Funcionalidad de matrículaImplementación Epik

Sesión 1

I. Definiciones Previas

• Conceptos Académicos

• Conceptos Financieros

II. Inscripción vía administrativa (Académico)

• Ejercicio 1

III. Matrícula autoservicio del estudiante

IV. Matrícula vía administrativa (Financiero)

• Ejercicio 2

Funcionalidades para Matrícula

Sesión 2

I. Listas de Espera

• Ejercicio 3

II. Proceso de Bajas

• Ejercicio 4

III. Postergación Fecha de pago

• Ejercicio 5

IV. Cambio de Clase (Factura paga con nómina y otro medio )

• Ejercicio 6

Funcionalidades para Matrícula

SESIÓN 1

Definiciones PreviasConceptos Académicos

Activación de Ciclo Lectivo

Programación AcadémicaMenú Principal > Herramientas de Informes > Consultas > Visor de Consultas

Informe de Orientación Académica

Menú Principal > Orientación Académica > Orientación de Alumnos > Petición Informe Orientación

Definiciones PreviasConceptos Financieros

Tipos de cuenta de Finanzas del Alumnado

Agrupador de conceptos detransacciones que permite organizardichas transacciones de formacoherente.

Codificación numérica para definir y describir una acción exclusiva, bien sea un:- Cargo: todo lo que el estudiante adquiere académicamente y debe a la

Universidad. Ej. Matrícula Idiomas Medellín, Supletorio, Carné. Esta descripciónserá la reflejada en la facturación.

- Pago: la forma de cancelar el servicio adquirido (cargo) Ej. Efectivo, TC Amex,Beca, Bancos.

- Reembolso: valores a devolver al estudiante o corporación.

Su estructura está definida de la siguiente forma:

Matrícula Idiomas Medellín 010020000011Matrícula Idiomas Llanogrande 070020000011

Tipo de Ítem

Cuenta de Alumno – Nivel 1

Favoritos > Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cuentas de Cliente

Cuenta de Alumno Nivel 2

Cuenta de Alumno - Nivel 3 Cargo

Cuenta de Alumno - Nivel 3 Cargo

Rutas a Tener en Cuenta

• Menú Principal > Gestión Curricular > Programa de Clases > Programa de Curso Nuevo

• Menú Principal > Gestión Curricular > Programa de Clases > Mantenimiento Horario Clases

• Menú Principal > Definición de SACR > Datos de Productos > Finanzas del Alumnado > Matrículas y Tasas > Localización > Fechas Pago de Matrículas

Fecha de Vencimiento de Matrícula – Programación de Clases

Fecha de Vencimiento de Matrícula – Programación de Clases

Fecha de Vencimiento de Matrícula – Programación de Clases

Que sucedió:

Que sucedió:

El día 27 de febrero inicio la clase, a partir de esta fecha se cuentan los 20 días,el día de vencimiento debería ser el 19 de Marzo, por ser festivo se toma el díahábil anterior, 17 de marzo.

Inscripción AcadémicaEjercicio 1 - Casos académicos

• Validar el programa del estudianteMenú Principal > Registros e Inscripciones > Información Grados y Programas > Programa/Plan de Alumno

• Validar ciclo lectivo activoMenú Principal > Registros e Inscripciones > Información de Ciclo Lectivo > Activación de Ciclo Lectivo

• Revisar informe de orientaciónMenú Principal > Orientación Académica > Orientación de Alumnos > Petición Informe Orientación

• Inscribir ClaseMenú principal > Registro e inscripción > inscripción de alumnos > inscripción rápida.

Realizar la inscripción administrativa – Inscripción Rápida

Lo que puede pasar en aspectos académicos

• Clase completa• No cumple prerrequisitos• Ya cursó la clase• Lista de espera

Tener en Cuenta – Problemas en la Inscripción

Inscripción por Autoservicio

Inscribir curso

Menú principal>Autoservicio>Centro del Alumnado - Opción Inscribir

Consultar factura y generar pago

• Autoservicio > Centro de Alumnado > Consulta de Cuentas

• Menú principal > autoservicio >centro del alumnado > consulta de cuenta > Centro de pagos

Recibir notificación de inscripción de curso

Matrícula administrativaCasos financieros – Ejercicio 2

• Inscribir asignatura de forma administrativa

Menú principal > Registro e inscripción > inscripción de alumnos > inscripción rápida.

• Confirmar horario y generar factura

Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula >Generar Aceptar Matrícula

• Revisar Aceptar Matrícula y Reversar Aceptar Matrícula (Solo Financiero)

Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > ConsultaAceptar Matrícula

Realizar la inscripción administrativa – Confirmar Horario – Solucionar Problemas Financieros

• Confirmar horario y generar factura

Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula >Generar Matrícula

• Revisar cuenta y factura generada al alumno

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cuentas de Cliente

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Facturación de Clientes > FacturasSistema de Alumnos > Resumen de Facturas de Alumno

Realizar la inscripción administrativa – Confirmar Horario Solucionar Problemas Financieros

CASO GRUPOS CERRADOS: Asignar estudiante a grupo de no pago

• Menú Principal > Registro e inscripciones> Información de Grados yProgramas > Grupos de Alumnos

• Menú Principal > Registro e Inscripciones> Información Grados yProgramas> Grupo de Alumnos por Alumno

Nota: Se asignarán estudiantes a el grupo de “No Pago” por solicitud.

Asignar valor de matrícula a contrato

Nota: Se contabiliza el valor de la matrícula a la empresa que lo asumirá, esto se verá enla capacitación de facturación a empresas .

Lo que puede pasar en aspectos financieros

• No generó factura porque:No tiene tasa asociadaNo tiene fecha vigenteNo tiene fecha parametrizadaNo hizo clic en confirmar horario

Tener en Cuenta – Problemas en el Cálculo de Matrícula

SESIÓN 2

Ejercicio 3Listas de Espera

• Consultar lista de claseMenú Principal > Gestión Curricular > Listas de Clase > Listas de Clase

• Inscripción RápidaMenú Principal > Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos >Inscripción Rápida

• Proceso de Listas de EsperaMenú Principal > Registros e Inscripciones > Proceso de Ciclos Lectivos > Listasde Espera > Proceso de Lista de Espera

• Depuración de Listas de EsperaMenú Principal > Registros e Inscripciones > Proceso de Ciclos Lectivos > Listasde Espera > Depuración de Listas de Espera

Gestión de listas de espera

Ejercicio 4Proceso de Bajas

• Parametrizar Proceso de Bajas

Menú Principal > Registros e Inscripciones > Proceso de Ciclos Lectivos > Proceso de FinCiclo Lectivo > Parametrización de Bajas

• Ejecutar Proceso de Bajas

Menú Principal > Registros e Inscripciones > Proceso de Ciclos Lectivos < Proceso de FinCiclo Lectivo > Proceso de Bajas

Proceso de Bajas

Ejercicio 5Postergación de pago

• Consultar Confirmar Horario – Reversión Aceptar Matrícula (Financiero)Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > Consulta AceptarMatrícula

• Revisar CuentaFinanzas del Alumnado > Cuentas de Cliente

• Validar Fechas de Vencimiento Matrícula - Definir Fechas de Pago AdicionalesDefinición de SACR > Datos de Productos > Finanzas del Alumnado > Matrículas y Tasas >Localización > Fechas Pago Adiciones

Definición de SACR > Datos de Productos > Finanzas del Alumnado > Matrículas y Tasas >Localización > Fechas de Pago Matrícula Adic

Postergación de Pago

• Confirmar horario y generar factura

Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > Generar AceptarMatrícula

• Revisar cuenta y factura generada al alumno

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cuentas de Cliente

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Facturación de Clientes > Facturas Sistema deAlumnos > Resumen de Facturas de Alumno

Postergación de Pago

Ejercicio 6Cambio de clase - Factura paga

• Verificar forma de pago

Finanzas del Alumnado > Cuentas de cliente

• Consultar Confirmar Horario – Reversión Aceptar Matrícula (Financiero y Académico)

Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > ConsultaAceptar Matrícula

• Contabilizar Cargo (Reversar deducción de nómina)Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Contabilización alumnos

Cambio de clase - factura paga(nómina y otra forma de pago)

• Inscribir Nueva ClaseRegistros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Inscripción Rápida

• Confirmar horario y generar facturaRegistros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos > Aceptar Matrícula > Generar AceptarMatrícula

• Cambio prioridad de cargo o facturaFinanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Pagos por Factura > Liberación Pago Factura

• Proceso aplicación cobrosFinanzas del alumnado/cargos y pagos/aplicación de cobro/monitor de procesos

• Consultar CuentaFinanzas del Alumnado > Cuentas de cliente

Cambio de clase - factura paga(nómina y otra forma de pago)

Consulta toda la documentación de este proceso en:

www.eafit.edu.co/atenea/documentacion

Documentación del proyecto¡De tu compromiso depende el éxito de este proyecto!

Encuesta satisfacción del curso

Responde la encuesta física o ingresa a la URL:

https://goo.gl/MqwVmj

Responde honestamente las preguntas de la encuesta

Los resultados serán insumo para seguir mejorando en futuras capacitaciones

www.eafit.edu.co/atenea