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Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 8 de noviembre 2011
DE CONTROLINTERNO
Las Empresas del Grupo Energía de Bogotá fomentan las mejores prácticas en la gestión de mecanismos de direccionamiento y control que facilitan la búsqueda de unidad de propósito y dirección. Es por ello que el control interno se reconoce como inherente a los procesos de la organización y es considerado un elemento estratégico para asegurar la consecución de sus objetivos.
La presente política obedece a los lineamientos establecidos en la Política Macro de Responsabilidad Corporativa del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todos los procesos estratégicos, operativos y de soporte de las filiales que lo conforman.
Las empresas del Grupo Energía de Bogotá asumen el compromiso de establecer y mantener actualizado un sistema de control interno eficiente y efectivo.
Cada colaborador de las empresas del Grupo Energía de Bogotá aplica los criterios definidos en esta política para construir, mantener y ejercer controles efectivos y eficientes en los procesos y actividades a su cargo.
INTRODUCCIÓN
DECLARACIÓN DE COMPROMISO
Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 8 de noviembre 2011
2.
MARCODE ACTUACIÓN
Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 8 de noviembre 2011
3.
Con el propósito de lograr el cumplimiento del compromiso establecido por la Política de Control Interno, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá:
Acatan, respetan y aplican el ordenamiento jurídico en materia de control interno y la normatividad aplicable a cada una de ellas.
Aplican como marco conceptual del sistema de control interno el modelo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).
Acogen como criterios principales de su Sistema de Control Interno: el autocontrol, la autorregulación, la autogestión, la efectividad y la eficiencia.
Para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde a sus Juntas Directivas, cuentan con un Comité de Auditoría, encargado de evaluar el control interno en las compañías, así como su mejoramiento continuo.
Adoptan un Sistema de Control Interno, y un conjunto de principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por la Junta Directiva de la Casa Matriz (Empresa de Energía de Bogotá S.A. E.S.P.), la alta dirección y demás funcionarios responsables del tema en el Grupo Energía de Bogotá, para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los siguientes objetivos:
Mejorar la eficiencia y eficacia en las operaciones de las empresas del Grupo. Para el efecto, se entiende por eficacia la capacidad de alcanzar las metas y/o resultados propuestos; y por eficiencia, la capacidad de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo.
Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, y actividades deshonestas, originados tanto al interior como al exterior de las empresas.
Proteger los activos.
Realizar una gestión adecuada de los riesgos.
Aumentar la transparencia, confiabilidad, oportunidad, e integridad en la información generada por las empresas.
Cumplir adecuadamente la normatividad y regulaciones aplicables a las empresas del Grupo.
Establecer mecanismos o metodologíasformales para la evaluación autónoma e independiente del control interno por parte de quienes ejercen el monitoreo y toman decisiones de alto nivel.
4.
Establecen un programa de auditorías anual, cuyos procedimientos son desarrollados como una actividad independiente y objetiva de evaluación y consulta, concebidas para agregar valor, mejorar las operaciones de la organización, ayudar al cumplimiento de sus objetivos desde un enfoque sistemático y disciplinado que mejore la efectividad y eficiencia de los procesos de gestión de riesgos, control interno y gobierno corporativo. La Auditoría Interna que se desarrolla en cada empresa del Grupo, tiene la responsabilidad de:
Evaluar los procesos de gestión de riesgo y control en las operaciones de la organización y concluir sobre lo adecuado y eficaz de los mismos.
Informar a la Presidencia o Gerencia y al Comité de Auditoría de la Junta Directiva acerca de los resultados de las evaluaciones.
Aportar ideas, asesoramiento y recomendaciones para mejorar continuamente los procesos de control en las operaciones de la organización.
Establecen las pautas y prácticas que garantizan la operación de mecanismos contra el lavado de activos y financiación del terrorismo, acorde con las políticas y normas de cada país.
Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 8 de noviembre 2011
Mejorar la eficiencia y eficacia en las operaciones de las empresas del Grupo. Para el efecto, se entiende por eficacia la capacidad de alcanzar las metas y/o resultados propuestos; y por eficiencia, la capacidad de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo.
Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, y actividades deshonestas, originados tanto al interior como al exterior de las empresas.
Proteger los activos.
Realizar una gestión adecuada de los riesgos.
Aumentar la transparencia, confiabilidad, oportunidad, e integridad en la información generada por las empresas.
Cumplir adecuadamente la normatividad y regulaciones aplicables a las empresas del Grupo.
Establecer mecanismos o metodologíasformales para la evaluación autónoma e independiente del control interno por parte de quienes ejercen el monitoreo y toman decisiones de alto nivel.
Establecen un programa de auditorías anual, cuyos procedimientos son desarrollados como una actividad independiente y objetiva de evaluación y consulta, concebidas para agregar valor, mejorar las operaciones de la organización, ayudar al cumplimiento de sus objetivos desde un enfoque sistemático y disciplinado que mejore la efectividad y eficiencia de los procesos de gestión de riesgos, control interno y gobierno corporativo. La Auditoría Interna que se desarrolla en cada empresa del Grupo, tiene la responsabilidad de:
Evaluar los procesos de gestión de riesgo y control en las operaciones de la organización y concluir sobre lo adecuado y eficaz de los mismos.
Informar a la Presidencia o Gerencia y al Comité de Auditoría de la Junta Directiva acerca de los resultados de las evaluaciones.
Aportar ideas, asesoramiento y recomendaciones para mejorar continuamente los procesos de control en las operaciones de la organización.
Establecen las pautas y prácticas que garantizan la operación de mecanismos contra el lavado de activos y financiación del terrorismo, acorde con las políticas y normas de cada país.
Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 8 de noviembre 2011
5.
ÁREA RESPONSABLE DE LA POLÍTICA
En cada una de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, la alta dirección en todos sus niveles, tiene a su cargo la responsabilidad de establecer una red de procesos tendientes a controlar las operaciones.
La Junta Directiva, el Presidente o Gerente de cada empresa son responsables del diseño, implementación y administración delcontrol interno.
La Junta Directiva de la Casa Matriz, a través de su Comité de Auditoría, es el máximo órgano de control del Grupo Energía de Bogotá, encargado de la vigilancia de la efectividad y eficiencia del control interno. Supervisa, direcciona y aprueba el marco general de control interno del Grupo Energía de Bogotá. El área responsable de la actividad de Auditoría Interna de cada empresa del Grupo Energía de Bogotá, realiza las evaluaciones al control interno basadas en el análisis de riesgos y los elementos de COSO y propone recomendaciones para su mejora continua.
ANEXO AConceptos Aplicables a la Política de Control Interno:
AutocontrolEs la capacidad de todos y cada uno de los colaboradores de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, identificar desviaciones y aplicar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así como para mejorar sus tareas y responsabilidades.
En consecuencia, sin perjuicio de la responsabilidadatribuible a los administradores en la definición de políticas y en la ordenación del diseño de la estructura del Sistema de Control Interno, es pertinente resaltar el deber que les corresponde a todos y cada uno de los colaboradores dentro de la organización, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados deberán procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la dirección, siempre sujetos a los límites por ella establecidos.
Autorregulación
Se refiere a la capacidad de la organización para desarrollar y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, dentro del marco de las disposiciones legales aplicables.
AutogestiónApunta a la capacidad de la organización para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento.
Basado en los principios mencionados, el Sistema de Control Interno establece las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad que le permitan tener una seguridad razonable acerca de la consecución de sus objetivos, cumpliendo las normas que la regulan.
COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)Marco conceptual en el que se basa el sistema de control interno de la empresa y que considera los siguientes elementos:
1. Ambiente de Control.2. Evaluación de Riesgos.3. Actividades de Control.4. Información y Comunicación.5. Supervisión.
EfectividadGrado de realización de las actividades planificadasy de obtención de los resultados.
EficienciaUso racional y óptimo de los recursos.
ANEXO BListado de documentos que sirven de modelo para la implementación de la Políticade Control Interno en las filiales del Grupo Energía de Bogotá
1. Proceso de Administración del Sistema deControl Interno.2. Sistema Integral para la prevención dellavado de activos y financiación del terrorismo.
Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 8 de noviembre 2011
6.
En cada una de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, la alta dirección en todos sus niveles, tiene a su cargo la responsabilidad de establecer una red de procesos tendientes a controlar las operaciones.
La Junta Directiva, el Presidente o Gerente de cada empresa son responsables del diseño, implementación y administración delcontrol interno.
La Junta Directiva de la Casa Matriz, a través de su Comité de Auditoría, es el máximo órgano de control del Grupo Energía de Bogotá, encargado de la vigilancia de la efectividad y eficiencia del control interno. Supervisa, direcciona y aprueba el marco general de control interno del Grupo Energía de Bogotá. El área responsable de la actividad de Auditoría Interna de cada empresa del Grupo Energía de Bogotá, realiza las evaluaciones al control interno basadas en el análisis de riesgos y los elementos de COSO y propone recomendaciones para su mejora continua.
ANEXO AConceptos Aplicables a la Política de Control Interno:
AutocontrolEs la capacidad de todos y cada uno de los colaboradores de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, identificar desviaciones y aplicar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así como para mejorar sus tareas y responsabilidades.
En consecuencia, sin perjuicio de la responsabilidadatribuible a los administradores en la definición de políticas y en la ordenación del diseño de la estructura del Sistema de Control Interno, es pertinente resaltar el deber que les corresponde a todos y cada uno de los colaboradores dentro de la organización, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados deberán procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la dirección, siempre sujetos a los límites por ella establecidos.
Autorregulación
Se refiere a la capacidad de la organización para desarrollar y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, dentro del marco de las disposiciones legales aplicables.
AutogestiónApunta a la capacidad de la organización para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento.
Basado en los principios mencionados, el Sistema de Control Interno establece las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad que le permitan tener una seguridad razonable acerca de la consecución de sus objetivos, cumpliendo las normas que la regulan.
COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)Marco conceptual en el que se basa el sistema de control interno de la empresa y que considera los siguientes elementos:
1. Ambiente de Control.2. Evaluación de Riesgos.3. Actividades de Control.4. Información y Comunicación.5. Supervisión.
EfectividadGrado de realización de las actividades planificadasy de obtención de los resultados.
EficienciaUso racional y óptimo de los recursos.
ANEXO BListado de documentos que sirven de modelo para la implementación de la Políticade Control Interno en las filiales del Grupo Energía de Bogotá
1. Proceso de Administración del Sistema deControl Interno.2. Sistema Integral para la prevención dellavado de activos y financiación del terrorismo.
7.
Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 8 de noviembre 2011
