Presentación de PowerPoint - Univallepaginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Riesgos/...10. Acciones Una vez establecida la opción de manejo del riesgo de acuerdo con la

MITIGAR UV

Modelo Instrumental para el

Tratamiento Integral y la

Gestión de los Riesgos en la

Universidad del Valle

Certificado N° SC 7267-1



Certificado N° GP 190-1

MODELO INSTRUMENTAL PARA EL TRATAMIENTO INTEGRAL Y LA GESTION DE LOS RIESGOS

EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE “MITIGAR UV”

Elkin Salcedo Hurtado Departamento de Geografía

Coordinador OSSO

Cali, noviembre de 2011

Eugenio Renjifo Romero Jefe Sección Salud Ocupacional

Ludmila Medina Juliana Santacoloma

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Luis Carlos Castillo Jefe

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

MITIGAR UV

Importancia de la Gestión de Riesgos

Constantemente estamos operando en ambientes cambiantes y de alto nivel competitivo y de incertidumbre.

La Gestión de Riesgos en un proceso a través del

cual, se pretende lograr una reducción de los niveles de riesgo existentes y construir procesos que no afecten el logro de nuestros objetivos y garanticen condiciones de seguridad para el futuro.

Para implementar la Gestión de Riesgos una de las

etapas más importantes es la de crear conciencia y sensibilizar al personal en la cultura de los riesgos, porque son ellos mismos quienes pueden controlar y evaluar sus procesos

MITIGAR UV

AGENDA

• Mitigar UV: Presentación del modelo de riesgos

• Aplicación del modelo de riesgos por procesos en las unidades académico – administrativas de la Universidad

• Acciones a seguir

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Gestión de riesgos en Univalle

• A finales de los 70´s y principios de los 80´s

se creó el Comité Operacional de Emergencias de Cali (Escuela de Medicina).

• Comités locales y regionales de Atención y Prevención de Emergencias.

• Sistema Nacional para la Atención y Prevención de Desastres.

• Hacia una universidad sostenible y comprometida con la región y el ambiente: Plan para la mitigación de riesgos en la Universidad del Valle por el Comité Central de Emergencias. (Amenazas naturales, antrópicas, industrial-tecnológicas, transporte, alimentarias.)

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Fundamentos del modelo MITIGAR UV

• Principios

• Normatividad

Legislación colombiana sobre riesgos socionaturales, tecnológicos y de salud ocupacional.

Legislación colombiana sobre riesgos administrativos y laborales.

La protección de la institución y comunidad universitaria es la consideración primordial.

La gestión de riesgos en Univalle adopta un enfoque estructural y por procesos.

La gestión de riesgos es un elemento constitutivo de la actividad académica, de investigación, de extensión y administrativa.

La evaluación y el mejoramiento continuo son un componente de la gestión de riesgos en Univalle.

Todos los riesgos son previsibles y mitigables.

Las decisiones y prácticas de gestión de riesgos en Univalle son transparentes.

La gestión de riesgos está en concordancia con la política y normatividad nacional e internacional.

Normatividad

Resolución 3.040/08 Rectoría Artículo 1. Adoptar el Modelo MITIGAR U.V. como Política Institucional para la Gestión de Riesgos dentro del Sistema de Gestión Integral de Calidad de la Universidad del Valle, el cual hace parte integral de la presente Resolución. Artículo 2. ALCANCE. El Modelo MITIGAR U.V. será la herramienta conceptual y metodológica para la identificación, análisis y valoración de los riesgos de la Institución y sus dependencias académico administrativas de acuerdo con sus respectivos procesos.

Parágrafo 1: Cada Facultad y sus dependencias académico administrativas se guiarán por el Modelo MITIGAR UV para crear sus propios mapas y matrices de riesgo, de acuerdo a sus procedimientos.

Parágrafo 2: Los productos de este modelo como son los mapas y matrices de riesgo son elementos dinámicos, cambiantes y reformulables en el tiempo, por lo cual deberán ser intervenidos periódicamente.

Normatividad

Resolución 3.040/08 Rectoría Artículo 3. RESPONSABLE. El Representante Legal de la Universidad será el responsable directo de la gestión integral de riesgos en la Universidad del Valle y delegará en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional la supervisión y el seguimiento a las acciones emprendidas para mitigar, prevenir o atender los riesgos de acuerdo con el Mapa de Riesgos Institucional y suscribir su cumplimiento a los planes de desarrollo, de acción y de inversiones

Parágrafo: La Dirección Universitaria apropiará los recursos humanos y financieros para implementar la política de gestión integral de riesgos en la Universidad del Valle.

Artículo 4. DIVULGACIÓN. El modelo MITIGAR UV y sus productos Mapa de Riesgos Institucional y la Matriz de Interrelación de Riesgos por Procesos se divulgarán a todos los funcionarios docentes y administrativos de la Universidad a través de los medios masivos de comunicación, charlas informativas así como la socialización al interior de cada una de las dependencias.

MITIGAR UV Gestión de riesgos en Univalle y su relación

con la planeación y los procesos

Plan de acción

Plan Estratégico de Desarrollo

Plan de inversión

Procesos

Según la Norma NTC 5254 y NTC- 31000 Riesgo: son las desviaciones potenciales con respecto a lo que se planifica o espera o el efecto que la incertidumbre tiene en los objetivos de la organización.

Según MITIGAR UV

Riesgo: es el cálculo o estimación anticipada de pérdidas, daños o efectos probables, según escenarios de amenazas y vulnerabilidades previamente evaluados.

Mapa de riesgos

Plan de riesgos

Riesgo

Objetivos

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Modelo metodológico

1. Identificación del proceso o subproceso 2. Identificación de amenazas (socio-culturales, política

pública y económica, humanas y socio-naturales) 3. Identificación de vulnerabilidades 4. Descripción de los controles existentes 5. Determinación de la probabilidad de ocurrencia 6. Determinación del impacto 7. Valoración del riesgo 8. Mapa de Riesgos 9. Identificación de la opción de manejo 10.Determinación de acciones, indicadores y metas por

responsable. 11.Plan de riesgos 12.Seguimiento, evaluación y retroalimentación del Plan:

matriz e informe de seguimiento.

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1. Identificación de procesos y subprocesos

- Misionales: Formación, Extensión y Proyección Social, Investigación y Generación de Conocimiento, y Desarrollo Humano y Bienestar.

- De apoyo: Gestión Financiera, Gestión de Recursos Tecnológicos, Gestión del Talento Humano y Gestión de Bienes y Servicios.

- Estratégicos: Planeación Institucional, Comunicación Institucional, Gestión del Control, Gestión de la Calidad.

- Seguimiento y Evaluación: Gestión del Mejoramiento.

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2. Identificación de amenazas

Es todo fenómeno capaz de causar daño a una población o elemento expuesto (en este caso la institución o uno cualquiera de sus procesos).

Se clasifican en: • Socio Culturales

• Humanas

• Política Pública y Económica

• Socio Naturales.

Ejemplo:

Tendencia a la globalización que abre espacios de formación por fuera de la Universidad.

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3. Identificación de vulnerabilidades

Es el grado de debilidad, colectiva o individual, que se tiene ante un fenómeno amenazante y que lo predispone a sufrir daño. Esta se configura teniendo en cuenta la exposición al fenómeno y la fragilidad ante este.

Ejemplo:

Complejidad en el proceso administrativo que impide la ejecución de los recursos oportunamente.

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Riesgo, cálculo o estimación anticipada de pérdidas, daños o efectos probables, según escenarios de amenazas y vulnerabilidades previamente evaluados.

AtMt AcAcAc

EVAR

Pr

)(*

Organización (Institución)

Dependencias Procesos

A3

An

A2

A4

V U L

N

E

R

A

B I

I

L

D

D

A

RIESGO

Amenaza (A1)

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4. Controles existentes

Corresponde a las medidas que históricamente la Universidad ha ejecutado para responder a situaciones del entorno que le pudieran generar consecuencias negativas dentro de su normal funcionamiento, como políticas, acciones, prácticas, etc.

Una vez se haya evaluado como riesgo aceptable la forma de tratar el riesgo es a través del mantenimiento de los controles existentes.

Ejemplo:

Existen los procedimientos para aprobar la nueva oferta académica pero el tiempo promedio de aprobación es aún alto. Los controles existentes no son efectivos.

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5. Determinación de la probabilidad

Es el número de veces que un fenómeno se repite dentro de un tiempo determinado.

Nivel Descriptor

a Frecuente o

Casi cierto

b Periódica

c Ocasional

d Remota

Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias, una o más veces al año.

Puede ocurrir una vez entre uno y tres años.

Puede ocurrir una vez en cinco años.

Puede ocurrir una vez en diez o más años.

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6. Determinación del impacto

El daño, efecto, pérdidas o cualquier consecuencia negativa derivada de la interacción entre la severidad del fenómeno (amenaza) y la fragilidad de los elementos expuestos (vulnerabilidad).

Nivel Descriptor

1 Bajo

2 Moderado

3 Alto

4 Muy alto

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• Lesiones que requieren primeros auxilios o

• Pérdidas económicas y financieras inferiores al 1% de los

aportes anuales del Estado al presupuesto de la Universidad o

• Alteración en la prestación del servicio parcial de alguno de

sus subprocesos sin que se afecte el funcionamiento total del

proceso al cual pertenece o

• Retraso en la respuesta de la Universidad a las necesidades

de sus usuarios en los próximos 10 años.

Nivel Descriptor

1 Bajo

2 Moderado

3 Alto

4 Muy alto

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• Lesiones requieren tratamiento médico sin incapacidad o

• Pérdidas económicas y financieras entre el 1% y el 5% de los

aportes anuales del Estado o

• Alteración en la prestación del servicio parcial de varios de sus

subprocesos afectando parcialmente el proceso al cual

pertenece o


de sus usuarios en los próximos cinco (5) años.

Nivel Descriptor

1 Bajo

2 Moderado

3 Alto

4 Muy alto

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• Lesiones que requieren tratamiento médico y generan

incapacidad o

• Pérdidas económicas y financieras están entre el 5% y el

10% de los aportes anuales del Estado al presupuesto de la

Universidad o

• Alteración en la prestación del servicio afectando la totalidad

de un proceso o


de sus usuarios en los próximos tres (3) años.

Nivel Descriptor

1 Bajo

2 Moderado

3 Alto

4 Muy alto

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• Hay pérdida de vidas humanas o

• Pérdidas económicas y financieras son superiores al 10%

de los aportes anuales del Estado al presupuesto de la

Universidad o

• Alteración en la prestación del servicio afectando dos o mas

procesos simultáneamente o


de sus usuarios en un año.

Nivel Descriptor

1 Bajo

2 Moderado

3 Alto

4 Muy alto

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7. Valoración del riesgo

Nivel Descriptor

E Riesgo extremo

A Riesgo alto

M Riesgo Moderado

B Riesgo Bajo

Los resultados de los análisis de la probabilidad y el impacto, permiten valorar el grado de riesgo al que se está expuesto. Cuando intervienen varias unidades al calificar el riesgo su valor, para el mapa de riesgos institucional, será el promedio de las calificaciones dadas por las unidades.

Se considera riesgo aceptable aquel que es calificado como Bajo.

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8. Mapa de riesgos

Bajo Moderado Alto Muy alto

1 2 3 4

Frecuente o

Casi Ciertoa

Periódica b

Ocasional c

Remota d

IMPACTO

M: Riesgo moderado; requiere acción de mediano plazo

B: Riesgo bajo; requiere acción de largo plazo

PROBABILIDAD

E: Riesgo extremo; requiere acción inmediata

A: Riesgo alto; requiere acción de corto plazo

VALORACIÓN DEL RIESGO

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9. Opciones de manejo

Transferir, la institución transfiere a un tercero para que responda por las consecuencias del riesgo cuando el evento ocurra.

Eliminar, la institución evita el riesgo decidiendo no empezar o no continuar con la actividad que origina el riesgo.

Asumir, la institución asume el riesgo y toma medidas ya sea de prevención, mitigación o atención.

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9. Opciones de manejo - Asumir

Prevención, medidas anticipadas para evitar la ocurrencia del

fenómeno potencialmente amenazante. Su objetivo es evitar

dicha materialización.

Mitigación, medidas, política o estrategias, individuales o

colectivas tendientes a reducir el impacto o consecuencias de

un fenómeno amenazante.

Atención, acciones orientadas a controlar los efectos de un

fenómeno durante su ocurrencia.

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10. Acciones

Una vez establecida la opción de manejo del riesgo de acuerdo con la valoración dada se deben proponer medidas concretas (acciones) conducentes a la reducción del riesgo.

Si existen acciones ya identificadas en otros planes (Plan de Acción, planes de mejoramiento, acciones correctivas, preventivas y de mejora, entre otros), este riesgo debe hacer mención del Plan existente y no se toman medidas adicionales.

Ejemplo:

Divulgación de procesos y procedimientos actualizados.

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10. Responsables

Para cada acción propuesta se asigna por lo menos un responsable que corresponde al responsable funcional que orgánicamente toma las decisiones con respecto a las acciones que se van a llevar a cabo.

El responsable velará por su ejecución, seguimiento y evaluación de tal manera que conduzca a la reducción del riesgo.

Ejemplo:

Vicerrectoría de Investigaciones.

Facultad de Salud.

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10. Indicadores y meta

Para cada acción considerada se debe definir una medida que permitirá establecer el grado de avance o logro de la acción llevada a cabo.

La meta es el valor que adquiere el indicador en un tiempo determinado y corresponde a la medición de la gestión de la acción.

Ejemplo:

Indicador Meta

Propuesta de una política de internacionalización presentada

1

Porcentaje de grupos capacitados (#de grupos capacitados/total de grupos)

75

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11. Plan de riesgos

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12. Seguimiento, evaluación y retroalimentación del Plan de riesgos

Revisión semestral a los riesgos extremos y revisión anual a todos los riesgos.

En el seguimiento se consigna:

•Lo ejecutado que corresponde a un valor con respecto a la meta de lo llevado a cabo en el periodo a evaluar.

•Las observaciones que corresponde a una explicación del valor consignado.

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12. Matriz de riesgos

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12. Retroalimentación al Plan de riesgos

Se revisan de nuevo las amenazas, las vulnerabilidades y los controles existentes y se vuelve a calificar el fenómeno amenazante y la vulnerabilidad.

Los riesgos moderados se revalorarán al final del periodo considerado (entre 1 y 4 años).

Si la valoración del riesgo se reduce entonces la acción llevada a cabo se define como eficaz.

De acuerdo a esta nueva valoración se determinará las opciones de manejo del riesgo y el tratamiento a seguir para el siguiente periodo.

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12. Informe de seguimiento

Aplicación del modelo

• Definición de los riesgos por procesos con participación de los líderes de los procesos y subprocesos y de los representantes de las Facultades, Institutos, Sedes. Julio-agosto 2010.

• Revisión de los riesgos identificados y de las acciones propuestas por parte de los responsables. Septiembre – octubre 2010.

• Revisión por parte de la Dirección del mapa y plan de riesgos. Noviembre 2010.

1. Elaboración del mapa y plan de riesgos


Participación por proceso

Proceso Número de

Reuniones

Número de

Asistentes

Facultades – Institutos – Sedes participantes

Formación 3 55 Salud, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Admón, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal, Pacífico, Caicedonia

Investigación y Generación de Conocimiento

2 35 Salud, Humanidades, Ciencias, Socioeconomía, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Pacífico, Caicedonia

Extensión y Proyección Social

3 61 Salud, Humanidades, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal, Pacífico, Caicedonia

Desarrollo Humano y Bienestar

2 31 Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal, Pacífico, Caicedonia

Planeación Institucional

2 36 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal

Comunicación Institucional

4 54 Salud, Humanidades, FAI, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Tuluá, Yumbo, Zarzal, Pacífico, Caicedonia


Participación por proceso

Proceso Número de

Reuniones

Número de

Asistentes

Facultades – Institutos – Sedes participantes

Gestión de la Calidad

2 34 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal, Caicedonia

Gestión del Control

2 22 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Cartago, Norte del Cauca, Zarzal

Gestión Financiera

2 36 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal

Gestión de Recursos Tecnológicos

4 61 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Tuluá, Yumbo, Zarzal, Pacífico

Gestión del Talento Humano

2 39 Salud, Humanidades, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, Cartago, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal

Gestión de Bienes y Servicios

2 41 Salud, FAI, Ciencias, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Psicología, IEP, Palmira, Cartago, Buga, Tuluá, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal, Caicedonia

Gestión del Mejoramiento

2 22 Salud, Humanidades, Socioeconomía, Ingeniería, Administración, Palmira, Cartago, Buga, Norte del Cauca, Yumbo, Zarzal


Mapa de riesgos por procesos


Plan de riesgos


2. Despliegue y divulgación del modelo

• Reunión con los Consejos de Facultad e Instituto Académico donde se planteó la importancia de la gestión de riesgos y se instruyó sobre el seguimiento y control de los mismos. (Nov. – Dic. 2010)

• Instrucción personalizada a las personas encargadas de la gestión de riesgos en las unidades académicas para el diligenciamiento de los formatos de seguimiento. (Dic 2010 – Enero 2011)

• Creación y mantenimiento de la página web que da soporte a la gestión de riesgos (Octubre 2010 a la fecha).


2. Despliegue y divulgación del modelo http://planeacion.univalle.edu.co


2. Despliegue y divulgación del modelo http://planeacion.univalle.edu.co

3. Seguimiento a Riesgos Extremos

2010: 23 amenazas y 34 vulnerabilidades en riesgo extremo

Número de acciones definidas 47

Número de indicadores definidos 50

Porcentaje de ejecución de la matriz de riesgos 82%

Número de acciones que no se llevaron a cabo 9

Número de acciones eficaces 15

Número de acciones que permitieron disminuir

la valoración del riesgo

11

Número de riesgos eliminados 4


Número de acciones definidas:

61 extremo, 23 alto, 15 moderado, 10 bajo.

109

Aplicación y resultados del modelo

Map

a d

e r

iesg

os


Pla

n d

e r

iesg

os


3. Seguimiento a riesgos extremos 2010-II


3. Seguimiento a riesgos 2010-II a 2011-I

• El porcentaje de ejecución de las acciones fue del 80%, 125 acciones se ejecutaron en un 100%, 49 acciones tuvieron un porcentaje de ejecución mayor o igual al 50%, 14 acciones tuvieron una ejecución inferior al 50% y 48 acciones no se llevaron a cabo.

• Se dice que una acción ha sido eficaz si ha permitido la reducción, eliminación o minimización del riesgo, por lo cual se encontró que 135 acciones fueron eficaces y 68 acciones no fueron eficaces, existen 33 acciones cuya ejecución es responsabilidad de varias dependencias razón por lo cual la calificación de la eficacia de la acción dependerá del contexto específico de cada responsable.

Evaluación y Seguimiento 2010-II 2011-I

• Para el periodo 2011-II, se identificaron 86 riesgos que tenían acciones pendientes o que aun no se habían ejecutado, 18 corresponden a riesgo extremo, 32 riesgo alto, 27 riesgo moderado y 10 riesgo bajo.

• El tratamiento de estos riesgos se hará

mediante 113 acciones propuestas.

Evaluación y Seguimiento 2010-II 2011-I

3. Seguimiento a Riesgos Extremos







Número de acciones que permitieron disminuir

la valoración del riesgo

11





109


3. Seguimiento a Riesgos

2011-I: 64 amenazas y 125 vulnerabilidades






Número de acciones que no fueron eficaces 68


2011-II: 47 amenazas y 75 vulnerabilidades



113



APLICACIÓN Y RESULTADOS DEL MODELO

2010 (extremos)

2010-

I

2010-

II

Numero de amenazas 23 64 47

Numero de vulnerabilidades 34 125 75

Número de acciones definidas 47 236 113

Número de indicadores definidos 50 247

Porcentaje de ejecución de la matriz de riesgos 82% 80%

Número de acciones que no se llevaron a cabo 9 48

Número de acciones eficaces 15 135

Número de acciones que permitieron disminuir la

valoración del riesgo

11 N/A

Número de riesgos eliminados 4 0

Acciones a seguir

• Difusión de la metodología para la elaboración del mapa y plan de riesgos para el periodo 2012-2015 (una vez se apruebe el Plan de Acción 2012-2015).

• Elaboración y ajustes al mapa y plan de riesgos por procesos y dependencias para el periodo 2012 - 2015 (tres meses a partir de la difusión de la metodología).

• Informe de seguimiento a todos los riesgos por procesos y dependencias 2011-II y evaluación de la aplicación del modelo a través de una encuesta electrónica. (diciembre 2011- febrero 2012).

GRACIAS

No arriesgar es lo más arriesgado, así que, para evitar riesgos, arriesgaré.

Juanma Lillo

MODELO INSTRUMENTAL PARA EL TRATAMIENTO INTEGRAL Y LA GESTION DE LOS RIESGOS

EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE “MITIGAR UV”

http://planeacion.univalle.edu.co

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