Plantilla de Oficios DGAI · Web viewNos permitimos presentarle el informe Nº INF-DGAI-007-2012 sobre la evaluación de la calidad de la información por concepto de gastos financieros

Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 20 de abril de 2012INF-DGAI-007-2012

LicenciadoJosé Adrián Vargas BarrantesTesorero Nacional

ASUNTO: Servicios de Auditoría Informe de control interno

Estimado José Adrián:

Nos permitimos presentarle el informe Nº INF-DGAI-007-2012 sobre la evaluación de la calidad de la información por concepto de gastos financieros de la deuda interna, sobre el cual se presentan algunos aspectos de control interno que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones, o si discrepa de ellas elevar el informe a señor Ministro de Hacienda.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como en un plazo razonable, el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

OSA/sgl/rgfC. Estudio 021-2011


INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN POR CONCEPTO DE GASTOS FINANCIEROS DE LA DEUDA INTERNA

INF-DGAI-007-2012

Abril, 2012



TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO...................................................................................................................................... i

1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................1

1.1 Origen................................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo.............................................................................................................................................................1

1.3 Alcance..............................................................................................................................................................1

1.4 Normativa relacionada con control interno.......................................................................................................1

1.5. Comunicación de resultados..............................................................................................................................2

2. RESULTADOS................................................................................................................................................2

2.1. Sobre los controles existentes en los gastos por concepto de intereses de la Deuda Estandarizada.................2

2.2 Sobre la conciliación mensual de las cancelaciones de los intereses de la deuda interna.................................3

2.3 Necesidad de mejorar y documentar algunos procedimientos...........................................................................5

2.4 Otros aspectos relacionados con los datos registrados en el módulo RDE.......................................................8

3. CONCLUSIONES...........................................................................................................................................9

4. RECOMENDACIONES...............................................................................................................................10



RESUMEN EJECUTIVO

El estudio comprende el análisis de los controles establecidos por la Tesorería Nacional sobre los gastos financieros de la Deuda Estandarizada cuyas operaciones son registradas en el módulo Registro de Deuda Estandarizada (RDE) del Sistema SINPE, así como algunos otros aspectos relacionados con la conciliación mensual de los intereses que efectúa la Unidad de Registro y Control de la Deuda y que se llevan en forma global (RDI y RDE), el cual constituye la fuente de información que consulta la Contabilidad Nacional para efectos del registro contable. El periodo de revisión abarcó los meses de agosto a octubre de 2011, extendiéndose cuando se consideró necesario.

La Tesorería Nacional ha venido realizando esfuerzos en la implementación y mejoramiento de los procedimientos y controles referentes a los gastos por intereses que se incurren con relación a los títulos valores de la deuda interna. Al respecto se determinó lo siguiente:

Existen una serie de elementos de control a lo interno y externo de la Tesorería Nacional que se llevan a cabo por los participantes en el proceso de emisión y cancelación de los intereses correspondientes a este tipo de deuda, los cuales proporcionan una seguridad razonable de que la información que se maneja sobre este concepto en el periodo de estudio fue la correcta y por tanto, se dio salvaguarda de los recursos que involucran las operaciones que se registran en el módulo RDE; además de que dicho registro auxiliar constituye la fuente de información que sirve de base para efectos de la revisión y seguimiento que le compete a esa Dirección, así como el registro contable por parte de la Contabilidad Nacional, y de consulta para los usuarios de la misma.

Las cifras totales de los montos por cancelaciones de intereses de la deuda interna que se llevan en la conciliación mensual por parte de la TN para los meses de agosto a octubre del 2011, coinciden con los montos registrados por ese concepto por parte de la Contabilidad Nacional.

Existe la necesidad de mejorar y documentar algunos procedimientos relacionados con las operaciones de deuda interna en los que participa la Tesorería Nacional, vinculados con el cierre diario de cancelación de intereses de los títulos valores de la deuda interna, el intercambio de títulos valores (canje), y en los títulos dados en garantía a solicitud de la Procuraduría General de la República.

Es necesario revisar algunas inconsistencias que se presentan en los datos consignados en el registro “Indicador de Exento” del modulo RDE, y continuar las gestiones ante el Banco Central de Costa Rica, quien administra el sistema SINPE, para poder anotar con mayor precisión el motivo por el cual se da la anulación de los intereses respecto a las opciones que se tienen preestablecidas.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado; y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en el Ministerio de Hacienda, según Decreto Nº 34323-H y sus reformas.

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2011.

1.2 Objetivo

Evaluar los controles establecidos en la Tesorería Nacional en relación con los gastos financieros de la deuda interna, a fin de determinar si los mismos contribuyen a asegurar razonablemente la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información que se genera, tanto para la toma de decisiones como para el registro contable.

1.3 Alcance

El estudio comprende el análisis de los procedimientos y controles establecidos por la Tesorería Nacional para el registro y control de los gastos por intereses correspondiente a la emisión de títulos de la Deuda Estandarizada, así como algunos otros aspectos relacionados con la conciliación mensual de los intereses que efectúa la Unidad de Registro y Control de la Deuda de esa Dirección, cuyas operaciones son registradas en el auxiliar denominado módulo de Registro de Deuda Estandarizada (RDE) del SINPE, el cual constituye la fuente de información que utiliza la Contabilidad Nacional para efectos del registro contable. A nivel de informe se presentan otros aspectos determinados que aunque no corresponden a dicho módulo, constituyen oportunidades de mejora. El periodo de revisión abarcó los meses de agosto a octubre de 2011, extendiéndose cuando se consideró necesario.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna.

1.4 Normativa relacionada con control interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular

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subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. C) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.5. Comunicación de resultados

Los resultados y recomendaciones contenidos en este informe fueron comunicados el 18 de abril de 2012, a la Licda. Martha Cubillo Jiménez, Subtesorera Nacional, al Lic. Mauricio Arroyo, Gerente de la División de Deuda, y al Lic. Roger Vargas Rodriguez, Coordinador de la Unidad de Registro y Control de Deuda.

Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

2. RESULTADOS

2.1. Sobre los controles existentes en los gastos por concepto de intereses de la Deuda Estandarizada

El registro de intereses de la Deuda Estandarizada es un proceso que automáticamente efectúa el sistema con la emisión de títulos de la deuda bajo esa modalidad. En dicho proceso se identificaron una serie de elementos de control a lo interno y externo de la Tesorería Nacional que se llevan a cabo por los participantes en el proceso de emisión y cancelación de los intereses, los cuales proporcionan una seguridad razonable orientados a la confiabilidad de la información y salvaguarda de los recursos derivados de las operaciones que se efectúan en el módulo RDE, además de que contiene la información necesaria para efectos de la revisión y seguimiento que le compete a esa Dirección y del registro contable por parte de la Contabilidad Nacional, así como otros usuarios de esta información, según se indica a continuación:

Las emisiones de estos títulos se registran en el Sistema de Anotación en Cuenta (SAC), una vez aprobado el acuerdo de emisión respectivo por el Superintendente de la SUGEVAL. El acuerdo contiene todas las características de la emisión y de los valores que la componen, de conformidad con el Reglamento de Oferta Pública y las instrucciones que emita mediante ese acuerdo, a su vez éste se transmite al medio financiero mediante Comunicado de Hecho Relevante.



La información se recopila a través de un dispositivo (token) del sistema de la Bolsa Nacional de Valores, lo cual equivale a una encriptación de los datos durante el trasiego de la información, y se traslada al SINPE, módulo Registro de Deuda Estandarizada (RDE) por un funcionario de la Unidad de Registro y Control de la Deuda Interna de la Tesorería Nacional, quien verifica que dicha información esté acorde con lo indicado para esa transacción por el funcionario de la Unidad de Atención de Deuda (negocia la deuda), posterior a este proceso el Coordinador de Registro y Control de la Deuda revisa y de ser procedente aprueba la operación.

El módulo RDE permite análisis de bitácoras de acceso y de actividad (bitácoras transaccionales) de los usuarios autorizados en el registro, y como parte del esquema de seguridad aplicado por la Tesorería Nacional como usuaria del sistema, se han designado funcionarios responsables por la seguridad que revisan y validan la asignación de los perfiles y monitorean el acceso de los usuarios autorizados a las transacciones registradas en ese módulo, según estudio realizado por esta Auditoría Interna cuyos resultados se reportaron en el informe INF-DGAI-032-2010 del 14 diciembre de 2010 sobre la revisión del esquema de seguridad de los módulos RDI (Registro de la Deuda Individualizada) y RDE (Registro de la Deuda Estandarizada) del SINPE aplicado por la Tesorería Nacional.

La conciliación que realiza la Tesorería Nacional en los cierres diarios, compara los montos pagados con el Fondo General de Gobierno a través del SINPE correspondientes a cupones de intereses vencidos, así como, la conciliación mensual que efectúa tanto la Contabilidad Nacional como la Dirección de Crédito Público en forma coordinada, aseguran que los saldos que se reflejan por ese concepto son correctos.

Mensualmente la Tesorería Nacional reporta a la Contabilidad Nacional los intereses que han prescrito, junto con los certificados en esa condición para los efectos correspondientes.

El módulo RDE, constituye el auxiliar contable donde se registran los cupones y los títulos de deuda, al cual tiene acceso de consulta la Contabilidad Nacional para soportar los registros correspondientes, además, esta Dirección compara estos conceptos con los cargos de efectivo realizados en el Fondo General.

Entre los principales datos que se registran en el módulo RDE relacionados con la deuda y los intereses, se tiene información suficiente a nivel del título: número de serie, tipo (nemotécnico), monto, plazo, fecha de emisión y de cancelación, tipo de moneda, si es materializado o no, y a nivel de los intereses aplican los mismos conceptos mencionados y si está exento de impuesto o no, además de que permite relacionarlos con la serie y el título que le dio origen.

Los datos que suministra el sistema informático citado permiten clasificar el gasto por tipo de títulos, vencimientos, por Acreedor que es la información requerida por la Contabilidad Nacional para presentar y revelar adecuadamente los gastos financieros en los Estados Financieros que ésta realiza.

Entre las facilidades que ofrece la información registrada en el módulo RDE es que se puede importar y usar para generar información estadística, obtener el saldo a la fecha en que se requiere, ver movimientos históricos, cancelaciones, anulaciones y colocaciones, que permiten a los usuarios dar seguimiento y realizar análisis financiero de la misma según corresponda.

2.2 Sobre la conciliación mensual de las cancelaciones de los intereses de la deuda interna

En la conciliación mensual efectuada por la Tesorería Nacional, se verificó que el monto total correspondiente a la cancelación de los intereses de la deuda interna registrados en los módulos RDI y RDE del SINPE de la deuda interna, durante los meses de agosto, setiembre y octubre del 2011, concuerdan con los montos registrados



contablemente por ese concepto en la conciliación mensual que para ese mismo periodo también realizó por su parte la Contabilidad Nacional, según se muestra en el cuadro siguiente:

Cuadro 1Conciliación mensual de las cancelaciones de los intereses de la deuda interna

Periodo de agosto a octubre del 2011(Cifras en colones)

Concepto Agosto 2011 Setiembre 2011 Octubre 2011Según conciliación mensual de TN:Monto de intereses cancelados según registros contenidos en los módulos RDI y RDE del SINPE.

8.285.071.557.42 95.230.815.051.33 5.255.505.397.09

Más o Menos:Montos cancelados por intereses en dólares o intereses adicionados a las renovaciones.

2.051.598.358.45 -697.831.457.17 -405.058.038.76

Monto de intereses pagados a la CCSS por Convenio firmado el 13/07/2011 y otros ajustes.

-204.273.662.37

Monto total de intereses de la deuda según conciliación de la TN

10.132.396.253.50 94.532.983.594.16 4.850.447.358.33

Monto total de intereses de la deuda interna, según registros de la Contabilidad Nacional

10.132.396.253.50 94.532.983.594.16 4.850.447.358.33

Fuente: Registros de la conciliación de la TN y registro contable de intereses de la deuda interna de la CN

No obstante, en dicha conciliación no se muestran por separado el monto correspondiente a las cancelaciones de intereses de las operaciones registradas en el módulo RDI y las del módulo RDE, por lo que se considera importante valorar la posibilidad de reflejar dichos gastos en forma separada a fin de establecer una cuenta de control (cifras totales) que brinde un mayor detalle a los usuarios de la misma, respecto al costo financiero de las operaciones registradas en cada una de esas carteras, para efectos informativos o comparativos que por ese concepto se requiera para los estados financieros que prepara la Contabilidad Nacional o otros efectos.

El punto 5.6.3, de las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), establece que “La información debe poseer características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario.”

Por su parte la NIC 1 Presentación de estados financieros, establecen en la parte que interesa lo siguiente:“83. En la cuenta de resultados, se presentarán rúbricas adicionales que contengan otras partidas, así como agrupaciones y subtotales de las mismas, cuando tal presentación sea relevante para la comprensión del rendimiento financiero de la entidad.// 90. Las partidas de gastos se presentarán con la sub-clasificación pertinente, a fin de poner de manifiesto los componentes, relativos al rendimiento financiero, que puedan ser diferentes en cuanto a su frecuencia, potencial de pérdidas o ganancias y capacidad de predicción.”

En la comunicación oral de resultados, la Licda. Martha Cubillo, Subtesorera Nacional, indica que no le queda claro cuál es el objetivo que se pretende con mostrar por separado los gastos por intereses generados por la emisión de títulos registrados en el auxiliar de las operaciones que se mantienen en el auxiliar de los módulos



RDE y en el RDI. Al respecto se le comentó que la observación realizada se sustenta en la normativa citada, para lo cual la Licenciada Cubillo manifestó que se revisará y valorará la importancia de implementar ese aspecto.

2.3 Necesidad de mejorar y documentar algunos procedimientos

El procedimiento establecido por la Tesorería Nacional para el cierre diario de cancelación de intereses de títulos valores emitidos a nombre del Ministerio de Hacienda, requiere ser revisado y fortalecido en algunos aspectos que se estiman importantes, así como la necesidad de que se documente en un procedimiento las principales actividades en las que participa la Tesorería Nacional en relación con la reestructuración de pasivos gubernamentales (canje de títulos valores), y emisión de títulos dados en garantía a solicitud de la Procuraduría General de la República, para mayor claridad en la realización de estas actividades a fin de asegurar la correcta ejecución y aplicación de dichos procedimientos, dada la materialidad de los recursos que representan estas operaciones.

a) Sobre el procedimiento “Cierre diario de cancelación de intereses de títulos valores emitidos por la Tesorería Nacional”

El objetivo de este procedimiento es realizar un control de registro diario de lo cancelado por concepto de intereses de títulos valores materializados y desmaterializados emitidos por la Tesorería Nacional, para verificar que lo realmente pagado a través del Fondo General de Gobierno es igual a lo cancelado en el Sistema de Registro de Deuda (RDI-RDE). Al respecto, se determinó lo siguiente:

Respecto a la conversión de dólares a colones descrita en el punto 2.2, no se especifica la fuente de la información ni cuál sería el tipo de cambio de compra o venta a utilizar, y si el que debe tomarse en cuenta es el que está vigente a la fecha en que se hace efectiva la cancelación de los intereses. Asimismo, se considera necesario revisar el término “colonizar” utilizado para el proceso de conversión de los pagos en dólares a colones, por otro que sea más apropiado.

En el punto 3 se indica como una actividad que “no pueden existir diferencias”, sin embargo, lo indicado constituye más que una actividad el propósito fundamental que persigue la realización de una conciliación. No contempla los pasos a seguir en caso de que se presenten diferencias al comparar las cifras totales registradas versus el auxiliar RDI - RDE del SINPE a una fecha de corte dada, tomando en cuenta que como parte de la dinámica de las operaciones pueden surgir diferencias de más o de menos, y de presentarse esa situación, lo importante es que se investiguen las causas que originaron esas diferencias y se comunique oportunamente a la jefatura correspondiente, a fin de que se tomen las acciones respectivas, para que éstas sean corregidas, justificadas y documentadas.

En el punto 5 se establece que el Coordinador de Unidad revisa en forma periódica los cierres de intereses efectuado por el Profesional de Egresos, sin que se especifique la frecuencia (diaria, semanal, mensual u otra) en que ésta debe realizarse, por lo que queda a criterio del Coordinador el cuándo y cada cuánto se efectúa, como tampoco se indica que esa revisión debe quedar evidenciada con el nombre del funcionario y la fecha en que se efectuó, al igual que el nombre del funcionario que elaboró la hoja de Excel, de conformidad con las sanas prácticas administrativas.

Se indica que la conciliación se documenta en un archivo electrónico en Excel, el cual queda almacenado en el computador del funcionario que la realiza, sin embargo, no se especifica sobre la importancia de que esos archivos electrónicos sean respaldados en otro medio alterno y con qué frecuencia para salvaguardar dicha información en caso de que se requiera su revisión posterior.



Se omite como actividad, la importancia de que el funcionario que realiza la conciliación en la Tesorería Nacional coordine con la Contabilidad Nacional, a fin de verificar que el monto realmente pagado por concepto de gastos por intereses de la deuda interna, es concordante con lo cancelado en el sistema RDI y lo registrado contablemente, para lo cual resulta necesario incluir ese elemento de comparación.

Como parte del procedimiento se omite el formato de la hoja de Excel a utilizar con los datos mínimos preestablecidos para el cierre diario y mensual.

b) Necesidad de documentar el procedimiento de canje de títulos valores de la deuda estandarizada

La Tesorería Nacional no cuenta con un procedimiento formal en donde se detallen las principales actividades y elementos de control establecidos para el intercambio de valores (canje), en el que participan funcionarios de la Unidad de Registro y Control de la Deuda y la Unidad de Atención de la Deuda y esa Dirección, en los que media un proceso de venta (compra para los participantes) y un proceso de compra (venta para los tenedores), transacciones que se dan con la deuda estandarizada y que tienen características particulares que las diferencian de las otras emisiones de títulos valores.

El canje es un intercambio de títulos seleccionados previamente, con unas características dadas, que se propone cambiar por otras series que se dan a conocer al medio financiero previamente con el objetivo de prolongar el plazo de la cancelación efectiva de deuda o las condiciones.

Entre los aspectos que se consideran por parte de la Tesorería Nacional para el uso del mecanismo de canje de valores, se tienen los siguientes: la planeación financiera que esto implica, la definición de los parámetros y condiciones que se deben dar para tomar la decisión de optar para el uso del mismo, selección de las series de los títulos a canjear, la definición de rendimientos mínimos para negociar y su documentación, la solicitud de autorización a la SUGEVAL, el comunicado de hecho relevante al medio, la designación de la persona que tendrá a cargo la custodia de los títulos canjeados en caso de corresponder, el uso de la cuenta custodio valores SINPE 027390000000007 del Ministerio de Hacienda, las coordinaciones y comunicaciones de esa información hacia la Contabilidad Nacional y la Dirección de Crédito Público, entre otros.

Como parte de la operación de canje de la deuda efectuada en octubre del 2011, cuyo valor facial de la compra asciende a la suma de ¢21.368.350.000.00 con oficio GGDP-368-2011-RD del 18/10/11, la Tesorería Nacional le comunica a la Contabilidad Nacional en lo que interesa: “…Es importante resaltar que esta es la primera operación de canje que se realiza por medio de la cuenta custodio valores SINPE 027390000000007 del Ministerio de Hacienda. Por tal motivo, no existen títulos anulados sino que se debe consultar la cuenta en mención a efecto de que puedan realizar el cierre correspondiente, favor remitir solicitud de acceso de consulta a SINPE de los funcionarios que requieran el mismo.”.

La Contabilidad Nacional registró esa operación de canje en la cuenta contable 1331.001.002 denominada Títulos de Propiedad en Poder de Tesorería Nacional, como un débito en la cuenta de Otros Activos, con base en lo comunicado en el oficio GGDP-368-2011-RD de cita. Esta condición hizo que se presentara en la conciliación mensual de la deuda interna efectuada por la Contabilidad Nacional para el mes de octubre del 2011 una diferencia de ¢21.367.920.000,00, al comparar las cifras totales registradas contablemente ¢2.325.321,000.000,00 contra lo reportado por la Dirección de Crédito Público ¢2.303.953.080.000,00.

Además, el tratamiento que se le dio a la operación de canje de noviembre 2011 por un valor de ¢8.441.600.000.00 fue diferente, ya que no se utilizó la cuenta custodio valores SINPE mencionada, en razón de que en ese entonces se había incorporado un cambio en el módulo RDE, en el sentido de que los títulos canjeados se identifican con el nombre "Compra" y los que los sustituyen con el nombre de “Venta” que es lo usual en el caso de esta última. Además de que en el campo donde se registra el monto de la “Compra” en el



módulo RDE no tiene una marca que diferencie éstos saldos con los normales de venta que se han venido manejando, lo cual no es consistente y podría traer confusiones en la interpretación de la información por parte de los usuarios.

Sobre esta tema, cabe indicar que se recibió copia del oficio DSF-TES-88-2012 del 12/04/2012 dirigida al Lic. Mauricio Arroyo, Gerente de División de Deuda Pública de la Tesorería Nacional, suscrita por el Lic. Marvin Alvarado, Director del Departamento de Tesorería del BCCR, en donde se comunican observaciones referentes a la conciliación de la emisión de títulos del RDE y al uso de un plazo de cupones a 182 días que difiere del plazo establecido como parte de las reglas del negocio de la serie de los títulos valores objeto de canje (ISIN CRG0000B29G6), en el que se solicita promover las medidas correctivas sobre los hallazgos, que permitan evitar que situaciones como las descritas se repitan.

En la comunicación oral de resultados, el Lic. Mauricio Arroyo, Gerente de División de Deuda, y el Lic. Roger Vargas, Coordinador de la Unidad de Registro y Control de Deuda, indican que se están analizando las observaciones comunicadas por el BCCR en el oficio DSF-TES-88-2012 de cita, ya que no todos los aspectos señalados se ajustan a la realidad, y que se tiene en proceso el oficio de respuesta mediante el cual se realizarán las aclaraciones que correspondan ante esa entidad bancaria.

c) Sobre el procedimiento de títulos emitidos a solicitud de la Procuraduría Módulo RDI.

Conforme con el Decreto Nº 32143-H denominado Reglamento de emisión de títulos para rendir a nombre del Estado, garantías judiciales para efectos de embargo preventivo, la Procuraduría General de la República (PGR) puede solicitar a la Tesorería Nacional la emisión de títulos valores para este propósito. La emisión de estos títulos tiene características particulares y está normada en el decreto citado, sin embargo, las principales actividades en las que participa esa Dirección para ese propósito no se encuentran documentadas en un procedimiento formal, tales como:

Establecer los requisitos mínimos de información que debe suministrar la Procuraduría General de la República para emitir este tipo de títulos.

Definir las calidades y características de la información mínima que deben remitir como dueños del proceso, a la Contabilidad Nacional las cuales de acuerdo con el artículo 10 del Decreto citado, son: copia del oficio remitido por la Procuraduría General de la República (PGR), identificación y referencia de los datos del título, número de título, monto, plazo, módulo en el cual aparece registrado, la indicación de si se trata de una renovación o de una nueva emisión, entre otros, a fin de promover un registro oportuno y su consideración como pasivo contingente en los estados financieros.

Consideración del establecimiento de plazos para enviar el título a la PGR, los controles requeridos para la emisión, remisión, entrega y custodia a partir de las cuales se implanta el sistema, historial de las variaciones que se dan debidamente documentadas.

Condiciones financieras de los títulos, según el artículo 6 del decreto 32143-H en lo referente a los tipos de títulos, plazo de 10 años, tasa 1% y unidad monetaria en colones.

Respecto a las cancelaciones: Indicación de que el título original que se anula en caso de que sea físico, debe mutilarse y remitirse a la Contabilidad Nacional con un oficio donde se establezca si corresponde a una renovación o a la finalización de un proceso judicial adjuntando el oficio correspondiente de la PGR.

Existen algunos títulos de esta modalidad a 15 años plazo, dado que fueron emitidos previos al Decreto 32143-H que estableció el plazo de 10 años.



Es conveniente definir este procedimiento, para evitar riesgos en la aplicación adecuada y consistente por parte de los funcionarios, la oportunidad de la presentación de la información a la Contabilidad Nacional para efectos de registro contable, así como su clasificación y revelación.

El punto 4.2 de las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), en lo referente a Requisitos de las actividades de control inciso e) Documentación indica:“Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

En la comunicación oral de resultados, el Lic. Roger Vargas indica que como parte de la gestión de la calidad que se lleva a cabo en la Tesorería Nacional, se tiene identificado la necesidad de mejorar y documentar los procedimientos con base a procesos, para lo cual se están tomando en cuenta los indicados en este apartado, como parte del mejoramiento continuo y fortalecimiento del control interno de esa Dirección. Además, se comenta por parte de los participantes de Tesorería Nacional la conveniencia de incorporar en los procedimientos la emisión de otros títulos de naturaleza especial.

2.4 Otros aspectos relacionados con los datos registrados en el módulo RDE

a) En cuanto al dato consignado en el campo denominado “Indicador de Exento”

En relación con los datos contenidos en el módulo RDE para el periodo de agosto a octubre de 2011, se presentan inconsistencias en cuanto a la palabra consignada en el campo denominado “Indicador de Exento” vinculados con los intereses emitidos en dólares identificados con el nemotécnico “TP$M”, en los que en algunos casos se indica “No” y en otros “Sí”, siendo que los intereses asociados a éstos están exentos de impuesto por haber sido emitidos antes de la entrada en vigencia de la Ley 8720 1, que en el transitorio único textualmente dice: “La reforma del artículo 23 de la Ley de impuesto sobre la renta, Nº 7092, de 21 de abril de 1988, y sus reformas, que se establece en el artículo 22 de esta Ley, no afectará los títulos valores en moneda extranjera emitidos por el Estado o por los bancos del Estado, que hayan sido debidamente emitidos antes de la entrada en vigencia de la presente Ley, los cuales estarán exentos del impuesto en cuestión hasta la fecha de su vencimiento…”, aspecto que puede inducir a confusión en la interpretación apropiada de ese dato por parte del usuario de la misma. Referencia: número de emisión en serie E012001, E032001, E082001, E152001, G$270515.

Al respecto, es importante señalar, que los montos de los intereses consignados en los campos denominados “Interés Bruto” e “Interés Neto” son iguales y que los campos relacionados con estos últimos en “Impuesto Efectivo” aparecen en blanco.

En la comunicación oral de resultados, la Licda. Martha Cubillo indica que no obstante que se reconoce que esa inconsistencia induce a error informativo, considera que no es necesario que se gestione ante el BCCR la corrección de esa inconsistencia presentada en el campo “Indicador de Exento” a nivel de la base de datos del sistema (RDE), fundamentalmente porque no representa un error material, solamente informativo.

b) Sobre las opciones preestablecidas que brinda el sistema para las “anulaciones” de los intereses

1 Ley 8720 “Protección a víctimas, testigos y demás sujetos Intervinientes en el proceso penal, reformas y adición al Código Procesal Penal y al Código Penal” publicada en La Gaceta 77 del 22 de abril del 2009.



Las opciones preestablecidas por el sistema en el modulo RDE del SINPE para indicar el motivo por el cual se pueden dar las anulaciones de los cupones de intereses sean impresos o desmaterializados, está limitado a los siguientes conceptos: “cambio de condiciones”, “canjeado” y “valor desautorizado”, el cual no permite que se puedan consignar otros motivos a los indicados y con una mayor información tales como mal ingreso de los datos, problemas de cálculos de valores, entre otros, según lo indicado por uno de los funcionarios de la Unidad de Registro y Control de la Deuda, al igual que el Gerente de la División de la Deuda, tampoco queda registrada la fecha en que se efectuó la anulación.

De acuerdo con lo indicado por el Gerente de la División de la Deuda, en las reuniones periódicas con funcionarios del BCCR se han planteado esos requerimientos, sin embargo, a la fecha del presente informe, no se ha logrado una respuesta positiva al respecto para que se realicen esos cambios requeridos en el modulo RDE del SINPE, al considerar esa entidad bancaria que por el momento lo solicitado no está entre las prioridades.

3. CONCLUSIONES

3.1 El registro auxiliar de la deuda interna, denominado Registro de Deuda Estandarizada (RDE) es uno de los módulos del SINPE, donde se registran los intereses de la deuda interna a través de un proceso automático que efectúa el sistema, al cual tiene acceso la Tesorería Nacional y Contabilidad Nacional. En torno a dicha información se identificaron una serie de elementos de control a lo interno y externo de la Tesorería Nacional que se llevan a cabo por los participantes que intervienen en el proceso de emisión y cancelación de los intereses, los cuales proporcionan una seguridad razonable respecto a la confiabilidad de la información y salvaguarda de los recursos de las operaciones relacionadas con deuda interna estandarizada, además de que el sistema contiene la información requerida para efectos de la revisión y seguimiento que le compete a esa Dirección, a la Contabilidad Nacional para efecto del registro contable, así como otros usuarios de esta información. Ver punto 2.1 de este informe.

3.2 Como parte de los controles establecidos en la Tesorería Nacional, se realizó la conciliación mensual sobre los montos totales correspondientes a las cancelaciones de intereses de la deuda interna para los meses de agosto, setiembre y octubre del 2011, los cuales concuerdan con el efectivo cargado al Fondo General del Gobierno a través del SINPE, y las cancelaciones de intereses registrados en los módulos RDI y RDE para ese periodo. No obstante, resulta conveniente se valore la segregación de los datos correspondientes a dichos módulos por cuanto en la actualidad se presentan en forma conjunta o podría limitar la comparación o la disposición de dicha información. Ver punto 2.2 de este informe.

3.3 El procedimiento de cierre diario de cancelación de intereses de títulos valores requiere ser revisado y fortalecido en algunos aspectos que se estiman importantes, también existe la necesidad de documentar los procedimientos relacionados con la reestructuración de pasivos gubernamentales (canje de títulos valores), y la emisión de títulos dados en garantía a solicitud de la Procuraduría General de la República, en las que participa la Tesorería Nacional, dada la sensibilidad y materialidad que estas operaciones representan, a fin de asegurar razonablemente la salvaguarda de los recursos, la uniformidad de criterio en su aplicación, y la claridad y suficiencia de los controles y procedimientos para estos procesos. Ver punto 2.3 de este informe.

3.4 Existen otros aspectos vinculados con los datos registrados en el módulo RDE, en cuanto a la inconsistencia en el dato consignado en el campo denominado “Indicador de Exento” para el periodo de agosto a octubre de 2011, sobre los intereses emitidos en dólares nemotécnico “TP$M”, siendo que estos intereses están exentos de impuesto por haber sido emitidos antes de la entrada en vigencia de la Ley 8720. Asimismo el sistema no tiene un campo específico para la indicación de la fecha de la anulación de los intereses de deuda, y solo permite tres opciones preestablecidas de los motivos de la anulación, y no da la posibilidad de que se pueda registrar otro tipo de motivos, aspecto último que ha sido requerido al

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BCCR, sin embargo, a la fecha la respuesta ha sido que por el momento no está entre las prioridades su atención. Ver punto 2.4 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Tesorero Nacional

4.1 Se valore los aspectos indicados en el punto 2.2 sobre la conciliación mensual de los montos totales de los gastos financieros de la deuda interna y la conveniencia de clasificar y mostrar por separado los gastos por intereses registrados en el módulo RDI y RDE de SINPE, a los efectos de facilitar la comparación o el uso de esta información. Ver punto 3.2. de este informe.

4.2. Ordenar lo correspondiente para que se revise y fortalezca el procedimiento “Cierre diario de cancelación de intereses de títulos valores emitidos por la Tesorería Nacional”, así como se disponga de procedimientos formales de aplicación general mediante el cual se documente y estandaricen las principales actividades en las que participa la Tesorería Nacional en relación con la reestructuración de pasivos gubernamentales (canje de títulos valores), emisión de títulos dados en garantía a solicitud de la Procuraduría General de la República, o cualquier otro de naturaleza especial, tomando en consideración el punto 2.3 de este informe. Ver punto 3.3 de este informe

4.2 Ordenar lo correspondiente al Gerente de la División de Gestión de Deuda, para que se revise la inconsistencia que se da en la anotación del dato consignado en “Indicador de Exento”, a fin de que se tomen las acciones que procedan en caso de corresponder, y se continúe con las gestiones que realiza la Tesorería Nacional ante el BCCR para que se puedan anotar con mayor precisión los motivos por lo que se da la anulación conforme a lo sucedido, así como la posibilidad de la mejora visual en cuanto a la diferenciación de los montos en los campos previstos para la compra o venta de canjes de títulos valores en el RDE. Ver punto 3.4 de este informe.

4.3 Informar a esta Auditoría Interna sobre las acciones que se tomen en relación con las observaciones comunicadas por el BCCR con oficio DSF-TES-88-2012, según lo indicado en el punto 2.3, inciso b), de este informe.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente al Tesorero Nacional, proceder en lo que corresponda, conforme el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo de 10 días hábiles señalado; así como el plan de acción que se defina en un plazo razonable para la efectiva implantación de lo recomendado.

Rosibel Garro Fallas Sonia Gin LunProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinadora Auditoría Área de Egresos

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