ORGANIZACION INTEGRAL DE

EVENTOS II

TIPOS DE EVENTOS

Podemos definir los distintos tipos de eventos por su objetivo, su formato o

por sus públicos

EVENTOS DE PRUEBA DE PRODUCTO

En este tipo de eventos se ofrece a los asistentes la oportunidad de probar, sentir y usar los productos. En general, las pruebas de producto se realizan con demostraciones o entrega de muestras en supermercados, centros comerciales, y otros sitios donde se pueda llegar fácilmente al público objetivo.

También se pueden realizar eventos especiales, en los que se reúne a un público objetivo concreto para hacerle demostraciones o pruebas de sus productos o servicios.

Podemos diferenciar entre eventos que se basan en la exclusividad, y eventos que buscan una audiencia mayor y menos cualificada.

EVENTOS CORPORATIVOS

▪ Actos a medida. Las empresas e instituciones lo plantean como herramientas de marketing ya sea para aumentar sus ventas, dar a conocer un producto, fidelizar clientes, etc. Se organizan en función de los intereses comerciales con el fin de trasladar un mensaje determinado a un público en concreto.

▪ Actos en vivo organizados en función de los intereses comerciales o empresariales de una compañía o marca con el fin de trasladar un mensaje determinado a un público concreto para provocar una respuesta o generar una actitud.

(Eventos de empresa, Torrents, (2005) Raimond Torrents Fernández, fundador de Torrents & Friends, empresa líder en España en Organización de eventos

corporativos.)

CONVENCIONES O REUNIONES

Suelen convocar a los representantes de ventas de una empresa, aunque pueden convocar a otros colectivos de la empresa. Las convenciones de ventas generalmente se realizan al final de un ejercicio y su principal objetivo es informar sobre los resultados y motivar para el próximo ejercicio.

Con este tipo de eventos se trata de motivar, ofrecer las últimas informaciones sobre el mercado y la empresa, y presentar los últimos lanzamientos. El principal destinatario suele ser la red de ventas, pero se pueden dar cita directivos y personal de otras áreas de la empresa.

Las posibles diferencias entre convención o reunión se encuentran en la periodicidad con la que se convocan, en su duración y en el volumen de asistentes.

Las convenciones se organizan una vez al año, se celebran durante un fin de semana y los invitados suelen asistir con acompañantes.

En la convención se organizan actividades fuera del programa de trabajo que, por lo general, no se suelen organizar en una reunión nacional.

ROAD SHOWS

Son eventos que se realizan en diferentes puntos geográficos de manera consecutiva, dirigidos al mismo tipo de público. Es muy frecuente que este tipo de eventos consistan en presentaciones o degustaciones de producto dirigidas a consumidores finales. Pero también pueden tomar otras formas.

Es un tipo de evento muy útil para apoyar a los distribuidores de cada zona. Y sirve para comunicar un mismo mensaje o para interactuar con colectivos distribuidos en zonas geográficas alejadas.

Los road-shows o eventos itinerantes pueden conseguir influir en el público objetivo a un relativo bajo costo, y pueden, además, crear interés a través de la expectación, así como conseguir cobertura mediática. Es frecuente que el evento itinerante vaya a buscar al público al lugar más adecuado: lugares de ocio, centros comerciales, zonas de paso, lugares de trabajo, etc.

VISITA A INSTALACIONES

Son eventos en los que la empresa abre sus instalaciones a públicos distintos para que sean visitadas. Es frecuente en empresas en las que el proceso de producción es interesante como bodegas, y empresas de alimentación o de bebidas.

La visita suele dirigirse a colectivos más pequeños, que han sido convocados un día y a una hora concretos, y que son guiados a través de toda la visita por un representante de la empresa.

Se puede dirigir a colectivos muy diferentes: clientes actuales, futuros clientes, prescriptores o líderes de opinión. Además, se puede invitar a los distribuidores, proveedores o colaboradores, a ver las instalaciones en forma de visita.

RUEDA DE PRENSA

Consiste en convocar a los representantes de los medios de comunicación, para ofrecerles una información suficientemente importante como para ser noticiable.

Para que una rueda de prensa tenga poder de convocatoria tiene que contener una información, que para los periodistas sea interesante y pueda llegar a ser una herramienta de trabajo.

Además, la propuesta de asistencia tiene que ser tan atractiva como accesible. Ver horarios y locaciones.

Puede ser innovadora, pero siempre basada en la misma premisa que el periodista obtenga información interesante y relevante para hacer su trabajo. Si esto no es así, es mejor organizar otro tipo de evento de entretenimiento o social dirigido a los medios de comunicación.

EVENTOS PROTOCOLARES

Son eventos de empresa o instituciones que se caracterizan por la asistencia de autoridades, lo que provoca el interés de los medios y que exige la aplicación de las normas de protocolo. Este tipo de evento requiere una mayor solemnidad, y el protocolo ha de ser el correspondiente a cada caso.

Los eventos institucionales son característicos de inauguraciones, aniversarios, visitas a las instalaciones de autoridades, etc. El objetivo fundamental es que se difunda el evento y la asistencia de autoridades en los medios. Pero, también buscan el reconocimiento de la labor desarrollada por la empresa.

EVENTOS DE INCENTIVO

Este tipo de evento está dirigido a los trabajadores, vendedores o distribuidores, puede ser aprovechado para comunicarse con estos colectivos y para interactuar con ellos a partir de unos objetivos concretos de comunicación.

En caso contrario se trataría simplemente de una gratificación.

INAUGURACIONES

Las Inauguraciones tienen por objeto dar a conocer la apertura de un nuevo establecimiento. Son eventos que aprovechan una situación singular para convocar a diferentes públicos: autoridades, líderes de opinión, prensa, etc. Buscan la mayor cobertura mediática posible.

Casi siempre están acompañadas de un evento social posterior al acto inaugural. Cuando asisten personalidades se convierten en actos protocolarios, que suelen perder su solemnidad cuando dan paso al evento social. Normalmente se organizan en el espacio que se quiere inaugurar.

FERIAS

Una de las principales ventajas de las ferias es su capacidad para encontrarse con la mayoría de los participantes clave de un sector. Esto permite a los expositores tener una interacción personal con un gran número de contactos útiles (compradores, proveedores, sponsors, inversores, prensa especializada, etc.) de una forma mucho más barata que a través de otras herramientas de comunicación.

LANZAMIENTO DE PRODUCTOS

Uno de los objetivos más frecuentes es el de generar notoriedad para conseguir apariciones en los medios. Pero, pueden buscar otros objetivos cómo fidelización de sus clientes actuales, prescripción, apertura de nuevos canales, generar pruebas de producto, etc.

Es todas estas ocasiones, conseguir experiencias singulares y memorables de los asistentes, es un paso fundamental para alcanzar los objetivos.

EVENTOS SOLIDARIOS

Son eventos organizados para recaudar fondos para una causa social y benéfica determinada.

Esta causa debe coincidir con la conciencia solidaria del público al que se dirige el evento. De esta forma se creará una asociación positiva hacia la marca. Si el evento es capaz de generar una experiencia en la que los asistentes se sientan solidarios, repercutirá de forma muy positiva en la cercanía hacia la empresa y sus marcas.

LOGÍSTICA DE LOS EVENTOS

Se puede dividir en tres etapas, las mismas sirven para plantear las tareas relativas a cada momento en la organización de un evento:

Pre-evento

Comienza con la contratación del servicio, es donde se define el tipo de evento, el objetivo, cantidad de personas, presupuesto, etc. Se dedica esta etapa para investigar, planificar, negociar, etc.

Desarrollo / Vivo

En esta etapa es cuando se pone en marcha el evento. Comienza con la llegada de los invitados. Se ponen en juego todas las variables expuestas en la etapa anterior. El organizador en este punto cumple un papel fundamental de supervisión.

Post-evento

Es la última etapa, ya todo concluyó, es momento de evaluar encuestas, resultados, agradecer, devolver material usado, pago a proveedores, realizar gacetillas, realizar la difusión correspondiente.

PRE EVENTO

Pre evento, Checklist. Timing. Planimetría.

Contratos y presupuestos. Aspectos legales.

Elección y manejo de proveedores en Turismo,

Ferias, Congresos y exposiciones. Gastronomía.

Ambientación y escenografía. Coordinación de

espectáculos.

LOCACIONES

Buscar el lugar adecuado

Condiciones de temperatura

Mobiliario

Estacionamiento

Sanitarios

SONIDO Y VIDEO

Evaluar necesidades

Probar que funcione

Ver los niveles del volumen

TRASLADOS, HOTELERIA, PRESTADORES

TURISTICOS

Evaluar según el público

Ver tiempos de traslados

Que este en línea con la cultura del evento y de la

empresa organizadora

AMBIENTACION Y ESCENOGRAFIA

Tener en cuenta características de los

participantes. Discapacidades.

Tendrá que ver con el ritmo que planeamos para

nuestro evento.

IMPRENTAS Y CARTELES

Tiempos de imprenta / entrega

Calidad de papel e impresión

Cantidades necesarias

Diseño y funcionalidad de la cartelería

Colocación de carteles

ASPECTOS LEGALES Y OTRAS HIERBAS

Considerar aspectos legales (ej. publicación de

fotos de menores)

Condiciones de Seguridad/ Seguridad Vial/

Seguridad policial

Seguros: seguros de personal, seguro contra

terceros.

Servicios de emergencias

Facturación temas de afip

Sadaic /Adicapif

CATERING

Observar la dinámica de servicio necesaria

Tiempos de fuego

Cantidad de comida en el servicio

Tener en cuenta si hay vegetarianos, veganos,

etc.

DESARROLLO DEL EVENTO

En esta etapa es cuando se pone en marcha el

evento. Comienza con la llegada de los invitados.

Se ponen en juego todas las variables expuestas

en la etapa anterior. El organizador en este punto

cumple un papel fundamental de supervisión.

VIVO

Supervisar / Estilos para supervisar…

Un solo capitán por barco

Control de timing

POST-EVENTO

Post-evento

Es la última etapa, ya todo concluyó, es momento

de evaluar encuestas, resultados, agradecer,

devolver material usado, pago a proveedores,

realizar gacetillas, realizar la difusión

correspondiente

CÓMO EVALUAR

Procesar encuestas: el formulario debe ser

adecuado a la info que queremos relevar

Ver si cumplimos con el objetivo

INFORMES

Clipping de medios

Gacetillas posevento y galería de fotos

Agradecimientos

Estadísticas en base a las encuestas

Base de datos

Balance de ingresos y egresos

TAREAS

Realizar el timing del evento. Confeccionalr

planimetría. Establecer condiciones básicas de

contratación. Trabajar sobre las notas de aspectos

legales como seguro de personal, etc.

Armar el plan de comunicación para el evento.

Planificar acciones pos evento.