UNIVERSIDAD FERMIN TORO

VICERECTORADO ACADEMICO

DECANATO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

FACULTAD DE ADMINISTRACIN

Curso: Gestin de Finanzas

Profesor: Manuel Castillo

Integrantes Grupo No.1:

Javier A. Roberti Guzzetta

Luz Marina Rodrguez Linares

Wainhet Yaraima Orozco Almao

Rogger Gregorio Rivas RizoJULIO, 2013

CONTENIDO

31.INTRODUCCIN

42.CUENTAS POR COBRAR

43.CLASIFICACIN DE LAS POLTICAS DE CRDITO

54.CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL PROCESO DE CONCESIN DE CRDITOS

65.PROCEDIMIENTOS PARA LAS ESTABLECER POLTICAS DE CRDITO Y COBRANZA

66.CONSIDERACIONES BSICAS SOBRE LA POLTICA DE CREDITO DE LA EMPRESA Y RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION

77.EVALUACIN DEL SOLICITANTE DE CRDITO Y CALIFICACIN CREDITICIA

78.CLASIFICACIN CREDITICIA

89.TIPOS DE PAGADOR

1110.RECOMENDACIN PARA LOGRAR CALIFICACIN NORMAL

1211.LOS ERRORES MS COMUNES EN CREDITO Y COBRANZAS

1412.RECOMENDACIONES

1413.BIBLIOGRAFIA

1. INTRODUCCIN

Toda actividad empresarial se maneja bajo polticas o normas que orientan la diversidad de actividades comerciales que se dan en el mercado desde el punto de vista mercantil; por lo tanto, considerando que el crdito es un proceso ordenado de pasos y procedimientos interconectados al desenvolvimiento econmico y financiero necesita de polticas para que dicha actividad se encausen sobre objetivos especficos.

Estas polticas marcarn las pautas para la consecucin de estos objetivos a los cuales se debe llagar en virtud a una administracin efectiva del crdito. Para identificar la propuesta anterior en su verdadera dimensin, los objetivos previamente identificados responden la pregunta Qu queremos alcanzar en trminos de objetivos? Es decir, aplicamos polticas de crdito con la finalidad de alcanzar los objetivos preestablecidos de la Gerencia con respecto a la actividad crediticia. Por lo tanto estas polticas indicaran el camino para llegar a esos objetivos y darn la pauta de cmo actuar para lograrlo.

Las polticas y procedimientos utilizados para la concesin de los crditos, recaudacin del dinero que produzcan los cobros de los crditos, los instrumentos que utilice la firma para ejercer un control efectivo sobre los crditos y las cobranzas, y la aversin al riesgo de los empresarios, entre otras, van a ser las variables que los empresarios con agudeza de visin financiera tendrn que considerar a fin de orientar efectiva y eficientemente la gerencia de crdito y cobranzas. As, se pretende lograr los objetivos propuestos para la empresa donde el volumen de sus ventas y el nivel de sus utilidades netas peridicas dependen de las ventas a crdito.

2. CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos ms importantes de una empresa. Su misma naturaleza de representar las decisiones de concesin de crdito, la gran importancia que para la administracin tiene su buen manejo y control en las decisiones financieras, como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generacin de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de la empresa.Para todos los fines de la gerencia de crdito se deben considerar dos elementos bsicos: Obtencin de la mxima ganancia en operaciones. Cobrabilidad de las ventas a crdito, minimizando lo ms que se pueda el riesgo de las cuentas por cobrar, a fin de protegerse contra posibles prdidas. Optimizacin de las ganancias de los accionistas de la firma

3. CLASIFICACIN DE LAS POLTICAS DE CRDITO

Generalmente se clasifican en:

Liberales: Cuando las empresas se muestran generosas para otorgar crditos, tanto en el monto mximo para aprobar como en el grado de riesgo para sumir obviamente en este saco podra hablarse de ausencia total o temporal de garantas.

Son conservadoras cuando las empresas se muestran restrictivas para otorgar crditos y para determinar el monto mximo por aprobar, as como para definir lo referente al riesgo que asumirn. A diferencia de la poltica liberal, en este caso se exigen garantas slidas que aseguren la recuperacin de las cuentas por cobrar.

4. CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL PROCESO DE CONCESIN DE CRDITOS

Considerando que la inversin en cuentas por cobrar se hace en trminos de riesgo, en el proceso de concesin de crditos existen cuatro pasos bsicos:

1. Desarrollo de una idea sobre la calidad del crdito.

2. Investigacin del solicitante del crdito.

3. Anlisis del valor del crdito del solicitante.

4. Aceptacin o rechazo de solicitud de crditos.

La decisin de conceder crdito va a estar basada en la informacin que se obtenga del cliente para tales efectos. A pesar de la existencia de muchas fuentes de informacin crediticia, es obvio que se incurra en gastos para obtenerla. En algunos casos, en particular para pequeas cuentas, es posible que el costo de obtener la informacin sea superior a la rentabilidad potencial de la cuenta; entonces la firma tendr que conformarse con una informacin muy limitada para fundamentar sus decisiones en la concesin de crditos. Otro aspecto, adems del costo que la firma debe tomar en consideracin, es el tiempo que requiere investigar al solicitante de crdito. No debe mantenerse en perspectiva a un cliente por un tiempo muy prolongado, en espera de que se termine una compleja investigacin de sus antecedentes por lo que la cantidad de informacin de que se disponga debe ser adecuada al tiempo que se dedique a investigar al cliente y al gasto en que se debe incurrir en la obtencin de informacin. Consecuentemente, los aspectos costo de la investigacin y tiempo de duracin de la misma van a ser los factores que el analista de crditos deber considerar y podr utilizar los siguientes medios de informacin.

5. PROCEDIMIENTOS PARA LAS ESTABLECER POLTICAS DE CRDITO Y COBRANZA

La poltica de crditos que es expresada en trminos de procedimiento sobre como otorgar crditos y como realizar las cobranzas es un trabajo ordenado que obedece a la siguiente secuencia y que necesariamente debe constar por escrito porque ello favorece a que el personal tenga plena conciencia del trabajo que realiza.

A continuacin se menciona los pasos para establecer la poltica de Crdito y Cobranza:

1. Identificacin de los objetivos por alcanzar.

2. Lineamientos previos o borradores de lo que ser la poltica de crditos.

3. Discusin y revisin de esos lineamientos con las personas de las reas involucradas: ventas, finanzas, contabilidad, legal etc.

4. Redaccin definitiva de las polticas de crditos.

5. Aprobacin de la Gerencia.

6. Difusin dentro de la empresa, de la poltica de crditos entre todos los responsables de su ejecucin.

7. Implementacin o puesta en marcha de la poltica de crditos aprobada y difundida.

8. Control de los resultados para verificar si las polticas estn contribuyendo al logro de los objetivos o para aplicarse las medidas correctivas si fueran necesarias.

6. CONSIDERACIONES BSICAS SOBRE LA POLTICA DE CREDITO DE LA EMPRESA Y RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION El principal objetivo de la administracin de cuentas por cobrar, salvo que las finanzas del negocio se encuentran altamente limitadas, es hacer que el rendimiento sobre la inversin sea elevado a su mximo nivel. Este rendimiento permite lograr un equilibrio, que en las circunstancias propias de una empresa, resulta en una combinacin de ndices de rotacin y porcentajes de utilidades. En la medida en que se otorguen crditos, se estn comprometiendo fondos y al mismo tiempo la capacidad del negocio para pagar sus obligaciones; no obstante, se facilitan las ventas de los productos mejorando las utilidades. Por lo tanto, el equilibro debe existir bsicamente entre el beneficio obtenido de la concesin del crdito (rendimiento) y la capacidad de obtener los fondos suficientes para pagar las deudas (liquidez) de tal manera que ese beneficio sea un indicador del nivel a que se eleva el rendimiento sobre la inversin.

7. EVALUACIN DEL SOLICITANTE DE CRDITO Y CALIFICACIN CREDITICIALa Calificacin Crediticia es una evaluacin solicitante orientada a indicar si ste es o no un buen pagador, ya sea en trminos efectivos o potenciales. Esta evaluacin sobre la capacidad de pago del solicitante tiene un efecto sobre la tasa de inters que ha de asignar la entidad financiera a los crditos que pueda conceder al solicitante: una baja calificacin deriva en una tasa de inters ms alta. Conviene entonces ser un buen pagador, ya que de esta forma el costo de los prstamos se mantiene en un nivel mnimo, y ello afecta menos a las utilidades que obtiene la empresa por concepto de sus actividades comerciales.La Calificacin Crediticia posee varias escalas y tiene como objetivo agrupar a los solicitantes de crdito de acuerdo a su capacidad de pago. Bancos y empresas comerciales se protegen del riesgo de su colocacin revisando la calificacin crediticia de usted. Esta clasificacin es establecida por cada banco. La Superintendencia de Banca y Seguros (SBS) regula estas clasificaciones y la registra en su base de datos. La Clasificacin de Crditos Comerciales puede ser modificada mensualmente o cada seis meses. Ello depende de la poltica de cada banco. En el caso especfico de refinanciamientos y reestructuraciones, la clasificacin del solicitante suele ser modificada cada seis meses.

Las Centrales de Riesgos (Infocorp, Certicom) pueden acceder a la base de datos de SBS. Estas Centrales preparan reportes que son comercializados a travs de medios electrnicos. Los interesados en adquirir estos reportes normalmente aprecian que la ventaja de pagar por la informacin sobre la capacidad de pago de un potencial cliente de crditos o socio de negocios es superior al costo que implica su adquisicin.

8. CLASIFICACIN CREDITICIALos rubros a ser considerados en la clasificacin crediticia son los siguientes:

Anlisis del Flujo de Fondos (entradas y salidas de dinero en efectivo)

Situacin Financiera (liquidez de la empresa)

Nivel de Endeudamiento y capacidad de Generacin de Utilidades

Cumplimiento en el pago de sus obligaciones

Sistema de informacin de la empresa

Gestin de la empresa

Potencial del sector econmico al que pertenece

Posicin de la empresa en el mercado.De acuerdo a la normativa del mercado financiero establecida por la SBS, el rubro ms importante es flujos de efectivo. No obstante, en su prctica corriente los bancos conceden especial importancia a las garantas de que disponga el cliente, as como a la velocidad con la que se pueda ejecutarse estas garantas si ello fuera necesario hacerlo.

Cada rubro recibe un puntaje. De acuerdo a la suma total de puntos.

9. TIPOS DE PAGADOR

La empresa puede caer en cualquiera de los siguientes tipos de pagador:

NORMALCON PROBLEMAS POTENCIALESDEFICIENTEDUDOSOPRDIDA

DefinicinSujeto de crdito con bajo recargo de inters por riesgoEl prstamo es riesgoso. Recargo por riesgoFuerte recargo debido a mayor riesgoPrstamo muy riesgoso. Poco conveniente prestar a esta empresaPrestar a esta empresa es una prdida segura. Ella no es sujeto de crdito.

Anlisis del Flujo de FondosEl deudor es capaz de cumplir ampliamente todos sus compromisos. El flujo no es susceptible a un empeoramiento ante modificaciones en variables endgenas o exgenas.El deudor puede cumplir con la totalidad de sus compromisos, pero existen factores controlables y no controlables que de no ser corregidos a tiempo pueden comprometer la capacidad de pago futuro del deudor. El flujo tiende a debilitarse para afrontar pagos ante variaciones en variables relevantesEl deudor tiene problemas para atender normalmente la totalidad de sus compromisos financieros y de no ser corregidos pueden resultar en una prdida para la empresa. El flujo de fondos le permite cubrir solo los intereses de sus deudas. Alta sensibilidad a las pequeas variaciones en variables significativasEs altamente improbable que el deudor pueda atender la totalidad de sus compromisos financieros, es insuficiente para cubrir el pago de capital e intereses.

El deudor no alcanza a cubrir sus costos de produccin, ha suspendido pagos por lo que es probable que no pueda cumplir con el pago de eventuales acuerdos de reestructuracin. Est en estado de insolvencia decretada, o ha pedido su propia quiebra, o est obligado a vender activos importantes para su actividad productiva

Nivel de Endeudamiento y Capacidad de Generacin de UtilidadesBajo nivel de endeudamiento patrimonial y adecuada estructura del mismo en relacin a su capacidad de generar utilidades. Su Patrimonio es mayor que sus obligaciones totales. Moderado endeudamiento patrimonial con rentabilidad.

Tiene escasa capacidad de generar utilidades.

Muy alto nivel de endeudamiento, se ve obligado a vender activos de importancia para la actividad que desarrolla, con resultados negativos en el negocio.

Cumplimiento de obligacionesCumplimiento puntual del pago de sus obligaciones. No recurre a nuevas financiaciones directas ni indirectasIncumplimientos ocasionales y reducidosIncumplimientos mayores a 60 das y menores a 120 das. Tiene crditos vencidos y/o en cobranza judicial por montos significativos.Incumplimientos mayores a 120 das. Tiene crditos vencidos y/o en cobranza judicial por montos significativosIncumplimientos mayores a 365 das. Sus crditos han ingresado a cobranza judicial por haber cesado sus actividades.

Sistema de informacin de la empresaConsistente y actualizado, le permite conocer permanentemente situacin econmica y financiera para la mejor toma de decisiones. Puede pronosticar situaciones complicadas y realiza las correcciones a tiempoConsistente, le permite conocer en forma oportuna su situacin financiera presentando algunos retrasos en su presentacinDesactualizado, dificulta conocer la situacin financiera y econmica en forma oportuna.

Poco confiable y desactualizado, impide conocer la situacin financiera y econmica de la empresaCarece o ya no lo utiliza, lo que impide conocer su situacin econmica y financiera.

Situacin FinancieraLquida, posee activos corrientes que pueden hacerse rpidamente lquidos para afrontar obligaciones de corto plazo. BuenaDbilCrticaCrtica

Direccin de la empresaCalificada y tcnica, con apropiados sistemas de control interno. Personal experimentado, capacitado y motivado a logros.Calificada y tcnica, con adecuados sistemas de control internoDe poca capacidad o experiencia con sistemas de control objetables.

Inadecuada, existe descontrol en los sistemas internosInadecuada, control interno nulo

Sector econmico al que perteneceRegistra una tendencia crecientePresenta una tendencia con desequilibrios, con posibilidad de baja en los ingresos y aumento de costos.

Tendencia futura no es firme, existe la perspectiva, disminucin de ingresos y contraccin de la demandaTendencia decreciente, con perspectiva negativa de ingresos y utilidades.

En extincin con graves problemas estructurales, o que est requiriendo una reestructuracin generalizada.

Empresa en el mercadoEs altamente competitiva

CompetitivaTiene dificultades para enfrentar la competencia y presenta problemas en su relacin crediticia con proveedores y clientesSerios problemas para enfrentar la competenciaNo se halla en condiciones de competir

10. RECOMENDACIN PARA LOGRAR CALIFICACIN NORMAL

La empresa debe mejorar su flujo de ingresos y egresos, de manera que se fortalezca su posicin de ingresos-egresos. La empresa tiene que protegerse de cualesquiera posibles alteraciones vinculadas directamente o no a la operatividad econmica y financiera de la empresa. Una posicin de ingresos-egresos buena y constante tiene el efecto de reducir la preocupacin de la entidad financiera respecto a la capacidad de pago de la empresa.

La empresa debe mejorar la liquidez de sus activos. Mostrar que los inventarios de mercadera e insumos pueden ser convertidos velozmente en dinero en efectivo; mostrar que las cuentas por cobrar y otros activos de tesorera pueden ser fcilmente convertidos en caja. De esa manera, la empresa podr afrontar con xito sus obligaciones de corto plazo.

En lo patrimonial, la empresa debe fortalecer su capacidad de generar utilidades. El gerente financiero (o administrador financiero) debe establecer una estructura de endeudamiento pasivo y patrimonio tal que ambos tipos de financiamiento mantenga un equilibrio. Para ser considerada como normal, la empresa tambin debe cumplir puntualmente con el pago de todas sus obligaciones. Evtense tambin los nuevos crditos hasta que se termine de pagar los originales.

En lo relativo al desempeo econmico de la empresa: sta debe invertir en un excelente sistema de informacin, que permita registrar con precisin y oportunidad todos los movimientos de la compaa y que facilite la eficiente elaboracin de proyecciones econmicas. Mejrese tambin su gestin. Para ello, el staff gerencial debe mantenerse al tanto de las ms eficientes y novedosas tcnicas de gestin. Adicionalmente, la empresa tendr una mejor perspectiva econmica siempre que el sector comercial a que pertenezca muestre ser especialmente dinmico. Entonces, es importante saber qu posibilidades de desarrollo presenta el rubro econmico en que se desempea la empresa. Finalmente, mejorar la posicin competitiva de la empresa en el mercado a que pertenece.

11. LOS ERRORES MS COMUNES EN CREDITO Y COBRANZAS

Informar al que recibi el servicio que habr gastos e intereses moratorios en caso de que su cuenta sea asignada a un externo para su recuperacin: Dicha poltica debe ser muy precisa pero, sobre todo, respetada por la propia empresa al llevarla a cabo sin excepciones.

No tener una poltica de crdito y cobranza: Desde un inicio la empresa que provee esta clase de servicios debe contar con una poltica de crdito y cobranza por escrito. De esta forma, el cliente sabr cules son las fechas para realizar su pago, cundo se considera su saldo vencido, el proceso de seguimiento, as como las consecuencias en caso que el crdito se considera en mora. No enviar sus facturas de inmediato: Las facturas deben enviarse al momento en que su empresa tenga el comprobante de que el flete o el servicio se llevaron a cabo. Si es una factura recurrente, como es el caso de la renta de cajas o servicio dedicado, la cuenta tendr que mandarse el mismo da mes por mes.

El hecho de no expedir las facturas de inmediato genera un retraso en los pagos y provoca que los clientes se queden con la percepcin de que tiene ms das para pagar sus facturas. Los usuarios, sin duda alguna, le darn prioridad de pago a aquellas empresas que envan puntualmente sus facturas.

No dar seguimientos meticulosos:Cuando un cliente tiene un retraso en sus pagos, es de suma importancia que se asigne a alguien ms para que le d seguimiento hasta que se ponga al corriente. Es importante tener toda la informacin a la mano (solicitudes de fletes, cartas porte, facturas, correos electrnicos claves). Los contactos con el cliente deben de ser constantes, sin bajar la guardia. No actualizar sus bases de datos: Hay muchas facturas que no se cobran porque que fueron enviadas a otra direccin o fueron dirigidas a una persona que ya no trabaja en la empresa y la factura se pierde. Los errores generados por la organizacin debern ser fciles de corregir al establecer un proceso de actualizacin de informacin de sus clientes. Ser incoherente con el cliente: Uno de los errores ms comunes es no hacer lo que se coment o asegur al cliente que hara. Esta incongruencia entre lo que se dice y lo que se hace genera prdidas millonarias en la industria. El hecho de que alguien en la compaa le haya asegurado al cliente que le enviara alguna informacin o documento ese mismo da, y en realidad se la envi 24 horas despus o una semana ms tarde, es una de las mejores frmulas para perder el prestigio y credibilidad de la asociacin.Por ejemplo, cuando se le informa al cliente que su cuenta est vencida y que si no paga el saldo, en cinco das su crdito ser suspendido y adems ser asignada a un tercero para su cobro, hgalo! No hay mejor manera de demostrar la firmeza de las palabras (y poltica de cobro) que con la consistencia de sus acciones.

No considerar la implicacin de impuestos. La empresa proveedora de servicios de fletes podra deducir de impuestos aquellas cuentas incobrables. Es muy importante que se analice este tema con un contador y se genere as el beneficio fiscal. Fallar en resolver disputas en etapas tempranas: Es muy comn que los pagos se retrasen cuando los clientes dicen no estar contentos con el servicio de transporte que se le dio, ya sea por alguna demora en la entrega, dao en la mercanca o disputa de algn cargo. En este sentido, es de suma importancia que se atienda la inconformidad o queja, y que se defina por escrito la resolucin en un lapso justo para ambas partes.Si el cliente se siente ignorado o menospreciado ser muy probable que su empresa se sienta igual y no contestar las llamadas de conciliacin o advertencia, ignorar los comunicados y no pagar sus facturas, ya que percibir que ha sido culpa de la organizacin no querer resolver la situacin y tendr un motivo ms para no pagar su adeudo, sin importar la legalidad. Aceptar las evasivas: En esta poca, debido a la tecnologa y estilo de vida, es muy fcil que los clientes eviten las llamadas, correos electrnicos y otro tipo de comunicacin. En este contexto, no se deben permitir evasivas. Por lo que hay que ser creativo y consistente hasta que se comunique con la persona clave para poder conversar sobre el saldo vencido o la problemtica en el crdito. Hay que escalar las gestiones de cobranza hasta hablar con el dueo o alguien a nivel direccin de ser posible: Si a este nivel los intentos de cobro son ignorados, o se producen ms omisiones, es una seal clara de que el cliente no tiene intencin de pagar y es recomendable asignar su cuenta a una agencia de cobranza o abogado de inmediato.12. RECOMENDACIONES

Analizar las prcticas actuales del departamento de crdito y cobranza e identificar las reas en que puede implementar mejoras. Si se evita todos o algunos de los errores mencionados, por ende se podr minimizar en gran medida los riesgos al otorgar crdito a nuevos clientes y, de esta forma, mejorar el porcentaje de recuperacin en la cobranza.13. BIBLIOGRAFIA

* CEO / President AFS International, autor de: Credit & Collections in the Freight Industry Handbook.