Pravo Tech | Юридическая экосистема · Web viewНомер текущей страницы может быть добавлен только в колонтитул

Утверждаю

_________________

ФИО

«____»____________2020

Утверждаю

_________________

ФИО

«____»____________2020

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ФОРМИРОВАНИЯ

ДОКУМЕНТОВ ПО ШАБЛОНУ DOC.ONE

Руководство пользователя

Действует с «__» _______ 2020 г.

на 110Error: Reference source not found листах

г. Москва, 2020

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ: Содержание

СодержаниеСодержание...................................................................................................................................................................2

1. Сокращения, термины и определения....................................................................................................................4

2. Общие сведения........................................................................................................................................................7

3. Регистрация, авторизация, выход из Системы, восстановление пароля.............................................................9

3.1. Регистрация в Системе......................................................................................................................................9

3.2. Авторизация в Системе...................................................................................................................................10

3.3. Краткое описание главной страницы Системы............................................................................................11

3.4. Выход из Системы...........................................................................................................................................12

3.5. Восстановление пароля...................................................................................................................................13

3.6. Редактирование профиля................................................................................................................................14

4. Шаблоны документов.............................................................................................................................................16

4.1. Работа с папками для хранения шаблонов....................................................................................................17

4.1.1. Создание папок для хранения шаблонов................................................................................................17

4.1.2. Редактирование названия папки для хранения шаблонов....................................................................18

4.1.3. Удаление папок для хранения шаблонов...............................................................................................19

4.2. Работа с шаблонами.........................................................................................................................................20

4.2.1. Создание шаблона и краткое описание формы работы с шаблоном...................................................20

4.2.2. Редактирование названия шаблона.........................................................................................................23

4.2.3. Добавление текста в шаблон...................................................................................................................24

4.2.4. Управление условиями отображения текста..........................................................................................24

4.2.5. Управление полями для ввода данных...................................................................................................30

4.2.6. Управление тегами в шаблоне.................................................................................................................42

4.2.7. Работа с типовыми блоками в шаблоне..................................................................................................44

4.2.8. Использование текстового редактора.....................................................................................................44

4.2.9. Работа с таблицами в шаблоне................................................................................................................49

4.2.10. Работа с изображениями в шаблоне.....................................................................................................56

4.2.11. Работа с колонтитулами.........................................................................................................................57

4.2.12. Генерация названий документов по шаблону......................................................................................60

4.2.13. Загрузка шаблона в Систему.................................................................................................................61

4.2.14. Как восстановить шаблон из файла DOCX или PDF..........................................................................63

4.2.15. Добавление шаблона или документа на сторонний ресурс................................................................63

4.2.16. Копирование шаблона............................................................................................................................64

4.2.17. Перемещение шаблона...........................................................................................................................64

4.2.18. Удаление шаблона..................................................................................................................................65

4.2.19. Работа с шаблонами документов в MS Word.......................................................................................66

4.3. Работа с пакетами шаблонов..........................................................................................................................72

4.3.1. Создание пакета шаблонов......................................................................................................................72

2


4.3.2. Редактирование пакета шаблонов...........................................................................................................73

4.3.3. Редактирование названия пакета шаблонов...........................................................................................74

4.3.4. Копирование пакета шаблонов................................................................................................................74

4.3.5. Перемещение пакета шаблонов...............................................................................................................75

4.3.6. Удаление пакета шаблонов......................................................................................................................75

5. Библиотека блоков..................................................................................................................................................76

5.1. Создание типового блока................................................................................................................................77

5.1.1. Создание типового блока из библиотеки...............................................................................................77

5.1.2. Создание типового блока из шаблона....................................................................................................77

5.2. Отделение текста шаблона от библиотеки....................................................................................................79

5.3. Редактирование блока в библиотеке..............................................................................................................80

5.4. Удаление блока из библиотеки......................................................................................................................80

5.5. Добавление блока из библиотеки в шаблон..................................................................................................81

6. Документы...............................................................................................................................................................83

6.1. Работа с папками документов.........................................................................................................................84

6.1.1. Создание папки документов....................................................................................................................84

6.1.2. Переименование папки документов.......................................................................................................84

6.1.3. Удаление папки документов....................................................................................................................85

6.2. Работа с документами.....................................................................................................................................86

6.2.1. Создание документа.................................................................................................................................86

6.2.2. Создание документов на базе пакета шаблонов....................................................................................91

6.2.3. Просмотр документа................................................................................................................................93

6.2.4. Переименование документа.....................................................................................................................93

6.2.5. Копирование документа...........................................................................................................................93

6.2.6. Удаление документа.................................................................................................................................94

7. Учетные записи пользователей.............................................................................................................................95

7.1. Приглашение нового пользователя................................................................................................................96

7.2. Отмена приглашения.......................................................................................................................................97

7.3. Повторная отправка приглашения.................................................................................................................98

7.4. Блокировка учетной записи............................................................................................................................98

7.5. Разблокировка учетной записи.......................................................................................................................98

7.6. Редактирование учетной записи.....................................................................................................................99

8. Настройки..............................................................................................................................................................100

8.1. Статистика по созданным документам........................................................................................................100

8.2. Основные настройки.....................................................................................................................................101

8.3. Интеграция.....................................................................................................................................................101

8.4. Политика безопасности пароля....................................................................................................................103

Список рисунков.......................................................................................................................................................104

Список таблиц...........................................................................................................................................................106

3


4


1. Сокращения, термины и определения

Термин/Сокращение Определение

API

(От англ. - application programming interface) описание способов (набор классов, процедур, функций, структур или констант), которыми одна компьютерная программа может взаимодействовать с другой программой.

CSV

Текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных. Строка таблицы соответствует строке текста, которая содержит одно или несколько полей, разделенных запятыми.

DOCX Формат текстового файла, используемый Microsoft Word.

Drag&DropСпособ оперирования элементами интерфейса в интерфейсах пользователя при помощи манипулятора «мышь» или сенсорного экрана.

JavaScriptЯзык программирования, поддерживает объектно-ориентированный, императивный и функциональный стили.

JPEG, JPG, PNGРастровые графические форматы данных, применяемые для хранения фотографий и подобных им изображений.

Microsoft Active Directory, AD

Службы каталогов для операционных систем семейства Windows Server. Позволяет администраторам использовать групповые политики для обеспечения единообразия настройки пользовательской рабочей среды.

Microsoft Azure Active Directory, Azure AD

Облачный сервис, который позволяет централизовано управлять удостоверениями пользователей и создавать политики доступа к ИТ-ресурсам предприятия.

Microsoft Word, MS WordТекстовый редактор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов.

PDFМежплатформенный открытый формат электронных документов, в первую очередь предназначенный для представления полиграфической продукции в электронном виде.

ZIP Формат архивации файлов и сжатия данных.

5



БиблиотекаВ программировании – сборник подпрограмм или объектов, используемых для разработки программного обеспечения.

ВиджетНебольшой графический элемент или модуль, вставляемый на сайт для отображения важной и часто обновляемой информации.

ДокументФорма представления информации в целях её подготовки, отправления, получения или хранения.

ИнстансВиртуальный экземпляр программы. Позволяет использовать программы без установки на каждый компьютер пользователя.

Метаданные

Информация о другой информации, или данные, относящиеся к дополнительной информации о содержимом или объекте. Метаданные раскрывают сведения о признаках и свойствах, характеризующих какие-либо сущности, позволяющие автоматически искать и управлять ими в больших информационных потоках.

МодульФункционально законченный фрагмент программы, оформленный в виде отдельного файла с исходным кодом или поименованной непрерывной её части.

Облачное хранилищеМодель онлайн-хранилища, в котором данные хранятся на многочисленных распределенных в сети серверах.

ОС Операционная система.

Плагин

Независимо компилируемый программный модуль, динамически подключаемый к основной программе и предназначенный для расширения и/или использования её возможностей.

ПО Программное обеспечение.

ПользовательЛицо, которое использует действующую систему для выполнения конкретной функции.

Роль пользователя Совокупность прав пользователей Системы, определяющей разрешения на выполнение каких-либо действий для данного информационного ресурса. Для каждой Роли существует свой

6



состав рабочих групп.

Система, Doc.oneИнформационная система формирования документов по шаблону «Doc.one».

Тег

Неструктурированное ключевое слово, относящееся к части информации. Такие метаданные призваны описать эти части информации и помогают находить их в процессе просмотра или через поисковый запрос.

Типовой блокФрагмент шаблона документа, содержащий блок часто используемой информации и предназначенный для многократного включения в различные шаблоны.

Устройство пользователяСобирательное понятие, обозначающее различные виды персональных компьютеров, как-то: компьютер, ноутбук, планшет и т.д.

ШаблонДокумент, используемый в качестве образца для создания новых документов.

OU(От англ. - Organizational Units) организационные элементы – категории объектов в AD на основании самого класса объекта и требований администрирования.

7


2. Общие сведенияВ Руководстве приведены общие сведения по работе пользователей в системе формирования

документов по шаблону «Doc.one» (далее - Система), предназначенной для качественной и оперативной работы с типовыми документами.

Назначением Системы является автоматическое формирование типовых документов на основе динамических шаблонов.

Целями создания Системы являются:

Приведение документации к типовому виду;

Снижение трудозатрат специалистов при формировании документов (договоров, соглашений и пр.);

Хранение шаблонов и готовых документов.

Система состоит из следующих функциональных модулей:

1. Раздел для хранения документов – «Documents»;2. Конструктор шаблонов документов – «Templates»;3. Конструктор типовых блоков – «Library»;4. Раздел для управления доступом пользователей – «Users»;5. Раздел для настройки параметров Системы – «Settings»;6. Интеграция с внешними Системами.

Работа пользователей с Системой осуществляется через веб-интерфейс. Для работы с Системой необходимо наличие установленной актуальной версии браузеров Google Chrome, Safari (Mac OS), Internet Explorer 11, Microsoft Edge на устройстве пользователя.

Предоставление доступа к Системе обеспечивается через приглашение и установку индивидуального пароля. Подробнее о регистрации и авторизации пользователей см. раздел 3.

В Системе реализовано разграничение прав пользователей путем назначения ролей. Доступны следующие роли:

Пользователь – формирует документы или пакеты документов на основе динамических шаблонов, экспортирует документы.

Менеджер – формирует шаблоны документов, создает и ведет библиотеку типовых блоков текста.

Администратор – производит установку, настройку и мониторинг Системы.

Менеджер, помимо своих функций, может осуществлять функции пользователя в полном объеме. Администратор, помимо своих функций, может осуществлять функции менеджера и пользователя в полном объеме.

8


В таблице (Таблица 1) представлен доступ пользователей к различной функциональности Системы в зависимости от роли.

Таблица 1. Права доступа пользователей

Функциональность системы

Роль пользователя

Администратор Менеджер Пользователь

«Templates» есть есть нет

«Library» есть есть нет

«Documents» есть есть есть

«Users» есть нет нет

«Settings» есть нет нет

Профиль пользователя есть есть есть

Роль пользователю назначается администратором Системы при отправке приглашения. Роль пользователя может быть изменена администратором Системы.

Персонал, работающий в Системе, должен соответствовать следующим навыкам:

Пользователь – должен иметь опыт работы с электронными приложениями, знание и

навыки работы с электронными документами и каталогами.

Менеджер – должен иметь опыт работы с электронными приложениями, знание и навыки

работы с текстовыми редакторами, электронными документами и каталогами.

Администратор - должен обладать высоким уровнем квалификации и практическим

опытом выполнения работ по установке, настройке и администрированию программных и

технических средств, применяемых в Системе.

9


3. Регистрация, авторизация, выход из Системы, восстановление пароля

3.1. Регистрация в Системе

Пригласить нового пользователя в Систему может администратор. После отправки приглашения новый пользователь получит на электронную почту (email) письмо со ссылкой для активации учетной записи и ввода пароля для входа в Систему.

Для регистрации в Системе:

1. Попросите администратора отправить вам на email приглашение.2. На вашу электронную почту придет письмо от [email protected] с темой «Invite». Перейдите по

ссылке в письме для авторизации.

Рисунок 1. Приглашение в Систему

3. Введите пароль в поле «Password» и повторите его в поле «Retype password». Нажмите кнопку «Send link».

10


Рисунок 2. Создание пароля

Отобразится главная страница Системы (Рисунок 5).

3.2. Авторизация в Системе

Для входа в Систему:

1. Откройте страницу авторизации в Системе. Адрес страницы авторизации можно скопировать в приглашении – это начало ссылки в письме. Отобразится страница авторизации.

Рисунок 3. Ссылка для авторизации в Системе

2. Введите логин — email, на который было получено приглашение в Систему, а также пароль, который был создан при регистрации.

11


Рисунок 4. Авторизация в Системе

3. Нажмите кнопку «Start working».

Отобразится главная страница Системы (см. Рисунок 5).

Если в компании настроен централизованный доступ через Microsoft Azure Active Directory, пользователю доступна авторизация через Azure AD по нажатию кнопки «Azure AD» на странице входа (см. Рисунок 4). Подробнее об интеграции с Azure AD см.п.8.3.

3.3. Краткое описание главной страницы Системы

Главная страница Системы содержит:

Главное меню – на боковой панели слева. В меню содержится список разделов Системы в соответствии с правами доступа пользователя.

Наименование раздела – в верхней части страницы отображается наименование открытого раздела.

Рабочая область открытого раздела.

ФИО пользователя – инициалы и имя авторизованного в Системе пользователя.

Дополнительное меню – содержит команды:

«Install Word Add-in» - для установки плагина MS Word, подробнее см. п. 4.2.19.1;

«Edit Profile» - для редактирования профиля пользователя;

«Log Out» - выход из Системы.

12


Рисунок 5. Главная страница Системы

3.4. Выход из Системы

Для завершения сеанса работы с Системой (пользователь находится на главной странице):

1. На главной странице Системы нажмите кнопку в левом нижнем углу.2. Выберите пункт меню «Log Out».

Рисунок 6. Выход из Системы

Сеанс работы пользователя в Системе будет завершен, отобразится страница авторизации.

Для завершения сеанса работы с Системой во время работы с шаблоном, документом и т.д.:

1. Нажмите кнопку в левом верхнем углу страницы.

13


2. На всплывающей боковой панели меню нажмите кнопку .3. Выберите пункт меню «Log Out».

Сеанс работы пользователя в Системе будет завершен, отобразится страница авторизации.

3.5. Восстановление пароля

Для восстановления пароля пользователя выполните последовательность действий:

1. Нажмите кнопку «Forgot password?» на странице авторизации.

Рисунок 7. Восстановление пароля пользователя

2. Укажите зарегистрированный в Системе email и нажмите кнопку «Send link». На указанный электронный адрес придет письмо с инструкцией по настройке пароля. В полученном письме нажмите кнопку «Set password».

3. Отобразится страница восстановления пароля. Введите новый пароль и повторите его.

14


Рисунок 8. Страница восстановления пароля

Пароль будет изменен, откроется главная страница Системы.

3.6. Редактирование профиля

Для редактирования профиля выполните следующие действия:

1. На главной странице Системы нажмите кнопку в левом нижнем углу.2. Выберите пункт меню «Edit Profile».

Рисунок 9. Редактирование профиля

Отобразится раздел с информацией пользователя.

15


В первой строке блока «Main» отображается информация о пользователе – электронная почта и присвоенная администратором Системы роль. Эти данные недоступны для изменения.

Во второй строке можно отредактировать информацию о пользователе:

«First Name» - имя пользователя;

«Middle Name» - отчество пользователя;

«Last Name» - фамилия пользователя;

«Initials» - инициалы пользователя.

В этом же блоке доступен выбор языка интерфейса личного аккаунта пользователя в поле «Language». Доступные языки: русский, английский. Значение выбирается из выпадающего списка.

В блоке «Password» можно сменить пароль. Для этого выполните действия:

1. Введите текущий пароль в поле «Current password». Без ввода текущего пароля смена пароля невозможна.

2. Введите новый пароль в поле «New password».3. Повторите новый пароль в поле «Confirm password».

Для применения настроек нажмите кнопку в правом нижнем углу экрана. Введенные во всех блоках изменения будут сохранены.

16


4. Шаблоны документовРаздел «Templates» предназначен для создания шаблонов типовых документов. Шаблон

включает все возможные варианты текста в документе. В разделе «Templates» можно задать условия отображения для них, а также добавить в образцы поля для ручного ввода данных и привести шаблон в соответствие корпоративному стилю с помощью текстового редактора.

Доступ к разделу «Templates» имеют только пользователи с правами администратора и менеджера.

Для доступа к разделу выберите пункт главного меню «Templates». Откроется главная страница раздела.

Рисунок 10. Раздел «Templates»

В рабочей области раздела «Templates» содержится список шаблонов, пакетов шаблонов и папок:

- папка шаблонов;

- пакет шаблонов;

- шаблон.

По каждому элементу списка доступна информация:

«Tittle» - наименование шаблона/папки/пакета;

«Author» - автор шаблона/папки/пакета;

«Created» - дата создания шаблона/папки/пакета.

17


В начале списка расположены все папки, далее – пакеты, затем – шаблоны. В пределах одного типа элементы списка сортируются в алфавитном порядке по полю «Tittle».

Пакеты шаблонов позволяют формировать набор документов без выбора отдельного шаблона каждый раз при выполнении формирования. При этом информация, указанная в одном документе, масштабируется на весь пакет.

В разделе доступен поиск по названию. Для поиска документа или папки начните вводить название в поле «Search». В результате в списке останутся только те документы, которые удовлетворяют условиям поиска.

4.1. Работа с папками для хранения шаблонов

Папки предназначены для группировки шаблонов, связанных общей темой. Папки могут быть вложены друг в друга. Для просмотра содержимого папки выберите ее в списке. Для возвращения назад воспользуйтесь панелью навигации в верхней части страницы (Рисунок 11).

Рисунок 11. Панель навигации раздела

Для возвращения к главной странице раздела воспользуйтесь панелью навигации в верхней части страницы или выберите пункт «Templates» в главном меню.

4.1.1. Создание папок для хранения шаблонов

Для добавления папки:

1. Нажмите кнопку в правом нижнем углу раздела «Templates».

18


Рисунок 12. Создание папки

2. В отобразившемся меню выберите пункт «Folder». 3. Добавленная папка появится в списке шаблонов. По умолчанию название созданной папки

«Folder». 4. Введите название для новой папки. Оно сохранится автоматически.

Созданная папка отобразится в начале списка папок до момента обновления страницы.

4.1.2. Редактирование названия папки для хранения шаблонов

Для переименования папки:

1. Откройте раздел «Templates».2. Выберите папку, название которой требуется изменить, и наведите на нее курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Rename».

19


Рисунок 13. Переименование папки

5. Введите новое наименование папки в поле «Tittle».

Новое название сохранится автоматически.

4.1.3. Удаление папок для хранения шаблонов

Для удаления папки:

1. Откройте раздел «Templates».2. Выберите папку, которую требуется удалить, и наведите на нее курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Delete».

Рисунок 14. Удаление папки

5. Подтвердите действие в открывшемся диалоговом окне.

В результате папка будет удалена, включая все вложенные папки и шаблоны. Невозможно удаление папки, если в ней или во вложенных папках есть шаблон из пакета шаблонов.

20


4.2. Работа с шаблонами

Шаблон – это текст документа, содержащий список уточняющих вопросов для отображения той или иной части документа. Система позволяет добавить в шаблон поля для ввода данных, таблицы, списки, а также отредактировать его.

Для опубликованных шаблонов в списке отображается отметка .

4.2.1. Создание шаблона и краткое описание формы работы с шаблоном

Для добавления шаблона:

1. Откройте раздел «Templates».2. В общем списке выберите папку, в которой требуется создать шаблон (шаблон также можно

создавать вне папки).

3. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт «Template». Откроется форма «New Template».

4. Введите название шаблона в поле «Title».

Рисунок 15. Создание нового шаблона

5. Нажмите кнопку «Create». Отобразится форма работы с шаблоном (Рисунок 16).

Панель навигации в верхней части страницы отображает расположение отчета в иерархии. Для перехода к папке шаблонов или на главную страницу раздела воспользуйтесь панелью

навигации. Для перехода к другому разделу нажмите кнопку и выберите раздел.

21


Рисунок 16. Форма работы с шаблоном

Главное меню формы работы с шаблоном содержит вкладки:

«BUILD» - вкладка для формирования и редактирования шаблона;

«SETTINGS» - содержит свойства шаблона.

Вкладка «BUILD» содержит области:

панель инструментов;

боковая панель;

рабочая область.

Панель инструментов содержит кнопки для редактирования текста шаблона, добавления таблиц, рисунков, а также полей и блоков. Описание кнопок панели инструментов см. в таблице Таблица 2.

Таблица 2. Описание панели инструментов формы работы с шаблоном

Кнопка Описание

Отменить действие

Повторить действие

22


Выбор шрифта

Выбор размера шрифта

Установка полужирного начертания шрифта выделенного текста

Установка курсивного начертания шрифта выделенного текста

Подчеркивание выделенного текста

Зачеркивание выделенного текста

Выбор цвета шрифта

Выравнивание текста по левому краю

Выравнивание текста по центру

Выравнивание текста по правому краю

Выравнивание текста по ширине страницы

Уменьшение отступа первой строки абзаца/повышение уровня элемента маркированного списка

Увеличение отступа первой строки абзаца/уменьшение уровня элемента маркированного списка

Добавление маркированного списка

Добавление нумерованного списка

Добавление таблицы в текст

Вставка рисунка

Вставка разрыва страницы

Настройка параметров страницы

Добавление типового блока в шаблон

Добавление поля в шаблон

Добавление тега

В правой части страницы находится боковая панель с вкладками:

«QUESTIONS» - содержит список вопросов данного шаблона;

«FIELDS» - содержит список полей данного шаблона;

23


«LIBRARY» - содержит список типовых блоков, которые можно добавить в шаблон.

В центральной части страницы расположена рабочая область.

Вкладка «SETTINGS» содержит информацию о шаблоне:

название (доступно для редактирования);

автор;

дата создания;

маска формирования названия документа на основе данного шаблона (доступно для редактирования);

формат выгрузки документа на основе данного шаблона (доступно для редактирования);

ссылка для вставки шаблона на сторонний сайт.

Рисунок 17. Настройки шаблона

4.2.2. Редактирование названия шаблона

Редактирование названия шаблона доступно из формы работы с шаблоном и в списке шаблонов.

Для переименования шаблона из формы работы с шаблоном:

1. Перейдите на вкладку «SETTINGS».2. Установите курсор в поле «Title» и отредактируйте название шаблона.

Для переименования шаблона в списке шаблонов:

1. Откройте раздел «Templates».24


2. Выберите шаблон, название которого требуется изменить, и наведите на него курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Rename».5. Введите новое название шаблона «Tittle».


4.2.3. Добавление текста в шаблон

Для добавления текста в шаблон:

1. Откройте раздел «Templates», выберите папку и нужный шаблон.2. Добавьте основу шаблона. Для этого скопируйте фрагмент текста из другого документа или

напечатайте текст непосредственно на странице шаблона.

Рисунок 18. Добавление текста в шаблон

4.2.4. Управление условиями отображения текста

В Системе доступно управление отображением фрагментов текста в документе, создаваемом на основе шаблона. Для этого в шаблоне введите вопрос, при определенном ответе на который соответствующий текст будет отображаться в документе.

Возможно добавление нескольких ответов, при выборе которых будет отображаться один и тот же текст, а также добавление нескольких вопросов для отображения одного и того же фрагмента текста.

В дальнейшем пользователю, который формирует документ, достаточно ответить на несколько вопросов шаблона, чтобы текст документа был сформирован тем или иным образом в зависимости от его ответов. Подробнее см. п. 6.2.1.2.

25


4.2.4.1. Добавление условий отображения

Для добавления условия отображения:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Добавьте в шаблон все варианты текста, которые при различных обстоятельствах могут

появляться в документе.

Рисунок 19. Добавление текста в шаблон

3. Выделите фрагмент текста. 4. Нажмите на отобразившуюся справа кнопку «Add a condition».5. На боковой панели отобразится форма добавления условия. В поле «Title» введите вопрос,

касающийся выделенного текста. В поле «Answer» - ответ на него, при выборе которого выделенный текст будет появляться в документе.

Рисунок 20. Добавление условия отображения

26


Повторите действия для каждого из вариантов текста, появляющихся в документе при определенных условиях.

Примечание. Условия отображения можно задать для любых частей текста: абзаца, предложения, слова.

Чтобы создать условие отображения, в тексте которого содержится дополнительное условие, нужно добавить в документ вариант текста, который является корневым условием, а затем включить в корневое условие все варианты текста вложенного условия.

Для этого выполните последовательность действий:

1. Выделите фрагмент шаблона с вариантом текста корневого условия. 2. Нажмите кнопку «Add a condition». 3. В поле «Title» введите вопрос, а в поле «Answer» - ответ на него, при выборе которого

фрагмент шаблона с текстом корневого условия будет появляться в документе. Корневое условие задано.

4. Выделите фрагмент шаблона с вариантом текста, который является вложенным условием. 5. Задайте для выбранного фрагмента условие отображения по аналогии с корневым условием.

Текст вложенного условия будет выделен более темным цветом относительно его корневого условия.

Повторите действия для каждого вложенного условия.

Рисунок 21. Добавление вложенного условия отображения

Внимание! Границы вложенного условия не могут выходить за рамки корневого.

27


При создании документа вложенные условия видны в опросном листе, только если пользователь выбрал ответ на вопрос корневого условия, который отображает его текст.

4.2.4.2. Создание условий отображения с выбором нескольких вариантов ответа

Система позволяет добавлять несколько вариантов ответа на один и тот же вопрос. Для добавления условий с множественным выбором ответа:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. На панели «Questions» выберите вопрос, для которого требуется настроить множественный

выбор, и наведите на него курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Allow Multiple Choices». 5. Отметьте нужные ответы.

Рисунок 22. Добавление условия отображения с несколькими вариантами ответа

Условие отображения с выбором нескольких вариантов ответа задано.

Для перевода условия с множественным выбором в стандартное условие:

1. Откройте раздел «Templates». 2. Выберите папку и нужный шаблон.3. На панели «Questions» выберите вопрос и наведите на него курсор.

4. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.5. Отобразится меню. Выберите пункт «Deny Multiple Choices».

28


После выполнения указанных действий условие будет допускать только один вариант ответа.

4.2.4.3. Редактирование текста вопроса в условии отображения

Для редактирования текста вопроса условия отображения:

1. Откройте раздел «Templates». 2. Выберите папку и нужный шаблон.3. На панели «Questions» выберите вопрос, который требуется изменить, и наведите на него

курсор.

4. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.5. Отобразится меню. Выберите пункт «Rename».6. Введите новый текст вопроса.

Введенный текст вопроса сохранится автоматически.

Рисунок 23. Редактирование текста вопроса условия отображения

4.2.4.4. Редактирование текста ответа в условии отображения

Для редактирования текста ответа в условии отображения:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. На панели «Questions» выберите ответ, который требуется изменить, и наведите на него

курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Rename».

29


5. Введите новый текст ответа.

Рисунок 24. Редактирование текста ответа условия отображения

Введенный текст ответа сохранится автоматически.

4.2.4.5. Добавление подсказки к условию отображения

Система позволяет добавлять подсказки к условию отображения текста в шаблоне. При формировании документа при наведении на текст вопроса или ответа отобразится подсказка.

Для добавления подсказки выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Отобразится страница работы с шаблоном. Перейдите на вкладку «Questions» боковой

панели. 3. Отобразится список вопросов. Выберите нужный вопрос и наведите на него курсор.

4. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.5. Отобразится меню. Выберите пункт «Edit».6. На боковой панели отобразится список параметров вопроса. Введите текст подсказки в поле

«Hint» и нажмите вне области поля ввода.

Введенная подсказка будет отображаться при наведении на вопрос на странице работы с документом.

4.2.4.6. Удаление условий отображения

Для удаления условия отображения текста в шаблоне:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.30


2. Для удаления условия отображения нажмите на фрагмент шаблона с заданным условием. 3. Условие отобразится на панели «Questions». Наведите на него курсор.

4. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.5. Отобразится меню. Выберите пункт «Delete».6. Подтвердите действие в открывшемся окне.

Условие отображения текста будет удалено. Текст шаблона будет отображаться всегда, либо в зависимости от других условий, добавленных для него.

Рисунок 25. Удаление условия отображения

4.2.5. Управление полями для ввода данных

Система позволяет добавить в шаблон поля ввода индивидуальных для каждого договора данных, например: дату заключения сделки, стоимость услуги, фамилию клиента и т.д. При формировании документов пользователю достаточно ответить на ряд вопросов, чтобы Система заполнила данные и сформировала документ.

Все добавленные в шаблон поля отображаются на вкладке «FIELDS» боковой панели. Порядок в списке полей шаблона соответствует порядку вхождения этих полей в текст шаблона. Одно и то же поле может встречаться в шаблоне несколько раз, при этом в списке поле будет отображаться как одно, пользователю потребуется указать значение поля только один раз (при сортировке учитывается первое вхождение поля в текст шаблона).

После выбора поля в тексте шаблона на боковой панели отобразятся параметры этого поля.

Для возврата к списку полей нажмите кнопку .

31


4.2.5.1. Добавление полей для ввода данных

Для добавления полей ввода данных в шаблон:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Установите курсор на место, куда следует добавить поле ввода.3. Нажмите кнопку «Create Field» на панели инструментов и выберите тип создаваемого поля:

«Тext» - поле для ввода текста;

«Selection» - поле с выбором значения из списка;

«Number» - поле для ввода числового значения;

«Date» - поле для ввода значений в формате даты;

«Formula» - поле для формирования текста в документе на основании значений других полей и арифметических операций над ними.

Рисунок 26. Добавление поля ввода данных

4. Заполните параметры поля на панели справа (подробное описание параметров для каждого типа поля приведены далее в соответствующих разделах).

Введенные параметры сохранятся автоматически. Добавленное поле отобразится в тексте, а также на боковой панели.

Примечание. Система автоматически сохраняет в полях историю ввода данных каждого пользователя. При повторном составлении документа на основе одного шаблона пользователю, заполняющему поле, будет предложено выбрать в выпадающем списке одно из значений, которое ранее он уже вводил.

4.2.5.2. Редактирование полей для ввода данных

Для редактирования полей ввода данных выполните действия:

32


1. Откройте раздел «Templates». 2. Выберите папку и нужный шаблон.3. Перейдите на вкладку «FIELDS» боковой панели. Отобразится список полей, которые

добавлены в шаблон.4. Выберите поле, которое требуется отредактировать, и наведите на него курсор.

5. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.6. Отобразится меню. Выберите пункт «Edit».7. В открывшейся форме измените параметры.

Рисунок 27. Редактирование поля ввода данных

Новые параметры поля ввода данных будут сохранены автоматически.

4.2.5.3. Поле с типом «Text»

Поле с типом «Текст» используется, если в документ требуется добавить текстовое значение, например, фамилия, наименование заказчика, адрес и т.д.

Боковая панель содержит параметры поля «Text»:

«Parameters» - основные параметры поля:

«Title» - для ввода названия поля. По умолчанию указано название, совпадающее с типом поля. Обязательно для заполнения;

«Required» - если для формирования документа обязательно нужно заполнить данное поле, выберите значение «Yes», если заполнение не обязательно - «No». Система не позволит скачать документ, пока не будут заполнены все обязательные поля;

«Hint» - для ввода подсказки. Введенная подсказка будет отображаться пользователю в виде всплывающего окна при наведении на поле в редакторе документа.

33


Рисунок 28. Добавление поля с типом «Text» в шаблон документа

Для формирования документа пользователь может вводить любые символы в неограниченном количестве в поле. Текст, введенный в поле, отображается с применением того же шрифта и стиля, что были заданы в шаблоне документа.

4.2.5.4. Поле с типом «Selection»

В поле с типом «Selection» пользователь для формирования документа может выбрать одно значение из списка.

Боковая панель содержит параметры поля «Text»:




«Hint» - для ввода подсказки. Введенная подсказка будет отображаться пользователю в виде всплывающего окна при наведении на поле в редакторе документа;

«Values» - для указания вариантов ответа. Каждый ответ следует вводить с новой строки (Рисунок 29).

34


Рисунок 29. Добавление поля с типом «Selection» в шаблон документа

При формировании документа, если поле пустое - отображаются все значения. Когда пользователь начинает заполнение поля, в списке для выбора остаются только значения, которые содержат указанный текст.

4.2.5.5. Поле с типом «Number»

Поле с типом «Number» используется, если в документ требуется добавить какое-либо числовое значение. В документе в поле с типом «Number» пользователь может вводить только цифры, прочие символы игнорируются.

Боковая панель содержит параметры поля «Number» (Рисунок 30):




«Hint» - для ввода подсказки. Введенная подсказка будет отображаться пользователю в виде всплывающего окна при наведении на поле в редакторе документа.

«Format» - выбор типа номера:

«Number» - дробное число;

«Number (rounded)» - целое число (по умолчанию);

«Currency» - сумма до копеек, центов и т.д;

«Currency (rounded)» - округленная сумма до целого числа.

«Currency» -выбор валюты. Доступные значения: «Rubles», «Dollars», «Euros».35


«Field Options» - дополнительный блок параметров:

«Convert to Words» - выберите «Yes», если в документе введенное значение требуется представить в виде текста.

«Language» - выбор языка. Доступные языки: русский, английский. Отображается, если выбрана конвертация значения в текст.

«Word Case» - выбор падежа при конвертации в текст. Отображается, если выбран русский язык.

Пользователь в документе имеет возможность вводить дробную часть - два знака после разделителя целой и дробной частей. Если пользователь вводит символ разделителя, не соответствующий текущим настройкам, Система автоматически приводит его к символу из настроек.

Представление числа или денежной суммы в виде текста

Для того чтобы в документах определенное число или денежная сумма была написана текстом (стоимость услуги, количество товара, пени и т.д.), требуется добавить числовое поле и настроить его на отображение в виде текста. Тогда в документах указанное число будет написано текстом в заданном падеже.

Например, требуется в договоре указать текстом стоимость оплаты: «Оплата производится в размере 3150 рублей».

Для этого выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Добавьте в шаблон текст: «Оплата производится в размере». 3. Установите курсор после слова «в размере» и нажмите кнопку «Create Field» на панели

управления.4. Выберите тип «Number».5. В тексте отобразилось поле ввода «number». Укажите формат числа «Currency (rounded)»,

так как требуется добавить денежную сумму без копеек.6. В поле «Currency» выберите значение «Rubles».7. Теперь нужно настроить отображение числа в виде текста. На панели справа в поле «Convert

to Words» выберите значение «Yes».8. Отобразится поле «Language» для выбора языка. Выберите «Russian». 9. Укажите падеж для слова в скобках. В данном случае - родительный.

36


Рисунок 30. Представление числа или денежной суммы в виде текста

Шаблон для примера готов. Теперь для указания денежной суммы текстом пользователю достаточно создать документ на основе этого шаблона и указать в нем значение поля.

4.2.5.6. Поле с типом «Date»

Поля с типом «Date» используются для добавления в документ даты.

Отображение даты в Системе настраивается на ввод и вывод.

Формат ввода даты настраивается в разделе «Settings» администратором Системы (см. подробнее п. 8.2).

Формат вывода настраивается следующими способами:

По умолчанию принимается настройка, заданная администратором в разделе «Settings»;

Для каждого отдельного поля с типом «Date» настраивается формат отображения в шаблоне. Это позволяет настроить формат и язык для данного контекста.

Настройка параметров отображения доступна при создании поля, либо его редактировании из текста шаблона/блока. В этом случае отобразится блок «Field Option» на боковой панели (если выбрать поле в списке полей на боковой панели, «Field Option» для него не отобразится). Подробное описание параметров поля см. ниже.

Боковая панель содержит параметры поля «Date»:



37



«Hint» - для ввода подсказки. Введенная подсказка будет отображаться пользователю в виде всплывающего окна при наведении на поле в редакторе документа;

«Field Option» - для настройки отображения даты:

«Date Format» - формат отображения даты выбирается в списке. Доступный набор форматов дат для вывода:

dd/mm/yyyy;

mm/dd/yyyy;

d/mm/yyyy;

yyyy/dd/mm;

dd-mm-yyyy;

mm-dd-yyyy;

d-mm-yyyy;

yyyy-dd-mm;

yyyy-mm-dd;

dd.mm.yyyy;

mm.dd.yyyy;

d.mm.yyyy;

yyyy.dd.mm;

dd Jan yyyy;

dd January yyyy;

Jan dd, yyyy;

January dd, yyyy;

«Language» - влияет на вывод даты в формате с названием месяца. Доступные значения:

«Russian»;

«English» - значение по умолчанию.

38


Рисунок 31. Добавление поля с типом «Date» в шаблон документа

Если поле используется в разных частях шаблона настройки «Date Format» необходимо указывать для каждого использования: при повторном использовании свойства поля в блоке «Parameters» будут скопированы, а свойства в блоке «Field Option» выставлены по умолчанию.

Если пользователь удалил редактируемый в данный момент контекст поля из шаблона, Система скроет блок «Field Option» для этого поля. Для возврата к редактированию блока «Field Option» необходимо выбрать требуемый контекст поля в тексте шаблона либо блока.

Система позволяет вводить в поле с типом «Date» только цифры, прочие символы игнорируются.

После заполнения поля выполняется проверка введенных значений. Поле выделяется цветом, если:

Дата указана не полностью (заполнены не все ячейки маски);

В поле указана несуществующая дата.

Также для ввода значений в поля типа «Date» можно использовать календарь. Неделя в календаре начинается с понедельника.

4.2.5.7. Поле с типом «Formula»

В поле с типом «Formula» пользователь может задать алгоритм формирования текста в документе на основании значений других полей и арифметических операций над ними. Например, так можно вычислить и автоматически добавить в документ сумму двух введенных ранее числовых значений, вычислить процент от суммы и т.д.

Боковая панель содержит параметры поля «Formula»:


39



«Formula» - для ввода формулы;

«Format» - выбор формата отображения результата вычислений:

«Number» - дробное число;

«Number (rounded)» - целое число (по умолчанию);

«Currency» - сумма до копеек, центов и т.д.;

«Currency (rounded)» - округленная сумма до целого числа;

«Currency» -выбор валюты. Отображается, если выбрано отображение результата в формате денежной суммы. Доступные значения: «Rubles», «Dollars», «Euros».

«Field Options» - дополнительный блок параметров:

«Convert to Words» - выберите «Yes», если в документе введенное значение требуется представить в виде текста.

«Language» - выбор языка. Доступные языки: русский, английский. Отображается, если выбрана конвертация значения в текст.

«Word Case» - выбор падежа при конвертации в текст. Отображается, если выбран русский язык.

Система позволяет использовать в формулах целые и дробные числа. Для дробных чисел доступен ввод неограниченного количества знаков после разделителя. В качестве разделителя может использоваться точка или запятая, не зависимо от настроек инстанса.

Доступны арифметические операции:

Сложение – «+»;

Вычитание – «-»;

Умножение – «*»;

Деление – «/».

Приоритет арифметических операций соответствует правилам математики. Для изменения приоритета следует использовать круглые скобки.

Система позволяет использовать поля типа «Number» в формулах. Для этого в текст формулы введите символ «#» и выберите значение из списка полей типа «Number» из шаблона и его блоков. Для поиска конкретного поля начните ввод его наименования- Система оставит в предложенном списке только те поля, названия которых содержат введенные символы.

Одно поле можно использовать несколько раз в пределах одной формулы.

Если пользователь переименовал поле в шаблоне, Система актуализирует представление этого поля в формуле.

Для удаления полей в формуле, как и для удаления других символов в формуле, используйте клавиши BACKSPACE/DELETE.

40


Если поле, на которое ссылается формула, было удалено из шаблона или изменило свой идентификатор, оно будет выделено оранжевым цветом.

Рисунок 32. Добавление поля с типом «Formula» в шаблон документа

В процессе формировании документа поля с типом «Formula» не отображаются на боковой панели, только в тексте документа. Система вычисляет значение формулы и подставляет его в текст документа. Если результатом вычисления формулы является дробное число, оно округляется до двух знаков после запятой (символ разделителя используется из настроек инстанса).

Если в формуле используются поля, значения которых еще не указаны пользователем, Система подставляет на их место 0. Если формула невалидна (например, если формула ссылается на удаленное поле), в тексте документа отобразится значение «#VALUE!».

Пользователь может настроить отображение результатов вычисления формулы в виде текста в документе. Настройка осуществляется в редакторе шаблонов/блоков аналогично настройке отображения поля «Number» (см. подробнее п. 4.2.5.7).

4.2.5.8. Удаление поля для ввода данных

Для удаления поля ввода данных:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Перейдите на вкладку «Fields» боковой панели. Отобразится список полей, которые

добавлены в шаблон.3. Выберите поле, которое требуется удалить, и наведите на него курсор.

4. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.5. Отобразится меню. Выберите пункт «Delete».6. Подтвердите действие в отобразившемся окне.

41


Рисунок 33. Удаление поля ввода данных

Поле ввода данных будет удалено из шаблона.

Поле ввода можно также удалить из текста шаблона. Для этого установите курсор перед/после поля в тексте и нажмите клавишу DELETE/BACKSPACE соответственно. Поле будет удалено из текста шаблона.

4.2.5.9. Использование одного поля несколько раз

Система позволяет использовать одно поле в шаблоне несколько раз: в тексте шаблона это поле будет встречаться несколько раз, но на боковой панели – только один. Для формирования документа пользователь заполняет поле только один раз.

Для добавления в текст поля из списка полей шаблона:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Установите курсор в тексте шаблона в том месте, куда требуется добавить поле.3. Перейдите на вкладку «Fields» боковой панели. Отобразится список полей, которые уже

добавлены в шаблон.4. Выберите поле, которое требуется добавить, и наведите на него курсор.

5. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.6. Отобразится меню. Выберите пункт «Add to Text».

В результате поле будет добавлено в шаблон в том месте, где был установлен курсор.

Все места использования поля в тексте шаблона связаны, то есть изменение поля влечет его изменение во всех местах использования.

Пользователю доступна возможность удаления полей во всех местах шаблона (отобразится соответствующее предупреждение).

42


Пользователь имеет возможность удалить одну из копий поля в тексте. При удалении последней копии поля в тексте удаляется само поле.

Система запрещает создание блока из текста шаблона, если выделенный текст содержит не все упоминания своих полей, то есть если поле используется в тексте создаваемого блока и где-то во вне этого текста, то создание блока запрещено.

4.2.5.10. Добавление поля в вопрос

Система позволяет добавить поле любого типа в текст условия «Condition». Добавляемое таким образом поле входит в содержимое «Condition» и отображается в том случае, если отображается содержимое «Condition».

Системе не важно, в какой последовательности поле и условие добавлялись в шаблон, если поле входит в условие «Condition».

4.2.6. Управление тегами в шаблоне

В шаблонах Системы доступно добавление, редактирование и удаление тегов в текст шаблона.

Доступно добавление следующих тегов:

«Author» – автор документа;

«Created Date» - дата создания документа;

«Created Time» - время создания документа;

«Document Counter» - номер документа, созданного по данному шаблону;

«Title» - название документа.

Для добавления тега в шаблон:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Установите курсор на место, куда требуется добавить тег. Нажмите кнопку «Tag» на панели

инструментов.3. Отобразится список тегов. Выберите тег, который нужно добавить в шаблон.

В результате сокращенное наименование тега в квадратных скобках отобразится в тексте шаблона (Рисунок 34).

43


Рисунок 34. Добавление тегов в шаблон

Система позволяет внести каждый из тегов неограниченное количество раз.

Для добавленных тегов доступно форматирование.

Доступно добавление условия отображения текста, содержащего тег.

Тег может содержаться в типовом блоке, добавленном в шаблон (см. подробнее п. 4.2.7). Если пользователь открепил блок от библиотеки (то есть преобразовал его в обычный текст), теги остаются в тексте шаблона.

В сформированном документе Система заменяет теги на их текстовые значения (Рисунок35). Аналогично при загрузке документа через API.

Рисунок 35. Отображение тегов в документе

44


Для удаления тега из шаблона установите курсор перед/после тега в тексте и нажмите клавишу DELETE/BACKSPACE соответственно. Тег будет удален из текста шаблона.

4.2.7. Работа с типовыми блоками в шаблоне

Система позволяет создавать типовые текстовые блоки для описания повторяющейся информации (реквизиты, условия и пр.) и хранить их в библиотеке. Такие блоки легко добавить в любой шаблон. При редактировании блока, изменения коснутся всех шаблонов, в которые блок был добавлен.

Для добавления блока из библиотеки в шаблон нужно выбрать его на боковой панели и перетащить в шаблон. См. подробнее п. 5.6.

Для преобразования текста шаблона в типовой блок нужно выделить текст и нажать кнопку «Create Block». Подробнее о создании блока см. п. 5.1.2.

После того, как текст был преобразован в блок, его редактирование в шаблоне становится недоступным. Для изменения текста нудно перейти в раздел «Library», найти блок и отредактировать его (подробнее см. п. 5.4). Изменения коснутся всех шаблонов, в которые был добавлен блок.

Для того чтобы изменить текст блока только в данном шаблоне нужно преобразовать блок обратно в текст, то есть разъединить связь данного экземпляра блока и библиотеки. Подробнее см. п. 5.2.

Для того чтобы удалить блок в шаблоне нужно разъединить связь блока с библиотекой (п. 5.2.), после чего удалить текст.

4.2.8. Использование текстового редактора

Для форматирования текста шаблона документа используется большой набор функций текстового редактора. Функции доступны по нажатию кнопок панели инструментов. Описание кнопок представлено в таблице Таблица 2.

Текстовый редактор позволяет:

Отменять и повторять действие;

Управлять шрифтом, размером, стилем начертания и цветом текста;

Изменять выравнивание текста и отступы;

Добавлять маркированный и нумерованный списки;

Добавлять таблицу;

Вставлять рисунок;

Вставлять разрывы страниц;

Устанавливать параметры страницы (ориентацию, размер, отступы).

45


Рисунок 36. Панель инструментов текстового редактора шаблона

4.2.8.1. Отмена/повтор действия

Система позволяет отменить последние действия пользователя, которые изменяли шаблон. Это касается не только изменения текста, но и добавления/удаления вопросов, полей, тегов и т.д. Отмена действий осуществляется в порядке от новых действий к старым (до 100 последних действий). Команда «Undo» («Отмена») доступна на панели инструментов редактора и через комбинацию клавиш.

Система позволяет повторить отменённое действие пользователя. Повтор действий осуществляется в порядке их отмены от последних к первым. Команда «Redo» («Повтор») доступна на панели инструментов редактора и через комбинацию клавиш.

Комбинации клавиш для выполнения отмены и повтора действия на разных операционных системах представлена в таблице Таблица 3.

Таблица 3. Комбинации клавиш для выполнения отмены и повтора действия

Название команды

Mac OS Windows Linux Примечание

Undo CMD+Z CTRL+Z CTRL+Z Отмена действия

Redo SHIFT+CMD+Z SHIFT+CTRL+Z SHIFT+CTRL+Z Повтор действия

4.2.8.2. Изменение шрифта в тексте

Система позволяет изменить шрифт и его параметры:

При работе с текстом шаблона;

При работе с текстом блока из библиотеки.

Функция изменения шрифта применяется:

Для выделенного текста (в том числе полей и условий);46


Для курсора в тексте, устанавливая шрифт для вводимых после курсора символов.

По умолчанию шрифт: Arial.

Пользователь может выбрать любой размер из списка целых значений от 6 до 72. По умолчанию размер шрифта 12.

Для изменения начертания шрифта используйте кнопки на панели инструментов (Рисунок36). Доступно начертание:

Полужирное;

Наклонное;

Подчеркнутое;

Зачеркнутое.

По умолчанию цвет шрифта черный. Пользователю доступен выбор из предложенного набора, а также ввод RGB-кода (Рисунок 37).

Рисунок 37. Выбор цвета текста в шаблоне

Для текста шаблона доступно выравнивание, а также уменьшение и увеличение отступа строки, которое настраивается кнопками на панели инструментов (см. Таблица 2).

4.2.8.3. Добавление маркированного списка в текст шаблона

Для добавления маркированного списка в текст шаблона:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Для преобразования текста в маркированный список, выделите соответствующие абзацы и

нажмите кнопку на панели инструментов.

Текст будет преобразован в маркированный список. Чтобы продолжить список, нажмите клавишу ENTER.

47


Рисунок 38. Добавление маркированного списка в шаблоне документа

Для изменения уровня иерархии элемента списка необходимо установить курсор в строке

элемента списка и нажать кнопку удаления/добавления отступа в тексте ( / ). Доступно четыре уровня списка. Также можно воспользоваться стандартными сочетаниями клавиш TAB и SHIFT+TAB, которые применяются в MS Word.

Для преобразования маркированного списка в обычный текст необходимо установить курсор после маркера и нажать клавишу BACKSPACE.

4.2.8.4. Добавление нумерованного списка в текст шаблона

Для добавления нумерованного списка в текст шаблона:

1. Откройте раздел «Templates». 2. Выберите папку и нужный шаблон.3. Для преобразования текста в нумерованный список, выделите соответствующие абзацы и

нажмите кнопку на панели инструментов.

В результате текст будет преобразован в нумерованный список. Чтобы продолжить список, нажмите ENTER.

48


Рисунок 39. Добавление нумерованного списка в шаблоне документа

Для изменения уровня иерархии элемента списка необходимо установить курсор в строке

элемента списка и нажать кнопку удаления/добавления отступа в тексте ( / ). Доступно четыре уровня списка. Также можно воспользоваться стандартными сочетаниями клавиш TAB и SHIFT+TAB, которые применяются в MS Word.

Для преобразования нумерованного списка в обычный текст необходимо установить курсор после маркера и нажать клавишу BACKSPACE.

4.2.8.5. Вставка разрыва страницы

Разрывы страниц при печати документа добавляются автоматически, но иногда пользователю необходимо добавить дополнительные разрывы страниц для представления данных документа на бумаге. Для этого в Системе предусмотрена вставка разрыва страницы:

1. Установите курсор перед текстом, который необходимо перенести на следующую страницу.

2. Нажмите кнопку вставки разрыва страницы ( ) на панели инструментов.

В результате в шаблоне отобразится пунктирная линия, обозначающая разрыв страницы. Все элементы после пунктирной линии будут перенесены на следующую страницу (Рисунок40).

49


Рисунок 40. Добавление разрыва страницы

Для удаления разрыва наведите курсор на пунктирную линию и нажмите отобразившуюся кнопку (Рисунок 41).

Рисунок 41. Удаление разрыва страницы

4.2.8.6. Настройка параметров страницы

Редактор текста позволяет настроить параметры страницы в шаблоне. Пользователь может настроить параметры только текущей страницы или всего документа.

Для настройки параметров страницы:

1. Откройте раздел «Templates». 2. Выберите папку и нужный шаблон.

50


3. Нажмите кнопку на панели инструментов.4. Отобразится панель параметров страницы (Рисунок 42). Настройте параметры:

Рисунок 42. Настройка параметров страницы

«Apply to» - применить настройки только к данной странице («This Section») или ко всему документу («Whole Document»). Значение выбирается из выпадающего списка.

«Orientation» - настройка ориентации страницы: альбомная или портретная.

«Page size» - значение выбирается из выпадающего списка, содержащего большое количество шаблонных размеров. Кроме того, есть возможность настроить размеры самостоятельно. Для этого выберите в списке пункт «Custom size» и укажите размер в отобразившихся полях:

«Height» - высота;

«Width» - ширина.

«Margins» - настраиваются отступы текста от границ страницы. Укажите значения в соответствующих полях:

«Top» - отступы от верхней границы;

«Bottom» - отступы от нижней границы;

«Left» - отступы от левой границы;

«Right» - отступы от правой границы.

51


5. Для применения заданных настроек нажмите кнопку «APPLY».

В результате размер, отступы и ориентация страницы/страниц будут настроены в соответствие с указанными параметрами.

4.2.9. Работа с таблицами в шаблоне

В шаблоне доступно использование таблиц для формирования документа.

4.2.9.1. Добавление таблицы в шаблон

Для добавления таблицы в шаблон документа:

6. Откройте раздел «Templates». 7. Выберите папку и нужный шаблон.

8. Нажмите кнопку на панели инструментов.9. Укажите, сколько строк и столбцов должна содержать таблица.

Рисунок 43. Добавление таблицы в шаблон

В документ будет добавлена таблица с заданным количеством строк и столбцов.

Внутри таблицы можно задавать условия отображения к фрагментам текста и создавать поля для ввода данных.

4.2.9.2. Добавление столбцов в таблицу в шаблоне

Для добавления в таблицу столбцов:

1. Установите курсор в столбец, рядом с которым требуется добавить новый.

52


2. Нажмите правую кнопку мыши и в отобразившемся меню выберите пункт:

«Add Сolumn Before» для добавления столбца слева от выбранного;

«Add Column After» для добавления столбца справа от выбранного.

Новый столбец будет добавлен в таблицу.

Для добавления столбца также можно воспользоваться кнопками панели «Table» в верхней части страницы. Для этого установите курсор в столбец, рядом с которым должен быть добавлен новый, и выберите в меню «Table» его положение.

Рисунок 44. Добавление столбца в таблицу при помощи панели «Table»

4.2.9.3. Удаление столбцов из таблицы в шаблоне

Для удаления столбца таблицы в шаблоне:

1. Установите курсор в столбец, который необходимо удалить.2. Нажмите правую кнопку мыши и в отобразившемся меню выберите пункт функцию «Delete

Сolumn».

Выбранный столбец будет удален.

4.2.9.4. Добавление строк в таблицу в шаблоне

Для добавления строк в таблицу в шаблоне:

1. Установите курсор в строку, рядом с которой будет создана новая.2. Нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся меню выберите пункт:

«Add Row Before» для добавления строки выше выбранной;

«Add Row After» для добавления строки ниже выбранной.53


Новая строка будет добавлена в указанное место.

Для добавления строки также можно воспользоваться кнопками панели «Table» в верхней части страницы. Установите курсор в строку, рядом с которой требуется добавить новую, и выберите в меню «Table» ее положение.

Рисунок 45. Добавление строки в таблицу при помощи панели «Table»

4.2.9.5. Удаление строк таблицы в шаблоне

Для удаления строк таблицы в шаблоне:

1. Установите курсор в строку, которую требуется удалить.2. Нажмите правую кнопку мыши и в отобразившемся меню выберите пункт «Delete Row».

Выбранная строка будет удалена.

4.2.9.6. Объединение ячеек таблицы

Две соседние ячейки таблицы можно объединить в одну для формирования удобного представления данных.

Для объединения ячеек выполните последовательность действий:

1. Установите курсор в одну из ячеек, которые следует объединить.2. Нажмите правую кнопку мыши.3. В отобразившемся контекстном меню выберите одну из команд для объединения ячеек:

«Merge with Cell Above» - объединить с ячейкой выше;

«Merge with Cell Below» - объединить с ячейкой ниже;

«Merge with Left Cell» - объединить с ячейкой слева;54


«Merge with Right Cell» - объединить с ячейкой справа.

В результате указанные ячейки будут объединены. Система позволяет объединить только две ячейки за одну операцию. Для объединения нескольких ячеек, повторите операцию несколько раз.

4.2.9.7. Изменение ширины столбца и высоты строки

Для изменения ширины столбца:

1. Наведите курсор на границу столбцов.

2. Курсор примет вид . Нажмите клавишу мыши и переместите курсор.

Граница между столбцами будет смещена. Система подстроит содержимое ячеек под новую ширину столбцов. Изменение ширины столбцов не приводит к изменению ширины всей таблицы.

Изменение высоты строк производится аналогично.

4.2.9.8. Изменение стиля границ в таблице

Система позволяет пользователям управлять видимостью границ ячеек таблицы: делая границы непечатаемыми, пользователи могут применять сложное форматирование текста через расположение контента в ячейках таблицы.

Система позволяет изменить видимость границы в активной ячейке таблицы. Для этого:

1. Установите курсор в ячейке таблицы и нажмите клавишу мыши.2. Под панелью инструментов отобразится панель «Table» для управления таблицей. Нажмите

кнопку .3. Отобразится меню настройки отображения границ. Выберите одно из действий, нажав

соответствующую кнопку:

- установить видимость всех границ ячейки таблицы;

- установить/снять видимость левой границы ячейки таблицы;

- установить/снять видимость правой границы ячейки таблицы;

- установить/снять видимость верхней границы ячейки таблицы;

- установить/снять видимость правой границы ячейки таблицы;

- снять видимость всех границ ячейки таблицы.

Отображение границ ячейки будет настроено в соответствии с выбранным действием.

55


Рисунок 46. Настройка отображения границ таблицы

4.2.9.9. Добавление условия на ячейку и строку таблицы

Система позволяет наложить условие отображения на ячейку или строку. Подробнее об условиях отображения текста см. п. 4.2.4.

Для добавления условия в ячейку таблицы, выделите текст или часть текста ячейки, нажмите кнопку «Add a Condition» на боковой панели. Заполните параметры условия, как описано в п. 4.2.4.1.

Для добавления условия ко всей строке таблицы:

1. Расположите курсор справа или слева от строки.

2. Курсор примет вид . Нажмите левую клавишу мыши.3. Строка таблицы будет выделена. На боковой панели отобразится кнопка добавления

условия.4. Нажмите кнопку «Add a Condition» на боковой панели. 5. Отобразится панель добавления условия. Заполните параметры условия, как описано в п.

4.2.4.1.

В результате условие будет добавлено, строка таблицы будет отображаться в документе, только при удовлетворении условия.

Если на строку добавлено условие, она визуально выделяется в таблице. На одну строку можно добавить несколько условий. Если скрыты все строки таблицы, Система скрывает саму таблицу.

56


Если пользователь объединит ячейки таблицы с условием на одной из строк, условие будет добавлено на обе строки, которые содержат объединение ячеек. Если пользователь объединит ячейки строк, обе из которых содержат условия, то Система добавляет все условия на обе строки.

Условия, добавленные на ячейку или строку таблицы, можно переименовать или удалить. См. подробнее п. 4.2.4.

4.2.9.10. Добавление динамической таблицы

Пользователь может быстро составлять списки в документах, добавляя строки таблицы и создавая поля ввода для каждой новой строки нажатием одной кнопки. Таким образом удобно управлять списками товаров, услуг и пр., формируя их индивидуально под каждый документ.

Для добавления динамической таблицы:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.

2. Добавьте в шаблон таблицу, укажите наименования столбцов.

3. Добавьте в таблицу поля ввода и настройте их параметры.

4. Установите курсор в строке с заданными полями ввода и нажмите правую клавишу мыши.

5. Отобразится контекстное меню. Выберите пункт «Enable Multiple Row».

Справа от строки таблицы отобразится отметка «Multiple».

Рисунок 47. Добавление динамической таблицы

57


Шаблон списка готов. Теперь для управления количеством строк таблицы в документе на

основе этого шаблона достаточно нажать кнопки справа от строки. При этом в новую строку будут копироваться поля ввода данных.

Для отключения возможности добавлять новые строки в таблицу, нужно в шаблоне нажать правой кнопкой мыши по строке и выбрать пункт «Disable Multiple Row».

4.2.10. Работа с изображениями в шаблоне

Система позволяет добавить изображение в шаблон:

В основной текст шаблона;

В список;

В ячейки таблиц;

В колонтитул.

Поддерживаемые форматы изображений: JPEG, JPG, PNG. Максимальный размер импортируемого файла – 10 Мб.

4.2.10.1. Добавление изображения в шаблон

Для добавления изображения в шаблон:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Установите курсор в том месте, куда требуется добавить изображение.

3. Нажмите кнопку на панели инструментов.4. Выберите и откройте необходимое изображение на вашем устройстве.

Изображение отобразится на странице документа.

58


Рисунок 48. Добавление изображения в шаблон

Изображение добавляется с сохранением исходных пропорций. Если размер изображения меньше или равен ширине своего контейнера (страница, ячейка таблицы), то изображение добавляется с сохранением исходного размера. Иначе ширина изображения уменьшается до ширины контейнера.

Система позволяет накладывать на изображение условия отображения, а также создавать блок для библиотеки из текста шаблона, содержащего изображения.

4.2.10.2. Удаление изображения в шаблоне

Для удаления изображения в шаблоне:

1. Установите курсор сразу после изображения, которое необходимо удалить.2. Нажмите клавишу BACKSPACE на клавиатуре.

Изображение будет удалено.

4.2.11. Работа с колонтитулами

Система позволяет размещать информацию в колонтитулах документа, например, информация о компании, её контактах, нумерацию страниц и т.д. Для этого пользователю необходимо добавить и настроить колонтитулы в шаблоне. Доступно добавление одного верхнего и одного нижнего колонтитула.

Пользователь может добавить в колонтитул любое содержимое шаблона:

текст;

59


списки;

поля;

условия;

изображения;

таблицы;

блоки.

4.2.11.1. Добавление колонтитула

Для добавления колонтитула:

1. Установите курсор выше рабочей области в шаблоне для добавления верхнего колонтитула или ниже – для нижнего.

2. На боковой панели отобразятся параметры колонтитула. Выберите параметры:

«Show on first page» - отображать колонтитул на первой странице загружаемого документа или нет. Для отображения установите флаг в поле. По умолчанию флаг не установлен.

«Header from Top» - отступ содержимого верхнего колонтитула от его верхней границы страницы. Доступен ввод дробных чисел от 0 до 10. Значение по умолчанию – 1,5.

«Footer from Bottom» - отступ содержимого нижнего колонтитула от нижней границы страницы. Доступен ввод дробных чисел от 0 до 10. Значение по умолчанию – 1,5.

«Add page number» - кнопка для добавления в место под курсором номера текущей страницы («%N»). Номер текущей страницы может быть добавлен только в колонтитул. После добавления кнопка изменит название на кнопку «Delete page number». Для удаления номера текущей страницы установите курсор в область колонтитула и нажмите кнопку «Delete page number».

«Add page count» - кнопка для добавления в место под курсором счетчика количества страниц («%C»). Счетчик количества страниц может быть добавлен только в колонтитул. После добавления кнопка изменит название на кнопку «Delete page counter». Для удаления счетчика количества страниц установите курсор в область колонтитула и нажмите кнопку «Delete page number».

«Start at» - начальное значение нумерации страниц. По умолчанию - 1.

3. Установите курсор вне колонтитула.

Изменения будут сохранены.

60


Рисунок 49. Добавление колонтитулов в шаблон

Размер области колонтитула ограничен 500px. Если содержимое выходит за рамки этого ограничения, оно скрывается.

В Системе запрещены следующие действия:

Создать блок из содержимого колонтитула с номером или счетчиком страниц;

Создать поле из содержимого колонтитула с номером или счетчиком страниц;

Добавить условие на содержимое колонтитула с номером или счетчиком страниц.

Колонтитулы и их содержимое в загружаемом документе отображаются в соответствии с выполненными настройками колонтитулов. Если содержимое колонтитула не заполнено, колонтитул не добавляется в итоговый документ.

4.2.11.2. Удаление колонтитула

Пользователю доступно удаление части содержимого колонтитула и удаление всего колонтитула.

Для удаления части содержимого установите курсор в области колонтитула и воспользуйтесь клавишами BACKSPACE или DELETE.

Если все содержимое колонтитула будет удалено, колонтитул будет скрыт.

Невозможно удаление выделенного содержимого, если оно включает содержимое колонтитула и основного текста шаблона.

61


Для удаления колонтитулов «%N» и «%C» (номер страницы и количество страниц) необходимо установить курсор на место колонтитула и на отобразившейся панели параметров нажать кнопку «Delete page number» или «Delete page count» соответственно.

4.2.12. Генерация названий документов по шаблону

Названия новых документов в Системе создаются автоматически по шаблону. Маска наименования задается в свойствах шаблона. Для редактирования маски выполните действия:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. В редакторе шаблона перейдите на вкладку «Settings». 3. Отобразится страница настроек шаблона (подробнее о странице см. п. 4.2.1). Настройка

маски наименования производится в блоке «Document Name Template». По умолчанию маска содержит метаданные файла номер документа и название шаблона. Для изменения маски установите курсор в поле ввода.

4. Отобразится список с метаданными файла, которые используются в качестве тегов в названии создаваемого на основе шаблона документа:

«Author» - пользователь, создавший документ;



«Document Counter» - порядковый номер документа, созданного на базе одного шаблона;

«Title» - наименование шаблона, на базе которого создан документ.

5. Выберите необходимые теги в том порядке, в каком они будут использоваться в наименовании документа. Для удаления выбранного тега установите курсор слева или справа от него и нажмите клавишу DELETE или BACKSPACE соответственно.

6. Дополните маску наименования текстом, а также синтаксическими знаками между тегами.

Настройки формата отображения названия сохранятся автоматически.

Пример названия документа, созданного на основе шаблона, отображается в строке «Preview» в правом верхнем углу блока «Document Name Template».

62


Рисунок 50. Настройка маски наименования документов

4.2.13. Загрузка шаблона в Систему

Система позволяет загрузить шаблон с локального хранилища пользователя. Для этого выполните действия:

1. Откройте раздел «Templates».

2. Отобразится конструктор шаблонов. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт меню «Upload».

63


Рисунок 51. Загрузка шаблона в Систему

3. Отобразится окно выбора файла в локальном хранилище пользователя. Найдите и выберите шаблон, который нужно загрузить в Систему. Нажмите кнопку «Открыть».

Добавленный шаблон отобразится в общем списке с отметкой «UPLOADED».

Рисунок 52. Отображение добавленного шаблона

4.2.14. Как восстановить шаблон из файла DOCX или PDF

Пользователь может восстановить шаблон из DOCX или PDF-файла. Это необходимо, например, когда утрачен исходный файл, но нужно внести изменения в шаблон.

Для этого выполните загрузку файла в Систему, как описано в п. 4.2.13. В результате на основе документа в формате DOCX или PDF-файла будет создан шаблон, доступный для дальнейшей работы с ним.

4.2.15. Добавление шаблона или документа на сторонний ресурс

Система позволяет добавить шаблон на сторонний сайт – любой пользователь сайта сможет сформировать документ, ответив на вопросы шаблона.

Для добавления шаблона на сторонний ресурс выполните действия:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Перейдите на вкладку «SETTINGS».

3. В разделе «Embed Code» нажмите кнопку , чтобы скопировать код для встраивания.

64


Внимание! Код генерируется автоматически и недоступен для редактирования. Если шаблон был удален, то отображается надпись «Document creating isn't available».

Рисунок 53. Встраивание шаблона на сторонний ресурс

4. Добавьте скопированный код в код страницы сайта, на который нужно добавить шаблон.

В результате на сайте отобразится виджет для формирования документа на основе шаблона. Виджет формы создания документа принимает размеры блока, в который он встроен, и не требует дополнительных настроек.

По умолчанию в коде используется ссылка на шаблон, но также может быть использована ссылка на конкретный документ. Для добавления на сайт конкретного документа выполните действия:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Перейдите на вкладку «SETTINGS».3. В разделе «Embed Code» замените template_id на id нужного документа.

4. Нажмите кнопку , чтобы скопировать код.5. Добавьте скопированный код в код страницы сайта, на который нужно добавить документ.

В результате документ будет добавлен на сторонний сайт.

4.2.16. Копирование шаблона

Система позволяет копировать шаблон в списке. Для этого выполните последовательность действий:


65


2. Выберите шаблон, который требуется копировать, и наведите на него курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Duplicate».

В результате в списке отобразится копия выбранного шаблона. Копия будет добавлена с тем же названием, но автором будет указан пользователь, который выполнил копирование, а датой – дата копирования.

4.2.17. Перемещение шаблона

Система позволяет переместить шаблон в другую папку списка шаблонов. Для этого выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Templates».2. Выберите шаблон, который требуется переместить, и наведите на него курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Move».5. Отобразится окно «Move», которое содержит иерархический список папок шаблонов

(Рисунок 54). Выберите в списке папку, в которую требуется переместить шаблон. Нажмите кнопку «Move».

Рисунок 54. Перемещение шаблона

В результате шаблон будет перемещен в указанную папку.

4.2.18. Удаление шаблона

Для удаления шаблона выполните следующие действия:


66


2. Выберите шаблон, который требуется удалить, и наведите на него курсор.


Рисунок 55. Удаление шаблона

5. Подтвердите действие в отобразившемся окне.

В результате шаблон будет удален.

Примечание. С помощью вышеописанного алгоритма можно удалить шаблон как в общем списке, так и в папке с шаблонами.

Невозможно удаление шаблона, если он используется в пакете шаблонов (см. подробнее п. 4.3).

4.2.19. Работа с шаблонами документов в MS Word

Система позволяет создавать шаблоны непосредственно в процессе работы с документом в MS Word с помощью специального плагина.

Для корректной работы плагина необходимо наличие 64-разрядной операционной системы Windows.

4.2.19.1. Установка плагина Doc.one для MS Word

Для работы с шаблонами документов в MS Word необходимо установить плагин. Выполните действия:

67



2. Нажмите кнопку в правом верхнем углу страницы и выберите пункт «Download Word Plugin». Далее следуйте указаниям браузера для сохранения установочного файла на устройство.

3. Запустите сохраненный файл «Setup.exe». Начнется автоматическая установка плагина. Следуйте указаниям мастера установки.

4. После завершения установки перезагрузите MS Word.

В главном меню MS Word отобразится вкладка «Doc.one» для работы с шаблонами документов.

Рисунок 56. Вкладка «Doc.one» для работы с шаблонами документов в MS Word

4.2.19.2. Добавление текста в шаблон в MS Word

Для создания шаблона в MS Word необходимо добавить текст, который будет использоваться в качестве основы. Текст можно добавить, скопировав его из другого документа, или напечатать непосредственно на странице нового документа.

4.2.19.3. Создание условий отображения в MS Word

Для создания условий отображения:

1. Добавьте в шаблон все варианты текста, которые при различных обстоятельствах могут появляться в документе.

68


Рисунок 57. Добавление в шаблон вариантов текста

2. Откройте вкладку «Doc.one» на панели инструментов.3. Выделите фрагмент шаблона с вариантом текста и нажмите кнопку «Add Сondition».

Рисунок 58. Добавление условия

4. На боковой панели справа в поле «Question» введите вопрос, а в поле «Answer» - ответ, при котором выделенный фрагмент шаблона будет появляться в документе.

Повторите действия для каждого фрагмента текста.

Для сохранения условия отображения нажмите кнопку «Save» в правом нижнем углу страницы.

69


4.2.19.4. Удаление условий отображения в MS Word

Для удаления условия отображения текста из шаблона документа в MS Word:

1. Нажмите левой кнопкой мыши на фрагмент шаблона с заданным условием.2. Перейдите на вкладку «Doc.one» главного меню.3. Нажмите кнопку «Show editor». Справа от документа откроется боковая панель «Doc.one

Editor».4. Нажмите кнопку «Удалить условие» в правом верхнем углу боковой панели.5. Нажмите кнопку «Save» в правом нижнем углу страницы.

Рисунок 59. Удаление условия

Условие будет удалено.

4.2.19.5. Добавление полей для ввода данных в MS Word

Для добавления полей ввода данных в шаблон:

1. Выделите фрагмент текста, в который необходимо будет ввести данные при создании документа.

2. Откройте вкладку «Doc.one» в главном меню.3. Нажмите кнопку «Add Field». Отобразится боковая панель для работы с шаблоном

документа.4. На боковой панели в поле «Title» введите название добавляемого поля. 5. В поле «Type» выберите тип создаваемого поля:

«Тext» - поле для ввода текста;

«Number» - поле для ввода числового значения;

«Date» - поле для ввода числового значения в формате даты;

«Selection» - поле для выбора значения;

70


«Formula» - поле для формирования текста в документе на основании значений других полей и арифметических операций над ними.

6. Установите флаг «Required», если поле обязательно для заполнения.7. Сохраните изменения с помощью кнопки «Save» в правом нижнем углу страницы.

Рисунок 60. Добавление поля ввода

Поле будет добавлено в шаблон.

4.2.19.6. Удаление полей для ввода данных в MS Word

Для удаления поля ввода данных из шаблона документа:

1. Установите курсор на фрагмент шаблона с созданным полем.2. Перейдите на вкладку «Doc.one» главного меню.3. Нажмите кнопку «Show Dictionary». Справа отобразится боковая панель «Doc.one

Dictionary».4. На вкладке «Fields» нажмите кнопку «Edit» рядом с названием поля, которое необходимо

удалить.

71


Рисунок 61. Редактирование поля

5. Слева от боковой панели «Doc.one Dictionary» отобразится дополнительная панель «Doc.one Editor». Нажмите кнопку «Удалить поле» в правом верхнем углу панели.

Рисунок 62. Удаление поля

6. Подтвердите действие в открывшемся окне.

В результате поле ввода будет удалено из шаблона.

4.2.19.7. Загрузка шаблона в Систему из MS Word

После создания шаблона в MS Word его можно загрузить в Систему для дальнейшего редактирования или формирования документов на его основе. Подробнее о загрузке шаблонов в Систему см. п. 4.2.13.

72


4.3. Работа с пакетами шаблонов

Для формирования комплектов документов удобно использовать пакеты шаблонов. В конструкторе шаблонов создается несколько шаблонов, связанных между собой. После этого пользователю достаточно выбрать пакет при создании документа, чтобы весь комплект документации был сформирован.

Пакеты шаблонов хранятся в общем списке конструктора шаблонов (раздел «Templetes»).

4.3.1. Создание пакета шаблонов

Создание пакета шаблонов доступно в разделе «Templates». Для этого выполните следующие действия:


2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт «Package».3. Отобразится форма «New Package». Введите название нового пакета в поле «Title».4. Задайте правила наименования пакетов документов в поле «Package naming rule». Для этого

установите курсор в поле.5. Откроется список с метаданными файла, которые используются в качестве тегов в названии

создаваемого на основе шаблона документа:

«Author» - автор документа;



«Document Counter» - порядковый номер документа, созданного на базе одного шаблона;

«Title» - наименование шаблона, на базе которого создан документ.

Выберите необходимые теги в нужной последовательности, а также задайте символы между ними. По умолчанию названия документов формируются по маске «Номер документа – Название шаблона».

6. Добавьте шаблон в поле «Add template». Для этого установите курсор в поле и начните ввод наименования шаблона. В списке останутся только шаблоны, содержащие в названии указанные символы. В результатах поиска не отображаются шаблоны, которые уже добавлены в какой-либо пакет.

73

http://wiki.parcsis.org/pages/viewpage.action?pageId=30550589


Рисунок 63. Добавление пакета шаблонов

Добавленный шаблон отобразится выше поля «Add Template». Повторите действие для каждого шаблона в пакете. Если в пакет не добавлен ни один шаблон, пакет не будет создан.Для изменения порядка шаблонов в пакете выделите шаблон в списке и перетащите его ниже/выше.

Для удаления шаблона наведите на него курсор и нажмите отобразившуюся кнопку .7. Нажмите кнопку «Create».

Пакет будет добавлен. После создания пакета шаблонов выполняется автоматический переход в папку, в которой он был создан.

4.3.2. Редактирование пакета шаблонов

Пользователю доступно редактирование пакетов шаблонов. Для этого выберите пакет шаблонов в списке и нажмите на него. Отобразится форма «Edit Package» (Рисунок 64).

74


Рисунок 64. Редактирование пакета шаблонов

Пользователю доступно изменение названия, маски наименования документов, а также состава и порядка шаблонов (подробнее см. п. 4.3.1).

Для сохранения изменений нажмите кнопку «Save».

Редактирование пакета шаблонов не оказывает влияния на пакеты документов, созданных на базе этого пакета.

4.3.3. Редактирование названия пакета шаблонов

Редактирование названия пакета доступно в списке конструктора шаблонов. Для переименования пакета шаблонов:

1. Откройте раздел «Templates».2. Выберите пакет, название которого требуется изменить, и наведите на него курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Rename».5. Введите новое название пакета.


4.3.4. Копирование пакета шаблонов

Система позволяет копировать пакет шаблонов в списке. Для этого выполните последовательность действий:


75


2. Выберите пакет, который необходимо скопировать, и наведите на него курсор.


В результате в списке отобразится копия выбранного пакета. Копия будет добавлена с тем же названием, но автором будет указан пользователь, который выполнил копирование, а датой – дата копирования.

4.3.5. Перемещение пакета шаблонов

Система позволяет переместить пакет шаблонов в другую папку списка шаблонов. Для этого выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Templates».2. Выберите пакет, который требуется переместить, и наведите на него курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Move».5. Отобразится окно «Move», которое содержит иерархический список папок шаблонов

(Рисунок 54). Выберите в списке папку, в которую требуется переместить шаблон. Нажмите кнопку «Move».

В результате пакет шаблонов будет перемещен в указанную папку.

4.3.6. Удаление пакета шаблонов

Пользователю доступно удаление пакета шаблонов. Для удаления пакета выполните следующие действия:

1. Откройте раздел «Templates».2. Выберите шаблон, который требуется удалить, и наведите на него курсор.


В результате шаблон будет удален. Удаление пакета шаблонов не оказывает влияния на пакеты документов, созданных на базе этого пакета.

76


5. Библиотека блоковКонструктор типовых блоков позволяет создавать текстовые блоки, которые впоследствии

можно добавить в любой шаблон Системы. Блоки, как правило, содержат стандартную, неизменную или повторяющуюся информацию (реквизиты, условия и т.д.). В конструкторе можно отредактировать любые текстовые фрагменты, и они автоматически изменятся во всех шаблонах, где были использованы.

Доступ к конструктору типовых блоков имеют только пользователи с ролью «Менеджер» и «Администратор».

Для доступа к конструктору типовых блоков выберите пункт «Library» в главном меню Системы. Отобразится стартовая страница раздела «Library» (Рисунок 65).

Рисунок 65. Раздел «Library»

Страница содержит список типовых блоков, созданных в Системе. По каждому блоку в списке отображается информация:

«Title» - наименование блока;

«Author» - пользователь, создавший блок;

«Created» - дата создания.


77


В разделе доступен поиск по названию. Для поиска блока начните вводить название в поле «Search». В результате в списке останутся только те блоки, которые удовлетворяют условиям поиска.

Для просмотра или редактирования содержания блока нажмите на его название. В результате отобразится страница редактирования блока. Страница аналогична странице редактирования шаблона, за исключением вкладки с настройками, а также возможности добавления условий и блоков.

5.1. Создание типового блока

Создание типового блока доступно из библиотеки и непосредственно в шаблоне.

5.1.1. Создание типового блока из библиотеки

Для создания типового блока из библиотеки выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Library».

2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт «Block».3. Отобразится окно «New Block». Введите название блока в поле «Title» и нажмите кнопку

«Create».

Рисунок 66. Окно создания нового типового блока

4. Отобразится страница редактирования блока. Добавьте в новый блок текст, в том числе поля ввода данных. Работа с блоком аналогична работе с шаблоном (см. подробнее: 4.2). Все изменения сохранятся автоматически.

78


В результате блок будет создан. Теперь этот фрагмент текста, включая поля ввода, можно использовать в любых документах, выбрав блок из библиотеки на боковой панели редактора шаблона (см. подробнее: 4.2.7).

Блок можно создать, выделив часть текста в шаблоне и нажав кнопку «Create Block». Подробнее об этом см. п. 5.1.2.

5.1.2. Создание типового блока из шаблона

Для добавления текста из шаблона в библиотеку выполните следующие действия:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Выделите необходимую часть документа или введите текст, который вы планируете

использовать в дальнейшем.3. Нажмите кнопку «Create Block» на панели инструментов в верхней части страницы.4. Отобразится окно «Create Block». Введите название блока в поле «Title» и нажмите кнопку

«Create».

Рисунок 67. Создание типового блока в шаблоне

Блок сохранится по умолчанию под этим названием в разделе «Library».

79


Рисунок 68. Отображение сохраненного блока

После трансформации фрагмента документа в блок библиотеки в шаблоне текст внутри него недоступен для редактирования. Редактирование доступно только в разделе «Library».

Если блок библиотеки содержит поля для ввода данных, они отображаются в общем списке полей шаблона. При этом пользователь не может редактировать настройки поля, содержащегося в блоке, и удалять данное поле из блока. После трансформации текста в блок библиотеки добавление полей становится недоступным.

5.2. Список шаблонов, которые содержат данный блок

В разделе «Library» можно узнать, в какие шаблоны включен тот или иной блок. Чтобы посмотреть список шаблонов выполните действия:

1. Откройте раздел «Library». 2. Отобразится список блоков. Выберите и откройте нужный блок.3. Отобразится редактор блока. Перейдите на вкладку «DETAILS» блок боковой панели.

Список шаблонов, в которых содержится данный блок, будет отображен на боковой панели в разделе «Templates». Список отсортирован по названию в лексикографическом порядке. Если блок добавлен в шаблон более одного раза, то шаблон отображается всего лишь один раз. Шаблон не отображается в списке, если его удалили или блок был откреплен в этом шаблоне.

80


Рисунок 69. Просмотр списка шаблонов, которые содержат данный блок

При нажатии на наименование шаблона в списке, он будет открыт в редакторе шаблонов.

5.3. Отделение текста шаблона от библиотеки

Связь текста шаблона и типового блока можно исключить, тогда текст снова станет доступным для редактирования, при этом изменения будут выполнены только в данном шаблоне и не отразятся на всех остальных шаблонах, куда был добавлен блок. Для этого выполните действия:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и нужный шаблон.2. Выделите блок библиотеки.

3. Отобразится боковая панель «Block». Нажмите кнопку в правом верхнем углу панели и выберите пункт меню «Detach from library».

81


Рисунок 70. Отделение текста шаблона от библиотеки

В результате текст станет доступен для редактирования. Изменения никак не повлияют на типовой блок и шаблоны, в которые он добавлен. Если вам требуется внести изменения в блок, перейдите в раздел «Library» (см. подробнее п. 5.4).

5.4. Редактирование блока в библиотеке

Для редактирования блока непосредственно в библиотеке выполните действия:

1. Откройте раздел «Library» и выберите блок, который требуется отредактировать.2. Отобразится страница работы с блоком (Рисунок 71). Внесите изменения в текст или поля

ввода данных.

Все изменения сохранятся автоматически. Обновления коснутся всех шаблонов, содержащих измененный блок.

82


Рисунок 71. Редактирование блока

5.5. Удаление блока из библиотеки

Для удаления блока из библиотеки выполните действия:

1. Откройте раздел «Library».2. Наведите курсор на блок, который требуется удалить.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку справа от названия блока и выберите пункт меню «Delete».

Рисунок 72. Удаление блока из библиотеки

83


4. Подтвердите действие или отмените процесс удаления.

В результате блок будет удален из библиотеки и из всех шаблонов, в которых использовался.

5.6. Добавление блока из библиотеки в шаблон

Для того чтобы добавить блок из библиотеки в шаблон:

1. Откройте раздел «Templates». Выберите папку и шаблон, в который требуется добавить блок из библиотеки.

2. Отобразится редактор шаблона. Перейдите на вкладку «Library» боковой панели.3. На вкладке содержится список всех типовых блоков Системы. Выберите нужный блок и

перетащите его в шаблон.

Рисунок 73. Добавление блока из библиотеки в шаблон

В результате блок будет добавлен в шаблон в указанном месте. Редактирование блока из шаблона недоступно. При редактировании блока в библиотеке блоков, изменения отобразятся и в шаблоне.

84


6. ДокументыФормирование и хранение документов на основе шаблонов производится в разделе

«Documents». Раздел доступен всем пользователям Системы.

Для доступа к разделу выберите пункт «Documents» в главном меню Системы. Отобразится стартовая страница раздела «Documents» (Рисунок 65).

Рисунок 74. Раздел «Documents»

В рабочей области раздела «Templates» содержится список шаблонов, пакетов шаблонов и папок:

- папка шаблонов;

- пакет шаблонов;

- шаблон.


«Tittle» - наименование шаблона/папки/пакета;

«Author» - автор шаблона/папки/пакета;

«Created» - дата создания шаблона/папки/пакета.

В начале списка расположены все папки, далее – пакеты, затем – шаблоны. В пределах одного типа элементы списка сортируются в алфавитном порядке по полю «Tittle».


85


6.1. Работа с папками документов

Папки документов расположены в начале списка раздела «Documents» в алфавитном порядке.

Для просмотра содержания папки нажмите на ее наименование. Отобразится список документов/пакетов/папок, входящих в состав папки. Для возвращения назад воспользуйтесь панелью навигации в верхней части страницы.

6.1.1. Создание папки документов

Для создания папки документов выполните последовательность действий:

1. Перейдите в раздел «Documents».

2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт «Folder».3. В начале списка отобразится папка с названием по умолчанию «Folder». Измените

наименование папки на нужное и нажмите клавишу ENTER.

Созданная папка отобразится в начале списка раздела. При последующем обновлении списка папка будет расположена в алфавитном порядке списка.

Рисунок 75. Создание папки документов

6.1.2. Переименование папки документов

Для переименования папки документов выполните действия:

1. Откройте раздел «Documents».2. Выберите папку, которую требуется переименовать, и наведите на нее курсор.

86


3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Rename». 5. Папка будет выделена в списке. Измените название на нужное и нажмите клавишу ENTER.

В результате папка документов будет переименована.

6.1.3. Удаление папки документов

Для удаления папки документов:

1. Откройте раздел «Templates».2. Выберите папку, которую требуется удалить, и наведите на нее курсор.


Рисунок 76. Удаление папки документов

5. Подтвердите действие в открывшемся диалоговом окне.

В результате папка будет удалена, включая все вложенные папки и документы.

6.2. Работа с документами

6.2.1. Создание документа

6.2.1.1. Создание нового документа

Для создания нового документа:

87


1. Перейдите в раздел «Documents».

2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы и выберите пункт «Document».3. Отобразится форма выбора шаблона, на основании которого будет создан документ.

Выберите шаблон. В списке представлены все шаблоны раздела «Templates». Можно выбрать только один шаблон. Для поиска шаблона начните ввод наименования в поле «Search».

Рисунок 77. Выбор шаблона для создания документа

После выбора шаблона отобразится страница работы с документом (Рисунок 78). Для формирования документа необходимо ответить на вопросы и заполнить поля на боковой панели.

Рисунок 78. Формирование документа

88


По умолчанию, созданный документ имеет то же наименование, что и шаблон, на основе которого он создан.

Документ и шаблон, на основе которого он создан, не являются связанными, при изменении шаблона документ не меняется.

В рабочей области документа текст отображается с применением тех же шрифтов и стилей, что были заданы в шаблоне на момент создания документа.

Пользователю недоступно изменение текста документа. Если требуется исправить текст, нужно изменить текст шаблона, после чего создать новый документ.

6.2.1.2. Работа с опросным листом

Для формирования документа нужно ответить на вопросы, которые отображаются на вкладке «Questions» боковой панели. Список вопросов формируется на основе условий отображения, заданных в шаблоне (подробнее см. п. 4.2.4).

Рисунок 79. Выбор ответа на вопрос для формирования документа

Для ответа на вопрос выдерите один из предложенных вариантов ответа. Отобразится текст, соответствующий данному варианту ответа.

Ответ на вопрос можно изменить, выбрав другой вариант, при этом обновляется текст документа.

В результате текст из шаблона будет преобразован для конкретного документа.

89


6.2.1.3. Заполнение полей данных

Далее необходимо заполнить поля ввода данных. Для этого:

1. Перейдите на вкладку боковой панели «Fields». 2. Отобразятся поля в том же порядке, что был задан в шаблоне. В списке отображаются

только видимые в документе поля: если поле располагается в тексте, который был скрыт условием отображения, поле не отображается в списке полей на боковой панели. В названиях полей выводится текст, который был задан в поле «Title» для аналогичного поля в шаблоне. При наведении курсора на поле ввода отобразится подсказка, заданная в шаблоне.

3. Установите курсор в поле ввода и введите данные. Ввод данных зависит от типа поля:

«Text» - доступен ввод любых символов;

«Selection» - значение выбирается в выпадающем списке;

«Number» - доступен ввод только цифр и разделителя (точка или запятая). Система оставляет только два символа после разделителя при сохранении введенного значения, если в шаблоне указан формат поля «Fraction Number». Если в шаблоне указан формат поля «Integer», Система преобразует введенное значение в целое число;

«Date» - значение выбирается в календаре.

Поля с типом «Formula» рассчитываются автоматически и не отображаются в списке.

Рисунок 80. Заполнение полей данных

90


Введенные значения подставляются в текст документа. Если поле не было заполнено, в рабочей области редактора отображается наименование поля. В дальнейшем, при формировании документа, поле будет пропущено.

6.2.1.4. Управление информацией о документе

Информация о документе доступна на вкладке «SETTINGS» рабочей области. На вкладке представлены данные:

«Title» - наименование документа;

«Author» - пользователь, создавший документ;

«Created» - дата создания документа.

Рисунок 81. Просмотр информации о документе

На вкладке доступно редактирование названия. Для этого выполните действия:

1. Установите курсор в поле «Title». 2. Измените название.3. Нажмите любую область вне поля.

В результате название документа будет изменено на новое.

6.2.1.5. Формирование документа

После заполнения опросного листа и полей данных, документ готов для формирования печатной версии. Пользователь может загрузить документ на устройство. Для этого выполните действия:

1. Перейдите на страницу документа.

91


2. Нажмите кнопку «DOWNLOAD» в правом верхнем углу.

Перед загрузкой документа будет произведена проверка заполнения всех обязательных полей - Система не позволит загрузить документ, если заполнены не все обязательные поля. Незаполненные поля будут выделены красным шрифтом.

Если все обязательные поля заполнены, выполняется загрузка документа.

Рисунок 82. Выбор формата загрузки

Пользователь может загрузить документ в форматах, указанных в шаблоне документа. Если в шаблоне указан один формат для загрузки, загрузка будет выполнена автоматически.

Для документов, созданных на базе шаблонов из PDF-файлов, загрузка всегда осуществляется в PDF-формате.

6.2.2. Создание документов на базе пакета шаблонов

Пользователю доступно создание документов на базе пакета шаблонов. Для этого на этапе выбора шаблонов нужно выбрать пакет шаблонов. Пакеты шаблонов отображаются в общем списке. Подробнее о создании документа см. п. 6.2.1.

В результате отобразится форма работы с пакетом документов (Рисунок 83). На боковой панели справа представлен список документов. Документ, открытый в рабочей области в данные момент, выделен синим. Для перехода к другому документу нажмите его наименование в списке.

92


Рисунок 83. Отображение разных документов в пакете

Для полей в разных шаблонах пакета действуют следующие правила:

поля типа «Text» с идентичным названием считаются одним полем;

поля типа «Number» с идентичным названием и типом целое/дробное считаются одним полем;

поля типа «Date» с идентичным названием считаются одним полем;

поля типа «Selection» с идентичным названием и перечнем значений считаются одним полем.

Для полей всех типов действует правило: после заполнения поля в одном из шаблонов пакета его значение дублируется в полях с тем же названием и типом в других шаблонах пакета.

Вопросы в разных шаблонах пакета являются одним вопросом (т.е. ответ на вопрос в одном из шаблонов пакета дублируется в идентичных вопросах других шаблонов пакета), если:

текст вопроса полностью идентичен во всех шаблонах;

текст ответов на вопрос полностью идентичен;

последовательность ответов в вопросе совпадает;

режим «Multiple Choices» совпадает.

Для скачивания пакета документов нажмите кнопку «DOWNLOAD» в правом верхнем углу страницы. На устройство пользователя будет загружен файл в формате ZIP, который содержит

93


в архиве все документы пакета. Системе не важно, какой документ пакета был открыт на момент скачивания.

Для документа, созданного на базе пакета шаблонов, в списке отображается

пиктограмма .

6.2.3. Просмотр документа

Пользователю доступен просмотр уже сформированного документа. Для этого перейдите в раздел «Documents», найдите документ в списке и нажмите его наименование. Отобразится страница работы с документом (Рисунок 78).

Для просмотра атрибутов документа и редактирования названия перейдите на вкладку «SETTINGS» (см. подробнее п.6.2.1.4).

На боковой панели пользователю доступен просмотр списка вопросов (вкладка «QUESTIONS») и полей ввода данных (вкладка «FIELDS») с ответами, указанными при формировании документа. Пользователь может изменить или удалить ответы, в результате чего изменится текст документа в рабочей области.

6.2.4. Переименование документа

Для переименования документа выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Documents».2. Выберите документ, который требуется переименовать, и наведите на него курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Rename». 5. Документ будет выделен в списке. Измените название на нужное и нажмите клавишу

ENTER.

В результате документ будет переименован.

Внимание! Документ также можно переименовать на вкладке «SETTINGS» формы работы с документом. См. подробнее п. 6.2.1.4.

6.2.5. Копирование документа

Система позволяет копировать документ в списке. Для этого выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Documents».

94


2. Выберите шаблон, который требуется копировать, и наведите на него курсор.


В результате в списке отобразится копия выбранного шаблона. В название копии документа будет добавлено слово «Copy», автором будет указан пользователь, который выполнил копирование, а датой – дата копирования.

6.2.6. Удаление документа

Для удаления документа выполните следующие действия:

1. Откройте раздел «Documents».2. Выберите документ, который требуется удалить, и наведите на него курсор.


В результате документ будет удален.

95


7. Учетные записи пользователейРабота с учетными записями пользователей производится в разделе «Users». Раздел

доступен пользователям с правами администратора.

Для доступа к разделу выберите пункт «Users» в главном меню Системы. Отобразится стартовая страница раздела «Users» (Рисунок 84).

Рисунок 84. Раздел «Users»

В рабочей области раздела «Users» содержится список всех пользователей Системы, включая тех, кому только еще отправлено приглашение, и заблокированных пользователей.


«User» - имя пользователя, включая инициалы;

«Email» - электронный адрес пользователя (логин);

«Role» - роль пользователя в Системе в соответствии с правами:

«user» - пользователь;

«manager» - менеджер;

«admin» - администратор.

Пользователю с правами администратора доступны следующие операции по работе с учетными записями пользователей:

Приглашать новых пользователей.

Повторно отправлять приглашения.96


Отменять приглашения.

Изменять учетные данные пользователей.

Блокировать пользователей.

Примечание. Если включена синхронизация Системы с Microsoft Active Directory или Microsoft Azure Active Directory, список пользователей доступен администратору только на просмотр, добавление пользователей недоступно. Управление учетными записями пользователей в этом случае производится в Microsoft Active Directory (Microsoft Azure Active Directory).

7.1. Приглашение нового пользователя

Регистрация нового пользователя в Системе начинается с отправки приглашения администратором на электронный адрес потенциального пользователя.

Для приглашения нового пользователя выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Users».

2. Нажмите кнопку в правом нижнем углу страницы.3. Отобразится форма «Invite New User». Заполните поля формы:

«Email» - укажите электронную почту, на которую будет выслано приглашение. Данный email будет являться логином нового пользователя. Обязательное поле. Производится проверка введенных данных по маске электронного адреса.

«Role» - выберите роль пользователя в выпадающем списке:

«user» - пользователь, значение по умолчанию;

«manager» - менеджер;

«admin» - администратор.

О ролевой модели пользователей см. подробнее п. 2.

«First Name» - имя пользователя.

«Last Name» - фамилия пользователя.

«Middle Name» - отчество пользователя.

«Initials» - инициалы пользователя. По умолчанию в качестве инициалов пользователя будут использоваться первые буквы имени и фамилии.

97


Рисунок 85. Приглашение нового пользователя

4. Нажмите кнопку «Invite».

В результате на указанную почту придет приглашение со ссылкой для входа в Систему, пользователь будет добавлен в список раздела «Users» с отметкой «Pending» до авторизации.

Лицо, получившее данное письмо, может завершить свою регистрацию в Системе, перейдя по ссылке из письма и установив пароль (см. подробнее п. 3.1).

7.2. Отмена приглашения

Если лицо, получившее письмо с предложением начать работу в Системе, еще не завершило свою регистрацию, администратор может отменить отправленное ранее приглашение. Для этого выполните действия:

1. Откройте раздел «Users».2. Выберите пользователя, приглашение которого требуется отменить, и наведите на него

курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Cancel Invitation».

В результате приглашение будет отменено, а пользователь будет удален из списка.

Если приглашение было отменено, ссылка для регистрации в отправленном ранее письме будет недействительна, лицо не может завершить регистрацию и начать работу в Системе.

98


7.3. Повторная отправка приглашения

Пока пользователь, которому было отправлено приглашение, не прошел регистрацию, администратору доступна повторная отправка приглашения. Для этого выполните действия:

1. Откройте раздел «Users».2. Выберите пользователя, которому требуется повторно выслать приглашение, и наведите на

него курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Resend Invitation».

В результате приглашение будет повторно выслано на указанный адрес. Статус «Pending» будет сохраняться до авторизации.

7.4. Блокировка учетной записи

Пользователь с правами администратора может запретить авторизацию c конкретных учетных записей. Для этого выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Users».2. Выберите пользователя, которого требуется заблокировать, и наведите на него курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Block».

В результате учетная запись будет заблокирована. Вход в Систему под данной учетной записью будет запрещен, текущая сессия заблокированного пользователя прервется.

Заблокированная учетная запись в списке будет отображаться с отметкой «Blocked»

7.5. Разблокировка учетной записи

Пользователь с правами администратора может отменить блокировку учетной записи. Для этого выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Users».2. Выберите пользователя, которого требуется разблокировать, и наведите на него курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Unblock».

В результате учетная запись будет разблокирована. Система изменит статус учетной записи пользователя с «Blocked» на «Active». Вход в Систему под данной учетной записью будет разрешен.

99


7.6. Редактирование учетной записи

Пользователю с правами администратора доступно редактирование данных учетных записей пользователей Системы. Функциональность позволяет изменить данные пользователя Системы. Функциональность доступна в разделе «Users» пользователю с правами администратора.

Для редактирования данных учетной записи пользователя выполните действия:

1. Откройте раздел «Users».2. Выберите учетную запись, которую требуется отредактировать, наведите на нее курсор.

3. Нажмите отобразившуюся кнопку в конце строки.4. Отобразится меню. Выберите пункт «Edit».5. Отобразится форма «Edit User», которая содержит данные учетной записи. Измените

необходимые данные.

Рисунок 86. Редактирование учетной записи пользователя

6. Для сохранения изменений нажмите кнопку «Save».

В результате учетная запись пользователя будет отредактирована.

100


8. НастройкиНастройки Системы отображаются в разделе «Settings». Раздел доступен пользователям с

правами администратора.

Для доступа к разделу выберите пункт «Settings» в главном меню Системы. Отобразится стартовая страница раздела «Settings» (Рисунок 84).

Рисунок 87. Раздел «Settings»

Рабочая область раздела «Settings» содержит информацию по блокам:

«Documents»;

«General»;

«Integrations»;

«Password Policy».

8.1. Статистика по созданным документам

В блоке «Documents» содержится информация по созданным в Системе документам:

«This month» - за последний месяц;

«This year» - за последний год;

«Total» - за весь период.

101


Кроме того, в блоке доступно формирование подробного отчета по созданным документам в формате CSV. Для формирования отчета выполните действия:

1. Откройте раздел «Settings».

2. Нажмите кнопку в правом верхнем углу блока «Documents».3. Отобразится меню. Выберите пункт «Download Report».

В результате будет сформирован и сохранен на устройство пользователя отчет в формате CSV по всем созданным в Системе документам. Данные по каждому документу содержат:

Название документа/пакета;

URL документа;

Название шаблона;

URL шаблона;

Дата и время создания документа;

ФИО пользователя, создавшего документ;

Email пользователя, создавшего документ.

8.2. Основные настройки

В блоке «General» раздела «Settings» доступна настройка параметров Системы, а именно:

«Date format» - формат отображения и ввода дат.

«Number format» - формат отображения и ввода дробных чисел (разделитель дробной части).

«Language» - язык интерфейса для всего инстанса. Доступные языки: русский и английский. Значение выбирается из выпадающего списка.

Для изменения настройки требуется выбрать значение из выпадающего списка. Все изменения сохраняются автоматически.

8.3. Интеграция

В блоке «Integrations» раздела «Settings» доступна настройка интеграции Системы с сервисом Microsoft Azure Active Directory (далее – Azure AD).

Для подключения сервиса выполните последовательность действий:

1. Откройте раздел «Settings» и перейдите к блоку «Integrations».2. Нажмите кнопку «Enable» справа от наименования сервиса.3. Отобразится форма настройки подключения «Azure Active Directory Settings».

102


Рисунок 88. Подключение интеграции с Azure AD

4. Нажмите кнопку «Save» для подключения.

В результате интеграция с Azure AD будет подключена. Напротив наименования сервиса отобразится отметка «Enabled».

После подключения интеграции Система генерирует универсальный URL для входа («SSO Sign In URL») через Azure AD. Если пользователь авторизован в Azure AD, то переход по этому URL автоматически авторизует пользователя в Системе под его учетной записью. Для

копирования универсального URL нажмите кнопку справа от соответствующей строки на форме настройки подключения «Azure Active Directory Settings».

При включенной интеграции с Azure AD на странице авторизации пользователю доступна авторизация через Azure AD по кнопке (см. подробнее п.3.2).

Если настройки подключения являются некорректными, то Система информирует об этом пользователя при попытке перехода к авторизации по кнопке.

Если интеграция подключена, администратору доступно изменение настроек подключения и отключение интеграции.

Для редактирования настроек интеграции:

1. Нажмите кнопку справа от наименования сервиса. Отобразится форма настройки подключения «Azure Active Directory Settings» (Рисунок 88).

2. Измените настройки и нажмите кнопку «Save» для сохранения изменений.

103


Настройки подключения будут изменены.

Для отключения интеграции нажмите кнопку «Disable» справа от наименования сервиса. В результате интеграция с сервисом будет отключена. Управление пользователями производится в обычном режиме, авторизация через Azure AD недоступна.

Если пользователь был авторизован через Azure AD, а затем интеграция была отключена, то пользователь продолжает работать в Системе, если его учетная запись не заблокирована.

8.4. Политика безопасности пароля

В блоке «Password Policy» раздела «Settings» доступна настройка параметров политики безопасности пароля. Для изменения параметров выберите требуемые значения в соответствующих полях блока.

В блоке доступны настройки:

Минимальное количество символов пароля;

Типы символов, которые может содержать пароль: строчные буквы, прописные буквы, цифры, специальные символы;

Длительность сессии;

Максимальное количество авторизаций по данному паролю;

Ведение журнала паролей;

Пороговое значение блокировки учетной записи;

Окно наблюдения блокировки аккаунта.

104


9. Интеграция с внешними системами

9.1. Интеграция с Microsoft Active Directory

9.1.1. Подключение интеграции и синхронизация

Система может быть подключена к службе каталогов Microsoft Active Directory (далее - AD), что обеспечит централизованное ведение учетных записей пользователей.

Интеграция настраивается в конфигурационном файле Системы. Описание параметров:

host - адрес, на котором находится контроллер домена;

domainName - имя домена, в котором расположены синхронизируемые пользователи (необязательный параметр; если не указан, используется host);

container - выделенное имя (DN, distinguished name) корневого контейнера, который содержит синхронизируемые группы (обязательный параметр);

userName - имя пользователя для подключения к службе AD (обязательное);

password - пароль пользователя для подключения к службе AD (обязательное);

mappings - список синхронизируемых групп AD;

groupName - имя группы в AD;

role - роль пользователя в Системе, сопоставленная с группой в AD;

listeners - список OU, которые необходимо прослушивать на предмет изменений, чтобы синхронизировать пользователей с AD в реальном времени;

distinguishedName - выделенное имя прослушиваемой OU.

Если значения mappings, listeners не указаны, то Система считает, что синхронизировать нечего. Если какое-то значение некорректное, то данная запись будет пропускаться.

После подключения интеграции производится полная синхронизация все пользователей с AD, затем обновление данных производится периодически согласно настройке в конфигурационном файле (по умолчанию, ежедневно в полночь).

Первичная привязка пользователя Системы к пользователю AD осуществляется по совпадению электронной почты пользователей Системы и username@domain в AD. После этого у пользователя проставляется objectGUID пользователя из AD и дальнейшая синхронизация осуществляется по этому идентификатору.

9.1.2. Управление пользователями

При подключенном AD управление пользователями возможно только из AD.

105


В Системе становятся недоступными для администратора следующие функции управления учетными записями пользователей:

Добавление;

Редактирование;

Блокировка и разблокировка;

Повторная отправка приглашения;

Отмена приглашения.

В разделе «Users» администратору доступна только функциональность просмотра учетных записей.

В разделе «Settings» администратору недоступна функциональность подключения интеграции и настройки безопасности пароля.

Самому пользователю недоступно редактирование своего профиля.

ДЛя того чтобы добавить пользователя в Систему необходимо добавить его в папку AD. После очередной синхронизации учетная запись пользователя отобразится в разделе «Users» c отметкой «Pending» до тех пор, пока пользователь не авторизуется.

При добавлении пользователя в AD email с приглашением не отправляется.

Если добавленный пользователь находится в нескольких группах доступа, то в Системе ему назначается роль с максимальными назначенными правами (подробнее о правах доступа см. п. 2).

9.1.3. Авторизация и восстановление пароля при подключенном AD

Если в Системе настроена интеграция с AD, то в зависимости от настроек AD:

Пользователь авторизуется автоматически (NTLM authentication);

При переходе на страницу авторизации отображается встроенное в браузер окно запроса логина и пароля.

Если в Системе настроена интеграция с AD, то восстановление пароля недоступно. При переходе на страницу восстановления пароля осуществляется переадресация на страницу авторизации, на которой работает AD.

106


Список рисунковРисунок 1. Приглашение в Систему...........................................................................................................................9Рисунок 2. Создание пароля......................................................................................................................................10Рисунок 3. Ссылка для авторизации в Системе.......................................................................................................10Рисунок 4. Авторизация в Системе...........................................................................................................................11Рисунок 5. Главная страница Системы.....................................................................................................................12Рисунок 6. Выход из Системы...................................................................................................................................12Рисунок 7. Восстановление пароля пользователя...................................................................................................13Рисунок 8. Страница восстановления пароля..........................................................................................................14Рисунок 9. Редактирование профиля........................................................................................................................14Рисунок 10. Раздел «Templates»................................................................................................................................16Рисунок 11. Панель навигации раздела....................................................................................................................17Рисунок 12. Создание папки......................................................................................................................................18Рисунок 13. Переименование папки.........................................................................................................................19Рисунок 14. Удаление папки......................................................................................................................................19Рисунок 15. Создание нового шаблона.....................................................................................................................20Рисунок 16. Форма работы с шаблоном...................................................................................................................21Рисунок 17. Настройки шаблона...............................................................................................................................23Рисунок 18. Добавление текста в шаблон................................................................................................................24Рисунок 19. Добавление текста в шаблон................................................................................................................25Рисунок 20. Добавление условия отображения.......................................................................................................25Рисунок 21. Добавление вложенного условия отображения..................................................................................26Рисунок 22. Добавление условия отображения с несколькими вариантами ответа............................................27Рисунок 23. Редактирование текста вопроса условия отображения......................................................................28Рисунок 24. Редактирование текста ответа условия отображения........................................................................29Рисунок 25. Удаление условия отображения...........................................................................................................30Рисунок 26. Добавление поля ввода данных............................................................................................................31Рисунок 27. Редактирование поля ввода данных....................................................................................................32Рисунок 28. Добавление поля с типом «Text» в шаблон документа.....................................................................33Рисунок 29. Добавление поля с типом «Selection» в шаблон документа..............................................................34Рисунок 30. Представление числа или денежной суммы в виде текста................................................................36Рисунок 31. Добавление поля с типом «Date» в шаблон документа.....................................................................38Рисунок 32. Добавление поля с типом «Formula» в шаблон документа...............................................................40Рисунок 33. Удаление поля ввода данных...............................................................................................................41Рисунок 34. Добавление тегов в шаблон..................................................................................................................43Рисунок 35. Отображение тегов в документе..........................................................................................................43Рисунок 36. Панель инструментов текстового редактора шаблона......................................................................45Рисунок 37. Выбор цвета текста в шаблоне.............................................................................................................46Рисунок 38. Добавление маркированного списка в шаблоне документа..............................................................47Рисунок 39. Добавление нумерованного списка в шаблоне документа................................................................48Рисунок 40. Добавление разрыва страницы.............................................................................................................49Рисунок 41. Удаление разрыва страницы.................................................................................................................49Рисунок 42. Добавление таблицы в шаблон............................................................................................................50Рисунок 43. Добавление столбца в таблицу при помощи панели «Table»...........................................................51Рисунок 44. Добавление строки в таблицу при помощи панели «Table».............................................................52Рисунок 45. Настройка отображения границ таблицы............................................................................................54Рисунок 46. Добавление динамической таблицы....................................................................................................55Рисунок 47. Добавление изображения в шаблон.....................................................................................................57Рисунок 48. Добавление колонтитулов в шаблон...................................................................................................59Рисунок 49. Настройка маски наименования документов......................................................................................61Рисунок 50. Загрузка шаблона в Систему................................................................................................................62Рисунок 51. Отображение добавленного шаблона..................................................................................................62Рисунок 52. Встраивание шаблона на сторонний ресурс.......................................................................................63Рисунок 53. Перемещение шаблона..........................................................................................................................65

107


Рисунок 54. Удаление шаблона.................................................................................................................................65Рисунок 55. Вкладка «Doc.one» для работы с шаблонами документов в MS Word............................................67Рисунок 56. Добавление в шаблон вариантов текста..............................................................................................68Рисунок 57. Добавление условия..............................................................................................................................68Рисунок 58. Удаление условия..................................................................................................................................69Рисунок 59. Добавление поля ввода.........................................................................................................................70Рисунок 60. Редактирование поля.............................................................................................................................71Рисунок 61. Удаление поля........................................................................................................................................71Рисунок 62. Добавление пакета шаблонов...............................................................................................................73Рисунок 63. Редактирование пакета шаблонов........................................................................................................74Рисунок 64. Раздел «Library».....................................................................................................................................76Рисунок 65. Окно создания нового типового блока................................................................................................77Рисунок 66. Создание типового блока в шаблоне...................................................................................................78Рисунок 67. Отображение сохраненного блока.......................................................................................................78Рисунок 68. Отделение текста шаблона от библиотеки..........................................................................................79Рисунок 69. Редактирование блока...........................................................................................................................80Рисунок 70. Удаление блока из библиотеки............................................................................................................81Рисунок 71. Добавление блока из библиотеки в шаблон........................................................................................82Рисунок 72. Раздел «Documents»...............................................................................................................................83Рисунок 73. Создание папки документов.................................................................................................................84Рисунок 74. Удаление папки документов................................................................................................................85Рисунок 75. Выбор шаблона для создания документа............................................................................................86Рисунок 76. Формирование документа.....................................................................................................................87Рисунок 77. Выбор ответа на вопрос для формирования документа....................................................................88Рисунок 78. Заполнение полей данных....................................................................................................................89Рисунок 79. Просмотр информации о документе....................................................................................................90Рисунок 80. Выбор формата загрузки.......................................................................................................................91Рисунок 81. Отображение разных документов в пакете.........................................................................................92Рисунок 82. Раздел «Users»........................................................................................................................................95Рисунок 83. Приглашение нового пользователя......................................................................................................97Рисунок 84. Редактирование учетной записи пользователя...................................................................................99Рисунок 85. Раздел «Settings»..................................................................................................................................100Рисунок 86. Подключение интеграции с Azure AD..............................................................................................102

108


Список таблицТаблица 1. Права доступа пользователей...................................................................................................................8Таблица 2. Описание панели инструментов формы работы с шаблоном.............................................................21Таблица 3. Комбинации клавиш для выполнения отмены и повтора действия...................................................45

109