MANUAL DE PROCEDIMIENTOS P-03.02: COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

FECHA: Dic 06 Pgina 1 de 5 Rev.: 2

NDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. MTODO OPERATIVO 4. RESPONSABILIDADES 5. DOCUMENTACIN APLICABLE

N FECHA EDICIN/ MODIFICACIN REALIZADO VB. RESPONSABLE

0 Sep-04 EDICIN Jos Lus Erezuma

1 Julio 05 Adecuacin a la norma ISO 14.001:2004 June Santamara Juan Carlos Delgado

2 Dic 06 Revisin general Juan Carlos Delgado Juan Carlos Delgado

COPIA N:

IM-02.01.01 Rev.: 00

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS P-03.02: COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

FECHA: Dic 06 Pgina 2 de 5 Rev.: 2

1. OBJETO El objeto del presente procedimiento es describir la sistemtica utilizada por el GRUPO ORBERE para establecer la comunicacin interna y externa sobre los aspectos de la organizacin. 2. ALCANCE 2.1 INTERNO. El conjunto de empleados que forman la plantilla de la organizacin. 2.2 EXTERNO. Las partes interesadas en conocer las actividades de la organizacin en todas las reas, como pueden ser: - Los accionistas, - Los Clientes, - Los Proveedores, - La Administracin, - El Ayuntamiento, - Las Instituciones Forales y Autonmicas, - Los vecinos del entorno. 3. MTODO OPERATIVO 3.1 COMUNICACIN INTERNA. De forma general la comunicacin interna en GRUPO ORBERE, se presenta en documentos oficiales, toda ella est recogida en la documentacin del Sistema Integrado de Gestin. Los responsables de las diferentes reas de la organizacin, informan internamente sobre las actividades de la empresa, con el objetivo de: - Informar a las partes interesadas del comportamiento de la organizacin en temas de Calidad y Medio Ambiente, mejoras conseguidas, programa de objetivos y metas ,...etc. - Atender las preocupaciones o dudas sobre las actividades de la organizacin, productos o servicios de GRUPO ORBERE - Dar publicidad a la Poltica de Calidad y Medio Ambiente y mostrar el compromiso de la Direccin con dicha Poltica. - Decidir si comunicar o no externamente informacin acerca de los aspectos medioambientales significativos.

IM-02.01.01 Rev.: 00

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS P-03.02: COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

FECHA: Dic 06 Pgina 3 de 5 Rev.: 2

- Comunicar a los interesados las quejas y opiniones sobre actividades de la organizacin. Los canales de comunicacin interna a emplear, pueden ser los siguientes: - Indicadores (Segn periodos establecidos) - Difusin de la Poltica de Calidad y Medio Ambiente. - Publicaciones o notas internas. - Carteles. - Inforbere - Documentacin compartida interna y externamente. (p. Ej.: una oferta) - Actas de reunin. Los responsables de las reas, pueden valerse de los medios anteriores para informar al personal sobre los temas de la propia organizacin, relaciones con clientes y proveedores as como organismos oficiales. Los resultados de las Auditoras y Revisiones del Sistema de Gestin, se comunican a aquellos miembros de la Organizacin que interviene en su funcionamiento. En las actas de reunin como medio de comunicacin interna se recoger informacin sobre las reuniones con el personal de la organizacin en las que se tratan aspectos relacionados con la actividad de la organizacin y del sistema de gestin, tales como: Aspectos ambientales significativos Anlisis de los datos semestrales de los aspectos medioambientales. Etc. El Responsable Calidad y de Medio Ambiente emitir un Acta de Reunin que recoger los asuntos tratados, as como las ideas surgidas o acciones correctivas o de mejora propuestas. La efectividad de las mismas se medir dependiendo de cada una de ellas: Incidencias originadas por fallos de la comunicacin (INCs). Ideas de mejora surgidas en las reuniones. Ausencia de no conformidades derivadas de una deficiente comunicacin dentro de la organizacin.

IM-02.01.01 Rev.: 00

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS P-03.02: COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

FECHA: Dic 06 Pgina 4 de 5 Rev.: 2

3.2 COMUNICACIN EXTERNA. Es aquella que se mantiene entre el GRUPO ORBERE y las partes interesadas externas. A efectos de comunicacin externa se considerarn partes interesadas: - Ayuntamientos - Clientes. - Proveedores. - Contratistas. - Administracin pblica. En general cualquier persona, institucin o colectivo que est interesado en cuestiones medioambientales del GRUPO ORBERE. El Responsable de Calidad y Medio Ambiente es el centro de recepcin y difusin de la informacin medioambiental. 3.2.1 Recepcin, documentacin y respuesta. Todas las comunicaciones o consultas, referentes a temas medioambientales procedentes del exterior se remiten al Responsable de Calidad y Medio Ambiente que registrar aquellas que considere relevantes, segn el Impreso IM-03.02.01 Listado de Comunicaciones Externas. Adems responde a las solicitudes de informacin o comunicaciones de las partes externas interesadas, siempre que sean relevantes. A estos efectos se consideran relevantes: - Denuncias - Quejas o reclamaciones. - Inspecciones de la Administracin. - Posibles No Conformidades del Sistema. El Responsable de Calidad y Medio Ambiente archiva la comunicacin de la parte externa junto con la respuesta proporcionada, en la carpeta destinada a tal fin. 3.2.2 Poltica de Calidad y Medio Ambiente La Poltica de Calidad y Medio Ambiente de GRUPO ORBERE es pblica y se encuentra a disposicin de los interesados. Adems, se comunica a todas las personas que trabajan para o en nombre de la organizacin.

IM-02.01.01 Rev.: 00

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS P-03.02: COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

FECHA: Dic 06 Pgina 5 de 5 Rev.: 2

3.2.3 Empresas contratadas y suministradores El Responsable de Calidad y Medio Ambiente hace saber a las empresas contratadas y a los suministradores los requisitos de carcter medioambiental establecidos en el GRUPO ORBERE para la prestacin de sus servicios o el suministro de sus productos. 3.2.4 Administracin pblica. La comunicacin con la Administracin Pblica debe ser fluida especialmente en lo que se refiere a los siguientes aspectos: - Accidentes de carcter medioambiental y situaciones de emergencia - Toda aquella informacin que exija la normativa al respecto como documentos de control y seguimiento, declaraciones de residuos, etc. 4 RESPONSABILIDADES. Las diferentes responsabilidades que se derivan del presente procedimiento, estn definidas en los puntos anteriormente citados. Es responsabilidad de los responsables tcnicos o de area de cada empresa del Grupo, que la informacin que difundan sea la adecuada y est de acuerdo con los Procedimientos del Sistema Integrado de Gestin. 5. DOCUMENTACIN APLICABLE. - Impreso IM-03.02.01 Listado de Comunicaciones Externas. - Acta de reunin

IM-02.01.01 Rev.: 00