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UNE-ISO 23081

Presentación de la norma UNE-ISO/TS 23081 Metadatos para la gestión de documentos:

aplicación a un caso práctico

Ponente: Maria Rosa LloverasEBLA Gestión Documental

UNE-ISO 23081

GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS: ESTUDIO DE UN CASO

• CONTEXTO: – Despacho profesional jurídico, laboral y tributario– Documentos digitalizados, guardados en un árbol de carpetas del

servidor local del despacho.– Recuperación de documentos: navegación en el árbol

• PROBLEMA: accesibilidad y localización de los documentos• NECESIDADES:

– Repositorio común para la documentación de los asuntos de negocio del despacho

– Mecanismos de descripción de documentos, para su recuperación posterior

• SOLUCIÓN: – diseñar e implantar un sistema de gestión de documentos

electrónicos: UNE-ISO 15489– Esquema de metadatos para la descripción de documentos: UNE-

ISO 23081

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UNE-ISO 23081

DISEÑO E IMPLANTACIÓN

1. Principios de un plan de gestión de documentos (UNE-ISO 15489)

2. Empleo de los metadatos en los procesos y controles de la gestión de documentos:– Incorporación– Registro– Trazabilidad

UNE-ISO 23081

1. Diseño e implantación: principios (UNE-ISO 15489)

• Documentos creados en cada proceso• Forma y estructura en que los documentos se

deberían crear e incorporar en el sistema• Metadatos que deberían crearse• Requisitos para recuperar, usar y transmitir

documentos durante los procesos de negocio y plazos de conservación necesarios

• Como organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso

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UNE-ISO 23081

2. Diseño e implantación: Metadatos

• CONCEPTO: datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a través del tiempo

• Son información estructurada o semiestructurada• Posibilita la creación, registro, clasificación, acceso,

conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes. Cada dominio representa un área del discurso intelectual y de la actividad social i de la organización

UNE-ISO 23081

Ejemplo de metadatos sobre un expedienteCÓDIGO DEL CLIENTE

Etiqueta Cod_cliente

Dominio Códigos de los clientes registrados en el programa de gestión de expedientes

Tipo de datos Texto (“00000”)

Indización Sí

Tratamiento documental

No procede

Obligatoriedad Sí

Observaciones Validación de datos: control de adecuación con el valor introducido en el campo ‘Cliente’.

Área

Etiqueta Área

Dominio Áreas de negocio del despacho

Tipo de datos Texto

Indización Sí

Tratamiento documental

Lista de valores admitidos: ‘Fiscal-contable’, ‘Laboral’, ‘Jurídica’.

Obligatoriedad Sí

Observaciones Lista desplegable

Código del expediente

Etiqueta Cod_expediente

Dominio Códigos de expediente registrados en en el programa de gestión de expedientes

Tipo de datos Texto (“00000”)

Indización Sí

Tratamiento documental

No procede

Obligatoriedad Sí

Observaciones ---

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UNE-ISO 23081

2. Diseño e implantación: Metadatos• USO: en los procesos y controles de la gestión de documentos:

– Incorporación– Registros– Trazabilidad

• OBJETIVO (UNE -ISO 23081, s. 4.1)– Identificación– Autenticación– Descripción– Localización– Gestión de los recursos de forma sistemática y consistente

• FINES (UNE-ISO 23081, s. 4.1):– Cumplir los requisitos de la organización y de la sociedad– Hacer frente a las responsabilidades que cada organización tiene

UNE-ISO 23081

DEFINICIÓN E IMPLANTACIÓN DE METADATOS

1. Ver si existen esquemas dentro del sector o en alguna autoridad del país

2. Adaptar dicho esquema a los procesos de negocio de la organización / o diseñar un esquema teniendo en cuenta la UNE-ISO 23081-1:2006

3. Crear e incorporar los metadatos para la gestión de documentos dentro de un contexto más general asegurando que se establecen los vínculos y relaciones adecuadas, y que los metadatos no se dupliquen ni se produzcan innecesariamente

4. Definir las responsabilidades5. Documentar el esquema de metadatos (los metadatos acerca de cada

documento)6. Definir los procesos de mantenimiento de los metadatos dentro de la

organización, tanto si son de creación propia como si se han utilizado tablas de equivalencias con los metadatos definidos por otras organizaciones

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UNE-ISO 23081

DISEÑO DE UN ESQUEMA DE METADATOS

• Selección de elementos para formar un esquema• Estructura de elementos y establecimiento de

relaciones• Esquemas de codificación• Reglas sintácticas, niveles de obligatoriedad, valores

por defecto y repetibilidad• Reutilización de esquemas de metadatos

preexistentes para la gestión de documentos

UNE-ISO 23081

PRESENTACIÓN DE UN ESQUEMA DE METADATOS

• Documentar un esquema de metadatos para la gestión de documentos– Metadatos sobre el expediente del que forma parte el

documento: se extraen de la información contenida en el programa de gestión de expedientes del despacho (código y nombre del cliente, código del expediente, etc.)

– Metadatos sobre el documento, específicos de cada documento: introduce el usuario que archiva el documento

– Metadatos de control: para la administración del sistema de gestión de documentos electrónicos (son generados de forma autom ática por el programa de archivo electrónico). Permiten la trazabilidad.

• Presentaciones legibles por máquina

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MODELO GENÉRICO DE METADATOS

• Los metadatos se organizan en 6 grupos:– Identificación– Descripción– Uso– Plan de eventos– Historial de eventos– Relación entre distintas

entidades -documentos• Cada grupo se divide a su vez

en muchos elementos de metadatos

UNE-ISO 23081

BENEFICIOS

• Mejorar la recuperación de información

• Mejorar la compartición de información• Asegurar la interoperabilidad a través del sistema• Permitir que los documentos puedan ser utilizados por una

aplicación o sistema de información, haciéndolos legibles, utilizables y comprensibles

• Asegurar la autenticidad, la fiabilidad, la disponibilidad y la integridad de los objetos de información a lo largo del tiempo

• Asegurar la preservación de la información a lo largo del tiempo• Mejorar las descripciones de los documentos