Embed Size (px)
Citation preview
Código de
ÉTICA
CircularInformativa No. 1
ALCANCE………………………………………………………………………………………………….. 5
APLICACIÓN………………………………………………………….………………………………….. 5
RESPONSABILIDADES………………………………………………………………………………… 5
COMITÉ DE ÉTICA………………………………………………………………………………………6
LÍNEA ÉTICA – RECEPTOR DE DENUNCIAS………………………………………………….6
ÁREA CORPORATIVA DE TALENTO HUMANO..……………………………………………6
MEDIOS DE DIFUSIÓN………………….…………………………………………………………… 6
EXCEPCIONES…………….………………………………………………………………………………7
FECHA DE VIGENCIA….……………………………………………………………………………….7
RELACIÓN CON LOS CLIENTES…………………………………………………………………… 7
CALIDAD DE LOS PRODUCTOS………………………………………………………..............7
COMUNICACIÓN VERAZ Y TRANSPARENTE………………………………………………..7
RELACIÓN CON NUESTROS PROVEEDORES………………………………………………..7
REGALOS Y GRATIFICACIONES…………………………………………………………………… 8
TRATO EQUITATIVO Y JUSTO A PROVEEDORES..……………………………..............8
CONFLICTO DE INTERÉS CON PROVEEDORES..………………………………………….. 9
Tabla de Contenido
ACERCA DEL CÓDIGO Pág.
RELACIÓN CON NUESTROS CLIENTES Pág.
RELACIÓN CON NUESTROS PROVEEDORES Pág.
2
CircularInformativa No. 1
RESPETO Y DIGNIDAD………………………………………………………………………………..9
AMBIENTE SEGURO Y SALUDABLE.……………………….………………………………….. 10
RESPETO A LOS DERECHOS LABORALES..……………………………………………………10
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y PERSONAL DE LOS TRABAJADORES..……… 10
FRENTE AL FRAUDE, ROBO Y HURTO………..………………………………………………. 11
USO Y CUIDADO DE LOS ACTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN….……………………… 12
SECRETOS COMERCIALES / PROPIEDAD INTELECTUAL.………………………………12
CONFLICTO DE INTERÉS..……………………………………………………………………………13
DONACIONES………..….……………………………………………………………………………….13
RELACIÓN CON FUNCIONARIOS PÚBLICOS………………………………………………..14
ACTIVIDADES POLÍTICAS…………………………………………………………………………….14
PREVENCIÓN DE DELITOS / SAGRLAFT……………………………………………………….14
TRANSPARENCIA / CERO TOLERANCIA A LA CORRUPCIÓN…………………………14
DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN…………………………………………………..............15
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN………………………………………………..15
USO DE LA INFORMACIÓN PRIVILEGIADA…………………………………………………. 16
Tabla de Contenido
RELACIÓN CON COMUNIDADES..................................................................................... 11
PROTECCIÓN DE LOS ACTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Pág.
CUIDADO DELA INFORMACIÓN CORPORATIVA Pág.
NUESTROS COLABORADORES Pág.
3
CircularInformativa No. 1
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES……………………………………………………..16
COMUNICACIÓN EXTERNA…..…………………………………………………………………… 16
USTED TIENE EL DEBER DE ACTUAR SÍ:…………..…………………………….............. 17
CANALES FORMALES DE CONSULTA Y DENUNCIA.……………………………………..17
SEGUIMIENTO DE DENUNCIAS…………………………………………………………………..17
SANCIONES………………………………………………………………………………………………..17
ANEXO 1: Política de Tratamiento de Datos Personales……………………………..17
ANEXO 2: Declaración conflictos de interés……………………………………………….18
ANEXO 3: Carta de compromiso….……………………………………………………………. 19
Tabla de Contenido
4
PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y CANALIZACIÓN DE DENUNCIAS Pág.
ANEXOSPág.
No. 1
AlcanceLa Asamblea General de Accionistas, la JuntaDirectiva, Representantes Legales,Vicepresidentes, Directores, Ingenieros yColaboradores, deberán respetar loestablecido en el presente Código.
AplicaciónEste Código no describe cada conducta queel funcionario de la ORGANIZACIÓN debeadoptar, no entrega una respuesta definitiva alas preguntas que se puedan presentar en eldesarrollo de sus actividades. Confiamos enque nuestros colaboradores utilicen su buenjuicio y sentido común ante situacionescotidianas.
Este Código y las Políticas empresariales,serán complementos y guías para elcumplimiento y compromiso que nuestroscolaboradores deben adoptar al momento deldesarrollo de las labores y funciones que cadauno realiza en su cargo, así como de lasdiferentes herramientas que LAORGANIZACION coloque a su disposición,tales como: laptops, correo electrónico,teléfonos celulares, sistemas de información,infraestructura, uniformes, etc.
ResponsabilidadesEn el desarrollo de nuestras actividades,funciones y responsabilidades, debemoscumplir los lineamientos establecidos en lanormativa legal vigente y en las políticascorporativas existentes. Cada uno esresponsable de conocer y aplicar las leyes ypolíticas relacionadas con su trabajo,
ACERCA DEL CÓDIGO
incluyendo las detalladas en este Código,Manuales de Procedimientos, ReglamentosInternos, Higiene y Seguridad, Políticas deTalento Humano, entre otros.
El incumplimiento u omisión de lo establecidoen dichas políticas, podrá resultar ensanciones o incluso la terminación anticipadadel contrato, así como las implicancias legalesque sean aplicables. En consecuencia, todoslos funcionarios sujetos a este Código, debenconocer y cumplir cabalmente lo dispuesto enel mismo.
Es responsabilidad de cada colaborador laconsulta en caso de duda, así como denunciarcualquier evento a tiempo, y revelarpotenciales problemas o actos indebidos.Cada uno de los colaboradores que tienepersonas a su cargo deberá prestar atencióndel comportamiento de quien esté bajo sucontrol o dirección. Así mismo deberánliderar con el ejemplo, actuando de unamanera íntegra y ejemplar, previniendo,detectando y respondiendo a las dudaspresentadas por sus subordinados,derivándolos al área de Talento Humano o ala Recepción de Denuncias (Línea de Ética),según sea el caso.
Los coordinadores de todos los nivelesdeberán tomar acción inmediata en caso derecibir directamente una denuncia queinvolucre la violación del presente Código.Con rapidez, deberán informar al área deRecepción de Denuncias con el ánimo deasegurar una pronta investigación yrespuesta.
CÓDIGO DE ÉTICAMarzo 24 de 2017
5
No. 1
Comité de Ética
El Comité de Ética es el responsable de:
• Asesorar y orientar a la ORGANIZACIÓN entemas relacionados con casos de posibleincumplimiento de la Ética, hechos desoborno, corrupción o en general, fraude.
• Conocer todas las violaciones al Código ylas decisiones que se hayanimplementado.
• Actuar / Decidir frente a los casos dedenuncia más complejos, según determinela Vicepresidencia de Gestión Corporativa.
• Aprobar las modificaciones sugeridas alCódigo.
Sus integrantes:
• Presidente• Vicepresidencia de Gestión Corporativa• Vicepresidencia Administrativa y
Financiera• Vicepresidencia de Construcciones• Vicepresidencia Comercial• Secretaria General• Director Prevención Riesgos
Línea de Ética – receptor de denuncias
La Dirección Prevención Riesgos – Línea deÉtica, será la encargada de la recepción einvestigación de las denuncias y de suderivación, cuando corresponda, acomportamientos y/o actos indebidos que seencuentren en contravía de los lineamientoscorporativos de la ORGANIZACIÓN.
6
Área de Talento Humano
La Dirección de Talento Humano tendrá lafunción de la administración operativa delpresente Código y será la responsable de:
• Responder a las dudas en relación con elcontenido de este documento.
• Llevar a cabo la efectiva difusión a todoslos colaboradores.
• Monitorear el proceso de forma debida ycustodiar la “Carta de Compromiso” y la“Declaración de Conflictos de Interés”.
• Mantener el registro de las Excepcionesdeclaradas por los colaboradores, dándolasa conocer al Comité de Ética.
• Administrar el proceso anual de“Confirmación”.
• Proponer modificaciones al contenido delCódigo.
• Asegurar que los nuevos colaboradoresreciban el Código, confirmen su lectura yfirmen la carta de compromiso, la cual seadjuntará a la carpeta personal delcolaborador.
Medios de difusión
Se entregará un ejemplar del Código de Éticaa cada uno de los colaboradores de LAORGANIZACIÓN al momento de la firma delContrato de Trabajo. Estará disponible unaversión digital del Código en la Intranet ypágina WEB. Los actuales y futuroscolaboradores de la ORGANIZACIÓN deberánconfirmar la recepción y lectura deldocumento, a través de la firma de la “Cartade Compromiso”.
No. 1
Excepciones
Cualquier situación que se aparte de loexpresado en el Código y que el colaboradorcrea que debe dejar constancia o darla aconocer, deberá ser comunicada al superior ola Línea de Ética, manifestada en la“Declaración de Conflictos de Interés”.
Fecha de vigencia
El presente Código rige a partir de sudisposición y será aplicable por un plazoindefinido. Sin embargo, podrá sufrirvariaciones producto de las modificacionesaplicables que entrarán en vigencia una vezdifundido el documento.
En LA ORGANIZACIÓN, lo que nos muevecada día es la plena satisfacción de nuestrosclientes. Es por ello que buscamos eldesarrollo de proyectos sostenibles deinfraestructura de transporte, garantizandoaltos estándares de calidad, la protección delmedio ambiente y el bienestar de nuestrostrabajadores, el progreso de las comunidadesen las que desarrollamos nuestro negocio,actuando con Responsabilidad Social yasegurando la rentabilidad y la permanenciaen el mercado. Las relaciones con nuestrosclientes se basan en el respeto, latransparencia, la dignidad y la igualdad, notolerándose discriminaciones de ningún tipo yfavoreciendo el comercio justo y la librecompetencia.
RELACIÓN CON NUESTROS CLIENTES
Calidad de los productosEn LA ORGANIZACIÓN, nos preocupamos deproveer productos y servicios que cumplancon las normas de calidad vigente.
Comunicación veraz y transparenteNuestra reputación en el sector de lainfraestructura, se basa en la credibilidad ytransparencia que hemos generado durantenuestros años de trayectoria, basada en losvalores de integridad, respeto,responsabilidad y solidaridad. Así mismorespetamos la privacidad de nuestros clientesy protegemos cualquier tipo de informaciónque éstos nos entreguen de acuerdo a lapolítica de Habeas Data. Esta informaciónserá utilizada sólo para propósitos legítimos ypropios del negocio. Sólo los colaboradoresque de acuerdo a sus funciones necesitentener acceso a dicha información, podránhacerlo.
LA ORGANIZACIÓN vigilará en particular quesus contratistas y proveedores, seanrespetuosos de las leyes aplicables en materialaboral, medio ambiente, salud ocupacional yseguridad, promoviendo que ellos adoptencódigos de ética y prácticas deresponsabilidad social empresarial.
LA ORGANIZACIÓN en su práctica corporativano contratará la prestación de servicios o lossuministros a favor de LA ORGANIZACIÓN,con contratistas y/o proveedores que hayansido vinculados a una investigación por lavadode activos, narcotráfico o prácticas corruptasen curso, o hayan sido condenados por haberincurrido en dichas actividades ilícitas.
7
RELACIÓN CON NUESTROS PROVEEDORES
CÓDIGO DE ÉTICAMarzo 24 de 2017
No. 1
Regalos y gratificaciones
En el desarrollo de sus funciones, LosColaboradores deberán valorar y distinguir lasatenciones que reciban de contratistas,proveedores y clientes que ayudan a construirrelaciones comerciales, de aquellas otrasencaminadas a obtener preferencias yventajas a favor del contratista, proveedor osocio o que puedan comprometer laimparcialidad del Colaborador en elcumplimiento de sus funciones yresponsabilidades.
Como Colaborador actúo con Honestidadcuando me abstengo de:
• Ofrecer, prometer, pagar y/o aceptarsobornos en cualquiera de sus formas,incluyendo favores o propinas a cualquierpersona natural o jurídica (entre otrosautoridades, socios comerciales oproveedores) con el fin de agilizartrámites, obtener beneficios o retenernegocios, para mi propio beneficio o el deLA ORGANIZACIÓN.
• Favorecer la contratación con personasnaturales o jurídicas, públicas o privadas,en las cuales yo directamente o porinterpuesta persona, o parientes o amigoscercanos, tenga(n) intereses, sin perjuiciodel cumplimiento de las obligaciones derevelación del conflicto de intereses.
• Influir para que se vincule laboralmente aun familiar, sin tener en cuenta los perfilesy políticas de vinculación establecidas porLa Organización y/o por fuera de losprocedimientos de contratación.
8
• Utilizar indebidamente información de LAORGANIZACIÓN a la que tenga acceso, seao no privilegiada o confidencial, paraobtener provecho o favorecer interesesindividuales o de terceros.
• Realizar proselitismo político dentro de LaOrganización.
Trato equitativo y justo a proveedores
La decisión de optar por un proveedor debienes o servicios por sobre otro, estádeterminada por la proyección de los mejoresresultados para LA ORGANIZACIÓN y losprocesos establecidos por la VicepresidenciaConstrucciones. En la selección de nuestrosproveedores se prioriza siempre la integridady reputación comercial de los mismos, larelación precio-calidad, y el cumplimiento enla entrega, entre otras condiciones que definaLA ORGZANIACIÓN. La relación conproveedores, contratistas y aliadosestratégicos se basará en el respeto mutuo, laobjetividad y la honestidad.
En LA ORGANIZACIÓN, todas lastransacciones con proveedores se rigen por loestablecido en los contratos vigentes ysiempre, sobre la base del marco legal,protegiendo la información comercial queellos nos proporcionen. No está permitidoimponer unilateralmente precios o demáscondiciones (plazos, descuentos, acceso ainformación) a un proveedor o distribuidor, niobtener ningún tipo de provecho usando lainfluencia comercial.
No. 1
Conflicto de interés con proveedores
Para los efectos de este Código, siendo loscasos de conflictos de interés, riesgospotenciales a nuestra reputación, nuestrodeber es el de informar toda situación queparezca o pudiese convertirse en un conflicto,entre los propios intereses y los de LAORGANIZACIÓN.
Los Colaboradores actuarán en elcumplimiento de las funciones que les sonasignadas de una manera imparcial. Deberánevitar comportamientos que impliquentratamientos privilegiados o discriminatorios,o que sean contrarios a la verdad de loshechos, o que les representen beneficiospersonales directos o indirectos.
Los Colaboradores tienen prohibido:
a) Aprovechar a título personaloportunidades que se descubran a travésdel uso de propiedad, información oposición corporativa.
b) Usar la propiedad, información o posicióncorporativa en beneficio personal.
c) Competir con La Organización.
No se mantendrá una relación con losproveedores, si dicha relación pudierasimbolizar algún tipo de conflicto de interés.
En cualquiera de estos eventos losColaboradores deberán dar a conocer a LAORGANIZACIÓN, a través del Comité de Éticao Línea de Ética de forma inmediata y demanera completa, “Declaración de Conflictosde Interés”, el asunto que da lugar al conflicto
efectivo o potencial, evitando favorecercualquier interés propio o de terceros, sean ono sus parientes, independientemente de queLa Organización obtenga o no un beneficio.
Respeto y dignidad
LA ORGANIZACIÓN trabaja permanentementeen búsqueda de proporcionar a nuestroscolaboradores un grato ambiente laboral, elcual debe sustentarse en el respeto mutuo,un trato digno, justo, amable y cordial entodo momento. LA ORGANIZACIÓN reconoceque la diversidad de géneros, razas, política,religión, edad, orientación sexual,discapacidad, estado civil o cualquier otraíndole, enriquece nuestro ambiente laboralpor lo que estamos en contra de cualquierforma de discriminación y promovemos laigualdad de oportunidades. Estas diferenciasnos permiten conectar mejor con lasnecesidades e intereses de nuestros clientes.En LA ORGANIZACIÓN no se tolera ningúntipo de acoso, acto violento, amenaza nirepresalias.
Toda conducta inapropiada de naturalezasexual, ya sea verbal, visual o física seconsiderará como un acoso sexual. Quien sesienta acosado, debe comunicarloinmediatamente al Director de TalentoHumano o a la Línea de Ética detallada al finalde este Código. De esta manera se dará inicioa una investigación que salvaguardará laintimidad y honra, tanto de la presuntavíctima como del acusado.
9
NUESTROS COLABORADORES
CÓDIGO DE ÉTICAMarzo 24 de 2017
No. 1
En este sentido, promoverá accionesencaminadas a evitar que sus Colaboradoresrealicen conductas que representen opudiesen potencialmente representarcualquier tipo de discriminación, irrespeto,amenaza, difamación, o que infundan miedo,angustia, intimidación, o de alguna manerapuedan atentar contra la libertad individualde sus compañeros y subalternos, o decualquier persona con la que interactúen enrazón de sus funciones.
Aunque la existencia de una relación (sexual– Romántica), entre los integrantes delpersonal no constituye un impedimento paraser trabajador de la Organización; con lafinalidad de prevenir conflictos de interesesreales o percibidos, incumplimientos deconfidencialidad, acoso laboral o sexual, seprohíben las relaciones de este tipo, dondeexista una relación de jefe – subordinado; Elpersonal por tanto debe declarar de formaconfidencial al Comité de Ética la existenciade la misma, con el fin de que se tomen lasmedidas pertinentes, siendo potestad deeste, la comunicación a otros nivelessuperiores jerárquicos.
Ambiente seguro y saludable
Resguardamos la vida, salud y seguridad denuestros colaboradores rigiéndonos por lasnormas establecidas en la legislación vigentey en los Reglamentos Internos y SistemaIntegrado de Gestión, facilitando losinstrumentos y herramientas de seguridadnecesarios para la ejecución de las labores. Laimagen de nuestros colaboradores es laimagen de LA ORGANIZACIÓN.
10
Es responsabilidad de La Organizacióndivulgar y establecer los medios para que losDirectivos y los Colaboradores vinculadosmediante contrato de trabajo conozcan,comprendan y ajusten su conducta alcumplimiento de las políticas establecidas enel Sistema Integrado de Gestión, y para quelos Terceros Vinculados adopten prácticas quese ajusten a los parámetros de dicho sistema.
Respeto a los derechos laborales
Cada colaborador tiene una responsabilidadpersonal e intransferible, dada por el cargoque desempeña en LA ORGANIZACIÓN envirtud de la cual, tiene el derechoirrenunciable de percibir una remuneración acambio de su trabajo. En ningún caso, un jefepuede solicitar a un colaborador que efectúetrabajos propios de sus funciones de manerano remunerada. LA ORGANIZACIÓN reconoceel derecho de todo colaborador a asociarselibremente, respetando la legislación vigentey cumpliendo con las obligaciones emanadasdel cargo. LA ORGANIZACIÓN respeta acabalidad la legislación en materia de trabajoinfantil.
Información confidencial y personal de lostrabajadores
Valoramos el respeto mutuo y la privacidadde nuestros colaboradores. Toda informaciónrelacionada con datos personales o relaciónlaboral es confidencial, tanto durante supermanencia en LA ORGANIZACIÓN, así comouna vez concluida ésta.
No. 1
Los Colaboradores que en ejercicio de susfunciones tengan acceso a datos personalesde otros colaboradores, contratistas,proveedores o clientes, sean éstos clientescorporativos o personas naturales, bien seaque los datos estén dispersos o consolidadosen cualquier base de datos, deben usarlosexclusivamente para los fines autorizados porlos titulares de los datos conforme a laspolíticas internas y a las regulaciones legalespertinentes, debiendo también protegerloscontra riesgos tales como acceso,modificación, revelación no autorizada,pérdida, destrucción o mal uso.
En caso de tener conocimiento de cualquierdivulgación, uso o tratamiento incorrecto dedatos personales, el Colaborador deberánotificarlo inmediatamente a las personasresponsables de La Organización y deberácooperar con la adopción de medidas deseguridad y control para evitar que el riesgose extienda o se causen perjuicios a lostitulares de los datos y a LA ORGANIZACIÓN.
LA ORGANIZACIÓN busca favorecer eldesarrollo del país en general y en particularde las regiones en donde desarrollamosproyectos, patrocinando programas quetengan como objetivo promover el desarrollosocial a nivel local y regional, siempre deacuerdo a las necesidades de la población. Enfunción de ello, apoyamos iniciativas en áreascomo: salud, educación, vivienda digna,cuidado del medio ambiente, derechoshumanos y empoderamiento de la mujer.
Cualquiera de estas actividades está regidapor las Políticas de Responsabilidad SocialEmpresarial y por la Política Corporativa deDonaciones de la ORGANIZACIÓN y tienencomo lineamiento estratégico no generardependencias, cumplir con la normatividadvigente, ser transparentes, apoyar larendición de cuentas, favorecer acomunidades vulnerables o gruposminoritarios, así como la perspectiva degénero. Adicionalmente se privilegia lacontratación de personal y proveedoreslocales.
Los Colaboradores deben proteger los activosy bienes de La Organización y asegurar su usoeficiente. Tales activos y bienes incluyen, nosolo aquellos asignados para el desarrollo delas labores individuales o de grupo, sinotambién los que LA ORGANIZACIÓN pone adisposición de todos los Colaboradores engeneral, tales como mobiliario einstalaciones, frente a los riesgos de pérdida,daño o apropiación indebida. Todos losactivos deben ser utilizados para propósitoslegítimos del negocio.
Frente al fraude, robo y hurto
El robo es “el apoderamiento de bienesmuebles ajenos, cualquiera sea su valor,aplicando la fuerza o violencia”. En cambio, elhurto, no contempla el uso de la fuerza. Elfraude, es el “engaño o el abuso de confianza,actuando u omitiendo intencionalmenteinformación, generando un daño patrimoniala LA ORGANIZACIÓN”.
11
PROTECCIÓN DE LOS ACTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
RELACIÓN CON COMUNIDADES
CÓDIGO DE ÉTICAMarzo 24 de 2017
No. 1
En LA ORGANIZACIÓN no se tolerará el robo,el hurto y el fraude en ninguna circunstancia.La adecuada protección de los interesessociales de LA ORGANIZACIÓN hace que seauna obligación denunciar oportunamente ypor los canales regulares, las conductasfraudulentas de las que se tengaconocimiento en el desempeño de susfunciones. Es responsabilidad de todos,prevenir el fraude, tanto para proteger lareputación de LA ORGANIZACIÓN como laspotenciales pérdidas. Cualquier incidentesospechoso de robo o hurto, debe sernotificado, mediante los canales establecidosy/o formales citados al final de estedocumento.
Uso y cuidado de los activos de LAORGANIZACIÓN
En LA ORGANIZACIÓN, debemos utilizar losactivos para aquellas funciones para lascuales han sido asignados. Es en este sentidoque celulares, vehículos, computadores,correos electrónicos corporativos, entreotros, deben ser empleados a efectos decumplir con las funciones de cadacolaborador en LA ORGANIZACIÓN,respetando lo establecido en las políticasinternas. Confiamos en el buen criterio denuestros colaboradores para prevenircualquier abuso de los activos. Esperamosque nuestros colaboradores utilicen losactivos de LA ORGANIZACIÓN como si fuerande su propiedad; de manera eficiente y sindespilfarro, empleando el criterio de laausteridad en cada una de las actividadesrealizadas.
12
Cada colaborador es responsable de losactivos que estén bajo su control, por lo cualdebe resguardarlos de posibles daños, malosusos, pérdidas, hurtos y robos, cumpliendosiempre con las Políticas de RecursosInformáticos y la Política de Seguridad de laInformación, y lo establecido en elReglamento Interno de Trabajo. A fin de velarpor el correcto uso y cuidado de los activosde LA ORGANIZACIÓN otorgados a suscolaboradores para el ejercicio de susfunciones, LA ORGANIZACIÓN adoptarámedidas de control, acordes a la naturalezade toda relación laboral, y dando estrictocumplimiento a la normativa laboral vigente.En todo lo relacionado con la conducta y elgasto de los colaboradores en el marco de losviajes corporativos, será siempre aplicable laPolítica Corporativa de Viajes.
Secretos comerciales / Propiedad intelectual
En LA ORGANIZACIÓN se cumplen todas lasleyes, regulaciones y compromisoscontractuales con respecto a los secretoscomerciales de terceros y al uso de materialprotegido por derecho de autor (copyright),tales como: artículos (material de libros,revistas, periódicos), software, gráficos,mapas, videos, entre otros. Por ello tenemosespecial cuidado con la información deterceros protegida por la legislación vigente.No se copiará, adaptará ni publicará materialprotegido por el derecho de autor sin laautorización correspondiente.
La propiedad intelectual es un activointangible de máximo valor para LaOrganización. Por ello, cuenta con normas y
No. 1
procedimientos para su protección, uso,reproducción y divulgación, los cuales debenser cumplidos por Los Colaboradores. En casode duda sobre su interpretación, LosColaboradores deben pedir instruccionessobre cómo deberán actuar para protegereste activo.
Los Colaboradores están obligados a usaradecuadamente los derechos de propiedadintelectual de terceros, verificandopreviamente la existencia de la debidaautorización para ello.
Los desarrollos (tales como invenciones,patentes, marcas, dibujos y modelosindustriales, software, obras literarias yartísticas, diseños arquitectónicos, etc.) queen razón de sus funciones o con ocasión deellas hagan los Colaboradores vinculadosmediante contrato de trabajo de cualquierade las compañías de La Organización, seentienden hechos por encargo y por cuenta ya nombre de la respectiva empresaempleadora y por tanto, LA ORGANIZACIÓNtiene el derecho a solicitar su traspaso sinperjuicio del reconocimiento de los derechosmorales de autor del respectivo desarrollo.De igual manera, si cualquier Colaboradorvinculado por otro tipo de contrato distinto alcontrato de trabajo, con ocasión de lasactividades que desempeñe para LaOrganización o en razón de ellas haga algúntipo de desarrollo, La Organización tienederecho a solicitar su traspaso sin ningunacontraprestación, a menos que la misma sehaya acordado de manera previa y sinperjuicio del reconocimiento de los derechosmorales de autor del respectivo desarrollo.
Conflicto de interés
“Un conflicto de interés surge en cualquiersituación en que un colaborador de laorganización utilice sus contactos o suposición en LA ORGANIZACIÓN, en beneficiode sus propios intereses (o de familiaresinmediatos), negocios o finanzas personales”.Deben evitarse todo tipo de situaciones queden lugar o den la impresión de que elcolaborador no puede cumplir con susfunciones de manera objetiva, debido asegundos intereses, opuestos a los de LAORGANIZACIÓN.
En LA ORGANIZACIÓN no admitimos laposesión de ningún tipo de participaciónfinanciera significativa, en el patrimonio delos competidores de la organización, encualquiera de las industrias donde actuamos.En el caso de colaboradores que actualmenteposean familiares en altos cargos de lasempresas competidoras del Grupo encualquiera de las industrias, deben declararloen el formulario de “Declaración de Conflictosde Interés”. Los colaboradores de LAORGANIZACIÓN no realizan labores que dealguna manera compitan con las actividadesde la compañía.
Donaciones
Es el dinero o especies que se entrega a unainstitución o persona en forma gratuita, sinque sea condición necesaria que exista unbeneficio particular o directo para LAORGANIZACIÓN.No se podrán realizar aportes o donacionesen nombre de LA ORGANIZACIÓN, a menosque éstas se ajusten a la Política Corporativade Donaciones.
13 CÓDIGO DE ÉTICAMarzo 24 de 2017
No. 1
Relación con funcionarios públicos
Es política de LA ORGANIZACIÓN no dar (oconsentir en dar), prometer, entregar,autorizar ni ofrecer, exigir o aceptar, ningúntipo de gratificación o regalo, ya sea en dineroo en especie, a las autoridades competentescon el objetivo de obtener algún tipo deventaja.
Las respuestas a requerimientos deinformación por parte de autoridades,funcionarios públicos, reguladores ogubernamentales, deben contar con unaautorización escrita por vicepresidencias osecretaria general de la organización.
Actividades políticas
LA ORGANIZACIÓN no desalienta laparticipación de sus colaboradores enactividades políticas fuera del horario detrabajo. Sin embargo, éstas no podrán serefectuadas en nombre de LA ORGANIZACIÓN.
Prevención de delitos / SAGRLAFT
El compromiso de LA ORGANIZACIÓN con lahonestidad y la transparencia, incluye estaratentos y evitar situaciones que pudieranrelacionarse con los delitos de “Lavado deActivos”, “Financiamiento del Terrorismo” y“Cohecho”, de acuerdo como se especifica enel MANUAL SISTEMA SAGRLAFT yPROGRAMA ANTICORRUPCION DE ETICA YCUMPLIMIENTO, adoptado por laORGANIZACIÓN en concordancia a las leyes ylegislación actual.
14
En LA ORGANIZACIÓN, protegemos lasociedad y la reputación corporativa, por locual rechazamos cualquiera de estasactividades. Debemos detectar y denunciarestos delitos cuando nos enfrentemos o nosdemos cuenta de uno de ellos.
Transparencia / Cero Tolerancia a laCorrupción
La Organización desarrollará su actividadcomercial con transparencia e integridad,evitando actividades engañosas, deshonestaso fraudulentas y toda práctica que seconsidere que sea o induzca a la corrupcióny/o soborno en las relaciones con entidades yfuncionarios públicos o privados. En estesentido, La Organización velará por elcumplimiento de las disposiciones legalessobre anticorrupción que le sea aplicable,entre otras, la ley 1778 de 2016responsabilidad de las personas jurídicas poractos de corrupción transnacional.
La Ley 1474 del 12 de Julio de 2011 EstatutoAnticorrupción “Por la cual se dictan normasorientadas a fortalecer los mecanismos deprevención, investigación y sanción de actosde corrupción y la efectividad del control dela gestión pública”, expedida por el Congresode Colombia, y el United States ForeignCorrupt Practices Act de 1977, expedido porel Congreso de los Estados Unidos, y lasnormas complementarias que desarrollendichas leyes.
No. 1
Divulgación de información
La información que LA ORGANIZACIÓNprepara y entrega a sus clientes, autoridadesu otros grupos de interés será completa,objetiva, precisa, oportuna y clara,garantizando tanto la satisfacción yprotección de los intereses de nuestros socioscomo el cumplimiento de las exigenciaslegales.
Para cumplir con los requisitos anteriormentemencionados, en LA ORGANIZACIÓN noaceptamos la adulteración o tergiversación deninguna información que circule dentro de LAORGANIZACIÓN y/o se difunda al exterior.
Confidencialidad de la información
La información es uno de los principalesactivos de nuestra LA ORGANIZACIÓN. Es poresto que esperamos que nuestroscolaboradores mantengan en estricta reservatoda la información de LA ORGANIZACIÓN. Enprincipio, toda la información que obtengaejerciendo el cargo que LA ORGANIZACIÓN leconfía, deberá ser considerada comoconfidencial. La información relativa aestudios, diseños, proyectos, procesos,procedimientos, políticas, programas, oplanes o actividades de La Organización engeneral y de las distintas áreas en particular,aún si ha sido publicada para conocimientointerno por los canales institucionales de LAORGANIZACIÓN, es para uso exclusivo del
colaborador en razón de las funciones quedesempeña.
Esta información puede incluir, hasta laspropias negociaciones con proveedores, entreotros.
Los colaboradores de LA ORGANIZACIÓN nopueden divulgar ningún tipo de informaciónconfidencial de la compañía. Quienesabandonen LA ORGANIZACIÓN secomprometerán a devolver toda lainformación confidencial corporativa y a nodifundir información estratégica, comercial ofinanciera que pueda dañar la reputación o laejecución de los negocios de LAORGANIZACIÓN.
Todas aquellas personas que tengan legítimoacceso a información deben procurar queésta no sea divulgada sin autorización ycuidarla de quien no debe acceder a ella.
El mal uso o difusión de la informaciónconfidencial de LA ORGANIZACIÓN por partede sus colaboradores, por cualquier medio,oral o escrito (incluyendo la transmisión dedatos a través de correos electrónicos),implicará un incumplimiento al presenteCódigo.
Si una persona distinta al destinatario de lainformación solicita tener acceso a la misma,sin excepción alguna, el Colaborador quereciba la solicitud, deberá remitirla a lasVicepresidencias o Secretaria General de LAORGANIZACIÓN.
15
CUIDADO DE LA INFORMACIÓN CORPORATIVA
CÓDIGO DE ÉTICAMarzo 24 de 2017
No. 1
Uso de la información privilegiada
Los Colaboradores en ejercicio de susfunciones o con ocasión de ellas puedentener acceso a información privilegiada, cuyouso indebido puede ser sancionado bajo lasnormas aplicables.
Se entiende por información privilegiadaaquella información “relevante” que “no espública” es decir, que no ha sido previamenterevelada al mercado. La información es“relevante” si existe una alta probabilidad deque un inversionista razonable la considereimportante al momento de tomar unadecisión en relación con vender, comprar oconservar un determinado valor, o cuandosea probable que tenga un efecto significativoen la cotización de mercado.
La información “relevante” puede sernegativa o positiva. La información“relevante”, no necesariamente estárelacionada con los negocios de LaOrganización; puede ser, por ejemplo,información de un tercero publicada en laprensa financiera que pueda afectar lacotización de mercado de un determinadovalor.
Los Colaboradores que realicen conductascontrarias a lo dispuesto en esta sección,podrán ser desvinculados conforme a losprocedimientos establecidos por LAORGANIZACIÓN y la Ley que sea aplicable.
Tratamiento de Datos Personales
La Política del Tratamiento de DatosPersonales corresponde a los lineamientos,orientaciones o aspectos que fundamentan el
16
manejo de los Datos Personales y las Medidasde Seguridad de la Información en LAORGANIZACIÓN, elaborada en desarrollo desus buenas costumbres y principios éticos,con la finalidad de establecer loslineamientos y como mínimo, elcumplimiento de lo previsto en lasdisposiciones legales vigentes y aplicable a larecolección, almacenamiento, uso,circulación, supresión y de todas aquellasactividades que constituyan Tratamiento deDatos Personales.
La Política de Tratamiento de DatosPersonales esta dirigida a todos los actoresque se relacionan de manera directa oindirecta con LA ORGANIZACIÓN o a quienesparticipan o deben tener conocimiento de lasmedidas incorporadas para dar cumplimientoa la Ley 1581 de 2012; por lo cual, estadirigida a los clientes, proveedores,accionistas, administradores y Titulares en lostérminos definidos por la Ley estatutaria asícomo para los empleados y demáscolaboradores de LA ORGANIZACIÓN.
La ORGANIZACIÓN está comprometida engarantizar la protección de los derechos deHabeas Data, la privacidad, la intimidad y elbuen nombre de todas las personas cuyosDatos Personales reposen en sus Bases deDatos. Las actuaciones en el manejo de DatosPersonales, se regirán por los principios debuena fe, legalidad, autodeterminacióninformática, libertad y transparencia.
Comunicación externa
Para asegurar que la información de LAORGANIZACIÓN se entrega en formacompleta, exacta y oportuna, las únicas
No. 1
personas autorizadas a realizar cualquiercomunicación o declaración con los mediosen relación con LA ORGANIZACIÓN, son elPresidente, Vicepresidencia de GestiónCorporativa, o a quienes éstos, bajo expresaautorización, así lo deleguen.
Es por ello que no se podrá efectuar ningúntipo de declaración ante los medios (diarios,revistas, televisión, etc.), verbal o escrita,oficial o extraoficialmente, en nombre de LAORGANIZACIÓN, sin la autorización antesmencionada.
Usted tiene el deber de actuar sí:
• Encuentra una situación en que unapersona esté incumpliendo alguna de lasnormas mencionadas en el Código,cometiendo presuntas irregularidades oviolando la Ley.
• Si alguien le pide que haga algo que puedaviolar la Ley o vaya contra sus principios.
• Si usted sabe o tiene una sospechagenuina de cualquier violación en temasrelacionados con las normas legales o decualquier incumplimiento del Código.
Canales formales de consulta y denuncia
La Organización a través de la página Web, hadispuesto una línea de Ética, por medio de lacual los representantes de la compañía,colaboradores, clientes y/o proveedores ypúblico en general pueden de manera segura,
confidencial y anónima, si así lo quiere lapersona, poner en conocimiento de laOrganización cualquier sospecha de violaciónde la Política Anticorrupción, Código de BuenGobierno, Reglamento Interno de Trabajo,Código de Ética, Valores Corporativos oincumplimiento a principios de transparenciay/o situaciones NO éticas que puedan afectarlos intereses de la Organización.
Seguimientos de denuncias
La Línea de Ética será administrada por partede la Dirección Prevención Riesgos, una vezrecibida la denuncia o queja se inicia elproceso de seguimiento, con base a loshechos descritos y los elementosproporcionados por el denunciante.
De acuerdo a la información suministrada, seelevan las denuncias al Comité de Ética dondese analiza y se establece acciones a seguirpara cada una de ellas, ya sea, unseguimiento al caso o una sanción enparticular.
Sanciones
Se aplicará la matriz de sanciones de laOrganización, de acuerdo a la falta cometida.
• Anexo 1: Política de Tratamiento de DatosPersonales - Habeas Data. Disponible enwww.pavimentoscolombia.com
• Anexo 2: Declaración de Conflictos deInterés
• Anexo 3: Carta de Compromiso
17
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y CANALIZACIÓN DE DENUNCIAS
ANEXOS
CÓDIGO DE ÉTICAMarzo 24 de 2017
No. 1
ANEXO 2
DECLARACIÓN DECONFLICTOS DE INTERÉS
Según lo estipulado en el Código de Ética, doy a conocer las situaciones que actualmentepudieran “ser” o “parecer” un conflicto de interés respecto de mi cargo. Junto con ello, mepongo a disposición de la Compañía para entregarle información adicional, en caso que estosea necesario (especificar la situación y en caso que corresponda: nombres, parentesco,número de documento de identificación, identificación de sociedades, vinculaciones conproveedores/terceros, etc.).
Fecha: ____________________________________________________
Nombre Completo: ____________________________________________________
No. Documento identificación: _______________________ De: ________________________
Cargo: _____________________________________ Área: ___________________________
Celular: _________________________ Correo: _____________________________________
Nombre del Jefe directo: ________________________________________________________
Descripción: __________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Firma
No. 1
ANEXO 3
CARTA DECOMPROMISO
Hago constar que he leído el Código de Ética de LA ORGANIZACIÓN y que comprendo laimportancia y el contexto de las reglas aquí contenidas. Además declaro que, el mismo, formaparte de las condiciones y prácticas que tiene la empresa para el desarrollo de las actividades enella, las que me comprometo en este acto a respetar. Asimismo, dejo constancia que la empresame ha informado sobre el alcance de las normas contenidas en él y los efectos derivados de sueventual incumplimiento. Entiendo que su cumplimiento es obligatorio para todo el personal deLA ORGANIZACIÓN y que al cumplir con el Código de Ética, todos contribuimos a crear un mejorambiente de trabajo en el cual podemos crecer como personas y profesionales. Mecomprometo a consultar a las instancias correspondientes en caso de dudas con respecto a lainterpretación y aplicación de las normas y políticas incluidas en este Código.
Manifestó que cumplo con los estándares de conducta aquí establecidos, incluyendodeclaración de cualquier conflicto de interés, ya sea actual o potencial, me comprometo ainformar de forma inmediata a través del formulario de “Declaración de Conflictos de Interés”,si me encuentro involucrado en alguna situación que pudiera ser o parecer un conflicto deinterés.
Fecha: ____________________________________________________
Nombre Completo: ____________________________________________________
No. Documento identificación: _______________________ De: ________________________
Cargo: _____________________________________ Área: ___________________________
Firma
