3. Planeación de compras

Para un buen proceso de abastecimiento, se debe desarrollar un plan o visión estratégico de las adquisiciones:

1-Un análisis de los bienes o servicios "esenciales" de la organización.

2-Una estimación de la demanda proyectada.

3-Una evaluación de cómo se realizará la adquisición y desempeño de proveedores.

La planeación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la empresa, conseguir precios más competitivos, menores costos de inventario y administrativos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la organización además, para guiar, controlar y transparentar los gastos ,permite la generación de contratos de suministro en la medida que se van requiriendo productos o servicios, resolver situaciones de crisis, disminución del número de licitaciones desiertas y de compras urgentes.

La planeación de compras sólo es posible si se dispone de información sobre las necesidades futuras y de los recursos que se tendrá disponibles para enfrentarlas.

Planeación de compras consiste en:

1. Levantamiento de requerimientos

Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo, las necesidades de papel, artículos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantención de vehículos, etc. se mantendrán relativamente constantes período tras período.

2. Programación de las compras

Con la información recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de requerimientos se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir.

Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación.

3. Control y seguimiento de la ejecución del plan

El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración. Nos permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente. Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados, identificando:

Compras realizadas de acuerdo al plan. Compras no realizadas de acuerdo al plan. Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor

presupuesto o plazo que lo estimado). Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que

originan las desviaciones respecto al plan.

Al analizar la información que se recoge de este proceso será necesario poner atención en las causas que pueden explicar las desviaciones ocurridas entre lo planificado y lo efectivamente ejecutado. Es muy probable que algunas de estas desviaciones se expliquen por problemas ocurridos durante la planificación de las compras, por lo que el seguimiento del Plan permitirá. Implementar mejoras en este proceso que permitirán evitar la ocurrencia de este tipo de errores en el futuro.

Finalmente, es preciso destacar que la realización del seguimiento permitirá detectar a tiempo la ocurrencia de problemas en la ejecución del plan, como atrasos o errores en las estimaciones de cantidades o precios.

6. Proceso de compras

El proceso de compras sería la secuencia de fases y actividades que transforman, por medio de los recursos disponibles de la organización, una solicitud de un bien o servicio realizada por un departamento en la provisión del bien o la prestación del servicio solicitado por parte del proveedor.

La gestión eficaz del proceso de compras sería aquella capaz de incorporar en cada fase un valor añadido como las mejores condiciones de calidad y precio, rapidez, comodidad y simplicidad para todos los participantes en el mismo, además por su puesto, del cumplimiento del procedimiento legalmente establecido.

Entre las características del proceso de gestión de compras cabe destacar que:

1. Es un proceso universal. Todas las entidades públicas de cualquier

ámbito territorial (local, regional, estatal o supraestatal) deben satisfacer

sus necesidades internas de bienes y servicios.

2. Es un proceso complejo. En el proceso de gestión de compras participan

casi todos los servicios verticales y transversales de la entidad. De ahí la

necesidad de poner en marcha mecanismos de organización,

coordinación, análisis y simplificación del proceso de compras.

3. Es un proceso dinámico. Las entidades públicas deben satisfacer

nuevas demandas y expectativas sociales. Para ello y cada vez en más

casos, se acude a la contratación de bienes y servicios en el mercado.

El proceso de compras es un área dinámica debido a que de su

capacidad de adaptación depende el control del gasto público, la calidad

y los plazos de la prestación de los servicios, los resultados de la

organización y, en definitiva, la satisfacción de las necesidades y las

expectativas de los clientes de la Administración en cada momento.

Función del proceso de compras

El proceso de compras se inicia mediante una solicitud de un departamento o unidad interesada en la provisión de un bien o un servicio. Este departamento es quién conoce las necesidades y/o las expectativas de los ciudadanos o de la propia organización y quién debe satisfacerlas.

La solicitud es estudiada y canalizada por el departamento responsable de las compras. Esta unidad es quién desarrolla una solución para satisfacer esa necesidad de un bien o un servicio, busca potenciales proveedores y contribuye a la selección de la mejor oferta.

El proceso de compras concluye con la entrega del bien o el servicio por el proveedor y la satisfacción de la necesidad del departamento que inició el proceso. En lógica correspondencia, la Administración efectúa el pago del precio convenido al proveedor.