Presentación de PowerPoint...Unidad x: Módulo x: 1. Alcance del esquema de metadatos 2. Elementos y relaciones del esquema de metadatos 3. Codificación del esquema de metadatos

Requisitos normativos en la práctica de implementación de un SGDEA

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

José Libardo Borja Suarez

Noviembre de 2020

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Más de 26 años experiencia profesional local e internacional en proyectos de Tecnología

de Información, desde hace 10 años Socio y CEO-Director General de bpdocument SAS.

Ingeniero de Sistemas, Magister en Gestión de Documentos y Administración de Archivos, Gestión Estratégica PYMES-TI Finanzas y Gerencia de Proyectos PMP (UIS).

Ponente en eventos académicos con especialización en normas técnicas, SGDEA

(EDMS), Documento Electrónico y Preservación Digital.

Miembro y Presidente del Comité Técnico de Gestión Documental del AGN de Colombia

Miembro del Comité Técnico de Preservación Digital del AGN Colombia

Vicepresidente de la Sociedad Colombiana de Archivistas - SCA

Miembro Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas – ACIS

Presentación de Credenciales

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:En donde están los registros?

registros. entendidos como documentos de archivo

Redes Sociales Interacción

Datos Exactos Online

BlockChainControl del proceso es de los

usuariosMovilidad

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Fuente. Profesor Jordi SerraGD Basada en Datos

En donde están los registros?

registros. entendidos como documentos de archivo

60%35%

5%

Registros en las Instituciones

Correo Electrónico Otras Aplicaciones SGDEA

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Comité técnico de gestión documental Comité 189 – Archivo - Gestión Documental

Comité técnico de preservación digital Comité 190 – Archivo - Reprografía y Automatización - preservación Digital

NTC – Aplicables a la Gestión Documental Electrónica

https://bpdocument0-my.sharepoint.com/personal/libardoborja_bpdocument_com/Documents/2.%20JoLiBorja/4.%20Ponencias%20-%20Seminarios/2020%20Seminario%2028%20SNA%20-%20AGN/InfografiaNormasColombianas.pdf

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x: Normas NTC ISO – Sistemas de Gestión

Equivalente NTC 5985:2013

Consulta Pública21946

En revisión16175 - 13008

NTC - GTC

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x: Serie de normas ISO 30300

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:Estructura Sistema de Gestión de Documentos

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x: Es importante tener en cuenta que …

Gestión de Registros

Crear y capturar registros con el fin de cumplir requisitos en cuanto a evidencia de la actividad del negocio

Tomar acciones adecuadas para proteger su autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad en el contexto de su negocio y los requisitos para la gestión de cambios a lo largo del tiempo

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Actividades del negocioson las que respaldan los propósitos de la existencia de la organización

Registros son cada vez más digitales - nuevos tipos de utilización y de reutilización- mayor flexibilidad en los controles - Inter operatividad entre sistemas que los gestionan

Funciones Actividades transacciones Procesos

Es importante tener en cuenta que …

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Creación, captura y gestión

Resume la gestión de registros como un todo.

“ Las políticas, responsabilidades asignadas y procedimientos para la creación, captura y gestión de registros apoyan los programas de gobernanza de la información organizacional.

Es importante tener en cuenta que …

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:Principios de la Gestión de Registros

creación, captura y gestión

Activos de información

Actividad del negocio

Evidencia

(A)

Registros

Forma

Estructura

• Autenticidad• Fiabilidad• Integridad• usabilidad

(B)

Curso virtual:

Unidad x:


Registros

Contenido

Metadatos• Contexto• Contenido• Estructura

(C)

Gestión a través del tiempo

Decisiones decreación, captura y gestión

Análisis y evaluación de riesgos en actividades del negocioContextos legales, de reglamentación y de la sociedad

(D)

Curso virtual:

Unidad x:


(E)

Sistemas de Gestión de Registros

Controles a los registros

Ejecutar procesos decreación, captura y gestión

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

ISO 15489-1:2016

ISO 15489-1:2016ISO 23081:2018ISO 21946

ISO 16175:2013

ISO TR 26122Procesos

ISO TR 18128Riesgos

ISO 16175 (3 Partes)Procesos Requerimientos funcionales

Framework de Implementación

Requisitos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

ISO 15489-1Conceptos

ISO 23081 Metadatos

ISO 21946Evaluación

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Políticas de Información y Documentos

YYYYYY realiza todas las acciones necesarias paraasegurar que los documentos electrónicos, creados,gestionados y mantenidos por la naturaleza de sunegocio en sus áreas de práctica, a través de suSGDEA se mantengan auténticos, fiables, íntegros,usables y seguros, que de acuerdo con loscompromisos establecidos con los clientes sean defácil acceso y se conserven indefinidamente en eltiempo como parte de la memoria corporativa ysoporte para construir conocimiento.

• Orientación al objeto del negocio• Construcción de conocimiento• Eficiencia• Confidencialidad• Protección del medio ambiente

Declaración de la PolíticaPrincipios orientadores de

la Política


Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Proceso de evaluar las actividades del negocio para determinar qué registros es necesario crear, capturar y el tiempo que es necesario mantener esos registros (ISO (15489-1:2016 p 12)

Combina la comprensión del contexto del negocio con la identificación de registros para evidencia del negocio, que se deberían cumplir mediante los registros.

• Desarrollar entendimiento acerca de la naturaleza del negocio y de su entorno legal, de recursos y tecnología

• Determinar qué registros se deberían crear y como se deberían gestionar par cumplir con:• Los riesgos que afectan generalmente el negocio• Los riesgos que se pueden gestionar mediante la creación,

captura y gestión de registros.


Valoración


Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:



Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

1. Alcance del esquema de metadatos

2. Elementos y relaciones del esquema de metadatos

3. Codificación del esquema de metadatos



Controles de los Registros

Esquema de Metadatos

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:


Esquema de Clasificación de

Negocios

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Seguridad de documentos Porcentaje

Indispensable 53,6%

Importante - No indispensable 36,9%

No importante 9,5%

Gran total 100%Derechos de accesoRégimen de permisos Restricciones aplicables


Reglas de permisos y

accesos

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Identificar los grupos o clases de registros que comparten periodos de retención y las acciones de disposición.

Base en los resultados de la valoración

En función del negocio

Diseño del sistema de registros (SGDEA)

Operación de procesos de registros

Cuando transferir los registros de un ambiente de almacenamiento a otro, o para retención continua


Autoridades de disposición

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:Procesos de Gestión de Documentos

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Autoridad de los registrosImportancia

Alta Media Baja Total

Autenticidad

Certeza de creador o emisor deldocumento

81,7% 17,1% 1,2% 100%

Certeza de creación/recepción deldocumento

72,0% 25,6% 2,4% 100%

Fiabilidad

Contenido fiel producido por el creador oemisor

85,4% 12,2% 2,4% 100%

Integridad

Documentos del expediente completos 75,6% 23,2% 1,2% 100%

Documentos protegidos contra alteraciones 69,5% 28,0% 2,4% 100%

Histórico de acceso al documento 69,5% 26,8% 3,7% 100%

Disponibilidad

Documento localizable, recuperable yreproducible

84,1% 14,6% 1,2% 100%

Características de los Registros autorizados

Procesos de Gestión de Documentos

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Características de los Sistemas de Registros

Requerimientos de un SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Operar de forma regular y continua de acuerdo a las políticas y procedimientos autorizados.

FIABLES

Control de acceso, seguimiento, validación de agentes y destrucciones permitidas

SEGUROS

Gestionar de conformidadcon los requisitos delnegocio, comunidad osociedad.

CONFORMES

Gestionar todos losRegistros requeridos en lagama de las actividadesdel negocio

EXHAUSTIVO

Creación, captura ygestión.

SISTEMÁTICO

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Repositorio Digital

Framework SGDEASistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:Dimensionamiento Tecnológico

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Equipo de Trabajo

Plan de Capacitación

Plan de Implementación

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

¿Donde esta el Registro?

Toma de decisiones

Relaciones de los registros

Tecnologia

Semántica

App

teletrabajo

Gestión del Conocimiento

ProyectosCortos

Cliente

Gestión Basada en datos

Apoyo a la transformación digital …

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

¡Gracias!

José Libardo Borja Suarez