POLICIA NACIONAL DEL PERDIRECCION EJECUTIVA DE EDUCACION Y DOCTRINAESCUELA DE EDUCACION CONTINUA DIRECTIC ETEL

CURSO DE ADAPTACIN INSTITUCIONAL PARA OFICIALES Y SUBOFICIALES DE SERVICIO DE RECIENTE ASIMILACION E INGRESO A LA POLICIA NACIONAL DEL PER

TRABAJO APLICATIVO

IMPORTANCIA Y MANEJO EN LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS EN LA DIRECFIN PNP 2015GRUPO DE TRABAJO N 06

INTEGRANTES: SO3.S.PNP SARMIENTO FERNANDEZ KATERIN KAREM SO3.S.PNP QUISPE CHUCYA STEFANY SO3.S.PNP GUILLEN CARTAGENA JUAN CARLOS SO3.S.PNP CHAMPI CUETO JAMET JUNIOR SO3.S.PNP LOPEZ ASTAHUAMAN FLOR MARIELA SO3.S.PNP DE LA CRUZ CACERES WILSON ELVIS

RESUMEN

La "Administracin de Documentos" es unametodologapara regular la produccin, circulacin, uso y control de los documentos y archivos institucionales y tiene comoobjetivola creacin, mantenimiento, utilizacin y disposicin de los documentos de una organizacin a lo largo de suciclo vitalde forma eficiente.En ese sentido, uno de los mayores problemas que se presentan en el manejo de archivos es el desconocimiento de principios y tcnicas para su organizacin y control; as por ejemplo, no existe claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo que cualquier documentacin que se incorpora a una carpeta se considera como tal aunque no sea as. Por otra parte, los documentos que se integran a un expediente no necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual trae como consecuencia problemas en el acceso a los documentos y en la transparencia de la gestin.Con los presentes criterios se pretenden difundir las tcnicas y prcticas tiles para el manejo de los archivos, con el propsito de lograr su estandarizacin y facilitar, ms adelante, el uso de tecnologas de la informacin en el control documental. As, se incluyen temas relativos a conceptos, la definicin del expediente de archivo y su diferencia con otro tipo de documentos de apoyo informativo, el registro y descripcin de un expediente de archivo, as como su clasificacin.Por lo general los archivos nos dan la importancia de ser una acumulacin de papeles desorganizados, donde los documentos se van juntando sin ningn criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que parece oportuno. El reto es entonces transformad esa imagen en un conjunto de documentos importantes que hay que ir conservando, clasificando y ordenando, cuyo incremento documental es organizado previamente a criterios nicos y legales y cuya consulta se hace en forma gil por la existencia de inventarios con la descripcin correspondiente.

DEDICATORIAEste trabajo le dedicamos a Dios que nos gua por el buen camino. A nuestros padres por su gran esfuerzo y dedicacin en formarme en una carrera profesional. A nuestros docentes por sus sabias enseanzas.

AGRADECIMIENTOAgradecemos a Dios por permitirnos realizar el presente trabajo de investigacin que lo realizamos con muchas ganas y dedicacin como tcnicos profesionales en contabilidad, siendo la investigacin de vital importancia para nuestro desempeo tanto terico como practico, as mismo nos podr crear el habito de la investigacin permitiendo de esta manera estar actualizados en cuanto a los avances tecnolgicos y cientficos relacionados con nuestra profesin elegida para el bien del desarrollo de la direccin de economa y finanzas (DIRECFIN PNP) en general y de esta manera contribuir con la familia policial.Agradecemos a cada uno de nuestros docentes PNP por compartir con nosotros sus sabias enseanzas y experiencias, por haber contribuido en el proceso de asimilacin a la polica nacional del Per.

PRESENTACION

El presente trabajo tiene como fin establecer una cadena de ideas para poder mejorar la capacidad del manejo de documentos y archivos de los expedientes de las diferentes divisiones que conforman la direccin de economa y finanzas de la PNP, con esto poder generar una mejor organizacin de los documentos de trabajo.Adems el presente trabajo no busca desmerecer el trabajo actualmente realizado por los trabajadores de las diferentes divisiones, por el contrario buscamos contribuir a la misin de la DIRECFIN-PNP para poder lograr mejores y oportunos resultados.

La presente investigacin plantea la importancia de la Gestin Documental dirigida hacia el desarrollo de un conjunto de mejoras imprescindibles para una mayor administracin y control de la documentacin, ya que la mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente y gil a la informacin archivada en el desarrollo de los procesos que realizan.

NDICE

CAPTULO I: REA PROBLEMTICA..09CAPTULO II: 1. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN...102. HIPTESIS DE LA INVESTIGACIN...11CAPTULO III: MARCO TERICO CONCEPTUAL..12GENERALIDADES...27DEFINICION DE TERMINOS..29CAPTULO IV: MARCO OPERACIONAL....37ARCHIVO39ORGANIZACIN DE LA DIRECFIN.41CAPTULO V: CONCLUSIONES.....91 CAPTULO VI:RECOMENDACIONES..92FUENTES CONSULTADAS......94ANEXOS....96

IMPORTANCIA Y MANEJO EN LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS EN LA DIRECFIN PNP 2015

APTULO IAREA PROBLEMTICA: 9

CAPTULO II1. OBJETIVO DE LA INVESTIGACIN:10

2. HIPTESIS DE LA INVESTIGACIN 11

CAPITULO III1. MARCO TERICO CONCEPTUAL 12

2. GENERALIDADES 27

1. 3. DEFINICION DE TERMINOS 29CAPTULO IV: MARCO OPERACIONAL1. DOCUMENTOS 37

1. ARCHIVO 39

2. ORGANIZACION DE LA DIRECCION DE ECONOMIA Y FINANZAS 41CONCLUSIONES 91

RECOMENDACIONES 92FUENTES CONSULTADAS 94ANEXOS 95- 9 -