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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA “EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN, MARKETING DIGITAL Y PUBLICIDAD 2019-20120 DE BILIB”
EXPEDIENTE BI-201906
Pliego de prescripciones técnicas para la contratación del servicio de asistencia
técnica para la “EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN, MARKETING
DIGITAL Y PUBLICIDAD 2019-20120 DE BILIB” Expediente BI-201906
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Índice de contenido
1 INTRODUCCIÓN .................................................................................. 4
2 PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO .............................. 8
2.1 DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS ................................................ 8
2.3 PLAZO DE EJECUCIÓN .................................................................. 16
2.4 EQUIPO DE TRABAJO.................................................................... 16
2.5 GESTIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ........ 16
3 FORMA DE EJECUCIÓN ................................................................... 19
3.1 PLANIFICACIÓN Y DIRECCIÓN DE LOS TRABAJOS ................... 19
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Nota: Cualquier consulta en relación con el presente procedimiento de
adjudicación debe dirigirse por correo electrónico a la dirección a [email protected],
indicando:
Asunto: número de expediente
Cuerpo: nombre de la empresa, datos de la persona que realiza la consulta y texto
de la consulta.
El plazo de recepción de consultas finalizará 3 días hábiles antes del fin del plazo
de presentación de ofertas. PCTCLM no tendrá obligación de responder las consultas
realizadas transcurrido dicho plazo.
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1 INTRODUCCIÓN
El Parque Científico y Tecnológico de Castilla-La Mancha está gestionado por una
Fundación del sector público cuyo fin es promover la construcción del entorno del Parque
Científico y Tecnológico y desarrollar las actividades que implica ser una entidad de este calibre.
Dentro de los institutos que forman parte del Parque Científico y Tecnológico de Castilla-
La Mancha se encuentra BILIB, el Centro de Apoyo Tecnológico de Castilla-La Mancha, quién
será el encargado de gestionar las actuaciones que rigen el contrato para la “Ejecución del plan
de comunicación, marketing y publicidad 2019-2020 de BILIB”.
BILIB es a su vez un centro promovido por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha
cuya función es fomentar el uso de las nuevas tecnologías en Castilla-La Mancha, dinamizando
las TIC en la región y potenciando el asesoramiento TIC a sus ciudadanos.
BILIB enmarca sus actuaciones dentro del equipo de trabajo de IMPUSO DIGITAL de la
Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías de la Consejería de Fomento de
la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
Misión de BILIB: Diseñar, promover, dinamizar y canalizar proyectos y acciones que
impulsen la innovación y la digitalización de Castilla-La Mancha a través de las Tecnologías de la
Información y la Comunicación, aprovechando la capacidad y capilaridad que ofrecen los centros
de internet y otros puntos de acceso público de nuestra región. Además de crear sinergias y
aunar recursos entre asociaciones, organismos y entidades, logrando, de este modo, prestar
apoyo tecnológico a las personas con más dificultad de acceso al conocimiento TIC y que,
además, son pilares fundamentales para el desarrollo sostenible presente y futuro de Castilla-
La Mancha.
Visión de BILIB: Hacer de Castilla-La Mancha una región tecnológica, innovadora y
competitiva, ayudando, a través de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, al
desarrollo y la prosperidad de todos sus ciudadanos y comarcas. Actuando, con especial interés,
en la resolución de necesidades particulares y concretas gracias a una relación cercana e
integrada con las principales entidades a nivel tecnológico, económico y social.
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Valores de BILIB: Los principales valores de equipo que forma “Bilib” son compromiso,
la colaboración con el entorno, la mejora continua, la igualdad de oportunidades, la inclusión
digital y la innovación TIC.
Objetivos estratégicos de BILIB:
Facilitar el acceso universal a las TIC en la Región en base a los principios de inclusión
digital e igualdad de oportunidades.
Promocionar el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en
Castilla-La Mancha.
Mejorar la competitividad y productividad de profesionales y empresas en Castilla-
La Mancha a través de la profesionalización del uso de las TIC.
Potenciar y consolidad la imagen de “Bilib” como entidad de promoción del sector
TIC en Castilla-La Mancha.
Objetivos del plan de comunicación de BILIB:
Objetivo principal: aumentar el número de usuarios y el alcance de los servicios
ofrecidos por BILIB.
Objetivos secundarios:
◦ Dar a conocer los distintos servicios y actividades que desarrolla BILIB a los
potenciales usuarios (especialmente a ciudadanos), tanto online como offline,
aprovechando al máximo los recursos disponibles.
◦ Potenciar una imagen atractiva del Centro.
◦ Generar confianza entre los diferentes targets como centro de referencia para
el desarrollo de capacidades tecnológicas a todos los niveles.
Objetivos convergentes:
◦ Más ciudadanos formados tecnológicamente + profesionales innovadores,
eficientes y rentables gracias a la mejora de sus capacidades tecnológicas = Una
Comunidad Autónoma más competitiva y con mayor capacidad de generación
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de bienestar social a todos los niveles.
Perfiles de usuario prioritarios (BUYER PERSONA) de BILIB:
Perfil 1: Mujer en búsqueda de empleo menor de 20 años y sin estudios. Temáticas:
Búsqueda de empleo, posibilidades de autoempleo; adopción de capacidades TIC
básicas; desarrollo de competencias en el área administrativa y de gestión; perfiles
profesionales demandados por las empresas de la región; herramientas para facilitar la
búsqueda de empleo y el acceso al mercado laboral; herramientas digitales necesarias
para trabajar en el área administrativa-ofimática.
Perfil 2: Mayores de 55 años que se reincorporan al mercado laboral. Temáticas:
Adquisición de conocimientos TIC de iniciación para ayudar a la reincorporación al
mercado laboral; conocimientos TIC de reciclaje para perfiles ofimáticos y
administrativos; herramientas ofimáticas que se utilizan hoy en día en los puestos de
trabajo del área administrativa; las habilidades digitales más demandadas en el mercado
laboral, cursos de iniciación y ampliación de conocimientos digitales.
Perfil 3: Búsqueda o mejora de empleo, menores de 35 y recién licenciados, con estudios
superiores. Temáticas: Habilidades digitales que añadir a los CV para mejorar la
búsqueda de empleo en personas formadas; recomendaciones para mejorar el perfil
profesional en redes sociales; las redes sociales como aliadas en la búsqueda de empleo;
selección de emprendedores de éxito menores de 40 años; emprendimiento para
menores de 40 años.
Perfil 4: Desarrollo empresarial, empresarios o responsables de área, mayores de 35
años. Temáticas: Internacionalización; administración electrónica; transformación
digital de las empresas; mejora de la competitividad de los negocios locales; impulso del
negocio digital; ejemplos de éxito de emprendimiento en el ámbito rural; avances TIC y
cómo afectarán a los pequeños negocios; impulso y búsqueda de financiación en
startups; ecosistema de ayudas al emprendimiento; herramientas TIC para freelancers;
modelos de negocio novedosos basados en plataformas digitales.
Perfil 5: Uso básico de Internet para comunicación y ocio, jubilado mayor de 65 años con
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interés por la tecnología. Temáticas: Iniciación al uso de nuevas tecnologías; primeros
pasos en el uso de redes sociales; iniciación al correo electrónico; uso de libros
electrónicos; distinción de fake news; iniciación al comercio electrónico y resolución de
principales dudas y miedos en la navegación, en las compras digitales o en la banca
online.
Perfil 6: Búsqueda de empleo para personas con discapacidad. Temáticas: Desarrollo de
capacidades TIC básicas-medias por parte de discapacitados de diversa índole; aulas
inclusivas; el uso de las TIC como apoyo a la mejora del grado de autonomía y las
capacidades cognitivas y motoras; las TIC como herramienta de integración laboral para
las personas con discapacidad; las TIC y los Trastornos del Espectro Autista; el papel de
las TIC en los Programas de Formación para la Transición a la Vida Adulta en CLM.
Perfil 7: Profesorado con necesidad de adquirir conocimientos TIC básicos y aplicación
de contenidos en el aula. Temáticas: Desarrollo de áreas STEAM en los alumnos; apoyo
a los docentes en la adquisición de conocimientos STEAM; aplicación de la robótica y la
programación en las aulas; uso de impresoras 3D en los colegios; conocimientos de
programación básica.
El presente pliego tiene por objeto la regulación de las condiciones técnicas que han de
regir la contratación de la asistencia técnica para ejecutar un plan de comunicación y acciones
de marketing digital y publicidad para la consecución de los objetivos de BILIB.
El detalle de los diferentes trabajos que se deberán acometer en la prestación del Servicio
se establece en los apartados siguientes.
El Servicio será ejecutado durante el 2019, tras la firma del Contrato conforme a los hitos
previstos en el epígrafe 2.2 Hitos y entregables del presente Pliego de Prescripciones Técnicas.
El precio máximo de licitación será de 33.057,85 € (TREINTA Y TRES MIL CINCUENTA Y
SIETE EUROS CON OCHENTA Y CINCO CENTIMOS DE EURO) I.V.A. excluido.
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2 PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO
2.1 DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS
BILIB desarrollará este proyecto hasta el 31 de diciembre 2019 y para ello requiere la
contratación de una entidad que, mediante la aportación de sus propios recursos, ejecute el
plan de comunicación, marketing y publicidad 2019-2020 diseñado por BILIB, cuyo objetivo es
facilitar la consecución de los objetivos y funciones encomendadas a BILIB por parte de la
Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías de la Consejería de Fomento de
la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
El servicio a prestar por el adjudicatario se centrará en las siguientes áreas de trabajo:
Ejecución de las acciones definidas en el plan de comunicación, marketing y
publicidad 2019-2020 de BILIB.
Elaboración de diseños gráficos y creatividades para los proyectos y sitios web de
BILIB.
Elaboración de un Dashboards y seguimiento de resultados.
Elaboración de un informe final de resultados y actualización del plan para 2020-
2021.
El adjudicatario deberá realizar los trabajos que se detallan a continuación.
EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN, MARKETING Y PUBLICIDAD 2019-2020 DE BILIB
Todo el detalle del plan de comunicación, marketing y publicidad será entregado por BILIB
al Adjudicatario, quién deberá ejecutar todas las acciones definidas en el plan. Las principales se
encuentran:
Propuesta, revisión junto con el equipo de BILIB, corrección, y ejecución del plan de
medios seleccionado en base a las necesidades de comunicación y promoción de
BILIB, con un presupuesto a reservar de 5.000 € (IVA Incluido), para dar a conocer
los principales servicios y proyectos de BILIB, logrando comunicar a los principales
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públicos objetivos las posibilidades formativas e informativas que BILIB ofrece a
través de sus propios recursos y los de sus entidades colaboradoras.
Gabinete de Comunicación de BILIB para informar a medios y entidades
colaboradoras de la labor desarrollada. Esta tarea incluye:
o Creación de una lista de medios claves y mantenerles informados de todas
las novedades y noticias relacionadas con BILIB.
o Elaboración de un dosier informativos sobre BILIB para medios de prensa y
otro para entidades colaboradoras con los servicios y recursos más
destacados.
o Elaboración de 1 nota de prensa bimensual sobre proyectos y datos
reseñables de BILIB y su difusión en medios de prensa locales y regionales.
o Asesoramiento en las estrategias de comunicación para los proyectos
puestos en marcha por BILIB.
Elaboración de un Plan de Contenidos que incluya objetivos del plan de contenido,
análisis de los perfiles a los que se plantea alcanzar, áreas temáticas de los
contenidos y análisis de keywords de interés. Para los contenidos propuestos se
detallará el perfil al que se dirige, temática del contenido, nivel técnico de éste,
necesidad que cubrirá el contenido en el perfil seleccionado, keywords destacadas.
Asimismo, se incluirá una propuesta efectiva de Indicadores a reportar para cada
uno de los canales de comunicación a utilizar. Junto a la elaboración del plan se
incluirá la elaboración y publicación de al menos 20 contenidos para el Blog de BILIB,
dirigidos al impulso digital de ciudadanos, profesionales y empresas que incluirá la
generación contenidos a publicar. Las características que deberán cumplir estos
contenidos son las siguientes:
o Los contenidos deberán ser originales, tener entre 1.500 y 2.500 palabras e
incluir imágenes, gráficos y-o infografías de apoyo que faciliten su consumo.
Todos los contenidos deberán incluir una imagen destacada para ilustrar el
contenido. Las imágenes, gráficos e infografías utilizadas deberán estar
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libres de derechos de autor, tener una licencia creative commons que
permita su uso o adquirir su licencia de uso. El licitador asumirá cualquier
coste de adquisición de las imágenes.
o A lo hora de redactar los contenidos estos deberán diseñarse de manera
adecuada para facilitar la lectura por parte del usuario, utilizando títulos y
subtítulos, incluyendo lista de ítems y numeraciones, usando negritas para
resaltar las partes claves, etc.
o Los contenidos a desarrollar deben aportar valor claro a los perfiles de
usuario a los que se dirige, no se aceptarán propuestas vacías de contenido,
sin objetivo definido, ni respuesta a las necesidades de los perfiles
seleccionados.
o El adjudicatario establecerá tras reunión con BILIB una guía de estilo para la
publicación de contenidos que se utilizará de base para la generación de
todos los contenidos a desarrollar.
o BILIB podrá revisar parcial o completamente los contenidos generados, y en
caso de considerarlo necesario, solicitar su modificación para adecuarlos a
los estándares internos del Centro.
Búsqueda, selección y publicación de al menos 75 nuevos eventos en la Agenda de
BILIB. La extensión de estos contenidos será de entre 150 y 300 palabras. La
descripción del evento deberá ser original para evitar contenido duplicado y mejorar
el posicionamiento de contenidos. Todos los eventos deben incluir una imagen
destacada, siguiendo un diseño estandarizado que refuerce gráficamente el espacio
de Eventos TIC de BILIB. Los eventos TIC a publicar deben cumplir con los siguientes
criterios:
o Se priorizarán los eventos que tengan lugar en Castilla-La Mancha dentro
del ámbito de las TIC, el emprendimiento y el negocio digital.
o Se permitirá la publicación de eventos de fuera de la región en los casos que
se impartan en provincias limítrofes a Castilla-La Mancha (Madrid, Valencia,
Alicante, Murcia…); siempre y cuando el evento sea suficientemente
relevante y no exista una oferta excesiva de eventos esa semana en la
región.
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o Se podrán publicar eventos de fuera de Castilla-La Mancha en lugares no
limítrofes cuando estos tengan relevancia nacional o internacional, por
ejemplo, el Mobile World Congress.
o No se consideran eventos válidos aquellos que sean de pago, se trate de un
curso con una duración superior a tres días o se impartan en días no
consecutivos. Se permitirá la excepción de publicación de eventos de pago,
siempre que se trate de un evento de índole nacional de la suficiente
relevancia.
Diseño, elaboración, maquetación y envío de al menos 20 newsletters a la base de
contactos a través de la cuenta de MailChimp de BILIB. En las que se presentarán
contenidos, recursos y servicios de valor para los diferentes usuarios de BILIB. La
elaboración incluye el plan de envío, diseño de creatividades y maquetación de los
contenidos.
Gestión de las Redes Sociales de BILIB (Twitter, Facebook, YouTube, LinkedIn y
SlideShare). Esta tarea incluye:
o Dar a conocer BILIB y su actividad diaria, mantener un canal de
comunicación abierto y eficiente al mismo tiempo que reforzamos la imagen
de marca.
o Promocionar los actividades, recursos y servicios de BILIB y conseguir de
forma activa la participación de los usuarios en ellas.
o Gestionar las campañas de publicidad desarrolladas en estas redes, incluido
el reporte de datos.
o Dar soporte a las consultas de los usuarios, y si fuese necesario derivar las
consultas al equipo de BILIB
o Incrementar al menos en un 10% los seguidores/fans/contactos en
Twitter/Facebook/Linkedin. El punto sobre el que calcular este incremento
será el número de seguidores/contactos/fans de BILIB a fecha de inicio de
las tareas de dinamización de las Redes Sociales. Para asegurarse que ambas
partes establecen el mismo punto de inicio, el adjudicatario dejará
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constancia oficial del punto de partida mediante un email dirigido a BILIB,
quién enviará acuse de recibo con la aceptación de éste.
ELABORACIÓN DE DISEÑOS GRÁFICOS Y CREATIVIDADES PARA LOS PROYECTOS DE BILIB
El Adjudicatario tendrá que elaborar los diseños gráficos y creatividades solicitados por
BILIB para sus proyectos. Entre las acciones planificadas inicialmente se encuentran:
Rediseño de las páginas principales de la plataforma de formación online de BILIB
(formados.bilib.es), entre otras: Home, Buscador de Cursos, Buscador de Webinars,
Ficha Curso, Ficha de Webinar y página de Contacto. Para ello, se elaborará un
documento funcional y con la nueva arquitectura de la información, diseños gráficos,
copys y auto-responders para los formularios de la plataforma Formados. Junto a este
documento se entregará un diseño en PSD de las páginas definidas en la nueva
Arquitectura de la Información. Cada archivo .psd entregado tendrá las siguientes
características:
◦ 72ppp, RGB.
◦ Elementos agrupados por capas, para facilitar su extracción en el diseño web.
◦ Separación de texto e imágenes. Todas las capas de texto serán independientes.
◦ Cuando un elemento de la web tenga diferentes estados, como, por ejemplo,
botones y menús, se facilitará el diseño gráfico de cada uno de los estados.
◦ Diseño de material promocional de la plataforma de formación y otros servicios de
BILIB para ciudadanos. BILIB realiza actividades de dinamización de las TIC,
principalmente formación, a través de las Red de Centros de Internet de Castilla-La
Mancha. Tendrá que diseñarse el material promocional de los servicios y recursos
de mayor interés para los usuarios de los Centros de Internet, al menos un cartel
(DIN-A1) y un tríptico (DIN-A5) de los que tendrá que entregar los diseños en PSD
(72 ppp, RGB; elementos agrupados por capas; separación de textos e imágenes…).
Memoria de actividades. BILIB elabora desde los últimos años una memoria de
actividades que recoge las actuaciones desarrollada por BILIB, los resultados más
destacados y su evolución. Se deberá elaborar una memoria anual, siguiendo el estilo
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actual, que recoja los resultados anuales de BILIB, potenciando el diseño de una
memoria “atractiva” que facilite su lectura y difusión. También debe elaborar una
infografía con un resumen de todos los indicadores clave y una nota de prensa para su
distribución a los medios.
ELABORACIÓN DE UN DASHBOARD Y SEGUIMIENTO DE RESULTADOS
El Adjudicatario deberá elaborar un cuadro de mando para el seguimiento de los
principales KPIs del plan de comunicación, marketing y campañas de publicidad desarrolladas
desglosado por canales y segmentos de usuario prioritarios. Entre los indicadores también se
incluirán los referidos al rendimiento del portal web, la plataforma de formación y las redes
sociales, entre otros, los datos de las conversiones. El cuadro de mando se actualizará con una
periodicidad trimestral y deberá incluir un análisis del rendimiento de las acciones recogidas en
el plan de trabajo y recomendaciones para seguir evolucionando los resultados.
Por otro lado, el Adjudicatario deberá elaborar y entregar un informe mensual donde se
recoja un resumen de las actuaciones desarrolladas en el periodo junto a las desviaciones más
significativas respecto a los planes definidos, en caso de producirse.
ELABORACIÓN DE UN INFORME DE RESULTADOS Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE
COMUNICACIÓN
Antes de la finalización del servicio, el Adjudicatario deberá realizar un informe completo
las actuaciones realizadas, resultados conseguidos, principales desviaciones y la actualización
del Plan de Comunicación, Marketing y Publicidad para 2020-2021.
Las propuestas que ofrezcan características inferiores y que no cubran estos mínimos, no
serán tomadas en consideración en el presente procedimiento de adjudicación.
El adjudicatario deberá aportar los conocimientos, metodologías y recursos necesarios
para asegurar un resultado óptimo.
Los licitadores podrán ofertar mejoras que deberán orientarse en relación al periodo de
ejecución del servicio para ampliar el servicio de ejecución del plan de comunicación, marketing
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y publicidad con posterioridad al 31 de diciembre del 2019. En ningún caso se valorarán mejoras
superiores a 3 meses sobre el periodo mínimo establecido (31 de diciembre de 2019).
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2.2 HITOS Y ENTREGABLES
ID Hito Entregables Planificación prevista
E1 Puesta en marcha del plan de comunicación, marketing y publicidad
- Cronograma de trabajo detallado por áreas de trabajo, grupo de tareas, subtareas, fecha inicio/fin, horas estimadas y responsable de la tarea. - Dashboards para el seguimiento de resultados - Si fuese necesario, actualización del plan de comunicación, marketing y publicidad
3 semanas tras la firma del contrato.
E2 Seguimiento mensual de actuaciones realizadas
- Actualización informen mensual con el resumen de actuaciones desarrolladas y desviaciones
Mensualmente.
E3 Seguimiento trimestral del plan de comunicación y marketing
- Actualización del cuadro de mando de trabajo con los KPIs del plan
Trimestralmente.
E4 Desarrollo material gráfico para la promoción de los servicios de BILIB
- Dosier prensa y Dosier colaboradores - Diseño y material promocional para Centros de Internet - Diseño imágenes promocionales cursos BILIB - Diseño dosier catálogo de cursos BILIB
3 meses tras la firma del contrato.
E5 Desarrollo propuestas de diseño de los nuevos espacios web
- Documento funcional y diseños gráficos para el espacio de colaboradores de BILIB - Documento funcional y diseños gráficos para la plataforma de formación de BILIB
4 meses tras la firma del contrato.
E6 Finalización del servicio
- Informe final de actuaciones, resultados, desviaciones y actualización del plan de comunicación, marketing y publicidad para 2020-2021 - Memoria de actividades
31 de diciembre de 2019. En caso que el proveedor oferte una mejora en la ampliación del periodo de servicio a prestar, este informe se deberá actualizar también a la finalización de la ampliación.
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2.3 PLAZO DE EJECUCIÓN
El objeto del contrato debe estar completamente finalizado antes de 31 de diciembre
de 2019, salvo ampliación del plazo de prestación del servicio debido a las mejoras ofertadas.
El proyecto deberá ser presentado por los licitadores con una planificación de acuerdo
a esta duración.
2.4 EQUIPO DE TRABAJO
El adjudicatario deberá llevar a cabo sus tareas mediante un equipo multidisciplinar,
estable, con amplia experiencia en la realización de proyectos similares al ofertado. El equipo de
trabajo estará dirigido por un director de proyecto, designado por el adjudicatario, que actuará
como único interlocutor ante BILIB, quien actuará como responsable de la elaboración y entrega
de los trabajos, así como todas aquellas funciones a la buena marcha del servicio.
Para el presente contrato será necesario contar al menos con los siguientes perfiles
profesionales:
Director de proyecto.
Especialista en comunicación con experiencia en canales online.
Especialista en campañas de marketing digital.
Generador de contenidos.
Community manager.
Diseñador gráfico con experiencia en diseño web de alto rendimiento.
Especialista en UX y CRO.
Analista web.
2.5 GESTIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
Se debe proponer una metodología detallada para la gestión y seguimiento del proyecto
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que se utilizará para la coordinación del proyecto y el seguimiento de los trabajos entre el
adjudicatario y BILIB.
Deben estar bien definidos los flujos de información entre los actores implicados
durante todas las fases del desarrollo del Proyecto.
Detalle de las fases del proyecto: Inicio y Planificación, Ejecución y Control y Cierre del
Proyecto.
Detalle de la metodología para gestión diaria del proyecto: procedimientos a usar:
reportes en cuanto a contenido y frecuencia, reuniones, KPIs a establecer y su
seguimiento, gestión de recursos, gestión de incidencias y sistema de información para
seguimiento del proyecto por parte del Director Técnico de Bilib.
Se deberá realizar como mínimo las siguientes reuniones a lo largo del proyecto:
Reunión de inicio de proyecto. Formato presencial.
Reunión quincenal (opcionalmente mensual) de seguimiento del proyecto. Formato
presencial u online.
Reunión de cierre de proyecto. Formato presencial.
El Director de Proyectos asignado por el adjudicatario deberá levantar actas de las
mismas.
Sin perjuicio de la metodología de gestión y seguimiento propuesta por el licitador BILIB
requerirá al menos
Utilizar una hoja de seguimiento online con la estructura de descomposición del trabajo
(EDT) detallado, incluyendo: fecha de inicio y fin, horas de trabajo estimadas, recurso
asignado, porcentaje de finalización de la tarea, % de desviación actual, entregables y-o
criterio de validación, observaciones.
Seguimiento online del estado del proyecto de forma agregada, con alguna herramienta
de gestión de proyecto (Teambox - proporcionada por Bilib-, Redmine, Trello...) con al
menos una entrada para cada una de las tareas definidas en el pliego actual. Si fuese
necesario se utilizará una herramienta de gestión de tickets para el seguimiento
detallado de tareas.
Para almacenar toda la documentación generada se utilizar una carpeta compartida en
la nube con la siguiente estructura de partida:
+ Licitación:
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· Memoria del proyecto y contrato
+ Facturas y actas de entrega.
+ Seguimiento del proyecto:
· Hoja de seguimiento
+ Actas de reuniones
+ Entregables
+ Archivos y documentación auxiliar
Reunión quincenal (opcionalmente mensual) para el seguimiento del estado del
proyecto. De forma previa a la reunión se resumirá vía correo electrónico el estado de
las tareas planificadas y se actualizarán tanto la herramienta como la hoja de
seguimiento online. Las reuniones se programarán vía Google Calendar o solución
equivalente.
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3 TIEMPO Y FORMA DE EJECUCIÓN
3.1 PLANIFICACIÓN Y DIRECCIÓN DE LOS TRABAJOS
Corresponde a BILIB la supervisión, planificación general y dirección de los Servicios,
proponer las modificaciones convenientes o, en su caso, proponer la suspensión de los mismos
si existiese causa suficiente motivada.
A tal efecto BILIB designará un responsable del contrato cuyas funciones en relación con
el presente Pliego serán:
Velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados.
Coordinar las acciones con el responsable de cada trabajo que asigne el adjudicatario
para la buena marcha del servicio.
Dar, en su caso, las instrucciones necesarias al personal que realice el trabajo de campo,
sin perjuicio de las funciones que también deba desempeñar por indicación del
responsable que asigne el adjudicatario.
La supervisión final de todos los trabajos realizados por el adjudicatario en ejecución del
contrato.
La aceptación del informe final de los trabajos.
El adjudicatario designará un Director de Proyecto que será el único interlocutor válido
para todas las tareas de planificación, dirección y seguimiento de las actuaciones contempladas
en el presente Pliego. Asimismo, el adjudicatario será el encargado de dirigir a los medios
personales que realicen el servicio de apoyo para la administración propia de los recursos.
BILIB, a través del responsable del contrato podrá fijar reuniones con el Director de
Proyecto con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan
en la ejecución del Contrato.
El Director de Proyecto designado por el adjudicatario deberá asistir a las reuniones
establecidas en el punto “2.5 GESTIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO” y aquellas
a las que convoque el Director Técnico y levantar acta de las mismas.
