Preparar una conferencia de prensa

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Preparar una conferencia de

prensa


¿Qué es una conferencia de prensa?

• Es una herramienta diseñada para generar noticias, particularmente, hechos reales y objetivos.

• Puede contribuir al avance de la causa de la organización.


¿Por qué preparar una conferencia de prensa?

•Para proporcionar más información que en un comunicado de prensa.•Para interactuar: responder preguntas.•Para anunciar algo sin precedentes.•Para defenderse ante publicidad negativa.•Para incentivar la moral del grupo.


Ocasiones en la cuales preparar una conferencia

de prensa• Cuando el evento incluye a un individuo

destacado. • Cuando se tienen importantes avisos por hacer.• Cuando hay una emergencia o crisis.• Cuando se desea responder a un evento

relacionado.


Antes de la conferencia de prensa:

• Definir el tema.• Programar la fecha y la hora.• Seleccionar el sitio.• Escojer y capacitar al moderador y participantes.• Contactar a los medios.• Dar seguimiento a los medios.• Elaborar una carpeta de prensa.• Prepare la sala.


La carpeta de prensa debe contener lo siguiente:

• Una lista de los participantes de la conferencia de prensa.

• Un comunicado de prensa y antecedentes sobre el tema.

• Fotografías brillantes en blanco y negro.• Biografías resumidas de los participantes. • Reportajes/artículos relacionados.


Consejos para los participantes:

• Sea claro y preciso.• Considere que la audiencia es inteligente. • No sostenga o juegue con ningún objeto.• Vista correctamente .• Diga siempre la verdad.


Preparación de la sala:

• Verifique la ubicación de los enchufes eléctricos. • Coloque una mesa para sentar a sus oradores.• Proporcione asientos para los reporteros y su equipo.• Despliegue materiales visuales como fondo para el

panel.• Tenga una hoja de registro de asistencia. • Proporcione un podio para el moderador. • Coloque bebidas.


En la conferencia de prensa:

• Dé la bienvenida a la prensa.• Haga que se registren y proporcione a cada uno una carpeta de prensa.• Siente a los participantes en la mesa frente a los reporteros.• Revise la hoja de registro para saber qué medios están representados. • No comience más tarde de 5 minutos después del tiempo programado.• Grabe el evento.• El moderador debe dar la bienvenida a la prensa y presentar el tema y a

los participantes.• Cada participante debe hacer una presentación de 3-5 minutos,

destacando 3-5 puntos clave.


En la conferencia de prensa:

• Después de las presentaciones, el moderador debe responder a las preguntas y dirigirlas a los participantes apropiados.

• Después aprox. 45 minutos, finalice la conferencia. Agradezca a los participantes y a los medios. Si es apropiado, invite a los medios a permanecer más tiempo para realizar conversaciones informales con los participantes.


Después de la conferencia de prensa:

• Revise la hoja de registro para determinar qué medios importantes no asistieron.

• A los que no asistieron, entrégueles una comunicado de prensa y una carpeta de prensa o concrete una entrevista entre un reportero y uno de los participantes de la conferencia.

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