Presentación de PowerPointfido.palermo.edu/servicios_dyc/blog/docentes/trabajos/36564_136482.pdfFecha y hora: Miércoles 23 de Noviembre de 2016 de 19:00 a 21:00 hs. Idea creativa:

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Planificación Académica

Ficha Técnica

Consigna

Objetivos

Sinopsis

Conclusiones Grupales

Conclusiones Personales

Agradecimientos

Anexo 1

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Título del Evento: “Moulin Rouge”

Tipo de Evento: Publicitario/Lanzamiento de temporada SS.

Formato: Cocktail.

Autores:

García, Gabriela.

Iezzi, María Elena.

Milanesi, Micaela.

Prieto, Esteban.

Sabbatini, Jonatan.

Nombre de la Asignatura: Organización de Eventos I.

Comisión y Turno de cursada: Martes turno noche.

Fecha de la cursada: Segundo Cuatrimestre 2016.

Fecha Examen Final: Martes 13 de Diciembre 2016.

Nombre del Profesor:

Solís, Mariana.

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Síntesis del Brief:

Fecha: 23 de Noviembre de 2016

Cliente: Cocot

Categoría de producto o servicio: lencería/indumentaria

Target: hombres y mujeres entre 25 y 40 años, residentes en

Capital Federal y de nivel socioeconómico medio-alto.

Tipo de evento: cocktail

Temática: Moulin Rouge

Objetivos:

• Dar a conocer sus nuevos productos de lencería para la

temporada primavera – verano 2016 -2017.

• Establecer lazos con nuevos clientes y fortalecerlos con

los clientes actuales mediante la participación de los

mismos en experiencias no convencionales, originales y

memorables.

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• Lograr identificar de manera directa las necesidades de los

consumidores y generar una base de datos de los

asistentes al evento, para poder comunicar nuevos

productos y acciones en el futuro.

Interpretación realizada:

En base a lo solicitado por el cliente, nuestra productora propone la

realización de un evento con las siguientes características:

Formato: cocktail

Cantidad de invitados: 100 personas

Fecha y hora: Miércoles 23 de Noviembre de 2016 de 19:00 a

21:00 hs.

Idea creativa: Se buscará a través de la música, la danza y

ambientación, dar a conocer los nuevos productos de la marca

Cocot y lograr una experiencia inolvidable para sus invitados.

• Ambientación: el espacio estará decorado acorde a la

estética de ese lugar en aquella época. Abundarán los

colores rojo y negro acompañados por luces tenues de

esas mismas tonalidades.


• Artística: se propone la presencia de “maniquíes

vivientes”, que serán representados por modelos las

cuales exhibirán los productos del cliente durante todo el

evento. Esto permitirá a los participantes estar en

permanente contacto con los productos de la marca.

Además, se realizarán dos actos de baile, debido a que el

mismo es el corazón del Moulin Rouge. Serán llevados a

cabo por bailarinas profesionales las cuales lucirán

vestimenta de la época. Por otro lado, se incluirá un show

musical en vivo y música funcional acorde con la temática

del evento y de la época en la que está situado.

• Iluminación y sonido: se contratará a la empresa Miss

Beats para proveer el servicio de iluminación y sonido. Se

contará con Iluminación LED, la cual posee una alta

eficiencia energética.

• Fotografía: se contratarán dos fotógrafas profesionales

Leticia Berterré y María Laura Zunino.

• Gastronomía y bebidas: se servirá comida del tipo “finger

food”. La misma estará compuesta por canapés y

bruschettas entre otros. Al finalizar se contará con una

mesa dulce en la cual de ofrecerán brownies, cupcakes y


otras delicias. En lo que a bebidas se refiere, se ofrecerán

aperitivos y vino tinto, durante todo el evento. Para el brindis

de cierre y la mesa dulce se agasajará a cada invitado con

una copa de champagne.

Durante la reunión con el cliente, tuvimos la oportunidad de

mostrar nuestra propuesta y enriquecernos con sus comentarios y

devoluciones. En este ejercicio cada integrante de la productora

detalló las diferentes acciones a realizar y pudo responder a las

dudas y sugerencias del cliente.


Objetivos propuestos para la realización del evento:

• Cumplir con las expectativas y exigencias del cliente.

• Lograr un evento de calidad brindando un servicio

diferenciado a través de la planificación, coordinación y

supervisión de cada detalle antes, durante y luego del

evento.

• Conseguir que el evento sea un acontecimiento

memorable para todos los invitados y el cliente.


PRE-PRODUCCIÓN

Negociaciones con el sponsor: al ser anoticiados de que debíamos

realizar un evento de lanzamiento de lencería inmediatamente

consideramos la posibilidad de conseguir un sponsor a fin de

agregarle valor y prestigio al evento. Nos contactamos con varias

marcas reconocidas del rubro hasta que finalmente fue Cocot quien

aceptó nuestra propuesta. Las negociaciones fueron muy llevaderas

en todo momento y la encargada de RRPP de la marca se mostró

siempre muy predispuesta para colaborar.

Por otro lado, en el rubro bebidas, se intentó negociar con dos

bodegas reconocidas pero finalmente no se llegó a ningún acuerdo.

División de tareas: las diferentes tareas a realizar por cada

integrante fueron repartidas en función de la experiencia y

competencia de cada uno en los distintos rubros. Sin embargo,

cada decisión tomada fue consensuada previamente entre todos los

integrantes.


Timetable:


Contrataciones:

Las modelos fueron contratadas por la página de la carrera de

indumentaria y producción de modas de la U.P. El trabajo de ellas

contó de un ensayo común, un ensayo general, un día de prueba

de vestuario y el evento. Su remuneración fue pactada con la

modalidad de canje. Recibieron 5 prendas de indumentaria de la

marca Cocot cada una y el material fotográfico en alta definición.

Las bailarinas tuvieron una contratación más informal, ya que son

compañeras de ballet de una de las integrantes del equipo. Ellas

tuvieron 5 ensayos y su trabajo no fue remunerado. A su vez, la

D.J. y las fotógrafas, tuvieron un pacto similar al de las bailarinas.

Ellas, por ser amigas de los integrantes de la productora trabajaron

sin remuneración asignada y tuvieron que asistir a una reunión

informativa informal y al evento propiamente dicho.

Las cantantes fueron contratadas vía Instagram. Y trabajaron por

una remuneración de $400, el material de fotografía y video en alta

calidad y canje de ropa de las marcas auspiciantes: Cocot y

Micadel.

Proveedores: el alquiler de mesas y vajilla se realizó mediante la

página web de Mercado Libre.

Las empresas seleccionadas fueron para las mesas “ByL Vajillas” y

“Sinfonía” para la vajilla. Todo se reservó con más de un mes de

anticipación puesto que Noviembre es temporada alta de eventos.


Invitaciones:

En cuanto a las invitaciones y difusión virtual contamos con una

página de Facebook donde publicamos una invitación formal al

evento, la cual mantenemos actualizada desde la etapa de pre-

producción y en la cual hoy en día estamos plasmando toda la

información post-evento.

También realizamos un evento de Facebook en el que los invitados

y los potenciales invitados podían confirmar asistencia, invitar a

gente de su entorno que creían que les podía interesar el evento,

hacer alguna sugerencia o agregar cualquier comentario que

quisieran hacer llagar a la productora organizadora.

En cuanto a Instagram, contamos con una página que se mantenía

actualizada al simultáneo que el Facebook, pero con el agregado de

las publicaciones que hicieron las influenciadoras que elegimos para

difundir el evento.

También contamos con Invitaciones Especiales Impresas, las cuales

fueron diseñadas conservando el estilo del evento. Las mismas

consistían en un corset de color blanco con encaje negro, atadas

con un cordón de igual color. En su interior, al abrir el corset se

encontraba la invitación impresa.

La decoración del sobre conservaba el mismo estilo, realizado en

papel de color negro adornado con una pluma de color rojo.


Material gráfico: La comunicación gráfica fue pensada con dos

objetivos principales. El primero que era transmitir visualmente la

estética de Moulin Rouge y la idea de clandestinidad que tenían los

cabarets de la época. Y por otro lado buscar una síntesis grafica lo

más minimalista posible. Fácil era optar por la exuberancia y cargar

de elementos típicos las gráficas, pero no quisimos caer en lo

común. Sin perder las tonalidades oscuras y el clásico rojo, intentar

transmitir lo que comentábamos previamente.

Presupuesto real del evento: $12.000

Timing:

• 11:00 a 18:50 hs: Armado.

• 19:00 hs: Modelos en tarimas (Brenda y Celina). Recepción de

invitados. Primer bandejeo de pinchos, invitar a los invitados a

servirse un trago en la barra y tomarse fotos en el espacio selfie.

• 19:20 hs: Cambio de modelos en tarimas (sale Celina, ingresa

Delfina). Inicio del show musical. Continúa bandejeo de pinchos

y bruschettas.

• 19:50 hs: Cambio de modelos en tarimas (sale Delfina, ingresa

Celina). Desarme de cantantes. Bandejeo de sandwiches.


• 20:10 hs: Cambio de modelos en tarimas (sale Brenda, ingresa

Delfina). Primer show de ballet. Continúa bandejeo de

sándwiches.

• 20:30 hs: Cambio de modelos en tarimas (sale Delfina, ingresa

Brenda). Segundo show de ballet que engancha con el desfile

final.

• 20:45 hs: Bandejeo de dulces y espumante. Sorteo de premios.

• 20:55 hs: Agradecimientos, brindis y saludo final.

• 21:00 a 22:00 hs: Desarme.


PRODUCCIÓN

Armado: Se inició con el armado del escenario a las 11:00hs del

día del evento, el cual consistió en unificar, nivelar e insonorizar las

seis (6) tarimas con las que contábamos, esto fue necesario para el

correcto desempeño de los diferentes números que transcurrirían

en el mismo. Luego se siguió con el entelado del techo, espalda del

escenario y colocación de la pollera. Estas tareas consumieron

bastante tiempo, quizás más del esperado. Luego se prosiguió con

la ambientación, decoración, iluminación, sonido y detalles finales.

Realización: El evento comenzó aproximadamente a las 19:10hs y

se prosiguió con el timing estipulado.

Las cantantes que abrieron el espectáculo, estando a la altura del

evento, completamente mimetizadas con la estética y la

ambientación lograda para la ocasión. Interpretaron canciones de la

época y se lucieron con su dominio vocal tanto en castellano como

en francés.

Las modelos -totalmente lookeadas con la ropa interior de la nueva

línea primavera/verano de Cocot- posaron como “maniquíes

vivientes”, sin perder la actitud enigmática que transmitían las

mujeres que trabajan en el cabaret Moulin Rouge en la mágica Paris

del siglo XX. Las mismas se mostraron de principio a fin del

evento, haciendo distintas intervenciones por la pasarela y el


escenario montado en el centro del salón. Finalmente realizaron un

desfile de cierre que culminó con un sorteo en el que se entregaron

premios de las marcas auspiciantes.

A la mitad del evento se realizó un show de ballet estilizado con

música de jazz de los años 20. Las artistas -3 bailarinas del Teatro

Colón- lucieron su virtuosismo técnico con las puntas de ballet,

vestidas con ropa de cabaret acorde al evento.

Además, de principio a fin se contó con una DJ que ambientó

musicalmente el acontecimiento y acompañó cada una de las

intervenciones artísticas con la música requerida para cada

momento.

También se contó con el acompañamiento constante de dos

fotógrafas profesionales que registraron cada momento con fotos y

videos.

Desarme: Finalizado el evento se prosiguió al desarme, iniciando

por la recolección de basura, vajilla y objetos pequeños. Luego se

continuó con la retirada del entelado y finalmente del mobiliario y

estructuras más grandes. El mismo se llevó a cabo en un tiempo de

una hora según lo estipulado.


POST-PRODUCCIÓN

Redes Sociales: durante la semana posterior al evento se recolectó

todo el material fotográfico y el mismo se subió a la red social

Facebook en donde previamente se había creado un perfil y evento.

Debido a que los asistentes al evento fueron invitados también por

esta vía fue posible etiquetarlos en las fotos para que puedan

verlas, descargarlas y hacer comentarios.

Agradecimientos: se realizaron los correspondientes agradecimien-

tos a todos los involucrados en la producción del evento de manera

personalizada y de manera pública a los asistentes a través de las

redes sociales.


El resultado del evento fue muy favorable, basándonos en las

repercusiones del público asistente.

Uno de los principales puntos a destacar fue la amplia concurren-

cia, la cual supero nuestras expectativas, resultado de la buena

comunicación y buen trabajo en las relaciones públicas del equipo.

El desarrollo del evento se llevo a cabo de la manera planeada de

acuerdo al timing establecido. La distribución de la comida, la

bebida y las cantidades previstas fue óptima.

A la hora de la ambientación tuvimos que sortear algunos incon-

venientes respecto a las mesas, que no eran las previstas, los

elementos solicitados a la facultad no estaban en las condiciones

que esperábamos pero de todas maneras con trabajo en grupo

pudimos preparar todo el mobiliario para que el salón se encuentre

de la mejor manera para recibir a los invitados.

El público pudo disfrutar espectáculos artísticos presentes en el

evento, tanto el show musical y los cuadros de baile. Ambas

actividades fueron claves para hacer que el evento tenga un

sustento y que genere el marco estético deseado complementán-

dose a la ambientación del salón.


Luego del imprevisto de una de las bailarinas, miembro del equipo,

tuvimos que redistribuir las tareas, para que no se perdiera la

fluidez del evento planteada en el timing.

Y teniendo en cuenta los resultados finales podemos decir que este

fue uno de los logros más importantes.


García, Gabriela:

La experiencia de realizar un evento me resultó emocionante, al

principio pensé que iba a ser casi imposible poder coordinar con el

equipo cada una de las áreas a desarrollar pero cuando cada uno

encontró la tarea que mejor se adaptaba a su persona el proyecto

salió adelante.

El compromiso y la responsabilidad de cumplir con las expectativas

del cliente nos llevo a analizar y prestar mucha atención a cada una

de las decisiones que tomábamos para poder controlar la mayor

cantidad de variables posibles, dejando como resultado un grupo

solido que ofreció un evento importante y bien coordinado.


Iezzi, María Elena:

Considero, desde lo personal, que la realización de este evento fue

una experiencia muy enriquecedora desde diferentes puntos de

vista.

Por un lado, significó un desafío desde el lado de las relaciones

públicas el tener que conseguir un sponsor e interactuar con varias

empresas. Debí aprender a manejar la ansiedad en los tiempos de

espera y a afrontar las respuestas negativas. Finalmente el

resultado fue positivo ya que el cliente quedó muy satisfecho con

el evento logrado.

Por otro lado, el trato con los proveedores fue muy ameno, si bien

fueron necesarias numerosas consultas y averiguaciones para

poder conseguir precios que se adecuaran al presupuesto pactado.

El trabajo en equipo fue bastante intenso y muchas veces

desgastante debido a los diferentes puntos de vista de cada

integrante. Sin embargo, las asperezas se limaron en el día del

evento y pudimos entendernos muy bien. En lo personal me sirvió

para aprender a ser un poco más paciente, tolerante y saber que

los tiempos y las formas de trabajar de los demás son muy

diferentes a los propios.


Uno de los aspectos más gratificantes fue la relación con los

invitados, quienes desde el primer día se mostraron entusiasmados

e intrigados por el desarrollo del evento. Los comentarios y

repercusiones posteriores fueron sumamente positivos y eso me

hizo sentir muy conforme y satisfecha con el esfuerzo realizado.

Finalmente, si bien fue un proceso bastante agotador debido a que

muchas variables son difíciles de manejar, pude darme cuenta que

el rubro de eventos me interesa más de lo que imaginaba y es muy

probable que continúe cursando las otras asignaturas de la carrera.

.


Milanesi, Micaela:

El resultado del evento, en rasgos generales, fue muy favorable.

Yo en lo personal sufrí un accidente en medio del show (ya que era

una de las bailarinas que iban a hacer la presentación de ballet en

el acontecimiento) y no pude terminar de vivir el evento hasta el

final.

El accidente - un golpe en la cabeza - hizo que no recuerde que

pasó al 100%, pero los comentarios y las repercusiones de los

invitados asistentes fueron de completa satisfacción.

El pre-evento, que es la etapa que recuerdo con claridad, fue un

momento de bastante estrés: el horario nos corría, hubieron

algunos cruces de palabras entre los integrantes del equipo y faltó

delimitar exactamente cuál era el rol de cada uno para evitar malos

entendidos. Sin embargo, el público afirmó y que nada de esto se

notó, y que supimos saltear los obstáculos con gran facilidad,

estando a la altura de las circunstancias.


Prieto, Esteban:

En cuanto al evento en sí, el balance de la realización arrojo

resultados positivos, basándonos principalmente en los

comentarios del público asistente. Sin embargo siempre hay cosas

que se pueden mejorar y a mi parecer lo importante es ser lo

suficientemente crítico para tener la capacidad de mejorar en

futuros eventos, aprendiendo de lo transcurrido.

Algunos de los puntos más sobresalientes fueron por ejemplo, el

buen trabajo en equipo durante todo el desarrollo del mismo. Como

así también la materialización de lo anteriormente planteado y la

flexibilidad para sortear las diversas dificultades que surgieron.

Pero para realizar una correcta evaluación, no solo tenemos que

quedarnos con el evento en sí, sino con la aplicación de los

diferentes pasos por los cuales hemos transcurrido.

Cada uno de estos pasos me ha aportado diversos conocimientos,

los cuales en determinado momento me cuestioné, como por

ejemplo determinadas diferencias en el grupo de trabajo, por

nombrar una. Planteándome no entender el funcionamiento de la

materia dado que la conformación de grupos se había dado sin

tener conocimiento de los integrantes, interpretando con el


transcurso de las clases lo enriquecedor de este punto. Algo con lo

que muy posiblemente tengamos que lidiar en nuestro futuro, el

correcto ensamble de un equipo de trabajo con visiones,

compromisos y aportes diferentes, respetando las posturas y

sacando lo mejor de cada uno para alcanzar las metas previamente

fijadas.

Entendiendo esto, en primera medida debíamos enfocarnos en los

objetivos planteados y hacer foco en las habilidades personales,

dejando de lado las diferencias por un fin común, asumiendo que

cada evento es un nuevo desafío, un nuevo reto, en el cual

debemos interpretar lo que se busca replicar, comunicar, generar

en los asistentes. Brindando ideas mejoradoras que nos destaquen,

para llevar adelante de la mejor manera el evento y generar a través

de éste una experiencia única, no solo para los asistentes sino

también para el anfitrión.

En lo personal, la organización de eventos me ha hecho descubrir

una parte de mí que me llena, me moviliza y me completa.

Obviamente que los conocimientos previos con los que contaba,

por haberme desarrollado laboralmente en este ámbito, no eran

suficientes. A pesar de estar en el 1º cuatrimestre de la carrera he

descubierto cosas que en la práctica muchas veces se pasan por

alto y sin lugar a dudas continuaré descubriendo muchas otras que

aporten a mi correcto desempeño en esta profesión. .


Sabbatini, Jonatan:

En lo personal debo decir que el proceso del evento fue algo que

no disfrute demasiado. Se hizo difícil a la hora de poder juntarse y

coincidir en los tiempos libres de cada uno. Eso hizo que todo se

vaya haciendo por partes y a veces de esa manera se pierde un

poco el eje del trabajo.

Tuvimos inconvenientes a la vista de cualquiera que haya estado

en clase mientras debatíamos ideas y demás. Pero si hay algo que

rescato por sobre todas las cosas es que en el evento esas

diferencias de opiniones jamás se vieron. Desde el momento en que

comenzamos a armar el salón cualquier diferencia fue dejada de

lado y trabajamos como un verdadero equipo. Claro que el llegar el

mismo día al armado del salón nos vimos apremiados por el tiempo

pero así y todo solo nos retrasamos 10 min en el comienzo del

evento.

En conclusión creo que fue una experiencia humana positiva el

trabajar con compañeros que quizás no pensaban igual que uno en

algunos puntos y de todas maneras terminar logrando un producto

que alcanzó y superó nuestras propias expectativas.


Queremos agradecer a la marca Cocot, por confiar en nosotros y

brindarnos la lencería necesaria para el evento.

A Leandro Cáceres de la UP por su colaboración y predisposición

ante cada consulta.

A la DJ Rocío Rienda, a las fotógrafas Leticia Berterré y María

Laura Zunino, a las modelos Brenda Pelmaut, Celina Cosaf y

Delfina Giance, a las bailarinas Micaela Ava y Lucía Muiño y al

grupo musical Pa lachacot por su enorme ayuda y el excelente

trabajo realizado, sin ellas nada hubiera sido posible.

Y finalmente a todos los asistentes al evento quienes brindaron su

alegría y energía para que fuera una noche mágica e inolvidable.


Invitaciones:

Invitación Virtual

Invitación Especial Impresa


Renders:


El Evento:


El Evento:


El Evento:


El Evento:


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