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PRÁCTICA EMPRESARIAL CENAC IBAGUE
EDNA JASYRA BETANCOURTH PACHECO
ASESOR METODOLOGICO:
MIGUEL ANGEL RIVERA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CONTADURIA PUBLICA
PRACTICA SOCIAL, EMPRESARIAL Y SOLIDARIA
IBAGUE
2016
2
CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................................... 4
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................... 5
1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................................................... 6
Estructura Organizacional ......................................................................................................................... 7
Organigrama CENAC Ibagué ..................................................................................................................... 8
2. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ............................................................................................................. 9
Hallazgos ................................................................................................................................................. 11
3. OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA .................................................................................... 13
4. MARCO TEÓRICO................................................................................................................................. 14
5. DISEÑO METODOLÓGICO.................................................................................................................... 15
6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ........................................................................................................ 16
7. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS............................................................................... 18
EVIDENCIAS PAPELES DE TRABAJO ......................................................................................................... 26
CONCLUSIONES ....................................................................................................................................... 52
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................................... 53
Webgrafia ................................................................................................................................................ 54
3
Listado de Tablas
Pag.
1. Tabla 1. Funciones de las dependencias…………………………………………9
2. Tabla 2. Funciones desarrolladas en el Cenac…………………………………..17
4
RESUMEN EJECUTIVO
La CENTRAL ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DE IBAGUE “CENAC” centraliza a
nivel departamental 13 unidades tácticas militares, teniendo como propósito consolidar
la información administrativa y contable. El objetivo principal de este informe es tener
claridad y conocer la entidad estatal para la cual realicé mi práctica social, empresarial
y solidaria y me brindó día a día conocimientos en el sector público; brindándome la
oportunidad de trabajar y aplicar lo aprendido apoyando los procesos contables y
financieros para el Establecimiento de Sanidad militar No. 5175
La CENAC me brindó conocimientos que pude aplicar día a día para poder cumplir las
obligaciones y labores que allí se requerían y de las cuales yo estaba a cargo, los
conocimientos adquiridos en la CENAC fueron de vital importancia ya que gracias a ella
pude iniciar mi vida laboral como auxiliar contable para el establecimiento de Sanidad
militar No. 5175, así mismo obtuve experiencias de casos reales que como profesional
se enfrentan en el día a día, actuando de manera responsable, profesional, respetuosa,
honesta y capaz de cumplir con las actividades que se me encargaron a desempeñar.
En el tiempo que laboré como auxiliar contable (Practicante) para la sección de
Contabilidad Ejército adquirí conocimientos en el manejo del aplicativo SAP, desarrollo
y presentación de la cuenta fiscal ante la Dirección Financiera del Ejercito, operaciones
reciprocas y manejo de almacenes que afectan directamente la información financiera
de la entidad.
El papel del contador público para una entidad estatal no es fácil, debido a que en el
contador recae la responsabilidad fiscal y administrativa por las cuales hay que
responder y tener FE en lo que estamos firmando o argumentando. En consecuencia, a
esto se está trabajando y adquiriendo conocimientos para tener una idea más clara y
concisa de nuestra profesión como Contador Público, teniendo siempre claro nuestra
ética profesional, nuestros valores y principios que debemos de tener como persona y
como profesionales, destinados principalmente a apoyar la toma de decisiones de una
empresa u organización.
5
INTRODUCCIÓN
En el presente informe se da a conocer los procedimientos desarrollados en la CENAC
IBAGUE de las Fuerzas Militares de Colombia por la estudiante de Contaduría Pública
Edna Jasyra Betancourth Pacheco, de esta manera conocer como está estructurada la
empresa, saber cuáles son sus funciones, sus objetivos, valores, misión y visión puesto
que es una entidad ejecutora del Presupuesto Nacional.
La CENAC es parte fundamental ya que me bridó sus conocimientos no solamente en
contabilidad, contratación y ejecución del presupuesto todo esto con el fin de adquirir
nuevos conocimientos y experiencias reales para así finalmente formarnos como
profesionales integrales a servicio de la sociedad, en última instancia se dará a conocer
las funciones que desarrolle en la empresa y conclusiones de toda la experiencia
adquirida.
6
1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
Reseña Histórica
La central administrativa y contable se creó el 1 de agosto del 2014 con el fin de
centralizar todas las unidades tácticas de las fuerzas militares en el Departamento del
Tolima, que funcionan con el presupuesto Nacional.
La Central administrativa y Contable fue dirigida desde su creación hasta el 15 de
enero de 2016 por el Señor Teniente Coronel Víctor Hugo Vidal Ramírez, contador
Público y especialista en Micro finanzas e impuestos Nacionales y Aduanas
Nacionales.
La Contadora de Ejercito Nacional encargada de la administración y finanzas fue la
Mayor Claudia Patricia Ortiz Hurtado, Contadora Profesional, con especialización en
Administración Publica y Micro finanzas.
La Contadora del Establecimiento de Sanidad Militar No. 5175, La TE. Nubia Milena
Villa Villamil, contadora Profesional con Especialización en Administración pública.
Misión
Concentrar la función administrativa de las unidades centralizadas a través de la
ordenación del gasto, la ejecución de la cadena presupuestal y de los procesos
contractuales, contables, de tesorería y control de inventarios, inherentes a la
operación y funcionamiento de las unidades dependientes administrativamente, dentro
del marco normativo vigente, bajo premisas de mejora continua a través de una
centralización competitiva y efectiva.
Visión
En el año 2022, la central administrativa y contable CENAC será reconocida como
unidad especial distinguida por su organización sistemática y alta efectividad y
competitividad, con capacidades humanas y técnicas consolidadas para asumir los
retos, las tendencias del futuro y la demanda de las unidades operativas y tácticas del
ejército nacional en materia presupuestal, administrativa y financiera, bajo estándares
certificados de calidad y desarrollo de la gestión del conocimiento.
7
Estructura Organizacional
8
Organigrama CENAC Ibagué
9
2. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
La CENAC actualmente cuenta con 10 dependencias cada una va encaminada a desarrollar funciones diferentes que harán que la cadena presupuestal se ejecute en su totalidad, en la dependencia Contabilidad Ejercito donde la estudiante Edna Jasyra Betancourth Pacheco estudiante de noveno semestre de la facultad de contaduría pública desempeñó las funciones de control y supervisión de los almacenes de transportes, armamento, intendencia y semovientes, inspección, teniendo en cuenta lo relacionado con las transferencias que se recibían y se realizaban entre unidades tácticas de cada una de los componentes de estos almacenes. A continuación, se presentará una tabla la cual indica las funciones de cada uno de los almacenes y las unidades tácticas que en ellos intervienen
Tabla 1. Funciones de los Almacenes.
ALMACEN FUNCION UNIDAD TACTICA
INTENDENCIA
Recepción, control, dispensación, entrega y trasferencias del material de intendencia para
todas las tropas de las diferentes unidades. Este material de intendencia está compuesto por
chalecos, cartucheras, uniformes, calzado, bolsos, tulas menajes, entre otros que se utilizaran para el desempeño de las funciones de cada militar
BASPC06
BICAI
BIPAT
BITER 6
DIV 5
BIROOK
ARMAMENTO
Recepción de las transferencias de material de armamento que se realizan entre unidades
tácticas centralizadores y de Mando Mayor, como lo son el Fuerte Militar de Tolemaida, Fuerte Militar Administrativo Puente Aranda, Fuerte
Militar Administrativo Usaquén.
BASPC06
BICAI
BIPAT
BITER 6
BIROOK
DIV 5
FUTZE
TRANSPORTES
Recepción, control y distribución de los diferentes equipos de transporte que se transfieren entre unidades tácticas, planes estatales de seguridad
nacional, unidades de Mando Mayor; como lo son la DITRA, PLAN COLOMBIA, COLOMBIA COMPRA
BASPC06
BICAI
BIPAT
BITER 6
10
EFICIENTE. Algunos de estos equipos se pueden encontrar en calidad de préstamo entre las
unidades centralizadas por la CENAC - IBAGUE
BIROOK
DIV 5
FUTZE
GRUPO MARTE
PLAN METEORO
SEMOVIENTES
Este almacén es controlado conjuntamente con el almacén de intendencia y esta dirigido de manera
especial por la dirección de Veterinaria y Remonta, donde está conformado por Caninos
especializados en Detección de Narcóticos y anti explosivos, caballos y vestías mulares.
BASPC06
BICAI
BIROOK
DIV 5
GRUPO MARTE
Las funciones que desarrolle en la entidad fueron las siguientes:
1) Llevar el control de los activos fijos a cargo de las diferentes unidades centralizadas
por la CENAC – IBAGUE, en manejo de cada uno de los almacenes. (intendencia,
armamento, transportes, semovientes, plan Colombia)
2) Verificar las existencias de estos activos fijos tanto en el aplicativo contable SAP,
como físicamente, por medio de actas de revista mensual a cargo de los diferentes
almacenistas y los JEM de cada unidad.
3) Realizar conciliaciones de operaciones Reciprocas, que afectan la Contabilidad de
Ejercito de manera mensual. Como carácter especial las operaciones reciprocas aquí
desarrolladas fueron con la universidad de Tolima y Coortolima.
4) Realizar conciliaciones mensuales sobre los convenios que están vigentes con las
fuerzas Militares y entidades explotadoras de recursos naturales como ISAGEN y
CEMEX, estos convenios se realizan con las diferentes unidades tacticas; con el fin de
generar beneficios a las instalaciones de estas.
5) Recepcionar, amortizar y contabilizar los diferentes convenios de acuerdo a su
ejecución en el aplicativo SAP.
6) Recepcionar y amortizar los diferentes Informativos administrativos que se presentan
en las unidades centralizadas, que afectan la contabilidad de Ejercito.
7) Verificación de las facturas presentadas en los contratos que se ejecutan por parte
de ejército, para cubrir las necesidades de las unidades, en busca de que los valores
allí reflejados presenten concordancia con los estipulados en las cotizaciones y los
contratos firmados por cada proveedor y el ordenador del gasto.
11
Hallazgos
Los hallazgos encontrados en la sección de contabilidad ejército en el proceso de lleva
el control de los diferentes almacenes dentro de lo físico y lo establecido dentro del
aplicativo contable SAP fueron diferencias en que existían algunos elementos en el
servicio pero no estaban contabilizados en el sistema y no los reflejaban las DATAS
MAESTRAS de las diferentes entidades que hicieron las transferencias a las unidades
tácticas; para dar solución a tal hallazgo se realizaba un acta de hallazgos de manera
mensualizada y en base a esta acta se oficiaba a cada unidad que presentara
hallazgos para que ellos solucionaran cada novedad y se presentaran las diferentes
requerimientos a cada entidad centralizadora tal como la DITRA o el ministerio de
relaciones exteriores.
Los diferentes hallazgos más comunes y repetitivos que afectaban la cuenta fiscal
mensual eran:
- Los inventarios que reflejaban los almacenistas de cada unidad reflejaban diferencias
entre las DATAS MAESTRAS, lo físico y el aplicativo SAP, todos estos activos fijos se
tenían que revisar en cada centro de costos, a medida que se desarrollaba el cruce
comparativo las diferencias se reflejaban en algunas letras del número de serie o el
valor de algunos activos fijos entre las DATAS y lo contabilizado.
- El control de los activos fijos de cada almacén y sus inventarios para servicio fueron
controlados por medio de una revista mensual a cada almacén firmada y certificada por
el almacenista, el Jefe de Estado Mayor (JEM) de cada unidad.
- La circularizacion de las operaciones reciprocas se realizó de manera mensual,
obteniendo como resultado que el contador de la Universidad del Tolima contestara en
dos ocasiones de manera positiva al informe de la circularizacion.
-Los convenios que se evaluaban y se revisaban de manera mensual, reflejaban
inconsistencias en lo contabilizado a lo expresado en la sabana de convenios, motivo
por el cual se oficiaba para que estas contabilizaciones se ajustaran de manera real en
el aplicativo contable, enviando también un civil nombrado independiente a la unidad
donde se ejecutara el convenio para que auditara los convenios respectivos.
-Los informativos administrativos son aquellos informativos e investigaciones en las que
el personal militar puede incurrir en un combate, almacén o en uso de su labor. Tales
12
como perdida de material de armamento, intendencia, bajas operacionales, perdida en
combate de personal o semovientes. Estos informativos se calculan por un valor, en
caso de pérdida de armamento, intendencia o semovientes; la pérdida de un militar en
combate se amortiza por el valor de la indemnización teniendo en cuenta su grado y
años de servicio.
13
3. OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA
Objetivo General
- Desarrollar la práctica social, empresarial y solidaria como opción de grado en la
entidad Publica ejecutora del presupuesto Nacional Central Administrativa y Contable
(CENAC) en la dependencia de contabilidad ejército.
Objetivos Específicos
1. Identificar las funciones a desarrollar como practicante de la entidad pública
ejecutora del presupuesto Nacional CENAC.
2. Desarrollar las funciones asignadas en la dependencia de contabilidad ejército.
3. Analizar los diferentes procesos y procedimientos de la empresa CENAC en la
dependencia de control de contabilidad ejército.
Justificación
La decisión de realizar la práctica empresarial como modalidad de grado con las
fuerzas militares de Colombia se debe a que es una entidad pública ejecutora del
presupuesto Nacional donde todo lo relacionado con la contabilidad pública es muy
diferente a los procesos y procedimientos contables que manejamos
convencionalmente en el sector comercial. La CENAC Ibagué me brindó muchos
conocimientos y a través de los cuales aprendí a manejar el sistema SAP en algunas
de sus transacciones básicas. principalmente era la encargada de manejar y controlar
la propiedad planta y equipo para el funcionamiento de las fuerzas militares, llevar las
diferentes revistas, verificar, comparar, examinar los diferentes activos de las 13
dependencias que centraliza el CENAC. Además de esto elaboraba las correcciones
necesarias dirigidas a los segundos comandantes de las unidades para que ellos
realizaran los requerimientos a las diferentes entidades de poder y transferencia para
subsanar las diferentes falencias que se encontraban mensualmente. También. De la
mano de la contadora de ejercito desarrolle auditoria a contratos y facturación, teniendo
en cuenta la norma legal que rige estos contratos y las diferentes condiciones fiscales
de cada proveedor, todo esto conllevo a 4 meses en jornada completa y a través de
esto adquirí muchos conocimientos.
14
4. MARCO TEÓRICO
Entidad Pública: Constituye entidad pública para efectos de la Administración Financiera del Sector Público, todo organismo con personería jurídica comprendido en los niveles de Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local, incluidos sus respectivos Organismos Públicos Descentralizados y empresas, creados o por crearse; las Sociedades de Beneficencia Pública; los fondos, sean de derecho público o privado cuando este último reciba transferencias de fondos públicos; las empresas en las que el Estado ejerza el control accionario; y los Organismos Constitucionalmente Autónomos.
15
5. DISEÑO METODOLÓGICO
La práctica Social Empresarial y solidaria se desarrolla a partir de las siguientes fases:
Fase 1: Reunión con la MY. Claudia Patricia Ortiz Hurtado para la asignación de las
funciones de la práctica.
Fase 2: Desarrollo de las Funciones:
1) Llevar el control de los activos fijos a cargo de las diferentes unidades centralizadas
por la CENAC – IBAGUE, en manejo de cada uno de los almacenes. (intendencia,
armamento, transportes, semovientes, plan Colombia)
2) Verificar las existencias de estos activos fijos tanto en el aplicativo contable SAP,
como físicamente, por medio de actas de revista mensual a cargo de los diferentes
almacenistas y los JEM de cada unidad.
3) Realizar conciliaciones de operaciones Reciprocas, que afectan la Contabilidad de
Ejercito de manera mensual. Como carácter especial las operaciones reciprocas aquí
desarrolladas fueron con la universidad de Tolima y Coortolima.
4) Realizar conciliaciones mensuales sobre los convenios que están vigentes con las
fuerzas Militares y entidades explotadoras de recursos naturales como ISAGEN y
CEMEX, estos convenios se realizan con las diferentes unidades tácticas; con el fin de
generar beneficios a las instalaciones de estas.
5) Recepcionar, amortizar y contabilizar los diferentes convenios de acuerdo a su
ejecución en el aplicativo SAP.
6) Recepcionar y amortizar los diferentes Informativos administrativos que se presentan
en las unidades centralizadas, que afectan la contabilidad de Ejercito.
7) Verificación de las facturas presentadas en los contratos que se ejecutan por parte
de ejército, para cubrir las necesidades de las unidades, en busca de que los valores
allí reflejados presenten concordancia con los estipulados en las cotizaciones y los
contratos firmados por cada proveedor y el ordenador del gasto.
Fase 3: Analizar los diferentes procesos de la empresa Cenac en la dependencia de
Contabilidad Ejercito, mediante el sistema SAP y las existencias físicas.
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6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Tabla 2. Funciones desarrolladas en el Cenac
Actividades Tiempo
Inicio de la práctica profesional 24 de Septiembre de 2015
Presentación ante el equipo de trabajo 24 de Septiembre de 2015
Capacitación Fuerzas Militares de Colombia y
los 25 de Septiembre de 2015
diferentes rangos de suboficiales y oficiales
Explicación de las funciones a desarrollar por la 25 de Septiembre de 2015
MY. Claudia Patricia Ortiz Hurtado
Capacitación de la estructura organizacional de 25 de Septiembre de 2015
la empresa
Demás Actividades:
Actividades Tiempo
1. Llevar el control de los bienes que están en servicio
25 de Cada mes de manera consecutiva durante 4 meses
por dependencia manteniendo actualizada la base de
Datos de bienes por centro de costos y usuarios de acuerdo a los protocolos establecidos por la dirección financiera.
2. Verificar existencias físicas y realizar la comparación con
25 de Cada mes de manera consecutiva durante 4 meses
el estado diario de propiedades planta y equipo en servicio
y con almacenes respectivos a través de la plataforma SAP.
3. Realizar conciliaciones permanentes con el área de
25 de Cada mes de manera consecutiva durante 4 meses
contabilidad verificando existencia física de acuerdo con el
estado diario de propiedades planta y equipo en servicio
Certificando que estén de acordes con los registros contables.
4. Verificar permanentemente el reintegro oportuno de los
27 de Cada mes de manera consecutiva durante 4 meses
de tecnología, siguiendo los procedimientos para tal fin.
5. Coordinar con los respectivos almacenistas jefes de 27 de Cada mes de manera
consecutiva durante 4 meses dependencia y usuarios finales de los bienes que todos los
17
6. Coordinar con los almacenistas la actualización permanente de los datos maestros (Series, marca, color, placas,
27 de Cada mes de manera
consecutiva durante 4 meses
7. realizar los cruces mensuales de convenios e informativos administrativos
28 de Cada mes de manera consecutiva durante 4 meses
8. Realizar los oficios y actas de depuración de las novedades encontradas en cada almacén
1 semana de cada mes, durante 4 meses de manera
consecutiva
9. Realizar la circularizacion y cruce de las operaciones reciprocas de la entidad
2 semana de cada mes,
durante 4 meses de manera
consecutiva
10. Realizar las actas de levantamiento e inventario física de entrega de cargo por traslado de Oficial a cargo de la Unidad
2 y 3 semana del mes de
Diciembre de 2015
Entrega del informe de la práctica social, empresarial y solidaria Mayo de 2016.
18
7. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
A continuación, presentare un instructivo paso a paso de cada una de las transacciones
utilizadas en el aplicativo contable SAP. Para el desarrollo de las actividades
programadas dentro de la pasantía.
AR01
PASO 1: Click en el Logo del aplicativo SAP
PASO 2: Dar doble Click en PRD.
19
PASO 3: Seguidamente nos aparece un pantallazo para introducir el usuario y la
contraseña.
PASO 4: Digitar la transacción por medio de la cual haremos revisaremos los
inventarios que hacen parte de la CENAC y todos aquellos que intervienen en el
desarrollo del balance. AR01
20
PASO 5: Se diligencian los campos de sociedad, Área de Valorización, variante de
Clasificación y Valor de adquisición.
PASO 6: Se genera el listado organizado de todos los activos fijos que controla la
CENAC Ibagué
21
EVALUACION DE LAS CARACTERISTICAS DE UN ACTIVO
FIJO
PASO 1: Digitar la transacción por la cual se hará la evaluación de las características
de un activo fijo. Si se encuentra al servicio, en el almacén, su valor de adquisición,
depreciación, serie, nombre entre otros.
PASO 2: Se generan los datos contables del activo fijo que queremos conocer.
22
PASO 3: Explorando los campos que nos dan las características del activo fijo
encontramos los siguientes datos contables.
23
NOTA: De manera particular en la pestaña Información de Patrimonio nos aparece el
indicador (L) que nos indica que este activo fijo hace parte de Plan Colombia de las
Fuerzas Militares.
24
GENERACIÓN DE BALANCE EN EL APLICATIVO CONTABLE
SAP
PASO 1: Digitar la transacción por la cual se generará el balance a nivel 10, que nos
detallará por todas las sub cuentas el Balance General de Cada mes.
PASO 2: Se procede a llenar las pestañas correspondientes a los datos del balance,
necesarios para el periodo que se quiere revisar.
25
PASO 3: Se genera el balance Detallado del periodo que queremos evaluar.
26
EVIDENCIAS PAPELES DE TRABAJO
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
CONCLUSIONES
Después de culminar la practica en la empresa Cenac, se llegaron a las siguientes
conclusiones:
1. El Cenac nos permite conocer:
a. Todas las operaciones y procedimientos en los cuales como entidad ejecutora del
presupuesto nacional realizan para el buen seguimiento y funcionamiento financiero y
administrativo de la CENAC.
b. Como se ejecuta el PAC mensual que se le asigna a la unidad como entidad
ejecutora del presupuesto nacional, teniendo en cuenta los contratos que realiza para
el debido funcionamiento de las entidades que centraliza.
c. Verificar facturas y la ejecución de los contratos de proveedores que realizan y
prestan servicios para el cubrimiento de las necesidades de las diferentes unidades
d. Conocer el aplicativo SAP en algunas de sus transacciones básicas y su
conformación de seguridad y licenciamiento.
e. Conocer a fondo el funcionamiento de los almacenes y la importancia de estos para
cada unidad.
2. En el desarrollo de mi práctica empresarial con las Fuerzas Militares de Colombia me
permitió revisar los diferentes procesos y procedimientos del área de Contabilidad
Ejercito.
3. Durante el proceso se evidenciaron muchas falencias las cuales se fueron
subsanando poco a poco con la experiencia adquirida y con la ayuda del sistema SAP,
así mismo cumpliendo con las metas propuestas y las funciones a desarrollar durante
el periodo de aprendizaje en la entidad.
53
BIBLIOGRAFIA
- Soriano Llobera, Juan Manuel, García Pellicer, María Carmen, and Torrents Arevalo,
Juan Antonio. Economía de la empresa. España: Universitat Politècnica de Catalunya,
2012. ProQuest ebrary. Web. 10 February 2016.
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Webgrafia
https://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_glossary&letter=E&id=473&lang=es