POLITICA DE MANEJO Y MANUAL DE TRATAMIENTO DE …190.145.2.43/centrodocumentos/Politicahabeasdata.pdf · Anexo G - Modelo Cláusulas para el Tratamiento, Confidencialidad y Complimiento

POLITICA DE MANEJO Y MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES HABEAS DATA

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Bogotaacute DC ndash Colombia

PBX (4)3010245 ndash Carrera 47c No 79 A sur 33 Sabaneta

Sabaneta Antioquia - Colombia

Tabla de Contenido

Introduccioacuten

1 Alcance aplicacioacuten y definiciones

2 Principios

3 Deberes como Responsable yo Encargado

4 Estructura Administrativa

a Proporcionalidad de la Estructura Administrativa

b Responsabilidades del Oficial de Privacidad

5 Sobre el tratamiento de datos personales

a Autorizacioacuten

b Sobre el ciclo interno de la informacioacuten

i Recolectar

ii Uso-Circulacioacuten

iii Compartir (Transferencia-Transmisioacuten)

iv Almacenamiento

v Supresioacuten

vi Cumplimiento

6 Derechos de los titulares y mecanismos para su ejercicio

a iquestQuieacutenes estaacuten legitimados para el ejercicio de los Derechos

b Mecanismos para el ejercicio de los derechos de Acceso

i Informacioacuten relevante

ii Implementacioacuten de los mecanismos

iii Consulta

iiii Reclamo

7 Procedimientos Internos

8 Aacutereas de Contacto y Proteccioacuten de Datos Personales

a Aspectos adicionales ndash Aacutereas de Contacto

i Recursos Humanos

ii Proveedores ndash Compras

iii Encargados de Tratamiento

b Bases de Datos administradas por aacutereas de contacto

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c Traacutemite de Inventario e Identificacioacuten de Bases de Datos Existentes

9 Seguridad de la Informacioacuten

Anexos

Anexo A - Modelo ldquoPoliacuteticas de Tratamiento de la Informacioacutenrdquo Anexo B - Modelo Aviso de Privacidad Anexo C - Lista de Verificacioacuten y Formato para Estudio del Flujo Interno de Informacioacuten Anexo D - Modelo Autorizacioacuten General para el Tratamiento de Datos Personales Anexo E - Modelo Autorizacioacuten para el Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Financiera Anexo F - Modelo Autorizacioacuten a Suscribir por Candidatos en Proceso de Reclutamiento y Seleccioacuten Anexo G - Modelo Claacuteusulas para el Tratamiento Confidencialidad y Complimiento de la Normatividad de Habeas Data (Empleados) Anexo H - Mapa del Proceso de Gestioacuten del Talento Humano y Ambiente de Trabajo Anexo I - Procedimiento de Recursos Humanos Anexo J - Manual Poliacuteticas de Seguridad Informaacutetica y Continuidad del Negocio en Tecnologiacutea Informaacutetica Anexo K - Circular de Aviso Tratamiento de Datos a Proveedores Anexo L - Aviso de Privacidad a Visitantes y Ocupantes Anexo M - Aviso Aacuterea Vigilada

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Introduccioacuten1

Desde el antildeo 2012 Colombia inicioacute un proceso de expedicioacuten e implementacioacuten de normas con el propoacutesito de proteger la informacioacuten personal de los individuos y Memory Corp SA (en adelante ldquoMemory Corprdquo) no ha sido ajena al cambio Es asiacute que este Manual Interno de Manejo de Datos (en adelante ldquoel Manualrdquo) hace parte de la cultura de privacidad que Memory Corp ha decidido integrar en todos los procesos operativos de la organizacioacuten observando las diferentes aacutereas de contacto2 y la adaptacioacuten de las mismas a los procedimientos necesarios para la vigilancia y observancia de las normas de proteccioacuten de datos personales La siguiente es la descripcioacuten general de la cultura de privacidad de Memory Corp

Existencia de un Oficial de Privacidad a fin de seguir lineamientos basados en el principio de responsabilidad demostrada

Interaccioacuten entre las distintas aacutereas de la empresa a fin de cumplir con la correcta proteccioacuten de datos personales

Necesidad de vigilar el comportamiento de terceros que puedan tener alguna clase de contacto con los datos personales (transferencias transmisiones tercerizacioacuten etc)

Promover cumplir y ejecutar poliacuteticas y directrices para la proteccioacuten de datos personales Mediante la expedicioacuten del presente Manual Memory Corp integra la privacidad y proteccioacuten de datos personales en todos los procesos de la organizacioacuten Su cumplimiento es de vital importancia para su funcionamiento normal y su ajuste a la normatividad vigente 1 Alcance aplicacioacuten y definiciones Este Manual fue elaborado en cumplimiento a los artiacuteculos 15 y 20 de la Constitucioacuten Poliacutetica de 1991 asiacute como a la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 todos los cuales propenden por la proteccioacuten de los datos personales de los individuos asiacute como el ejercicio de los derechos de Acceso3 Las disposiciones de este documento deberaacuten ser aplicadas siempre que Memory Corp sus representantes agentes yo empleados de cualquier rango procedan con el tratamiento de datos personales seguacuten se define en el literal (b) del aparte de definiciones contenido en el presente capiacutetulo y que puede incluir entre otros los actos de recoleccioacuten

1 Nota Este Manual ha sido elaborado partiendo de la legislacioacuten vigente al 07 de mayo de 2015 En caso que la misma sea modificada eacuteste Manual deberaacute ser sometido a los ajustes

que sean necesarios los cuales seraacuten puestos a disposicioacuten de los empleados yo aquellas personas que por decisioacuten interna de Memory Corp deban en razoacuten a su funcioacuten tener acceso al mismo 2 Aacuterea de contacto hace referencia a todas aquellas dependenciasseccionesdepartamentoscargos al interior de Memory Corp que adelantan cualquiera de las actividades enmarcadas como tratamiento de datos personales sin importar la etapa en que se encuentre el flujo de la informacioacuten 3 Los derechos ARCARS (Autorizar Revocar Conocer Actualizar Rectificar y Suprimir) han sido definidos como ldquohellipun conjunto de derechos que le permiten [al titular] ser guardiaacuten de

su informacioacuten mediante una serie de facultades orientadas a entre otros fines autorizar el tratamiento o revocar la autorizacioacuten conocer actualizar rectificar o suprimir sus datos

(derechos Arcars) en determinadas circunstancias Los derechos Arcars son los elementos estructurales del tratamiento desde la perspectiva del titularrdquo Tomado de Remolina Nelson Tratamiento de datos personales Aproximacioacuten internacional y comentarios a la Ley 1581 de 2012 Editorial Legis 2013 paacuteg 226

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almacenamiento uso circulacioacuten supresioacuten transmisioacuten yo transferencia salvo en los casos exceptuados por ley los cuales corresponden a

Las bases de datos o archivos mantenidos en un aacutembito exclusivamente personal o domeacutestico El aacutembito personal o domeacutestico comprende aquellas actividades que se inscriben en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberaacute de manera previa informar al titular y solicitar su autorizacioacuten la cual seraacute previa expresa e informada y el Responsable y Encargado se ajustaraacute a lo dispuesto normativamente en cuanto a la proteccioacuten de datos personales

Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional asiacute como la prevencioacuten deteccioacuten monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo

Las bases de datos que tengan como fin y contengan informacioacuten de inteligencia y contrainteligencia

Las bases de datos y archivos de informacioacuten periodiacutestica y otros contenidos editoriales

Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008 en relacioacuten con el dato de naturaleza financiera

Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993 en relacioacuten con realizacioacuten de los censos de poblacioacuten y vivienda en todo el territorio nacional

El incumplimiento de este Manual para el caso de empleados de Memory Corp podriacutea dar origen a una falta grave y posible terminacioacuten del contrato de trabajo con justa causa Se encontraraacuten sujetos a lo dispuesto en este documento todos aquellos actos que den inicio traacutemite o fin al tratamiento de datos personales bajo tutela de proteccioacuten de conformidad con la normativa que lo regule Las disposiciones del Manual deberaacuten ser aplicadas cuando Memory Corp se desempentildee sea como Responsable yo como Encargado del tratamiento Para mayor claridad del contenido de este documento se presentan a continuacioacuten definiciones4 relevantes para la aplicacioacuten e interpretacioacuten de sus disposiciones

a Titular Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento

b Tratamiento Cualquier operacioacuten o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recoleccioacuten almacenamiento uso circulacioacuten o supresioacuten

c Aviso de Privacidad Comunicacioacuten verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las poliacuteticas de tratamiento de informacioacuten que le seraacuten aplicables la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

4 Estas definiciones fueron construidas partiendo del contenido de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013

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d Dato personal Cualquier informacioacuten vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

e Dato Privado Dato que por su naturaleza intima o reservada soacutelo es relevante para el titular

f Dato Puacuteblico Es el dato que no sea semiprivado privado o sensible Son considerados datos puacuteblicos entre otros los datos relativos al estado civil de las personas a su profesioacuten u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor puacuteblico Por su naturaleza los datos puacuteblicos pueden estar contenidos entre otros en registros puacuteblicos documentos puacuteblicos gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no esteacuten sometidas a reserva

g Datos Sensibles Aquellos que afectan la intimidad del Titular cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten tales como aquellos que revelen el origen racial o eacutetnico la orientacioacuten poliacutetica las convicciones religiosas o filosoacuteficas la pertenencia a sindicatos organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido poliacutetico o que garanticen los derechos y garantiacuteas de partidos de oposicioacuten asiacute como los datos relativos a la salud a la vida sexual y los datos biomeacutetricos

h Autorizacioacuten Consentimiento previo expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

i Base de Datos Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento

j Encargado del Tratamiento Persona natural o juriacutedica puacuteblica o privada que por siacute misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento

k Responsable del Tratamiento Persona natural o juriacutedica puacuteblica o privada que por siacute misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos yo el Tratamiento de los datos

l Transmisioacuten Tratamiento de datos personales que implica la comunicacioacuten de los mismos dentro o fuera del territorio de la Repuacuteblica de Colombia cuando tenga por objeto la realizacioacuten de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable

m Transferencia La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable yo Encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia enviacutea la informacioacuten o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del paiacutes

2 Principios

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En todas las acciones que impliquen el tratamiento de datos personales asiacute como la interpretacioacuten de las disposiciones de este Manual por parte de Memory Corp sus representantes agentes yo empleados de cualquier rango deberaacuten ser observados los principios que los tutelan los cuales corresponden a

a Principio de finalidad El tratamiento dado por Memory Corp sobre los datos personales debe corresponder a una finalidad legiacutetima la cual debe ser informada de forma previa y expresa al Titular

b Principio de libertad El tratamiento soacutelo puede ejercerse con el consentimiento previo expreso e informado del titular Los datos personales no podraacuten ser obtenidos o divulgados sin previa autorizacioacuten o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento

c Principio de veracidad o calidad La informacioacuten sujeta a tratamiento debe ser veraz completa exacta actualizada comprobable y comprensible Memory Corpse abstendraacute en todo escenario a proceder con el tratamiento de datos parciales incompletos fraccionados o que induzcan a error

d Principio de transparencia En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Memory Corp sea que actuacutee como Responsable yo Encargado del Tratamiento en cualquier momento y sin restricciones informacioacuten acerca de la existencia de datos que le conciernan

e Principio de acceso y circulacioacuten restringida En todo tratamiento de datos personales Memory Corp deberaacute observar los liacutemites derivados de la naturaleza de los mismos las disposiciones de Ley asiacute aquellas contenidas en este Manual y la autorizacioacuten otorgada por el Titular Los datos personales salvo la informacioacuten puacuteblica no podraacuten estar disponibles en Internet u otros medios de divulgacioacuten o comunicacioacuten masiva salvo que el acceso sea teacutecnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido soacutelo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley

f Principio de seguridad La informacioacuten sujeta a Tratamiento por Memory Corp sea en calidad de Responsable o Encargado se deberaacute manejar con las medidas teacutecnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento

g Principio de confidencialidad Memory Corp sus representantes agentes yo empleados de cualquier rango que intervengan yo procedan con el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de puacuteblicos estaacuten obligadas a garantizar la reserva de la informacioacuten inclusive despueacutes de finalizada su relacioacuten con alguna de las labores que comprenda el tratamiento pudiendo soacutelo realizar suministro o comunicacioacuten de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los teacuterminos de la misma Cuando Memory Corp como Responsable entregue informacioacuten a un tercero Encargado que procederaacute con el tratamiento de la misma deberaacute asegurarse que ese tercero cumpla con el deber de confidencialidad auacuten despueacutes de finalizada la relacioacuten contractual o de cualquier otra naturaleza


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Siempre que Memory Corp adelante operaciones que impliquen el tratamiento de datos personales en calidad de Responsable cuando por siacute misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos yo el tratamiento de los datos entenderaacute que los mismos son propiedad de los individuos a los que se refieren En observacioacuten a los derechos y facultades de esos individuos cumpliraacute con los deberes emanados de la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias que se enuncian a continuacioacuten

a Garantizar al Titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de haacutebeas data

b Solicitar y conservar copia de la respectiva autorizacioacuten otorgada por el Titular

c Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recoleccioacuten y los derechos que le asisten por virtud de la autorizacioacuten otorgada

d Conservar la informacioacuten bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento

e Garantizar que la informacioacuten que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz completa exacta actualizada comprobable y comprensible

f Actualizar la informacioacuten comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demaacutes medidas necesarias para que la informacioacuten suministrada a este se mantenga actualizada

g Rectificar la informacioacuten cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento

h Suministrar al Encargado del tratamiento seguacuten el caso uacutenicamente datos cuyo tratamiento esteacute previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normatividad aplicable

i Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informacioacuten del Titular

j Tramitar las consultas y reclamos formulados en los teacuterminos sentildealados en la presente ley

k Adoptar el presente Manual para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley aplicable y en especial para la atencioacuten de consultas y reclamos

l Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada informacioacuten se encuentra en discusioacuten por parte del Titular una vez se haya presentado la reclamacioacuten y no haya finalizado el traacutemite respectivo

m Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos

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n Informar a la autoridad de proteccioacuten de datos cuando se presenten violaciones a los coacutedigos de seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares

o Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

p Desarrollar sus poliacuteticas de tratamiento de la informacioacuten para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas Estas poliacuteticas constan en este documento como Anexo A el cual debe ser adecuado por el Oficial de Privacidad y el aacuterea de contacto de conformidad con la operacioacuten y tratamiento de datos personales propuesto

q Implementar los avisos de privacidad cuando sean necesarios a fin de informar de forma efectiva al Titular de los datos personales Modelo general consta en este documento como Anexo B el cual de ser necesario tendraacute que ser adecuado por el Oficial de Privacidad y el aacuterea de contacto de conformidad con la operacioacuten y tratamiento de datos personales propuesto

r Conservar el modelo del aviso de privacidad que se utilice para cumplir con el deber que tiene de dar a conocer a los titulares la existencia de poliacuteticas del tratamiento de la informacioacuten y la forma de acceder a las mismas mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven Para el almacenamiento del modelo el Responsable podraacute emplear medios informaacuteticos electroacutenicos o cualquier otra tecnologiacutea que garantice el cumplimiento de lo previsto en la Ley 527 de 1999

Siempre que Memory Corp a delante operaciones que impliquen el tratamiento de datos personales en calidad de Encargado cuando por siacute misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento entenderaacute que los mismos son propiedad de los individuos a los que se refieren En observacioacuten a los derechos y facultades de esos individuos cumpliraacute con los deberes emanados de la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias que se enuncian a continuacioacuten


b Conservar la informacioacuten bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteracioacuten peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento

c Realizar oportunamente la actualizacioacuten rectificacioacuten o supresioacuten de los datos en los teacuterminos legales

d Actualizar la informacioacuten reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) diacuteas haacutebiles contados a partir de su recibo

e Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los teacuterminos sentildealados en la normatividad aplicable

f Registrar en la base de datos las leyenda reclamo en traacutemite en la forma en que se regula en la normatividad vigente

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g Insertar en la base de datos la leyenda informacioacuten en discusioacuten judicial una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal

h Abstenerse de circular informacioacuten que esteacute siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

i Permitir el acceso a la informacioacuten uacutenicamente a las personas que pueden tener acceso a ella

j Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los coacutedigos de seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares

k Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

En el evento en que concurran en Memory Corp las calidades de Responsable del tratamiento y Encargado le seraacute exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno

4 Estructura Administrativa En observacioacuten a la Ley 1581 de 2012 y el artiacuteculo 27 del Decreto 1377 de 2013 Memory Corp cuenta con el cargo de ldquoOficial de Privacidad-rdquo a fin de proceder con la adopcioacuten implementacioacuten mantenimiento y control del presente Manual consistente con la normatividad vigente Informacioacuten relevante en relacioacuten con este nuevo cargo se presenta a continuacioacuten

a Proporcionalidad de la Estructura Administrativa a1 El cargo de Oficial de Privacidad responde a la naturaleza juriacutedica de Memory Corp y sus vinculadas Igualmente eacutesta posicioacuten equivale a un esfuerzo estructural de Memory Corp de cumplir con el llamamiento de la autoridad colombiana en relacioacuten con la responsabilidad demostrada contenida en el artiacuteculo 26 del Decreto 1377 de 2013

b Responsabilidades del Oficial de Privacidad b1 De tiempo en tiempo adaptar ajustar mantener y controlar el Manual por modificaciones sobre el marco normativo vigente que rige la materia o por necesidad del funcionamiento propio de Memory Corp b2 De tiempo en tiempo adaptar y ajustar la Poliacutetica del Tratamiento de Informacioacuten por modificaciones sobre el marco normativo vigente que rige la materia o por necesidad del funcionamiento propio de Memory Corp referirse al Anexo A

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b3 Conservar el modelo del aviso de privacidad Anexo B que se utilice para cumplir con el deber que tiene Memory Corp cuando actuacutee como Responsable de dar a conocer a los titulares la existencia de Poliacuteticas del Tratamiento de la Informacioacuten y la forma de acceder a las mismas b3 Trabajar en asociacioacuten con el aacuterea de contacto a fin de

Colaborar en la redaccioacuten de la autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales asiacute como en la identificacioacuten de la necesidad de su recoleccioacuten y finalidad

Cumplir con el listado de verificacioacuten incluido en este Manual como Anexo C (identificar + preguntas) cuando se vaya a adelantar cualquier actividad que pudiese incluir el tratamiento de datos personales

Plantear el ciclo interno de los datos personales desde el momento inicial de recoleccioacuten hasta determinar la vida uacutetil del dato determinando la pertinencia de su almacenamiento o posible supresioacuten

Colaborar con los ajustes necesarios al aviso de privacidad dependiendo de la actividad objeto de estudio la operacioacuten de la empresa o a causa de los avances normativos en la materia

Aprobar en asocio con el liacuteder de aacuterea de contacto entregas de datos personales que impliquen la transferencia o transmisioacuten de los mismos Toda transferencia o transmisioacuten debe contar con el visto bueno del Oficial de Privacidad incluyendo transmisiones que ocurran a causa de la existencia del contrato establecido en el artiacuteculo 25 del Decreto 1377 de 2013

Dar autorizacioacuten final al aacuterea de contacto (o al ente correspondiente) cuando vaya a ser puesta en marcha cualquier operacioacuten que implique el tratamiento de datos personales Sin esta autorizacioacuten el aacuterea de contacto (o el ente que corresponda) no podraacute dar inicio a la operacioacuten bajo estudio

b4 Vigilar el cumplimiento del Manual por parte de todas las aacutereas de contacto u otros empleados que deban centildeirse en su labor a las disposiciones aquiacute contenidas b5 Vigilar el cumplimiento del Manual por parte de los agentes aliados u otros terceros que esteacuten involucrados en el tratamiento de datos personales de los cuales Memory Corp sea Responsable yo Encargado b6 Vigilar la eficiencia de los mecanismos y procesos internos para la atencioacuten y respuestas a consultas peticiones y reclamos de los titulares con respecto a cualquier aspecto del tratamiento El Oficial de Privacidad deberaacute estar informado siempre que una consulta peticioacuten y reclamo sea presentada por el Titular de datos personales b7 Presentar un reporte anual al ente directivo de la empresa a fin de dar a conocer el estado del cumplimiento de las disposiciones de este Manual El Oficial de Privacidad debe identificar cuaacuteles aacutereas de contacto empleados agentes aliados entre otros deben mejorar y ajustar su desempentildeo en cuanto a la proteccioacuten de datos personales b8 Auditar los contratos con terceros (agentes aliados Encargados entre otros) que requieran que su conducta se ajuste a este Manual

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b9 Determinar la existencia e inventarios de (i) datos personales recolectados asiacute como de (ii) las bases de datos de las cuales es responsable cada aacuterea de contacto El liacuteder del aacuterea de contacto deberaacute trabajar con el Oficial de Privacidad a fin de establecer el nuacutemero de bases de datos existentes asiacute como su meacutetodo de organizacioacuten a fin de unificar el formato e inventario de bases de datos de la empresa b10 Proceder con el registro5 de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el Decreto 886 de 2014 y demaacutes normas complementarias b11 Atender en teacutermino los requerimientos que puedan presentarse por parte de la autoridad de datos Superintendencia de Industria y Comercio Delegatura para la Proteccioacuten de Datos Personales b12 Autorizar aquellos tratamientos de datos personales que impliquen la ausencia de la autorizacioacuten a causa de excepcioacuten por mandato legal b13 Modificar y ajustar este Manual siguiendo los avances normativos Todos los ajustes seraacuten socializados y puestos a disposicioacuten de los empleados yo aquellas personas que por decisioacuten interna de Memory Corp deban en razoacuten a su funcioacuten tener acceso a los mismos b14 Promover la cultura de proteccioacuten de datos a traveacutes de la organizacioacuten asiacute como capacitar a empleados nuevos y antiguos en relacioacuten con este tema y mantenerlos actualizados de las modificaciones yo actualizaciones sobrevinientes b15 Tomar las acciones necesarias para la instauracioacuten de un Programa de Integral de Gestioacuten de Datos Personales asiacute como la implementacioacuten de la Responsabilidad Demostrada El Oficial de Privacidad tendraacute que reportar a las directivas de la empresa el estado de la implementacioacuten de los nuevos programas b16 Instalar sistemas a traveacutes de toda la organizacioacuten para la evaluacioacuten de riesgos de la seguridad de la informacioacuten de forma perioacutedica b17 Manejar los incidentes y vulneraciones relacionados con los datos personales asiacute como proceder con su reporte a la autoridad competente al oacutergano directivo de la empresa como al Titular

Nota En relacioacuten con la obligacioacuten descrita en el literal b9 anterior el Oficial de Privacidad deberaacute tomar las medidas necesarias para organizar el inventario de las bases de datos actuales y futuras las cuales pueden consistir en

Identificar la base de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fue constituida incluyendo la categoriacutea de datos a ser incluidos (sensibleno sensible)

5 A la fecha actual de redaccioacuten de este Manual la obligacioacuten de registro de bases de datos no ha sido implementada por la autoridad competente Siendo 13 de mayo de 2015 se conoce de un proyecto de Circular Externa en la que se hace referencia a este asunto donde ademaacutes de la informacioacuten regulada en el Decreto 886 de 2014 ndashsobre el Registro Nacional de Base de Datosndash se hace referencia a la informacioacuten almacenada en las referidas bases las medidas de seguridad de la informacioacuten la procedencia de los datos personales la

transferencia y transmisioacuten internacional de datos personales la cesioacuten de la base de datos y el reporte de novedades Este tema requeriraacute especial atencioacuten una vez se conozca el texto final de la Resolucioacuten y Manual del Usuario complementario a la misma

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El aacuterea de contacto debe reportar al Oficial de Privacidad cada vez que consolide una base de datos y aquellas ya existentes

El Oficial de Privacidad identificaraacute la base de datos con un nuacutemero uacutenico consecutivo el cual constaraacute en una tabla -y archivo- que corresponderaacute a la informacioacuten de identificacioacuten manejada por el aacuterea de contacto Las bases de datos en lo posible deben corresponder a un nuacutemero de identificacioacuten uacutenico en la organizacioacuten Esto facilitaraacute la ubicacioacuten y organizacioacuten de los datos especialmente cuando sea necesario atender consultas y reclamos Se sugiere que la base de datos cuente con la siguiente informacioacuten

ID ndash Base de datos

Aacuterea de contacto Nombre de responsable

Fecha de recopilacioacuten y de creacioacuten de

la base de datos

Temporalidad Deben ser los

datos suprimidos en un tiempo determinado

VENCIMIENTO

Cuentan con Autorizacioacuten Si no explicar por queacute no -causal de exoneracioacuten del requisito-

Breve descripcioacuten del

origen de la base de datos

00001

Compras Juliaacuten Peacuterez (Cargo Director de Ventas)

Recopilacioacuten 070115 Creacioacuten 100115

SI-Supresioacuten 5 antildeos despueacutes de ser recolectados

Si Autorizacioacuten

Feria Comercial

Nota La anterior tabla se presenta a manera de sugerencia pero la misma puede ser modificada por el Oficial de Privacidad en caso de considerar que requiere mayor informacioacuten para claridad y orden del inventario de bases de datos


A continuacioacuten se presenta informacioacuten relevante reglas sustanciales y de procedimiento que deberaacuten ser observadas por cualquier persona que intervenga o proceda con el tratamiento de datos personales de los cuales Memory Corp sea Responsable yo Encargado

a Autorizacioacuten

Por regla general todo tratamiento de datos personales debe contar con la autorizacioacuten previa expresa e informada debidamente otorgada por el Titular de los datos personales En cualquier actividad (promocioacuten contrato alianza transferencia de informacioacuten etc) que pretenda ser adelantada por Memory Corp quien actuaraacute como Responsable se deberaacuten tener en cuenta las siguientes consideraciones

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En el Anexo D del presente Manual se incluye el modelo de autorizacioacuten (general) para el tratamiento de datos personales el cual debe ser usado en los casos que se enuncian a continuacioacuten el mismo puede ser adaptado a las necesidades de la operacioacuten especiacutefica que se adelante Adicionalmente y cuando se adelante consulta en centrales de riesgo financiero o exista recoleccioacuten de datos para determinar la situacioacuten de creacutedito de una persona natural se deberaacute proceder con la firma de la autorizacioacuten contenida en el Anexo E de este documento de conformidad con la Ley 1266 de 2008

i La autorizacioacuten deberaacute ser solicitada en los siguientes casos

En toda situacioacuten que involucre el tratamiento de datos personales se requeriraacute la autorizacioacuten previa y expresa del Titular la cual deberaacute ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior (SIEMPRE SE DEBE GUARDAR PRUEBA DE LA MISMA)

Cuando sea necesario proceder con la transferencia internacional de datos personales y el paiacutes receptor no proporcione el nivel adecuado de proteccioacuten de datos es decir que no cumple con los estaacutendares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia6 En ese caso el titular debe haber otorgado su autorizacioacuten expresa e inequiacutevoca para la transferencia

Cuando sea necesario proceder con la transmisioacuten de datos personales y la misma no corresponda al contrato establecido en el artiacuteculo 25 del Decreto 1377 de 2013

Cuando haya candidatos en proceso de reclutamiento y seleccioacuten modelo de la misma se presenta como Anexo E

Cuando proceda la autorizacioacuten deberaacute ser solicitada al titular a maacutes tardar en el momento de la recoleccioacuten de sus datos personales

Al momento de solicitar la autorizacioacuten lo siguiente se deberaacute informar de forma clara y expresa al Titular

Los datos personales que estaraacuten sujetos a recoleccioacuten El tratamiento (uso circulacioacuten seraacuten o no compartidos con terceros etc) al cual seraacuten sometidos

sus datos personales y la finalidad del mismo Los derechos que le asisten como titular La identificacioacuten direccioacuten fiacutesica o electroacutenica y teleacutefono del Responsable del tratamiento El caraacutecter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuando estas versen

sobre datos sensibles o sobre los datos de las nintildeas nintildeos y adolescentes

En el caso de la autorizacioacuten para el tratamiento de datos sensibles se deberaacuten observar adicionalmente para la autorizacioacuten las siguientes reglas

Se debe informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no estaacute obligado a autorizar su

tratamiento

6 Hasta el momento no existe un listado de la Superintendencia de Industria y Comercio en la cual se establezca cuaacuteles paiacuteses cuentan con un nivel adecuado de proteccioacuten razoacuten por la cual cada

transferencia tendraacute que ser estudiada caso por caso

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Informar al Titular de forma expliacutecita y previa ademaacutes de los requisitos generales de la autorizacioacuten para la recoleccioacuten de cualquier tipo de dato personal cuaacuteles de los datos que seraacuten objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento

En el caso de la autorizacioacuten para el tratamiento de datos personales de nintildeos nintildeas y adolescentes se deberaacuten observar las siguientes reglas

Soacutelo estaacute permitido el tratamiento de datos personales de nintildeos nintildeas y adolescentes que sean

de naturaleza puacuteblica siempre y cuando

Se respete el intereacutes superior de los nintildeos nintildeas y adolescentes Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales Cumplido lo anterior el representante legal del nintildeo nintildea o adolescente otorgaraacute

autorizacioacuten previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado opinioacuten que seraacute valorada teniendo en cuenta la madurez autonomiacutea y capacidad para entender el asunto

Existen excepciones legales a la obtencioacuten de la autorizacioacuten las cuales tendraacuten que ser evaluadas por el Oficial de Privacidad al momento de determinar (i) la naturaleza de los datos personales que seraacuten objeto de tratamiento asiacute como (ii) la necesidad de poner en marcha o no el procedimiento de obtencioacuten de la autorizacioacuten

Se incluye como Anexo F de este Manual un texto de autorizacioacuten adicional (de naturaleza financiera) para ser usado en aquellos casos en los cuales Memory Corp se involucre en el tratamiento de datos personales comerciales con el fin de determinar el riesgo crediticio de un individuo reglamentado por la Ley 1266 de 2008 y demaacutes normas complementarias El uso de este documento y su adaptacioacuten a la situacioacuten especiacutefica deberaacuten determinarse entre el Oficial de Privacidad y el aacuterea de contacto responsable

ii iquestPor queacute solicitarla

Determina la legalidad del tratamiento (en su etapa inicial de recoleccioacuten) Establece los usos a los cuaacuteles pueden estar sujetos los datos personales Determina a cuaacuteles terceros puede comunicarse compartir o entregar los datos Establece a quieacuten se le puede dar acceso a los datos personales Establece la finalidad para la que se recolectaron los datos Establece el teacutermino de retencioacuten de los datos

iii Forma requisitos y mecanismos para otorgar la autorizacioacuten

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Siempre que se obtenga la autorizacioacuten por Memory Corp como Responsable se deberaacute conservar prueba de la misma

Se deberaacuten establecer mecanismos que garanticen su consulta posterior Los mecanismos para obtener la autorizacioacuten pueden consistir en

Medios teacutecnicos que faciliten al Titular su manifestacioacuten automatizada (ejemplo ldquodar clickrdquo mostrando su consentimiento en un pop-up en la paacutegina web)

Medios escritos Medios orales (si es por teleacutefono se tendraacute que guardar prueba de la misma) Mediante conductas inequiacutevocas del Titular que permitan concluir de forma razonable

que otorgoacute la autorizacioacuten

iv Cuando NO solicitarla (esta lista es enunciativa maacutes no taxativa por lo cual si se considera que la operacioacuten no requiere la firma de autorizacioacuten por parte del Titular se debe consultar con el Oficial de Privacidad quien daraacute su visto bueno sobre la ausencia de la autorizacioacuten)

Cuando sean datos personales de naturaleza puacuteblica Esto consiste en aquellos datos personales

que podraacuten ser tratados por cualquier persona que se encuentren en fuentes de acceso puacuteblico con independencia del medio por el cual se tenga acceso y que se encuentran a disposicioacuten del puacuteblico

Casos de urgencia meacutedica o sanitaria Tratamiento de informacioacuten autorizado por la ley para fines histoacutericos estadiacutesticos o cientiacuteficos Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas Cuando se proceda con la transmisioacuten de datos personales y la misma corresponda al contrato

establecido en el artiacuteculo 25 del Decreto 1377 de 2013

v Autorizacioacuten - Memory Corp como Encargado

En escenarios en los cuales Memory Corp sea el Encargado del tratamiento deberaacute adelantar las gestiones necesarias para confirmar que la recepcioacuten de la informacioacuten entregada por el Responsable se encuentra cubierta sea por

La autorizacioacuten otorgada por el Titular o por Una excepcioacuten legal a la obtencioacuten de autorizacioacuten

Nota Es importante recordar que el tratamiento de datos personales es similar a una cadena de funcionamiento Es decir

Paso 1 Responsable obtiene autorizacioacuten legiacutetima para el tratamiento

Paso 2 Responsable decide o no entregar (transmitir o transferir) los datos personales a un tercero

Paso 3 El tercero debe cerciorarse que la entrega -mediante transmisioacuten o transferencia- se encuentra debidamente autorizada por el Titular de los datos personales o si es el caso cubierta por una excepcioacuten legal en caso que el consentimientoautorizacioacuten del titular no exista

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NO OLVIDAR Siempre el tratamiento deberaacute responder a la normatividad asiacute como a la finalidad propuesta inicialmente ese seraacute el marco de accioacuten de quien proceda con el tratamiento b Sobre el ciclo interno de la informacioacuten

Cada vez que se proceda con el tratamiento de los datos personales es necesario adelantar un mapeo de datos el cual ayudaraacute a identificar de forma clara y eficiente cuaacutel informacioacuten es recolectada si seraacute almacenada su uso -proteccioacuten- si es compartida o no su almacenamiento y teacutermino de uso

A continuacioacuten se presentan algunas recomendaciones para cada etapa del ciclo en mencioacuten

i Recolectar

Informar claramente en la autorizacioacuten yo claacuteusula contractual la finalidad de la recoleccioacuten asiacute como los derechos del titular

Conocer cual informacioacuten personal estaacute siendo recolectada coacutemo y para queacute Recolectar soacutelo la informacioacuten que sea necesaria para realizar el propoacutesito de la operacioacuten Informacioacuten obligatoria del Titular v Informacioacuten opcional Se debe identificar de forma clara cuaacutel

es la informacioacuten que es necesaria para la operacioacuten que se adelanta Entre maacutes informacioacuten innecesaria se recolecte mayor es la responsabilidad de almacenamiento por parte de la empresa y riesgo adquirido por actuar como Responsable de la misma

Considerar la necesidad y procedimientos de recoleccioacuten de datos sensibles Sustentar la necesidad de recoleccioacuten de la informacioacuten sensible asiacute como contar con las autorizaciones necesarias para tal fin

Recoleccioacutenautorizacioacuten

Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento

SupresioacutenCumpli-

miento

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iii Compartir (transferencia-transmisioacuten) Cuando los datos personales deban ser compartidos con terceros (relacioacuten Responsable-Encargado e incluso con aliados) asegurarse de

iquestCuaacutel informacioacuten van a recibir iquestCoacutemo seraacute usada (procesada) esa informacioacuten iquestEs posible que esos terceros compartan la informacioacuten iquestCuaacuteles seraacuten los medios de proteccioacuten y seguridad sobre esa informacioacuten iquestEmplear medidas teacutecnicas y contractuales para proteger la informacioacuten

Mecanismos para supresioacuten de

datos o de revocar la

autorizacioacuten

Almacenar en

condiciones seguras y

confidenciales prueba

de la Autorizacioacuten

Solicitar Autorizacioacute

n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as

Propoacutesito del uso previamente informado y autorizado

Actualizar la informacioacuten e

informar cambios al Encargado

Adopcioacuten de medidas necesarias

para que la informacioacuten se

mantenga actualizada y

segura

Rectificar la informacioacuten cuando

sea incorrecta e informar al Encargado

Inclusioacuten de la informacioacuten en Bases de Datos

Registro de la Base de Datos ante la

SIC

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iv Almacenamiento

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v Supresioacuten

vi Cumplimiento

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Las personas titulares de datos personales cuentan con un conjunto de derechos conocidos en Colombia como los Derechos de Acceso (Autorizar Revocar Conocer Actualizar Rectificar y Suprimir) El titular puede promover la proteccioacuten de los mismos frente al tratamiento adelantado por un tercero (actuacutee este como Responsable o Encargado)

a iquestQuieacutenes estaacuten legitimados para proceder con el ejercicio de los derechos Los derechos de los titulares establecidos en la Ley pueden ser ejercidos

Por el Titular quien deberaacute acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposicioacuten la empresa

Por sus causahabientes quieacutenes deberaacuten acreditar tal calidad

Por el representante yo apoderado del Titular previa acreditacioacuten de la representacioacuten o apoderamiento

Por estipulacioacuten a favor de otro o para otro

Los derechos de los nintildeos nintildeas o adolescentes se ejerceraacuten por las personas que esteacuten facultadas para representarlos

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b Mecanismos para el ejercicio de los derechos ARCARS

Bajo la normatividad vigente existen dos mecanismos para que el titular proceda con el ejercicio de sus derechos los cuales se conocen como CONSULTAS y RECLAMOS A continuacioacuten se presenta (i) informacioacuten relevante al respecto y (ii) el proceso de cada uno de ellos al interior de Memory Corp

i Informacioacuten relevante Los traacutemites de consultas y reclamos son requisito legal de procedibilidad para que el Titular de

datos personales pueda proceder en forma correcta a presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Siempre que sea recibida la notificacioacuten de una queja por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio se tendraacute que revisar si la misma cumple con el requisito de procedibilidad enunciado anteriormente


iii Consulta

Objetivo

Materializacioacuten del derecho de conocer -y acceso a la informacioacuten- en cabeza del titular

Consulta El titular ndasho quien esteacute facultado para tal fin- puede consultar la informacioacuten que de eacutel repose en cualquier base de datos de la cual Memory Corp actuacutee como Responsable o Encargado yo el uso que se le ha dado a la misma

Informacioacuten Cualquier informacioacuten que esteacute contenida en el registro individual o que esteacute vinculada con la identificacioacuten del Titular deberaacute ser suministrada como respuesta a la Consulta

iquestQuieacuten lo puede ejercer

El Titular quien deberaacute acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposicioacuten de Memory Corp

Causahabientes del Titular quieacutenes deberaacuten acreditar tal calidad

Por el representante yo apoderado del titular previa acreditacioacuten de la representacioacuten o apoderamiento

Estipulacioacuten a favor de otro o para otro


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iquestCuaacutendo se puede ejercer

El Titular podraacute conocer y tener acceso a sus datos personales cuando asiacute lo considere necesario sin embargo deberaacute observar las siguientes reglas

o El Titular podraacute consultar de forma gratuita sus datos personales (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de la Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten que motiven nuevas consultas

o Si la consulta tiene la periodicidad mayor a una vez por mes candelario la empresa -si decide hacerlo- podraacute cobrar al Titular los gastos de enviacuteo reproduccioacuten y en su caso certificacioacuten de documentos

o Los gastos de reproduccioacuten no podraacuten ser mayores a los costos de recuperacioacuten del material correspondiente

o El soporte de dichos gastos deberaacute ser guardado por la empresa en caso que existan requerimientos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio

Constituye un requisito de procedibilidad de queja presentada ante la autoridad de datos Siacute es necesario agotar el procedimiento de consulta ante el Responsable a fin de que se deacute traacutemite a la queja En caso que Memory Corp reciba la notificacioacuten de una queja por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio se tendraacute que revisar si la misma cumple con el requisito de procedibilidad

Se presenta a continuacioacuten el traacutemite del mecanismo

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Nota Una vez el Oficial de Privacidad recibe la solicitud por parte del Titular deberaacute proceder con las siguientes gestiones

Confirmar que la solicitud cumple con los requisitos legales

Informar inmediatamente al aacuterea de contacto correspondiente e informarle el vencimiento del teacutermino para dar respuesta a la consulta

Preparar un inventario con el record de consultas recibidas y objetivo de las mismas

Actuar con celeridad para cumplir con el teacutermino legal

Incluir en el reporte al ente directivo informacioacuten relacionada con el ejercicio de derechos por parte de titulares y los costos que lo mismo pueda implicar

iiii Reclamo

Objetivo

Materializacioacuten de los derechos a corregir actualizar o suprimir datos en cabeza del titular

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Reclamo El Titular ndasho quien esteacute facultado para tal fin- puede a traveacutes del reclamo presentar queja por el incumplimiento de la Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten yo de la Ley aplicable

Puede ser ejercido ante el Responsable o Encargado de los datos personales


El Titular quien deberaacute acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposicioacuten la empresa





Reglas especiales

La revocatoria yo supresioacuten del dato procederaacute cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitucioacuten

Constituye un requisito de procedibilidad de queja presentada ante la autoridad de datos Si es necesario agotar el procedimiento de consulta ante el Responsable a fin de que se deacute traacutemite a la queja En caso que Memory Corp reciba la notificacioacuten de una queja por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio se tendraacute que revisar si la misma cumple con el requisito de procedibilidad


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Nota Una vez el Oficial de Privacidad recibe el reclamo por parte del titular deberaacute proceder con las siguientes gestiones

Confirmar que el reclamo cumple con los requisitos legales o informar al Titular dentro de teacutermino para la subsanacioacuten necesaria

Informar inmediatamente al aacuterea de contacto correspondiente e informarle el vencimiento del teacutermino para atender el reclamo

Preparar un inventario con el record de reclamos recibidos y objetivo de las mismos



Tener en cuenta que la solicitud de la supresioacuten de la informacioacuten y la revocatoria de la autorizacioacuten no procederaacuten cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (Decreto 1377 de 2013 artiacuteculo 9)

Proceder con el registro del reclamo presentado por el Titular ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez entre e vigencia el Registro Nacional de Base de Datos para lo cual seraacute tenido en cuenta el calendario determinado por la autoridad de datos personales

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7 Procedimientos internos Memory Corp pondraacute en praacutectica este Manual incluyendo herramientas suficientes que colaboren en la correcta implementacioacuten del mismo como pueden ser el entrenamiento de su personal y los programas de educacioacuten capacitacioacuten El Oficial de Privacidad adelantaraacute las acciones necesarias para que las aacutereas de contacto reciban informacioacuten suficiente para la administracioacuten de las bases de datos creadas asiacute como para el correcto flujo de la informacioacuten desde el momento de su recoleccioacuten hasta la supresioacuten

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Anexo A

MODELO ldquoPOLIacuteTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIOacuteNrdquo

Estas Poliacuteticas deben ponerse en conocimiento de los terceros cuyos datos personales son objeto de tratamiento Deben igualmente constar en la paacutegina web de Memory Corp las mismas pueden difundirse mediante documentos formatos electroacutenicos medios verbales o cualquier otra tecnologiacutea siempre y cuando se garantice y cumpla con el deber de informar al titular Como regla general las poliacuteticas de tratamiento de la informacioacuten deberaacuten constar en medio fiacutesico o electroacutenico en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares Cualquier cambio sustancial en las Poliacuteticas de Tratamiento en los teacuterminos descritos en el artiacuteculo 5 del Decreto 1377 de 2013 deberaacute ser comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente antes de implementar las nuevas poliacuteticas Contenido 1 Consideraciones preliminares (alcance y aplicacioacuten) 2 Definiciones 3 Tratamiento de los Datos Personales

31 Obligaciones de Memory Corp 32 Memory Corp como Responsable del tratamiento de datos 33 Memory Corp como Responsable y Encargado 34 Otras consideraciones

4 Derechos que le asisten como Titular de los datos personales 41 Derecho a oponerse a acciones de marketing directo 42 Derechos de Acceso 43 Mecanismos para el ejercicio de los Derechos

431 Mecanismo de Consulta 432 Mecanismo de Reclamo

44 Persona o aacuterea responsable de la atencioacuten de peticiones consultas y reclamos ante la cual el Titular de la informacioacuten puede ejercer sus derechos a conocer actualizar rectificar y suprimir el dato y revocar la autorizacioacuten

5 Enviacuteo comunicacioacuten de datos personales a terceros 6 Fecha de entrada en vigencia de la poliacutetica de Tratamiento de la informacioacuten y periacuteodo de vigencia de la base de

datos Teniendo en cuenta el tratamiento de datos personales que se lleva a cabo mediante la actividad Prestacioacuten de servicio de Almacenamiento guarda custodia y transporte de archivos fiacutesicos medios magneacuteticos Tirulos valores microfilmacioacuten digitalizacioacuten gestioacuten documental en inhouse o en outsourcing manejo de datos de proveedores datos de visitantes a las instalaciones de Memory Corp SA (en adelante ldquo Memory Corprdquo) cumpliendo la normatividad

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vigente en cuanto a la proteccioacuten de datos personales ha decidido (i) implementar y (ii) poner a disposicioacuten de terceros interesados la presente Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten (en adelante ldquola Poliacuteticardquo) en atencioacuten a lo siguiente 1 Consideraciones preliminares

11 Memory Corp sociedad constituida de acuerdo con las leyes de la Repuacuteblica de Colombia domiciliada en Bogotaacute DC en la Calle 17 A No 69 F -08 Calle 18 No 69F-96 Calle 17ordf No 69B-49 en Bogotaacute Parque industrial Gran Sabana ndashVereda Tibito Tocancipa y Calle 47C No 79 A Sur 33 Parque Industrial Sabaneta-Antioquia teleacutefono 4128625 y 3010245 y correo electroacutenico servicioalclientememorycorpcomco

12 Que Memory Corp en su calidad de Responsable yo Encargado del tratamiento de datos personales se encuentra interesada en continuar con la transparencia de sus praacutecticas relacionadas con el uso de la informacioacuten de personas naturales las cuales se extienden a diferentes objetivos del negocio

13 Que Memory Corp en cumplimiento de disposiciones legales ha puesto en marcha mecanismos efectivos para el ejercicio de los Derechos de Acceso por parte de los titulares de la informacioacuten

14 Que dando alcance a esta Poliacutetica y a su Manual Interno de Manejo de Datos (en adelante ldquoel Manualrdquo) Memory Corp adelanta esfuerzos para mantener a sus empleados y en general personas vinculadas informados actualizados y capacitados a fin de la correcta aplicacioacuten de los protocolos internos que regulan esta Poliacutetica

15 Que en observacioacuten a la actividad de Almacenamiento guarda custodia y transporte de archivos fiacutesicos medios magneacuteticos Tirulos valores microfilmacioacuten digitalizacioacuten gestioacuten documental en inhouse o en outsourcing manejo de datos de proveedores datos de visitantes a las instalaciones de Memory Corp SA Memory Corp ha procedido con el tratamiento de datos personales el cual corresponde a nombre cedula teleacutefono contacto correo electroacutenico y para visitantes teleacutefono de un contacto para empleados nombre apellido cedula referencia laborales referencias personales teleacutefono direccioacuten correo electroacutenico fotografiacuteas en algunos casos consultas en centrales de riesgos listas de reportes colombianos como son antecedentes de la policiacutea antecedenes judiciales antecedentes de la procuraduriacutea afiliaciones de parafiscales y cuya finalidad es la prestacioacuten del servicio objeto de Memory Corp SA y para visitantes en caso de emergencia datos de contacto por seguridad

16 Que en desarrollo del intereacutes descrito en el numeral (12) de este Poliacutetica asiacute como en desarrollo de su Manual Interno de Manejo de Datos es transparente en sus praacutecticas de tratamiento de informacioacuten y desea explicar los derechos de las personas con relacioacuten a sus datos personales y regula las circunstancias en las cuales Memory Corp puede enviar datos personales a otras entidades todo lo cual se regiraacute bajo las siguientes disposiciones

2 Definiciones

21 Titular Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento

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22 Tratamiento Cualquier operacioacuten o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recoleccioacuten almacenamiento uso circulacioacuten o supresioacuten

23 Aviso de Privacidad Comunicacioacuten verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las poliacuteticas de tratamiento de informacioacuten que le seraacuten aplicables la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

24 Dato personal Cualquier informacioacuten vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

25 Dato Privado Dato que por su naturaleza intima o reservada soacutelo es relevante para el Titular

26 Dato Puacuteblico Es el dato que no sea semiprivado privado o sensible Son considerados datos puacuteblicos entre otros los datos relativos al estado civil de las personas a su profesioacuten u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor puacuteblico Por su naturaleza los datos puacuteblicos pueden estar contenidos entre otros en registros puacuteblicos documentos puacuteblicos gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no esteacuten sometidas a reserva

27 Datos Sensibles Aquellos que afectan la intimidad del titular cuyo uso indebido puede generar su discriminacioacuten tales como aquellos que revelen el origen racial o eacutetnico la orientacioacuten poliacutetica las convicciones religiosas o filosoacuteficas la pertenencia a sindicatos organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido poliacutetico o que garanticen los derechos y garantiacuteas de partidos de oposicioacuten asiacute como los datos relativos a la salud a la vida sexual y los datos biomeacutetricos

28 Autorizacioacuten Consentimiento previo expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

29 Base de Datos Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento

210 Encargado del Tratamiento Persona natural o juriacutedica puacuteblica o privada que por siacute misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento

211 Responsable del Tratamiento Persona natural o juriacutedica puacuteblica o privada que por siacute misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos yo el Tratamiento de los datos

212 Transmisioacuten Tratamiento de datos personales que implica la comunicacioacuten de los mismos dentro o fuera del territorio de la Repuacuteblica de Colombia cuando tenga por objeto la realizacioacuten de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable

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213 Transferencia La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable yo Encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia enviacutea la informacioacuten o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del paiacutes

3 Tratamiento de los Datos Personales

En toda actividad que implique el tratamiento de datos personales la conducta de Memory Corp se regiraacute bajo las siguientes

31 Obligaciones de Memory Corp

311 Para proteger los datos personales incluidos en las bases de datos yo sistemas de Memory Corp o de aquellas bases de datos yo sistemas sobre los cuales sea responsable la empresa trataraacute los datos personales de manera justa liacutecita veraz transparente segura y confidencial

312 Memory Corp se abstendraacute de proceder con el tratamiento de datos personales salvo que se cumpla una de las siguientes condiciones

(i) Que la persona involucrada haya dado su autorizacioacuten para dicho tratamiento (ii) Que Memory Corp necesite efectuar el tratamiento para (a)para fines estadiacutesticos suprimiendo

la identidad del interesado (b) cumplir con una obligacioacuten legal o (c) proteger los intereses vitales de la persona involucrada en una situacioacuten de vida o muerte

313 Cuando una persona autoriza el tratamiento de sus datos personales a Memory Corp eacuteste tomaraacute las medidas razonables para que dicha persona sea informada sobre la finalidad del tratamiento de sus datos

314 En aquellos casos en que Memory Corp lleve a cabo el tratamiento de datos sensibles procederaacute a solicitar de la persona natural su autorizacioacuten expliacutecita para tal efecto en las condiciones establecidas en el artiacuteculo 5 de la ley 1581 de 2012 y artiacuteculo 6 del Decreto 1377 de 2013 salvo cuando

(i) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el intereacutes vital del Titular del dato y este se

encuentre fiacutesica o juriacutedicamente incapacitado En estos eventos los representantes legales deberaacuten otorgar su autorizacioacuten

(ii) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial

(iii) El tratamiento tenga una finalidad histoacuterica estadiacutestica o cientiacutefica En este evento se adoptaraacuten las medidas conducentes a la supresioacuten de identidad de los titulares del dato personal

Memory Corp declara que no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles

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32 Memory Corp como responsable del tratamiento de datos

321 Garantizaraacute al titular del dato el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data 322 Solicitaraacute y conservaraacute copia de la respectiva autorizacioacuten otorgada por el Titular del dato 323 Informaraacute al Titular sobre la finalidad de la recoleccioacuten y los derechos que le asisten por virtud de la

autorizacioacuten otorgada salvo en aquellos casos que correspondan a una excepcioacuten legal 324 Conservaraacute la informacioacuten bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteracioacuten

peacuterdida consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento 325 Garantizaraacute que la informacioacuten que se suministre al encargado del tratamiento (en caso de que Memory

Corp confiacutee el tratamiento a un tercero) sea veraz completa exacta actualizada comprobable y comprensible

326 Actualizaraacute la informacioacuten comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento (en caso de que Memory Corp confiacutee el tratamiento a un tercero) todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptaraacute las demaacutes medidas necesarias para que la informacioacuten suministrada a este se mantenga actualizada

327 Rectificaraacute la informacioacuten cuando sea incorrecta y comunicaraacute lo pertinente al encargado del tratamiento (en caso de que Memory Corp confiacutee el tratamiento a un tercero)

328 Suministraraacute al encargado del tratamiento uacutenicamente datos cuyo tratamiento esteacute previamente autorizado de conformidad con lo previsto en esta Poliacutetica y en la ley vigente

329 Exigiraacute al encargado del tratamiento en todo momento (en caso de que Memory Corpconfiacutee el tratamiento a un tercero) el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informacioacuten del Titular del dato

3210 Tramitaraacute las consultas y reclamos formulados por los titulares del dato 3211 Informaraacute al encargado del tratamiento cuando determinada informacioacuten se encuentra en discusioacuten

por parte del Titular del dato una vez se haya presentado la reclamacioacuten y no haya finalizado el traacutemite respectivo

3212 Informaraacute a solicitud del Titular del dato sobre el uso dado a sus datos 3213 Informaraacute a la autoridad de proteccioacuten de datos cuando se presenten violaciones a los coacutedigos de

seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares del dato 3214 Cumpliraacute las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

33 Memory Corp como Responsable y Encargado En aquellos casos en que Memory Corp cumpla conjuntamente con la funcioacuten de ldquoEncargado del Tratamientordquo de datos procederaacute adicionalmente con las siguientes obligaciones

331 Garantizaraacute al titular del dato el pleno y efectivo ejercicio del derecho de haacutebeas data 332 Realizaraacute oportunamente la actualizacioacuten rectificacioacuten o supresioacuten de los datos 333 Actualizaraacute la informacioacuten reportada dentro de los cinco (5) diacuteas haacutebiles contados a partir de su recibo 334 Registraraacute en la base de datos la leyenda ldquoreclamo en traacutemiterdquo cuando sea del caso 335 Insertaraacute en la base de datos la leyenda ldquoinformacioacuten en discusioacuten judicialrdquo una vez notificado por parte

de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal

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336 Se abstendraacute de circular informacioacuten que esteacute siendo controvertida por el titular del dato y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

337 Permitiraacute el acceso a la informacioacuten uacutenicamente a las personas que pueden tener acceso a ella 338 Informaraacute a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los coacutedigos

de seguridad y existan riesgos en la administracioacuten de la informacioacuten de los titulares del dato 339 Cumpliraacute las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio 3310 En el evento que Memory Corp contrate un tercero encargado para el tratamiento de datos en su

nombre Memory Corp reconoce la importancia de contar con una adecuada seguridad Cuando Memory Corpfirme dichos contratos se aseguraraacute que los proveedores de servicio de tratamiento de datos de Memory Corp mantengan contratos vinculantes mediante los cuales se obligan a actuar solamente seguacuten instrucciones de Memory Corp y a mantener acuerdos de seguridad para proteger dichos datos personales y a dar cumplimiento a la legislacioacuten vigente que le resulte aplicable

34 Otras consideraciones

341 Memory Corp cumpliraacute con las poliacuteticas y procedimientos disentildeados para eliminar los datos personales conforme a la finalidad para los cuales se mantienen dichos datos

342 Memory Corp no permitiraacute el tratamiento de los datos de los cuales es responsable en aquellos paiacuteses que no proporcionen niveles adecuados de proteccioacuten de datos

343 Memory Corp no permitiraacute que los datos personales bajo su custodia salvo la informacioacuten puacuteblica se encuentren disponibles en internet u otros medios de divulgacioacuten o comunicacioacuten masiva salvo que medie autorizacioacuten o que el acceso sea teacutecnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares del dato o terceros autorizados

4 Derechos que le asisten como Titular de los datos personales

41 Derecho a oponerse a acciones de marketing directo Memory Corp cumpliraacute con cualquier pedido de un individuo de no utilizar sus datos personales para fines de marketing directo

42 Derechos del Titular del dato El Titular tendraacute derecho a autorizar revocar conocer actualizar rectificarcorregir suprimir

43 Mecanismos para el ejercicio de los Derechos

431 Mecanismo de Consulta Este procedimiento deberaacute ser usado cuando usted esteacute interesado en ejercer el derecho a CONOCER (tambieacuten llamado derecho de acceso bajo el artiacuteculo 21 del Decreto 1377 de 2013) El Titular ndasho quien esteacute facultado para tal fin- puede consultar la informacioacuten que de eacutel repose en cualquier base de datos de la cual Memory Corp actuacutee como Responsable o Encargado yo el uso que se le ha dado a la misma (i) iquestCuaacutendo se puede ejercer

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El titular (o su representante) podraacute conocer y tener acceso a sus datos personales cuando asiacute lo considere necesario sin embargo deberaacute observar las siguientes reglas

El Titular podraacute consultar de forma gratuita sus datos personales (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de la Poliacutetica que motiven nuevas consultas

Si la consulta tiene la periodicidad mayor a una vez por mes candelario la empresa -si decide hacerlo- podraacute cobrar al Titular los gastos de enviacuteo reproduccioacuten y en su caso certificacioacuten de documentos

Los gastos de reproduccioacuten no podraacuten ser mayores a los costos de recuperacioacuten del material correspondiente

El soporte de dichos gastos deberaacute ser guardado por Memory Corp en caso que existan requerimientos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio

(ii) Procedimiento

432 Mecanismo de Reclamo Este procedimiento deberaacute ser usado cuando usted esteacute interesado en ejercer

el derecho a CORREGIR ACTUALIZAR o SUPRIMIR Adicionalmente el Titular ndasho quien esteacute facultado para tal fin- puede a traveacutes del reclamo presentar queja por el incumplimiento de la Poliacutetica yo de la Ley aplicable

(i) Procedimiento

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La persona responsable es JEINY JIMENEZ ESQUIVEL quien ocupa el cargo de Oficial de Privacidad o Oficial de Privacidad quien puede ser contactada en el teleacutefono 4128625 Extensioacuten 136 correo electroacutenico servicioalclientememorycorpcomco

5 Enviacuteo comunicacioacuten de datos personales a terceros Memory Corp procederaacute con la comunicacioacuten de sus datos personales sea a traveacutes de transferencia o transmisioacuten sea nacional o internacional cuando la misma sea necesaria para el desarrollo de su objeto social La transferencia o transmisioacuten se adelantaraacute garantizando la confidencialidad seguridad y tratamiento bajo los principios que tutelan la informacioacuten personal

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6 Fecha de entrada en vigencia de la poliacutetica de Tratamiento de la informacioacuten y periacuteodo de vigencia de la base de datos Esta Poliacutetica entraraacute en vigencia a partir del 1 de agosto de 2015 y la vigencia es de dos (2) antildeos

Anexo B

MODELO AVISO DE PRIVACIDAD

Este aviso de privacidad podraacute difundirse mediante documentos formatos electroacutenicos medios verbales o cualquier otra tecnologiacutea siempre y cuando se garantice y cumpla con el deber de informar al titular

Los datos personales sujetos a tratamiento por parte de Memory Corp SA (ldquo Memory Corprdquo) domiciliada en Bogotaacute Colombia seraacuten procesados de conformidad con la Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten la cual muestra la transparencia de Memory Corp y cumple con la normatividad que rige la materia en particular Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013

Usted podraacute tener acceso a la Poliacutetica Mediante Este viacutenculo http16925469618070redhumana o mediante solicitud escrita al correo electroacutenico servicioalclientememorycorpcomco Memory Corp almacenaraacute custodiaraacute y mantendraacute confidencial su informacioacuten bajo los maacutes altos estaacutendares de seguridad Al acceder a nuestra paacutegina web usted nos autoriza a usar sus datos personales de acuerdo con dicha Poliacutetica En la misma Poliacutetica podraacute encontrar informacioacuten relevante a fin de conocer los mecanismos para el ejercicio de sus derechos a conocer actualizar rectificar suprimir los datos personales suministrados o revocar la autorizacioacuten para su tratamiento por parte de Memory Corp

Adicionalmente sus datos seraacuten sometidos al siguiente tratamiento manejo en el aacuterea de recursos humanos con fines de legales para los pagos prestaciones y nominales de los empleados para visitantes con funcioacuten de control de ingreso de seguridad en aras a cumplir con la siguiente finalidad legiacutetima el control de acceso de personas que no son de la compantildeiacutea con fines de seguridad fiacutesica y ocupacional

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Anexo C

LISTA DE VERIFICACIOacuteN Y FORMATO PARA ESTUDIO DEL FLUJO INTERNO DE INFORMACIOacuteN

Punto de partida Listado de Verificacioacuten Quieacutenes Oficial de Privacidad + Aacuterea de Contacto Propoacutesito 1 Determinar alcance de la actividad en cuanto a proteccioacuten de datos personales 2 Necesidad de su recoleccioacuten 3 Lenguaje de la autorizacioacuten 4 Naturaleza de los datos

Listado de Verificacioacuten -identificar-

1 Identificar Titular 11 Mayor de edad OK tratamiento 12 Nintildeos nintildeas adolescentes NO tratamiento (salvo datos personales de naturaleza puacuteblica y siempre y cuando medie autorizacioacuten del representante legal) 2 Identificar naturaleza de los datos a ser recolectados 21 Privado SI tratamiento con autorizacioacuten 22 Sensible NO tratamiento salvo excepciones Art 6 Ley 1581 de 2012 24 Puacuteblico SI tratamiento no requiere autorizacioacuten 25 Informacioacuten Personal Identificable SI NO 3 Identificar finalidadpropoacutesito del tratamiento 31 Recolectar datos personales adecuados y pertinentes seguacuten la finalidad No es necesario recolectar todo 4 Autorizacioacuten 41 Identificar naturaleza del dato para determinar necesidad de autorizacioacuten 42 Ver excepciones a la autorizacioacuten Art 10 Ley 1581 de 2012 5 Mecanismo de procedimiento de Consulta 6 Mecanismo de procedimiento de Reclamo 61 Correccioacuten actualizacioacuten supresioacuten

Lista de verificacioacuten -preguntas-

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Pregunta Si No Comentarios

1 Ha identificado todas las piezas de informacioacuten sujetas a recoleccioacuten

2 Ha identificado un uso especiacutefico de la informacioacuten y que podriacutea incluir un potencial uso a futuro

3 Esta recolectando soacutelo la informacioacuten necesaria para cumplir el propoacutesito de la recoleccioacuten

4 Si la recoleccioacuten ocurre a traveacutes de sitios web hay links con los Teacuterminos de Uso y la Poliacutetica de Privacidad

5 Si la recoleccioacuten ocurre a traveacutes de sitios web hay links el Aviso de Privacidad las Poliacuteticas de Privacidad

6 Si la recoleccioacuten ocurre a traveacutes de sitios web cuenta la empresa con medidas tecnoloacutegicas apropiadas para guardar copia de la autorizacioacuten otorgada

7 Se identifica de forma clara la informacioacuten ldquoopcionalrdquo Es necesaria la recoleccioacuten de la misma

8 Su base de datos identifica de forma clara (i) la fecha de recoleccioacuten (ii) la fuenteorigen de la cual fue recolectada y (iii) si contiene informacioacuten personalnaturaleza del dato

9 La informacioacuten a ser recolectada seraacute usada soacutelo para los propoacutesitos enunciadosrelacionados con la Poliacutetica de Privacidad ya existente -Coherencia-

____________________________________________________________________





10 La informacioacuten seraacute compartida ndashcon terceros- de forma consistente con lo anunciado en la Poliacutetica de Privacidad y bajo los liacutemites de la autorizacioacuten La informacioacuten seraacute transferida a terceros paiacuteses

11 Tienen los titulares a su disposicioacuten procedimientos para corregir actualizar o suprimir la informacioacuten

12 El acceso a los datos personales estaacute limitado a empleados que la requieren para cumplir con sus funciones

13 La finalidad informada al titular en la autorizacioacuten es acorde con los lineamientos plasmados en la Poliacutetica y Manual de Privacidad de la organizacioacuten

14 Cual es el origen del dato a ser recolectado Contratos volantes promocionales sitios web correos electroacutenicos otros mecanismos tecnoloacutegicos (cookies aplicaciones geolocalizacioacuten motores de buacutesqueda herramientas de perfilizacioacuten redes sociales)

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Anexo D

MODELO AUTORIZACIOacuteN GENERAL PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES En Memory Corp SA(ldquo Memory Corprdquo) valoramos su informacioacuten la relacioacuten que tenemos con usted por lo anterior solicitamos su autorizacioacuten para proceder con el tratamiento de sus datos personales razoacuten por la cual le solicitamos proceder con la firma de la presente autorizacioacuten de conformidad con las siguientes consideraciones

(i) Mediante la firma del presente documento doy autorizacioacuten a favor de Memory Corp y a sus subordinadas filiales subsidiarias afiliadas vinculadas y aliadas comerciales a fin de proceder con el tratamiento de mis datos personales aquiacute solicitados y entregados voluntariamente por miacute

(ii) Declaro que este consentimiento es previo informado y expreso y comprendo que la finalidad del uso de mis datos personales puede ser para fines de mercadeo estadiacutesticos yo de contacto relacionados con Memory Corp incluyendo enviar mensajes de texto correos electroacutenicos comunicaciones escritas contacto telefoacutenico tendientes a ponerme en conocimiento sobre procedimientos productos ideas promociones eventos concursos y publicidad en relacioacuten con las actividades propias de la compantildeiacutea

(iii) Autorizo igualmente a Memory Corp para que a su juicio realice transferencia yo transmisioacuten nacional yo internacional de mis datos para propoacutesitos de manejo de los mismos en los teacuterminos aquiacute mencionados por sus subsidiarias filiales subordinadas afiliadas vinculadas aliadas Comerciales o relacionadas y por aquellas terceras compantildeiacuteas a quienes considere oportuno realizar tal transferencia para efectos de mercadeo estadiacutesticos yo de contacto Esta autorizacioacuten incluye expliacutecitamente la transferencia internacional de datos personales a paiacuteses que cuenten o no cuenten con las medidas necesarias de proteccioacuten de conformidad con el artiacuteculo 26 de la Ley 1581 de 2012

(iv) Declaro igualmente que los datos personales aquiacute entregados son veraces completos exactos actualizados comprobables y comprensibles permitiendo asiacute el tratamiento de los mismosrdquo

Haciendo click en el botoacuten ldquoAceptordquo que encontraraacute al final de la presente solicitud o firmado la presente autorizacioacuten usted nos autorizaraacute para tratar los datos conservarlos y utilizarlos para las finalidades atraacutes mencionadas Lo invitamos a consultar nuestra Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten donde podraacute contar con informacioacuten relacionada con el ejercicio de sus derechos La Poliacutetica se encuentra en el link wwwmemorycorpcomco o puede solicitar la misma enviando un correo a servicioalclientememorycorpcomco

Nombre de Titular Identificacioacuten

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Anexo E

MODELO AUTORIZACIOacuteN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA FINANCIERA En Memory Corp SA(ldquo Memory Corprdquo) valoramos su informacioacuten personal y las relaciones comerciales que tenemos con usted por lo anterior solicitamos su autorizacioacuten para proceder con el tratamiento de sus datos personales razoacuten por la cual le solicitamos proceder con la firma de la presente autorizacioacuten de conformidad con la siguientes consideraciones


(ii) Declaro que este consentimiento es previo informado y expreso y comprendo que la finalidad del uso de mis datos personales puede ser para fines de mercadeo estadiacutesticos yo de contacto relacionados con la mencionada compantildeiacutea incluyendo enviar mensajes de texto correos electroacutenicos comunicaciones escritas contacto telefoacutenico tendientes a ponerme en conocimiento sobre procedimientos productos ideas promociones concursos y publicidad en relacioacuten con las actividades propias de la compantildeiacutea



(v) Ademaacutes lo autorizo expresamente a consultar solicitar utilizar procesar y divulgar toda la informacioacuten que se refiera a mi comportamiento crediticio financiero y comercial a las Centrales de informacioacuten o quien represente sus derechos

(vi) Acepto que esta informacioacuten pueda ser consultada solicitada utilizada procesada y divulgada antes y durante mi relacioacuten comercial con la empresa arriba mencionada con el fin de evaluar mi comportamiento financiero comercial y crediticio

Haciendo click en el botoacuten ldquoAceptordquo que encontraraacute al final de la presente solicitud o firmado la presente autorizacioacuten usted nos autorizaraacute para tratar los datos conservarlos y utilizarlos para las finalidades atraacutes mencionadas Lo invitamos a consultar nuestra Poliacutetica de Tratamiento de la Informacioacuten donde podraacute contar con informacioacuten relacionada con el ejercicio de sus derechos La Poliacutetica se encuentra en el link XXXXXX o puede solicitar la misma enviando un correo a [_______________] Nombre ______________________________ Firma ______________________________ Documento ______________________________

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Anexo F MODELO AUTORIZACIOacuteN A SUSCRIBIR POR CANDIDATOS EN PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIOacuteN

AUTORIZACIOacuteN DE RECOLECCIOacuteN Y TRATAMIENTO DE DATOS _____________ mayor de edad domiciliado(a) en la ciudad de ____________ identificado(a) con la ceacutedula de ciudadaniacutea nuacutemero ________ expedida en _________ obrando en nombre propio como aspirante a ejercer un cargo en Memory Corp SA identificada con NIT nuacutemero [__________] libre y voluntariamente en calidad de titular de la informacioacuten contenida en mis datos personales con el fin de dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 me permito manifestar 1 Que he sido informado y entiendo la poliacutetica de privacidad de de Memory Corp y los fines con los cuales se

recolectan mis datos personales que corresponden a los siguientes

El desarrollo de su objeto social

Tomar decisiones de reclutamiento y seleccioacuten hacer evaluaciones para contratacioacuten hacer investigaciones laborales solicitar referencias personales y laborales conformar el archivo de aspirantes mantener comunicacioacuten con el candidato durante el proceso de reclutamiento y seleccioacuten

Realizar investigaciones exaacutemenes necesarios entre ellos los psicomeacutetricos meacutedicos o cualquiera otro que resulte necesario a fin de determinar mi aptitud para el cargo para el cual soy candidato

La adopcioacuten de medidas tendientes a la prevencioacuten de actividades iliacutecitas

Otros fines administrativos comerciales y de contacto

2 Que he sido informado que dichos datos pueden incluir informacioacuten sensible y que excepto por lo preceptuado en presupuestos legales aplicables a la situacioacuten pre- contractual existente no estaacute obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles los cuales tambieacuten seraacuten utilizados para las finalidades anteriormente descritas

3 Que los datos suministrados por miacute son ciertos no he omitido ni alterado informacioacuten alguna y he sido autorizado para brindar los datos de terceros

4 La presente autorizacioacuten incluye el procesamiento recoleccioacuten almacenamiento uso circulacioacuten supresioacuten

actualizacioacuten transmisioacuten yo transferencia de los datos suministrados 5 Que he sido informado de mis derechos de conocer actualizar rectificar y suprimir asiacute como de la posibilidad de

acceder en cualquier momento a los datos suministrados y el procedimiento para solicitar su correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten de las bases de datos de Memory Corp SA

La presente autorizacioacuten permaneceraacute vigente hasta tanto sea revocada seguacuten los eventos previstos en la ley Se firma en la ciudad de _______ el _____ (__) de ( ) Nombre CC_______ de ________

____________________________________________________________________





Anexo G MODELO CLAacuteUSULAS PARA EL TRATAMIENTO CONFIDENCIALIDAD Y COMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD DE

HABEAS DATA (EMPLEADOS) El lenguaje que se presenta a continuacioacuten debe ser incluido en los contratos de trabajo celebrados entre Memory Corp SA y los empleados sean antiguos o futuros Para futuros empleados sugerimos que el mismo conste dentro del texto del contrato o en un anexo al contrato laboral principal Para aquellos empleados ya vinculados con la compantildeiacutea sugerimos incluir un Otrosiacute en el contrato ___________________ mayor de edad domiciliado(a) en la ciudad de ___________ identificado(a) con la ceacutedula de ciudadaniacutea nuacutemero _______________ actuando en mi condicioacuten de trabajador (en adelante el ldquoTRABAJADORrdquo) de Memory Corp SA (en adelante el ldquoEMPLEADORrdquo) libre y voluntariamente en calidad de titular de mis datos personales con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 me permito manifestar Primero- La forma como el EMPLEADOR adelanta el tratamiento de datos personales y mis derechos sobre los mismos se encuentra en el Manual de Manejo de Informacioacuten (en adelante el ldquoManualrdquo) el cual declaro me fue entregado y el cual he leiacutedo y comprendido por lo cual manifiesto que me ha sido notificado(a) y entiendo la poliacutetica de privacidad del EMPLEADOR y las finalidades del tratamiento para las cuales se han solicitado yo se llegaran a solicitar mis datos personales datos de familiares incluidos datos personales de nintildeos nintildeas y adolescentes vinculados con mi persona en el primer grado de consanguinidad registros fotograacuteficos y registros biomeacutetricos (pej huellas digitales) para el desarrollo de los siguientes fines

El desarrollo del objeto social de la compantildeiacutea

La ejecucioacuten de la relacioacuten laboral contractual que nos vincula lo que supone el ejercicio de los derechos y obligaciones de caraacutecter laboral que de dicha relacioacuten dentro de los que estaacuten pero no se limitan a la atencioacuten de solicitudes la celebracioacuten de acuerdos adicionales al presente contrato la generacioacuten de certificados y constancias la afiliacioacuten a las entidades del sistema integral de seguridad social la realizacioacuten de actividades de bienestar personal social y laboral entre otros que sean necesarios dentro del curso de la relacioacuten laboral o en la ejecucioacuten de la gestioacuten para la cual fui contratado

Para el levantamiento de registros contables

Para la realizacioacuten de reportes a autoridades de control y vigilancia

Para la adopcioacuten de medidas tendientes a la prevencioacuten de actividades iliacutecitas

Para otros fines administrativos comerciales y de contacto

Segundo- Que el TRABAJADOR ha sido informado que dichos datos pueden incluir informacioacuten sensible y que excepto por lo preceptuado en presupuestos legales aplicables a la situacioacuten contractual entre el TRABAJADOR y el EMPLEADOR el TRABAJADOR no estaacute obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles los cuales tambieacuten seraacuten utilizados para las finalidades anteriormente descritas Mediante la firma del presente documento el TRABAJADOR otorga autorizacioacuten para el tratamiento de datos sensibles que hayan sido recolectados

____________________________________________________________________





Tercero- Que la informacioacuten seraacute objeto de Tratamiento al interior de la compantildeiacutea y sus vinculadas bien sea en Colombia o en el exterior asiacute como para los propoacutesitos indicados en el artiacuteculo 10 de la Ley 1581 de 2012

Cuarto- Que los datos suministrados por miacute son ciertos y por consiguiente no he omitido ni alterado informacioacuten alguna En este orden de ideas soy consciente que la falsedad u omisioacuten de datos puede generar consecuencias civiles laborales y penales Quinto- La presente autorizacioacuten se otorga para e incluye cualquier tratamiento especialmente pero sin limitarse al tratamiento relativo al procesamiento recoleccioacuten almacenamiento uso circulacioacuten supresioacuten actualizacioacuten transmisioacuten yo transferencia de los datos suministrados sea nacional o internacionalmente Sexto- Que he sido informado de mis derechos de conocer actualizar rectificar y suprimir asiacute como de la posibilidad de acceder en cualquier momento a los datos suministrados y el procedimiento para solicitar su correccioacuten actualizacioacuten o supresioacuten de las bases de datos del EMPLEADOR

Seacuteptimo- Que he sido informado que El EMPLEADOR teniendo en cuenta el estado de la tecnologiacutea los datos almacenados y los riesgos a que puedan estar expuestos ha adoptado las medidas de seguridad administrativas teacutecnicas y fiacutesicas para proteger los datos personales contra dantildeo peacuterdida alteracioacuten destruccioacuten o el uso acceso o tratamiento no autorizado

Octavo- La presente autorizacioacuten se hace extensiva a quien represente los derechos del EMPLEADOR a quien eacuteste contrate para el ejercicio de los mismos o a quien eacuteste ceda sus derechos sus obligaciones o su posicioacuten contractual a cualquier tiacutetulo en relacioacuten con los derechos y obligaciones que como EMPLEADOR le corresponden

Noveno- La presente autorizacioacuten permaneceraacute vigente hasta tanto sea revocada seguacuten los eventos previstos en la ley sin que pueda ser revocada ni total ni parcialmente en vigencia del contrato de trabajo Deacutecimo- Que entiendo la importancia de la informacioacuten sobre la cual tenga acceso durante mi viacutenculo laboral con el EMPLEADOR por lo cual me comprometo a mantener absoluta confidencialidad y reserva de la informacioacuten datos personales y todo aquel documento que se entienda como un dato personal obtenidos durante el curso de la gestioacuten objeto de este contrato de trabajo En particular cuando tenga acceso a datos personales me comprometo a no compartir los mismos sea a colegas dentro de la empresa yo terceros sin autorizacioacuten previa del Oficial de Privacidad o de quien sea responsable del aacuterea al interior de la compantildeiacutea Me comprometo a adelantar las gestiones necesarias para salvaguardar la seguridad de la informacioacuten que pueda estar a mi cargo asiacute como a usar la misma soacutelo para las acciones requeridas para el ejercicio de mis funciones Undeacutecimo- Que el Manual hace parte integral del presente contrato de trabajo por lo cual entiendo que el incumplimiento de sus provisiones puede afectar mi desempentildeo y puede llegar a comprenderse como una falta grave al contrato de trabajo Para constancia se suscribe en la ciudad de Bogotaacute DC el __ (_) de _____ de ( ) Nombre CC __________ de ________

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Anexo H

Mapa del Proceso de Gestioacuten del Talento Humano y Ambiente de Trabajo

Anexo I

Procedimiento de Recursos Humanos

Anexo J

Manual Poliacuteticas de Seguridad Informaacutetica y Continuidad del Negocio en Tecnologiacutea Informaacutetica

Anexo K

Circular de Aviso Tratamiento de Datos a Proveedores

Anexo L

Aviso de Privacidad a Visitantes y Ocupantes Anexo M

Aviso Aacuterea Vigilada

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Tabla de Contenido

Introduccioacuten

1 Alcance aplicacioacuten y definiciones

2 Principios


4 Estructura Administrativa

a Proporcionalidad de la Estructura Administrativa

b Responsabilidades del Oficial de Privacidad


a Autorizacioacuten

b Sobre el ciclo interno de la informacioacuten

i Recolectar


iii Compartir (Transferencia-Transmisioacuten)

iv Almacenamiento

v Supresioacuten

vi Cumplimiento


a iquestQuieacutenes estaacuten legitimados para el ejercicio de los Derechos

b Mecanismos para el ejercicio de los derechos de Acceso

i Informacioacuten relevante


iii Consulta

iiii Reclamo

7 Procedimientos Internos

8 Aacutereas de Contacto y Proteccioacuten de Datos Personales

a Aspectos adicionales ndash Aacutereas de Contacto

i Recursos Humanos

ii Proveedores ndash Compras

iii Encargados de Tratamiento

b Bases de Datos administradas por aacutereas de contacto

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Anexos


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Introduccioacuten1










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2 Principios

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la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


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tratamiento



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i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

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autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

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iv Almacenamiento

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v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













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iii Consulta

Objetivo










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iiii Reclamo

Objetivo


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Reglas especiales




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Anexo A









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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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Anexos


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Introduccioacuten1










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2 Principios

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la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


____________________________________________________________________


















tratamiento



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____________________________________________________________________






















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i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

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autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

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iv Almacenamiento

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v Supresioacuten

vi Cumplimiento

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iii Consulta

Objetivo










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iiii Reclamo

Objetivo


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Reglas especiales




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Anexo A









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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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Introduccioacuten1










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2 Principios

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la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


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tratamiento



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i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

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autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

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iv Almacenamiento

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v Supresioacuten

vi Cumplimiento

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iii Consulta

Objetivo










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iiii Reclamo

Objetivo


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Reglas especiales




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Anexo A









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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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2 Principios

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la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


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tratamiento



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i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

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autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

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iv Almacenamiento

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v Supresioacuten

vi Cumplimiento

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iii Consulta

Objetivo










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iiii Reclamo

Objetivo


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Reglas especiales




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Anexo A









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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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2 Principios

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la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


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tratamiento



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i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

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autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

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iv Almacenamiento

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v Supresioacuten

vi Cumplimiento

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iii Consulta

Objetivo










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iiii Reclamo

Objetivo


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Reglas especiales




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Anexo A









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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


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tratamiento



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i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

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autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

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iv Almacenamiento

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v Supresioacuten

vi Cumplimiento

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iii Consulta

Objetivo










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iiii Reclamo

Objetivo


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Reglas especiales




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Anexo A









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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






____________________________________________________________________





Anexo C






____________________________________________________________________















____________________________________________________________________










____________________________________________________________________





Anexo D








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Anexo E









____________________________________________________________________



















____________________________________________________________________














____________________________________________________________________










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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________



















____________________________________________________________________

















____________________________________________________________________














____________________________________________________________________













____________________________________________________________________










____________________________________________________________________










la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


____________________________________________________________________


















tratamiento



____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________






















____________________________________________________________________








i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






____________________________________________________________________





Anexo A









____________________________________________________________________












2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















____________________________________________________________________










(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






____________________________________________________________________





Anexo C






____________________________________________________________________















____________________________________________________________________










____________________________________________________________________





Anexo D








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Anexo E









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____________________________________________________________________














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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________

















____________________________________________________________________














____________________________________________________________________













____________________________________________________________________










____________________________________________________________________










la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


____________________________________________________________________


















tratamiento



____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________






















____________________________________________________________________








i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






____________________________________________________________________





Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















____________________________________________________________________










(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






____________________________________________________________________





Anexo C






____________________________________________________________________















____________________________________________________________________










____________________________________________________________________





Anexo D








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Anexo E









____________________________________________________________________



















____________________________________________________________________














____________________________________________________________________










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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________














____________________________________________________________________













____________________________________________________________________










____________________________________________________________________










la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


____________________________________________________________________


















tratamiento



____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________






















____________________________________________________________________








i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






____________________________________________________________________





Anexo A









____________________________________________________________________












2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















____________________________________________________________________










(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






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Anexo C






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____________________________________________________________________










____________________________________________________________________





Anexo D








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Anexo E









____________________________________________________________________



















____________________________________________________________________














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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________













____________________________________________________________________










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la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


____________________________________________________________________


















tratamiento



____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________






















____________________________________________________________________








i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






____________________________________________________________________





Anexo A









____________________________________________________________________












2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















____________________________________________________________________










(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






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Anexo C






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____________________________________________________________________










____________________________________________________________________





Anexo D








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Anexo E









____________________________________________________________________



















____________________________________________________________________














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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________










____________________________________________________________________










la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


____________________________________________________________________


















tratamiento



____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________






















____________________________________________________________________








i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






____________________________________________________________________





Anexo A









____________________________________________________________________












2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















____________________________________________________________________










(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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____________________________________________________________________














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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________










la base de datos



VENCIMIENTO




00001





Feria Comercial




a Autorizacioacuten


____________________________________________________________________


















tratamiento



____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________






















____________________________________________________________________








i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






____________________________________________________________________





Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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____________________________________________________________________














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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________


















tratamiento



____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________






















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i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






____________________________________________________________________





Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















____________________________________________________________________










(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________






















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i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






____________________________________________________________________





Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






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Anexo C






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____________________________________________________________________





Anexo D








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Anexo E









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____________________________________________________________________














____________________________________________________________________










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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________






















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i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













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Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















____________________________________________________________________










(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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____________________________________________________________________














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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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i Recolectar






Uso

Circulacioacuten

Compartir

Transfe-rencia

Transmisioacuten

Almacena-miento


miento

____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













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iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













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Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















____________________________________________________________________










(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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____________________________________________________________________














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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________










autorizacioacuten

Almacenar en





n

-Escrita

-Oral

-Conducta

s inequiacutevoc

as







segura





SIC

____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













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____________________________________________________________________





Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















____________________________________________________________________










(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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____________________________________________________________________














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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________





iv Almacenamiento

____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






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Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















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____________________________________________________________________


















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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________





v Supresioacuten

vi Cumplimiento

____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













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____________________________________________________________________





Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















____________________________________________________________________










(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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iii Consulta

Objetivo










____________________________________________________________________













____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






____________________________________________________________________





Anexo A









____________________________________________________________________












2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















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____________________________________________________________________


















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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



____________________________________________________________________











iii Consulta

Objetivo










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____________________________________________________________________











iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













____________________________________________________________________






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Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















____________________________________________________________________




















____________________________________________________________________





















____________________________________________________________________


















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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








____________________________________________________________________






Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













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Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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iiii Reclamo

Objetivo


____________________________________________________________________













Reglas especiales




____________________________________________________________________













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Anexo A









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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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Reglas especiales




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Anexo A









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2 Definiciones


____________________________________________________________________
















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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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Anexo A









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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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Anexo A









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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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Anexo A









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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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2 Definiciones


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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

____________________________________________________________________








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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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(ii) Procedimiento



(i) Procedimiento

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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


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Anexo L



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Anexo B






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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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Anexo C






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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


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Anexo K


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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


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Anexo K


Anexo L



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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


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Anexo K


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Anexo D








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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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Anexo E









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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


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Anexo H


Anexo I


Anexo J


Anexo K


Anexo L



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Anexo H


Anexo I


Anexo J


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Anexo L



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Anexo H


Anexo I


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Anexo K


Anexo L



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POLITICA DE MANEJO Y MANUAL DE TRATAMIENTO DE …190.145.2.43/centrodocumentos/Politicahabeasdata.pdf · Anexo G - Modelo Cláusulas para el Tratamiento, Confidencialidad y Complimiento