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ección 1.2.2 Conceptos y Generalidades de la Planeación Empresarial

 Aspectos generales

Planear es una función administrativa que implica que los gerentes y los directivos proyecten con anticipación sus metas y acciones, para ello es bien importante que se vea la empresa con prospectiva, para lograrlo se debe conocer muy bien la misión y visión de la organización, las actividades que se desarrollan, por que la competencia siempre estará a la expectativa de la innovación.

La planeación es la función prioritaria en todo ente organizacional, por que es a través de esta que se fijan objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para el desarrollo de las diferentes actividades que garanticen la supervivencia en el futuro, por tanto los gerentes deben ser conscientes de todos los factores externos a la empresa que pueden influir en el funcionamiento de las empresas, de esta forma establecer los correctivos pertinentes para el fortalecimiento organizacional.

Reyes Ponce dice que " La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización". George R. Terry dice que la "Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados". Robert N. Anthony dice "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor".

Por lo anterior, al diseñar un ambiente agradable para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en grupos, la tarea más importante del gerente consiste en verificar que todos comprendan los propósitos y objetivos de cada equipo de trabajo y sus métodos para lograrlos, es así como se debe orientar los esfuerzos de todo el equipo de trabajo hacia el logro de los objetivos empresariales, alcanzando con ello mayor eficacia y efectividad en todos los procesos, al igual es importante tener en cuenta que cualquier actividad empresarial. Puede fracasar como consecuencia directa de la falta de planes sólidos y eficientes.

 " Una empresa sin planeación es como un barco sin timón, se conoce de donde salio pero no a donde se dirige " .

Se puede concluir que para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas ¿que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará?. Cuales serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

1.1.      Naturaleza de la Planeación.

La planeación es el soporte básico de las proyecciones empresariales, teniendo como referente los diferentes medios para lograrlo; por tanto esta actividad es un instrumento importante en el proceso administrativo en la formulación de políticas y estrategias en los diferentes campos y procesos empresariales para lograr los propósitos y metas establecidas.

De igual forma la acción planificadora requiere de pensamientos prospectivos para que las decisiones adoptadas hagan posible la ocurrencia de eventos que de otra manera no se presentarían y que son benéficos para la empresa, por tanto se debe establecer objetivos y metas cuantificables que puedan orientar las operaciones de la misma, mediante e uso de técnicas como proyección de mercados y la planeación de la producción, considerando la posición competitiva de la empresa en el medio macroeconómico actual, con proyección al futuro, aplicando alternativas estratégicas e identificando las fortalezas, limitantes, oportunidades y riesgos con respecto a la competencia existente en el mercado.

Según lo dicho en los párrafos anteriores los gerentes, deben planear las diferentes actividades y estrategias, teniendo en cuenta las metas diarias, semanales, quincenales, mensuales u otro, que deben cumplirse por cada departamento y por cada trabajador de la empresa, acorde con los planes operativos de las organizaciones. Estos planes de las empresas generalmente son elaborados por los directivos, por tanto se debe permitir a los responsables de los diferentes cargos aplicar acciones de

mejoramiento al momento de ejecutar las actividades, buscando con ello el aporte permanente de todos los miembros de la empresa en pro de lograr resultados eficientes y efectivos.

Por último, es claro que a través de la planeación, los directivos de las organizaciones pueden consolidar sus pensamientos, mediante proyectos, con el objeto de llevarlos a la realidad, tomando como referente el tiempo, los recursos y los esfuerzos de todo los que hacen parte de la organización para lograr los objetivos, metas y propósitos acorde con las exigencias del mercado globalizado.

1.2  Importancia de  la Planeación

Los procesos en la actualidad son bastante dinámicos, por ello los cambios son permanentes de ahí la importancia de la planeación, a continuación se presentan algunos aspectos que permiten reconocer la importancia de la planeación en los procesos administrativos y gerenciales:

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de riesgo que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa. Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y

esfuerzo. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

El Proceso de Planeación

La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social.

Gráfico Proceso de Planeación

 

Los Propósitos:

Proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico, se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos ejecutivos de la empresa.

Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan; las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos.

* Son básicos o trascendentales, porque constituyen el fundamentode los demás elementos.

* Son genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términosnuméricos.

* Son permanentes, porque permanecen vigentes durante el períodode vida de la organización.

* Son semipermanentes, porque pueden abarcar un período determinado.

Importancia de los Propósitos

* Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes.

* Permiten orientar a los responsables de la planeación sobre el curso.de acción que deben seguir al formular los planes.

* Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social.

* Son la razón de la existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.

* Definen el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las directrices generales de los mismos.

Premisas:

Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan, por su naturaleza puede clasificarsen en:

* Internas.

Las premisas internas son aquellas que se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.).

* Externas.

Estas premisas se refieren a los factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear (político, laborales, económicas, sociales, culturales, tecnológicas y otros).

Objetivos:

Hacen referencia a los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Una vez que se han establecido los propósitos e investigado las premisas que pueden afectar su realización, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Ejemplo: Incrementar las ventas el próximo año en un 50%.

Políticas y Estrategias:

Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización, por tanto las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

 Importancia de las Políticas

 -Permiten la delegación de autoridad.

- Consienten la toma de decisiones en ciertos en determinadas actividades.

- Disminuyen las consultas mejorando el uso del tiempo.

- Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

- Facilitan la inducción del nuevo personal.

 

 

Las políticas y estrategias empresariales son las que permiten orientar a la empresa hacia un mismo objetivo, para lo cual requieren de recursos para poder cumplir con los propósitos establecidos.

Por tanto, no es posible delegar autoridad sino existen políticas que permitan a los subordinados tomar algunas decisiones dentro de las actividades que desarrollan, los manuales organizacionales permiten mejorar la eficiencia que se espera de las políticas y estrategias en los procesos organizacionales y es a partir de estos que se pueden actualizar y fortalecer periódicamente las actividades y responsabilidades de quienes hacen parte de las empresas.

Las políticas y estrategias en las empresas deben cumplir con los siguientes requerimientos:

* Deben trazarse de acuerdo a los propósitos organizacionales tomando como referente las diferentes áreas de la empresa.

* Los directivos son los responsables de establecer las políticas y estrategias como orientadores de los procesos empresariales.

* Se deben plasmar por escrito y darlas a conocer a todos los miembros de la organización con el objeto de aplicarlas en las responsabilidades que asume cada persona.

* Deben ser claras y aplicables a la realidad de la organización.

* Deben permitir su modificación fácilmente en situaciones imprevistas o en casos fortuitos.

* Se deben establecer de tal forma que se puedan realizar controles permanentes con el objeto de verificar su eficiencia.

 

 La Planeación Estratégica en la Empresa:

La planeación estratégica hace referencia al proceso que conlleva a decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total, Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

Los planes estratégicos conllevan a una planeación a corto, mediano y largo plazo, debiendo reflejar las decisiones acerca de la asignación de recursos, prioridades de las organizaciones y las actividades necesarias para llegar a los objetivos institucionales acorde con las responsabilidades y compromisos de los miembros de la empresa teniendo en cuenta los movimientos internos y externos que giran en torno a la organización.

 La planeación estratégica se caracteriza por los siguientes aspectos:

-Formulación de los supuestos y probabilidades sobre los cambios que se pueden producir en el entorno de la empresa.

-Constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.

-Los directivos son los responsables de los resultados de los planes establecidos.

-Identificación de las oportunidades y amenazas que tenga la empresa o que puedan surgir en ella.

-Establece un marco de referencia general para toda la organización.

-Para su establecimiento tiene en cuenta los aspectos externos a la empresa.

-Maneja altos niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.

-Los objetivos se clasifican a corto, mediano y largo plazo.

-El propósito es la búsqueda de la efectividad.

Programas :

Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución, por tanto cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

Los programas se elaboran bajo los siguientes parámetros:

- Identificar y determinar las actividades comprendidas.

- Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.

- Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente, y por último, que actividades deben efectuarse posteriormente.

- Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.

La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt; su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera.

 El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.

Clasificación de los programas

- Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido.

- Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico.

Importancia de los programas

- Suministran información e indican el estado de avance de actividades.

- Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.

- Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.

- Determinan los recursos que se necesitan.

- Disminuyen los costos.

- Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.

- Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.

- Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.

- Evitan la duplicidad de esfuerzos.

 

 

Investigación:

Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna, con el fin de aplicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleven a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las demás; aunque se utiliza más al planear por ser una actividad netamente intelectual.

Etapas de la investigación:

- Definición del problema: En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver, la no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y pérdidas innecesarias.

- Obtención de información: Consiste en recopilar el mayor número posible de datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución. La obtención de información se realiza a través de las siguientes técnicas:

- Observación: Esta técnica no se limita sólo a la observación de hechos, sino que también puede ser: de tipo documental, cuando se refiere al análisis de registros, informes, estadísticas; de laboratorio; de conductas.

- Experimentación: Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad.

- Encuesta: Es la recopilación de datos a través de la aplicación de cuestionarios y de la entrevista.

- Muestreo: Es la aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población o universo, para determinar resultados representativos o comunes.

- Determinación de hipótesis: Es la proposición o respuesta tentativa que se establece como solución de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad.

- Comprobación o desaprobación de la hipótesis: Consiste en someter a prueba la hipótesis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazarla.

- Presentación del informe: Una vez comprobada la hipótesis, se procede a elaborar un informe de resultados, de tal manera que, con base en el análisis del mismo, se cuente con bases para la toma de decisiones.

La Toma de Decisiones

La toma de decisiones en una empresa representa una responsabilidad bien delicada, por que es a partir de este proceso que las empresas se desarrollan o fracasan, por ello la toma de decisión esta relacionada con el curso de acción que se debe elegir entre varias alternativas, por ello esta actividad representa el núcleo de la planeación empresarial, por que en todo proceso que desarrollan las empresas se deben tomar decisiones.

En las empresas sin importar la actividad que desarrollen se tienen que buscar alternativas para la solución de problemáticas o en la mayoría de los casos buscar alternativas de innovación y fortalecimiento de las actividades empresariales, más sin embargo se convierte en un proceso difícil de manejar por los directivos y es ahí donde se tienen que tomar decisiones, las cuales deben ser las más efectivas para que los resultados sean positivos para la empresa, de lo contrario se pueden generar dificultades en las diferentes áreas de la organización ocasionado por un curso de acción mal orientado.

Es importante en los procesos de toma de decisiones no sólo considerar la lógica y la mejor forma de alcanzar la meta, sino también las creencias, la cultura, las actitudes y prejuicios de las personas. Es de anotar que el medio ambiente para la toma de decisiones esta poyado por la información y la comunicación en donde los problemas desaparecen cuando la toma de decisión sea la más acertada.

Los procedimientos que se manejan para la toma de una decisión están en marcados en los siguientes aspectos:

- Identificación de un problema o necesidad.

-  Búsqueda de información

- Desarrollo de alternativas

- Evaluación de las alternativas

- Selección de alternativas

- Toma de decisión de la alternativa más viable.

Presupuestos:

Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos. Es decir que los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

 Características de los presupuestos:

 - Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.

- Es un plan expresado en términos cuantitativos.

- Es general, porque se establece para toda la empresa.

- Es específico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta dividida la organización.

- Es diseñado para un período determinado.

 Clasificación de los presupuestos:

 * En relación con el nivel jerárquico: Los presupuestos pueden ser:

 - Estratégicos o corporativos: Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo; El presupuesto de resultados.

- Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo; Presupuesto de ventas.

- Operativos: Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; Presupuesto de la sección de mantenimiento.

 *   Por la forma en que se calculan pueden ser:

 - Fijos o rígidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.

- Flexibles: En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.

- Por programas: Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios por su utilización:

 Importancia de los presupuestos:

- Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables.

- Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta.

- Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.

- Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.

- Es un medio de controlar las operaciones.

- Determina el límite y alcance de las erogaciones.

- Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.

Organización: http://datateca.unad.edu.co/contenidos/201512/Lecturas_y_material_de_apoyo/EXE_2011/leccin_322___la_organizacin_empresarial.html

 Aspectos generales

Desde siempre el ser humano ha sido consciente de que la eficiencia se alcanza solo a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos; Ya que una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a través de la planeación, se hace necesario determinar que medidas utilizar para lograrlos (como hacerlo).

Por tanto, las organizaciones cada día deben ser más competitivas para lograr buenos resultados, para ello requieren del adecuado manejo de los diferentes recursos de la organización, con el propósito del mayor aprovechamiento de los mismos, en busca del fortalecimiento competitivo, mediante la disminución de los costos de producción y la obtención de productos o servicios de alta calidad, garantizando la supervivencia y el crecimiento de la organización.

3.1.     Conceptos y Generalidades de la Organización

Organización es una función administrativa a la cual se le ha dada un sinnúmero definiciones, por lo cual para efectos de estudio  a continuación se presentan algunos conceptos por diferentes autores y conocedores del tema:

Agustín Reyes Ponce : "Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" .

Eugenio Sixto Velasco : "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir."

 Koontz & O'Donnell : "Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa" .

Joseph L. Massie : "La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes".

 El autor: La organización es una estructura que requiere de la interrelación de múltiples recursos para el desarrollo de actividades encaminadas al logro de tos propósitos empresariales; mediante el establecimiento de áreas especializadas y recursos específicos.

Se puede evidenciar en los anteriores conceptos que la gestión empresarial requiere de procesos organizativos que permitan la orientación de procesos y actividades para el logro de los objetivos que se establecen en las empresas; ya que la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Por lo anterior, la organización es una función empresarial que debe manejarse con cautela para que las decisiones a tomar sean las más acertadas, ya que esta suministra los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos específicos del ente empresarial. Por ello la organización trae como consecuencia una estructura que se debe considerar como marco que encierra e integra todas las funciones de una empresa, acorde al modelo determinado por los dirigentes, el cual sugiere orden, arreglo y relación integral.

Al inicio de cualquier proceso u actividad se debe organizar, determinando el objetivo que se quiere lograr y posteriormente establecer los recursos con se cuenta y los que realmente se requieren para la consecución de los objetivos y metas propuestas, realizando procesos de análisis para realizar los ajustes pertinentes.

Todo proceso organizacional esta enmarcado dentro de los siguientes elementos:

Funcionales: Corresponden a los recursos humanos y la tecnología, los cuales hacen posible que la empresa cumpla con los objetivos establecidos, en donde las personas con su capacidad física e intelectual unida a los elementos tecnológicos buscan la realización de las actividades en forma fácil y rápida y a la vez que sean eficientes, productivas y se realicen con calidad.

Estructurales: Estos elementos hacen posible que se generen espacios físicos adecuados para que se puedan desarrollar las diferentes actividades empresariales, es decir que existan los espacios necesarios y adecuados para que las personas puedan cumplir con sus compromisos y a la vez la empresa cuente con un lugar especifico parea su ubicación, con ello se eleva el buen nombre de las organizaciones.

Para terminar, los organismos empresariales requieren de procesos continuos de mejoramiento, en donde los diferentes actores que interviene deben asumir compromisos con las personas que tuvieron situaciones comprometedoras, pero que a la final es una forma de asumir responsabilidades.

3.2.     Importancia de la organización

- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.).

- La función de organización permite precisar actividades para lograr los objetivos propuestos.

- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades.

- Fortalece las capacidades de los directivos en la dirección y control de las actividades desarrolladas..

Básicamente la importancia de la organización esta dada en la dinamizaciòn de todos los planes de la empresa, en la medida que existan responsables por áreas y actividades los procesos se tornan mas eficientes y sencillos, al igual se fortalece las especialidades de las tareas con ello se genera mayor productividad y competitividad en la empresa.

3.3.     Principios de la organización

Los principios de la organización son los que permiten el cumplimiento y logro de los propósitos de la empresa, a continuación se presentan algunos principios básicos:

* Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

* Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

* Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

* Paridad de autoridad y responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

* Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.

* Difusión: La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.

* Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

* Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).

  Los procesos organizacionales deben aplicarse en todas las áreas de la organización, es decir que a lo largo del proceso administrativo la organización es fundamental, por que con ello se logra incrementar la productividad, entendiendo esta, como el mejoramiento y calidad de la producción con la optimización y uso de los recursos de la empresa.

Es así que las empresas deben establecer objetivos y planes concretos, al igual control para medir el grado de cumplimiento, espacios adecuados, personal idóneo para el desempeño de las labores, la tecnología necesaria, calidad de materias primas, sistemas de producción y comercialización ajustados, etc.

Los procesos organizacionales en una empresa se desarrollan mediante subsistemas y las relaciones entre las mismas, los subsistemas se pueden considerar como la relación entre trabajo - personas , cada una de ellas se forma por las tareas que debe realizar y las personas encargadas de cumplir con las mismas; de igual forma, las relaciones entre trabajo - personas se presenta como un resultado de la importancia comparativa que se da en cada unidad y la operación de la persona que ejecuta esas tareas respectivas.

Básicamente los procesos en las empresas requieren de insumos, procesos y productos en donde los primeros son los recursos con que cuenta la empresa para poder realizar el proceso de transformación o prestación del servicio culminando con resultado que da fe si las actividades desarrolladas cumplieron realmente con lo que se había planificado, es importante tener en cuenta que los productos o servicios obtenidos debe ser el resultado del buen uso y aprovechamiento de los recursos (productividad) y a la vez cumplir con los requerimientos de calidad exigidos para que las empresas logren un reconocimiento por la gestión realizada en pro del cumplimiento misional.