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Política de Comunicaciones
1. Definiciones
1.1 Información pública
Se entiende como información pública, aquella que Valorem haya decidido publicar a través de la página web, comunicados de prensa, reuniones con inversionistas o canales similares; y/o aquella
información que por las normas vigentes está obligada a revelar a
los diferentes grupos de interés, tales como el mercado público de valores, las entidades de control o los accionistas.
1.2 Información Relevante
De conformidad con el Decreto único 2555 de 2010, se considera Información relevante la
divulgación veraz, clara, suficiente y oportuna que deberán realizar los emisores de valores de
toda situación relacionada con él o con su emisión, que habría sido tenido en cuenta por un
experto prudente y diligente al comprar, vender o conservar los valores del emisor o al momento
de ejercer los derechos políticos inherentes a tales valores.
La Información Relevante podrá ser un hecho o un acto u operación extraordinario o significativo relacionado con una situación financiera y contable, una situación jurídica, una situación
comercial y laboral.
Las operaciones y/o situaciones que deben ser reveladas son aquellas que se encuentran definidas
en el Decreto 2555 de 2010.
La Vicepresidencia Jurídica - Secretaria General de Valorem es la Agente de Cumplimiento ante la
Superintendencia Financiera de Colombia.
De acuerdo con el Decreto 2555 de 2010, la Información Relevante deberá ser divulgarla de inmediato en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia. El Decreto 2555 prohíbe divulgar a través de medios masivos de comunicación información sobre
situaciones objeto de información relevante, sin que previa o concomitantemente tal información
se haya revelado al mercado por los mecanismos propios de divulgación de la información
relevante.
Sí se considera que un evento de Información Relevante no debe ser divulgado al mercado de
valores, deberán avisar a la Secretaria General de Valorem, para que evalúen si deben o no
solicitar la reserva a la Superintendencia Financiera de Colombia, de conformidad con las normas
vigentes.
1.3 Información General
Se entiende por información general, aquella que puede ser de interés para terceros y que no es
considerada Información Relevante. Los directivos responsables de determinar cuál información
es material y por tanto puede ser revelada, o debe ser mantenida como confidencial, son: el
Presidente y sus vicepresidentes.
En caso de diversidad de opiniones acerca de la oportunidad de revelar una información, será el criterio del Presidente el que dirima la controversia
1.4 Información a terceros
Es la información de la compañía que debe ser suministrada a terceros en particular, como
asesores o proveedores en desarrollo de los negocios de la compañía. En caso de que dicha información tenga el carácter de confidencial, antes de su entrega, el tercero deberá firmar un
contrato de confidencialidad previamente aprobado por el área jurídica de la empresa. En todo
caso, se debe cumplir con la “Política de Protección de Información Confidencial” consignada en
el código de conducta vigente.
1.5 Información no material
Se considera información no material, aquella que permite poner en contexto la información
pública y que al divulgarse no pone en ventaja a ningún tercero al momento de analizar los valores de la compañía.
2. Introducción
2.1 Propósito
Proporcionar los lineamientos y procedimientos adecuados para mantener un flujo de
comunicación eficaz entre Valorem y sus grupos de interés de acuerdo con la definición del Código
de Buen Gobierno.
2.2 Alcance
Esta política cubre las comunicaciones de Valorem frente a sus audiencias internas (colaboradores
y negocios) y externas.
2.3 Objetivo
Valorem propiciará una comunicación permanente y oportuna con todos sus grupos de interés a
través de una información material completa, precisa, oportuna, verificable, equitativa y
coherente.
2.4 Principios generales
2.4.1 Nadie puede actuar como vocero de Valorem sin estar debidamente
autorizado, entrenado e informado para ello.
2.4.2 Se considera que toda información es confidencial hasta cuando se decide
su liberación a las audiencias externas por los canales previstos.
2.4.3 Durante las reuniones, llamadas telefónicas o eventos de la organización,
solamente se puede compartir información pública o información no material.
2.4.4 La organización velará siempre por asegurar la distribución equitativa de
información a todos los grupos de interés, evitando revelar de manera selectiva asuntos que puedan ser considerados información material.
Si por cualquier circunstancia se revela a terceros información material que no haya sido distribuida públicamente de otra manera, la información debe hacerse pública en la página de
internet tan pronto como sea posible.
3. Comunicaciones internas. Hacia los colaboradores
3.1 Objetivos específicos
- Informar a los empleados, contratistas y directivos sobre los logros y noticias relevantes
del Grupo y sus negocios. Generar conocimiento e intercambio de experiencias entre estas
audiencias.
- Posicionar a Valorem como un buen dueño que promueve estrategias potentes de
crecimiento rentable y sostenible que agregan valor a las compañías del portafolio y maximizan
el potencial de sus colaboradores.
3.2 Lineamientos de comunicaciones
3.2.1 Voceros
Los voceros autorizados para divulgar información oficial al interior de la Compañía serán: el Presidente, el Vicepresidente Administrativo y Financiero, el Vicepresidente de Asuntos
Corporativos, el Coordinador de Recursos Humanos y el Gerente de Relación con Inversionistas,
así como cualquier directivo a quién el Presidente designe para el efecto.
3.2.2 Autorizaciones
Los mensajes a ser transmitidos internamente deben ser aprobados por el Presidente o el
Vicepresidente de Asuntos Corporativos o por el directivo a quién el Presidente designe.
3.2.3 Mensaje
Toda información a ser difundida debe estar en concordancia con los atributos corporativos y la arquitectura de mensaje definida para las audiencias internas. Igualmente debe ser validado con
las fuentes que originan la información y tener un carácter positivo y proactivo.
3.2.4 Canales
3.2.4.1 Correo electrónico
Las comunicaciones masivas a través del correo electrónico se dividen según su contenido en comunicaciones escritas y piezas gráficas. En el caso de las comunicaciones escritas es necesario
que todos los correos lleven la firma del vocero seleccionado, salvo en el caso de informaciones
de orden general que serán enviadas de una dirección de correo creada específicamente para este fin. En el caso de las piezas gráficas, estas serán enviadas desde la dirección de correo mencionada
anteriormente y deben cumplir estrictamente con el manual de imagen de la organización.
3.2.4.2 Intranet
Teniendo en cuenta que la intranet corporativa tiene elementos públicos y elementos reservados
para algunos grupos de trabajo específicos, se entiende que lo dispuesto en esta política rige únicamente para los elementos que están abiertos a todos los colaboradores de la organización.
La intranet corporativa es por definición un espacio de contribución colectiva, por esa razón el
contenido de la misma es responsabilidad de las áreas que lo generan. No obstante lo anterior,
deben respetarse los lineamientos previstos en el numeral 3.2.3
Los elementos gráficos de la intranet tales como el diseño del sitio y los avisos, serán responsabilidad de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, y deberán cumplir estrictamente
con el manual de imagen de la organización.
3.2.4.3 Campañas internas
Las áreas que requieran desarrollar una campaña deben coordinar el desarrollo y la ejecución de
la misma con la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. Lo anterior permite asegurar la
coherencia de los mensajes en la organización (según lo establecido en el punto 3.2.3) así como
el cumplimiento del manual de imagen de la compañía.
4. Comunicaciones internas. Hacia los negocios
4.1 Objetivo
Fortalecer el vínculo existente entre Valorem y sus negocios, posicionando a la organización como
un buen dueño que promueve estrategias potentes de crecimiento rentable y sostenible que
generan valor.
4.2 Canales
Valorem y sus negocios sostienen comunicaciones en el día a día que no requieren canales
específicos. No obstante lo anterior, se desarrollarán nuevos canales para fortalecer el
posicionamiento de la organización frente a sus compañías asociadas.
4.2.1 Foros de líderes
Los foros de líderes son reuniones para analizar temas de interés, dirigidas generalmente a los tres
primeros niveles de todas las compañías del Grupo. Estas reuniones son preparadas por la
Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
4.2.2 Comités operativos
Los comités operativos son reuniones para definir lineamientos, trazar objetivos y en general
gestionar los proyectos corporativos. En estas reuniones usualmente participan personas de todas
las compañías del grupo.
5. Comunicaciones externas.
5.1 Objetivo específico
Posicionar a Valorem como una organización con atributos claros, enfocada en transformar y
escalar sus negocios a través de modelos de negocio disruptivos, logrando un crecimiento rentable
y sostenible.
5.2 Interrelación entre audiencias y canales de comunicación
Nota: Las presentaciones corporativas aquí consideradas serán efectuadas en reuniones de
carácter privado.
5.3 Diagrama de áreas responsables por canal
5.4 Canales
5.4.1 Página web
Valorem considera que la página web www.valorem.com.co es la herramienta más efectiva para
divulgar información material de manera equitativa a todas sus audiencias. En ese orden de ideas, se establece que todos sus contenidos son información pública.
Todos los documentos públicos sustanciales serán publicados en le página de internet tan pronto
como sea posible. Estos documentos públicos comprenden el informe anual (incluidos los estados
financieros), los estados financieros intermedios, los comunicados de prensa, y cualquier otra comunicación formal al mercado de capitales.
El diseño y actualización de la página de internet www.valorem.com.co es responsabilidad de la
Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
5.4.2 Video corporativo
Dentro de la estrategia de posicionamiento se prevé el desarrollo de un video corporativo que
sirva como herramienta de comunicación interna y externa. La producción de este video será responsabilidad de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
5.4.3 Comunicados
El área de comunicaciones es la responsable del desarrollo, aprobación y envío de los comunicados
hacia todas las audiencias. Estos comprenderán temas como resultados trimestrales, hitos o
anuncios y otros que se consideren pertinentes para el posicionamiento de Valorem.
5.4.4 Eventos de revelación de resultados
Los eventos de revelación de resultados son ocasiones para dar a conocer al mercado los
resultados y los hechos que motivan estos resultados. Estos eventos serán divulgados de la
manera más amplia posible, por los medios tecnológicos que la organización considere suficientes
para este fin.
5.4.5 Información Relevante
De acuerdo a los requerimientos legales, la Vicepresidencia Jurídica desarrolla y envía la
Información Relevante a la Superintendencia Financiera. En los casos pertinentes, esta
información también será enviada en formato de comunicado a los medios de comunicación y a
los agentes del mercado de capitales por parte del área de relación con inversionistas.
5.4.6 Informe anual
El informe anual es un documento que recoge reportes de diferentes áreas de la organización y
se publica con ocasión de la Asamblea General de Accionistas. Cada una de las áreas involucradas
en el informe es responsable por el contenido de sus reportes particulares. La Vicepresidencia
Jurídica es la encargada de recopilar y escribir el informe, y la Vicepresidencia de Asuntos
Corporativos es la encargada del diseño, corrección de estilo, diagramación y producción de los
libros.
5.4.7 Presentaciones corporativas
Las presentaciones corporativas para usos externos serán desarrolladas por el área de
comunicaciones y posteriormente ajustadas por las áreas que lo requieran. Para garantizar la
coherencia, estas presentaciones deben conservar el posicionamiento y la arquitectura de
mensaje definidos.
5.4.8 Correo electrónico y llamadas telefónicas
Valorem contestará todas las inquietudes recibidas de inversionistas por correo electrónico o por
teléfono, asegurándose de compartir únicamente información pública o que no se considere
material al momento de la comunicación.
Esta responsabilidad recae exclusivamente en el área de relación con inversionistas, quién en el
desarrollo de la misma puede entrar en contacto con otras áreas de la organización cuando lo estime conveniente.
La organización llevará una lista de distribución de correo electrónico donde los interesados
podrán suscribirse, previa aceptación del Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales,
para recibir noticias y comunicados de prensa por esta vía. Esta divulgación será simultánea a la publicación en la página de internet.
Valorem dejará registro de lo discutido en las llamadas telefónicas utilizando para esto los medios
tecnológicos que estime convenientes.
5.4.9 Reuniones uno a uno
Valorem sostiene reuniones uno a uno con inversionistas cuyo interés es profundizar en el
conocimiento de la organización. Estas reuniones se agendarán de acuerdo con la disponibilidad
del equipo y la participación de otros ejecutivos es posible aunque no garantizada. Durante estas
reuniones se discutirá exclusivamente información que sea pública al momento de la reunión, así como elementos no materiales que permitan poner en contexto la información mencionada
anteriormente.
Valorem dejará registro de lo discutido en las reuniones uno a uno utilizando para esto los medios
tecnológicos que estime convenientes.
5.5 Lineamientos
5.5.1 Voceros
Los voceros autorizados para divulgar información oficial al exterior de la organización serán el Presidente o el directivo a quién el designe.
En los temas relacionados con el mercado de capitales los voceros serán: el Presidente, sus
vicepresidentes y el Gerente de Relaciones con Inversionistas.
5.5.2 Presentaciones externas
Cuando un funcionario de Valorem sea invitado a representar a la organización como orador en un foro o conferencia deberá ser autorizado por el Presidente e informar a la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
Teniendo en cuenta que esta participación lo convierte en un vocero de la organización, es necesario que el material a divulgar esté en concordancia con la arquitectura de mensaje y los valores corporativos de Valorem.
5.5.3 Solicitudes de información
Cuando se generen solicitudes de información, por parte de medios de comunicación, la gestión de respuesta debe coordinarse con la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. No podrá
divulgarse a través de medios masivos de comunicación información sobre situaciones objeto de
Información Relevante, sin que previa o concomitantemente tal información se haya revelado al mercado por los mecanismos propios de divulgación de la Información Relevante.
