PO.007 R13 En Rev Document… · Generalmente Reconocido significa que los conocimientos y prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces,

Motivo de la Revisión

Cambio de nombre del documento (antes: "Ejecución de Proyectos"). Revisión integral del procedimiento para su adaptación a la guía del PMBOK®. Alineación a los Reglamentos descritos en el punto 4.3.1 Documentos co-vigentes, inciso B). Inclusión de requisitos de las normas ISO 9001 e 1SO 14001 versión 2015. Se elimina el F0.083 Requerimiento de nuevo proyecto, que es reemplazado por el FPE.003 Ficha del

Proyecto (Acta de Constitución del Proyecto) o el FPE.006 Ficha de Inversión de Capital. Se eliminan los Anexos: • Anexo A: Formato para la Elaboración del Perfil de Proyectos, incluido en el F0.342 Perfil del

Proyecto ANH. • Anexo B: rormato para la Elaboración de los Términos de Referencia Esp. Técnicas, incluido

en el F0.348 Términos de Referencia. • Anexo C: Formato para la Elaboración de un Informe Mensual o Final, incluido en los

formularios F0.349 Informe de Avance del Proyecto y F0.350 Informe Final de Cierre del Proyecto.

• Anexo D: Formato para la Elaboración de un índice de Archivo, incluido en el F0.346 Índice de

Archivo del Proyecto. • Anexo E: Formato para la Elaboración de Minutas de Reunión, incluido en el F0.347 Acta de

Reunión. • Anexo F: Formato para la Elaboración del. Estimado de Costos, incluido en el F0.341 Plan de

Ejecución del Proyecto. • Anexo G: Estándar para la elaboración de Planos, Mapas y Geodatabase, incluido en el

instructivo ITO.020 Elaboración de Planos, Mapas y Geodatabase. Se incluyen los Anexos: • Anexo A: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). • Anexo B: Cronograma del Proyecto. • Anexo C: Organigrama del Proyecto. Se incluyó la lista de verificación L0.029 Documentos Necesarios para el Proyecto, que permite definir la información documentada con la que es necesario contar según la magnitud del proyecto.

Revisión Fecha 26.04.2001 05.04.2002

2 25.11.2002 3 12.02.2003 4 29.07.2004 5 22.09.2006 6 10.12.2007 7 18.08.2008 8 16.10.2010 9 22.03 .2012 10 10.10.2013 11 09.10.2014 12 04,11.2015 13 27.09.2017

Tabla de Ediciones

ÍNDICE PÁG.

1. OBJETIVO Y ALCANCE 2

2. DESARROLLO 4

3. REGISTROS DE CALIDAD 46

4. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 46

Procedimiento Transpone S.A. "Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Cierre de Proyectos"

P0.007

Revisión 13

Válido desde: 27.09.2017

Página: 1/ 49

Aprobación

ombre : Julio Infante / Wilson Zelay Cargo: Gerente de Operaciones/ Gerent General

Fecha: 27.09.2017

Elaboración

Nombre: Roberto tezana / Gunn r amach Mollo Cargo: Subgte de Proyectos y Construcciones e del Gasoducto Incahuasi Cochabamba Fase II / Subgte del Gasoducto Incahuasi Cochabamba Fase I Fecha: 27.09.2017 ©YPFB TRANSPORTE S.A.

FG.002 R6

COPIA CONTROLADACOPIA NO CONTROLADA

Procedimiento

“Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Cierre de Proyectos” PO.007 Revisión 13 Válido desde: 27.09.2017 Página: 2/ 49

YPFB TRANSPORTE S.A. FG.002 R6

1. OBJETIVO Y ALCANCE

1.1 Objetivo Establecer las guías y lineamientos para el manejo y dirección de proyectos de inversión de capital durante el ciclo de vida de los proyectos, tomando en cuenta los fundamentos generalmente reconocidos como buenas prácticas incluidos en la Guía del PMBOK, entendiéndose para los fines del presente procedimiento, que: Proyecto es toda inversión de presupuesto de capital planificada que se encuentra incluida en el

Presupuesto Empresarial que forma parte del Plan Estratégico Empresarial y que no forma parte de los planes y tareas rutinarias de mantenimiento de la empresa. La sola compra de bienes que no incluye servicios no se considera proyecto, ni tampoco la atención a emergencias operativas.

Ciclo de Vida de un Proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Los proyectos en la empresa varían en tamaño y complejidad sin embargo todos pueden configurarse dentro de la siguiente estructura genérica del ciclo de vida: Inicio, Planificación, Ejecución y Cierre.

Generalmente Reconocido significa que los conocimientos y prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces, y que existe consenso sobre su valor y utilidad.

Buenas Prácticas significa que existe acuerdo general respecto a que la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de los procesos de la dirección de proyectos, puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.

PMBOK Project Management Body of Knowledge por sus siglas en inglés, es la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos que proporciona pautas para dirigir proyectos y define conceptos relacionados con la gestión de proyectos. Esta guía contiene el estándar, reconocido a nivel global, para la dirección de proyectos.

1.2 Alcance Aplica a todos los proyectos que gestione la Gerencia de Operaciones de YPFB TRANSPORTE S.A. (en adelante YPFB TR), a través de sus Unidades Ejecutoras, ya sean estos de Expansión del sistema, de Continuidad del servicio o de Prestación de servicios a terceros, entendiéndose que:

Unidad Ejecutora es la unidad responsable de la ejecución del presupuesto del proyecto mediante la obtención de los bienes y servicios necesarios para cumplir con la planificación de inversiones. Esta Unidad involucra directamente sus recursos al servicio del proyecto en coordinación con las Unidades de Apoyo. Las Unidades Ejecutoras son:

Principalmente:

- SGP&C Subgerencia de Proyectos y Construcciones - SGIC I y SGIC II Subgerencias de Proyectos Especiales (Unidades conformadas para

ejecutar proyectos de Expansión del sistema, por lo general con un impacto nacional).

Excepcionalmente: - SGOG Subgerencia de Operaciones Gas - SGOL Subgerencia de Operaciones Líquidos - GPOL Gerencia Sectorial de Poliductos - SGCS Subgerencia de Control del Sistema - SGMN Subgerencia de Mantenimiento

Forman parte fundamental de la Unidad Ejecutora los siguientes:

Responsable del Proyecto es la persona de YPFB TR a quien se le asigna la responsabilidad de dirigir el proyecto durante su ciclo de vida (inicio, planificación, ejecución y cierre), liderando al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.


Procedimiento



Gerente de Obra/Servicio es el Responsable del Proyecto u otra persona que será designada de manera escrita por éste, que en representación de YPFB TR ejerce la administración, seguimiento, control y toma las decisiones que fuesen necesarias para la ejecución de un Contrato de obra o servicio, Orden de servicio, Orden de compra u Orden de provisión y servicio, que forme parte del alcance de un proyecto.

Fiscal de Obra/Servicio es la persona designada por el Gerente de Obra/Servicio de manera escrita, que en representación de YPFB TR ejerce la fiscalización de todas las condiciones establecidas en un Contrato de obra o servicio, Orden de servicio, Orden de compra u Orden de provisión y servicio, que forme parte del alcance de un proyecto, verificando el cumplimiento de los procedimientos de YPFB TR que sean aplicables.

Para los casos en los que la Unidad Ejecutora cuente solo con una persona, siempre y cuando la magnitud del alcance del servicio y obra lo permitan, las funciones del Gerente de Obra/Servicio y del Fiscal de Obra/Servicio, serán asumidas por la misma persona.

Unidad Solicitante es la unidad responsable de la identificación y justificación de la necesidad de un proyecto, ya sea de Expansión, de Continuidad del servicio o de Prestación de servicios. Esta unidad provee recursos y apoyo al proyecto y es responsable de facilitar su éxito. Las Unidades Solicitantes principalmente son: - GP Gerencia de Planificación a través de su Jefatura de Desarrollo de Negocios - GRT Gerencia de Regulación y Transporte a través de su Jefatura de Contratos - GAF Gerencia de Administración y Finanzas a través de su Gerencia Sectorial de Administración - GOP Gerencia de Operaciones a través de sus siguientes unidades:

SGOL Subgerencia de Operaciones Líquidos SGOG Subgerencia de Operaciones Gas GPOL Gerencia Sectorial de Poliductos SGCS Subgerencia de Control del Sistema SGMN Subgerencia de Mantenimiento

Unidades de Apoyo o Transversales son las áreas de la empresa, que de forma indirecta involucran sus recursos al servicio del proyecto, como apoyo a la gestión de los mismos; entre ellas están las siguientes: - SGMN Subgerencia de Mantenimiento - SGCS Subgerencia de Control Sistema - GSSM y RSE Gerencia de Gestión, Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social

Empresarial - GCON Gerencia de Contrataciones - GAF Gerencia de Administración y Finanzas - GP Gerencia de Planificación - GRT Gerencia de Regulación y Transporte - GTH Gerencia de Talento Humano

- GTI Gerencia de Tecnología de la Información

- GL Gerencia Legal

- DAI Dirección de Auditoría Interna

- CCE Coordinación de Comunicación Empresarial

- CCDT Centro de Control de Documentación Técnica, es el responsable del control, seguimiento y manejo de la documentación técnica/administrativa de los proyectos.

- UAIT Unidad de Actualización de la Información Técnica, es el área responsable de mantener, actualizar, publicar y custodiar la información de planos y mapas, referente a estaciones y ductos, con archivos oficiales y base de datos empresarial bajo los estándares de calidad de YPFB TR. Además de incorporar información similar emergente de proyectos a través de la gestión Manejo de Cambios (MDC) y Órdenes de Trabajo (OT).


Procedimiento



Nota # 1:

Toda Unidad de Apoyo o Transversal debe asumir su compromiso al servicio del proyecto, a través de sus Facilitadores, a fin de garantizar la ejecución del mismo a satisfacción de la Unidad Solicitante

y/o de la Unidad Responsable del Activo.

2. DESARROLLO A continuación se describen los procesos (Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Cierre) y actividades realizadas durante el ciclo de vida de los proyectos, que son de responsabilidad de la Unidad Solicitante y la Unidad Ejecutora en coordinación con las Unidades de Apoyo. Cada proceso tiene un inicio y un final con uno o más entregables.

2.1 Procesos de Inicio

El inicio de un proyecto puede ser una necesidad operativa (Continuidad del servicio), una necesidad del mercado (Expansión del sistema) o una solicitud de Prestación de un servicio a YPFB o alguna de sus empresas filiales o subsidiarias. Estas necesidades identificadas por las diferentes Unidades Solicitantes, son la entrada principal para los procesos de Inicio de los proyectos utilizados para definir un nuevo proyecto y obtener la autorización para iniciarlo, siendo la principal salida o entregable, el Acta de Constitución del Proyecto, entendiéndose por:

Acta de Constitución del Proyecto al documento o ficha del proyecto elaborado por la Unidad Solicitante en coordinación con la Unidad Ejecutora, utilizando el FPE.003 Ficha del Proyecto (acta de constitución del proyecto) o el FPE.006 Ficha de Inversión de Capital, según corresponda, que una vez aprobado por la instancia con la facultad y autoridad monetaria, autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere a la Unidad Ejecutora la autoridad para dar inicio a las actividades de planificación y ejecución del proyecto.

Para los proyectos de Expansión, de Prestación de servicios, y algunos proyectos especiales de Continuidad, que sean seleccionados por su magnitud, impacto y relevancia, la Unidad de Desarrollo de Negocios gestiona los procesos de Inicio del proyecto (visualización y conceptualización) conforme lo establecido en el procedimiento PPE.001 Desarrollo de Negocios, generando el FPE.003 Ficha del Proyecto que se convierte en el Acta de Constitución del proyecto.

Para los proyectos de Continuidad en general, que no son catalogados como especiales, las diferentes unidades de la Gerencia de Operaciones, liderados por la Subgerencia de Gestión Operativa, gestionan los procesos de Inicio de estos proyectos, evaluando sus necesidades y generándose así un listado de proyectos priorizados, que es aprobado por el Gerente de Operaciones para ser incluido en el portafolio de inversiones de capital, para estos proyectos el formulario FPE.006 Ficha de Inversión de Capital se convierte en el Acta de Constitución del Proyecto.

La asignación (apertura) o modificación del código de Autorización de Uso de Fondos (AUF), es otra salida o entregable de los procesos de Inicio, que permitirá a la Unidad Ejecutora y Unidades de Apoyo destinar tiempo y recursos para realizar los siguientes procesos y actividades del ciclo de vida del proyecto. Abrir o modificar un código AUF es posible una vez que la instancia con la facultad y autoridad monetaria autoriza la inclusión del proyecto en el Plan Estratégico Empresarial (PEE) y Presupuesto Empresarial (PE), lo que permite iniciar el proyecto.

Los plazos previstos para la aprobación del PEE y PE están establecidos en el RPE.001 Reglamento de Planificación Estratégica Empresarial, no obstante estos plazos, una necesidad que coadyuve al cumplimiento de los objetivos estratégicos empresariales o bien una solicitud expresa de ejecutar un proyecto de inversión por parte de YPFB o del mercado, podría identificarse o darse en cualquier momento, por lo cual para poder iniciarlos se deberá gestionar su inclusión en el PE y PEE según lo establecido en el PPE.002 Procedimiento de Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital.


Procedimiento



Los proyectos que inician posterior al envío del Presupuesto Programado a la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH o Ente Regulador), se informan posteriormente a la ANH, a través del SISCOMI cuando comienzan a tener ejecución financiera, o bien con el envío de un Perfil de proyecto individual, cuando corresponde.

Los procesos y actividades de Inicio, se describen a continuación:

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2.1.1 Aprobación Proyecto dentro del PEE

2.1.

1.1

Identificar los proyectos orientados al cumplimiento de los objetivos estratégicos empresariales de mediano y largo plazo y enviar a la Unidad de Gestión Operativa el nombre de los proyectos propuestos para ser incluidos en el PEE.

I I R C

2.1.

1.2

Elaborar listado de proyectos y/o programas de proyectos propuestos para ser incluidos en el PEE, y gestionar la validación del Gerente de Operaciones para que se asigne personal a la conceptualización de proyectos nuevos.

A I I I I R C C

2.1.

1.3 Distribuir y asignar los proyectos y/o programas de

proyectos propuestos a las diferentes Unidades Ejecutoras.

R I I I I

2.1.

1.4 Asignar un Responsable del Proyecto y comunicar al

Gerente de Operaciones, a la Unidad Solicitante y a las Unidades de Apoyo sobre su nominación.

I R I I I I I I I I

2.1.

1.5

Trabajar, en coordinación con la Unidad Solicitante, en la definición del alcance inicial, plazo y el estimado de costos preliminar para los proyectos nuevos, llenando los formularios FPE.006 Ficha de Inversión de Capital y FPE.011 Informe para aprobación de nuevo proyecto de inversión – Hito 4 y gestionar las aprobaciones requeridas conforme lo establecido en el PPE.002 Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital. Nota: En el FPE.011 Informe para aprobación de nuevo proyecto de inversión – Hito 4, se consideran requisitos legales y reglamentarios inherentes a las actividades a realizar.

A A R C C I CR C C

2.1.

1.6

Actualizar, en coordinación con la Unidad Solicitante, el FPE.006 Ficha de Inversión de Capital y completar el FPE.009 Informe para aprobación de modificación presupuestaria de proyecto – Hito 3 y 5, para los proyectos en planificación, ejecución y/o cierre, que hubiesen tenido cambios de alcance o de temporalidad que incrementen o reduzcan su presupuesto total y/o entre cuentas, y gestionar las aprobaciones requeridas conforme lo establecido en el PPE.002 Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital.

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Procedimiento



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2.1.

1.7

Confirmar con la Unidad de Gestión Operativa y los Responsables de Proyectos, que todos los proyectos aprobados asignados a su Unidad Ejecutora, que vayan a tener ejecución en la o las siguientes gestiones, estén incluidos en el paquete de aprobación del PEE y PE. Nota: En caso que se detecte un proyecto que fuera a tener ejecución en la próxima gestión, y que no estuviese incluido en el paquete, el Responsable del proyecto deberá proceder a su inclusión conforme lo establecido en el PPE.002 Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital.

I I C R I I

2.1.

1.8 Entregar los FPE.006 Ficha de Inversión de Capital de

todos los proyectos de operaciones a la Gerencia de Planificación.

A I I R I

2.1.

1.9

Hacer seguimiento a la aprobación del proyecto por el Directorio como parte del PEE, y solicitar el Acta de aprobación por parte del Directorio a la Gerencia Legal, una vez esté disponible.

I I R C

2.1.

110 Crear un archivo físico del proyecto utilizando el

FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, y archivar copia de toda la documentación generada en el proceso de aprobación del proyecto dentro del PEE.

I I I R

2.1.2 Apertura o Modificación del Código de AUF del Proyecto

2.1.

2.1

Llenar, gestionar la firma y entregar a la Unidad de Presupuesto toda la documentación requerida según se detalla en el PPE.002 Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital, para que den de alta un número de AUF o bien modifiquen el presupuesto del proyecto en el sistema de información financiera (ERP).

I I I C R I

2.1.

2.2

Hacer seguimiento a la apertura o modificación del código de AUF, hasta recibir de la Unidad de Presupuesto el número de AUF o bien la comunicación de la modificación del AUF.

I I I I R I I I I

2.1.

2.3 Archivar copia de toda la documentación generada en el

proceso de apertura del AUF conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto.

I I I R

2.1.3 Inclusión Proyecto dentro del Presupuesto Programado ANH

2.1.

3.1

Confirmar con la Unidad de Gestión Operativa y los Responsables de Proyectos, que todos los proyectos aprobados asignados a su Unidad Ejecutora, que vayan a tener ejecución en la siguiente gestión, estén incluidos en el paquete de aprobación del presupuesto programado de la siguiente gestión, que se envía a la ANH de acuerdo al PC.006 Presupuestos Ente Regulador.

I I I I R I C C

2.1.

3.2 Participar en las reuniones de consensos y disensos con

el cargador y atender a sus observaciones y/o consultas sobre el o los proyectos asignados.

I R C


Procedimiento



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2.1.

3.3 Atender a observaciones de la ANH sobre el

Presupuesto Programado para cada gestión según procedimiento PC.006 Presupuestos Ente Regulador.

I I R C C

2.1.

3.4

Archivar copia de toda la documentación generada en el proceso de inclusión del proyecto en el Presupuesto Programado enviado a la ANH, conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto.

I I I R

R: Responsable CR: Corresponsable I: Informado A: Aprueba C: En coordinación con

Ver diagrama de flujo 2.1: Procesos de Inicio

2.2 Procesos de Planificación

Entre los procesos de Planificación se encuentran los procesos realizados para desarrollar con mayor detalle el alcance del proyecto, refinar los objetivos y desarrollar el plan de acción requerido para alcanzar dichos objetivos. La principal entrada para los procesos de planificación es la Ficha del proyecto o Acta de Constitución del Proyecto, que es la salida de los procesos de Inicio, y que en la mayoría de los casos contiene información básica, preliminar y/o conceptual en función de la información que se conoce en el momento de su creación; con esta entrada se desarrolla el Enunciado del Alcance en el FO.340 Enunciado del Alcance y el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP), utilizando el FO.341 Plan de Ejecución del Proyecto, que contienen las líneas base del alcance, tiempo, costo, y la metodología para la gestión: de calidad, de comunicaciones, de recursos humanos, de riesgos, de las adquisiciones y de las partes interesadas, entendiéndose por: Parte Interesada a un individuo, grupo, institución u organización que puede afectar, verse

afectado, o percibirse a sí mismo como afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. Los interesados pueden participar activamente en el proyecto, o tener intereses a los que puede afectar positiva o negativamente la ejecución del proyecto.

El PEP es el documento que describe el modo en que el proyecto será ejecutado, monitoreado y controlado, e integra y consolida todos los planes secundarios y líneas base de los procesos de planificación. Una vez que las líneas base (alcance, tiempo y costo) han sido definidas y aprobadas dentro del proceso de elaboración del PEE, solo podrán ser modificadas como resultado de la generación y aprobación de una solicitud de cambio o modificación siguiendo lo establecido en el RPE.002 Reglamento de Gestión de Proyectos y el PPE.002 Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital.

El PEP y el Perfil del proyecto que se prepara para la ANH cuando corresponde, son la principal salida o entregable del proceso de planificación. Solo los Perfiles de Proyectos de Expansión son enviados a la ANH, en todo caso la Unidad de Desarrollo de Negocios en coordinación con la Unidad de Regulaciones, son quienes comunican al Responsable del proyecto que otros proyectos deben ser enviados a la ANH, previo acuerdo con el Regulador, para su revisión y aprobación.

Dependiendo de la calidad y cantidad de información del proyecto con la que se cuente al momento de iniciar la elaboración de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), en algunos casos podría ser necesario, que dentro de los procesos de Planificación, se licite una Ingeniería Conceptual, de modo que se pueda mejorar la precisión del alcance, costos y plazos y así avanzar a la ejecución del proyecto con mayor certeza.


Procedimiento



De igual forma, y en función de los tiempos en los cuales se requiere la puesta en operación del proyecto, esta Ingeniería Conceptual permitirá adelantar el proceso de elaboración del Perfil del Proyecto y envío del mismo a la ANH, cuando corresponde, optimizando el tiempo de aprobación de este, reduciendo al mínimo las consultas o solicitudes de complementar la información y con menor variación del alcance y presupuesto presentado, respecto al que se ejecute posteriormente.

El Responsable del proyecto en coordinación con la Unidad de Regulaciones pueden determinar que este sea enviado a la ANH con la información de la EDT preliminar con la que se cuente, indicando que se completarán los pendientes del Perfil una vez se cuente con la información necesaria y con el respectivo permiso ambiental, en caso de no contar con el mismo.

Los procesos suelen completarse en forma secuencial, como una buena práctica que reduce los riesgos de incertidumbre del proyecto y evita tener que rehacer o detener trabajos, pero en algunas circunstancias, como ser la necesidad de optimizar los tiempos, los procesos de planificación y ejecución, pueden superponerse licitando la Ingeniería Básica y de Detalle en conjunto durante la Planificación. Para estos casos no se realizará el proceso 2.2.2 descrito en la tabla a continuación, sino solo el proceso 2.3.1 de más adelante.

Previo a iniciar los procesos de planificación el Responsable del Proyecto en coordinación con el Ingeniero del Proyecto deberán completar la lista de verificación LO.029 Documentos Necesarios para el Proyecto, a fin de definir la documentación que se utilizará para los diferentes procesos de dirección del proyecto, considerando la magnitud del proyecto (importancia, tamaño, impacto, estimado de costos, duración estimada) y los recursos disponibles, de tal forma que se cuente con la documentación necesaria que agregue valor, y que sea consecuente con la magnitud del proyecto y el uso eficiente de los recursos disponibles en las Unidades Ejecutoras, sin poner en riesgo la calidad y cumplimiento de los objetivos del proyecto. La definición de los documentos necesarios para cada proyecto será aprobada por el Subgerente de la Unidad Ejecutora.

Los procesos y actividades de Planificación, se describen a continuación:

Actividades

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o 2.2.1 Elaboración y Aprobación del Plan de Ejecución del Proyecto

2.2.

1.1

Definir la línea base del alcance, partiendo del Acta de Constitución del proyecto o la Ficha del proyecto, recopilar requisitos, necesidades, supuestos y restricciones con el equipo del proyecto, y en base a ellos elaborar el FO.340 Enunciado del Alcance y crear la EDT, utilizando como guía el Anexo A Estructura de Desglose del Trabajo, y someter a aprobación del Responsable del proyecto. Nota: Coordinar la participación de la Jefatura de Gestión Ambiental, para la definición del trazo, o ubicación de la estación o área del proyecto a construir, cuando sea aplicable, a fin de que se considere la alternativa más conveniente desde el punto de vista ambiental en cumplimiento con la legislación ambiental (Reglamento de Prevención y Control Ambiental).

I A R I C C


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2.2.

1.2

Asegurar que el FO.340 Enunciado del Alcance y la EDT incluyan todas las recomendaciones realizadas por el equipo del proyecto, siempre y cuando éstas coadyuven a entregar el proyecto a satisfacción de la Unidad Solicitante; consensuar y lograr la aprobación unánime del alcance y la EDT según los requerimientos de la Unidad Solicitante.

I R C A C

2.2.

1.3

Definir y secuenciar las actividades, estimar los recursos necesarios para la ejecución de las mismas, estimar la duración de las actividades, y desarrollar la línea base del cronograma del proyecto utilizando como guía el Anexo B Cronograma del Proyecto, y someter a aprobación del Responsable del proyecto.

I A R C

2.2.

1.4

Estimar los costos del proyecto y determinar el presupuesto o línea base de costos del proyecto utilizando el FO.038 Estimado de Costos del Proyecto y someter a aprobación del Responsable del proyecto.

I A R C

2.2.

1.5 Elaborar el Plan de Gestión de la Calidad utilizando el

FO.343 Plan de Gestión de Calidad y someter a aprobación del Responsable del proyecto.

I A R C

2.2.

1.6

Elaborar el organigrama del proyecto utilizando como guía el Anexo C Organigrama del Proyecto, considerando el personal necesario y tiempo requerido de este, durante todo el ciclo de vida del proyecto, principalmente durante la ejecución (Ingeniería, compras, construcción y puesta en marcha), teniendo en cuenta el cumplimiento de los roles y responsabilidades descritas en el presente procedimiento, y someter a aprobación del Responsable del proyecto y de los miembros del equipo propuesto en el organigrama.

I A R C C C

2.2.

1.7

Elaborar la planilla de gestión de comunicaciones del proyecto utilizando el FO.344 Gestión de Comunicaciones, tomando en cuenta las necesidades de información de las partes interesadas del proyecto, y someter a aprobación del Responsable del proyecto.

I A R C C C

2.2.

1.8

Coordinar el proceso de evaluación de riesgos y oportunidades (identificación, análisis y valoración) en los diferentes procesos y actividades de dirección del proyecto, completando el FS.082 Evaluación de Riesgos y FS.154 Evaluación de Oportunidades, y solo cuando se tengan riesgos “Altos” o “Muy Altos”, completar el FS.072 Tratamiento de Riesgos, considerando que el Resultado del Esfuerzo de Implementación sea razonablemente practicable (ALARP), luego proceder a elaborar el FS.074 Programa de Gestión de Oportunidades, todo ello siguiendo la metodología y criterios de la matriz de riesgos y oportunidades para proyectos del PS.040 Gerenciamiento de Riesgos y Oportunidades y obtener las validaciones y aprobaciones correspondientes.

I A R C C C


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2.2.

1.9

Identificar los procesos de contratación de bienes y servicios requeridos para completar el alcance del proyecto, definir las estrategias de contratación para cada uno e incluir las fechas de inicio y conclusión estimadas de cada proceso de contratación, llenando el FA.001 Programa Anual de Contrataciones (PAC) y gestionar las aprobaciones correspondientes. Nota: Los procesos identificados y sus fechas de inicio y conclusión deben guardar relación con el presupuesto total aprobado y el cronograma del proyecto.

I A R C C

2.2.

1.10

Identificar a las partes Interesadas del proyecto y planificar la gestión de los mismos, utilizando el FO.345 Gestión de Partes Interesadas.

I R C I C C

2.2.

1.11

Elaborar el PEP, integrando las líneas base del alcance, tiempo y costo y los documentos de gestión: de calidad, de comunicaciones, de recursos humanos, de riesgos y oportunidades, de las adquisiciones y de los interesados en un documento, utilizando el FO.341 Plan de Ejecución del Proyecto y gestionar las aprobaciones requeridas según el alcance.

A A A R C I I I I I

2.2.

1.12

Subir el PEP aprobado al sitio respectivo de la Intranet, e informar al equipo del proyecto, la Unidad Solicitante y Unidades de Apoyo.

I I I I I R I I I I

2.2.

1.13

Archivar el PEP en el archivo del proyecto y toda la documentación generada en el proceso de elaboración del mismo, de acuerdo al FO.346 Índice de Archivo del Proyecto.

I I I R

2.2.2 Contratación de la Ingeniería Conceptual del Proyecto

2.2.

2.1

Elaborar los Términos de Referencia (TDR) para licitar la Ingeniería Conceptual, en base al FO.340 Enunciado del Alcance y la EDT preliminar desarrollada y utilizando como guía para su elaboración, el FO.348 Términos de Referencia, de tal manera que la empresa contratista conozca en detalle todos los requisitos del servicio y el contenido de los planes que debe presentar (Ejecución, SSMS, Calidad que sean aplicables). En los TDRs se debe establecer el plazo para la entrega del servicio, los criterios de evaluación (matriz) y la planilla de cotización.

C R I C

2.2.

2.2

Hacer aprobar los TDR por: 1) la Jefatura de Medición Gas y Líquidos y 2) la Jefatura de Medición, Control, Comunicación y SCADA cuando el alcance del servicio requerido incluya Sistemas de Medición y Control de Calidad para gas y líquidos, guardando registros de la revisión de los TDR y aprobación, a través del CCDT.

I R C A

2.2.

2.3 Gestionar la revisión y aprobación de los TDR en su

versión final para licitar, por el Responsable del Proyecto y otros que este defina.

A R C C


Procedimiento



Actividades

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2.2.

2.4

Verificar que el proceso de contratación se encuentre registrado en el PAC de la gestión, en caso de no estarlo, llenar el FA.002 Reformulación - Programa Anual de Contrataciones (PAC) debidamente justificado, gestionar las aprobaciones y enviar a la Gerencia de Contrataciones (GCON) – Área de Gestión de Proveedores, vía correo electrónico y en formato impreso.

A CR R I

2.2.

2.5

Elaborar el Requerimiento de Servicio (PS) en el sistema ERP, solicitar la Certificación Presupuestaria conforme lo establecido en el PF.055 Certificación Presupuestaria, enviando un correo electrónico a: [email protected]; solicitar el FF.172 Requerimiento de Seguros para Contratistas, enviando un correo electrónico a: [email protected], y solicitar a la Unidad Legal el modelo de contrato cuando sea aplicable. Nota: Todo servicio cuya ejecución vaya a sobrepasar una gestión, debe contar con el financiamiento (Certificación Presupuestaria) para el total del servicio (en todas las gestiones que se vaya a ejecutar) a verificarse en el Presupuesto de Inversiones del PEE.

A CR R C

2.2.

2.6

Adjuntar al requerimiento (PS), los respaldos y documentación requerida en el PA.001 Contratación de Bienes y Servicios, para el inicio de un proceso de contratación, y entregar a GCON, con las firmas de aprobación necesarias según autoridad monetaria, para que realicen el proceso de contratación.

A A A R C I

2.2.

2.7

Asegurar que el requerimiento para inicio del proceso de contratación (PS y documentación de respaldo) sea entregado a GCON en los plazos programados en el PAC y hacer seguimiento al proceso de contratación a través del Q-Flow, a fin de gestionar acciones que coadyuven a que se concrete según plazos previstos en el PAC que deben guardar relación con los tiempos estimados para los procesos en el PA.001 Contratación de Bienes y Servicios.

R C I

2.2.

2.8

Cumplir todas las responsabilidades establecidas en el PA.001 Contratación de Bienes y Servicios para la “Unidad Solicitante del Proceso de Contratación”, desde la aprobación del inicio del proceso hasta la recepción de la copia del Contrato u Orden de Servicio firmado.

R C C

2.2.

2.9

Enviar y/o confirmar a GCON la distribución financiera del Contrato para que se dé de alta el código del Contrato en el sistema ERP y verificar que se genere correctamente el Contrato en el sistema.

I C R I

2.2.

2.10

Gestionar el envío de la carta de orden de proceder al contratista de Ingeniería y solicitar al CCDT el envío de una copia a GCON para la carpeta del Contrato.

I C I C R C I


Procedimiento



Actividades

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2.2.3 Elaboración, Revisión y Aprobación de la Ingeniería Conceptual del Proyecto

2.2.

3.1

Administrar y realizar el seguimiento, control y toma de decisiones para la ejecución del Contrato u Orden de Servicio, precautelando que el proveedor cumpla los términos y condiciones establecidas en tiempo, materia y forma, y cumplir todas las responsabilidades asignadas en el RL.002 Reglamento de Administración y Fiscalización de Contratos, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio u Órdenes de Provisión y Servicio.

I C C R C

2.2.

3.2

Fiscalizar el cumplimiento de todas las condiciones establecidas en el Contrato u Orden de Servicio, y cumplir las responsabilidades asignadas en el RL.002 Reglamento de Administración y Fiscalización de Contratos, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio u Órdenes de Provisión y Servicio.

I I R

2.2.

3.3

Gestionar cualquier modificación del Contrato u Orden de Servicio, a través de una Adenda, cuando corresponda, conforme lo establecido en el RL.001 Reglamento de Elaboración de Documentos Legales derivados de Procesos de Contratación de Bienes y Servicios, obteniendo las aprobaciones requeridas según autoridad monetaria.

A A A R CR C

2.2.

3.4

Designar a los revisores de la Ingeniería Conceptual, mismos que deberán ser especialistas o tener las competencias necesarias en el rubro de lo que aprobarán. Estos podrán ser miembros del equipo del proyecto o bien pertenecer a las Unidades de Apoyo.

R I I I I I

2.2.

3.5

Circular para revisión la Ingeniería Conceptual, utilizando el formulario FO.054 Envío Interno de Documentación Técnica – Revisores Internos, en los casos que sea necesaria la revisión por más de un revisor en YPFB TR, y llevar un control de las revisiones hasta la obtención de la versión final sin observaciones.

I C R I C I

2.2.

3.6

Devolver a la empresa contratista la Ingeniería, utilizando el FO.055 Envío Externo de Documentación Técnica – Contratistas, y llevando un estricto control hasta la obtención de la versión final sin observaciones.

I C R I C

2.2.

3.7 Revisar y aprobar la Ingeniería Conceptual elaborada

por la empresa contratista, una vez ha sido revisada y validada por los especialistas designados.

A C C R C

2.2.

3.8

Asegurar que se realice la evaluación del desempeño del proveedor del servicio de Ingeniería conforme lo establecido en el PA.002 Registro y Evaluación de Proveedores.

I I I C CR R I

2.2.

3.9

Recibir y revisar los certificados de avance y solicitudes de pago del servicio conforme a las condiciones de pago y precios establecidos en el Contrato u Orden de Servicio.

I I I C R


Procedimiento



Actividades

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2.2.

3.10

Aprobar los certificados de avance, solicitudes de pago y/o pre facturas e instruir que se procesen los pagos correspondientes.

I I I A C

2.2.

3.11

Liberar o recepcionar el pago en el sistema ERP, gestionar las aprobaciones correspondientes según la autoridad monetaria y enviar al contratista la instrucción de facturación de la siguiente forma: - Para Contratos (OB) enviar la liberación del pago (OL firmada) y la recepción de la misma (OL) en el sistema ERP; - Para Ordenes de Servicio (OS) enviar la orden de servicio (OS firmada) y la recepción de la misma (OS) en el sistema ERP.

En ambos casos se incluye además el Certificado de inicio de evaluación del desempeño del contratista generado por el Sistema de Evaluación de Proveedores SEDP, cuando sea aplicable según el monto, tipo de servicio y criterios de evaluación definidos en el PA.002 Registro y Evaluación de Proveedores.

A A A I R A C

2.2.

3.12

Archivar toda la documentación generada tanto en el proceso de contratación como en la elaboración y revisión de la Ingeniería Conceptual conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, asegurando que la documentación aprobada cuente con sellos y firmas de revisión y aprobación requeridas.

I I R

2.2.4 Elaboración del Perfil del proyecto para Aprobación por la ANH

2.2.

4.1

Elaborar el Perfil del proyecto utilizando como base el FO.342 Perfil del proyecto ANH, gestionar las aprobaciones internas que corresponda y entregar a la Unidad de Regulaciones para su envío a la ANH. Para proyectos de Desactivación de un Ducto por más de 12 meses o el Abandono Indefinido del mismo, se deberá actuar conforme lo establece el Decreto Supremo 24721: Reglamento para el Diseño, Construcción, Operación y Abandono de Ductos en Bolivia, Título VIII Operación y Mantenimiento, Capítulo V Abandono y Desactivación, esto en coordinación directa con la ANH. Nota: Si existieran cambios en el alcance del proyecto durante la ejecución del mismo, se deberá elaborar un Perfil Reformulado que deberá ser de igual manera aprobado y enviado a la ANH para aprobación de los cambios, en caso que el Perfil inicial ya hubiese sido aprobado por la ANH.

A R I C C

2.2.

42 Atender observaciones de la ANH, y completar la

información que estuviese pendiente al momento de su envío, una vez concluyan los procesos 2.3.1 y 2.3.2.1 (Continúa en 2.3.2.2).

C R I C


Ver diagrama de flujo 2.2: Procesos de Planificación


Procedimiento



2.3 Procesos de Ejecución

Los procesos de Ejecución del proyecto son aquellos realizados para completar el trabajo definido en el PEP y satisfacer las especificaciones del mismo. Se divide en cuatro subprocesos que se pueden completar de forma secuencial o pueden superponerse en determinadas circunstancias de los proyectos, a fin de satisfacer necesidades operativas, del Cargador, de la ANH y/o del mercado interno o de exportación, estos subprocesos son:

Elaboración de Ingeniería Básica y de Detalle para construcción.

Obtención de permisos para construcción (Ambientales, Construcción por parte de la ANH, Constitución de servidumbres, Compra y/o saneamiento de terrenos).

Adquisición de materiales y/o equipos para construcción (Licitación, fabricación, transporte, entrega y verificación de calidad).

Construcción, pruebas y puesta en marcha.

La ejecución secuencial de estos subprocesos permite reducir los riesgos de incertidumbre del proyecto y evita tener que rehacer o detener procesos por no disponer de información precisa antes de avanzar, pero también reduce opciones de optimizar los tiempos de entrega de los proyectos, por tanto, por las características de los proyectos en YPFB TR, los subprocesos de la Ejecución pueden superponerse o iniciarse en paralelo, siempre y cuando se cuente con los recursos financieros aprobados por las instancias con la autoridad monetaria conforme lo establecido en el RF.007 Reglamento de Límites de Autonomía, Competencia y Firma de Instrumentos de Pago.

Según lo definido en el PEP elaborado y aprobado durante la Planificación, varios de los subprocesos de la Ejecución (Ingeniería, Adquisiciones y Construcción) podrían adjudicarse a un solo proveedor/contratista, que se conoce como la modalidad de ejecución “Llave en Mano”, o bien primero adjudicar la Ingeniería y con esta licitar la construcción y la provisión de los equipos y/o materiales por separado. Las modalidades de ejecución, son varias, y la selección de una de ellas queda a criterio o juicio del Responsable del proyecto, según su experiencia y experticia aplicadas al proyecto en particular.

Para efectos de este procedimiento, a continuación se describen las actividades y procesos que corresponden a cada componente bajo la modalidad de licitar la Ingeniería Básica y de Detalle para construcción y con ella licitar la Construcción y la Provisión de los equipos y materiales que proveerá YPFB TR. Si en el PEP se define otra modalidad, algunos de los procesos de contratación podrán omitirse.

2.3.1 Ejecución de la Ingeniería Básica y de Detalle para Construcción

Concluida la Planificación y definición del alcance, contando con un diseño de Ingeniería Conceptual, bien sea desarrollado por el Responsable y equipo del proyecto o por una empresa contratista especializada, sobre esa base, ya es posible licitar la Ingeniería Básica y de Detalle para construcción, que permitirá contar con el alcance y presupuesto definido con un nivel de precisión tal que permita al Responsable del proyecto, de ser necesario, ajustar el presupuesto aprobado del proyecto dentro del PE, gestionando los incrementos, reducciones o modificaciones presupuestarias entre cuentas del mismo proyecto, en el marco de lo establecido en el PEE.002 Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital, a fin de contar con el presupuesto requerido para proceder con las licitaciones y contrataciones para la Obtención de los Permisos necesarios (ambientales, servidumbres, terrenos, u otros) , Adquisición de Materiales y/o Equipos y Construcción y Puesta en marcha.

Los procesos y actividades para la ejecución de la Ingeniería, se describen a continuación:


Procedimiento



Actividades

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2.3.1.1 Contratación del Servicio de Elaboración de la Ingeniería Básica y de Detalle del Proyecto

2.3.

1.1.

1

Elaborar los TDR para licitar la Ingeniería del proyecto, en base al enunciado del alcance y la EDT desarrollada durante la Planificación, o bien en base a la Ingeniería Conceptual, cuando esta hubiese sido requerida y elaborada, y utilizando como guía para su elaboración, el FO.348 Términos de Referencia, de tal manera que la empresa contratista conozca en detalle todos los requisitos del servicio y el contenido de los planes que debe presentar (Ejecución, SSMS, Calidad que sean aplicables). En los TDRs se debe establecer el plazo para la entrega del servicio, los criterios de evaluación (matriz) y la planilla de cotización.

C R I

2.3.

1.1.

2

Hacer aprobar los TDR por: 1) la Jefatura de Medición Gas y Líquidos y 2) la Jefatura de Medición, Control, Comunicación y SCADA cuando el alcance del servicio requerido incluya Sistemas de Medición y Control de Calidad para gas y líquidos, guardando registros de la revisión de los TDR y aprobación, a través del CCDT.

I R C A

2.3.

1.1.

3 Gestionar la revisión y aprobación de los TDR en su versión final para licitar, por el Responsable del Proyecto y otros que este defina.

A R C C

2.3.

1.1.

4

Verificar que el proceso de contratación se encuentre registrado en el PAC de la gestión, en caso de no estarlo, llenar el FA.002 Reformulación - Programa Anual de Contrataciones (PAC) debidamente justificado, gestionar las aprobaciones y enviar a GCON – Área de Gestión de Proveedores, vía correo electrónico y en formato impreso.

A CR R I

2.3.

1.1.

5

Elaborar el Requerimiento de Servicio (PS) en el sistema ERP y solicitar la Certificación Presupuestaria conforme lo establecido en el PF.055 Certificación Presupuestaria, enviando un correo electrónico a: [email protected], solicitar el FF.172 Requerimiento de Seguros para Contratistas, enviando un correo electrónico a: [email protected], y solicitar a la Unidad Legal el modelo de contrato cuando sea aplicable. Nota: Todo servicio cuya ejecución vaya a sobrepasar una gestión, debe contar con el financiamiento (Certificación Presupuestaria) para el total del servicio (en todas las gestiones que se vaya a ejecutar) a verificarse en el Presupuesto de Inversiones del PEE.

A CR R C


Procedimiento



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2.3.

1.1.

6

Adjuntar al requerimiento (PS), los respaldos y documentación requerida en el PA.001 Contratación de Bienes y Servicios y entregar, para el inicio de un proceso de contratación, y entregar a GCON, con las firmas de aprobación necesarias según autoridad monetaria, para que realicen el proceso de contratación.

A A A R C I

2.3.

1.1.

7


R C I

2.3.

1.1.

8


R C

2.3.

1.1.

9 Enviar y/o confirmar a GCON la distribución financiera del Contrato para que se dé de alta el código del Contrato en el sistema ERP y verificar que se genere correctamente el Contrato en el sistema.

I C R I

2.3.

1.1.

10

Gestionar el envío de la carta de orden de proceder al contratista de Ingeniería, y solicitar al CCDT el envío de una copia a GCON para la carpeta del Contrato.

I C I C R C I

2.3.1.2 Elaboración, Revisión y Aprobación de la Ingeniería del Proyecto

2.3.

1.2.

1

Administrar y realizar el seguimiento, control y toma de decisiones para la ejecución del Contrato u Orden de Servicio, precautelando que el proveedor cumpla los términos y condiciones establecidas en tiempo, materia y forma, y cumplir todas las responsabilidades asignadas en el RL.002 Reglamento de Administración y Fiscalización de Contratos, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio u Órdenes de Provisión y Servicio.

I C C R C

2.3.

1.2.

2

Fiscalizar el cumplimiento de todas las condiciones establecidas en el Contrato u Orden de Servicio, y cumplir las responsabilidades asignadas en el RL.002 Reglamento de Administración y Fiscalización de Contratos, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio u Órdenes de Provisión y Servicio

I I R


Procedimiento



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2.3.

1.2.

3

Gestionar cualquier modificación del Contrato u Orden de Servicio, a través de una Adenda, cuando corresponda, conforme lo establecido en el RL.001 Reglamento de Elaboración de Documentos Legales derivados de Procesos de Contratación de Bienes y Servicios.

A I I R C C

2.3.

1.2.

4

Designar a los revisores de la Ingeniería, planes, procedimientos. estudios u otra documentación técnica para construcción, mismos que deberán ser especialistas o tener las competencias necesarias en el rubro de lo que aprobarán, y tener conocimiento de los requerimientos establecidos en la documentación del Sistema de Gestión de Negocios (SGN) de YPFB TR. Estos podrán ser miembros del equipo del proyecto o bien pertenecer a las Unidades de Apoyo.

R C C I I C

2.3.

1.2.

5

Circular para revisión la Ingeniería, procedimientos u otra documentación técnica para construcción, utilizando el formulario FO.054 Envío Interno de Documentación Técnica – Revisores Internos, en los casos que sea necesaria la revisión de la documentación por más de un revisor en YPFB TR, y llevar un control de las revisiones hasta la obtención de la versión final sin observaciones.

I C R I C C

2.3.

1.2.

6

Devolver a la empresa contratista la Ingeniería, procedimientos u otra documentación técnica para construcción, para corrección utilizando el FO.055 Envío Externo de Documentación Técnica – Contratistas, y llevando un estricto control hasta la obtención de la versión final sin observaciones.

I C R I C

2.3.

1.2.

7 Participar en la elaboración de los estudios de Riesgos Operativos (HAZOP, What if u otros) incluidos en el alcance y revisar y aprobar los mismos.

R CR CR CR CR CR

2.3.

1.2.

8

Revisar y aprobar la Ingeniería elaborada incluyendo Estudio de Riesgos Operativos, planes, procedimientos u otra documentación técnica para construcción, una vez esta, ha sido revisada y validada por los especialistas designados.

A C R C

2.3.

1.2.

9 Asegurar que se realice la evaluación del desempeño del proveedor del servicio conforme lo establecido en el PA.002 Registro y Evaluación de Proveedores.

I I I C CR R I

2.3.

1.2.

10 Recibir y revisar los certificados de avance y

solicitudes de pago y/o pre facturas del servicio conforme a las condiciones de pago y precios establecidos en el Contrato u Orden de Servicio.

I I I C R

2.3.

1.2.

11

Aprobar los certificados de avance, solicitudes de pago y/o pre facturas e instruir que se procesen los pagos correspondientes.

I I I R C


Procedimiento



Actividades

Ger

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2.3.

1.2.

12

Liberar o recepcionar el pago en el sistema ERP, gestionar las aprobaciones correspondientes según la autoridad monetaria y enviar al contratista la instrucción de facturación de la siguiente forma: - Para Contratos (OB) enviar la liberación del pago (OL firmada) y la recepción de la misma (OL) en el sistema ERP; - Para Órdenes de Servicio (OS) enviar la orden de servicio (OS firmada) y la recepción de la misma (OS) en el sistema ERP. En ambos casos se incluye además el Certificado de inicio de evaluación del desempeño del contratista generado por el Sistema de Evaluación de Proveedores SEDP, cuando sea aplicable según monto, tipo de servicio y criterios de evaluación definidos en el PA.002 Registro y Evaluación de Proveedores.

A A A I R A C

2.3.

1.2.

13

Archivar toda la documentación generada tanto en el proceso de contratación como en la elaboración y revisión de la Ingeniería para construcción del proyecto conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, asegurando que la documentación aprobada cuente con sellos y firmas de revisión y aprobación requeridas (*).

I I R

2.3.

1.2.

14

Descartar la documentación con “red marks” una vez se cuente con la versión final aprobada y entregada a las instancias internas correspondientes indicadas líneas abajo (*), con el visto bueno del Responsable del proyecto mediante comunicación escrita que se debe incluir en el archivo del proyecto.

A R


Ver diagrama de flujo 2.3.1: Subprocesos de Ejecución de la Ingeniería Básica y de Detalle para Construcción

(*) Todo el personal involucrado en la Ingeniería debe tener en cuenta lo siguiente: El sello oficial para el proceso de aprobación de toda la documentación técnica (planos,

procedimientos, planes de trabajo, etc.) es el siguiente:

C.C.D.T. NOMBRE DEL

REVISOR FIRMA FECHA APROBADO CON OBS.

A la conclusión de la Ingeniería Básica y de Detalle para construcción de cada proyecto, el Responsable del Proyecto, en coordinación con el CCDT, deberán entregar la ingeniería elaborada por la empresa contratista de ingeniería, debidamente aprobada, de la siguiente forma:


Procedimiento



A la empresa que se adjudique la construcción del proyecto:

1 juego de planos impresos, doblados y dispuestos en una carpeta, debidamente aprobados, con el sello oficial de documentación técnica.

1 CD, con todos los planos, en formato PDF (Acrobat).

A los Supervisores de Obra/Fiscalización del Proyecto:

1 copia impresa no controlada del mismo juego de planos, doblados y dispuestos en una carpeta con un sello que indique “Copia fiel al original”.

1 CD con los mismos planos en formato PDF (Acrobat).

Al Archivo Central de YPFB TRANSPORTE S.A. y al Archivo del Proyecto:

1 CD con toda la Ingeniería Básica y de Detalle del Proyecto, en formato PDF (Acrobat).

Al UAIT:

1 CD con toda la Ingeniería Básica y de Detalle del Proyecto, en formato editable (AutoCad y Geodatabase).

Nota # 2:

Cualquier Unidad (Solicitante, Ejecutora o de Apoyo) que requiera la versión editable de los planos de Ingeniería deberá solicitarla a la UAIT.

2.3.2 Obtención de Permisos para Construcción

El único requisito indispensable para dar inicio a la obtención de permisos para construcción, es contar con la disponibilidad de presupuesto para proceder con las licitaciones de servicios que sean necesarios para obtener los diferentes permisos de construcción identificados con el equipo del proyecto durante la planificación y definición del alcance.

Los procesos y actividades para la obtención de permisos, se describen a continuación:

Actividades

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2.3.2.1 Obtención del Permiso Ambiental

2.3.

2.1.

1

Completar el FS.086 Lista de Verificación Inicial del Proyecto y enviar a la Jefatura de Gestión Ambiental de la Gerencia de Gestión, Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social Empresarial (GSSM y RSE) junto a cualquier otra información que sea requerida, para que dicha Jefatura realice las gestiones para la obtención de la Licencia Ambiental, permisos y/u otras autorizaciones ambientales que sean aplicables para el proyecto, en cumplimiento con el PS.007 Gestión de Licencias Ambientales y Monitoreos Ambientales. La obtención del o de los permisos ambientales que sean aplicables, permite que se inicien las actividades de construcción en campo.

I R C I I C


Procedimiento



Actividades

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o

2.3.

2.1.

2

Proveer información necesaria durante el proceso y acompañar o designar a un representante del equipo del proyecto que proporcione las aclaraciones o información técnica que se requiera durante el proceso de obtención del Permiso o Licencia requerida.

I R C I I C

2.3.

2.1.

3 Hacer seguimiento al proceso de obtención de la Licencia Ambiental, permisos y/o autorizaciones ambientales requeridas, hasta la recepción de la copia de las mismas.

I I C R I C

2.3.

2.1.

4

Archivar copia de la Licencia Ambiental, permisos y/o autorizaciones ambientales conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, así como de otra documentación generada en el proceso de obtención, que vaya a ser utilizada durante la construcción del proyecto (como ser Estudio de Evaluación de Impacto Ambiental - EEIA, Plan de Adecuación y Seguimiento Ambiental – PASA, Adendas, Informe de Movimiento Menor u otro), asegurando que la misma corresponda a las versiones finales aprobadas.

I C C R C

2.3.2.2 Aprobación Perfil del Proyecto y Autorización Construcción por parte de la ANH

2.3.

2.2.

1

Enviar a la Unidad de Regulaciones de la Gerencia de Regulación y Transporte (GRT) una copia del Permiso o Licencia Ambiental, cuando hubiese estado pendiente al momento del envío del Perfil del proyecto a la ANH para aprobación, para que procedan a su notificación a la ANH.

I R C I C

2.3.

2.2.

2

Hacer seguimiento al proceso de obtención de la aprobación del Perfil del proyecto y autorización de la construcción por parte de la ANH, hasta la recepción de la Resolución Administrativa o notificación correspondiente.

I I C R I C

2.3.

2.2.

3

Archivar copia de la aprobación del Perfil que autoriza la construcción del proyecto, conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, así como copias de otra documentación generada en el proceso de obtención de dicha aprobación, asegurando que la misma corresponda a las versiones enviadas y recibidas.

I C C R C

2.3.2.3 Constitución de Servidumbre del Derecho de Vía (DDV)

2.3.

2.3.

1

Enviar a la Unidad de Servidumbre y DDV de la Gerencia Legal, cuando aplique al alcance del proyecto, la información del trazo del ducto y ubicación de estaciones, a fin de que gestionen la Constitución de la Servidumbre y saneamiento del DDV, así como la compra de terrenos que sean requeridos, según el procedimiento PL.001 Constitución de Servidumbres del Derecho de Vía.

I R C I C


Procedimiento



Actividades

Ger

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o

2.3.

2.3.

2

Proveer información necesaria durante el proceso y acompañar o designar a un representante del equipo del proyecto que proporcione las aclaraciones o información técnica que se requiera durante el proceso de Constitución de Servidumbre.

I R C I I C

2.3.

2.3.

3

Hacer seguimiento al proceso de Constitución de Servidumbre, hasta la firma de los contratos, ejecución de los pagos respectivos y registro de estos en el AUF. Nota: El archivo de todos los contratos de servidumbre originales es de responsabilidad de la Gerencia Legal.

I C R I C

2.3.2.4 Suscripción de Contratos de Transporte en Firme o Interrumpible

2.3.

2.4.

1

Enviar a la Subgerencia Comercial de la GRT, cuando aplique al alcance del proyecto de expansión de capacidad, la información necesaria para que gestionen la suscripción de una Enmienda o un Contrato de Transporte relacionado con el proyecto, según el procedimiento PC.002 Contratos de Transporte y Acuerdos de Interconexión. Nota: La suscripción de este Contrato o Enmienda respalda la construcción del proyecto para que cubra una necesidad del mercado.

R C I C

2.3.

2.4.

2

Proveer información necesaria durante el proceso y acompañar o designar a un representante del equipo del proyecto que proporcione las aclaraciones o información técnica que se requiera para la suscripción del Contrato o Enmienda al Contrato de Transporte.

R C I I C

2.3.

2.4.

3

Hacer seguimiento al proceso de Suscripción de la Enmienda o Contrato de Transporte, hasta la firma del mismo, lo que garantiza el retorno de la inversión en el proyecto. Nota: El archivo de los Contratos y/o Enmiendas originales es de responsabilidad de la Unidad Comercial de la GRT.

I C R I C

2.3.2.5 Aprobación del Manejo de Cambios (MDC)

2.3.

2.5.

1

Proponer el cambio llenando el FO.190 Manejo de Cambios y gestionar la aprobación de la ejecución del cambio propuesto conforme lo establecido en el procedimiento PO.040 Manejo de Cambios. Si durante la ejecución del proyecto, existieran cambios en el alcance descrito en el MDC que representen cambios en la operación del sistema de transporte, el Ingeniero del Proyecto deberá proponer y emitir un nuevo MDC, de tal manera que el especialista de la actividad a desarrollar pueda validar los cambios y dar continuidad al proyecto.

C R I I C


Procedimiento



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2.3.

2.5.

2 Realizar el seguimiento y control del proceso de MDC desde su emisión, asegurando el cumplimiento de los requerimientos de cada una de las etapas del MDC, hasta su cierre respectivo a la conclusión del proyecto.

C C I R

2.3.

2.5.

3

Mantener los registros del MDC durante la ejecución del cambio o proyecto y archivar el MDC debidamente cerrado en el archivo del proyecto, conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, previo a su envío a biblioteca.

I C C R C

R: Responsable I: Informado A: Aprueba C: En coordinación con

Ver diagrama de flujo 2.3.2: Subprocesos de Obtención de Permisos para Construcción

2.3.3 Adquisición de Equipos y Materiales para Construcción

Para dar inicio a la adquisición de materiales y/o equipos para construcción, se debe contar con la disponibilidad de presupuesto para proceder con las licitaciones que sean necesarias para adquirir los diferentes materiales y/o equipos para la construcción, que, durante la planificación y definición del alcance, se identificó que serían provistos por YPFB TR.

Los procesos y actividades para la adquisición de materiales, se describen a continuación:

Actividades

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o 2.3.3.1 Contratación Provisión de los Equipos y Materiales del Proyecto

2.3.

3.1.

1

Elaborar las Especificaciones Técnicas para licitar la provisión de equipos y/o materiales para el proyecto que sean provistos por YPFB TR. Cuando la provisión de un equipo incluya además los servicios relacionados, como ser: montaje y puesta en marcha, se podrá utilizar como guía para la elaboración el FO.348 Términos de Referencia para especificar el alcance y términos de la provisión solicitada, de tal manera que el proveedor conozca en detalle todos los requisitos del servicio y el contenido de los planes que debe presentar (Ejecución, SSMS, Calidad que sean aplicables).

C R I C

2.3.

3.1.

2

Coordinar la participación de la Jefatura de Gestión Ambiental, cuando sea aplicable, para la definición de la mejor opción desde el punto de vista ambiental para la provisión de equipos y materiales de menor impacto ambiental (por ejemplo: equipos de refrigeración con gases ecológicos; unidades de generación, bombeo y compresión bajas en emisiones atmosféricas; materiales sin PCB y/o asbestos, etc.).

I R I C


Procedimiento



Actividades

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2.3.

3.1.

3

Hacer aprobar las Especificaciones Técnicas por: 1) la Jefatura de Medición Gas y Líquidos y 2) la Jefatura de Medición, Control, Comunicación y SCADA cuando los materiales y/o equipos requeridos incluya Sistemas de Medición y Control de Calidad para gas y líquidos, guardando registros de la revisión y aprobación, a través del CCDT.

I R C A

2.3.

3.1.

4 Solicitar a la Gerencia de Tecnología de la Información (GTI) la compra de materiales relacionados con tecnología (Hardware o Software), para el proyecto.

I R C A

2.3.

3.1.

5 Gestionar la revisión y aprobación de las Especificaciones Técnicas en su versión final para licitar, por el Responsable del Proyecto y otros que este defina.

A R C C

2.3.

3.1.

6

Verificar que el proceso de contratación se encuentre registrado en el PAC de la gestión, en caso de no estarlo, llenar el FA.002 Reformulación - Programa Anual de Contrataciones (PAC) debidamente justificado, gestionar las aprobaciones y enviar a la GCON – Área de Gestión de Proveedores, vía correo electrónico y en formato impreso.

A CR R I

2.3.

3.1.

7

Elaborar el Requerimiento de Material (SN) en el sistema ERP, obtener el sello de “no existencia” por parte de Almacén, asegurando así, la utilización de materiales o equipos disponibles en Almacén (para ello, Almacén deberá realizar la verificación de existencias de acuerdo al PF.002 Gestión de Almacenes).

A CR R C

2.3.

3.1.

8

Solicitar la Certificación Presupuestaria conforme lo establecido en el PF.055 Certificación Presupuestaria, enviando un correo electrónico a: [email protected], solicitar el FF.172 Requerimiento de Seguros para Contratistas enviando un correo electrónico a: [email protected], y solicitar a la Unidad Legal el modelo de contrato cuando sea aplicable. Nota: Toda adquisición cuya ejecución vaya a sobrepasar una gestión, debe contar con financiamiento (Certificación Presupuestaria) para el total de la compra (en todas las gestiones que se vaya a ejecutar) a verificarse en el Presupuesto de Inversiones del PEE.

I C R C

2.3.

3.1.

9

Adjuntar al requerimiento (SN), los respaldos y documentación requerida en el PA.001 Contratación de Bienes y Servicios, para el inicio de un proceso de contratación, y entregar a GCON, con las firmas de aprobación necesarias según autoridad monetaria, para que realicen el proceso de contratación.

A A A R C I


Procedimiento



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2.3.

3.1.

10

Asegurar que el requerimiento para inicio del proceso de contratación (SN y documentación de respaldo), sea entregado a GCON en los plazos programados en el PAC y hacer seguimiento al proceso de contratación a través del Q-Flow, a fin de gestionar acciones que coadyuven a que se concrete según plazos previstos en el PAC, que deben guardar relación con los tiempos estimados para los procesos en el PA.001 Contratación de Bienes y Servicios.

R C I

2.3.

3.1.

11 Cumplir todas las responsabilidades del PA.001

Contratación de Bienes y Servicios asignadas a la “Unidad Solicitante del Proceso”, desde la aprobación del inicio del proceso hasta la recepción de la copia del Contrato u Orden de Compra firmados.

R C

2.3.

3.1.

12

Verificar que se genere correctamente la Orden de Compra en el sistema. I C R I

2.3.

3.1.

13 Hacer seguimiento al envío del Contrato u Orden de

Compra al proveedor de los equipos o materiales, considerando que el plazo de entrega corre a partir del envío de la misma al proveedor, por parte de GCON.

I R C C

2.3.3.2 Recepción o Entrega de los Equipos y Materiales del Proyecto

2.3.

3.2.

1 Cumplir todas las responsabilidades asignadas en el RL.002 Reglamento de Administración y Fiscalización de Contratos, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio u Órdenes de Provisión y Servicio.

I I R R C

2.3.

3.2.

2

Gestionar cualquier modificación del Contrato u Orden de Compra, a través de una Adenda, cuando corresponda, conforme lo establecido en el RL.001 Reglamento de Elaboración de Documentos Legales derivados de Procesos de Contratación de Bienes y Servicios.

A A A I R CR C

2.3.

3.2.

3

Proveer a GCON información y/o aclaraciones técnicas que sean requeridas por el fabricante o proveedor de los equipos o materiales durante el periodo de fabricación o tiempo de entrega. Nota: El seguimiento y control del Proceso de Contratación de Bienes (equipos y/o materiales), desde su inicio hasta la recepción de los Bienes en Almacén, a conformidad con las especificaciones, tiempos y costos, es de responsabilidad de GCON, así como el informar al Responsable del proyecto sobre cualquier solicitud de cambio en las fechas comprometidas para su entrega o condiciones establecidas en el Contrato.

C C C R I


Procedimiento



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2.3.

3.2.

4

Realizar la verificación (en almacén o en el lugar pactado para la entrega) de que los materiales y/o equipos recibidos cumplan con las especificaciones técnicas de calidad, cantidad y demás condiciones establecidas en el Contrato u Orden de Compra, como ser el tiempo de entrega y dar la conformidad a Almacén para que realicen la recepción en el sistema, de los equipos y/o materiales recibidos. En caso de no poder participar de la verificación, designar al o los responsables de realizar la verificación y dar la conformidad, mismos que deberán ser especialistas o tener las competencias necesarias en el rubro de lo que verificarán. Estos podrán ser miembros del equipo del proyecto o bien pertenecer a las Unidades de Apoyo. Nota: Todo el proceso de recepción debe cumplir lo establecido en el procedimiento PF.002 Gestión de Almacenes.

I R I I C

2.3.

3.2.

5

Asegurar la presentación de los Certificados de Calidad de los materiales y/o equipos recibidos, así como de los Manuales de Operación y Mantenimiento, cuando los equipos incluyan. La copia original de los certificados y manuales debe permanecer en Almacén quien entregará una copia física o digital, si está disponible, de éstos, al contratista que efectúe el retiro de los materiales del almacén cuando inicie la construcción. A su vez la contratista deberá incluir esta copia de los Certificados de Calidad y de los Manuales de Operación y Mantenimiento en el Data Book de la obra que entregará a YPFB TR a la conclusión del proyecto.

C R

2.3.

3.2.

6 Asegurar que se realice la evaluación del desempeño del proveedor del material y/o equipo, si aplica, conforme lo establecido en el PA.002 Registro y Evaluación de Proveedores.

I I I C CR R I

2.3.

3.2.

7 Recibir y revisar los certificados de avance y/o hitos de pago del material y/o equipo, conforme a las condiciones de pago y precios establecidos cuando se trata de Contratos.

C R I

2.3.

3.2.

8

Aprobar los certificados de avance o hitos de pago gestionados por GCON. Nota: Cuando se trata de pagos de anticipos, GCON gestiona los mismos hasta su entrega a Cuentas por Pagar.

A I I C

2.3.

3.2.

9 Solicitar a Almacén que se realice la recepción de la orden de compra en el sistema ERP, e informar a Cuentas por Pagar para la anulación de los anticipos realizados.

I R I


Procedimiento



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2.3.

3.2.

10

Archivar copia de toda la documentación generada en los procesos de contratación, fabricación y recepción de los materiales y/o equipos para el proyecto conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, asegurando que la documentación aprobada cuente con firmas de revisión y aprobación requeridas. Nota: La custodia de toda la documentación de Contratos y Órdenes de Compra originales corresponde a GCON.

I I R


Ver diagrama de flujo 2.3.3: Subprocesos de Adquisición de Equipos y Materiales para Construcción

2.3.4 Construcción, Pruebas y Puesta en Marcha

Para dar inicio a la construcción, pruebas y puesta en marcha del proyecto, se requiere contar con la disponibilidad de presupuesto para proceder con las licitaciones que sean necesarias para la construcción, identificadas durante la planificación y definición del alcance.

Para el inicio de la movilización de la empresa contratista a la obra para realizar cualquier trabajo, se debe contar con todos los permisos para construcción, ya aprobados por las instancias correspondientes.

Los procesos y actividades para la construcción, se describen a continuación:

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2.3.4.1 Contratación de Servicios de Construcción y/o Fiscalización del Proyecto

2.3.

4.1.

1

Elaborar los TDR para licitar el servicio requerido, en base al enunciado del alcance y la EDT desarrollada durante la Planificación y utilizando para su elaboración, el FO.348 Términos de Referencia, de tal manera que la empresa contratista conozca en detalle todos los requisitos del servicio y el contenido de los planes que debe presentar (Ejecución, SSMS, Calidad que sean aplicables). En los TDRs se debe establecer el plazo para la entrega del servicio, los criterios de evaluación (matriz) y la planilla de cotización. Nota: Cuando la elaboración de los TDRs hubiera formado parte del alcance del servicio de Ingeniería del proyecto, y estos ya estén aprobados, saltar al punto 2.3.4.1.4.

C R I


Procedimiento



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2.3.

4.1.

2

Hacer aprobar los TDR por: 1) la Jefatura de Medición Gas y Líquidos y 2) la Jefatura de Medición, Control, Comunicación y SCADA, cuando el alcance del servicio requerido incluya Sistemas de Medición y Control de Calidad para gas y líquidos, guardando registros de la revisión de los TDR y aprobación, a través del CCDT.

I R C A

2.3.

4.1.

3

Hacer aprobar los TDR por la GTI cuando el alcance del servicio requerido incluya la implementación o desarrollo de software, guardando registros de la revisión de los TDR y aprobación, a través del CCDT.

R C A

2.3.

4.1.

4

Incluir como adjunto a los TDR: - Los Requisitos de Gestión, Salud, Seguridad, Medio Ambiente y RSE para Contratistas de YPFB TR, como requisito en la ejecución de proyectos.

- El documento ambiental aprobado (EEIA, Adenda o PPM-PASA) siempre que éste se encuentre disponible al momento de enviar las invitaciones a los proveedores.

- El detalle de los materiales y/o equipos que serán provistos por la empresa contratista y los materiales y/o equipos que serán provistos por YPFB TR.

C R

2.3.

4.1.

5 Gestionar la revisión y aprobación de los TDR en su versión final, por el Responsable del Proyecto y otros que este defina.

A R C C

2.3.

4.1.

6

Verificar que el proceso de contratación se encuentre registrado en el PAC de la gestión, en caso de no estarlo, llenar el FA.002 Reformulación - Programa Anual de Contrataciones (PAC) debidamente justificado, gestionar las aprobaciones y enviar a la GCON – Área de Gestión de Proveedores, vía correo electrónico y en formato impreso.

A CR R I

2.3.

4.1.

7

Elaborar el Requerimiento de Servicio (PS) en el sistema ERP y solicitar la Certificación Presupuestaria conforme lo establecido en el PF.055 Certificación Presupuestaria, enviando un correo electrónico a la siguiente dirección: [email protected], solicitar a la Unidad de Seguros el FF.172 Requerimiento de Seguros para Contratistas enviando un correo electrónico a: [email protected], y solicitar a la Unidad Legal el modelo de contrato cuando sea aplicable. Nota: Todo servicio cuya ejecución vaya a sobrepasar una gestión, debe contar con el financiamiento (Certificación Presupuestaria) para el total del servicio (en todas las gestiones que se vaya a ejecutar) a verificarse en el Presupuesto de Inversiones del PEE.

A CR R C


Procedimiento



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2.3.

4.1.

8

Adjuntar al requerimiento (PS), los respaldos y documentación requerida en el PA.001 Contratación de Bienes y Servicios, para el inicio de un proceso de contratación, y entregar a GCON, con las firmas de aprobación necesarias según autoridad monetaria, para que realicen el proceso de contratación.

A A A R C I

2.3.

4.1.

9


R C I

2.3.

4.1.

10


R C

2.3.

4.1.

11 Enviar y/o confirmar a GCON la distribución

financiera del Contrato para que se dé de alta el código del Contrato en el sistema ERP y Verificar que se genere correctamente el Contrato en el sistema.

I C R I

2.3.

4.1.

12 Gestionar el envío de la carta de orden de

proceder al contratista del servicio adjudicado y solicitar al CCDT el envío de una copia a GCON para la carpeta del Contrato.

I I I C R C I I

2.3.4.2 Habilitación Previa a la Movilización

2.3.

4.2.

1

Generar la Orden de Trabajo de Campo (OTC) u Orden de Trabajo Interna (OTI) para la contratista adjudicada conforme lo establecido en el PO.040 Manejo de Cambios y enviar a la empresa contratista para que sea incluida en la carpeta de inicio de obra.

I I I R I I I

2.3.

4.2.

2

Gestionar el Permiso de Trabajo No Rutinario para la ejecución de los trabajos, conforme lo establecido en el PO.019 Permiso de Trabajo y entregar copia a la empresa contratista para que sea incluida en la carpeta de inicio de obra.

I R I A I I

2.3.

4.2.

3 Asegurar que la empresa contratista elabore la carpeta de inicio de obra y entregue al Fiscal de Obra para que se gestione la revisión y aprobación de la misma.

I R C


Procedimiento



Actividades

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2.3.

4.2.

4 Revisar y aprobar los procedimientos constructivos de la carpeta de inicio de obra, verificando que la empresa contratista tenga todos los permisos y autorizaciones necesarias.

I R I I

2.3.

4.2.

5 Enviar a la GSSM y RSE la carpeta de inicio de obra para revisión y aprobación de los procedimientos y requisitos de GSSM y RSE.

2.3.

4.2.

6

Revisar y aprobar los procedimientos, evaluación de riesgos, planes y requisitos de GSSM y RSE, asegurando que el personal de supervisión y/o fiscalización del proyecto cuente con la certificación del curso de SSMS 40 vigente, caso contrario informar a la GSSM y RSE para que dicho personal sea inscrito en el curso más próximo, a fin de contar con los conocimientos necesarios para cumplir con el artículo 24 del Reglamento de Diseño, Construcción y Operación de Ductos.

I I I C C R

2.3.

4.2.

7

Solicitar a la GSSM y RSE la revisión y validación de la evaluación de riesgos para la construcción, para cada actividad rutinaria y no rutinaria que incluya peligros de SSM y RSE identificados en campo, asegurando que cumpla lo establecido en el PS.040 Gerenciamiento de Riesgos y Oportunidades.

I C I R C C

2.3.

4.2.

8

En caso de que el proyecto implique trabajar en estaciones o sitios donde se tengan empresas vecinas con áreas industriales, gestionar su participación o revisión de la evaluación de riesgos de SSMS, de tal forma que se tenga una evaluación integral de los riesgos de SSMS y acciones, medidas de control y barreras conjuntas que protejan las instalaciones de YPFB TR y de empresas vecinas.

I I C R C C

2.3.

4.2.

9 Revisar y aprobar la evaluación de riesgos para la construcción elaborado por la empresa contratista previa validación por el personal de la GSSM y RSE asignado al proyecto.

I C R C I CR

2.3.

4.2.

10

Coordinar la fecha de inicio de movilización al campo una vez esté aprobada la carpeta de inicio de obra.

I I I R C I

2.3.

4.2.

11 Informar a la GSSM y RSE el inicio de obras

con una semana de anticipación para que realicen la respectiva comunicación a las comunidades y Entes Gubernamentales.

I I R C I


Procedimiento



Actividades

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2.3.

4.2.

12

Realizar la inducción y entrega de documentación del SGN de YPFB TR al personal de fiscalización y/o supervisión que desempeñe estas funciones en campo, previo a su movilización a la obra, a fin de que conozcan, cuenten y cumplan con lo establecido en la documentación aplicable del SGN (Código de Conducta, Reglamentos, Manuales, Procedimientos, Instructivos de Trabajo, Formularios, Listas de Verificación, otros) y otra documentación requerida para llevar a cabo sus funciones en campo (permisos, licencias, planes de respuesta a emergencias, otros), impidiendo así cualquier paro o retraso innecesario de la obra.

I R I C I C

2.3.

4.2.

13

Registrar la inducción realizada y la entrega de la documentación en el FO.192 Registro de Inducción y Entrega de Documentos a la Supervisión y entregar al CCDT para su archivo conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, asegurando que el formulario aprobado cuente con las firmas requeridas.

I R I C

2.3.4.3 Ejecución del Servicio de Construcción y/o Fiscalización del Proyecto

2.3.

4.3.

1

Administrar y realizar el seguimiento, control y toma de decisiones para la ejecución del o de los Contratos u órdenes de servicio de construcción, precautelando que la o las empresas contratistas cumplan los términos y condiciones establecidas en el Contrato, y cumplir todas las responsabilidades asignadas en el RL.002 Reglamento de Administración y Fiscalización de Contratos, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio u Órdenes de Provisión y Servicio.

I I C R C C C C

2.3.

4.3.

2

Fiscalizar el cumplimiento de todas las obligaciones asumidas por la empresa contratista de acuerdo a las condiciones establecidas en los Contratos de Construcción y/o Servicios; y cumplir todas las responsabilidades asignadas en el RL.002 Reglamento de Administración y Fiscalización de Contratos, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio u Órdenes de Provisión y Servicio.

C I R C C C

2.3.

4.3.

3

Fiscalizar y realizar el seguimiento y control en campo, del avance en la ejecución de las obras comprendidas en el alcance del Contrato, asegurando que se realicen en cumplimiento con el cronograma, los planes y procedimientos de trabajo elaborados por la empresa contratista y aprobados por YPFB TR. Nota: La contratación de servicios de fiscalización no libera al Fiscal y Gerente de Obra/Servicio de las responsabilidades inherente a sus funciones.

C R C C


Procedimiento



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2.3.

4.3.

4

Revisar y aprobar los Reportes Diarios de Obra (RDO) emitidos por la o las empresas contratistas, registrando en los mismos, cualquier observación, hecho relevante, evento de fuerza mayor y/o incumplimiento al Contrato y enviar diariamente al Gerente de Obra para información, con copia al Responsable del Proyecto, Ingeniero del Proyecto, al Analista de Proyectos para el seguimiento y control.

I I I I R C C

2.3.

4.3.

5 Revisar y aprobar otros reportes (semanales, mensuales) comprometidos en el Contrato e informar al Gerente de Obra/Servicio.

I I I I R C C

2.3.

4.3.

6

Registrar las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto en el FO.035 Lección Aprendida y entregar al Responsable del Proyecto para su aprobación, con copia al Ingeniero y al Analista del Proyecto.

I I R R R R R R C C R R

2.3.

4.3.

7

Realizar el seguimiento y verificación de que se ejecuten y/o cumplan las medidas de control/recuperación y/o contingencia identificadas para cada actividad en campo, como parte del análisis de riesgos aprobado previo a la movilización, así como inspeccionar y aprobar que el campamento cumpla lo requerido de acuerdo a los Requisitos de SSM y RSE para Contratistas y tomar acciones para subsanar cualquier incumplimiento.

I C C R

2.3.

4.3.

8

Coordinar la ejecución de toda auditoría o inspección interna o externa que se realice en campo al proyecto durante la construcción, y hacer seguimiento al cierre de toda No Conformidad, observación o desviación cuya atención o solución esté a cargo de la o las empresas contratistas involucradas.

I R C I I CR C C

2.3.

4.3.

9

Coordinar que se realice al menos un simulacro de respuesta a emergencia durante la construcción del proyecto, cuando este tenga una duración mayor a tres meses en obra, tomando en cuenta los riesgos identificados al inicio del proyecto y de acuerdo a lo establecido en el instructivo ITS.016 Elaboración del Plan de Respuesta a Emergencias y Simulacros y asegurar que se atiendan y/o subsanen los hallazgos identificados durante el simulacro que sean responsabilidad de la empresa contratista.

I A CR I I C R C CR C


Procedimiento



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2.3.

4.3.

10

Coordinar la participación del Responsable del Activo por parte de Operaciones y de las Unidades de Apoyo involucradas (Mantenimiento, Medición, GSSM y RSE u otra), durante las tareas de Pre-Comisionado, Comisionado y Pruebas, cuando sea requerido.

I I I C R C

2.3.

4.3.

11

Verificar que las pruebas hidrostáticas, cuando sean aplicables al alcance del proyecto, sean llevadas a cabo en cumplimiento con lo establecido en el instructivo ITO.011 Plan e Informe de Pruebas Hidrostáticas, en lo que respecta a la elaboración, envío y aprobación del Plan de Prueba Hidráulica.

A C I CR R C C

2.3.

4.3.

12

Enviar una copia del Informe de resultados de las pruebas hidráulicas a la GRT para que gestionen la aprobación de estos resultados por parte de la ANH según lo establecido en el instructivo ITO.011 Plan e Informe de Pruebas Hidrostáticas y hacer seguimiento hasta obtener la aprobación de los resultados de las pruebas.

I R C I I C

2.3.

4.3.

13

Gestionar cualquier modificación del Contrato u Orden de Servicio, a través de una Adenda, cuando corresponda, según lo establecido en el RL.001 Reglamento de Elaboración de Documentos Legales derivados de Procesos de Contratación de Bienes y Servicios y en el RL.002 Reglamento de Administración y Fiscalización de Contratos, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio u Órdenes de Provisión y Servicio, obteniendo las aprobaciones requeridas según autoridad monetaria. Nota: En el punto 2.3.4.4 se describe en detalle los procesos de modificación de contratos.

A A A I R CR C

2.3.

4.3.

14

Verificar la conclusión de obra mecánica y que el proyecto se encuentre sustancialmente concluido previo al inicio del proceso de puesta en marcha y recepción de la obra que se describe en detalle en el punto 2.3.4.5. Nota: Se entiende por sustancialmente concluido a que las instalaciones (ducto, planta, unidad, sistema, áreas o cualquier otra parte), han sido individualmente limpiados, probados hidrostáticamente, inspeccionados, lubricados y chequeados de punta a punta, verificando así que están correctamente instalados para responder a señales simuladas equivalentes a las señales a ser recibidas durante la operación normal.

I I I C R C C C C


Procedimiento



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2.3.

4.3.

15 Verificar que se concluyó la devolución de

materiales sobrantes del proyecto por parte de la o las empresas contratistas, conforme lo establecido en el punto 2.3.4.6.

I I C C R C C

2.3.

4.3.

16

Gestionar el proceso de revisión y aprobación de la documentación Conforme a Obra (CAO) según lo establecido en el punto 2.3.4.7 obteniendo las aprobaciones requeridas según la designación realizada por el Responsable del proyecto.

I I I R I C I

2.3.

4.3.

17 Asegurar que se realice la evaluación del

desempeño de la o las empresas contratistas conforme lo establecido en el PA.002 Registro y Evaluación de Proveedores.

I I I C CR R I I I

2.3.

4.3.

18 Recibir y revisar los certificados de avance y

solicitudes de pago del servicio conforme a las condiciones de pago y precios establecidos en el Contrato u Orden de Servicio.

C C R C C

2.3.

4.3.

19

Aprobar los certificados de avance e instruir que se procesen los pagos correspondientes. I I I A C

2.3.

4.3.

20

Liberar o recepcionar el pago en el sistema ERP, gestionar las aprobaciones correspondientes según la autoridad monetaria y enviar al contratista la instrucción de facturación de la siguiente forma: - Para Contratos (OB) enviar la liberación del pago (OL firmada) y la recepción de la misma (OL) en el sistema ERP;

- Para Órdenes de Servicio (OS) enviar la orden de servicio (OS firmada) y la recepción de la misma (OS) en el sistema ERP.

En ambos casos se incluye además el Certificado de inicio de evaluación del desempeño del contratista generado por el Sistema de Evaluación de Proveedores SEDP, cuando sea aplicable según monto, tipo de servicio y criterios de evaluación definidos en el PA.002 Registro y Evaluación de Proveedores.

A A A C R C A I C

2.3.

4.3.

21

En caso que los Contratos no concluyan dentro de la fecha contractual aprobada, se deberá proceder con el cobro de multas conforme al régimen de multas establecido en el Contrato, para ello, en cumplimiento con el PA.001 Contratación de Bienes y Servicios, el Fiscal de Obra debe elaborar un informe con el cálculo de la multa, informar a la empresa contratista, y entregar a la Unidad de Cuentas por Pagar adjunto al FF.122 Nota de Crédito, para que procedan con el registro de la multa aplicada de acuerdo al PF.004 Cuentas por Pagar.

I C A R I I


Procedimiento



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2.3.

4.3.

22

Sellar la última liberación o pago del Contrato con un sello que indique que el Contrato concluyó “Fuera de Plazo” establecido, y coordinar con la Unidad de Cuentas por Pagar para que retengan el monto de la multa según la FF.122 Nota de Crédito recibida.

I R I I C

2.3.

4.3.

23

Archivar toda la documentación generada tanto en el proceso de contratación de los servicios de construcción y/o fiscalización como en la ejecución de los servicios, conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, asegurando que la documentación aprobada cuente con sellos y firmas de revisión y aprobación requeridas.

I I I R I I

2.3.4.4 Gestión de Cambios durante la Construcción (Órdenes de Cambio y Adendas)

2.3.

4.4.

1

En el caso de que durante la construcción se presente la necesidad de realizar modificaciones o aclaraciones a planos o documentos aprobados para construcción y que por su simplicidad no requieran la elaboración de un nuevo plano o la emisión de una nueva revisión de un plano ya aprobado para construcción, el Fiscal de Obra podrá aprobar la modificación a través de un “red mark” (notas en rojo) sobre el plano o documento ya aprobado para construcción, indicando la fecha de aprobación de la modificación o aclaración. Nota: Al ser los “red marks” generados en obra, los mismos no estarán sujetos a la revisión de calidad por parte de la Unidad de Actualización de Información Técnica (UAIT).

C R C C

2.3.

4.4.

2

Solicitar un cambio en el diseño aprobado para construcción, cuando estos impliquen cambios en la operación (estaciones) o impliquen salir del derecho de vía aprobado (líneas), mediante la presentación de un FO.193 Orden de Cambio, que contenga un análisis técnico – económico que justifique el cambio propuesto, y adjuntar copias simples de los “red marks” firmados como respaldo de los cambios de diseño que se generen como producto del cambio o aclaración.

I I I R R

2.3.

4.4.

3

Coordinar con la Jefatura de Gestión Ambiental cuando se requiera realizar cambios de trazo o modificaciones en el alcance del proyecto, antes de gestionar la aprobación del cambio, para que esta Jefatura tramite la respectiva autorización ambiental ante las autoridades ambientales competentes, en caso de ser requerido.

R I C C C


Procedimiento



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2.3.

4.4.

4

Asegurar que todos los “red marks” realizados durante la construcción queden plasmados en los planos conforme a obra y/o en la documentación CAO que será transferida a YPFB TR a la conclusión del proyecto.

C R C I

2.3.

4.4.

5

En el caso de que durante la construcción se presente la necesidad de realizar modificaciones al alcance de los servicios del Contrato, bien sea derivados de cambios de diseño o de trabajos adicionales requeridos, que tengan impacto en los costos y/o el cronograma del Contrato, y que requieran de atención “urgente” por presentarse condiciones de riesgo para la seguridad de las personas o bienes de la empresa, el Fiscal de Obra podrá elaborar un FO.193 Orden de Cambio, hasta un máximo acumulado de 10% del monto y/o plazo del Contrato inicial, misma que posteriormente deberá ser formalizada a través de una Adenda al Contrato, por lo cual previo a su emisión el Fiscal deberá realizar un análisis del presupuesto disponible en el proyecto, para comprometer el monto adicional, así como también justificar la necesidad y documentar debidamente el cambio.

I I I C CR R C

2.3.

4.4.

6 Revisar y aprobar el FO.193 Orden de Cambio del cambio propuesto para que se proceda con el mismo.

C I R I I I

2.3.

4.4.

7

Gestionar la aprobación de las órdenes de cambio en el respectivo FO.193 Orden de Cambio, según autoridad monetaria, siempre y cuando el cambio no supere al monto y plazo acumulado del 10% del Contrato.

A A A R C I I

2.3.

4.4.

8

Mantener un registro de los cambios aprobados mediante el FO.193 Orden de Cambio y alertar al Gerente de Obra/Servicio, cuando estos cambios puedan requerir la generación de una Adenda al Contrato, para que éste gestione las aprobaciones necesarias oportunamente.

I I I R

2.3.

4.4.

9

Elaborar el Informe técnico recomendando la suscripción de una Adenda al Contrato, bien sea para formalizar las órdenes de cambio aprobadas o para otros cambios cuya solicitud se pueda presentar con la anticipación necesaria, conforme lo establecido en el RL.001 Reglamento de Elaboración de Documentos Legales derivados de Procesos de Contratación de Bienes y Servicios.

I I I CR R C C C


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2.3.

4.4.

10

Compilar la información de respaldo que sea necesaria para la solicitud de la Adenda, gestionar la elaboración de la PS y Certificación Presupuestaria cuando corresponda, y solicitar a la empresa contratista las garantías actualizadas cuando la Adenda implique ampliación de plazo o incremento en el monto.

I I I C R C

2.3.

4.4.

11

Gestionar la aprobación del informe técnico recomendando la suscripción de la Adenda por la Autoridad Monetaria respectiva, hasta el Gerente de Área, adjuntando los respaldos e información del punto anterior y entregar a la Unidad Legal solicitando la elaboración del informe legal y Adenda respectiva.

A A A R C I

2.3.

4.4.

12

Atender cualquier observación y/o solicitud de información adicional por parte de la Unidad Legal y hacer seguimiento a la suscripción de la Adenda por el Representante Legal que corresponda, hasta la recepción de una copia de la Adenda firmada por parte de GCON.

I R C C

2.3.4.5 Puesta en Marcha y Recepción de la Obra

2.3.

4.5.

1

Verificar que todas las actividades requeridas para la puesta en marcha de las instalaciones hayan sido adecuadamente ejecutadas y concluidas por la(s) empresa(s) contratista(s) involucrada(s), asegurando que toda actividad crítica o necesaria para la operación segura de las instalaciones, sea completada o reparada antes de coordinar la fecha para realizar la recepción provisional de la obra, y dejar las instalaciones en condiciones de operación.

I I I R C C

2.3.

4.5.

2

Coordinar la fecha para realizar la recepción provisional de la obra, y levantamiento del listado de obras por completar (punchlist) si existieran, con la participación de la Unidad Solicitante, el Responsable del Activo y las Unidades de Apoyo involucradas (Mantenimiento, Medición, GSSM y RSE, u otras que sean requeridas) y conforme las fechas del cronograma contractual aprobado y previo al vencimiento del plazo contractual.

I C I R C C I C C


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2.3.

4.5.

3

Realizar la inspección, junto con la Unidad Responsable del Activo y Unidades de Apoyo requeridas (Mantenimiento, Medición, GSSM y RSE), para verificar la conclusión de todas las actividades requeridas para la recepción provisional de la obra, incluyendo la entrega de la totalidad de la documentación CAO para revisión, y la devolución de materiales sobrantes, validando que hayan sido adecuadamente ejecutadas y concluidas por la empresa contratista.

I I I I R CR CR CR CR CR

2.3.

4.5.

4

Registrar en el FO.120 Listado de Obras por Completar, cualquier actividad que estuviese pendiente de completar, incluyendo el plazo y responsable de subsanar dichos pendientes. Nota: Si los pendientes no fuesen cerrados dentro del plazo contractual se procederá al cobro de multas conforme lo establezca el Contrato y según el punto 2.3.4.3.18. y se deberá ampliar la validez de la Boleta de Cumplimiento del Contrato.

I I I I A R A A A A

2.3.

4.5.

5

Completar y suscribir el FO.007 Acta de Recepción Provisional, gestionar las firmas requeridas, y enviar copia a GCON para la carpeta del Contrato. Una vez suscrita el Acta, en caso de ser necesario, la Unidad Responsable del Activo (Operaciones y/o el Cliente) puede iniciar la operación bajo su responsabilidad, una vez se cuente con la respectiva Licencia de Operación otorgada por la ANH, cuando corresponda.

I I I I C A R A A I

2.3.

4.5.

6 Gestionar la Declaración Jurada y entregar a la GRT, para que gestionen la obtención de la Licencia de Operación por parte de la ANH y hacer seguimiento hasta recibir copia de esta.

I R I I I C

2.3.

4.5.

7

Hacer seguimiento a la ejecución y cierre de las actividades registradas en el FO.120 Listado de Obras por Completar, conforme los plazos otorgados en el mismo, y en caso de ser necesario, gestionar las ampliaciones de plazos, que estén justificadas, así como la ampliación de la Boleta de Cumplimiento de Contrato, si es requerido. Nota: Si la empresa contratista incumpliese el plazo final otorgado para el cierre de los pendientes sin justificación válida, se podrá gestionar el cobro de la Boleta de Cumplimiento de Contrato para cerrar los pendientes por cuenta propia.

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2.3.

4.5.

8

Coordinar la fecha para realizar la recepción definitiva de la obra, y cierre del listado de obras por completar (punchlist), cuando se hubiesen registrado actividades pendientes, con la participación de la Unidad Solicitante, el Responsable del Activo y las Unidades de Apoyo involucradas (Mantenimiento, Medición, GSSM y RSE, u otras que sean requeridas); una vez se hubiese verificado con la empresa contratista el correcto cierre de dichas actividades, y/o previo a que se cumpla el plazo contractual.

I I I I R C C C C C

2.3.

4.5.

9 Verificar la conclusión de las actividades pendientes del FO.120 Listado de Obras por Completar, y aprobar el cierre de las actividades registradas como pendientes en el punchlist.

I I I I A R A A A A

2.3.

4.5.

10

Completar y suscribir el FO.194 Acta de Recepción Definitiva, gestionar las firmas requeridas, y enviar copia a GCON para la carpeta del Contrato. A partir de la suscripción del Acta de Recepción Definitiva: - se transfiere la responsabilidad del activo a la

Unidad Responsable del Activo (Operaciones), quien puede iniciar la operación, una vez se cuente con la respectiva Licencia de Operación otorgada por la ANH, cuando corresponda.

- corre el plazo de vigencia de la Garantía de Buena Ejecución de Obra, que debe ser entregada por la empresa contratista, antes del vencimiento de la Garantía de Cumplimiento de Contrato.

- se realiza el cálculo y cobro de multas, en caso que la empresa contratista no hubiese concluido las actividades del alcance de su Contrato dentro de la fecha contractual.

I I I I C A R A A I

2.3.

4.5.

11

Gestionar la devolución de la Garantía de Cumplimiento de Contrato y Entrega de la Garantía de Buena Ejecución de Obra en cumplimiento con el RF.011 Reglamento de Garantías para Procesos de Contratación de Bienes y Servicios y el PF.052 Administración y Gestión de Garantías.

I R C

2.3.4.6 Devolución de Materiales Sobrantes

2.3.

4.6.

1

Hacer seguimiento y control de la devolución de materiales sobrantes del proyecto por parte de la empresa contratista, proceso que deberá concluir antes de la recepción definitiva de la obra. Nota: En caso de que la contratista no devolviese algún material registrado como sobrante, el monto del mismo, conforme a la orden de compra, deberá ser descontado del último certificado de pago de la empresa contratista.

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Procedimiento



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2.3.

4.6.

2

Verificar la entrega en Almacén de los materiales sobrantes en físico, junto con el FF.050 Devolución o Ingreso de Materiales correctamente llenado, y enviar una copia de este formulario recibido por Almacén, al Analista de Proyectos.

I I C R C C

2.3.

4.6.

3

Hacer el seguimiento y coordinar con Almacén hasta que el monto correspondiente a los materiales devueltos, en todos los FF.050 Devolución o Ingreso de Materiales recibidos, sea retirado del AUF del proyecto con el costo correcto, según la orden de compra cuando corresponda, para poder proceder con el proceso de cierre contable del AUF y transferencial al Activo Fijo.

I I R C C

2.3.4.7 Elaboración, Revisión y Aprobación Documentación CAO (Data Book, Planos As Built y Geodatabase)

2.3.

4.7.

1

Hacer seguimiento y control al proceso de elaboración y entrega para revisión de la documentación CAO, incluyendo Data Book, Planos y Geodatabase si corresponde, a fin de que se lleve a cabo en cumplimiento de los hitos de entrega establecidos en el cronograma del contrato, a fin de completar la revisión y aprobación de esta documentación dentro del plazo contractual, caso contrario se aplicarán las multas que correspondan por día de atraso en la entrega, según lo establecido en la cláusula de Régimen de Multas del Contrato.

I C R C C

2.3.

4.7.

2

Designar a los revisores técnicos (Planos CAO y Data Book) y de calidad (Planos CAO y Geodatabade) de la documentación CAO, mismos que deberán ser especialistas o tener las competencias necesarias en el rubro de lo que aprobarán, además de tener conocimiento de los requerimientos establecidos en la documentación del SGN de YPFB TR. Estos podrán ser miembros del equipo del proyecto o bien pertenecer a las Unidades de Apoyo (UAIT).

R I C I I I I

2.3.

4.7.

3

Recibir, registrar y circular para revisión los Planos CAO y la Geodatabase, utilizando el formulario FO.054 Envío Interno de Documentación Técnica – Revisores Internos, y llevar un control de las revisiones hasta la obtención de la versión final sin observaciones.

I C R I C I I

2.3.

4.7.

4

Devolver a la empresa contratista los Planos CAO y/o Geodatabase, para corrección utilizando el FO.055 Envío Externo de Documentación Técnica – Contratistas, y llevando un estricto control hasta la obtención de la versión final sin observaciones.

I C R I C


Procedimiento



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2.3.

4.7.

5 Revisar y aprobar la documentación CAO (planos, data book y geodatabase) en su parte técnica.

A C C CR R C

2.3.

4.7.

6

Revisar y validar que los Planos CAO y la Geodatabase presentados por la empresa contratista, cumplan lo requerido en el instructivo ITO.020 Elaboración de Planos, Mapas y Geodatabase, es responsabilidad de la UAIT.

A C C R

2.3.

4.7.

7

Archivar toda la documentación de respaldo del proceso de revisión y aprobación de la documentación CAO, conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, asegurando que la documentación aprobada cuente con sellos y firmas de revisión y aprobación requeridas.

I I I R I I

2.3.

4.7.

8

Realizar la entrega de la documentación CAO, mediante comunicación interna, al Archivo Central, a la Unidad Responsable del Activo, y a la UAIT, según corresponda de acuerdo a lo detallado líneas abajo (*).

I R C I I


Ver diagrama de flujo 2.3.4: Subprocesos de Construcción, Pruebas y Puesta en Marcha

(*) A la conclusión de la construcción del proyecto, el Responsable del Proyecto deberá coordinar con el CCDT la entrega de la documentación CAO mediante comunicación interna, de la siguiente manera:

Al Archivo Central de YPFB TRANSPORTE S.A.:

1 juego de Planos, doblados y dispuestos en una carpeta debidamente aprobados con el sello final de planos.

1 CD con la totalidad de planos en formato PDF (Acrobat).

Data Book de la obra, en físico y digital generado por la empresa contratista.

A la Unidad Responsable del Activo:

1 copia impresa no controlada del juego de planos “Conforme a Obra”, doblados y dispuestos en una carpeta.

1 CD con todos los planos, en formato PDF (Acrobat).

A la UAIT:

1 CD con la totalidad de planos en formato editable (Autocad).

1 CD con la Geodatabase aprobada en formato mdb. La UAIT se encargará de cargar la información de la Geodatabase aprobada en el servidor de la Jefatura de Integridad de Ductos.


Procedimiento



2.4 Procesos de Seguimiento y Control

Los procesos de Seguimiento y control de los proyectos son un grupo de procesos de fondo que se llevan a cabo durante todo el ciclo de vida del proyecto con el fin de rastrear, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto para identificar áreas en las que los planes requieran cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

Los procesos y actividades de Seguimiento y control del proyecto, se describen a continuación:

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2.4.1 Seguimiento y Control durante el Ciclo de Vida de los Proyectos

2.4.

1.1

Hacer seguimiento y control del cumplimiento del alcance del proyecto aprobado en el enunciado del alcance y la EDT, mediante la elaboración y difusión de un informe del avance y desempeño del proyecto en la Intranet, utilizando como guía el FO.349 Informe de Avance del Proyecto, y dar las alertas para que todo cambio del alcance que impacte en el presupuesto del proyecto, sea presentado de forma oportuna ante las instancias correspondientes, para su aprobación, conforme lo establecido en el PPE.002 Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital.

I I A C R I I I I I

2.4.

1.2

Hacer seguimiento y control de los costos del proyecto mediante la actualización de un reporte de costos y flujo de inversiones, donde se controle: el presupuesto aprobado, el monto ejecutado en las cuentas correctas, los compromisos pendientes, el pronóstico para el siguiente mes y la proyección programada para cada gestión, solicitando los ajustes contables cuando sea requerido y asegurando que la ejecución financiera se mantenga dentro del presupuesto aprobado por cuentas, durante todo el ciclo de vida del proyecto, y dar las alertas para que todo cambio o modificación presupuestaria sea presentada de forma oportuna ante las instancias correspondientes, para su aprobación, conforme lo establecido en el PPE.002 Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital.

I A I R I C

2.4.

1.3

Hacer seguimiento y control del cronograma del proyecto mediante la actualización del mismo (según periodicidad establecida), asegurando que se cumplan todos los hitos establecidos durante todo el ciclo de vida del proyecto, y dar las alertas para que todo cambio del cronograma que impacte en el presupuesto del proyecto, sea presentado de forma oportuna ante las instancias correspondientes, para su aprobación, conforme lo establecido en el PPE.002 Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital. Nota: La actualización del cronograma es semanal para los proyectos priorizados dentro del PEE.

I A R C I


Procedimiento



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2.4.

1.4

Elaborar y actualizar, con la periodicidad establecida, las curvas S de avance físico y financiero del FPE.016 Planilla de Seguimiento de Proyecto con la información de costos y cronograma actualizados.

I I C R I

2.4.

1.5 Cumplir con todas las responsabilidades asignadas al

Responsable de la Unidad Ejecutora en el PPE.003 Seguimiento y Control de Proyectos de Inversión.

I I R C C C

2.4.

1.6

Hacer seguimiento y control al cumplimiento con cada uno de los documentos aplicables a cada proyecto, con los que debe contar el mismo, mediante el llenado, actualización y difusión trimestral, al equipo del proyecto, de la Planilla de Control de Cumplimiento con el PO.007 Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Cierre de Proyectos. Nota: La planilla se encuentra en la Unidad de Red de la Unidad Ejecutora.

I I C C R

2.4.

1.7 Registrar la información y emitir indicadores del

desempeño de los proyectos según punto 4.2 del procedimiento y difundir a las Unidades Ejecutoras.

I I I R R I

2.4.

1.8

Hacer seguimiento y control, con la periodicidad establecida, de que se esté cumpliendo con el envío de la información, de acuerdo a lo definido en el FO.344 Gestión de las Comunicaciones e informar al Responsable del proyecto para la toma de acciones que sean necesarias de tal forma que se satisfagan las necesidades de información de las partes interesadas.

I I I R I

2.4.

1.9

Realizar el seguimiento y control de la evaluación de riesgos identificados durante el ciclo de vida de proyecto, asegurando que para aquellos cuyo nivel sea “Alto” o “Muy Alto”, se lleven a cabo las medidas de control, de recuperación o de contingencia definidas en el FS.072 Tratamiento de Riesgos, actualizando el mismo cuando sea necesario y reportando el estado de los riesgos identificados en el FO.349 Informe de Avance del Proyecto, según la periodicidad establecida para el proyecto.

I A R C C C I

2.4.

1.10

Realizar el seguimiento y control de las actividades definidas en el FS.074 Programa de Gestión de Oportunidades, cuando se tengan acciones cuyo Resultado del Esfuerzo de Implementación sea razonablemente practicable (ALARP), actualizando el mismo cuando sea necesario y reportando el avance del programa en el FO.349 Informe de Avance del Proyecto, según la periodicidad establecida para el proyecto.

I A R C C C I

2.4.

1.11

Hacer seguimiento y control al PAC incluido en el FPE.016 Planilla de Seguimiento de Proyecto, para los proyectos priorizados, actualizando periódicamente la información del estado de los procesos y la justificación para el cambio de fechas de los procesos o bien inclusión de nuevos procesos, cuando corresponda.

I I R C I


Procedimiento



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2.4.

1.12

Hacer seguimiento y control del cumplimiento del PAC actualizando la Planilla del PAC de cada gestión con el estado de los procesos y la justificación para el cambio de fechas de los procesos o bien inclusión de nuevos procesos, cuando corresponda, y cargar dicha información en la Intranet de forma mensual. Nota: La planilla del PAC se encuentra en la Unidad de Red de cada Subgerencia Ejecutora.

I I C R I

2.4.

1.13

Verificar que se ejecuten las acciones definidas en el FO.345 Gestión de Partes Interesadas y actualizar el mismo cuando sea requerido.

I R C I C

2.4.

1.14

Hacer seguimiento de forma periódica, al cierre de toda No Conformidad, observación o desviación derivada de una auditoría o inspección interna o externa que se realice al proyecto durante su ciclo de vida.

I R C I CR C C

2.4.

1.15

Hacer seguimiento periódico, al cierre de las evaluaciones del desempeño de proveedores de bienes y/o servicio conforme lo establecido en el PA.002 Registro y Evaluación de Proveedores.

I C C I R C C C

2.4.

1.16

Hacer seguimiento y control a los procesos de cierre de tal modo que los procesos y entregables sean completados por los responsables una vez realizada la entrega del proyecto a operaciones.

I R C CR C

2.4.

1.17

Hacer seguimiento y control de que las lecciones aprendidas en el proyecto sean registradas en el FO.035 Lección Aprendida, además de gestionar la revisión y validación por parte del Responsable del Proyecto.

I A R CR C C C C C

2.4.

1.18

Subir los FO.035 Lección Aprendida de las lecciones aprendidas validadas por el Responsable del Proyecto y difundir en la Intranet, según la periodicidad establecida, mediante una TR-Circular, comunicando de esta forma a las diferentes Unidades Ejecutoras.

I I I I R C I I I I


Ver diagrama de flujo 2.4: Procesos de Seguimiento y Control


Procedimiento



2.5 Procesos de Cierre

Los procesos de Cierre son aquellos realizados para finalizar todas las actividades de todos los procesos de gestión de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales. Una vez completadas las actividades de estos procesos, se establece que el proyecto formalmente ha finalizado.

Los procesos y actividades para el Cierre del proyecto, se describen a continuación:

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2.5.1 Cierre Contable del Proyecto y Transferencia al Activo Fijo

2.5.

1.1

Verificar que se hubiera completado el proceso de devolución física de los materiales sobrantes al Almacén Central y que se hubiera realizado el asiento contable de reingreso y reducción del monto correspondiente del AUF. En caso que faltara alguna devolución, proceder a su identificación, entrega al Almacén, llenado del FF.050 Devolución o Ingreso de Materiales y entrega de una copia al Analista del Proyecto para que gestione y haga el seguimiento hasta que el costo correspondiente sea retirado del AUF del proyecto.

I R CR C

2.5.

1.2

Depurar todos los compromisos que figuran pendientes de pago en el sistema, y obtener la conformidad del Responsable del proyecto y/o del servicio pendiente, para solicitar a GCON la anulación de los saldos de Contratos, Órdenes de Servicio u Órdenes de Compra que ya no se pagarán, haciendo el seguimiento hasta que ya no figuren saldos comprometidos pendientes.

A I R C

2.5.

1.3

Solicitar a la Unidad de Activo Fijo que se realice el inventario físico y etiquetado de los equipos nuevos instalados por el proyecto, proporcionándoles: - Planos CAO aprobados que contengan las etiquetas de los

equipos instalados en campo conforme las normas ISA. - Listados de materiales y equipos instalados en campo con la

descripción mínima requerida por Activo Fijo. y hacer seguimiento a que se complete esta tarea por parte de Activo Fijo conforme lo establecido en el PF.022 Gestión de Activos Fijos.

Nota: Todos los costos de movilización y viáticos incurridos por el personal de Activo Fijo para realizar este trabajo, deben ser presupuestados y cargados en el AUF del proyecto.

C R I C

2.5.

1.4 Verificar el cierre del o de los FS.059 Permiso para trabajos No

Rutinarios generados para el proyecto, conforme lo establecido en el PO.019 Permiso de Trabajo.

I A R I I A

2.5.

1.5 Gestionar el cierre de las OTs (OTI, OTC) generadas para el

proyecto, así como del o de los FO.190 Manejo de Cambio, conforme lo establecido en el PO.040 Manejo de Cambios.

I C C C R A C

2.5.

1.6

Completar el FF.121 Verificación/Conclusión AUF y entregar a la Unidad de Activo Fijo para que procedan con la elaboración de la Hoja de Costos para el cierre del AUF y proveer toda la información que requieran durante el proceso de costeo del proyecto.

A A R C C


Procedimiento



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2.5.

1.7

Revisar y aprobar el costeo de los activos del proyecto en el FF.081 Finalización de Proyectos y Cierre de AUF e informar al Analista del proyecto para verificar que se realice el asiento de transferencia al Activo Fijo.

I R C CR I I

2.5.2 Cierre Administrativo del Proyecto y Transferencia al Archivo Central

2.5.

2.1

Verificar que se subieron a la Intranet los FO.035 Lección Aprendida de todas las lecciones aprendidas del proyecto. I I C I R I I I

2.5.

2.2 Cerrar toda No Conformidad, observación o desviación derivada

de una auditoría o inspección interna o externa que se hubiera realizado al proyecto durante su ciclo de vida.

I R C I I

2.5.

2.3 Cerrar las evaluaciones del desempeño de proveedores de bienes

y/o servicios que pudieran estar pendientes, conforme lo establecido en el PA.002 Registro y Evaluación de Proveedores.

I R C C

2.5.

2.4

Preparar y enviar a la ANH, la información solicitada en la Resolución Administrativa de aprobación del perfil del proyecto respecto al diseño final e inversión total, en los plazos y alcances establecidos, cuando hubiese sido requerida.

I A R C

2.5.

2.5

Elaborar el Informe Final de Cierre del Proyecto utilizando el FO.350 Informe Final de Cierre del Proyecto, mismo que podrá ser provisto en las Auditorías Regulatorias, cuando sea requerido.

I A CR R

2.5.

2.6

Gestionar la suscripción del FO.351 Acta de Cierre del Contrato, transcurrido el periodo de Garantía de Buena Ejecución de Obra, siempre y cuando no se tengan obligaciones pendientes por parte de la empresa contratista. En caso de existir algún tema pendiente de subsanar, se deberá gestionar la ampliación de la Boleta de Buena Ejecución de Obra hasta la fecha convenida para su cierre. En caso que la empresa contratista incumpla las fechas pactadas para el cierre de los pendientes, se podrá ejecutar la Garantía de Buena Ejecución de Obra para asumir por cuenta propia los arreglos, reparaciones y/u omisiones que hubiesen sido identificadas durante el periodo de garantía de la obra y que la contratista no subsanó en el plazo convenido. Nota: Este Acta solo aplica para Contratos de Obra, no se suscribe este Acta para Contratos de Servicios, Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio.

I R C I I A

2.5.

2.7

Remitir el FO.351 Acta de Cierre del Contrato a GCON para su archivo en la carpeta del Contrato y archivar una copia en el archivo del proyecto conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto.

I I I I R I

2.5.

2.8

Solicitar a la Unidad de Tesorería la devolución de la Boleta de Garantía de Buena Ejecución de Obra mediante el FF.168 Salida de Garantía de Custodia para que se entregue la misma al Banco emisor quien hace la devolución a la empresa contratista.

I R C


Procedimiento



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2.5.

2.9

Realizar la encuesta para medir el grado de satisfacción del cliente o usuario final de los activos instalados con el proyecto, enviándoles para que completen el FO.352 Encuesta de Satisfacción del Cliente, mismo que permitirá retroalimentar al equipo del proyecto y mejorar los aspectos correspondientes en futuros proyectos.

I I R I I I I

2.5.

2.10

Llevar a cabo una revisión documental final de cierre del proyecto para verificar que se cumplió con todos los requisitos y procedimientos de la empresa aplicables, que se cerraron todos los temas pendientes y poder completar la documentación que pueda estar faltando, según la Planilla de Control de Cumplimiento con el PO.007 Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Cierre de Proyectos que se encuentra en la Unidad de Red; para asegurar que toda la información se encuentre disponible y en forma ordenada de tal manera que el proyecto sea trazable.

I I C C R

2.5.

2.11

Enviar al Archivo Central, mediante comunicación interna aprobada por el Responsable del proyecto, la documentación técnica y administrativa interna que generó el proyecto, incluida en el Archivo Administrativo, organizada conforme el FO.346 Índice de Archivo del Proyecto, para asegurar la disponibilidad de información actualizada.

I A C I R I I


Ver diagrama de flujo 2.5: Procesos de Cierre

3. REGISTROS DE CALIDAD

Responsable de Almacenamiento

Tipo de Almacenamiento

Tiempo de Almacenamiento

Archivos del proyecto (Planos Conforme a Obra

y Data Book) Archivo Central

Electrónico y Papel (original)

Permanente

Geodatabase UAIT Editable Permanente

4. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

4.1 Anexos

Anexo A: Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Anexo B: Cronograma del Proyecto Anexo C: Organigrama del Proyecto

Nota: Los anexos reflejan el contenido típico de cada documento y pueden estar en el formato que la Unidad Ejecutora considere adecuado.


Procedimiento



4.2 Indicadores de Gestión

Responsable Frecuencia

Cumplimiento con el Presupuesto para cada gestión (Presupuesto Ejecutado / Presupuesto Gestión en %)

Analista de Proyectos

Mensual

Cumplimiento con el Presupuesto Proyecto (Presupuesto Total Ejecutado sobre Presupuesto Total Aprobado en %)


Anual

Cumplimiento con el Cronograma del Proyecto (Plazo Real Ejecutado sobre Plazo del Cronograma Planificado en %)


Anual

Cumplimiento con los Requisitos del PO.007 Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Cierre de Proyectos (Cantidad de Requisitos cumplido / Cantidad de Requisitos aplicables en %)


Anual

Cantidad de Procesos declarados desiertos, anulados y/o cancelados por proyecto / Cantidad de Procesos totales por proyecto (en %), incluyendo un Pareto de causas

Ingeniero de Proyectos

Anual

Cantidad de Órdenes de Cambio por proyecto, incluyendo un Pareto de causas para la emisión de las ordenes de cambio


Anual

Cantidad de Adendas por proyecto, incluyendo un Pareto de causas para la emisión de las mismas


Anual

4.3 Materiales de Referencia

4.3.1 Documentos co-vigentes:

A) Propios del presente documento:

LO.029 Documentos Necesarios para el Proyecto FO.340 Enunciado del Alcance FO.341 Plan de Ejecución del Proyecto FO.342 Perfil del Proyecto ANH FO.038 Estimado de Costos del Proyecto FO.343 Plan de Gestión de la Calidad FO.344 Gestión de las Comunicaciones FO.345 Gestión de las Partes Interesadas FO.346 Índice de Archivo del Proyecto FO.347 Acta de Reunión FO.348 Términos de Referencia FO.349 Informe de Avance del Proyecto FO.350 Informe Final de Cierre del Proyecto FO.007 Acta de Recepción Provisional FO.035 Lección Aprendida FO.054 Envío Interno de Documentación Técnica – Revisores Internos FO.055 Envío Externo de Documentación Técnica – Contratistas FO.120 Listado de Obras por Completar - Punchlist FO.192 Registro de Inducción y Entrega de Documentos a la Supervisión


Procedimiento



FO.193 Orden de Cambio FO.194 Acta de Recepción Definitiva FO.351 Acta de Cierre del Contrato FO.352 Encuesta de Satisfacción del Cliente

B) Relacionados al proceso: Reglamentos RF.007 Reglamento de Límites de Autonomía, Competencia y Firma de Instrumentos de

Pago RF.010 Reglamento de Presupuesto RF.011 Reglamento de Garantías para Procesos de Contratación de Bienes y Servicios RF.012 Reglamento de Seguros para Proveedores y/o Contratistas RPE.001 Reglamento de Planificación Estratégica Empresarial RPE.002 Reglamento de Gestión de Proyectos RA.001 Reglamento de Contratación de Bienes y Servicios RA.002 Reglamento de Gestión de Proveedores RL.001 Reglamento para Elaboración de Documentos Legales derivados de Procesos de

Contratación de Bienes y Servicios RL.002 Reglamento de Administración y Fiscalización de Contratos, Órdenes de Compra,

Órdenes de Servicio u Órdenes de Provisión y Servicio Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

PPE.001 Desarrollo de Negocios PPE.002 Aprobación de Proyectos de Inversión de Capital PPE.003 Seguimiento y Control de Proyectos de Inversión de Capital PA.001 Contratación de Bienes y Servicios PA.002 Registro y Evaluación de Proveedores PC.002 Contratos de Transporte y Acuerdos de Interconexión PC.006 Presupuestos Ente Regulador PF.002 Gestión de Almacenes PF.004 Cuentas por Pagar PF.022 Gestión de Activos Fijos PF.051 Gestión de Seguros para Contratistas PF.052 Administración y Gestión de Garantías PF.053 Límites de Autonomía y Competencia PF.054 Elaboración, Aprobación, Seguimiento y Control de la Ejecución del Presupuesto PF.055 Certificación Presupuestaria PL.001 Constitución de Servidumbres del Derecho de Vía PO.040 Manejo de Cambios PO.019 Permiso de Trabajo PS.007 Gestión de Licencias Ambientales y Monitoreos Ambientales PS.040 Gerenciamiento de Riesgos y Oportunidades ITS.016 Elaboración del Plan de Respuesta a Emergencias y Simulacros ITO.011 Elaboración de Plan e Informe de Prueba Hidrostática ITO.020 Elaboración de Planos, Mapas y Geodatabase Requisitos de GSSM y RSE para Contratistas


Procedimiento



4.3.2 Normativa Técnica Aplicable:

ASTM : American Society for Testing and Materials

NACE : National Association of Corrosion Engineers

NFPA : National Fire Protection Association

IEC : International Electrotechnical Commission

ISA : Instrumentist Society of America

API : American Petroleum Institute

ANSI : American National Standards Institute

ASME : American Society of Mechanical Engineers

EPA : Environmental Protection Agency

NEMA : National Electrical Manufacturers Association

NEC : National Electrical Code

DS 24721 : Reglamento para el Diseño, Construcción, Operación y Abandono de Ductos en Bolivia o norma que lo sustituya.

ISO 10012 : Sistema de Gestión de la Medición

Ley 1333 : Ley de Medio Ambiente y sus Reglamentos

4.3.3 Otros documentos:

PMBOK Project Management Body of Knowledge del Project Management Institute (PMI)



ANEXOS


Documents

PO.007 R13 En Rev Document… · Generalmente Reconocido significa que los conocimientos y prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces,