Práctica Profesional

Relevamiento

U.N.R.C. 2010

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Relevamiento

Relevar: “…Labor o figura que resalta sobre el plano. fr.

Subrayarlo, destacarlo || Hacer de relieve algo. ||, 5. Exaltar o engrandecer algo. …”

Recolección: “… f. Acción y efecto de recolectar. || 2.

recopilación (ǁ compendio o resumen). . / Juntar personas o cosas dispersas. || 2. Recoger la cosecha…”

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Relevamiento Objetivos:

Indagar y realzar las situaciones o hechos relacionados con el tema de estudio que sobresalen del plano normal, basados en el método científico.

Recopilar datos dispersos que permitan analizar pormenorizadamente la temática pactada.

Condición: Clarificar la situación en un marco de racionalidad de las

distintas lógicas involucradas (con información completa: factores objetivos y subjetivos - culturales)

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¿Qué datos relevamos para diagnosticar ….?

Antecedentes del Medio pertinente Próximo * Situación Política - Social * Situación económica

* Situación del mercado: - Clientes - Competencia

- Proveedores Aspectos fundacionales: * Rama de actividad * Sustentabilidad

* Misión Aspectos Antecedentes * Visión a relevar

* Objetivos específicos, s/ Organizacionales * Cultura y valores naturaleza del

* Viabilidad económica problema: * Historia y evolución * Viabilidad financiera * Estructura * Infraestructura *Organización del área * Estructura * Objetivos * Recursos * Personal * Procesos * Registros

* Capacidades * Sistema de comunicación * Sistema de información

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Relevamiento: Metodología Sub - EtapasEl Modo de hacer con un orden algo: Opuesto a Intuitivo

- libre - desordenado, habla de chequear etapas o pasos, formas y secuencias

1. CAPTAR información NEUTRA pertinentes para el diagnóstico :

SIN emitir JUICIOS DE VALOR respeto de lo relevado.

2. FORMALIZAR LA INFORMACIÓN: Ordenarla y sistematizarla con

algún criterio lógico

3. CHEQUEAR con el empresario de la veracidad de los datos

obtenidos (la validez y pertinencia)

4. GENERAR EL INFORME objetivo del estado de situación

observada, SIN JUICIOS DE VALOR

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Actividades: ¿qué hay que hacer?

Recolectar Datos de lo general a lo particular sobre: La evolución de sus actividades y sus proyecciones: El

CONTENIDO de la Empresa Que tareas hace quien: La ESTRUCTURA (distribución de

funciones, roles, comunicación etc.), Quien manda a quién y como: La CONDUCCION (formas

de ejercer el poder, relaciones con la gente, símbolos, valores, etc.),

Cuál es el modelo de organización vigente

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Actividades: ¿qué hay que hacer?

¿Relevar cuáles son?: Las RELACIONES SUSTANTIVAS,

fundacionales Las ACTIVIDADES CRITICAS del negocio Los PROCEDIMIENTOS (sistemas, burocracias,

colas de espera, cuellos de botella, etc. tiene que ver con las tareas).

Los que se BENEFICIAN Y los que SUFREN el sistema: personal, clientes, proveedores

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1. Captar - Recolectar datos: INDAGAR

Observación directa funciones, normas, procedimientos, archivos, custodia de bienes, etc.

Entrevistas abiertas o guiadas, individuales o grupales - Autoevaluar el resultado de cada entrevista - Obtener conclusiones

Cuestionarios o encuestas con preguntas de respuesta abiertas y/o cerradas

Recolección de documentación escrita / impresa interna y/o externa

Muestreos

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2. Organizar y sistematizar la información

Organizar los archivos y sus soportes

Detectar los modelos de organización vigente:

Hacer gráficos, tablas, flujos, diagramas y

cursogramas que representen la realidad

observada

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3. Chequear

Chequear validez y pertinencia, luego con el dueño corroborar la información obtenida y la exactitud de su interpretación.

  4. Producir un informe

Producir un informe del relevamiento, sin juicios de valor, neutro, descriptivo.

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Instrumentos de uso personal para captar datos

Cuadernos o fichas de trabajo Papeles de trabajo Soportes computarizados de registro y

transferencia de datos Otros soportes tecnológicos:

Grabadores Videos Filmaciones Fotos

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Captar datos, fuentes:

Adaptado de la Figura 1.1 de Jaime Podestá Castro y otros, pag. 13.

INFORMACION

Inexistente: Hay que crearla en forma directa

Información Primaria

Existente:

Hay que localizarla Información secundaria

Externa a la empresa

Interna de la empresa No registrada

Externa a la empresa

Interna: generada por la

empresa y Registrada

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Datos Existentes: Información secundaria

Características:Accesible, actualizada, confiable, pertinente.

Externa: Generada y publicada por Gobiernos Gremios Asociaciones empresariales Universidades Etc.

Interna: Registrada en la empresa

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Datos Inexistentes: Información primaria

Características de los datos a colectar: Específicos, oportunos, confiables, a medida.

Fuentes: Externa Interna

Herramientas de recolección: Estudios de campo para crear la información

necesaria en forma directa

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Datos Inexistentes: Información primaria

Herramientas para captar datos: Narración o Descripción detallada Observaciones Entrevistas, Cuestionarios y Encuestas Grupos de interés Representaciones gráficas estáticas y

dinámicas Otras herramientas de análisis de Gestión

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Herramientas para captar datos: Entrevistas – Cuestionarios – Encuestas Se pacta una reunión para relatar sobre los

temas de interés Se pacta una reunión para formular un

listado de preguntas, con alternativas de respuesta abierta o cerrada.

Tipos: Personal Telefónica Por correo Computarizada

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Herramientas para captar datos: Entrevistas – Cuestionarios – Encuestas

Dimensión Personal Telefónica Por correo Computariz

ada

Identificación del participante E B R R

Precisión en datos (grado de reflexión del que responde)

R R B B

Tasa de respuesta probable B R R/M R/M

Costo ALTO BAJO BAJO MEDIO/BAJO

Plazos de respuesta CP c/u, conjunto lento

rápido Muy Lento Normal

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Herramientas para captar datos: Observaciones

Revisión de opiniones en medios de comunicación Directa Participante Otra clasificación:

Observación: Humanos Computarizados

Estructurada

NO Estruc turada

Estructurada

NO Estruc turada

Oculta

Explicita

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Herramientas para captar datos: Representaciones gráficas

Estáticas: Modelos que Representan algo en un momento dado

OrganigramasEsquemasMaquetasPlanosMapas LayoutFotos, etc.

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Herramientas para captar datos: Representaciones gráficas

Dinámicas:Representan un flujo, una secuencia o rutina

CursogramasDiagramas de bloquesEl PERTCronogramasGráficos de GANTTFlujogramasEtc.

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Otras herramientas de gestión

Con información cuantitativa se pueden elaborar indicadores específicos de gestión que permitan luego interpretar la presencia o no de una situación problemática. Ej.: Índices de rentabilidad y endeudamiento Indicadores de riesgo, de productividad, de

ausentismo Tablas con series en valores absolutos o relativos Series históricas de datos Etc.

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Conclusiones Ante la presunción de un problema

1. Se activa el proceso de toma de decisiones, demanda: Utilizar información secundaria y primaria, dura y blanda Asegurar la calidad de la información: calificada, específica

y pertinente. Complementar con representaciones gráficas Obtener otros indicadores de gestión

2. Se debe sintetizar en un informe ordenado que evidencie la situación real realzando sus peculiares fortalezas y debilidades

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Es Crítico en la etapa: ganarse la confianza, acceder a información relevante, ser objetivo y sagaz, no ser incrédulo

El objetivo de la etapa de relevamiento está cumplido cuando: Captó información completa, veraz, pertinente, actual y

confiable. A clarificado la situación con un enfoque sistémico Permite elaborar un diagnóstico, describiendo

detalladamente los problemas presentes. Deja plasmado un informe completo para respaldar con

solidez las conclusiones del diagnóstico.