Reingeniería del proceso de compras para optimizar la gestión de

aprovisionamiento en el sistema logístico de la logística aeronáutica de la FAC

Mayor Jacqueline Cadena Barrera

Estudiante MAELA I - EPFAC Jaccca73@yahoo.com

Resumen

Se proyecta mejorar en términos de eficiencia el

actual proceso de Gestión de Compras de la

FAC, el cual presenta falencias que generan

demoras en la adquisición de bienes y servicios

para la producción de la Logística Aeronáutica

de la FAC.

Objetivo General

Optimizar la gestión de

aprovisionamiento en el sistema

logístico de la logística aeronáutica

de la FAC de forma que se

articulen las actividades y

responsabilidades las áreas y

recursos participantes dentro del

proceso de compras.

Marco de Referencia

CONCEPTUAL

•Arquitectura Empresarial

•Modelo de Referencia de las Operaciones de la Cadena de Suministro o en Ingles el SCOR MODEL.

•Buenas Practicas

• Lean Office

• Shared services (centros de servicios compartidos)

TEORICO

• Línea de base actual de Arquitectura Empresaria (As-Is)

•TO – BE o futuro de la Arquitectura Empresarial

•Modelo de Transición

•Arquitectura de Negocio

•Arquitectura de Transición

•Modelo SCOR MODEL

• KPIS (Key Performance Indicators)

•Mejores prácticas (Best Practices)

LEGAL

(Marco Normativo de la Contratación Pública en

Colombia)

•Constitución Nacional.

•El régimen de contratación estatal (Leyes 80 de 1993 y ley 1150 de 2007) y en su decreto reglamentario 1082 de 2015.

•Manual de Contratación del Ministerio de Defensa.

“Una AE explica cómo todos los elementos de las tecnologías de la información en una organización, los procesos, los sistemas, la estructura organizacional y las personas se integran y trabajan de forma conjunta como un todo” (Arango Serna, Londoño Salazar, & Zapata Cortes ,

2010)

Arquitectura Empresarial

VARIAS FORMAS DE HACER LAS COSAS

AS-IS

UNIDAD DE CRITERIO

PARA HACER LAS COSAS

TO-BE

PROCESO DE COMPRAS

EFICIENCIA

Marco de Referencia

PLAN DE TRANSICION

Marco de Referencia El modelo SCOR se compone de 4 elementos fundamentales:

El Desempeño: Plantea lo imperativo de establecer métricas que permitan evaluar el desempeño del proceso.

Los Procesos: Requiere tener una visión completa y detallada de los procesos de gestión y sus relaciones.

Las Prácticas: Considera seguir las Mejores Prácticas de operación, tecnología y gestión que conducen a un incremento en el desempeño del proceso.

Las Personas: Implica estructurar las habilidades requeridas para desempeñarse en los procesos de la cadena de suministros (habilidad, experiencia, aptitud y capacitación).

LEAN OFFICE = INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD

Marco de Referencia

JUSTIFICACION

Demoras en la Gestión de las Adquisiciones retrasan la gestión de producción en la Logística Aeronáutica de la

Fuerza

Pautas que permitan la sincronización de los recursos humanos y

tecnológicos involucrados en el proceso, permiten

generar oportunidades de mejora que se traducirán en eficiencias de estos recursos

en términos de tiempo y costos

PROCESO DE COMPRAS (G.A.)

LOGISTICA DE APROVISIONAMIENTO

Presenta falencias que generan demoras en la gestión de las adquisiciones.

Rediseño integral orientado a la eficiencia administrativa en la etapa pre-contractual y post-

contractual de los procesos de adquisiciones que realice la

Fuerza, con la coordinación de las áreas involucradas

COMO?

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

No existen procedimientos de coordinación que se requieren en las diferentes etapas del proceso realizadas por determinadas áreas funcionales que se encuentran relacionadas entre sí (DEPLA-DEFIN-DECON) para el logro de los objetivos.

El proceso no se encuentra articulado de forma que defina las pautas que permitan la sincronización de todos los participantes involucrados en el

proceso.

El sistema SAP considerado como una herramienta ERP (Planificación de Recursos empresariales) en algunas etapas del proceso no se encuentra ajustado al proceso implementado con las necesidades reales y su respectiva operatividad, lo que genera también demoras en actividades del proceso como son los pagos a los proveedores y el ingreso del material adquirido a los almacenes.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿Cómo se deben integrar de forma sistemática las actividades ejecutadas por las diferentes áreas funcionales del proceso de

gestión de compras que genere resultados positivos de eficiencia en la logística de aprovisionamiento de la FAC?

Activo

Humano

Activo

Tecnológico

Activo de

Relación

Con un proceso articulado entre el activo humano (sus habilidades, capacitación y

conocimiento y activo de tecnología (recursos que se tienen), bajo una coordinación

sistemática que se podría definir como el activo de relación (Alineación y trabajo en

equipo) se logra el uso eficiente de los recursos dentro de la organización.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar la problemática actual que presenta el proceso de gestión administrativa a través de un diagnostico basado en hechos

cualitativos y cuantitativos.

Diseñar la propuesta de estructuración de la gestión de aprovisionamiento articulando las actividades, el talento humano y los

sistemas de información.

Medir el desempeño de la Gestión del aprovisionamiento del diseño propuesto a través de la metodología SCOR

Definir las mejores prácticas dentro del proceso de gestión administrativa de la FAC

Proyectar la implementación de la estructuración propuesta a partir del concepto de Arquitectura Empresarial.

METODOLOGIA

DIAGNOSTICO

Diagrama ISHIKAWA

Identificar variables de encuesta. Desarrollo y análisis de Encuestas

DEFINICION MEJORES PRACTICAS

Análisis de lecciones aprendidas.

Análisis de mejores practicas de las Unidades Aéreas

DISEÑO PROPUESTA DE ESTRUCTURACION

Matriz de roles y responsabilidades

Shared Services (centros de servicios compartidos)

Lean office

MEDICION DEL PROCESO

Metodología SCOR

IMPLEMENTACION DE LA NUEVA ESTRUCTURA

Arquitectura Empresarial

DESCRIPCIÒN 2016

7 8 9 10 11 12

1. Sustentación anteproyecto de investigación X

2. Elaboración Marco Conceptual X X

3. Diagnostico del proceso actual. X X X

4. Definir las mejores prácticas dentro del proceso. X X

DESCRIPCIÒN 16 2017

12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

5. Diseñar la propuesta de estructuración X X X

6. Medir el desempeño de la Gestión del Compras (SCOR) X X X

7. Proyectar la implementación de la estructuración

propuesta

X X

8. Trabajo de escritorio X X X X

9. Sustentación trabajo de investigación X X

DESCRIPCIÒN 2016

7 8 9 10 11 12

1. Sustentación anteproyecto de investigación X

2. Elaboración Marco Conceptual X X

3. Diagnostico del proceso actual. X X X

4. Definir las mejores prácticas dentro del proceso. X X X

DESCRIPCIÒN 16 2017

12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

5. Diseñar la propuesta de estructuración X X X

6. Medir el desempeño de la Gestión del Compras (SCOR) X X X

7. Proyectar la implementación de la estructuración propuesta X X X

8. Trabajo de escritorio X X

9. Sustentación trabajo de investigación X

11. CRONOGRAMA