública. Como tal, la estructura del OMP para las siete regiones de planificación de transportación está comprometida a llevar a cabo un programa de participación ciudadana enfocado en solicitar la interacción de la comunidad y que incorpore una evaluación de los impactos y de las opiniones de la comunidad a través de este proceso. La participación activa de ciudadanos y de partes interesadas es impotante para definir la visión y caracterizar el papel que juega el transporte, así como ayudará a dirigir las inversiones a largo plazo del transporte en cada región de Puerto Rico con el propósito de alcanzar las mejores conexiones para la movilidad. El efecto positivo de implementar un gran esfuerzo de participación del público dará lugar a una mayor conciencia pública y de apoyo para los planes 2040. Este plan documenta el proceso de participación del público y las estrategias y herramientas que se utilizarán para atraer a los ciudadanos y a las partes interesadas. También identifica otros esfuerzos de alcance para llegar a diversos grupos demográficos, apuntando especialmente a esos ciudadanos a los que no se puede alcanzar fácilmente con métodos tradicionales y que pudieran depender de la política pública con respecto al transporte. Todas las actividades de participación ciudadana emprendidas con este plan serán evaluadas constantemente durante el transcurso

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del proyecto, y serán documentadas completamente a medida que el proceso esté próximo a su terminación.

1.2 Requisitos del Plan de Participación Ciudadana (PIP) 1.2.1 Requisitos Federales Adoptado en agosto de 2005, sección 6001 de la Ley para la Seguridad, Confiabilidad, Flexibilidad, Eficiencia y Equidad en la transportación: Un Legado para los Usuarios (SAFETEA-LU , por sus siglas en inglés, 23 USC 139) proporciona dirección tanto para los procesos de planificación metropolitanos y estatales así como los requisitos específicos para la participación ciudadana. Según establecido por SAFETEA-LU, el PIP “será desarrollado en consulta con todas las partes interesadas y proporcionará que todas las partes interesadas tengan oportunidades razonables de comentar el contenido del plan del transportación”. Además, los nuevos requisitos para participación ciudadana incluyen los siguientes elementos:

• Las reuniones públicas y los talleres deben ser accesibles. Con un uso abundante de las técnicas de visualización al presentar la información del plan incluyendo mapas, tablas, gráficos, y otros métodos.

• La información pública se debe hacer disponible en formatos electrónicamente accesibles, tales como la red global de comunicación (Internet).

• Todas las técnicas para estimular la participación pública anticipadas en el proceso de participación ciudadana de este plan están diseñadas para cumplir con estas regulaciones.

Hay también regulaciones federales referentes a justicia ambiental. La orden ejecutiva U.S 12898 define la justicia ambiental como el trato justo y participación significativa de toda la gente - sin importar raza, grupo étnico, ingreso, o nivel de escolaridad - en la toma de decisiones con relación a la transportación.. 1.2.2 Plan de Participación Ciudadana de la OMP

Regiones de Transportación de la OMP El marco de trabajo para la OMP de Puerto Rico está dividido en siete regiones de planificación de transportación en Puerto Rico, cada una de ellas definida como un OMP esto según la definición del Censo del 2000 de aéreas urbanizadas y la distribución de la población en la isla. Hay dos Areas de Manejo de Transportación (TMA) con una alta población - San Juan y Aguadilla - y hay otras cinco regiones más pequeñas de planificación de transportación que abarcan otras nueve áreas urbanizadas. Cada área urbanizada abarca varios municipios. Las regiones de planificación de transportación se definen como sigue:

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• Area de San Juan de Manejo de Transportación [(San JuanTMA)-por sus siglas en inglés] • Area de Aguadilla de Manejo de Transportación [(Aguadilla TMA)] • Región Noreste • Área Urbanizada de Fajardo Región Norte

o Area Urbanizada de Arecibo o Area de Urbanizada de Florida- Barceloneta

• Región Sureste o Area Urbanizada de Guayama

• Región Sur o Area Urbanizada de Ponce o Area Urbanizada de Juana Díaz o Area Urbanizada de Yauco

• Región Suroeste o Area Urbanizada de Mayaguez o Area Urbanizada de San Germán-Cabo Rojo

El siguiente mapa demuestra la localización de cada una de las siete regiones de planificación de transportación en Puerto Rico.

Este

Suroeste

Norte

Sureste

Sur

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Organización de la OMP La estructura de organización de la OMP incorpora los tres componentes de decisiones de política pública, evaluación técnica, y de participación pública dentro del marco de trabajo de los comités. Es la intención que esta estructura del comité será utilizada y balanceada para conducir el programa público específico de participación descrito en este documento para el LRTPs 2040, y que la estructura del

comité de la OMP también tomara parte en el proceso del desarrollo del plan proporcionando dirección, evaluación, además de la toma de decisiones de la política pública. Este aspecto de la coordinación del proyecto se discute más detalladamente en la sección 3 de este documento. El siguiente diagrama demuestra la estructura organizacional de la OMP en Puerto Rico.

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Los elementos principales de esta estructura se resumen abajo: Para asegurar un foro para la toma de decisiones en forma cooperativa en el proceso de planificación, la OMP ha estructurado varios comités (política pública, técnica y participación ciudadana) para asegurarse que la planificación de la transportación se conduzca de una manera coordinada, abarcadora, continua y cooperativa. Hay comités y grupos adicionales que apoyaran este marco de trabajo.

• Comités de política pública: La OMP lleva a cabo sus responsabilidades regionales de planificación de transportación a través de tres comités de política pública: uno para el área urbanizada de San Juan (SJUA), otro para el área urbanizada de Aguadilla (AUA) y uno para las áreas urbanizadas con población menor a 200.000 (UZA). Sus miembros están involucrados en el proceso de planificación desde su inicio hasta la aprobación final de los documentos rutinarios de planificación elaborados por la OMP anualmente. Los miembros de la OMP incluyen representantes del gobierno federal, estatal y municipal involucrados en asuntos de transportación así como operadores de sistemas de transportación en masa y de agencias de planificación a nivel estatal.

• Comité técnico (TC – por sus siglas en inglée) - El TC está compuesto de representantes técnicos de la OMP, de agencias y municipios incluyendo proveedores de transporte público y privado. Sus miembros son profesionales en el área de transportación, tránsito, utilización de terrenos, y de obras públicas.

• Grupo técnico (TG – por sus siglas en inglés) - Este es un comité ad hoc del comité técnico de la OMP compuesto por representantes de DTOP, ACT, municipios y de otras agencias de enlace, entidades privadas y consultores. Su propósito primario es establecer un foro de participación durante el desarrollo o la revisión de los estudios y de los planes regionales de transportación.

• Comité de participación pública. (PIPC – por sus siglas en inglés) - Este es un comité ad hoc de la OMP compuesto de representantes estatales y de agencias federales, grupos cívicos, profesionales, comunidades locales y público en general. Son organizados por la ACT a niveles regionales y municipales para proporcionar un foro temprano a la comunidad sobre estudios y planes metropolitanos y estatales de transportación bajo consideración o desarrollo y para recibir sus comentarios y reacción en el proceso. Este es un mecanismo crítico para la participación eficaz en el proceso de planificación de la transportación.

• Comité de participación ciudadana (PIC – por sus siglas en inglés) - Este es un comité de ACT organizado para promover y para facilitar la participación de los representantes de agencias privadas, organizaciones de la comunidad y público en general. También asegura que los intereses y las preocupaciones sociales, económicas y ambientales de la comunidad se están considerando en el proceso del planificación. Los miembros del comité consisten en representantes de la Oficina de Prensa y Comunicaciones del DTOP, la oficina de la Secretaria Auxiliar para la Oficina de Coordinación Federal de Planificación y el Area de Planificación Estratégica que coordina las actividades participación pública y asegura que se están realizando con eficacia según el plan de participación ciudadana.

• Grupo de trabajo de planificación central y coordinación (CPCWG – por sus siglas en inglés) – La OMP confía en la pericia del grupo de planificación central y coordinación compuesto por personal técnico de la Secretaria Auxiliar de Planificación DTOP (incluyendo la Oficina de Coordinación Federal y la Oficina de Planificación Estratégica ); y el área de planificación de ACT (incluyendo la Oficina de Estudios Ambientales ). Su propósito es proporcionar la ayuda técnica a los comités y a los subcomités de la OMP y preparar los productos de planificación , incluyendo el TIP, STIP, UPWP y TPs según las directrices

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establecidas por la OMP. Es también uno de los mecanismos usados por el DTOP para realizar esfuerzos de divulgación y alcance a la comunidad.

• Representación del área No-Metropolitana – Se le proporciona participación en el proceso de planificación a representantes de áreas no-metropolitanas a través de esfuerzos de divulgación y actividades de coordinación con los funcionarios locales con responsabilidad sobre la transportación y el público en general. El personal de ACT realiza anualmente una serie de reuniones regionales de orientación para explicar la planificación y el proceso de programación de los proyectos, proporciona información sobre la disponibilidad de fondos y sobre la preparación de peticiones y procesos de evaluación. Este foro también se utiliza para recibir información de la comunidad en cuanto a los problemas y preocupaciones relacionados a la transportación.

Dirección de la OMP para el Plan de Participación Ciudadana La OMP ha desarrollado un documento para el plan de participación ciudadana (PIP) el cual presenta una guía general para la participación del público y el proceso de participación. Esta guía será utilizada por el Departamento de Transportación y Obras Publicas (DTOP) en coordinación con la OMP, designado por el gobernador en 1973, y la Autoridad de Carreteras y Transportación de Puerto Rico, para la planificación de la transportación. Este documento también intenta proporcionar dirección a los planificadores, gerentes de proyecto, consultores y miembros de la OMP en como diseñar e implementar programas de participación ciudadana para alcanzar un proceso de participacióncontinuo de manera que las mejores decisiones posibles en relación a la transportación sean las que promuevan y resalten la calidad de vida de los habitantes de Puerto Rico. El PIP de la OMP resume los requisitos federales para la participación ciudadana, y describe a participantes en el proceso, incluyendo el comité de política pública de la OMP, y varios otros comités y grupos, su composición y roles. El plan entonces reitera las estrategias para la participación ciudadana según enumeradas en la legislación de SAFETEA-LU, y discutida previamente. La participación ciudadana no se limita a los acontecimientos especiales o a los proyectos de alto perfil o solo para proyectos que utilizan fondos federales. Es también una parte esencial del proceso de planificación utilizado por la ACT, como brazo operacional de la OMP, en el desarrollo de su programa de transportación. Hay numerosas técnicas usadas para diseminar la información sobre proyectos, para identificar asuntos y preocupaciones y para involucrar al público en una etapa temprana. Estas técnicas se engranan al alcance del trabajo que es realizado. Típicamente, dependiendo de la magnitud y tipo de proyecto, la reacción pública se logra con alguna o todas las siguientes actividades:

• Actividades educativas • Proceso continuo participación ciudadana • Actividades de divulgación en los medios

El PIP de la OMP también discute el enfoque para la participación ciudadana como parte de los planes metropolitanos de transportación, para incluir estos elementos:

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• Grupo de participación ciudadana (PPG – por sus siglas en inglés) para proporcionar el insumo y respuesta en asuntos de transportación.

• Revisiones del desarrollo de los planes por el Comité Técnico de la OMP • La coordinación con los municipios a través de alcaldes y de sus delegados. Los alcaldes también

son representados en los comités de política pública de la OMP. • Se requieren tres reuniones para cada plan metropolitano:

o Primero, para describir el proceso de planificación de la transportación. o Segundo, para presentar hallazgos del estudio y alternativas bajo consideración, y o Tercero, para presentar el borrador del plan el cual ha incorporado comentarios previos y

recomendaciones del público y las partes interesadas. • Vistas públicas son conducidas con un periodo de comentarios y un archivo para referencia. • Los planes se revisan de conformidad con las disposiciones de calidad del aire y otros aspectos

ambientales potenciales y, • El plan final se coordina con FTA y FHWA, así como con la Junta de Planificación de Puerto

Rico.

1.3 Metas y objetivos del plan de participación ciudadana Este plan de participación ciudadana (PIP) del LRTPs 2040 está diseñado para involucrar a las agencias y al público como participantes y para permitirles proporcionar la entrada significativa de información al proceso y a los resultados del proceso de LRTP. El plan se esfuerza en establecer nuevos foros para el intercambio de información mientras que también se beneficia de grupos y de organizaciones existentes. Los esfuerzos de divulgación educarán, informarán e involucraran al público en cuanto al propósito y el progreso del estudio destacando las necesidades y asuntos de la transportación , consideraciones técnicas, e impactos potenciales. Las técnicas de divulgación se diseñan para animar la participación en el proceso público y generar una respuesta significativa. El PIP proporciona las herramientas para diseminar la información relacionada al estudio y recolectar la reacción pública, que refleje las preocupaciones e intereses de la comunidad. Las metas del plan de participación ciudadana para este proyecto son:

• Consultar al público y las partes interesadas para recolectar sus ideas en cuanto a soluciones a las necesidades de la transportación. Este proceso es una oportunidad para que la comunidad exprese sus preocupaciones y opiniones sobre política pública corriente y futura sobre la transportación, programas y planes a traves de Puerto Rico.

• Para informar e involucrar al público a través del proceso. Este plan está estructurado para informar, escuchar, y aprender del público a través del proceso de estudio. El éxito del proceso del desarrollo de LRTP radica en la reacción del público, basada en la conciencia y conocimiento de los asuntos y necesidades.

Los objetivos del PIP incluyen lo siguiente: • Desarrollar un proceso de participación ciudadana temprano, proactivo y continuo que incluya el

público en general, partes interesadas y otras agencias gubernamentales tanto a nivel regional como local.

• Construir una campaña de mercadeo para aumentar la conciencia pública sobre asuntos de la transportación, y publicar el rol del DTOP y de la OMP en el desarrollo de un plan de transportación a largo plazo.

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• Crear los canales de comunicación con el público en general para animar la participación pública y para obtener la respuesta de aquellos que mas dependen de los resultados del LRTP.

El enfoque de este PIP para lograr estas metas y objetivos incluye estos componentes:

• Ajustarse a los requisitos federales y a las guías del PIP de la OMP para la participación ciudadana.

• Nivelar la estructura existente del comité de la OMP y las actividades de divulgación para participación ciudadana de la OMP. .

• Incrementar el PIP de la OMP con estrategias de comunicación y actividades de divulgación adicionales.

• Proporcionar la accesibilidad regional para la participación del público en general a través de la isla.

• Atender aspectos de justicia ambiental en la participación ciudadana.

1.4 Panorama General del proceso de desarrollo del plan de transportación La gráfica que se muestra a continuación ilustra los pasos claves en el proceso del plan de transportación a largo plazo, demostrando la sincronización de las tres fases provistas y de las reuniones de participación ciudadana para coordinar el proceso de desarrollo del plan. Concurrentemente, habrá reuniones con los comités de la OMP periódicamente, conducentes a la aprobación del plan de la OMP.

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El gráfico abajo ilustra la relación entre las tareas técnicas del análisis a través de la tapa y las actividades públicas de la participación que informan al proceso técnico en tres puntos significativos.

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2.0 Componentes del programa de participación ciudadana

2.1 Plan de Participación Ciudadana (Tarea 2.1) La discusión anterior se describió el proceso del Plan, de los documentos que se desarrollarán,además se resumió los requisitos federales aplicables y las guías de lz OMP para la participación ciudadana. La siguiente discusión se centra en los componentes principales de este PIP como programa (complementario al actual PIP de la OMP) para llevar a cabo el proceso de participación ciudadana en el desarrollo del LRTP. Estos componentes son:

• Eventos planificados del PIP y coordinación de actividades • Materiales del PIP • Canales de comunicación del PIP • Documentación del proceso de PIP realizado

2.1.1 Actividades previstas y horario La lista siguiente resume las actividades y los productos principales que serán parte del proceso del PIP para el LRTPs:

• Reuniones con el público/talleres: Hasta reuniones serán conducidas a través de las siete regiones de planificación, con más reuniones en las áreas de mayor población. Habrá una secuencia de tres ciclos de reuniones durante el proyecto, como siguen:

o Primera ronda: A ser realizada una vez el análisis de la red del LRTP haya avanzado. Se centrara en el panorama general del LRTP, procesos, itinerario, y asuntos de transportación.

o Segunda Ronda: A ser realizada una vez se identifiquen los problemas de la red de transportación y se propongan opciones. Se centrara en las opciones de transportación, buscando insumo del público de manera que se atiendan las necesidades.

o Tercera ronda: A ser realizada cerca de la etapa del borrador del LRTP. Se enfocara en alternativas de transportación- prioridades, preferencia en los modos y capacidad de financiamiento.

• Reuniones/informes adicionales: Sesiones con funcionarios clave, representantes de agencias, y otros grupos.

• Grupo consultor de las partes interesadas.: Este grupo consistirá de representantes de partes interesadas y grupos ambientales, negocios, organizaciones cívicas y público en general.

• Materiales y mecanismos de participación ciudadana o Hoja de datos o Artículos y noticias o Listado de contactos o Comunicados de Prensa o Actividades difusión en los medios o Pagina web del proyecto o Línea directa del proyecto o Video introductorio y folleto informativo del proyecto

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Estos elementos del PIP se describen en las últimas secciones de este documento. La secuencia de actividades y su sincronización (sujeto a ajustes conforme avanza el proceso ) se proporcionan en la tabla mostrada abajo. Esta tabla ilustra los varios eventos y actividades de coordinación, y la producción de información y materiales de apoyo.

2.1.2 Listado de Contactos El equipo de LRTP obtendrá el listado existente de contactos mantenido por la Oficina de Prensa y Comunicaciones, y la complementará con los contactos provistos por los visitantes a la página Web del proyecto, y de otras fuentes. Este listado incluirá las agencias gubernamentales, funcionarios electos, y asociaciones de negocios y cívicas, representantes de la OMP, organizaciones sin fines de lucro y de servicio social, escuelas, grupos que representen o interactúen con la población y grupos tradicionalmente marginados y otras partes interesadas envueltas en las iniciativas de transportación. Esta lista asistirá fácilmente a entrar en contacto con la gente mediante avisos de próximos eventos, invitaciones a reuniones, y otra información importante del proyecto, y demostrará que el proyecto está procurando alcanzar, involucrar y comunicarse con cuánta gente pueda ser impactada por el proyecto. Durante el curso del proyecto, la lista se actualizara con la información del contacto proporcionada en las hojas de asistencia obtenidas de las reuniones, eventos de casa abierta, formularios, comentarios, llamadas telefónicas, correo electrónico y otra correspondencia. Dado la escala del proyecto, la intención de este listado es para realizar comunicados electrónicos previo a las reuniones o talleres planificados o programados, y para anuncios interinos relacionados a actividades y progreso relacionado al proyecto. 2.2 Reuniones con el público (Tarea 2.5) Las reuniones con el público forman el núcleo de los esfuerzos de divulgación del PIP, aunque se complementan con muchos otros elementos. Alrededor de reuniones se conducirán a través de las siete regiones de planificación, con un mayor número de estas en las aéreas de mayor población.

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El equipo del LRTP organizará, publicará, facilitará, y documentará las tres rondas de talleres públicos tipo casa abierta a ser llevados a cabo en lugares estratégicos y accesibles a través del área de estudio durante cada ronda. Cada reunión será planificada y ejecutada de acuerdo a las guías establecidas por DTOP y ACT. Las reuniones se proponen en un formato interactivo para permitir a los ciudadanos la oportunidad de identificar y discutir asuntos con personal que trabaja en el estudio. En cada reunión, se realizará una presentación formal seguida de una ronda de preguntas y respuestas. Entonces, los asistentes serán divididos en grupos para discutir un asunto o asuntos en particular relacionados al estudio. Muestra de algunos de los temas pudieran incluir: condiciones existentes, oportunidades y limitaciones, asuntos de movilidad, asuntos de financiamiento, desarrollo económico, etc. Los temas serán elegidos basados en un punto en el estudio y la información que se desea obtener. . Los comentarios de cada grupo serán registrados por un miembro del equipo de estudio en unos cartelones provistos para tal uso. Se les pedirá a los participantes que coloquen en orden de prioridad los asuntos colectivos usando el enfoque de “ponga un punto a lado de sus 3 o 5 asuntos más importantes”. Esta información será utilizada por el equipo que trabaja el estudio como guía para la próxima fase de desarrollo del estudio. Un mecanismo de reacción tal como el formulario o cuestionario también será utilizado para solicitar información e ideas específicas. Un transcriptor estará disponible para registrar los comentarios ofrecidos por participantes de la reunión que no pueden leer o escribir debido al nivel de escolaridad, edad, o discapacidad.

• La primera ronda de talleres de información al público tipo casa abierta, le proporcionará a los participantes la oportunidad de repasar deficiencias existentes, de repasar el rango de estrategias de mejoras que se estudiarán, y de proporcionar comentarios en los tipos de estrategias que deban ser investigadas.

• La segunda ronda de reuniones de información pública presentará las alternativas investigadas y los resultados de la evaluación. Un resumen de la información recogida durante las rondas anteriores de reuniones públicas estará disponible para revisión. Los materiales también ilustrarán cómo la información pública fue integrada en el proceso de planificación.

La ronda final de talleres de información al público tipo casa abierta presentará los resultados de la evaluación de los panoramas finales. Un resumen de la información que se recogió durante las rondas anteriores de reuniones públicas estará disponible para revisión. Los materiales también ilustrarán cómo la información pública fue integrada en el proceso de planificación.

2.3 Reuniones e informes adicionales (Tarea 2.6) Bajo este elemento, el equipo del LRTP se preparará para asistir hasta reuniones informativas con los funcionarios electos y otros representantes según sea necesario. Estos contactos serán coordinados con personal del DTOP y ACT para determinar el contenido y el diseño de los materiales del informe y preparar los materiales.

2.4 Comité Asesor de Ciudadanos y de Desarrollo Económico (Tarea 2.2) El alcance de los servicios del consultor incluye la coordinación con los grupos de interés, sectores de la población, así como entidades cívicas. Éste es en esencia el componente del grupo de participación

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pública que es identificado en el documento para el proceso de participación ciudadana de la OMP de Puerto Rico. 2.4.1 Membresía Este grupo estará compuesto por representantes de partes interesadas, grupos ambientales, negocios, organizaciones cívicas y público en general. El grupo consultor de las partes interesadas ayudara con dirección en el estudio a través de la identificación de oportunidades y limitaciones, también como la identificación de líderes comunitarios adicionales para ayudar a diseminar y recolectar información que refleje las preocupaciones, necesidades y deseos de la comunidad. Se anticipa que este grupo consultor puede incluir grupos representando a sectores tradicionalmente marginados. 2.4.2 Horario y lugar de reunión Como un gran grupo, el grupo consultor de las partes interesadas se reunirá hasta ocho veces durante el curso del estudio. El lugar de las reuniones puede variar a través del área de estudio (debe ser practico) para proveer un lugar conveniente para discutir el progreso del estudio. 2.4.3 Formulario Inicial Antes de la primera reunión del grupo consultor de las partes interesadas, se desarrollara un formulario y se distribuirá a las partes interesadas. Las formas serán regresadas por lo menos una semana antes de la reunión y los resultados serán grabados, resumidos y presentados como base para la discusión en la primera reunión del grupo consultor de las partes interesadas. La información recopilada con el ejercicio del cuestionario también proporcionará información valiosa para la terminación del PIP. Los miembros que no terminan el cuestionario antes de la primera reunión tendrán la oportunidad de terminar el cuestionario en, o por un período de tiempo razonable después de la reunión. Los asuntos que se tratarán en el cuestionario incluirán: las oportunidades y las limitaciones, técnicas de divulgación y alcance público, técnicas para involucrar a las partes interesadas, los medios de comunicación, oportunidades para su ayuda en la diseminación y recolección de información, y otros temas identificados por el equipo del estudio.

2.5 Materiales para la participación ciudadana (Tarea 2.3) 2.5.1 Pagina web del proyecto Una página web del proyecto para el programa del LRTP de Puerto Rico 2040 será desarrollada como componente de las paginas principales del DTOP/ACT. La página web permitirá que los usuarios interactúen con el equipo de proyecto y con personal de ACT así como acceder datos, encuestas, y proveer comentarios. Todos los materiales informativos de carácter público estarán disponibles para ser descargados en formatos digitales fáciles de utilizar. El contenido del sitio web será actualizado periódicamente según progresa el estudio e incluye las hojas de datos, artículos y boletines de noticias, y avisos públicos de las reuniones. Una vez concluya el estudio el contenido del sitio web será entregado a DTOP y ACT.

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2.5.2 Hojas de datos del proyecto Hojas de datos que delinean metas clave y progreso a través del proyecto serán preparadas y actualizadas periódicamente. La hoja de los datos del proyecto transmitirá el propósito del proyecto e incorporará la información a un nivel apropiado de detalle para el público en general. La hoja de datos será distribuida a individuos interesados en el estudio, y estará disponible en las reuniones públicas relacionadas con otros proyectos en curso, y estará disponible en la página web del estudio.

2.5.3 Boletines y noticias Un listado de organizaciones relevantes que distribuyen boletines de noticias regulares en Puerto Rico será elaborado y mantenido. Boletines de noticias (hasta ocho a través del período del estudio) serán preparados y distribuidos a las organizaciones para la inclusión en sus publicaciones existentes periódicamente. Los artículos serán distribuidos cuando metas importantes se alcancen durante el estudio, para proporcionar información actualizada sobre el progreso del estudio. Los artículos serán colocados en el sitio web del proyecto también. 2.5.4 Línea directa La línea directa de transportación permitirá al público general comunicar sus ideas y responder a encuestas por medio del servicio telefónico. Un número libre de cargos será establecido o el servicio actual utilizado por DTOP (Servilinea) será utilizado. Deberá existir un sistema electrónico amigable para contestar las llamadas y grabar la información y preguntas recibidas durante el proceso de desarrollo del LRTP. El servicio debe proveerse tanto en ingles como en español. La información obtenida del público será documentada, resumida y analizada como parte del proceso de desarrollo del LRTP.

2.5.5 Video de introducción Este vídeo se utilizara para introducir al público de una manera fácil de entender el proceso de actualización de los planes de LRTP. El video podría incluir una entrevista con el Secretario de Transportación y Obras Públicas, Rubén A. Hernandez Gregorat, MEM, PE, unas notas principales sobre las deficiencias del sistema de transportación, expectativas de crecimiento futuro, la importancia de la red de transportación en el desarrollo económico, y otros factores que apoyen la inversión en la futura infraestructura de transportación. El vídeo, tendría una duración aproximada de 5 minutos y será desarrollado con un libreto y tema a ser revisado y aprobado por el DTOP y la ACT. 2.5.6 Folleto del Plan Un folleto informativo se producirá al finalizar el proyecto, de esta manera el DTOP y ACT podrán continuar ilustrando los esfuerzos y logros obtenidos con el proyecto. 2.5.7 Identidad del Proyecto En un esfuerzo por ayudar a asegurar que el LRTP de Puerto Rico sea recordado o reconocido por el público general, se estará desarrollando un logotipo y un tema principal que proveerán la identidad del

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proyecto. Este tema guiara las comunicaciones y será utilizado en todo material escrito y será mostrado en un lugar prominente en las actividades públicas. 2.5.8 Comunicación a través de la visualización Uno de los requisitos públicos federales para promover la participación es utilizar técnicas de visualización. Para atender este requisito y para transmitir los componentes del LRTP al público, el equipo de proyecto utilizará una variedad de mapas, gráficos e imágenes. Los ejemplos de los tipos de imágenes que se utilizarán incluyen fotografías de diversos tipos de vehículo de tránsito o de mejoras específicas de transporte. El equipo de proyecto utilizará sistemas geográficos de información (GIS) para crear los mapas de condiciones demográficas y socioeconómicas, condiciones existentes y propuestas del sistema de transportación así como mejoras, y para identificar los escenarios futuros para el uso de terrenos considerados como parte del modelo de transportación. El equipo de proyecto hará cada esfuerzo en asegurarse de que la información proporcionada al público en boletines de noticias y documentos sea acompañada por los gráficos que destaquen los puntos dominantes y ayuden transmitir el mensaje.

2.6 Poblaciones tradicionalmente marginadas (Tarea 2.4)

Para asistir y animar la participación de las minorías y poblaciones de bajo ingreso en el proceso de planificación, el equipo de LRTP trabajará de cerca con funcionarios municipales y miembros de la OMP en el área del estudio. Según lo observado en el PIP de la OMP, los gobiernos municipales, como parte de sus planes territoriales, han identificado generalmente aéreas de bajo ingreso y desventajadas y su inclusión en el proceso de planificación será clave no sólo en identificar estos grupos pero adicionalmente en buscar la participación activa de los mismos. El equipo del LRTP también utilizará los datos socioeconómicos producidos por el censo del 2000. Esfuerzos especiales serán hechos para alcanzar y llegar a las comunidades con minorías raciales y étnicas, así como poblaciones con bajos niveles de escolaridad e ingresos. Estas poblaciones se reconocen como partes interesadas para los planes de transportación. Históricamente, las minorías y las poblaciones con bajos recursos e ingresos han sido sub representadas en los procesos de tomas de decisiones. Así, que las minorías, grupos desventajados, y vecindarios o comunidades con bajos ingresos se identificarán. (determinadas basándose en las estadísticas de los grupos de bloques censales del 2000). Cuando sea necesario, un plan de divulgación puede ser desarrollado para mejorar la comunicación y el envolvimiento de las partes interesadas con los grupos poblacionales concentrados en justicia ambiental. Mientras que las opciones de distribución discutidas arriba pueden ser apropiadas para aquellos que sean de ingreso medio o alto, de habla hispana, y que saben leer y escribir, es poco probable que servirían para llegar a los tradicionalmente marginados. Las poblaciones de bajos ingresos generalmente no pueden permitirse el tener una computadora propia o tener acceso del Internet, y/o suscribirse a un periódico. La mayoría de los municipios de Puerto Rico (sobre 80 por ciento), tiene sobre 40 por ciento de sus casas con ingresos por debajo de nivel de pobreza para los 12 meses anteriores, basados en las encuestas de la comunidad americana 2005 -2007 del Censo de los E.E.U.U. En la mayoría de los casos, las poblaciones de bajo ingreso son también de baja alfabetización. Según lo visto en la tabla abajo, sobre 10 por ciento de la población tiene un nivel de escolaridad obtenido por debajo del 5to grado. Esta estadística se resume en la tabla mostrada a continuación.

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Estadísticas de Pobreza y Nivel de Escolaridad Alcanzado

Población de 25 años ode edad o

mayor

Promedio a

nivel isla

Rango por municipio

Máximo Mínimo

4to grado o menos 10.5% 18.5% 6.5%

8vo grado o menos 22.8% 38.3% 14.7%

< 12mo grado (Sin diploma de

Escuela Superior)

33.6% 49.1% 23.4%

Casas con ingresos bajo niveles de

pobreza , 12 meses previos 44.3% 63.2% 27.3%

Fuente: “2005–2007 American Community Survey, U.S. Census”

Estas poblaciones son a menudo las más afectadas por mejoras del transporte y el equipo del estudio quisiera aprender de las necesidades y los deseos de estas poblaciones y la mejor manera de alcanzarlas para obtener su insumo. Varias técnicas que se han utilizado con éxito para alcanzar poblaciones tradicionalmente marginadas se enumeran abajo. Éstas y otras técnicas similares serán puestos en ejecución a través del PIP según progrese el estudio, permitiendo el desarrollo de una campaña hecha a la medida. Estas poblaciones pueden ser involucradas con técnicas como por ejemplo:

• Coordinación con organizaciones cívicas, de caridad, y de servicio social que interactuan con las poblaciones elegidas como blanco;

• Reclutar estudiantes de escuela secundaria y superior para llevar la información a sus casas y leerla a sus padres en caso de ser necesario. Esta técnica podría involucrar el obtener información sobre preocupaciones para la transportación, lugares convenientes y hora para las reuniones, y la disponibilidad de transportación para asistir a las reuniones.

• Llamadas a programas de radio, acceso de cable en los cuales los líderes locales discutan asuntos de la transportación y pidan la reacción pública, o simplemente el anuncio del estudio y de las maneras de involucrarse con el mismo;

• Servicios de lectura a personas no-videntes para involucrarlos en el proceso; • Propagación del mensaje “de boca en boca” con líderes cívicos y líderes de organizaciones de

servicios; • Información leída en los púlpitos para alcanzar a las poblaciones que dependen de organizaciones

basadas en la fe para diseminar la información; y • Encuestas conducidas en las ferias públicas, centros comerciales, o en comunidades con alta

actividad de peatones, permitiendo el que se llegue a un numero mayor de personas de una misma vez en coordinación con los funcionarios a nivel municipal para balancear los canales de comunicación con sus ciudadanos.

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Además a los esfuerzos especiales de alcance y divulgación, métodos más tradicionales de alcance tendrán características con la intención prevista para acomodar mejor a las comunidades y grupos blanco del estudio y descritos como sigue:

• Reuniones y talleres -Para las reuniones y los talleres públicos previstos, personal bilingüe estará disponible para comunicarse con los asistentes en español e inglés. Esfuerzo de alcance adicional en forma de email a organizaciones que interactúan con las poblaciones blanco y ayudar a diseminar la información sobre reuniones programadas y talleres. Además, los esfuerzos serán hechos de modo que las reuniones de la comunidad sean planificadas en localizaciones convenientes y fácilmente accesible para estos grupos.

• Comunicados de prensa -Notificaciones públicas para los talleres y reuniones se publicaran solo en periódicos de mayor circulación, los comunicados de prensa se enviaran a una variedad de periódicos comunitarios y minoritarios a través de coordinación con la Oficina de Prensa y Comunicaciones de DTOP y ACT.

• Página Web del proyecto - La página web incluirá contenido en español e inglés. Los gráficos serán utilizados al grado que resulten prácticos para la comunicación de la información. Mientras que muchos documentos estarán en inglés solamente, las hojas de datos del proyecto y los artículos o boletines de noticias se pueden proporcionar en español e inglés. Además, la página web incluirá un enlace para solicitar información adicional sobre el proyecto en español.

• Línea Directa del proyecto - El Teléfono directo será ajustado a un formato para acomodar a individuos tanto de en español como en ingles.

• Encuestas y reacciones -Cualquier tarjeta de comentarios y encuestas de opinión estarán disponibles tanto en versiones inglesas y españolas, ya sea en formato de correo electrónico o copia de papel en la página web del proyecto. .

Las implicaciones de bajos ingresos también afectan la época y el lugar de reuniones. Las poblaciones de bajos ingresos tienen menos acceso al transporte personal y así generalmente no podrían viajar a los lugares que requieren tener transporte personal. Muchas veces estas personas trabajan un segundo turno o tienen dos trabajos y no estarían disponibles para la reunión en horarios estándares. Las reuniones deben realizarse cerca de sus comunidades o, métodos de transportación tienen que ser provistos si ellos van a participar. Se han sugerido numerosas herramientas y técnicas apropiadas para involucrar a estas poblaciones y las herramientas apropiadas serán seleccionadas para incluirse en el PIP a través de discusiones con DTOP y ACT, miembros del quipo del estudio y la dirección de las partes interesadas.

2.7 Difusión en los medios de comunicación (Tarea 2.8) 2.7.1 Coordinación con la Oficina de Prensa y Comunicaciones Noticias divulgadas al público, grupos especiales, periódicos de la minoría, revistas, televisión, y estaciones de radio serán coordinadas con la oficina de Prensa y Comunicaciones de DTOP/ACT. El contenido del comunicado, impresión, y la distribución de materiales serán coordinados con DTOP /ACT también.

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2.7.2 Listado de contactos en los medios de comunicación Un listado de los contactos de los medios de comunicación será proporcionada por la oficina de Comunicaciones y Prensa. Estos contactos serán utilizados en la distribución de los materiales del proyecto.

2.7.3 Reuniones / Talleres y publicidad del proyecto La divulgación en los medios será un rasgo continuo a través del desarrollo del LRTP. La publicidad, incluyendo comunicados de prensa, para las reuniones públicas y los talleres serán coordinados antes de las fechas de la reunión o taller. El contenido del comunicado de prensa, impresión, y la distribución de materiales serán coordinados con DTOP / ACT también. En la medida que sea posible se intentara utilizar medios de comunicación que sean costo-efectivos para tratar de llegar al público general. Estas actividades de comunicación serán utilizadas según sea el caso , como sigue:

• Programar entrevistas con gente de alto perfil en programas donde se traten asuntos públicos, • Publicar reuniones claves sobre el LRTP en el sito web interactivo del proyecto. • Distribuir comunicados de prensa. • Distribuir comunicados de prensa antes de eventos claves, • Proveer fotos /comunicados de prensa con los puntos sobresalientes a periódicos o revistas

comunitarias. • Dirigir entrevistas a los usuarios de transportación y proveedores y publicar resultados en el sitio

web del proyecto, • Asistir al DTOP con los comunicados de prensa y los anuncios de servicio público.

La difusión de mensajes de correo electrónico será utilizada para invitar a las partes interesadas a los talleres públicos futuros. Los beneficiarios derivarán de cualquier lista de grupo de interés un listado de contactos que será mantenida por oficina de Prensa y Comunicaciones, y de correo electrónicos adicionales recibidos durante el proyecto. Esta difusión a los medios de comunicación será documentada en un reporte mensual como parte de informe de progreso mensual del PIP en la tarea 2.1. Estos informes mensuales serán compilados en un expediente del PIP a la conclusión del proyecto para documentar completamente el proceso de difusión en los medios a través del proyecto.

2.8 Documentación del Plan de Participación Ciudadana (Tarea 2.7) 2.8.1 Actualizando el PIP Según progresa el estudio, cualquier ajuste, actualización, y refinamiento al PIP será incorporado para mantener el PIP actualizado con su implementación.

2.8.2 Documentación del PIP Documentación completa, interpretación correcta y un análisis de hallazgos son esenciales para el éxito del proceso de participación ciudadana de LRTP de Puerto Rico 2040 y para una exitosa ejecución del

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plan. Se prepara un documento final del PIP, este resumirá el proceso de participación ciudadana utilizado a través del proyecto. Secciones separadas de este documento serán dedicadas a las actividades de participación ciudadana realizadas para cada uno de los LRTP de las siete regiones de planificación de transportación, y para el LRTP a nivel de toda la isla. Temas a ser includes serán:

• Listado de personas de contacto para el estudio • Listado de los medios de comunicación • Minutas de las reuniones publicas y omentarios del publico general y respuestas • Artículos de prensa y comunicados • Folletos de las reuniones • Materiales de las presentaciones

2.8.3 Revision del PIP La evaluación de la efectividad de los esfuerzos de participación ciudadana es un aspecto clave en el desarrollo de un PIP. Estimulado por el interés del gobierno federal, las organizaciones de planificación en transportación han comenzado a evaluar todos sus esfuerzos de participación ciudadana para determinar cuáles herramientas son efectivas para determinados usos y bajo qué circunstancias no lo son. Las medidas de evaluación son también importantes en documentar el nivel de participación ciudadana alcanzado. Medidas de desempeño claves se indican en la tabla a continuación.

Evaluación del Programa

Tecnica Medidas de desempeño

Plan de participación ciudadana Ejecución exitosa de las estrategias y técnicas Reacción de los participantes

Listado de contactos del estudio Cantidad de contactos Cantidad de comunicados

Cuestionario de las partes interesadas

Cantidad de cuestionarios completados Variedad de grupos de interés contactados Beneficio de la información recolectada

Comité de dirección del proyecto Cantidad de reuniones Cantidad de miembros de comité en asistencia Inclusión de información / Dirección provista

Reuniones publicas / Talleres Cantidad de asistentes Cantidad de comentarios recibidos Tipos de comentarios recibidos y reacción del participante

Articulos de noticias / hojas de datos

Cantidad de noticias y hojas de datos distribuidas Reacción de los lectores Cantidad de avenidas utilizadas para alcanzar al público.

Pagina web del proyecto Cantidad de visitantes al sitio web Cantidad de comentarios recibidos Tipos de comentarios recibidos

Notificación de reuniones

Cantidad de notificaciones distribuidas Puntualidad en la distribución Variedad de lugares de publicación Cantidad de avenidas utilizadas para alcanzar al público.

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Basado en el desempeño del plan, las estrategias de comunicación y técnicas de divulgación y alcance serán modificadas y nuevas técnicas serán añadidas para asegurar el éxito del plan. Para evaluar la efectividad de nuestros esfuerzos de alcance y divulgación, una sesión de preguntas y respuestas será llevada a cabo después de cada reunión y se les solicitara participacion a miembros del equipo del LRTP indicados en relación al resultado de la reunión. Una breve sinopsis de cada reunión también será desarrollada. Una descripción del éxito del programa de participación ciudadana será presentada en el informe final sobre participación ciudadana, en adición a la documentación de apoyo.

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3.0 OMP, Cliente y Coordinación con la Agencia

3.1 Comité de la OMP Con un proyecto de esta magnitud e importancia, la supervisión del proyecto requiere una estructura para coordinar el desarrollo del trabajo del proyecto y de las tareas con DTOP y ACT, y en su capacidad como la OMP bajo requisitos federales, así como otras agencias y grupos de interés que participan. El equipo de LRTP coordinará con ACT en la coordinación con los diferentes comités, y participará en reuniones con estas entidades según lo presentado más adelante en esta sección. 3.1.1 Comités de política pública

El equipo de LRTP coordinará con los comités de política pública de la OMP durante el estudio. Estas reuniones serían trimestrales y/o cuando puntos clave e importantes durante el estudio sean alcanzados. Un bosquejo o borrador de los planes de transportación serán presentados a los comités de política pública para su adopción cerca del final del proceso del estudio. Como con otras reuniones, el consultor coordinará su presentación con la agenda de la reunión y proporcionará cualquier material de apoyo necesario. El consultor obtendrá minutas de estas reuniones para los archivos del proyecto. 3.1.2 Grupo técnico El grupo técnico es un subcomité del comité técnico de la OMP, y es un grupo ad hoc cuyo propósito es proporcionar un foro de participación para el desarrollo de los planes regionales de transportación El grupo técnico está compuesto del DTOP, ACT, representantes municipales, y otros representantes de la agencia, ciertas entidades privadas y consultores. El equipo de LRTP coordinará con la OMP señalado grupo técnico durante el estudio. Estas reuniones serían trimestrales y/o cuando puntos clave e importantes del estudio sean alcanzados.. Como con otras reuniones, el consultor coordinará su presentación con la agenda de la reunión y proporcionará cualquier material de apoyo necesario. El consultor obtendrá minutas de estas reuniones para los archivos del proyecto. 3.1.3 Comité de participación Ciudadana El comité de participación ciudadana es un comité ad hoc de la OMP que abarca a representantes del gobierno, las agencias federales, los grupos cívicos, profesionales, grupos comunitarios, y público en general. Estos grupos son organizados por ACT a nivel regional y municipal para proveer un foro a nombre de sus comunidades para planes de transportación regional y a nivel isla, como un mecanismo para recibir comentarios e información en el proceso de planificación El equipo del LRTP coordinará con el comité de participación ciudadana designado durante el estudio. Estas reuniones serán trimestrales y/o cuando puntos clave e importantes del estudio sean alcanzados. Como con otras reuniones, el consultor coordinará su presentación con la agenda de la reunión y proporcionará cualquier material de apoyo necesario. El consultor obtendrá minutas de estas reuniones para los archivos de proyecto.

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3.2 Coordinación de DTOP / ACT El comité de dirección del proyecto incluye a personal de la Oficina de Planificación Estratégica que está manejando el proyecto, así como cualquier otro personal o gerente invitado. Este cuerpo proporcionará el seguimiento regular y directo de la producción del proyecto, la revisión de las entregas, y el insumo en puntos técnicos y de producción claves. Se conducirán reuniones bisemanales para discutir el progreso. El equipo de LRTP proporcionará cualquier material necesario para cada reunión, incluyendo una agenda e información técnica de apoyo, antes de cada reunión programada. Además, la presentación de los temas de discusión, según requerido y apropiado, serán desarrollados por el equipo del LRTP como parte de los materiales de la reunión. Informes de progreso mensuales serán proporcionados junto con otras actualizaciones interinas. También, un comité técnico de revisión ha sido establecido utilizando personal dentro de ACT para la interacción periódica con el equipo de LRTP en las reuniones, y para proporcionar comentarios a los documentos técnicos radicados. Este grupo se reunirá periódicamente basado en los requisitos de flujo del trabajo. 3.3 Coordinación con otras agencias La coordinación con agencias federales, estatales, regionales y locales estará generalmente sobre una base ad hoc en vista de los asuntos particulares tales como recolección de datos, supuestos del análisis, políticas públicas de la agencia, y proyectos de mejoras propuestos. La mayor parte de estas entidades también se representan en los varios comités de la OMP que producirán otra avenida para la coordinación y comunicación. Estas actividades de la coordinación continuaran en marcha durante la duración del proyecto. 3.4 Sitio web interno del proyecto Como parte del conjunto total de herramientas de gerencia que se emplearán para este proyecto, un sitio web interno del proyecto será establecido. El foco primario de este sitio web del proyecto está en su utilidad como herramienta de gerencia de proyecto y para compartir información técnica sobre los archivos del proyecto y de datos del proyecto, según se desarrollan y se refinan estos elementos. El público en general no tendrá acceso a este sitio web. Ésos que tienen acceso al sitio serán los miembros del equipo del consultor, el personal de gerencia del proyecto de DTOP / ACT, otro personal técnico de la agencia, y otras partes invitadas.

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3.5 Itinerario de actividades La secuencia de actividades y su sincronización (ajustadas conforme el proceso continúa) se proporciona en la tabla mostrada abajo. Esta tabla ilustra los varios eventos y actividades de coordinación, y la producción de la información y materiales de apoyo.

3.6 Documentación Las documentación de la coordinación de las actividades descritas en esta sección serán documentadas según lo observado, y serán compiladas de una forma consistente a las actividades de participación ciudadana según descrito en la sección 2.8.

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