Preparando la Conferencia

Preparando la Conferencia

Las diapositivas

Muchas de ellas suelen tener demasiado texto. La peor forma de hacer una presentacin es encender PowerPoint y empezar a teclear todas las ideas que tengas en listas (a tu audiencia se le har eterno). En vez de eso intenta expresar con dibujos o grficos tus ideas. Recurre al texto donde las imgenes te fallen. La nica excepcin es el ttulo, que toda transparencia debera tener.

Utiliza siempre fuentes Sans-Serif (sin serifas o gracias). Son ms fciles de leer desde el fondo de la sala. El propsito de las serifas es relajar el ojo cuando ests leyendo pginas llenas de texto. Lo ideal es que tu presentacin no tenga tanto texto como para justificar el uso de las serifas. Una excepcin: las fuentes en las frmulas matemticas.

Ms de la mitad de las charlas a las que asisto utilizan texto demasiado pequeo. Utiliza la fuente ms grande que quede atractiva en la diapositiva; intenta no usar una menor de 24 puntos. Mejor an: textos a 30 puntos y ttulos a 40.

La simplicidad es el mejor medio para transmitir informacin. Tu audiencia tiene muy poco tiempo para asimilar qu hay en tu transparencia, especialmente prestndote atencin todo el rato. Algunos conferenciantes utilizan aadidos como logos del proyecto, el ttulo o el nombre de la conferencia en cada diapositiva: no lo hagas.

Para diapositivas con frmulas uno de mis trucos favoritos es aadir flechas y etiquetas que apunten a las variables de una frmula, recordando a la gente qu significa cada una. Pocos recordarn la nomenclatura que has utilizado en la diapositiva anterior.

A no ser que seas un excepcional orador y no cometas errores, reserva entre minuto y medio y dos minutos por diapositiva.

Una charla de media hora o ms necesita ser dividida en secciones, con un diapositiva-ttulo o una que remarque cada una de las nuevas secciones. Si la charla es corta utiliza tu propio criterio. El objetivo de estas diapositivas es avisar a tu audiencia de que se va a producir una transicin y un cambio de tema, y sobre qu hablarn las siguientes diapositivas.

Tu organizacin

El fallo ms comn es gastar demasiado tiempo en detalles tcnicos y demasiado poco situando a la audiencia en el contexto. Una charla de 30 minutos o menos debe ser como publicidad del documento del que hablas, no un reemplazo. Tu objetivo es convencer a los oyentes de que deben leer tu trabajo. Este es un objetivo muy ambiguo; haz hincapi en los aspectos ms importantes:

Cul es el problema que ests resolviendo?

Cul es la diferencia de fondo entre tu mtodo y los que se han utilizado antes? Esto es, en realidad, una pregunta con dos partes, de la cual normalmente slo se responde la segunda:o Qu logra tu mtodo de trabajo que ningn otro ha hecho antes?o Qu algoritmo permite a tu mtodo de trabajo lograr ms?

Qu es evidentemente mejor en tu mtodo en ciertas circunstancias? (Y cuales son esas circunstancias).

Cul es la gran idea con que se tiene que quedar la gente cuando salga de la charla? Si normalmente intentas transmitir cinco ideas es probable que no lo consigas con ninguna. Si escoges una y trabajas en ella seguramente tendrs xito.

Estas ideas generales deben estar siempre en tu mente cuando escribas un trabajo. Son tan importantes que no voy a decir nada ms sobre la organizacin. Pon estos aspectos primero cuando compongas tu charla y sers uno de los mejores oradores de la conferencia.

Dejar aqu que otra persona diga algo sobre la organizacin. Me encanta la siguiente cita del blog de Herman Haverkort:

El repaso

Cuando tus dispositivas estn terminadas, ojalas y mira cada uno de los ttulos de ellas. Enfatizan los aspectos correctos? Apuesto a que puedes mejorar al menos la mitad de ellos. El trabajo de cada ttulo es colocar en contexto y decir a los oyentes qu ests intentando transmitir con tus palabras. Cuando algn oyente se despierte en mitad de la conferencia e intente prestar atencin de nuevo lo primero que leern ser el ttulo de la diapositiva. Asegrate de que les dice por qu ests hablando de algo que no estn entendiendo ahora mismo.

Dar la conferencia

Practica. Es obvio pero hay que decirlo. Haz un ensayo (incluso estando solo) antes de hacerlo en pblico. Mejor an: hazlo dos o tres veces.

Punteros lser.Realmente no me hacen gracia y esto es porque la mayora de la gente los usa mal. Increblemente mal. Por otro lado un puntero telescpico pasado de moda es mucho ms fcil de seguir con la vista.

Por supuesto, algunas salas tienen una pantalla demasiado grande para un puntero fsico. Truco: cuando apuntes a algo con tu puntero lser, hazlo firmemente. Muchas personas intentan rodear un objeto en lugar de apuntarlo. Sabes qu? Nadie tiene ni idea de a qu ests apuntando! He visto sentado cmo un conferenciante tras otro haca esto y ninguna de las audiencias tena ni idea de a qu estaba sealando.

Porttiles. Antes de la charla recuerda apagar el salvapantallas. Adems piensa si hay alguna aplicacin que puede intentar descargarse la ltima versin de Real-Player en medio de la charla. (Este no es un caso de ejemplo).

Otra de las formas que tiene un orador para parecer estpido es quedarse mirando a la pantalla de su porttil mientras habla. Est en la naturaleza humana de tu audiencia el seguir tus ojos, as que utilzala para tu provecho: cuando mires a la pantalla de proyeccin los ojos de tu audiencia estarn donde t los quieres. Cuando mires a la audiencia ellos escucharn lo que dices, pero cuando mires al portcil se distraer y ni escucharn lo que dices ni vern lo que quieres que vean. Intenta colocar la pantalla de tu porttil donde no puedas verla.

Presentacin.Comienza la charla presentndote con tu nombre, aunque acabes de ser presentado por otra persona siempre y cuando no haya sido una presentacin larga y clara. A veces los que llevan la sesin confunden los nombres o no usan bien el micrfono. La gente adems est acabando sus conversaciones cuando ste te presenta. Por ltimo, la gente que est al final de la sala seguramente no oy la presentacin aunque a t te sonara increblemente clara.

Si la charla es suficientemente importante (por ejemplo, una de trabajo), ten memorizadas las primeras diapositivas, para poder tener un inicio suave y sin interrupciones no importa cun nervioso o cansado ests. Por supuesto, no memorices una charla entera.

Hablar.El secreto de una charla con xito est en el ritmo. La parte ms importante es elegir puntos clave en tu charla, y hacer nfasis en esos puntos decidiendo cmo enfatizarlos. A veces hago esto hablando de forma lenta y a veces diciendo Esta es la idea ms importante en esta charla.

A veces el silencio es una articulacin adecuada. Una de las mejores y menos usadas tcnicas de un orador es saber dejar una pausa larga tras un punto clave. Djales que lo absorban.

Es importante que sepas que puedes tomarte el tiempo necesario para decir lo siguiente. No hay prisa ni necesidad de llenar los espacios con sonido. La audiencia est demasiado ocupada intentando descubrir qu significa la diapositiva como para fijarse en lo que te costar llegar a la siguiente frase.

Debes conseguir extinguir la muletilla eeeeeh de tu vocabulario. Sonidos como emmm no son buenos para mantener constante el flujo de informacin hacia los oyentes. Recuerda que no se van a marchar de donde estn. Cuando no sepas lo que tienes que decir, estate tranquilo y piensa de forma pausada.

El tpico mal orador es el que habla a una velocidad uniforme, sin mostrar nfasis y siempre pareciendo atolondrado, sin pausas, pasando una diapositiva tras otra de forma montona. Date cuenta de que tienes que hacer para no ser ese tipo de persona.

Despedida. Acaba siempre tu charla diciendo Gracias. No es pretencioso ya que les ests haciendo un favor. Si no das pistas a la audiencia de cundo deben aplaudir se sentirn confusos. Como la mayor parte de los rituales sociales, la secuencia de gracias-aplauso hace sentirse bien a todos. No llames al turno de preguntas hasta que hayas terminado.20 Consejos de los mejores conferenciantes.

La revista "Training & Development" est considerada como una de las mejores en el mundo en temas de formacin (tal vez la mejor!).

A continuacin veinte de sus mejores consejos que pueden servir de ayuda y repaso:

1. Preprate, preprate, preprate.

2. No te transformes en un narrador de transparencias.

3. Por qu te invitaron a dar la conferencia, eso aclarar las expectativas que tienen de ti.

4. No hables al pblico, habla con el pblico.

5. Adapta tu conferencia a tu audiencia.

6. Crea nuevos conceptos, procesos y modelos. Tu credibilidad aumentar.

7. Actualzate permanentemente.

8. Demuestra tu pasin por el tema.

9. S autntico, abierto e incluso vulnerable. Tu audiencia reconocer tu sinceridad.

10. Administra bien tu tiempo.

11. Esfurzate para que tu pblico est atento. Ameniza tu conferencia.

12. Resume.

13. Comienza a trabajar mucho antes de comenzar a hablar.

14. Qudate al alcance del pblico despus de finalizar.

15. Transfrmate en un "provocador" ms que en un "presentador".

16. Rejuvenece permanentemente tus conferencias. Perfecciona tus destrezas.

17. Aprende de tus colegas.

18. Toma clases de improvisacin teatral.

19. Muchas veces es ms importante callar que hablar.

20. Asume riesgos.Diez mandamientos para hablar en pblico.

Las charlas y conferencias abundan, para todo se organiza una. Antes, daba gusto asistir a ellas. Maestros de la palabra y de la conversacin seducan a sus pblicos. Hoy, son un castigo. Incluso las de muchos comunicadoras y comunicadores. Son tediosas, aburridas, largas e incomprensibles. Si adems de sufrirlas, tambin te toca impartirlas, toma nota:

1. Prepara tu charlaEsto te dar seguridad a la hora de hablar. Tener un esquema y una estructura evitar que te pierdas, repitas, no sepas cmo terminar y te alargues ms de la cuenta. Si por algn motivo no pudiste preparar bien lo que vas a decir, no comiences la charla pidiendo disculpas por ello. Predispones al auditorio antes de comenzar.

2. Habla de pie

As tendrs el cuerpo en posicin ms dinmica. Podrs expresarte mejor con las manos, podrs incluso desplazarte entre el pblico. Si tienes que hablar sentado, gesticula, muvete, llama la atencin de quienes te escuchan.

3. No leas

Si prefieres escribir toda la conferencia (y no llevar solamente un esquema) lee el texto un par de veces antes para que manejes con soltura el contenido. Esto te permitir contar lo que tienes escrito, pero no leerlo. Por lo general, la lectura se vuelve tediosa, artificial, y el pblico desconecta despus de la primera hoja.

4. No uses PPTY si lo haces, que sean imgenes, esquemas de apoyo, punteo de ideas. Para proyectar el texto completo y leerlo junto a tu pblico como si fuera un karaoke-point, es mejor que lo enves por correo a quienes vayan a asistir a tu charla.

5. Comienza atractivoEn el primer minuto se juega el xito o el fracaso de una charla. Comienza sin dar rodeos ni pedir excusas ni anunciar lo que vas a decir Comienza contando una ancdota o diciendo una frase sorprendente o haciendo algo que atrape la atencin del pblico. Si ganas ese primer momento, ganaste la charla.

6. Vara la voz

Que stas acompaen lo que ests diciendo. Levanta la voz, s contundente cuando afirmes, acompaa de sonrisas y onomatopeyas los relatos para amenizar la charla Si hablas en forma ceremoniosa, sers un efectivo somnfero para quienes te escuchan. S natural, habla con entusiasmo. Y con conviccin.

7. lenguaje sencillo Abandona las palabras abstractas y rimbombantes, y emplea un lenguaje apropiado a tu pblico. Palabras sencillas, comprensibles, con ejemplos e historias que expliquen los conceptos ms complejos. Por cierto, no emplees un lenguaje masculinista, que vuelve invisibles a las mujeres. Palabras inclusivas para los compaeros y las compaeras.

8. Emplea el humorQue tu exposicin sea divertida. Rompe con el precepto de que lo importante debe decirse en forma seria y formal. Rete y haz rer para crear un ambiente alegre. Porque slo recordamos las ideas dichas de forma emotiva. Y el humor es una emocin bsica.

9. No pierdas la vista Sus caras son el termmetro para saber si estn entendiendo o se aburren por el rollo que les ests soltando. Si comienzan a bostezar o a jugar con el celular es momento de contar un chiste para distender el ambiente. Busca formas para que el pblico participe en tu charla, acrcate a las primeras filas, pregntales, pdeles una opinin. Al sentirse interpelados, prestarn atencin y se interesarn ms en el tema.

10. S puntual

Puntual para empezar. Y para terminar. Si la charla dura 20 minutos, no hables media hora. Si dura media hora, no hables una hora. Si te han dado tanto tiempo para tu exposicin, preprate para hablar un poco menos, porque casi siempre solemos extendernos ms de lo previsto. En todo caso, si tienes que tomarte unos minutos ms, no los inviertas en decir a cada rato un momentito que ya termino. www.radialistas.net Tips on Giving a Successful Conference Presentation

Conducting and presenting research is a significant focus of graduate training for science-oriented psychology students. Faculty advisors push students to develop skills in writing and publishing scientific papers. But another skill of equal importance for disseminating research findings is giving conference presentations. Although some of us may cringe at the idea of standing in front of an audience of strangers to talk about our research, there are a number of things to keep in mind that can make the experience more bearable and possibly even enjoyable.

Be yourself - Figure out what presentation style is most natural for YOU. Reflect on the talks you've seen and consider which aspects you like or dislike. For example, if you think showing video clips is not your style, avoid using them. Or if you like how people use themes and a common metaphor throughout their talk, you can try to incorporate this into your talk as well.

Preparing slides - When it comes to slides, less is more. Dont try to rush through 100 slides in 20 minutes. A good rule of thumb is 1 slide per minute. Here is one way to divide your slides: The first slide should introduce the title of your talk, who you are and where you are from. To get the audience primed for your talk, include a slide introducing the main question and findings to be discussed. It is also important to include a slide outlining the flow of the talk to provide a sense of predictability. Background can be covered in two slides asserting the problem statement, reason why you are interested in the question, and prior work. Methods can be covered briefly in one slide (additional information can be provided later if requested). The bulk of your talk (4 slides) should be focused on the results. One slide summarizing your hypotheses and findings should follow. Finally, one slide can be dedicated to discussing future work or limitations.

Be clear and concise - Structure your talk around 3-5 "take away" points you want the audience to remember, which can be repeated multiple times. This will help keep unnecessary details to a minimum and allow you to highlight your primary message more clearly. Additionally, avoid using jargon and technical language. You want a broad audience, not just experts in your field, to be able to understand your results.

Engage your audience with illustrations - A picture (or graph) is worth a thousand words. Keep your slides light on text and heavy on figures, but avoid overly complicated figures that are hard to comprehend. The purpose of you giving your talk in person is to explain to the audience what the graph illustrates in an easy-to-understand manner.

Handling the Q&A - For some, the most nerve-wracking part of a presentation is after you have delivered your prepared talk and are awaiting unknown questions. However nervous you may feel (which is completely normal), rest assured that no one is more of an expert on your study than you are. You designed and implemented the study and conducted the analyses. If you still feel nervous about answering questions, prepare additional slides that can answer questions you anticipate. A useful way to deal with questions you are not prepared for is to say you want to think about the insightful question and are willing to discuss it in more detail individually after the presentation.

Practice makes perfect! - As researchers we know this is fact yet we often ignore it. Allow yourself enough time to practice your talk at least three times before going live on stage, focusing on transitions, eye contact, and rate of speech, which are often problematic when first giving a talk. Practice your talk in front of a diverse audience, including your lab mates who likely know a lot about your research and can give detailed comments, as well as friends or family outside of your research area who can provide a more general perspective. It may also be useful to spend some time toying with any equipment you may use, such as a laser pointer or projector, so that you don't waste time during your presentation figuring out how to use it. The more comfortable you feel during a talk, the clearer your message will be to the audience.Giving Great Conference: 7 Tips to producers

1. Prepare your audience. Attendees have the right to know what they will walk away knowing if they attend and what they might miss if they do not. The attendee isthe customer and ultimately will decide whether your event succeeds and fails.

2. Define your audience. Topics, over time, will change for your audience. For example, if your primary attendee is a geek, then you need to focus on leading edge technologies. However, if your attendee is a mid-level corporate communications person, this is probably the time to embrace blogging and social media issues.

3. Narrow focus wins. If you try to attract too many people from too many professional disciplines, you have a high probability of disappointing many of he attendees much of the time. Speakers need to know what the audience wants from them and everyone walks away getting--and giving--what they wanted.

4. Bellwether topics are generic. Dow Jones Ventures produces conferences for VCs. Each presenter, each year, for nearly 20 years has been an a startup founder or executive, giving a 20 minute PowerPoint pitch hoping an audience member will ultimately open a purse string. This audience wants content and cares very little about frittering away time socializing. DEMO, my particular favorite conference also spotlights entrepreneurs, but has a larger and more diverse audience. DEMO makes certain that there is lots of social time, because that's what attendees want. Bar Camps have no preset agenda, but have turbocharged attendee participation and they are wildly succeeding in this new interactive age. I rarely attend them, because I tend to like set agendas and I'm looking for speakers who I think in advance will be interesting or useful to me.

5. Make your speakers serve your audience. I am appalled when I get invited to speak and invariably ask what a producer's audience would like to hear about from me and the producer tells me, "Whatever you like." This gives me permission to deliver a self-serving commercial if I want. The audience has paid enough that they deserve better than a commercial. A good producer listens to what the audience says and adjusts course.

6. Make your speakers prepare. The tech and script are reviewed. The companies come and go, but attendees keep coming back year after year, because we know what to expect and we know it is quality.

7. Use junior people for real-time feedback. Producers have become celebrities themselves and as such people tend to say kinder things about the conference to them than they say to other people. It is wise for a producer to get feed back through junior people at the conference, who hear the real scuttlebutt on rooms, food, seats, price, speaker roster and so on. The real quality comes when you complain to a junior person and then hear from a senior person who promises to try to make it better next time.

Tips for a Good Conference Talk

Some of the points were inspired by a SIGMOD note-to-speakers from that year's PC Chair Mike Carey, who in turn attributes Marianne Winslett and Catriel Beeri.

Plan very carefully what you can cover in the allotted time. You have 25 minutes, and a conscientious session chair will ruthlessly cut you off if you attempt to exceed that limit.

Design your slides with a large room and audience in mind. Use large fonts so your slides are visible from far away. As a general principle, don't put too much on each slide.

Given the time limit there's simply no way you can present all the results in your paper, so don't even try. Think of your talk as an advertisement -- your goal is to entice the audience into wanting to read your paper. Motivate the problem; describe your overall approach and your major results. If your work includes experiments, pick a representative graph or two.

Don't put everything you want to say on your slides and then read them during your talk. You will captivate your audience by forcing them to listen to you, looking at the slides only for cues and diagrams.

Keep your examples simple, emphasizing the main points, and give the audience enough time to digest each example.

It is strongly recommended that you practice your talk several times, especially if you haven't given many conference talks in the past. Time your runs; get your friends to listen and criticize.

If you are not a native English speaker, make an effort to speak slowly and clearly enough for a large audience to understand you. Even if you are a native speaker, you will need to speak loudly and clearly.

Position yourself carefully with respect to the screen -- be sure not to block the audience's view.

During the question & answer session at the end of your talk, be sure that your audience knows what question you are answering -- repeat a question if not everyone was able to hear it. It's often a good idea to repeat questions regardless, to make sure you have them right and to give yourself a moment to think.

Most of all, have fun, and remember -- your talk serves as an advertisement for your work and your paper.