MODULO II

POLITICAS Y NORMAS.

PROCEDIMIENTOS

CONTABLES Y

FLUJOGRAMAS

POLÍTICAS:

ACCIONES TOMADAS PARA EL DESARROLLO,

PLANIFICACION, FORMULACION Y EVALUACION DE LAS

DECISIONES

Finalidad:

FIJAR LOS OBJETIVOS Y METODOS GENERALES DE

ADMINISTRACION DE ACUERDO A CON LOS CUALES

SE DEBEN MANEJAR OPERACIONES DE CUALQUIER

ORGANIZACIÓN.

POLÍTICA CONTABLE:

SE ESTABLECE CON LA FINALIDAD DE REGULAR TODA LA

ACTIVIDAD CONTABLE REFERENTE A LOS REGISTROS,

TRATAMIENTO Y PRESENTACION RESUMIDA DE LAS

TRANSACCIONES FINANCIERAS.

LAS POLÍTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN

ESTABLECIDAS EN MANUALES DECLARATIVOS QUE POR

LO GENERAL SON MANEJADOS POR LA ALTA GERENCIA

DE ALLI QUE TODA ACTIVIDAD COMERCIAL DE UNA EMPRESA

REQUIERE QUE EL NIVEL DIRECTIVO FIJE Y DICTE PAUTAS PARA

EL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION FINANCIERA.

DE ESTA FORMA SE REQUIERE EL ESTABLECIMIENTO DE

POLITICAS PARA EL TRATAMIENTO Y REGISTRO DE LAS

TRANSACCIONES FINANCIERAS.

Un SISTEMA CONTABLE DEBERA ESTAR ENFOCADO A LA

VERIFICACION DE LA EXISTENCIA FORMAL O INFORMAL DE

POLITICAS COMO POR EJEMPLO:

1. REGISTRO DE LOS GASTOS

2. CAPITALIZACION DE ACTIVOS FIJOS.

3. DEPRECIACION Y AMORTIZACION DE ACTIVOS FIJOS

TANGIBLES

4. METODOS PARA VALORAR LA INVERSION.

5. POLITICAS PARA EL REGISTRO DE LA PROVICIONES PARA

INCOBRABLES Y DE INVENTARIO

6. POLITICAS CONTABLES PARA CONSOLIDACION DE ESTADOS

FINANCIEROS

7. POLITICAS PARA EL CALCULO Y REGISTRO DE LAS

ACUMULACIONES Y RESERVAS.

Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por los cuales

se rigen todas las decisiones administrativas dentro de una empresa, para

que el progreso y desarrollo de la misma estén dirigidas hacia el logro de

los objetivos establecidos por esta, facilitando así, las labores del ejecutivo

y de sus subordinados.

Características.

Dentro de las características más relevantes de las normas se destacan:

• Brindan ayuda al momento de delegar autoridad.

• Fijan la acción de su cumplimiento.

• Se deben realizar teniendo en cuenta los principios de concreción.

Todo esto para que sea clara y comprensible a todos aquellos que tengan

que aplicarlas dentro de la organización.

¿Por qué son necesarias las normas contables profesionales?

La existencia de estas normas permite crear un marco normativo de

referencia con el fin de lograr:

• Uniformidad en los objetivos de la información suministrada

• Definir la terminología a utilizar en la presentación de la información

• Obtener información armonizada, es decir, comparable en el tiempo y en

el espacio

LEGALES: Son normas

legales o jurídicas aquellas

que son detalladas en las

leyes y disposiciones

gubernamentales, las cuales

se imponen en forma

obligatoria por los poderes del

estado a las empresas.

Normas Internacionales ISO: son normas internacionales

de fabricación (tanto de productos como de servicios),

comercio y comunicación para todas las ramas

industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica.

Las ISO 9000 a ISO 9004 establecen una racionalización

de los numerosos y variados enfoques nacionales en el

campo empresarial. Las normas nacen para que las

empresas se rijan por unos principios de organización,

para que den estabilidad en el mercado y en la sociedad.

NORMAS CONTRACTUALES ISO 9001, ISO 9002, ISO

9003

NORMAS NO CONTRACTUALES ISO 9000, ISO 9004

ISO 9004-2

Empresas que solo

producen ISO 9002

Empresas que diseñan o modifican

el producto para satisfacer las

necesidades de los clientes ISO 9001

Empresas que solo requieren

control de calidad pero no

diseñan ni modifican el

producto

ISO 9003

Proporciona recomendaciones

para mejorar el desempeño de

las organizaciones. ISO 9004

¿QUÉ ES EL CONTROL INTERNO?

El Control Interno es la base donde descansan las actividades y

operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de

producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son

regidas por el control interno.

¿Cuál es el objetivo de un sistema de control interno?

Tiene varios objetivos como:

1 Evitar o reducir fraudes.

2 Salvaguarda contra el desperdicio.

3 Salvaguarda contra la insuficiencia.

4 Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases

más seguras.

5 Comprobar la corrección y veracidad de los informes

contables.

6 Salvaguardar los activos de la empresa.

7 Promover la eficiencia en operación y fortalecer la

adherencia a las normas fijadas por la administración.

El control interno se divide en:

1. Control Administrativo, donde se debe observar y aplicar

en todas las fases o etapas del proceso administrativo.

2. Control Financiero – Contable, orientado

fundamentalmente hacia el control de las actividades

financieras y contables de una entidad.

Los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados conocidos como (PCGA) son un conjunto de

reglas generales y normas que sirven de guía contable

para formular criterios referidos a la medición del

patrimonio y a la información de los elementos

patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA

constituyen parámetros para que la confección de los

estados financieros sea sobre la base de métodos

uniformes de técnica contable.

“Definiciones de procedimiento

• Gómez Ceja: es una serie de labores concatenadas (unidas) que

constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un

trabajo encaminado al logro de un fin determinado.

• Barrios: es el conjunto de rutinas específicas de trabajo en las que se

incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros, el

establecimiento de normas de trabajo, arreglo de

espacio, etcétera.

• Koontz y O”Donnnell: son planes en cuanto establecen un método

habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guías de

acción, más que de pensamiento, que detallan la forma exacta

bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Ejemplos de procedimientos:

1. Producir un escritorio

2. Gestionar un permiso en la empresa

3. Brindar un servicio bancario

4. Vender y comercializar productos.

En la empresa existen dos grandes grupos de

procedimientos:

• Procedimientos Contables

• Procedimientos no contables.

El manejo de registros constituye una fase o

procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de

los registros conforma un proceso en extremo

importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las

otras actividades contable depende en alto grado, de

la exactitud e integridad de los registros de la

contabilidad.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

DEFINICIÓN

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Sucesión cronológica y secuencial

de operaciones interrelacionadas,

asociadas con la contabilidad

Compilación organizada en forma lógica

y ordenada de todos los procedimientos

que realiza la organización.

- Cuentas

- Débitos y créditos

- Cargos y créditos a las cuentas

- Cuentas de activos

- Cuentas de pasivo y capital

- Resumen del funcionamiento de los débitos y

créditos

- Registros de las operaciones

- Cuentas por cobrar y por pagar

- El diario y el mayor

- Pases al mayor

- Determinación de los saldos de las cuentas

- Balance de comprobación

Dentro de los procedimientos contables tenemos:

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

PAUTAS PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS

1.- Describir en orden cronológico

2.- Indicar la unidad encargada de la

ejecución.

3.- Enumerar las actividades

4.- Verbo en presente. Frases breves y sencillas

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

FORMATO COLUMNAR PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS

Responsable Operación (Tarea)

1.

2.

3.

4.

5.

1.1.-

2.1.-

2.2.-

2.3.-

3.1.- 3.2.-

4.1.- 4.2.-

4.3.-

4.4.-

4.5.-

4.6.-

4.7.-

4.8.-

5.1.-

5.2.-

DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama de flujo es una forma de representar

gráficamente los detalles algorítmicos de un proceso

multifactorial.

Estos diagramas utilizan una serie de símbolos con

significados especiales y son la representación gráfica de los

pasos de un proceso.

Los diagramas de flujo sirven para representar

algoritmos de manera gráfica.

1. Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera

quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente

el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al

proceso siguiente.

1. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están

incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

1. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas

también.

1. Identificar y listar los puntos de decisión.

1. Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y

asignando los correspondientes símbolos.

1. Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y

describa con exactitud el proceso elegido.

LOS PASOS A SEGUIR PARA CONSTRUIR EL

DIAGRAMA DE FLUJO SON :

1. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda

a derecha.

2. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que

indica la dirección que fluye la información procesos, se deben de utilizar

solamente líneas de flujo horizontal o verticales (nunca diagonales).

3. Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del

diagrama a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se

debe tener en cuenta que solo se vana utilizar conectores cuando sea

estrictamente necesario.

4. No deben quedar líneas de flujo sin conectar

5. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el

uso de muchas palabras.

6. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepción del

símbolo final.

7. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener mas de una línea de flujo

de salida.

REGLAS PARA LA CREACIÓN DE DIAGRAMAS

SIMBOLO DESCRIPCIÓN

Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento.

Dirección de Flujo: Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las operaciones

Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo

Conector de Página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el flujo.

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

SIMBOLO DESCRIPCIÓN

Terminal: Indica el inicio o la terminación del flujo.

Decisión: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varis caminos.

Documento: Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina.

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

FLUJOGRAMA SECUENCIAL

HORIZONTAL

No separa cada una de las

personas y/o

departamentos que

realizan las tareas

VERTICAL

SI

NO

EJEMPLO

Responsable Operación (Tarea)

1.Auxiliar de Contabilidad 1.1.- Busca el saldo al final del mes del mayor auxiliar de la cuenta banco.

1.2.- Busca el saldo al final del mes conforme al estado de cuenta enviado por el banco. 1.3.- Compara ambos saldos. 1.4- Determina la existencia de depósitos en tránsito.

1.5.- Determina la existencia de cheques en tránsito (pendientes de cobro). 1.6.- Determina la existencia de notas de débito emitidas por el banco. 1.7.- Determina la existencia de notas de crédito emitidas por el banco.

1.8.- Determina la existencia de errores de registro en los libros de la empresa. 1.9.- Determina la existencia de errores cometidos por el banco. 1.10.- Determina la existencia de cheques devueltos. 1.11.- Sigue el método de conciliación por saldos correctos.

1.12.- Inicia elaboración de “preconciliación bancaria” (Ver formato C-PRE-CON)

1.13.- Suma las notas de crédito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor de la empresa.

1.14.- Resta las notas de débito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor. 1.15.- Resta los cheques devueltos por el banco al saldo de la cuenta según el mayor de la empresa. 1.16.- Suma o resta los errores de registro cometidos por la empresa, según sea el caso.

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA.

2. El Contador 3. Auxiliar de Contabilidad

1.17.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del libro mayor.

1.18.- Suma los depósitos en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco.

1.19.- Resta los cheques en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco.

1.20.- Suma o resta los errores cometidos por el banco al saldo del estado de cuenta.

1.21.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del estado de cuenta. 1.22.- Compara los dos saldos correctos obtenidos. 1.23.- Si son iguales, pasa a 1.24.-.Caso contrario regresa a 1.4.-

1.24.- Elabora documento “Conciliación Bancaria” con los datos anteriormente obtenidos y calculados. (Ver formato C-CON-BAN). 1.25.- Envía “conciliación bancaria” al contador para su revisión y aprobación. 2.1.- Recibe “conciliación bancaria”

2.2.- Revisa la determinación de los saldos correctos.

2.3.- Si los cálculos coinciden con los saldos correctos, pasa a 2.4.-. Si no coinciden, regresa a 1.4.-. 2.4.- Firma la “conciliación bancaria” como aprobación. 2.5.- Regresa “conciliación bancaria” al auxiliar de contabilidad. 3.1.- Recibe la “conciliación bancaria” aprobada por el contador.

3.2.- Registra los asientos de ajuste que se deriven de la conciliación. (Ver plan de asientos) 3.3.- Archiva la “Conciliación Bancaria”

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA.

EJEMPLO

EJEMPLO: PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL

INICIO

¿Son

iguales?

CONCILIACIÓN

Auxiliar Cont.

busca saldo

según mayor

Busca saldo

según estado

de cuenta

COMPARA

AMBOS

SALDOS

Determina

existencia

depósitos en

tránsito

Determina

existencia

cheques en

tránsito

1

Determina

existencia

errores

del banco

Sigue método

saldos

correctos

Suma al saldo

del mayor

notas crédito

Determina

existencia

notas de

débito

Determina

existencia

notas de

crédito

Determina

existencia

errores de

la empresa

Determina

existencia

cheques

devueltos

Inicia

elaboración

Pre-

conciliación

Bancaria

2

Resta al saldo

del mayor

notas débito

Resta al saldo

del mayor

ch/devueltos

Suma ó resta al

saldo del mayor

errores de

la empresa

Determina

saldo correcto

del libro

mayor

Suma al Edo.

de cta. los

depósitos en

tránsito

3

Resta al Edo.

de cta. los

cheques en

tránsito

Suma ó resta al

saldo Edo. de

Cta. los errores

del banco

Determina

saldo correcto

del Edo. de

Cuenta

COMPARA

AMBOS

SALDOS

CORRECTOS

SI

NO

ELABORA Conciliación

Bancaria

ENVÍA

AL

CONTADOR

Conciliación

Bancaria

¿Cálculos

coinciden?

Revisa la

determinación

de saldos

correctos

SI

NO Devuelve a

Auxiliar

Contable

FIRMA Conciliación

Bancaria

REGRESA AL

AUXILIAR

CONTABLE

Conciliación

Bancaria

6

CONTADOR

RECIBE

Conciliación

Bancaria

1 3 2 6

Conciliación

Bancaria

AUXILIAR

CONTABLE

RECIBE

Conciliación

Bancaria

REALIZA

ASIENTO DE

AJUSTE

EN LIBRO

FIN

4

4

5

5

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

FLUJOGRAMA COLUMNAR

Asigna una columna a cada

Unidad / Responsable que

participa en el desarrollo del

procedimiento.

EJEMPLO: PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA. DIAGRAMA DE FLUJO COLUMNAR

CUSTODIO AUX. CONTABLE CONTADOR ADMINISTRADOR SECRETARIA

INICIO

FIN

CUENTA EL

EFECTIVO

Solicitud

Reposición

ORDEN

DE

PAGO

1

CONFIRMA

SALDO

MINIMO

ELABORA

FIRMA Solicitud

Reposición

ENVIA Solicitud

Reposición

1

RECIBE Solicitud

Reposición

EXAMINA DATOS

COMPROBANTES

CONFIRMA SUMA

COMPROBANTES

¿COINCIDE

SUMA? ENVÍA

SI

Solicitud

Reposición

2

NO

DEVUELVE

Solicitud

Reposición

3

3

2

RECIBE Solicitud

Reposición

INSPECCIONA Solicitud

Reposición

DETERMINA

CUENTAS

EMITE ORDEN DE

PAGO

ENVIA ORDEN DE

PAGO

4

4

RECIBE ORDEN DE

PAGO

DETERMINA

CTA BANCARIA

AUTORIZA

EMISIÓN

FIRMA ORDEN DE

PAGO

ENVIA ORDEN DE

PAGO

5

5

RECIBE ORDEN DE

PAGO

ELABORA CHEQUE

SOLICITA

FIRMA

ENTREGA

CHEQUE

ORDEN DE

PAGO

6

6

RECIBE

CHEQUE

ORDEN DE

PAGO

FIRMA COMO

ACUSE RECIBO

ORDEN DE

PAGO

ENVIA

FIRMADA

ORDEN DE

PAGO

7

7

RECIBE

FIRMADA

ORDEN DE

PAGO

REGISTRA

REPOSICIÓN

ENVIA

ORDEN DE

PAGO

8

8

RECIBE ORDEN DE

PAGO

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

FLUJOGRAMA ANALÍTICO

Posee una

de éstas

alternativas

COLUMNA ADICIONAL

PARA COMENTARIOS

LLAMADAS EN EL CUERPO DEL FLUJOGRAMA

ANSI - - - - - - - -

Nota Aclaratoria: Se adiciona a una

operación o actividad para dar una

explicación de ella.

EJEMPLO: PROCEDIMIENTO: CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN. FLUJOGRAMA ANALÍTICO

AUX. CONTABLE CONTADOR

INICIO

Verifica existencia

y propiedad del

activo

SI

¿Cálculos

y datos

coinciden?

FIN

Revisa fecha

adquisición

del activo

Busca vida

útil y valor residual

OBSERVACIONES

(a)

a) Conforme a las especificaciones del fabricante, o en su defecto, en base a lo preestablecido por la empresa.

Sigue el método

de línea Recta

(b)

c) Emplea la siguiente fórmula:

Deprec.= COSTO – VALOR RESIDUAL

VIDA ÚTIL

El valor obtenido está expresado en la unidad de tiempo de la vida útil.

b) Método de distribución uniforme de la depreciación a lo largo de su vida útil.

Calcula

cuota de

depreciación

(c)

Determina el

Período del gasto

a registrar

(d)

d) d.1) Desde la fecha de adquisición del bien hasta la fecha del registro, si se trata del año en que se adquirió.

d.2) Desde la fecha del último registro de depreciación (cierre y/o ajuste anterior) hasta la fecha del registro actual.

Calcula

depreciación del

período

(e) e) Multiplica cuota de depreciación

por el período a depreciar. Es indispensable la correspondencia entre las unidades de medida.

Informa cálculos

Al Contador 1

1

Verifica datos y

cálculos

Registra asiento

en libro diario

NO

Notifica al auxiliar

contable

2

2