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Manual de Usuario del SCII

Manual de Usuariopara la captura de Evaluación del

Sistema de Control Interno Institucional

SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICAUNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE FORTALECIMIENTO DE CONTROL INTERNO

Diciembre 2018


Contenido.

1

Introducción 3

Glosario 4

1. Registro de participantes al Aplicativo Web. 5

2. Página principal Aplicación Web para la Evaluación del SCII. 6

3. Ingreso al Aplicativo Web. 7

4 Inicio de captura del SCII. 9

5. Captura de las Unidades Administrativas y Responsables. 10

6. Captura de Procesos Prioritarios. 12

7. Selección de Elementos de Control para la Evaluación del SCII 23

8. Evaluación del SCII. 28

9. Resultados de la Evaluación del SCII. 35

10. Informe Anual del Estado que Guarda el SCII 37

11. Programa de Trabajo de Control Interno. 42

12. Actualización del Programa de Trabajo de Control Interno. 47

13. Seguimiento al Programa de Trabajo de Control Interno. 52

14. Autorización del Manual del Usuario del SICOIN. 60


Introducción

Para facilitar la integración y consolidación de resultados del proceso de evaluación

del estado que guarda el SCII, de conformidad con lo dispuesto en los numerales 8

al 14, 16 y 17. del Artículo Segundo del Acuerdo, que les permita acreditar la

existencia, suficiencia y funcionamiento de sus componentes, procesos, y

mecanismos; así como verificar el respaldo de los elementos de control, a través

de su evidencia documental y/o electrónica, identificando posibles áreas de

oportunidad, proponer acciones de mejora para fortalecer el control interno e incidir

en su eficiencia y eficacia.

El Coordinador de Control Interno y el Enlace del Sistema de Control Interno,

conjuntamente con los responsables o dueños de los procesos en donde se

evaluará el control interno, deberán identificar la existencia y suficiencia de las

evidencias que acrediten el grado de cumplimiento de los 33 elementos de control y

los adicionales que, en su caso, determine la institución.

El SCII deberá ser evaluado anualmente, en el mes de noviembre de cada

ejercicio, con base en la existencia y operación de los 33 elementos de control que

se indican en el numeral 11 del Artículo Segundo del Acuerdo, por lo menos en

cinco procesos prioritarios (sustantivos y/o administrativos), que determine la

Institución conforme a su mandato y características.

El Coordinador de Control Interno podrá incorporar en la evaluación del SCII,

elementos de control adicionales, enunciados en el numeral 9 del Artículo Segundo

del Acuerdo, los cuales se adapten a las particularidades institucionales y se

determinen considerando las evaluaciones de ejercicios anteriores, así como los

resultados de los estudios realizados por la Auditoría Superior de la Federación,

con el propósito de mantenerlo operando y fortalecerlo en su conjunto.

El Coordinador de Control Interno y el Enlace del SCII, conjuntamente con los

responsables de las Unidades Administrativas y de los procesos prioritarios

seleccionados deberán organizar, coordinar y programar las acciones a realizar

para la evaluación del SCII. El responsable o dueño del proceso deberá establecer

y comprometer en el Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI), las acciones

de mejora que atiendan las debilidades (deficiencia o insuficiencia) de control

interno o áreas de oportunidad que permitan fortalecer el SCII.

El Enlace del SCII revisará con los responsables de las Unidades Administrativas y

procesos, las propuestas de acciones de mejora que serán incorporadas al PTCI.

3


Glosario

4

Acuerdo: ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones y el Manual

Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno.

UCEGP: Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública.

DGAFCI: Dirección General Adjunta de Fortalecimiento de control interno.

CCI: Coordinador de Control Interno.

Enlace del SCII: Enlace del Sistema de Control Interno Institucional.

Enlace de ARI: Enlace de Administración de Riesgos.

PTCI: Programa de Trabajo de Control Interno.

PTAR: Programa de Trabajo de Administración de Riesgos.

RAT: Reporte de Avances Trimestrales.

OIC: Órgano Interno de Control.

UA: Unidades Administrativas.

SCII: Sistema de Control Interno Institucional.

TOIC: Titular del Órgano Interno de Control.

Aplicativo Web: Aplicativo Web para la captura de la Evaluación del SCII.


1. Registro de participantes al Aplicativo Web

Para tener acceso al Aplicativo Web de acuerdo a sus funciones, deberá

enviar el Coordinador de Control Interno oficio solicitando su alta y de los

Enlaces de Control Interno y Administración de Riesgos, para obtener su

usuario y contraseña a la UCEGP.

En el oficio deberá de indicar: nombre del servidor publico, cargo, perfil,

correo institucional, teléfono y extensión.

Una vez recibido el oficio en la DGAFCI, se enviara por correo electrónico el

usuario y contraseña solicitado.

Los perfiles o privilegios de acceso concerniente a los participantes del

SICOIN, son los siguientes:

• Coordinador de Control Interno. Podrá agregar, modificar y eliminar

información de todas las secciones del Sistema de Control Interno

Institucional.

• Enlace del proceso ARI. Podrá agregar, modificar y eliminar los asuntos

registrados en el proceso de Administración de Riesgos Institucional.

• Órgano Interno de Control. Podrá agregar, modificar y eliminar

información de todas las secciones de la Evaluación del OIC del Sistema

de Control Interno Institucional.

5


2. Página principal Aplicación Web para la Evaluación del SCII.

El Aplicativo Web se encuentra hospedado en la liga:

https://controlinterno.funcionpublica.gob.mx/ESCII/

Para ingresar al Aplicativo Web es necesario utilizar la última versión del

siguiente navegador:

Google Chrome

6

https://controlinterno.funcionpublica.gob.mx/ESCII/


Una vez que se accedió a la página principal del Aplicativo Web se ingresará

el usuario y la contraseña del servidor público en el campo correspondiente.

3. Ingreso al Aplicativo Web.

Ingresar usuario

y contraseña.

Ingresado usuario y contraseña, darle clic en el botón Accesar, para iniciar

sesión en el aplicativo.

Dar clic en

“Accesar”.

Si los datos son

correctos indica

acceso al sistema.

7


Aceptado el usuario y contraseña se inicia sesión en el Aplicativo Web.

Seleccionar

periodo

Darle clic al

modulo

Para ingresar a la página de inicio del SCII.

8


4. Inicio de captura del SCII.

Se inicia la sesión dando clic en el menú en “Información Institucional”.

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

9


Dar clic en “Agregar”,

y aparecerá ventana

para su captura.

Aparecerá esta imagen

después de dar clic en

“guardar”.

Aparece la siguiente pantalla y capturar la Unidad Administrativa y el

nombre del Responsable; dar clic en “guardar” para su registro.

5. Captura de las Unidades Administrativas y Responsables.

Dar clic en el menú en “Unidades Administrativas”, y en “Agregar”.

10


Una vez ingresada la Unidad Administrativa y el Responsable, no se podrá

eliminar la información, solo “Editar”.

Aparecerá la columna de “Editar” para modificar los datos de la Unidad

Administrativa y del responsable.

Clic para

“Editar”.



“Actualizar”.

11


6. Captura de Procesos Prioritarios.

Clic para

“Asignar la UA”.

Seleccionar en el menú “Procesos Prioritarios” para iniciar la captura delos procesos a evaluar, dar clic en “Asignar a la Unidad Administrativa yresponsable de los elementos institucionales”.

Dar clic en el botón de “Seleccione Unidad Administrativa”, paradesplegar la lista, de Unidades Administrativas previamente capturadas, yseleccionar a la responsable.

12


Si no aparece la Unidad Administrativa en la lista, se podrá agregar, dando

clic en “Agregar Unidad en caso de no estar en la lista”

Clic para “Agregar

la UA”.



“guardar”.

Ingresar Unidad Administrativa y al responsable; dar clic en “guardar” para

registrarlos.

13


Seleccionada la “Unidad Administrativa” responsable, dar clic en

“guardar” para su registro.

Dar clic en “guardar”

y aparecerá esta

imagen.

Registrada la Unidad Administrativa, no se podrá eliminar, solo se podrá

“Editar” la información dando clic en el botón correspondiente.

14


Para iniciar la captura de los proceso prioritario para su captura dar clic en elbotón de “Agregar Proceso Prioritario”.



“Actualizar”

Solo se podrá modificar los datos de la Unidad Administrativa responsable

del proceso institucional y el nombre del proceso.

15


Para seleccionar el proceso (sustantivo o administrativo), dar clic en el botón

“Seleccione Proceso”, para desplegar la lista.

Dar clic en el botón “Seleccione Unidad Administrativa", para desplegar

lista y seleccionar a la Unidad Administrativa responsable.

Dar clic en

“guardar”.

16


Si no aparece la Unidad Administrativa responsable en la lista, se podrá

registrar, dando clic en “Agregar Unidad en caso de no estar en la lista”

Clic para “Agregar

la UA”.

Ingresar la Unidad Administrativa y al responsable; dar clic en “guardar”

para registrarlos.



“guardar”.

17


Para registrar las información, dar clic en el botón de “guardar”.



“guardar”.

Ya que se ingreso el “Proceso”, la “Unidad Administrativa”, se captura el

“Nombre del Proceso.

18




“Actualizar”.

Solo se podrá modificar los datos de la Unidad Administrativa responsable

de los procesos prioritarios y el nombre del proceso.

Una vez registrado el proceso, se podrá Editar y Eliminar la

información.

19


Para concluir con el registro de los procesos prioritarios, dar clic en

“Finalizar captura de Procesos Prioritarios”.

Para borrar el proceso dar clic en “Aceptar”.

20


Cuando “Finalizas la captura de los Procesos Prioritarios”, se bloquean

o cristalizan todos los botones para agregar, borrar y editar.

Una vez “Finalizada la captura de los Procesos Prioritarios” y dando

clic en “Sí” no se podrá modificar o deshacer la información.

21


Ingresar Unidad Administrativa y al responsable; dar clic en “actualizar”

para registrarlos.

Una vez finalizada la captura de los procesos no se podrán cambiar, solo se

podrán modificar las Unidades Administrativas y a los Responsables.

22


7. Selección de Elementos de Control para la Evaluación del SCII.

Dar clic en el menú en “Elementos de Control para la Evaluación del

SCII”, para iniciar con la selección de los Elementos Adicionales.

Clic para visualizar los

Elementos Institucionales básicos,

por Proceso y los Adicionales.

Dar clic en “Elementos Institucionales” para visualizarlos.

23


Dar clic en “Agregar Elemento”, para seleccionar los elementos adicionales

que se van a adicionar a los Elementos institucionales.

Dar clic en “+Agregar” al Elemento de Control Interno, que desees

incorporar, elemento que se adiciona se descarta para por proceso.

24


Dar clic en “Agregar Elemento Proceso”, para seleccionar los elementos

adicionales que se desea incluir a todos los procesos.

Dar clic en “+Agregar”, al elemento que desees incorporar, elemento que se

adiciona se descarta para Institucional.

25


Dar clic en “Finalizar captura”, para concluir con la configuración o captura

de los elementos de control adicionales.

Dar clic en “Aceptar”, para Finalizar captura.

26


Al concluir la configuración de los elementos de control para la Evaluación

del SCII, se visualizan todos.

27


8. Evaluación del SCII.

Dar clic en el menú “Evaluación del SCII”, para iniciar dar clic en botón de”

Evaluación”, para aplicar la evaluación .

Dar clic para

iniciar la

“Evaluación”.

Se desplegaran uno a uno los elementos, dar clic en “Sí●”, en caso de que secumpla el elemento de control, y dar clic en “+Evidencia”, para agregar el nombrede la evidencia(s) documental(es) que acreditan su grado de cumplimiento.

Dar clic en “Evidencia”

para capturar el nombre

especifico.

Botones para visualizar

los elementos de

control.

28


Desplegar “Seleccione Tipo Evidencia”, lista sugerida que clasifica laevidencia del elemento, dar clic en “+ aceptar” para poder agregar elnombre especifico de la evidencia.

Dar clic para seleccionar el

grado de cumplimiento de la

evidencia documental.

Escribir el nombre “Especifico*” de la evidencia, y seleccionar el grado decumplimiento que acredita deslizando el botón a la posición respectiva, y clic en “+aceptar” para guardar.

Manual de Procedimientos

29


Una vez cargada(s) la(s) evidencia(s) documental(es), que acreditan la

existencia y suficiencia del grado de cumplimiento de los elementos de

control interno, se podrá adicionar más o eliminar la que se registro en caso

de que se quiera corregir.

En caso de no contar con evidencia documental el elemento, dar clic en

“No●”, y continuar con el siguiente elemento de control interno.

Elimina Evidencia.Agregar Evidencia.

NOTA: Siempre se debe dar clic en “Sí●” o “No●” y en “Sí●” siempre debe haber

evidencia documental capturada.

30


Concluida la evaluación de todos los elementos de control interno del proceso

darle clic en “Finalizar evaluación”.

Se despliega la siguiente ventana, dar clic en “Imprimir para validar antesde Finalizar”, para verificar la evaluación antes de dar clic en el botón de“Finalizar”.

31


En caso de que falte algún elemento por evaluar, al darle clic en “Finalizar

evaluación”, aparecerán las siguientes alertas.

En caso de haber seleccionado “Sí●” en un elemento y no se registro laevidencia, al darle clic en “Finalizar evaluación”, aparecerán las siguientescomentarios.

32


Registrada correctamente la información se podrá finalizar la evaluación del

proceso, para activar la opción de “Finalizar” dar clic en el recuadro.

Una vez habilitada la opción “Finalizar”, darle clic para concluir con la

captura de la evaluación, esto se hará por cada uno de los procesos.

33


Concluida la evaluación, se muestra que esta “Finalizado” ya no se podrá

hacer ningún cambio. Aparecerán los botones para su impresión.

Imprimir.

34


Dar clic en “Resultados de la Evaluación del SCII” para visualizar el

porcentaje de cumplimiento de elementos de control y por norma general.

9. Resultados de la Evaluación del SCII.

35


Dar clic en el botón “vista de Impresión”, para poder tener su impresión de

los resultados.

36


10. Informe Anual del Estado que Guarda el SCII.

Dar clic en el menú en “Informe Anual”, y mostrar las “Instrucciones de

Captura”

Dar clic para mostrar

“Instrucciones de

captura”

37


Dar clic en el menú “Informe Anual”, para la captura del Informe Anual delEstado que Guarda el SCII, con base en los resultados obtenidos de laEvaluación.

Conforme a las instrucciones de carga, los textos tendrán como máximo

3000 caracteres por cada apartado del Informe Anual.

38

Manual de Usuario del SCII 39


Para concluir con el Informe Anual del Estado que Guarda el SCII, capturar

el “Nombre del Titular de la Institución” y su “cargo”.

Dar clic en “guardar e imprimir” para que se registre la información y ver la

vista previa de impresión.

40


En “Imprime Informe” se puede complementar insertando logo de lainstitución (200x70), y añadir imágenes al texto, dar clic en “Imprimir” paratener la vista previa del Informe.


41


Clic para ingresar

acción de mejora

Dar clic en el menú “Programa de Trabajo de Control Interno”, y en capturar las Acciones de Mejora comprometidas por los responsables de los procesos o unidades administrativas.

11. Programa de Trabajo de Control Interno.

Se despliega la siguiente ventana “Agregar Acción de Mejora”, paracapturar la información correspondiente al tipo de elemento, acción mejora ,fecha de inicio, fecha de termino y medios de verificación.

42


Capturada la información en cada apartado, se le dará clic en “aceptar”

para que se guarde.

Se podrán agregar varias acciones de mejora a un mismo elemento decontrol, asimismo se habilitan los botones para poder editar yeliminar .

Clic para adicionar

acciones de mejora

Clic para editar o

eliminar acciones de

mejora

43


Registradas las acciones de mejora en el SICOIN, dar clic en “Finalizar

captura de Acciones”.

Aparecerá la siguiente pantalla, “Finalizar la captura de Acciones”, dar clicpara confirmar que se finalizo, no se podrán hacer cambios, ni agregar masacciones de mejora.

44


Para concluir con el Programa de Trabajo de Control Interno ingresar el

nombre del Titular de la Institución, del Coordinador de Control Interno y

Enlace del SCII.

Dar clic en para guardar los nombres del Titular de la Institución, del

Coordinador de Control Interno y Enlace del SCII. Elimina el nombre .

45


Dar clic en “Imprimir” el Programa de Trabajo de Control Interno.


46


12. Actualización del Programa de Trabajo de Control Interno.

Clic para actualizar

el PTCI

Aparecerá la siguiente pantalla, para confirmar que se va a “Actualizar el PTCI”.

Dar clic en el menú “Actualización del PTCI”, para iniciar dar clic en “botón

verde Sí ”.

47


Una vez confirmada la actualización del PTCI, aparece la siguiente ventana.

Dar clic en el botón “Imprimir PTCI previo”, Si se desea tener como base

de referencia al PTCI original y sin modificaciones.

Dar clic en “Modificar Acción de Mejora”, para agregar, modifica y/o

eliminar las acciones de mejora.

Clic para actualizar

las acciones de

mejora

Aparecerá la siguiente pantalla, “Agregar Acción de Mejora”; para llenar

los campos requeridos, dar clic en el botón “Acepar”.

Aparecerá esta

imagen después

de dar clic en

“Aceptar”.

48


Para concluir con la actualización del programa, dar clic en “Finalizar

captura del PTCI actualizado”.

Al dar clic en el botón de “Finalizar captura del PTCI actualizado”, el

sistema alerta de que no se podrá modificar el PTCI Actualizado, se debe

tener la opinión del OIC

Alerta

49


Aparecerá la siguiente pantalla, “Finalizar captura de Actualización del

PTCI” para confirmar que se finalizo y se tiene la opinión del OIC, dar clic

en Sí , ya no se podrá deshacer la acción.


2018


Dar clic en “Imprimir” el Programa de Trabajo de Control Interno

Actualizado, esta terminado para su impresión.

50


En “Imprimir” del PTCI Actualizado, se puede insertar logo de la institución

(200x70), y dar clic en “Imprimir” para tener la vista previa del Informe.


51


13. Seguimiento al Programa de Trabajo de Control Interno.

Dar clic en el menú “Seguimiento al PTCI”, aparece la pestaña

“Instrucciones”, y las pestañas para cargar los avances de los

seguimientos por trimestre, y la última genera los reportes de los

trimestres requeridos.

52


Seleccionar la pestaña del trimestre correspondiente para cargar el

seguimiento de las acciones de mejora.

En “Número de Acción de Mejora”, dar clic en el botón “SeleccioneA.M.”, se despliega listado de las acciones de mejora donde se capturará elavance.

53


Aparecerá la siguiente pantalla, dar clic en “Agregar actividad”, para cargar laactividad realizada.

Se despliega esta ventana, “Agregar Actividad Realizada”, capturar la

actividad y dar clic en “aceptar”.

54


Ya registrada la actividad se podrá editar o borrar .

Al registrar la actividad realizada, se activa el “Avance” para ingresar elporcentaje de avance y la situación cambia de “Pendiente” a “Enproceso”.

55


Registrado el Medio de Verificación a la conclusión de la A.M., se guardara el

100% porcentaje.

Cuando se completa el 100% de la acción de mejora, se debe incluir lainformación requerida en “Medios de Verificación a la conclusión de laA.M.” para que se guarde el porcentaje.

56


Llegada la Acción de Mejora al 100%, se cambia la “Situación” de “En

proceso” a “Concluida”.

En “Problemáticas para su conclusión”, incluir la descripción de lasprincipales problemáticas que obstaculizan la conclusión de la A.M. o en sucaso, se presentaron al concluirla.

57


Dar clic en la pestaña “Reportes Trimestrales”, para generar los reportes

de los trimestres requeridos.

Dar clic en “Selecciones”, nuevamente dar clic y elija el trimestre a imprimir

.

58


El Reporte Trimestral se complementa llenando el inciso “b)”, “c)”,

ingresando el “Lugar”, “nombre” y “cargo” del Coordinador de

Control Interno, y dar clic en “Preparar impresión”.

59


En “Imprimir” del RAT, se puede insertar logo de la institución (200x70), y

dar clic en “Imprimir” para tener la vista previa del reporte trimestral.

Nombre de la Institución

60


14. Autorización del Manual del Usuario del SICOIN.

Autorizó

Diciembre 2018

15. Registro de la Versión.

Número de

Versión

Fecha de

ActualizaciónDescripción del Cambio

Primera 30-11-2018

Revisó

Elaboró

61

Documents

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